时间：2023-06-16 16:44:30
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中图分类号：G27 文献标识码：A
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、、经济文化等方面的信息进行融合处理的信息化。
2 档案信息化应遵循以下三个原则
2.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。
2.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
2.3 效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
3 促进档案信息化建设的几点建议
3.1 档案工作人员要树立档案信息意识
档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
3.2 提高档案信息化水平技术
3.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
3.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3.3 提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
3.3.1 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
3.3.3 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
4 对今后开展档案信息化建设的展望
4.1 总体规划，分步实施
档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
4.2 突出重点，务求实效
当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。
4.3 规范流程，强化服务
档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。
[关键词]档案；信息化；管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）02-0000-01
1.档案信息化概述
档案信息化概念是在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。随着档案信息化成为一种趋势，中办发[2004]34号文件《全国档案信息化建设实施纲要》明确了档案信息化的目标和任务，是要提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。档案的信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。
对于从传统档案向档案信息化管理，已经基本完成了纸质档案数字化的工作，就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足人们的档案利用需求，这也是档案信息化的初级阶段。
当前档案信息化工作主要包括几个重要部分，如档案目录的数据建设，这可以从根本上提高档案利用效率、质量；档案全文数据库建设，可以保护档案信息、提高利用效率、提高档案质量，并且能够实现全文检索；加强档案多媒体数据库建设。在档案信息化过程中，要努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，同时要坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。
2. 提高档案信息化管理的建议
2.1 提高对档案信息化建设工作的重要性认识
档案信息作为社会信息资源的重要组成部分，有着不可替代的原始性、真实性、可靠性以及广泛的社会性等特点。档案信息化建设要按照信息共享、网络共建、远程利用、服务为主的指导思想，要发挥档案部门的优势，大力开发档案资源，充分利用现代化计算机网络技术，面向社会、公众以及市场，着力提高档案信息服务水平。要加强档案信息化建设工作的领导，把档案信息化建设纳入本单位的工作议事日程，有计划、有步骤开展档案信息化建设工作。增加投入，确保档案信息化建设工作顺利开展，提高档案查阅利用效率，逐步实现全县档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我县经济社会发展提供优质、高效、快捷的档案信息服务。
2.2 要加快信息化建设，进一步提高档案工作的信息化水平
加强档案信息化建设工作人才队伍建设。县档案局（馆）要积极创造条件，配齐配强档案信息化建设技术人才。各单位要配备专兼职档案工作者，且能熟练掌握和操作计算机。县档案局要加强对全县档案工作者的培训和指导，提高全县档案工作者开展档案信息化建设的能力和水平，为开展档案信息化建设工作提供人才保障。
2.3 建立完善的档案信息化保障体系
档案信息化标准规范建设标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件，然而在前期数十年的建设中，由于经验不足使得重复建设比较常见，而且各地建设都是按照自身需要发展，所以造成一种无标准可遵循的状态，而没有标准规范建设则会使得后期档案信息化工作越加艰巨。另外，档案信息化是一个长期任务，需要付出巨大的财力和物力，所以档案信息化建设必须从制度上、财务体系上、人员安排上予以保障，只有这样才能够使得档案信息化顺利推进，不断满足新时代对档案管理的需求。
2.4 数字档案信息安全管理
随着信息化建设的不断推进和信息化设备的日益增多，为了确保档案信息在网络中的安全流转，避免被黑客窃取和病毒破坏，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。从事黑客的人或组织可能会不断地寻找档案网络系统上的的漏洞，以潜入档案信息系统。一旦网络被人攻破，机密的数据、资料可能会被盗取，网络可能会被损坏，给我们的工作带来难以预测的损失。另外，世界上每天都有新的计算机病毒产生，同样会威胁档案网络的安全。
2.5 在系统硬件设备方面要求做到：
（1）只要制定健全的网络安全管理制度，做好档案数据的日常备份，并且加强网络设备和机房报警装置的管理。（2）内外网物理隔离。根据国务院及有关安全保密部门的网络安全规定，涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接，必须实行物理隔离。因此，对档案部门的内部网络和国际互联网，要严格地进行物理隔离，防止不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。（3）多子网网关技术，是目前认为最有效的一种防攻击的网络安全技术。即将内部网络划分成若干个安全级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的物理隔离。这样，就能防止某一个网段的安全问题在整个网络传播。针对某些网络，在某些情况下，它的一些局域网的某个网段比另一个网段更受信任，或者某个网段比另一个更敏感，通过信任网段与不信任网段划分在不同的网段内，就可以限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。（4）为了便于管理利用交换机或防火墙将所有的MAC地址与客户段IP地址绑定。当网络用户被分配或自行设定一个IP地址以后，防火墙系统就能接收到相应的地址广播，在防火墙系统上列出相应的IP地址与MAC地址，并可以选择是否把这个IP地址与相应的MAC地址绑定，这样可限定IP地址只能在一台指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常网络的IP地址管理。（5）每个厂家的物理设备有它独特的优点也有它不可克服的致命弱点，因此在选用档案网络设备时，尽量选用不同厂家不同型号的设备，做到优势互补，封堵网络漏洞，增强系统的安全性能。
2.6 系统安全和应用安全，要求做到
需要一种有效的防黑客扫描工具，定期对网络机器设备进行扫描。如果发现有黑客入侵或网络结构和系统结构的变化，及时发现危险信号并报警，而且能够有效纠正错误，调整档案网络安全策略。同时能够对档案网络的信息进行安全审计，自动形成日志，记录档案网络运行情况。另外，具备对局域网服务器、客户段以及其它网络设备的病毒监控、消息监听功能，具有对局域网内所有设备进行自动查杀毒的能力。
档案系统数据的安全是档案网络安全的核心，为了有效防止攻击和恶意篡改，要采用数字证书、动态口令、加密等手段，同时在存储方式上采用热备份、冷备份、远程存储等措施保存好档案数据，确保档案系统遭到攻击或瘫痪后，能以最快的速度恢复。
采取措施对档案信息、数据的来源设置跟踪机制。一旦发现有攻击行为，档案系统应该能够及时报警，自动采取相应的对策。如关闭有关服务、切断物理线路的连接等保证档案数据、信息良好的可靠性。
单一的产品不能同时完成多项功能。比如，防黑客的产品不能用来防病毒，不同强度控制不同风险，我们不能仅指望靠单一的网络安全产品来做到一劳永逸。我们必须进行统一的、均衡的安全策略的管理及实施，全面提高档案信息系统的安全防护能力。
3.结束语
档案信息化建设是一项艰巨的任务，是一个长期的过程。在档案信息化建设过程中，一定要高瞻远瞩，具有一定的前瞻性，遵循标准，同时考虑以后的需求以及系统升级的可能性；同时，档案信息化建设又不可好高骛远，应该根据自身单位的实际情况，分步骤进行档案信息化建设。
参考文献
关键词：城建档案；信息化管理；建议
引言
当前这个信息化的时代，信息化技术成为知识经济时代最为宝贵的资源，而信息化的发展程度已经成为衡量一个地区或者国家社会发展程度与经济发展水平的关键指标。城建档案指的是在城市管理、规划以及建设活动进程中所产生的对社会、国家具有重要保存意义的声像、图标、图纸以及文字等各类载体的文件资料。进行城建档案信息化管理，采用信息化技术推动城建档案社会化、规范化以及系统化的发展，其对于进一步加强城市建设管理具有十分重要的现实意义。
一、城建档案信息化管理的内涵
与传统城建档案的实体管理模式不同，城建档案管理信息化主要以系统论、信息论和控制论为理论指导，充分运用信息技术对原有管理模式进行机制创新和流程再造，实现城建档案管理现代化。为此，城建档案信息化建设主要包括五个方面的内容：基础设施建设、信息资源建设、标准规范建设、资金人才投入、信息开发利用。这五个方面中，基础设施建设是基础，信息资源建设是核心，标准规范建设和资金人才投入是保障，信息开发利用是目的。
二、城建档案信息化建设应具备的几大核心要素
（一）、城建档案信息化建设中的基础设备
基础设备不仅是城建档案信息化建设的物质基础，更是城建档案信息资源开发与利用的重要平台，因此，要想做好城建档案信息化建设，首先应做好基础设施的构建。
（二）、城建档案信息化建设中的应用系统
应用系统关系到城建档案信息化建设的速度与质量。它不仅仅是城建档案信息进行采集、处理、加工、管理、传递的重要应用软件，更是信息资源开发与利用的重要技术保障。因此，可以说应用系统集中体现了城建档案信息化建设的效益。
（三）、城建档案信息化建设中的标准规范
随着网络信息技术的不断延伸与扩展，在构建档案管理信息化建设的同时，也要切实保证档案信息资源的真实性与可靠性。因此，构建与遵循档案信息化建设的标准与规范，也早已成为档案信息化建设的重要基础。
（四）、城建档案信息化建设中的人才队伍
档案信息化人才作为城建档案信息化建设的直接执行者，其个人素质、专业技能水平的高低，直接影响到档案信息化建设成功与否。因此，可以说档案信息化人才是档案信息化建设的关键。各级档案部门在构建档案信息化建设中，应该高度重视档案信息化人才队伍的建设，从而为档案信息化管理提供更好的服务。
三、城建档案信息化管理的措施与建议
（一）注重城建档案电子文件的收集
在信息化技术的不断推动下，城建档案电子文件正在持续增加。由于城建档案本身具有极强的专业性质，这就对城建档案电子文件的收集、归档提出了较高的要求。所以，必须要建立健全城建档案电子文件的收集、归档体系，进一步规范城建档案电子文件的收集、归档时间、范畴、方法以及标准等各个方面，从而有效提升城建档案电子文件的归档效率。在必要情况下，可以尝试把城建档案电子文件的收集、归档与员工的绩效进行挂钩。城建档案机构还应当适当增加相应的人力、物力，加快档案电子化归档的速度，为城建档案信息化管理奠定扎实的基础。除此之外，因为城建档案本身的特殊性质，针对信息资源数据库的建设应当选择GIS 软件，通过构建GIS 数据库，便于城建数据资料的检索、管理以及查询，同时能够便于数据资料的进一步加工与提取。信息资料数据库中存储的信息主体应当包含城建资料与城建档案的二次信息与详细内容，同时还应当与建设项目空间位置信息整合成为一个具有连续性的空间数据库，城市基本比例尺地形图应当作为背景数据库。详细的数据种类应当囊括地名、环保资料、城市园林绿化、地下综合管线、市政共用设备、城市勘测、城市建筑以及城市规划等信息资源。
（二）、建立健全城建档案保密体系
城建档案传统的纸质管理模式，能够方便档案管理人员进行相应的收集、登记、查询、保存以及转移，而城建档案在实施信息化管理以后，因为互联网本身所具有的高风险，保密工作就变得越来越重要。我们可以参考发达国家在城建档案保密工作的做法，比如美国的城建档案只是针对本人或者其所授权的人进行开放，并不会对所有的公众进行开放，在某些州中，未经城建档案主体授权而看其档案属于违法行为，并且对执法部门也不例外。这就需要城建档案部门建立健全相应的保密体系，通过制度进行有效地制约，保障城建档案信息查询系统与电子文件只有在获得授权的情况下才能够进行使用。
（三）、注重城建工程档案信息管理系统的维护与更新
城建工程档案信息化建设是一个动态的过程，每年每月甚至每天都有大量工程档案信息会补充进来，这些数据的变化要反映到信息管理系统中，就要求管理人员注重系统的维护与更新。工程档案资料的维护与更新要遵循《建设工程文件归类整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求，统一数据格式和标准，实现文件、图纸档案编目与检索自动化，电子文档、影像资料全存储与检索自动化。及时地对城建工程档案信息管理系统维护与更新，可以使档案更好地服务用户，提升城建工程档案信息管理水平。
（四）、突破重点，做好信息化建设的关键环节
当前建档案管理信息化建设要重点突破：第一是抓好硬件基础设施的建设。利用现有资源构建城建档案的信息资源中心，为城建档案的信息化管理提供扎实的硬件保障。第二是做好全省统一的城建档案数据库的建设。严格按照法规和标准，积极打造开放式的分布式数据库群。首要的是构建好各类专业数据，依据城建功能建立各专题资源库，包括规划方案数据库、地下管线数据库、污水垃圾治理专库等等。在此基础上，进一步建设和完善综合数据库。第三是做好应用系统的建设。这个系统应包括城建档案工程指导系统、档案接收系统、档案数据处理系统、工程跟踪系统等等。在应用系统建设中，要加强对档案信息资源的使用、维护和安全性的设计要求，确保打造一个全面、有用、高效、安全的城建档案管理信息系统。
结束语
总而言之，随着我国城镇化建设步伐的加快，城市基础设施、住宅及公共设施建筑、工业建筑等大量城建工程如雨后春笋般地涌现。如何做好这些城建工程档案资料的管理，使其发挥档案的功能和价值，更好地服务城市建设，显得尤为重要和必要。如果仍采用传统的档案管理模式，其新增的巨量数据资料处理、保存难度大，很难适应如今飞速发展的信息化社会要求。改革传统城建工程档案管理模式，大力推行电子化、数字化、信息化新型档案载体势在必行。
参考文献
[1] 任雪华. 潍坊市城建档案综合信息管理系统的设计与实现[D]. 山东大学，2012.
【关键词】信息化；城建档案信息化；数字化
一、城建档案信息化的概述
随着信息化时代的到来，特别是办公自动化技术和网络技术的发展，影响着当今世界经济和社会发展趋势，信息化水平的高低能够作为一个国家或地区综合实力的衡量标志，已经成为我国国民经济信息化发展的重要战略方向。其中，城建档案信息化也在不断发展，通过改变传统的档案信息形式和管理方式，对城建档案信息进行分类整理，并且有效地开发其资源，推动了整体工作效率和服务质量的迅速提升。
城建档案信息化，是指通过利用现代信息技术，建立城建档案信息资源库，提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，从而提升了城建档案工作的经济和社会效益的过程。通过建立城建档案信息化，可以减少档案录入量，达成数据共享，方便信息查询、统计、分析等，从而提高了档案的利用率。一般情况下，城建档案主要靠人工管理，这样会产生对报表统计、分析的工作量和难度，如果是通过计算机将数据录入形成数据库进行管理，使用人员就可以通过网络连接实现即时查询，不但不受时空限制，而且在数据查询导出方面，使用人员可以按照自己的需求来设计出符合自身个性化的档案信息。建立城建档案信息化管理后，将收集的档案信息利用城建档案管理软件系统进行整理、归档，建立涵盖业务范围的城建档案数据库的信息网络，有利于数据库的开发利用工作，从而对服务领域逐步开拓创新。通过城建档案信息化，大大提升了科技人员对城建档案的开发利用，也为城建相关的工作者减少了工作量，相对应地提高了工作效率。
二、城建档案信息化的发展趋势
城建档案信息化以计算机等现代化设备设施的运用为基础，加快城建档案信息资源的利用，从而推进城建档案管理手段的信息化。当前形势下，城建档案信息资源如果要被政府、社会和群众充分开发利用，将有用的统计数据、资料和决策整理归档，就必须重视对城建档案信息化建设，这也是一种必然发展趋势：
1、城建档案信息资源的建立必须迎合全球信息化的新趋势。随着计算机技术的不断更新开发利用，对城建档案信息中声像、电子文件的接收管理，将档案信息数据库进行控制和优化其质量，推动建立科学化的档案信息数据库。城建档案信息化的建设能够为城建相关工作者提供丰富的信息资源，推动着城建档案迎合并且融入全球信息化的数字时代，也将成为城建档案信息化建设的必由之路。
2、城建档案信息化的最终目的是提供服务功能，这就决定了城建档案工作必须走数字信息化之路。传统的城建档案信息已经不能满足当今社会发展的需求。很多中小型城市城建档案机构鉴于各个方面的制约因素，信息化程度低，管理方法相对与大型城市比较落后，依然采用人工检索，工作量负荷重，导师工作效率比较低。因此，中小型城市应当以提高工作效率为目标，利用计算机整理归档实现信息化管理和建立城建档案检索目录数据库，通过数据库自动化检索来推动工作效率的提高，将成为中小型城市城建档案信息化建设的重要战略之一。顺应数字信息化之路，将推动城建档案的服务功能产生变化，在施工管理过程中，必将整理归档大量的电子档案，这就促使城建档案工作必须迈进数字信息化之路。
3、城建档案信息化决定了城建档案工作产业化的形成。由于大量的电子文件与电子档案需要整理归档，让城建档案信息能够得到有效地应用，就必须将城建档案信息的真实历史永久的存储并且能够很好的服务于社会，推动着提供信息、服务社会的城建档案工作融入信息产业化的潮流之中。
三、城建档案信息化建设的建议
1、加强城建档案信息化基础设施建设
基础设施建设主要从两个方面看：一方面是硬件，对城建档案信息管理的计算机应当根据实际需求，不能片面追求最新、高级高性能的计算机硬件和网络设备，只要城建档案信息化运行性能要求的计算机，符合实际的必要的网络设备，如扫描仪、DV等，应用于城建档案管理服务领域，就能满足硬件设备的需要。另一方面是软件，要求能够将业务、事务、服务顺利完成外，更应该与信息资源数据库系统兼容，将数据库形成的全过程有效地整合起来做到相辅相成。有条件的地方，应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设，形成一个系统平台和设备环境。
2、加强专业人才队伍建设
其一，将人才培养纳入信息化的规划中，重视提高从业整体素质。当前从事城建档案的工作人员，很多存在知识面比较窄、知识结构混乱，城建管理信息化建设要求对档案工作人员知识面广且新，知识结构清晰，不但要求工作人员具有较高的知识与水平，而且在很大程度上要求他们知识更新的速度，所以，要求对从业人员在新技术、新设备、新方法方面进行继续深造再教育，普及计算机硬件、软件知识，促使档案从业人员熟练掌握和运用现代化网络技术的技能。其二，引进具有城建档案信息管理的专业人才。根据城建档案管理的从业人员现状看，必须引进具有不但熟悉城建档案管理基本知识，而且掌握计算机网络技术，擅长使用城建档案管理软件，还要具备文档存储、编辑、检索、利用等工作的高级专业人才。只有加强人才队伍建设，培养和引进专业人才，为了城建档案管理信息化工作能够适应信息化时代的发展趋势，就应当加强从业人员的队伍建设，吸纳并培养一大批具有城建档案信息化管理的专业人才。
3、建立城建档案信息化安全的保障系统
城建档案信息资源必须受到国家相关法律的保护，提供信息安全的法律保障，通过建立合理而健全的管理体制，授权分级用户管理。将使用信息资源的人员分层授权，通过实时记录登录人员的操作行为，并利用访问日志进行跟踪和监管。在档案数据信息安全方面，不但要进行在线式备份系统保护，而且还应根据信息资源的重要程度，分出不同的安全等级，有利于建立综合性强的备份系统。此外，必须安装城建档案信息数据库服务器的防火墙和防病毒软件，更好地规避非法入侵和病毒感染。
4、优化信息利用方法，推动档案信息传递
开发利用是城建档案工作的最终目的。所以，必须适应信息化时代的发展，不同程度转变信息利用的方法，档案利用者能够不受到时间与空间的束缚，随心所欲地通过网络查询各自需要的城建档案信息资源。注重整理归档与城建档案相关的图书、资料，丰富城建档案信息资源并且科学地管理好城建档案。目前，城建档案主要服务于科研方面，在服务经营方面却很少，我国绝大部分的城建档案馆，不管是从经济方面，还是从档案信息资源需要方面，由科研转型为经营，都需要比较长的时间才能实现。因此，各城建档案馆必须研讨出长远规划，制定出具有可行性、持续性、稳定性的方案，这样才能更好地推动城建档案信息为城市现代化建设、经济繁荣发展，提供优质的服务。
参考文献：
[1]王林.对城建档案信息资源开发利用的思考[J].山西财经大学学报,2010,4.
[2]潘玉凤.浅谈城建档案工作信息化建设[J].档案管理,2011,4.
[3]胡佩,周雪.论城建档案信息化建设[J].浙江档案,2011(12).
关键词：档案管理信息化；问题；建议
1档案管理信息化存在的问题
1.1档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作，需要大量的时间来逐步完成，而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式，而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上，疏于对档案的管理，忽视对档案管理人员的业务培训，导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识，使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而，事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益，但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持，间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
1.2档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下，磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用，许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等，这些载体会因为各种原因而发生破损，例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用.严重的还会导致系统运行出现问题。
1.3标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中，必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统，各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现，为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求，企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便，甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
2改善档案管理信息化建设的建议
2.1设立有效的信息系统，安全、合理、充分地使用电子档案
想落实档案信息化，就一定应设立实用的文件档案管理计算机信息系统，对此，档案管理部门应做好以下几项工作：第一，规范和改进在运用计算机情况下文件档案管理工作流程，让其适应档案信息管理的要求；第二，按照文件处理程序来进行档案信息化系统软件功能设计；最后，在信息系统中设立健全的内部控制制度，保证档案的安全。
2.2增加档案工作者的专业素质，落实档案管理的科学化
现代化的设备必须由人来操作，同样档案工作信息化由人来落实。档案管理者应具备多元化知识结构方可适应要求，现代化知识会成为每一位档案工作者知识中的要素，此外，也深刻地影响档案管理人员的知识结构和档案工作队伍的结构，故设立一支具有现代科学业务知识和技术知识的专业队伍是尤为关键的：第一，档案管理者应该具有多元化的知识背景。现代科学成果在档案管理中的大量使用，促使档案工作者应不断掌握和学习管理、理论和文化等相关知识，其中极为重要的是数学、计算机等学科的知识，它们对档案管理执行信息化、现代化具有直接作用。第二，全面了解档案专业知识，例如：具备档案自动化管理、目录学、文书学、档案管理学、档案学以及档案修裱、复制、编研、检索、标引、著录等相关档案基本技能和专业知识。第三，从档案管理现代化发展情况来看，档案工作者应该具备熟悉进行档案信息分析与研究、档案管理现代化技术、提供高层次档案信息咨询与服务等三方面的能力。档案管理人员应该不断学习相关知识，上级档案管理部门应倾力创造条件，有计划的选派档案管理人员进行离岗培训，进行深造，还能够运用以强带弱、以老带新的办法，互学互帮等确立梯队型人才结构和复合型人才群体。
2.3增加档案工作者的信息安全素质，落实档案管理的安全化
对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的能力和意识。档案信息安全是目前档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，非常有利于发展档案管理学的理论研究、拓宽档案管理保护领域；健全档案信息安全管理体系。推动档案信息化建设和档案管理事业的可持续、有序、健康发展具有重要的现实意义。
院在工作活动中形成的各种载体档案，是医院的重要资源和宝贵财富。随着医院服务模式的转变，医院档案信息化管理工作中必将成为医院管理的重要组成部分。医院档案信息化管理已势在必行，现就医院档案管理信息化的重要性进行分析，并提出了实现医院档案管理信息化的措施及建议。
【关键词】 医院综合档案信息化 重要性 措施
1 医院综合档案管理的现状
医院档案涵盖了医院管理的各个方面，包括文书、人事、病历、财务、基建等很多重要档案。但由于医院对档案管理的意义认识不足，重视不够，医院档案管理还处在比较落后的手工管理阶段，存在着设备技术落后、存储空间有限、资料容易遗漏、检索困难、查找麻烦的诸多不足，使档案开发利用率低，发挥的作用不大，医院综合档案管理已跟不上医院日趋发展的需求。加之，在医院人才培养中，一直以来重视医疗技术人员素质的培养，没有把档案人员素质的提高和继续教育纳入计划和要求。档案工作队伍存在着专业知识老化，知识面窄，知识结构不合理、缺少高层次的档案专业人才等问题。许多档案人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。这些情况已严重阻碍了医院档案事业的发展。
2 实现医院档案管理信息化的重要性
（1）档案信息化是发展医疗卫生事业的必然要求。档案信息化可以促进医院信息化建设和规范化管理，提高医院信息化管理水平。随着医院信息化建设的不断深入，HIS、PACS、LIS、OA等系统已渗透在医院各个领域，电子病历的使用，办公自动化的实现，使医院档案管理信息化已迫在眉睫。档案的信息化建设业已成为医院档案工作发展的必然趋势和工作重点，它的发展与成熟也势必对医院的现代化管理带来更深远的影响。
（2）档案信息化是加强医疗卫生工作的需要。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员的医、教、研、学提供丰富、翔实的信息资源，而且也能为医院领导的决策和管理提供准确、完整、可靠的原始数据，而档案信息化在充分发挥档案的这些功能方面有着独特优势。随着医疗业务的不断深入和发展，档案信息资源的开发和利用也显得更为重要。对于承担着日益繁重的医疗卫生任务的综合医院而言，实现档案信息化是适应医疗业务工作需要和时展的必然要求。
（3）档案信息化可为医疗业务工作提供高效、优质的服务。实现档案信息化，改善档案管理工作，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能改变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为医院的医疗、教学、科研等业务工作服务。
（4）档案信息化可使信息发挥最大效益。随着现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛使用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。
3 医院档案信息化管理的应对措施
（1）医院档案管理纳入医院发展规划。档案信息化管理应紧密联系医院的发展战略，医院领导要充分认识到，医院多年积累的档案对医院发展的重要性，只有医院领导足够重视和支持，把医院档案管理纳入发展规划，才能把医院综合档案管信息化落到实处。
（2）加强档案信息化建设中软件配套工作。建立相对稳定的档案信息化管理体系，这是档案工作向信息化迈进的必由之路。档案信息化建设应与医院的网络建设同步进行，实现资源互补。我院信息中心已在筹划档案网络与医院网络的设密权限，尝试以档案室为中心将院内相关计算机进行内部联网。将信息建立在统一的管理平台上，方便使用者在任何一台计算机上查看相关资料，在实现资源共享的同时也体现了数字化档案管理的时效性。医院正在逐步完善档案信息网络系统，逐步实现办公自动化一体化的构想。
（3）加大资金投入，完善信息化设备。在档案信息化管理中，首先需要配置稳定、可靠、安全和较高性能的信息化硬件设施，以满足信息化环境下档案资源的采集、管理、利用等基本需求。根据实际条件，配置扫描仪、刻录机、音视频数字化采集和转换设备、数码相机、数码摄像机，存储设备等现代化设备。并在医院内部构建一个档案网络平台。把数字档案存储在专门的数据服务器上，档案检索工作站通过网络访问，为用户提供查询、更新、事务管理等服务。促使档案管理逐步从传统的手工、经验管理向现代化的科学管理迈进。
（4）加强档案管理人员培训。要实现医院档案信息化，提高档案管理的质量和档案资源开发利用的效率，需要利用现代科学技术手段和方法进行管理，这就要求医院档案工作者不仅要具备档案管理专业知识素养，还要具备熟练掌握现代化信息技术的能力。医院要采取多种方法培养和提高档案工作者的综合素质，通过不断学习和培训，才能适应信息技术不断发展的需要。
（5）信息化档案安全防范。档案管理人员必须要有风险防范意识，联合医院信息中心部门，加强档案信息系统的实时监控，防止电脑黑客的资取、篡改档案信息和破坏档案信息系统。同时，要给档案系统安装防病毒软件，防止电脑病毒入侵。同时，作好档案的保密工作。
总之，实现医院档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展的需要，是医院现代信息管理的重要组成部分。档案工作者要充分认识到加强档案信息化管理的重要性，不断提高自身的素质，熟练运用现代设备和信息技术，创造性地开展工作，促进医院的档案事业蓬勃发展。
参 考 文 献
关键词:信息化 建筑工程设计 档案管理
中图分类号： TU198 文献标识码： A
档案信息化建设，特别是建筑工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。
1 目前我国建筑工程设计档案管理现状
建筑工程设计档案是设计项目的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物的质量的安全性和可靠性，建筑工程设计档案从工程建设项目的招标和投标开始，贯穿于工程建设立项报建审批，工程建设项目的勘察设计，工程建设项目的施工以及施工后期的质量验收等环节。 从中，我们不难看出，建筑工程设计档案是对工程设计全程全方位的记录，建筑工程设计档案在一定程度上反映着建筑工程质量的安全性和可靠性。
1．1 档案管理信息化建设缓慢
随着我国科学技术的不断发展和创新，建筑设计行业加快了建筑工程设计档案信息化建设的步伐。虽然加大了建筑工程设计档案管理信息化建设的关注和投资力度，但是据相关的资料显示，目前我国的建筑工程设计档案信息化建设还是十分的缓慢，根本无法满足我国经济发展和城市建设的需求。在建筑工程设计档案信息化建设过程中，由于多数档案的来源地不尽相同，因此信息相对的都比较分散，很难进行统一的规范的管理; 其次，部分的建筑设计单位的档案管理部门在工作过程中还是更侧重于实体档案管理，对建筑工程设计档案管理的信息化建设的力度还是十分的薄弱。
1．2 档案管理信息化建设动力不足
目前，我国的建筑工程设计档案管理在信息化建设还处于初期的起步阶段，在建设过程中还存在着很多的不足和漏洞，同时，在工程建设档案管理信息化建设过程中，人才紧缺也是阻碍建筑工程设计档案管理信息化建设的一个主要因素之一，档案管理人员对建筑工程设计档案管理的信息化建设的重要性认识不足，在工作过程中出现走形式，无法确保工程建筑档案管理信息化建设的真实性和可靠性。
1．3档案管理信息化建设目标不明确
一直以来，档案管理人员对实物资料的收集总是能采取各样方法与手段使其齐全、系统，但面对电子文件收集、整理等工作的时候，往往存在不太了解其工作意义，不明白实物资料与电子文件资料之间如何发挥互补作用以及电子文件系统收集以后怎样发挥其利用上高效率的优势。究其根本原因主要是由于我国的建筑工程设计档案在信息化建设过程中并没有十分明确的目标，这就成为致使我国的建筑工程设计档案管理信息化建设发展缓慢的直接因素之一。
2 基于信息化的建筑工程设计档案管理建设的方法
近些年来，建筑设计行业逐渐认识到了工程设计档案管理信息化建设是促进行业向现代化发展的重要力量，因此，不少企业和单位纷纷加大了建筑工程设计档案管理信息化发展的关注和投资力度，完善建筑工程设计档案管理信息化的基础配置，力求能够不断的提高建筑工程设计档案的收集和管理能力以及档案的再利用效率。
2．1 增强建筑工程设计档案管理的现代化意识
建筑工程设计档案作为建筑工程的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物施工质量的安全性和可靠性。一直以来，建筑工程设计档案信息化的发展和建设都比较缓慢，封闭性较强，开放性不够，自然也就无法实现与时俱进，导致档案的实际利用在一定程度上成为了空话。为了能够进一步提高建筑工程设计档案管理的有效性，增强建筑工程设计档案管理的现代化意识，将档案管理工作和信息化建设进行有机的结合，确保在工作过程中能够摆脱传统工程设计档案管理模式的束缚和影响，积极的摸索和建立一套健全的科学的建筑工程设计档案信息化管理模式，为我国的经济发展和社会建设做出应有的贡献
2．2 加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度
档案管理人员作为建筑工程设计档案管理的主要执行者和参与者，档案管理人员的综合素养和业务技能直接影响着建筑工程设计档案管理工作的科学性和合理性。随着我国科学技术的不断发展和创新，我国多数的档案管理人员在对建筑工程设计档案进行管理的过程中却还是沿用着传统的管理方式，显然已经无法满足我国现阶段经济发展和社会建设的需求，加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度，是实现我国建筑工程设计档案管理信息化的关键因素。建筑工程设计档案管理人员在工作过程中需要不断地充实自我，丰富自己的知识面，从而不断的提升自己在档案管理工作中的具体价值; 同时相关的管理部门也需要不断的培养和强化建筑工程设计档案管理人员的现代化意识，提高档案管理人员对计算机技术的掌握和应用能力，为实现档案管理的信息化建设奠定坚实的基础和保障
2．3 树立建筑工程设计档案信息化管理的安全意识
随着信息技术在我国的不断发展和创新，为建筑工程设计档案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途径，在一定程度上提高了我国建筑工程设计档案信息化管理以及利用的效率和质量，但是由于信息技术的不确定性同样也给我国建筑工程设计档案的信息化管理埋下了一定的风险隐患。目前在我国，部分的建筑设计单位档案管理部门在进行建筑工程设计档案的信息化建设过程中，忽视了对档案的机密性和安全性的相关设置，导致部分的建筑设计档案出现丢失后或泄密的问题，给相关的建筑单位和管理单位造成了十分巨大的影响，阻碍了我国建筑行业的健康持续发展。针对这种情况，相关的管理部门在进行建筑工程设计档案的信息化建设过程中，需要结合建筑工程设计档案中的具体内容的机密性对部分档案进行加密设置，通过运用相关的计算机操作技术提高机密档案的安全性和可靠性，将建筑工程设计档案的信息化管理和实际运用进行有机的结合; 同时，在建筑工程设计档案管理信息化建设过程中，还需要加大对档案纸质文件的保管力度和维护工作，从而进一步提高我国建筑工程设计档案管理的科学性和有效性。
一、高校毕业生档案管理工作呈现的特点及产生的问题
一是高校毕业生数量多且连年持续增加。1997年我国高校招生制度改革，各高等学校不断扩大招生规模，高校毕业生数量也随之逐年增加。据统计，2001年全国高校毕业生114万人，2016年高校毕业生高达765万人。高校毕业生总量多且数量的快速增长，使得高等学校的档案管理工作量瞬间加大，以至于不得不临时凑人手、拉队伍，不少高校疲于应付。
二是高校毕业生档案管理相关工作时间上相对集中。由于高校毕业生工作的特殊性，高校毕业生档案管理所涉及到的学校档案整理、转出，地方接收档案、整理入库等工作，从时间上看相对比较集中，高峰期大致从每年的6月中旬到10月下旬。高校毕业生的档案管理工作在时间上相对集中，阶段性工作量突然增加，这一特点也无形增加了高校和地方档案管理部门在档案管理工作方面的压力。
三是高校毕业生档案管理工作信息化水平偏低。其一，高校档案管理部门在整理档案时依然采取文字标注信息的方式进行，费时费力，容易出错。其二，大部分高等学校在毕业生档案转出后，都无法实时查询或跟踪档案去向，给急需用档的高校毕业生带来诸多不便。其三，地方档案管理部门接收高校毕业生档案整理入库时，亦多采用人工整理数据的形式，信息化水平不高，加之档案来源单位众多，工作量大且繁琐，效率不高。其四，虽然目前大多数地方档案管理部门都已支持网页查询毕业生档案去向，但查询方式较为单一，当前已广泛普及的微信公众号、手机APP查询等方式利用度还不高。
二、利用信息化做好高校毕业生档案管理的几点建议
（一）高等学校要提高档案管理信息化水平
高等学校要改善档案管理人员队伍结构，在不断提高现有工作人员信息化水平的同时，也要注重吸纳信息化专业技术人才加入档案管理队伍，加大专项资金投入，提高软硬件配备水平，有针对性的开发档案管理软件，本着有利于简化和规范毕业生档案管理的原则，探索推广使用条形码、二维码等信息化方式标注毕业生档案信息，逐渐改变毕业生档案信息标注方式。高等学校要畅通毕业生档案去向查询渠道，探索普及开通网站、微信公众号、手机APP等多种查询方式，以方便毕业生实时掌握其档案流向。
（二）地方要促进档案信息化建设提高服务水平
随着计算机技术、网络技术以及各类信息化设备越来越多的应用于我们的工作和生活，使得我们获取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活质量大幅度提高。在此大背景下，地方档案管理部门作为政府直接服务高校毕业生就业创业的窗口部门，为服务对象提供档案管理相关服务的质量和效率，直接关系着政府在人民群众中的形象，因此，地方档案管理部门提供相关服务的质量和效率尤为重要，以信息化技术为核心的档案管理智能化系统工程建设应为“必修课程”，从基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等方面入手，构建完善的档案管理信息化系统工程，实现硬件、软件以及人员的全面信息化。
（三）决策部门要大力推动档案管理信息化水平建设工作的开展
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
1.档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
