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1.1 基建档案收集不够齐全
工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。
1.2 基建档案内容质量与实际不符
基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。
1.3 文件填写或书写签字不规范
由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。
2 医院基建档案存在问题的原因
医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。
3 医院基建档案管理的对策
3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键
医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。
3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证
基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。
3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础
基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。
关键词：高等院校；基建档案；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年10月23日
高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分，尤其是随着近几年来高校不断扩招，其基础设施的建设也比较频繁，所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而，目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处，从而影响了高校管理工作的正常开展。因此，本文在论述高校基建档案特点的基础上，提出了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而针对这些问题出现的原因，提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。
一、高校基建档案主要特点
高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同，其主要特点体现在以下几个方面：第一，独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性，每个高校基建档案都需要进行分开装卷，同时需要根据工程的不同阶段，将相关的资料准备完善；第二，广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多，同时规模大小也不尽相同，所以说高校基建档案的来源比较广泛，参与高校基建项目的人员比较多，资料相对来讲比较复杂；第三，实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分，对于促进高校的发展有着重要意义，所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息，同时也记录着重要人员的信息等等；第四，长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长，从高校基建工程的开始到基建工程的结束，这一时期的资料都需要进行整理，所以是一个较为长期的过程。
二、目前高校基建档案管理中存在的问题
高校基建档案的内容比较复杂，而且管理的信息也比较多，这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而，通过本文的调查和研究得知，目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。
（一）没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。对于很多高校来讲，并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，主要体现在以下几点：第一，缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传，使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建档案中信息的缺失，从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，高校基建档案管理工作需要的设施不全，由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视，从而使得高校基建档案管理过程中，缺乏一定的资金和资源的投入，因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。
（二）缺乏完善的高校基建档案管理制度。虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要体现在以下方面：第一，部分高校缺乏相应的管理制度，从而无法对高校基建档案管理工作进行约束，因此造成了高校基建档案管理工作的混乱，无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展；第二，一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度，但是制度缺乏一定的完善性，无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导；同时，很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中，没有完全按照规章制度进行，从而影响了高校基建档案管理工作的开展。
（三）管理人员素质有待提高。高校基建档案管理工作的开展，离不开管理人员的用心工作。但是，通过本文的调查和研究得知，目前高校基建档案管理人员的素质有待提高，主要体现在以下几点：第一，高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高，但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理，从而无法顺利地完成档案的管理工作；第二，目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序，但是很多管理人员不具备计算机等相关知识，无法更好地完成高校基建档案的管理工作，影响了高校基建档案管理工作的效率。
三、完善高校基建档案管理工作的相关措施
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点，同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以，在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题，从而影响了高校基建档案管理工作的开展，因此为了更好地完善对高校基建档案的管理，可以参考以下几点：
（一）重视高校基建档案管理工作。对于很多高校来讲，忽视了高校基建档案管理工作，这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素，所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展，必须要重视高校基建档案管理工作，为此可以做到以下几点：第一，积极宣传高校基建档案管理工作的重要性，使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，能够在实际工作中更好地约束自身的行为，促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，增加对高校基建档案管理工作的投入，使得档案管理人员能够利用先进的管理设备，从而提高高校基建档案管理工作的效率，更好地为高校管理工作进行服务。
（二）完善高校基建档案管理规章制度。建立完善的高校基建档案管理制度，能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展，同时对管理人员的行为进行约束。因此，完善高校基建档案管理工作的规章制度，也是促进管理工作顺利开展的重要措施，为此可以做到以下几点：第一，补充高校基建档案管理工作的重要细节，在进行高校基建档案管理工作的过程中，很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展，所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度，能够更好地引起管理人员的重视，从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中，由于学校自身的特点其侧重点有所不同，所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不断弥补高校基建档案管理工作的不足，可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。
（三）促进高校基建档案管理工作信息化。目前，我国信息化的时代已经到来，信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利，同时也改变了人们的工作方式，因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率，需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化，为此可以做到以下几点：第一，需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源，例如：计算机设备、办公设备、网络设备等，这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础；第二，在对高校基建档案进行管理的过程中，除了需要保留纸质版的档案之外，还可以建立电子版的档案，这样能够方便地对档案进行复制和存储，有利于更好地进行高校基建档案的保护。
（四）进一步提高高校基建档案管理人员素质。高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素，所以为了更好地进行高校基建档案管理工作，需要进一步提高管理人员的素质，为此应做到以下几点：第一，对档案管理人员进行培训和教育，使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性，同时能够使其熟悉相关的规章制度，在实际工作中按照规章制度约束自身的行为；第二，提高管理人员的操作技能，随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善，对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促进管理人员信息技术的提升，才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求，进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。
四、小结
通过以上的分析和论述可知，高校基建档案对于高校来讲是非常重要的，是保证高校有序发展的重要前提。因此，本文在分析高校基建档案特点的基础上，论述了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施，相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善，能够更好地对高校基建档案进行管理，从而促进高校管理工作的进一步开展。
主要参考文献：
[1]林婉如.对优化高校基建档案管理工作的探讨[J].惠州学院学报（社会科学版），2010.4.
关键词：医院基建档案；信息资源；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：医院基建档案管理的问题与对策
收录日期：2013年7月30日
基建档案的管理是整个基本建设管理中一项重要的基础工作，已渐渐成为医院工程建设项目的重要依据。基建档案不仅涉及到建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，还涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件及交付使用过程中的改建、装修、设备安装施工过程和结果的记录等。为了不断提高医院基本建设项目的质量和效益，充分发挥基建项目在医院工作的作用，规范医院建设工程文件的归档整理，保障医院基本建设档案资料能够准确、完整、长期、有效地保存并能够保障、快速地为需求提供所需的服务，医院应当加强基本建设档案资料管理工作。
一、基建档案在医院建设中的作用
1、基建档案为医院现状布局和远景规划提供重要依据。医院基建档案是医院基本建设活动过程中的一项重要组成部分，又是医院建设发展的重要基础和依据。档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、扩建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，因此为医院现状布局和远景规划提供了重要依据。
2、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。医院要发展，就必然加大投入力度，既要建设新区又要改造旧区，还有日常的维修管理，经常引起纵横交错复杂矛盾，要解决好这些问题，就要健全法制和依靠基建档案。例如，我院随着总体规划的逐步进行，从二部的建设到一部院内住院部的改造装修到营养部、图书馆楼的改建到急门诊的改扩建，又到三部的建设，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要通过查考许多过去的相关资料，掌握历史的资料，从而确定新的建设总体规划。这样不仅可以加快建设速度，还可以提高设计质量及经济效益。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案是医院工程建设的真实记录，它客观地记载了当时的历史情况，反映了医院基本建设的完整过程，为医院领导班子决策提供依据，因此基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。
二、医院基建档案管理工作中存在的问题
1、档案管理人员知识缺乏。从事档案管理工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对基建档案管理知识了解得不够，导致对基建档案管理重要性的思想认识不够。在工作中发现相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有填写，或编号较乱，没有编号或重复编号的等问题没有及时发现，使案卷管理不规范的现象较普遍。
2、档案管理意识不强。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业技术知识和工作程序，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，再加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案资料流向不清，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
3、档案管理制度不健全。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，各部门没有制定相关基建档案的收集、管理制度，使基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，存在“重工程建设，轻档案管理”思想，工程项目管理和技术文件资料出现分散、损坏、丢失等情况，制约了档案管理工作的持续发展。
三、医院基建档案管理改进措施
1、提高基建档案管理人员素质。提高基建档案管理人员的意识，加强对基建档案管理人员的业务培训工作。正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，通过了解基建工程建设程序和基建专业知识，掌握基建档案管理知识及整理规范操作方法，让每个工作人员都了解、重视基建档案管理工作，平日注意学习新技术，紧密联系改革、技术、发展的新要求，努力提高自己的业务素质和科学知识，拓宽知识面，优化知识结构，做好基建档案管理工作，提升医院管理水平和基建工程建设水平。
2、建立健全基建档案管理制度。建立健全基建档案管理制度并严格执行，是做好基建档案管理的基础。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，应配备专职档案人员，明确各自管理职责，细化各项制度，真正落实到部门和人员责任中。严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3、加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。医院基建档案是医院全部基建活动的真实记录，是医院宝贵的历史资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。为此，医院基建档案是医院管理工作的重要环节，对医院效益产生重要影响，是医院提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。因此，要加强医院基建档案的科学化管理，加强硬件建设，实行基建档案现代化专业管理模式，建立基建档案管理网络体系，深化职能，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率，使医院的基建档案资料能更好地为医院的建设事业不断发挥借鉴与参考的作用。
随着医疗事业改革的进行和深入，医院的发展规模也不断扩大，基建档案随之也越来越体现出它的重要性。做好基建档案管理工作，保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要。
主要参考文献：
[1]赵霞.浅谈医院基建档案的管理[J].中华现代医院管理杂志，2006.4.
[2]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志，2004.5.
高校基建档案是指高校在工程建设过程中形成的，是高校工程建设全过程中活动的直接记录，是基础设施建设历史的真实写照，也是涉及各方权益的依据与凭证，是学校档案的重要组成部分。随着高校基础设施建设的快速发展，基建档案管理也越来越受到高校管理部门的重视。
一、高校基建档案的作用
（一）历史记录作用。高校基建档案能够记载学校内各建筑物、构筑物的具置，真实地反映建筑物的建设全过程本文由收集整理，包含：工程投资计划→工程立项批文→工程地质勘查→工程图纸设计→工程招、投标→工程合同→工程施工进程→工程竣工验收→工程决算→工程交付使用及工程设计变更等全过程的资料与文件。包含大量的图纸、图表、照片、录像、文字等，它能够把整个工程建设过程具体、直观、清楚地显现出来，所含有的是大量有价值的信息。现今的各种统计、报表、维修、改扩建等工作离开基建档案都将寸步难行。
（二）凭证作用。高校基建档案包含大量依据性文件，如上级的工程立项批文，以及政府相关部门的各种批文，如土地、消防、抗震、防雷、质量监督、墙改节能、环境保护等相关批文，这些真实地记录了当时的历史情况，对今后的房产证办理、工程事故处理、工程纠纷、土地纠纷等都起着重要的依据和凭证作用。
（三）参考作用。当工程项目进行改扩建、管网维修时，就需要完整的基建档案资料作为参考，研究和分析工程的实际情况，快速、准确地制定出具体的施工方案或施工图纸，这样既可以避免设计的盲目性，节省时间，又可减少工作量，少走弯路，加快工程进度，提高工作效率。因此，基建档案具有不可低估的参考作用。
（四）增值作用。工程项目需要进行改扩建、管网维修时，如果没有准确的工程档案作为参考，将不知如何下手，甚至造成很大的浪费。例如，管网维修时，如果有具体的管道平面图，就会快速准确地确定管道的具置，就不会出现刨了埋，埋了再刨的现象，这样不仅提高了工作效率，更重要的是节约了人力、物力、财力，直接起到增值作用，提高了经济效益。由此可见，基建档案具有增值作用。
二、高校基建档案管理中存在的问题
（一）档案材料不够完整。基建工程由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及归档文件套数多等因素，致使基建档案数量很庞杂。在实际工作中，不少高校的工程档案不完整。有些是分散在承办部门和技术人员的手中；有些是因为没有及时进行整理、分类，随意放置，致使部分资料丢失，导致档案资料不完整，不能保持其成套性、系统性、准确性，直接影响了基建档案的质量。
（二）档案意识不强，编制质量不高。由于高校对基建档案重视程度不高，导致档案的收集、整理、编制时随意性很大。图纸在施工过程保管不善、丢失、磨损及污染很严重，造成图纸破旧不堪。有些资料多次涂改导致面目全非。很多资料不符合归档规范要求。
（三）缺乏档案专业人员。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的综合性专业人员，档案员多数由基建技术员或者专业档案员兼职。基建技术员多数对档案知识和技能不熟悉，未接受过档案方面正规培训，对资料不能正确地进行整理、立卷、归档；因为基建工作具有很强的专业性，专业档案员不熟悉基建业务，不清楚需要归档的资料的范围，加上工程参建单位的档案力量不足，工程交工后带走大部分资料，导致档案资料不完整。
（四）缺乏有效的管理和约束机制。大部分领导重视工程前期工作，如工程的立项、开工、施工进度、工程质量、投资控制等工作，却对工程档案管理不够重视，这就造成高校基建档案管理工作缺乏统一的约束机制以及有效的管理手段。对归档的范围和具体要求等没有明确的规定，无章可循、无法可依，不能及时检查和总结，致使基建档案归档滞后、质量不高。
三、做好高校基建档案管理的措施
（一）展开宣传，增强档案意识。首先，要加大宣传力度，使大家了解《档案法》的具体内容；其次，领导需加强对档案工作的重视和支持，这是增强档案意识的关键；最后，强化档案管理人员的意识，由于基建档案员大多是兼职，应不断提高档案管理意识。在实际工作中不断地更新观念，努力开拓信息资源，提高档案管理质量。
（二）设立专职基建档案员，提高业务水平。基建档案管理工作是一项专业性很强的工作。不仅要有工程建设管理方面的专业知识，还要有档案管理方面的专业知识，因此必须选配和培养有一定专业知识的管理人才担任专职基建档案员。同时，档案管理人员要定期参加相关专业知识培训，在掌握档案管理工作的先进方法的同时不断提高专业知识。
（三）构建制度体系，完善约束机制。基建档案工作具有科学性、系统性、条理性、严谨性、特定性等特点。工程档案的质量关键在于制度。因此，应当制定出一套切实可行的规章制度。首先，要在学校设立档案管理机构，同时制定岗位职责，基建部门设专人负责。其次，建立标准化制度，使档案管理工作各个环节都按相应的标准进行，做到有法可依，有章可循。
论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。
2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强对有关人员的培训
一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。
关键词：高校基建档案；档案管理；问题；对策
随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。
一、高校基建档案管理工作的特点
在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。
三、提高高校基建档案管理工作的策略
（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。
综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。
作者:黄海铿 单位:潮州广播电视大学
参考文献：
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[2]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊(中旬刊)，2015（10）.
[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.
[4]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报，2013（8）：94-97.
[5]贠卫祺.高校基建档案管理工作的问题及对策研究[J].江西建材，2015（5）：253.
一、我国基建档案管理存在的问题
基建档案不仅是一个工程项目在施工建设过程中最为真实的记录和反映，也是一个单位建设发展的重要依据和基础。随着我国各个单位基础设施建设数量的增多，基建档案管理的越来越复杂，难度越来越大，重要性也得以体现。但是，我国基建档案管理水平较为滞后的问题仍然比较突出，主要体现在以下三个方面：
第一，基建档案管理重视程度不够。一般而言，基建工程项目周期短则几个月，半年，长则几年。但是，对于基建工程管理而言，场所是临时租借、人员是临时抽调、班子是临时组合、机构是临时成立，所以，有些项目管理人员往往过于关注项目施工建设，而对于基建档案材料的搜集整理存在重视程度不够的问题，甚至片面认为基建档案管理浪费时间精力。在项目施工建设中，只注重施工进度而不注重工程资料；基建档案管理较为混乱，管理人员因为是临时抽调的，所以基建档案资料也是人走楼空；有的项目施工负责人员根本不重视对基建档案的搜集整理，用完即扔；在基建施工过程中，未能做到档案资料的同步搜集整理，造成档案资料的失实遗漏。
第二，基建档案管理缺少规范性。随着我国社会主义市场经济体制的转型建设，基础设施工程项目在建设、管理、投资等方面都发生了较大变化，例如，原有的基建项目建设用地基本上都是由国家划拨而来的，但是在市场经济体制下，基建项目更多是通过竞拍才能获得的，而且在项目建设过程中，监理单位和施工单位也必须要通过招投标程序才能够产生；在项目施工建设过程中，都经历了征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等建设过程，在这些基建项目建设过程中，都离不开项目运作，这是基建档案管理所面临的一个新的重要变化，直接增加了基建档案管理的内容，使基建档案建设的程序更为复杂化。但是，应该说基建档案管理的每次改革和每个变化都是一个新的学习过程，都是一个新的尝试，而在这个学习尝试的过程中，我国基建档案管理缺乏规范性指导，对于基建档案的使用、归档、整理、搜集都缺少实施标准。
第三，缺少足够胜任新形势下基建档案管理人员。目前，我国基建档案管理在人员素质技能方面存在两类问题：首先，由于大部分基建档案管理人员基本上都是临时指派的，缺少系统性的档案管理培训，对于档案管理业务不熟悉，缺少档案管理专业知识，难以有效进行档案的搜集整理、归档、开发利用；其次，在基建工程施工过程中往往面临着人手缺少问题，档案管理人员往往也是兼职的，其业务较为繁杂，工作量较大，对于档案工作往往也是出于疲惫应付状态，在档案管理方法和手段方面就更加落后，难以使用现代化管理手段进行编目、检索、开发、利用。
二、我国基建档案管理完善对策
第一，要不断增加基建档案管理部门的服务意识。基建档案管理利用不仅是档案管理工作的职责，也是档案管理工作的中心内容。但是，就基建档案管理的实际现状来看，基建档案的利用率较低，之所以出现这样的问题，其主要原因在于基建档案管理人员缺乏服务意识，档案管理的基础工作较为薄弱，直接制约着基建档案的查询利用。因此，基建档案管理部门的工作人员要能够不断提升服务意识，加大对馆藏内容的宣传。大多数员工对于档案管理部门的工作职责和工作内容缺乏清晰了解，认为档案管理是一个非常神秘的部门，不能轻易涉足，
针对基建档案管理存在的这种问题，需要不断加大对基建档案管理利用重要性的宣传，特别是要解决基建档案利用效率低下、利用方式单一、利用范围狭小等方面的问题。在对基建档案宣传的过程中，档案管理人员要能够强化服务意识，转变工作理念，变被动服务为主动服务，不断发挥基建档案作用的同时，促使档案管理水平的提高。
第二，要为基建档案管理创造良好的外部环境。要想不断提高基建档案管理工作水平和服务质量，除了强化档案管理工作人员的服务意识以外，还需提高相关部门和领导对此项工作的思想认识和重视程度，只有各个部门和领导充分认识到基建档案管理工作的重要性，才能够建立一个协调的工作机制，才能够使各个部门主动搜集整理基建档案材料，并及时整理归档。任何一个工作的完成都离不开一个良好的外部环境，只有为档案管理工作创造一个良好的、和谐的、积极的外部环境，才能不断提高基建档案管理水平和质量。
第三，要不断完善基建档案的各项管理制度。目前，我国各个单位的基建档案管理的依据是建设部的《城建档案管理规定》实施细则，虽然这样做有利于基建档案管理的规范性，但是从某种程度上来看，各个基建单位也要根据工程项目的实际情况，制定出符合自身工作需要的档案管理制度，唯有如此，才能不断减少基建档案管理工作难度，不断提升基建档案管理水平，提高基建档案利用率。
第四，不断提升档案管理人员的业务技能。为更好提高档案管理水平，提高高校基建档案管理水平，要不断加强对基建档案管理人员的业务技能培训。基建档案管理是一项细致而复杂的工作，需要档案管理人员有较高的职业道德和业务技能。为使基建档案管理人员既懂基建档案管理，又要能够不断提高其业务水平，确保基建档案的工作效率和质量，适应现代档案管理载体、方法、手段对于档案管理人员新要求，要不断加强对档案管理人员的培训。基建档案管理人员不仅要能够熟练掌握档案保护技术、档案管理学、档案学等方面的专业知识，而且还要掌握现代档案管理先进手段，促使基建档案从经验管理向现代化科学管理进行转变。
随着市场经济的发展，企业建设项目也愈来愈得到深入发展。企业基建档案管理工作面临的新情况下，就如何做好基建档案管理工作提出了具体方法。健全企业基建档案管理的规章制度；提高基建档案管理人员素质和技能的基础上，才能做好现代化基建档案的管理工作。
[关键词]基建档案 管理 方法
基建档案是企业档案的组成部分之一，反映企业建设项目管理工作的真实过程。随着企业实力不断增强,企业自身建设项目不断增加并随之形成大量基建档案。基建档案形成于建设过程序的各个环节，从建设立项、审批、设计、到施工、竣工、验收全过程，产生大量文字、图纸、数据、声像等不同形式和载体的文件材料。这形形的档案资料，是企业工程建筑依据凭证，是今后工程维修、改造、扩建研究分析的重要信息资源。基建档案质量与施工质量同等重要，但由于各种原因,目前在企业建设项目的档案管理工作中存在许多问题，影响了基建档案质量，所以要规范企业建设项目档案管理，健全档案管理的规章制度、严格把握基建档案验收制度。为使企业基建档案更好地发挥为企业发展建设服务，从而产生更多的经济效益，必须做好基建档案基础工作，从而使基建档案信息资源有效利用。
一.基建档案管理工作中存在的问题
随着企业新建项目和技术改造项目的不断增多，管理中的问题逐渐显露出来，并制约着基建档案管理工作的发展。一是工程项目建设单位档案意识淡薄，基建档案管理没有纳入合同管理，建设单位在与设计、施工等单位签订合同时只重视工期、质量、造价等，而对基建档案资料有关条款却忽视合同管理中，建设单位对档案资料管理没有主动权，造成档案资料不全或份数不够、移交时间拖期。 二是制度不健全，收集渠道不畅通。由于企业没有对基建项目档案控制手段，一些工程项目建设单位的档案未能及时或不能完整地归档，企业档案管理部门无法制约。工程项目的建设与工程项目文件材料的收集工作没有同步进行，基建项目初期，主要精力都放在如何设计施工上，对基建档案收集不够重视，只是到了工程项目验收时，才组织人员突击收集，很容易造成资料的流失，很难保证竣工档案质量。三是是缺少专门基建档案管理人员，忽视档案资料的收集。缺乏档案管理专业知识、管理能力和服务意识，结果基建档案不能有效地提供利用。
存在的这些问题不仅影响企业档案管理工作的正常开展，更重要的是直接影响企业的生产以及基建工程今后的改建、扩建、维修等各项工作的顺利进行。
二．做好企业基建档案管理工作的具体方法
制度是进行高效管理的有效手段。制定规范的企业基建档案工作制度，对企业基建档案工作具有约束和导向作用，是推动企业基建档案管理工作有效运行的基础和前提。建立与企业发展状况相适应的基建档案管理工作制度可以使企业的基建档案操作有章可循，理顺各种工作程序，使企业的档案工作按照既定的轨道发展。
1.完善《企业建设工程资料归档范围》
基建档案收集工作是基础，也是企业基建档案管理工作的重要环节，是保障企业基建档案齐全、完整、系统，实现企业基建档案集中统一管理原则的有效途径。根据吉林省《建筑工程资料管理规程》和《建筑工程资料管理标准》新的标准，重新制定企业基建档案的收集工作制度，完善《企业建设工程资料归档范围》为建设单位、施工单位、监理单位在工程竣工验收资料的归档提供必要的依据。并将声像资料列入基建档案的归档范围。建设工程声像档案是建设工程档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物和施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。使所形成的基建档案更全面、更有说服力、更有权威性、为信息现代化管理夯实基础。
2.完善《企业建设项目档案验收规定》
依据《档案法》和国家《重大建设项目档案验收办法》结合企业自身发展的实际状况，以及当前企业基建项目档案的管理体制的实际情况，建立一套切实可行的企业基建档案工作机制，着重建立健全《档案信息管理程序文件》及《企业建设项目档案验收规定》。对企业基建档案的验收程序和标准提出明确要求，并明确相关责任人的权利、义务和责任。使企业基建档案的收验工作尽快走上规范化、标准化、制度化的轨道。为保证档案验收质量，实行超前的控制措施，使基建档案管理由事后收集变为事前介入、事中参与、事后跟踪。新增加了建设项目过程中档案评价工作制度，对存在问题，提出了规范的整改要求。从根本上保证了基建档案的内在质量和外在质量，为企业基建档案验收工作发展指明了方向。明确规定凡是档案资料不齐全，档案管理部门不能签字验收，以确保基建工程项目档案资料的齐全完整。将基建档案文件资料的收集、归档工作的每一个步骤落到实处。是企业基建档案信息资源得到科学管理和利用的有效保证。
3.完善.建设单位工程项目“四同时”制度
为确保基建项目档案齐全、完整、准确，收集渠道畅通。档案管理部门要在建设工程项目初期及时介入，积极做好与建设工程项目管理部门沟通，将《企业建设工程资料归档范围》和《企业建设项目档案验收规定》等文件要求，下发给的建设单位，要求建设单位工程项目建立“四同时”制度。一是将基建档案管理纳入合同管理，在与签订勘测、设计、施工、监理等合同的同时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。并将归档范围作为合同的附件，使施工，监理等单位归档资料有明确的范围，工程伊始便纳入档案管理轨道。二是工程档案管理工作与工程建设同步进行，从立项的同时就开始进行资料的收集，形成同步进行资料的全程控制积累，保证基建档案齐全，质量符合要求；三是检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况；四是进行工程质量等级评定和工程验收的同时，验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。实行全过程跟踪管理，是档案基础工作规范化管理的关键。档案管理部门，要定期电话督促和上门服务，发现存在的问题，及时提出整改意见，协调解决问题。
完善的企业基建档案工作制度有利于更好地引导企业基建档案工作走向良性循环，在企业基建档案管理工作中起到双重作用。不仅使建设单位对需要归档基建项目文件材料的内容做到有章可循、有法可依，而且这也是档案管理部门，在企业基建档案收集工作中的标准和依据。只有完善规章制度，才能有力保障企业基建档案的收集工作渠道畅通，才能确保基建档案信息资源的充分开发和有效利用。
三．提高基建档案管理人员素质是提高企业基建档案管理工作的关键
基建档案管理工作最终目的是提供利用，档案管理人员要不断提高自身素质，做好利用服务是实现企业基建档案价值的有效途径。只有在有效利用中才能使企业基建档案信息由潜在的知识储备转化为现实的价值。档案管理人员要以主动服务精神，主动参与基建工程项目，以相关的档案管理法规、制度为依据，从档案管理的角度，对基建工程项目提出切实可行的意见和建议。基建档案管理工作既是一项专业技术工作，又是一项管理服务工作。这就要求从事基建档案管理人员，既要提高技能，有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。提高建设项目档案管理人员的业务素质和管理水平，使竣工项目档案管理更趋规范化、标准化。
【关键词】医院基建档案；档案管理；创新发展
为了配合医疗改革的发展，医院的基建档案管理工作也需要积极地展开创新，使其能够为医疗事业提供更加便捷、高效的服务，只有不断的创新能够跟上时展的步伐，具体的创新工作应该从细节入手，医院基建档案的创新发展能够提升实际的工作效率，基建档案得到更加充分的利用，在今后的发展中需要注重对基建档案管理中的不足进行改进，为其创新发展提供一个良好的基础条件。
一、医院基建档案管理创新的意义
从一定意义上来看，医院的基建档案反映的是建筑物的演变与发展历程，是医院某个时期建设活动最原始的资料，能为历史查找、产权查证、经济纠纷及科研提供素材。由此可见，基建档案所具备的服务价值是非常长远、重要的。对医院基建档案管理进行不断的创新可以更好地为医院的未来计划、建设提供完整、真实的参考依据，对于推动医院的可持续发展有着积极的意义。另外，医院基建档案管理也是时展的一种内在要求，对于医院中档案管理工作人员的综合素质的提升有着重要的促进作用。分析医院基建档案管理的内容可见，这一工作主要就是借助合理的管理方法将基建档案所具备的价值功用充分地发挥出来，为医院其他工作的顺利开展提供支持，这也说明了，医院基建档案管理工作的不断创新是非常必要的一项工作。具体的医院基建档案管理的创新，需要相关管理人员不断提升自身专业素养，树立创新意识，提升管理能力，为基建档案管理工作的顺利开展打好基础。
二、医院基建档案管理的不足
（一）专业的管理人员及管理设备不足。医院基建档案包含医院内部的各种重要的资料与信息，是医院研究工作的重要参考，但是许多医院忽略了基建档案管理工作的重要性。大部分医院更愿意将预算支出安排在专业的医疗设备的更新换代上，而对档案管理设备的更新则比较忽视，这使得档案管理设备的功能严重弱化，在档案的查找过程中只是能进行简单的检索，稍微复杂的操作都不能完成，更不用说对档案实现科学的分类了，最终造成了档案查找效率的低下。另外，医院配备的档案室管理人员通常都缺乏专业的档案管理素质与能力，有的医院因为相关人员的缺乏，还会安排医院的医生到档案室进行值班，没有经过专业知识技能培训的人员缺乏实际的档案管理经验，也没有正确的档案分类管理意识，容易降低档案管理的实际效率，有的情况下还可能会出现重要档案的遗失等问题，严重制约了档案规范化管理的进步。
（二）系统的档案管理制度不完善。医院对基建档案管理工作的开展缺乏足够的重视，相关的档案管理制度也不够完善，这也给医院其他工作的顺利开展带来了一定的不利影响。比如，在对病人的资料进行管理的时候没有一个系统的管理机制，同一个病人在不同科室检查后产生的病例资料不能集中进行存放，这样容易出现病例遗失的情况，对以后病人病例资料的查阅工作带来了困难。另外，因为档案管理制度上的缺陷，各个科室的资料通常都会存放在自己的科室里，这种存放方式容易出现资料遗失的情况，还会阻碍医院形成系统化的资料查阅机制。所以，为了能够正确地解决资料查阅过程中存在的各种问题，就需要形成一个完善的资料存放与管理制度。
（三）档案管理模式封闭，只注重病例档案。医院对送交保管的资料，尤其是病人资料和诊断病例资料都是要求保密保管的，所以，档案管理人员一般不会对送交保管的资料进行审阅，只是依据送管者的描述进行分类存放。这种情况下，服务对象是比较单一的，而且按照保密的相关要求，档案不能对外开放，这样很多优秀的治疗方法就不能及时地被发现，这对于医疗的进步是一种损失，长久之后也就形成了一种封闭式的管理模式。病人的病历档案在了解病人的病情、制定治疗方案等工作中都有着重要的作用，通过病例上的信息就可以掌握病人在医院就诊的全部过程，并且还能详细的看到病人的真实治疗过程，可以在评价医院的治疗水平上发挥重要的参考意义。病例资料中所记载的各种新型治疗方法也可以为医学的进步提供确切的依据。一部分医院也已经开始意识到了病例资料的重要性，并且设置了专门的存放科室，但是对其他类型资料的存放依然缺乏完善的制度。
三、医院基建档案管理创新策略
（一）加强观念创新，实现基建档案管理理念现代化。正确的基建档案管理工作的创新对于医院基础管理工作与医院信息化发展有重要的指导作用，基建档案工作面临着电子档案的普及、信息技术的应用、新档案载体的保管等挑战。基建档案管理人员在这种要求之下需要不断进行自我学习与创新，从传统的手工型管理模式向现代化管理转变，突出资源优势，建立公共档案管理的新思想。在实际的基建档案管理人员的发展中需要以现实情况为基础，实现档案管理理念的创新，使自身的工作素质及水平得到提升，使得医院基建档案信息的存储、传递及共享工作得到进一步的强化，借助资源优势理念，发挥出档案信息在管理、创新中所具备的深远的潜力。另外，医院的医务工作人员需要不断提升自身对档案管理工作的认识，确立档案管理工作为医院中心工作服务的使命，实现观念上的更新，让基建档案管理能够在创新中获得发展。
（二）加强硬件建设，促进基建档案管理技术现代化。通过计算机去管理医院基建档案能够方便对资料的查找及利用，节省人力、物力，提高工作效率，也能减少档案占用的空间，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。计算机能够存储大量的档案文件信息，而且能实现自动分类，信息的检索过程也非常快捷简单。因此，在基建档案管理的创新中，需要积极进行基础设施及办公设备的更新，在档案室配置计算机、复印机等设备，实现档案的电子化、自动化的管理，充分发挥出高新科技所具备的优势，提升工作质量水平，使得医院基建档案管理能够朝着规范化、现代化的方向发展。在创新中还应该采用与医院档案管理相适应的软件类型，对管理人员进行必要的计算机操作知识技能的培训，使其能够快速地适应现代化医院发展中各项工作的信息化发展模式。
（三）完善规章制度，构建规范的基建档案管理体系。医院基建档案管理工作的创新也离不开相关规章制度的不断完善，制定质量体系及管理程序相关的文件，并且定期对其开展内审与外审工作。使得基建档案管理工作的各项制度、电子文档的收集归档制度等都能够得到持续的完善，基建档案的管理应该与档案的各项标准化内容相一致，其分类、编号、目录等的设置也需要符合要求。在基建档案管理的工作全过程之中，都应该做到条理清晰、分类明确，最大程度地确保档案的完整性，防止出现遗漏或丢失档案的问题。使基建档案管理能够真正地实现规范化、现代化发展。
四、结束语
在现代社会发展中，医院应该充分认识到基建档案创新工作开展具备的重要意义，形成整体性的创新意识，在这种氛围之下，基建档案的创新建设才能更加顺利地开展，通过创新使得基建档案的发展空间更加广阔，工作效率也会得到显著提升，与医院的发展步伐保持一致，满足医院相关工作开展的内在需求，提升管理工作水平以及服务能力。
【参考文献】
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