时间：2023-06-13 16:14:35
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关键词：高校体育工作；体育档案；发展策略
中图分类号：G4
文献标识码：A
doi：10.19311/ki.1672.3198.2016.28.092
1 高校体育档案管理的意义
教育的重要意义在为社会、为国家培养德智体全面发展的社会主义接班人，因此，体育教育是全面落实素质教育的重要组成部分。近年来，国家相继出台了一系列关于高校体育教学方面的法律法规。例如《大学生体育合格标准》、《体育法》等，都强调了高校体育的重要地位，在体育教学中落实“认真落实健康第一的指导思想，增加学生体质。”这些法律法规的提出，体现了国家对高校体育的重视，在这种情况下，也对高校体育档案管理提出更高要求。体育档案可以反映高校体育教学的开展情况，为教育发展提供信息化参考和理论依据。
2 高校体育档案管理的发展策略
2.1 端正思想，树立正确意识，建立完善的体育档案管理制度
体育档案管理工作是高校基础性管理工作的重要组成部分，对高校各项工作的发展都有重要意义。因此，相关工作人员端正思想，树立正确意识，充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，是做好档案管理工作的首要任务。相关机构应当承担起监督相关工作人员采集、整理、归纳总结档案材料的责任，保证体育档案管理工作的顺利进行。
目前，高校体育档案管理制度不完善，导致各项管理工作没有正确的制度作为依托，因此，高校体育档案并没有发挥其应有的作用。
建立完善的体育档案管理制度，涉及工作的各个方面，从体育档案的采集、归纳整理到归档、借阅、管理人员的奖惩和考核等，内容广泛且重要。完善、健全的体育档案管理制度将有效的指导各项体育档案管理工作，使各项工作有据可依，有章可循。
建立完善的体育档案管理制度，还需要依托在科学的管理模式之上。高校的体育部门不能作为体育档案的管理处，体育档案应该由学校档案部门统计监督管理，设立专门的体育档案室，配备具有专业管理经验的管理人员，提升档案管理人员的专业素养。同时，学校专业的管理人员应该对体育老师、体育部门的档案收集行为进行指导，要求他们按时、按量、保证质量上交档案到档案室，保证高校体育档案管理工作的顺利、有序、科学的进行。
2.2 构建全面的体育档案内容体系
构建全面的体育档案内容体系应建立在各高校体育工作的实际情况中，体育档案的内容非常广泛，包括国家下发的关于高校各项体育工作的相关法律法规和指导思想，高校体育工作的内容规范和制度，体育老师的教师素质情况、教学内容、课时安排和计划，高校的体育经费投入和体育科研成果，高校举办的各项体育竞赛和相关活动情况。这些都是比较宽泛的内容，在此内容上，高校应该细分出众多目录和子目录。高校体育档案的内容的建立形式不应有所局限，视频资料、文字和图片等都可以作为档案内容的形式，通过运用多样化的记录形式，建立全面的体育档案内容，充分发挥体育档案对体育工作的指导作用。
2.3 提高档案管理人员素质
档案管理人员的素质水平关系着档案管理工作能否科学、有效的切实进行，档案管理工作的信息化和数字化要求从业人员具有更高的文化素质和与时俱进的思想水平。因此，提高高校体育档案管理人员的文化素质是非常重要的。我国各高校目前的体育档案管理人员很少有相关专业出身，甚至有些学校的从业人员身兼数职，因此，培养专门人才，提高人员素质迫在眉睫。
一名合格的高校体育档案管理人员，首先要具有良好的职业道德，认识到档案管理工作的重要性，有强烈的责任心。其次，具有不断学习和不断进步的学习思想。随着信息化的发展，档案管理人员不应墨守陈规，应该根据时展，不断学习新的知识和技术手段，不断的开拓思想，提升自己的管理水平和专业知识。在实践中不断学习进步，提高自己的业务能力、文化素质。掌握各项现代化的管理技术，促进高校体育档案管理的信息化和数字化。
在学校方面，应该重视对档案管理人员的培训和培养，在更新硬件设备的同时，给以管理人员接触和学习现代化技术的条件，全面增加档案管理人员的素质水平。档案管理工作应该从领导层开始重视，开始转变思想，培养人才。
2.4 加强与教学管理单位之间的联系
收集档案是一个耗费大量人力、物力、财力的过程，整个过程相当繁琐，会遇到很多意想不到的问题。因此，此项工作又对档案管理人员的协调能力提出很高要求。高校的体育档案管理部门应当加强和各教学单位收集材料人员之间的联系和指导，积极沟通、协调档案收集中遇到的问题，保证档案收集工作的顺利进行。
参考文献
实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想主要是指在电子文件产生初期，照搬传统档案保护理论和实践的模式应对电子文件安全的思想，其出发点是围绕实体安全需要指导和实施电子文件安全管理。
1.1后端保护思想产生的根源
20世纪80-90年代是我国电子文件应用的初期，主要应用于办公自动化和计算机辅助档案管理业务中，电子文件发挥的作用主要是纸质文件的副本，所以电子文件安全还不是文档工作的重点，即使开始关注电子文件安全，也是在文档分离体制的框架内进行，因而对电子文件安全管理照搬传统档案保护的安全管理思想也是顺理成章的。
1.2后端保护思想在实践中的表现
后端保护思想的核心是以文件实体材料的安全为主要保护对象，在此思想的指导下，我国实行了一种权宜之计的“双套制”管理模式，即采取一式两样的方式，纸质版文件一套，电子版文件脱机备份一套。试图通过这种“双保险”的方式既保障文件内容的安全，又保留电子文件的特性。与此配套国家相继出台了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T13967-1992）、中华人民共和国档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15－1995）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（下文简称《规范》）等标准，从这些标准内容可以清晰的反映出电子文件的安全管理是被放在传统保护框架内进行的。如《规范》中的“7.1归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”“8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行，8.2归档电子文件以件为单位整理”等，这些规定集中体现了对电子文件的管理是按照《规范》中所指的DA/T22，即《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）来实施。虽然在《规范》中的第3条对电子文件的术语和定义做了规定和说明，关注到电子文件与纸质文件的不同特性，但管理方法上并没有实质性的调整。
1.3后端保护思想产生的影响
传统档案管理思想的束缚和固有管理模式的惯性使电子文件管理初期形态存在诸多问题，给电子文件全面的安全管理埋下很多隐患，主要表现在：在管理理念上，夸大了电子文件的不安全性对电子档案代替纸质档案持怀疑甚至是否定态度，阻碍了对电子文件安全性问题的积极探索；在管理实践上，“‘双套制’的存在为电子文件（档案）取得信任设了一道难过的坎。”也给档案管理带来不少新的问题和挑战。诸如电子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、电子文件方便利用优势的丧失等等。2008年的一个调查显示“在机构大量生成和使用电子文件的前提下，有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能”，这种情况至今没有太大改观。由于实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想，不是从电子文件本身特性出发量身定制，因而它也不可能从根本上解决电子文件安全管理问题。所以，突破传统观念藩篱，建立符合电子文件安全管理的指导思想成为继续探索的方向。
2前端控制与全程保护的风险管理思想阶段
任何新事物本质的发现，都需要一个从感性到理性，从现象到本质的认识过程。电子文件这一新形态文件的出现，同样需要逐步了解和认识的过程。20世纪90年代末到21世纪最初的几年，档案学界和业界对电子文件安全所进行的理论研究和实践摸索，基本上廓清了电子文件与纸质等传统文件（档案）的不同，为找到真正适合电子文件安全管理的指导思想和恰当的实践方式提供了指引。由此我国的电子文件安全管理进入了实体安全与信息安全并重的风险管理思想阶段。
2.1信息安全是表征电子文件安全性的核心指标
透过对电子文件产生和管理环境特点的研究，可知电子文件与传统纸质文件相区别的基本特征有两个：一是计算机系统是电子文件生成和管理的必要环境；二是电子文件信息以二进制数字代码记录和存储。这两个基本特征应该成为探寻电子文件安全管理指导思想的出发点和电子文件安全管理的重点。计算机系统是信息技术的核心产品，它具有升级换代快，个性化强（不同的用户可按需定制软硬件系统，造成格式多样，信息不兼容等问题），安全漏洞高科技化（操作系统、信息流转通道中存在后门、黑客、病毒等恶意破坏和窃取信息的操纵者等多种风险）等特点，这些特点决定了生存在其中的电子文件形态多样且更新淘汰快，可操作性强，信息安全问题更加隐秘复杂，难以控制。照搬传统档案单一策略的后端的实体保护难以应对电子文件在生成和管理环境中面临的安全问题，只有将安全管理扩展到文件生命周期的全过程中，通过全程保护才能满足电子文件安全的需要。笔者认为上文提到的《规范》中已经界定了有关电子文件特性的内容，可为探求电子文件安全本质问题提供指导。《规范》中术语部分有三个重要概念的界定，即“真实性（authenticity）指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致；完整性（integrity）指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；有效性（util-ity）指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。”这三个术语揭示了电子文件生成环境和管理环境基本特性的内涵，为确定电子文件安全管理目标提供了方向。真实性、完整性和有效性三个指标的管理目标的实现，必须将电子文件生成系统的安全、文件信息内容及流转过程中的安全、存储载体的安全等纳入到一个完整管理系统中进行全程动态监控和管理。所以，用真实性、完整性和有效性指标表征的信息安全是电子文件安全的核心指标。
2.2前端控制全程保护对电子文件安全管理的必要性
“电子文件的产生使得人们更有必要以比过去大得多的热情关注文件运动的整体性，更积极的把文件‘从生到死’从头到尾的整个运动过程全面而系统地管理起来。”国际档案理事会也指出：“电子文件管理工作范围的第一项原则是‘档案馆应参与产生和保管具有档案价值文件的电子系统的整个生命周期，以便文件真实可靠，且适合保存。’”由此出发，国际档案理事会1997年颁发的《电子文件管理指南》把电子文件生命周期描述为概念阶段、形成阶段和维护阶段。这种有别于传统文件生命周期的描述是充分考虑了电子文件的特性，因而是符合电子文件运动规律的。电子文件生命周期的概念（或曰设计）阶段是至关重要的，它的质量直接关系着电子文件生命周期全过程的有效监控和各种管理功能的实现。文档部门互相协作，科学指导是对概念阶段质量把控，满足生命周期全程保护需求的重要保障。具体做法是：在电子文件管理系统方案设计时文档部门要本着充分贯彻既瞻前又顾后的全局原则和可持续发展理念，指导管理系统具备为电子文件的生成、系统运行的过程控制和升级换代的日常维护等一切生命过程提供安全保障的功能。实际上，无论对纸质文件(档案)的保护还是电子文件（档案）安全管理，前端控制和全程保护都是必需的。根据文件生命周期理论可知，所有形态的文件与档案都是同一内容的不同价值形态，所以只有保障文件（档案）从制作形成到寿命终结的每一个阶段的持续保护，才能最大限度的保护文件（档案）的真实性、完整性和有效性。
2.3风险管理在电子文件安全管理中的引入
前端控制全程保护与风险管理的理念高度契合，二者都是从防患于未然的角度来实施安全管理。风险管理作为安全管理的核心组成部分，不仅是一种安全管理指导理念，同时也是一种安全实践方式。用风险管理的思路来研究和管理电子文件主要是通过防止不良后果的发生或减轻风险事故的危害而达到防患于未然的目的。在档案界有关电子文件风险管理研究的代表性成果主要是冯惠玲带领的课题组出版的《电子文件风险管理》（中国人民大学出版社，2008年）。该成果系统的阐释了电子文件风险管理的基本理论和管理对策。该成果指出：电子文件风险是指“电子文件质量缺损及其引发其他损失的不确定性，是可能产生的预期结果与实际结果的负面差异”，通过对电子文件风险的识别、成因的分析、风险的评估等系统的规划，有效监控风险，应对风险，使电子文件更加安全。在电子文件安全管理中最能体现风险管理的重要性有两个关键问题，一是关于电子文件管理系统功能的设计，二是对“元数据”功能的研究和管理。有关电子文件管理系统功能设计在本文2.2已做了阐述，主要是通过前端控制来贯彻风险管理的思想。至于对“元数据”功能的研究和管理问题，档案界经历了一个从忽视到重视的过程。元数据的重要性主要体现在：“元数据”是电子文件身份和内容的证明和封装，也可以表达为“元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件”。我国自电子文件产生以来，元数据的管理是比较最薄弱的环节。无论是“双套制”，还是专门的文档管理系统，一直存在“元数据”功能的残缺和管理缺位的问题，这也是长期以来电子文件的安全性和档案性不被信赖的重要原因。因而在电子文件安全管理过程中坚持贯彻风险管理思想的指导和实践的应用是非常必要的。我国应用风险管理指导思想比较明确和有成效的实践是电子文件备份制度的建立和推广。2009年国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议上提出：“为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。”同时要求这项工作要在2012年底前完成。备份的方式有两种模式可供选择：一种是主要针对政府和企事业单位的电子文件，通过建立专有网站或是开发应用软件对重要文件进行集中保存和统一备份；另一种是馆际互备，这是目前选择备份的主要方式。据统计，截止到2012年全国已有47对副省级市以上国家档案馆达成协议，互为档案异地备份馆。此外浙江省根据国家要求，结合本省情况，在2013年颁发了《浙江省档案登记备份工作规范》（浙档发〔2013〕23号），包含了传统和电子文件所有档案的备份工作要求，把风险管理贯穿到所有形态档案管理过程中。国家档案局在2012年颁发了《电子档案移交与接收办法》，开始推进电子档案的集中保管。电子档案移交的前提是电子文件必须完整安全的归档，所以随着该办法的实施，对电子文件安全性全面认识和科学管理将起到实质性的推动作用，前端控制全程保护的风险管理指导思想的贯彻也将更加有效。
3纳入国家信息安全战略的安全管理思想阶段
网络时代，乃至扑面而来的大数据时代，信息安全已不断上升为国家安全的重要组成部分。世界范围的信息安全风险日益复杂，日益严峻，从国家整体和高度进行顶层设计的信息安全战略成为当今信息安全管理指导思想的主流。国家战略的目的是从国家意志的高度出发，统筹协调各个领域的安全问题，制定国家宏观规划和重大政策，不断增强国家安全保障能力。电子文件是国家信息安全的核心资源，为了维护国家整体信息安全，寻求宏观层面的政策、标准等管理力量的支持，将电子文件安全管理纳入到国家信息安全战略进行顶层设计和指导变得日益重要。
3.1国家信息安全战略思想的提出及其内涵
随着电子文件实践的深入，各种安全管理问题陆续展现。世界范围内对电子文件管理共性的认识和管理策略不断趋于一致，特别是一些信息化整体水平较高的国家，经历了由分布式管理到集中式管理的探索过程，在21世纪最初几年“纷纷以战略动议、政策引导、标准规范等形式提出体现国家意志和利益的重大举措，”进入“以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展”的时期。我国在2006年以冯惠玲为代表的理论界率先提出“加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。”随后她带领团队进行了比较系统的研究，其成果集中体现在《电子文件管理国家战略》一书中。“电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。是一个国家对电子文件管理工作的基本态度和总体思路，其表现是法规、政策、标准、规划、项目等体现国家意志、带有全局性的关于电子文件管理的国家行为。”由于我国实行的文档分离管理模式，以及各自为政的电子文件分散管理现状等，使得电子文件失真失控，信息孤岛等问题严重。解决这些问题的关键在于引入系统论思想，将顶层设计思想应用于电子文件安全管理中，“摒弃单一部门，单一技术方法的做法，从国家安全的高度认识电子文件安全的重要性，协同多部门多途径维护档案的安全，”构建起基于立体的档案保护环境的档案安全保障体系。
3.2国家信息安全战略的推进电子文件国家信息安全战略实现的途径主要从技术、国家政策、标准规范等几个方面进行推进。
3.2.1技术层面的国家战略。信息安全关系到国家重大安全的关键因素，特别是随着信息技术的进步，掌握先进技术开发与应用主动权的发达国家，成为垄断和控制发展中国家信息安全的最大威胁者。美国微软公司对全球电脑操作系统的掌控，以及不断爆出的信息窃密事件，诸如斯诺登事件等，不断敲响信息安全的警钟。信息安全领域中高科技的窃密手段无孔不入，上到国家，下至个人，无处不在的第三只眼睛的窥探，隐私难保，安全岌岌可危。主动进行风险监控、防范是必要的，但更有效的办法是推动国家信息技术自主知识产权产品的开发和应用。“从国家安全的高度考虑，国家已开始建设‘自主、安全、可控的IT系统’，把信息安全掌握在自己手中，才能确保国家网络安全和信息安全。”电子文件的管理对信息技术具有高度的依赖性,由于技术原因造成的安全问题也是最为突出的。我国在2009年4月9日成立了版式联盟,该联盟由中国电子工业标准化技术协会发起，联合我国版式技术应用领域产品与服务的制造者、使用者、政府和中介组织版式技术等部门，对广泛涉及档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷、信息等领域的信息进行统一规范，为信息的真实性、完整性、长期可读性提供良好的技术环境。
3.2.2政策层面的国家战略。政策以其权威性、导向性、探索性、灵活性的特点可以为标准的制定与实施提供引导和支持。我国政策层面的国家战略指导思想主要包括国家层面的五年规划、信息行业的发展规划、文档部门的发展规划等自上而下编制和推行的宏观层面上的方针政策。2000年后我国提出建设国家信息安全保障体系，2003年国家“两办”颁发《国家信息化领导小组关于加强信息安全保障工作的意见》，该意见明确了我国信息安全保障工作的指导方针、基本原则和主要任务，并确立了用五年左右的时间基本建成国家信息安全保障体系的工作目标。同时将等级保护、风险评估、应急响应和灾难恢复作为我国信息安全保障过程中的四个重要环节。与电子文件信息安全密切相关的国家标准对电子文件安全管理有着更直接的指导价值。文档部门对这些标准的解读与应用要重点的关注和研究。据统计，信息行业“在1995-2008年期间的信息安全国家标准共83项。”并且在这期间更新标准高达60%。由此可见我国在国家层面上对信息安全是非常重视的，对信息技术发展的动态跟进也比较及时，这为电子文件安全管理标准的研制和推广提供了有力的指导。近年来国家档案局也开始重视顶层政策的设计，不断向国家安全战略靠拢，最为显著的成果是在2010年5月12日，国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上，提出“要树立‘档案安全事关党和国家根本利益的思想’，要树立‘安全第一’的思想，要树立‘安全问题人人有责’的思想，与建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系相呼应，建立起确保档案安全保密的档案安全体系。”国家信息安全战略是一个系统大工程，关系到体制、技术、法规等多层面的设计和协调，在推进过程中所面临的难题将是复杂多样的，因而在这个过程中，国家层面要关照到所有的信息领域，真正做到统筹兼顾，确保推行的实效，信息资源（包括产生、流转、保存等）行业也要肩负起国家安全职责，为建立起强大的国家信息安全保障体系做出应有的贡献。
在学校班子的领导下，为促进学校档案室事业的规范化现代化，本着为学校发展服务和为师生服务的宗旨，全面提高档案管理水平，为创建优秀档案室而努力。
二、工作重点
围绕学校中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。
三、具体工作
（一）加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处
1、利用行政会议、教师会议等，宣传档案管理法规及档案知识，增强管理干部及教师档案意识；指导处室兼职档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。
2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。
（二）积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率
1、按照学校工作的实际需要立档案橱，即常规档案、督导档案、社会工作档案、参考档案、11年度新档案等组档橱。
2、使用好档案管理软件，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。
3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。
4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。
5、利用档案进行登记，使档案利用规范用效。
（三）做好档案实体基础工作、利用服务工作
1、接收XX年年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、装盒、入库做到管理规范、利用方便。
2、整理XX年度的中小学办学水平评估档案，分类归入常规档案，装盒入库，以便利用。
3、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。分理出没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。
4、学校合并时，他校（原中心小学和成教中心）移交的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。
5、结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。
6、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照各部门档案借阅管理标准办理借阅手续。
7、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。
8、建立处室（级 部）活动与档案室通制度，学校举办重大活动，主办单位事先通知档案室，将收集的文字、图表、声像、电子等文书文件资料，办理登记备案。
9、开发利用档案信息资源，广开服务渠道。
10、配合学校的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。
（四）其他工作
1、开展档案编辑工作。努力编纂好学校档案工作中的大事鸡、组织机构严格饿、文件汇编等常规性编演材料的同时，运用现代科技手段，使档案信息输入、检索、利用等自动化。
2、向兄弟学校学习先进经验，积极业务培训、不断提高档案业务管理水平。
3、加强对库房规范化管理，严格实现“十防”制度（防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。
4、做好保密、安全工作
5、加快档案管理的现代化建设。实现档案管理思想现代化、管理手段现代化、管理人员现代化。
6、建立档案管理工作岗位制度。学校分管档案工作领导、档案管理员、处室管理员、处室分管档案工作领导、兼职档案人员等，各司其职，共同搞好学校的档案管理工作。
相关档案整理人员，也只对相关的档案信息进行简单粗糙的整理、装订，在他们眼中，档案管理工作并不是很重要，只要有人简单的操作两下就行，不需要投入太多的精力。第二，缺乏相应的管理制度，计算机网络技术没有在档案管理工作中发挥其重要作用。管理制度的缺失直接导致的后果是一些重要的文件不能够被很好的保存归档，从医疗信息的收集到信息的归档这一过程，存在很多漏洞，也致使很大一部分重要的医疗信息丢失或者失实。
二、社区卫生服务中心档案管理规范化对策
上文对社区卫生服务中心档案管理问题进行了相关分析。为了解决这些问题，可以从以下几个方面着手。首先，重视档案管理工作的宣传力度，加强社区卫生服务中心医务人员的档案意识。如社区卫生服务中心的领导可以组织相关的培训，采取多种方式对档案管理知识进行普及。并且对相关医务人员的医疗信息填写进行定期或者不定期的抽查，根据抽查结果设置一定的奖惩制度。第二，根据相关的法律法规，以社区卫生服务中心的工作实践为指导，完善档案管理工作中的各个环节，如档案的收集、档案的归档、档案的保管等等，进而健全档案管理制度，使其更加规范化。第三，创新档案管理念，认识到档案管理的工作为了今后档案的开发利用而服务。树立以利用、服务为中心的指导思想。第四，鼓励社区卫生服务中心加大对档案管理工作的资金投入，在硬件方面，配备专门的档案管理房，并在档案管理房内安防防盗、防火、防潮等设备。此外，鼓励一些有条件的社区卫生服务中心实现档案室、阅览室以及办公室“三分开”。
三、社区卫生服务中心档案管理规范化的意义
一、指导思想
以“三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，增强档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动全镇档案工作健康有序开展，为我镇经济、社会各项事业全面发展提供档案信息保障。
二、工作目标
认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令和《省乡镇档案工作管理办法》等有关精神，努力整合全镇档案资源，在镇机关建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、档案移交正常化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的目标，开发和实现档案资源的最大效益。
三、组织机构
领导小组下设办公室：
四、工作目标和要求
（一）第一阶段（5月）：加强领导，精心组织。
1、建立创建工作领导小组，及时调整综合档案室成员名单和档案管理网络名单，各办确定一名兼职档案员。
2、召开动员会议。就创建工作统一思想，形成共识。布置档案目标管理任务，明确各办的职责，保证按时保质完成归档工作。
3、业务培训。邀请市档案局业务人员对各办兼职档案员进行一次业务培训，了解档案管理业务知识，为收集和整理档案打下基础。
4、加强宣传。开展一次镇机关工作人员档案知识竞赛，并利用机关会、中层会议等各种形式宣传档案工作。
5、完善档案管理制度。在和各办充分协商的基础上，修订坞根镇档案管理办法和分类方案，并制定各类档案归档范围、不归档范围、档案保管期限表等，并以文件形式下发至各办。
6、按档案管理办法和归档范围做好各类需归档材料的收集和移交工作。由各兼职档案员收集本办需归档材料，在5月底之前统一移交到镇综合档案室。
7、确定我镇编研工作的方向，明确编研材料基础数字汇编、专题介绍、坞根年鉴、重要文件汇编等的主要内容和具体负责人员，着手收集各类所需材料。
8、根据标准，对照本镇实际，列出需要配备的硬件和基础工作用具清单，报主要领导审批（例如：电脑、数码照相软件、除湿机、防盗门、玻璃移门、卷盒卷皮、防虫剂等）。
（二）第二阶段（6—8月）：整理归档，抓好落实。
1、根据全宗卷管理规范要求，把所有需要归档的材料按分类方案分别进行整理，不需要归档的材料列一个销毁清单，请鉴定小组统一鉴定后进行销毁，由市档案局同志提供具体指导。如果各办需要分室独立保管的档案，也要根据镇分类方案，按照档案整理标准整理好，并上交一份档案目录到综合档案室。
2、完成档案目录的电脑输入并装订成册，完善近三年来我镇发文文件的电子文档。
3、完成编研材料的定稿清样工作，请有关领导审阅，并提出修改意见并装订成册。
4、对各村居、专业合作社的档案进行集中整理和指导。
5、各类整理好的档案按要求进库房进行排架存放。
6、做好所需有关硬件设施的到位工作。
（三）第三阶段（9月）：查漏补缺，准备验收。
1、对照达标细则，对已完成的工作进行认真检查，对不足之处进行再完善。
2、邀请市档案局领导来我镇初验。
一、领导重视，明确责任，不断增强工作合力
一是各地都成立并根据人员变动情况及时调整了档案管理工作领导小组和工作专班，不断明确各部门职责，切实做到有领导指导、有专人负责，做到有规划、有措施、有落实。二是不断完善制度体系，做到有据可依。市局年将档案管理制度、公文传阅制度和保密制度等纳入总体制度范围，要求按照制度规定认真做好各项管理工作。三是不断加强全体职工档案管理意识，切实提高做好档案管理工作重要性的认识。除安排人员多次参加省市的业务学习外，还认真组织系统职工学习档案管理各项知识。近年来，我们多次在全市劳动保障局长会议和办公室主任座谈会上研究部署档案管理工作，不断增强做好档案管理工作重要性的认识，以会代训的方式不断提高人员从事档案管理工作方面的能力和水平。经过多年的努力，逐渐形成了各级领导亲自抓，综合科室具体抓，其他单位配合抓的工作格局，工作合力不断增强。
二、加强联系，规范管理，不断提升管理层次
档案管理是一项业务性很强的工作，有严格的格式规定和要求，需要规范的操作程序和利用程序。根据机关缺少专业档案管理人才的实际，我们多次通过横向联系、纵向沟通，不断提高档案管理人员的业务能力，不断提升规范管理层次。一是加强学习培训。学习各级对档案管理的各项规定，对档案管理的目的要求，对档案管理的指导思想，对档案管理的具体内容，通过学习培训，使专兼职人员掌握了档案管理过程中要注意的细节，认真执行落实“机关文件材料分类、归档范围和保管期”“三合一”制度。二是及时归档整理装订。年初时都及时将上年度的各种档案集中收取，按各项规定及时分类归档。三是不断加强软硬件设施。根据档案升级的有利时机，在原来配备档案室的基础上，不断完善硬件设施，配置更新专用电脑和数码相机等工作设备。四是积极寻求有关单位帮助。每到整理档案时都集中组织专人，并及时与当地档案局联系，请熟悉业务人员到劳动保障部门现场，具体指导档案的装订、分类等操作。五是不断加强安全管理。设置了固定的档案室，并更换了档案柜，配备了防火、防霉、防盗等设施，没有出现档案霉变、污损、虫蛀、鼠咬等情况，也没有出现档案失密、泄密等事件。
关键词：人事档案；问题；对策；信息化；社会化
中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 1007-4074(2011)05-0173-03
一、人事档案管理的价值
人事档案是“机关、事业单位、社会组织在人事管理活动中形成的，记录相关人员个人的自然情况、思想品德、社会经历、专业水平、业务能力、历史和现实的表现以及奖励处罚情况的，由有关机构统一整理、保存起来用以备查的原始材料。”[1]人事档案管理对社会经济发展与个人利益的促进具有重要的价值。其价值主要体现在以下几点：
（一）人事档案全面反映相关个人的思想政治表现、爱好特长、学习工作经历以及奖惩情况。其中的“登记表、自我鉴定、履历表等等，充分反映了有关人员的经历、家庭和社会关系；而年度考核，则记载着个人不同时期的现实表现和组织的评价；入党、入团、提职、晋级等原始材料，则是个人在组织教育培养下成长的佐证；工作情况的考核、奖惩与科研成果的登记，是个人工作能力、成绩贡献、技术专长的充分展现。”[2]
（二）人事档案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起来以备查。在人事管理活动中，出于管理需要，反映个人情况的文件材料需要特别保存，这就形成档案。“人事档案以个人姓名为特征组成的专卷或专册，这是由人事档案的形成特点与作用决定的。人事档案管理所具有的现实性、真实性、动态性、机密性的特点，使之成为各级组织考察、了解和正确使用人员的重要依据。”[3]因此，管好用好人事档案，对人才资源的优化配置起着非常重要的作用。
（三）人事档案信息是一种重要的公共信息资源。它记载了个人学习工作的历史发展与现实表现等各方面情况，使得全面了解和正确选拔人才得以实现。加强人事档案管理显然有助于提高人事工作效率和质量，有助于全社会的人才调配，对社会经济发展起着积极的推动作用。
二、人事档案管理中存在的问题
我国现行的人事档案制度是我国计划经济体制和干部制度的产物。它作为一种公共管理工具，对干部管理和社会经济发展等方面作出了历史性的特别重要的贡献。但是，随着改革开放和社会经济发展的不断加快，人事档案管理的一些弊端也逐渐显现。当前存在的主要问题是：
（一）对人事档案管理的重要性认识不到位。长期以来，一些工作人员甚至单位领导认为人事档案管理只是保管档案的事务性工作，只要能应付查档和外调就可以了，没有充分认识到人事档案管理的重要价值。这种观念严重制约了人事档案管理工作效率和质量的提高。有些单位，就连人员、经费、场所都没有保障，更谈不上档案管理工作的创新提高。“目前，由于很多用人单位根本不用调档，相关人员认为只要有工作素质和创新能力，有施展才华的舞台就可以，人事档案可有可无。还有一些单位采用重新建档的做法引进人才，使得一些求职者根本不管自己的人事档案。此外，档案管理投入偏低，经费投入不足，档案室设施不够，且多数档案室建设不标准、不规范，保管条件比较差，柜架配备不到位，库房条件简陋。”[4]迄今为止，全国还有一些管档单位没有配备专用库房，相关设备陈旧，管理手段落后，档案检索主要靠传统的手工操作。
（二）人事档案的相关制度不健全，管理分散，隶属混乱。就我国总体而言，人事档案大多是由用人单位来保管。随着我国社会经济发展，流动人口增多，再加上对人事档案的认识不到位，“分散多头”现象在人事档案管理中屡见不鲜。有的由过去的单位保存，有的由现在的单位保存，还有的由人才交流中心保存，处于一种“分散”的管理状态。而人事档案管理牵涉到多个主管部门，职能交叉，权责不明，管理分散，隶属混乱。有些基层单位档案材料收集不齐，采集不科学，立卷不规范，案卷质量不高。“目前不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无人整理，根本做不到‘鉴别认真、分类准确、归档齐全完整、目录清楚、编排有序、装订整齐’的要求，存在零乱无序、死档弃档、虚假档案、人档脱节、档案克隆等现象，严重影响了人事档案的真实性和严肃性。”[5]
（三）人事档案管理人员业务能力偏低，管理手段落后。人事档案管理具有较高的专业性，而多数档案管理员对业务不熟，专业知识缺乏，责任心有待提高，敬业精神有待加强，加上管档人员更换频繁，后续培训跟不上，致使管档人员的工作状态差，分类混乱，数据不准。[6]而且，人事档案的管理手段也陈旧落后，目前，调阅档案时大多采用手工操作，反复使用原件，经常造成纸张揉皱破损和字迹褪色现象，档案的完整与安全缺乏保障。
（四）人事档案管理的信息化程度不高，资源利用率低。人事档案的利用大多是被动性的，缺乏主动精神，只是等待查阅和调动。“利用材料主要是党团材料和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。另外，人事档案查找方式落后，检索工具单一，严重限制了其信息服务和交流功能的发挥，人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到制约。”[7]近年来，虽然科技手段在更新，计算机水平在提高，但有些先进的技术手段还没有广泛应用于人事档案管理，资源浪费严重，工作效率亟待提高。
（五）现行的人事档案管理限制了人才的合理流动。人才资源也是社会生产力，社会迅猛发展的重要基础就是最大限度地开发人力资源。如果人才不流动，甚至被搁浅埋没，就会造成资源浪费，进而影响整个社会的发展。现行人事档案管理随意性大，有关个人的品行和工作鉴定全凭主管领导的偏好而定，当事人却全不知情。这样，容易产生单位负责人借此压人、整人的情况。还有基于私人利益的考量，千方百计篡改档案。
三、人事档案管理的完善
（一）提高认识，加强领导，增加投入，进一步夯实人事档案管理工作基础。领导重视是做好档案工作的重要保证，应将档案管理工作摆到重要位置，定期或不定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时解决。基于目前人事档案意识普遍不强的状况，当务之急是加强档案宣传，增强档案意识。档案工作要有专门的经费预算，以保障人事档案的维护、抢救及信息化建设；要搞好综合档案室的规范化建设，“注重通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等设施配套，添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，”[8]努力提高档案管理的信息化程度，保障档案利用的安全与高效。
（二）提高人事档案管理人员的素质。档案人员的政治觉悟与业务水平的高低决定档案工作质量的好坏。因此，要配置专门的档案管理人员，并对他们进行及时培训，这非常重要。要配置政治素养和文化水平高、工作责任心强的人员担任档案管理人员，并注重培训。在新的历史时期，人事档案管理人员应更加具有高度的政治责任心、严明的政治纪律和良好的职业道德，能够担当起人事档案管理的重任。人事档案管理人员不但要有埋头苦干的工作精神，还要全面学习业务知识，熟练掌握和运用现代化管理手段。
（三）健全制度，进一步规范档案管理。人事档案的规范化管理的可靠保证是相关制度的完善，因此，各单位要及时建立健全一套完整科学的人事档案管理制度，以“保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案的作用。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素。”[9]对档案管理中出现的问题的，要及时解决，要严格追究相关人员的责任，以保证人事档案管理的规范有序。
（四）加强人事档案管理的信息化建设，推进档案管理的现代化。要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，实现档案信息的社会共享。而要实现人事档案管理的信息化，人事档案管理电子化则是第一步要实现的。即，要“把原先的纸质型档案转换成电子型档案，将人事档案有关信息输入计算机，通过电子手段建立个人信息体系，并建立准确、完备的人事信息数据库，通过办公自动化网络系统，建立综合信息，实现无纸化办公、无纸档案与纸质档案相互结合。”[10]
（五）改革人事档案的宏观管理机制，实现人事档案管理的社会化。国家要制定有关人事档案管理的政策和制度，努力建设面向社会的开放型的人事档案管理模式。这种模式实际上是一种社会化的管理模式。该模式建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，面向社会，可以为整个社会提供人事档案服务，有利于人才的合理流动。“传统的人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，人事档案来源仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要可以是社会各类人员，档案内容也丰富多样。传统干部档案工作由组织、人事部门管理，工人档案由劳动部门管理，但新的用人制度打破了传统干部、工人的身份界限。传统的干部档案、工人档案正逐渐被以职业特点为标志的国家公务员档案、医生档案、教师档案、职工档案等所替代，”[11]当前，我国各行各业的的人事档案都在走向社会化，这种变化是顺应时势的。
综上所述，人事档案管理是一项长期重要的工作，要在改革创新的过程中不断发现问题并及时解决，为社会经济发展做出更大贡献。
参考文献：
[1] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010（1）.
[2] 王英玮,张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯，2009(4).
[3] 王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案，2009(3).
[4] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010(1).
[5] 昌韬.对人事档案管理工作改进策略的思考[J].桂林师范高等专科学校学报，2010(1).
[6] 李海燕.当前人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2010(增刊).
[7] 戴春波.现代化管理―――人事档案管理的必然出路v黑龙江档案，2009 (3).
[8] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010(1).
[9] 王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案，2009(3).
[10] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010(1).
[11] 王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案，2009(3).
On the Problems and Solutions of the Management of Personnel Archives
ZHANG Bin
(Logistics Department,Hunan Radio and Television University,Changsha,Hunan410000,China)
2021年度档案工作总结
XXX县档案局：
2021年，XXX局档案工作在县委、政府的正确领导下，在县档案局的精心指导下，档案工作紧紧围绕强化职能、规范管理、发挥作用的指导思想，较好地完成了2021年度各类档案资料的收集、整理、立卷、归档等工作。现将具体情况汇报如下：
一、工作开展情况
（一）领导重视，组织有力
XX局班子高度重视档案管理工作，将档案管理工作纳入重要议事日程，切实加强对档案管理工作的领导。把档案工作列入全局的长远规划、年度计划，列入局机关绩效管理的重要内容，与其它中心工作同部署、同组织、同考核，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。同时，积极向干部职工宣传档案工作的政策法规，收到了较好效果。
（二）制度健全，执行有力
为使档案管理工作逐步走向规范化、制度化和科学化，XX局结合工作实际情况，建立健全完善了立卷归档、档案保管、档案保密、档案利用等档案管理制度。在实际工作中，严格执行档案工作的各项制度，保证了档案工作的有序开展。同时，持续加强工作人员岗位职责的建设，加大档案管理工作人员的教育培训力度，定期做好档案工作的法规、制度、规定的学习宣传工作，增强单位工作人员的档案意识，确保《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策贯彻执行到位。
（三）管理规范，措施有力
XX局严格按照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使归档工作更趋合理化、规范化、科学化。切实加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及XX的文件资料，认真做好传阅和保存工作;提升档案管理工作人员的业务素质，积极推荐参加档案工作专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用，保证档案的安全利用。
二、存在的问题
一是档案意识淡薄，思想还不够重视。尽管把档案工作列入XX局重要工作当中，但部分干部对档案工作意识仍不够重视，认为档案工作是软任务、软指标，对文件资料归档不及时，一定程度上影响了档案工作的开展。二是随着社会发展，办公自动化技术的应用、电子文件应运而生，电子档案管理工作还不够规范。三是档案收集率低，XXX形成的文件材料，各自存放，造成档案收集完整率、归档率低。
三、下一步工作计划
(一)深入宣传，增强档案工作意识。档案工作是XXX局工作中的一个重要组成部分。随着社会的发展，档案工作越来越显示着它独特的价值，我们将加强档案法规宣传力度，使领导干部和各科室站都能形成共识，提高档案意识，防止因工作调动而引起档案遗失，为立卷部门做好档案工作创造一个良好的氛围。
(二)加大投入，强化档案工作保障。档案事业的发展离不开领导的关心、重视和支持，以多种方式使领导干部充分认识到档案工作是XX局工作的重点和需要，从而使档案工作列入工作日程上，增加投入力度。
(三)提升素质，发挥档案工作效能。加强档案管理干部自身档案知识修养，提高业务水平。积极参加县档案局组织的培训，认真学习有关档案方面的知识，勇于创新，注重工作实效。积极主动为现实工作提供参考、借鉴、凭证。
关键词：干部档案 项目管理 应用
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）30-0228-01
一、干部档案管理工作现状
1.干部档案管理人员结构不整。干部档案管理工作是一项专业性非常强的工作，其劳动强度、对专业化的要求不亚于任何其他专业性工作，干部档案的管理其实是一项技术含量比较高的工作，通常情况下需要专职的档案工作人员需要进行干部档案的管理工作。而我们现在通常情况下，对干部档案管理的工作人员一般时候都是兼职的，思想上的不重视造就了感觉在少发一个人工资的情况下完全可以兼顾，这使得干部档案管理水平不高。
2.干部档案管理工作计划性不够。在干部档案管理过程中，领导一般只认为干部档案能有多大用处，而档案的管理就是几张纸塞进去就行了，这又没什么多大技术含量。领导从思想上就根本不重视导致下面管理人员的不重视。现在的事业单位中，干部档案一般只表现在工资的调整等方面，更有不少单位目前的干部档案管理只是为方便流转,对干部档案进行一下流转手续，对于干部档案中的材料收集和归档，不当回事。更有甚者，对进出单位的干部档案，连封口都不开。从领导到下属的管理人员从思想上都不重视，何来干部档案的科学管理。
3.干部档案管理工作手段落后。现在有的单位还在进行着手工档案的记载，原始粗放，重复无效劳动，造成人力浪费，缺乏现代化管理手段。更不要谈什么对干部档案管理手段的开发服务，使得干部管理过程中信息不能及时畅通，不能满足需要，利用价值低。
二、项目管理思想的引入
干部档案管理过程中可以分为很多阶段（子过程），每个阶段可以看做是一个项目，使其项目化，结合项目管理方法进行控制。
项目管理思想是一种先进的管理方法，将项目管理融入到干部档案管理过程中，解决干部档案管理工作过程中的存在问题，有利于推动干部档案管理工作的动态管理，优化发展。
三、干部管理工作的项目化
项目化过程可以分为项目启动、项目计划、项目执行、项目控制和项目结束五个阶段。
1.项目启动。确定一个项目（阶段）的开始，确定项目的界限、计划和开始阶段的总评等。制造业物流根据战略发展的需要，在目标需求、技术水平和文化内涵的基础上，制定项目建议书。在干部档案管理工作过程中，首先要配备完整的干部档案管理人员组织结构，才能有效开展后续的干部档案管理工作。
2.项目计划。在整个项目的完成过程中，最重要、最关键的就是项目计划。项目计划可以为进度控制提供依据、可以为项目在实施过程中对各种资源的协调配置提供根据、可以为保质高效的完成目标提供保障。要明确制定项目计划的指导思想：计划不变是相对的，变时绝对的，要有预见性，要有动态管理思想。项目计划的主要内容有：范围计划、界定，活动定义、顺序安排，进度安排，资源协调，成本估算，计划研究。
3.项目执行。项目执行阶段是完成项目目标进行的实施活动。主要内容包括项目计划的执行，辅助内容有质量保证、培训人员的上岗、信息管理、资源协调和辅助管理等。
4.项目控制。项目本身决定其存在艰巨性和风险性，对项目实施有效的控制是完成项目目标的关键性工作。在项目实施过程中，要有规律的测评，一旦发现其偏离项目计划，要进行报告，重新确定实施程序。项目控制内容包括变化控制、进度控制、成本控制、质量控制、风险报告及控制等。
5.项目结束。项目结束是项目完成的标志。干部管理工作的有序平稳运行，及时更新，信息化、科技化水平的提高，这表明干部管理工作这个项目取得了阶段性的结束。
参考文献：
