时间：2023-06-25 16:09:55
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第一，在高校做好人事档案管理工作，不仅有利于保存党和国家的宝贵文化财富，而且有利于高校档案管理工作的顺利进行。人事档案是一个人的客观的历史记录，特别是那些优秀人才以及专家学者高度集中的高校，人事档案不仅对个人非常重要，而且对单位以及国家也是非常重要的。人事档案是一个具有历史价值以及文字财富的人文资源，所以做好人事档案管理工作是非常重要的。
第二，做好高校人事档案管理工作，能够将高校人才的巨大优势发挥出来。由于高校是人才高度集中的一个地方，这就要求人事档案管理部门要对高校人才进行分类、分析，从而能够解决高校人才的实际困难，最终能够调动高校知识分子的积极性。在高校人事档案管理工作中，要最大限度地发挥高校知识分子的潜能以及智慧，从而使得每一个知识分子能够充分发挥自己的才能。
第三，做好高校人事档案管理工作，能够促进学校的教育改革以及发展。在高校人事档案管理工作中，要密切联系学校的各项改革。比如：劳动人事制度的改革以及人才的进出以及流动；有关提拔以及使用干部；培养以及配置相关的专业技术人员等工作。所以，在人事档案管理工作中要注重采用科学的管理方法，从而能够使得人事档案管理工作对学校的教育改革以及和谐发展起着一个积极的推动作用。
二、高校人事档案管理工作中存在的主要问题
目前，高校人事档案管理工作存在一些问题。然而从总体上来说，高校人事档案管理工作不能够适应社会主义市场经济的发展以及高校教育改革的需要，并且高校人事档案管理工作中的问题主要表现在以下几个方面：
首先，在人事档案管理中，人事档案的宝贵资源没有得到充分的开发利用。目前，高校的人事档案管理工作仍然停留在收集以及整理上，从而使得人事档案不能够充分地发挥其自身的作用。
其次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的宣传以及交流的作用。在高校人事档案管理的工作中，由于在校内以及校外没有进行相关的宣传，从而使得人事档案管理工作不能够得到应有的重视。
再次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的参谋作用。目前，虽然高校人事档案中包含了丰富的内容，但是高校人事档案没有得到利用，从而使得高校人事档案中出现了一些“死档案”，最终不能够对高校人才进行合理的管理。
最后，管理人员的素质以及设备的现代化水平存在着缺陷。目前，在高校人事档案管理工作中，由于管理人员的素质参差不齐，这就要求高校要不断提高管理人员的专业素质以及业务水平。除此之外，档案管理设备的落后在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。
三、加强高校人事档案管理工作的有效措施
在高校人事档案管理工作中，人事档案管理工作不仅影响着个人以及部门的利益，而且影响着整个学校的利益。为了能够充分发挥人事档案管理的工作，这就要采取以下的措施来加强高校人事档案的管理工作。
第一，要加强人事档案管理的收集工作。目前，一部人的人事档案管理中只有几份简历表，然而这几份简单的简历表不能够将一个人的实际情况充分地反映出来。在人事档案管理的工作中，人事档案的管理人员要抱着负责任的态度，在收集材料的时候要抱着为当事人负责任的态度，并且要不断地为当事人的档案进行资料填充，最终能够使得当事人的人事档案得到丰富。
第二，不断提高人事档案管理人员的专业素质以及能力。高校的人事档案管理工作的负责人要不断强化档案管理人员的服务意识，并且要随着时代的发展潮流进行相关的档案管理工作，最终使得人事档案管理工作能够适应教育的改革以及发展。与此同时，学校的相关负责人要对人事档案管理人员进行相关的政治教育，从而能够使得人事档案管理人员使用现代化管理设备的能力得到提高，并且能够提高管理人员研究新情况、解决新问题的能力，最终能够使得管理人员更好地服务于人事档案管理工作。
第三，在人事档案管理工作中，要促使档案管理手段以及设备的现代化。高校人事档案管理的手段以及设备要逐渐现代化，从而使得高校人事档案管理工作能够充分地发挥作用。第四，在人事档案管理工作中，要根据档案记录的相关内容为学校进行策划。目前，高校人事档案的管理工作处于被动的地位。然而在以后的人事档案管理工作中，要将“死档案”变成“活档案”，从而能够根据我国的发展形势以及学校的发展要求对人事档案管理工作进行改革，最终使得人事档案中的人力资源得到充分的发挥。
四、结语
企业行政管理部门是政令，管理办公室事务、人力资源、财产管理的部门，其在工作中会产生大量有价值的文件，这部分文件就是文书档案的前身。其中最常见和重要的是行政公文，行政公文是行政部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它能为企业负责人在计划或决策时提供参考作用，能为单位或个人在诉讼、解决纷争时提供凭证的作用，所以，它是有价值的，必须得到很好的保存。企业的行政管理部门必须将办理完毕的、按照有关规定将确定为档案的那部分文件向档案部门移交，档案部门接收后必须按档案管理的规定进行管理。
二、档案管理人员必须具备全面的岗位知识
档案管理人员要做好文书档案的收集、分类整理、利用保管等工作必须要对文件的种类、运转和档案整理知识有所了解，才能掌握文件的完整性、准确性、有效性，才能真正做好档案管理工作。通常所讲的文件是指公文。公文的文种有党、政之分，党的公文文种有14种（决议、指示、公报、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等），行政公文文种有13种（命令（令）、公告、通告、议案、决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等）。公文的写作都有规范、严谨的格式。版头是发文机关标识，居中套以红色的大号字体，下方是发文字号，再下方为红色横隔线；发文字号，由机关代字+年份+序号组成；标题，由机关名称、内容、文种三部分组成，小标宋体2号字，引用公文应当先引标题，后引发文字号，一份公文只能用一种文种，不能同时用两种文种，“请示报告”、“关于…的通报的通知”是两种文种，都是错误的用法；正文，始于主送机关名称下一行，采用三号仿宋体字，文件的结构层次为：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每页22行，每行28字，行距为固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2个字符；发文日期使用汉字，零写成〇；公文生效的标志，印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，郑重盖在日期上。收文的处理，签收、审核、批办、承办、催办、归档；发文的处理，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。档案管理人员掌握上述基本知识后，要检查接收的文件准确性，必要时可以指导行政工作。
三、行政管理人员必须确保文件的质量
（一）对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上，他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义，往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作，因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足，从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。
（二）执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示：水政监察大队的人员（3832人）中，中专以上学历为2017，占总人数的52.6%；大专以上学历为1497人，占总人数的39.1%；本科以上学历为318，占总人数的8.4%。从学历结构看，本科以上学历人数较少，大专以上学历的人数比例也不足50%，学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员，但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足，需要展开专门的培训。
（三）经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平，各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流，只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足，也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外，只有不断利用水行政执法档案，才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识，从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。
二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施
（一）强化责任，提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任，经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改，并对整改方案进行监督和指导。
（二）严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作，就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定，要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求，认真收集、积累、整理水行政执法档案资料，然后分门别类进行归档，使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。
（三）水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点，将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系，使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致，层次要清楚，条理要明晰，不按年度分类，只按项目分类。
（四）强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训，监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏，部分执法人员在执法过程中，法律知识掌握不够，业务不熟悉，造成执法水平较低。一些案例告诉我们，因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉，造成执法过程不规范，不能把案件办成铁案。因此，必须经常开展执法人员业务培训，规范执法程序，提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。
（五）应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员，经办人员同时负责案卷、证据的整理，并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责，并有专门场所保管案卷，做好调卷记录，要做到“专人、专柜、专室”。
三、结束语
医院行政档案的定义可以从广义和狭义两个方面进行阐述，广义的行政档案就是医院在经营过程中所产生的具有价值和意义的各种资料，而狭义的行政档案则是医院在进行行政管理工作时所产生的具有行政特征的档案，属于文书档案，主要包括公文、规章制度以及计划等内容。医院行政档案特征分为下面几种：其一，历史性，行政档案并不属于正在形成的产物，而是由过去形成，行政档案把过去、现在和未来融合到了一起，具有连续性和统一性特点；其二，社会性，行政档案是在实践中慢慢构成的，档案中所包含的内容就是各种实践记录；其三，原始记录性，这是行政档案最显著的一项特征，同时也是行政档案同其它档案的不同之处，在管理行政档案过程中，任何方法都不会对档案特征造成影响，档案本质就是要把事实的事件记录下来，体现出记录的意义和作用。
二、人性化管理理念及在医院档案管理中的价值
人性化管理理念属于一种新型管理理念，同时也是一个不断发展过程，其理念核心就在于以人为本，主要作用就是要充分激发员工的主动性和潜力，重视员工的主体性地位。人性化管理理念另一大作用在于稳定人与人之间的关系，加强对人的尊重，进而扩展到增强医院效益的范畴上，通过科学的发展规划，实现有组织、有纪律的发展。依托人性化管理理念来进行医院行政档案管理，其重点就在于尊重员工、信任员工，把“以人为本”作为核心理念，其主要价值体现在下面几个方面：其一，对档案工作的优化；其二，对档案工作氛围的优化；其三，对档案工作人员的管理。
三、依托人性化管理理念实现医院行政档案管理的策略
（一）完善人性化管理制度
医院行政档案管理的制度主要包括归档、保密以及借阅制度等，这些制度都需要进行再次审核，保证其符合人性化管理理念，使人们在查阅、借阅时能够保持一种良好心情，营造出一种和谐的环境，也可以开展咨询等活动，以此提高档案管理的整体效益。上述这些工作的前提是档案管理人员必须要具备较强专业技能，通过学习不断完善自己的整体能力，扩大知识面，尽可能使查阅者获得更多资料；同时档案管理人员还要加强思维创新，增强管理档案的效率，提高管理利益。
（二）重视档案室的建设工作
医院档案室中包括了医院所有的档案，是对档案进行集中管理的地方，对于医院来讲，档案室是非常重要的场所之一，不仅是档案管理工作的核心，同时也是医院经营者的助手，更是增强医院工作效率的重要因素，因此医院必须要重视档案室的建设工作。总体来看，档案室的价值体现在下面几个方面：首先，档案室能够实现档案的开发工作，为医院更好发展提供服务；其次，档案室能够更加科学的管理医院所有资料；最后，档案室能够对医院所有部门档案进行管理。
（三）加强档案信息化建设
现如今科学技术发展越来越快，在医院档案管理中也发挥出非常重要的作用，纸质类型档案都已经逐步被电子文件档案所取代，已经被非常广泛的应用。传统纸质类型档案具有分散的特点，管理难度比较高，不能妥善管理，所以当前的一项重要工作就是统一档案管理，电子文件是必不可少的。电子文件档案在归档时要保证完整、真实，其主要内容包括两个部分，其一，对医院长久发展起到重要意义的文件要永久保存，例如医院制度、规定以及各种文件等；其二，医院日常活动文件要长期保存，通常时间为15年到50年，也就是对医院发展起到一定参考作用的文件。
（四）提高档案人员的业务技能
医院行政档案人员一方面要具备管理、哲学、法律等专业知识，另一方面还要能够灵活运用各种管理软件，不断丰富自己的知识面，尽可能增强工作效率。医院必须要保证所有档案工作人员都具有较强的专业能力，可以采取绩效评定方式来提高员工的热情，通过人性化管理方式创建一支高效的档案工作队伍。另外在工作过程中，医院经营者也要以人性化作为核心的管理方式，站在档案管理人员角度来思考问题，满足员工需求，以此增强工作人员的主动性，进而有效提高档案管理的效率。
（五）增强对档案工作人员的培训
通过调查能够发现，导致医院档案管理水平不能有效提高最重要的原因就是档案工作人才缺乏，针对这一现象，在档案人员质量文件中已经做了明确的规定，所以医院管理人员必须要把培训档案人员的工作重视起来，加强工作人员的素质及道德，把人员内在潜力充分的激发出来，增强其主观能动性，真正做到“忠于职守、公正服务”的基本要求。
（六）行政档案的充分利用
行政档案包含了医院在管理方面的所有环节，对于医院发展中所面临的问题都能够从行政档案中获得解决对策，体现了非常重要的价值和意义，具有丰富性、可靠性特点。但是就目前情况来看，我国很多医院对于行政档案还没有充分的重视起来，没有认识到档案所具有的重要价值，普遍存在“重保管、轻利用”的现象，没有把行政档案具有的指导作用充分发挥出来。因此必须要增强对档案的管理理念，有效保存行政档案，发挥其价值和意义。
四、总结
行政单位各类档案是指在行政单位各项活动中，对行政活动，科研项目、行政管理以及人事管理等等信息和资料，通过文字、图片、声音、影像等其他方式进行记录，保存下来的载体。而行政单位各类档案管理就是对这些载体进行有效的管理。行政单位各类档案形成主要包括以下几个方面：首先，我国的文化已经有了几千年的历史，在发展过程中蕴藏着大量的政治思想、文化以及技术等内容，也为行政单位各类档案的建立打下了基础。其次，在现代行政单位的治疗过程中，通过接诊、诊断、治疗以及康复善后工作的全过程，也孕育着行政单位各类档案的形成。
行政单位的档案管理记载着行政单位发展的历史过程，既是工作研究的基础，也是各项事业活动正常有序展开的基本前提，更是行政单位进行宣传和教育的生动的并且具有说服力的资料。行政单位的档案既为行政单位服务，也为社会服务，更为人民服务。行政单位各类档案管理是行政单位管理工作的重要部分，做好行政单位各类档案管理工作，有利于提高行政单位的工作效率和工作质量，是维护行政单位历史面貌和推动行政单位发展的必要条件和重要工作。在行政单位管理过程中，档案管理工作是非常重要的一个环节，也是行政单位发展的基础性工作之一。行政单位各类档案关系到行政单位各项工作的决策性，它记录着行政单位各种工作事迹或者科研项目的优秀成果，为行政单位的经营活动和发展，提供了基础性资料，是行政单位管理和计划制定的基础依据。行政单位各类档案完善与否体现了这家行政单位管理制度的规范性、科学性和基础性，同时还关系到行政单位面向社会的形象，因此行政单位管理中必须重视对档案的管理，它对行政单位的整体发展发挥着不可替代的作用。行政单位各类档案涉及范围较广，管理十分复杂，如何有效提高档案管理水平，对广大行政单位各类档案管理人员是一种挑战，因此在现阶段行政单位体制改革的大旗下，我们要敢于转换思路，不断创新，为推动行政单位各类档案管理工作的发展，创造良好的发展机遇。
一、行政单位各类档案管理发展现状及存在的问题
随着社会发展速度的加快，我国人民生活质量有了显著的提高，对行政单位的服务质量的要求也变的越来越严格了，目前行政单位管理水平整体发展速度呈现跨越式发展，自行政单位体制改革以后，不管从硬件还是软件方面与原先相比都发生了翻天覆地的变化，取得了许多优秀的成果，尤其作为行政单位基础工作的档案管理方面，管理理念和管理方法都有了很大的改善，各大行政单位建立了行政单位各类档案体系，实行了信息化管理，有效地推动了行政单位的发展，但是我们也看到，目前行政单位各类档案管理中仍存在着一些难题，有待我们去解决，主要体现如下：
（一）重视程度不足，管理理念落后
目前，很多行政单位对档案管理工作的重视力度不足，行政单位的主要精力仍然只是单纯的放到了经营、行政、科研等方面，对作为行政单位基础管理的档案工作只是一带而过，简单的认为档案管理就是对行政资料进行立卷、归档以及保存。行政单位对档案管理的投入甚少，使得行政单位各类档案管理软、硬件设施陈旧，工作环境较差，这种落后的管理观念，严重影响这行政单位各类档案管理工作的发展速度。
（二）缺乏有效的档案管理制度
有的行政单位虽然对档案管理加强了重视，但是在行政单位各类档案管理制度建设方面，做的仍然不够到位，存在制度内容的制定缺乏科学性、实际性和可行性。例如，首先，对档案信息建立的实效性、准确性等方面缺乏统一的标准作为规范，导致行政单位各类档案管理工作比较盲目。其次，对档案管理工作的职责范围、岗位设定方面，存在不够明确的问题，使得责任不能到人，出现互相推诿现象，给工作的推进带来了一定的阻碍。第三，在档案管理工作流程方面，缺乏科学的评测，使得各档案岗位衔接工作存在很多漏洞，造成各种纠纷的发生。
（三）行政单位各类档案管理人员管理能力较差
现阶段，行政单位各类档案管理人员的管理理念、业务能力以及文化水平等方面各不相同，但从整体形式看档案管理素质较差。一方面，是由于行政单位对档案管理人才的培养机制不重视，把职工教育和选拔的重点放到了行政、科研、经营等方面。另一方面，档案管理人员自身观点理念的错误，自认为档案管理岗位属于行政单位二、三线工作，于是自暴自弃，缺乏对工作业务学习的进取心，只是墨守成规的开展工作。
二、推动行政单位各类档案管理的有效措施和方法
通过对上述行政单位各类档案管理中存在问题进行的分析，让我们感到发展行政单位各类档案管理工作，仍然任重而道远，那么如何有效推动行政单位各类档案管理工作呢，我认为应当从以下几个方面入手：
（一）加大档案管理重视力度，转变落后的管理观念
思想上得到了足够的重视，是推进行政单位各类档案管理工作向前快速发展的基础，首先，要转变传统落后的只重经营，而轻管理的观念，行政单位管理人员要充分认识到档案管理基础工作的重要性，对档案工作对行政单位发展的作用有一个正确的认识，将行政单位各类档案管理正式归入行政单位各项的重点工作之中，并给予落实。其次，加强对档案管理工作的投资，在硬件方面引进国内外先进的档案管理设备，改造行政单位各类档案管理环境，实现行政单位各类档案管理的信息化。在软件方面，加强现代行政单位各类档案管理理念的学习，并迅速掌握，与行政单位实际情况相结合，应用到现实工作中，快速推动行政单位各类档案工作的发展。
（二）建立健全的档案管理制度，强化科学、规范性的管理
行政单位各类档案管理工作的有效开展，需要制度进行约束、规范与管理，建立健全行政单位各类档案管理制度是推进行政单位各类档案管理发展的必须。行政单位各类档案管理制度的建立应当首先根据国家有关部门颁布的《档案法》和《行政单位卫生档案管理办法》等相关规定作为指导，结合行政单位自身档案工作的特点，进行制定。内容一般涉及到行政单位信息档案立档、入档、保养管理制度、行政单位各类档案岗位及工作流程管理制度、行政人员考核档案管理制度、工作风气档案制度、行政人才档案管理制度等等方面。同时为了加强落实管理制度的执行，需要有严格的考核管理制度作为基础。通过建立一系列切实可行的管理制度，实现行政单位各类档案规范化、制度化、科学化的管理。
（三）加强行政单位档案人员技能素质的培养
首先，行政单位管理人员应当将档案管理教育正式纳入年度行政单位职工培训大纲，将对档案管理职工培训工作当做重点教学工作去抓。其次，引进目前先进的行政单位各类档案管理理念和方法，使档案管理人员能够迅速掌握，不断更新他们的知识，使其保持管理理念和技术能力的新鲜性。第三，建立人才选拔机制，对档案管理人员进行定期考核，做到优胜劣汰，促进档案管理人员自我学习的意识。
参考文献
而我们现今的档案管理已经开始全面应用数字化管理模式，档案是重要的资源载体，随着数字化技术的应用，各个部门中凡是涉及到档案管理的都开始进行电子储存，包括了行政后勤档案管理。行政后勤的档案管理最初的目的是为了向需求者提供资源共享的服务，而计算机技术的应用使得人们在查阅资源以及共享过程中省去了大量的查找工作。云计算的出现也正是人类在越来越繁重的工作中发明的便捷技术，应用好该种技术有利于行政后勤档案管理后期的稳步发展。
1 云计算的技术特点以及发展现状
云计算的技术特点以及信息服务的框架是其中的应用程序以及软件不需要运行在个人电脑终端里，而是以互联网为基础的大规模计算机集群来承担这个任务。，这种方式对于用户而言，既方便快捷，同时也可以确保一定的安全性。在这种基本设备的设置以及创设理念下，云计算技术大致具有以下几个具体特征：
1.1 数据存储更加方便、安全
云计算技术是将数据集中存储在一个集群网络中，这种存储方式加上一系列严格的权限管理协议来掌控网络资源的共享，借助网络的支持和便利，行政后勤的档案管理资料可以通过网络体系在任意的终端上获取想要得到的资源。这种集群网络式存储可以避免因为存储在单个网络终端中的资源由于该设备受到一些外在或内在因素而造成的损坏，降低了数据资源丢失的可能性，同时又使得资源的共享变得更加方便、快捷。
1.2 资源的合理分配
计算机技术中，一般能够拥有强大计算能力的计算设备都是一些大型的服务期或者集群计算机，以个人客户端为载体的计算机是不符合这种计算功能的，但是无论是企业还是个人都不能够时刻利用这种大型服务器的计算功能，为了便捷用户以及保护资源，最有效的办法就是通过互联网将所有的资源都集中在计算云中提供给用户使用。这种方式既降低了用户的使用成本，达到了资源共享的目的，减少资源浪费，同时额优化资源配置保护了环境。
1.3 先进技术理念为用户带来了个性化服务
云计算的技术理念以用户为中心，将为用户提供更个性化服务作为云计算的根本出发点。云计算的出现，在用户操作方面大为降低难度，只需要通过网络连接，对其终端使用的设备要求也降低了，用户在利用云计算功能的时候不需要具备强大的操作技术，只需要将自身的意图输入进去，随后一些复杂的过程全由计算云来实现，使用户操作起来便捷省心，也提高了用户的做事效率。
云计算的技术目前已经被广泛的采用，并由几家软件公司开始着手推广应用，无论是从技术带动社会进步的方面还是提高人们工作效率方面，都能够看到未来云计算技术将会自行政后勤档案管理中发挥其绝对的优势。
2 云计算在行政后勤档案管理中的应用策略
档案资源是人类社会发展以及文明进步的重要文字载体，对信息资源的存储以及共享十分重要。行政后勤档案在实行数字化之后也开始重视云计算技术的应用，通过互联网技术奖所有的存储以及服务站连接成一个“档案云”，便于后期的查阅、分享。
2.1 从基础设施而言，云计算技术的应用降低了单个终端的硬件要求
随着信息化时代的到来，虽然很多单位中的行政后勤档案管理都开始实行数字化管理模式，但是由于各个单位对于这些基础设备的投入大小有差别，因而导致终端的硬件设备质量不一。云计算在应用中对于终端硬件的要求不高，因而可以有效的避免这种质量和性能分布不均匀的现象，经济实力比较强的部门通过云计算技术的应用，在工作操作中无形的会带动经济实力较弱部门的发展，从而对于降低单位在基础设备方面的投入成本。
2.2 从资源共享的角度而言，云计算技术的应用有效的满足了用户共享资源的需求
行政后勤档案管理的根本依据在于存储一些有必要记录的数据资料并且能够便于今后的查阅，在有需要的时候方便进行资源的共享。在以往的档案管理中，大多数的资源都是依靠纸质存档，在有需要的时候不便于进行共享，而且容易导致资料的丢失。使用云计算的技术可以很好的规避这类问题，为用户提供个性化服务。
2.3 从资源的安全性角度而言，云计算功能具备较强的防御功能
在云计算技术出来之前，信息资源的存储以及共享对于终端用户的设备要求很高，即使如此，在设备遭受到病毒攻击的时候其防御力较差，容易导致数据资源的破坏，而互联网与安全协议之间的规定则是将档案管理的资源统一存储在档案云中，这样当一个用户终端遭到破会后会保证自其它设备上找到原由资源，通过复制便能够挽回丢失的损失，加大的便利了信息交流和获取途径。
3 云计算在行政后勤档案管理应用中遇到的挑战及应对策略
云计算虽然拥有诸多的优势但仍然避免不了一些问题的存在和冲击。首先便是网络安全问题，云计算借助的技术和体系就是互联网网络，而凡是借助互联网网络的终端都不可避免会遇到病毒及黑客等问题，行政后勤档案资料都是公司内部资料，如果遭到破坏或者泄露都会给公司造成一定的损失。
其次就是执行的国际标准问题，即运行协议和接口问题。可以看到现在社会上的很多产品就算其生产厂家不同，但是都会有一个统一的标准，就是因为该标准的存在才会方便很多用户购买产品后很好的去使用，而现在的问题就是怎么才能算是统一标准的云计算。云计算的存在是为了方便用户更好的进行档案的存储，因此对于其统一标准的执行最好是建立在以用户服务为根本出发点。
在云计算技术的应用中，适当的投入是很必要的，虽然在使用过程中难免会存在一定的困难及挑战，但是面临挑战应该勇敢的超越而不是退缩，以下就是针对挑战提出的几点有针对性的对策分析：
3.1 完善基础设施建设
虽然云计算技术对于用户终端设施的要求不高，但这并不意味着不需要对硬件、软件进行一定的资金投入，特别是这种服务性质的行业，必须要满足客户的需求，因此基础建设资金投入很重要。
3.2 制定安全监测环节和相关技术
考虑到档案资源的安全性问题，使用用户可以在登录前设置相应的账号和密码，以防被他人随意登录而造成资源的泄露。而针对档案内部管理，则需要设置更好的涉密信息以及拦截的方式，防止资源的泄露。
3.3 制动监督和管理机制
网络安全和管理问题一直都是信息化时代中的首要问题，因此可以在网络中制定相应的监督机制，加强各环节的相互监督，在一定程度上保障运行的安全性。
【关键词】依法行政；行政管理；执法
计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。
我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。
一、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
二、 如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。
在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。
（三）增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。
【参考文献】
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理. 2013（01） .
行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。
1 对《档案法》的认识与实施
《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：
把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]
1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]
从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。
把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。
档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。
2 《档案法》对档案行政管理权力的约束
《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：
2.1 管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面
2.1.1 管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。
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2.1. 2 管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。
2.2 具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。
2.2.1 对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。
2.2.2 对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。
2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。
2.2.4 对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表明不能随便行使这一权力。
3 超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象
3.1 扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。
3.2 扩大管理权限现象
3.2.1 扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。
3.2.2 “指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。
3.2.3 超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。
4 控制约束行政管理权力的趋势
依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。
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一、当前杭州市档案资源建设的现状
(一)档案资源来源的固定性。全市各级国家综合档案馆馆藏档案的来源，主要是靠按国家档案馆接受档案进馆标准要求，把机关、企事业单位形成的档案收集进馆来实现的。目前，基本形成了以各级各类档案室为基础，各级国家档案馆为主体，其他档案所有者为补充的建设格局和构造体系。根据接收进馆时间，截至2004年共有428家单位档案被接收进馆。
(二)档案资源、馆藏内容的扩展性。全市各级国家综合档案馆已着眼于在社会需求上下功夫，扩大档案收征集范围，改善档案收藏结构，增加了社会活动等方面的鲜活内容，及时开辟档案资源采集渠道，及时收集一些重大活动档案材料，开展现行文件收集和服务，大力加强社区和“三农”档案工作等，这些工作的有效开展，使档案资源建设触角由历史向现实延伸，由管理机关向社会基层组织延伸，由单一的机关纸质文书向多种类型多种载体文件材料延伸。为国家档案资源注入了新成分、新要素。
(三)档案资源的共享性。全市各级档案馆积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，积极利用现有的档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，逐步搭建网上档案馆检索平台，实现档案资源的合理配置，并为档案资源的社会共享提供了有效的技术保障和实现手段。据不完全统计，目前全市14个综合档案馆保存889641卷又133533件档案，各级各类档案室还保存1061287卷又748743件档案。市档案馆每年利用档案达2000余人次，11000多卷次，各城区档案馆利用档案基本每年为600多人次，利用档案3000余卷次，各级国家综合档案馆都有自己的网站，这些都为今后建立城市档案资源中心打下了基础。
二．在档案资源管理机制上杭州市与外市的比较
虽然全市各级国家综合档案馆在丰富官藏、改善馆藏结构上取得了一定的成效，但这仅仅局限在馆藏体系固定构成以及补充档案资源工作上，长期以来档案馆对机关单位形成的专业、专门档案一概没有接收，这就造成了全宗档案的割裂，档案馆收集进馆的馆藏档案很难做到能够反映出一定时期一定地区社会历史发展的基本面貌。尤其是传统的档案管理体制，使一个地区的档案资源，包括城建档案、房地产档案、国土资源档案、规划信息档案及其他专门档案分散在多个部门、多处地方存放保管，这种情况也使一个城市的档案资源很难得到有效共享，所拥有的馆库及保管设施很难得到充分利用。特别是很难担负起为党和政府决策，为社会各界和广大群众对档案资料需求提供快捷、准确、方便的全方位服务。由于管理机制问题，全市的行政执法也受到不同程度的影响，重复履行监督指导职能。通过调研，我们认为，深圳、顺德实行“三档合一”的新体制，有独特的三大优势：
第一，统一了管理，减少了重复，避免了扯皮。尤其是重点建设项目档案实行统一管理后，各建设单位就只须对国家综合档案馆一家，减少了以往各自存放同一档案的重复管理。同时，由于综合档案馆和城建档案馆合为一家，也避免了过去两家相互扯皮，争收档案之弊。
第二，整合了资源，丰富了综合档案馆馆藏。实行“三档合一”管理体制后，综合档案馆所保管的档案除了党政机关产生的文书档案和少数专门档案外，还包括全市、区的城建档案和房地产档案，档案门类得到极大的丰富，数量也得到增长。至2003年底，该馆馆藏档案达如余万卷，形成了颇具规模的档案资料库，方便了档案资源共享。
第三，档案工作进一步融入社会各个领域。城建、房地产档案并人综合档案馆后，到市区档案馆查阅利用档案、移交档案、咨询档案工作及有关政策、法规事宜等的办事人员比以前大为增多，档案部门与建设、规划国土部门及其他经济、司法部门的业务往来也随之增多，档案部门进一步打破封闭，加强了与各机关、团体和社会各界的相互了解，更加紧密地融人当地经济和社会发展，给档案馆工作和本地区档案事业的可持续发展注入了新的活力。
三、构建多元化的档案资源结构，树立“大档案”意识
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相继出台了《关于加强新时期档案工作的意见》，对新时期档案事业发展和档案工作提出了新的要求。“我们根据国家档案局制定的《全国档案馆网设置原则和布局方案》，合理确定国家档案资源的归属和流向。区、县(市)一般只设一个综合档案馆，不设部门(专业)档案馆……”并提出了要建立城市档案中心，构建多元化档案资源结构，科学整合档案资源。这无疑为我们在新时期加强档案事业发展提供了条件，创造了良好的政策环境。
(一)更新档案管理理念。全面建设小康社会的实践活动对档案工作提出了越来越广泛的需求，档案部门要满足这种日益增长的需求，必须不断解放思想，逐步确立资源优势和公共文化理念，到更广阔的领域和行业中开辟新的档案资源采集渠道，千方百计地为国家档案资源注入新成分、新要素。档案馆作为永久保管档案的基地，其馆藏档案应反映出一定时期本地区社会发展的基本历史面貌。依据档案法分级负责收集保管一定行政区域内形成的档案，要改变综合档案馆以接收党政档案为主的现象。要增强综合档案馆在档案资源建设中的核心地位，与各级专业档案馆联手统一管理。将档案资源建设纳入到整个社会的文化事业框架中。
(二)整合档案资源，增强大档案整体意识。全市的档案资料是一个整体，所以全市档案系统要打破“围墙”，整合资源，优势互补，上下联动，充分挖掘和利用全市的馆藏资源，使档案资源的运用活起来。加强国家档案资源的整体建设，要清楚界定各类档案馆的收集范围和档案流向。‘在“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。逐步实现档案物理资源、数据资源、应用系统整合，体现档案信息的系统性、有效性与共享性。
(三)创新“大档案”管理模式。要推进体制创新，发挥档案集合效应，方便社会公众利用。根据精简、统一、高效的原则，推进档案管理体制改革，积极探索建立城市档案中心和机关档案中心的新模式。从档案管理体制、服务方式等环节人手，实现档案管理模式的创新。
作为档案事业这一整体，在机构设置上应有一套合理的层级体系和管理规范，处理好专业(专门)档案馆与同级综合档案馆的关系，遏制住综合档案馆功能“弱化”的势头，增强其在档案资源社会共享中的核心地位。要在优化档案工作制度与创新档案工作理念的前提下明确档案部门和人员的合理分工与协作关系，不断提高工作效率，理顺与其他部门的关系，寻求工作上相互支持配合。
四、促进档案资源管理标准化，规范化
档案服务内涵要有新改进，要加强档案资源建设，通过法定途径把新形成的档案资源源源不断地补充到国家档案资源库中，并搞好鉴定工作，把更多应开放档案向社会开放。要加大档案资源管理标准化、规范化建设力度。目前各级国家档案行政管理部门在业务上履行指导职能，对国家专业专门档案馆、部门档案馆、企事业档案馆，应按综合档案馆的管理标准规范管理。有条件的甚至可以在体制上实行统一管理的前提下，充分发挥主观能动性，统一接收重大事件档案以及专业专门档案，通过各种形式的征收集，把档案馆档案资源建设提高到一个新水平，这样才能更好地面向社会，服务大众。
总之，国家综合档案馆几十年发展之路，其经验与教训证明，在县级甚至市(地)级，实行由一馆多种档案的实体合一统管，既可解决综合档案馆与各专业档案馆(室)之间的有形无形矛盾，又可从根本上解决一些主要专业档案的流向问题，使这些重要的专业档案归到国家综合档案馆中统管。
档案资源的流向与归宿。应遵循“区域覆盖”和“就近服务”的原则，一个地区内的机构(尤其是国家机构)形成的档案，都应该集中到该地区的国家综合档案馆统管。为当地经济建设和各项事业服务，成为当地社会公益事业的一部分。
