时间：2023-06-13 16:14:35
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社会保险档案是规范社会保险经办操作的首要载体。社会保险经办工作质量，直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险办理和服务的记载，是考量经办工作是否依法进行的依据。无论是绩效考核、内部控制和外部监督都需要依托档案资料。
社会保险档案是服务参保对象的重要媒介。社会保险也是用人单位保履行义务和参保人员缴纳保险费用的一种历史凭证，通过此凭证，社保人员享受社会保险缴纳范围内的各种权益。随着社会保险事业的发展，广大参保单位和职工对服务的质量要求越来越高，维权意识不断增强，社会保险档案的记录与民众的社会保障越来越密切，记录着民众享受社会保险的详细内容，服务范围将逐渐的扩大。
做好社会保险档案工作是建立健全社会保障体系的重要保证。党和国家提出要建立全覆盖城乡居民的社会保险体系，保障人民的基本生活，这是构建和谐社会的毕本内容，也是实现中国梦和改善民生的根本。做好社会保险档案管理工作是提高社会保险部门服务质量的重要前提。社会保险档案管理也是社会保险事业发展的重要历史资料。通过对档案资料的整理和分析，可以为保险行政部门制定保险费用的收缴和保险服务的方式提供一些珍贵的历史资料，完善保险管理体制。
2 社会保险档案管理中的主要问题
档案管理制度亟待完善。社会保险项目管理制度的不断健全，保险项目的门类增多，办理社会保险的人数只能多，保险项目经办机构所形成的的各种图标、文件和凭证等数量越来越庞大，档案管理的难度增大，管理的范围增加，保管时间的延长和保存方式的多样化等，缺少统一管理的标准和规范。在繁杂的档案管理中，由于能力和技术有限，难免会出现各种问题。
档案信息资源共享程度不高。社会保险办理过程中需要大量的文件资料如身份证、死亡证和收入证明等都来自于其他社会职能部门。这些资料可以直接从这些部门单位的网上进行下载，大量的数据资料堆积造成了档案资料的膨胀，部分单位部门的档案信息形成封闭式的管理方式，档案资料得不到有效利用，造成资源的浪费。同时档案管理信息化程度不高，限制了档案信息的闲置浪费。社会保险机构本身的信息化程度不高，限制着档案资源的信息共享和信息利用。
档案信息化管理水平较低。当前，档案的存在形式主要是纸质为主，计算机信息档案为辅。纸质的档案占据了大量的空间，增加了档案管理的成本，在档案借阅是提供原件或进行复印时，很容易造成实体的损坏，纸质的档案调阅非常繁琐，档案的使用效率比较低。
档案资源利用不够充分。社会保险档案的管理方式比较单一，主要是档案的整理、归档、阅览、借出和复制。档案仅仅在机构内部和参保人员之间进行传递和借阅，档案跨部门之间的信息交流比较少，档案的利用性你比较差。档案管理技术的多媒体化、数字化和网络信息化水平比较低，档案的公开性和共享性难度大，档案的保密水平不够，不利用档案信息的利用。
3 加强社会保险档案管理的对策和建议
加强基础设施建设。调整社保局办公区布局，为建立档案室和档案查阅室预留足够空间。投资足够资金购置移动式档案柜和其他设备。配备消防、通风、安全设备。购置档案管理工作必需的硬件设备，如快速扫描仪、计算机等。研发和购置档案管理软件。进行电子档案管理，在电脑公司协助下自行开发管理软件从灵活就业人员社保档案扫描存储起步。移动硬盘构建的数据库，存储参保人基本信息（身份证号、档案号、就业时间、缴费情况等）和人事档案信息。
加强组织领导，建立健全档案工作体系。档案管理工作体系的建立，必须加强组织建设，形成统一领导和分级管理的方式，做好档案管理各个环节的协调和沟通，正确有效的落实档案管理工作目标。社会保险机构的各级主要领导要对档案管理工作高度重视，关系档案管理工作的现状和未来发展趋势，对档案工作进行详细、全面的部署，并将档案管理工作纳入员工考核的范围之内。县级以上的社会保险机构应该建立专门的档案管理部门和科室，配置专门的人员进行管理，制定专门的管理规章和设置专门的领导机构。
完善制度规定，实现档案管理制度化。为适应社会保险经办管理模式，建立一套完备的业务档案管理制度势在必行。系统化、标准化的档案管理流程和规章制度，可以大大促进档案工作水平的提高。人力资源和社会保障部与国家档案局正在制定《社会保险业务档案管理规定》，准备出台一套符合社会保险特点的专业档案管理制度，将在科学界定社会保险经办业务中所形成文件材料的归档范围、保管期限和分类方式等方面，为全国制定框架性的管理依据。
推进资源建设，实现档案管理信息化。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设。选择功能完善的档案管理操作系统，可以实现档案的轻松快捷著录、完整高效统计和快速准确检索。加强电子档案管理，对于相关协议服务单位联网结算，对通过Internet网上经办产生的电子文件进行档案管理，确保文件的原始性和法律效力。大力开展档案数字化加工，对现存的纸质、实物档案进行数字化加工处理，在业务窗口对档案资料进行前端扫描。
利用档案资源，提高档案服务水平。档案管理的根本目的是利用。档案利用是档案生命力最直接、最有效的体现。积极开展档案利用需求调研，确定服务对象和服务内容，提高档案利用服务的针对性。及时续编档案索引目录，方便各类利用者调用档案。深入挖掘信息资源，整理汇编政策经办资料，向社会公开现行业务文件。建立社会保险档案信息中心，与社会保险经办窗口、劳动保障电话咨询服务中心、劳动保障网等实现档案信息共享，建立社会保险档案服务网络，为社会各界提供社会保险档案信息服务。
加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的综合素质和技能 。基础的知识、技能、政治素养、道德素养、管理能力，以及分析处理问题的能力等，通常情况下是从事档案工作必须具备的能力。档案业务工作的效率、水平和质量在一定程度上受到档案人员综合素质的高低的影响和制约，同时对档案工作整体效能发挥重要的作用。但是，目前很多保险部门的档案管理者的水平比较低下，服务意识差，主观能动性不强。因此，一方面，档案工作者必须加强业务培训，掌握相关的专业知识，找到工作中的不足之处，并且提高自己的创新意识。另一方面，加强自身学习，因为信息化的现代，档案管理也由简单的手工操作，转为现代化的管理密集知识型的工作。也只有具备高素质的，掌握现代科技的管理人员才能胜任。
1．医疗保险档案特点分析
目前我国国内医疗单位的保险档案涉及人员与种类众多，尤其是在我国积极推进医保改革的大环境下，医疗保险无论是覆盖范围、惠及人群都有了质的提升，在险种方面也有了新的突破，这意味着医疗保险档案的管理难度、服务需求都有了提升，对于医院档案的专业管理水平与服务质量提出了更多更高的挑战。受国内医保改革影响，现行医疗保险档案无论是内容、范围还是服务层次上都趋于复杂，我国医疗保险档案主要涉及医、保、患、药四个方面，其中医代表国家制定的定点医疗机构，出具各种认证资料、结算凭证、医疗保险服务协议以及医疗消费清单等;保是指医保经办机构，除了提供一般综合档案之外，主要针对医保相关业务提供各类相关档案，对医保单位进行审核;患主要是指患者群体的个人医保账户、基本医疗信息、医保相关手续与各种基金转移等;药主要是指各大指定药店，档案涉及内容包括医保服务协议、药费清单、结算凭证等。从上述四个方面所涵盖的医保档案资料来看，档案管理专业水平高、服务能力要求高，对新时期医保档案管理提出了挑战。医疗保险档案不仅仅是患者医疗保险的相关档案，档案是否齐全直接关系到广大医保对象的切实利益，关系到能否凭借这一凭证享受各种医疗保险服务，关系到医院档案工作的管理与医疗卫生服务工作，因此做好医保档案的管理有重要意义，管理中也要充分挖掘档案的服务价值，推动我国医保的进步。
2．提升医疗保险档案管理水平的举措
提升医疗保险档案管理水平要紧跟目前信息化潮流，围绕档案管理信息化这一核心适应新形势需要进行管理革新与改造，要积极引进相关信息技术，利用网络、计算机、云计算、数据挖掘等技术对医保档案进行更加专业的高水平管理，从而最大限度发挥医保档案服务价值，真正做到管理中权责分明，管理举措切实到位，减少管理工作中的风险与问题。在管理医保档案的过程中，要积极对现有各项规章制度进行完善与创新，打造坚实的管理基础，紧抓管理人才队伍建设、管理制度落实、技术升级等，达到提升业务水平的目的。通过切实可依的管理制度进行医保档案管理，以助于减少执行中各个流程的潜在问题，便于问责，做到高效管理，切实履行各类奖惩机制，保障档案管理的顺利开展。在加强医保档案管理的过程中，要积极做好硬件设施建设，为管理与服务创造良好的平台与基础，这也是得以持续推进医保档案工作进步的必要前提条件。医保档案实际管理工作中，要重视并切实落实管理硬件设施的建设，积极予以完善，在及时更新换代的情况下为管理、服务质量的提升予以支持。比如某地区医保局在经费、资源紧张的情况下，对医保档案管理优先安排资料室，购置各类计算机设备等进行档案管理，在后续的医保档案服务工作中发挥了极大的作用，保证了医保档案信息的及时开发与利用，提升了档案管理的安全性，也为后续管理工作的创新与改革提供了有力保障。医保档案管理中要做好各类档案的接收与归档工作，严格把关档案质量，在医保工作将档案的合理管理与应用作为重点，从而为基础业务的顺利执行提供切实依据，通过规范化、程序化的运作最终实现流程优化。比如某地区医保局在医保档案管理改革中积极探索管理科学化与制度化，在认清以往管理工作问题的基础上探索综合管理新模式，利用多项创新举措对不同门类、载体的医保档案进行开发，从而极大地挖掘了医保信息的服务价值，提升了医疗服务工作质量。在医保档案管理中首先要针对档案内容与类别进行分门别类的管理，做好不同载体档案的有序化管理，确保档案按照正确的时间、顺序与类别进行排列，减少管理中的丢失、损坏、遗漏、篡改等问题。关于医保档案的建档工作，要着重对目录进行梳理与编写，确保目录清晰可查，档案装订整洁牢固，以此达到提升医保档案整理质量的目的。另外，对于医保档案要加强管理监督与核查，将工作监督与考核列入必要的日常管理中，经常组织对档案的梳理、核查等工作，确保档案工作无疏漏。对档案管理工作人员要定期组织培训与教育，提升其职业道德水平与专业管理水准，积极组织各种医保档案管理交流的工作会议，联合多个部门加强监督与考核，从而及时发现并处理管理工作中的各项问题，达到提升管理水平的目的。加强医保档案服务能力建设。医保档案的服务对象主要为各级参保单位与参保人员，要积极树立人本化观念，将僵硬死板的医保档案管理打造成为从参保单位与人员实际需求出发、符合他们医保保险业务需求的新服务模式，为其提供便捷、快速、高质量的档案服务，利用信息化、计算机等做到医保信息的随时查询与共享，并且与各大医疗结构联合共同建立专门的医保网站，以确保医保档案得以最大限度地发挥服务功能与价值。考虑到医保档案的服务价值，要切身挖掘档案本身信息的服务潜力，积极与社会各界沟通发掘医保档案管理与运用的各类问题，并及时提出合理的改善举措予以解决，通过各类交流工作会议推动档案信息的深挖掘与深加工，为医保行业的决策与发展提供参考。为确保医保制度的顺利运行，未来要进一步研究参保人员结构、医保基金投资、不同地区医保水平与变化、医保待遇变化规律等诸多内容，这些都必须以完善、准确的医保档案为基础才能进行研究，因此为保障医保制度的顺利推行，必须做好医保档案的管理，从而确保我国医疗保险服务现状得到进一步改善，实现平稳健康的过渡与发展。
3．结束语
【关键词】社会保险；档案管理；重要意义
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0281-02
一、社会保险档案管理现状
随着我国社会经济的飞速发展，社保制度不管进行改革，人们对保险事业的认识不断提高，要求加入社会保险的人员逐年扩大，社保档案数量剧增。根据权威部门统计，到2008年底，全国参加城镇基本养老保险人数为25556万人，比2008年末增加了1852万人，预计到2013年，全国城镇基本养老保险参保人数超过5.44亿，基本医疗保险参保人数超过4.6亿，失业保险参保人数超过5.3亿，工伤保险参保人数超过1.5亿，生育保险参保人数超过5.2亿。参加社会保险的人数增长过快，传统的社会保险档案管理模式已经不适应社保事业发展的要求。然而，由于体制的原因，我国公民个人社保档案隶属多个管理部门，社会保险档案管理工作存在着许多不足，只有不断创新，才能焕发生机。
二、社会保险档案管理的重要性
加强社会保险的档案管理，是适应我国社会保险形势发展的需要。社会保险的档案管理工作关系着每个参保人的根本利益，社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能。一个参保人从办理参保手续之日起，到离退休结束领取保险金，中间还有可能面临失业，人员的合理流动等诸多环节，需要办理保险关系转移和基金的转入转出手续，如此庞大的社会系统工程，若无具有创新的、行之有效的、完整准确的个人资料管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会的安全稳定。社会保险档案管理工作要善于创新，以利于社保部门提高业务质量和办事效率。只有从档案资料的收集、整理到归档要形成一套行之有效的管理体系，社会保险档案管理工作才能跟上社会形势发展的步伐。
三、社会保险档案管理要不断创新
（一）形成制度，依法办事。社会保险档案管理工作要依法、依规办事。国家应要依据《档案法》，《保密法》等政策法规，尽快制定社会保险档案管理工作办法，将社会保险档案工作纳入规范化管理。要对社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案管理人员的职责等作出较为详实的规定，社保档案管理要有分类大纲和保管期限。要求各有关部门形成档案的收集、整理、保管、移交、存档的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合档案管理要求。社会保险档案管理部门都要制定出相应的管理制度，从而构建一套符合实际的社会保险档案管理制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档，以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成全国统一、上下协调一致的社会保险档案管理体系，使社会保险档案管理工作能适应社会保险发展的需要，更好的为参保人员服务。
（二）社会保险档案微机化、数字化管理。为适应社会保险发展的需要，各级社会保险部门要解放思想，学习不同地区的先进经验，购置微机设备，招聘专业微机人员，配备专门的微机档案室，实行社会保险档案微机化管理。社会保险档案微机化在一个行政区域要尽力做到工作统一进行，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。社会保险改革之初，在办理过程中使用过大量的纸质材料或证明，例如各类保单合同以及各种需要存档备查的档案资料等，数量多，占空间大，给保存查阅工作带来诸多不便，现在可以将这些材料进行电脑扫描储存，将纸质档案转变成数字档案，以此提高社会保险档案保存查阅的工作效率。
（三）搞好人员培训。社保档案管理人员素质决定着工作的成败，社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备基本的计算机实际操作能力，以适应社保档案工作发展的需要。为此社保部门应与档案行政管理部门加强联系，紧密合作，积极组织社保档案人员进行定期培训，开展经验交流。把社保人员培训作为一项长期工作来抓，不断提高社保档案管理队伍的业务技能。
（四）管理统一
社保档案管理必须建立全国统一的管理办法，全国上下一盘棋，结束社保档案管理分散问题。在中央的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理处，国家依法负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、规章制度。社保档案管理处在全国各地设置分支机构，负责公民社保档案内容的定期增加和更新。在全国实行参保个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一，做到参加社会保险人员“一号管理”，专人专号，从发放的劳动保险号码上就可以反映出公民的收入和保障费的缴纳情况，有利于社保信息的查询。
参考文献
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在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。近年来的实践表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，原有的社会养老保险档案管理工作已经不适应当前的需要，显然，社会保险事业档案管理的发展是客观形势的要求。因此，在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。
二、新时期社会养老保险业务档案管理的问题
新时期社会养老保险业务档案管理问题，要利用计算机和网络使档案管理提高到一个高的档次，在具体的实施中，要注意以下几个方面的问题。
1.新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题
尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规，但由于对养老保险业务档案规范化管理尚处于“初级阶段”，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，导致重要档案遗失或者归纳错误的发生；格式欠规范，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案归类与查阅带来许多麻烦；保存或调阅无硬性规定，不仅严重影响社会保险工作正常开展，也增大了舞弊和错误疏漏发生的可能。
2.新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题
社会保险业务与档案管理软硬件设施投入不足。一些单位不能配备专门的社会养老保险档案室，且设备配置简陋，缺乏应有的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备，导致档案在管理方面存在安全隐患，更谈不上档案管理的现代化、信息化。据调查，目前大多数的社会养老保险业务档案仍未完全实现电子信息化管理，使得档案的查阅很不方便，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和参保人员的查阅、核对需求，使参保单位和参保人员，对社会保险业务办理的效率和质量产生质疑，影响社会养老保险机构形象。
3.新时期社会养老保险业务与档案管理人员问题
社会养老保险业务与档案管理人员专业素质有待提高。不少负责养老保险档案管理工作的人员往往是兼职人员，很少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能，对档案的重要性、归档要求，档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注于档案管理工作，服务质量也就难以令人满意。
三、新时期提高社会养老保险档案管理的对策
提高社会养老保险业务档案管理水平的对策，设计做好社会养老保险业务档案管理的基础，因此，社会养老保险业务的档案管理工作，要以人为本，负起责任，因此在新时期要积极对社会养老保险档案管理，利用高科技手段创新，提高社会养老保险档案管理的对策，要从下面几方面做起。
1.健全制度标准与档案管理规范化
健全制度标准，扎实推进档案管理规范化。建立覆盖全部环节的档案管理制度，在判定文件材料的来源形式和查考价值的基础上，制定相应的档案管理办法、档案业务流程、档案分类方案。依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《归档文件整理规则》等有关档案的法律法规，从社保处养老保险工作实际出发，建立健全《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案移交制度》等一整套档案管理制度，做到有章可循、规范管理，从而使社会养老保险业务各门类档案资料实现集中、统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。
2.夯实基础建设与推进档案集中管理
夯实基础建设，全面推进档案集中安全管理。积极争取单位领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题。加大经费投入，提供物质保障，实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备，确保达到“八防”标准。实行档案集中管理原则，确保保管利用过程中档案实体和数据的安全。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设，购置档案管理软件，按要求建立详细的检索查询系统，努力提升档案服务效率。
3.加强队伍建设与提升档案管理人员素质
加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质。只有具备高素质档案人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。在明确档案工作分管领导的基础上，将档案工作与业务经办工作同时部署，纳入每年的年初计划，纳入工作考核范围，制定岗位责任和工作标准，要求专职档案员和兼职档案员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风和过硬的业务技能。加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。
四、结语
（一）有利于密切联系群众信息化时代的显著特征是具有较强的交互性，同样一条信息会在无限延伸中反复阅读。我们可以利用这一特征，密切联系群众，在信息网络中建立新的交流方式，主动将规定与条例传达给群众，积极回应群众的诉求。
（二）有利于提升社会保险档案管理的效能利用信息网络技术，一方面我们可以实现社会保险档案管理信息与社会公众的有效对接，从而能够有效地避免信息传递的失真；另一方面，我们可以运用计算机网络的处理信息与存储信息的技术，将人力从繁琐的手工操作中解放出来，从而提高社会保险档案管理的工作效能，达到协同高效的管理水平。
（三）有利于优化服务水准信息化转变了传统社会保险档案管理单一与被动的服务模式，突破了时空限制，整合了信息资源，丰富了服务内容，让人民群众享受到了公开透明的优质服务，从而拓展社会保险档案管理的服务内涵，优化服务水准。
二、社会保险档案管理信息化的特点
（一）对象的复杂化互联网的快速发展将越来越多的人融入到虚拟社会之中，由于其具有高度的自由、开放、匿名等特征，为社会保险档案的管理带来了挑战。因此，信息管理不仅是社会保险档案信息化的组成部分，也是社会保险档案信息化的难点所在。
（二）管理开放化传统的社会保险档案管理是一种层级化的封闭式管理模式，容易形成官僚化和低效化的弊端。一方面，信息源部门的权力不断得到强化；另一方面，群众由于难以获得信息而处于劣势。而在信息化时代，得益于互联网的开放体系，极大地降低了门槛，群众很容易就能够与社会保险档案管理信息实现“无障碍”对接。
（三）信息互动化互动化是信息化时代的另一个重要特征，社会保险档案管理的信息互动化就是要借助互联网技术更加广泛地倾听民意，回应民声。同时也要借助于微博、微信等新媒介，不断地创新管理方式，提高管理效能。
三、社会保险档案管理信息数据库的建立
随着我国社会保险制度的不断健全以及社会保险范围逐渐扩大，为切实解决社会保险档案管理工作中出现的内容多、关系杂、管理难等问题，有学者在上世纪90年代就提出了建立社会保险档案管理系统的建议，以提高档案管理的有效性。
（一）被保险人社会保险号信息数据库在社会保险系统信息源中，每一个被保险人都应具有社会保险号，并应当相应地建立数据库，以提高服务效能：一方面，社会保险号数据库可以自动地为每一个新参加社会保险的被保险人分配可用的被保险号；另一方面，通过社会保险号数据库可以更加快捷准确地查阅被保险人的档案信息。
（二）被保险人基本信息数据库被保险人基本信息数据库应当包括姓名、性别、出生地、出生日期、身份证号码、参加工作时间、参加保险时间、退休时间等基本信息，上述信息录入之后，所有信息都将归档，以便提高服务效能。
（三）企事业单位信息数据库为每一个企事业单位建立专有的识别代码，同时为其建立信息数据库，并应详细记录企业基本信息、缴纳社会保险费用状况、社会保险支付状况、社会保险账目、被保险人信息等，以便为信息库提供佐助信息。
（四）社会保险信息数据库由于一个被保险人只允许有一份社会保险档案，而且被保险人的社会保险可能会随着职业的变化而发生转换，所以建立社会保险信息数据库就可以避免发生档案重复。社会保险信息数据库要录入每一个被保险人的所有社保数据，应当准确保存被保险人的个人保险历史、缴纳保险费用时间、缴纳保险金额、目前工资状况、被保险人暂时的或固定的保险金额等信息，既有助于企事业单位核对保险账单，又有助于被保险人核对保险信息，还有助于政府部门核算保险金额。
四、总结
一、推行统一的行业标准
医保档案的归档受到很多因素的影响，其中最主要的是档案材料、打印质量等。但目前面临档案管理工作面临医院票据、出院小结等材料规格不统一和打印质量不统一的情况。如跨省市就医，使得不同医院的票据规格不同，大小不一的票据和报销材料给档案管理带来了很大的难题。再如，由于打印设备不同，出现纸张的字迹不清楚或难以辨别。针对以上问题，要推行统一的行业标准，一是规定发票及报销材料的纸张大小、形状以及纸张的材质；二是严格要求打印材料的质量，使用统一的激光打印技术，既保证打印字迹的清晰和质量，同时也保证打印材料的长期保存。
二、加大信息化医保材料的归档
近年来，随着我国医保制度的推行，医保结算的材料也逐渐增多，给档案管理带来了很大的工作量。另外，不断增加的医疗档案材料需要更大的储藏空间，出现严重的涨库情况。此外，传统的档案库房多由办公用房改造而来，各种功能、设备已经无法满足时展的需求，而且隔热、防火和防潮情况也不理想。因此，档案管理部门要加大信息化医保材料的归档，可以通过扫描材料进行归档的，可以将扫描后的原材料退还给参保人，从而缓解档案室纸质档案的存放量，缓解涨库情况。另外，要改善档案室的规模和条件，使用专业且规范的档案室，使其满足现代医保档案发展的需求，做好隔热、防火和防潮，保证纸质档案的长期保存。
三、提升信息化医保结算服务
信息化时代的到来，给医保结算业务提供了发展的契机。在信息化程度不高的时期，我国医保档案采用传统的归档模式，主要方式是参保人想要了解自己的档案信息，在医保业务窗口是无法查询的，需要到档案室进行查询，档案库工作人员为参保人提供所需的复印材料。这种传统的档案管理模式，已经无法满足现代社会的发展需要，档案管理部门进行业务创新，从而适应档案管理的新趋势。因此，信息化为医保结算提供了便捷方式，医保结算可以借助新的支付方式，扩大医疗机构的范围，多开设定点报销场所和异地报销方式，实行跨省市和区域的直接结算方式。借助信息化的医保结算方式，可以减少医保部门的工作量，也减少了医保档案管理的环节，减轻了档案归档的压力。同时，为参保人提供更优质、更便捷的服务。
四、扩大、整合医保档案信息化
大数据时代给医保档案管理工作提供了发展的平台，虽然庞大的数据和广泛的数据库容纳了更多的医保档案，但目前的医保档案管理数据库建设还不完善，主要问题是没有实现全面的数据融合，出现档案数据标准化程度低、技术割裂和管理的碎片化，这些都是制约新时期大数据医保档案管理的因素。因此，要加快推进医保档案管理的信息化，从医保档案的收集开始，完善立卷、保管、利用和移交各环节，建立医保档案管理信息化系统，实现跨区域和省份的医保档案管理平台。
五、加强防范意识，做好保密工作
网络时代，个人隐私问题是最大的网络安全问题，我们经常从新闻上可以看到，个人信息泄露给人们的生活和工作带来了一定的危机。医保档案涉及参保人的个人隐私，做好大数据网络维护工作显得十分重要。这就要求医保档案管理部门有专业的网络安全维护人员，定时做好网络维护，加强档案信息保护能力，预防病毒侵袭造成的参保人信息泄露。另外，还要预防信息丢失和误删的情况出现，做好医保档案的备份和加密，制定严格的惩罚机制，做好责任到人，切实保障医保档案管理工作的有效开展。随着国家的发展，人民的生活水平和生活质量显著提高，推动着医保的进一步发展，医保档案管理是对医保实施效果的一种反映。新形势下，推动中国特色医保体系的建设，要构建全国统一的医保系统，推行统一的行业标准，做好医保档案管理工作，为参保人员提供便捷的服务。
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成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，通过制定业务档案规范化管理工作方案、档案管理实施办法、实施细则等措施，不仅将社会保险业务档案的规范化管理工作纳入了年度工作计划和发展规划之中，而且纳入了目标管理。市、县两级社保经办机构还成立了由局领导为组长、相关处（科）室负责人为成员的业务档案规范化管理工作领导小组，负责领导和组织单位社会保险业务档案的规范化管理工作。根据工作方案和管理办法，结合社会保险业务档案工作实际，各单位都配备了政治可靠、忠于职守、熟悉业务、相对稳定、文化水平高（大专以上学历）的专兼职档案管理人员，建立了档案管理网络和业务档案工作流程，明确了分管领导和业务档案人员的岗位职责，并将业务档案工作列入社会保险业务经办工作程序，与业务工作同布置、同落实。在实际工作中，则由领导小组办公室主任和专职档案管理人员对各处（科）室业务档案工作进行监督指导，各处（科）室兼职档案管理员负责对本部门形成的业务档案材料进行收集、整理。此外，成都市档案局、市社保局、市医保局联合成立了社会保险业务档案规范化管理验收工作领导小组，由双方领导为组长，相关处室负责人为成员，指导开展全市社会保险业务档案规范化管理工作。
二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设
成都市根据《规定》的要求，结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入，为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上，市社保局业务档案库房250余平方米，做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县（市、区）社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准，能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中，龙泉驿区人社局建立了档案管理中心，集中统一管理社会保险业务档案，中心建筑面积达400余平方米，除做到“三室分开”外，还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上，各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜（架）和档案装具，并按照档案安全管理的“九防”要求，配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施；配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施，从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。
三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设
为提升社会保险业务档案管理的专业化水平，成都市本着对历史负责，为现实服务的宗旨，按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求，市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》，要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度，加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面，该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集，确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面，按照《实施细则》的要求，全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导，严把业务档案整理质量关。在保管方面，《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理，除了按照保管期限、年度、类别排列外，还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时，各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查，确保档案的规范、安全管理。
四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务
为方便群众查阅利用社会保险业务档案，成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前，全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理，都建立了业务档案目录数据库，编制了规范的业务档案检索工具，实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统，参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务，还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。
五、以制度建设促进社会保险业务档案的问题整改
一、什么是医疗保险档案
医疗保险是我国社会主义保障制度中重要的组成部分，医疗保险档案是医疗保险组织机构在保险赔付工作中，记录下纸质文字、电子文档等拥有保存的记录，不仅是医疗保险事业的真实记录，同时也还是个人直接使用的原始资源。医保档案是维护参保人员合法权益的重要凭证。每个参保者从办理参保手续之日起，直至死亡，数十年的参保缴费、待遇享受，都需要建立完整的医保档案来记录。另外，医保档案也是领导作出科学决策的重要依据。随着医保事业的不断发展，档案数量的增多，档案承载的信息量也在不断增加，医保各项政策的制定、调整、完善都需要充分、完整、高质量的资料，领导如果在决策前准确掌握了第一手资料，就能开阔决策视野、增强决策的前瞻性、提高决策的效率，从而作出符合实际的、科学的、切实可行的决策。医保档案管理越科学，为领导提供的文件和数据越充分，参考价值也就越高。
社会保险业务档案的保存分为定期保存和永久保存两种，定期保存期限为最低保存期限，永久保存期限为100年。
二、目前医疗保险档案管理存在的不足
1.对医保档案重视程度不够，专业水平太低。目前有些基层医保档案管理方面的工作人员对档案的重要性认识不足，关于档案管理方面的知识更是积累不够。比如，有些工作人员仅仅为了自己工作方便经常将一些重要的医保档案资料随意存放在科室里，导致日常许多有价值的档案丢失或者损坏。还有些档案管理人员的业务能力太差，缺乏档案管理方面的基础知识，需要系统的培训。还有许多外界的新做法和新经验在现实工作中得不到及时的学习和借鉴，急需加强与同行业同专业的交流与合作。大部分档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。
2.医保档案管理制度不健全。基层医疗保险档案管理工作中，有的没有建立档案工作的规章制度，有的虽然建了规章制度，但制度不健全，且执行得不好。有的甚至没有设立档案室，更没有明确的专职档案人员;存档及借阅档案手续不健全，造成档案文件材料丢失现象时有发生。另外有的医保经办机构对医保档案内容划定标准不明确，管理范围未统一，大多是根据各自的理解和实践进行分类管理，使许多应该纳入管理的档案没有及时纳入归档范围，造成不可挽回的损失。
3.档案利用率低，整合能力较弱。目前，基层医保档案对于为领导决策提供依据方面并没有发挥其应有的效用，仅仅是单一地为了参保人偶尔查阅复印服务，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，没有极大规模地实现其时效性、综合性的特征。所以档案在利用率上很低，档案资源未发挥最大效用。
三、加强医疗保险档案管理的措施
关于医疗保险档案管理事娄中所存在的不足，建议应当从以下几个方面入手展开完善。伴随着我国社会迅速发展的脚步，医疗保险档案管理不管是从管理方式，或是审核标准都有了长足的发展和变化。随着医疗保险档案管理工作的精细化，工作的内容也逐渐的增加了许多。在今后的发展过程中还需要不断的改进当前的管理方式，逐渐的适应社会发展。从事医疗保险档案管理的工作人员还需要继续深入强化意识，充分认识到医疗保险档案管理工作的重要性，特别是单位负责人，必须得把档案相关的工作加入到议事日程当中去，对现有的工作人员展开培训教育，提高职工的责任感和对社会做出贡献的成就感，从而达到提高服务质量的目的。
拥有一个完善的制度才是制约管理最根本的途径，在医疗保险档案管理中依然需要制定高标准、高要求的制度，提高各种行为的约束力。医疗保险档案管理存在着流动性大的特点，所以还需要根据社会的发展而做出相应的改动，参保人员区域的流动性是一个很大的特点，这些人的参保工作一直以来都是一个问题，国家还需要不断对流动性大的参保人员怎样进行参保的问题进行完善，体现医疗保险优势的重要性。在医疗保险档案管理档案制度的建设中需要依照《档案法》进行规定，明确描述每一项规定，保证制度的科学性和可行性。
一、农村养老保险档案管理面临的主要问题
1.对农村养老保险档案管理缺乏重视。很多部门对于农村养老保险缺乏足够的认识，忽视了农村养老保险档案管理工作，导致与城市相比，农村养老保险档案管理工作十分落后，没有严格的管理制度和规范，农民的利益难以得到有效保障和维护，使得农民感到十分不公平。
2.缺乏资金投入。与城市相比，农村经济发展相对缓慢，当地政府对于农村养老保险档案管理方面资金投入不足，是阻碍目前农村养老保险档案管理工作发展的主要问题。尽管近年来，国家日益增加了农村保障项目和档案管理的扶持资金，但仍然难以满足农村保险档案管理的资金需求。对于很多农村来说，养老保险档案管理所需资金是由当地相关部门进行拨款的，如果社保机构资金短缺，便没有足够的资金进行供给。在这种情况下，农村养老保险档案管理难以跟上时展脚步，档案管理水平提高缓慢。
3.档案管理制度不完善。随着农民对于养老保险的认识不断加深，越来越多的农民选择参加养老保险，很多农村的养老保险日益得到普及和覆盖，对档案进行科学有效管理就显得越来越重要，必须不断健全档案管理机制，构建完善的档案管理体系，为农民提供养老保障。然而，几年来，由于档案管理制度缺失，导致很多档案管理没有法律规范和制度依据。这也在一定程度上导致很多部门在制定养老保险档案管理相关政策和文件时，按照自己的意愿和想法进行，不公开，不透明，缺乏舆论监督机制，档案管理工作往往流于形式，难以落到实处。
二、强化农村社会养老保险档案管理的有效对策
1.构建完善的农村养老保险档案管理网络系统。农村养老保险档案管理工作关系到农民的切身利益，具有很强的政策性，需要县级以及乡镇级多个政府部门进行密切合作，统筹规划，共同管理和安排好农村养老保险档案管理工作。及时引入互联网技术，构建完善的农村养老保险档案管理网络系统，对于提高档案管理工作的效率具有十分重要的意义。首先，县级档案局应该从更高的层面上对农村养老保险档案进行科学规范，并对其加强监督和指导。其次，无论是人力资源部门，还是社会保障部门，都应该将档案管理纳入管理体系，对档案管理做好组织和协调工作，打好基础，构建完善的档案管理网络系统。第三，对于乡镇级农保处来说，需要对档案管理工作进行细化，组织一个农村养老保险档案部门，将具体的档案管理事宜安排到日常工作中去，调动档案管理人员工作的积极性和主动性，加强收集和整理，并对其进行科学分类和保管，使档案管理工作真正能够有效顺利的开展。
2.制定管理制度。目前，针对农村养老保险档案管理中存在的问题，应根据国家对于档案管理的相关规定和政策制定严格的制度。约束和规范农村养老保险档案的管理行为，使档案管理工作有章可循，为其提供健全的制度保障和法律依据，使档案管理人员能够意识到档案管理工作的重要性，更加积极地投入到工作中去，妥善保管和处理好档案工作，提高档案工作质量，发挥档案作用。
