时间：2023-06-05 15:44:06
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关键词：人事档案;收集;鉴别;工作
收集人事档案材料，充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。
1.人事档案的收集
收集人事档案材料，政策性强，涉及面广，难度较大，它不仅是人事档案部门的任务，也是形成人事档案材料部门的任务，必须各方面密切合作才能做好。
1.1人事档案的归档
人事档案材料的归档范围做好收集工作，首先应明确收集什么。人事档案材料的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料， 残疾材料，其他材料。
1.2人事档案材料的收集渠道
人事档案材料的形成不仅仅局限于组织、人事、劳动部门，凡是与人事管理活动有关的部门都有可能产生人事档案材料。应摸清人事档案材料的来源，做到"有的放矢"。当前，人事档案材料主要通过以下渠道收集。
通过组织、人事、劳动及其他人员管理部门，收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、"以工代干"转干的材料；评聘、晋升、套改专业技术职务职称和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；审计工作中形成的有关材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇、离休、退休的材料。通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门，收集员工人党、入团，民主评议党员、退党、退团、除名及参加派的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；有关政治历史问题的审查、甄别、结论、调查报告和本人的申诉、检查交待材料；更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。
1.3建立和健全收集制度
人事档案部门应建立和健全移交制度，明确规定各单位、各部门日常工作中形成的，凡是属于归档范围的材料，均应移交人事档案部门。人事档案部门不能完全坐等有关单位主动送材料上门，应经常与有关部门保持密切联系，定期或不定期索要应归档的人事档案材料，对于迟迟未交者，应及时貧函、打电话或登门索要。检查核对制度人事档案部门对所管人事档案数量的状况，应定期进行检查核对，将不符合归档要求的材料，退回形成单位重新制作或补办手续；不属人事档案范围的材料，予以剔除或退回原单位处理。
组织、人事、劳动等部门，根据工作需要和档案材料的缺少情况，统一布置填写履历表、登记表、鉴定表、自传等，使人事档案及时得到补充。
2.人事档案的鉴别
人事档案鉴别工作，就是按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审査，甄别其真伪，判定有无保存价值，确定其是否归入人事档案。它是人事档案材料归档以前的最后一次检查。鉴别是系统整理的基础和前提，也是保证人事档案材料完整、精炼、真实的重要手段。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。
2.1鉴别工作的原则
鉴别工作的政策性很强，必须遵循"取之有据，舍之有理"的原则。取之有据，是指归人人事档案的材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断或草率。人事档案是培养、选拔干部的依据，有时一份材料会影响一个人的使用。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地决定材料的取舍。为正确贯彻鉴别工作原则，必须做到以下几点。
2.2鉴别的内容和方法
判断材料是否属于人事档案通过各种渠道收集来的材料，由于种种原因，有些属于人事档案，有些属于文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等，有的材料应该归档，有的应由本人收存，有的需转递有关部门。鉴别工作的任务之一，就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。
从纪检、监察和行政管理部门收集来的处分决定、结论、批复、本人对处分决定的意见和检査交待材料，属于人事档案范围。本人申诉材料、旁证、检举揭发材料，属于案件档案范围，由纪检、监察部门保存。
从专业技术单位和学校收集来的评聘专业技术职称的申报表、审批表、考绩材料、发明、创造、革新成果登记和论著目录、受奖材料、学位学衔材料、毕业登记表、学历证明、考试成绩单等，属于人事档案范围。从组织、人事、劳动部门收集来的干部职务任免、员工录用、聘用、招用、职级待遇调整、更改姓名、参加工作时间等的登记表和审批材料等，属于人事档案范围。
判断是否本人的档案材料人事档案是以员工姓名为特征整理保存的，确定档案材料是否归档，首先应弄清楚是谁的档案，不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，因一人多名而将材料分散。为防止张冠李戴，应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加人党团组织、参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同。
判断材料是否处理完毕和手续是否完备只有处理完毕和手续完备的材料，才能归入人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的"敞口"材料，不得归入人事档案。查对材料是否重复人事档案要保持精炼，拣出重份和内容重复的材料。鉴别工作中，还应同时检査档案材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象，有问题时及时处理。
2.3剔除材料的处理
转出经过鉴别，认定不属员工本人的材料，或者是不应归入人事档案的材料，均应转给有关单位保存或处理。转出时，要写好转递材料通知单。退回近期形成的档案材料，手续不够完全，或内容尚需査对核实，应提出具体意见，退回有关单位，待修改补充后再交回来。凡应退还本人的材料，经领导批准后退还本人，退还时应进行登记，接收人清点无误，签名盖章。留存不属于人事档案范围，又有保存价值的参考材料，整理后由组织、人事部门作为业务资料保存。销毁无保存价值、重份的材料，应按有关规定销毁。销毁时要认真审查，逐份登记，并说明销毁的理由，经主管领导批准后，进行销毁。
参考文献
参加工作时间和工龄是人事档案的重要内容，直接关系到职工的福利待遇。以下是小编整理的人事档案中参加工作时间和工龄的认定，欢迎大家一起学习。
参加工作时间，是指工作人员专职参加工作的起始时间。工龄，是指职工自与单位建立劳动关系起，以工资收入为主要来源或全部来源的工作时间。参加工作时间是工龄的起始点，工龄是参加工作的总体时间。
参加工作时间和工龄是人事档案的重要内容，直接关系到职工的福利待遇。目前人事档案专项审核中，对参加工作时间和工龄的认定中经常会遇到的问题主要有，一是大学毕业生毕业后二次派遣时间、转正定级时间与缴纳保险保险不统一导致参工时间记载不一致;二是存在因参军，下乡知青、民办教师、乡村医生等参加工作的材料不齐全，致使参加工作时间不好确认。
造成这些问题的原因通常是因为：一是个人为了自身利益或书写错误;二是部分人资工作人员业务不够熟练，对相关政策理解不到位造成填写错误;三是各个地方相关认定政策不统一，人才流动后造成参加工作时间不一致的情况。
参加工作时间和工龄的认定办法及政策依据
1、 工人参加工作时间。(1)《全民所有制工业企业转换经营机制条例》(国务院令第103号，1992年7月23日施行)施行前招用为劳动者的，以其初次参加工作时县级以上劳动人事部门审批时间作为认定依据进行认定。(2)《全民所有制工业企业转换经营机制条例》施行后至《中华人民共和国劳动合同法》(2008年1月1日起施行)施行前招用为劳动者的，以首次签订劳动合同之日或企业办理录用手续之日作为认定依据进行认定。(3)《劳动合同法》施行后招用劳动者的，以用工之日作为认定依据进行认定。(4)工人参加普通大中专院校考试上学，毕业后重新派遣的，其参加工作时间认定，正式工以招工时间为准，合同工或长期临时工按照毕业分配工作后到单位报到之日起计算。
2、 根据山东省人社厅《关于全日制普通大中专毕业生参加工作时间确定及工龄计算问题的复函》(【1998】鲁人工函1号)全日制普通大中专毕业生，由毕业生就业主管部门派遣到机关事业单位工作的，其参加工作时间及工龄，从报到起薪之日起计算。
3、 复员、退伍军人参加工作时间。从县(市)人民政府征兵办公室批准入伍之日算起。
4、 下乡知青参加工作时间。《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》(劳人培【1985】23号)规定，原下乡知识青年“参加工作的时间，从下乡插队之日算起”。其认定依据为下乡知识青年的有关审批材料或真实有效的证明材料。
5、 民办教师参加工作时间;原国家教育委员会【87】教计字160号文件规定：“民办教师转为公办老师后，其参加工作时间，从本人计算连续工龄的起始时间算起”。其认定依据为民办教师有关审批材料或真实的证明材料。
6、 乡村医生(原赤脚医生)参加工作时间。《卫生部关于乡村医生工龄计算有关问题的通知》(【88】卫人字第22号)规定，“乡村医生成为国家正式职工，并继续从事卫生工作的，其能加工作时间，从本人计算连续工龄的起始时间算起”，并须经县以上卫生行政部门批准。其认定依据为乡村医生有关审批材料或真实有效的证明材料。需要说明的是1988年1月1日以后的乡村医生，须有县以上卫生行政部门考试考核，并取得乡村医生证书。
【关键词】人事档案；管理；重要性；问题
0.前言
在社会公共信息中人事档案的管理是其中重要的一个部分，通过人事档案的储备我们可以系统的掌握人才的基本信息，从人力资源开发和管理的角度来看，可以通过这一部分来确定人才的匹配性，以便更好的运用人才，给个人、企业以及整个社会带来更好的经济效益。根据人事档案的数据，我们能更好的处理人才和社会的关系，起到重要的人才与科技进步的协调发展作用。当然，人事档案也是我国各级国家机关、社会团体以及企事业单位的人才表现记述和评定，可以促使人才之间的进步竞争，自然的反应人才的品行，给社会带来更大的作用。因此，人事档案的管理工作也就对社会的人力资源管理有着不可或缺的作用。
1.人事档案管理的重要意义和目前所遇到的问题
现代管理理论强调管理的核心是人的管理，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案对于每个人来说都非常重要，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的价值。它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。
1.1人事档案管理的重要意义
对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代的机关、单位为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解一个人，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案，作为考核依据，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。
现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。
1.2人事档案管理中存在的问题
首先，真实性是档案的基本属性，失真使人事档案失去了凭证价值。笔者在工作中发现，有的档案材料中参加工作的年龄越填越小、学历越填越高、工龄越填越长、有的档案材料甚至出现了有涂改痕迹的现象，严重削弱了档案的权威性、严肃性,使得人力资源管理计划中的配置、退休解聘、补充等计划不能正确制定,必将给当前配置及未来人力资源的开发和使用带来极大的阻碍,从而有可能使单位错过很好的发展机遇。其次，人事档案是一个人社会实践经历的真实写照,它是对一个人面貌的全面、历史、客观地反映，它能使考察者在翻阅档案时，如见其人。但是，如今的人事档案材料单一、内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，根本体现不出个性特色，在个人正常晋升和选拔中已经失去了参考价值，进而影响了一个人工作的积极性，导致单位整体工作水平及工作效率的低下,削弱了人事档案对人力资源开发的价值。另外，人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人重视不够，导致了档案材料分散、缺失。如：由于工作调动，致使一部分档案材料滞留在原工作单位；学生参加工作，档案留在学校；取得学历文凭，学历材料存放在自己手里等等。当前，人才流动性大，各单位为提高工作效率，采取一系列措施引进高素质人才，其中就包括为引进的人才重新建档的情况。这些现象，严重破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源管理的效力。
当然还有一些其他方面的因素，导致人事档案管理存在诸多问题：第一，用人随意性；第二，人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦，一些人因档案中缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。
2.解决人事档案管理的基本措施
随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，在全社会形成人人关心档案的良好局面。
现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐;在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。
人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务,更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
3.结束语
随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
【参考文献】
［1］潘姝.人事档案管理现状及对策［J］.丽水学院学报.2005.
专项审核工作的报告
集团组织部：
为贯彻落实集团《关于落实集团干部人事档案相关工作的通知》精神，按照集团党委的要求，我公司组织专人负责此项工作，对公司正式在职员工的人事档案进行了专项审核，现将相关情况总结如下：
根据此次干部（员工）人事档案审核的内容，我们重点审核了干部（员工）的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、家庭主要成员及重要社会关系等信息。同时针对档案材料是否齐全、填写是否规范、档案整理是否符合要求、有无装错材料等问题展开了复查、清理、补充等工作。
我公司除2名集团管理干部以外，在职干部员工共计37人。在这次的清理过程中，我们坚持做到细致全面，切实将干部（员工）人事档案专项审核整改内容落到实处。我们采取“逐卷清查、仔细核对”的办法，对现有的37份人事档案进行了彻底清查、核对，查找出所缺干部（员工）档案材料12份，主要涉及到学历学位证书复印件缺失、身份证复印件过期、家庭主要成员和重要社会关系填写不全、无照片等问题。针对这些问题，公司要求相关人员在限期内已补齐材料，并对其进行逐一查核，确保资料准确。通过新一轮的补充完善，基本解决了公司干部（员工）人事档案材料缺失、管理不规范等问题，档案完整性和真实性得到显著加强。
在今后的工作中，我们将积极致力于建立干部（员工）人事档案工作长效机制，完善干部（员工）人事档案材料收集，进一步规范制度，强化日常动态管理，不断提高公司的档案管理工作水平。
在当前我国人员的管理模式仍处于一个基于档案管理为基础和核心的前提下，人事档案仍是一个人身份和经历的见证。人事管理工作仍是一个单位人事工作的重点。作为一个管辖十二家子公司的大中型企业的人事工作者，笔者从事多年的人事档案管理工作，深知人事档案管理工作对一个企业人事工作的重要性，甚至对每一个被管理对象来说都是至关重要的，下面笔者仅就自己对人事档案管理工作的认识、存在的问题及对策谈几点看法：
一、人事档案管理的重要性
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。作为人事档案管理的对象，人事档案有着区别于普通档案的特殊性，它是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位集中保存起来以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录，是全面考察了解正确选拔人才的一个重要依据。
(一)人事档案是一个人成长的重要见证。是跟随人一生的资源
人事档案记录着一个人从学习到工作直至死亡的全部过程，是人员流转、待遇薪酬、干部提拔、荣誉奖惩的重要见证，可以说是关乎一个人命运的“生死簿”。笔者就曾碰到过下属单位的一名退休职工，是上个世纪五六十年代年被市委市政府评定的市级劳模，由于职业生涯中单位调换了多次，最初评定的基础信息表已经丢失。如果想重新找回记录非常困难。我就和几个同事一起查历年的劳模荣誉册，根据劳模荣誉册对照档案查个人的工资调整变化(因为以前是劳模待遇相应在工资上有所增加)，终于找到了调资表，找到了“历史见证”。人事档案在人员流转时候尤为重要。一般来说，用人单位在接受一个人时候会认真审阅人事档案。看看有无污点和瑕疵，找找个人发展的特长和优点。如果档案管理不慎，丢掉或者弄错个人信息，那么对个人的影响很大。因此人事档案是事关一个人命运的大事，不允许有丝毫的大意和马虎。
(二)人事档案是干部选拔任用、人事调整的重要依据
作为人事工作者，要遵循基本的职业道德，尤其是在涉及干部选拔任用、领导咨询意见时候。要根据人事档案对一个人的综合表现作客观的评价，否则就有悖人事劳资工作者的职业素养。笔者遇到过这样一种情况，在干部公示中有个拟提拔干部其参加工作时间按其年龄推算还不足14周岁。公示的时候，就有很多职工反映怀疑信息的真实性。为了解决职工心中的疑惑，我们专程到该职工原单位调查取证，证实确有其事，才消除了误会。如果我们人事工作者不是实事求是地按照档案加强管理。就会对干部任用的威信度和公信度带来影响，进而影响到企业领导的权威。
(三)人事档案更是个人联系社会的真实反映
每个人都是社会的产物，都会或多或少与社会形成各种各样的社会联系，会编织一张社会关系网。而人事档案就是这张关系网的记载。记录了一个人从上小学、中学、甚至是大学、直至每个单位、每个岗位，是一个人联系社会的真实反映。如果档案丢失。就意味着人们找不到存在的证明。
二、人事档案管理主要存在的问题
(一)人事档案管理重视程度不够
相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能给单位创造经济效益，因此忽视人事档案管理工作。最终形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。有些工作者利用职务之便。随意篡改档案，给人事管理和单位造成较大的负面影响：有的对人员的自然情况以及工作现状不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影响到员工的岗位调整和薪酬的变化等。有的领导涉及具体人具体事的时候没有原则性。人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
(二)人事档案管理工作缺乏力度
一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度也存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不真实准确，人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。
(三)人事档案管理人员业务不熟
由于机构调整、科室重组、人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动。接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
三、做好新时期的人事档案管理工作
(一)重视人事档案管理工作
各级领导要把人事档案管理工作作为一项重要工作，在人力物力上给予高度重视，要设专人负责，有专门的档案室，上现代化的档案管理项目，确保人事档案管理工作跟得上时展的步伐。
(二)加强人事档案管理人员队伍建设
首先，人事档案管理工作者要树立干一行爱一行的爱岗敬业精神，本着对工作、对档案涉及的每个对象负责的精神从事相关的工作。其次，要有严谨的工作态度。“不能多一点也不能少一点”，一定要本着忠于事实的原则，把设计到个人的该归档材料的全部归档。每一年做一次档案的重新完善和检查工作。再次要有组织纪律性。人事档案管理工作者要有一定的组织纪律性和原则感。严格档案查阅登记制度，严格建档备案制度，确保每个人档案的真实性。
(三)提高人事档案管理工作水平
首先，进一步完善各项档案管理制度，狠抓落实。要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。其次，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备。
(四)注重人事档案管理现代化建设
辽宁中医药大学附属第四医院辽宁沈阳110101
摘要院人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。
关键词 院人事档案；保密
人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但同时也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。
1 提高人事档案管理人员的职业道德素质
人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员，人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范，也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求，档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度，从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员，必须把握好档案管理职业的自律性与他律性，首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合，同时也要牢记法律规定，严格遵纪守法，做好《档案法》中要求的每一项工作。
2 增强人事档案保密意识
人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此，档案人员应绷紧保密这根弦，高度树立人事档案保密意识。
2.1 提高保密意识，学习人事档案法律法规档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规，在统一思想、提高认识的基础上，牢固树立保密观念，增强保密意识。
一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求，为日常档案管理工作提供法律法规依据。
二是积极参加人事档案保密的交流培训活动，提高业务素质，明确国家最新的规范规定，巩固保密知识。
三是定期开展保密自查活动，对各个易涉密的风险点进行定期自查，一方面差缺补漏，一方面对各档案管理人员提出新要求，以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性，提高档案管理人员的保密意识，督促其学习人事档案保密知识。
2.2 增强档案管理人员的保密责任感
人事档案中蕴藏着大量的个人信息，其中不乏个人隐私信息。因此，要做好人事档案管理工作，必须树立高度的责任感，在工作中细致严谨，确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度，各负其责，分兵把守，将责任落实到个人，使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下，自觉维护档案秘密性，做好人事档案保密工作。
3 做好人事档案存放过程中的保密管理工作
“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中，我们主要应注意以下几点。
3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作
人事档案存放的库房是做好保密工作，维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑，一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠，档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内，设有专门的涉密人事档案保险柜，由专人负责管理，无关人等一律禁止入内。
3.2 严格人事档案存放管理制度
档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:一是保证人事档案完整，建立健全管理制度，使用人事档案要经过层层严格的审批手续，有效避免人事档案的损坏，同时，发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救，以免以后遗忘或增加破损；
二是保证人事档案的安全性，提供足够的人力物力财力保障，负责人员要严格职守，积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用，杜绝档案遗失或失窃的问题；
三是保证人事档案存放的统一性与有序性，按照国家相关规定，规范人事档案卷宗排列方式和次序，使人事档案排列有序，整齐规范，便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理，保证好人事档案的安全与保密。
4 落实人事档案保密工作职责
一、地质单位人事档案管理工作的现状
（一）领导不够重视，管理部门松散。长期以来，一些领导认为人事档案就是装订、保管、查档等简单的事务工作，对业务建设、人员配备不够重视。人事管理部门也不主动提升业务能力，拓展工作内容，处于得过且过的状态，致使人事档案管理的有关规章制度不够健全，有些管理设施不到位。加之地质单位相对于很多单位来说有自己的特殊性，大部分二级单位及职工长年在野外施工，流动性大，管理起来很松散，人事档案材料的收集就不够及时，这就导致人事档案管理工作会经常出现一些疏漏。
（二）档案管理人员素质偏低。野外地质单位人事档案管理人员，大部分身兼数职，素质参差不齐，档案管理业务不够精通，在忙于人事部门日常工作的同时，也难抽时间学习人事档案管理方面的业务知识，提高自身业务素质，导致人事档案管理人员素质偏低，档案管理不到位，更不懂得如何利用人事档案内的有效信息，使人事档案管理工作变成了普通的保管工作，档案的作用发挥不大。
（三）缺乏人事档案管理数据库。随着社会的进步，信息时代的到来，建立人事档案管理数据库是必然的趋势，简单的档案管理方法，早就不适应现代档案管理工作的需要。但是直到现在大多数地质单位都没有建立人事档案管理数据库，一直沿用简单的档案管理方法，一方面浪费时间，另一方面增加了档案管理工作人员的工作量。
二、做好档案管理工作的措施
（一）加强领导，转变思想观念，强化档案意识，认真细化人事档案管理工作。地质单位领导应重视人事档案工作，配备政治素质好、事业心强、思想作风正派、文化程度高，能够适应人事档案现代化管理工作需要的专职或兼职人事档案管理干部，并保持档案管理人员的相对稳定。督促人事档案管理人员修订完善本单位的人事档案工作八项制度，积极投入资金，改善档案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温）措施落到实处，配备必要的档案保管、保护和办公设备。同时坚持把人事档案目标管理工作列为组织工作年度目标责任制考核的重要范围，做到有计划、有部署、有检查、有落实，保证人事档案工作的顺利开展。
此外，应定期加强人事档案管理人员的业务培训，组织档案管理人员积极参加各级业务培训班、进修班，提高人事档案管理人员的专业技能。而人事档案管理人员应规范认真按时做好人事档案的整理和审核工作。在材料收集工作上立足一个“全”字，做好干部履历表、年度考核登记表、工资审批表、学?v材料、党团材料、职称评定、干部任免等材料的及时收集，并严格按照档案整理工作细则，认真鉴别归档，排列有序，装订整齐，达到完整、真实、条理、实用的要求。
（二）利用人事档案，制定人才培养发展计划。通过对人事档案的查阅就可以了解到每一个员工的长处和短处，所以地质单位人事档案管理人员应该充分利用人事档案中的有效信息，为地质单位制定出更好更科学的人才培养发展计划。比如专业技术人员，可以根据单位资质的需求，对专业技术人员进行业务培训及指导，以满足资质的需要。而且通过上级对专业技术人员的认可和培养可以加深专业技术人员对单位的忠诚度并激发其潜能，通过培养专业技术人员可以提高专业技术人员的工作效率，这样也会为单位带来利益。以此类推，不管是对待专业技术人员还是管理人员都可以通过人事档案制定培养发展计划形成一个良性循环。
（三）建立人事档案管理系统数据库。人事档案是每个人的身份、学历、职务等各个方面的证明，传统的人事档案管理就是保存管理，并不能发挥出人事档案材料本来应该具有的作用。信息时代的到来，促进了信息的数据化，所以建立一个人事档案管理系统数据库是必要的，通过计算机、扫描仪等现代设备和技术，把人事档案中的材料变为电子数据资料，建立人事档案管理系统数据库后，再次查阅、归档、统计人事档案信息的时候，只需要通过计算机人事档案管理数据库就可以迅速完成，为人事档案管理人员节省了大量的工作时间。
除此之外，地质单位这种对于专业人才要求比较高的单位，建立完备的人事档案管理数据库，就可以在需要人才的时候，通过档案管理迅速找到一手资料，为地质单位人才培养储备信息。
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）03-0294-01
摘要：随着我国高校事业的不断发展，人事档案在高校日常工作的作用越来越明显。但是，我国高校档案管理却存在许多问题。本文指出了高校档案在管理过程中存在的问题并提出了几点建议。
关键词：高校；人事档案管理；问题；建议
一、我国高校人事档案管理存在的问题
1.档案管理人员素质普遍偏低。在我国，高校人事档案管理人员很多都是转业过来的，在某些方面可能有专长，但是在另一方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好的与自己的工作进行结合。另外，档案管理人员的年龄相对偏大，很难适应新的技术变革，思想上形成了固定思维，往往对高校档案管理制度的改进产生一定的反作用，年轻人员所占的比例太小，领导者对年轻人的经验的缺乏往往很担心，担心年轻者行为对高校产生不可挽回的后果，同时，在年轻人思想里总是认为管理档案没什么“出息”，致使很少的年轻者愿意从事档案管理工作，而更愿意从事直接的教学工作。
2.档案材料收集不够齐全，归档不够规范。学院职工档案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出现了多个年龄，参加工作时间不准确，同一事件出现了不同的时间，更改名字没有正规的手续，也没有加以说明的现象，严重影响了档案质量，给人事部门办理离休、调资晋级、职称评聘等工作带来了许多困难。年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务必须以档案为准，以历史材料为依据，对照政策认真核对，不能由本人随意填写。需入档材料太多，档案用纸规格很不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，高等院校的学历材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格（文字）超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量。对收集来的应归档的材料没有按照规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性。
3.档案管理技术不高。近几年，高校人才引进不断增加，接收的人事档案数量也随之增加，档案管理人员的工作量也相应地增加。而传统的档案管理方式已经不适应高校现代化建设和档案管理的需要。一是档案资料收集的手段明显落后。依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不信、数据不准，影响了干部工作效率和质量。二是管理方式落后。还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析。
二、高校人事档案管理工作的建议
1.大力引进人才，合理调配人员。首先是领导者必须转变思想观念，充分认识到档案管理在现在信息社会条件下的作用与意义，加强档案管理意识，重视档案管理人员在高校中的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次，加大对高校档案管理人员的支出力度，适当提高档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，有利于为高校留住人才，同事也利于人才的引进。再次，进行高校档案管理人员的组织变动，加强人才队伍的匹配（包括高校档案管理人员中的比例协调和知识结构匹配），是管理人员的只是形成互补，实现良性循环。
2.加大宣传力度，增强人事档案管理意识。人事档案管理是高校人事档案制度改革的重要组成部分，人事档案中所记录的各项信息是制定全员聘用相关政策的重要依据，因此，高校档案部门要加大宣传力度。一是要提高高校领导对人事档案工作重要性的认识，使其充分重视人事档案管理工作，并将其纳入高校整体计划中，给予足够的支持，扩大人力、物力和财力的投入。领导的档案意识提高了，档案工作就会有发展。二是要加大对高校教职工的宣传力度，提高全体教职员工的档案意识，使教职工能积极主动向档案部门送交归档资料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。三十要增强专职档案管理人员的档案意识，档案管理人员的意识进一步增强了，可增强其工作责任心，提高工作积极性，变被动为主动，变等材料上门为主动收集材料，在思维方式、工作作风和行为上有一个较大的转变，是工作上一个新台阶。
3.做好人事档案的收集、鉴别、归档工作。不断规范和充实档案内容，严格按照干部人事档案材料的归档制度，及时收集与档案有关的各种材料，按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、审核、整理加工，保证归档材料的真实可靠。人事档案管理要把好入口关，及时分类装订档案材料，对不符合归档要求的档案材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。对大小不规范、破旧的档案材料进行加边、剪裁、裱糊，及时补打档案目录，使整理后的档案“完整、真实、条理、精炼、实用”。将能反映教师工作实绩、培训、访学、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料充实到人事档案中去，不断丰富和创新档案管理内容，提高人事档案的利用效能，变刻板的资料为动态的资料，客观全面地反映干部职工的全貌。
4.利用先进科技手段提高档案管理水平，实现人事档案管理现代化。加快实现从传统办公方式向现代化办公方式转变，充分利用电脑外部设备，实现人事档案电子化管理。人事部门所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，各自负责自己的分工，文件输入、打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少档案资料“流通”环节，同时也锻炼了队伍，提高工作效率。运用网络资源，建立局域网信息库，实现网上资源共享。例如，可设立1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库目录查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位制定专人负责。每个地区的人事部门都能建立这样一个信息库，把他们连起来就是一个较大的人才数据库，人事调动、招聘人才的程序将大大减少，将在很大程度上节省人力物力。
总之，做好高校人事档案管理工作应该从高校和员工自身出发，形成两者之间的合作共赢，促进我国高校档案管理的前进。
参考文献：
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在旧体制管理下，人事档案存在着立卷不及时、对学习工作奖罚情况记录不明确，或随着人员调动档案缺失等问题。解决这些实质问题，人事档案必须要顺应时代而发展。社会各行各业的发展都离不开计算机，在档案管理上应用这一先进技术不但方便快捷，还减少了人为记录造成的错误。从传统实体的记录保管方式转型为现代化档案信息记录，是提升企业选取员工择优录用的有效途径。不单是在技术上，各单位在对档案的保存分类上也要进步，国家宏观经济发展作用下对各工作岗位员工编制划分也逐步明确，一些管理岗位人员人事档案划分复杂。及时跟随政策对档案分类做出新规划，对企业用人有很大帮助，更方便后期人员调动，使之从事擅长的工作。
二、新时期人事档案管理工作中存在的难点
（一）身份认定的复杂性
新技术的应用解决了旧体制下很多问题，同时对工作人员技术水平要求也增大，促使了很多新问题产生。身份认定就是一项繁琐的任务，也是很是问题的根源所在。一些企业被兼并鲜闻易见，很多国企也转变为私有企业，这当中就涉及到原企业员工下岗或重新雇佣的问题，员工不管是重新找工作还是留在现有企业，档案都会滞留在原单位，应对大变动没有应对能力。由于重新成立的企业对编制划分不同，员工档案分类有所改动，对原单位管理层人员会有重新安排，就造成了身份认定复杂。新成立企业面对问题较多，着重与人员安排雇佣，企业投入生产正常运转，往往疏忽了人事档案管理，不能做到实时立卷记录。为后期身份认定岗位调动埋下了隐患。
（二）政策执行的差异性
在目前中国的国情下，编制的差异直接决定了各种政策执行的差异，这些具体的项目都会在人事档案中得到详细体现。其一，工资待遇差异。根据目前中国的现实，一般存在四种人事档案，行政、事业、国有企业其他非国家供养的所有人事档案。在现有的政策框架内，其工资待遇有着根本性的区别。其二，职称评定差异。同上述，编制不一，在各种专业职称的认定上，也有着根本性的区别。其三，社会保障的差异。当前，企业单位实行的是“五险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，各种保险已经属于社会保障。但是，行政、事业单位只实行“三险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险和住房公积金，出现了双轨制现象，成为社会的焦点之一。
（三）人事档案管理上存在混乱现象
根据传统的人事档案管理制度，人事档案管理机构一般设在党政机关和国有企事业单位。随着体制改革的深入，出现了一大批非国有的组织和企业，人们的择业观念也随着发生了很大变化，自主择业、流动性大等特点最为突出。应运而生的人才交流中心也只是保存档案而已，根本谈不上科学管理。所以出现了“死档弃档”、“虚假档案”、“手提档案”等现象，而且日渐增多，使得用人单位难辨雌雄，不能实现人力资源的合理配置。
三、新时期做好人事档案管理的几点探索
（一）档案精细分类管理
既然人事档案各种差别的存在绝大部分源自于体制，那么其管理工作就在立足当前体制的情况下，做出框架内的创新。第一，根据编制性质分类。立足上述编制情况，对各种编制人员人事档案做出分类，这种分类让当事人的职务、职称、工资及其等个人动态项目在人事档案中很容易体现出来，便于对职工的行政管理。尤其是在相关政策、法规的引用上更加科学，避免运用不当对单位与个人造成不必要的伤害或损失。当前，行政编制和事业编制的人事档案管理都采用这种分类管理。第二，根据岗位分类。这种分类抛开编制的区别，只依据岗位和个人实际才能做出分类。这种分类可以真正发挥人事档案对单位人力资源的优化整合作用，如把每个人的业务能力作为首要档案内容，这种管理对单位用人决策具有推动性的影响。在实际工作中，可以实现唯才是举，在用人的标准上实现体制性的突破。企业编制的人事档案多采用这种管理办法。第三，根据专业分类。无论是什么编制性质，或者是保管在人才交流中心等部门的人事档案，都会有其具体的专业学习与成长项目内容。立足在该内容上，可以把人事档案的主体按照其专业适应性分类，这种分类对于人力资源的整合与调度，更具有指导性的意义。
（二）共性集中管理
人事档案是以人为核心，那么，也就会立足在围绕人的管理方面产生很多的共性。作为人事档案管理者，在现实的管理中，要注意加强研究，发现其共性，总结在面对性质不同的人事档案中，简约管理办法。笔者认为，就目前我国人事体制下，有以下两种共性：一是管理的法规政策共性。无论是任何性质的人事档案，其所依据的法律、法规都是一样的，因而，管理者要立足相关的法律、法规对各种人事档案做出整合，既可避免违法管理失误，也可以让自己的工作更有说服力。二是工作年限共性。与国家的相关工龄年龄段结合起来，对所有人事档案做出分类管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照这样的共性管理，无论是在工资还是在职称及其它待遇的管理上，都会节约更多的管理资源。
四、建立用人与档案管理分离的人事档案管
理机构随着社会的快速发展和体制改革的不断深入，人事档案利用的范畴不再仅仅局限于党政机关和国有企事业单位，越来越多的非国有组织和企业成为当代大中专毕业生择业的首选对象，如一些合资企业、外资企业就很受年轻人的青睐。所以，这些非国有组织和企业逐步成为人事档案利用的生力军。针对这一现实，笔者认为政府部门应该建立专门的人事档案管理机构，这种机构不以盈利为目的，社会公信力强，为用人单位无偿提供人事档案利用服务。这种人事档案管理机构的建立，还可以大大减少“死档弃档”、“虚假档案”等现象，从而实现人力资源合理配置最大化。
