时间：2023-06-08 15:17:52
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商业银行开展持续审计包括：商业银行运用内审经验，开发计算机模型：将之嵌入到持续审计流程管理系统中去：内审人员按照持续审计任务开展常态化及时审计；定期进行产品和服务全风险覆盖的内控审计，持续改进计算机模型。
一、商业银行运用内审经验，开发计算机模型
在该步骤主要运用的审计技术是审计重要性水平的测定（可结合PPS抽样）和审计分析程序。运用的计算机技术主要是计算机编程。该步骤依据“持续审计”的定义来确定“相关被审计事项发生”的情况。下面结合实例进行分析。
1.重要性模型。设计该模型主要考虑内审人员对于行内开展的各项业务重要性水平的认定，重要性水平可以设定为必审项和审计项两类。第一类必审项重要性水平，比如内审人员认为单笔超过一千万元的集中采购项目为重要且必须要审计，那么“集中采购子模型”就可以设定一千万元为阈值，对于单笔集中采购项目标的超过一千万元的，就可以自动筛选出来，持续审计流程系统将生成“及时审计任务单”，分配任务后，由内审人员全程跟踪该集中采购项目，最后形成审计报告。第二类抽样审计项重要性水平，可以结合风险控制重要性水平进行设计，设计后由计算机辅助进行PPS抽样，确定具体的审计事项。比如“大额个贷重要性模型”的设计：风险控制要求，同一身份证号的客户发生的所有个人住房贷款、消费贷款、助业贷款等，单笔或累计超过50万元的，都需要两个专职贷款负责人审批，且在设计“大额个贷重要性模型”时可将阈值设定为50万元，该模型可以每周、每旬、每月运行一次，具体运行频次由持续审计计划决定，这样确定的贷款可能有很多笔，因此，在设计“大额个贷重要性模型”编程时，编入计算机辅助PPS抽样相关程序。
2.审计经验模型。设计该类模型的总体思想是：将银行的案件、审计发现以及审计经验，转换为数据信息疑点，或者直接定位差错。例如，疑似假个贷模型——同质子模型的设计主要是运用Match函数。不同的借款人客户信息相同.如同一楼盘或汽车经销商，有多个不同借款客户为同一单位：多个客户的联系电话、个人贷款对账单地址、家庭月收入、本人月收入相同；同一楼盘或汽车经销商，三笔以上贷款连续拖欠期数相同：多名借款人是销售商或员工；多笔贷款（不同客户）还款来源于同一个人账户；多笔贷款（不同客户）发放后转入同一单位（非房地产公司、汽车经销商）或个人账户。上述都是反常情况，有可能是假个贷.而上述情况是内审人员审计出假个贷或者是假个贷案发之后所总结出的假个贷数据特征。该子模型的设计思路是：比对客户贷款信息，找出不同客户的相同信息，从而找出高度同质性贷款，即疑似假个贷。
该类模型是分析程序在内审中通过计算机程序运行实现，分析程序概念不再描述，主要是要找到“反常”数据（疑点）。分析程序还可以实现差错的直接定位，比如“个人信贷资金流向投资市场模型”的设计思路：比对客户发放贷款账号与客户本人及其密切关系人的证券、基金账户，在贷款发放之后两账户的资金变化情况。该模型是信贷资金流向子模型，通过该模型，内审人员可以定位差错，比如发现客户A，发放贷款后10日内，将贷款全部转至客户A名下的证券账户。
二、开发持续审计流程管理系统
笔者认为持续审计流程管理系统应包括以下模块：计算机模型及管理、任务管理模块、电子审计工作底稿及报告模块、质量控制复核模块以及系统管理模块。将持续审计流程管理系统与各业务系统、核心账务处理系统进行对接，审计项目数据每日日结后，持续审计流程管理系统接收各业务系统、核心账务处理系统数据，运行计算机模型，生成审计任务，任务分派后审计人员在电子审计工作底稿及报告模块录入相关审计证据、审计工作及审计报告，完成审计工作后，电子流任务交至质量控制系统复核。系统管理模块主要是复杂系统的维护以及内审人员的权限配置。
以“集中采购子模型”进行说明。计算机模型已开发出持续审计流程管理系统下的“计算机模型及管理模块”已加载了该模型，且持续审计流程管理系统与本行的“集中采购管理系统”已对接，每日接收集中采购管理系统的数据，运行“集中采购子模型”，发现有无单笔超过一千万元的集中采购项目。该项目的流程状态是“立项通过”，如果符合，则将相关信息形成审计任务，内审分派岗位登录该持续审计流程管理系统，在“任务管理模块”下的“待分派审计项目”中可以看到，并进行分派；相应的内审人员登录系统在“任务管理模块”下的“待办审计项目”中看到任务，接受该项任务，就可以在电子审计工作底稿及报告模块录入相关信息，完成之后按程序提交，任务将发送至内审质量控制部：质量控制工作人员登录该系统，在“质量控制复核模块”下的“待复核项目”中看到需复核的任务，并调阅审计工作底稿和审计报告：质量控制复核完成提交后，整个内审流程结束。
开发持续审计流程管理系统运用的主要是流程管理理论，它通过计算机编程来实现审计业务的电子任务流程，其效果不仅使得内审的效率和质量有显著的提高，而且也方便考核内审人员的工作效率。
三、内审人员按照持续审计任务开展常态化及时审计
在这个环节，内审人员登录持续审计流程管理系统，在任务管理模块下的“侍办审计项目”中看到任务及其生成过程。与传统内审不同的是，持续审计可以实现常规化及时跟踪审计。如果商业银行将柜面会计凭证、个人贷款档案、公司类贷款档案等会计凭证及资料电子化，形成电子档案数据库，内审人员就可以做到足不出户进行审计。“待办审计项目”接受任务后，持续审计流程管理系统赋予内审人员临时权限，临时权限用于远程登录电子档案数据库，获取相关的资料。内审人员进行事后审计时，除非认为必须去业务经办所在地实地查证，否则可以不下现场，从而可提高审计效率。纸质资料电子化主要是扫描等影像技术的运用、计算机辅助开发程序支持数据库的建设以及查询等功能的实现。
四、定期进行产品和服务全风险 覆盖的内控审计，持续改进计算机模型
【关键词】企业档案；管理体系；建设措施
企业档案对于企业自身的发展有着极其重要的作用，为此做好企业档案的管理，加强企业档案管理体系的建设就显得非常必要，如何加强企业档案管理体系的建设，成为了相关工作者急于探讨解决的问题。基于此，本文就加强企业档案管理体系建设的措施进行了探讨，给出了一系列相应的措施，相信对有关方面的需要能有一定的帮助。
1.建立与完善档案管理组织与制度体系，打好“依法治档”攻坚战
档案管理组织与制度体系是档案管理法治化的一把大刀，是“依法治档”的根本保障。在组织体系中，特别要打破过去每个部门设立一名兼职档案员的做法，尊重“谁形成谁移交”的原则，把形成档案的所有岗位都列入档案管理组织体系范围，并且把每个部门的主要技术负责人指定为部门主要兼职档案人员。新型的组织机制，注重档案管理网络功能的发挥与网络结构的包容性，无论部门与人员如何调整都不会削弱网络功能，强调责任到具体“岗位”与“人”，是档案管理体系的组织基础与人力保证。由于现代企业经营模式的综合性和多样性，所形成的档案属文书档案的范畴，而建设工程档案则属于科技档案的范畴，应按照档案各自的形成规律和管理标准进行科学管理。结合企业实际编制档案的分类方案，制定各类档案的管理标准。并注重档案信息的管理，用科学的方法和现代化的管理手段借助计算机技术，对档案信息进行综合管理，建立数字化全文数据库，实现科学、方便、快捷的档案管理和利用。
在制度体系中，首先要对国家、地区与行业的规范作全面深入的总结与梳理，在尊重国家规范的前提下，从行业的角度，结合企业自身的特点进行制订与修订。要突出在信息化背景下“收集是档案第一要务”“简化整理”“注重服务功能”，强调规范的实际可操作性。宏观层面修订《档案管理办法》，微观层面修订各类档案的收集、整理、保管、利用、考核等全过程的档案管理规范体系，制订侧重于企业信息化、档案数字化、资源整合与共享的档案信息化管理规范体系，以及档案管理的各类制度体系。对于信息化的新产物――数码照片、视频文件的管理，结合实践，进行科学创新，制订《照片与视频档案管理规范》。制度体系建设是一项长期的工作，要不断去探索、发现、改进、优化制度中存在的问题，并记录下来，积累到一定程度集中修订与完善，保障制度的有效发挥，坚决打好“依法治档”的攻坚战。
2.创建信息时代档案流程管理体系，避免制度流于形式与表面
在传统档案管理中，往往制度流于形式，工作衔接上不协调，细节上缺乏具体的操作方法，存在责任不明、有令不行、执行不力等问题，致使档案收集难、管理难等问题。在日常管理中，很多时候职能部门并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具体的落实与操作细则去指导实践。流程就是执行力，是规范的具体落实，而规范又是流程管理的执法依据，两者相辅相成。流程管理就是将档案管理的目标进行逐个分解，并具体落实在流程上面，各个环节紧密联系，有严格的先后顺序，让处于流程环节中的所有人都懂得，档案的事务分别由谁来做、怎么做以及如何做好的标准就一目了然。档案流程化管理，有利于职责清楚、责任分明，消除了人浮于事、扯皮推诿、执行不力的痼疾，彻底消除原有工作环节之间的摩擦，大大提高档案管理的效率与管理品质。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展， 要吧电子管理工程建设起来， 把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。
3.定期下达《归档任务书》，打破制度的框框，解决档案收集难
收集是档案的第一要务，是传统档案工作中的难点。《归档任务书》是把各门类档案所要收集的资料集中汇编并明细，将责任落实到岗位与人。《归档任务书》打破了规范的条条框框，尤其在业务操作上缺乏灵活性以及其内容与形式在办法、规范中所不能表达的地方，讲究实用性与可操作性，是对管理规范的重要补充，是流程管理的进一步细化与落实，是档案管理体系的重要组成部分。它紧紧围绕“收集是档案工作第一要务”的宗旨，做到“档案收集全覆盖”“责任落实全到位”“归档资料全明细”，每年根据企业发展的实际情况修订、编制成册，并在头年12月份定期下达，可以彻底解决档案收集难的问题。
《归档任务书》主要包括收集范围明细表、归档文件要求、移交时间及移交要求。特别是收集范围用各类明细表的形式，罗列重要档案项目资料的详细清单，让部门人员有针对性地去收集。
4.实现规范化操作，规范档案管理操作流程
（1）要对档案管理的流程有明确的认识，结合企业的内外因素，全面掌握企业的业务进行情况，对企业业务的了解不能停留在表面，还要更加深入全面的分析，以了解业务活动的方方面面，对企业的业务活动烂熟于心，对其面临的问题，问题的对策等等也要下足功夫。
（2）要确定档案的来源，也就是说确定档案在哪些业务过程中形成，这是档案整理归档的依据，要切实重视起来，避免出现问题。
（3）就要按照一系列流程完成企业档案管理的程序，档案管理工作要做到细心、认真，发现错误及时纠正，以保证档案具有实用价值。
房地产企业要想做大做强，就一定不能忽视管理的重要性，我们不难看出，一个企业的生死存亡往往就决定于一个企业的管理水平的高低，企业要树立正确的认识，将管理贯彻企业生产经营的始终，对于房地产企业来说，档案管理应当引起足够的重视，作为企业管理活动中的重要一环，其作用不容小觑。俗话说，千里之堤毁于蚁穴，一个小小的纰漏就可能引发大的危机，所以对企业来说要不断提高档案管理水平，使其为实现企业利润的最大化服务。
5.全面整合档案资源，构建档案信息网络化与共享
服务整合档案资源，实现网络共享，是档案工作的最终目的与方向。它是以档案管理系统软件为桥梁，通过电子数据的导入、与企业主要业务系统之间的接口链接开发等手段，实现档案资源的全面整合，通过条目检索与全文检索，实现档案资源的共享服务。房地产企业档案管理的过程， 需要寻求多个企业的合作， 行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中， 可以互相学习， 吸收各自的发展经验和优势， 提高自身的竞争力。
在信息化的现代企业，要配置适合信息量大、传播速度快、网络化的档案管理的软硬件设施设备，开发档案管理系统与企业主要业务系统的关联接口，通过创建数字化档案室与档案登记备份，实现传统档案、企业各业务系统，各类电子文件等档案资源的全面整合与网络共享服务，构建档案信息的网络化收集、管理、存储、服务等各环节的管理体系。
6.结语
综上所述，加强企业档案管理体系的建设对企业自身的发展有着极大的促进作用，因此，我们就需要通过有效的途径，采取有效的措施，做好档案管理体系相应的工作，以完善和提高档案管理体系的建设，从而在一定程度上促进企业的发展。 [科]
【参考文献】
在这种大数据浪潮下，2011年企业级软件市场出现软硬一体化趋势。软硬一体化可以为用户简化IT架构、消除复杂性、提高性能、加快部署。软硬件集成的一体化设备正在进入企业级用户的选型列表：6月，Oracle宣称其已经在全球范围内成功部署超过1000台Oracle Exadata数据库云服务器；SAP 超越ERP，推出面向数据源的、灵活、多用途的内存应用设备――HANA 整合了基于硬件优化的SAP软件模块，基于实时的和历史的业务数据进行计算、分析；IBM也同样看好一体化，年中，IBM宣布Netezza在全球已有超过500个用户……
当然，在应用软件市场，平台化、移动应用仍旧是关注焦点，而灵活软件架构、提升用户体验、支撑业务创新也是软件提升重点所在。
IBM Business Process Manager V7.5 业务流程管理平台
IBM Business Process Manager V7.5 是一个综合的BPM平台，集成了业界领先的以人为中心的业务流程管理平台 WebSphere Lombardi 和以 SOA 集成为中心的业务流程管理平台 WPS。它能够实现对业务流程的全面可视性和管理功能，包含针对流程设计、执行、监控和优化的工具，其设计能够使流程所有者和企业用户直接参与到业务流程的改善。高度集成的功能性和流畅的设计使其与其他IBM产品之间的互操作性达到了新的高度，并且还可以从最初的单一项目轻松地扩展为企业级的BPM部署计划。它具备简捷、强大、洞察力和掌控力等核心优势，能够帮助企业更快部署、整合并优化业务流程管理平台，成功实现业务转型。
采用即拆即用的方式或者方便可定制的配置，IBM Business Process Manager易于部署和使用，帮助用户快速实现价值并提高生产力。IBM Business Process Manager具备市场领先的功能，并将它们集成在足够简单的统一平台上，让各种不同的流程角色参与其中，同时又足够强大，方便根据需求进行扩展，从而为整个企业的转型提供支持。IBM Business Process Manager包含一整套升级的BPM功能，为不同企业提供全面自动化和改善业务流程的集成式弹性平台，其市场领先的功能包括：通过为所有流程参与人员提供可视性，持续改进流程，实现业务流程优化；提供联合视图，用于实时执行任务、管理工作事项、跟踪性能和对事件作出响应，从而提高工作效率；流程专家能够进行实时分析，并优化业务流程。
Oracle Exadata 数据库云服务器
Oracle Exadata 数据库云服务器是一个由数据库软件、硬件服务器和存储设备组成的软件和硬件集成式系统，采用业界标准硬件组件以及Sun公司的FlashFire技术、Oracle数据库11g第2版、Oracle真正应用集群和Oracle Exadata存储软件，配备40Gb InfiniBand内部连接，具有最佳OLAP性能（如数据仓库应用等）和最高速的联机交易处理（OLTP）性能。
Oracle Exadata 数据库云服务器被甲骨文称之为“经过预调测的系统”，软件和硬件能以一种优化的方式协调一致地运行，并以一种预集成的工作状态提供给客户，减少其总硬件量，同时降低环境复杂性，降低客户总体拥有成本。Oracle Exadata 数据库云服务器所适合的数据库应用场景包括：数据仓库、商务智能（BI）类系统、交易系统类系统、混合负载类系统、数据中心。为适应管理从小型到大型系列数据库的部署需求，甲骨文为客户提供各种配置的选择。目前Oracle Exadata 数据库云服务器的配置有4种：Oracle Exadata X2-8全架、Oracle Exadata X2-2 四分之一架、半架和全架系统。
Oracle Exadata 数据库云服务器凭借其快速的查询吞吐、高速的磁盘吞吐以及更大的数据容量等特性，可以在数据仓库、商务智能系统的环境下，大规模并行地快速处理海量数据，更加完整地收集、管理和分析业务数据，助力企业决策者做出更好的决定。
SAP内存计算设备 (SAP HANA)
HANA 是一款面向数据源的、灵活、多用途的内存应用设备，整合了基于硬件优化的SAP软件模块，通过SAP主要硬件合作伙伴提供给客户。HANA可以基于实时的和历史的业务数据创建灵活的分析模型，以前所未有的速度对大量分散数据进行实时信息分析，创新应用程序，实现业务和战略价值。
卓越的性能 在不影响ERP和其他运营系统的性能的情况下，企业可以利用SAP HANA直接访问运营数据，并可以近乎实时地将主要交易表格同步到内存中，以便在分析或查找时能够轻松对这些表进行访问。这种高效的建模流程支持提供明细项目的直接访问模型，也支持更复杂的流程的分析模型。SAP HANA提供从概念到分析的完整的、高效工作流程，可以访问任何数据，添加了易用的建模经验来进一步提高业务用户的自主性，提供标准接口。SAP BusinessObjects的全部商务智能工具可以直接使用SAP HANA内存数据。
巨大的收益SAP HANA提供多用途内存应用设备，企业可以利用它即时掌握业务运营情况，对所有可用的数据进行分析，并对快速变化的业务环境做出迅速响应。SAP HANA帮助企业：
实时制定决策 快速轻松创建即席业务视图，访问实时分析；
提高业务绩效 加快计划、预测、定价、供应等方面的事务信息流速度；
获得更多洞察力 消除分析大批量数据的限制；
结构化和非结构化数据 提高业务生产力，面向业务设计和使用分析模型，通过业务自助服务功能降低对IT的依赖，可使用任何来源的数据；
提高IT效率 高效管理不断增长的数据量和复杂性，降低架构成本。
Teradata Database 14数据库
Teradata Database 14是业界最为智能的高性能数据库之一，可以自动完成工作负载管理、压缩决策、虚拟分区和时序条件等系列任务的多项耗时功能，极大地改善数据仓库的整体性能和易管理性，帮助企业应对在大数据时代IT所面临的复杂性、应用程序组合的扩展、安全压力的增大和工作负载的膨胀等难题，打造更快、更智能和更直观的分析环境。
除专业商业分析师和 IT 员工对此系统进行操作，该数据库本身还在其工作负载管理、安全性、数据迁移、压缩和时序功能中内置智能自动化功能。
工作负载管理 它引入虚拟分区功能，可在一家公司内的团队或业务部门之间分配系统资源，设置用户优先级后， Teradata数据库就会根据“确定的优先顺序”跨系统动态管理资源，确保工作负载获得适当支持。该功能支持的数据包括海量传统数据和来自社交媒体、网络互动、电子商务、传感器、机器和移动设备的新生大数据。
压缩冷数据 它通过增强混合式存储的使用，实现更智能的多温度数据管理。它可在不同驱动器间自动迁移、压缩或解压数据，从而获取最佳性能和存储效用的智能虚拟存储解决方案，避免数据转化为无效数据。
增强型时序功能 新版Teradata数据库 继续扩展和增强时间感知的时序功能，用户可以捕捉和跟踪业务数据进化历史的演变。Teradata 数据库可创建任意时间点的业务全景图，现已扩展至全球。
安全性 新版 Teradata Row Level Security 支持安全性能，只允许获得了相应授权的人员访问不同级别的信息。
另外，新版Teradata数据库对迁移功能进行扩展，可从其他性能较差的平台中轻松迁移应用程序和数据，并对新出现的大数据问题进行无缝处理。
北京航星永志科技综合档案管理解决方案
2011年度中国档案信息化最佳解决方案――北京航星永志科技综合档案管理解决方案面向企事业单位，涵盖档案全面业务工作，围绕“以业务应用为核心、基于标准与服务、知识引领发展”理念，满足档案使用者和管理者的需求。综合档案管理解决方案以综合档案资源库建设为基础，以分级安全利用为目的。其中，档案资源库主要用于实现“大档案”模式档案资源的统一存储、标准规范管理及数据服务应用。该资源库存储海量的档案信息管理平台的各种数据，包括档案目录、原文、音视频等。资源库的设计引用OAIS的数据标准及规范，通过档案资源中心、业务信息中心及知识应用中心的建设实现全方位档案资源的集中管理。档案资源中心实现整个档案信息资源管理平台档案资源的统一存储与管理；业务信息中心体现档案管理的动态管理；知识应用中心实现辅助决策型数据的集中管理。
综合档案管理解决方案的功能特点包括：档案综合应用的统一门户、多维度的档案查询及全文检索、面向档案全生命周期的资源管理、流程一体化的档案业务应用与审批、信息化的档案库房与外包管理、协同一体化的个人工作台、便捷化的档案编研辅助工具、以内容管理为核心的档案信息采集与、全面的统计分析与决策参考、多样化的数据采集工具及光盘离线应用、灵活的系统配置与业务构建、基于构件化的应用支撑平台、三维安全体系与分级权限应用。
Microsoft Dynamics CRM 2011客户关系管理解决方案
Microsoft Dynamics CRM 2011是一套完整的客户关系管理解决方案，为各种规模的企业提供熟悉、智能、灵活的解决方案，包含强大的销售、市场营销和客户服务管理功能，并可提供诸多扩展CRM应用，帮助企业发现、赢得更多商机，提供优质的产品和服务，发展长久而稳固的客户关系。Microsoft Dynamics CRM 2011具有超强的可配置性、可扩展性、与现有应用程序和数据库的互操作性，通过以下方式为企业提高生产效率：
超熟悉：继续采用被用户熟知的界面，使其获得自然、易用的体验，提升工作效率，降低培训成本。通过新一代微软Outlook客户端、浏览器或移动设备都可登录，可根据客户需求定制，使用户能够简单快速访问所需信息。
高智能：能实时分析业务状况，精准进行分析预测。通过向导型过程对话框、企业内部绩效和目标管理及实时仪表盘，向销售、服务及营销专业人员提供最新信息，帮助他们有效工作。
更灵活：灵活的可定制及快速部署特性以及基于xRM的平台架构使企业或组织随需应变，打造适用的个性化解决方案，提高开发人员的工作效率，降低成本。
11月，Microsoft Dynamics CRM 服务更新，为客户提供社交、云计算、移动应用等功能。微软将帮助企业将社交从一种社会化娱乐转变为推动有效化与智能化的客户及合作伙伴关系进程的得力工具。凭借社交技术在微软产品家族中的广泛应用，Microsoft Dynamics CRM迎来全世界3万个组织的逾200万用户。
中标麒麟安全操作系统
中标麒麟安全操作系统V5采用SELinux安全子系统框架，按三权分立机制提供权限集管理功能，并可根据用户需求对系统安全进行定制。系统提供统一的安全管理中心（SMC），支持安全管理模式切换、核心数据加密存储、特权用户管理、基于双因子认证体系的身份鉴别、进程级最小权限、结合角色基于类型的访问控制、网络安全防护、细粒度的安全审计、安全删除等多项安全功能，为政府和企业用户提供全方位的安全保护。
集中式安全管理 系统采用SELinux作为安全操作系统的子系统，并将系统超级用户划分成为具有不同权限的三个管理员角色，即安全管理员、系统管理员以及审计管理员，并提供了一套图形化、集中式的安全管理软件――SMC，从主机防护、数据防护、应用防护以及网络防护四个方面集中管理系统。
高强度访问控制SELinux在Linux中实现了高强度的强制访问控制（MAC）体制，提供基于机密性和完整性的信息隔离，能对抗欺骗和试图旁路安全机制的威胁，限制了因恶意代码和应用程序缺陷而造成的危害。SELinux支持多种安全策略模型，支持策略的灵活改变，使用类型增强（TE）、基于角色的访问控制（RBAC）和多级安全技术（MLS）保证系统安全。
电子归档
归档流程。勘测工程从初始登记到档案归档，经过了“任务受理外业作业内业处理多重质量监控工程归档（案卷整理）档案质量控制档案资源建库更新基本地形图数据库档案利用”流程。作业部门首先使用“勘测工程项目管理信息系统”初始登记，获取任务号，纳入院项目管理流程；然后使用“城市勘测电子档案分发服务系统”，收集资料，利用已有成果，实施外业作业、内业处理，形成电子文件和纸质资料，经质量监控合格后提交用户，同时将原始记录等档案资料提交档案部门。档案人员接收纸质资料和电子文件，验收、鉴别资料的及时性、完整性、准确性和一致性，检查资料是否完备、内容是否一致及文件幅面、格式是否符合标准；合格的归档资料进行整理和立卷，根据工程信息配赋案卷信息，属案卷变更的任务用已有档案号，新案卷建立新归档信息；对完成案卷整理的档案实施质量控制，确保案卷和电子档案的正确性和规范性；成品纸质档案入库管理，电子档案进行数据入库；同步进入“城市勘测电子档案流程管理系统”，记录整个档案管理流程。
档案分类。勘测工程档案的一个鲜明特点就是借阅、利用频率高。为提高工程档案的检索、使用效率，我们参照国家标准，制定了勘测工程档案号编制规则。档案号由分类号、年度、任务号和分卷号四部分组成，中间以“.”号隔开，分类号描述工程档案类别，分为“E1”测绘工程档案、“E2”岩土工程档案和“E3”基础地理信息档案三大类；年度号表示任务受理年份；任务号以四位数值表示(不足四位者，前补零)；分卷号即案卷的分卷代号。如，2001年的第78个地形图测量任务，其档案号为“E141.2001.0078.1”。
纸质归档。由于城市勘测档案的双套制归档要求，纸质资料归档仍是重要的档案工作之一，采用传统手工方式进行，归档范围主要包括技术设计书、利用资料、计算资料、成果表、点之记、变更记录表和成果图等。验收后，按传统方法整理、装订、编写页码、填写卷内文件目录表和备考表、登记卷内目录、编制案卷封面、装盒入库。同时，档案工作人员依据不同权限在“城市勘测电子档案流程管理系统”中同步填写工程信息、作业信息、案卷目录、管理信息和利用信息等元数据，当然大部分信息可以从“勘测工程项目管理信息系统”中自动迁移过来，尽量减少手工录入工作量。
电子归档。电子归档除依纸质归档流程外，还有其特殊性。勘测工程电子文件归档的整理、验收采用人机交互方式完成，不仅要鉴定电子文件的完整性、正确性，更要保证电子文件与纸质档案的一致。档案人员利用专门软件整理电子文件，生成工程信息文件，记录工程的任务和案卷信息，包括表示工程位置与范围的坐标和相关文件名称；然后将工程信息文件与工程任务文件夹整合在一起，按顺序、分任务案卷刻入光盘，存入库房，光盘的案卷编号根据刻录的工程档案号编制。归档电子文件再由专业人员导入数据库，建立档案资源库，从而为“城市勘测电子档案分发服务系统”构建资源数据，实现勘测工程电子档案的检索与分发利用。
归档质量控制
1. 归档常见问题
勘测工程档案验收和工程信息录入受到作业人员自身操作水平、作业习惯与经验的影响，人工操作自由度较大，都可能出现质量问题。大多质量问题是由于数据录入不规范、不严谨造成的。通过质量控制的实践和分析，现罗列出勘测工程归档常出现的问题：
(1)归档资料不完整，作业部门提交的成果有缺漏。
(2)归档资料内容错误、缺漏，如资料中必须填写的内容没有填写或填写不完整。
(3)归档文件内容不一致，特别是纸质资料和电子文件不一致(包括图形)。
(4)工程属性错误，主要是指整理电子文件时生成的工程信息文件中属性录入不合规范要求，有：①重复性录入，如出现多条相同工程记录；②必填属性缺漏或空白；③格式错误，如工程日期、档案总张数、坐标等出现非数字字符，档案号未按标准格式录入等；④逻辑性错误，即具有逻辑关系的属性间发生错误，如工程开始日期比结束日期晚，结束日期大于归档日期；⑤相关联的属性没有一致，主要是档案号与任务号中的年度、类别和流水号不相同。
(5)电子文件缺漏或错放，导致工程任务夹中电子文件与工程信息的记录不一致，出现缺漏、文件命名不统一等情况。
2. 质量检查机制
档案资料中心针对上述问题，建立了一套较合理的质量检查机制，主要包括：
(1)完整性检查：检查作业部门提交的纸质资料和电子文件是否完备，有无缺漏，纸质资料检查由人工完成，电子文件采用人机交互方式。
(2)准确性检查：检查纸质资料和电子文件的内容是否正确、是否与工程任务相符，格式是否符合标准，检查方式与(1)相同。
(3)一致性检查：人机交互完成，主要是将纸质资料与电子文件进行一一比对，检查两者是否相同，特别是图纸和电子图的比较，需运用AutoCAD专业软件。
(4)电子档案属性规范性检查：检查工程信息文件各属性是否正确。利用“工程电子档案质量检查”软件自动完成，针对上述常出现的问题，主要包括重复性检查、格式检查、逻辑性检查和属性一致性检查等。
(5)电子文件一致性检查：检查相关电子文件是否和工程信息中罗列的电子文件名称一致，从而避免工程电子文件的缺漏或错放。同样由“工程电子档案质量检查软件”自动实现。
(6)数据库检查：将电子档案导入数据库后，利用数据库高级语言的聚类分析、字符串处理、数学和逻辑函数查询、统计出各种数据，从全库整体角度检查错误。这是一种高级的自动化检查机制，需要具有一定数据库管理基础的档案员完成。
3. 电子档案质量检查软件的实现
针对勘测工程电子档案的特点和档案工作的流程，我们档案资料中心研发了“电子档案质量检查软件”，利用计算机完成电子档案质量的自动检查。“电子档案质量检查软件”是针对工程信息文件与电子工程文件夹整合模式，在环境下开发，实现电子档案属性合法性和文件一致性检查。软件操作简单，指定工程信息文件和存储电子文件的工程文件夹，程序将自动读取信息文件中各工程项目，提取属性信息，检索相关电子文件，并按照“重复性检查格式规范检查逻辑性检查属性一致性检查电子文件一致性检查”步骤检查，同时以进度条动态显示检查进度。最后的检查结果直接显示在窗口结果栏中，也可导出保存。
该软件已检查了1999～2006年18000多个工程档案，查出错误约200个，检查错误率约为1.11％，使电子档案的质量得到了有效保障。
结语
在规范档案工作流程的同时，我们将档案工作与生产管理同步规划，初步实现了档案的全过程管理和前端控制，并利用先进的数据库平台和实用的应用系统完成档案相关工作。这些工作的开展和新技术的探索，已取得初步成效：
1. 初步形成了一套规范的勘测电子档案的工作流程，通过基于网络的流程管理系统规范档案的全过程管理，并建立了奖惩机制。
2. 在档案工作中贯彻和强化质量控制理念，使用先进的技术手段以保证电子档案的正确性，为档案的再利用奠定基础。
关键词：用电 自动化 共享 无笔化
中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）08-0211-01
客户服务中心直接面向用电客户，是供电企业面向社会、用电客户的窗口，用电营业主管着电量电费的抄、核、收工作，是供电企业实现经济效益的财力来源点。因此，用电营业的管理水平就直接体现了一个企业的管理水平，影响着供电企业的经济和社会效益。因而建立一个面向公司领导决策层、科室管理层、基层操作层等三个层次的大型用电管理信息网络。实现全公司用电管理科学化、信息代码化、报表统一化、文档规范化，改善和提高全公司用电管理现代化水平已势在必行。
1 用电MIS系统的基本功能及规划设计和特点
1.1 用电MIS系统的规划设计
首先要根据供电企业自身的管理和科技实际，有计划按照分步设计的原则，实现用电管理“一口对外”、“业务一条龙”、“无笔化作业”，使用电管理系统化、制度化、规范化、自动化，以提高工作效率、管理质量、服务质量及自动化水平，逐步满足供电企业用电管理信息系统的技术功能及业务需求，分阶段进行。
达到以先进、实用、可靠、高效为系统目标；以界面友好，操作方便，科学合理，高效安全为客户目标；以结构合理，开放灵活，全面共享，稳定可靠为技术目标。但必须坚持“五统一原则”，即统一规划和设计、统一开发和运行环境、统一硬件和软件配置、统一使用系统软件和应用软件、统一数据采集标准。
我公司已运行用电营业管理信息系统多年，系统目前包括营业管理、计量管理、计费管理、收费管理、市场管理、用检管理、决策管理、系统管理等8个子系统和电话语音查询系统、触摸屏查询系统等2个辅助子系统，还在此基础上开发了银电联网和卡表预付费收费系统，达到了预期目标，实现了客户就近银行缴费和购电。这几个子系统基本上包揽了供电企业主要用电营业业务，实现了用电营业无笔化。
1.2 用电信息系统规划设计的指导思想及依据
用电管理信息是反映供电企业经营活动并对企业管理产生影响的用电业务、电费数据、计量装置及其他客户用电资料的统称。它淋漓展现了经济运动的客观性和反映经济变化的真实性，并从中可以反映全供电区域用电量的发展趋势，为正确的经营决策提供科学依据。
根据国家电网公司信息化工作规划和山东电力信息化工作规划要求，本着“统一领导、统一规划、统一标准”开展用电管理信息系统的规划设计与建设工作。信息系统的设计以‘实用、先进、可靠、高效’为原则。
开发用电信息管理系统的最终目的是以经济、合理的投资在较短时间和较少消耗的前提下，获得一个强功能、高质量、高效、实用、可靠、易维护的系统，达到数据高度共享和唯一、准确，并能够实现与其它子系统的集成，实现图文数据传输。
1.3 开发用电信息管理系统，系统应具备的特点
（1）多档归一：系统应为供电企业建立一整套客户用电基础档案，使得用电营业、电能计量、电费管理、用电检查及电力市场管理、客户服务等业务的用户档案实现规范化、唯一化管理，实现数据高度共享，提高工作效率和效益。（2）全过程流程管理：系统应提供流程管理、岗位管理功能，使供电企业的业务流程规范化。（3）系统维护参数化：系统管理应提供全面的系统参数设置，使得岗位、业务流程、电费计算参数、考核时限等均可通过参数设置，方便系统维护，增强系统的灵活性。（4）编码标准化：系统应基于科学性、系统性、可扩展性、综合实用性、规范性的原则设计系统编码，保证系统信息的规范化。（5）严格的业务管理：由于用电业务的特殊要求，在业务流程中，系统应提供各级领导、专工审批、审核功能，使管理更加严格化、规范化。（6）多层次辅助决策：应通过各负责人对用电营业的全部信息按专业进行定期的统计汇总，根据网络上保存的历史数据，利用各种数学方法，分析有关经济技术指标的变化趋势，能为中、上层管理提供多层次辅助决策信息。（7）严格的安全设计：应用系统除应在操作系统、数据库管理系统实行安全控制之外，还应通过管理系统的操作员来限定各操作员的使用权限，对数据库采取双重登录、双重加密方式，提高系统的安全性。
2 系统的功能及拓展功能
系统的所有功能应能够覆盖供电公司用电管理部门的主要业务过程，并对用电部门的各个业务流程、环节、处理过程、工程施工进行统一的数据管理，将用电管理部门从业扩报装受理-->报装流程管理-->电能计量-->电量电费及数据统计分析、报表打印等业务形成一个有机的整体，提高用电管理部门的综合管理能力；可以与银行联网，实现电费自动划拨，缩短电费回收周期；采用多媒体电话语音、浏览器（WEB）等新技术，提高全方位的客户服务功能；公司领导和各级领导可通过系统了解全部用电业务运行情况，可得到可靠的分析数据，为领导提供辅决策；提高用电部门的工作效率和服务质量。
数字档案馆与电子文件中心关系复杂，我们必须加强对二者关系的分析，才能更好的促进二者的发展。基于此，笔者就此作出以下几点分析。
1 分析数字档案馆与电子文件中心关系
1.1数字档案馆与电子文件中心既有关系的分析
数字档案馆是目前社会最好的信息化档案形式，在没有完善的建立数字档案馆的前提下，应先采用电子文件中心，作为数字档案馆的开门钥匙。电子文件中心在连接数字档案馆和电子政务各系统的过程中间，解决了目前我国数字档案馆还不能完善的在线接收与存取难题，电子文件中心就可以成为数字档案馆的纽带，成为电子政务各系统的桥梁，使其数字档案馆得到更快的发展。
1.2数字档案馆与电子文件中心潜在关系的分析
虽然数字档案馆和电子文件中心在使用的过程中再到外表都没有太大的差异。不管是从其身的本质来看，还是从未来的发展角度来看，都是目前电子时代新型的文档管理系统。其二者都是电子文件管理系统的配件，研究的最终目的也是管理好电子文件。但作为档案界的文档管理机构，也是需要不断的创新和发展，冲破老式的管理档案的一种工作职责。秉承不断创新，不断改进，建设成为方便、快捷的一套完整的运作系统。
在二者并没有太大的差异后，为什么在名称上却各不同呢？其实只是由于不同的角度和周围事物的关联而取的不一样的名称。从平时运用的情况来看，公共的互联网网络以数字的方法来为使用者传输档案，其进行查找的方法都是通过数字档案馆来提供，主要倾注于社会需要;而电子文件中心则是把大部份的功能存放在了电子政务网中，主要运用到政府方面的精密电子文件的存放，且可连接网络传输一些文件，信息的接收功能，主要倾向于电子政务。一者面向政府的电子政务，另一者其靠拢社会的大众，都只是一个文件管理系统。
2 数字档案馆和电子文件中心后续的发展与建设
2.1理顺文件和管理系统
电子文件中心和数字档案馆是我国精密的文件管理系统，为了能更好的得到建设与使用，首先要制止目前外伸式的技术运用方式，从系统的本质来研究数字档案馆和电子文件中心的内部价值。在电子文件中心和数字档案馆的互相矛盾下，电子文件管理的难题出现于没有真正清晰的运作过程。为了解决以后文档整理时受到的局部限制，必须要整理出一套关于整体文件流程的一个清晰思路之上，才能达到所有文件一体的整体链接。要想真正的把文件管理的流程理顺，必须要从文件运作的整个过程来进行探索和分析，对于电子文件的管理必须要进行全面性的研究，要从科学的角度来进行所有文件流程的一个整合，把文件从开始到结尾，从使用到存放，达到拥有一套清晰的思路来管理整个系统。
在实际工作中，应尽可能地实现保存文档的同时将其归档，从根本上解决了电子文件的管理难题，这样也有利于电子文件中心未来的发展与建设。按照这样的思路来进行实施下去，电子文件的管理将要进行文件整体的再造。档案管理机构将要从传统的职能管理方式向流程管理方式改变，从全流程管理式的模式来整理政务电子文件，即可解决了职能模式的有限运作模式，也加强了机构电子文件的精密。因此，不是因为档案机构的改进，而是因为电子文件中心经过全新的变革，将出现一套新的新型管理系统。
2.2管理、技术、服务功能的整合
目前的电子文件中心和数字档案馆系统在使用的过程中都不是很完善：电子文件中心系统的运用偏向于政务服务，为保管长期文件的功能非常薄弱：而数字档案馆的运用则偏向于社会大众服务，且前端管理很薄弱。为长久的使用考虑，必须要将其弊端进行改善。
未来的电子文件中心应是建立在目前的传统档案馆、信息中心、数字档案馆、电子文件中心等文档管理机构上面，于管理、技术、服务功能于一身，可以同时使用在社会和政府的文档管理机构。一者实现了方便社会大众对政府政务信息的共同的使用，连接了国家政府的在运作中的一个了解，即可对有价值的电子文件进行集中、收集、存放、都能得到统一整合。二者用档案管理的模式，如纸质的文件也会通过电子文件中心保存为永久的电子文件，提供了社会大众查询服务得到了一站式的方便服务。
2.3整体的运作系统的建设
目前的我国数字档案馆和电子文件中心都是以以前的档案管理机构，对传统的档案管理进行的一个部分功能的进化，进行的一个地域式的职能档案管理，有着各领域式的档案管理的传统模式，并没有得到共享。造成数字档案馆和电子文件中心无法得到统一、对未来的建设也受到了一定的影响。从对二者的长期的发展和建设来看，必须先要打破地域式的传统运作方法。整理各地域的运作关系，建立起一体的运作模式。从本质上统一运作模式，为所有的应用软件、交流平台、信息数据库、网络连接等严格要求的规定来进行其操作；为构建全面统一的网络，搭建一个可以随意浏览资源的一个渠道。统一的管理资源，整合文档信息资源，提高共享的程度，是合并机构职能的一项重要方针
2.4电子文件一体化的管理
电子文件中心的建设是对电子文件管理有着存放、交换、中转、归档可以一体的进行。从根本上讲，电子文件从开始编辑起就可以进行管理所有的信息和文件。统一以后可以成为文件的保存、交换、文件的利用中心。成为信息、文件、档案、为一体的文件管理系统。
【关键词】 电能计量;信息化管理
一、电能计量信息化管理的发展进程
电能量计量功能已成为继SCADA、AGC功能之后电网调度自动化的又一个基本功能,并在电能作为商品走向市场的进程中发挥着重要的作用。其发展进程分2个阶段:(1)电能量的采集和统计处理仅作为SCADA/RTU中的一项功能。由于受当时设备的能力限制,其采集的精度和数据均存在不少问题,只能作为SCADA系统监视电网运行工况之用。(2)国外知名厂商先后推出独立于原SCADA/RTU系统的电能量计量系统。国内在20世纪90年代后期推出了自行研制的电能量计量系统,其特点是采用了独立的主站系统,专门的电能量远方终端,采用了专用通道、专用的通信规约来进行电能量的采集,计算和统计考核,以适应电力市场的商业化运作的需求。
二、如何促进电能计量信息化管理
(一)系统功能模块设计
根据系统功能的需求,在功能上应该将系统主要划分为5个子系统,即关口计量装置管理、计量标准装置管理、计量人员信息管理、计量器具质量管理、系统权限和流程管理。
(二)电能计量信息系统的各部分具体实现的功能
1.关口计量装置管理。子系统实现关口计量装置管理的流程化、信息化和网络化,主要功能包括运行管理、库存管理、流程管理、统计查询和文件,实现从设计选型、采购、安装、调试、运行和维护到最终报废的全生命周期管理流程,并及时处理、传递和反馈关口计量监督信息,实现动态监督管理,以促进关口计量监督规范化、系统化,从而确保关口计量公平、公正、公开。
2.电能计量标准装置器管理。电能计量装置器包括电能表、TA、TV,及计量箱(屏)等在内的电能计量设备。该模块应能实现电能计量器具资产的动态管理,即对各种计量器具装置进行台账管理,其审批和考核都要一定的流程,对于记录、修改、打印资产卡片、查询、删除都要有具体的实行功能。一是电力用户档案管理;二是计量点信息管理。
3.系统权限流程管理。该模块应实现电能计量的权限和角色管理。主要是对电能计量的异动情况进行登记:(1)有功、无功及多功能电能表的轮换、新装、拆除、倍率分界等业务,并记录应换应校日期、工作日期、工作人员,根据计量点和电能表的情况记录有关的总、峰、平、谷的起止码及换表时因2次回路少计电量等信息。(2)根据计量点的具体情况最多可记录三相TA、TV的相关业务,对计量点上的TA、TV的新装、拆除、轮换业务的各项数据记录。包括工作日期、数据更换等。(3)失压计时仪的新装、轮换、拆除等业务发生的相关数据记录。(4)高压计量箱的新装、拆装、轮换等业务,并记录各种业务数据。(5)建立日志管理和计量故障信息管理,便于进行登录查询和错误查询。登记用户计量点故障发生的各项数据,如故障类型、差错电量等;打印、查询故障登记表、故障明细表等。
4.计量器具质量管理。(1)计量点设备现场校验。现场校验包括电能表的现场校验和互感器的现场校验。在实际工作中对高中电能计量设备的校验是十分重要的,利于提高电能计量的服务质量。记录电能表的现场校验数据,包括功率因数、误差、短路电量、UIP、自动设置二次校验的时间等;统计电能表的校验历次记录;记录二次压降及TA、TV的比差、角差等;计算计量点的电能表、互感器的合成误差;查询和打印电能表、互感器当前及历次的校验情况。(2)电能计量标准信息管理。标准设备资产管理用于登记所属标准设备资产,包括各项铭牌参数和技术数据及标准设备的历次送检记录等,查询打印标准设备台账、清单等。(3)统计报表管理。统计报表管理主要针对电能计量器具的统计、计量标准清单、流转登记表、电能计量器具分类账等进行统一管理;还有很多年度、季度清单,一些工作流程计划表,这些统计报表都可以实现信息化管理。
5.计量人员管理。在计量人员管理中包括对计量人员的培训、考试内容、成绩等的记录和管理,还将考核结果与年终评价相结合,方便领导对计量人员做出综合地评价。这个系统还包括授奖情况、人员基本信息、技术人员管理体系文件、登记出勤等,都可以在信息管理中体现出来。
电能计量信息化管理是一项长期而艰巨的任务,其强大的优势是明显的,不但实现了电能计量的流程化、信息化和网络化,而且保证了统计数据的真实性、有效性、及时性,提高了管理效率和管理水平。随着科技和社会的不断发展,应该不断的总结和完善电能计量的信息化管理,努力为保障社会和经济的发展做出贡献。
参考文献
关键词：工程档案管理模式 企业集团 信息化
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2013）012-286-02
随着信息化的迅猛发展，国内企业集团为提高竞争力，逐步加强对企业人、财、物的集约化管理，优化各项业务流程，减少机构设置，实现集团管控，提高工作效率，对于以工程项目建设为主营业务的企业集团来讲，加强企业集团工程档案的集中统一管理是增强企业竞争力，创建“百年老店”奠定基础。
1 企业集团体制改革下建立科学的工程档案管理模式的必要性与紧迫性
1.1 企业集团专业化、集约化发展对工程档案管理的影响
企业集团在追求高效发展过程中会产生机构的新设、撤销、业务范围的扩大或缩小、合并重组等多种情况，给工程档案管理带来重大影响，涉及工程档案的归档、移交、权限设置等问题。新设、撤销单位的档案处理问题相对简单，档案归属问题比较单一。而机构合并重组相对复杂，以两个机构（A和B）的合并重组为例，主要产生情况如图1所示。
如图1所示，I图显示一个机构全部并入另一个机构；II图显示两个机构中部分业务重新组建成一个新机构，或一个机构的部分业务并入另一个机构；III图显示两个机构同时并入另一个机构，成为该机构的两个相对独立的部门；IV图显示两个机构在发生II图所显示的变化后，并入另一个机构。C机构代表原有机构、新设机构或是经过业务变化后的机构。
通过图1分析，机构合并重组现象虽然复杂，但给工程档案管理工作产生的本质影响突出表现在数据迁移、档案权限的变更。
1.2 有待于进一步加强工程档案数字化、信息化工作
由于人员缺乏，工作效率亟需提高，对信息资源的利用要求也越来越高，因此，必须加强工程档案数字化、信息化建设。在某些企业集团，工程档案的部分前期文件产生于集团总部，作为文书档案进入档案数据库，致使很多工程档案的前期文件数字化问题成为历史遗留问题，工程电子档案失去成套性这一本质特点。为避免对某些文件，如工程档案前期文件重复进行数字化加工，加强各项业务管理系统与档案管理系统的集成、档案数字化、信息化工作成为完成工程档案管理工作的内在要求。
1.3 电子档案管理成为时展趋势
2011年11月28日，美国总统奥巴马签署了总统备忘录，要求国家档案和文件管理署（NARA）、管理与预算办公室（OMB）和司法部（DOJ）尽快制定并颁布《档案管理指令》，推动联邦政府进行“以推进电子档案发展为核心”的档案管理改革。2012年8月24日，奥巴马又签署了《电子文件管理方案》，强调美国政府自2019年，必须建立数字档案馆。其中，自2013年，各机关、单位应将现在所有的纸质档案数字化，所有的电子文件纳入电子文件的接收系统；自2017年，联邦政府不再接收任何纸质档案。总之，从整个国际发展趋势看，未来的社会，美国、加拿大等国家从2017年开始，将实现无纸化办公。可见加强电子档案的管理将成为时展的必然选择。
2 工程档案管理模式现状分析
工程档案主要包括工程前期文件（招投标文件、设计文件），施工档案、竣工档案（竣工图）、监理档案、运行维修档案等等，建设单位应将工程档案向企业集团档案馆移交的同时移交电子档案。但目前，工程档案存在的问题主要有：
（1）档案管理存在薄弱环节，如工程前期文件中，存在缺少缺少文件附件，文件丢失；缺乏对工程档案的前端控制，造成档案不完整，存保管分散等情况。
（2）工程档案管理人员与档案形成人员缺乏必要的沟通，造成无法按照工程进度实现档案及时归档。
（3）工程前期文件数字化问题难以解决，究其原因在于未加强对工程档案的科学管理，实现各系统间的集成。
3 建立科学的工程档案管理模式的措施
3.1 基本原则
（1）将工程档案管理纳入企业集团管理体系，坚持依法治档。将工程档案管理工作纳入基层单位主要负责人年度业绩考核指标，增强领导对档案工作的重视，明确工程档案管理职责和档案归档范围，确保工程档案的齐全、安全。
（2）电子档案由企业集团数字档案馆统一集中管理。按照信息化要求，建设集团数字档案馆，所有应归档的工程电子档案统一由数字档案馆集中管理，统一部署、规划。充分利用网络化、数字化技术，实现档案资源共享，保证集团各单位对工程档案资源方便、快捷利用，提高工作效率。
3.2 转变观念，树立思维集团化的理念
理念是行动的先导，企业集团的发展需要档案信息资源的坚强支撑。工程档案信息资源的建设应紧紧围绕集团工程建设业务，为集团的发展提供服务。因此，档案工作者必须树立思维集团化思想。思维集团化要求工程档案工作以企业集团大局为重，以集团各单位为考虑对象，统一工程档案管理工作的标准。只有这样，才能使集团自上而下形成一致的工程档案工作标准，促进整个集团工程档案工作的发展。工程档案是企业集团工程建设的真实记录，是工程创优、企业申请资质的重要凭证，是企业创建“百年老店”的基石，因此，工程档案形成后，应由企业集团档案馆统一保管。
3.3 建立健全机构，理顺关系
建立“企业集团档案馆――二级单位档案馆（中心）――基层档案部门（兼职档案人员）――全员参与”的工程档案管理模式，各级档案馆的主要职责：
（1）充分发挥企业集团档案馆的示范引领作用。随着企业集团集约化管理建设的深入，工程档案管理工作难度不断加强。在二级单位档案业务专业人才不足的情况下，为更有效的加强工程档案管理，践行档案服务理念，充分发挥企业集团档案馆人才技术优势，在其指导下成立工程档案服务中心，定期开展档案培训、业务指导，培养工程档案专业人才。
（2）二级单位建立档案馆（中心）进行档案集约化管理，根据各单位负责的工程项目，制定工程档案的归档范围等相关制度，做好与工程项目参建单位的沟通与协调，加强对工程档案工作的业务指导，负责工程档案的收集保管、查询利用，而非具体的档案整理工作。
（3）根据工程项目建设的需要，从实际出发，设立基层档案管理部门（兼职档案员）。基层档案管理部门（兼职档案员）应切实履行工程档案管理职责，认真负责工程档案的管理。
（4）通过对工程档案价值的宣传，培养全员的档案意识，确保工程档案的齐全、完整。
3.4 实现工程档案业务专业化、标准化
制定档案分类体系与归档范围，形成制度。如在档案分类体系中，明确不同种类档案间参见号，使档案工作者明确不同档案种类间的关系，不仅适应了工程前期文件作为文书档案归档管理，将复印件归入工程档案中的问题，也便于查找工程档案原件。
成立档案业务标准研究组，对企业集团各单位工程档案业务标准情况进行调研，制定工程档案业务标准，形成制度，为实现企业集团工程档案业务统一管理、信息化建设奠定基础。无论实体档案还是电子档案，亟需解决以下问题：
档号的编制最为关键、重要。为实现对工程电子档案的集中统一管理，应按一定规则制定新的档号编制规则，如根据企业集团各单位的排列顺序，为每个单位编制全宗号，以避免造成档号重复现象；随着企业集团专业化、集约化发展，机构设置走向扁平化，因此，应重新审定工程项目档案的归档范围、来源单位及档案最终归属等要素。
3.5 加强工程档案业务流程控制
加强对工程档案管理业务流程控制，将工程档案工作纳入到整个工程项目管理工作，实现同步部署、同步归档，相互制约，相互促进。
工程档案管理应与工程项目建设同步，根据工程建设的进度收集、整理归档工程档案。制定工程档案的归档范围、保管期限、来源单位，是企业重视档案管理、依法治档的表现，是重大工程档案管理的切入点，是确保重大工程档案收集的完整性、系统性和准确性的有效办法，这就要求加强对工程档案的前端控制。例如，一项工程项目酝酿之初，工程档案管理人员就应该介入其中，对各阶段应形成的工程文件（特别要注意那些复杂多样、头绪众多的文件）的数量、质量、工程文件的收集、归档等工作的负责人作出明确规定，写入合同，坚持依法治档。
业务流程管理强调将工程档案管理的整个过程看成是一项复杂的流程，即将收集、整理等档案管理的六大环节看成一个系统。从而运用业务流程管理的原理、方法实现对工程档案的科学管理。如根据工程进度、进度控制方法设计工程档案管理方案。同时，工程档案产生于工程项目建设的各相关领域，加强对工程档案的管理则有助于推动工程项目的进度控制、质量控制、全程控制，为工程项目的顺利完成提供参考、资料，达到以工程项目建设业务为中心，利用工程档案来控制业务流程及业务的规范性，满足业务需求，在强化业务管理的同时加强档案管理。
3.6 实现工程档案管理系统与各项业务系统的集成
关键词:A公司;采购成本;现状;对策
中图分类号:F23
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)08-0163-02
有效控制采购成本并使之不断下降,是企业不断降低产品成本、增加利润的重要且有效的手段之一。特别是在采购的作用被更为广泛和清晰认知的趋势下,降低采购成本,成为采购人员提供企业附加值最直接的方式。
1 A公司简介及采购现状介绍
A公司是一家智能建筑与数字社区的全面服务商,面向办公楼宇、住宅社区、工厂、校园、医院、行政中心、宾馆酒点和市政工程等不同行业,专业从事智能建筑系统的策划、咨询、设计、施工、集成、采购及服务,是国内规模最大、资质最全的智能建筑服务商之一。
对于A公司来说,采购成本要占产品总成本的60%。在产品成本构成中,采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重随行业的不同而不同,大约在30%～90%之间,平均水平在60%以上。从世界范围来看,对于一个典型的企业来说,一般采购成本占60%,人力资源投入占20%,各种费用占15%。因此可以清楚地看到,采购成本是A公司成本控制中的主体和核心部分,采购成本控制是企业成本控制中最有价值的部分。
2 A公司采购成本优势、劣势分析
2.1 A公司采购成本之优势
(1)材料实现零库存。
A公司使用的材料等物资通过直供的方式,不仅保障了物资供应,也保证了物资的质量,为A公司生产的长周期安全稳定运行创造了有利的条件。由于实行物资的直供方式,材料等物资已实现了零库存。
(2)商代储代销。
在材料等物资实行直供的基础上,A公司在易耗品上实行代储代销的形式组织物资供应。代储代销是一种新型的物资流通模式,由于A公司物资采购的量大,品种多,许多材料的供货周期长,实行代储代销方式后,使A物资供应的效率有明显提高。实行物资供应代储代销后,A公司没有发生一起因质量问题而退货,或因备货不定、交货不及时而影响生产的现象。
2.2 采购成本之劣势
(1)流动资金周转不灵。
流动资金是一个企业赖以生存的“血液”,合理有效的管理,可以有利的保证资金的持续,快速的周转。企业应加强现金的日常管理,其目的是防止现金闲置与流失,保证其安全完整并且有效的发挥其作用。保证企业现金最佳持有额度,既有利于企业盈利也可以有效避免财务危机,为了有效管理和使用手中的现金,确定现金的最佳持有额度是必要的,一旦货币持有量超过该额度,应将多余部分迅速追加用于生产经营和从事短期投资、偿还债务,而当现金持有量低于该额度时,即使有盈利的有价证券,企业也不应贸然投资。一个企业来讲,最核心的就是现金流量,一旦资金周转不灵,往往直接威胁到企业的生存。
就目前A公司的采购来说:因过去的货款没有付清,现在供货商压着货不发。因为安照合同付期限早已超过。可是直到现在也没有付清。因些,现在要现结货款。因些,资金如周转不灵企业往往很被动。
(2)没有建立价格档案和价格评价体系。
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如果不建立价格档案和评价体系,就不能依照供应价格信息来分析、评价现有的价格水平,及时对归档的价格档案进行评价和更新。而目前A公司并没有建立相应的价格档案盒价格评价体系。
(3)没有建立采购成本数据库,对采购品种没有进行分类管理。
在采购管理领域,20/80原则体现的非常明显,企业80%的采购成本通常会集中在20%的采购品类上,因此应当对采购品种进行分类管理。企业如果不重视区分采购品类的重要性,就会使生产与采购的协调难度加大,容易出现扯皮现象,缺乏良好的监督机制。同时分供方优化的工作无法系统地开展,采购部门容易陷入日常的业务,使管理资源得不到优化配置。
(4)采购组织机构和流程的不规范。
由于采购职能的分散,总部采购部门的缺失,导致采购工作的协调性较差。集团型企业采购部的定位往往不明确,同时内部的物料划分缺乏统一清晰的标准。
采购部战略采购与操作采购职能分工不明确,采购人员大部分时间用于处理事务性工作,采购部与相关部门在沟通、协调方面存在较大障碍,不能有充分发挥采购部的采购职能。同时采购部门很少参与新产品开发,新产品的供应商开发往往由技术部门负责产品开发和选择供应商;采购部门被动执行采购任务,很难推动产品规格的合理化。
3 A公司采购对策方案
3.1 流动资金合理规划
做好企业的自身工作。除了不断加强对短期财务的管理,特别是对存货的管理、应收款的管理,不断提高资金的使用效益,在优化结构、技术升级、管理创新、挖掘内部潜力等方面付出更大的努力以外,更为重要的是尽快建立一套补充、积累、管理流动资金的长效稳定机制,改变生产经营单纯依靠银行贷款的做法,把一定比例的自有资金用作流动资金,不断尝试新的补充流动资金的渠道(如股权融资、债权融资等),树立一种筹集、使用、管理流动资金的全新观念。
3.2 建立价格档案和价格评价体系
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
3.3 建立采购成本数据库,对采购品种进行分类
在采购中,采购管理者首先应当考虑的是采购品种的分类,找出占80%采购成本的20%核心品类,然后考虑这些材料的采购数量、采购需求预测、采购物资的规格、定价因素、供应商地点、供应商的表现等采购管理类别。
3.4 规范采购组织机构和流程
(1)与企业内外部的协同。
企业的采购要实现高效就需要企业各业务部门的协同配合,包括设计开发部门、生产部门、财务部门等。采购模式的优化过程中要注重采购部门与其他相关部门(尤其是生产部门)的流程重组,逐渐从注重功能集合向注重流程重组上转移,加强采购流程在企业内部的沟通和协调,充分发挥采购职能。采购作业不仅需要与企业内部协同,而且更重要的是与外部供应商企业协同。这种协同不仅包括与供应商在库存、需求等方面通过信息的共享及时调整采购计划及执行过程,更为重要的是与供应商的全程协同,即在产品研发过程当中和供应商进行同步开发。此外,注重对采购价格的协同以保持最佳的价格竞争优势。
(2)实行合理的采购流程管理。
在流程管理方面,应注重企业采购流程管理,加强生产计划、物料需求计划和采购之间的协调运作。加强核心采购流程的设计,降低采购工作的随意性。以年度采购计划预算编制流程为例,如果没有明确的采购计划,缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养,就会导致大量的常规采购变成突发性的临时采购,使生产成本大幅上升。
(3)健全采购绩效评估体系。
通过健全采购绩效评估体系并持续进行评估,可以及时有效地发现采购作业中的问题,制订改善措施和解决方案,确保采购目标的实现和绩效的提升。对于绩效评估体系的健全,可建立包括采购(计划完成及时率)、物料质量(来料合格率)、采购成本(价格差额比率)、采购周期、供应(供应准确率)、服务满意度等指标体系来评估。
参考文献
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