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大型医院建设过程中，基建档案管理往往滞后。如何在管理好基建项目的同时，做好项目基建档案的管理，是每一个院长和档案管理者应认真解决的问题。
关键词
大型医院?基建项目?档案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
随着新医改的推进和城市化进程的加快，公立医院迎来了新一轮的建设浪潮。很多三级医院床位从以前的1000张猛增到2000张、甚至是3000张，建筑面积也动辄十几万，甚至二十几万平方米。但在这些大型医院建设过程中，基建档案管理却往往严重滞后。
一、大型医院基建项目档案的特点
（一）工艺流程复杂，档案种类多易分散
大型医院建设工程除了一般建设项目都有的土建安装装修外，还有其特殊的工艺流程，如医患分流、洁污分流，手术室和ICU空气净化，放射放疗核医学科射线防护，医疗废水废物处理等等，这些都有专门的工艺流程标准和要求。另外，一般医院建设项目要招标40～45个，多者能达到80多个，由此产生大量的招投标和评标资料。因此大型医院建设涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。
（二）建设周期长，档案资料容易流失
医院建设工程从立项、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如果遇到汛期长、天气冷等天气因素，或建设期间通货膨胀，人工费、材料费大幅涨价等市场因素，或者工程前期论证不细，设计大量变更、决策机制效率不高、建设资金不能保证等甲方因素，或者安全出问题、组织管理不善、资金断链等乙方因素，都会使项目工期不同程度延长，工期少则三四年，多则五六年。时间越长，档案资料流失可能性越大。
二、大型医院基建档案管理中存在的主要问题
医院基建档案是指在医院建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工、验收、试运行等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。目前大型医院建设中档案管理存在以下问题——
（一）建档意识不强
根据2006年6月国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。但很多医院院长和基建管理人员不知道也不清楚此项规定。有的医院院长认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端。常常对档案工作表现出敷衍塞责的态度，在建设中重进度，轻资料的现象非常普遍。有的医院到项目验收时匆忙找补，有可能不全或不真，使项目留下永久遗憾和欠缺。
（二）没有很好建立档案管理机制
很多医院本身就没有档案管理的专门机构，基建档案更是被忽略。大部分医院工程指挥部或筹建办公室都不配备专职档案资料管理人员，对基建档案也没有考核和检查。还有的把大堆图纸资料放到档案室就算归档，没有交接，缺乏整理，需要时却找不到。
（三）资料收集归档不及时、不完整
由于大型医院建设周期长、资料多、工艺复杂，很多建设资料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方专业技术人员处，有的在乙方施工人员处，有的在监理单位，还有的在中标单位。工程人员不了解档案专业和技术知识以及工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
（四）档案管理手段落后
医院工程指挥部或筹建办公室大都在工地现场，用房紧张，条件简陋，很多基建过程中形成的资料堆叠在办公室里，少有甚至没有档案管理的橱柜和工具。声像档案、电子档案缺乏硬件保存的介质，不能做到定期整理和档案转移，档案的质量安全得不到保障。
三、对策
（一）转变观念，重视基建档案管理
医院基建档案真实反映了医院建设工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，对医院日后的管理、使用、维护都有着十分重要的作用。医院基建档案还是建设项目评价的依据，“鲁班奖”、“泰山杯” 都是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，结合现场进行综合测评的结果。同时基建档案也能反映医院建设项目的决策过程。
（二）健全制度，理顺档案管理机制
对有大型基建项目的医院来说，应成立工程项目建设档案工作领导小组，明确工程项目指挥部或筹建办公室中有档案专业培训背景的专职档案资料管理人员1名，其他筹建人员也要“一岗双责”，除做好专业技术工作外，做好资料的及时收集和整理，建立起工程建设档案工作人员网络体系。同时，建立档案资料收集整理归档制度，定期催交，及时整理，加强考核，理顺档案工作管理体制和工作程序，争取项目完成竣工验收时，资料完整。
关键词：火电厂；基建项目；档案管理；管理途径
随着我国改革开放以来，我国社会主义经济体制不断改革和完善，档案管理工作的体制在经济体制的促进下也不断变化和完善。火电厂基建项目档案是项目每个阶段的工作内容，包括项目的决策阶段、立项阶段、施工阶段以及验收竣工阶段，项目档案是火电厂基建项目建O的主要组成部分，也是其中的关键性要素。所以，火电厂基建项目的档案管理工作必须严格把关到位，从而确保基建项目的档案管理工作能有效落实，确保火电厂基建项目能顺利完成。
一、项目档案管理的意义
项目档案是项目建设过程中所积累下来的宝贵文件，它具有很高的技术含量、具有实际性较强、系统性较强、规范性较强的特点。项目档案在项目前期工作中是作为申报和编制材料的主要依据；在项目施工阶段是施工方案确定的主要参考文献；在竣工验收阶段，主要根据项目建设过程中记录的档案来确定项目的质量、工序、施工方法等各个方面是否符合标准要求，是最主要的质量验收的必备条件和凭证；更是投产后生产运行，管理、使用、维护、检修，改建和扩建的重要依据，是企业不可估量的宝贵财富。
二、火电厂基建项目档案管理现状
（一）企业领导缺乏对项目档案的重视
企业领导对项目档案的重视程度不够，认为项目档案重要的是后期的整理归档，前期没有档案人员什么事，档案管理人员没有及时参与到项目的的前期工作中，使项目档案工作与项目建设未能同步进行，造成档案管理的脱节；同时未认真落实档案管理的“三纳入”、“四参加”、“五同步”，造成档案部门的管理职能未能充分体现。
（二）档案管理的组织和制度体系不健全
档案管理相关制度不完善，制度的执行力度和操作流程中存在控制措施不到位现象，缺乏明确的档案业务规范。
（三）管理人员素质不高
档案管理人员的管理素质、基本技能、业务水平有待提高，主动开展档案形成、收集、服务等工作的意识有待提升。火电厂项目有的管理人员缺少档案管理的意识，并且对档案管理没有一定的认识，这就导致火电厂各部门的档案管理工作中存在沟通不足，未能尽到各自的责任，对自身的管理工作没有做到位，对外部的监督管理没有落实档案管理制度，久而久之，使得基建项目的档案管理与项目的建设存在严重的漏洞。
（四）缺乏专业档案管理人才
施工单位多数是技术人员兼职资料员，档案管理概念不高，而资料的整理、组卷较多是外聘的当地的临时工，人员较为复杂，人员素质参差不齐，缺少专业知识，并且，这些人员都是在需要组卷时才招聘的，没有经过培训，因此，所归档的资料存在较大的质量问题。
（五）缺乏监督机制
项目建设单位及监理没有对施工单位的资料进行严格的监督管理及审核，导致施工单位上交的竣工资料不能完全满足要求。
三、加强火电厂基建项目档案管理的有效途径
（一）充分认识建设项目档案的重要性
充分认识建设项目档案的重要性，加强档案的培训及宣传力度，提高全员档案意识和重视度，端正档案管理工作的作风，以便提高基建档案管理的水平。需要管理单位、设计单位、施工单位的档案管理人员之间相互配合、沟通协调，在管理工作中不断增加自身的档案管理意识和责任意识，不断促进基建档案管理的真正意义。
（二）加强档案管理工作的组织体系建设
实行项目档案工作领导责任制，确定档案工作分管领导，确定各职能部门、各项目档案工作负责人；建立以企业分管领导为首，档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，建立档案管理网络，以及各部门文件材料归档的岗位责任制及考核机制；建立健全项目档案的各项制度和业务规范，制定有效措施保障项目文件材料的准确性、完整性、真实性和系统性。
（三）建立专业的档案管理机构
由拥有充分专业知识和丰富管理经验的人员组成专业的档案管理机构，并明确各自的职责。不断加强档案管理机构中人员的专业学习和定期培训，对档案管理工作的各个影响因素进行分析，对管理工作的提高措施进行改进和完善，增加档案管理者的业务素质。
（四）加强制度执行力度，实行过程管控，规范档案管理工作
项目建设单位应加强各档案制度的执行力，档案人员应提前介入，全程参与、实现“前期策划、过程控制，同步形成，及时归档”，使基建项目每个阶段的档案工作都能得以规范管理，确保项目档案的完整、准确和系统。
【关键词】企业；科技档案；档案管理；工作思路
从当前企业科技档案管理的实际情况来看，科技档案管理现状不佳，存在诸多问题，这与管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素有很大关系。为了尽可能地杜绝此类问题再次发生，应当强化企业科技档案管理工作，也就是做好企业科技档案管理工作的思路规划，加强科技原始资料、科技档案分类、科技档案整理、科技档案归档等方面的监管，尽可能保证科技档案的应用价值，为企业提供科技信息，便于企业更好地进行科技项目的研究或为科技应用提供数据支持，从而使企业更好发展。由此看来，合理规划企业科技档案管理工作思路，有序、合理、规范地实施科技档案管理工作是非常有意义的。
一、企业科技档案管理的原则
参考相关文献及笔者工作经验总结，确定企业之中科技档案管理的有效实施，需要遵循以下原则：
其一，统一领导，分级管理。出于充分发挥科技档案管理作用的目的，遵循统一领导，分析管理的原则，合理地实施科技档案管理，可以对企业的全部档案实施综合管理，如根据科研项目档案的内容及其作用，合理分类科研准备方面、研究实验方面的、总结鉴定验收方面的档案，并进行有针对性的控制，以此来提高科研档案管理效果。
其二，维护档案的完整与安全。因科研档案资料收集、整理、分类等工作实施的过程中容易出现资料丢失、资料破损等现象，导致档案的使用价值大大降低。为了避免此种情况出现，在实施科技档案管理的过程中，还要注意遵循维护档案的完整与安全的原则，对涵盖企业全部活动所产生的各种档案文书进行监管，并且严格监督档案整理、分类等工作，避免档案被破坏。
二、做好企业科技档案管理工作的思路
相关调查显示，国内企业科技档案管理存在一些问题，如科技档案收集不齐全、科技档案制度不健全、科技档案人员素质不高等，导致科技档案管理现状不佳。针对此种情况，应当结合科技档案实际情况及其管理情况，合理规划企业科技档案管理工作思路，有计划、有目的地实施各项档案管理工作，必然能够提高档案管理效果。对此，笔者的建议是：
首先，建立科学档案管理制度，理顺科技档案管理归档程序。科技档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果。它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科技档案的四个特点：专业性、系统性、集体性和阶段性。基于此，应当结合相关法律法规合理规划制定科技档案管理制度，进而统一档案管理标准，规范合理实施科技档案管理。另外，还要注意理顺档案归档程序，以便档案归档工作的能够有序进行，避免出现档案遗漏或档案丢失的现象。
其次，加大重大科研项目的档案管理。重大科研项目档案中明确了科技的成果及研究过程，对于有效应用科技及深入研究科技有很大帮助。为了保证重点科研项目档案的使用价值，科技档案管理实施中应当将重大科研项目档案管理作为重点任务或内容来对待，将此项工作的责任具体落实到管理人员的头上，以便管理人员能够认真对待，规范化、合理化地监督控制重大科研项目档案。
最后，加大科技档案的开发利用。目前一些企业之中科技档案查阅依旧采用手工方式，导致档案查阅既浪费时间，又浪费人力。对此，应当有效利用计算机技术、网络技术、信息技术等，构建科研档案信息化平台，以便更好地开发利用科技档案。
三、结束语
因管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素影响，导致目前我国一些企业科技档案管理不佳，未能有效保障科技档案的使用价值，致使科技档案在企业部门之中的应用效果不佳，未能促进企业更好发展。对此，笔者建议遵循企业科技档案管理的原则，合理规划科技档案管理工作思路，如理顺科技档案归档程序、加大重大科研项目的档案管理、加强科技档案的开发利用等，可以大大提高科技档案管理水平，更好地保障科技档案的使用价值。
【参考文献】
[1]戴志艳.加强企业科技档案管理的实践意义分析[J].中国科技纵横，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企业科技档案管理工作现状及改进策略[J].企业改革与管理，2014（6）：33-33.
[关键词]事业单位人事档案管理；研究分析；工作意义；重要性
中图分类号：C939 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）02-0000-01
引言
事业单位人事档案是在工作的开展过程之中逐步形成的用来很好的记录工作者学历资料、学习经历、工作表现以及个人情况的重要文件资料。事业单位人事档案管理对于单位的发展和个人工作的进步有着重大的意义，总的来讲相关管理工作是当前现代化人力资源管理之中的核心环节。随着当前事业单位工作的不断改革和工作制度的不断向前发展，事业单位人事档案管理在实践之中的重要性不断凸显出来，为了更好的实现事业单位工作的向前发展，更好的为人事单位的工作进步奠定基础，还应当重点的对事业单位人事档案管理工作之中存在的问题和基本缺陷等进行系统性的研究，以求更好的实现管理政策和管理手段的创新发展。
1. 事业单位人事档案管理的重要性分析
明确事业单位人事档案管理的重要性和深远的价值对于工作的发展和创新有着重大的意义，所以还应当对此环节的工作加以高度的重视。事业单位人事档案管理具有一定的机密性，这一点是工作的基本原则之一，同时还需要注意的是事业单位人事档案管理具有较强的专业性和极强的系统性。在实践的管理过程之中相关工作部门需要对工作的开展和进行引起高度的重视，并且有针对性的、有政策性的加强管理水准，对其中出现的问题需要进行妥善的处理。此外，事业单位人事档案管理作为当前事业单位人才信息和人力资源管理的主要载体，对于整个单位的建设和人才的控制也有着重大的意义。相关管理工作是当前现代化人力资源管理之中的核心环节。随着当前事业单位工作的不断改革和工作制度的不断向前发展，事业单位人事档案管理在实践之中的重要性不断凸显出来，随着当前我国人事制度的不断改革和创新发展，在机关单位和事业单位之中，加强事业单位人事档案管理重要性可谓是不言而喻。加强对相关信息和资料的管理，可以明确人员的工作经历和教育经历，这一点对于人才信息的管理控制以及人员的评价意义重大，不论是机关单位还是事业单位，都需要对相关档案进行系统化的分析，并且充分的结合信息资料对人力资源进行重新的调整和整合，进而保证配置的合理性和完善性。通过对档案进行分析，还可以结合人员的综合素质促进整个单位的发展，有针对性的进行员工技能培训，进而从根本上增强人才综合素质，使得人才可以为单位提供更好的服务。
2. 建议及对策
根据上文针对我国当前事业单位人事档案管理工作开展过程之中的基本现状和开展过程之中存在的主要问题等进行集中性的研究可以明确后续工作的开展核心方向。下文将针对不断增强事业单位人事档案管理工作水准的基本方式和工作开展的主要政策等进行系统性的研究，旨在以此为基础更好的实现单位的改革和工作的创新发展。为了更好的实现事业单位工作的向前发展，还应当重点的对事业单位人事档案管理工作之中存在的问题进行系统性的研究，以求更好的实现管理政策和管理手段的创新发展。
要想做好人事档案管理的工作，首先就是需要提高事业单位领导对人事档案管理的重要性认识，要将人事档案管理工作放入日常工作中来，建立相关的档案管理小组，定期对人事档案管理进行相应的检查，如果发现问题可以进行及时的解决。还可以制定相关的人事档案管理工作的考核制度，定期对管理人员进行考核，从而提高管理人员对人事档案管理的重要性认识。？总的来讲有档案是广大企业单位、国家机关单位以及个人在社会之中活动所直接形成的重要文件形式，其作为一种原始的文件记录形式，可以以不同的形式，诸如图像、文字以及声音等方式，表现出不同的历史记录。所以档案的管理是广大单位日常工作之中的核心环节，需要注意的是档案对于社会的发展和经济的建设也有着重大的意义。
人事档案管理是一项比较琐碎繁杂的工作，如果没有相关的管理条例来制约，就会导致管理工作比较杂乱，没有章法可循。所以应根据社会的发展，对人事档案管理工作相关制度进行相应的调整和完善，并进行落实。从而提高人事档案管理工作效率。根据相关管理制度对档案资料进行严格的审查，防止虚假信息进入档案中。从而提高人事档案管理的工作效率，为事业单位的人事工作提供更好的服务。
3. 结束语
总的来讲事业单位人事档案管理是当前相关工作项目的核心环节，正如上文所分析到的，事业单位人事档案是在工作的开展过程之中逐步形成的用来很好的记录工作者学历资料、学习经历、工作表现以及个人情况的重要文件资料。综上所述，根据对当前现代化事业单位人事档案管理工作现状等进行系统性的分析，从实际的角度着手对工作开展的方式和基本的流程等进行集中性的研究，旨在以此为基础真正意义上实现工作项目的创新发展，真正意义上实现工作的不断改革。从本质上加以分析加强事业单位人事档案管理工作水准是当前单位发展和制度健全的核心环节，所以应当加强对相关工作的重视程度，以健全的思想和完善的理念真正意义上实现相关制度的健全，为更好的增强事业单位的发展水平奠定坚实基础。
参考文献
[1] 赖博熙.试论事业单位人事档案管理[J]. 兰台世界. 2006（10）.
一、高校档案管理的重要意义
关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。
（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。
（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。
（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金；通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金；通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长；通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。
（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。
二、高校档案管理中存在的问题
高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：
（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。
（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。
三、高校档案管理模式创新的路径
（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段,在当前社会信息化的进程中,面对高校的教职工规模不断扩大的现实,高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。
（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。
（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用，使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。
（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。
四、结语
档案管理信息化就是指利用计算机和网络对档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。档案管理的信息化是档案管理发展趋势，对于档案管理工作的顺利开展有非常深远的意义。在新时期要对档案信息化管理中存在的问题进行研究，从而不断提高档案管理信息化水平。对档案管理信息化的意义做了阐述，同时也对新时期档案管理信息化的对策做了简单分析。
关键词：
信息化；档案管理；制度
中图分类号：F27
文献标识码：A
文章编号：16723198（2013）02009201
当前随着计算机技术的发展，计算机技术在各项管理中的使用也越来越多，档案管理部门开展信息化管理有效提高了档案管理水平，同时也提高了档案的利用效率。但是因为档案信息化管理中观念、设备、人的因素的影响，在档案的信息化管理中存在的问题是比较严重，没有充分发挥出信息化管理的优势。所以在新时期要对档案信息化管理中存在的问题进行研究，从而不断提高档案管理信息化水平。
1档案管理信息化及其意义
档案管理信息化就是指利用计算机和网络对档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。真正意义上的档案管理信息化有两个内容：分别是档案信息数字化、档案传递的网络化。档案管理的信息化只是一种档案管理的方法，在管理的过程中还是要遵循档案管理法规。档案管理的信息化是档案管理发展趋势，对于档案管理工作的顺利开展非常深远的意义。
利用信息化手段开展档案管理工作的意义主要有以下三点：第一，有效改善档案管理工作。在实行信息化档案管理之后，才能促进档案管理职能的转变，冲破管理中的各种限制，从而为档案信息使用者提供更好的服务。第二，对档案信息的开发和利用有很重要意义。利用信息化手段开展档案管理工作，可以使档案信息更加的系统，最大限度的挖掘档案信息价值，提高档案信息的利用率。第三，扩大了档案服务范围，因为在信息化的管理中，档案信息可以进行拷贝，总的信息占据的空间较小，而且档案信息的传输比较快，能及时将档案信息传递给需要的人员。
虽然档案管理信息化给档案管理工作效率的提高带来了很大的好处，但是利用信息技术开展档案管理工作也存在一定的问题，档案信息的安全性就是最突出的问题，因为信息化管理中要使用计算机软件和网络，而这两者受到外界不法分子的入侵较多，所以档案信息被非法窃取和丢失的现象严重。
2新时期加强档案管理信息化的策略
2.1加强设备建设
要实现档案管理的信息化最基本的是要完善软硬件设施。第一，完善硬件设施。在档案信息化管理中不仅需要使用到计算机设备，而且光盘刻录机、扫描仪等设施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配备完善的硬件管理设施，同时要完善网络的敷设，保证将信息使用主体与档案管理设备联系在一起。第二，要选择合适的管理软件，在当前很多信息化管理中软件的使用不当，很多管理软件中漏洞比较多，在档案管理中安全隐患比较多。为了有效解决这种情况要对管理系统的技术成熟度深入研究，选择各方面技术比较成熟的软件。
2.2建立完善的信息化管理制度
档案管理工作本来就是一项比较复杂的工作档案管理人员不仅要对信息进行加工处理，还要负责档案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的内容就更多的，为了保障管理工作的顺利进行必须要建立完善的档案信息化管理制度。第一，档案管理部门应该根据档案管理信息化的需要对各项管理流程的管理人员的行为进行有效的规范和控制，对于信息化管理的各个步骤形成严格的约束。第二，要建立安全管理制度。针对电子档案信息丢失和泄漏等情况制定安全管理制度，对档案管理系统的操作等都严格限制，设置权限。第三，要完善责任制。对档案管理人员的责任不断落实，增强他们的责任意识，在档案管理中可以进行自我的控制，有效提高档案管理工作效率。
2.3建立统一的档案管理标准
档案管理信息化是一种管理手段，其目的是实现档案资源，利用的最大化。因为在档案管理中各个环节的工作方法是千差万别的，在信息化管理中要做到档案信息共享就比较麻烦。所以有必要建立统一的档案管理标准，对于档案的整理、档案的统计、档案的服务标准等进行统一，以此作为衡量档案管理工作的标准。通过这样的标准的建立，档案信息在网络中传递的时候就可以畅行无阻，在档案信息使用中就能做到资源的共享。
2.4加强档案管理队伍建设
档案管理人员对档案管理水平的影响是比较深远的，信息化的档案管理使用到的各种设备、技术比较多，所以对档案管理人员的素质也有了新的要求。档案管理人员不仅要有专门的档案管理知识，而且对一些设备操作和技术使用要非常熟练，高素质的档案管理人员是档案管理信息化的需要。所以档案管理部门应该加强对档案管理人员的培训，不仅要让他们在培训中掌握最新的档案管理理念和管理方法，而且重点是要对他们的计算机技术、信息技术以及网络技术等进行加强，提高他们的综合素质，从而能更好的适应信息化管理的需要。
3结论
总之，信息化档案管理是未来档案管理的趋势，档案管理部门要提高信息化档案管理水平首先要转变观念，树立现代化的档案管理理念，建立完善的档案管理信息化制度，加强对档案管理各个环节的控制。为了实现档案信息共享，针对的档案信息化管理的各个环节建立统一的管理标准，另外档案管理部门还应该不断加强管理人员的素质，让他们掌握现代化的管理知识和操作技术。
参考文献
[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010，（12）.
[2]杨永慧.论新时代档案管理的信息化[J].科技创新导报，2010，（26）.
科学的档案管理对医院管理的促进作用是相当明显的，而目前大部分医院的档案管理存在着很多问题。
一是档案管理方式相对落后。在新的形势下医院档案资料的管理方式上却没有很大的变化医院档案管理从管理的硬件或软件等都存在着差距。医院珍贵的文字影像等资料一旦造成损毁或遗失便会造成难以估量的损失甚至无法补救和挽回。
二是档案管理部门的相对混乱。目前随着社会的发展医院也在不断变化。医院不同时期的各项档案一直在不同的管理部门内部保存，随着医院的变迁机构调整个别档案不可避免地要出现遗失或损毁。
三是对档案管理工作的意义认识不足。由于档案工作不能直接创造经济效益，因此医院的档案工作在管理上存在着许多问题。主要原因是医院对档案管理的意义认识不足、重视不够。档案工作建档是基础，管理是关键，利用是目的。认识不到这一点必然不能充分开发现有档案资料的使用价值，为医院建设所用。
二、加强医院档案管理的对策
1、普及档案法，提高管理者档案意识，加强档案制度建设。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。措施方面，应制定相应的考核制度，将档案管理纳入各科室责任目标中，责任到人，与考核奖惩挂钩，从制度上强迫各科室加强档案管理工作。才能使医院档案管理工作顺利开展，更上新台阶。病案是医院档案的重要内容，要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责。实行监督制度，对病历实行抽查，有奖有罚，要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度，也反映了医疗质量的好坏。
2、健全制度，明确职责，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立档案管理科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。目前医院正处于医改的深入调整阶段，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，基建项目资料、经济核算方案、专家聘用合同等材料应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。
3、重视医院档案管理规划，保证档案建设与医疗业务建设同步发展。医院档案管理作为医院管理的重要组成部分，在医院的建设和发展中是不可缺少或替代的。医院在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。
关键词：高校；试卷档案；纸质试卷；技术性问题
高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。
一、试卷档案管理存在的问题
目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。
二、规范高校试卷档案管理
1.试卷档案管理制度应该与时俱进
当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。
2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能
（1）教务系统信息的整合与利用
试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。
（2）试卷档案系统功能的设计与优化
优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。
3.简化试卷归档程序
由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。
4.保证试卷档案的真实性
试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。
5.简化试卷档案查询程序
高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。
三、高校试卷档案管理的意义和重要性
高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。
高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。
参考文献：
[1]邓斐蔚，叶小泮，罗云卿，等.构建高校试卷档案管理模式的实践探讨[J].黑龙江档案，2011（3）：33.
关键词：高校；试卷档案；纸质试卷；技术性问题
高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。
一、试卷档案管理存在的问题
目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。
二、规范高校试卷档案管理
1.试卷档案管理制度应该与时俱进
当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。
2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能
（1）教务系统信息的整合与利用试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。（2）试卷档案系统功能的设计与优化优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。
3.简化试卷归档程序
由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。
4.保证试卷档案的真实性
试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。5.简化试卷档案查询程序高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。
三、高校试卷档案管理的意义和重要性
高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。
参考文献：
［1］邓斐蔚，叶小泮，罗云卿，等.构建高校试卷档案管理模式的实践探讨［J］.黑龙江档案，2011（3）：33.
［2］杨杰.高校档案资料规范化管理探索［J］.攀枝花学院学报，2015（3）：33-40.
