时间：2023-06-25 16:10:18
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案管理中的合同管理范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
（一）合同档案管理工作不受企业重视
目前很多企业的领导重视业绩高于一切，以为档案管理就是结束工作后的收集资料，也没有专设档案部门，这种不重视企业档案管理工作，没有完善的合同管理制度，对于合同管理过程中出现的问题没有及时认真的产生防范意识，导致部门和个人都没有明确的岗位责任心，更加没有监督和检查合同档案归档的完成情况，这就容易造成合同原件丢失，导致不必要的经济损失。此外，现在的合同管理人员大多是兼职，不是专业的合同人员，他们对自己的工作性质存在认知偏差，缺乏对于合同管理工作的基本认识，他们的合同管理知识体系不完善，甚至没有任何专业知识。正因为如此，他们在收集完档案资料后，很少会及时归纳整理，经常会出现由于不及时归档合同资料导致的合同档案整理工作混乱乃至停止的情况。除此之外，管理人员更换过于频繁也是合同档案管理工作错误频发的原因之一。
（二）合同档案资料收集困难
有效的合同包括当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、解决争议方法8要素，合同的起草、审核和履行更需要一连串的复杂环节。出于对自身利益的考虑，合作双方所拟定的合同都有不同的侧重点，各单位的下属职能部门所拟定和承办的合同内容也都存在差异。而为使合同能正常履行，需要所有责任方达成共识，并在合同上签字，使合同产生法律效益。这使得合同档案资料收集具有周期长，流程复杂等特点，增加了资料收集的困难性，和合同中途流失的风险，不利于部门开展合同收集工作。因此，在合同档案的收集管理工作中，常会产生合同档案收集中断、或是意见不统一又要重复协商的情况，这使得合同档案的完整性、及时性、规范性得不到有效保障。
（三）合同档案管理工作不够规范
大部分中小企业没有完整的合同归档管理工作管理办法，使得企业合同管理中，合同内容不完整成为了普遍?F象。有些合同承办人没有基本的合同法知识，法律知识体系不完善，也是导致合同内容不完整的原因之一。此外，合同格式的不规范，对合同档案的质量也有影响，合同承办人不尽责，缺乏责任心，在工作中经常会出现地址、数字、格式等可以避免的人为错误。在实际合同管理中，管理人员多会依照自已的思维和习惯来对合同档案进行归纳和分类，没有依托相应的合同管理专业制度，这会加重日后检索的困难，使需要归档的合同档案条目不清，难于整理。
2 企业档案管理工作改进意见
（一）统一企业合同档案的归档范围和分类方法
合同档案的分类整理说白了就是合同的分类整理，以项目建设企业为例，合同可以分为勘察、设计、设备采购、建安施工和监理等，在合同档案的归档管理工作中，可以根据不同的合同种类，将合同归档分为勘察、设计、采购、建安工程、监理、技术服务和其他等。再将合同文件按照合同前期准备文件、合同签订文件、合同执行文件分成三个类型。
另外，档案整理工作需要提高信息化水平，利用现代化的数据库及信息索引技术可以使工作效率得到明显提升。而信息化的前提就是统一合同文本格式、合同编码原则和附件清单内容等信息。
（二）明确企业合同档案的责任人和责任部门
根据《企业档案工作规范》中的规定，本项目负责人和企业内负责本项目的各承办或职能部门，有责任保证本项目或部门里的合同归档文件的完整性和系统性；项目文件形成者和企业内负责本项目的各承办或职能部门，应负责收集合同文件，并对合同文件的完整性、准确性和成果质量负责；需要归档的合同文件由档案室专职人员、承办合同部门人员，同时负责整理和收集，并对其整理质量负责。
合同归档管理工作的好坏直接影响企业未来的发展，企业领导应重视合同档案管理工作，制定切实可行的追责制度，将合同档案管理职责明确到部门及岗位职责上去，明确奖惩制度，对于出现问题的部门及个人予以适当的惩罚，对于业绩优秀的人员应予以嘉奖，以此来调动员工的主观积极性，培养更多热爱档案事业的年轻人。
（三）加强合同归档管理人员专业技能培训
企业管理人员应该定期给合同归档管理人员提供培训，逐步完善员工的法律知识和合同管理知识，提高员工业务综合水平。要求员工定期汇报工作情况，保证领导能够及时发现档案管理工作中存在的问题和隐患，提早解决。同时将绩效管理制度引入合同档案管理工作中，与奖金、晋级评定挂钩，加强合同管理人员的岗位责任心和自信心，增强员工主观能动性。此外，企业的合同归档管理人员应尽可能保持固定，培养专业人员，这样能保证合同档案归档工作的连续性。
合同管理人员本身也要积极提高自身综合业务水平，把握原则，懂得斡旋，当不同的合作单位之间，企业各部门之间，特别是领导与项目负责人之间存在意见分歧时，要勤跑腿，多动嘴，按照主要领导的主张去沟通，在沟通中求大同存小异。其次要变被动服务为主动服务，将满足用户的需求摆在首位。
（一）电子文件档案归档背景
随着电子商务、互联网等技术的发展，在21世纪的今天，产生的电子文件也越来越多，如何实现电子文件档案的归档，也就是安全的移交到档案馆、电子文件信息不受损害，以及电子档案的安全利用，是电子文件保护和使用的重要问题。目前，保护电子文件不被修改、盗窃、删除的技术途径主要是防火墙、存取权限控制、数据加密、数字水印、数字印章等①。
（二）3A安全技术的简单介绍
认证：认证提供了对用户的认证，通常采用用户输入输入用户名与密码来进行权限审。
其原理是每个用户都有一个唯一的权限获得标准。由AAA服务器将用户的标准同数据库中每个用户的标准一一核对。如果符合，那么对用户认证通过。如果不符合，则拒绝提供网络连接。
授权：比如，登陆系统后，用户可能会执行一些命令来进行操作，这时，授权过程会检测用户是否拥有执行这些命令的权限。简单而言，授权过程是一系列强迫策略的组合，包括：确定活动的种类或质量、资源或者用户被允许的服务有哪些。授权过程发生在认证上下文中。一旦用户通过了认证，他们也就被授予了相应的权限。
审计：这一过程将会计算用户在连接过程中消耗的资源数目。这些资源包括连接时间或者用户在连接过程中的收发流量等等。可以根据连接过程的统计日志以及用户信息，还有授权控制、账单、趋势分析、资源利用以及容量计划活动来执行帐户过程。
验证授权和帐户由AAA服务器来提供。AAA服务器是一个能够提供这三项服务的程序。当前同AAA服务器协作的网络连接服务器接口是“远程身份验证拨入用户服务 （RADIUS）”。
二、检察系统中电子档案归档安全性分析及不利因素
（一）影响电子档案安全性的不利因素
1.缺乏集中统一的用户身份认证机制
用户身份认证是建立安全应用系统的第一道防线，各类业务系统和设备管理的用户身份各自为政，互不相同，其认证的方式呈现多样化，用户登陆不同的业务系统可采用完全不同的登陆方式，管理员对于用户的管理在后台是分散的②。
2.缺乏集中统一的资源访问授权机制
各种业务系统对于资源的授权访问方式不同，资源访问授权分散于各类业务系统中，缺乏集中的资源访问授权，使得管理员对于配置细粒度资源访问以及授权往往感到力不从心。
3.缺乏集中统一的日志审计机制
同样，系统资源的访问日志以及系统资源的关键操作审计信息也是分散的，使得管理员对于系统安全时间的分析和追中变得十分复杂。
而3A安全技术可以很好的从认证、授权和审计这三个方面解决上述问题。
（二）电子文件档案归档的安全性分析
电子文件给档案带来了新的挑战，包括容易被删除和被篡改等问题。同时，产生的电子文件形式多样，复杂，量多阱及建立文件的系统的快速变化都是不小的问题。当前，我国主要对电子文件的元数据归档，电子文件的存储介质的安全保护和环境保护、电子文件存取访问控制等技术进行了大量研究。然而，由于电子文件数量的急剧增加和档案信息载体的多样化.档案保护理论与技术研究的范围和重点正在逐步扩大，从广义上来讲，电子文件归档的信息安全保障的内容包括档案信息内容安全、存储安全、系统安全、网络安全、利用安全和管理安全等③。基于以上原因，文章通过分析电子文件在移交归档与提供利用的安全需求和特点，在研究电子文件档案的安全架构基础上，提出一种运用XML技术.以数据安全为核心的具有真实性、完整性、可防篡改验的电子文件归档的安全方案…，实现基于网络的电子文件的安全移交，保证电子文件在移交过程中的真实性、完整性和安全性，以及实现电子文件档案在提供利用时提供合法性的证明，从而达到电子文件移交与利用的立体式、多层次的网络安全保障体系。
三、电子文件归档安全模式设计
上面从理论方面对解决档案归档进行了介绍，接下来，将从简单的模式设计思想方面来介绍如何运用3A技术在档案归档中解决真实性、完整性和不可篡改性这三性问题。设计思想的主体是基于XML的安全模式。
（一）基于XML的电子文件档案归档信息传输安全模式
整个模式可以划分为三个阶段：
第一阶段：归档单位对归档信息的收集处理。
第二阶段：档案馆对归档信息的存储处理。
按照归档方式分为逻辑归档和物理归档两类， 在归档信息收集过程中可分为归档文件与归档信息分离和归档信息封装归档文件两种形式进行。逻辑归档时，只将归档文件的相关信息生成传输信息； 而在物理归档时， 除了背景等相关信息外，在传输信息中还要将文件本身封装进去，从而达到物理归档的目的④。
（二）XML文档加密与解密
文档加密/ 解密包括文档加密、文件解密两过程
1.XML文档加密
（1）数字签名。进行数字签名过程是根据Head结点下的Signature结点信息，采用相应的签名算法（如RSA、哈希算法等）进行数字签名，然后将签名后的信息值封装入SignatureValue结点下，XML签名标准给出了多种可用签名算法。
（2）文档信息加密。文档加密算法可根据需要选择，如DES，RSA等，也可根据需要应用不同的加密强度，其选择是根据Head结点下Encryption结点中的信息。对要加密的结点其下的信息经过加密后封装称EncryptedData结点形式，加密后的信息存放在CipherValue结点下。
2.XML文档解密
（1）数字签名验证。字签名的目的是验证文档信息的发送者的合法性。在接收到文档后，就是对Head结点中的Signature结点下的信息应用解密模块进行数字签名验证。
（2）文档信息解密。文档的解密同样根据Head结点中的Encryption结点信息，利用解密模块对Body结点下的EncryptionData和FormatData结点下相应结点进行解密，得到文档的还原体。
保证电子文件归档的真实性、完整性和有效性除了要制定相应的管理制度管理规范， 更为重要的要靠必要的技术手段，文章针对电子文件归档过程的真实、完整、有效，简单提出了电子文件档案归档的安全模式的构想，为即将建立电子文件档案归档平台打下了坚实的安全基础。
注释：
①李仕宝，许宁，蔡彦虹.电子文件归档与电子档案管理初探[J].农 业科技管理，2005，24（5）：41-43.
②壬萍国.外电子文件档案长期存取技术追踪[J].情报科学，2002，20（2）：213-215.
【关键词】档案管理信息系统 院校教学 设计开发
21世纪，计算机技术的应用日渐广泛，借助其强大的数据归纳、处置功能，能够实现许多繁杂数据的妥善处理，将其应用于院校的档案管理中，能够极大的提高管理的效率和质量。随着技术应用的优势逐渐体现，档案管理信息系统成为各高等院校着力设计和开发的重要系统，对高校档案管理的发展起到无可取代的推动作用。
1 院校教学档案的基本内容
教学档案是高校在进行教W活动中形成的档案资料，包括文字、图表、音频、视频等，是高校发展的缩影，具有极高的纪念和参考价值。按照档案的内容分类，院校的教学档案大致分为以下几类：
1.1 文件、规定等政策性资料
该类别涵盖上级教育主管部门、学校、学院等下达的各类与教学活动相关的文件、规定，是对教学活动进行框架搭建、完善，制度体系理顺和重、难点问题处置的重要资料，应该将其作为重要的档案内容进行妥善的整理、归档。
1.2 教学大纲、培养目标等实践性资料
这是对教学的文件、规定的细化和落实，包括具体的教学培养目标、要求，专业设置和课程设计等。在此基础上，还应该对专业教学的教材、老师备课的教案和教学评价等进行整理，形成归档资料。
1.3 学生名册、成绩等学生资料
学生作为教学活动的对象，其个人资料是极为重要的，是教学档案的基础构成。概况来说，包括学生的姓名、籍贯等基本信息，所学专业级课程学习情况，在校表现和毕业跟踪等。是院校检验和反思自身教学质量的重要资料。
2 档案管理信息系统的功能需求分析
2.1 海量数据高速处理
毋庸置疑，院校的档案资料数据量是极为庞大的，且呈现显著的逐年增长态势，对信息系统的数据处理能力提出极高的要求，设计的档案管理信息系统必须能够快速存储和处理海量的教学档案，满足院校对档案管理工作的需要。
2.2 系统服务器虚拟化
伴随这数据总量的增加，院校的档案存储所需要的计算机硬件的容量大幅提高，导致相关费用占据院校财政支出的较大比例，给院校的发展造成极为不利的影响。鉴于此，应该借助先进的云技术，通过系统服务器的虚拟化降低对系统硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平台高效利用
档案管理信息系统的应用初衷在于提高档案管理和利用的便捷性。所以，应该顺应计算机终端的多元化发展潮流，构建计算机、手机等多种载体的档案管理系统平台，实现档案的高效利用。
2.4 档案管理安全防护
档案管理信息系统是依托网络构建的数字化档案管理体系，受到档案属性和网络特性的影响，系统的安全防护成为设计和开发的重点，应该设置相应的权限和访问限制，对用户进行分类和管理，以此提高档案管理的安全水平。
3 院校教学档案管理信息系统的功能架构
按照各自功能的差异，系统的功能架构分为三个层次，即平台层、档案管理层和业务规则模块。
3.1 平台层
所谓平台层是指档案管理信息系统的基本框架，包括管理系统的用户界面、基本的功能按钮和系统所能提供的基础服务等。该层次是教学档案管理信息系统的基础所在，直接关系到系统的功能性。因此，必须重视该层次的设计和开发工作。
3.2 档案管理层
档案关联信息系统是面向教师和学生的系统，理应包涵学生和教师两部分内容，进行设计时，应该对档案管理层进行分别设计，赋予不同的权限、功能和职能，确保用户身份与档案管理需求的相匹配。
3.3 业务规则模块
该模块是对档案管理工作进行梳理和归类，形成相应的数字档案管理体系，实现档案管理工作的信息化改进，形成体系齐全、架构合理的教学档案管理分支。
4 档案管理信息系统的设计与开发思路
4.1 系统设计与开发的软硬件设施
硬件是支持系统设计与开发的基础，应该根据院校的档案管理的内容、数据量和功能需求进行谨慎选择，确保功能与需求相适应。此外，还应该考虑系统未来升级的可能，注意其拓展性和兼容性。本系统打算采用B/S结构，前段页面采用jsp技术开发，后台程序基于Servlet+JavaBean技术及MySql数据库，系统的最终目标是大部分数据显示和操作都能再浏览器中完成，达到简单易用，权限明确，稳定，方便维护，扩展性良好的特点。
4.2 档案管理信息系统的设计与开发步骤
4.2.1 数据库的构建
对于院校的档案管理信息系统来说，数据库是数据存储、管理和调用的核心所在，应该高度重视，通过妥善的构建策略实现档案资料的合理存储。在进行设计时，首先对档案数据库的概念结构进行梳理，构建数据库结构图，之后进行数据模型的转化，形成精练的逻辑结构，进而构建数据库。
4.2.2 主界面的设计
主界面是系统面向用户的主要内容，其设置的合理性和便捷性直接关系到用户的使用体验。一般来说，档案管理信息系统的主界面采取菜单式设计，即在界面的左侧和上方设计对应各功能的菜单，通过鼠标单击即可完成相应功能菜单的调取，进而按照相应的指令进行操作完成档案的管理、查询等功能。
4.2.3 用户管理
从用户的账号功能角度分析，用户分为三类，一是教师、二是学生、三是管理员。进行设计时，应该确保管理员具备足够的权限，对系统进行日常的维护，确保系统的正常运行。与此同时，应该给予教师、学生不同的功能权限，使其能够有效利用档案管理信息系统。
4.2.4 附属功能的实现
在实际的档案管理工作中，涉及到打印、复制等多项内容，这是档案利用的主要途径，系统在进行设计时应该考虑此问题，留设相应的打印、复制接口，从而实现档案管理信息系统的打印、复制等附属功能，提高系统利用的便捷性。
5 结束语
综上，借助档案管理信息系统实现院校教学资料的有效管理是社会发展的需要，能够提高档案管理的效率和质量，应得到院校的支持，实现系统的快速构建和应用完善，发挥信息化的优势，推动数字化校园建设。
参考文献
[1]翟菲.舞蹈院校教学档案管理系统的设计与实现[J].教育科学：全文版，2016（06）：44-45.
[2]胡晓云.新建高校教学档案管理的问题分析与系统设计研究[J].佳木斯教育学院学报，2012（08）：89-90.
[3]赵翔.档案管理信息系统设计与开发[J].电脑编程技巧与维护，2013（24）：36-38.
各区（县）劳动和社会保障局、各职业介绍服务中心：
为了做好按提前退休工种办理退休工作，经研究，在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员中，符合提前退休工种条件的，可以办理退休。现将有关问题通知如下：
一、办理在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员按提前退休工种退休的有关工作，按照我局《关于严格按照国家规定办理企业职工退休有关问题的通知》（京劳社养发〔1999〕63号）的有关规定执行。
二、上述人员办理按提前退休工种退休时，个人提出申请由职业介绍服务中心或街道（镇）劳动科按规定填写《职工提前退休审批表》，报所在区、县劳动和社会保障局审批。
三、各单位在审批时，要严格进行审查，以存档前或失业前的档案明确记载为准，后补的材料无效。
【关键词】工程建设；合同管理；制度
1、合同的作用
在工程项目中，合同管理贯穿于工程的整个建设周期。在这个动态的管理过程中，只有在建设各方的共同合作下，才能确保进度管理目标得以实现。特别是大型的建设项目其建设规模大、投资多、周期长，参与建设单位间的关系复杂，这势必导致在建设过程积累大量的、各式各样的工程合同。工程合同的价值量和质量对企业尤其重要，直接影响企业建设工程施工全过程。作为衡量工程目标的主要依据，只有在确定工程的建设实施和合同管理同步进行的情况下，工程的竣工验收才能有效进行，由此可见，工程的合同管理直接关系着项目能否顺利开展竣工验收工作，做好工程建设合同管理工作也就显得十分重要了。它的作用主要体现在以下几个方面：
1.1合同是安排项目施工的指导性文件
每一个建筑单位都应该建立的合同管理制度。在签订合同后，合同管理人员要对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底，对合同的主要内容做出解释和说明，形成合同交底制度。工程的材料、设备应按合同约定的规格、数量、价格进行采购，工程的进度、质量等目标也需要根据合同要求组织施工，除此之外，项目部门还要根据工程合同中所规定的内容，进行工程施工组织、计划、竣工结算的编制和报送。
1.2合同是进行索赔的依据
合同索赔主要包括以下内容：一是由于业主违约引起，主要指业主未按《示范文本》规定完成应该完成的工作，以及未能按时拨付预付款、工程款，拖延图纸审批，拖延对承包方提出变更、索赔的答复等；二是由于工程项目本身变更引起，如工程量的变化、材料价格变化、现场签证等；三是由施工条件和环境变化引起，如一周内连续停水，停电超过8h，连续大雨不能进行室外作业等。
1.3合同是控制工程成本和进行竣工结算的依据
合同签订后，该工程的预算成本就可确定下来。组建项目班子时，根据预算成本按照市场法则确定责任成本，确定工程的人工费、材料费、机械台班费，及其它直接费和间接费等。项目经理组织施工时，首先可将以上费用分解到各分部、分项中去，其次可确定各岗位成本，一旦成本确定，就应合理用工、用料、控制人工费用、管理费用等，为节约工程开支、办理工程结算打下基础。
2、加强工程合同管理的措施
伴随着工程设计、实施、竣工验收、运行等阶段工作的开展，各参建单位之间的关系越来越复杂，最终在管理层上会形成一些具有保存价值的记录文件，它们的表现形式可以是多样的，并同时是工程建设与管理工作中的重要内容。当前情势下，很多工程合同管理工作却表现出一定的落后性和低效性，很难满足时代所赋予的新要求。为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，以提高合同的履约率、维护企业的合法权益和提高企业经济效益，个人建议做好以下几方面的工作：
2.1增强管理人员的档案意识
做好工程合同的管理工作，意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识，使他们知道自己承担着归档的法律义务，以及依法利用合同档案的权利。最后要说明的是，档案意识是合同管理人员的最基本的素质与要求，对合同管理工作起着至关键性的作用，这也是做好工程合同管理工作的可靠基础和基础前提。
2.2建立完善的管理制度
企业必须建立一套完善的合同管理制度，才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始，工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之，设置相关的机构部门与管理人员，并构建一个完整的管理体系，专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。除此之外，还应建立一套可靠的管理方针和实施细则，使每个档案管理人员都明确自己的管理职责，保证日常工作的规范，充分发挥工程合同在工程各个方面的作用。
2.3加强合同信息化建设
伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此，我们需要借助信息技术建立合同管理系统，如合同档案库、合同分析系统等。工程建设应该运用这点，充分利用先进的科学技术，开展档案的信息化管理工作，并建立合同档案数据库，加快合同信息化建设的节奏，全面提升工程的档案管理水平。
2.4加强专业知识的培训
要想要做好工程合同的管理工作，对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人员既要懂得档案管理的专业知识，全面了解合同的内容、特点、规律和方法，又要学习了解相关的管理法规，增强对工作岗位的责任心和使命感。由此可见，势必要加强对现行合同管理专业知识的培训工作，使工程从由始至终都规范化、标准化，增强工程管理的整体水平，保证工程资料的档案质量。
2.5严格控制竣工验收关
一般而言，工程在竣工验收前，都会对工程合同进行专项验收，一旦出现合同验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程合同资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。
3、结语
合同是企业安排施工、进行索赔、控制工程成本和进行竣工结算的依据，也为转移风险提供可能。所以企业不仅要重视合同的签订过程，还应重视合同管理，加强相关法律法规的培训与学习，提高制度建设水平，建立科学的合同管理体系。可见，加强合同管理更对合理确定和有效控制工程造价、提高投资效益有着重要意义。
参考文献
[1]李幼琴.建设工程合同管理探析[J].企业技术开发,2007,26（6）：54-55．
关键词：档案管理；合同档案；探讨
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02
合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。
一、健全规章制度，明确管理责任
合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。
在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。
二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性
（一）合同档案齐全完整的重要性
合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。
（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整
合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。
（三）合同档案的收集要求
合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。
三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编
（一）明确合同档案的归档范围
除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。
合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。
（二）合同档案的整理要求
合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。
（三）规范合同档案的分类整理
合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。
四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益
合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。
一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。
二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。
三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。
综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。
参考文献：
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。
笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。
1.合同档案的收集
合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。
企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。
2.合同档案的整理
收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。
2.1合同档案按照年度分类法
废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。
2.2编制合同档案目录
笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。
2.3填写备考表
备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。
3.合同档案的利用
铁路工程项目在合同管理标准化过程中应严格按照合同管理制度动态化、合同分类清晰化、合同成本目标化、合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化、合同档案管理部门化、过程化、常态化、合同管理相关岗位互控化的原则进行管理。
一、合同管理制度动态化
没有规矩不成方圆。任何一个机构都要有自己的管理制度。制度的建立是基础，制度的执行是关键。制度的建立不是一件一劳永逸的事情，项目管理机构建立之初的制度随着管理工作的推进，管理范围和形势的变化，很多制度已经成为工作的制约和瓶颈。所谓不破不立，对原有制度的修订和改进是一个永远都没有止境的工作。比如项目管理机构建立之初的合同内审制度一般是比较粗糙的，审核部门少，在合同执行过程中出现很多人不知情，对合同的顺利履行有一定的影响，于是内部审批制度就改成所有部门负责人都参与的人人皆知的制度，但在这一制度的执行过程中又发现这样的内审制度有着主次不清的毛病。目前内审制度经过调整已经变得主次分明、合理有效了。举这样一个例子，只是说明合同管理制度化，不只是包含对既有制度的执行，还应该包含对制度的修正。即合同管理制度动态化。
二、合同分类清晰化
项目管理机构管理的项目种类多，既有地方项目，又有更新改造项目又有国家铁路建设项目，还有保密项目。这给合同管理工作带来一定的挑战。经手的各类合同既要符合国家的法律、地方法规、行业的规章，又要符合铁道部和铁路局相关规定，这就需要吃透大量法规和路局文件，才能做到拿到一个合同就知道从哪里下手办理。项目管理机构须针对本项目常见的合同整理出一套细化的合同办理思路，拿到任何一个合同，就把它放到这个框架中，也就是对合同进行分类，按类办理。
对合同的清晰分类看似是合同管理中不值得一提的小事，但却直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同审计等工作带来坏的影响，必须引起足够重视。
三、合同成本目标化
项目管理机构投资控制的任务很重。由于工期长、经济形势变化快，鉴修概算批复期的物价指数、人工成本等影响合同成本的因素在项目中相关合同实际签订时会有较大的变化，当然这种变化有时是对成本控制有利的，但大多数时候是不利的。这就对合同签订的成本控制提出了较高的要求：不超概算为基本目标，能有所降造、合同成本最小化是最终目标。为了实现这一目标，项目管理机构在合同管理中以合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化为原则，为这一目标的实现提供了很好的保证。
四、合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化
项目管理机构须形成较为合理的合同签订过程管理程序。由于项目管理机构签订的合同大多数具有较多的专业元素，这就决定了专业工程师（包括物资）在合同签订中的主导地位，这并不是说专业工程师就是万能的，由于合同主管和财务主管部门人员位于合同签订过程的下游，在多年的工作中积累了大量经验，因此，合同签订前的合同洽商，由承办人与合同相对方进行联络、沟通、洽商，计财部等其他部门在概预算情况、类似合同文本提供等方面配合合同承办部门的工作。如需要组织洽商会议的，由经办人组织。洽商前由合同经办人将合同概况、合同谈判进展、谈判难点、拟谈判内容、谈判原则等告知主管领导和相关参加洽商人员，洽商后由合同经办人将合同谈判内容和进展、结果形成合同谈判登记记录，作为合同档案的一部分。
这样的机制保证了合同一直处于有人主管的状态中，因为合同后期的履行和监管主要是由主管工程师负责的，由于各相关部门人员都参与了合同的签订洽商，熟知合同的技术要求、验工、付款等条款，从而使合同执行过程各部门之间的磨合和协调过程提前，从而最大程度减少了合同执行成本。
这样的机制又保证了合同成本的可控。所谓三个臭皮匠顶一个诸葛亮。主管工程师在技术上是有优势的，对合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相关价格依据，但在价格谈判上可能缺少相应技巧，因此项目管理机构的价格谈判就分为三个层次：主管工程师层次；合同洽商会议层次；项目负责人层次。一个合同经过这样三个层次的把控，经过多几个人的慧眼识别，就能很好发现对方报价中隐藏的陷阱，才能从根本上降低成本，最大限度实现合同成本控制目标。
五、合同档案管理部门化、过程化、常态化
毫无疑问，合同签订过程至关重要，但中国人常说盖棺定论，可见结局也同样不可小视。法律工作尤其重视证据，而合同管理中的档案管理工作就是一个收集证据的过程。项目管理机构要非常重视合同档案的归集、整理工作。合同承办人按项目管理机构合同管理部门要求跟踪合同履行结束前相关情况，并围绕合同收集、管理和保管合同签订前、合同签订、合同履行和合同结束各个环节形成的合同相关资料。原则上在合同履行结束后十日内将上述资料归档、装订成册并形成资料清单送交合同管理员；合同管理员在合同签订履行过程中也及时收集合同审查、签订过程中散落在各处的相关资料、如果参加合同洽商，也要及时协助经办人做好会议记录登记整理工作，一边形成完备的合同档案。
合同档案管理不能等到合同履行完毕了再去收集资料，那时已经为时过晚，所以档案管理的过程化、常态化非常重要，洽商记录不过夜，合同签订登记表填制不过夜。
另外，项目管理机构还要对已经签订的合同建立合同档案路径管理目录。在档案路径管理目录的指引下，就能顺藤摸瓜，找到存放在综合部、物资、工程、安质、财务部门的批准文件、相关招投标资料、图纸、验工计价、财务付款凭证等资料。
对于比较重要的合同文件资料，可建立扫描版的电子档案，以便于使用。
六、合同管理相关岗位互控化
关键词：建设项目；档案管理；管理模式；合同化
近年来，随着建设领域的市场化和投资主体的多元化发展，项目管理变得急功近利，建设领域的“三重三轻”现象日益凸现，即重项目投资、进度和质量管理轻项目档案管理；重档案验收前突击整理轻项目建设中对档案的过程管理；重项目档案的齐全完整轻对项目档案进行规范化整理。上述现象导致项目档案管理中通常采取的“源头控制”、“全过程管理”等措施因缺乏约束力而收效甚微。因此，亟须创新建设项目档案管理模式，提升档案部门“话语权”，加大对项目档案管控力度，补上建设项目档案管理的“短板”。笔者经过多年的建设项目档案管理实践和探索，认为建设项目档案合同化管理模式有利于实现项目档案的科学、有效管理，下面，从三个方面进行分析探讨。
1 建设项目档案合同化管理模式的可行性分析
建设项目档案合同化管理模式即在合同条款中明确项目档案的质量要求、管理职责、违约责任，通过履行合同条款实现项目档案规范化管理的工作机制。笔者认为，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 从法定依据分析。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）第4.2款明确规定“在签订项目设计、施工、监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任”。[1]另外，由于合同是联系业主和参建单位的桥梁和纽带，项目实施的过程也是合同履行的过程，项目档案管理作为项目管理工作的重要组成部分，理应通过合同的订立和履行来实现。因此，通过强化合同管理来实现项目档案的规范化管理具有法定依据。[2]
1.2 从业务需求分析。项目档案作为项目建设的历史见证，业主和参建单位都期望进行规范化管理，便于日后查考利用。但由于一些参建人员的专业技能不能满足项目档案科学管理的需要，需要建设单位档案部门的业务指导和培训。而建设单位档案部门由于工作千头万绪，不可能在项目档案管理中事必躬亲，需要参建单位担负起项目档案的收集、整理和归档责任，双方互补性强，容易对合同中的档案管理条款达成共识。
1.3 从预期效果分析。建设项目的合同涵盖设计、施工、监理、采购、环保、地质勘测等种类，涉及所有参建单位，覆盖所有建设环节，项目建设过程中产生的每一份档案资料均可以通过合同条款的履行实现无缝管理。不会导致无主档案或责任缺失的情况发生，有利于项目档案的齐全、完整和有效管理。同时，因合同具有法律约束力，可以有效规避传统管理模式缺乏管控手段的弊端，预期效果明显。
2 建设项目档案合同化管理模式的基本框架
2.1 规范招标文件，为建设项目档案合同化管理打好基础。在传统管理模式下，因多数招标文件很少涉及档案管理的具体内容，导致在合同中增加档案管理条款时，遭到合同乙方的抵制。为此，经与相关部门充分沟通和协调，在项目招标书中增加了档案管理的具体要求，投标方需对档案管理条款进行点对点应答，作为中标单位签订合同的依据，避免了在合同签订和履行中出现推诿“扯皮”现象，为项目档案合同化管理提供了依据，奠定了基础。
2.2 固化参建单位职责，为建设项目档案合同化管理提供法律保障。合同作为固化签约方权利义务关系的载体，合同约定的内容直接影响项目档案管理的效果，因此，合同内容既要全面，又要突出重点，既要措施有力，又要具有可操作性，既要权责明晰，又要赏罚分明，大体包括以下三个方面：
2.2.1 质量要求。为确保项目档案的完整、准确、系统和安全，合同条款应对项目档案的形成、积累、整理、验收、归档工作提出具体的质量要求：①项目档案载体及字迹材料要求；②项目档案的归档范围；③项目档案的整理规范；④项目档案的验收内容及评分细则；⑤项目档案的归档要求。
2.2.2 管理职责。合同条款在确定参建单位的管理职责时，应总分结合，职责明晰，形成横向到底、纵向到边的项目档案管理网络，便于参建单位各司其职，各负其责，共同做好项目档案管理工作。由于监理单位负责对项目进行投资、进度和质量控制，在监理合同中明确并落实监理单位在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]具体来讲，建设单位负责前期依据性文件及竣工验收后形成的各类文件的收集和整理，勘察设计单位负责勘察设计文件的收集整理，施工单位负责竣工技术文件的收集和整理，供货单位负责设备随机资料、安装调试、软件研发、功能测试等文件的收集和整理，监理单位除负责监理文件的收集整理外，负责汇总各单位移交的归档文件，并编制移交清册。
2.2.3 违约责任。为提高参建单位对项目档案的重视程度，合同应设立档案质量保证金条款。根据投资规模，保证金的比例一般占合同额的0.5%～3%，如果验收时档案综合评定分数在90分以上（含90分），竣工验收后一个月内全额退还档案质保金；如果档案评定分数在60分～90分之间（含60分），则扣除档案质量保证金的30%并要求限期整改；若档案评定分数在60分以下，则没收全部档案质保金，将其中一部分作为聘请专业档案服务机构进行整理的经费。
2.3 强化项目法人管理义务，为建设项目档案合同化管理提供组织保障。建设单位作为项目建设的法人代表，是项目档案管理工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。除做好本身的档案收集、整理工作外，还要对勘察、设计、施工、监理、环保、供货等单位进行监督、指导、培训、检查等，合同条款应明确项目法人的权利义务：
①审阅监理周报，建设单位档案部门应通过监理周报对档案管理工作进行动态监控，发现问题及时纠正。②编制项目档案管理手册，将有关项目档案管理制度和业务规范编制成册，通过多种形式对相关人员进行档案业务培训，提高项目专兼职档案人员业务技能。③邀请行业主管机关档案部门或档案行政管理机关对项目档案的管理情况进行检查指导，加强过程管控，消除隐患，防患于未然。④组织项目档案竣工验收。根据合同条款中档案验收评分细则，对项目档案的组织管理情况、齐全完整性、数据的准确性、编目整理情况、安全保管情况逐项打分，确定档案验收等级。
2.4 严格落实质量保证金支付会签制度，为建设项目档案合同化管理提供管控手段。为增强档案质量保证金的管控效果，笔者所在单位采取了质保金支付会签制度，即向参建单位支付档案质量保证金，应履行项目主管部门、财务部门、档案部门三方会签制度，只有三方全部签字同意，方可进行款项支付。[4]档案质量保证金是项目档案管理实践中摸索的行之有效的方法，对提高参建单位对档案工作的重视程度，提高参建人员的档案意识，提升档案部门在项目建设中的话语权，提升项目档案管理水平具有重要意义。
3 项目档案合同化管理应注意的几个问题
为让合同化管理模式切实取得成效，真正体现出传统管理模式不具有的法律约束力、经济管控力等优势，在实施过程中应处理好以下几个问题：
3.1 加强沟通协调。建设项目档案合同化管理模式的顺利实施，需要同很多部门进行充分的沟通和协调，在取得理解和支持的基础上，积极促进建设流程的再造，例如：在项目招标书的编制中增加档案部门会审职责，在合同签订中增加档案部门会签环节，在竣工验收中强化档案部门的组织管理职责，在档案质保金支付中赋予档案部门“一票否决权”，提高档案部门在项目管理中的话语权，以增强管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。单纯采用合同控制建设工程档案质量，容易产生抵触情绪，必须建立和完善一系列档案管理制度、项目档案业务规范，[5]在项目档案的形成、收集、积累、整理、验收、移交归档等工作中做到有据可依，减少管理的随意性，增加管理的合法性，做到规范、有序，为合同化管理顺利实施保驾护航。
3.3 量化考核指标。在项目档案合同化管理中应改变“做多做少一个样，做好做坏一个样”的“大锅饭”考评机制，完善正向激励措施，量化考核指标。例如：将项目档案验收结果作为建设单位档案部门年度绩效考核的加（减）分项目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相关人员尽职尽责做好项目档案管理工作。
3.4 推行项目档案管理后评价。建设单位档案部门应积极推行项目档案管理后评价制度，在竣工验收后审视各个工作环节和做法的利弊得失，汲取经验教训，进一步改进工作方法，优化工作流程，完善作业模式，确保建设项目档案管理机制的运行活力。同时，将项目档案管理后评价同合同争议解决结合起来，在实践中摸索管控分歧和解决争议的有效途径和方法，并逐步优化、完善合同条款，促使项目档案合同化管理模式日臻完善。
结论：实践证明，建设项目档案合同化管理模式有利于提升档案部门在项目档案管理中的话语权，通过合同管理强化项目档案管理，目标明确、措施具体、管控有力，为项目档案的科学、有效管理提供一种新的思路和模式。
参考文献：
[1]DA/T28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].
[2]刘海波.合同管理强化建设项目档案管理的做法[J].中国档案，2010（9）：50～51.
[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案，2008（3）：25～26.
[4]李金峰.项目文档管理纳入合同管理的思考与实践[J].档案时空，2012（8）：25～26.
