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一、中学教职工人事档案管理中存在的问题
（一）人事档案内容不全。尽管目前学校人事档案管理水平已经有所提高，但是还存在着很多的问题，其中人事档案内容不全、所包含的信息量较少是其中的一项主要的问题。中学阶段的人事档案包含很多内容，包括人物自传、基本信息、考核资料、职评材料、职务信息、个人奖惩等内容，内容包含的信息不全，不具有很强的实用性，无法满足实际需要。档案中涉及的教学情况较为简单，个人教学能力的描述，职务内容和个人的技能专业等情况描述的很少，这样就会导致学校对教职工的信息了解的很少，在利用教职工时缺乏参考依据，给学校的人事管理带来不便。
（二）学校对人事档案管理缺乏专业性，管理分散。一般情况下学校的人事档案不是单独管理的，而是由上级部门统一管理和收集，有些中学将人事档案依据管理职能的不同分配到不同的部门，比如教务部门的人事档案包括教职工的业务能力，获奖情况和教学的内容等，科研部门的人事档案主要负责科研项目的确定，论文的发表等内容，行政部门的人事档案则主要是负责人员的招聘和选拔，职称评定、年度考核等。这样的人事档案管理不但无法综合利用，而且会导致档案管理过于分散，很容易使学校的人事档案丢失。
（三）人事档案的管理还存在着硬件滞后的特点。目前中学的人事档案管理的方式比较落后，还是纸质的形式，管理的手段和技术都落后，缺乏创新。还有一些中学的人事档案在计算机里，没有进行分类整合，查询和利用起来比较困难和繁琐，一些人事档案的查找只能够人工查询，信息落后，导致了资源的浪费。还有些学校储存档案的环境较差，档案储存室的门不严实，经常有外人随意进出。或者是档案处于潮湿的环境，容易受到损坏。
二、中学人事档案管理模式优化措施
（一）加强档案归档制度，使学校的人事档案更加完善。人事档案工作政策性、专业性很强，从实际情况看，需要专门的部门、专业的人员、用专业的手段来管理。为此我校成立了专门的档案室，负责全校教职工的人事档案管理。其次是制定档案室的管理制度，明确人事档案的归档范围，杜绝范围外的材料进档或范围内材料漏档的情况发生。学校人事档案中制定教学登记表，登记表中记录教职工的详细情况，包括教师的教学情况，工作能力，教师的学术研究内容和情况，这个登记表可以准确反映出教师的个人能力和教师的学术水平等。与此同时，还应该增加学校教职工的奖惩情况以及培训情况，充分了解教职工的业务能力。此外，为了提高人事档案的实用性，增加人事档案管理的有效性，学校应该利用信息化技术和手段，促进人事档案地位的建立，为学校对教职工的评价工作作出铺垫，使教职工有竞争的压力，有利于提高教职工的竞争意识，促进学校教职工队伍整体素质的提高。
（二）及时更新人事档案。根据学年安排，及时更新完善教职工档案的信息，补充相应的数据资料，充分利用信息化的手段，利用先进的软件对人事的信息进行登记和采集，个人信息的登记要完整、及时、有效，能够真实反映教职工的个人情况，而且根据教职工本人确定需要定期更新的信息和数据，利用学校的网络资源和设备，在学校的网站上更新内容，学校应该指派相关的人员定期审核，必要时设置访问权限，防止数据的任意篡改和删除。将静态管理变成动态化管理，使学校人事档案的管理内容能够及时定期更新，使人事档案管理的数据库更加标准，保证在学校管理过程中人事档案“好用、管用”。
[关键词]高校 人事档案 管理
[中图分类号]G27 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）11-0063-01
人事档案记录着个人的详细经历，是用以聘任、选拔、管理人才的重要依据，在人力资源的管理工作中有着不可代替的位置。然而，随着高校人事制度的进一步深化，人事档案中存在的问题却越来越明显。
一、高校人事档案管理的现状
（一）重视不够，收集整理不规范，材料不完整
绝大多数高校领导对人事档案管理工作的重视程度不够，缺乏有效的制度和监管。另外，由于档案管理人员的频繁更换，也导致各自对档案材料的收集整理自成一体，没有统一的档案管理标准，大大降低了档案的综合利用价值。 再者，人事档案要求具有真实性，但在实际的人事档案管理中，经常出现履历表中填写的内容信息不真实等失真现象，因而造成一定的负面影响。
（二）档案管理手段落后
目前人事档案在管理上大多还沿用传统的手工管理方式，只重视对案卷的分类而忽视其在人才选拔、培养和开发、合理配置人力资源等方面的应用。因此档案的开发过程繁琐，档案检索和利用困难。另一方面，人事档案是由各级政府人事部门及其所属人才中介机构管理，人事档案调动传递手续繁杂，尤其是异地调动各地区规矩不一，造成时间成本较高。这些都给人事档案的转递带来一定的影响。
（三）对人事档案的利用率低
人事档案的合理利用一直是人事档案工作中的重要问题之一，大多数高校的人事档案管理工作只是简单地把档案进行分类存放，偶尔查阅，并没有把人事档案有效、合理地利用起来，仅仅是作为个人信息的依据，这样的人事档案管理工作简单乏味，同时也失去了个人档案的价值，造成人员与资源的浪费。
二、对于人事档案管理工作改革的几点建议
（一）建立健全档案管理制度
一是建立健全人事档案管理的各种制度，严格按照规定管理人事档案，实现以人为本的服务体制，推进人事档案管理工作的制度化、规范化建设。二是材料的收集要全面、及时，对于有变化的人事档案应该采取随时随地收集整理，以免造成档案不完整或档案丢失的现象，对于每年固定形式的人事档案应采取定期收取的形式，例如，年终或年初开始收集。收集到的人事档案应认真鉴别后归档，确保人事档案的真实性，为以后的各种活动提供真实、有效的数据信息。对于人事档案的借阅、传递性质的活动要认真做好记录，防止人事档案在传递过程当中损坏或丢失。
（二）创新管理方式加强信息化建设
人事档案是人才信息的资源库，是人事工作得以正常开展的重要保障，必须不断地把先进的科学技术手段应用于人事档案管理之中，用以提高人事档案管理工作的效率。这不仅是人事制度改革与发展的需要，也是其适应社会对档案信息需求的客观需要。因此，要把人事档案管理工作同时展结合起来，利用先进的计算机技术和科学的系统进行动态管理，开发利用更完善的人事档案管理软件，并将人才信息的收集、反馈与跟踪融入到系统当中，快速准确地提供人事信息，从而改变过去的传统方式，使人事档案管理转变成数据化、信息化。另外，还可以在学校内部建立局域网络，形成网络化的人事档案管理，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供快速、准确的资料，为师资队伍的建设提供详实的材料，促进人才的合理流动。
（三）合理利用人事档案，提高其利用率
要大力提高档案的利用价值，充分挖掘出档案应有的功能。将人事档案密切融入到教职工的工作中，提高其在工作中的影响力与执行力。要做到以上要求，一是要丰富档案内涵。在档案中增加全面反映教职工真实情况的内容。二是要合理开发、利用人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。
三、结语
总之，人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，高校人力资源管理与开发的基础性工作，它集服务性与保密性于一体，对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用。加强和改进人事档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务，要从制度上、观念上更新，不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，为人力资源的开发发挥好储备作用。
【参考文献】
[1]李丹.浅谈高校档案管理工作存在的问题及改进对策[J].吉林农业科技学院学报，2009（03）.
1 信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，同时对学校考察和识别干部，选拔优秀人才，加强师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理工作的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作效益。
2 实现学校人事档案管理信息化的重要意义
2.1 有利于适应档案管理改革的发展方向。随着我国对事业单位人事档案管理工作要求的不断提高，学校作为事业单位系统的重要组成部分，只有实现人事档案管理信息化，才能进一步提高学校教务管理水平。学校作为教学单位，必须紧跟时展，并满足上级管理部门对人事档案管理工作的要求，人事档案管理信息化，是提高人事档案管理质量的有效措施，对学校的发展和建设意义重大。
2.2 有利于开发学校人才的潜在优势。随着时代的发展和社会的进步，学校作为人才培养的重要阵地，必须实现与时俱进，不断创新才能为社会培养和输送合格人才。学校的人事档案记录着教职员工成长历史和综合素质的各项信息，实现人事档案信息化管理，提高人事档案管理的完整性和有效性，便于教务管理工作者把握教职员工的专业素养和职业发展潜力，有助于选择和选拔人才，挖掘学校人才的潜在优势，有利于学校人才资源潜力的开发和教务工作团队的建设。
2.3 符合人事档案管理工作自身的发展需求。现代的人事档案管理工作向动态化、细节化发展着，在人才流动日益频繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事档案管理是时展对人事档案管理工作的具体要求。将信息技术应用于学校人事档案管理工作中，能够提高档案资料搜集的完整性和可靠性，并提高人事档案管理服务质量。人事档案管理信息化，能够为教务管理人员提供更加高效、可靠的档案资料查阅、调用和传输需求，有助于实现学校内和学校间的人事档案资源共享。
2.4 有利于重要人事档案载体的持久保护。传统的学校人事档案是以纸质媒介记录和储存的，纸质档案相比于电子档案，其安全性和可靠性得不到保证。随着时间的推演和学校的发展，纸质档案很容易丢失、模糊和字迹褪变，当需要调用档案时很容易由于档案资料不完整影响工作开展。实现人事档案管理的信息化，将纸质档案转化为电子档案储存在电子设备中，这种储存不仅调用效率较高，而且其保存更加简单方便，也不易造成损坏。因此，实现学校人事档案的信息化管理，有利于重要人事档案载体的持久保护，对学校档案管理工作的发展意义重大。
3 学校人事档案管理信息化过程中存在的问题
3.1 信息数据建库质量参差不齐。人事档案管理信息库是档案信息化管理的关键环节，建立符合实际的、完整的、安全的档案信息库，不仅是提高档案储存质量的关键，也是提高人事档案管理服务工作质量的前提。但现如今我国学校人事档案数据信息库建设却并不完整，虽然部分学校在档案信息库建设中投入大量的人力、物力和财力，但是无法保证档案数据的准确性，由于设备更新换代慢，也无法满足日益提高的档案调用服务需求。
3.2 档案资源开发利用有待深化。由于档案信息资源开发利用意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，档案信息的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源充分开发与利用，难以适应档案管理自身发展规律的要求。在确保信息安全的前提下，如何加强档案资源深度开发利用，切实发挥档案信息化管理作用，是高校档案信息化管理工作中迫切需要解决的问题。
3.3 缺乏足够的高素质复合型管理人才。人事档案管理的信息化对档案管理岗位人员提出了更高的从业要求，为了发挥人事档案管理系统的作用，要求人事档案岗位工作人员不仅要具有扎实的专业技术，还要求掌握足够的计算机信息技术和应用技能。但由于学校人事档案管理常年不受重视，大部分学校人事档案管理团队综合素质不足，无法满足人事档案管理信息化建设和发展的需求。
4 学校人事档案信息化管理的有效策略
人事档案管理信息化，是校园信息化管理的重要组成部分。随着信息技术的发展和应用普及，学校也积极开展了信息化管理改革。但在人事档案管理工作中，受技术、人才和资金的限制，大部分学校人事档案管理信息化系统仍然比较落后，为了促进学校人事档案管理信息化建设，可以采取以下策略对学校人事档案管理工作系统进行优化。
4.1 加大档案信息化建设投入力度。人事档案管理的信息化的实现，需要投入大量的人力成本、资金成本和时间成本。人事档案管理的信息化作为学校人事档案管理发展的必然方向，学校管理者一定要加大重视力度，加大成本投入，持续推进档案管理信息化建设。只有确保了硬件设施、人才储备的充足，才能保证人事档案信息化管理逐步实现，并为学校的发展做出贡献。
4.2 规范档案信息数据库的建库标准。档案数据的标准化、完整性、真实性直接关系到档案信息数据库的质量，也是由信息化向网络化共享、联网发展的保障基础。其中，需要重点解决档案信息的标准化问题及安全传输、技术保护等问题，要加强人事档案材料的收集归档工作，规范档案著录。利用计算机扫描、数码照相等手段，加快档案的目录数据库和必要全文数据库建设，加快干部人事档案数字化建设和深度开发进程，规范建库标准，建立科学的检索体系和干部信息适时更新制度，做到“查得快、查得准、查得全”，逐步实现高校人事档案信息化管理的规范化、科学化、系统化。
4.3 加强档案信息化管理伍的建设。学校人事档案管理团队综合素质不足，是制约学校人事档案管理信息化实现的重要因素。为了促进档案管理信息化的建设，提高学校人事档案管理服务质量，必须不断强化档案信息化管理队伍的建设。只有确保档案信息化管理队伍每个人都具备扎实的专业技术和综合素质，才能激发整个团队的工作效率，通过实现学校人事档案管理信息化，提高学校人事档案管理的工作和服务质量。
信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现学校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。学校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现学校的档案管理的根本变革。档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更好的作用。
综上所述，学校人事档案管理信息化，对学校的发展和建设意义重大。为了提高学校人事档案管理工作水平和质量，必须坚持推进人事档案管理信息化建设，并加大档案管理专业人才的培养力度。最终通过学校人事档案管理信息化的实现，提高学校的信息化管理水平，为学校教学管理水平的提高和未来的发展打下基础。
参考文献：
（一）管理投入不足，硬件滞后
体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。
（二）人员配备不足，素质不高
档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。
二、改进中小学校人事档案管理工作的建议
（一）提高档案意识，建立健全各项制度
制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。
（二）加强队伍建设，提高档案人员素质
做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。
（三）加大经费投入，改善档案保管条件
档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
（四）加强信息化，提高档案管理水平
中职学校档案管理信息化建设是一个非常重要且复杂的工程，不仅需要依照国家的相关规定还要利用现代新型信息技术来转变传统的档案管理工作，实现学校档案管理的信息化，利用大数据和云存储等现代网络技术来加强档案管理信息化建设，能够有效的提高档案管理效率，使档案信息能够更高效的得到利用。档案管理信息化建设是相应国家信息化战略，并以国家的相关规划和部署进行开展，能够使学校档案管理得到有效的转变。通过分析，我们认为中职学校档案管理信息化建设具有以下属性：
1.整体布局、有序安排
学校档案管理信息化建设是国家信息化建设的其中一项重要内容，并且也是积极响应国家信息化建设的一项重点工程，是在国家的整体布局规划下有序的开展中职学校档案管理信息化建设。目的是为了能够适应国家信息化发展的步伐，所以必须要依照国家相关规定进行建设。
2.有效的利用现代科学技术
中职学校档案管理信息化建设离不开现代信息技术，所以中职学校档案管理信息化建设其实也就是实现档案管理的多媒体化和信息化，利用互联网络来储备和传送大量的档案数据，这必须要有效的利用现代科学技术，要在档案管理各个步骤中将现代科学技术进行融入，并且要不断的进行技术革新，要让档案信息化水平跟上科学技术发展步伐。
3.科学分配和管理
中职学校档案管理信息化建设的最终目标就是要加强档案信息数据的科学分配管理，让档案管理能够更加的规范、统一，利用网络来推动档案管理效率的提升，能够使档案管理的相关数据能够完整、安全的得到妥善的保存和应用，能够满足校内校外对档案信息数据的需求。
4.转变档案管理模式
中职学校档案管理信息化建设是将传统的纸质档案转化为电子档案，为学生提供更加便捷的档案管理服务，这个建设过程是一个漫长的过程，要将现代科学技术应用到档案管理中，从而使中职学校档案管理模式转变为现代化管理模式。
二、中职学校人事档案管理信息化建设的必要性
中职学校档案管理信息化建设，要结合学校的实际发展情况，并利用现代化信息科学技术来对档案资料进行管理，将传统的纸质档案转变为数字化，实现电子档案管理，并以信息化手段完成教学档案的采集、整理、管理、储存和调动等，实现现代化管理。这也是建设信息化校园的重要内容，有利于提高档案管理工作效率，实现档案数据的校内校外共享。
1.中职学校档案管理信息化建设符合时展
随着信息化社会的实现，在教育行业也逐渐开展信息化改革，现代教学工作已经和现代信息和科技密不可分，中职学校的教学工作的开展也开始融入现代信息设备，在管理工作中出现了各种教务管理系统软件，能够为学生提供更加便利的选课、查课、学籍管理、信息查阅等服务，因此进行中职学校档案管理信息化建设能够通过多种形式来存储档案信息，并且随着现代科技的进步，能够使档案管理模式不断地发展更新，使其越来越便利，不管是形成模式还是管理方法都得到了更新。
2.符合现代信息校园建设的必要需求
信息化技术已经被广泛应用到各行各业中，并且我国已经颁发《全国档案信息化建设实施纲要》，已经将中职学校档案管理信息化建设政策性要求，因此在中职学校档案管理信息化建设中必须要严格遵循相关要求，要实现电子档案统一规范化管理，加强档案的数字化和数据库建设，要为相关人员提供便利的查询服务。
3.档案的价值最大化
高校档案信息数据具有非常大的价值，不管是对于学生还是教师，因此将原有的纸质档案转变为信息数据，能够利用现代化信息科技来构建高校档案信息数据库，能够使校内校外的相关部门通过信息手段来查询相关的档案信息，能够使原有的纸质档案查找更加便捷，节省步骤和时间。同时能够将档案信息最大化共享。
4.工作效率提升
中职院校的人事档案复杂，种类繁多，如果仅仅依靠传统的纸质档案人工储备，不仅需要大量的空间，还需要大量的工作人员。因此实现中职学校档案管理信息化能够让档案储存更加高效便捷，并且还能够更长时间安全得保存，使中职学校档案管理效率大幅度提升。5.档案服务更加便捷中职学校档案管理信息化建设能够将档案管理实现数字化，能够使数据收集更加及时，并且能够为需要的人员更快速的提供。将档案信息通过电子设备进行录入，建立统一的数据库来储存档案信息，能够使档案管理更加方便，实现智能化管理。
三、中职学校人事档案管理信息化建设内容
1.构建完善的档案数据库
中职学校想要建设档案管理信息化需要将原有的资源进行重新构架，需要将大量的档案资源进行详细的分类整理，并将其转化为数字化形式。因此档案信息化建设必须要将原有的档案进行良好的整理，想要有效的快速的将档案进行信息化整理必须要构建一个容量大且安全的档案数据库，这样才能够将大量的档案数据通过有效的措施进行整合储存，数据库要具备保存、防护、搜索信息的功能，并且要不断完善数据库系统，让其能够更快速有效的提供相关信息。
2.实现电子文件管理
随着信息化社会的发展，在人们的日常生活中记录和储存信息已经离不开电子文件，尤其是在办公领域中电子文件已经被广泛的应用，并且地位越来越重要，在建设中职学校档案管理信息化的时候通过电子文件来管理，能够使建设速度快速提高。电子文件具有严密的管理体系和科技手段，能够使档案管理更加真实安全的储存。
3.建设档案管理系统
中职学校档案管理信息化需要依靠统一完善的信息网络开展，建设统一的档案管理系统，对档案管理信息化建设速度和效率具有重要影响。所以中职学校要根据学校的实际情况来开展档案管理系统建设，要建立一套完善的符合学校实际情况的综合档案管理系统，在完善的档案管理系统下开展档案管理信息化建设，能够更好地应用各种计算机档案管理应用软件来推动。
四、中职学校人事档案管理信息化建设对策
1.加强人事档案管理信息化领导
要有效开展中职学校档案管理信息化建设，必须要校内各个领导和部门的配合，因此校内领导必须要正确认识档案工作的积极作用，通过正确的领导来开展档案管理信息化建设工作。
2.完善档案管理信息化基础设备
中职学校档案管理信息化建设必须要以学校信息网络和实际需求为基础，建设适合学校的档案管理系统。中职学校在档案管理信息化建设中具有一定的优势，中职学校培养的大多是实用性技术性人才，可以利用这个优势来健全人才团队，构建和完善校内档案管理系统。
3.保证资金投入
中职学校档案管理信息化建设离不开各种现代化信息设备，虽然学校可以承包给专业的企业或机构来实行信息化管理，但是都需要一定的资金投入。所以学校就必须要给予充足的资金投入，以保证学校档案管理信息化建设能够顺利的进行。总之，随着现代化信息进程不断加快，在我国教育事业中的应用也刻不容缓，中职学校档案管理信息化建设不仅符合时展需求，而且也能够满足学校管理需求，能够使学校的相关工作更好的开展，实现校内校外的资源共享，能够为师生提供更好的服务，让师生能够更快速的获取相关的档案信息，能够推动给中职学校的发展，提高社会竞争力。
参考文献：
[1]佚名.中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2018,No.297(16):72
最近一段时期内，随着我国经济的发现以及市场对于人才的需求不断增加，促使了我国的职业教育事业有了前所未有的发展与壮大。随着职业教育不断的发展与壮大，如何更好地发展职业教育，推动职业教育的改革创新，越来越被人们关注。我国政府也实施了很多的政策，并取得了不错的效果，在很大程度上推进了职业教育改革的步伐。在市场经济的大环境下，我国的职业教育有着很大的发展空间与机遇，但同时也将遇到很多的困难与挑战。其中，中等职业技术学校的人事档案管理制度就急需进行完善与改革，以适应职业教育快速发展的步伐。中等职业技术学校的人事档案管理工作对于中等职业技术学校的人事管理以及学校的健康快速发展都有着非常重要的作用。而现阶段很多的中等职业技术学校并不重视人事档案的管理，甚至有的中等职业技术学校完全把自身的档案管理市场化，简单委托人事档案管理单位进行管理，自身几乎不参与其中。而这与现阶段中等职业技术学校的发展需求以及社会市场大环境的要求极不相符。因此，中等职业技术学校的人事档案管理工作必须进行进一步的完善与改革，这样才可以更好地适应社会发展的需求，促进学校人事管理工作以及学校长期健康发展。
2人事档案管理的重要性
2.1人事档案管理对人事管理有着重要的影响
对于中等职业技术学校来说，人事档案管理的完善与健全直接影响着学校的人事管理工作的有效开展，也对学校相关人事制度、规章等制定与改进有着重要的影响，还对中等职业技术学校人员岗位的变动有着指导意义。中等职业技术学校通过建立与完善自身人事档案管理体系，在对学校人员进行管理的过程中，就能通过人事档案管理体系获取科学、完整的信息，从而能够更好地指导学校的人事管理工作。在人事管理工作有效开展的同时，学校也会得到更好的改革和发展。因此，我们要积极地将中等职业技术学校的人事档案管理体系进一步的健全与改进，不断提升中等职业技术学校人事档案管理的效率，促使人事档案管理的价值进一步提升，更好地为学校的管理工作而服务。
2.2人事档案管理能够为人事管理提供依据
在中等职业技术学校中，人事档案管理能够在很大程度上对人事管理工作提供一定的参考与依据。一个完善、健全的人事档案管理体系，包含学校人员的之前的任职经历还有本人的相关社会关系情况，学校在进行人事管理工作时，可以最为重要的信息参考，以根据不同的人员情况做出最适合学校以及个人发展的人事规划。就现阶段来说，中等职业技术学校对于人事档案管理工作也逐步重视，很多学校通过建立人事档案管理体系以及组织部门，使学校内部的人事工作更加的顺畅与高效，从而促进学校人事管理工作质量的提升。
2.3人事档案管理为学校人事管理提供有利的条件
通过人事档案管理体系的完善与改革，可以更好地保证中等职业技术学校人事管理的有效进行。学校通过人事档案管理中的信息，可以更加合理地对学校人员进行调动、任用以及罢免等，为学校人事管理工作的开展提供了非常便利的条件。
3中等职业技术学校人事档案管理中存在的问题
我国的社会经济在不断的发展，市场经济下人才的需求以及流动性都发生了很大的变化，而人事档案管理并没有跟上社会经济发展的速度，以往的人事档案管理存在着很多的不足与缺陷，在不断发展的今天逐渐的表现出了其不完善与不健全的一面。
3.1中等职业技术学校认识不到人事档案管理的重要性
很多的中等职业技术院校对于人事档案的管理过于忽视，认为人事档案管理和学校的发展与改革关系不大，甚至有些中等职业技术学校直接将人事档案管理市场化，学校自身基本上不参与自身的人事档案管理工作。其实，人事档案管理对中等职业技术学校来说有着重要的作用，其不仅是人事管理的基层与有力保障，也是学校进行人才资源挖掘的重要信息来源，同时还对中等职业技术学校的发展与改革有着间接的影响。所以我们必须重视人事档案管理工作，看到人事档案管理的重要性，这样才能充分地发挥人事档案管理的作用，更好地推进学校的发展与改革。
3.2中等职业技术学校对于人事档案管理体系有待完善
很多的中等职业技术学校都建立自己的人事档案管理部门以及相关的体系，但是大部分的人事档案体系还较不完善，很多的人事管理体系知识简单地照搬其他的学校的人事管理体系而来，根本没有根据学校自身的情况以及学校设立人事管理档案体系的目的去执行，从而导致人事档案管理体系的效能得不到充分发挥，人事档案管理工作效率低下。还有的中等职业技术学校的人事档案管理发展与改革速度完全跟不上学校整体的发展速度。现阶段正是中等学校快速发展的时期，而学校的人事档案管理仍然停留在初始阶段，也会导致人事档案管理的效力发挥，不能起到人事档案管理应有的作用。所以，我们不但要根据学校自身的情况建立适合自己的人事档案管理体系，还要在学校的不断发展进步中逐渐完善人事档案管理体系，使其能够更好地发挥人事档案管理的功能，促进学校人事管理工作以及其他工作的有效开展。
3.3中等职业技术学校人事档案管理人员的素养较低
人事档案管理不仅仅是简单的将个人的信息进行收集与归档，其还包含对档案信息科学、合理的分类以及重要信息的收集等，并在档案信息的基础上形成系统的信息体系。大部分的中等职业技术学校从事人事档案管理的人员没有接受过人事档案管理的专业教育，不具备人事档案管理的专业知识与技能，使得中等职业技术学校的人事档案管理工作缺乏规范性与科学性，严重地影响了人事档案管理工作的水平。因此，加强对中等职业技术学校人事档案管理人员的专业知识以及技能培养，通过提升人事档案管理人员的素养，以提升中等职业技术学校人事档案管理的水平是非常有必要的。
3.4中等职业技术学校人事档案管理的信息化程度不高
随着科学技术的发展，信息化技术已经运用到了我们生产、生活的各个方面。而对于中等职业技术学校的人事档案管理来说，信息化技术更是人事档案管理的有效手段与模式。中等职业技术学校的人事档案管理信息化程度普遍偏低，很多学校的档案查阅与信息录入还必须通过人工的方式进行，这样不仅不符合我们提倡的绿色低碳要求，同时也会极大地影响工作效率。而对于中等职业技术学校来说，其人事档案管理所包含的信息是非常复杂而庞大的，缺乏信息化管理手段让人事档案管理工作变得异常困难，而且工作效率明显不高。这种信息化程度较低的人事档案管理模式，严重的影响了其效力的发挥，也使人事档案管理的进一步改进受到了严重的制约。
4完善中等职业技术学校人事档案管理的对策
4.1树立人事档案管理的新意识
要想做好中等职业技术学校人事档案管理工作，首先要对人事档案管理工作有足够的重视，树立人们对人事档案管理的新意识，让他们充分认识到人事管理工作对于学校各项工作开展的重要性，在根本上转变思想认识，去除之前对人事档案管理工作的错误认识。只有从思想上认识到了人事管理工作的重要性，才能更加重视人事档案管理的发展与改革，才能提出创新思路，制定有效举措，完善人事档案管理的体制，发掘人事档案管理的新模式。这样才能提升人事档案管理的质量，让其发挥出自身的作用。
4.2提升人事档案管理人员的素养
人事档案管理工作对于相关人员的要求随着中等职业技术学校的发展不断变化。中等职业技术学校处于不同的发展阶段，人事档案管理工作的任务、环境、对象以及运行机制都可能不断地发生变化，所以也对人事档案管理人员的专业素养有了更高的标准，要根据不同的社会环境不断地学习新的管理理念以及现代化技术。另外，人事档案管理除了要求具备一定的专业知识与技能外，还要做繁重、细致的工作任务，而这些工作成果往往是别人看不到的。所以，还要求他们具有淡泊名利、勤劳刻苦、安守岗位等思想觉悟与较强的责任心。因此，建立一支专业型、技术型、高素养型的人事档案管理队伍，对于完善与改进中等职业技术学校人事档案管理工作有着重要的意义。
4.3健全人事档案管理制度
只有建立、健全适合学校自身发展的人事档案管理制度，才能更加有效发挥人事档案管理的功能，为学校人事工作的开展提供有利的条件。首先，找出学校人事档案管理中存在的不足，以学校实际情况为出发点，形成一个运行顺畅、程序合理的人事档案管理体系。在学校的不断发展中，要适时地调整人事档案管理的运行模式，不要按照一成不变的套路走。在对人员档案进行收集的过程中，要严格控制好档案信息的真实性，使档案信息真实、完整。在档案信息的查阅以及转移的过程中，制定严格的规章制度，保证档案信息的安全性。
4.4加快人事档案管理的信息化步伐
信息化技术已成为未来档案管理的必然趋势，中等职业技术学校必须加快人事档案管理的信息化步伐，让信息化技术更好地为人事档案管理工作服务。首先，要全面地了解并掌握计算机信息技术的基本技能，利用现代网络存储信息量大、查阅方便、传播快速等特点，实现自身人事档案管理的信息化。还可以和社会上的人事档案管理组织实现网络互联，达到资源共享的目的。
5结语
关键词：人事档案管理 学校 人力资源管理
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（a）-0232-01
人事档案是记录和反应个人的学习和工作情况以及德才表现得情况，学校的人事档案由学校人力资源管理部门进行收集、整理和保管，以备查阅。在现代化的人力资源管理中，人事档案是人力资源管理活动的信息基础，同时是人力资源管理的重要组成部分。
1 人事档案管理在学校人力资源管理中的作用
1.1 信息的保存和提供
人事档案的首要目的既是对学校人力资源管理提供信息的记录和保存。人事档案记录着学校教职工的基本信息，如职称、专业、学历、年龄、履职情况、健康状况等，还记录着教职工教学活动的教学成果、科研成果、奖惩情况、福利待遇、职位变动等教学信息。这些基本信息一方面可以帮助人力资源管理部门根据其基本信息进行行政职务的评定，一方面可以帮助可以进行教学科研技术性职务的评定。完整的人事档案，不论是对于人事部门、教师管理部门和科研部门，都可以为其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。
1.2 人事关系变更的凭证
人事档案，还是学校人员流动时重要的人事关系变更凭证。当学校的教职工出现工作的变迁时，需要把人事档案同时带到新的单位，人事档案的传递是保证流动人员工资等待遇关系的重要依据。人动时，新的工资待遇等关系的落实，都需要以人事档案所记录的时间、年龄、单位和工作年限等信息为依据，是关系到流动人员切实利益的重要文件，如果出现人事档案丢失或者不完整的现象，新的单位就无法兑现对流动人员的工作职责和待遇，直接对教职工产生很大的影响。
1.3 人员素质的证明
学校人力资源管理具有学校的特殊性，学校招聘教师、辅导员、职工，特别是招聘学院院长、新专业的带头人、技术性强的专业教师等，是学校人力资源管理的常规任务。学校招聘对人员的素质要求很高，在进行人才的选择时，人事档案既是重要的依据。如在招聘专业的技术人员时，在经过考试等选拔后选出初选名单，但对于一个人是否具有职业素养、责任心等很难考察，这就需要人力资源管理部门根据人事档案记录的任职情况、教学情况、科研成果、获奖证书以及原单位领导的评价等情况进行判断。人事档案虽然存在一定的弄虚作假成分，但还是可以较为准确的反应一个人员的素质水平，是学校选人用人的重要依据。
1.4 教职工信息的核实
在高效的人力资源管理中，常需要进行教学评价、职务晋升和资格评定等任务，这些人力资源管理活动都对教职工的年龄、工作时间、学历等要求严格，常会出现有的人因为记忆不清楚、填写错误、人员流动频繁甚至故意的弄虚作假，导致档案在年龄、教学科研成果等环节与实际的情况不相符。做好人事档案管理，既是对这些信息进行确认和鉴别，保证教职工信息的准确性，为人力资源管理提供有效、可靠的管理信息。
1.5 人事档案有助于学校进行人力资源的科学预测
有效的人事档案管理可以为学校的人力资源管理提供科学数据的支持，可以分析学校当前的人力资源结构是否合理，人力资源的引进和培养等是否符合学校的教育改革与发展。通过人事档案的分析，可以对学校当前的人力资源结构做出全面的了解，对人才的需求进行预测，从而加强相关人才的引进和培养，制定科学的人力资源计划，优化学校的人力资源结构。
2 当前学校人事档案管理存在的问题和改进措施
2.1 单一性向多元性转变
人事档案是对人力资源进行评价的重要的依据，其收集的信息不仅要包括教职工的姓名、年龄、工作经历等基本信息，还要包含有有助于人力资源开发和利用的多元化信息。如收集其个人才能、价值取向、学术观点等，为学校进行人才录取、岗位设置和竞争上岗等提供信息支持。在现代学校建设发展的环境下，传统的人事档案内容以难以满足形势的需要，学校要根据不同的教职工岗位进行认识档案的编制。如对教学人员，要注重对其教学成果的记录；对于教辅人员，要注重对其管理水平的记录；对于科研人员，要注重对其科研项目、科研成果的记录。此外，多元化的人事档案甚至可以包括对教职工能力特长、思想心理活动等方面信息的记录，满足新时期的学校人力资源管理。
2.2 人事档案信息化管理水平低
随着信息技术的发展，人事档案管理信息化也成为现代人力资源管理的有效手段。传统的人事档案管理靠纸质的档案和档案室等进行管理，工作重复、效率低、容易出现人为操作失误。信息化的人事档案管理，可以实现将人事档案的数据化处理，对于人事档案的保存、检索、转移等提供高效可靠的服务。现代化的人事档案信息管理系统，还可以对学校的人力资源结构和需求在大量的数据基础上做出分析和预测，为高校人力资源管理提供有力的数据支持。
2.3 人事档案管理制度有待加强
人事档案在学校人力资源管理中起到重要的作用，直接关系到教职工的切身利益，但在实际的工作中并没有收到足够的重视，人事档案管理制度不完善，出现了档案造假、错误、泄露甚至丢失等问题。因此，要完善人事档案管理制度，完善人事档案的收集、整理、编目和保存制度，建立档案保护、借阅和保密制度，建立档案的分类、统计制度，标准化的档案管理制度是发挥人事档案在人力资源管理中作用的有效保证。
3 结语
人事档案管理是学校人力资源管理的重要部分，其改革要与学校的教育改革等同步进行，才能在新形势下发挥人事档案的作用，促进人事制度改革和人力资源管理，为学校的发展提供坚实的基础。
参考文献
一、学校人事档案管理模式存在的主要问题
现阶段，国家人事档案管理体制存在诸多有待改革和改进的地方，一是多头管理，存在着严重的分散性，隶属混乱，参加主管人事档案的部门有组织、人事、劳动、民政等，兼管人事档案的部门还有教育、医疗卫生等部门。二是管理体系上仍为传统干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。三是管理模式上实行封闭式管理，从维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，人事档案不对本人开放，多数公民难以接触到人事档案，人事档案的利用效益非常低。学校人事档案作为一种信息源，在学校人才管理中有着它的特殊作用。学校的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题：
一是学校人事档案内容信息量少。
学校人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。
二是学校人事档案管理分散化和非专业化。
体现在各个学校没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个学校还通常根据各管理部门职能的不同，将教师的有关材料分散在几个部门管理。例如，教务部门管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部门管理反映教师教材开发、、教科研立项的科研档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。
三是学校人事档案管理方法落后、手段陈旧。
目前很多学校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。四是学校人事档案管理投入不足。体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致学校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。五是学校人事档案过度实行内向型、封闭式的模式。受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，学校很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。
二、如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理体制
我们应该从具有个性的人事档案材料入手，加大学校人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住学校人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快学校人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代学校管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。
一是建立具有个性的学校人事档案材料。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括:(l)教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。(2)教师教育教学情况资料，可反映出教师的教育教学态度和水平以及教育教学工作量。(3)科学研究和学术活动情况资料，可反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究的历史。(4)业务进修情况资料，可反映出教师继续教育的状况。(5)获奖和荣誉情况，可反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有人事档案的基础上，能及时地补充上述材料，就能较全面地、动态地反映教师的教学、科研水平，它有助于学校开展定量化、科学化工作，有助于师资队伍建设工作的科学决策，有助于提高教师评价的客观性和公正性，有助于形成高校管理者对教师评价的延续性，有助于在教师中形成良好的竞争激励机制。
学校人事档案是对教职工工作经历、政治思想、师德作风、教育能力、工作成绩等内容的真实记载和反映，所以，加强学校人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为上级人事部门及教职工本人服务。如何做好学校人事档案管理工作呢?下面我就从以下几方面谈谈自己的认识。
一、充分认识人事档案管理工作的意义
随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应有的使用价值。随着我国教育改革的日益深化，学校决策部门对人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。
二、更新观念，强化档案服务意识
国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案作为反映个人成长历史的凭证和依据，是知人善任、选贤举能的重要工具，管好用好人事档案对人才资源的开发起着重要作用。由于历史上的各种主、客观原因，学校各级人员程度不同地对人事档案工作缺乏理解与重视，随着学校人事制度改革的深入发展，要求人事档案工作不能再保持过去那种“默默无闻”的状态，人事档案工作者必须改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务，走出“人事档案服务只是档案的借借还还，只是档案资料的收集整理”的思想误区，强化服务意识，深化服务内容。把封闭保守的观念．转换成为坚持改革开放、积极创新的观念；把满足现状的观念，转换成敢闯敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念，转换成密切关注改革发展新情况，为学校和社会服务的观念；把被动利用人事档案资料的观念，转换成有目的地主动开发人事档案信息资源的观念；把单纯以自身经验进行业务指导的观念，转换成依法管理的观念；把等、靠的观念，转换成主动创造条件解决存在问题的观念。最大限度地开发利用人事档案信息资源，从人事档案中发掘人才潜能，为学校发展服务。
档案管理观念的更新，要求人事档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，也要实行相应的转变，这是深化学校人事档案工作的前提条件。其次，人事档案工作者还应充分认识学校体制和管理体制改革后档案工作的新特点，探索出学校档案管理的新模式。随着学校的改革发展和社会联系的加强，使人事档案管理的范围越来越宽，覆盖面越来越广，这些都需要档案工作者充分发挥集体智慧，大胆实践，开拓创新，不断地总结实践经验，在改革中完善和提高。
三、加大人事档案的信息化管理
计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。作为档案事业重要组成部分的人事档案工作，在教育信息化背景下，人事档案信息化自然也提出了更高的目标。
