时间：2023-06-05 15:44:00
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[关键词]档案管理模式；改革；时代需要
一、档案管理模式的改革，是档案发展的迫切需要，是一项崇高的事业
档案工作是一个基本的服务工作，为党和政府的中心工作服务，为经济发展服务，为广大人民群众的根本利益服务，是档案工作的可持续和谐发展的关键，是开创档案工作新局面。《中国人民共和国档案法》是社会主义档案事业发展的法律保障。《中华人民共和国档案法》规定“中央和县以上的各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收，收集，整理，辖区内的档案。
二、档案管理模式改革是众望所归
改革开放以来，随着社会文化的发展，档案事业也在不断的发展。档案工作在促进生产力的发展，参与先进文化的建设，为人解惑，对创建和谐社会做了大量工作，排忧解难，大量的纠纷和矛盾，受到人民群众的广泛欢迎，取得了举世瞩目的成就。但是，目前的档案管理模式已经不能跟上社会发展的需求，缺陷越来越突出，已成为档案工作发展的障碍。主要在以下几个方面：一是小而全的管理模式，严重浪费。大多数申请单位规模比较小，文件，档案的形成量少，但麻雀虽小，各单位必须建立档案室，所以需要至少占用1间办公室，造成设备、人员的浪费，二是工作不到位，管理水平低的。从目前的情况看，档案室工作水平取决于单位领导重视档案的意识、档案工作质量。档案工作是一门专业，但绝大多数是兼职的档案管理人员在做，档案专业知识的缺乏，工作队伍不稳定，这些因素导致档案工作水平低。现代管理是档案工作发展的必然趋势，但目前情况对现代化管理有很大的阻力。因此，基本的业务培训和业务指导挤占了档案管理大多数时间，所以他们不能开展工作，提高工作水平。一部分没有价值的档案被划定为入馆的范围，因此，在接收档案时档案馆工作压力非常大。三是现代化管理进程缓慢。档案现代化管理应具备的“身份”和“互换性”，只有水平的基本统一，实现资源共享。分散管理，单位管理水平参差不齐，实现资源共享是非常困难的，需要一个很长的时间。四是文件、档案社会化困难。随着社会的进步，人民群众日益增长的档案意识，自我保护意识不断加强，这将促进档案的利用率，不断增加的需求。档案管理难以达到科学管理的要求。因此，不能满足高质量的快速的服务。档案管理模式改革，它不仅可以减少文件多向输入，能满足使用方便；可以节省人力、物力和财力，而且还可以减少档案工作的压力；可以实现科学鉴定，档案文件的合理分布，并能保证档案质量管理活动，根据实际法律科学跟踪管理。档案管理模式的高效，紧凑的改革，节约原则。松散的“小而全”的机关档案室管理模式，快速转化了密集的、科学、社会、管理模式的规模，从而大大提高了工作质量，建立档案工作更广泛地为社会服务。档案工作的生命力是使用，所以起点和档案工作的立足点必须是档案工作利用。旧的管理模式已经不适应需要。我们应该建立一个新的模式。档案管理模式的变革，以适应在一个关键时期改革和发展的客观要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、经济科技社会发展为档案模式改革创造了条件
随着经济全球化步伐的加快，科学技术日新月异的发展，社会的全面进步，创造对档案管理模式改革的条件。通过各区域网络逐步实现档案信息网络，提供技术，实现资源共享的金融和其它方面支持。档案管理模式改革是一个档案部门的新任务新时代的需求。文件的收集、识别、存储、检索、数字和发挥档案管理的全过程，集约化，现代化水平大大提高，社会服务功能越来越多样化，使档案焕发出生机和活力。二是档案文件已成为全社会关注和重视。多年来，档案披着神秘外衣，普通市民可望不可及，日积月累，成为被遗忘的角落。档案管理模式改革，走到社会。在政府方面，公民了解历史的演变。三是体现以人为本的政府”的执政理念，执政为民”。这种以人为本理念的变化，重新塑造政府形象，让老百姓真正感受到政府的关怀，形成了社会与政府之间的真正互动。随着市场经济的不断完善，中国宪法监督维护公民权利、知情权和其他合法的权利和利益的精神，信息管理将成为政府部门的法律功能。在同一时间。所有的社会领域也将更加广泛的需求信息，他们希望政府规范和开放的信息集中，提供更权威的信息系统。面对这种情况，政府部门了解的信息需求，所有的有效途径，提供更集中的、标准化的、权威的、系统的和有效的信息社会。档案的主要部门作为政府对信息资源管理的客观需要，面临进一步优化馆藏结构，起到“信息中心”的优势，积极促进政府职能的转变。
四、档案管理模式的改革，必须在实践中不断完善
档案资源是档案工作的基础。对档案资源的有效整合。加强档案部门的主导作用，实现多通道，宽领域的整合资源，使档案工作更加有所作为。档案工作的性质，决定从事这一工作的要求，不仅要有过硬的专业知识，而且具有高度的责任心和事业心。因此，在实际工作中。要有一个对历史负责任的态度，履行职责，起到记录历史，传承文明的责任。
表面是国家档案资源整合，实质是档案管理制度的创新，我国档案工作，采取集中统一管理的原则。但我们也应看到，档案管理模式的改革，它是一种新的东西。在具体的工作中，不断出现的新情况、新问题，需要我们在实践中不断探索。
总之，档案管理模式改革应坚持以人为本，促进文明开放和现代化管理水平，主要的问题在为全面建设小康社会，主动为经济和社会发展提供优质的服务，赢得了档案事业的可持续发展。
参考文献：
档案工作是一个基本的服务工作，为党和政府的中心工作服务，为经济发展服务，为广大人民群众的根本利益服务，是档案工作的可持续和谐发展的关键，是开创档案工作新局面。《中国人民共和国档案法》是社会主义档案事业发展的法律保障。《中华人民共和国档案法》规定“中央和县以上的各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收，收集，整理，辖区内的档案。
二、档案管理模式改革是众望所归
改革开放以来，随着社会文化的发展，档案事业也在不断的发展。档案工作在促进生产力的发展，参与先进文化的建设，为人解惑，对创建和谐社会做了大量工作，排忧解难，大量的纠纷和矛盾，受到人民群众的广泛欢迎，取得了举世瞩目的成就。但是，目前的档案管理模式已经不能跟上社会发展的需求，缺陷越来越突出，已成为档案工作发展的障碍。主要在以下几个方面：一是小而全的管理模式，严重浪费。大多数申请单位规模比较小，文件，档案的形成量少，但麻雀虽小，各单位必须建立档案室，所以需要至少占用1间办公室，造成设备、人员的浪费，二是工作不到位，管理水平低的。从目前的情况看，档案室工作水平取决于单位领导重视档案的意识、档案工作质量。档案工作是一门专业，但绝大多数是兼职的档案管理人员在做，档案专业知识的缺乏，工作队伍不稳定，这些因素导致档案工作水平低。现代管理是档案工作发展的必然趋势，但目前情况对现代化管理有很大的阻力。因此，基本的业务培训和业务指导挤占了档案管理大多数时间，所以他们不能开展工作，提高工作水平。一部分没有价值的档案被划定为入馆的范围，因此，在接收档案时档案馆工作压力非常大。三是现代化管理进程缓慢。档案现代化管理应具备的“身份”和“互换性”，只有水平的基本统一，实现资源共享。分散管理，单位管理水平参差不齐，实现资源共享是非常困难的，需要一个很长的时间。四是文件、档案社会化困难。随着社会的进步，人民群众日益增长的档案意识，自我保护意识不断加强，这将促进档案的利用率，不断增加的需求。档案管理难以达到科学管理的要求。因此，不能满足高质量的快速的服务。档案管理模式改革，它不仅可以减少文件多向输入，能满足使用方便；可以节省人力、物力和财力，而且还可以减少档案工作的压力；可以实现科学鉴定，档案文件的合理分布，并能保证档案质量管理活动，根据实际法律科学跟踪管理。档案管理模式的高效，紧凑的改革，节约原则。松散的“小而全”的机关档案室管理模式，快速转化了密集的、科学、社会、管理模式的规模，从而大大提高了工作质量，建立档案工作更广泛地为社会服务。档案工作的生命力是使用，所以起点和档案工作的立足点必须是档案工作利用。旧的管理模式已经不适应需要。我们应该建立一个新的模式。档案管理模式的变革，以适应在一个关键时期改革和发展的客观要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、经济科技社会发展为档案模式改革创造了条件
随着经济全球化步伐的加快，科学技术日新月异的发展，社会的全面进步，创造对档案管理模式改革的条件。通过各区域网络逐步实现档案信息网络，提供技术，实现资源共享的金融和其它方面支持。档案管理模式改革是一个档案部门的新任务新时代的需求。文件的收集、识别、存储、检索、数字和发挥档案管理的全过程，集约化，现代化水平大大提高，社会服务功能越来越多样化，使档案焕发出生机和活力。二是档案文件已成为全社会关注和重视。多年来，档案披着神秘外衣，普通市民可望不可及，日积月累，成为被遗忘的角落。档案管理模式改革，走到社会。在政府方面，公民了解历史的演变。三是体现以人为本的政府”的执政理念，执政为民”。这种以人为本理念的变化，重新塑造政府形象，让老百姓真正感受到政府的关怀，形成了社会与政府之间的真正互动。随着市场经济的不断完善，中国宪法监督维护公民权利、知情权和其他合法的权利和利益的精神，信息管理将成为政府部门的法律功能。在同一时间。所有的社会领域也将更加广泛的需求信息，他们希望政府规范和开放的信息集中，提供更权威的信息系统。面对这种情况，政府部门了解的信息需求，所有的有效途径，提供更集中的、标准化的、权威的、系统的和有效的信息社会。档案的主要部门作为政府对信息资源管理的客观需要，面临进一步优化馆藏结构，起到“信息中心”的优势，积极促进政府职能的转变。
四、档案管理模式的改革，必须在实践中不断完善
档案资源是档案工作的基础。对档案资源的有效整合。加强档案部门的主导作用，实现多通道，宽领域的整合资源，使档案工作更加有所作为。档案工作的性质，决定从事这一工作的要求，不仅要有过硬的专业知识，而且具有高度的责任心和事业心。因此，在实际工作中。要有一个对历史负责任的态度，履行职责，起到记录历史，传承文明的责任。
一、档案工作网络中的兼职档案员
在档案工作网络中,“档案工作领导小组”的重视是一切工作的基础。档案工作领导小组制订方向、目标、计划,决定工作进程,协调各方面关系。如果领导不重视,不为档案工作人员提供必要的工作条件,不进行有关协调工作,网络上的其他具体工作人员就无法进行正常的工作。最重要的是立卷单位的分管领导,负责本单位档案工作的组织领导,协调指挥。如果立卷单位的分管领导“本位主义”严重,不配合全校档案工作,或只图自己方便,不向立卷人员提供相关应归档材料,甚至利用职权阻止本单位兼职档案员向综合档案室移交档案,就肯定会妨碍全校档案的集中统一管理,更谈不上材料齐全,保证案卷质量了。在这个网络中,枢纽单位是综合档案室。综合档案室负责全校十大门类、各种载体的档案的集中统一管理;鉴定档案的保存价值;销毁过期档案;编制各种检索工具;精心保管档案,尽可能延长档案寿命,保证每一份档案的安全;统计档案情况;编研档案资料,努力为利用者提供方便、快捷、优质、高效的服务,为领导决策和学校工作提供参考。
在档案工作网络中,最为关键的是兼职档案员。档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用、编研环节中,收集和整理是档案的形成环节。也就是说,只有经过收集和整理(分类、编页、填写卷内目录和备考表、装订、拟写案卷题名),才能形成档案,而这最为关键、最为基础的两项工作是由兼职档案员来完成的。因此,文件的形成是否规范、各类档案的收集是否完整、分类是否科学、案卷质量是否达标,都直接影响全校档案工作的水平。如果没有一支过硬的兼职档案员队伍,档案工作肯定是搞不好的。
目前来说,兼职档案员的文化知识、年龄结构层次差别很大,其特点是兼职任务多,日常工作繁杂,处理文件时间少,工作变化频繁,专业知识少,难以专心搞好归档工作。由于档案工作效果难以立竿见影,不易引起大家的重视,而常被其他工作挤掉。他们默默无闻地做着分类、编页等繁琐工作,却又不被别人理解。而且,兼职档案员绝大多数没学过档案专业,所以业务素质普遍较低,新手尤其如此,这直接影响着档案工作的质量。但他们的优点是基本素质较好,文化程度高,学习热情高,因此,有计划、有针对性地培养、建设一支高素质的能够适应现代化高校档案工作需要的兼职档案干部队伍,不仅是当务之急,而且也是可以做到的。
二、加强兼职档案员的素质培养
(一)积极争取领导重视,加强对兼职档案干部的专业思想教育
一般来说,兼职档案员工作主动性较差,究其原因,一是对档案工作的重要性认识不足,二是日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持。为此,“档案工作领导小组”和立卷单位分管领导要关心和支持兼职档案员的工作,进行职业教育,鼓励他们树立专业思想,想方设法为兼职档案员做好文档工作提供时间、创造条件,调动其工作积极性,唤起工作热情。
(二)开展各种形式的宣传工作,增强兼职档案员的档案意识
增强档案意识不但要加大宣传力度,还要注意形式的多样化。例如为使《档案法》、《山东省档案条例》更加深入人心,我们先后举办了两次《档案法》知识考试,把《档案法》、《山东省档案条例》及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和立卷单位分管领导的手中,做到人手一份;不定期的在校报上登载档案知识,并通过校报及时报道档案工作新动态。通过持久的宣传工作,全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一领导,分级管理,一级抓一级,上下齐努力的良好大环境。
(三)努力提高兼职档案干部的专业知识和实际操作能力
1、举办培训班,对兼职档案员进行集中培训
针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点,要有目的地进行业务培训。首先要循序渐进,加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,切实提高专业知识水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。
但是如果培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不实践,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕麻烦,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上,我们可以采取“模拟启发式教学法”,就是先举例教学,再模拟实践,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进行模拟立卷,指导人员根据实例进行综合,结合不同单位的特点进行启发性引导,使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。
2、设立指导热线,深入基层,解决立卷中的实际问题
设立指导热线电话和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,提高工作效率。在加强档案专业基础理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深入各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进行业务指导,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。
3、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作
及时指定专人跟踪指导学校重点项目、重大活动和突发事件档案的归档工作,积极主动联系归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件,档案室及时进行归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待,最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。
4、强化竞争机制,奖优罚劣
1.1人事档案的内容与特点
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。对于事业单位来说，人事档案相当重要。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门[1]。
1.2人事档案管理与人力资源的关系
人事档案管理是人力资源管理在新时代的新要求，也是人力资源管理的组成部分，企业是人事档案记录了员工的各种档案与信息。这是人力资源管理的必然要求。只有充分利用这些信息，在进入人力资源工作的时候我们才能选拔出最优秀的人才，最适合的人选。同时，这些人事档案的收集和集中，也体现了我国对人才和人力资源工作的重视，同时使部门和企业更好更快地发展[2]。
1.3人事档案管理的发展现状与提升意见
我国人事档案管理的做的技术化水平还是偏低，没有一套系统的人事档案管理办法，而且存在弄虚作假，使用不当等现象，对此我们应该加强人事档案管理的技术水平，提升保密工作，提升档案的标准化和系统化升级，运用数字化的专业技术，提升人力资源档案的管理水平。对此我们给出以下几点建议，首先，企业和部门应该对人才进行深入的了解，对人才的生活档案和技术档案进行一步步的记录，树立良好的人事档案管理理念。其次，明确制度，加强技术支持和投入，使人事档案管理更加制度化，科技化。最后我们要积极学习国内外的先进理念，融为己用，使得自身人事档案管理水平得到进步，为人才选拔打下良好基础。
2.国内外人力资源档案管理给我们的启示
2.1国外人力资源档案管理方法
在美国，人力资源管理一般分成两类，一类是是公立的人力资源档案管理，一类是私立的人力资源档案管理。他们分管着不同的部门，公立人力资源管理主要的管理范围是政府的公职人员、公务员等国家部门的职员，而私立的人力资源档案管理主要分管银行、公司等私人企业的人力资源档案。在公立的人力资源档案管理方面，美国有着自己独特的途径。凡是在政府内的公职人员，都会经过考核，任命，培训，退休等步骤。而在美国的各个州也有他们自己不同的管理方案，这些方案都会汇总到一个叫人力资源档案管理办公室的地方，对人才进行集中的选拔[3]。
而私人人力资源档案管理工作则更加的复杂，私人的人力资源管理模式是企业化，私人化的。在这里，它包括了一个员工从入职到离职甚至是死亡的一切过程，这些档案中还包括员工的社保账号，身份账号还有银行的信用情况，这些档案与资料可以帮助经理对员工进行深入的了解与考察，而且档案本身不会接触到他的所有者，保证了档案的公平公正。
在法国，这种情况又有所不同，法国的公务员制度是从上到下分级的档案记录制度，没有公共和私人之分，这套人力资源管理档案系统记录了公务员甚至是员工从生到死的一切档案信息，这种集中管理模式也值得我们国家借鉴。
2.2国内人力资源档案管理的特点
我国人事档案的存储由几方面组成，如任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌[4]。
1.对人事档案管理工作不重视。随着经济发展和科技进步，人事档案管理工作的重要性逐渐显现出来，此项工作对企业的短期发展和长远发展都有着非常直观的影响，例如，在企业技术部门中，只能在某一领域中为企业提供短期的技术便利，而随着技术发展，就必须对技术进行升级，因此其能够影响的范围和力度都比较有限。而人事档案管理工作能够在非常长的工作周期内对企业的发展产生潜移默化的影响，非常值得企业重视。
2.人事档案管理力度不足。在现阶段的人事档案管理工作中，还存在许多不足，例如，人事档案管理工作者的专业水平不高，没有足够的专业知识应对人事档案管理中的各项工作，这可能导致档案丢失。另外，部分企业聘用的人事档案管理工作人员往往是兼职人员，没有将大部分的精力投入到这项工作中，在一定程度上限制了人事档案管理工作作用的发挥，也给企业的人动带来一定阻碍。除此之外，一部分人事档案管理工作人员的安全意识不高，不能很好地保护档案，导致档案常常会面临潮湿、火灾的威胁，甚至造成档案丢失。
3.人事档案整理不及时。部分档案管理人员不够认真负责，不能很好地完成本职工作，导致人事档案整理不及时。除此之外，在收集档案时，档案管理工作人员要确保档案的真实性，对存在异议的档案要进行及时调查，保证档案及时归档。另外，及时剔除满是空话套话、应付上级的档案信息。
4.档案被长时间搁置。随着经济竞争不断加剧，人才的竞争也越来越激烈，人才的质量和数量往往会对事业单位的发展造成非常直接的影响。人才的竞争一直都是各个企业的核心工作，想要及时完成人才竞争，就需要一个非常完善的人才关系体系，而人事档案管理工作就能够很好地完成这一点，但在一些事业单位之中，虽然拥有健全的人事档案管理系统，却不能起到应有的作用，往往处于搁置的状态，丧失了原有的意义，白白浪费人力和物力。
二、企业档案管理工作的新要求
1.提升人事档案管理工作人员的积极性。人事档案是企业工作人员信息的载体，是人才信息的主要来源，是企业先贤举能、知人善任的重要依据，对企业及单位的长久发展有重要意义。但是大部分人对人事档案管理工作没有足够的认识。应加强对人事档案管理工作的重视，注重对人事档案管理的资金、人力投入，对档案管理所需的硬件、软件设备设施加以完善，加强管理和宣传工作，动员企业上下积极参与、积极支持人事档案管理工作，提升人事档案信息的效用与质量。
2.建设统一的档案档案管理制度。统一的人事管理制度，从一定程度来说规范了工作的程序，降低了管理工作的主观性及随意性，以一定的程序、工作方法、考核标准对档案管理提出严格要求，提高档案管理工作的质量。此外，为节省企业的物力及人力资源，提升人事管理工作的水平，可以结合人事制度、转岗分流制度、用人制度等，应用统一标准的档案管理制度，以保证人事档案的安全及完整性，对社会查阅、利用人事档案提供一定便利，降低人事档案的管理成本。
3.建设完善信息化、科学化人事档案管理体系。实现人事档案信息化管理，能够有效提高企业人事档案管理工作的效率，对数量多、复杂性高的档案也有较强的处理能力，其效果对企业经济效益的提升非常有帮助。在建设信息化档案管理系统的过程中，要注意管理系统的科学性，结合现阶段的技术手段，实现人事资源档案管理的高效性。档案管理工作人员可以运用相机、扫描仪等高科技工具，将纸质档案转变为动态、形象、直观的人事档案，增强人事档案的可查阅性。
4.建设素质较高的档案管理队伍。档案管理人员的素质对档案管理工作产生直接影响，业务能力、职业水平也是建设高素质管理团队的重要举措。在这种形势下，要积极提高企业档案管理工作人员的专业水平，加强培训，积极投入相关的人力和物力，提升员工质量。与此同时，要认识到高素质档案管理团队对企业的作用，最大程度地提升企业综合效益。
三、结语
当前，个人为了获得更好的工资待遇，使得企业之间的人员流动性较强，企业自身也需要进行有效的人力资源管理，保证内部人员都在合理的工作岗位上，才能保证在复杂竞争环境中更好的发展［1］。因此企业需要进行有效的人力资源管理，而人力资源管理工作，需要以人事档案管理为依托，所以，当前人力资源管理对人事档案管理工作提出了新要求。
二、人事档案管理对人力资源管理的意义
(一)给人力资源管理提供真实信息
有效的人事资源档案管理能够让企业对人力资源有更加准确的把握，尤其是当企业分析自身人才需求时，需要有效的借助人事档案管理才能进行，因此，高效的人事档案管理，可以帮助企业有效的分析企业需要哪种人才，并且辅助企业进行人才资源计划的制定［2］。
(二)了解人力资源需求
借助人事档案管理进行分析还可以让企业对自身人力资源需求进行精准的预测，通过人事档案管理的数据，简化人力资源管理中复杂的工作步骤，提升人力资源管理效率。对于企业而言，必须要对每个员工的未来工作能力进行预测，通过人事管理提供的数据和资料，了解员工过往的工作经历和经验，对员工进行正确的调度和调配，才能最大化的发挥出每个人员的优势和特长，减少人力资源上的浪费并避免人才流失。通过人事档案管理，可以促进企业之间、部门之间的认识流动，避免冗员和缺职，让人员处于最适合他们的岗位，最大化的发挥他们的能力。
三、企业人事档案管理工作中还存在的问题
(一)管理人员水平不足
社会经济的不断进步，企业竞争环境的复杂变化，让企业内部的人力资源管理变得更加复杂。同时，人力资源管理本身就是一项对人员要求很高的工作，需要人员具有极强的专业素质，才能在复杂的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我国过去企业的专业化程度不够，使得人力资源管理人员水平不足，人员的专业程度低，另外，为了应对当前的新形势、使用新技术，人员综合能力不足的问题已经日渐凸显出来。
(二)管理技术不足
现在在进行档案工作时，已经可以使用计算机，通过计算机强大的运算能力和处理能力，可以让许多以前困难的工作变得简单很多。但是，由于企业人员的水平不足，导致计算机的优越性无法实质上的发挥出来。同时，一些软件操作复杂，不适合人员使用。有一些企业为了进行成本控制，并没有在人事档案工作上投入太多资金，使得无论是计算机的硬件还是软件，都没有获得有效的更新，计算机难以应对日常的工作业务。最终造成档案管理的技术不足，工作不够高效和准确。
(三)管理制度不完善
有效的管理制度是才能将企业的人事档案管理支撑起来，但是对于企业而言，由于缺乏重视以及专业的人员缺失，缺少或者无法有效的制度。对于一项工作而言，制度一方面对员工们的行为进行着约束，另一方面也给他们进行着指导［4］。员工可以根据制度中的一些标准和要求来安排自己的工作，尤其是人事档案管理上，必须通过统一的标准，才能让数据、档案标准化，保证档案的可靠性和可查阅性。很多企业由于管理制度不完善，使得人事管理很难发挥出应有的作用。又因为人才不足，进一步增加了人事档案管理的混乱。
(四)管理方式与工作不符
当前在我国经济比较发达的地区中，一些企业已经进行了档案管理工作的建设，保证档案管理工作能够与新经济形势相适应。但是在一些经济水平不足的地方，仍然采用着传统的档案管理方式，比如依旧使用人工方式进行档案管理，没有根据时代对档案管理进行改革［5］。产生这种问题的原因，主要是因为经济落后的地区，企业的管理者思想不够开化，不愿意接受全新的工作方式。另外，许多企业认为使用新技术的投入，会增加企业的运营成本。其实，新技术往往可以有效的促进成本的降低，因为计算机可以降低人员的投入，减少档案管理的人工费用，另外，还能有效提升档案管理的准确性，间接地为企业减少因为错误而产生的损失。对于扩张的企业而言，企业内的档案管理人员的工作量会增加，同时由于档案管理是一个宽泛而且复杂的工作，就会造成档案管理的低效，不利于企业扩张。
(五)资料真实性不足、管理机制死板
有很多企业人事档案的材料缺少真实性和准确性，其内容多夸大其词，甚少体现员工的不足和过失。这样不准确的内容，会造成企业无法把员工安排在合理的岗位上。比较普遍的现象是材料对于个人状况的前后记录不同，情况不真实。现在，很多人为了得到更高的薪水和福利待遇，会跳槽选择新工作，使得人员流动较为频繁。这样的背景下，经常会出现一些“死档”、“弃档”、人档脱节等情况，这种情况的大量出现，与企业的认识档案管理过于死板关系密切。
四、对人事档案管理的新要求
(一)人事档案管理方式的要求
管理制度是保证人事管理有效性的核心，并且能够有效促进人员水平的提升。所以应该结合企业的实际需求和运营状况，以及企业未来的发展策略和方向，建立完善的人事档案管理制度，从而明确人事档案管理领导的责任，以及部门内每个岗位的职责。日常的管理工作中，必须要求档案管理人员清楚档案的调阅记录、归档记录、保存期限等等，并且对企业的档案进行定期整理，销毁超过期限的档案，保证员工信息的准确和真实。企业要把管理制度和现代的管理手段相结合，促进管理部门对新技术的而使用，提升管理部门的工作效率和准确性。
(二)档案管理人员的素质要求
无论是制度还是技术，都需要水平足够的人员进行使用才能发挥出它们的潜力。鉴于企业当前人事档案管理人员水平的不足，这就要求企业中的人事档案管理人员提升个人素质水平。企业可以通过对他们进行有效的培训，促进他们的进步，从而让管理人员能够理解全新的管理制度。在招聘人员时，需要根据工作需要进行严格的要求，保证人员的专业程度，还需要对人员进行定期考核，督促他们提高自身的业务水平。另一方面，档案的管理人员还需要有足够的责任心，从而提升他们工作的质量，企业还需要要求档案管理人员具备更高的合作意识，促进企业人力资源管理部门工作的顺利开展。同时可以给企业打造一个高效的、科学的人事档案系统，企业可以借助计算机有效提升档案管理的水平。人事档案管理部门可以建立一套查询系统，让高层能够更好的对员工的情况进行查看。同时，还要提升计算机的保密性，确保人事管理系统的不会丢失档案信息，因此要聘请专业的技术人员，对企业的档案系统进行维护，防止信息泄露。
(三)评估方面的要求
企业在开展人力资源管理时，需要根据企业文化、企业的策略，根据科学理论，合理的进行人是档案管理，通过建立不同层次的评估模式，来实现人员评估的多元化。尤其是要将单一考核制度转变成多元考核制度，多元化的了解员工，对员工进行不同角度的评估，更好的发现一个员工的价值。对于档案管理部门而言也需要提供多元化的资料保证评估的有效开展.五、结束语有效的人事档案管理对于企业发展是必须的，而每个时代都需要对这项工作进行调整。为了保证人事档案管理工作能够为企业更好的服务，无论是制度、技术、还是人员素养，都需要比之前更加完备，保证企业能有更加美好的明天。
参考文献:
［1］鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求［J］.档案学通讯，2006(04):13－16.
［2］张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求［J］.兰台世界，2006(24):41－42.
［3］任胜云，范利.从现代人力资源管理看人事档案管理工作［J］.云南档案，2009(07):29－31.
一、档案管理工作改革的困难和重点
（一）档案交接制度不严谨。每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。
（二）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。
（三）当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。
二、档案管理工作的对策及思考
（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。
（二）档案交接严格按程序进行。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。
关键词：人事档案；发展阶段；分析
随着我国社会主义市场经济的发展，行业之间的竞争日趋激烈，对人才的要求也在不断提高，而人才的流动性大也是市场经济所衍生出的主要问题。针对人才流动的问题必须建立完善的人事档案管理机制，提升对人事档案管理的认识高度，将“与时俱进”的指导思想融入到人事档案管理当中，不断开拓思路解决人事档案工作中所出现的问题，形成一定的人事档案管理的工作流程与模式，用科学的发展观实现人力资源的合理配置。
1.我国现代人事档案管理新的特点
1.1在思想认识层面弱化了档案管理的重要性
计划经济时代，人们的档案观念相对较深，这主要是源于这个时期人事档案在某种程度影响着个人一生的政治命运或经济命脉，人事档案在某种程度上也被披上了神秘的外衣，使人们误以为人事档案只有位高权重的人才能享有，对人事档案存在一种敬畏的心理。但伴随着改革开放的深化，市场经济的发展非常迅猛，公众对人事档案的认识逐渐淡化。由于经济市场中市场成分的多样化，使得人们在从业问题上有了更加的空间，企业与求职者之间形成双向选择，很多人也就逐渐忽视了档案的重要性，对档案的认识不再像传统观念那么神秘，人们自主选择职业，这种自主意识也在市场的竞争中逐渐显现出来。如很多职场“马”跳槽到更好的位置而主动放弃档案，也有很多刚从校门走出的大学生为了得到更好的工作而放弃档案等等。这种对档案认识的弱化，是人们认为人事档案已经不再那么重要，只要拥有高职高薪，档案可有可无；并且也确实有很大一部分人放弃档案，档案库中形成“弃档”、“死档”的现象也比较普遍。这种对档案认识的误区，是对传统人事档案的扭曲认识。
1.2在管理模式层面人事档案管理相对分散
传统的人事档案管理模式是按照管理权限进行划分，逐层对人事档案实行管理的，在调取档案时需要由各单位逐级的向上层主管部门提交申请，进而取得个人的人事档案。但在市场经济的冲击下，国家对很多国有企业和事业单位实行改制转轨，大量厂矿和事业单位的职工买断工龄或下岗分流，终止了与原单位的关系，对这部分人群的档案管理工作成为一个难点，由于数量比较庞大，而且人员流动性较强，因而必须引起有关部门的高度重视。据了解，有很多下岗人员在退休后，因为找不到档案而不能办理退休，三番五次去档案馆寻求帮助，但档案馆只负责档案的归档和保存，对这部分人的档案可谓爱莫能助。针对这种情况，从个人的角度分析，辛苦一辈子终于到了退休的年龄却因为档案缺失而不能退休，在遭受经济损失的同时对心理也会产生很大的负面影响；从社会的角度分析，这种档案管理模式也不利于维护社会的和谐稳定的局面。
1.3在内容信息层面人事档案管理存在缺失
按照有关规定，传统人事档案内容要求基本分为履历、自传、各类鉴定、考核、政审材料、入党（团）材料、奖惩材料、各类审批表（任免、职称、学位、工资、离退休等）等十大类材料。但市场经济体制改革的不断加深，原有档案内容中的个人经历与社会实践不能满足当前人事档案管理的要求，其所涵盖的内容在某种程度上存在缺失，并不能对个人行为进行更为完整的记录，使得人事档案只具有参考价值，并且其内容的参考性也逐渐被弱化。如传统档案主要是考察个人的政治经历，并且重复性较高；而像各类考核、鉴定等反映人性本质的内容相对缺失，如健康档案、业绩档案、诚信档案等都没有在人事档案中得以体现，这也不利于企业寻找和发掘所需要的各方面人才，对优化人力资源配置产生不利影响。
2.新时期人事管理的革新要求
2.1在思想上树立正确的人事档案管理理念
针对人事档案的管理，我们要从思想上给予正确的认识，树立正确的档案管理理念，不但要重视其历史鉴定的作用，更要突出个人实力与能力的展现。这也使得我们必须改变传统模式中过分强化档案作用的观念，但也不能扭曲的理解为人事档案在社会主义市场经济高速发展的今天毫无作用可言。在国家政策法规的限定下，人事档案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用还非常重要。如养老保险、职称评定以及离退休等等，如果没有人事档案，在办理过程中会造成很多麻烦，甚至无法办理。因此，我们必须从思想上认识到档案管理的重要性，强化将档案管理在实际生活中的作用。
2.2在模式上实现单位内部管理与社会化委托管理的“双管齐下”
市场经济的发展使得很多工人走出厂矿自谋生路，成为社会单元，对人事档案管理的管理模式采用单位内部管理与社会化委托管理相结合的道路，实现“双管齐下”。即在法律法规的限定范围内，采用有各单位或主管部门进行管理的同时，还可以通过市场化运作通过委托人的方式进行托管，两种方式并举能够更好的加强和完善人事档案管理，对在经济转轨中流入社会的失业下岗职工以及买断工龄的人群，通过市场机制将档案交由人才交流中心进行管理；或将档案直接交由人事档案局进行归档，使公众能够随时调取档案。这种单位内部管理与社会化委托的方式相结合，对组建完整的档案管理构架有积极的促进作用。
2.3在内容上要力求实现档案管理的“与时俱进”
传统人事档案的建立受特定历史时期的影响，在建档过程中存在不实之处，如“此人不宜重用”等不实的内容，使得部分人才在求职中四处碰壁，针对这些档案必须用科学的发展观来对待。我国处在社会主义市场经济的转型期，人才流动性大，竞争更加激烈，使得人力资源配置必须抛弃传统人事档案沿袭下来的弊端。在人才的聘用与引进过程中，需要通过一定时限的“试用期”来对人才实现全面的了解，如果人事档案能够囊括个人更为完整的信息与内容，能够使档案信息更加直观的呈现在用人单位面前，这对人才的聘用与引进有着非常积极的促进作用。
3.小结
若要使人事档案管理上升到新的台阶，就必须抓住有利时机，不断的对人事档案管理工作实施创新。只有打破传统的人事档案管理模式，使人事档案管理更加全面和系统，才能满足当前公众对人事档案管理的需求，以求达到人事档案管理的现代化、科学化和规范化，将人事档案管理的价值充分的发挥出来。（作者单位：平顶山学院）
参考文献：
[1]时胜春.加强人事档案管理的必要性及措施[J].魅力中国2009（30）
关键词：高校档案；管理人员；素质要求
中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01
随着社会的不断发展，以及现代网络技术和信息技术的应用都在不断发展，面对着我国经济、政治、文化发展的新趋势，国家档案局在高校档案工作科学发展的法规性文献中对高校的档案管理人员的个人素质提出了新的要求。
一、高校档案的工作要求不断升级
（一）档案的类型不断的变化
正如大家所熟知的，高校档案的使用者均为高校中任教的教师或者行政人员，其他的社会工作人员的使用较少。但是伴随着现在大家对档案意识的加强，各类经济、政治性的组织甚至个人都对档案额使用有着同样的需求。比如在学校周边进行的工程建设就有机会接触到学校的档案资料，另外在高校内部现在还有大量的学历、学籍的认证服务都在证明着我们对档案需求在不断地变化着。
（二）档案的工作量增加
随着我国高等教育的迅猛发展以及我国改革开饭的不断加深，高校的中建设工程、科研项目和其他重要的工作内容的增加，现如今的档案管理者的工作量要远远大于之前任何时期。大量的活动、项目和工程所累积的工作量对于高校的档案管理者也在不断的发出新的挑战。
（三）档案的载体在不断的升级
随着社会经济的发展，大量的信息不断的涌入生活，可以看出纸质的文件已经不能满足高校档案管理的需要。伴随着大量的信息文件、电子数据、视频传播等途径的产生，高校档案的记录的载体已经在朝向多元化方面发展。同时档案管理也深受电子技术和网络技术的影响，以前全靠手写、剪贴、装订的旧式方法已经不能满足当代社会的信息高速发展的需求。传统的纸质文件所建立的档案系统正在饱受高速发展的新载体的挑战。
（四）档案的工作需求有了更深的延伸
旧日的纸质记录方法在忠实的记载着高校的发展历程，很难加以延伸利用。而面对现如今的对信息量如此强烈的社会发展，已经在不断的要求高校档案的工作应适应社会的发展。同时为我们提供更多的所需信息，因此高校的档案管理工作的只能做出更广阔的延伸，那么档案的管理人员如何做好自己角色定位成为现阶段面临的一个新问题。
（五）档案管理的环境在不断改变
正因为高校对于档案信息管理的不断重视，档案管理所在的环境也随之改变，高校更多的愿意纳入经费预算进行档案工作环境的整改。面临着这样的发展机遇，档案工作的新要求也在变化和提升着，这就对档案管理工作的管理的能力提出一个个新的考验。
二、高校档案管理者的必备素质
（一）需拥有较强的政治、思想素质
教育部在《高等学校档案管理办法》中对于档案管理工作者提出明确的要求：档案管理着要忠于职守、爱岗敬业且遵纪守法。并且要具备社会上各类其他专业的工作人员所应具备的政治素质，要坚持恪守四项原则：要热爱党，爱社会主义，爱祖国和人民，坚持恪守国家的法律法规和方针政策，不为名利，遵守纪律，讲道德，不计较私利。在管理档案时要严格维护档案的真实性、保密性和政治性。要求对于涉及到国家秘密的档案信息守口如瓶、恪守诚信。同时要履行好作为档案管理者的服务性，应具备较强的奉献精神和忘我精神，甘于平凡且乐于奉献。
（二）需要更广阔的知识层面
在这个高速发展的信息化时代，对于档案管理员的要求不仅仅局限于精神层面，还有对于知识层面的需求，需要懂得档案管理学、档案保护技术学、文书学等，还要熟知对于中外档案的专业基本知识，熟悉党和国家的相关政策和方针，而且要熟悉自己的业务工作，从而加深自己的工作层次，这样才能在工作中做到得心应手。
（三）需掌握相关的网络信息知识
现如今已经是信息全面普及的时代，不仅在行行业业中有所应用，而在高校的档案管理方面也是得到了更深层次的应用，现阶段的高校的档案管理基本已经实现了资料的数据库管理。所以这就要求档案的管理工作人员必须要掌握计算机的相关硬件、软件以及各类操作系统的层层知识。而且现在能够利用计算机进行档案信息的管理、分类以及迅速定位已经成为了高校档案管理者的一项必备的技能。
（四）需掌握较强的外语水平
在知识经济已经全球化发展的现如今，信息的交流可以打破国家间、地域间的局限。尤其是英语这门语言所占有的信息成分，所以要想作为一个合格的档案管理者，要想更加有效的利用现代的科技手段进行综合性的分析、编排档案信息，就必须要掌握好较高的外语水平，尤其是英语水平。而且现在各高校均有大量的学生要出国深造，这就需要办理相应的英文材料，如果不能掌握较好的外语水平，在档案管理工作中将会面临着相当多的矛盾。
（五）需有较强的综合运用档案素质
随着计算机管理的越发广泛的应用在档案管理中，档案管理的相关部门在收集档案时，不只关注纸质材料，更加关注的是电子资源的利用。档案管理工作者不仅只是整天忙于收集、整理、装订进行这些繁琐的工作，而更要把精力放在对于档案材料的研究和管理上，要积极的将档案的资源的建设为核心，以开发档案信息的利用为目标，加快数字化、信息网络化的进程，从而积极的持续且高效的引导档案事业健康发展，为学校和社会的进步提供高校的服务。
三、结语
综上所述，随着现阶段我国经济的飞速发展，高校不断承担着科研、育人、服务社会、传承文化等重任，档案管理则是办好学校的重要基础任务之一。那么，要想作为一个合格的档案管理者，就要始终适应当今社会的发展，不断地充实自己，拓展自己的综合素质，从而实现自身的社会价值。
参考文献：
[1]李小平.对高校档案管理人员能力素质要求的若干思考[J].湖北成人教育学院学报，2012，18（1）：50-51.
[2]胡熠.浅论高校档案管理人员的素质要求[J].华章，2012，10（35）：326.
