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【关键词】信贷档案；风险防控；管理工作
信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。
一、信贷档案管理的现状
信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。
（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、
（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。
（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。
二、加强信贷档案管理的途径
要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。
（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。
（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。
（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。
三、结论
加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。
参考文献：
[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案，2002（1）：21～22.
[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案，2000（4）：24～25.
[3]殷惠国.加强信贷档案管理的五项措施[J].上海档案，2009（4）：14～16.
关键词：信用档案管理
随着信息时代的发展，档案部门将现代信用档案的科学管理提到了议事日程加以研究，积极指导机关、企事业单位建立信用档案，并协助有关部门在国家综合档案馆建立起信用信息远程利用平台。
一 、综合管理信用档案可以满足新形势下社会对信用档案的远程利用
档案部门通过综合管理信用档案可以满足新形势下社会对信用档案的远程利用，这是档案部门综合管理的优势。一般法人单位的客户信用记录 ，是在业务活动中产生的，由于同一信用主体的信用档案往往形成并保存在不同的单位与部门，如银行、税务、保险、海关、技术监督、工商行政管理部门、民政部门、法院、检察院、公安局等，从这些单位采集与远程利用信用信息十分困难，一方面有了解他人信用状况的需求，另一方面却无从获取本单位以外的这些信息，一份调查表明，将本单位信用记录对社会提供查询利用的仅占百分之二十，因各类信息最终均得保存在档案部门，要实现信用档案信息的跨部门、跨行业、跨单位、跨地区的远程利用，档案部门较之有优势，我们可以利用平时已建立的工作网来收集分散在各部门的“信用档案”信息，然后进行综合整理、开发、利用，通过公开网、公共网为社会需求提供服务。档案部门要发挥信用档案管理优势，一方面应充分开发馆藏有关信用档案信息资源，对已有馆藏档案信息的挖掘，将日积月累的大量材料，经过筛选使其精华保存，形成比较完善的“信用档案 ”，为做好信用档案工作提供历史经验，另一方面是对尚未入馆的档案信息的开发利用，当然，这还需要各级政府的适度干涉打破和消除单位与单位，部门与部门，行业与行业，地区与地区之间的壁垒，促进信用档案信息远程利用。信用档案信息作为一种特殊的专门档案，有着自身的规律，对其产生与形成的规律、产生范围、保管及真实状况的鉴定，信用共享的研究，探索这类档案运行的内在规律，不但在理论上有所创新，从工作实践中摸索和归纳出一整套科学有效、具有可操作性的管理方法，可以丰富我国档案学的内容，更重要的是有利于社会信用体系的建立，在全面建成小康社会中发挥强力作用。
二、根据形势发展和需要，扩大职责范围，明确具体管理内容
由于社会的不断发展，信用档案是新形势下档案工作新的工作对象，信用档案在内容构成、收集渠道、管理方法等方面与传统档案有所不同，但也有许多共性，目前部分国家商业银行建立的客户档案、信贷档案等已涉及到信用档案范畴，档案部门要增强工作的主动性和积极性，将信用档案工作纳入自身的工作视野，对这些档案进一步加强研究，界定收集范围，规范管理方式，改进管理手段，明确利用途径，积极探索信用档案管理的最佳方式和有效途径，最终使每个企业和个人的信用状况从无形走向有形，从难把握到有“记录在案”的质的飞跃，这是档案部门实施职责的体现，优势的体现。
信用档案主要指相关机构根据业务需要，搜集、整理和保管的反映个人企业信用状况的信息材料，由于内容涉及一些非公开信息，一般以户为单位进行管理，形式上类似人事档案，故泛称为信用档案，其形成比较广，涵盖诸多行业领域、企业（包括个体私营企业）、社会中介组织的登记注册、法人执照、产品质量认证、评估材料、经营销售行为、纳税、合同履约、部门规则、行业的主管部门对行为规范诚实守信者认定的文件、证书、牌匾等不同形式的原始记录、对有违规违法行为者，监督部门执法部门形成处罚的文件材料等，还有与企业中介机构和个人诚信操守相关的大量档案材料。
按照国际惯例，个人信用档案资料分为良性记录和不良性记录，前者将保留十年，后者保留三年，其信用档案按照档案法规均得在一定时期内上交档案部门，因而综合管理信用档案的职责终归落在档案部门指导和帮助有关部门及时建立企业和个人信用档案，采集和整理信用档案信息，建立一种信用档案体系，进行综合管理，保存企业的信用状况，进行科学、合理的评估，使企业或个人便捷的查找利用信息档案，在市场经济中发挥出对信用状况的奖惩作用，承担此项功能，应是档案部门责无旁贷的任务。
三、紧跟新形势，抓好建档基础，实行实体和信息分别管理
1.1信息时代档案管理的定义
。信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括，电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等等。这种管理方式，使得管理的对象从传统的实体档案，转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
1.2信息时代档案管理的特点。
信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，其具有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度，法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化的管理，档案的形式由实体档案转化为了电子档案并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加的具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。
2.信息时代档案管理工作存在的问题
2.1管理理念陈旧，缺乏服务意识。
目前我国档案管理信息化虽然取得了一定的成绩，并已经开始在全国范围内进行普及，但是在实际应用的过程中，仍旧存在着一些突出的缺点与弊端，严重影响着我国档案管理信息化的进程。其中最首要的问题就是档案管理工作受到传统档案管理工作的影响，在思想观念上带有着一定的陈旧性，难以接受新的管理方式，无法借助现代信息科技对档案作用充分的发挥。同时，缺乏服务意识也是档案管理工作面临的主要问题之一，因为服务方面的缺失，也使得档案管理工作难以迈向一个新的阶段。
我国在档案管理信息化方面还有待进步，在进行档案管理的过程中部分单位及部门仍以实体档案为主，这就造成档案管理工作量的增加，工作人员需要耗费大量的时间在档案的编辑方面，并且随着实体档案数量的不断增加，也给档案的归档、分类增加了难度。除此之外，实体档案的利用率并不高，由于其在检索方面存在困难，因此实体档案主要以收藏为主，而忽视了档案资源的发掘与应用。
2.3缺乏统一规划，信息管理迟缓。
档案管理工作普遍存在于政府企业之中，由于不同单位在工作内容、经济条件等方面都存在差异性，因此档案管理工作也会呈现出一些个性化的发展，因此影响了档案管理工作的统一规划，不利于档案管理工作的规范化。同时，系统设计上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出现迟缓，不利于实现档案信息的共享。
3.信息时代档案管理工作的创新
3.1改变管理思想，丰富服务内容。
档案管理的信息化发展，需要在思想层面进行彻底的改变，认识到传统档案管理的不足，并积极的对档案管理工作进行创新，注重对档案信息资源的挖掘，使其不再是单位内部的闲置资源。同时，从事档案管理的工作人员也应树立新的工作意识，积极的丰富服务内容，提升档案管理工作的质量。
3.2依靠网络平台，强化信息管理。
档案管理信息化最突出的特点是对现代网络技术和计算机技术的应用，因此信息时代对档案管理工作进行创新的过程中，有关工作人员应充分的依靠网络平台，建立起电子档案管理系统。并改变传统档案的编辑方式，通过计算机对档案信息进行录入，提高档案编辑的效率。同时，在互联网络的支持下，电子档案信息还可以实现在单位内部的共享，单位内部工作人员仅需登录部门网页进行身份验证即可查阅档案信息，提升了档案查阅的速度。除此之外，随着信息化管理程度的不断加深，智能档案管理、自动化档案管理已经成为档案管理工作发展的新方向，通过系统自动处理档案资料，完成档案编辑，有效的提升了档案管理工作的质量和效率，节省了人力方面的投入。
3.3搞好信息录入，做好数据管理。
信息的录入以及数据的管理等都与信息数据库的建设密不可分，因此要想做好上述工作就需要进行档案管理工作的过程中加强信息数据库的建设，制定出详细的建设方案，按部就班的对信息数据库进行完善。为了使得信息数据库的作用更好的得到发挥，管理人员还应加大科技方面的投入，并适当的丰富信息数据库的功能，使其可以配合管理工作，弥补档案管理中的不足。例如，数据库与目录库相结合等。
4.结束语
1.1管理软件缺乏通用性由于各档案部门使用的计算机规格、型号、系统各异，致使档案管理软件很难适应档案管理与办公自动化系统、电子政务系统一体化的工作要求，严重制约了档案管理现代化的发展进程，阻碍了档案信息共享范畴。
1.2档案管理人员素质欠缺档案管理人员是实现档案信息化管理的主导力量，对推进档案信息化进程起着重要作用。现阶段，尽管档案管理员有专业的档案管理知识，却不能满足信息时代的需求，更有甚者从未接触过计算机和网络。加之档案管理部门缺乏既懂专业知识，又掌握网络、计算机、通讯技术的全能人才，致使档案管理人员整体综合素质缺乏，阻碍了档案信息化管理的快速发展。
1.3档案信息化的服务观念和方式滞后随着社会经济的迅猛发展，档案信息化的服务对象在迅速扩展着，不同行业、不同阶层都有越来越多的需求。但由于涉及到档案信息化服务的保密和安全等多方制约，仍然还有很大的障碍。
1.4标准化、规范化程度偏低档案工作的标准化、规范化，是信息化的前提和必要条件。由于标准化、规范化程度低，致使分类编码标准不完善、不统一，档案著录细则相容性差，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准等，使得多元的档案信息资源不能顺利存储、管理、使用，制约了信息交流的范围和程度，影响了档案信息化建设的步伐。
2.强化档案信息化工作的举措
2.1加强档案信息化基础设施建设计算机网络、数据库系统及应用是档案信息化建设的基础。随着档案信息量的剧增，档案管理员需采用先进的计算机技术、多媒体技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，将传统的纸质载体材料转化为全文、全图、全声的电子信息，并实现自动检索。这就需要投入大的财力，提升软硬件的配置，满足档案信息化管理的基本要求。
2.2提升档案信息化管理队伍素质由于档案涉及的门类众多，知识面宽泛，需要构建一个复合型、多层次人才群体，以便推进档案工作的开展。一是要具备足够的档案管理理论、档案编研、档案管理技术等。二是要有一定的计算机、网络、高科技应用水平以及档案信息资源开发能力。三是要加强档案信息化管理人才、技术应用型人才和青年人才的培养，保证档案管理队伍与时俱进，适应数字化时代需求，更加高效的完成档案管理工作。
2.3完善档案信息化保障措施完善的档案信息化保障体系，是适应新时期档案工作发展的新形势，推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。一是要健全与档案信息化相关的政策法规体系。有完善的政策、法规体系的支撑，档案信息化的应用和发展才能有章可循。二是要制定档案信息化标准体系。在统一规划的基础上，研究制定完备的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程，为档案信息化奠定基础。三是要加强档案信息化安全保障体系建设。确保档案信息管理系统和数据安全、可靠，防止失密、泄密现象发生。
【关键词】档案管理；创新；可持续性
档案管理的创新是档案事业可持续性发展的核心,只有不断地创新,才能适应经济社会发展的需要。档案管理事业应该适应和服务于社会各项事业，只有与时俱进的创新才能使档案工作充满生机和活力,促进档案事业可持续发展,从而跟上当今和未来世界发展的步伐。
一、思想观念创新
（一）思想观念创新是档案管理工作的发展目标。档案管理工作是一项基础性的工作，它具有科学性、管理性和服务性的一项综合性的工作。新时期的档案内容广泛、形式多样，是经济发展的重要信息资源。在信息化高速发展的科技时代，档案工作者更应该强化责任意识，充分认识到新时代档案管理工作的重要性。对档案管理要有创新精神，在思想观念上有所转变，对档案资源进行深入挖掘提炼，将档案精品提供给利用者，让档案资源得到最大化地利用。
（二）思想观念创新是档案管理工作可持续发展的动。要明确档案管理方式与理念创新的必要性，信息和网络高速发展的时代，档案管理工作必须做到与社会经济发展同步，这就要求新时期的档案管理要在思想观念上最大化地适应信息化时代的经济和社会发展，达到为社会经济建设服务的目的。
（三）思想观念创新是档案资源利用最大化的保证。档案的利用是所有实践的最终目标，由于对档案利用工作重视不够，现阶段人们的档案利用率非常低，导致档案资源不能给经济发展和社会进步带来最大化的价值，而长时间单一、枯燥乏味的工作方式、落后的方法,又一直束缚和制约着档案工作者的思想,事实证明，如果档案管理工作还是单纯的依照传统思想和传统方式来进行管理，是不能满足社会发展需要的，所以一定要努力培养档案管理工作者的创新意识,以实现档案资源利用的最大化。
二、管理创新
（一）管理理论创新。1.档案管理要调动广泛的社会参与。随着社会的发展和信息化程度的提高，档案信息量越来越大，涉及的面越来越广，仅靠档案管理部门是不可能全面、准确地收集所有有价值信息的，这就要求我们在管理上有所创新，要充分调动和发挥各个行业、各个部门包括社会大众参与到档案管理工作中来共同管理，在搜集、筛选、整理、共享等一系列过程中做到资源的最优整合。2.档案管理要重视人才管理。档案管理工作需要大量敬业、认真、严谨、业务素质高、业务能力强的专业性人才，档案管理中首先要重视人才的重视和培养，要建立适当的管理机制，提高档案管理工作人员的素质和水平。
（二）技术理论创新。第一台打印机的出现开启了文字从传统的手写到铅字的大门，从此档案信息也进入了新的时代。计算机的广泛运用使得档案又从纸质进化到电子档案的概念上，新型电子档案以其快捷、无误的特点，在文件的归档、整理、鉴定、统计等各个环节效率突出，新的技术为档案管理工作者提供了新的平台，从根本上改变了档案的管理与利用方式，实现了信息的共享化。
（三）管理方式创新。一些档案馆等档案管理部门虽然收藏有大量丰富的信息资源，但是管理方式的落后以及对人们提出的种种限制性条约导致了利用率的低下，所以，必须对现有的资源进行优化、整合，能够确保及时、准确、高效地为用户提供服务。随着现代化设备、技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进，电子信息技术让档案资源有了更广阔的空间，这要求管理者要建立一套优质的检索程序，让档案利用者能够不受时间和空间的限制在最短的时间内得到最有效的资源，所以新的社会形式，新的经济条件下一定要有与之相适应的管理方式，要建立与社会发展相适应的管理方式，满足社会发展的需要。
三、服务方式创新
从我国目前的档案管理工作的现状来看，档案管理工作中的服务还不够完善，要适合社会的发展，在服务方式上就要有所改变，要对档案信息进行深层次开发，增加档案信息利用的积极性。在新形势下，档案工作者面对需要满足的各方面日益增长的服务需求，要在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。所以，档案工作者必须对形势的变化有所认识，转变观念，不断创新，勇于实践，加快档案事业的发展，更好地服务于全社会。创新是档案事业发展的动力，只有不断创新，才是档案事业未来发展的根本出路，才能使档案事业适应和服务于社会各项事业。档案管理工作必须进行不断地创新，档案工作者面临的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,创新是档案事业发展的必然要求。
【参考文献】
[1]赵惠清.创新档案管理服务企业建设[J].中国科技信息,2010(15).
关键词：档案管理；信息化建设；信息化
档案作为一种存储和记录信息资源的形式，在信息查阅和利用方面具有重大现实意义，是社会管理的主要内容之一。信息化时代各项工作都会产生大量信息，其中很多关键信息需要存为档案，如何提高档案管理水平，实现高效的现代化管理是当前应该考虑的重点。而档案信息化建设，无疑是实现现代化管理的基础，所以要加强信息化建设，促进档案现代化管理。
1 档案信息化建设的探讨分析
过去的档案以实体纸质保存方式为主，随着资料信息的增多，以及更新速度的提升，传统的档案整理方式效率偏低，容易遗漏丢失，且要占据很大的物理空间。信息化建设是指利用现代化计算机技术，逐步完成向信息化的过渡，即通过计算机网络接收信息，并予以存储分享。这是档案行业取得突破的必经之路，也是信息化技术发展的产物。
1.1 主要内容
首先，加强基础设施建设，对资源信息进行整合。档案的用处在于其记录存储的信息，在当前背景下，信息的作用不言而喻，往往成为竞争的关键性因素。信息资料有多种形式，包括文字、图纸、录音、胶片等，需对其进行搜集，然后利用现代技术，完成信息化转换，把所有信息资源转换为电子信息和电子文件，以方便日后管理。所以，基础设施非常关键，必须配备完善，包括数据库、计算机、网络等。在此基础上，才能实现信息的传递和接受等工作。以数据库为例，结构设计直接关系到信息的查阅速度和利用水平，必须由专业人员进行设计，打好基础。
其次，信息化建设需遵循规范化原则。档案信息化实则是一个庞大复杂的系统，每个环节都不能失误，需指定严格标准，所有工作都应按照标准开展。因此，规范化和标准化建设是提高档案信息化质量的重要保障。在采集环节，需要建立起健全的信息资源系统，该系统有统一的采集标准和技术标准，能够快速高效地完成档案信息化转换。比如在信息化管理中，大量的纸质档案需要经过扫描等形式，把相关信息录入计算机数据库系统，对录入、审核等要求极高，一旦出现偏差，就有可能影响到管理效果。
加强网络安全建设，网络具有开放性和虚拟性，与纸质档案相比，它不会占据太多物理空间，但也面临着安全问题，需做着重考虑。随着计算机和网络技术的发展，现代化盗窃信息的手段愈发高明，利用木马、病毒等侵入计算，对信息资源进行增删修改。一旦重要机密泄漏，必然会导致严重后果。所以建立起数据库系统后，如何维护其运行安全值得深思。比如设置访问权限，需经过许可同意才能进入系统查阅信息。对于敏感以及重大信息，做好备份，并与公共网隔离，以免被外界入侵。同时采取加强防火墙建设，采取其他措施，保护信息的安全和完整。
最后，还应加强人才队伍建设。信息人才短缺是档案信息化建设的不足，在当前经济知识时代，人才是竞争的关键，许多工作都需要专业信息人员执行。包括信息的搜集分析，到存储管理，再到整合利用，以及探索研究，这一系列工作对信息人才有着严格的要求。他们既要具备足够精深的计算机技术，还必须熟悉档案业务，并不断培养创新精神，强化其团队合作意识，能够应对各种情况，积极开发新资源，以保证档案信息能够被充分利用。
1.2 有效措施
第一，予以高度重视。档案管理在现代社会，不管是企事业单位，还是其他部门，都非常重要，针对传统管理方式的不足，需转变观念，创新管理模式。领导阶层应认识到，信息化建设是实现现代化管理的前提，也是顺应当前时代的产物，从思想上予以高度重视，然后才能反映到具体工作中。
第二，技术水平对信息化建设结果有着直接影响，包括对现代信息化管理、计算机网络通讯、数据库等技术的研发应用。国内在此方面还需努力，尽快研制出属于自己的产品，拥有中国技术。档案建设队伍的培养以及工作人员综合素质的提升，也极为关键，需对其展开专业培训，确保档案管理人员能够熟练应用计算机，熟悉整个档案管理流程。
第三，档案管理观念需要转变。在这个信息泛滥的时代，如何促进信息交流，实现信息共享，是企事业等单位的重点工作。如果是内部机密，则应该保证其安全。但很多信息其实是可以面对公众，为社会服务的，这就更新管理理念，强化服务意识，保证档案资料的完整性、真实性和及时性，提高透明度，使其作用得到充分发挥。
2 提高档案管理现代化水平的策略
档案管理人员需要转变陈旧的管理观念，了解行业动态，接受新兴事物，积极学习新技术。同时，本着科学负责的态度，全身心地投入到档案现代化管理中，提升服务质量，提高管理效率，建立起完善的信息服务网络体系。针对档案现代化管理，可从以下两点做起：
第一，加强信息化建设，完善档案信息管理系统。前面已经提及，信息化建设是实现现代化管理的前提和基础，比如档案馆局域网的建设、计算机等设备的配置、市县网络系统的连接等，都直接关系到档案管理质量。对多数档案馆来说，尤其是年头已久的档案馆，档案资料过多，整理工程浩大，必须有一个健全的信息管理系统，有一套科学可行的流程，然后才能保证各项工作顺利进行。如果依旧采用松散型管理模式，应用软件不同，标准不统一，程序重复混乱，显然很难提高管理水平。
第二，从法律层面考虑。档案管理是社会管理的重要内容，需要接受党和国家的监督，所以相关部门要树立档案法制化意识。拓展服务范围，在现有的服务内容上增加新的服务内容，根据时代特色和社会需要，探索新项目，最终使得服务水平有所提升。信息的搜集和整理质量，对归入档案极为重要，所以应从基础做起，搜集更多信息资源，并实现信息共享。
完善相关法律法规，国家应对档案管理予以重视，出台相应的法律和政策，比如关于档案保密安全的法规。全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。
3 结束语
档案管理在当前备受关注，它不仅关系到档案管理部门的整体水平，还影响着各行业对信息的运用程度，是竞争的关键。加强档案现代化建设是当前社会的一个重要口号，如何更好地实现现代化管理呢？需加强信息化建设，提高法制建设水平，培养优秀的专业队伍，从而大道预期目的。
参考文献
[1] 赵金凤.浅谈档案管理现代化与档案信息化建设[J].水利建设与管理，2010，30（12）：32-33
[2] 张琴.人事档案管理信息化建设初探[J].东方企业文化，2012，27（20）：127
［关键词］电子信息时代 档案管理 世贸组织 档案管理现代化
［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2010）11－0063－01
档案是在国家机关、社会团体及个人社会活动中形成的，是记录历史真实状况的重要资料。档案可以是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的历史记录。档案管理是一门社会科学，对社会发展经济建设具有十分重要的意义。因此，如何搞好档案的现代化管理是当前一个迫切需要解决的问题。
一、解放思想，更新观念，适应社会总体发展
（一）彻底地从封闭半封闭的思想意识中转变到适应世界的总体发展观念
档案管理要从思想意识上更加开放，思路放宽，提高整个社会的档案意识，逐步与世界整体发展相适应。通过得到社会的支持和关注，得到社会各界的认可，才有利于档案工作的开展，有利于档案质量提高。促进档案管理现代化，只有提高档案工作的现代化程度，才能与世界经济贸易的各种现代化的档案管理相衔接。因此，现代化的档案管理与世界经济贸易密不可分。要提高整个社会的档案意识，包括机构体系建设和档案工作者队伍建设非常重要。首先要在机构体制上创新，改变以往的思维方式和工作运行机制。档案工作者要树立起社会意识、世界意识、责任意识，从长期封闭半封闭的工作环境中彻底解放出来。虽然普遍具有勤勤恳恳、任劳任怨、默默奉献的敬业精神，但有相当一些人墨守陈规，观念老化，思想保守，与社会接触少，更谈不上了解世界经济贸易。他们先进的现代化管理手段不会应用，致使社会协调能力和社会活动能力较弱。因此要改变档案工作默默无闻的封闭局面，要开阔视野，破除传统的用人机制，提高工作人员的素质；调动档案管理人员积极性，激发档案管理人员的创造性，把档案管理的作用充分发掘出来；想千方设百计扩大服务范围，拓展服务领域，扩大对外档案工作资源范围。只有这样才能开创档案管理工作的新思路、新局面，推动档案管理事业的健康发展。
（二）要不断强化培训意识
加强档案管理工作基础知识教育，通过各种理论培训、档案专业知识教育、世界贸易组织及相关知识的培训，培养一支坚强过硬的档案队伍，让优秀人才充实到领导岗位和其他重要岗位上，使这些人才不仅具有较高的政治理论水平和业务素质，而且还具备相当的世界经济知识，以及较强的开拓意识、创新精神。只有这样才能提高档案工作者的社会责任、全局观念，更好地为档案管理工作服务。
二、档案管理现代化离不开融入世界经济贸易，离不开现代化
发展离不开经济投入。实现档案管理的现代化同样需要资金、人才、机制等注入。没有资金、设备，应想尽办法，根据现在的条件和可能，配备先进设备；如果没有资金投入，不能创造条件，不注重培养管理人才，档案管理事业就不能健康发展。因此，要积极培训，不断选拔高素质的专业人才充实档案管理队伍，把现代化档案管理工作纳入单位工作计划，列入本单位的考核内容进行考核，机制不活的话可以改变现有的工作模式和运行办法，各级领导尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，实行例会制度、督促检查制度以及培训制度。各个基层单位要经常研究档案管理工作的重大事项、重大动向、重要问题，听取档案管理工作人员工作汇报，了解本单位档案管理工作状况，提出新要求，下达新任务；不断指导本单位档案管理部门依法开展管理工作，帮助本单位档案管理部门解决工作中实际存在的困难和问题；还要有宏观指导总体战略、总体思路，实现档案管理发展战略上的创新，具体工作环节当中管理内涵和技术手段的创新。做好档案现代化管理，对促进我国在国际经济贸易中的融合与发展都有着长远和现实的意义。
三、加快档案管理的现代化步伐，发挥档案管理在国际贸易活动中的作用
【关键词】档案信息化；建设；档案管理现代化；促进
1.加强档案信息化建设是社会发展与进步的重要表现
（1）随着时间的前进，社会发展到了一定的程度，对于信息资源的需求和利用也越来越渴求，加上科技的发展，信息化时代的到来，给信息化档案建设提供了机会，现在对信息资源的掌控程度是决定成败的关键，有超过自然资源的势头，因此在信息革命的大潮中如何让我们的国家和社会能够处于强劲的前进势头，就需要我们加强档案信息化建设工作，把这条道路走到底。
（2）档案信息化是我国经济发展宝贵资源。档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是事关档案事业全局发展的重大战略。档案信息化是进一步提高档案管理和服务水平，实现档案事业跨越式发展的重要一环。由于我国城市的发展和社会的进步使档案工作面临着严峻的挑战，要实现档案事业的新跨越，获取档案工作的新突破只有紧紧依托人才和科技加快发展档案信息化。档案工作只有紧跟形势才能服务大局。作为档案部门要在理论创新、制度创新、科技创新和服务创新上有所作为，一个重大的举措和最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。档案部门只有早日实现信息化，跟上信息社会发展潮流，与时俱进，才能充分实践“三个代表”重要思想，才能从根本上使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨越式发展。从这个意义上讲，没有档案信息化，就没有档案工作的未来。档案信息化是事关档案事业发展的重要关键性问题，它使档案工作面临着挑战却又充满了希望。
（3）档案信息化建设即使顺应社会的发展同时也是我国科学发展观的体现。以现实为发展方向，以时展潮流为前进方向，充分利用现代技术来提升档案管理工作，从观念到工作模式进行改革和创新，促进档案事业的长远发展，以档案管理为基础，以服务为核心，从广大人民的需要为出发点来进行档案管理工作信息化建设的开展。响应国家科学发展、和谐发展的科学发展观，用实践来完成档案信息化建设的基础工作。
（4）档案信息化建设是档案管理现代化的重要标志。信息化发展水平现在是世界各国评判其发展水平的一个标准，也是一个国家或地区的实力象征，因此深化档案管理工作改革，加强档案信息化建设，将档案信息建设放在档案工作改革的首要地位，认清现实，让档案信息化进程可以和社会、城市的发展同步，以更好的完成辅助社会和城市发展的任务。
（5）档案信息化建设是档案工作者不可推卸的历史责任。信息技术给我们的生活带来了很大的变化，尤其是在便利性上，借助计算机、网络、通信技术等等信息化技术，将我们的工作变得更加的快捷便利，省去了繁琐的流程，可以将更多的精力放在如何提升服务质量上。档案信息化建设具有历史意义，是我们的社会发展的烙印。现代社会以科技为核心力量，充分体现了知识经济时代的特点，这对社会产业结构都起了很大的变化，人们获取信息资源的方式更多，渠道更广，覆盖面积更大，这些改变对于档案管理工作来说要求也更多了。因此需要进行档案信息化建设，以满足不断膨胀的信息增长需要，这是我们档案工作者在这个时代的历史使命。
2.准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化
（1）加快数据准备推进档案现代化管理进程。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（2）用法律来规范档案工作，用科技来发展档案事业。首先，党和政府作为档案事业的监督管理者，要以档案法制化来进行档案工作的管理，并且以档案管理服务工作为中心开展工作，引入现代先进设备和技术来进行档案工作的辅助任务。其次，档案部门要完善现有的服务内容，并且不断的去开发新的服务项目，提高服务水平和服务范围，为档案事业的发展提供有利条件，以服务为基础，做好档案事业发展的基础工作。第三，扩大档案信息资源收集范围，与其他档案部门和，实现信息资源的共享，以扩大档案信息类型和内容的覆盖。这些基础工作都是为档案事业的发展夯实基础，通过几年几十年的努力来为档案事业的将来提供条件和资本，伴随社会和人民经济的发展，人们对信息资源的需要程度越来越高，我们必须及早的为将来做好准备，以满足日益增加的信息需要。
（3）提高档案法制建设。首先，进一步完善档案法律法规体系。以国家档案法规为支撑，研究制定和完善适应我国经济和社会发展的地方档案规章体系。制订《档案利用安全与保密办法》等适应档案事业发展的政府规章或规范性文件。其次，全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，市级档案行政管理部门要建立健全档案行政执法机构，县级档案行政管理部门配备专职档案行政执法人员。档案行政执法应做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。在档案行政执法检查，查处档案违法案件方面要加大力度，扩大档案行政执法影响。i第三，加强档案法律法规的学习宣传。把档案法规教育纳入各级普法教育之中，增强档案普法宣传效果，提高档案社会意识。做到“五五”普法工作，不断提高社会的档案意识和档案法制观念，巩固依法治档的社会基础，营造适合档案事业发展的良好社会环境。
（4）加快档案信息化基础设施和应用系统建设。首先，建立和完善档案馆局域网，并提高各机关企事业单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。
（5）加强档案队伍建设。档案管理工作需要一直优秀的档案队伍才能对其发展有所保证，因此，各单位各部门需要加强档案队伍的建设工作，通过员工再培训、招聘吸纳优秀档案管理工作者、为档案员工开展讲座提供交流的平台，让档案工作者的自身素质得到提升，通过奖惩机制来激励员工的工作积极性和上进心，保持档案事业发展的活力。
1信息化时代档案管理工作创新的内容
1.1档案管理机制的全面协调性创新
在信息化时代，工作机制创新应该是信息化时代对档案管理工作提出的首要要求。这要求我们必须积极探索和掌握信息化时代档案工作的基本要求与基本方针，要求机关单位建设有利于档案开发和利用的运行机制与监管机制。由于信息化时代档案信息量与以前相比内容更加丰富，传统的档案工作方法很难全面、及时、准确地收集对数据进行有效收集整理，所以必须全面协调地调动相关单位力量，形成档案管理工作的有效互动机制。
1.2档案管理理论与模式的服务性创新
理论对于实践有重要的指导作用，在工作机制创新的同时，对于档案管理工作的理论建设与管理模式的创新研究这项工作的重要内容。现代科技的广泛应用，颠覆了以往传统的档案管理理论与管理模式，档案工作面临着新的挑战，这就要求机关单位要切实加强档案管理理论的研究与模式创新的研究。以创新的理论指导实践，用档案工作的理论创新促进档案管理工作的有力开展，使档案工作向更高的层级迈进。
1.3档案管理技术平台创新
要提高信息化时代档案管理的工作效率与服务水平，还要在技术层面进行建设。以档案信息资源共享为目标的档案管理工作建设是一个有效途径。不但要对现有的电子档案管理系统进行技术与理论方面的建设，还要积极推进档案管理网络的建设，以提供一个开放式、全天候、交互性的档案服务平台为最终目的，这也是信息时代对档案管理工作提出的技术要求。档案平台的建设真正实现了资源的共享，简化了工作流程。这也是实现档案事业的跨越式发展重要途径。
2创新档案管理的策略
虽然信息时代的到来大大改变了档案管理工作的工作方式与工作模式，但信息时代的特性都对档案管理工作提出了新的要求与挑战。所以，档案管理工作人员在应用信息技术发展传统档案管理工作的同时，要以安全性、标准化、服务性作为信息时代档案管理工作的基本准则。在信息化的冲击下，档案管理工作思想、内容和服务方式都产生了巨大变革，所以档案管理工作者要对常规的档案管理运作方式进行改进，在探索和掌握一套适应信息技术的新工作程序和方法积极寻找档案管理工作的新路径。
2.1切实转变档案管理工作方式
长期以来，受传统观念影响，档案管理工作行政色彩浓厚。但在信息化时代与深化改革的转型之中，档案管理工作由“管理”向“服务”转变是的要求愈发迫切。这首先要求档案管理工作要积极拓展服务领域：档案管理部门除了要面向对档案有刚性需求的单位与个人外，还要将服务受众细化，更多更好地提供个性化的服务；其次，档案管理工作要对服务方式进行创新，这表现在：通过网络技术，将档案上线，从而简化档案管理与查阅步骤。档案管理部门要积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。实现数据在线收集并有效开展在线服务，以最大限度地缩短数据的收集与周期。
2.2创新档案管理工作流程
在档案收集层面，要利用多种载体实现档案收集。信息化时代的档案种类、数量急剧增多，档案存放的载体与记录方式发由于档案形式的变化也发生着深刻变化。很多档案的收集突破了传统的纸张形态，更多地以缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式保存；在档案加工层面要建立与新型档案载体相适应的档案管理加工机制，开发与信息化相适应的档案管理技术。随着信息化时代档案的保管方法、分类方式和传输方式发生的变化，一套完整的档案加工体系亟待建立；在档案利用方面要实现档案服务网络化，这对提高机关单位档案服务水平与服务能力都具有重要的意义。随着档案载体的多样性增强，档案信息在网络上被传输、检索和利用应形成完整的供应与利用体系，特别是信息时代大数据以及云计算技术的出现，为形成一套完整的档案数据利用体系提供了可能。
