时间：2023-05-29 16:16:26
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（一）档案管理完整延续
通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。
（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
四、结束语
【摘要】本文对办公室的信息收集与档案应用工作进行了简要分析，指明特点并提出对策，以期给相关的改进档案管理工作提供有益的借鉴。
关键词 单位；信息收集；档案
单位办公室作为单位内部的中心枢纽部门，在整个单位运作中占有十分重要的位置，是单位对外的窗口，并起到了上情下达、下情上报的连接作用。单位信息的收集和档案作为单位各项工作的真实记录，对促进单位的未来发展具有重要的促进作用，为此，在新时期，现代单位必须充分认识到信息档案在单位发展中的重要作用，积极做好办公室的信息收集和档案应用工作，以不断提升办公室的工作水平和工作效率。
一、单位办公室信息收集以及档案管理工作的特点
随着现代信息技术的快速发展，单位办公室的信息管理工作已经开始以计算机为中心，并通过各类现代化的办公设备对各类信息进行快速的收集、整理、储存与使用。单位办公室信息收集工作的具体特点可以从以下几方面分析。首先，信息的来源广，数量多，传播速度快。单位在其日常的运营工作中，必须进一步增强信息收集工作的敏锐性，对于单位内外部的重要信息进行及时地报送，以确保单位管理层能够及时掌握情况，作出反应。其次，单位办公室的信息收集工作具有很强的参谋性。单位办公室对真实可靠信息的收集，可以及时反映单位问题，帮助各级领导快速掌握单位发展状况，并有针对性地制定解决问题的对策。但是，单位办公室还必须主动对信息的深度进行开发，不断挖掘信息的深度和广度，并及时做好档案存储工作，为单位的发展提供真实的信息记录。最后，单位办公室的信息收集工作和档案管理工作逐渐向着信息化方向发展，单位需要制定完善的档案利用信息收集标准，并及时对档案的利用数据进行分析和统计，以便为单位的未来发展提供更加真实可靠的信息依据。
二、新时期加强单位办公室信息收集与档案管理的对策
加强单位办公室的信息收集和档案应用管理工作可以有效提升单位管理效率，打破单位封闭的信息收集局面，在单位内部形成全方位、多视角的信息档案系统，提高单位内部的信息传递效率。为此，笔者从以下几方面分析加强单位办公室信息收集与档案管理的对策。
（一）现代单位必须创新单位发展理念，高度重视信息收集和单位档案应用工作。单位领导应该始终将信息的收集和档案管理工作作为一项基础工作来抓，并在单位内部形成共同做好档案管理工作的良好氛围，建立档案管理网络，为单位档案工作的有序开展奠定良好的基础。为此，单位办公室的档案室必须制定严格的档案管理标准，对信息收集和档案进行规范化管理，进一步改进办公室的档案管理条件，通过引进先进的技术设备，逐步实现对单位信息的电子化处理，提高单位档案的查全率和查准率。比如，为了提高档案应用的有效性，办公室可以将信息的收集进行分类归纳，将档案管理工作与现代信息技术加以有效整合，充分发挥单位档案的作用和功能。
（二）单位办公室要注意提高信息档案的利用效率。办公室可以通过丰富单位办公室的档案门类以及内容等，不断完善单位内部的各项规章制度，促进单位档案管理工作的规范化发展。除此之外，单位还必须加强信息档案的安全管理工作，提高单位信息数据的安全意识，比如，单位可以依照档案工作规范，在办公室开展档案分类大纲的编修工作，确保各类信息档案数据的完整性、安全性和系统性。
（三）单位办公室必须注重对单位内部各类日常信息资源的收集工作，为档案存储奠定基础。单位要想提高档案应用的效率，就必须确保信息资源的完整性，对收集到的信息资源进行及时的存储保存，并做好相关的移交工作；对于委托人的文件内容，必须按照国家的相关保密规定进行保存，不能随意公开或者泄露单位内部的工作机密；除此之外，单位办公室的档案服务部门对档案的整理工作也应该符合国家规定的业务标准。比如，在单位信息的日常收集工作中，相关工作人员必须要有积极的参与意识，深入了解单位各项活动的内容，了解单位各个部门的工作进展和具体安排，以更加快速地为单位发展提供档案信息服务。
（四）单位办公室应该创新信息收集和档案管理理念，注重信息技术在档案管理工作中的应用。现阶段很多单位办公室的信息资源存在信息收集不全面，部门之间缺乏有效沟通的问题，为此，单位办公室的主管部门可以通过采用相关信息技术，在单位内部实行信息收集、管理、鉴定、检索的信息化建设，对于工作中存在的信息数量过大、内容笼统等问题，借助信息技术手段对其进行细化分类，优化档案的种类，以更方便相关工作人员快速查找所需要的信息资源。
参考文献：
[1] 张思盈. 初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J]. 办公室业务. 2015(05) .
[2] 薛翠玉. 关于做好文秘档案管理工作思路的探讨[J]. 赤子( 上中旬). 2015(07) .
关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化
中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。
与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
1.办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。
2.办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。
4.办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。
2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
3.组织业务学习，开展技能培训
学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。
4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
5.以评促建，对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
1.精细化管理，统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
2.精细化管理，约束业务行为
通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。
3.精细化管理，重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
4.精细化管理，提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。
5.精细化管理，提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。
6.精细化管理，保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]
参考文献：
[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.
[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.
[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.
一、办公室档案管理工作具有的特点
（一）收集、保存资料是重点。档案是对事件、人物、过程的一种真实记载，档案管理可以为后人提供一定的借鉴与应用。所以，办公室档案管理应该将重点放置在对于文件、书报等资料的收集上，然后做好资料的分类保存与整理，再配合信息化手段进行保管。
（二）档案种类过于繁杂。办公室档案管理包含了诸多方面的内容。比如：单位的会计档案、特种载体档案、行政管理档案等等，也包含了单位的各种协议、合同，上级单位印发的红头文件等，另外，还包含了录像、录音等电子档案。所以，办公室的档案种类非常多，注重办公室档案管理，才有利于工作效率的提升。
二、办公室档案管理工作规范化的主要途径
（一）做好档案管理程序的规范化。管理程序的规范化是档案管理规范化最鲜明的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等工作制定出工作流程，并且在日常工作当中严格地按照流程执行，确保每一项工作都明确到人，保障其准确与真实。另外，注重简化档案管理程序，尽可能在管理质量与管理效率得以保障的前提下简化办公室管理程序，这样可以避免将多余的时间与精力花费在档案管理问题上。
（二）深化档案管理意识，将档案规范化管理纳入领导干部议事日程中去。领导干部应该对档案管理引起足够的重视，支持办公室档案管理工作的正常开展，能够帮助其共度难关，为办公室档案管理工作的开展提供支持。领导干部对办公室档案管理工作认识的深度决定了办公室档案管理工作的发展前景。所以，需要根据办公室档案管理工作的特点，开展档案宣传，培养领导干部的档案管理意识，能够为之后的规范化档案管理打下良好的基础。
（三）着力于档案管理人员的素质提升。办公室档案管理工作与档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提升管理人员的综合素质，可以提升档案管理规范化开展的工作效率，同样，档案管理工作规范化能够提升档案管理人员的综合素质。对于档案管理人员而言，素质的提升不仅仅是专业素质与专业技术能力的提升，同时还包含了档案管理人员自身的综合素质，特别是思想道德品质方面。由于档案管理工作责任重大，所以，需要选择人品优秀、技术过硬，政治可靠的人员来从事这项工作。
（四）将档案管理人员理论能力与实践能力相结合。单位应当多组织办公室档案管理人员一起分析，总结经验，并且邀请办公室档案管理人员参加各种论坛讲座和档案研讨会，让档案管理人员对于现阶段国内外的档案管理动态有一定了解。另外，让档案管理人员多学习网络通信技术、数字化技术、多媒体技术等，通过现代化的档案管理来提升其工作效率，确保办公室档案的管理工作能够跟上时代的步伐。
（五）开展档案信息化建设。随着现代化信息技术的广泛使用，计算机已经在各个领域普及，这就使得传统模式下的档案管理工作很难适应信息化社会的发展需要。档案管理数字化、资源利用网络化已经成为现今社会档案管理工作的主流模式，它不仅可以实现非涉及机密档案资源的共享，同时也避免了纸质档案因为长时间的翻阅而造成的损耗，对于档案资源起到了良好的保护作用。所以，实现现代化的档案管理工作，能够提高档案系统的实际应用功能，有利于档案管理的规范化，同时也是档案开放程度与利用程度得以提升的主要途径。
一、办公室档案管理基本概念
所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。
二、办公室档案管理中存在的缺陷
不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：
（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。
（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。
（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。
三、完善办公室档案管理工作的对策
在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。
（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。
（二）践行先进的数字化档案管理方法。?n案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。
企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。
关键词：办公室；信息化；电子档案；管理
1 电子档案特点
（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
随着科学技术的不断发展，档案管理由原来的纸质管理逐渐演变为自动化和数字化，要想提高管理工作的效率，必须加强档案信息的标准化，要不断完善信息的管理系y，根据工作的特点，对软件的研发不断加强，从而促进档案的分析、管理和收集等的工作。加强档案信息化以及自动化的完善，此外，要建设标准化和信息化的数据库，加强档案信息的安全，并充分利用计算机技术和相关软件，加强对电子档案的信息化管理标准化建设，确保档案管理的有效进行。
关键词：办公室；档案文书；管理对策
办公室作为管理机构的一个重要组成部分，扮演着上传下达的角色，不仅是上下级部门之间沟通的桥梁，也是处理各类事件的主要部门。这就对办公室档案文书管理工作提出了更高的要求，能否做好档案文书的管理，将直接影响到整个办公室的管理水平。不断的创新办公室档案文书管理工作方式，提高其工作效率，对于实现组织的长期发展有着至关重要的作用。
一、办公室档案文书管理工作的特征概述
办公室档案文书管理工作主要具备以下几个特征：第一，收集相关资料，并完成存档工作；第二，相关类的文书档案的形成与管理工作；第三，工作内容繁琐复杂。以下是针对三个特征的具体分析。
（一）资料收集与存档
办公室档案文书管理工作通过记载过去所发生的事情的信息，保存好第一手资料，为以后资料的引用提供了很好的借鉴价值。同时，档案的管理对于资料的安全性以及完整性有着更高的要求，必须要将事件发生的详细过程以及涉及到的相关人员都进行详细的记载，再通过相关的纸质档案呈现出来，紧接着安排相关人员进行分类处理，并做好存档工作。档案文书管理工作主要包括的流程为：资料的收集、编辑成册、分类保存、提供借阅。
（二）相关类文书档案形成与管理工作
该特征主要包括以下内容：第一是对相关的较为分散的文件来进行收集与整合；第二是根据文件的等级来进行分类；第三是对文件的实施进行计划与监督；第四是对文件的落实进行督促；第五是在末期进行文件的整理与归档。一方面，档案是从文书中产生的，另一方面，档案也能够反作用于文书。所以，文书与档案的质量是相互影响的。
（三）工作内容繁琐复杂
档案的文书管理工作相对于一般工作而言都会更加的复杂，因为档案的内容较多，也较为繁琐。如果想要将相关的信息能够真实完全的记载，完全依托于人工是无法完成的，还需要借鉴相关的现代化技术，来实现科学化的管理。同时文书档案的形式也较为丰富，不仅有相关政府以及上级所下达的红头文件，也有单位内部的合同、责任书与协议书等等文书资料。
二、加强办公室档案文书管理工作的对策建议
现代化发展对于办公室档案文书管理工作的水平、效率与质量都提出了更高的要求，在整个办公室的管理中，档案文书管理是一个极为重要的组成部分，它能否顺利的完成直接关系到办公室能否正常运作，进而直接影响到整个单位的发展。正如上文所分析的，档案文书管理工作内容繁琐复杂，要进行合理科学化的管理存在着一定的难度。如何能更好的提高办公室档案文书管理工作的水平与效率，以下作出具体分析。
（一）科学化的档案文书管理系统的建立
在现有的管理体系中，分别由两个部门来进行档案和文件的管理，这样的管理模式在操作中存在着许多的不便，不仅难以进行文件的前期管理，而且给档案文书后期的整理工作也带来了许多不便。所以建立一个更加科学化、规范化的管理体系在档案文书的管理中显得尤为迫切。首先，安排档案的专门管理者来进行文件的前期收集，这样才能保证责任到人，利于文件的系统形成，并且给查阅带来很大的便利。其次，将管理程序安排的更加规范化和科学化，将管理的流程也安排的更加细致化。最后，还要严格遵守国家和公司相关的法律规定，以及已经制定的审核和签发制度，避免出现肆意滥发无用文件的现象。这样才能保证整个档案文书管理工作系统化的形成，便于进行统一协调的管理。
（二）不断提升档案文书资料的收集能力
相关档案文书资料的收集是进行档案文书科学化管理的首要基础，所以要提升档案文书的管理水平与质量，就必须着眼于提升档案文书资料的收集能力，其具体的提升对策表现为以下几个方面：第一，对档案文书按照标准进行分类，其中格式必须保证统一规范，分类的层次清晰明朗；第二，规定相关的收发文书的具体程序；第三，对已经收集到的资料进行相对应的编号，保证入库资料的完整性。这种过程中，特别值得注意的是针对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，进行统一管理，以保证有价值资料的保存效率。
（三）加强相关工作人员的专业水平
档案文书处理工作是办公室管理的一项基本工作，要建立一个完善的档案文书管理体系，只是单纯的依靠制度和规定的约束是不够的，必须不断的加强相关工作人员的专业水平，提高工作团队的整体素质。在现实工作中，存在着部分工作人员并无相关工作经验，同时给人也未经过专业的培训，对档案管理的相关知识并不熟知，使得工作人员的素质与岗位的要求存在着较大的差距。所以，必须从以下几个方面来提升工作人员的素质：第一，要保证工作人员态度上的重视，使其认识到档案文书管理工作的重要性，在必要的情况下可以采取一定程度的激励措施；第二，要不定期的举行相关的培训，不断的丰富工作人员的专业知识，可以加强计算机知识的学习，将现代化的技术引入到档案文书管理工作中，例如防止病毒入侵对档案的安全性产生隐患。
结束语
办公室作为管理机构中的一个重要组成部分，其工作内容丰富多样，不仅需要处理部门内部的本职工作，还肩负着上传下达、统筹协调的职责，这样也就提升了办公室档案文书管理工作的复杂度。因此在现实的管理工作中，重视科学技术的引进，使之能在管理模式和管理形式上到一定的创新，才能紧跟时代的步伐；同时相关工作人员素质的提高也是刻不容缓的，人力资源是基础，只有保证了人员的素质，才能更好的健全办公室档案文书管理体系，不断的提升其管理水平，进而促进单位长久健康的发展。
参考文献：
[1]陈黎. 信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J]. 办公室业务，2013，01：191-194.
[2]王俊杰. 办公室档案管理的工作改进及人员素养要求[J]. 黑龙江科技信息，2013，04：109.
关键词：交通管理单位；办公室；档案管理；优化路径
一、交通管理单位办公室档案管理工作的内容
办公室工作是交通管理单位所有工作的结合点，而档案管理工作又是办公室工作的基础。国内交通管理单位的办公室档案管理主要包括四方面内容。分别是档案的收集工作、档案的整理工作、档案的鉴定工作以及档案的保管工作。
（1）档案的收集工作
交通管理部门的办公室档案管理的收集工作非常复杂，涉及资料、数据非常多，在这种状况下，做好档案管理工作就变得尤为重要。交通管理单位办公室档案收集工作是档案管理的基础和前提。随着档案管理的发展，数据的记录形式出现了巨大的更新和变化，越来越多的档案文献不再使用纸质的形式，记录形式显示出了多样化的特点。随着互联网和计算机技术的引入，交通管理部门办公室档案记录的形式变得更加的丰富，出现了文字资料，图片资料乃至视频资料等多种形式。这在一定程度上，增加了办公室档案收集作业的难度。档案文件以各种形式存储在数据库中以确保文件的完整性，这些都是交通部门办公室档案收集工作的内容。
（2）档案的整理工作
交通管理部门的办公室档案管理的整理工作同样非常复杂，由于交通档案文件的格式是各种各样的，档案形成事件极其的散乱，搜集到的各种类型的交通档案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他档案相同，交通部门的档案也需要根据不同的分类标准进行分类整理，化零散为系统。目前，交通管理部门办公室档案的整理工作是借助计算机完成的，在科学的算法下，根据交通档案的时间、地点、形式等因素进行整理。
（3）档案的鉴定工作
交通管理单位的办公室档案资料内容非常多，不同档案的重要性也不尽相同，所以，交通部门档案的收集工作、整理工作和保存工作还与档案价值的大小有很大关系。对于不同档案重要程度的判定就是所谓的档案鉴定工作。交通部门档案管理人员要分出工作内容的主次，然后再开展其他工作。
（4）档案的保管工作
对于交通部门的档案来说，档案的保管工作至关重要，很多无法预测的交通事故都需要档案的信息。做好交通部门档案的保管工作对保障档案信息完整性和安全性都有着积极的意义，并且可以提高交通部门档案的使用效率。
二、交通管理单位办公室档案管理的信息化建设
（一）档案管理信息化建设的含义
信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。
（二）档案管理信息化建设的可行性
随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分地区的交通档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。交通管理单位对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了交通管理单位对档案管理的重，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。
三、交通管理单位办公室档案管理的优化路径探究
交通管理单位的日常工作会产生很多档案资料，档案管理又是办公室工作的重要部分，优化交通单位的档案管理工作的路径要求交通部门办公室人员有着较高的专业素养。在新的形势下，交通管理单位的办公室人员要转变思路，优化档案管理模式，创新档案管理办法，以保障交通管理单位日常工作的开展。
（1）提高交通管理部门办公室人员的专业素养
随着数据技术的发展，档案管理的模式和办法也在不停地发展，各种高科技的辅助工具出现在了交通部门的档案管理工作中。计算机、数据库已经成为了交通部门最基础的档案管理工具，并且给办公室工作带来了非常大的便利，同时也引发了很多问题。为了优化交通单位的办公室档案管理工作，就必须提高从事档案管理工作的办公室工作人员的专业素养。
对于交通单位的人力资源部门来说，要做好档案管理人才的招聘工作，从源头上保障办公室档案工作人员的业务能力，以保证工作效率。办公室要加强对新入职员工的培训工作，此外，在日常工作中也要注重加强同事之间的档案管理的交流与互动。这样做不仅可以提高其档案管理的业务能力，还能提高办公室档案管理人员的团队合作能力，进而提高交通部门档案管理工作的效率与质量。
（2）打造更加科学的交通部门档案管理制度
交通行业的飞速发展对交通档案管理工作提出了越来越严格的要求，为了使得交通档案管理更加地规范化、科学化，交通部门必须制定与档案信息化管理相适应的规章标准，以确保交通信息档案管理做现代化与标准化的推行。对于交通部门的办公室来说，进行高效率的档案管理工作，就必须认真应对自己工作中的不足，参考先进的档案管理的模式打造档案管理者的考核评价制度，以优化交通部门档案的管理制度。
（3）优化交通部门档案管理的硬件建设
在信息化高度普及的形势下，办公室档案管理工作对硬件设施的要求越开越高。交通部门的档案管理室要按照业内档案管理工作的标准来设置，要有计算机、灭火器、温度湿度监测装置等，这是设备都是保障交通信息档案安全必不可少的。交通部门的采购人员要严格控制这些设备的质量，以优化交通部门档案管理的硬件建设。
【关键词】新时期；办公室档案管理；信息化
办公室档案管理工作是对国有企业以及事业单位日常工作的记录跟踪，并对日常各项工作进行规范整理，是国有企业和事业单位一项常规性工作。目前，我国事业单位和国有企业正在进行体制改革，事业单位职工与国企员工比较混杂，所以对档案管理工作提出新的挑战。档案管理工作比较复杂，档案内容不清晰，档案信息化程度低等问题，不利于办公室档案管理工作有效的开展。因此，必须提高办公室档案管理工作的效率。
一、新时期办公室档案管理工作的意义
办公室档案是企业和事业单位珍贵的历史资源，它具有重要的社会价值和经济价值。办公室档案记录了企业和事业单位日常经营活动中的一切内容，包括了企业、单位职工的个人信息、日常经营活动信息、资金运转情况等。这些信息能够为企业和事业单位经营活动提供一定的参考价值。办公室档案详细记录了企业和单位从创立之初到发展的整个过程，以及公司在发展过程中取得的一些知识成果，如果发生产权纠纷，单位可以从档案中找到相关的信息，维护自身的合法权益。
二、办公室档案管理面临的主要问题
（一）企业、事业单位领导不重视办公室档案管理。事业单位和国企在发展过程中，单位的领导对档案管理工作不太重视，对档案管理没有建立长远的发展规划，所以一些前期的旧档案要么被遗失，要么被销毁，档案资源的完整性比较差。
（二）没有建立健全办公室档案管理制度。当前，我们国家很多事业单位的档案管理并没有形成一套系统的管理方法，也没有充分发挥事业单位档案的作用，很多单位的档案纯粹是为了应付上级的检查。在实际工作中，档案的收集、填写、收藏也没有按照档案管理的要求进行，档案的填写比较随意，因此档案信息有时候存在不少错误。
（三）办公室档案管理信息化程度低、管理人员素质低。由于领导不重视档案管理工作，因此对档案管理部门投入的资金有限，也没有建立档案信息化管理。很多事业单位还是以文档、图文信息的档案为主。办公室档案管理工作是一项专业性很强的工作，由于事业单位不重视档案管理，因此办公室档案管理人员大多是从其他部门抽调过来的，很多人不具备档案管理知识，严重影响了档案管理工作的效率和质量。
三、新时期加强办公室档案高效管理的措施
（一） 完善办公室档案管理机制。事业单位的领导要重视档案管理工作，只有领导重视了，才能上下一心做好档案管理工作，提高档案管理的工作效率。首先，建立档案管理责任机制，明确每个档案管理工作人员的岗位职责，一旦档案出现问题，可以及时找到档案管理相关的责任人。这样就避免出现因为工作人员消极怠工，导致档案信息填写出现问题。其次，建立档案管理工作流程。当前档案管理人员的专业能力不高，为了提高档案管理的效率，必须建立档案管理流程。这样在日常的工作中，档案人员可以按照工作流程进行工作，完成档案收集检索、收藏等工作。最后，要建立档案管理突发事件的应急预案。档案室一旦出现非人力造成的意外事件，导致档案出现了损坏或者遗失，档案管理部门要立即对档案进行修复和再建工作。
（二）提高办公室档案管理人员的专业技能。办公室档案的管理工作是一项技术含量比较高的工作。特别是随着计算机网络技术在档案管理工作中的广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。首先，他们不仅需要具备档案管理的相关知识，还要学会熟练使用计算机、扫描仪等电子设备。这就要求我们的档案管理工作人员必须与时俱进，不断学习新的技术和新的知识，不断提高自身专业素养。其次，单位可以定期组织相关的档案管理培训，通过多种方式增强档案管理工作人员的专业技能，同时也要加强对档案人员的思想教育和责任意识，让他们在工作中增强责任感和保密意识。最后，事业单位要加强对档案管理队伍的建设，面向社会公开招聘专业的档案管理人才。
（三）加强办公室档案管理的信息化建设。计算机网络技术的发展，给办公室档案管理工作带来了新的发展契机。将档案管理工作与计算机技术有效地结合，能够大大提升办公室档案管理的工作水平。利用计算机系统可以将档案进行分类整理，不仅能提高管理人员的工作效率，还能够提高档案的利用率。
四、结语
档案管理工作是一项比较繁琐的工作，它涉及到档案信息的收集、整理、检索、收藏、查阅等多个环节。为了提高办公室档案管理工作的效率，档案管理部门要不断创新管理方式，加大对档案管理的资金投入，促进档案管理工作的发展。
【参考文献】
[1]杨颖.试论新时期如何提高办公室档案管理的有效性[J].卷宗，2015，5（10）：89-89.
