建筑企业档案管理优选九篇

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第1篇

（一）建筑工程档案的概念

通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

（二）建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

二、建筑工程档案管理的存在问题

（一）管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

（二）管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。

（三）管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

（二）加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（三）优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。

四、各部门档案管理人员

（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

（三）各部门档案管理人员，要在档案形成的过程中经常检查档案，查看是否有发生错误的事，尤其是工程项目的资料，由于工程时间长，若不经常检查档案，完工后才发现有很多问题，那时要改则很不容易，一是因为当时经手的人员在完工时基本已经调动工作了，有的甚至已经离职了，二是经过时间那么长，很多情况都记得不是很清楚了，此时去补资料很有可能是造假的，所以在工程建设过程经常去检查档案，发现问题可及时进行改正，这样既能保证档案的真实性，又能保证档案的准确性。

第2篇

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。

2规范管理

建筑施工企业在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。

3信息化建设

企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。

档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。

4做好档案服务

档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。

5结束语

第3篇

摘要：随着我国建筑行业的快速发展，建筑市场竞争越来越激烈，建筑企业为了在激烈的市场竞争中占取一席之地，不得不提高自身的工程质量和管理水平。本文主要从我国国有建筑企业的档案管理的重要性以及当前国有建筑企业档案管理面临的问题及改进策略方面进行简要分析和论述。

关键词：国有建筑企业；档案管理；问题；措施 建筑企业档案管理随着科学技术和信息技术的快速发展也在不断地完善和更新。我国国有建筑企业一般工程项目巨大，项目的复杂程度高，其档案管理起来也相对困难，虽然在档案管理过程中采用了纤细的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影响使得当前国有建筑企业在档案管理中还存在较多的问题。为了有效解决档案管理中已经存在的问题以及面临的问题，应该首先认识到国有企业档案管理的重要性。

一、国有企业档案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要对工程质量进行评定，在评定过程中需要工程建设过程中的参考资料，而完整规范的建筑工程档案则可以为其提供需要的参考资料。由此可推断出建筑工程档案在建筑工程建设中的重要作用：1.在城市规划、建设和管理过程中，建筑工程档案能够为其提供相应的依据和参考，这样，相关单位就可以根据以往的城市建设经验，利用工程档案中的丰富资源，对城市进行高效、合理的规划和管理；2.竣工之后需要对工程进行维修管理、扩建和改建等工作，在此过程中相关人员可以依据规范而完善的建筑工程档案提供的充分资料和信息数据，对后续工程进行完善和管理；3.建筑工程质量的高低以及施工质量是否达到标准要求，都需要参照建筑工程档案，以工程档案对实际工程质量进行分析，一方面可以促使建筑工程整体质量的提升，另一个方面还可以在一定程度上提高工程项目建设的经济效益。因此，在整个建筑工程建设中加强和完善建筑工程档案管理工作是十分必要的。

二、国有企业档案管理的现状和面临的问题

（一）国有企业档案散、乱、缺、散

由于我国国有企业中的档案管理工作采用的是多头管理方式，原本具有连接性的档案却分布在不同地方，这样就导致档案资料的分散；目前我国国有企业的分公司在收集档案时，收集人员往往是固定在办公室中对工程档案进行收集的，由于其对建筑工程的施工流程等各方面实际情况不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企业在工程建设之前不进行适当的检验，工程竣工之后也不进行验收，而是将工程过程中一些散乱的资料分次移交给档案收集人员，从而导致档案收集散乱、不规范；有些档案收集人员的档案鉴定水平较低，在整理档案时缺乏相应的能力，使得管理的档案不集中，较分散。

（二） 国有企业档案管理的制度不够健全和完善

国有企业档案管理是企业管理的重要组成部分，为了确保档案管理与企业管理水平协调一致，档案管理过程中应该采用信息化的管理方式，管理人员应该树立新的管理观念，采用新的管理体制，这样才能提高企业档案的管理水平和管理效率。然而，当前国有企业的档案管理人员仍然没有摆脱守旧的管理思想，在实际管理中不能将档案管理工作融入到企业所有部门中去，相应的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人员设备不足

国有企业档案管理过程中热暖设备不足问题是一个较为普遍的问题，现行的工程档案管理体制是由三个层次组成的，分别是：总公司档案管理部门、分公司档案管理部门和工程项目部资料室。其中总公司档案管理部门和分公司档案管理部门人员配备的较少，相应的设备也较为陈旧，甚至有些单位出现档案库房不足的问题，这将会在很大程度上影响档案管理的安全性。工程项目部虽然配备了充足的人员，但是专业的资料管理人员却几乎没有，相应的专业设备也甚是缺乏，这就可能导致一些重要的档案资料丢失或毁灭。

（四） 档案质量差

国有建筑企业档案管理一般是有严格的质量规定的，但是就目前的实际情况来说，很多档案质量并没有达到规定质量的要求，甚至还有相当大的差距。例如，有的项目部为图一时的简单，在填写原始资料时偷工减料，使得填写的资料不完整；有些归档的资料没有办理完备的法律手续；有些工程项目的档案资料与实际资料不符等。

三、国有企业档案管理的改进措施

（一）依法治档，不断加强国有企业档案管理

加强国有企业的档案管理工作，应从三个方面着手：首先，档案工作者应加强对档案工作的认识，深入学习和掌握国家关于档案的法律标准，经常与领导沟通，获得领导的理解和重视，而企业也用加强对档案工作的重视和领导，对档案管理的人员配置、设备配备等予以保证；其次，应不断提升档案工作者依法管理档案工作的能力，在加强自身法律法规培训和学习的同时，加强档案管理工作队伍的建设；再者，建立完善的企业档案管理制度，结合企业的实际情况，对档案管理工作加强考核，从企业基层中贯彻落实依法治档。

（二）建立对国有企业档案损失责任追究制度

建立国有企业档案损失责任追求制度，实质上就是针对国有企业档案的重要性，在加强档案管理工作的同时，重视档案管理对公司各项建设的服务，全方位完善企业档案的管理工作。在完善综合档案室制度的过程中，向下属公司推行二级档案管理制度，通过在综合档案室实行年检考核制度，而在二级档案管理制度部门实行年度考核，这样，便可以及时发现档案中存在的问题并及时采取措施对问题加以解决。

（三）不断强化建档工作是档案管理的基础

针对目前国有企业档案管理中的“散”、“乱”、“缺”问题，应该采取相应的解决措施，针对“散”的问题可以采用“收”的方法，通过构建档案管理机构对现有档案和新建档案进行接收和保管；针对“乱”的问题可以通过聘用档案管理专业技术人员对国有企业信息资源进行整合和整理，可以称之为“整”的方法；针对“缺”的问题，可以采用“查”的方式对问题加以解决，具体做法是由相关档案管理负责行业档案的收集、整理、鉴定的指导工作，然后相关单位做好档案移接工作，相互之间明确责任。

（四） 提高档案质量

档案质量的提高可以从三个方面着手，首先是项目经理的档案质量提高的意识，其次是建立健全相应的规章制度，最后是加强档案管理过程的监督。在档案管理工作中，项目经理的主要责任是组织、协调和管理各部门的工作，由此项目经济的档案质量意识的提高是非常关键的；工程档案管理作为一个动态的管理过程，仅仅依靠单个部门或者个人是不可能对这一过程进行全面管理，必须建立建立健全相应的工作制度和加强档案管理的全过程监督，保证全过程档案的连续性和完整性。

结语：总而言之，国有建筑企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在实际管理工作中，档案工作者必须认识到档案管理的重要性，及时发现档案管理中已经存在和即将面临的问题，并针对这些问题及时采取相应的解决策略和方法。

参考文献：

[1]陈姗姗.论档案管理在建筑企业的作用及管理策略[J]. 企业家天地(理论版). 2011(03)

第4篇

关键词：档案；创新；管理；对策

一、前言

近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。

二、基建档案管理工作中存在的问题

1.基建档案归档不及时

按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。

2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高

档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。

3.归档文件质量有待提高

移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。

三、出现上述问题的原因

1.施工单位对档案归档工作重视程度不够

（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。

2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱

现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。

3.缺少复合型档案管理人才

资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。

四、做好基建档案管理工作的方法

1.企业重视档案管理工作

目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。

2.建立健全制度建设

健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。

3.创新档案管理模式

在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。

五、结束语

综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。

作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司

参考文献:

第5篇

1工程项目档案的特点

工程项目的独特性、整体性、多方参与性、周期性、动态性等特点，决定了工程项目档案具有专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点。

1.1专业性强

每一项工程项目都有自身的独特性，需要与之适应的专业的参与，因而是一项专业性和技术性很强的工作。就铁路建设项目而言，其涉及的专业技术活动主要是建筑施工活动，整个项目涉及勘察、设计、基建、科研、设备安装等活动。因而，项目文档作为项目建设开展的记录材料，相应地具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。

1.2成套性强

成套性是工程项目档案的重要特点，因而在项目文档的收集整理中要力求做到齐全完整。工程项目档案的成套性特点是由建设项目的整体性决定的。对于一个具体的建设项目而言，项目从最初的立项、审批、招投标到设计、施工、竣工，是一个完整的过程。项目文档真实地记录了这个过程，具有成套性。具体来说，项目文档包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工验收文件等一系列的材料，这一系列材料共同反映了建设项目的全貌。施工技术文件一般从部分到整体的按分项、分部、单位工程积累。施工企业在建设项目中主要作为施工方参与，在施工活动中本身也存在文档完整性管理的要求，同时所产生的施工文件也是项目文件总体的重要组成部分，应有效地做好施工技术文件的积累工作，从而保证施工文件本身乃至整个建设项目的成套性。

1.3形成分散

建设项目本身也是一个庞大的工程，涉及的单位和部门多，具有多方参与性，使得项目文档的形成具有分散性。这种建筑施工企业工程项目档案管理需求探析杨启燕（中国铁建股份有限公司档案馆）分散性体现在两个方面：一是项目文档形成于多方，如建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等；二是项目文档散存在各方的相关职能管理具体实施部门，如行政部门、计划财务部门、技术部门等。分散性特点对项目文档的管理是一个巨大的挑战，不仅要求参与方的文档专职人员做好本方的相关文档的收集整理工作，还要求承办方总揽全局，确保各方文档都符合要求。

1.4阶段性强

建设项目的时间跨度长，具有一定的生命周期，整个项目的开展包括施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段，从而在每一阶段都形成了大量的项目文档。因而，从宏观上看，建设项目文档具有阶段性的特点。只有在项目实施的每一阶段，有针对性地同步管理好项目文档，才能避免因建设项目周期长、项目文档数量大而导致的项目文档脱节、管理不到位的情况。此外，不同阶段的文档具有不同的特点，同时相互间又有密不可分的联系，这就需要对不同阶段的文档有针对性地进行整理分类，同时保持不同阶段的文档间的有机联系。

1.5变更频繁

建设项目从提出到开工、建设、试运行、验收，到之后的维护与拆除，一直处于动态之中。项目文档因项目的动态性而具有可变性。如在项目施工过程中，经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求；在项目使用和维护阶段，随着使用部门的需要及生产经营的转变，其所有权性质、结构等方面也有可能发生相应的变化，从而引起建设项目文档的变化。可变性是建设项目文档不同于其他文档的显著特征，只有保持项目文档与项目的同步变化，才能确保项目文档的准确与完整。

1.6种类多样

建设项目文档具有多样性的特点。首先，在载体上具有多样性。建设项目文档的载体，不仅有传统的纸质载体，还有感光材料、磁介质、光盘等。载体的多样性，使得项目文档呈现出纸质文件、图纸、照片、录音录像文件、缩微品、电子文件等多种形态。其次，在内容上具有多样性。建设项目文档反映了建设项目活动的开展，而建设项目的开展涉及到行政、财务、技术等部门，从而形成文书、会计、技术多类文档。建设项目文档的多样性，反映了项目文档管理工作的繁杂性。项目文档管理工作应注重对各种载体和各种内容文档的收集整理。

2传统建设项目文档管理方式存在的问题

由于建设项目文档的专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点，对建设项目文档的管理工作提出了较高的要求。然而，传统的项目文档管理方法是一种分散的、封闭的、静态的、手工的方法，存在很多问题，难以实现高质量的项目文档管理，这在一定程度上影响了项目的实施与维护。具体来说，传统的文档管理存在以下四个方面的问题。

2.1手工管理效率低下、准确性差

传统的项目文档管理工作都是采用手工方式，即文档形成、收集、整理、检索等工作都是单纯地由人工进行操作和管理，效率低下。然而，建设项目文档数量巨大，又受人、财、物方面的限制，这无疑是对建设项目文档管理工作的雪上加霜。即使配备充足的人、才、物，也无法从根本上改变传统文档管理工作的低效率状态，此外还有过分占用资源之嫌。建设项目施工文件的载体为纸质，在传统项目管理模式下完全由人工来填写，但文件形成与整理过程中因纸质、笔墨、计算、签名、报表顺序、保管等造成的错误时有发生，使施工文件的规范性和准确性受到影响。有的项目存在施工员或测量员等第一填表责任人不按照观测测量的现场记录进行填表，如分项工程验收评定表的数据与测量记录表数据不一致，而复核人与相关负责人不认真检查核对就随意签名过关的情况时有发生。同时一些建设项目，也发现存在施工与监理方有关责任人在施检表格签名栏代签冒签现象。个别施工单位人员还存在违规更改检测数据的情况，甚至还发现监理平行实验与抽检资料存在数据不准确的现象。

2.2项目文档收集不全

建设项目涉及的责任者众多，周期长，因而，项目文档工作无论是在横向的责任者维度上，还是纵向的时间维度上，都处于分散的状态，这在很大程度上造成了项目文档的收集不全。从横向来看，建设项目具有多方参与性，参与方资质不一，对于项目文档工作的意识水平也有高有低。有的参与方忙于项目建设，平时不注意工程资料的收集工作，到了工程结束后才应付竣工验收，造成文档的缺损；有的参与方对于应收集的文档没有明确的认识，对各种内容和各种载体的项目文档的收集不全不准确，造成文档的遗漏。从纵向上来看，建设项目不是一蹴而就的，项目从最初的提出到竣工，以及后期的维护，要经历一个漫长的过程，与之同时，项目文档工作也有了很长的时间跨度。在这个漫长的过程中，稍有疏忽，就会造成“空档”，导致项目文档的收集不全。

2.3文件管理滞后，文件变更不同步

工程实践中，施工文件编制多严重滞后于工程实际进度，没有做到同步编制归档，使施工文件的真实性难以保证。由于建设项目从开工到竣工验收的时间跨度比较长，施工单位从文件形成到汇总整理的时间跨度也大，施工文件长期散存在各施工单位手上，客观上存在各种利益考虑下施工文件散失或被篡改的可能，个别项目甚至发生过因为工程款纠纷，分包单位扣留应归档施工文件的情况。项目文档是项目建设的记录文本资料，只有保持与项目建设的一致性，才具有真实性、可追溯性，才能为日后维护企业的合法权益提供可靠的依据。然而，传统项目文档工作的封闭性导致的沟通不畅，却给项目文档的“真实性和可追溯性”带来了严重的影响。在项目施工过程中，经常会出现变更设计的情况，项目文档管理人员只是被动地接收和埋头整理，无法对建设项目的变更情况进行跟踪和检查，就无法了解项目的变更情况，不能及时对相关施工文件进行修改和补充，从而导致项目文档的“失真”，不能在关键时刻发挥应有的凭证和参考作用。

2.4项目文档不规范，质量管理难度大

建设项目的多方参与性与文档管理人员的业务水平不稳定性，导致了项目文档的不规范。多方参与，对于项目文档管理工作的协调性有较高要求。施工单位内部相关部门和人员相互间的沟通协调、衔接不够，使得各方对于项目建设文档管理的要求不一，影响了项目文档的规范性。建设项目的文档管理人员的稳定性与素质直接影响着项目文档管理工作的规范性。由于有的参与方的项目文档管理人员流动性大，或未设专职的文档管理人员，只是由兼职人员或在项目完工后临时抽调人员整理项目文档，这就无法保障项目文档管理人员的素质符合要求，从而造成项目文档的不规范。由于施工文件收集整理的工作量较大，各单位的人力投入相对不足，造成文件和施工进度不同步的现象，进一步使质量管理流程“施工自检工程报验监理复检质量认可”失去意义。资料整理的滞后势必又导致工程质量评定工作的进一步滞后，质量评定的二次填表与计算也增加了评定工作中的错误，质量评定的滞后反过来又影响了建设单位对施工质量进行及时的监控。铁路建设项目点多线长面广，无法依赖施工、监理或建设单位任何一方去实施全面的施工质量控制，而施工文件作为施工状况的真实记录与实际反映，应该成为施工质量控制非常重要而有效的管理工具，这部分文件在项目竣工验收后，还将长期成为项目后评价乃至应急抢险时最需要的档案依据与法律凭证。由此可见，传统的项目文档管理方法无法满足项目文档管理的需求，需要我们建立一种全新的视角，采用先进信息化技术来弥补其不足，针对项目文档的特点，有的放矢地做好相关的管理工作，为建设项目的开展和维护起到信息支撑的作用。

3建设项目档案管理需求

根据上述的问题分析，可见施工文件质量面临着诸多挑战。如果施工文件的形成和交换仍然停留在手工模式下，则数据准确性欠佳、孤立存储、施工文件与工程不同步、无法有效辅助项目分析管理的现状就无法改善，施工文件就会陷入为了编制而形成、为了验收而存档的困境。为了避免这些问题，施工单位项目档案管理应满足以下需求：高效智能的现场记录管理、项目文档全过程管理、项目文档动态化管理、项目文档规范化管理。

3.1高效智能的现场记录管理

施工原始记录是施工过程、施工工艺及施工质量控制情况的真实反映，由施工员在施工现场据实填记，不得追记补改，是质量保证与追溯的重要依据。然而由于资料员和兼职档案员所具有的档案管理专业知识有限，且工作量往往较大，其手工整理、著录等工作不够规范、准确，而且有可能面临科学、合理组卷、拟订案卷标题等挑战。利用项目文档管理系统代替资料员和兼职档案员做部分工作，将部分文档管理活动自动化、智能化，不仅可以提高工作效率，而且有助于提高文档管理的规范性和准确性。

3.2项目文档全过程管理

为保证施工文件质量的完整、准确、安全、有效，要求对施工文件进行全生命周期管理，即从文件及其数据的采集、形成到交换、归档实行全过程管理。对大量施工原始记录、质量检验、工程监理、验收评定等各方面的数据的处理，要能够实现对质量事故的记录与跟踪，类似事故报告、统计分析等均可通过网络直接进行，以便工作效率得到极大提高，保证质量管理。

3.3项目文档动态化管理

应用信息系统并不能自动解决所有问题，还必须建立在工程项目自身的全程动态管理基础上。按照国家建设项目文件归档质量控制要求，需要按照“三纳入”与“四同步”要求。从前端控制的角度，“三纳入”是指把建设项目文件材料的形成、积累和归档纳入领导工作议事日程和工作程序，纳入各项工作计划，纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。从全程管理的角度，“四同步”是指下达项目开工任务与提出施工文件材料要求同步，检查项目计划进度与检查施工文件材料的形成情况同步，验收、评定工程项目与验收、评定施工文件质量同步，工程款支付与档案部门出具归档情况证明材料同步。

3.4项目文档规范化管理

第6篇

摘要：笔者根据自己在建筑企业档案管理的亲身体验，就当前建企业档案管理中存在的普遍问题，针对性的提出了创新档案管理工作基本思路和基本原则（即整体性原则、服务性原则和社会化原则，）精辟的论证了建筑施工企业档案管理工作要有出路，就务必加强档案管理的观念创新、技术创新和知识创新。

本人在从业的国有建筑施工企业任办公室主任，企业的建筑档案管理为分管工作之一，在多年的实际工作和调查研究中发现，大多数建筑企业的档案管理工作存在诸多共性的问题，集中表现在档案归集不全面、队伍建设相对薄弱、信息化建与形势需要不配套设等方面，这些问题的存在，严重影响到企业档案为企业的持续发展及社会发展应有作用的发挥。

存在的问题和不足

一、管理的方式简陋粗糙。当前，多数国有建筑企业在档案管理的方式上，习惯于微观管理为主，而宏观管理相对薄弱，对管理对象及行业的复杂性、多样性缺乏足够的认识；在工作重点上，对新领域档案工作研究不够；在管理手段上，习惯于使用行政手段，而较少使用法制手段、经济手段；在管理体制上，不能适应社会多元化的要求，上下衔接，内外沟通的工作机制有待于进一步促进形成。由于管理上的被动，造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，使档案室成为各类档案资料的“仓库”，档案人员成为“仓库保管员”。

二、档案管理队伍薄弱。当前社会，任何管理队伍建设的其重心不在于人数，在于其知识结构，对于档案管理是同样的道理。通过对系统内兄弟单位的了解和统计，当前国有建筑施工企业档案队伍在队伍人数上或多或少，在知识结构上则参差不齐，普遍存在“三多三少”现象，即：档案专业人员多，其他专业人员少；一般管理人员多，深层次管理人员少；工作型人员多，创新型人员少。因此，如何以新的观念和新的方式，全方位发掘、选择、培养档案人才，建立档案人才库，并不断采用新的模式，为企业档案工作的创新提供知识支持，已成为建筑施工企业档案工作亟待解决的问题。

三、档案信息服务落后。档案管理是信息开发利用的基础，信息资源的开发和利用是档案管理的最终目的。档案的生命在于应用，而目前国有建筑施工企业档案工作在提供各类信息利用与服务方面，无论是案卷检索的方便性、材料编研的针对性、信息传递的快捷性、服务手段的多样性或服务的主动性、协作性等方面均存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作，有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步。由此可见，国有建筑施工企业档案工作的服务水平与信息化管理的要求差距较大。

国有建筑施工企业档案工作创新

一、创新档案工作的几项原则。同志指出：“创新是民族进步的灵魂。”建筑施工企业档案工作的根本出路也在于创新。创新，就应该准确把握创新的基本原则，真正做到档案工作既能够紧密结合现实情况，又能够符合时展的必然趋势。

1、整体性原则。建筑施工企业档案工作的创新，必须紧紧围绕企业改革、发展、稳定这个大局来展开，要把研究档案工作自身的形成、生长、发展规律置于企业改革、发展、稳定之中，要在服从和服务于企业改革、发展、稳定之中寻求档案工作自身的创新与突破，并着力解决企业急需的热点、疑点、难点问题。只有这样，企业档案工作才能在创新中赢得主动，争取支持，提高地位，实现发展。否则就难免陷入“孤芳自赏”的尴尬境地，甚至偏离创新的方向。

2、服务性原则。服务于企业建设是建筑施工企业档案工作永恒的主题。当前，我国已经加入WTO，企业面临着优化现代企业制度、调整生产经营结构、开拓国内外市场、加强新时期党建和思想政治工作、强化民主管理职能等一系列重大而深层次的问题，这既是对建筑施工企业档案工作提出的严峻课题，也是建筑施工企业档案工作创新的极好机遇。因此，建筑施工企业档案工作只有牢固树立主动服务的意识，发挥“鉴古喻今”的不可替代的作用，为企业的中心工作及时提供能够促进企业可持续发展的各种信息，才能寻求自身的定位与发展。

3、社会化原则。建筑施工企业档案工作的基本功能，不仅包括法定的职能，而且还包括相关的社会功效。随着知识信息社会的到来，社会进步进程的加快。

无论是社会、企事业单位，还是个体，都对信息资源有大量的、全方位的需求。建筑施工企业档案工作作为整个社会信息资源的组成部分，就应该从原有的封闭状态中走出来，在不违背保密、保管期限等前提下调整服务思路，建立新的优质服务体系，采用有偿或无偿相结合的办法，向整个社会、单位及个体使用者开放，从而使建筑施工企业档案在推进社会进步中发挥重要作用。

二、国有建筑施工企业档案工作创新的途径。建筑施工企业的档案工作创新重点应从以下几个方面下功夫。

1、前提是创新观念。长期以来，国有建筑施工企业档案工作在实践中创造和积累了许多好的经验和方法，收到了应有的效果。但也要看到，在新的历史时期，确有一部分经验陈旧过时了，需要改革，需要创新。人的意识决定了行动。没有观念创新这个前提，档案管理工作创新都会成为空谈。

世界在变化，我们的思想也要随之变化。如不破除“按部就班”“照章办事”的旧观念，就难以有所作为。因此，档案人员要不断解放思想，做到“不唯上、不唯书”，敢于在实践中抓住新机遇，探索新途径。要积极吸收当今世界上先进的管理经验，真正走出一条适合自身发展的新路子。概括地讲，国有建筑施工企业档案工作要从过去传统的封闭型和半封闭型向开放型、社会化转变，要从计划经济体制下的手工作业型向市场经济条件下的现代化管理型转变，同时，还要对现存的档案理论进行大胆改革。只有在观念上不断更新并在实践中大胆创新，才能赢得建筑施工企业档案工作的主动权。

第7篇

摘 要 众所周知，企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。

关键词 工程企业 档案管理 地位意义

一、工程企业档案管理的重要地位与意义

一般的档案管理，通常情况下，人们比较清晰，对其重要性的认识也基本上形成了一致的共识。但是，在工程管理档案管理的问题上，许多人的认识还是模糊不清的，甚至是步入歧途的错误认识，需要有一个拨乱反正的过程。

1.工程档案是一种重要的信息资源。作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

2.工程档案的管理模式是在实践中自然发展的。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要

3.不可忽视工程档案管理与一般档案管理规则的共同规则。工程档案管理不同于一般的档案管理，有自身独特的一整套制度、规则、办法，二者是不能混为一谈的。但是同时也必须看到，工程档案与一般的档案管理之间并不存在不能逾越的一条鸿沟，二者之间是相通的。工程档案是一般档案的组成部分，是包含与反包含的关系。比如，大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

上述情形，在一般档案管理过程中出现是正常的，不足为怪，实际上，在工程档案管理过程中，同样也会出现类似的问题和矛盾，以至于常常影响企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。

二、努力建立现代新兴的工程档案管理理念

这是一个讨论了很长时间的命题。以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

1.档案事业管理是指对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。有必要了解其中的主要内容，如：根据本国的社会制度确定档案事业管理原则和档案事业管理体制；依据国家的法律和政策，制订档案法规和档案工作方针、政策；调查统计档案事业发展状况，制订长期和短期规划，并组织实施；按照档案法律、行政法规、规章，对档案馆和档案室的档案管理工作进行监督、检查和指导等等。

2.熟悉工程企业档案管理的基本模式。档案管理模式包扩集中统一管理和分散管理两种。按照集中程度又可分为三种：档案集中统一、档案分级管理、档案分散管理。

三、致力于完善工程档案管理的相应措施

1.探索区域性档案管理中心的管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。

2.完善企业工程档案内容制度的修订。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。

3.加强对工程档案工作进行考核评估。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面考虑：一是借助主管部门执行力，定期考核。二是中介机构测评制度；三是个人监督制度要到位。

参考文献：

第8篇

关键词:建筑设计企业;档案管理;问题;策略

中图分类号：G353.11文献标识码：A 文章编号：

引言

在建筑设计企业，科技档案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，档案管理员要按照归档制度的规定及时收集应归档的资料，做到即收即归，保持其档案的完整性和准确性; 其次，在科技档案的收集，整理，分类，编目中对其已归档的档案应该进行再次开发，最大化挖掘这些成果的内在价值，并对已归档的档案资源进行再次利用，即按用户要求及时准确的提供所需要的服务。笔者在档案管理工作中，将其中有价值的科技资料充分提供给所需用户加以利用，从而实现了档案资源的潜在效能，使其体现出更多的价值，并逐步实现了档案管理与开发利用的良性循环。

1.建筑设计档案管理工作的特点

建筑工程设计档案是按照基本建筑程序逐渐形成的，有着以下特点：

1.1工程设计形成的文件材料和载体是多样化的，档案资料内容主要为设计过程中的文字、图片、电子数据，文件材料有手抄件、打印件、复印传真件。建筑设计是一个完整的建筑设计工程过程，这个过程产生全部档案资料是与建筑工程设计密不可分的。在建筑设计过程中，每一个阶段形成的文件材料是与专业技术直接相关的，是专业活动的记录，文件资料具有本专业特点又相互紧密相联。

1.2建筑设计过程中，根据不同的设计阶段所整编的设计档案，如在设计前期的设计任务书、设计合同、设计条件及要求、自然条件勘察报告；设计过程有阶段性图纸：规划设计图纸、方案设计图纸、初步设计图纸、施工图设计图纸、竣工图图纸，资料有：结构计算书、工程概预算书、各个阶段报审的上级单位批文、图纸审查意见及回复、设计质量记录等档案。建筑设计项目的建设过程，受工程性质，重要程度，工程规模大小，建筑设计技术复杂程度，经济状况，政策导向等因素的影响，其周期长短不同。

2. 建筑设计企业档案管理的主要内容

科技档案的管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作，它包括收集，整理，鉴定，保留，统计和提供利用等多项内容。

2.1 项目档案管理

对于企业而言，项目档案直接记录着该企业相关项目的具体设计过程，也是设计人员具体研究活动和实际探索过程的真实记载，从项目的立项、方案设计、初步设计、施工图设计、施工配合等多方面的技术资料，如图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、光盘等进行管理，具有专业性、成套性、阶段性、更改性和纪实性。

2.2 项目文书管理

建筑设计企业的项目文书主要涉及该企业的科研活动记录，这部分科技档案主要记录和存储建筑设计项目的整个过程及相关经验，涵盖了一个项目的立项、阶段性总结、以及课题、成果管理等技术资料信息，是企业发展过程中的重要见证资料。

2.3 项目成果管理

项目成果指的是建筑设计部门成果的汇总、成果的相关统计查询、设计人员的获奖专利以及技术转让协议等。

3. 科技档案管理存在的主要问题

笔者在日常档案管理工作中发现，一些传统的档案管理模式已经不利于档案资源的综合开发和利用，在向设计人员提供档案的再次利用过程中往往会发现一些亟待解决问题。

3.1 重收集，轻归档

对于建筑设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的原件，导致一些重要的技术文件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值。

3.2 重管理，轻建设

库存的科技档案是建筑设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保障档案资源的完整性及系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保障归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。不能更好地发挥再次利用的作用。

3.3 重保存，轻选择

由于建筑设计企业行业的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与建筑项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目没有整体观念，无法选择应该入库保存的档案资源及归档成果的最终性。从而容易导致一部分重要科技档案没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。或者同一阶段的成果出现多个版本，不能保障再档案利用的准确性。

4.加强建筑设计企业科技档案管理的对策

4.1 提升科技档案管理的科学水平

建筑设计部门项目档案的产生是与一个具体项目的执行流程息息相关的，随着一个项目的进行，在不同的阶段会生成不同的文件，因此档案管理人员只有通过跟踪该项目的全部过程，才能够把项目从立项到验收过程中获得研究活动的情况收集完整。建筑设计部门的项目档案是设计的软成果，在项目竣工之后，项目档案是绩效评估的重要依据和前提，所以提升档案管理的科学化水平就显得至关重要。应该将项目档案作为整个项目管理不可或缺的一个有机组成部分，通过设置专门的专职管理岗位、配备专业的人力资源进行管理，以提升其科学文化水平。应该将项目档案的管理视为企业管理的重要内容，只有在管理中引入科学而高效的方法，结合实际积极创新，才能最终保证项目整体的综合效益。

4.2 提高科技档案管理人员综合素质

要实现科技档案的科学管理，人力资源的综合素质是一个重要因素，只有高素质的档案管理人员才能够适应科技档案的可持续发展。因此，科技档案管理的领导者应积极提升管理人员的专业素质和综合素质，一方面，积极建立学习型团队，结合实际通过各类培训方式提升科技档案管理人员的整体素质，使他们适应科技档案现代化管理的需求; 另一方面，还要积极组织科技档案人员不定期到外面参加本专业的技术学习、多与同行企业就档案管理工作方面的工作进行技术交流，开阔他们的视野，鼓励他们把培训与自学的方式结合起来，不断提升自身业务素质。

4.3 完善项目档案管理机制

为使档案管理适应企业发展需要，就必须通过完善项目档案管理机制来持续提升档案的管理质量水平。客观地讲，当前不少部门的档案管理监督机制和责任机制还远远没有构建起来，难以形成对档案管理者的严格约束，容易导致科学化管理水平下降，因此必须采用各种有效措施对档案管理机制进行合理调节。首先应抓住人的要素，通过构建档案管理责任制，使档案管理部门所有人员的岗位责任得到明确。其次应制定科学的档案管理流程，并组织监督其实施。为了尽可能提升档案管理水平，实现效益的最大化，就必须构建完整的管理机制对档案形成和开发利用的全周期进行科学管理，从而保证其有效使用率。

5.结语

在建筑设计企业，科技档案的收集及管理工作是十分重要的，档案管理做好了，可以最大限度地挖掘该企业的科技资源，并将它们转化为现实的生产力，提升该企业的核心竞争力，从而逐步构建具有较强科技实力的技术文档与数据资源; 此外，通过开发利用建筑设计企业的档案信息资源，还能够促进和发挥该企业科技成果的经济效益，使科研成果的保护力度与开发利用程度均得到有效的提高。

参考文献：

[1] 秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].商品与质量：学术观察，2011（9）

[2]郭美孝.建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.

第9篇

【关键词】档案管理；信息化；体系

信息时代的到来，使人们的工作和生活越来越依赖信息的获取，档案作为历史信息的主要来源，越来越引起人们的重视，档案信息载体也随着时代的现代化进程，发生了深刻变化，从过去单纯纸质、实物存档方式发展到现今多种载体存档，特别档案信息数字化使档案存储电子化、档案检索自动化、档案利用网络化、档案管理现代化成为现实，极大地推动了企业档案事业的发展。

平煤神马建工集团土建处成立于1957年，是国家一级总承包企业，拥有各类专业技术人才600多人，其中高级职称180多人，国家一级注册建造师、造价师等各类注册人员50多名，持证项目经理80多名，施工设备500多套，拥有豫西南最大的钢结构公司和混凝土公司，具备年施工30亿元规模的能力，综合实力连续两年位列全国煤炭系统建筑施工企业第一名。先后建设了平顶山矿区30余对大中型矿井，10余座大型选煤厂，6座焦化项目的地面生产建筑，承建了平顶山市行政服务综合楼、内蒙神华煤制烯烃项目、内蒙王家塔洗煤厂、新疆八一钢铁、内蒙神木洗煤厂、中平能化尼龙化工公司精己二酸、郑州海联大厦、郑州山顶地产御鑫城、郑州富士康公寓、济源豫光金铅等一大批项目。目前，工程项目遍布内蒙、山西、陕西、新疆、宁夏、山东等地。并与神华集团、北京华宇工程有限公司、中煤国际武汉设计研究院、天津大地工程技术有限公司、新疆八一钢铁、河南济源豫光金铅等大客户结成战略合作伙伴关系。

一、我国企业档案数字化建设的现状

随着我国社会主义市场经济的发展，企业面临着激烈的市场竞争，人们的工作生活节奏加快，通过各种渠道快速获取所需信息成为企业生产经营和人们工作生活中的重要内容，电视、广播、网络、报刊、通讯等各种传媒为社会各界快速传递信息，受到人们的广泛关注，但是作为信息记载媒介之一的档案信息却没有得到应有的关注，这是档案的性质所决定的。由于它保存的是“历史”信息，是“完成时”而不是“现在时”，需求迫切程度有限，不能直接为企业创造经济效益，因此造成在一些企业得不到领导的充分重视。在某些领导心目中，档案数字化建设不如生产经营重要，不如办公自动化（OA）重要，是件可以等可以拖的事，因此造成企业档案数字化建设经费不足，硬件设施落后，高素质档案人才匮乏，档案人员知识结构陈旧的现象普遍存在。企业档案数字化建设远落后于政府、事业单位档案的数字化建设进程。

根据目前我国大多数企业档案数字化建设的发展现状，笔者认为急需解决的问题有以下几点：

（一） 解决企业领导对档案数字化建设认识不足的问题

为使企业领导充分重视档案数字化建设工作，档案人员首先要转变观念，加强学习，提高素质，了解档案数字化建设的先进之处，做到不闭关自守，主动出击，利用传统档案管理的不足之处和当前建设现代化企业的要求，向企业管理层宣传档案数字化建设的重要性和紧迫性，只有实现了企业领导对档案数字化建设工作观念的转变，才能得到领导对我们工作的充分理解和支持，才能使档案数字化建设在资金和硬件设施等方面获得保障。

（二） 解决企业档案信息化建设滞后问题

企业档案信息化建设由于种种客观原因，往往滞后于企业其他信息化建设水平，企业愿意自己办刊物，办网站，却总是在档案数字化建设问题上止步不前，档案管理部门要想尽快实现档案管理现代化，就必须开动脑筋想办法，寻找机会推动这项工作的开展。

（三） 解决企业档案数字化建设中标准化问题

我国企业档案管理工作基本上还处于各自为政的状态，档案管理规范各不相同，严重影响企业档案数字化建设的整体水平。由于档案数字化存储格式标准不统一，档案管理软件缺乏规范，硬件设施参差不齐，网络架构的自成一体等原因，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了企业档案数字化建设的发展。有的企业在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响企业对档案数字化建设的信心。

二、档案信息化管理的主要内容

档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括：

（一） 档案资源技术信息化。

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，档案资源信息化将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。由此可见，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案信息化管理的核心内容，其主要内容包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

（二）管理人员素质现代化。

信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。