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当前音像档案管理的不足之处
技术落后造成资料缺损。传统音像档案以模拟信号存储在录像带上，使用寿命一般在20年左右，对保存环境的温湿条件要求极高。由于重视程度、资金等因素的限制，很多广电机构缺少必要的音像档案存储设备，没有防磁防潮设施；仓储库房里温湿度不能有效调控，造成磁带和录像变质、变色、发霉，导致音像档案声音、画面模糊，有些已无法使用。此外，音像档案资料在使用过程中，由于机器的接触磨损会造成信号不断衰减，使声音失真变形、图像抖动、有雪花波纹，视听质量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前国内音像档案的管理方式多种多样。很多广电机构的节目在播出后就存入库房，成为档案资料。有些广电机构设置专门档案资料室集中管理，随时形成随时入库；有些机构则是各下属频道频率每年度移交一次；还有一些机构的音像档案是由频道和个人分散保管。目前，国内仍有相当数量的广电机构音像档案未能进行集中统一管理，甚至没有制订基本的管理制度，对于收集的音像资料，一些机构缺少专业的编号、编目工作，这给音像档案的日常保管和后续使用造成很大麻烦。
人才不足制约工作开展。与管理制度落后相对应的是音像档案管理专业人才的缺乏。广电机构的人事工作，只注重编导、记者、主持人等业务骨干的引进，而忽视了对音像档案管理专业人才的招录培养。有的基层广电机构没有专门的档案管理岗位；有的机构音像档案管理作为二线岗位，主要人员由一线采编人员转岗担任，很少进行上岗培训，因而缺少音像档案编辑、研究、开发所必需的技术和素质。这些做法直接导致音像档案管理、开发人才的稀缺，制约音像档案管理工作的有效开展。
加强音像档案的规范化管理
广电机构加强音像档案规范化管理，既要重视存储介质、库房改造等硬件设备建设，又要建立专门的规章制度，改善软环境，缺一不可。
强化硬件：数字化存储+网络化传输。与传统介质相比，数字化技术简化了音像资料的存储、检索和使用，它把音像档案以数据信号的形态存储在媒介中，具有存储量大、安全性高、格式统一等优点，用户可以通过互联网随时随地调用档案信息。广电机构可以将节目管理作为建立统一管理平台的切入点，整合出节目流转的最佳工作流程方式，并由此实现资源共享，逐步实现数字化管理。
对于广播电视机构的生产运营来说，音像档案的信息化功能不能仅局限于资料的存储，更重要的是为电视节目的生产服务。电视媒体档案管理系统必须是一个能与节目制作网相关联、全面的网络管理体系。在节目的采编过程中，一方面可以在媒体音像档案管理系统上直接查阅音像档案，进行直观的节目采编；另一方面可以利用原有的计算机软件管理系统检索、调用所需数字节目素材。数字化存储和网络化传输，能提高业务部门的工作效率，有利于实现音像档案的价值增值。如英国 BBC 电视台在购买纪录片《故宫》后，将片中画面打散，按“门窗”“房柱”“庭院”等不同的主题分门别类，放在“艺术画廊”网站上销售，价格比成品节目高出数倍。
优化软件：制度建设+规范管理。当前，我国社会处于重大转型时期，音像档案管理工作也面临着法制化、规范化改革，因此，广电机构档案管理方式，必须尽快转变到以依法管理为主的轨道上来。2001年12月25日国务院了修改后的《音像制品管理条约》，这是建国以来专门针对音像制品制定的管理条约，是广电机构进行音像档案管理的法律依据。
各级广电机构必须从音像资料的收集整理、归档保管、统计鉴定等方面，建立严格的制度，防止珍贵档案遗失。档案管理部门要对音像档案的拍摄、收集、归档、保管、利用等制订统一的规范标准，根据实际情况，制订音像档案管理使用工作框架，使音像档案工作有规可依，对不按规定移交的单位和个人做出必要的处罚。
创新音像档案管理机制
建立动态管理机制。传统音像档案管理以储存为基本功能诉求，扮演的是仓库的角色。音像档案资料在各个台和频道分散管理，导致高额管理成本，并限制了珍贵资料的流动使用，难以达到资源共享，影响广播影视事业产业的长期发展。
随着“云”计算、视频流等新媒体技术发展，广播电视档案的多种经济价值、社会价值和战略资源价值越来越受到广电机构的重视。中央电视台原台长赵化勇认为“录像资料是取之不尽的金山，看你怎样去开发它”。怎样管理和使用好海量音像档案，建立以生产性、效益性为指导的动态管理机制，深入发掘音像档案资料的内在价值，形成广电媒体新的收益增长点，是广电机构档案管理部门工作的根本出发点。
建立科学管理机制。音像档案的科学化管理建立在统一的数字存储和网络平台之上。在软环境上，需要建设统一的编目标准和科学高效的管理规范，建立一整套完备的音像档案管理系统。
对于国内的广电机构来说，音像档案科学化管理不仅局限于资料存储，更重要的是为集团日常生产经营提供资源支撑，是内容生产的一个重要环节。音像档案管理系统跟全台网无缝连通，形成与节目制作网络相匹配的网络体系，理顺档案存储和使用流程，实现档案资料边际效益最大化。美国CNN新闻网就对拥有版权的音像资料进行科学化管理，实现了音像资料存储、管理、访问的数字网络化，音像档案资料的社会价值和经济价值被深入发掘。
建立集约管理机制。目前，社会化大生产已经成为广播影视产业发展的主要模式。随着产业分工不断深入，广电机构必须改革原本分散的档案管理模式，遵循音像档案管理的规律，完善音像档案管理体制机制。必须建立健全音像档案管理的长效机制，完善音像资料的收集、整理、编目、查询、使用等制度，确保音像档案完整收存、科学管理、合理利用，减少不必要的非生产性损失。采用统一平台、统一标准进行规范管理，优化音像资源配置，实现集约化管理。
实现音像档案资料的集约化管理，还要建立一支适应产业发展的高水平、专业化的管理人员梯队。广电机构设置专门的音像档案管理部门和岗位，通过上岗培训和继续教育，提高管理人员的业务水准，建立完善的招录、培训、上岗、考核机制，并通过多种方式提高档案管理人员素质。
（作者单位：杭州文广集团）
栏目责编：黎 莉
参考文献：
1.徐卫红：《对广播电视档案信息化建设的思考》，《上海档案》，2010（11）。
2.邹利群：《新形势下档案工作的难点及对策》，《湖北档案》，2007(07)。
【关键词】 科研档案；规范化；管理
一、实施科研档案规范化管理的必要性
1、科研档案管理现状已严重制约了档案资料价值的充分利用
由于历史原因及多种影响因素的制约，当前科研单位科研档案管理存在诸多问题，突出表现在：一是科研档案归档过程中，立卷不明确、分类不准确。二是信息化程度较低，管理手段单一，服务方式较落后。三是科研单位内部科研档案库藏条件较差，硬件设施不完备。四是管理人员素质不高，缺少专业知识培训。因此，必须改变现状，探求适应现实需要的科研档案管理与利用的规范化道路。
2、科研档案资料规范化管理是面对数字信息化建设的必然选择
当前，随着科学技术的飞速发展，社会信息化步伐加快，信息的数字化、网络化越来越普及，科研档案信息化管理成为档案事业发展的必然趋势。科研单位必须快速更新观念，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合科研单位科研档案信息化管理之路，把科研资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，努力提高档案信息化数据质量，迅速实现档案工作网络化，提高现代化管理水平。为利用者创造良好的条件，提高档案的利用率，更好地服务于经济建设。
二、科研档案规范化管理必须遵循的原则
1、要遵循有利于科研档案保管的原则
对科研档案进行准确系统地分类，有秩序地排列保管，以及正确地组卷、立卷、制卡等工作显得十分重要。为便于管理，在整理中还应注意把相关课题尽量集中立卷，与不同保管期限的档案尽量分开立卷。相关课题相对集中立卷，便于查找，不同保管期限分开立卷，有利于鉴定，这两者尽可能很好结合起来。
2、要遵循有利于科研档案保密的原则
科研档案资料是科研人员设计思想、技术方法和创造力的结晶，是科学技术储备的一种综合反映，是国家的资源情报，记载着许多实际的科学技术，甚至涉及国家的机密。因此，在整理科研档案时，应科学地确定其密级。在不影响有机联系的前提下，按有关规定，分别按秘密、机密、绝密加以区分，同时还要注意进行密级调整。整理工作的任何一道程序，一个环节，都应做到保密。
3、要遵循有利于科研档案提供利用的原则
科研档案收集、整理的最终目的是为了提供利用。因此，在整理档案资料时，还必须从方便利用来考虑，要进行正确的分类和排列，为迅速地提供利用创造良好的条件。除了制卡、编号、登账要简明科学外，还应使检索工具多样化。而后，编制出一套完整的、有规律的、系统的科研档案资料汇编，为更好地开发利用科研档案资料，创造必要的物质条件。
三、提高科研档案规范化管理水平的途径
1、加强对科研档案工作的领导，强化档案管理意识
科研档案工作离不开领导的关心和重视，领导对档案工作的态度对科研档案工作的发展是十分重要的。随着档案管理工作的不断深化，主管领导要从思想上高度重视科研档案的管理工作，既要抓好档案管理工作的组织体系，还要加强档案工作的领导、检查和考核，使科研档案的管理水平更加规范化、信息化、标准化。
2、建立完善的科研档案管理制度，确保档案管理规范
（1）严把原始科研资料归档质量关。科研档案是进行科研的重要依据，要搞好科研，必须有完整、准确的科研档案作为依据。如今的科研档案管理工作已不仅仅局限于科研材料整理、分类、保管的过程，而应列入研究课题、科研计划和成果管理的工作之中。科研档案工作者在各阶段都务必要保证形成科研文件材料的完整性、准确性，以此确保科研资料的收集及立卷及时、准确、真实、完整。
（2）建立健全档案资料管理机制。科研档案管理应以《科研档案资料管理条例》及其实施办法为基础，根据本单位的实际情况和具体要求，制定相应的档案管理实施细则，明确本单位档案的范围、归档的基本要求和基本内容、档案资料的移交与整理、保存与借阅制度，用完善科学的管理制度作指导，防止档案资料的流失与泄密，把各项基础工作落到实处。
(3) 重视科研档案的著录和编研。多年来，科研档案的管理方式一直是以对档案本身的管理及归档工作的管理为主，档案进入库房后基本上是被动地提供利用。开展编研工作，使科研档案转化为科研档案信息，变被动服务为主动服务，完善了档案管理职能，强化了科研档案部门的作用。另一方面，编研工作的过程相当于对库存的部分科研档案进行了一定程度的鉴定工作，让使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重视基础设施建设，改善科研档案馆藏条件，提升档案管理水平
科研单位应配建规模化的库房，增强档案馆的收藏能力，同时要具备现代化库房设施，保证收藏的档案资料存放符合保管要求，做到分门别类的、整齐、规范、保证室内空气、温度、湿度、满足要求，做好防火、防潮、防盗、防虫等各项保管工作，不断提高管理水平，为利用者方便快捷地查找档案资料创造条件。此外努力实现档案资料管理现代化，用数字化改变档案馆的传统服务功能，要在局域内部可实现档案信息、资料开发利用网络化，实现档案信息资源的共享，提高档案资料利用的管理水平。
4、加强档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平
【关键词】合同档案；规范化法
人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。
一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.
目前，高职的科研管理工作仅停留在要求项目开展与管理同时进行的状态，对科研材料的归档工作要求相对滞后。一个科研项目的完成历时较长(2至3年)，涉及范围广、参与人员多，涉及资料庞杂，造成科研档案材料形成周期长的现实，再加上项目的进展过程中形成的资料内容会发生一定的变化，档案材料的形成也就难以产生连续性，最终归档材料往往不够全面、不够完善。国务院的《科学技术档案工作条例》明确规定要“达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作与科研工作每个环节紧密结合起来的基础上，把科研档案的建档工作也与之紧密结合起来，走边研究、边管理工作、边建档三者协调发展的道路。具体为:确定项目负责人主持、立卷、归档责任为项目工作任务之一，发挥项目组在材料的形成、收集、立卷等档案工作中的主动性、积极性。及时完善科研档案收集整理工作，将科研活动每个阶段的文件资料都收集齐全。为促进工作开展，可在校内每年进行考核评比，对科研档案搞得好的项目组进行适当奖励，对档案质量未达标的项目限期整改甚至不予以结题、申报奖项。二是理顺好科研工作管理部门、高职学校档案管理部门、科研档案形成单位之间的工作关系，形成一个相互配合、相互渗透的联合体，明确各自工作职责任务，建立合理的归档秩序，提高归档质量和效率，保障科研档案的准确、完整、系统，最终使高职科研档案管理工作走上科学化、规范化道路。以威海职业学院为例，科研档案的管理工作就放在科研处这个科研管理部门进行，这样较好保证了科研档案归档的完整及时。
(二)实现科研档案的数字化管理，升级档案的交流传播方式与途径
科研档案的数字化发展是档案管理的必由之路，传统的档案交流方式与途径不再适应科研档案新的发展需求，高职院校由于起步较晚，对这一块的关注与投入力度不大，不过船小好掉头，为了尽可能地开发利用科研档案资源的潜在价值，必须进行数字网络平台建设，在不涉及知识产权的前提下，把传统纸质科研档案电子化，提供便捷途径，扩大受众范围，实现科研档案信息的网络化利用，这亦是大势所趋。数字网络平台不仅是传递信息的便利途径，而且也是良好服务渠道。将传统的查阅、外借、报道、展览、检索等利用数字网络平台来解决，最大限度地解决了科研档案信息资源的及时流通，传递最新科研动态，避免某一技术范畴的科研工作的重复进行，更好地服务于高职院校的科研工作。
(三)编研开发科研档案信息资源，在内部形成有效分享，避免科研资源的浪费与重复
一方面，对科研档案信息资源的开发利用是档案管理工作的拓展与深化。科研档案中一部分反映学院科研技术研究发展的现状与历史，具有纪录性质、凭证性，这是档案得以保存的一个理由，但是科研档案保存的更重要的原因却是因为它的利用价值，即成果性，成果性是科研档案开发利用的根本原因。另一方面，高职院校科研档案工作者在不违背知识产权法律法规情况下，可根据客观实际需要，利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的语言、新的体例汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案动态化，供全校科研工作者参考，以充分发挥高职科研档案在一定范围内的有效交流传递功能，从而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。
(四)深化服务形式，为科研成果及早转化成生产力构建桥梁
随着科技成果转让机制和技术市场的形成，高职科研档案所有权转让成为科研成果开发利用的重要方式。而目前，科技成果转化率不高，科技成果不能及时转化成生产力，原因之一就是科技供求信息不畅。高职院校档案工作者要结合学校科研特点，积极参与技术市场和信息市场活动，促进与社会的横向经济联系及经济技术交流。在建立有效的检索系统、做好科研档案的著录基础上对档案中科研成果涉及的先进技术、工艺方法、新发现等以目录、简介、文摘等形式，定期或不定期向社会相关部门、企业进行交流报道。并配合学院为技术咨询、转让、成果开发等提供必要的档案材料，及时为供给者与需求者架起桥梁，更好地推动科技成果转化。
(五)结语
关键词：食品安全；监管档案；规范化；管理；对策
中图分类号：C93文献标识码： A
一、食品安全监管档案规范化管理的内涵及意义
1、食品安全监管档案规范化管理内涵
在了解食品安全监管档案规范化管理内在之前，我们必需要明确食品安全监管档案管理的深刻内在。食品安全监管档案指的是我国实施食品安全监管的有关负责单位，在实行其监管职能的进程中所构成的一系列的文字和声像等记录资料。这些文字和影响资料真实反映了全部食品监管进程和食物安全状况，是总结上一阶段食品安全监管状况，施行下一阶段食品安全监管作业的重要依据。规范化管理指的是档案记载要完好、全面，不能望文生义、不能存在模糊不清的记载，要保证所记载的各项信息的精确真实，要保证档案中各项记载的完好性和全面性，要详细反映平常监管作业的真实状况。
2、食品安全监管档案规范化管理的作用
档案规范化管理的施行，可以保证档案中所记载的各项信息的真实，可以保证将食品安全隐患消灭在未然状态，也可以保证在食品安全事件发生的第一时间对相关单位进行处理，防止事态扩大化。同时，档案规范化管理的施行，可以让社会民众及时了解有关食品企业的信息，有利于发挥社会民众的监督效果，保证食品安全监管作业的顺畅施行。可以稳步推进食品监管作业的推行。
二、我国目前食品安全的现状及影响
1、我国目前食品安全问题的现状
近年来，我国接二连三的爆出社会食品安全问题。“苏丹红辣酱”、“红心鸭蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接连发生，已严重地危害了广大民众的身体健康和生命安全。2008年发生的国家驰名品牌、免检产品“三鹿婴幼儿奶粉事件”更是让世人震惊。有网友无奈的嘲笑“中国人是要把元素周期表吃个遍啊”。据国家有关部门对水果、大米、婴幼儿配方乳粉、水产品、蔬菜、鲜肉等10种关乎百姓日常生活的食品的检测，发现不合格率接近10%。导致食品不合格的因素很多，有些因素直接威胁到我国的食品安全。如：食品添加剂不符合规定、成分含量不符合要求；卫生指标不合格、包装类食品标签不规范、水产品重金属超标问题比较严重。
2、目前食品安全问题对我国的影响
食品安全问题直接影响着我国公民的生命和健康安全。食品安全是人类生存和发展的基础，关系到每个食品消费者的切身利益和社会的稳定，是关系到我国国计民生的一件大事。近年来，我国食品安全事故不断曝光，食品安全问题愈演愈烈，严重影响了我国公民的生命健康，降低了广大消费者对食品安全的信任程度，已经成为每个消费者的“心头大患”。同时，食品安全问题也对我国食品产业的发展造成了重大阻碍。不仅我国的公民对于食品行业的信任度降低，而且国外的许多国家也加强了对中国出口食品的检测，一些国家和地区甚至禁止进口中国食品。这给我国造成了巨大的经济损失，破坏了我国食品制造业在国际市场上的信誉和形象。
三、加强食品安全监管档案规范化管理的具体对策
1、加大宣传力度，为规范化管理营造积极良好的氛围
当时，在食品安全监管档案的管理工作中，存在这样一种表象，即工作人员对档案的认识不深入，对档案管理的重要性认识不足，因而，在食品安全监管档案管理工作中对各种资料的搜集和整理等不够认真负责，使得档案归档内容不一致，归档方式不一致，而且由于不注意保管，使得档案遗失和损坏表象严重。因而，必需要加大宣扬。能够通过当地的各种平面新闻媒体和电视新闻媒体进行宣传，为食品安全监管档案的规范化管理创造良好的言论氛围和条件，加大对档案管理中典型的宣传，让食品安全监管部门的管理人员和职工充分认识施行规范化管理的重要性。这样一来，就能强化有关人员对档案管理工作的认识，让他们自觉遵守档案管理有关规定。
2、实施一户一档，为规范化管理奠定基础
食品安全监管部门肩负着对一切食品出产商和运营商施行监管的重任，为了保证每个出产商、运营商都归入到管辖的范围以内，对其施行直接监督，也为了响应规范化的管理模式，必需要施行一户一档。其指的是将每一个拥有行政许可的单位作为一户。将该户的监督次数、结果、投诉等资料进行汇总，构成独立的案卷目录。这样便于随时了解食品出产和运营商的实践运营状况，便于为其监督提供有针对性的材料。可以保证食品安全监管档案的统一和完整，是施行规范化管理极为要害的一步。
3、对监管档案文书进行统一印制，保证档案规范化
为了防止部门档案管理的紊乱，要印制统一的档案文书，并明确文档内容，让各监管部分依照统一的文书进行档案记载。因而，应该依照我国现有的食品安全法和许可管理办法以及各种检查规定等的法律法规需求，拟定有针对性的档案管理办法，包含食品生产加工企业的分类普查档案表和巡检记载表，包含食物生产公司的安全承诺书等。并需求相关食品企业仔细填写这些表格和档案文书，然后由监管部门做好存档处理，保证食品安全监管有据可依、有迹可查。
4、明确档案内容，确保档案完整统一
为了让食品安全监管档案更统一和完整，应该对档案的内容进行明确规定，规定每份档案都要包含以下内容：各公司的食物生产或运营许可证的复印件、各公司的营业执照复印件等各种基本证件。还要包含日常安全监管部门的普查和记录情况，包含平常检查的有关文书资料和处理资料，以及各种举报资料、违法乱纪资料等。要将这些资料具体的记录到档案内，才能够保证档案的完好和统一。
5、明确档案归档程序，提高其管理质量
在食品安全监管部门的档案管理工作中，还存在部分监管人员不能够依照归档程序进行一致归档的做法，影响了档案标准化管理。因而，必须要进一步清晰档案归档程序，对档案管理人员进行培训，让他们把握准确的归档程序。督促他们在实际的工作中依照程序进行操作。要坚持以下程序：初步了解公司信息――填写公司食品安全情况普查表――填写日常巡检登记表（假如发现有食品质量问题，要下达有关的责令改正通知）――填写复查登记确认表（如没有质量问题，则无需填写复查表）。这是档案归档的一般程序，假如在监管部门的实践监管工作中呈现了涉及重大问题的安全问题，要编撰相应的质量监督重要情况报告上报上级有关部门，并督促公司自查，然后还要仔细填写各公司质量安全主体职责核查情况表。要确保归档程序的规范，提高归档质量。
6、提高档案管理人员的职业素养。
职业素养是档案管理人员必须具备的基本素质之一，所谓的职业素质更多的是指职业精神。对档案管理人员来说，必须要对档案管理工作保持高度的热忱，只有这样，才能全身心的投入到工作中。为了培养档案管理人员的职业精神，应该做到以下几个方面：
6.1应该引导档案管理人员正确认识档案管理工作
档案管理工作有其特殊性，长年累月的工作会让很多档案管理人员丧失工作的热情，在工作岗位上产生松懈心理，会呈现工作不积极，不愿意积极学习档案管理新知识的情况。为了克服这一现状，要加强宣传和培训，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性，让他们清醒认知本身所从事的工作对全社会的重要意义，让他们建立高度的责任感和使命感，从而鼓励他们认真对待本身工作，不断加强自身学习。
6.2加强教育
要经常对档案管理人员进行职业精神教育，让他们树立爱岗敬业的精神，在自己的岗位上脚踏实地的工作、仔仔细细的做事。此外，应该充分发挥模范带头作用，要在档案管理人员中积极寻觅先进个人，以其崇高的职业情操感染其他档案管理人员，在档案管理部门构成互助互学的良好氛围，努力提高档案管理人员的职业精力层次。
结束语
食品安全一直是心系我国民众的大事，特别是近些年，随着毒饺子事件和红心鸭蛋等突发食品安全事件的爆发，在社会上造成了极其恶劣的影响，严重扰乱了正常的社会秩序，给社会民众造成了精神和身体上的双重伤害。因此，必须要注重食品安全监管档案的管理，克服当前档案管理中存在的不足，实现其规范化管理，为食品安全工作打下坚实的基础。
参考文献
[1]胡占坤.浅析我国食品安全的监管问题[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2014,06:156-158.
[2]孙琰.食品安全监管档案的规范化管理探析[J].办公室业务,2014,05:173-174.
[关键词]房产档案 规范化管理 管理措施
中图分类号：F293.3；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房产档案的范围与特殊性
1.房地产企业档案的范围
房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。
2.房地产企业档案的特殊性
首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。
其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。
最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。
二、地产档案规范化管理的必然性
加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。
加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。
加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。
三、房地产企业档案的规范化管理
1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为
加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。
2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节
流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。
3.明确职责和分工，保证工作质量
所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质
加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。
5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平
质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。
总之，房地产企业档案工作的规范化管理不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业领导的重视，还需要企业全员的参与、支持，更需要档案人员的不懈努力和付出。
参考文献
一、一标单位在6月底前完成复查准备工作，7月迎接区档案局检查，市档案局检查的具体时间将由市档案局决定后，档案局电话通知各单位。
二、二标和三标单位在8月底前完成复查准备工作，9月迎接区档案局检查，年底迎接市档案局检查。
三、被纳入检查范围的行业主管部门以及有下属机构被纳入检查范围的主管部门，要依法履行《档案法》所赋予的法律责任，加强对所属机构及本系统档案工作的领导和监督、指导。主管部门在8月底前（一标单位在6月底前）安排时间对其所属机构开展档案监督指导、业务培训、组织评比及复查预检工作，并将检查指导记录、通知、简报、通报等文字依据于8月底前（一标单位在6月底前）报送档案局，该文字依据将同时纳入该单位的档案规范化管理复查、行政执法检查及2013年年度绩效考核内容。
1、凡是达三标的单位，下属单位必须全部建档；达二标的单位，下属单位必须全部达三标以上；达一标的单位，下属单位必须有50%以上的单位达二标以上、其余的单位达三标。
2、下属单位复查不合格的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。
3、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训、评比检查且无文字依据的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。
其中，区教育局抓好所属学校的档案工作的监督和指导；区卫生局抓好疾控中心、卫生监督管理、妇幼保健院所的档案工作的监督和指导，区人力资源和社会保障局抓好社会保障体系（社保、医保、失业保险、就业）档案工作的监督和指导；区财政局抓好国库支付中心的档案工作的监督和指导；区城管局抓好环卫、河门口公园的档案工作的监督和指导；区司法局抓好公证处的档案工作的监督和指导；格里坪镇抓好所属村、社区的档案工作的监督和指导；各街道抓好所属社区的档案工作的监督和指导。
关键词：医院;科研档案;规范化
Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research
YANG Yi-jun,ZHANG Wei-cai,JIANG Dun-he,DU Shuang-long,LI Liang
(Affiliated Hospital of Qiingdao University, Qingdao 266003,Shandong,China)
Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management, the role of scientific research in the hospital archives activities, the promotion of research and innovation hospitals, raise academic standards, scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.
Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization
医院科研档案是医院在长期科研活动中形成的文字材料，是对科研活动的真实记录，它涵盖着科研成果、技术专利、学科建设等方面的内容，并对医院科研工作起着指导、借鉴作用。
1医院科研档案的重要性
近年来科技创新日新月异，医院科研工作同样硕果累累，作为记录医院科研工作的医院科研档案也越来越被人重视。随着科研档案使用率的不断提高，如何合理规范的管理、使用科研档案，更好地为医院科研工作提供依据和借鉴，对档案工作提出了要求。
2医院科研档案管理现状分析
2.1科研项目研究时间长，造成科研档案收集困难。由于科研项目从科研准备到鉴定、申报奖励、推广应用需要一个较长的周期，时间跨度大。加之科研档案的载体（纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体）、形式（如奖状、证书、奖杯等实物）多样，归并整理比较复杂。因此，科研档案的收集工作有一定的难度。
2.2科研工作者档案意识不强，造成管理困难。将科研成果整理归档是一项功在当代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人员对科研档案促进医学发展的认识较为片面，一方面认为科研资料自己保管使用起来比较方便，另一方面对科研材料交由医院档案科保管心存疑虑，认为科研资料、成果是自己潜心研究所得，理当自己保管。随着时间的推移，很容易造成科研资料的残缺不全，给科研档案收集带来困难，而科研档案的规范化管理更是无法保障。
2.3档案兼职员归档意识淡薄，科研档案规范化管理困难。医院科研档案的收集整理归档工作主要由医院科研处负责完成。对于大量繁杂的科研工作来讲，收集整理档案仅仅是科研处工作的"冰山一角"，加之科研档案的收集整理周期长、跨度大，个别兼职档案员对许多有保存价值的科研资料无暇顾及，疏于整理，随着时过境迁，十分容易造成科研档案的缺失，严重影响了科研档案的系统收集，科研档案的完整性、系统性以及管理的规范化更是无从谈起。
3规范化管理科研档案的思路
3.1强化科研档案管理机制，确保科研档案归档率。科研档案工作是科研管理工作的重要环节，也促进着科研管理工作更好地开展，为此医院相关科室必须将其纳入科研计划、管理制度和有关人员职责范围中，要求科研档案与科研计划、课题管理、科研成果等工作密切结合。严格按照档案工作"四同步"管理，从科研任务下达--检查计划进度--验收鉴定成果--登记上报评审科技成果，每个阶段都应保证档案材料的同步，建立长效机制，从点点滴滴着手，稳步推动科研档案管理工作的开展。
3.2提高人员归档意识，保证科研档案质量 科研档案的收集整理通常是根据科研文件形成规律，保持其有机联系和便于查考的原则整理的，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等。笔者在工作中发现，近年来越来越多与医院人事、设备、宣传相关的档案材料也被科研档案所使用。因此，一方面科研处应主动寻求相关部门配合，另一方面人力资源处、设备处、宣传处等相关人员也应树立全局观念及归档意识，相互协同，共同推进科研档案质量的不断提高。
3.3加强科研档案的信息化建设，促进科研档案的规范化管理使用为适应档案管理的现代化、规范化和数字化管理要求，我院自2008年安装使用了档案管理软件，通过将有关科研活动的文献、数据、课题申报、评奖、获奖等科研档案进行数字化处理，使档案的检索利用更加快捷、便利，同时为实现科研资源的有效开发利用以及科研档案资源共享搭建了平台。科研档案的规范化管理水平有了进一步提高。
4提高医院各类档案管理人员档案工作素养，保证科研档案归档质量
实现科研档案规范化管理的目标，作为专职档案管理人员，不仅应有强烈责任心，更需要有扎实的专业知识、业务水平以及计算机操作能力，并通过不断总结经验，提高管理工作水平。其次，兼职档案员的档案工作素养、对档案材料的敏感程度，是实现科研档案规范化管理重要因素，也决定了档案收集的质量，因此应定期对兼职档案员进行培训，不断强化兼职档案人员的归档意识、从而保证科研档案的准确率、完整率。
总之，全面提升医院医疗技术水平与科研工作密不可分，而科研工作又离不开科研档案的支撑，因此只有对科研档案进行更加合理规范的管理，才能为创建医疗与研究为一体的医院奠定更加坚实的基础。
参考文献：
[1]中国文史出版史，卫生档案工作指南， 2006.12.
一、医院图书档案规范化管理的重要性
首先我们来看图书规范化管理的重要性。医院固然是以医疗卫生活动为主的场所，但是它需要医生、护士乃至管理人员具备较强的理论知识。医学不断在发展，人们不断探索出新的技术，不断丰富着当前的医学理论体系。诚然，当前计算机技术和网络技术的发达，很多资料都能够从计算机上直观地进行了解，但是医生不可能随时翻看计算机进行查看，并且电子设备在医院很多区域会对医院的医疗设备产生影响，所以图书是必不可少的。另外，医院还保存着过去大量的书籍，这些书籍绝大多数至今仍然能够使用，并且某些书籍上还有珍贵的笔记，对于医生进行医学研究有巨大的助益。由此我们看出对医院图书进行规范化管理很有必要。
其次我们分析档案规范化管理的重要性。前文所述，图书的管理重要性就在于它是医院进行创新和向前发展重要条件，而档案则是医院的基础。档案资料分两种，一种是人事档案，一种是医学档案。人事档案关乎医院工作人员的职业发展，重要性自不必说。医学档案则是在医院的各种智能活动中形成的，这些档案具有真实性、准确性、指导性等特点。例如，医生对疑难杂症进行开会研讨并进行临床试验记录的档案，就对医生掌握新的治疗方法很有帮助；而旧的患者的资料则对患者病患复发时诊治活动提供了依据，使医生的治疗更为科学。
二、医院图书档案规范化管理的制约因素
首先是医院管理者和档案管理者对于图书档案管理的不重视。当前绝大多数医院只看眼前，以看病救人为主，这本没有问题，但是医院往往仅仅看中看病救人，而忽视内部的管理和对资料的整合与总结，眼下对于医院的发展没有明显的影响，对医院的未来发展是极为不利的。医院本身的不重视也就导致了图书和档案的管理者对此也不重视，这些部门的人往往没有将这项工作当做重要的事情来做，有需要时，才会花费大力气寻找相关资料，浪费的大量的人力、物力，也浪费了宝贵的时间。
其次是档案管理人员的素质问题。档案管理人员的素质偏低，其根本原因还是在于医院对图书和档案的管理工作并不重视，不会专门引进具有先进管理常识和档案管理专业知识的工作人员，而仅仅是从其他部门转岗过来。这样以来，档案的管理人员不论是工作积极性还是文化水平和专业知识都有所欠缺，并且绝大多数的档案管理工作交给年纪较大的不适宜在其他岗位工作的人员，这些人员无论在知识架构还是接受新鲜事物的程度上都远远不够，给医院图书档案的规范化管理敲响了警钟。
再次是医院图书档案管理结构混乱，使用率低、投入低。图书资源还好说，医院往往会统一进行管理，但是对于各种医疗资料来说，医院一般都各自保存在各个部门与科室，没有进行统一的管理，这样以来，在医院内部，形成了重复管理的局面，并且部门之间的资料互通产生障碍，不利于医学资源的交流和促进。正是因为这种情况的存在，导致医院对档案的使用率很低，档案仅仅起到了记载的作用，没有发挥其真正核心的作用。进而来说，使用率低就导致医院对其的投入低，进入了一个恶性循环，严重影响医院图书档案治疗规范化管理。
最后是与现今较为先进的科学技术对接不畅，不能充分发挥科学技术对于档案管理的存进作用。当前计算机技术和网络技术的发达和广泛应用，使各个领域的管理和工作效率有了极大的提升，但是当前医院的图书档案管理还没有进行科学的编排、检索和管理。
三、医院图书档案规范化管理有效措施探讨
首先，实现医院图书和档案管理规范化的前提条件是要对其重视。我们上文中所分析的各种原因，归根究底还是医院的管理者对这方面的不重视。对着科学技术的发展和人们对健康越来越高的要求，医院的图书和档案只会越来越多，如果不对其进行规范化管理，迟早有一天会产生极为严重的后果，图书和档案也会完全无法发挥自身的作用。医院的管理者应当充分注意到医院图书档案管理的重要性，将其视为医院正常工作中的重要组成部分来开展工作。
其次，应当适当地加强相关的软硬件的更新。先进的图书和档案管理需要依托于先进的技术和先进的硬件，需要改变以前无序的管理手段，购置先进的管理器械，并进行分类、检索、借阅和归还登记等软件的设置。另外，要开辟专门的空间进行图书和档案的管理，存放图书档案的房间应当做到干燥防潮、放火防水、防盗等工作较为完备，为图书档案的规范化管理提供必要的场所。要实行现代化的管理，充分发挥计算机在档案管理工作中起到的作用，利用计算机收集和传递信息、数据计算较为严谨和迅速的特点，节省大量的人力物力，配合扫描系统，将档案管理人员从大量的人工录入工作中解放出来，投入到现代化的管理工作中去。
再次，应当建立健全相关的管理制度和体系。医院作为行使公共服务职能的事业单位，要明确档案管理工作的重要性和目标，必须将档案的管理工作看做是自身的职责之一，严格按照《档案法》的规定和上级部门的要求做好档案分类归档工作；另外，医院要根据自身的情况建立健全一系列的管理制度和实施细则，明确分管的部分以及其职能范围，对图书和档案进行统一的管理并进行必要的监督，是整个图书档案的规范化管理有章可循。
然后要对相关的档案管理人员进行必要的培训。因为管理人员是直接的图书档案规范化管理的实施者和操作者，是整个工作的核心。应当对管理人员进行培训，全面提升其综合素质，要求图书档案的管理人员必须具备最基本的医学常识和扎实的档案管理知识，在档案的保存管理上能够做到井井有条，在档案的调取和归还上能够做到清清楚楚，并且要让这些图书档案的管理者意识到自己工作的重要性，提升其工作积极性，开发这项工作的社会效益和经济效益。
