时间：2023-06-22 09:24:22
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一、高职档案管理工作的制约因素
1.认识不足，重视程度不够
档案工作从主观理念上不被重视，决策上没有给予足够支持。高职档案工作是一项基础性的管理与服务工作，大多停留在维持档案日常的简单管理上。学院对档案信息化管理意识不强，宣传力度不大，广大教职工参与意愿淡漠，档案资料收集与利用往往得不到认可和理解，同时也缺少对档案工作的检查和指导。
2.基础薄弱，制度不够完善
学院重视校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的投入，档案信息网络系统和档案数字化设备的资金投入很少，馆藏结构单一化，行业特色不突出。缺少标准的档案管理软件，文件资料进行调整和编目摆脱不了初级的手工作业的方式，导致教育教学工作中产生的大量的电子文件难以系统化归档处理。在检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，费时费力，工作效率底下。国家已经出台了档案管理的政策和法律法规，高职档案管理没有全面进入法制管理和科学管理的轨道，档案管理制度有待进一步完善。
3.人才缺乏业务相对落后
高职档案工作人员配备不合理，专职档案员视为文件整理员的角色，档案管理知识尚且不够，严重缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和技能，总体素质不高。急需懂专业知识又能掌握现代化信息技术的专门人才，学院对档案工作人员的继续教育培训跟不上。
二、高职档案管理工作创新策略
信息技术的迅猛发展对高职档案工作提出了高标准和新要求。不断创新档案管理工作模式，才能适应和服务高职学院高素质技能型人才培养目标，满足经济社会发展需要。
1.强化创新意识转变工作观念
以档案资源的开发利用程度和服务效果为中心工作环节，坚持“以人为本，服务至上”,拓展档案工作思路，根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。提高档案管理工作的地位和作用，深入挖掘高职档案的文化价值，开辟高职档案管理发展的新途径。
2.加强制度建设提高标准化水平
档案工作的基本原则是“集中统一管理”。依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，创新档案管理机制，制定《档案工作制度》《档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度。引进竞争激励机制，明确工作职责，实现档案规范化管理。
3.创新技术手段精细档案管理
电子档案将将逐步取代传统意义上的档案，档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。档案馆应加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。从研究解决档案现代化管理与办公自动化的衔接问题入手，加强档案管理软件开发，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新、由慢变快，提高档案工作效率和服务质量。
4.提升业务素质打造专业团队
高职院校档案工作者应该爱岗敬业，忠于职守，用现代管理的新技术、新理论武装自己，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。鼓励各种继续教育课程的学习，定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，提升档案人员专业素质，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力，认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于学院中心工作的追求。随着数字化校园建设的逐渐深入，档案价值越来越被重视和借鉴，围绕教育改革需要，树立档案服务创新意识，作为国家示范性骨干高职院校，更新观念，全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。
作者:赵媛 单位:渤海船舶职业学院
参考文献：
从国家应用信息基础设施高度在统一框架中认识记录与档案管理信息化
1993年9月，美国政府正式宣布实施 “国家信息基础设施”（简称NII），也称为“信息高速公路”。之后，世界各国纷纷掀起了“国家信息基础设施”的建设热潮，我国的相应计划称作“中国国家信息基础设施”（简称CNII）。从信息的流动和共享过程看，CNII的基本体系结构包括：信息源、高速信息通道、信息用户终端设备和计算机控制管理系统四部分。从信息生态环境角度考虑，作者认为它由如下5个方面组成：（1）各类信息的采集、传输、存储、处理、服务等所需的各类硬件设备及其它们互联而成的网状信息通信体系；（2）各类基础性信息资源及资源库；（3）各类基础性应用系统，包括安全保障体系；（4）相关标准体系；（5）人力资源和组织架构，包括培训、教育和研发体系。如果仅仅把基础性通信网络体系作为国家信息基础设施，则难免会导致国家信息基础设施建设缺乏完善的动力机制而僵化不前。国家信息基础设施也是国家信息化战略总体框架的基础，所有专业领域的信息化工作在此基础上展开。从专业业务角度考虑，记录与档案管理信息化和图书管理、情报管理、交通、农业、城市管理等各类专业业务信息化具有同等重要的地位，都属于应用层次的内容。从整个社会运动的总体框架考虑，记录与档案管理对所有专业应用具有基础性支撑作用，是建立在国家信息通信网络基础设施之上的基础应用支撑，应该作为国家应用信息基础设施来建设。
我们知道，在人类所有的社会活动中，都要产生规模不等的记录。从来源和规模来说，档案是记录的一个子集。但记录中的大部分在时过境迁后将自然地或人为地丢弃，只有其中重要的部分被保存转化为档案。档案与记录之间有割舍不断的联系。虽然二者运动轨迹和价值体现方式有所差异，但运动形态大致相同。从客观性、系统性和继承性角度考虑，应该将二者置于统一的框架中来规划和实施。
早期的信息化解决方案总是将二者分而治之。比如办公自动化系统主要处理公文流转部分的记录管理，而档案管理系统则专门处理档案的信息化管理问题，很少有统一的公文档案综合管理系统。这一方面是由于记录与档案覆盖范围广、问题较为复杂，另一方面是由于根本就没有将二者置于统一的框架中来规划和设计。其结果是造成公文信息和档案信息相互割裂的信息孤岛现象。文档一体化的问题现在颇受重视，但比公文外延更广泛的记录，其与档案的一体化管理目前仍然没有得到足够的重视。将记录与档案信息管理提升为国家应用信息基础设施来认识，可以从全局出发，构建一个统一的、标准的记录―公文―档案管理体系，为信息时代的社会运动提供记录管理基础支撑。其优势在于有效地消除信息孤岛，形成完整一致的记录―公文―档案信息整合共享体系。其意义在于可极大地促进社会信息化进程，凸显记录、公文、档案管理在国家信息化战略中的基础支撑地位，为各专业领域的信息化进程保驾护航。
记录分布于各行各业、各种活动中，可谓无处不在，无时不生。一个统一的、标准化的国家记录与档案信息管理总体架构，对于整合各类应用系统大有裨益。构建统一的记录与档案信息管理框架，可以对各类信息资源按照作用和功能进行有效的分类。例如消遣类的花边新闻积极意义很小，很快就会被淘汰而丢入信息垃圾堆中；而知识性、常识性的信息资源其积极意义较大，需要妥善保管并广泛传播；专利和具有知识产权性质的发明和创造性信息资源则要具备合理的使用规范约定；公文记录属于政务过程不可或缺的信息资源必须有效地保证其被高效准确地流转和处理；档案则是所有信息资源中极具价值的东西，要进行系统的分类归档，以备查考。总而言之，全部社会活动中的所有记录，都按照其社会价值和功能进行分类，形成一个完整的记录分类体系。在此分类体系的基础上部署相应的信息管理策略。这个策略构成记录与档案管理信息基础设施的基本信息层次体系。因此，记录与档案管理信息基础设施具有系统分类社会记录信息资源的作用。
此外，我国政治体制以条块分割、纵横交错为特点，各部委纵向上管理相关领域的业务工作，各省区地方政府又分别管理各自区域内的相关事务。这种特征必然会在一定历史时期形成信息烟囱、信息孤岛现象。随着信息化的不断推进，信息孤岛和信息烟囱问题日益严重，成为阻碍信息化进程的重要因素。信息整合和共享是当前信息化建设面临的最大困难。从各类信息资源和应用系统中抽取出共性要素，并以此为线索进行信息整合和系统集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息资源的空间位置载体，安全保密是各类信息体系不可或缺的要素，而记录与档案管理又是各类业务正常运行和可持续发展的基础。这些信息资源和应用系统具有极高的共享性和规范性，同时又为其他业务系统提供一致性的、基础性的、特定功能支持。因此可以与其他信息资源和应用系统分离开，作为国家应用信息基础设施来重点建设。这样既可以保证统一性、标准性和规范性；又可以节约投资，减少浪费；更重要的是可以为信息整合和共享提供基础性支撑。从宏观规划层面和系统设计角度看无疑也是科学合理的。因此，将记录与档案管理信息化和地理空间、安全保密信息化建设并列为国家应用信息基础设施来规划，是信息化进程的必然要求。值得注意的是，记录与档案管理信息基础设施，本身也需要安全保密基础设施的保障，安全保密是它的生命线，因此在进行记录与档案管理信息基础设施建设时一定要切实保证信息安全。
国家记录与档案管理信息基础设施的内容和组成
除了记录和档案内容外，与之相关的一系列软硬件设施，也是国家记录与档案管理信息基础设施的建设内容。我们知道，随着信息化进程的不断推进，一些曾经风靡一时的设备如留声机、录音机、电影放映机等相继或正在地退出历史舞台，取而代之的是更先进的以计算机技术为支撑的新的电子设备。而这些设备及与其相配套的原始记录，面临损毁、丢失或者难以读取等危险。这表明，记录与档案管理在硬件设备层面就存在极大的危险。从软件层面看，老的数据格式不能被新版软件系统所支持、各种厂家所提供的数据格式和软件系统互不兼容等问题，使得肩负数据维护和管理重任的软件系统也面临不断推陈出新所带来的版本兼容问题。记录管理的硬件、软件淘汰更新问题，是一个普遍的社会现象，不是一个单位、一个组织所独有的困难。解决这样的问题需要从全社会角度、从国家信息化的总体体系架构去寻找方案。而这正是国家记录与档案管理信息基础设施的意义所在。
值得庆幸的是，目前出现许多诸如网络存储、移动存储等的硬件解决方案。有些单位正在积极地建立信息设备博物馆，有的在积极建设历史软件库。但由于记录与档案管理信息体系涉及全社会各领域、各行业、各机构，不仅包括硬件设备问题，也包括信息格式、信号制式和软件版本问题，内容庞杂，协调难度极大，仅依赖个别单位、个别系统显然难以奏效。只有从整个国家信息化总体框架着眼才能妥善解决。
从记录与档案信息基础设施的组成要素看，它可由下列部分组成：记录与档案信息管理的硬件体系、记录与档案信息管理的应用软件体系、记录与档案信息资源的内容与编目体系、相关的标准体系和政策法规、相应的人力资源与组织架构等。其中组织架构除传统的档案馆、博物馆、图书馆和各种文件中心、数据中心、设备博物馆等之外，还包括与记录与档案管理有关的组织，如社团组织、公益性记录管理团体等等。既要从一个完整的框架体系中去设计和构建国家记录与档案管理信息基础设施，还要针对各个组成部分分别构建相应的法规体系和操作规程。这样，我们就可以确保一个可靠的“国家记忆”机制。
国家信息基础设施主要解决信息通讯问题，为信息社会构建信息高速公路。国家地理空间信息体系、国家信息安全保密体系、国家记录与档案信息管理体系是国家信息基础设施之上基础性信息应用和管理体系。这三个信息管理体系是所有领域各类业务信息化的基础，因此要作为国家应用信息基础设施来建设。记录与档案信息管理基础设施是国家的记忆功能所在，是中华民族进入信息时代必须具备的记忆网络支撑，应该受到应有的重视。?荟
参考文献:
由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。
二、课题制管理与项目档案管理内容的变化
为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。
实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。
三、国家科技计划项目档案管理面临的问题
（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。
（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行国家级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。
（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。
传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。
对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。
四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施
流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。
（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：
（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。
（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。
（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。
对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。
论文摘要：本文从我国档案事业起源、产生到不断进步，从档案材料种类，行政组织机构建设，管理制度完善，管理人员调迁，档案库建设，档案利用编史修志成果等方面，回顾了我国自商代至明清主要朝代档案事业发展的足迹。
随着人类远古历史流传，人类历经如燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷等传说；历经结绳记事、刻契记事、图画记事等的原始记事；历经语言记录符号——文字的产生；历经国家、阶级、文明的产生；档案最终成为人类语言及活动的记录。
据《说文》中记载，“史，记事者也，从右持中，中，正也”。所谓“中”意为“薄书”“凡官府薄书谓之中，薄书犹今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、书册的统领者，是王命大政的决策、记载、下达及掌管者。即“史官”是当时神权的代言人和文化的垄断者，同时他们又是商代档案的形成者与管理者。其中闻名于世的商代甲骨档案，包括：占卜刻辞、卜事刻辞、记事刻辞、表谱刻辞等四类，是我国现存最早、较系统的官府文书，是揭示商代历史最丰富最直接可靠的原始材料，也是世界上绝无仅有的材料独特、数量繁多、年代久远的档案，同时亦是中国古老文明的鲜明佐证。
到了西周时期，我国档案工作比商朝有了进一步发展。“太史寮”以大史为首，及其下属官员组成的官署机构，主要掌管起草文书、记载史事、保管国家典籍、策命诸侯卿大夫及其他事务。当时除了有专门的档案机构，还有了比较细化的掌管王朝内外档案的组织人员，即大史、小史、内史、御史和外史。此外西周的史官记注制度是我国古代历史记载方面领先于世界的一种管理制度。而“金文档案”又是我国历史上继商代甲骨档案之后又一种特有的弥足珍贵的历史档案。
历史演进到春秋战国时期，代表当时阶级势力的文书档案无论从内容到形式都有了较大发展。其中包括专门档案、日常政务文书及民用契券，主要种类有刑书、计书、上书、盟书、玺书、遗书、符、节、檄文、券等。另外，文书档案工作逐渐由传统史官任内分离出来，被一批专门掌管文书档案的官员所代替。这表明了社会的发展与进步，由奴隶社会向封建社会转化，同时也是职官分工的历史进步。
秦朝，在其他诸侯列国的先进文化影响下，其文书档案管理工作得以迅速发展完善。至秦文公以后达到历史较高水平。而且秦的文书档案制度的制定是在全国统一文字的基础上得以实施。并且其文书档案工作紧密围绕巩固发展专制的封建皇权，从而大大促进了古代文书档案工作的进程。
两汉时期的档案和档案工作，随着中国封建社会的发展得到进步。这一时期的公务文书的种类和用途增加许多，在文书处理方面，逐步形成了从中央到地方一整套文书工作制度，保证了文书档案的顺利传递，有利维护了封建国家机器的正常运转。两汉时期，当时政权重视加强档案文化典籍的收集、累积和利用，促进了这一时期文化的高度发展和繁荣。
魏晋南北朝时期，中国又进入动荡战乱时代。在中央，档案工作形成中书、门下、尚书三省分治的中枢系统，建立了中央文书档案的工作系统。同时随着各国文书档案工作系统的建立和加强，各国文书档案工作人员日益增加，先后设置有尚书、都令史、令史、书令史……官吏多达五六十种，名目之多创历史之最。但这一时期各国皆重视档案典籍的收藏与营养汲取。然而由于长期的社会动乱，大量的档案典籍又造成很大破坏。令人欣慰的是，这一时期随着我国四大发明之一造纸技术的发展，以及笔、墨等书写材料的改进，不仅促进了我国书法和文具制造工艺的提升，而且为文书档案工作的发展提供了良好的物质技术条件，因而档案工作得到了进一步提高和发展。
随着历史的发展，我国社会进入空前繁荣的唐代。唐代的档案工作中，确立了文书档案“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制。三省分权制度，保证了文书运行的认真准确、避免了任何一方的独权，有效维护了国家机器的正常运转。至隋唐，文档官吏进一步专职化，由于当时科举制度的诞生，选官用吏两相分离，最终形成等级森严的官吏制度。而作为文书档案人员的“令吏”，地位低微而又不易升迁。随着国家机构的不断完善，文书档案的管理制度和律令亦比前代更加系统完备。对档案的收集归档，整理鉴定，销毁利用等方面都做了明文规定。贞观三年（公元629年），唐太宗组史馆，设馆官修史书，他深明“以史为鉴”；“以古为镜，可以知兴替”的道理，因而通过修史编制来加强巩固政治统治。并且这种设置史馆的官修史书制度，一直延伸到清朝民国。唐代征集档案史书编纂的成就主要体现在，二十四史中的《晋书》、《梁书》、《陈书》、《北齐书》、《周书》、《隋书》、《南史》及《北史》，皆成书于唐的史馆。
宋代的文书档案种类，除一般政务文书外，其专门档案有“赋役档案”、“律法档案”和“例”。宋朝档案目前基本无存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽堕落，一切政事“以例从事”，“例”即所谓档案，因而掌管档案的官吏无疑成为处理政事中不可或缺的人员。因此宋代文书档案人员，尽管职位不高，但在各级政权机关中的作用却比唐朝重要。宋代的档案工作机构中，有“事中”，“中书舍人”，“翰林学士”“司谏”，“录事”，“主事”，“令史”，“书令史”等档案官员。宋代的文书工作制度日益完善，以法律的形式加以约束，文书和档案工作也有了初步分工，两方面的工作都有了较大发展。另外宋朝建立了专门用于保管皇帝的诏令、谱系、典籍、诗文等档案的帝王档案库。两宋时期共建了十一座皇帝档案典籍库，分别收藏各朝皇帝的档案。这也是档案机构发展的一个标志，一个转折点。宋朝代表档案保管工作发展水平的另一个重要标志，是架阁库的普遍设置。架阁库不仅是档案保管装具的变革，也是宋代各级政权机关保存文书档案的专职机构，同时也创立了一整套档案管理制度。它开创了广泛意义上普遍保存文书档案的途径，是中国档案史上的重大变革，也是现代机关档案室的基本雏形。这一时期编史修志的重要成就，是历史上著名的司马光编纂的《资治通鉴》和郑樵编著的《通志》。
明代的文书工作制度日趋健全。档案工作机构的设置也由分散趋于统一进一步发展。明朝建立的属中国档案史上规模空前的专门档案库--后湖黄册库，用于保管全国赋役档案。它具有专门工作人员、独立管理经费和严格的管理制度。档案保管数量繁多，库房存储面积巨大，为十六世纪早期世界所罕见。另一皇家档案库的代表--皇史，全部为砖石结构，坚固耐用，恒温恒湿，有利于档案的永久保护。是当时我国劳动人民高超建筑水平和智慧的结晶。
清朝的档案，绝大部分为政府官文，数量愈加浩繁，名称种类复杂。其档案管理制度有了进一步发展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文种、问题分类的整理制度；编目登记制度；档案汇抄制度；档案清理修缮制度等，至此档案工作的整个过程得到完善和提高。
处于半封建半殖民地的近代中国，国败民衰，伤痕累累，历史档案文物失窃频频。从殷商甲骨、两汉竹简到唐代佛像经卷；从敦煌莫高窟到圆明园；从斯坦因到八国联军；从到帝国列强发动的历次……然而政治的动乱，列强的蹂躏，终究不能阻断中华民族文化事业的进程与发展，一些文化教育团体的涌现崛起，故宫历史博物馆文献馆，中央研究院历史语言研究所，社会科学院研究所，清华大学历史系，北京大学“明清史料整理会”等，他们凭着对历史、对民族、对子孙高度负责的精神，对明清历史档案进行了含辛茹苦的收集、整理、鉴定、研究，不仅有效保护了国家历史文化精髓，同时有利促进了中国档案学的进一步发展与提高。
回顾国家档案事业史发展历程，从原始记事到档案起源，从国家、阶级、社会的产生，到档案的形成、发展，它伴随着人类历史的发展而发展，随着人类文化的进步而进步。在当今全球高度信息化背景下，我们将推进国家档案事业信息化建设和现代化管理进程的步伐，不断促进我国档案事业全面协调可持续发展。
参考文献
关键词：档案管理社会
一、提高认识，是搞好档案利用工作的前提
1、建立集中统一的档案管理网络
加强对国土档案工作的集中统一管理是国土档案齐全、完整、规范的重要保证1。档案服务行为必须坚持为民，作为社会主义制度下的档案部门必须坚持为人民服务，树立“用户至上”的观念，要对利用者负责到底，急利用者所急，想利用者所想。为社会提供尽可能多的有价值的信息资料。要有主人翁精神，要有明确的服务方向和强烈的服务意识。服务行为必须文明，要有准确、亲切、友好的服务用语，要有热情、谦逊、耐心的服务态度。
2、转变利用者对档案利用工作的看法
过去档案采取半封闭式的管理方式，使社会上很大一部分人对档案的社会性和内容不甚了解，不知道档案中包含着他们需要的珍贵的资料，敬而远之，这些看法在一定程度上影响了档案的利用。随着近年来人们对档案工作的逐步认识，查询档案的人员越来越多，档案的作用是难以替代的，已成为人们的共识。
二、加强档案基础工作，是搞好档案利用工作的关键
1、按照我省土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设2。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化、档案的整理要系统化、档案的保护要科学化、档案的管理要现代化。另一方面要积极探索对电子档案管理的新办法，加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整，以摆脱我们目前还在靠手工操作查找文档的局面，拥有丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能更好的提供利用。
2、完善档案检索工具。能否快速准确的提供国土资源档案档案，为利用者服务，在很大程度上取决有无完善的检索工具3。编研各种检索工具并熟练掌握，使检索速度和查准率不断提高，为查询者提供快捷的服务。
三、提高档案管理水平，是做好档案利用的途径
1、逐步实现档案管理现代化
随着科学技术的飞速发展，人类进入了信息化时代，档案管理现代化也是必然趋势。这对档案服务具有重要意义。国土资源档案管理现代化将极大的提高检索速度和检索“两率”，还可以减少档案原件的使用，最大限度的延长档案的寿命。我们要有计划、有步骤的逐步实现公开文件计算机查询和网上查询，同时，加强区域公开文件信息共享建设，构建共享信息网络。
2、 加强国土资源档案人员的学习
档案管理人员要适应新时代的要求，跟上发展的步伐，客观上对国土档案工作人员的素质提出了更高的要求，我们从事国土档案工作的人员，专业知识与其它单位的档案人员更单一。为达到国土档案整理规范化的要求，我局档案管理人员进行了正规的培训，讲解了国土档案工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照国土档案管理要求，我们的培训也对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化作了详细的讲解。使大家在工作上有的放矢，为以后的工作注意积累资料4。此次培训为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有―个切实的保障。
3、 加强管理，健全制度，确保国土资源档案的安全
要加强国土资源档案管理工作，关键是要有切实可行的规章制度，用制度管人、管事。各级国土资源档案管理部门都应该建立健全档案归档、保管、保密、利用等各项制度，使各项工作有章可循。但光有制度不实施也不行，制定出来的制度如果不加以实施，那就是一纸空文。因此必须采取措施，使制定出来的制度能够得到实施，使各项管理措施落到实处。
首先要完善并落实档案的归档制度，使属于归档范围的各种国土资源文件材料都能按规定及时向档案部门移交，确保国土资源档案的系统、完整；其次要落实档案管理人员的岗位责任制。各类测绘成果材料、地理信息数据和地质矿产档案材料的接收、整理、归档、保管、分发以及图纸材料的提供利用和跟踪管理应由专人负责；然后要严格档案的借阅审批制度。国土资源档案相当部分列为机密、秘密级档案，不能对外公开使用。凡是带密级的文件材料，都要严格按照国家、省和主管部门的有关规定进行管理。档案对外提供服务必须严格履行审批手续，对违反保密制度造成泄密的，要根据情节轻重按有关法规和制度规定，追究当事人的责任；最后，加强档案的安全保管，对重要图件和数据材料作好备份，并与原始图件材料分开保管，有条件的应实行异地备份制度，保证万无一失5。
参考文献：
[1]王庆宝等,1999，档案提供利用之我见,山东档案,济南。
[2]郭志敏等，2001，浅议规范档案服务行为，山东档案，济南。
[3]万丽等，2009，谈如何提高国土资源档案管理与利用，《黑龙江科技信息》，黑龙江。
[关键词]国土资源 档案管理 经济建设 意义
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）04-0331-01
国土档案是记录国家土地资源的重要文件，在国土档案中，对于国土面积的规划，城市和农村的国土使用情况，国土面积的所有权问题和国土面积将来的规划方案都有详细地记录，在今后的国家规划和经济建设中有着重要的使用价值，随着我国经济的不断发展，国土的使用情况也发生这较大的变化，因此，在今后的工作中要做好国土资源档案管理工作，以便更好的为经济建设服务。
一、加强国土资源档案管理对于经济建设的意义
随着市场经济的不断发展，房地产事业和农村农业经济的不断进步，国家的土地资源的利用和使用权问题不断的发生变化，为了适应当前社会的经济建设需要，必须要加强国土资源档案管理，发挥其管理功能。
1、从宏观角度看，国土资源档案记录的是我国的国土使用历史，对于城乡建设、经济建设的土地使用情况都进行了详细的概括，在土地的所有权上也有具体的记录。在以往的经济建设中，不仅能够摸索到土地资源的建设规律，还能参考以往的建设经验规划后期的建设工作，由于国土资源记录详细，在后期的经济建设中，相关工作人员能够根据真实可靠的数据进行科学的规划，更好的发展经济特区和主体经济的建设，为农村和城市的土地优化利用提供基础数据的支持。
2、从微观角度看，我国的城市和农村的土地使用方面正在发生这变化，人们的生活水平提高后，对住房有了更高的要求，政府在旧城区和农村的房屋拆迁和重建中也列入了日后的经济建设规划中，较多的房屋拆迁就涉及到了住房使用地的变更，住房面积的变更以及住房产权人的变更，甚至会引起土地使用纠纷的现象，国土资源档案要对复杂的使用情况进行具体的记录，便于日后的房屋产权转让和政府的日后经济管理。因此，从居民使用国土资源的小方面看，也时刻关系着国家的经济建设问题，对于保持社会稳定，保证经济建设的稳定有着重要的意义。
二、我国国土档案管理中存在的问题
虽然从整体上来说，我国国土档案管理是比较完善的，但是仍然存在一定的问题，特别是在一些经济欠发达地区，由于管理机制不合理以及硬件设施不完善，影响了国土档案管理的效果。
1、对国土档案管理工作认识不足，相关档案管理人员地位不高
较多的社会工作人员对于国土资源的档案管理工作没有深刻的认识，较多人认为是闲置的工作，只是对国家的国土使用文件进行归档和看管工作，因而，在不同的社会工作形式中形成了地位不高的现象，一些社会偏见，造成了工作人员的不积极和怠慢问题，而实际的国土资源档案管理十分复杂，特别是近年来国家经济的不断发展，无论是在农村还是在城市，居住环境的改造，生产厂区的建设工作都在不断的进行，由于人口的众多，档案资料的收集和管理工作也就更加的复杂，较多工作人员若没有细心和专业的工作态度，很难完成档案资料的准确性归档，对于后期的土地建设工作也会造成影响。
2、有的领导对档案管理不重视，档案收集程序不全
有的领导比较重视土地交易业务，但是对土地档案管理不重视。他们对档案的重要性没有清晰的认识，认为土地交易的文书档案不一定需要归档。这就对档案的正常收集程序造成影响，出现文书无法归档，有的档案文件无法找到的情况。
3、有的档案管理人员的职业素质不高，档案管理能力不强
由于人们认为档案管理是一个比较轻松的工作，对档案管理人员的工作要求不高，在招聘档案管理人员时筛选不严，导致部分档案管理人员专业知识不足、工作不够细心；再加上领导不注重对档案管理人员进行培训，使其职业素质难以得到提升，影响其工作能力与效果。
三、加强国土档案管理的方法
1、加大对国土档案信息系统建设，实现国土档案的信息化、规范化、科学化管理
（1）充分利用现代信息化技术，建立完善的国土档案信息管理平台，提高档案管理的效率。随着现代信息技术的发展，原有的档案管理方法已经不能满足现代经的发展要求。因此要利用好现有的现代信息技术，对档案进行电子管理，搭建一个系统性的档案管理信息平台，既便于档案信息的查找管理，又能提高档案信息统计效率。
（2）档案管理实行立卷制度，实现档案的规范化管理。首先在档案立卷时，必须进行“三查三看”：一是查看材料齐全与否，是否符合规范；二是看档案内有没有金属物品，装订是否合格；三是查看档案分类是否正确，并对档案的目录、页号等进行检查。然后在档案交接的过程中要对档案进行仔细核对，交接双方签字验收。
（3）建立国土档案管理长效机制，对档案进行科学管理。以往在国土档案管理的过程中，由于人员变动或是其他因素，导致档案管理比较混乱。因此需要建立一个长效档案管理机制，实现档案管理的有序进行，提高档案管理的水平。
2、加强国土档案管理队伍建设，提高档案管理工作人员的素质
（1）加强对档案管理人员的筛选，强化档案管理人员的工作职责。在对档案管理人员进行筛选时，要从多方面进行考核，筛选一批政治思想过硬、工作细心、态度端正、业务能力强的工作人员。在完成筛选后，要保持各个岗位工作人员的稳定性，不随意更换档案管理人员，明确档案管理人员的工作职责，提高其工作责任心。
（2）加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的工作能力。由于传统的工作模式忽视了对档案管理人员的培训，使档案管理人员的工作能力以及理论素养无法及时跟上时代变化。因此一方面要加强对档案管理人员的培训，比如说集中学习、专家讲课来提高档案管理人员的工作能力；另一方面员工要注意自我学习培训，提高自身的工作能力。
（3）对档案管理人员进行思想教育，提高其团结合作的精神、严于律己的精神，严格遵守档案管理的保密纪律规定，不泄露任何档案内容。
结语：随着经济发展，加强对国土档案的管理已经变得越来越重要，而且国土档案管理是一个长期细致的基础性工作，为了更好的服务于经济建设，我们必须加强国土档案的管理。要加大对国土档案信息系统建设，实现国土档案的信息化、规范化、科学化管理，提高档案信息的利用率，打造一个思想坚定、业务素质过硬的档案管理队伍，为我国经济建设作出更大的贡献。
参考文献：
关键词 档案管理 社会保障事业 人才培养
社会保障档案不仅是其工作的重要管理对象，也是能够全面体现广大享受社会保障福利内容的重要依据，能够反映出待遇的真实内容和具体情况。可以说，加强档案管理工作不仅是维系社会保障事业的重要基础与平台，更能成为推动其发展的重要力量。如何通过档案管理来实现对于社会保障中的发展的推动，将是本文所要研究的重要问题。
一、加大档案管理工作力度，充分发挥思想意识对于工作的能动作用
在充分认识档案管理对于加强社会保障事业发展的重要意义的前提下，就需要加大对于档案管理的工作力度，这种力度主要包括两个方面：
一是加大对于档案工作的宣传力度，要广泛利用各种宣传渠道、充分发挥思想意识对于工作积极性的能动作用，使更多的人充分意识到，加强档案管理能够推动社会保障事业更加便捷、稳定地展开，为维系广大社会群众的利益提供更加强有力的保障。而且，对于思想意识以及重要性认知程度的提升，不应局限在社会保障管理中心档案管理服务人员的身上，而是要面向全社会，尤其是与档案管理工作、与社会保障福利事业存在关联性的企业或者单位积极宣传档案管理工作的重要性，争取政府以及党政机关管理层面对于档案管理工作的重视与支持，从而获得其工作过程中所需的软硬件设施、档案存放以及信息化建设所需的场地支持。
二是要在现有的工作平台和设施基础上，加大对于资金和管理人员的投入，充分解决传统管理模式下所存在的库房紧张、资金短缺、设备老化等问题，为完善档案管理工作创造更多有利的环境与条件，以自觉性、科技化以及缜密性的思维来从事档案管理工作，进一步推动社会保障事业的发展。
二、建立健全档案管理制度，有效保障社会保障事业的运营基础
档案管理工作本身是一项极其繁琐的过程，为了使其能够以更加缜密、全面和深入的服务于社会保障工作，使其在每一个环节当中都能发挥其应有的作用，就必须全面规范档案管理的各个步骤的各项细节，建立全面而系统的档案管理制度，使广大工作人员在每一个细节都有据可依、有步可循。可以充分秉承目前国家已经颁布的档案管理和信息保密类法律以及各项社会保障措施的政策内容，将社会保障环节中所涉及的档案，从内容分类以及保管期限上做出明确的划分以及有针对性的管理要求，并形成一定的纲领性文件，能够保障广大工作人员在从事档案管理的过程中，有章可循、有制可依。同时，要将档案业务的相关流程包括档案收集、录入、编号入库，后期的调档、移交和分寸方面的内容进行程序化的规定；定期对档案数据进行统计和盘点，并形成一定的文字汇报内容，及时反映档案库存以及分类、转移和封存情况，严格遵循档案管理制度，并保持社会保障各个管理部门之间的消息流通和业务关联，避免造成档案信息的冗余和浪费。
三、加强人才培训，构建多样化、立体化的复式人才结构队伍
档案管理工作归根到底是由人负责展开和进行的，因此要想让其产生对于社会保障事业积极的推动力量，就必须加强对于现任档案管理工作人员的业务培训，提升其综合素质，同时注意对高技术和管理人才的引入，充分构建起以高端人才为先导、以工作业务培训为辅助的立体化、复式人才结构队伍。具体来说，首先，要全面培养工作人员的思想积极性，保障其工作态度和热情，只有能够以饱满的状态投入到档案管理工作当中，才有可能将其做好、做完善，反之消极工作、懈怠任务必然不利于工作的顺利展开。其次，加强对于现有档案管理人员在服务理念、信息化建设、网络技术运营以及法律政策方面的培训。随着当前社会的不断发展，社会保障工作不再是单一性的工作内容，其与其他行业之间充满了关联性，也正是这种联系性的存在，促使档案管理工作人员必须充实地武装自己，全面提升个人的综合素质，才能解决档案管理过程中可能会面临的各类问题，提升工作效率和服务质量。第三，加强档案管理人员的团队建设，以团队的氛围来提升每个人的工作意识与状态，通过先进思想、作风的建设以及各种政策内容的传输实现稳定管理队伍，保障各项工作能够有条不紊、持续连贯地展开。
四、推进档案管理相应的法律法规落实，助力全国范围内社会保障网络体系的形成
随着当前信息科技的快速发展，网络化以及信息技术化已经逐渐入驻档案管理领域，也让网络平台和资源共享的问题出现在档案管理的过程中。但是由于档案信息本身涉及具体的人事信息和个人隐私，如何保障其更好地服务于社会保障事业，同时又能以较为安全的状态维护广大群众的合法权益，就成为了法制化国家以及法务流程所必须探讨和思索的问题。对此，笔者认为广大社会保障中心全面总结以往工作，尤其是在档案管理方面所面临的安全隐患和不稳定因素，并以文字形式呈报立法机关或政府单位，为其制定有关档案管理安全方面的法律或是对其内容进行补充和修正提供广泛实践参考，保障全国范围内社会保障网络体系能够稳定运营。从立法的角度来说，还应定期对档案管理进行一定的调研和统计，针对不断变化的社会发展主题以及社会保障政策，有针对性地将档案收集、管理、网络平台共享，可对外公开信息范围的限制进行明确说明和统一要求，将其作为重要的辅法务文件，为广大工作人员提供重要的参考和指示。
综上所述，档案管理工作作为当前社会保障事业的重要组成部分，加强对其的管理和运营将有助于维护广大群众的基本权益，从而实现全社会范围内各项社会福利事业以及保障措施的稳步推进和运营。而要想充分发挥这样一种推动作用，首先，要加大档案管理工作力度，充分发挥思想意识对于工作的能动作用。其次，要建立健全档案管理制度，有效保障社会保障事业的运营基础。第三，要加强人才培训，构建多样化、立体化的复式人才结构队伍。最后，还需要推进档案管理相应的法律法规落实，助力全国范围内社会保障网络体系的形成。同时，必须注意的是，档案管理工作现有的档案管理人员要基于目前档案管理发展现状，向社会以及政府的广大人员积极宣传其作用和重要性，争取到更多的资金以及政策的支持，为其稳定发展和长久运行提供有力的保障与基础。
（作者单位为大理白族自治州人力资源和社会保障局信息中心）
参考文献
[1] 刘静.社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J].山东人力资源和社会保障， 2013（05）：40-41.
第一章总则
第二条本省行政区域内国家档案馆的规划、建设、管理，适用本办法。
第三条本办法所称国家档案馆，包括综合档案馆和专门档案馆。
综合档案馆负责收集和管理本行政区域国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种门类的档案，并向社会提供档案利用服务。
专门档案馆负责收集和管理某一专业领域或者某种特殊载体形态的档案，并向社会提供档案利用服务。
第四条国家档案馆是公共服务机构，依法履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、推进政务信息公开的职能。
第五条国家档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，确保档案的完整、准确和安全，方便社会利用，依法履行保密义务。
第六条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导，将档案事业纳入国民经济和社会发展计划，保障档案事业发展所需经费，并列入年度预算。
第二章档案资源建设
第八条县级以上人民政府应当按照统筹规划、合理布局、分级管理的原则和国家、省有关档案馆网布局的要求设置国家档案馆。
省、设区的市、县（市、区）设置综合档案馆。省、设区的市根据需要可以设置专门档案馆，也可以与综合档案馆合设。城市建设档案馆的设置按有关法规、规章的规定执行。
设置国家档案馆必须符合国家和省规定的条件，经同级档案行政管理部门审核同意后，报本级人民政府批准。设置国家档案馆的具体条件和申请审核程序，由省档案行政管理部门商省级有关部门制定，报省人民政府批准后实施。
第九条 国家档案馆应当按照职责，拟定档案资料收集的具体范围，报同级档案行政管理部门核准后实施。
第十条 综合档案馆应当根据国家有关规定确定向本馆移交档案的单位范围。有关单位应当按规定向综合档案馆移交具有长久保存价值的各种门类和形态的档案。法律、法规另有规定的，从其规定。
第十一条国家档案馆应当按照规定的期限接收档案。因特殊情况，需要提前或者延期接收档案的，按照国家和本省有关规定执行。
第十二条各综合档案馆应当按照政府信息公开的有关规定,向社会提供现行文件查询等服务。各级行政机关和有关单位应当按照规定，及时向本级人民政府设立的综合档案馆移交有关文件和资料。
第十三条县级以上人民政府应当将档案的信息化、网络化建设纳入电子政务和信息化规划。
国家档案馆应当加强电子文件的接收工作，加快传统载体档案的数字化，实现档案的信息化、网络化。
第十四条综合档案馆应当建立本行政区域的电子档案目录中心。向综合档案馆移交档案的单位以及专门档案馆应当定期向综合档案馆报送电子档案目录。
电子档案目录格式标准由省档案行政管理部门按电子政务要求和规范制定。
第十五条非国家所有的档案资料，对国家和社会具有重要保存价值的，鼓励档案资料所有人向国家档案馆捐赠或者寄存；国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可以给予一定奖励。
第三章档案开放与利用
第十七条国家档案馆的下列馆藏档案,应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：
（一）建国以前形成的档案；
（二）建国以后形成的档案，时间已满30年的；
（三）属于政府信息公开范围的档案；
（四）经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；
（五）重大活动档案，进馆满6个月的。
国家档案馆开放个人捐赠的档案，应当征得捐赠人同意。
第十八条国家档案馆开放档案，应当组织鉴定小组对拟开放的档案进行鉴定；经鉴定符合开放条件，并经同级档案行政管理部门审核同意的，一律予以开放。
第二十一条公民和社会组织确需利用国家档案馆未开放档案的，应当向国家档案馆提出书面申请，国家档案馆应当在2个工作日内作出是否提供利用的书面答复；在规定期限内不能作出答复的，经馆长批准，可以适当延长期限，但最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人。
第二十二条国家档案馆提供档案利用服务不得收费；但为公民和社会组织提供复制档案、邮寄档案复制件及其他发生工本费用服务的，可以按规定收取费用。
第二十三条任何单位、个人利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。
公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。
第四章保障和管理
第二十五条县级以上人民政府应当将国家档案馆建设列入城市建设和文化基础设施建设总体规划，优先安排国家档案馆建设用地。
国家档案馆的建筑设计和规模按照国家和省有关规定确定。
国家档案馆的建筑设计方案应当在报规划审批前征求省档案行政管理部门的意见。
第二十六条国家档案馆应当根据其功能要求，配备与其规模和业务管理工作相适应的专业技术和管理人员。国家档案馆主管业务的负责人应当具有中级以上专业技术资格或大学本科以上文化程度。
国家档案馆应当建立科学的管理制度，按规定配置相应的设备设施，加强档案的保护和管理。
第二十九条国家档案馆信息化建设应当遵守国家有关规定，确保档案信息安全。
第五章法律责任
第三十三条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分或者纪律处分：
（一）设置专门档案馆不符合本办法规定的；
（二）不按本办法规定向综合档案馆报送电子档案目录的；
（三）不按本办法规定向综合档案馆报送政府已公开文件及其他相关信息资料的；
（四）国家档案馆违反本办法规定收取服务费用的；
（五）国家档案馆的档案利用服务设施不符合规定要求的；
[关键词]声像档案；国有企业；问题；措施
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0074-02
随着社会的发展，企业市场竞争日趋激烈，科技在现代大型国有企业中的管理应用越来越多，档案作为原始材料的记录、归档、保存，随着日处理信息量的与日俱增，产生了大量以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为新型载体并辅以文字说明对历史进行记录的声像档案。这些声像档案是本单位发展历程中重要事件的记录与反映，具有很强的保存和参考利用价值。因此，声像档案管理是当代企业管理的重要组成部分，对企业的成长、发展有重要的影响。
1 国有企业声像档案管理存在的问题
1.1 声像设备与企业规模不符
在一些大型国有企业中，虽然企业规模很大，但不同程度的出现从事声像档案管理的设备缺乏、陈旧老化、性能不匹配、质量不过关、利用不合理等显现。造成很多声像资料现场无法记录或是有设备而无法正常工作，失去许多宝贵资料保存的机会。有的虽然当场保存下来，等到进行声像归档的时候，发现质量出现重大问题，无法有效存档。有的设备则因为质量不达标，声像保存不合理，保存期期间，发生质量变化，使得内容没到更换设备，进行二次存档的时候，设备就报废了。还有一些企业，超越现实，为了凸显企业的实力，或是为了金钱利益，购买了许多先进的设备，放在家里当展览品或是充当企业的固定自产，而在企业的声像档案管理过程中却没有发挥真实作用。所以当前国有企业中声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。
1.2 声像设备与工作人员素质不搭配
就目前的情况来看，多数企业的档案管理工作没有专业的队伍建设，声像档案管理的人员更是稀缺。这种稀缺大多走向两个极端。第一种情况是，声像档案管理队伍建设人员庞大，但是真正懂声像处理的人很少，许多都是企业领导们安插的与企业或是领导层有利益关系的人或是某个部门领导相关亲戚朋友的人，综合素质不高，所以，虽然有很多企业，档案管理的人员很多，但是面对企业中许多设备却不能有效的利用。有的设备使用人员连电子声像产品的基本知识都不具备，不明确手中的设备如何使用，更别说灵活运用，发挥产品的最佳性能了。每当有任务的时候，无法让设备发挥处于最佳工作状态，造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。第二种情况是，企业的上层领导档案管理意识淡薄，企业就没有档案管理这一岗位，让办公室或是其他部门的人员兼职档案管理，这就更别提企业关于声像档案管理的情况了。更谈不上专业人才队伍建设。作为一个兼职人员，如何能具备高素质的声像档案管理知识呢。第三种情况是，企业人也有，设备也有，但是设备老化，跟不上更新，企业领导不愿意把钱花费在企业档案管理上，导致企业的声像管理工作一直落后于时代的发展。
1.3 管理制度不健全，没有集中统一管理
根据对一些大型国有企业的调查和部分员工们的反馈，多数企业针对档案管理没有制定成型的文件，声像档案管理较为混乱，在声像资料管理方面更是没有统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，缺少必要的管理；有的企业虽然建立了一定的管理制度，因缺乏有效的保障措施，很难落到实处，导致声像档案难以及时完整的归档；有的科室工作人员不去收取，从来不知道主动送达档案室；有的科室好则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。部分企业由于没有健全的管理制度，企业对管理人员的素质、保管条件等都没有具体的说明和要求，导致工作人员工作怠慢，档案库房的保管环境无人过问，许多声像档案资料因为归档不及时或是管理不严格部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难；部分因为保存环境恶化，无人过问，造成设备质量改变，声像内容质量被破坏，缩短其保管寿命，有的甚至内容损坏丢失，无法挽回。
1.4 工作人员声像档案管理意识滞后
在国有企业里，受公有财产和私有财产观念和思维的影响，有的企业集体没有声像档案管理的观念，许多东西该归档不归档，导致一些企业珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但因为重视程度不高，工作不认真或是保护不到位，档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究；有的企业虽然领导重视，但从事档案管理人员的管理意识严重滞后于现代企业发展的管理需求，缺乏全局观念，更没有保密意识，根本就没有主动去收集、收藏档案的意识。非档案管理部门的人，许多工作人员为了自己的工作需要，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。有的企业因为工作人员知识欠缺，许多人对档案的范畴模糊不清，有人以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在日常公务活动中的内容、声像内容等不是档案收集的范围之内。严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
2 国有企业加强声像档案管理工作的措施
2.1 增强意识，提高重视
声像档案管理工作，不是某一个人或是某一个部门的事情，而是企业全体员工，从上到下所有人的共同事情，只有所有人都提高了声像档案对企业发展重要性的认识，才能在全厂有效地维护好声像档案管理工作。第一，领导层必须认识到声像档案的归档对企业稳定成长和延续发展的重要性，并在员工中普及这种意识，重视档案管理部门的重要性，吸纳专业人员，配备有效的声像设备，定期培训，加强声像档案管理队伍建设。在企业内部制定有效的文件，约束全体员工遵守声像档案管理的各项条例；第二，作为档案管理人员来讲，要认识到自身部门的工作，对企业未来发展产生的作用和影响，提高工作热情，主动做好各种声像资料的收藏、归档；第三，全体工作人员要增强档案管理重要性认识，自觉遵守规定，主动配合档案部门的工作，在各个活动中，收集、记录声像档案资料，及时送到档案室存档。
2.2 保持声像档案管理工作与企业发展同步进行
声像档案管理只有与企业同步协调发展，才能发挥声像档案的价值。设备要与时代主流相吻合，要与工作人员的水平相适应，要充分发挥声像档案管理工作者的价值，要把设备、人员与企业的日常公共活动有效的搭配在一起，要使资料处理、收集、保管的人紧密配合。声像档案管理是为企业发展的服务性保障工作，企业的领导不能漠视不管或是让声像档案管理部门消极成长，也不要以公谋私，企业需要配备什么性质的设备、人员，就建设什么样的部门，要随着企业市场化发展的需求变化而变化。也不能没有设备等着获取第二手资料，这不利于企业信息存档。另外也并不需要摆阔，非要用进口的。只要企业的档案管理部门和领导们客观地保持声像档案管理工作与企业的整体发展同步进行，就能使与企业相关的资料得到有效的保存，对企业的发展历史轨迹有一个很好的记录。
2.3 制定办法，狠抓制度落实，加强管理
要改变声像档案管理混乱的现状，提高大家的重视，防止资料丢失或是归档不及时，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。第一建立相应的管理制度，强化规范管理，对与企业相关的各类声像材料，从收集、归档到移交档案室统一管理，从借阅到归还或是信息查询等必须制定一套严格的管理制度，使每一份声像档案按分类有序存放，防止分散流失或是设备破坏，杜绝相关东西归为己有。对公司制定的制度，要制定有效的配套措施进行惩罚，狠抓落实，让有关法规和制度落到实处，确保声像档案归档质量。第二加强监督，相互促进，不同国有企业，有一定的差异性，每个企业可以根据企业的特点建立相应的监督体制，让每一个人都不能怠慢，让每一个人都有约束，没有特权就没有个人空间。
2.4 强化保护措施，建设安全的保护环境
声像档案一般都是保存企业发展成长过程中不同时间段的人物和事迹，保存时间比较长，经历的自然或是人为的环境比较复杂。要长时间完好无损地保证质量，必须具备恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等良好的保存环境。受企业自身的能力和条件的约束，目前国有企业中声像档案保存条件能达到上述要求的几乎没有，今后相当长的一段时间内也很难达到。结合实际，采取有效措施，力求妥善保管是当务之急。当前声像档案可采取独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；并格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
2.5 加强措施，疏通渠道，完善声像档案
档案是一个企业成长轨迹的生动记录，声像档案更是给人一种直观的现场景象，声像档案的记录的完善性是每一个档案管理人员的心愿。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，认真整理存档资料，并采取积极措施对企业发展过程中丢失的声像资料进行寻找、收集，通过宣传，号召民间捐赠、义务收集、争取企业资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料，完善声像档案因各种原因造成的损失。
3 结 论
