时间：2023-06-07 15:58:05
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论文摘要：档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务。
随着信息化浪潮涌现，信息化从理论方式技术手段，都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程，不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化，准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求，以档案资源信息化推动档案管理现代化。
近年来，虽然档案工作得到较快的发展，档案管理现代化水平有一定的提高，但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比，还有一定的差距，不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此，就采取各种措施，加快档案工作现代化的步伐。
1档案工作现代化的必要性
实现档案工作现代化是社会主义市场经济对档案工作的要求。在建设社会主义市场经济的过程中，要从总体上提高现代化水平，必须摸清国际国内的动态，了解过去和现状，以及今后的发展趋势，才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点，就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。面传统的管理方法则无法满足这种需要，春有采用现代化手段，才能在较短时间内，迅速查阅到利用者所需要的档案材料，及时提供利用。所以，实现档案工作现代化，是适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求。
实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展，特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用，能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。
2档案管理工作现代化的主要内容
新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴，在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。
2．1档案工作技术现代化
它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如：广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作，并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。
2．2档案工作组织与管理现代化
档案事业的建设和档案工作的组织与管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。
2．3档案干部知识化
由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。
2．4档案资源信息化
在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。
2．5档案保护现代化
传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这此档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁光性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。
2．6档案管理标准化
档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。
3档案工作现代化的作用
利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。
利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。
缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之"延年益寿"，留传给子孙后代。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
【关键词】档案管理；信息化；数字化；管理效率
0.前言
档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求，档案信息数字化、网络化是时展的要求。数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。
1.档案工作的信息化
一是随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。二是现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。三是现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直存在。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免丢失信息造成信息遗漏。四是随着公众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。
2.档案信息的数字化
档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。
对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照， 以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。
对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。
通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的档案信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。
3.数字化档案信息的管理
我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于20世纪90年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。第三、档案工作数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理智能化、自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。
4.档案信息利用网络化实现信息的高度共享
档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内。人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
档案信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门和所属各单位档案部门的计算机资源整合在一起。各部门和各单位的个体计算机通过网络共享网络信息资源，同时为档案馆核心数据库提供档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉——互联网，实现档案资源的共享。
档案信息化建设的最终目的就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。
[关键词]档案 公司发展 现代化 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）10-0331-01
虽然档案管理工作现阶段取得了许多新突破，建立完善了档案管理的各项规章制度，初步建立了档案目录计算机检索功能，提高了工作效率，但仍存在许多问题：
一、开放意识与创新意识不强
档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”等旧观念。
二、许多基层单位重“藏”轻“用”
一些部门在工作中，忽视了档案的作用，档案信息资源开发不足，造成大量信息资源闲置。
三、档案收集工作缺乏力度
收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作处于被动地位，一般是移交什么就接收什么，应该归档的材料散失在个人手中，档案缺失严重。
四、档案管理与服务存在脱节现象
由于公司档案资源不够丰富。只注重产品、基建、设备、人事、文书等档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与业务有关的资料的收集整理，影响了公司档案的系统性和完整性；档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代或者缺失现象。
五、档案管理人员少，专业素质不高、工作积极性不高
档案专业人员所占比例小，多数为传统档案工作“传、帮、带”的“继任者”或长期沿袭下来的工作经验。许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
通观档案工作中诸多问题，不难发现，要想档案管理工作走上系统化、规范化、标准化、正规化的道路，必须从以下几方面入手：
（一）要有效地推进档案的系统化管理
需要建立新的档案工作机制，进行部门整合，设立档案中心，加强档案行政管理部门在公司行政管理职能的组织地位。档案中心应在传统的产品、会计、人事等档案管理职能中增设底图保管职能和晒图职能，这样集中统一管理，蓝底不分家，档案中心直接掌握晒制底图的部门、数量、流向，全程监控公司技术档案资料完整与安全，防止失密和泄密，档案中心具有档案实体保管和业务监督指导双重职能。
（二）完善档案管理制度
要想企业走的更远、更稳，必须有完善的制度做支撑，要从领导、部门、员工三方面进行努力：
1、要有效地推进档案的规范化、标准化管理，最关键的是领导要有重视档案的意识。单位领导或主管和分管档案部门的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、经验交流会，从而增加对档案的了解，档案意识就会进一步提高。才能带头去遵守档案管理制度，为员工树立标杆，这才是推进档案规范化、标准化管理的重中之重。
2、要有效地推进档案的规范化管理，必须要建立健全档案中心管理制度和与各相关部门之间的工作制度。做到有章可循，有法可依。具体有以下两方面：
（1）内部管理。建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平；制定档案接收标准，以确保进室质量；制定整理、鉴定、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化。建立健全档案管理工作流程管理制度。通过抓好各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。
（2）外部协调。督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行为和归档的权利，保证档案工作的顺利进行。同时，建立与相关部门的资源共享制度。每个人的人事档案是动态的不断变化的，人事部门随时会产生任免、调资等归档材料需要及时放入个人档案袋中，面对档案工作人员少，工作量大的情况，对这些材料进行整理、编号的过程是一个重复费力的环节。如果人事部门信息库增加“人事档案号”项目，使打印出来的人事档案材料直接带上档案号，可以大大提高工作效率
3、要有效地推进档案的正规化管理，必须要加强档案工作人员的管理和培训：
（1）档案工作人员必须要有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操，必须忠诚可靠，意志坚定，严守公司秘密，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案工作人员也要履行《档案法》赋予的权利，对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查。
（2）适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理先进经验和操作技能，以促进档案工作健康、平衡发展。
综上所述，要想有效的推进档案工作的系统化、规范化、标准化、正规化管理，需要领导、员工、职能部门三方面的努力，缺一不可。
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2、依法治档，建章立制。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。
3、加强业务，提高能力。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养、提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。
4、稳定队伍，改善条件。要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
5、注重收集，科学管理。学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，要强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件，以备日后归档。同时，要按照档案管理的要求，在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫，做好档案的编目、检索、编研工作，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。
6、提供服务，开发利用。档案管理的根本目的在于档案利用。学校档案信息资源的开发与利用，要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
1.1创新与安全的挑战
以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。
1.2标准化、法制化的挑战
因为档案本身的繁琐性，国内政府的档案管理系统十分繁琐，不集中管理比较突显。因为多处管理，各自有各自的规则，导致了管理规范化统一难。档案方面依据的法律法规较少，乃至对达50年历史的档案一定要密封级别都没有相关的法律根据，导致很多的档案由于密级状况没办法施展其作用。
1.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2如何改进档案信息化管理工作
2.1转变管理模式
伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，必须经过信息化，才能够完成档案信息能源的运用价值，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。
2.2加强基础设施建设
电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。
2.3建立有效的信息系统
首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
2.4提高档案工作者专业素质
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能。再次，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造及培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。
3结束语
关键词：船舶档案管理；新理念；信息化
中图分类号:F407.474 文献标识码：A
引言
随着社会经济的不断发展和科学技术的迅猛进步，我们社会已经金热了信息化的时代。在此时代背景下，加强信息化建设以成为各行各业的必然要求。船舶档案能够较为准确的反映航道及水运的发展轨迹。因此，加强船舶档案管理的信息化建设对航道的维护、建设等具有更加重要的作用。
一、创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化的积极作用
（一）提高船舶档案管理的办公效率
在传统的手工式档案管理中档案的收集、整理、保管、分类等各个环节都需要人工的参与，而众所周知人工参与的过程中出现失误的几率较大，对档案管理造成了极坏的影响。而实现船舶档案管理信息化则可在一定程度上有效保证信息录入的准确性，进而达到节省时间的目的，使档案管理工作的办公效率得到明显提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息资源间的共享
传统手工式的档案大多仅有一份，复制或抄写较为困难，对需求信息的查找也较为困难，因此在管理上难以实现船舶信息资源的共享。而实现了船舶管理的信息化后，对计算机、网络、大型数据库等技术的应用就使船舶档案的管理显得更加便利，资源之间的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶档案的稳定性保存
传统的纸质档案在保存方面的稳定性不够高，尤其是纸质的信息特别容易受到外界环境如火灾、水灾、腐蚀、虫鼠啮咬等严重影响。即使不受外界环境的影响，经过较长时间后纸质档案必然会出现各种自然损耗现象。但是，档案的信息化管理则可以使档案信息与档案载体之间实现异质分离，以便于信息化档案的长久保存和及实的查询利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息传递的速度及安全性
在日常的档案管理工作中，文件之间的相互传递通常采用传统的邮政系统手段，一方面传送时间会受到距离长短的限制，另一方面还常常会发生工作人员将某些文件在传递过程中丢失或延误的情况，给档案管理人员的归档工作及其他人员的检索利用带来很大的不便。而利用计算机网络技术进行管理，则可以直接通过网络进行传递，有效地提高了文件传递的安全性和及时性。
二、创新档案管理理念，实现船舶管理信息化的有效措施
（一）深化对船舶档案管理的认识，加强组织领导
要想创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化，首先应当深化相关工作人员对船舶档案管理的认识。这就要求各局、分局及船间的各级领导尤其是主管领导必须加强档案管理的责任意识，充分认识到船舶档案管理在航道事业发展过程中的重要意义。其次，应加大船舶档案管理的硬件设施建设的资金投入，为档案室配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等现代化办公设备。
（二）建立健全船舶档案的三级管理机制
除深化对档案管理的认识外，建立健全船舶档案的三级管理机制也是创新档案管理理念、实现船舶档案管理信息化的关键所在。这就要求船舶信息化管理工作必须明确各级管理人员的职责，实现管理的制度化、规范化。其一，明确档案管理督导员职责，即制订相关管理规定及规章制度，负责各种资料、报告、文件的收集整理和归档管理；制订船舶维修、保养方案、计划，督促员工按操作规程行驶船艇和按规定对船舶进行保养、维修；制订各种应急方案，掌握天气变化情况，正确指挥船艇机动，保证船舶在紧急状态下按正确方法操纵，确保船艇安全等。其二明确船舶管理员的职责，即定期对船舶状况进行排查，并将检查的结果及时归档；加强对船舶动态监控，及时对驶入非运营水域附近的船舶、违反安全管理规定的船舶发出警告并及时采取有效措施；发生水上交通事故立即向船务部主管领导报告并接受海事部门的调查处理等。其三明确船舶岗位人员职责，即协助档案管理员将各个传播的信息落实到位，确保信息的准确度；对于存在安全隐患或重大不安全因素，及时汇报并进行整改或停止作业，并及时记录相关信息；协助健全各种管理制度等。
（三）进一步推进船舶档案管理的现代化进程
随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，进一步推进船舶档案管理的现代化进程则显得十分重要。这就要求船舶档案管理必须进一步引进科学的管理思想，并不断创新管理方式。尤其是面对信息网络时代的冲击，尽快使船舶档案管理脱离传统的手工管理逐步变成计算机管理，运用计算机加强船舶技术档案管理的收集、传递、开发和利用，充分发挥计算机技术在档案管理中的积极作用。如利用计算机条码技术将各个船只的机械设备进行编码，然后统一录入计算机数据库。这样就可以利用数据库管理技术对各个船只的使用情况、维修保养情况等进行汇总、整理和管理，以提高档案管理的质量及效果。
（四）加大对船舶信息的开发力度
加强档案信息化管理的目的就是方便日后对信息的利用。因此，加大档案部门对船舶技术档案的利用率及对信息的开发力度，也可以加快档案管理的信息化建设。这就要求船舶档案管理人员在日常工作中坚持服务的宗旨，针对航道生产及船舶运营的特点，不断扩充档案服务的内容及领域，并提高档案服务额质量和水平。
（五）引进并培养档案信息化管理的人才
提高船舶设备档案管理人员素质也是实现船舶技术档案管理信息化的重要方面。因此，档案管理部门必须重视工作人员的素质培养，可定期组织开展一些档案管理的学术交流活动， 邀请档案管理专家来局讲座、指导，或组织档案管理人员到先进单位参观学习。其次，提高档案管理人员的政治素质，使档案管理工作人员要有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律， 避免失密和泄密现象的发生。再者，应提高档案管理人员的综合业务素质。尤其是深造计算机应用及档案管理的能力，以保证档案管理人员队伍的稳定。
结语
综上所述，创新档案管理李奶奶，实现船舶档案管理的信息化建设对船舶行业的进一步发展具有重要意义。因此，我们必须从深化认识，引进和培养信息化管理人才，建立健全三级管理制度等方面不断探究实现船舶管理信息化的有效途径。
参考文献
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[2]张莹. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,08:107.
一、档案管理的特性
档案是人们在社会活动中?e累和保存下来的历史记录，由于社会活动的复杂性，历史上存留下来的档案不计其数，管理工作的本质就是进行较长期的管理。正是由于档案管理的长期性、重要性，所以必须要针对档案保管工作加以研究。但是在实际的档案管理工作过程中，由于有着多个不同的工作层而，并且每个不同层而所呈现出的特性也有所差异，从某种程度上来说，档案管理本身限制了档案在社会中的流通性，自身有着较为封闭的特性，这直接导致档案管理工作中有着利用、保管的矛盾性存在。人们不断寻找许多更合理的管理方法，使其更好地服务社会，这就需要通过新的视角和高度重新审视当前档案管理的热点问题。
二、档案管理现代化的背景以及必要性
档案管理现代化就是指管理者秉承着现代管理理论科学，以现代的管理方式与手段为基础，利用先进的科学设备与技术，管理员充分发挥自身的主动性、创造性、积极性，进而对档案的管理以往的传统管理方式进行改革，让档案管理完成到现代化、智能化、系统化的转变。基于社会经济不断进步的基础上，现代科学计算机技术也得到了长足的发展，尤其是网络信息技术逐渐的应用于各行各业的各个领域中。
在当前社会飞速发展的过程中，通过档案管理现代化管理工作的执行，实际上有着至关重要的作用，首先，能够高效、安全的直接通过互联网电子形式的方式来对于档案信息加以收集和管理，各个方面的信息档案能够更加便利的进行查阅，同时还能够持续性的对档案本身管理环境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存储空间，这对于现代社会中大量档案原件档案管理起到了.定的促进作用。
三、档案管理现代化
档案管理现代化主要是管理人员基于现代化理论科学，通过有效管控方式，借助先进设备以及技术系统，全面激发管理人员主动积极性以及创新实践能力，进而全面更新传统档案管理模式，令其向着现代化、系统性、智能化方向不断发展。在社会经济快速发展的同时，现代科技实现长足进步，特别是网络信息手段更广泛的渗透至各行业领域。伴随现代社会信息化水平的提升，档案管理也面临更为严峻的挑战与考验，而信息档案则渐渐通过多重形式展现，总量不断增加，令档案管理难度以及任务量明显增长，对调档工作也提出了高标准要求。档案管理现代化体现了重要的现实意义，可有效合理的汇总搜集电子档案信息，便利的查阅档案内容，优化档案管理工作环境，合理缩减存储空间，对原件档案管理体现了有效的影响作用。
四、档案管理原理在档案管理现代化中的应用分析
（一）整分合原理
要想充分展现出档案管理的重要性，提高档案管理的效率，需要结合档案管理的实际情况及档案管理原理的要求，对档案管理做好系统化和合理化的规划工作，并对档案管理人员的工作内容进行明确的分工，明确自身的职能，将各个分工的事项进行有机的结合。从狭义的角度对档案管理工作进行分析可知，档案管理工作包括存储、整理、收集、编研、统计及整理等方面的工作内容。从广义的角度对档案管理工作进行分析可知，主要包括学会、宣传出版、档案馆工作等方面的工作内容。为了充分展现出档案管理的重要性，提高档案管理的工作效率，确保档案管理的可靠性，要求档案管理部门人员需要明确自身的职责，对实际的档案管理工作进行分析，制定出合理的档案管理工作目标，提升档案管理效果，减少档案管理人员的工作量。档案管理目标是档案管理人员希望能够达到的理想档案管理程度，是档案管理人员工作的主要方向，有助于提高档案管理工作的绩效水平。各档案管理部门在制定完档案管理目标后，要求每个档案管理人员明确自身的职责和工作任务，做好明确的分工工作，提高档案管理工作的组织性。
（二）系统管理
系统管理是档案管理诸多原理的理沦基础，其主要含义是指在档案管理过程中将所有档案管理的工作内容科学地汇聚成一个整体，通过对整体工作内容的划分和整合来实现对档案管理工作内容的有效规划，充分地发挥档案管理过程中侮一个工作环节的作用，清除掉档案管理工作中重复和不必要的内容，从而有效地提升档案管理工作的效率和质量，更进一步促进档案管理工作的有序进行和健康发展。
（三）反馈
反馈是实行档案管理现代化的指路明灯。档案管理工作的信息反馈在于肯定档案工作的自身价值。要将档案信息所输出的经济效益、社会效益全方位的进行反馈，才能认识到档案工作的重要作用。档案信息输出后，一方面承受着社会的检验，一方面被社会所利用，实行统一化的管理，简化反馈程序，有利于档案管理的改进与完善。
（四）加强管理的重视程度
加强对档案管理的重视程度格外重要，只有从思想上重视档案管理工作，才能够管理好档案。档案管理的目的就是通过对各类档案进行整理和分类，从而为经济社会各方面发展提供理论和政策依据。重视档案管理，对档案进行系统化的控制，能够最大程度的节约人力成本，提升管理效率，为社会服务，为国家发展作出贡献。
关键词：档案信息化；建设；档案管理
档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。
一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
（一）对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
（二）对运用信息资源存在错误观念
对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。
（三）档案部门信息化水平存在差异
由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。
二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
（一）加强电子文件的管理
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
（二）建立网络档案
建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。
参考文献：
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