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一、大中专毕业生人事档案管理现状分析
大中专毕业生的人事档案是全面考察学生多年来的学习、思想和生活状况，也是为用人单位提供评价人才使用的重要客观依据。但从人才中心所接转的的大中专毕业生档案情况来看：部分档案存在材料不全、散乱、错寄、自带甚至拆封等现象，造成无论是给毕业生的就业还是后期政审、利用等都带来了负面影响。其存在的问题主要表现为：1.人事档案的散乱、缺失。大中专毕业生的人事档案主要包括登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料、党团组织材料等等。但在毕业生档案接收中经常出现档案材料错放、寄错，甚至出现一些重要的报到证、党团组织材料缺失等情况。由于没有专门的人事档案库房以及专业的登记保管等，在收集大中专毕业生的人事档案材料过程中出现杂乱无章的情况。同时，由于毕业生众多，大多需要新建档案，因此在存放过程中容易与其他毕业生档案混装在一起，存在档案保管不规范现象。2.人事档案的专业性、保密性不强。大中专毕业生的人事档案需要严格依据国家档案转递、管理规定要求执行，但现实中由于专职档案管理人员少，毕业生在人事档案转递过程中往往由辅导员、班主任甚至是学生代为转递，非专业人员的过多介入导致了人事档案管理的专业性不强。此外，大中专毕业生在后期为了提高知识，参加相关的成人教育、远程教育或自考，这些后添加的重要的档案资料为了查阅、复印等在拆封后没有及时密封，减弱了档案的保密性和真实性。
二、大中专毕业生人事档案管理的重要性
基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。
三、大中专毕业生人事档案管理对策
针对目前高职高专毕业生人事档案管理的现状，我们提出有效的解决措施，具体从以下几个方面进行。
1.加强人事档案重要性的宣传与教育作为高职高专院校和人才服务机构，应该向毕业学生大力宣传人事档案的重要性，提升他们对人事档案的认知度，在毕业之后充分做好相关的档案转接工作，掌握档案的所在地;及时与人才服务机构保持长期的联系，进而有效地降低档案的遗失和销毁率。
2.做好充分的联络，保证人事档案的完整性人才服务机构要强化责任意识，对人事档案进行规范化管理，对来了解档案去向的学生，要细心地服务，并做好档案的调取工作。对已报到的学生，应做好相关的手续办理登记工作，并与学生之间取得长期的联系。对不能及时将毕业生档案转出的，应与用人单位和学生本人保持联系，以便后期将档案转入。一旦毕业生的信息发生改变，应与人才服务机构及时取得联系，并且需将毕业之后的各项信息也纳入到人事档案，保证人事档案的完整性，并提升它的利用价值。
3.提升人事档案的转接质量造成档案遗失的主要原因是人档分离，而根本原因就是办理档案转移的程序繁琐，浪费经历和时间。因此人才服务机构在人事档案的转移办理方面要及时，或实行远程办理服务，通过邮寄来完成相关的办理，进而提升学生的档案管理意识。
4.完善人事档案管理制度人事服务机构是在满足社会发展需求的基础上诞生的，它也可以视为一种社会流动人才管理部门。而人事档案就是实施管理的重要依据。因此，必须完善人事档案管理制度，使人事服务机构、毕业生以及高职高专院校之间保持联系，完善人事的内容，对人事档案的管理与转移进行全方位，有效提升人力资源利用率。
5.改进档案管理部门的服务质量与服务内容一般情况下，高职高专毕业生的人事档案主要由人才服务机构代为保管。因此，人才服务机构必须掌握社会对人事档案内容和信息的需求，及时和学校沟通，并填充内容，使其信息具有完整性，进而提升档案的价值。在服务的内容和机制上，使其更加全面和完善，如参加各类考试资格审核、党团组织关系管理、转正定级、养老保险以及聘用合同签证等，这样才能体现出档案的真正价值，使学生纷纷加入到存档的队伍之中来。
6.用人单位应重视档案的建设与延续企事业单位应将高职高专毕业生在各个阶段的个人信息及时记录进去，包含的内容主要为业绩、综合素质与能力、评价、工作中的表现、经权威部门认定的业绩考核信息以及工作的变更等。使个人的信息能够完全被社会最大化地掌握，并使档案的内容一直处于动态和不断丰富的过程，提升它的实用价值。
二、结语
一、档案管理现状
1.对档案的重要性认识不够
大中专毕业生大部分应聘到非国有制单位或自谋职业，由于这些单位没有档案管理权限，在接收毕业生时没有接收其人事档案关系，再加上个人不重视自己的档案及在工作中形成的档案材料，有的毕业生在毕业几年后都不知道自己档案关系的下落。产生这一现象的原因在于他们认为没有档案对他们将来的退休没有影响，只要养老保险交够一定的年限就可以办理退休手续；流动人员只要不在国企工作，按照事业单位的工资制度给他们办理的定级、升级等人事项目可谓画蛇添足。
2.人档分离逐渐成为普遍现象
在大量的流动人员中，尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化，只凭个人简历找到工作已经成为用人单位和应聘者认可的事情，大多数人认为档案在他们求职及职业发展中不重要或用途不大。许多非公有制单位在招聘员工时并不关心其人事档案。许多企业通常采取“合格不合格干了就知道”的方式评价并使用人才。
改制企业中买断工龄的职工，暂时未落实工作单位，人事档案仍在原单位存放，在与原单位解除关系后将会涉及到补缴养老保险、出具就业状况、办理调动手续、报考研究生、评审专业技术职称和出国政审等一系列证明时，原单位以已经与其解除劳动合同关系为由不予办理。人事档案的严肃性、准确性受到挑战。
3.档案失实现象严重
有些流动人员人事档案中失实现象较为严重，特别是企业工人档案，由于诸多原因导致档案材料与实际年龄不符的现象时有发生，有的是因为填表时自己未在场，有的甚至是因为在转工时实际年龄已超出转工年龄界限，这些问题最终导致这些人的实际年龄已经到达退休年龄时却办不了退休，领不了退休金，有的甚至还得等上三五年。
流动人员在外地打工，毕业一年后不办理转正定级、粮户关系落户等一系列手续，其工作单位在调其档案后会以缺少材料为由不予接收。
4.档案多头管理现象频发
从现行的人事档案管理体制来看，人事档案分别由组织、人事部门、教育部门和企业事业等单位管理，难以形成统一规范的管理。甚至有的企事业单位将人事档案看作是单位财产，把扣压人事档案作为阻止人才正常流动的手段，有的甚至在用人单位与当事人产生各种争议和纠纷时，利用人事档案管理权随意添加或抽减档案材料，给当事人造成不良后果。
二、人事档案的作用
人事档案对于所有求职者、就业者来说都具有至关重要的作用：
1.有助于人员择业
毕业生、企业改制职工及自谋职业人员自主择业，虽然非国有单位没有管理人事档案的权限，但有权到相关部门查阅招聘人员的人事档案材料，更好地了解和掌握招聘人员的情况；本地生源到外省(市)就业的，需由聘用单位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心调档，经过审核档案材料后为其办理档案的调转手续。
2.有助于专业技术职称的评定
评聘专业技术任职资格对毕业生、企业改制职工、流动人员都是干好专业技术工作能力水平的具体表现，所以初、中、高级专业技术任职资格逐级晋升的过程中也是以本人的档案材料为基础的。
3.有助于享受各种保险和办理退休手续
就业人员按一定标准缴纳养老保险、医疗保险等各种保险费，在达到法定退休年龄时，经考核档案中记载的实际工龄、年龄以及与保险有关的证明后即可办理退休手续。
4.有助于各项日常业务的办理
除上述几项外，毕业生考研、流动人员出国留学、企业改制职工办理婚育等相关事宜，均需由档案所在地的人事部门出具有关证明，然后到相关机构办理手续。
三、对新型人事档案管理制度的设想
1.明确流动人员人事档案管理的公共服务性质
在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务机构负责，应当进一步明确人事档案的公共服务性的性质，维护人事档案的真实性、严肃性，完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。
2.提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识
利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案知识，使他们明白人事档案是反映员工综合素质的一个重要方面，是用人单位选贤举能的重要依据。人事档案作为评价一个人最基本、最权威的证明材料，具有法律效用，参加养老保险统筹必须通过人事档案中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。
3.发挥好人事档案管理工作服务作用
摘 要 人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性、权威性、流动性等的特点。当今社会，人才的流动性增强，部分大学生认为人事档案并不重要，出现了很多“弃档”“断档”现象，这样的行为为自己以后的发展设下了“拦路虎”。
关键词 大学生 档案管理 误区
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备考查的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。随着社会的发展，人才的流动性日益加强，部分大学生认为人事档案并不重要，因而出现了很多“弃档”“断档”现象，殊不知，这样的行为为自己以后的发展设下了“拦路虎”。
一、学籍档案和人事档案的关系
大学毕业生档案是指通过参加全国统一考试并被录取和顺利完成学业的大中专院校学生的档案，包括学籍档案和人事档案两部分。
毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。
二、大学毕业生档案管理的现状
我国的人事管理实行用人单位直接管理职工档案和县级以上人才市场人事档案双轨制。有资格保管人事档案的用人单位有：国家机关 、全民事业单位、国有大中型企业、当地政府人事部门所属的人才服务中心等。
对于升学和找到就业单位的毕业生，档案直接转递到所就读学校和用人单位的相关部门，而毕业生所就业单位不符合保管档案条件或不愿保管员工档案的，以及未就业即在毕业离校办理派遣手续时，尚未落实就业单位，根据毕业生本人意愿，依据《人国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》，将档案及户口转至其入学前户籍所在地人才交流中心要接收其人事档案，公安部门为其办理落户手续。
另外，允许少数学生如支援西部建设的志愿者把档案、户口留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。
三、大学生对档案管理的认知与处理的误区
从目前的情况看，大学生对学籍档案与人事档案二者间的关系认识并不太清楚，尤其是对人事档案的认识和处理方式，还存在着诸多误区。这主要体现在以下两个方面：
一是档案不交人才交流机构托管。国家相关政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。这N认识对大学毕业生的个人发展有着极不利的影响。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其档案记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。学校免费保存的只是学籍档案，不是真正发挥作用的人事档案。
二是档案无用。目前，随着人事制度改革步伐的加快、社会就业方式和就业渠道的日益多元化，人们对档案的重要性的认识在日渐减弱，档案无用论日益泛滥，丢档、弃档现象屡屡发生。很多人认为人事档案没有用处，一些人干脆弃档，将档案丢在学校、人才市场或放在自己手中。
四、档案管理不善的危害及补救
遗失人事档案，或人事档案不能得到有效补和更新，会对个人的生存与发展带来许多麻烦或损失，主要表现在以下两个方面：
一是影响个人利益。在办理社会保险、领取失业金、养老金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额和一系列有关事项。
二是影响个人的职场发展。毕业生的职称、调动、深造、出国等人生大事，都依赖人事档案的支撑。如，大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动，才能在未来领取养老金等，未办这个手续，无法评职称，无法调动。
如果出现“弃档”“断档”，目前可以采取的补救措施有以下几种：
1.“口袋档案”（自己保管的档案）主人要尽快向人才服务机构咨询，若档案袋被私自打开，里面的资料就得经相关部门核实，若档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认。
2.“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交。
3.对于那些不知档案在何方的，则可以向学校、原户籍所在地的人事部门及第一份工作的用人单位咨询。
【关键词】高校毕业生 人事档案管理 对策与思考
随着我国市场经济的发展,我国教育体制和用人制度进行了相应的改革,国家培养人才的方式方法发生了很大变化,大中专毕业生的就业制度改革也不断深入,打破了人才由国家培养,统一分配的传统做法。取而代之的是供需见面、双向选择、择优录用的高校毕业生就业工作新机制。随之而来的是高校毕业生的人事档案管理的管理机构、档案内容、转递渠道、管理方法、开发利用、重视程度等各方面出现了很多与市场经济发展不协调的现象,出现了随意涂改档案内容、档案自我管理、由于企业破产造成档案丢失、企业员工不能办理退休、因为档案内容不全不能够办理社会保险缴纳、转移等诸多问题,大大制约了高校毕业生的就业与合理流动。近期,就进入我市就业的高校毕业生采取了座谈交流会、书面统计和实地调查形式,对高校毕业生人事档案管理的情况进行了深入调研。
1 我市高校毕业生档案管理工作现状
高等学校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、身体状况以及在校奖惩情况等综合记录,是用人单位了解毕业生,挑选人才,合理使用人才的重要依据。我市人力资源行政管理部门高度重视高校毕业生的人事档案管理工作,东营市毕业生就业办公室和东营市人才服务中心是专门负责我市生源毕业生和来我市就业的大中专毕业生就业服务的专门机构。主要服务范围是学生报道、档案转递、就业协议签订、就业培训、创业扶持、三支一扶考试、职业介绍、社会保险缴纳等一系列针对毕业生就业的管理与服务工作。2009年,我市接收高校毕业生共计有12108人,登记就业10590人,未就业1518人,就业率达到87.5%。
2 存在的主要问题
(1)管理机构不统一
我市现管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构:一是考取了机关事业单位的高校毕业生,由用人单位上级行政部门进行管理。二是未就业或到非公企业就业的高校毕业生由人力资源和社会保障部门所属的人才服务中心和职业介绍中心管理;三是师范类高校毕业生由教育行政部门进行管理;四是具有人事管理权限的国家企业或国有控服企业,例如:国有四大银行、商业银行、保险机构、电力部门等。五是由于学校和学生个人的原因,还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业人力资源部。
(2)转递渠道不规范
现在高校毕业生的档案大部分由学校直接寄往学生毕业前所签约单位所在城市的高校毕业生就业机构,然后再由毕业生就业机构根据高校毕业生毕业生所签约单位所在市县区将其人事档案转递至所在市县区人才服务机构。有的高校为了就业率,直接将学生档案寄往学生所签约用工单位。过了几个月这个学生要求到其它企业工作时,企业把档案扣住,造成严重混乱。有一部分在学生毕业前将档案让学生自带回家。有一部分学生档案由于各种各样的原因滞留在原就读学校。
(3)档案内容更新不及时、内容简单、档案内容与档案相对人不统一,个别有不真实的档案材料。笔者在整理档案过程中,发现同是研究生毕业的学生,有的有毕业设计书(论文)和学位认定书,有的档案没有这类材料。有的一份人事档案里面有两名毕业生的人事档案材料。还有的内容十分单一,就三五张纸,没有任何参考价值,特别是高职类或技工类学校毕业生的档案内容,很不完善。转入人才服务机构的学生档案,后续档案材料不全面,无法依据档案材料为其出具社会化证明材料。
(4)学生的档案意识不强,认为“可有可无”。有的学生毕业十几年了,还不知道自己的档案在哪儿,也不知道评职称、缴保险、考资格证等各项社会化人才服务项目,结果耽误了自己的职业发展。
3 对策建议
(1)统一管理机构,从制度上避免高校毕业生档案多头管理的现状。大部分高校毕业生毕业后分布在在非公有制企业,属流动人员范畴。人发【1996】118号《流动人员人事档案管理暂行规定》明确:流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。此《规定》的颁布明确了高校毕业生档案的管理机构就是各地人才服务机构,其他任何机构不得擅自管理高校毕业生人事档案,这为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。下一步工作中必须加强人才流动服务机构的档案管理职能,加强人才流动服务机构与毕业生就业部门的工作衔接,切实维护高校毕业生人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才的合理流动。
(2)统一转递渠道,从源头上杜绝高校毕业生档案管理混乱的局面。现在高校毕业生就业或未就业都必须在高校毕业生就业信息网上注册个人信息后,才能够离开学校。所以各级各类学校、各级毕业生就业管理部门要充分利用高校毕业生就业信息网,在学生网上注册时,提前告知学生将其人事档案转递到工作单位所在地人才服务机构或户籍所在地人才服务机构,其他任何机构不得接收学生档案。然后各级人才服务中心再根据实际情况再细分到县区人才服务机构。这样就不会出现学生找档案,档案找不到当事人的情况。学生毕业后,用到人事档案时,会自觉到当地人才服务机构来完善、查询、利用自己的人事档案,充分发挥人事档案的价值。
(3)提高档案意识,拓宽服务内容,发挥档案价值。高校毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。所以各级各类学校要重视学生在校期间的表现,本着对社会负责、对学生负责的态度,及时准确的将学生本人的各类档案材料归档。为学生走向社会做好做一些必要的准备。比如学生在校期间的荣誉、参加社会活动的证明、毕业论文设计等等,为用人单位提供必要的参考。人才服务机构也应该适应新形势发展,就需要对人事档案的内容进行调整,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。创建能力档案,重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。
[关键词]人事档案；管理；弃档：材料
据统计，全国至少有60万“弃档族”，60万这个数字与每年超过千万的流动人员大军相比，尚不及其百分之一，但弃档这种现象给中国的人事档案制度带来的思考却是深层次的。所谓“弃档”，这主要是指存档人长期不缴纳存档费用或存档人完全不理会档案，也包括一部分自持档案者，在档案管理部门看来也就是档案成了“死档”。本文将针对高校人事档案管理工作存在的问题进行分析，提出人事档案管理的解决措施。
一、高校人事档案管理存在的问题
(一)档案材料填写不规范
高校人事档案是师生个人经历、思想道德表现、工作能力、工作成绩、学习情况、健康情况，以及所受到的奖励和处罚等情况的历史记录。大多数学生根本不知道平时填写的履历材料最终将放入档案袋里，因此他们在填写姓名、出生年月、参加工作时间时随意性太强。除此之外，从现存的档案材料来看，虽然规定材料统一使用16开办公用纸，但各高校印制的纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给档案的保存和整理带来了麻烦。
(二)档案材料不全，内容失真
材料是档案管理工作的主要对象，是开展各项业务的基本条件。由于历史原因，我国现存的档案材料反映个人经历、家庭情况以及社会关系的较多。这些材料大多注重过去，重历史而轻现实，反映个人现状的东西，如个人能力、技术专长、德才表现、工作成绩等方面的内容较少。而在书写档案过程中，抽象语言较多，具体、动态的东西比较少，甚至还有一些虚假的东西掺杂其中。这些情况具体反映了档案的严肃性和权威性还有欠缺之处，致使档案本身的价值和作用就难以得到完全体现。
(三)档案管理手段落后
在科技、信息高速发展的时代，信息管理和技术相联系的做法已经成为追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各种旧观念和人力、物力、财力等因素的影响，致使管理方法和管理手段还比较落后，不适应当前经济和社会发展的需要。首先，档案信息的储存主要以纸张为主，未能实现计算机电子存档。其次，档案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。再次，大部分高校的院系没有设置专门的档案室，造成档案丢失的现象时有发生。最后，档案的传递未能实现网络化，需要的资料不能及时提供，使得档案管理具有一定的滞后性。
二、存在问题的原因
(一)档案意识淡薄
高校未能在学生毕业之前加强对档案的认识，导致大多数学生对自己的档案不关心，不重视，最后还出现“弃档”这种现象。紧接着就是毕业生在毕业之际，忙于寻找理想的工作岗位，对档案存放就不会有过多的考虑。特别是在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于这种对人事档案的重视程度不够，导致高层次人才中无档人员逐渐增多，档案管理过程中出现的“人档分离”、“人质档案”、“弃档”等现象越来越多，给人事档案管理带来新的挑战。
(二)档案的作用体现不明显
在目前阶段，档案作为个人身份的一种象征，其作用还是毋庸置疑的。某人才中心的陈处长指出，尽管档案的某些功能在弱化，但其作用在两方面还是有所体现：一是办理社会保险，如养老保险、失业保险等，无论在原单位供职的人还是从辞退职后另求新职者，在交纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为主要依据。二是办理自费出国手续之用。中国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定、政审等程序。有些人因人事档案断档，不能出具有效证明，会导致出国手续办理不畅通或不予办理。那些因弃个人档案而出现断档的人，就会在实际的利益上遭受损失。
(三)流动档案不断增加
随着高校招生人数不断增加，每年接受的档案也成倍增加，导致管理的工作更加沉重复杂。档案的增加一方面使得高学历、高职称人才竞争愈加激烈，另一方面也使得高学历、高职称人才的流动越来越频繁。在人才流动的过程中，部分单位采取扣档的方法想留住人才，而又有部分单位采取不要档案或者重建档案的方法来吸引人才，加之部分人才档案意识薄弱，最后导致档案管理权限不清，职责不明，人事部门很难进行有效的管理。
三、高校人事管理档案问题解决对策
(一)加强宣传力度，增强对人事档案的认识
首先，高校领导和相关部门要予以高度重视，大力宣传《档案法》，普及档案知识，把档案法制建设纳入普法宣传计划；加大档案管理资源投入，改善基本条件，加强和完善基础设施建设，建立人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三分开”：加强对人事档案工作的领导，建立人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促：建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行定性、定量考核管理。其次，作为高校毕业生档案的人才服务机构应该努力做好咨询服务工作，利用多渠道向高校毕业生宣传有关人才服务机构人事档案的管理业务：对落实了就业单位但档案不能及时或无法转出的高校毕业生，要做好与其本人和用人单位的联络，请他们将工作后形成的档案材料及时转移到档案管理地。最后，高校毕业生要及时向就业单位的人事部门咨询，办理好相关手续。
(二)提高高校管理人员的素质
作为人事档案的工作人员，要充分认识到本职工作的重要性，要不断地完善自己的专业知识和业务水平，通过不断的学习提高自己管理能力，及时递交档案，积极、主动地开展档案工作。首先，高校应该对档案管理人员进行业务培训，让他们系熟悉人事档案工作环节和基本要求。其次，档案管理人员在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中要保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。最后，高校应该组织档案考察小组，随时检查档案人员掌握的专业素质和政治素质。管理人员除了具有熟练应用计算机、网络的能力，还必须能够结合档案管理中出现的新问题，修改程序系统，实现高效、动态管理，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。
(三)加强档案管理现代化和信息化建设
随着社会的发展，人才流动的数量和质量也会逐渐提高，在更大的范围内实现信息化的档案管理方式已经是必然趋势。首先，人事档案管理要应用计算机技术编制各种检索工具，实现人事档案数字化，建立人事档案信息库，充分利用计算机把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，方便进行档案的登记、统计、查阅等工作，使人事档案管理实现信息化、网络化。其次，通过网络平台，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过校园网或其他局域网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入档案室也可定期到各部门的专门文件夹中采集归档资料。最后，高校应该建立人事档案信息管理网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，还可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，以实现人事档案信息资源的有效共享。
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关键词：人事档案，人档分离，人事制度
一、人事档案管理存在的问题
自谋职业，造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁，也给人事档案管理带来了许多困难。而有些学校或用人单位为了图省事，无视档案保密原则，让毕业生将档案自揣于身，档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。人事档案摘要是一些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不规范。
整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。博士论文，人事制度。博士论文，人事制度。
尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备，即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，事实上由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材
料的收集，能反映个人业务能力的活的材料相对较少，即使有数量也有限或者补充不及时。
(二)人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。
随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:
第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。
第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:
1、在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。
2、有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。
3、在大中专毕业生毕业时，有部分学生在就业方案确定后又重新改派，而档案却未能及时改转。
4、个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。
三、解决对策
“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。
（一）防止“无头档案”产生的措施
为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。
第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。博士论文，人事制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:
(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。
(2)大中专毕业生就业方案确定后，毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门，在交接档案时，应与就业名册逐一对照，登记注册，做到有档无人不签收，有人无档不分配，重新改分或错转的档案要认真核查，及时改转。
(3)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。博士论文，人事制度。
(4)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。
（二）对“无头档案”的处理
处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。博士论文，人事制度。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。
第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。博士论文，人事制度。
第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。
参考文献
[1]黄霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案,2002,(07).
[2]纪红卫.对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案,2002,(07).
论文摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。
一、我国人事档案管理中存在的主要问题
（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
二、改革我国人事档案管理的几点建议
（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。超级秘书网
（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。
参考文献：
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关键词干部人事档案部门协作规范性
干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。
1组织人事部门
组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。
2高校学生工作管理部门
学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。
3干部人事档案管理部门
干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。
3.1接收新档案时把好检查关
干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。
3.2接收档案材料时做好登记工作
干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。
3.3材料放入档案时做到及时仔细
档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。
3.4整理档案做到标准规范
整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。
参考文献
[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].合肥:安徽大学,2013(8).
