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一、建立个人健康档案的必要性与重要性
个人健康档案形成者，主要指医院、社区卫生服务机构、社会健康服务机构等。档案内容，个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。档案的形式，主要有图、档、卡、册、表。档案的本质即个人在医疗、保健等个人健康管理活动中形成原始的历史记录，它是医疗保健过程顺利进行的依据。个人健康档案，就是个人身心健康（健康状态、亚健康状态的疾病预防与保护、非健康状态的疾病治疗等）过程的规范、科学记录。它是以个人健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素、实现信息多渠道动态收集、管理，满足个人自身需要和健康管理的具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。由此可见，个人健康档案是个人自我保健过程中不可缺少的医学资料，它记录了每个人疾病的发生、发展、治疗和转归的过程。建立健全公民个人健康档案对完善我国公共卫生和医疗服务体系、加强疾病防治和预防保健等工作具有重要意义。
二、个人健康档案的内容与独特性
1、个人健康档案的内容
个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。个人健康档案可由个人基本信息、基本记录和专项档案等部分组成。个人基本信息包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业、工作单位、教育程度、婚姻、民族等；基本记录即个人健康行为记录：如家族史、吸烟、饮酒、就医行为以及个人各种化验及辅助检查记录、预防性记录等；专项档案指特殊疾患流程，是指对某一问题的进展情况进行跟踪随访的动态观察记录。包括症状、体征、用药、转会诊结果等。
2、个人健康档案的独特性
2.1内容的全面性与形式的多样性。个人健康档案不是简单地将纸质病历记载的各项内容输入电脑，还记载了居民平时生活中的点滴健康相关信息，在任何时间、任何地点收集个人健康档案，不仅能记录病史、诊断治疗情况可以完成以个人健康为中心的信息集成，而且也是在医疗过程中形成的所有文字、数据、图表、影像等资料的有机整合。个人健康档案的形式多种多样，它以图、卡、档、表、册等形式出现。
2.2内容变化的动态性。一份完整的个人健康档案记录了个体从出生到死亡过程中在各个健康状态下的所有生命体征的变化以及客观反映疾病病情、检查、诊断、治疗情况及其转归的全过程记录。它是一个动态连续且全面的记录过程，并通过各种形式详细地记录健康信息的变化，从而为将来的医疗保健以及健康管理过程提供完整的医疗诊断依据。
2.3检索使用的方便性与灵活性。传统意义上的查阅档案，必须是要先通过查找索引，找到相关索引一层层进入后才能进行翻阅，这不仅速度慢，劳动繁琐，而且检索的查全性和查准性又无法得到保证。个人健康档案以个人为单位，以特有的数据格式集中存储，有利于迅速检索查询、调用处理各种信息，为科学研究、临床提供全面可靠的资料，大大提高了档案的利用效率。
2.4内容的保密性。由于个人健康档案记录了大量的涉及个人隐私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就显得很高。个人健康档案涉及的隐私信息主要有注册信息，包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业等，有对于个人健康有关的某一问题的跟踪动态观察记录，如就医行为等，还有用户的潜在信息，即基于个人信息从中发掘出来的潜在信息。
三、进一步建立健全个人健康档案管理制度
1、建立完善的管理流程和机制
首先是完善个人健康档案的收集制度。个人要有自我保健意识，尽可能地将与自身健康相关的所有记录全面、妥善地保管起来。各个卫生服务机构，如医院、社区卫生服务中心、社会健康服务机构等要形成制度，从个人出生开始建立健康档案，把个人健康资料纳入各个医疗保健机构的档案管理流程中。其次要确定个人健康档案管理机构。个人健康档案是个人健康情况的原始记录，具有从属性与唯一性，其归属权属于个人所有。医院等健康机构在受聘管理的期限内，负有形成。收集、归档和妥善管理的职责，严禁健康档案的散失。要根据有关规定在一定期限内做好个人健康档案的交接工作，保证档案资料的完整性与延续性。再次是不断探索好的管理方法和经验，培养一支高素质、业务能力强的档案管理人员队伍，高校快捷地提供利用服务，最大限度地提高个人健康档案的利用价值。
2、个人隐私安全与保护问题
隐私的基本涵义就是自然人对个人生活秘密和个人生活自由保有不受他人干涉的权利。个人健康档案中有关个人信息完全属于个人隐私，这种隐私权主要表现在个人对整个就医、保健过程中档案上记载的个人资讯或信息部分享有的支配权。目前，我国正在进行医疗体制和社会保障机制的改革，医疗法制尚不健全，易患纠纷日益增多，作为医疗保障体系之一的个人健康档案工作也应纳入法制轨道。如何有效保护个人隐私不被泄露，是保障个人利益的一个重要方面，应该引起足够的重视。个人健康档案管理机构要从提高服务质量，建立起如医患双方密切的信任关系，抵消提供个人信息的顾虑；制订完善的个人隐私制度与隐私保护技术；开展个人隐私保护教育，提高隐私保护意识与行业自律管理意识等几个方面入手，将个人健康档案的管理与保护个人隐私权相结合，走出一条符合我国国情的个人健康档案管理之路。
我国人力资源和社会保障个人档案由来已久，对社会发展起到一定的推动作用，但随着科技水平的不断进步，个人档案的管理工作并没有跟上时代的步伐，缺乏现代化的管理，内部的的组织制度、人员素质等还有很大的进步空间，这些都是新时期个人档案管理所面临的问题和挑战。（一）监管组织待完善，人员素质待提高人力资源和社会保障个人档案管理的内部监管能力有待提高，业务量大、任务重的工作特点，直接导致了内部监管组织的漏洞。此外，档案管理人员的专业素质不高也是管理工作中的严重问题，由于档案管理工作的特性，往往会出现正式职工编制不足，一人身兼数职的现象，有的工作人员尚未取得相关的从业资格证书，难以保证个人档案管理的工作质量，进而造成一些错误和问题，严重影响了人力资源和社会保障工作的稳步发展。（二）信息化建设滞后，办公效率较低下现如今，网络早已渗透到社会发展和人民生活的各个领域，且产生了巨大的推动与促进作用，大大提高了现代办公的效率跟质量，然而在人力资源和社会保障个人档案管理工作中，信息化的运用尚未完全普及和完善，管理的系统信息无法共享，难以及时核实个人的相关信息，导致各种社会保障基金问题难以预防和查处，例如重复领取、漏报、瞒报等，不利于社会保障工作的合理有序进行，加上缺乏信息化处理，办公效率低下，大量工作积压，导致许多信息的不大及时处理，大大阻碍了个人档案管理水平的进一步提高。
二、人力资源和社会保障个人档案管理的发展策略
为促进我国人力资源和社会保障个人档案管理适应时展的要求，适应人民群众日益提高的生活标准，需要正式个人档案管理存在的不足和缺陷，细致分析，从中把握问题的实质并采取相应的发展策略，只有如此，才能促进人力资源管理水平的提高，保证社会保障的质量，让个人档案管理更好地服务于社会。
（一）提高档案人员的综合业务素质个人档案管理要求工作人员有着扎实的档案管理的理论知识，熟练掌握计算机技术，拥有高度的责任感、职业道德以及认真细致的工作态度。加强思想教育，充分认识到档案管理的重要性和实际意义，增强自身责任感荣誉感，提高工作效率，档案人员还要掌握并熟练运用数字化、信息化技术，努力使自己具备信息知识和网络文化知识，通过教育培训、学习交流等形式，不断提高工作人员的综合素质，建立一支业务素质过硬、工作作风优良的档案管理团队。
（二）加强个人档案管理制度建设建立一套系统全面、科学合理、操作性强的内部管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度等，明确具体的责任制度，责任到人，科学设置业务科室和职责岗位，坚持政务公开，进一步规范工作流程，形成严格高效、统一规范的业务程序，加大监督力度，全方位监督管理，定期对个人档案管理进行审查，严肃处理违法乱纪行为，切实增强档案管理监督的权威性和执行力。不断学习，吸取先进的管理经验和教训，及时调整不合时宜的规章制度，确保业务工作与时俱进，促进人力资源和社会保证个人档案真正服务于民。
（三）建立现代化档案管理模式加强人力资源和社会保障个人档案管理的信息化建设，发挥网络监督的作用，建立现代化的档案管理模式。树立档案现代化管理的意识，加深对先进档案管理知识和方法的学习，掌握先进的个人档案管理技能，实现档案管理的现代化。利用先进的现代化技术整理档案，注重对网络、对计算机的使用，使个人档案管理数据化、信息化，发挥信息化优势，方便管理和监督，提高工作效率，改变传统复杂繁琐、费时费力的工作状态，既避免了人员分配不准的现象，有降低了人为因素对档案管理带来的影响。
三、结语
【关键词】高校 学生 档案工作 “学生类”档案
2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（简称：27号令），首次明确将“学生类”档案纳入高校档案工作的范畴。然而作为法规性、指导性文件，27号令并未颁布其实施细则，只指出“学生类”档案的归档范围。“学生类”档案是否就是学生个人档案，“学生类”档案工作如何开展？
目前高校“学生类”档案工作的现状
1.国内学者对 “学生类”档案解析存在很大分歧
一部分学者认为高校“学生类”档案仅仅是指学生的个人档案，也就是高校大一新生进校时由招办提供的，由学生管理部门或档案机构暂时管理的，学生毕业后又流转到用人单位人事部门或是人才交流中心的学生人事档案；而也有部分学者认为“学生类”档案要和高校其他档案一样要在档案机构长期保存；还有部分学者认为，“学生类”档案是由学生的个人档案和十大类中涉及学生个人资料两部分组成，其中学生个人档案是可以理解为暂时保管，但在教学类中，如增加学生登记表、毕业生登记表等。
2.目前绝大部分高校在27号令下发之后，“学生类”档案管理工作并没有实质性进展
27号令下发之前，学生档案一般是指的学生个人档案，一般是由高校的学生管理部门进行管理，学校档案机构并不参与管理。27号令颁布之后，“学生类”档案与其他类十类档案一同被纳入高校档案实体管理体系。然而，由于27号令并未出台其实施细则，缺乏实际的、可操作性的措施，再加上学生档案的产生部门较多，内容又较为复杂，同时高校专职档案人员数量较少。因此，目前绝大多数高校仍然是由学生管理部门管理学生的个人档案。而档案机构并未对“学生类档案”工作有实质性开展。
从“档案工作的最终目的”看“学生类”档案内涵
什么是“档案”？自古以来不同的国家、学者对“档案”具体定义的探讨从来没有停息过。但不同的国家和学者都不约而同地认为，为利用者提供利用服务是档案的工作的最终目的。国家档案局局长杨冬权指出“做好档案的社会服务是档案工作的根本要求，是档案工作的永恒的主题”。由此可见，高校学生产生的只要是对学校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以被称为“学生类”档案。为新时期指导高校档案工作的法规性文献，将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴，这是高校档案机构“以人为本” 服务学校、学生和社会的重要体现和新时代的要求。
做好“学生类”档案工作的几点建议
1.“学生类”档案工作的顺利开展，领导的重视和关心是关键
“学生类”档案工作是一个长期过程，仅仅依靠档案工作人员的努力是不够的，还需要相关领导给予关心和重视。27号令指出“高校档案工作由高等学校校长领导”。高校校长要批准“学生类”档案工作制度，要将“学生类”档案工作“三纳入”、“四同步”，并为“学生类”档案工作提供充足的人力、物力和财力。
2.“学生类”档案由高校档案机构集中统一管理
27号令明确指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”。高校档案机构能更好地收集整理档案和为利用者服务。一方面，高校档案机构在实际的工作中更了解学校、学生、社会对“学生类”档案的需求，可以制订出比较完善的“学生类”档案工作制度；另一方面，高校档案机构工作人员在档案意识和业务技能方面都普遍高于部门兼职档案人员。
3.加强对“学生类“档案的宣传力度
近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。追究其原因，有的毕业生不清楚自己的个人档案有没有带走，或自己或用人单位丢失；还有部分毕业生，档案丢失后不知道怎么办，在哪里补办。可以看出，很多学生和用人单位对学生个人档案不是很重视。高校应该通过各种渠道宣传“学生类”档案的重要性：一方面，对内加强对学生档案意识教育；另一方面，对外通过高校网站、档案机构网站宣传“学生类”档案的内容、价值、重要性等。
4.关口下移，加强对“学生类”档案材料的收集和规范管理
“学生类”档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，需要有高校档案机构主导，学院各学生工作部门、管理部门共同协助才能做好。专职档案人员要经常深入相关“学生类”档案产生部门，督促兼职档案员做好平时归档材料的积累和整理，在归档前，逐一进行手把手、面对面的技术指导与服务，针对问题及时提出解决方案，真正做到“关口前移，重心下移”，确保“学生类”档案归档材料规范、齐全、完整。
为学校、学生、社会提供利用服务是开展“学生类”档案工作的最终目的。高校档案机构和学者应充分认识到这一点，在实际工作中有意识地、自觉地开展和改进“学生类”档案工作方法，才能更好为学校、学生、社会服务。
参考文献：
[1]刘萍，杨俊.高校大类培养条件下的学生类档案管理探讨[J].长江大学学报（社会科学版），2009，4.
[2]王乐.职业院校学生档案管理中存在的问题及对策[J].淮南职业技术学院学报，2009，3.
关键词：高校；毕业生；档案管理
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校毕业生档案的内容与特点
1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。
2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。
3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。
二、高校毕业生档案管理中存在的问题
（一）毕业生对档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。
（二）档案管理不规范
档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。
（三）档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策
（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。
二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。
三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。
（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。
二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。
三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
采用先进的信息化手段加强毕业生档案管理，建立毕业生电子档案库，实行毕业生档案网上查询，提高管理效率和水平。充分发挥网络优势，建立毕业生网站、QQ群等，将不属于个人隐私的档案内容上网，对需要保密档案文件信息进行加密处理，对允许阅读的用户，当身份鉴别确认后方可进行解密处理读出相应的数据。用人单位可以通过上网查询并利用，实行异地信息、档案的交流、查询，减少毕业生在学校、工作单位、人才市场多次往返奔跑，使毕业生档案管理更加规范、有序、方便。
一、大学生档案管理的现状及问题
大学生档案对于高校毕业生来说非常重要，它反映了大学生在校期间的重要信息。大学生在校期间档案又被称为学籍档案，当他们毕业后将转化为人事档案。人事档案相比于学籍档案，涵盖内容更加广泛，不仅有在校期间的记录，也包含着就业协议书、就业报到证等重要内容。一般情况下，大学生毕业后，档案将转入毕业生就业单位的人力资源部，或委托所在地的人力资源中心等机构托管。尽管大学生档案管理具有非常重要的意义，但还是存在许多问题。首先，大学生本人缺乏对个人档案重要性的认识。毕业后学校把档案直接发到本人所签约单位或者委托人事档案管理部门，而大学生本人却从来未去这些部门报到过，导致这些部门无法核实信息后进行存档。往往在过去了几年甚至十几年后需要时才想到去查阅，导致档案存放地点不明确，没有相关手续查阅自己的档案，更严重的是多年的业绩、成果等有价值的资料都无法续存在个人档案中，以至于影响到职位晋级、社保缴纳、工龄计算、退休工资等等。其次，档案内容不规范，无法统一管理。主要表现档案材料收集不全，如毕业生登记表无本人签名，甚至有的没有学校公章。学生成绩单没有教务部门的盖章，甚至有些档案使用的是复印件，形成的档案材料没有标明日期，无法排序，有的缺少报到证。总之，大学生档案内容五花八门，各学校没有统一的规范，材料类型繁多，有价值的材料不够丰富和全面。由于很多用人单位非常看中大学毕业生的个人素养，而在大学生档案中，缺乏大学生道德操守以及相关创新能力的证明，这不仅不能全面反映大学生的素质和水平，也影响着大学毕业生走向工作岗位后升职加薪等个人利益。最后，管理方法陈旧。在大学生档案管理的过程中，工作人员没有充分地意识到先进的管理方法的重要作用，依然采用传统的大学生档案管理方式，这就导致大学生档案管理工作效率不高。随着大学生扩招规模的越来越大，大学生档案管理所要管理的档案数量的增加，大学生档案管理的工作效率亟待需要提高。负责档案管理的人员用的还是老思路、老方法，这些人不具备档案管理的新知识，往往还会出现不知道哪些材料应该归档、应该盖哪种类型的公章等基本问题，造成人事档案出现严重的质量问题。
二、解决问题的对策
1.1保证人事档案的真实性、完整性
个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。
1.2实现人事档案管理的目的
实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。
1.2.1按程序归档
档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。
1.2.2档案规范化整理
档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。
1.2.3建立符合标准的设施
档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。
2增强档案信息化管理水平
提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。
3增强档案管理人员整体素质
一、大学生毕业档案现状
每个人的人事档案，重要性和身份证几乎相当，个人档案记载着一个人的学历、工作经历、、工作表现等，表明一个人的一生人事档案关系。毕业后要定级转正、申报职称、办理养老保险，以及职务晋级、婚姻等有关证明，都要用个人档案。许多档案管理部门都有一批沉寂数年的档案，大学生毕业后往往两三年不理会档案，也不来办任何手续，“往年这种情况很多，但近年来劳动合同签订的要求提高，签合同必须有档案跟随，所以反而促进了档案的流动。”市人社局工作人员介绍，但找不到档案的马大哈依然不少，毕业后忙于工作，等到用档案的时候却总也找不到，尤其是一些毕业生丢失了报到证，增加了寻找档案的难度。此外，网上签约信息也能提供方向指引，但某些公司手续不全导致信息有遗漏，有时候也帮不上忙。另外，一些高校为了方便毕业生，按照毕业生提供的单位、城市信息寄送档案，可毕业生突然又换了工作，将寄送档案的事情抛在脑后，等寻找的时候增加了难度。许多大学生毕业后工作不稳定，为图方便将档案留在自己手中，最终成了“死档”。也有人误以为档案会自动跟人走，对其漠不关心，最终使自己的档案成了“弃档”。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。
二、大学生毕业生档案去向
毕业生参加工作后，档案有三类去处可能：第一类，档案随个人到了新的单位；第二类，自己把档案存放人才交流中心；第三类，本人把档案暂时存放到了学校。各类方式存档都有其独具之处的，具体存放哪里需要依照各地实际情况或者未来归划来实行。新的单位，高校毕业学生将《就业协议书》交给将要毕业学校，由学校人事部门统一到毕业学生人社部门办理毕业学生就业派遣证。需要转移户口的高校毕业学生，还应该持就业派遣证、毕业证书等资料到户口所在地办理户口转迁证。如果需要办理手续的，由毕业学校一起拿到人才交流中心，经整理、核对，符合要求的，整理完手续齐全存档。要办理户口的，持手续齐全存档、复印毕业证、户口准迁证、小二寸照片等在新工作单位或人才交流中心办理新的手续。招聘新的单位无集体户口的，直接迁入省或市（区）的人社部门人才交流中心集体户口。新的单位可能有一些原因不能接纳你的个人档案，或本人自愿做一个不受约束自由职业者，可以把你个人档案存在各地人才交流中心，优点是去留随便，而且晋级、评职称、各种保险等不缺，由于人才交流中心只管个人的档案不用人，在你要一步深造或换想工作时不会因为档案转交困难而受到限制。缺点是人个和新的用人单位只能签定劳动合同，这等于给别人打工，你所在的打工单位因为你可能随时走人的不确定性而减少你的福利；另外在出示各类和档案相关的证明时，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也许会浪费你的时间；还有每一年都应该交一定的档案存入费。
三、做好大学生毕业档案管理工作的建议
（承德市人力资源和社会保障局，河北 承德 067000）
摘 要：人力资源和社会保险个人档案管理是将有关人力资源和社会保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一项基础性工作。人力资源档案管理就是推动人力资源的信息资源，因此为了加速人力资源的流动，必须加强人力资源的档案管理工作，这样才会使人力资源得到充分的利用。
关键词 ：人力资源和社会保障；档案管理
中图分类号：C962文献标志码：A文章编号：1000-8772（2015）07-0196-02
收稿日期：2015-02-12
作者简介：董丽芳（1978-），女，河北承德人，本科，档案馆员；研究方向：档案管理；人力资源社会保障的档案管理。
近年来，随着经济的不断进步，人民生活水平的日益提高，社会保障工作日趋完善，社会保障基金规模急剧扩大，人力资源和社会保障个人档案管理工作在当代社会显得尤为重要，其在受到越来越重视的同时，自身的缺陷与制度的不完善也逐渐体现出来。在新形势下为了解决好人力资源和社会保障个人档案管理工作遇到的新问题和新情况，就需要不断增强管理工作的能力和水平。
人力资源和社会保险个人档案管理是将有关人力资源和社会保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一项基础性工作。对于做好人力资源和社会保障整体工作至关重要，尤其是大批国有企业改制，员工与企业解除劳动关系后给个人档案管理工作带来了新的挑战，再加上一些用人较少的微小企业为了减少管理成本，往往更喜欢人事档案管理，人与档案脱节的问题也比较突出，如何适应新形势下人力资源和社会保障个人档案管理工作遇到的新情况和新问题，不断加强人力资源和社会保障个人档案管理工作，为党和政府做好人力资源和社会保障工作提供完整、科学、详实的基础数据，是人力资源和社会保险个人档案管理工作者面临的重要任务。
一、人力资源和社会保险档案管理存在的问题
（一）对劳动保险档案管理重视不够
劳动保障档案数量巨大，工作环节繁琐，管理档案的硬件投入不足，有的地方部门由于档案归档不及时，档案保存工作不到位，甚至出现丢失的现象。
（二）社会保险档案管理机制不健全
社会保险档案由于涉及的面比较广泛，不同的类别社会保障档案分别由不同的部门管理，管理出现了多方管理，而且部门之间沟通困难、不及时，一个人的资料由不同机构管理，不能形成完整的档案信息，这就加重了管理的负担，同时给单位带来不必要的麻烦。
（三）档案资料收集难、归档不齐全
由于在日常管理档案工作存在各自为阵的现象，致使档案工作人员在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给档案工作造成损失。例如，自谋职业者或灵活就业人员参保档案因为未及时建档或归档不够及时，就存在跨年度移交和归档保管，查阅困难的问题。又如平常业务经办人员为了查询方便不及时移交资料，致使这些对今后工作具有查考利用价值的“真品”散存在业务承办部门，有的甚至流落在个人手中，只为局部和自己暂时使用考虑，没有为全局的发展与建设考虑，致使部分档案有空缺现象，这样就影响了档案的完整性，影响了利用工作，最终对服务日常工作造成不利。
（四）档案管理人员业务素质不高
近年来，社会保险经办机构虽然按照上级部门具体要求，积极开展档案升级工作，健全了档案机构，明确了专兼职档案员，建立了以办公室为主体，有关职能部门配合的上下统一联系的档案工作管理网络。但在实际工作中，这种网络体系“名存实亡”，使作用没有更好地发挥出来，究其原因可以从两个方面来看：一是专职档案员调换频繁，精力不能集中，部分档案管理人员有看摊守业思想，没有积极收集资料，更没有积极主动地指导或参与业务科室档案整理；另一方面从业务科室管理工作来看，觉得身为兼职档案员，认为只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交档案室，也不明白怎样整理才算科学规范。所以，上下并没有真正形成协调指导关系，这为以后的档案管理工作进一步走向规范造成不利。
（五）档案升级工作重名不重利，档案利用效率低。
有的经办机构只是把档案升级工作当做上级工作任务，不得不重视档案升级工作，花费人力、物力、财力，使管理工作达到一定的标准，但仅仅停留在升级达标，却没有把档案管理工作作为一项常态性工作。个别单位在达标升级工作中只重视硬件建设而忽视软件建设，投入大量资金购置档案用品和档案保护设备，对档案室加以“包装”，而没有真正按照管理办法归档整理，存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，目前的社会保险业务档案管理工作满足日益复杂繁重的工作需要仍然有欠缺，档案发挥的作用似乎有些单薄。
二、加强社会保险档案管理的对策
（一）大力宣传档案法规，强化档案意识，进一步加强档案资料的收集。首先，各级领导要身先士卒，将档案工作与其它各项业务工作放在同等重要地位，将其纳入日常工作规划，将档案工作列为目标管理考核项目之中，做到主要领导亲自过问，分管领导具体负责。其次，不能放松档案宣传工作，要充分认识到新形势下社会保障档案管理工作的重要地位和作用，加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，让广大干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高广大干部参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料。再次，动员和组织全体工作人员参与档案工作，加（下转203页）（上接195页）强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。
（二）加强档案管理工作队伍建设，提高档案人员的业务素质。档案人员担负着对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等基本工作，加强档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。要挑选合格的干部担任档案员，档案人员必须在思想上具有高度的责任心、政治警惕性和严格的纪律性，在业务上要求做到熟、精、勤。档案工作人员要转变观念，消除等待调卷利用档案的思想，要积极思考如何更好的开发利用档案信息资源，提高档案利用效率。二是加强培训，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。此外，档案工作人员还应注重计算机管理档案等各种知识的培训，以便适应现代科学的发展。三是要充分发挥网络体系作用，专职档案员一方面主动收集散存在科室和个人手中的档案资料，做到不缺不漏；另一方面，经常与业务部门负责档案工作人员加强联系，不仅在业务上给予指导，而且在具体操作上积极参与，使科室档案和机关档案同时进行规范化管理。四是开展经验交流，提高档案管理水平，互相取长补短，开阔视野，学习经验，探讨研究档案知识，总结教训，改进工作不足，提高工作效率。
（三）加强档案管理达标升级工作，真正做到标准化、规范化、科学化、现代化。实践证明，各级社会保险经办机构开展档案管理达标升级活动对于增强社保经办人员的档案意识，加强档案规范化管理有着明显的推进作用，它也是发展档案事业的一种有效的手段和途径。标准化即严格按照文件规定，各个环节都要达到升级标准；规范化即健全规章制度，规范管理档案；科学化即采取有效归档方法，结合部门自身实际需要制定的“三合一”制度，逐步形成一个门类比较齐全、管理有序的综合档案规范体系；现代化即改善档案保管条件，加强硬件设施建设，为规范化管理档案提供必要条件。同时，把档案管理升级工作纳入综合工作目标考核中去，让社会保险档案事业与社会保险业务工作同步发展。
（四）充分发挥档案作用，为现实工作服务。一是归档资料要齐全，这样才能保证查借档案内容的广泛性。二是建立各项查借阅制度，编制检索工作，为查找和利用档案提供方便。三是实现现代化管理，利用微机管理档案，全面、准确、快速的提供档案资料，充分发挥档案为业务经办工作服务的作用。四是收集档案利用的实际效益，促进档案利用率的提高。
社会保险档案管理工作今后应更好地服从和服务社会保险工作的大局，从社会保险档案管理的实际情况出发，全面贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》及有关法规，积极配合档案行政管理部门，以实现档案制度化、规范化、信息化、专业化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，进一步提高社会保险档案的管理水平，不断推动社会保险事业的可持续发展。
参考文献：
[1] 锅彩虹；浅议保定市社会保险业务档案管理[J]；青春岁月；
2010年07期.
[2] 锅彩虹；浅议保定市社会保险业务档案管理[J]；青春岁月；
一、高职院校现今档案管理状况
当今社会，部分高职院校已经开始信息化管理档案，但在这个过程中，仍有许许多多的不足之处，技术人员的缺乏使大量工作没有办法开展，这也成为了高职院校的一大漏洞。当前，懂得档案管理信息化建设的人才较少，缺乏专职的技术人员。一些工作人员缺少专业知识和基本的技能，更没有接受过专业的档案信息管理的教育，这些都一直制约着档案信息化的进程。同时，档案管理的设备也是拖延进程的一个原因。虽然部分高职院校已经开始启用信息化管理档案，但设备不足，技术手段落后，档案部门所使用的计算机比较陈旧，系统早已老化，甚至都没有一个系统的管理软件。但尤为重要的一点就是，高职院校并没有意识到档案信息化管理的重要性，因为在高职院基本建设、师资力量和设备等方面，档案信息化管理并不是被院校摆在很重要的位置，从而忽略了这个看似不重要实则很重要的一项进程。
二、高职院校成立信息化档案管理的必要性
在这个信息时代，高职院校的信息化档案管理建设有着举足轻重的位置，以上通过对高职院校的档案现状进行分析后，我们充分认识到了档案信息化建设对高职院校的重要作用。高职院校的信息化建设是很重要的一项工作，它标志着院校走向科技化的伟大进程，也标志着人类的进步。高职院校主要的两种档案管理运行稳定，能促进院校不断发展。高职院校学生个人信息档案管理对学生而言，是非常重要的。学生的个人档案、成绩等都掌握在学校的管理库里。学生个人档案的安全与完整是学生最关心的事情，学生可以看到自己发展过程中的不足并反思自己的错误，促进学生全面发展。而学校发展档案的管理，对学校来说是非常重要的，它的作用和学生个人档案对学生的重要性是一样的。学校历年来的发展进程全部在档案资料库里，从档案中学校可以看到学校发展历程中的优劣，总结经验加以改正，促进学校长远发展。档案管理信息化的同时，我们可以看到档案功能的全面与完善，相对于过去只有登记、录入等单一管理方式，如今的档案管理更具有凝聚力。我们之所以要推广高职院校进行信息化管理档案，就是因为在当今，档案自动化的管理建设已经初见成效，并且大势所趋，这必将是各大院校以后必须实行的一项准则。档案信息化的管理方式，将是时代的趋势，所以建立完善的信息化档案管理是非常有必要的。
三、实施档案管理信息化的具体措施
（一）档案信息数字化――管理建设。档案管理信息化打破了传统档案管理的形式，用电子记录形式代替了传统纸质记录的形式，在一定程度上方便了档案管理员的工作，增加了办事效率。对于档案管理信息化，我们首先要采取的措施就对档案信息进行数字化的管理，把传统纸质、声像文件通过信息化网络技术将其转换为电子档案，进行系统有序的编号，组成有规律可循的档案信息库。通过关键字的搜索，能够快速有效地查找到对应资料，使需要查找的信息一目了然，内容全面。例如，将学生个人信息输入到信息库里，通过搜索该学生姓名，即可查找到该学生所有资料。对学校发展档案管理的建设也是如此，这样可以在最短的时间内，通过关键字搜索获取最多、最全的信息，既方便又快捷。
（二）档案信息数字化――网站建设。现如今，网站作为人们日常生活中经常用到的工具在生活中起着重要作用。档案仅仅数字化还不够，因为数字化仅仅供内部管理人员使用，档案资源的利用率大大降低，且如若仅仅由档案管理人员掌握档案信息，学生或学校对自己档案的查询也将会增加档案管理员的工作负担，且在一定程度上浪费了学生或学校工作人员的时间。档案进行网站建设，给予学生及学校工作人员一个固定的账号与密码，使学生能够自己通过网络查询相关资料，节省时间的同时也降低了档案管理员的工作强度，使其能够对档案管理有进一步的研究，更好地造福院校。档案网站建设的主页需要提供基本端口，这个端口需集服务、宣传与交流为一体，方便学生能够快速了解学校的发展历程及其他内容。
（三）信息数字化管理中应注意的问题。1.档案管理信息化，并不是完全取代传统档案管理，只是在传统管理基础上进行优化，但并不是取代。传统档案管理与信息化管理相互依赖，传统档案管理作为基础，在一定程度上影响着信息化管理。2.档案管理信息化分目录与全文，但无论是哪一个，在进行数字化的过程中都会有诸多问题，例如技术问题、合作问题等。3.档案信息管理需要有安全保障。数据的管理与使用，必须设定一定的权限。数据管理者必须经过严格挑选与考察，确保对信息化档案管理技术掌握熟练，避免误操作现象发生。对于档案查询者的权限，则应考虑其是否是院校学生或老师，避免被校外不良分子利用。4.档案信息需定期备份。管理员进行定期备份能够保证数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证系统尽快恢复运行。
三、高职院校的档案信息管理应注意的环节和遵循原则
高职院校的档案管理，需要从以下几个环节出发：一是高职院校从自身实际出发，一定要避免盲目建设。二是高职院校的档案信息应有系统的规范标准，使档案管理信息化进入科学化和制度化的正规管理模式。三是处理好院校系统与其他系统的交流性和兼容性，这样将更便于资源的有效利用。
高职院校同时也要遵循以下几个原则：一是为了使高职院校的档案信息充分被利用，我们要将利用率高的资源信息进行优先数字化。二是优先选择比较稀有的高职院校档案集中进行数字化的管理，使稀有档案的珍贵性得到完全保护。三是通过筛选，选择具有代表性的、有特色的档案信息进行资源共享，对外开放。这样，档案的资源开放性也充分地被体现出来。
