时间：2023-06-07 15:58:11
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案管理的原则范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
—、引言
在一个企业中，档案管理无疑是企业管理的一个子系统。对于非国有企业，能否探索出一条行之有效的档案管理方法，其意义已经不仅仅在于是否有利于档案学理论研宄的丰富和促进，更在于能否对该企业的生存和发展发挥其实际的事功。
我国对非国有企业档案管理比较集中的探讨始于上个世纪90年代，而有探讨就必然有分歧。这种分歧既来自观念上，也来自现实中。试以如下表述为例：对于众多非国有企业，档案行政管理部门应对它们进行调查、摸底、排队，对不同行业、不同规模、不同经营方式的企业，做到心中有数，从而尽快制定、出台一批地方档案行政规章、管理标准、制度，尽量使企业不走弯路或少走弯路“抓执法检查是最重要的一个环节”等等。笔者以为，这可以看作是传统观念的典型文本，是“计划时代”“强势政府”在档案管理领域的精神延续。但是，实践似乎在证明这种判断对当代现实缺乏更宏观和深入的分析。对当代中国而言，这是对政府的力量作了过于乌托邦，或者说过于乐观的估计。其实在笔者看来，有学者指出的“理顺关系”才是真正中的之语。虽然宄竟如何理顺，这方面的研宄尚不够深入，但有一点倒是达成了共识，即将法律监控作为国家对非国有企业控制的重要手段。犹为可贵的是，对于监控本身，有学者作出了清醒的认识和反思：监管中应坚持不干扰非国有企业生产经营活动，有利于促进非国有企业加强管理，提高经济效益；有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。”“监控方法要灵活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在这个意义上说，这种观点不是袖手谈经，却体现了一种清醒、求实的色彩。
要谈非国有企业的档案管理工作，百转千回，最终还是绕不过非国有企业档案管理的原则和外部体制问题。事实证明，较为明确的、进一步探讨这些问题的时机已然成熟。虽然如此，本文的目的并不在于提出一套具体、明确而放之四海皆准的操作程序，而仅在于对非国有企业档案管理的原则和体制作一番同当下现实环境相契合的思考。
二、非国有企业档案管理应遵循的原则
谈及“原则”，不能不提及我国档案工作的基本原则。1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法)规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作基本原则，是指导全国档案工作的科学准则。既然如此，为什么在这里还要谈‘非国有企业档案管理应遵循的原则”？
笔者的本意是，前者的表述侧重于宏观层面，而这里谈的“非国有企业档案管理应遵循的原则”则更倾向于微观视野。但是，不仅仅如此，更重要的在于1987年《档案法》公布时所处的时代背景，即当时非国有企业无论从数量还是质量上在国民经济体系中还仅仅处于“补充”的地位，质言之，国有企业大一统的局面并没有被撼动。因此，“统一领导，分级管理”这样的宏观原则更多是对国有企业而言，其着眼点也不可能超越当时的社会现实。然而，当从产权到制度都与从前的国有企业迥异的非国有企业发展到今天成为一股不可忽视的力量时，我们显然不宜再将原来的宏观原则作过于教条和机械化的理解。因此，今天从微观层面上提出“非国有企业档案管理应遵循的原则”，可以说是改革深入发展的内在要求。这与其说是一种变革，毋宁说是一种发展、完善。
1、效益性原则
企业是以盈利为根本目的，从这个意义上说，市场经济下的企业首要遵循的是效益原则。企业档案管理讲求效益性从根本上说是市场经济的客观要求和体现。
所谓效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在这一小一大间寻求一个最佳的平衡点。
效益性原则的贯彻过程，本身就是一个冲出偏见的过程一个审视成法的过程。如果能以国外企业的管理方式为鉴，那么日本的经验让人不无启迪。日本实行的是政府主导下的市场经济，既有别于英美式的自由市场经济，也有别于西、北欧的社会市场经济。日本民间企业在对重大事项进行决策时，一定要对投入资本额及预期收到的效果进行比较研宄。在实施“设置完备的档案管理体制”时，日本的民间企业总希望获取大大超过投入的成效。事实上，他们在实践中很少走集中统一保管的道路，而是分散管理。民间企业按各自独立的意志决策的管理方式，是日本社会适应现代化进程的一种制度选择。
如果放到整个国家和社会的视野来考虑，效益性原则最终还涉及到非国有企业档案管理的外部体制问题。在此背景之下，笔者愿意引入一个理论的参照系，即乔治。索罗斯在《开放社会：改革全球资本主义》—书中提出的关于一个开放社会的“基层化原则”。根据基层化原则，凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成，凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成，其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度，因为它们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。在这一思路下，除去企业和员工本身，各种官方色彩相对淡出的档案中介机构、各种行业协会和档案工作者协会将有所作为。关于这一体制问题，在后文还将进一步谈及。
2、自主性原则
顾名思义，所谓自主性原则，即是由企业自身作为档案管理的主体，企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。笔者以为，这是由我国现行法律法规推导出的必然结论。
按照《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定：私营企业的资产属于私人所有。”照此精神，非国有企业的档案作为特殊财产，同其资产一样也应该属于资产的所有者拥有。道理不难理解，私营企业是以生产资料私有制为基础的，而私营企业档案是私营企业在从事生产、经营活动中形成的历史记录，它不是独立产生的，是企业各项活动的伴生物。而把这个结论一般地推广到整个非国有企业范畴，我们就完全可以说，产权制度的多样性决定了档案所有制的多样性，企业产权归谁所有，企业档案也归谁所有。从法理上讲，此结论适用于《民法通则》关于财产权的一般规定。因此，非国有企业的所有者毫无疑问地享有其所有权、占有权、收益权和处分权，当然也包括档案的管理权和很大程度上的处分权。
由此，曾有报章提到过的由档案行政机关动员帮助非国有企业建档的说法其实大有可斟酌之处。有求必应的“帮助”当在情理之中，越俎代庖的“动员”却是师出无名。
然而，为什么上文只提到“很大程度上的处分权”呢？这是因为档案作为企业活动的沉淀，同一般企业行为一样，也在一定条件上具有经济学上讲的“外部性”一比如对档案的第二价值的考虑，对国家安全的考虑。因此，《档案法》第十六条有如下规定：集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的，或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”一尽管有些问题有待在立法上进一步明确（这在后文的体制部分将会谈及）一却不妨碍我们作如下结论：非国有企业档案管理的自主必然也是法律框架下的自主。
在此有必要再次提及上文提到的“基层化原则”。根据索罗斯的解释，基层化的含义是，由于难以确定什么是公共利益，因此决策必须在尽可能低的层面上作出，层次越低，因大一统决策带来的风险也越小，而管理成本也越小，效率却高。@这里讲的基层化原则不仅仅适用于政府系统，而且也适用于经济、文化和其他领域对档案管理而言，非国有企业的自主管理正是这一原则的集中体现。道理很简单由于权力过分集中的管理模式对管理对象而言往往具有一损倶损的风险性；而另一方面，过度的垂直控制将动用极大的资源，降低国家行政的效率。这样，既不可能降低高度集权的管理成本和风险，相反还掣肘了基层单位的效率和灵活性。在不可能对每一个企业的运作情况和档案信息进行细细甄别的情况下，非国有企业档案的自主管理理所当然是明智之举。
3、灵活性原则
所谓灵活性原则，笔者以为至少包含三层意思。其一便是管理方式的灵活。方式由环境决定，非国有企业成千上万，情况各不相同。各企业规模不同，具体软硬件环境也不同，管理档案的方式也就不尽相同。哲学有一个重要观点，即任何真理都有其适用条件和适用范围。抽象地谈某一种档案管理的具体模式的优劣并不能给实践带来多少指导意义。试想，如果面对的是一个小企业，本身产生档案不多，却要求其照搬传统国有企业的档案管理模式，专门的档案机构和专职的档案人员一应倶全，集中统一，层层控制，按时移交，定时鉴定，从理论上看好则好矣，却未免可笑。推而言之，企业不仅有规模的不同，更有行业特点的差异，其管理方式或分散，或集中，不必强求一律，但求得当。
灵活性原则的第二层意思，指的是保管地点的灵活。保管地点的选择离不开软硬件具体条件的制约。档案到底放在哪儿，首先要看的是条件，其次看的是成本。近年来流行讲跟国际接轨，档案界亦不免披欧风，沐美雨，甚至言必称“托管机构”“文件中心”。但如果立足于具体条件思量，我们当说，外来的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就应该鄙夷。甚至传统的档案馆室固然是以堂堂之阵，树正正之旗，但又何妨办公室保险柜的方寸之间能够以简约求便利，以平拙摄神奇？
管理对象的多元要求具体管理手段的多元，这是灵活性的第三层含义。科技图纸、文书文件、财务报表、人事资料、信用凭证、技术成果，诸如此类，林林总总，不一而足，要的就是个区别对待，量体裁衣。而档案不同载体的出现，更是无时无刻不在呼唤着管理手段的灵活与创新，呼唤着管理的手段既有弹性又统摄自如。
据日本档案学者大谷明史介绍，“日本企业的档案管理体制除少数外，一般都不是集中统一保管型，而是分散管理型。……尽管整个企业没有形成集中统一保管档案的管理体制，但企业的经营管理活动，都能依据各部门妥善保管的档案正常开展工作。如果将此当作对集中统一保管模式的非议自然不免迂腐，但如果把这看成是对企业档案管理灵活性和多样化趋势的注脚，笔者则加以认同。
归纳、提炼和抽象有时是一把双刃剑，在条缕分析的同时不免产生某种人为意义上的割裂。效益性原则、自主性原则和灵活性原则，虽然是在不同角度和不同层面上作出的分析和强调，然而并不能掩盖其中意蕴的重叠与交叉。笔者以为，无论是对国家社会来讲，还是于单个企业而言，效益性原则是其根本。从某种程度上说，效益性原则是因，自主性原则和灵活性原则是果；效益性原则是里，自主性原则和灵活性原则是表。后两者是前者的客观要求。所谓开放社会的基层化原则则可视为三者总的参照系。这就是效益性、自主性和灵活性三大原则的辨证关系。
三、非国有企业档案管理工作的外部体制
所谓非国有企业档案管理的外部体制，指的是一个国家之内管理全部非国有企业档案和档案工作的方式和组织制度。它与单个企业档案的内部管理模式相对，在外延上包括各类与非国有企业档案有关的机构的设置、隶属关系、职权关系等，更明确一点说，指的是档案行政管理部门、企业以及其他机构和组织之间的关系问题。事实证明，非国有企业内部档案管理模式的选择和运行，在很大程度上受制于外部的档案管理体制。
笔者以为，今天的非国有企业档案管理体制，应当是：以自主管理为基础，以法律监控为框架，以民间档案组织为后盾，集中管理与分散管理相结合。
对民间性质的档案组织应当鼓励。
可以说，随着社会主义市场经济体制的逐步确立，以往在政治、经济、文化诸领域推行的中央集权制结构开始松动，国家与社会的界分开始显现，国家对社会资源的控制减弱，公民自主性得到提升，各种民间性质的组织或曰非政府组织（NGO)的兴起于是成为必然。这样的社会中介组织是个人、团体（企业、行业）自由和权利的基础，是国家与社会、团体、个人间的联系中介和沟通管道，是维持社会稳定的“稳压器”。
关键词：电子;档案;管理;原则;体系
我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。
1．电子档案管理原则
电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
随着计算机技术的广泛应用，机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件。这种文件存储在特定介质上并加以命名，需要时，只要指出其文件名，即可将文件调出来供阅读或打印用，将电子文件归档后即形成电子档案。在电子档案中，全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。
1．1完整性原则
随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。
1．2可读性原则
目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此，在电子档案管理中要特别注意确保其可读性。例如：在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。
1．3可靠性原则
可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
2．电子档案管理体系
电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题：
2．1集中统一管理电子档案的问题
近年来，随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门；也就是说，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。
2．2纸质文件和电子文件双套归档问题
目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。
2．3实行文件、档案一体化管理问题
在计算机信息系统中，文件与档案的界限难以截然分清，电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。事实上，将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的。在对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行，因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式。
这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加，而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。根据具体情况，有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。
参考文献
一、来源原则在电子档案时代对电子档案管理的意义和作用
1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系
档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。
2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理
来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。
3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用
我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。
4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则
虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。
二、来源原则在电子档案运行和管理中应用
1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。
2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。
3.鉴定电子文件的来源和证据价值，须保存文件的所有原始信息。计算机辅助文件管理计划以原文本为基础，要求每份文件都配有简介说明，并要求著录项目覆盖所有的相关信息。加拿大国家档案馆在这方面进行了有益的尝试：该馆将馆藏电子档案分为两类，电子纯文本信息（如电子邮件、文字处理文件、备忘录）和非纯文本信息（数据库、图标、记录单等）。并根据文件的不同来源，制定了不同的整理著录规则，主要内容包括：其一，关于文件形成者的信息，如组织机构、文件存放地点、成文日期及接收、存贮文件的日期等数据；其二，关于自动化系统结构的信息，包括数据的目标准则和使用工具等；其三，关于数据内容的信息，即数据的编目与相关联系，现有的检索工具、代码一览表等；其四、关于电子文件结构的技术著录：文号、硬件与应用软件、利用的状况等。至此，我们不难发现，只有遵守来源原则，才能保持文件之间固有的历史联系。否则，档案工作就会是任意的、主观的和缺乏原则的。要确定电子文件和档案的来源，不可仅要求完整地保护全宗与文件系列和按照原始顺序进行分类归档。要使电子文件及其运行遵循来源原则，必须正确说明电子文件及其之间的原始联系。同时，在分析文件形成者职能的基础上对电子文件进行管理是远远不够的，运用来源原则意味着档案工作者要识别和保护电子文件的原始结构，了解其在整个生命周期中文件组合的变化。
[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资
[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。
项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。
一、实施项目档案全程管理原则的意义
项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。
（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量
项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。
（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性
固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。
（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性
固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。
（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用
项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。
二、全程管理原则在项目档案管理中的应用
全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。
（一）通过前端控制贯彻全程管理原则
档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。
（二）通过合同管理贯彻全程管理原则
通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。
（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则
项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。
有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。
（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则
项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。
三、结 语
档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。
[参考文献]
[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.
[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007，（1）.
[3]王娅.高校基建项目档案全程管理模式研究[J].兰台世界，2012，（14）.
[4]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012，（13）.
[5]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设，2010，（1）.
[6]刘晓玲.企业技改项目档案管理工作探讨[J]. 机械管理开发，2012，（4）.
[7]姜红 .技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案，2012，（3）.
[8]邢晓援.固定资产项目档案的收集与管理[J]. 机电兵船档案，2011，（2）.
[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.
[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.
（1）参与档案理论和业务的研究；
（2）担任档案的收集、整理，编制一般的检索工具和专题资料等工作；
（3）对馆藏档案有初步的了解，能根据利用者提供的线索，查到所需要的档案；
（4）参加编辑档案材料的工作；
（5）担任档案专业的业务指导工作，能正确掌握档案业务方针、政策，正确掌握调查研究的基本方法，能解决业务工作中的一般问题；
（6）参加培训档案专业干部的教学组织和辅导工作。
馆员职责：
（1）独立进行档案理论与业务的研究；
（2）独立拟订区、县、局级机关档案管理的计划、方案；
（3）独立从事或组织指导档案业务工作，独立进行调查研究，总结推广典型经验，能发现和解决档案工作中的问题；
（4）独立完成档案材料编辑工作；
（5）了解馆藏档案，根据利用者的需要，系统地按专题提供档案材料；
（6）?制定档案工作的规章制度、办法，提出档案工作业务计划，并组织实施；
1 重视民政档案的利用，提高管理功效
民政档案管理工作的开展，与民生有着密切的关联，是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度，组建档案管理控制队伍，对于档案管理工作的机制进行全面研究，对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决，让各项管理制度和任务得到更加深入地落实，为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础，更好地发挥档案管理工作的功效。
2 对于档案利用效率进行改善，提高档案资料利用的规范性与可控性
民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联，并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点，档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善，并严格地履行各类工作规范，依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等，让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。
3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作，提高档案管理工作的科学性
作为社会公共服务部门中的重要角色之一，民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中，要树立负责任的态度，积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题，对于档案资源的利用情况进行不断地完善，对于档案管理工作进行深入调研，提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平，为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求，档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持，同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上，要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容，对于档案信息资料的内容进行不断丰富，通过提供多样化的信息资料服务，让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中，也要对于管理方式进行不断地完善，通过创新利用形式和途径，让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。
4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作
民政档案的利用水平受到档案管理人员的自身素质的影响。只有有效地提高档案管理人员的综合素质水平，才能更好地提高档案利用的规范化、科学化、高效化水平，同时提高档案资源的整体质量和利用效果，让档案资源的价值得到有效的发挥。在档案管理队伍建设上，要确保在岗人员具有较强的业务素质能力，提高在岗人员的责任感，打造一个专业的档案管理氛围和风气。在日常档案管理工作开展中，也要积极组织和落实相关的学习培训工作，组织档案管理人员对档案管理的有关法律法规进行学习，并通过交流来更好地学习和汲取档案管理利用经验。另外，民政部门也要积极做好宣传和推广工作，提高不同部门对于民政档案管理工作的支持配合程度，让档案资料的收集和管理效率得到更好地提高，促进档案管理工作标准化建设，让档案管理更加现代化、科学化，从而提高民政档案资源的利用效果。
输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分，输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录，是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证，是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性，打破了传统档案的特性范畴，不仅反映输电工程施工质量和水平，还能体现工程管理水平，是企业发展过程的真实记录与历史见证，对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值，特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善，档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理，档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81，档案管理尚需规范，档案保管条件与电子化程度有待改善与提高，档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题，是档案信息化的障碍。如何利用档案信息，辅助工程项目的控制和管理，提高工程项目的管理效率，提高预测控制风险的能力，保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。
二、输电工程档案管理的机遇与挑战
信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。
三、输电工程档案管理的组卷原则
案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。
四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施
面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。
五、输电工程档案管理的未来
关键词：档案管理；科学水平；有效途径；功能化发展
一、引言
档案管理工作以各种档案信息的收集、整理、保管、利用等为主要内容，与我们的工作和生活息息相关，这就要求不断提高档案管理的科学化。随着科学技术的发展，特别是网络信息时代的到来，如何从不同的角度和技术层面来提高档案管理的科学化水平，已经成为我国当前档案管理工作亟待解决的重要课题之一。
二、提高档案管理科学化水平的必要性
提高档案管理科学化水平要在科学理论的指导下，用科学的方法推进，以制度为保障，以达到档案管理的制度化、科学化、现代化，最大程度提高档案管理的科学水平[1]。
提高科学水平是档案管理的时代要求：随着时代的发展档案管理的任务也将越来越重、信息化服务功能要求也越来越高，因此提高档案管理科学化水平的要求日益紧迫。
提高档案管理科学水平是国家文化软实力的需求：民族文化是国家凝聚力和创造力的源泉，是综合国力竞争的部分，而档案作为文化传承的载体，也是文化软实力建设的重要组成部分，因此不断提高档案管理科学水平迫在眉睫。
提高档案管理科学水平是网络信息化发展趋势的需求：在社会经济繁荣发展的当今社会，信息技术飞速发展，信息技术已经应用到各行各业，为人们的生活和工作带来了极大的便利。将信息技术运用于档案管理的日常工作中来，可以很大程度上丰富档案管理的渠道、载体以及存储空间等，可以极大的提高档案管理的高效化，因此提高档案管理科学水平是网络信息化发展的需求。同时提高档案管理科学水平更是档案管理其自身健康发展的需求。
三、提高档案管理科学水平所必须遵循的原则
（一）服务原则
档案信息的价值在过去往往只有管理人员才掌握，同时由于其自身所笼罩的神秘色彩致使大部分人都认为档案资料是很神秘的东西。其实不然，档案资料以及信息不仅仅局限于国家有关部门才能解除，也是为大众服务的一种工具，提高档案管理科学水平应在提升档案资料服务性的原则下展开。
（二）发展原则
经济在发展，时代在进步，科学技术也在飞速推进。因此，提高档案管理科学水平也应该注重科学技术发展的内在规律，顾忌科学技术内外在因素，从不同角度分析当前的科学技术发展的总体趋势，并在现有的档案管理技术基础上开发新技术。档案管理科学水平要定位高远，不断发展。
（三）参与人员高素质原则
档案管理工作的主体是人才，提升人的素质是提升档案管理科学水平的重要因素，无论是在岗的工作人员，还是档案管理后勤保障人员，尤其是档案管理的高层管理人员，都应随着科学技术水平的提高而提升自身的综合素质和掌握驾驭科学技术的能力，只有综合素质提高了才能够把科学管理的效果充分发挥出来，只有掌握了科学技术的能力，才会更高效的提高档案管理科学水平，并使其体现出真正的意义。
四、提高档案管理科学水平的有效途径
（一）加强制度建设
加强档案管理制度体系建设是提高档案管理科W水平的重要途径[2]。完善规章制度建设，建立起档案管理的相关制度，才能使得整个档案管理工作规范化、制度化、标准化，才能高效的推动档案管理的自主创新。同时完善的制度可对档案管理形成严格的约束，也是提高科学水平的政策导向。人大、党政有关部门应把把推进档案管理事业的科学化发展纳入到中长期发展规划纲要当中。
（二）提高档案管理的信息化水平
随着网络普及以及科学技术的不断发展，在新时代的大背景下，档案管理也应紧跟发展的脚步，推动档案管理朝着现代化科学化的方向不断发展[3]。在档案管理工作中配备专业的管理设备，创建档案管理信息数据库，并可针对不同的单位或者部门建立单独的档案信息平台，做到统一入库信息共享，进而可以实现档案信息的快速的处理、检索、分析和保存，进而提升档案管理水平，降低档案管理的工作量。
（三）转换服务方式
在实际工作中，特别是科学化技术的融入，档案管理工作的服务方式和理念也应随之发生改变，直接要求档案管理部门从信息提供和保存者转换为档案信息信息服务的咨询者。因此，应在传统的服务模式的基础上应提升档案服务的能力和水平，还可通过创建的网络档案信息咨询平台，打破区域空间的界限，提供档案资料的跨区域咨询。
五、结语
在信息化和现代化背景下，通过建立网络创建档案管理信息数据库，并针对不同的单位或者部门建立单独的档案信息平台，做到统一入库信息共享，这将成为档案管理未来发展的方向，值得广大档案管理研究者和参与者的广泛关注。
参考文献：
[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（01）：174-176.
关键词 民营企业 档案管理 模式 创新
中图分类号：G27 文献标识码：A
1 民营企业档案管理的原则
1.1 灵活实用的原则
民营企业所开展的工作是为了更好地获取经济利益为目的的，因此档案管理工作的开展就必须遵循灵活实用的原则，以便更好地为企业的经济建设服务。对档案的管理是为了方便将来高层管理人员对已有信息的查找和利用，若在档案管理中存在着很多繁琐的问题将影响管理者的决策。
1.2 存储信息真实的原则
信息以决策的依据，正确真实的信息是管理者做出科学决策的前提，保证信息的真实性也是企业社会责任的体现。在档案中若存在着虚假的信息，不仅会使决策失误还会严重影响企业的社会形象。
1.3 信息全面的原则
信息的全面包括大范围的全面也包括小范围的全面。所谓大范围的全面就是指档案需要有各个部门的信息，各个主体的信息。比如企业自身的文化建设信息、企业的政策、财务部、人事部、销售部等部门的信息、供货商及客户的信息等多个主体。小范围的档案是就一个主体而言的多个方面，拿销售部门来说就需要具体到销售人员的具体信息、销售业绩的信息等。
2 民营企业档案管理的问题
2.1 对档案管理的意识薄弱
一般民营企业的规模较小，认为对档案进行管理是不必要的工作，只会浪费企业的财力和时间。在中国目前的社会环境中，管理层对企业档案管理的不重视，是企业档案管理存在问题的根本原因。而民营企业工作人员的流动性较大，客户的稳定性不强也是企业管理者认为档案管理不重要的另一个原因。另一方面，档案管理问题的潜伏期较长，档案管理的漏洞所带来的危害通常在数年甚至是十多年之后才会出现，因此在短时间内管理者无法意识到档案管理存在的必要性。
2.2 管理方式的单一性
虽然说部分民营企业开展了档案管理的工作，但是就他们的管理模式上而言，存在着过度单一管理不科学的问题。民营企业为了尽量节约成本，受经济条件的限制并没有引进先进的现代化的档案管理设备，在档案管理上还是采取比较传统的手段，以纸质资料藏馆的方式对现有的档案进行管理。这种方式的工作量较大，一般还是需要人工进行填写，修改与查找，在工作的过程中工作量较大，而且还容易出现遗漏，导致人事资料和客户信息的遗漏，将会严重影响企业的发展。
2.3 管理体系的不完善
管理意识的缺乏必然会导致管理体系的混乱与缺失，一个企业需要进行档案管理的信息很多，包括企业的战略信息、人力资源的招聘、企业文化、客户资料的管理等多个方面。绝大多数的企业始终一味地坚持“以客户为中心”的思想或者是“以员工为中心”的思想而顾此失彼，导致管理的内容不完整。
2.4 档案管理人员的专业素质不强
据江苏省档案局的调查显示，江苏省民营企业里从事档案管理工作的人员有64.5%并不是档案管理专业的人才，甚至还有部分人员并不是管理类专业毕业的人才，也有一小部分管理人员并不具备高等教育的学历。在现代化的档案管理要求下，仅仅依靠过去的管理经验是远不够的，必须具有现代化的管理知识与思想才能做好现代的档案管理。
3 企业档案管理的优化
为了适应现代化企业发展的需要，必须对企业档案管理的模式进行创新和优化，使企业在竞争中处于优势地位。
3.1 扩大宣传、促进重视
政府部门要帮助民营企业树立档案管理的危机意识，让民营企业的管理者认识到企业档案管理的缺陷会造成的问题，扩大档案管理的宣传力度。比如在当地的电视媒体上以公益广告的形式提醒民营企业的管理者重视档案（下转第141页）（上接第104页）管理；在报纸传媒上以专版的形式介绍民营企业的档案管理，可以是成功的经验也可以是某一企业失败的教训；在政府的网站上公布加强民营企业档案管理的要求，并向各民营企业下发文件，强制其做好档案管理，定期对民营企业的档案管理工作进行考核，对于不合格的给予一定的处罚。
3.2 运用现代化的管理设备
现代民营企业的档案管理已基本上不再是对人的依赖，而是对信息化技术的依赖，因此民营企业必须购入现代化的档案管理设备增强管理的可靠性。在传统的模式中，对档案的管理完全依赖于管理者，当这名管理者离职之后，对现有档案的查询就会带来很大的困难，而且管理的效率也极其低下。
3.3 优化管理方式
不同规模的民营企业可以采取不同的管理方式。大型民营企可以采取集中统一管理模式和协作式管理模式，开展时间久，管理高标准、严要求，相应的管理理念及方式更科学完善，这样的管理模式可以更好地为大型民营企业的档案现状服务，大型民营企业档案管理基础坚实，大型民营企业作为管理榜样需要严格认真对待管理模式的选择；中型民营企业可以采取分散管理模式，根据中民营企业自身的实际情况和对经济效益追求的总体目标，分散管理模式管理形态独特的共存性与渐进性，可以使档案资源的实体管理、档案信息管理与档案知识管理等科学化、系统化，将档案管理的责任和权力都交给下级部门，责任明确地对档案进行管理，不但符合中型民营企业的综合实力，还满足中小型民营企业的现状及对经济效益追求的近期目标，为企业的管理和利用服务；小型民营企业可以采取社会化管理模式，社会化管理机构拥有科学系统的管理规范及制度，具有高素质的专业从业人员，相关管理设施及设备也与时俱进地更新，小型民营企业的档案存放在这样的机构中可以得到专业管理，由于中小型民营企业无论是档案资源的数量、类型，还是档案管理的实力都是其档案工作开展的障碍，档案意识的提高使小型民营企业必须根据企业的这种现状找到与之相符的档案管理模式，社会化档案管理模式无论是对企业规模、企业实力的要求都与小型企业实际情况相符合。
3.4 完善档案管理体制
对档案管理体制的完善需要两个主题的共同努力，首先是政府部门应该完善相应的法律体系，为民营企业的档案管理提供法律保障与工作指导。另一方就是企业本身应该根据自己的规模和性质对档案管理的类型进行合理的选择，健全自身的管理体制，使档案深入每一个细节；企业还需要的是建立档案管理的绩效考核制度，对档案的管理工作进行监督和考核，以此来保证档案管理工作质量的可靠性。
