时间：2023-06-08 15:17:34
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对于企业而言，档案管理和文件建设是企业经营管理中的重要内容，对企业经营管理产生了重要影响。只有对档案管理和企业文件建设引起足够的重视，才能达到提高企业档案管理和企业文件建设水平的目的。基于这一认识，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的重要性进行认真分析，并把握档案管理和文件建设原则，认真分析企业档案管理与企业文件建设存在的问题，并以此为依据制定具体的应对措施，保证企业档案管理和企业文件建设能够取得实效。
2 企业档案管理和企业文件建设的重要性
从目前企业经营管理来看，企业档案管理和企业文件建设是经营管理的重要内容，其重要性主要表现在以下几个方面：
2.1 企业档案的规范管理为企业后期的生产经营、决策、创新、诉讼提供了重要依据
在企业经营管理中，有许多重要数据和原始凭证需要及时保存，特别是生产数据和财务数据等，不但关系到企业后期的生产经营，同时也为企业的决策和意外因素导致的财务诉讼以及其他诉讼提供原始材料支撑。从这一点来看，企业档案的规范管理是企业经营管理的重要内容，对企业的整体运营有着直接或间接的影响。只有重视企业档案管理工作，才能保证企业档案管理取得实效，进而为企业的经营管理提供可靠保障，保证企业的经营管理水平不断提高。
2.2 记录了企业的成长发展历程
企业的档案资料，是企业发展历史的全面反映，同时也是企业发展历程的集中体现。加强企业档案资料的管理，不但能够使企业档案资料管理更加科学规范，同时还能提高企业档案资料管理的实效性，为企业的经营管理提供可靠支持。从这一点来看，鉴于企业档案是企业成长发展历史的重要见证，加强并完善企业档案管理工作，对企业经营管理而言具有重要意义。同时，依托企业档案管理衍生出的企业文件建设工作，也对企业的发展起到了重要的支持和促进作用。
2.3 企业档案是企业文化的重要载体
从目前企业档案中记录的信息来看，企业档案不但包含了企业经营管理过程中的所有信息，同时也包含了企业经营管理中的重要经历和细节特征。对于企业来讲，档案已经成为了企业文化的重要载体，通过档案这一有效手段，企业的各种信息数据得以保留，对企业的发展有着直接的影响和促进。同时，企业档案的发展也催生出企业文件建设这一概念，在这一理念的指导下，企业对档案文件的认识更深一步，对档案管理和文件建设的重视程度得到了持续加强。
3 企业档案管理与企业文件建设存在的问题
虽然企业档案管理与企业文件建设对于企业发展而言非常重要，但是受到企业管理机制、管理手段和管理理念等因素的制约，企业档案管理和企业文件建设还存在较多问题，主要表现在以下几个方面：
3.1 企业档案管理与企业文件建设，没有建立起良好的管理机制
通过了解发现，企业档案管理与企业文件建设，虽然得到了一定程度的重视，但是在具体的管理过程中，并没有建立起良好的管理机制，导致企业档案管理工作和企业文件建设不能全面有效的开展，最终对企业的经营管理工作产生较大影响。因此，企业在档案管理和文件建设过程中，只有建立起良好的管理机制，才能达到提高档案管理和企业文件建设水平的目的。
3.2 企业档案管理与企业文件建设，缺乏强有力的管理手段
在目前企业档案管理与企业文件建设中，所采取的管理手段相对陈旧，不但没有形成对现代化管理手段的全面应用，也没有在管理手段上进行有效创新，最终导致企业档案管理与企业文件建设在整体效果上难以满足实际需要，制约了企业档案管理和文件建设的发展。因此，企业要想加强档案管理和企业文件建设效果，就要在管理手段上进行不断创新，确保管理手段有较强的针对性。
3.3 企业档案管理与企业文件建设，在管理理念方面需要不断更新
档案管理与企业文件建设是企业经营管理过程中的重要内容，同时也是关系到企业经营管理实效的重要手段，只有在管理理念上进行不断更新，并及时引入先进的管理理念，才能保证企业档案管理与企业文件建设取得积极效果。但是从目前企业档案管理与文件建设理念来看，目前的管理理念相对陈旧，不但谈不上创新，能否满足目前的管理需要都是未知数。因此，管理理念的更新迫在眉睫。
4 企业档案管理和企业文件建设的具体措施
基于企业档案管理和企业文件建设的重要性，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的作用和地位有正确认识，并根据企业的经营管理特点和实际需要，制定具体的档案管理和文件建设措施，具体应从以下几个方面入手：
4.1 企业档案管理和文件建设应建立起良好的管理机制
为了保证企业档案管理和企业文件建设能够取得积极效果，在企业档案管理和文件建设过程中，应根据企业实际建立起具有较强针对性的管理机制，使档案管理和文件建设能够融入企业经营管理过程中。其中档案分类管理和文件按重要性保管都是先进管理机制的具体体现。因此，企业档案管理和文件建设应提高其实效性和针对性。
4.2 企业档案管理和文件建设应采取现代化的管理手段
结合企业档案管理和文件建设的实际需要，在具体管理中，应采取现代化的管理手段。例如，在档案管理中，应建立电子文件数据库，将所有纸质文档扫描转化成电子文档。同时还要根据文件形式建立电子文件库和纸质文件库，使文件建设能够满足企业的现实需要，达到降低企业档案管理和文件建设难度的目的，提高档案管理和文件建设的整体效果。
4.3 企业档案管理和文件建设应积极更新管理观念
鉴于企业档案和文件的更新速度较快，在企业档案管理和文件建设过程中，应建立起动态管理理念，重视对企业档案和文件的动态化管理，提高企业档案管理和文件建设水平，最终满足企业档案管理和文件建设的实际需要。因此，更新管理理念，并积极建立动态管理手段，对企业档案管理而言具有重要的现实意义和推动作用。
【关键词】 工程文件；文档资料；档案管理
一、施工单位在建设工程档案管理中的主要职责
1、实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和管理。2、建设工程实行施工总承包的，由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存。
二、施工文件档案管理的主要内容
施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。
（一）工程施工技术管理资料：工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程中的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容包括：
1、图纸会审记录文件2、工程开工报告相关资料（开工报告表、开工报告）3、技术、安全交底记录文件4、施工组织设计（项目管理规划）文件5、施工日志记录文件6、设计变更文件7、工程洽商记录文件8、工程测量记录文件9、施工记录文件10、工程质量事故记录文件11、工程竣工文件
（二）工程质量控制资料：工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。
（三）工程施工质量验收资料：工程施工质量验收资料是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再由检验批、分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程质量验收资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程质量验收资料的建立均应按相关的技术标准办理。
（四）竣工图：竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产（使用）单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同约定，提交合格的竣工图。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。
（一）立卷的基本原则：施工文件档案的立卷应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。
1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。2、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷。3、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。4、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。
（二）立卷的具体要求
1、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。2、竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。3、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不宜超过40mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
（三）卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后。
（四）案卷的装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏外露在外面。
四、施工文件的归档
归档指文件形成单位 完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交相关管理机构。
（一）施工文件的归档范围：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（二）归档文件的质量要求：1、归档的文件应为原件。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确。与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
企业文化随着企业的产生而存在，而企业档案者在企业产生后，在企业的各种生产、经验、过程当中产生的各种历史资料。企业文化包含了企业物质文化、精神文化以及制度文化。在市场经济制度下，企业能在日益激烈的市场竞争中处于不败之地，有了企业文化的先进，就有了竞争的优势。在社会主义文化建设的大浪潮中，必将促使企业经济的不断发展。企业经济的发展必将带动企业档案与企业文化的发展，因为档案和文化是在经济发展过程中产生的财富。企业档案是企业文化的表现形式之一，企业档案随着企业的发展而产生，得以保存的档案将会使得企业文化不断的传承下去。加强对档案管理工作不仅可为企业文化建设提供借鉴参考依据，同时又是企业文化建设的内在要求。一方面，企业文化建设离不开企业档案这一内容；另一方面，企业档案记录和传承了企业文化。
二、企业档案在企业文化建设中的作用
1.企业档案是企业文化的历史见证。企业档案是记录企业发展的一部奋斗史，记载了企业的过去，见证了企业的现在，是企业历史的证明者，同时承载和传承了企业的无形和有形文化。随着信息化时代的发展，企业的各种档案资料也将越来越丰富，所在承载的历史文化也将越来越多样化，档案记录保存内容也将非常丰富，档案管理工作也将越做越复杂。在企业不同时期的发展过程当中，记录下来的各种视频、图像及文字档案等将为企业精神文化、物质文化和制度文化的建设提供参考依据。
2.企业档案传递企业文化建设正能量。档案资料是文化的载体，弘扬企业文化传递正能量发挥了重要作用。这主要是由于企业文化是在企业档案、企业发展历史中提炼出来的有利于企业不断发展的精神产物。而档案充当文化的一类载体，常常作为企业提高核心竞争力、扩大再生产的根据，同时更是企业维护自身在竞争当中的合法权益的重要保证。
3.塑造企业的核心文化。企业不停的发展、社会不断的进步，企业文化同样处在不断的更新、发展当中。在企业发展过程当中，需要面临很多选择与判断，而企业要根据自身的实际情况作出何种选择与判断又只能借鉴与企业档案，在档案中吸收各种经验教训。因为档案中记录着的并不全是企业光辉的一面，同样存在失误和不足的一方面。只有结合其实档案资料，根据自身实际情况进行合理的判断与选择，才能推动公司事业不断向前发展。
三、优化企业档案管理，服务企业文化建设
众多企业将企业文化建设工作作为新世纪的企业建设的重点内容之一，一些企业在自身不断发展过程中逐步形成适合企业发展、顺应社会发展历史潮流的特色文化。近年来，企业文化建设方面得到了重视，而作为企业文化载体之一的企业档案在管理方面仍然存在着诸多的不足之处。因而，企业领导、各部门主管负责人及企业员工，特别是档案管理部门及其员工必须高度重视档案管理工作，以服务于企业文化的建设。公司应该从以下三个方面入手：
（1）重视企业档案管理工作，并将其纳入企业文化建设管理工作当中；
（2）提高档案管理人员的工作能力及个人素质，保证档案质量，为企业文化建设提供基础保证；
（3）不断更新档案管理新技术新设备以适应全球经济社会的发展，为企业文化建设更好的服务。
四、总结
进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3结语
关键词：企业管理 文书档案管理 信息化
随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。
一、企业推进文书档案管理信息化的意义
（一）可以实现信息共享
对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。
（二）提高工作效率
企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息传输的速度
传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。
（四）电子档案的储存更加稳定
电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。
二、实现企业文书档案管理信息化的建议
（一）打造文书资料的“收集网络”
通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。
（二）将信息系统的内、外网进行隔离
为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。
（三）加强文书档案管理人员的素质建设
网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。
综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。
参考文献：
关键词:档案;管理;企业文化
企业文化是企业的强大软实力,是企业管理的最高境界。郑煤集团公司将今年定位企业文化建设年,力争在近几年内打造全国煤炭系统企业文化建设示范基地。告成矿作为郑煤集团公司的主力矿井,确立了今年成功创建河南省煤炭系统企业文化建设示范矿,明年成功创建全煤行业企业文化示范矿的目标。推进企业文化建设作为企业的档案管理人员也有义不容辞的责任。
一、加强企业人事档案工作,实现以人为本的人力资源管理文化
人力资源管理的目的在于在企业内部最优化地配置八人才,做到"人尽其才、才尽其用",提高企业的核心竞争力。煤炭企业,特别是生产矿井各类专业技术人员比较缺乏,建立完善的人员档案,对于稳定专业技术人员队伍至关重要。人事档案是职工学习、工作等综合表现的全部记载,较为全面地反映了个人的学习能力、业务能力、职业道德和文化素质等基本内容。完整的人事档案,有助于企业更有效地挖掘员工的潜能,更加合理地安排人力资源,最大化地发挥每个职工的才能,积极推进科技兴企战略。
完善健全人事档案内容制度,适应现代企业人力资源管理和时展的要求。现代企业人力资源管理要求人事档案记载的内容能全面地反映个人的成长经历和社会活动,因此,必须摒弃传统的内容单一重复、政治性强、不具有修改化和记载内容与时展要求脱节、不能被社会所利用的人事档案内容制度。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、、职业培训等方面的记录纳入人事档案的内容中去,适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值。
结合企业档案工作规范化管理体系,对人事档案工作进行评估,形成切合企业实际的人才评价体系。只有收藏和管理、没有良好的监督和考核的人事档案管理是不健全、不科学的。结合企业档案工作规范化管理体系,探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系,形成公平、公正、公开的人才竞争机制,为企业人力资源的开发带来直接效益。人事档案评估体系,以人事档案的利用和对人力资源最大化的开发为评价宗旨,以个人的业务能力考核、职业道德评价等和定性指标为评价标准,作为对个人的岗位、薪酬的评判依据,进而形成企业员工完整的人事档案管理和人才评价体系,带动企业人力资源的开发工作。可以推行主管部门定期考核制度或中介机构测评制度,加强监督力度。
开放式的企业从事档案管理模式是在市场经济条件下建立的一种新模式,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关,所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式是面向社会化、公开化的方向发展,有利于对企业人事档案进行归档齐全完整,有得于实行规范化管理,我国的私营企业规模不断发展壮大,管理体制比较灵活,人才流动大,对人才的管理已经不能够再利用管理干部那一套体制来进行社会化开放模式在这种背景中应运面生,这种模式对促进人才合理流动、推动技术创新、完善企业管理制度等诸多方面有极为重要的创新意义。
二、建立企业信用档案,弘扬企业诚信精神文化
企业诚信文化,作为企业文化建设的有面组成部分,是企业文化经营哲学的重要内容,是企业文化精神层面的直接体现,是企业文化建设的重要内容。
企业信用档案是企业诚信文化的载体,企业诚信文化则是企业信用档案的表现形式,二者相互依存,构成了企业文化建设的重要组成部分。企业诚信文化的建立离不开对企业信用的管理与监督,而对企业信用原则实施过程的监督与管理是建立在掌握企业真实、准确、可靠以及系统全面的信用数据基础之上的,即对企业信用的监督与管理是建立在对企业信用档案的规范化管理基础之上的。从企业档案工作的基本属性来看,系统、全面地收集并管理企业的信用数据,保证企业信用数据的真实可靠性,保证企业信用数据的原始凭证性,正是企业信用档案管理的基本原则。因此,建立一套规范的企业信用档案,是构建企业信用监督与管理机制必不可少的重要环节,即企业信用档案的建立是企业诚信文化建设的重要内容和根本保证。
三、加强企业档案管理,树立企业良好的形象
企业档案与企业形象宣传,是企业管理文化的不同层面,它们都对企业管理起到了积极的促进作用,是企业管理体系中不可缺少的一部分。良好的企业形象,不仅能推动企业内部的生产经营管理活动,还能在企业外部产生巨大的形象推动力,给企业带来不可估量的经济效益和社会效益。企业档案中记载的企业在成长、发展历程中所荣获的各种奖项和成果,都是树立企业形象的典型素材。
档案管理工作的开展与施工企业的日常运营管理有着密切的管理，企业管理者要重视当昂管理工作的开展，并且将档案管理工作纳入到企业发展战略层面上予以重视。在生产经营中，工程管理部门要组建专门对工程档案管理的队伍，对于工程档案进行统一的协调和管理，并且指派专人负责专项档案管理工作。建筑企业管理者要对于相关的管理制度进行不断的完善，并且构建一套科学的档案管理组织，通过落实不同岗位的职责和权限，层层把关的保证档案管理工作质量。在日常档案管理工作开展的过程中，管理者也要通过定期举办会议，并且制定和落实工作任务计划，有条不紊地将档案管理工作抓好。
2加强宣传
档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。
3规范管理
在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。
4信息化建设
企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。
5做好档案服务
档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。
6结束语
档案载录了企业始建至发展历程中的点点滴滴，而科学、规范化的档案管理不仅能够为企业文件查阅与利用带来极大便利，使得企业档案管理水平切实提高，同时也为其未来发展提供了强大的资源支撑。由此，展开对其管理效能的研究与分析，具有一定现实意义。
一、现代企业档案管理的职能意义
档案管理工作内容包含了记录企业上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和企业印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关产品研究资料的研发档案等。一言蔽之，档案资料载录着企业发展的各个印记，是企业展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。同时，每一档案都各有其收录与管辖范围，且中心内容已各不相同，但却都与企业发展与运作密不可分，必须予以高度重视，采取规范化管理，借以严谨的发展观推动企业档案管理整体水平的提高。
二、企业档案管理工作中常见问题
结合笔者多年工作经验，现代企业档案管理工作过程中的常见问题主要集中在下述几方面：其一，是档案利用方面。由于社会经济发展迅速，社会改革不断推进，从而衍生出社会各界对档案的要求亦不断提高，因此企业在档案收集工作中遇到的问题越来越明显，尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如，企业在进行运营或执行方案研讨时，通常较少、甚至从不在以前存留下的类同档案，或是已探讨的档案中寻找方案或依据，由此导致大量事宜进行重复研究，不仅在人力、物力与财力上造成了浪费，同时亦有碍于方案的及时执行，从而影响单位整体运作。其二，是队伍建设方面。随着档案管理信息化程度不断纵深发展，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。但大多企业在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。
三、完善企业档案规范化管理的工作策略
（一）健全档案归档制度规范。档案规范化管理是企业档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引，如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，降低工作失误风险。
（二）提高管理队伍素质。因档案资料收集与管理是一项专业性较强的工作，新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任，对此，企业要根据档案管理工作实际，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，以为企业档案管理工作的长足稳定储备人才资源。工作实践亦证明，保障企业档案收集人员工作的连续性与稳定性，不仅有利于企业对档案管理队伍的培养，更有助于档案管理人员工作效能的发挥。
（三）加快档案的信息化建设。企业应广泛借鉴其他企企业先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，结合企业实际情况与经济实力合理适度的引入相关先进设备，对以往纸质档案全面以电子文档形式收编归档，并同步设置电子检索功能。但需要注意的是，推广信息化管理的同时，必须警惕信息技术的“利弊同在性”，即在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，必须强化网络安保措施，防止电子档案遭受病毒漏洞、网络窃取等技术攻击。
一、中小企业建设工程档案管理问题分析
（一）档案管理人员专业素养偏低
由于中小企业受经济基础的制约，在人员配备方面也力求精简。一个职员兼多种职务的情况在中小企业中是常有的。据调查，许多中小企业的档案管理工作都是由办公室某一人员兼管，很少有设立专职档案管理员。这种兼职档案管理员，要么缺乏档案管理专业素养，要么由于一身多职，顾此失彼，难以做好档案管理工作。中小企业对档案管理人员的业务培训也不够重视，影响了档案管理人员专业素养的提高和视野的开阔。一些档案管理人员自觉学习意识不强，对企业工作流程和技术知识不熟悉，也无法适应新形势下中小企业档案工作的需要。
（二）档案材料因竣工拖后而无法按时报送
近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。
（三）竣工后由于人为原因档案移交不及时
由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。
二、建筑工程档案管理存在问题的解决办法
（一）加强人力物力和财力投入
加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。
（二）加强业务培训，提高专业素养
档案业务培训是档案工作的一项重要基础工作。要加强档案业务培训，首先，必须根据中小企业档案管理人员的特点和要求，举办形式多样的培训班，有针对性地解决中小企业档案管理急需解决的问题；其次，培训的内容要跟上社会发展的步伐，及时将档案管理的新技术，新方法、新理念传授给受训者，增强档案人员与时代步伐相一致的时代意识，帮助他们更新知识，掌握新技术，以满足新形势下企业档案管理的需要；第三，要重视档案培训师资队伍建设。培训教师要具备过硬的专业理论知识和技能，熟练掌握档案管理工作的政策、法规、标准，了解现代社会有关档案管理的新知识和新信息，围绕档案工作的重点、难点和热点问题，有的放矢地开展培训，从根本上提升中小企业档案管理人员的业务素养。
（三）革新管理意识
革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。
