时间：2023-07-02 09:37:44
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一、引言
在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。
二、纸质档案与电子档案之间的比较
电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。
1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。
2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。
3.保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。
三、纸质档案与电子档案之间并存管理方法
电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：
1.实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。
2.优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。
四、结语
信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展。
参考文献：
[1]陈志亮.电子档案与纸质档案并存是必然的.南平师专学报，2004.
[2]常秀英.对电子档案纸质档案长期并存的思考，太原城市职业技术学院学报，2004.
随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作也在进行相应的改变，电子档案逐渐替代过去的档案管理模式，档案的安全性、实用性都大大提高。本文主要针对电力系统的电子档案管理工作进行分析，探究其中的问题，以及未来发展的方向，希望能够为档案管理工作带来一些帮助。
关键词：
电力系统；电子档案；管理现状；发展方向
正文：
电子档案与传统的档案管理模式相比，其安全性更高，可异地备份电子档案，查阅过程更加方便，而且档案的内容更加多样，存储环节占用的空间更小，基本不增加库存，可快速方便提供利用，更方便出差人员使用，为此，许多单位开始使用电子档案开展工作。目前，电力系统也在使用电子档案，其中的问题也比较明显，笔者结合自身工作经验，阐述当前现状，以及档案发展方向，希望能够为电子档案发展带来帮助。
一、当前电力系统电子档案管理工作的现状
（一）管理责任分工不明，档案管理漏洞较多
档案管理工作是一项非常细致、要求较高的工作，需要企业为此成立专门的部门，并配备能力较强的工作人员，开发数字档案馆系统，统筹数字档案馆建设，但是，目前，由于发展水平的限制，电力系统在电子档案管理方面还存在许多问题，首先是责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，这样势必会影响工作的质量，同时，电子档案是一种新生事物，许多工作人员对其了解较少，工作中遇到许多问题无法解决，造成管理工作较为混乱。
（二）人员业务能力较低
电子档案管理工作需要使用到各种电子设备，如计算机、扫描仪、存储设备、网络设备等，这些设备的技术水平较高，需要工作人员对其有深入的了解，同时要有足够的能力进行使用，如果工作人员的能力不强，则无法高效率地使用这些设备，进而影响档案管理的质量。目前，在电力系统中，许多先进的设备得不到应用，一直处在荒废的状态，这是因为工作人员没有能力使用这些设备，而且企业领导层也对此不够重视，没有安排能力较强的人员从事这项工作，也没有安排现有人员进行培训，导致人员的整体实力较低，人员业务能力滞后，会影响档案管理工作的开展。
（三）缺乏科学的建档规范和标准
电子档案是一种新生事物，在使用过程中会遇到较多的问题，这就需要企业制定完善标准和规范，对工作进行详细的管理和约束，进而使得档案管理工作走向正规。目前，电力系统档案管理工作缺乏科学数字档案馆的管理标准，甚至一些基础性的工作也无法有效展开，直接导致电子档案管理效率降低。
二、电力系统电子档案管理工作改进策略
（一）建立完善的管理部门，提高分工水平
电力系统的企业管理者要充分认识到电子档案管理工作的重要性，要建立完善的档案管理制度，由于电子档案是一种新生事物，其中出现的问题会比较多，只有成立专门的部门，才能有效地应对各种问题的出现，才能将档案管理工作落到实处。为此，笔者为电力系统提出以下几个措施，首先要明确各个人员的操作权限（信息管理、使用权限），保证电子档案的安全性（信息加密）；其次要强化负责制度（检查是否按权使用），要建立严格的上下级管理机制，每个人员、每项工作都需要在管理过程中进行；第三，要对人员进行合理分工，提高员工的工作效率（授权简洁）；第四，要强化档案管理部门与其他相关部门的关系，获得足够的工作支持；第五积极做到设计办公协同平台信息与数字档案馆对接，直接数字归档；第六，要定期向企业领导层汇报工作，及时获取领导层意见，进而提高管理的科学性。
（二）增强档案管理人员的业务能力
档案管理人员的业务能力会直接影响工作的效率，为此，要特别重视工作人员的能力培养，要使得档案管理人员的整体实力得到提升。首先，电力系统要建立完善的电子档案管理制度，通过制度的约束作用，让员工养成正确的工作观念和习惯，同时，通过制度的帮助，要理顺各个员工的工作关系，让员工的工作效率得到提升；其次，要调整企业档案管理工作的发展理念，要通过先进的观念，提高档案管理工作的整体水平，员工在此过程中，要不断提高自身的综合能力，保障档案管理不出现纰漏。第三，要对工作人员的保密意识、安全意识进行强化，使得员工的工作能力得到提升，在工作过程中，要对员工的工作情况进行监督，使其能够养成正确的观念，确保电子档案信息的安全性。电力企业要定期对员工进行培训，使其能够得到水平提升，企业要在员工招聘环节进行重视，对员工的综合素质进行考察，从而让员工能够为企业提供更多的帮助。
（三）增加对电子档案管理的工作投入
电力系统在电子档案管理工作中应当增加资金方面的投入，让档案管理工作获得足够的支持，例如打印机、高速扫描仪、光盘刻录机都是必须要具备的设备，同时，还要重视软件的升级工作，保证系统的安全性和效率性。在电子档案工作中，安全问题时最重要的环节，需要相关人员增加安全方面的投入，例如购买安全等级更高的防火墙软件，加强网络设备自查自检能力等，通过资金方面的保障，让档案管理工作得到进一步提升。
（四）制定完善的工作标准和规范
电力系统应当重视工作制度建设工作，要对工作中的各种注意事项进行明确，要了解当前电子档案管理工作中常见的问题，要提高档案的安全性、保密性，要重视员工的分工工作，因此，要对员工的工作情况进行明确，使得各个员工的工作责任更加明确，要注重不同部门之间的交流工作，使其能够获得更多的帮助，制度的约束作用和管理作用是最为明显和有效的，因此，电力企业应当重视制度建设工作，要站在档案管理工作的立场，提出更加及时、准确、全面的制度建议，让管理层了解真实情况，具体部门要严格按照制度办事，并积极为制度建设工作建言献策，从而让制度的先进水平得到提升，电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，要通过合理的制度，提升档案的利用价值。总之，在现代社会中，电子档案管理工作是未来档案工作发展的主要方向，电力企业非常需要档案管理工作，因此要重视电子档案的改革工作，提升管理的效率和水平。在电子档案管理工作中，要明确部门分工，要建立完善的责任制度，还要选拔和培养优秀的员工，为管理工作提供更加坚实的人才基础，还要追加档案管理投入，使得管理工作能够顺利进行，希望电力企业能够高度重视电子档案管理工作，从根本上提升管理水平，从而为企业发展提供更强的动力。
参考文献：
[1]孟凡蕾.强化档案意识,提升档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2011,31.
[2]武云娜.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2011,15.
系统建设的质量治理框架
档案机构开展信息化工作的质量目标是高效率、低成本地建设一个能够支持现代档案管理业务开展的应用系统。而电子档案管理系统建设能否按照预期计划高质量建成，与参建人员综合能力、基础设施环境、现行法规制度，以及建设过程的规范性和科学性有很大关系，所以从系统建设之初就要明确影响质量的关键要素和质量控制框架。电子档案管理系统建设过程中所依赖的法规政策标准、系统建设需求、建设过程监管、软硬件设施支撑环境，以及参建人员能力和水平，都是决定电子档案管理系统建设质量的关键要素，如图所示。从图中可见，电子档案管理系统建设质量不仅要从最终输出的档案管理系统角度进行衡量，还需要追溯到建设过程中支撑、控制、输入和监管等环节的质量。这是因为电子档案管理系统建设并非一次性的成品输出，而是一个滚动建设和持续完善的过程。此外，多个立档单位与档案保管单位之间的业务协同和数据共享等特点，决定了电子档案管理系统建设的复杂性和特殊性。由此，需要从系统建设的支撑环境、需求输入、制度控制、过程监督、功能实现、系统运行和建设成效等方面进行全过程管理，最终形成一个满足档案机构实际需求的高质量电子档案管理系统。1.环境建设质量治理软硬件基础设施及其网络环境、建设项目资金等，是电子档案管理系统建设的基础支撑和电子档案管理系统赖以生存的生态环境，决定了电子档案管理系统建设成果能否得以使用。网络与软硬件设施，及其运行管理机制，直接影响了电子档案管理系统的功能使用、数据访问和业务开展。当前，网络技术、中间件、存储设施、服务器等基础设施的迭代更新速度很快，要求软硬件基础设施的更新换代需要保障档案系统的功能稳定、安全可用和业务的连续性，环境基础设施的质量治理能力亟待改进。2.需求分析质量治理档案机构及其人员是电子档案管理系统建设的主体，决定了系统建设的方向和目标。档案部门人员根据实际业务需要，提出信息化环境下开展档案服务工作的目标，最终形成系统建设需求，而需求的准确性和完整性直接影响了电子档案管理系统的设计和实施方案，因此档案管理人员的需求分析能力至关重要。通常，需求分析由档案管理业务人员和系统建设的专业技术人员协同完成，而双方在系统建设过程中需要不断地沟通交流，明确潜在需求和需求可能变更的方向。需求的变化和更新是软件系统建设的重难点，由此各方人员在分析系统需求时，不仅应充分理解现有业务活动流程、范围和要求，还应具有前瞻性思维，以发展的眼光来开展需求调研和分析设计，确保系统建设需求能够在较长的一段时期内保持有效。3.制度嵌入质量治理法规政策遵从性是电子档案管理系统建设区别于其他类型信息系统建设的重要特点之一。档案管理机构在开展各类活动时，需要在外部制度的基础上，提炼出本单位应遵循的条款和工作实施的具体要求。而后在电子档案管理系统建设过程中，将具体化的制度要求嵌入到系统中，尽可能实现系统自动化的制度遵从，减少人工参与度，更客观、有效地执行各项法规、政策、规范和标准。这就要求电子档案管理系统建设的相关人员熟悉并深刻理解各个层级制度中约定的各项要求，研究其应用场景及其间的关联关系，制定切合本部门业务活动的各项制度。同时还应借助监管手段和各种技术方法加强制度执行的质量，督促和检查制度执行过程中的漏洞与风险，并持续改进。4.过程监管质量治理电子档案管理系统建设是一项复杂的信息化系统工程，对其建设过程的监督和管理是保障质量的重要措施。档案信息化建设工作通常会采取政府招投标和政府采购等方式来选择供应商，并委托第三方机构（承建方）来完成电子档案管理系统建设的具体任务。承建方负责方案设计、系统开发、环境部署与集成调试；建设方负责全局规划、整体设计、资金筹措、明确需求等重要工作。对于电子档案管理系统建设的可行性研究、方案论证、系统设计、设备采购、软件开发、数据处理和系统测试等各个阶段，承建方和建设方均应采取过程质量控制方法，检验各自承担的任务，同时监督对方的工作。必要时还可引入第三方监理公司来协助建设方对电子档案管理系统建设的进度、成本、目标、任务、范围，以及合规性和有效性等进行检查。由此监理方的质量检查、风险控制、发现问题和诊断能力成为影响电子档案管理系统建设质量的重要因素。5.功能实现质量治理电子档案管理系统建设的一个重要的显性成果就是将档案业务融入信息系统的电子档案应用软件系统，作为档案部门及其人员开展业务活动的网络化工作平台，其功能的完整性、流程的合理性、数据的规范性是助力档案人员开展各项业务工作的重要保障。与一般的应用软件系统相比，电子档案管理系统的质量除了实现基础的系统管理功能以外，还具有档案业务的法规、政策和相关标准强执行性等特点，需要有标准符合性的质量检查。因此，电子档案管理系统的设计与开发需要深入了解档案业务事项、办理流程及其政策、规范要求，才能保证系统功能完整、流程合理且数据规范。6.运行维护质量治理以往的烟囱式、自给自足的建设模式正在逐渐被淘汰，而共建共享成为新的系统基础设施部署的共性特点。许多省级综合档案馆统一建成了区域性的数字档案馆基础设施运行服务平台，采取了海量存储、云计算的虚拟服务模式。云计算的IT集约化服务模式在统一规划、资源租赁、平台支撑和应用共享等方面具有较高的统筹性、规范性和专业性，但对各档案管理机构而言几乎是个“黑盒子”，即档案人员只需规范地按照操作规程使用，无需关注其背后复杂的技术方案和实现原理。一方面，这有助于档案人员集中精力钻研档案管理业务、提升档案信息服务；但另一方面，由于档案人员缺乏技术知识，对外包服务的监管和控制将成为提升电子档案管理系统质量的一项重要任务。7.应用成效质量治理按时完成建设工作，并顺利通过项目验收、保障档案人员能够基于应用系统开展档案工作，是电子档案管理系统建设的标志性成果。系统建设不仅要保障建设方获得一个高质量的电子档案管理系统，而且还需要承建方能够在建设成本范围内取得良好的信誉，积累经验和获取收益。因此，衡量电子档案管理系统建设质量，需要从建设工作成效多方面进行检查评估。近年来，“以评促建，以建促用”的电子档案管理系统治理理念和方法已经在我国各级各类档案管理机构得到很好的推广和应用，使建设方、承建方、监理方均能各尽其责、获得最大的收益和顾客满意度。
结语
【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29
［关键词］单位；档案管理；现代化；电子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技术迅速发展的情况下，档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题，对于单位档案管理人员来讲，必须结合当前时展需求，创新档案管理方式，最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。
1档案管理现代化和电子化发展的必要性
档案中详细记录着单位的日常工作，对于单位工作效率及工作总结具有重要作用，因此，档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平，实现档案管理的现代化及电子化发展，则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说，也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息，显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中，电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来，并能及时依照实际工作需求，选择相应功能键从而选择信息，有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改，和传统纸质档案相比具有一定便捷性。
2我国单位档案管理中的弊端
我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法，档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先，档案管理不够规范，例如，工作人员在处理电子档案过程中，由于电子档案体积小、携带方便，导致工作人员忽视档案信息安全性，档案管理工作存在较大随意性，加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案，不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能，一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失，给单位带来严重损失。从这一点上来看，提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义，要不断强化工作人员业务培养，提高工作人员档案信息管理意识，加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。以上重点分析的是电子档案安全问题，其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致，另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进，电子存储设备更新速度慢，因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低，信息处理速度较慢，影响电子档案信息处理的工作效率。另外，如果在计算机应用中，没有及时更新软件，也会导致档案数据出现各种各样的错误，影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题，一方面需要提高管理人员的安全意识，另一方面需要加强电子档案的设备管理，及时更新相应设备，提高电子档案信息处理的速度及管理质量。
3单位档案管理现代化和电子化发展策略
信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一，基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式，提高档案管理质量及效率，实现档案管理的现代化及电子化发展路径，促进单位档案管理的创新发展。
3.1建立健全档案管理制度，提升工作人员专业素养
档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异，在培训及教育工作中需要因材施教，可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作，严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲，首先需要给管理工作人员提供学习机会，提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中，要最大化地学习新理论及新技术，并积极改善工作人员的传统理念，引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲，则需要实现自身管理水平及手段的改革，首先要构建完善的档案管理制度，明确档案管理工作人员的具体工作，并落实相关责任，确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外，要加大培训力度，定期考核工作人员的综合素质及专业技能，确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性，掌握相应管理技能，促进电子档案管理的发展。档案管理工作不仅涉及管理的专业知识，还涉及很多其他学科知识，如哲学、历史学以及心理学等知识，因此，在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训，还要注重对其他学科知识的摄取，促进其知识面的更新。另外，新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中，对工作人员的技术水平有了很高的要求，很多人甚至连电脑都不能熟练运用，难以满足新形势下档案管理工作的要求，因此，必须加强培训，为档案管理工作提供保障。
3.2通过计算机管理档案资料库房
在档案资料管理中，可以加大计算机技术应用，实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度，加大计算机技术在库房资料管理中的应用，以提高档案保存管理工作效率，提高资料库房管理的安全性。
3.3实现档案保存和查询的电子化和现代化
在信息化及网络技术发展进程中，档案管理工作既面临巨大挑战，同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求，在日益增长的档案信息管理中，必须加大现代技术应用，加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强，对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能，再加上相应的综合素质，才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂，劳动强度大，加之档案数量越来越多，工作人员面临着很大压力，而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率，节省人力、物力资源，节约时间。其信息化和智能化的特点，能有效减少工作人员的手工操作，充分发挥技术优势，使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化，促进资源的合理利用，提高档案管理工作效率，并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用，使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中，首先管理人员要整理档案内容，确定无误后即可录入，并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式，便于保存，同时还能提高档案资料的查询速度。
3.4构建档案管理网络系统
在档案管理工作中，想要有效实现其工作的现代化及电子化转变，必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率，同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中，管理技术的动态化发展，进一步促进了档案管理工作的不断创新。
4结语
单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化，以满足时展需求，实现档案管理的现代化和电子化，有效开展基层单位档案管理工作，为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上，分析当前单位档案管理存在的弊端，并提出相应的解决办法，以供参考。
主要参考文献
［1］葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化［J］.中国市场,2015(28).［2］朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化［J］.才智,2014(36).
［3］李丽鑫.浅谈事业单位档案管理的电子化建设［J］.城市建设理论研究,2015(21).
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目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。
计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。
为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。
为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29
关键词：电子档案袋；机房管理员；专业化发展
中图分类号：TP308文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)13-3204-02
E-portfolio and Specialization Development of College Computer Room Administrator
ZHENG Qiao1, DU Yi-ning2
(1.Modern Education Technology Center, Zhejiang Ocean University, Zhoushan 316000, China; 2. Computer Center, Zhejiang Ocean University, Zhoushan 316000, China)
Abstract: E-portfolio records computer room administrator's professional growth path after practicing visually, efficiently and multidirectionally. It describes computer room administrator’s professional development in their career. It beneficial to computer room administrator for accumulates specialized knowledge and makes the team improve their professional quality.
Key words: E-portfolio; computer room administrator; specialization development
高等教育事业蒸蒸日上，办学层次不断提高。新专业如雨后春笋不断涌现，且大多与计算机密切相关，或者完全、不完全地依赖于计算机。因此，高校计算机中心的压力日益增大，机房的重要性越来越凸显出来，成为教师教学与学生学习的重要阵地。而高校对计算机机房管理人员的要求越来越高，如何适应越来越繁重的压力，承担越来越专业化的工作，重新审视自己的专业定位，成为高校机算机机房管理人员专业发展的核心问题。
1 机房管理人员是专业技术人员
1.1 高校机房管理人员定位
以浙江海洋学院为例，学校岗位分为专业技术岗位、管理岗位、工勤技能岗位三种类别。专业技术岗位分为教师岗位，包括专职科学研究岗位、专职辅导员岗位，为专业技术岗位的主体岗位；其他专业技术岗位包括工程实验、图书资料、编辑出版、会计统计、医疗卫生等专业技术岗位。计算机中心的机房管理人员，属于专业技术岗位，是高校专业技术人员中不可或缺的组成部分，在高校教育的实践教学领域，担当服务育人的重要职能，负有管理、辅助及指导等重要责任。
1.2 机房管理人员的专业发展
机房管理人员的专业化发展，是指其在工作中不断提升自身的专业水平，并得到持续稳定地发展和提高，达到专业成熟的过程。[1]作为实验技术人员的机房管理员，有其特殊性，一方面，大部分人员承担了一些公选课的教学任务，另一方面，承担了机房管理、设备维修等管理及服务类工作，因而，高校机房管理人员的专业发展不仅表现为知识的积累、技能的纯熟，而且还包括与教育教学及管理等相关知识、技能和能力等综合素质的提升。
2 机房管理员电子档案袋概述
2.1 电子档案袋定义
档案袋（Portfolio）是指在某个过程中为达到某个目的收集的资料的有组织呈现。[2]对学生来说，可以是其学习某课程时，所有作业、试卷和各种学习心得的汇集；对于教师来说，可以是其教学过程中相关教学资料、教学成果的汇集；对专业技术人员来说，可以是其在工作过程中解决的各种事件、遇到的各种难题的汇集。通过这些材料，可以帮助个人了解自身的情况和定位，及时修正工作和学习方式，展示展示个人的经验成长，及时发现自身成长进步过程中的弱点或不足，达到自我反省自我修正自我发展的最终目的。
电子档案袋（E- Portfolio），从简单意义上来说，即现代信息技术环境下，档案袋的电子化、网络化。国际上以研究电子档案袋著称的英国Helen C. Barrett博士给出了电子档案袋的定义：运用信息技术，档案开发者以各种模式（视音频、图片文本等）来收集和组织内容和素材。美国加州柏克莱大学的研究者们将电子档案袋定义为高度个性化、可定制的、基于Web的信息管理系统，能够展现个人的成长过程，对个人的事业规划、个人履历形成、工作和学习评价与鉴定等有支持作用。
2.2 电子档案袋特点[3]
1）电子档案袋能够展现个人工作、学习、个性和协作能力等方面随时间推移的成长变化情况，具有过程性的特点和优势。
2）电子档案袋的多媒体特征，使得资料的收集、整理、管理和查询等过程变得十分方便和快捷。
3）网络为电子档案袋提供了无限的空间，可以让个人全方位地展现个人信息、资料和作品，记录个人成长的过程，体现出其个性化特征，操作性强。
4）电子档案袋具有档案袋最原始的属性――反思工具，个人可以对自己一段时期内的学习、生活和工作进行整理和反思，以促进下一步的发展。
5）电子档案袋发展至今，强大的网络交互性，可以与他人共享，相互留言，促进了人与人之间的交流与相互学习。
2.3 机房管理员专业成长档案袋的内容
当前，专业成长档案袋的研究，只集中于学生成长档案袋和教师专业成长档案袋。机房管理员和教师一样，属于专业技术人员，因此，笔者联系工作实际，结合教师专业成长档案袋的文献研究，总结出机房管理员的专业成长档案袋，应该包括如下内容。
1）个人资料：包括了管理员个人的基本信息、个人每一年度的工作计划和工作总结。
2）教学工作信息：假如机房管理员同时承担了专业课、选修课或者公选课的教学任务，那么，教学工作信息也是档案袋中必需的内容。包括对所教学科的总体教学设计和阶段性教学设计，详细地记录课堂教学活动的实施计划、拟采用的教学方法、策略和技巧、教学活动和教学任务设计，教学管理方法，以及对学生的指导情况等等。
3）管理工作信息：包括各计算机房电脑的维护情况、更新情况，及相关管理工作中出现的问题及解决记录等。
4）学习信息：包括专业培训记录、业务培训记录、学习进修信息等等。
5）评价：包括了学生的评价、教师的评价、同事同行的评价、学校的评价等。这里所说的教师评价，即任课教师对机房管理工作、对机房使用环境、对计算机性能等的评价。
6）教学反思：包括了机房管理员对自己所从事的教学活动和管理工作及学习活动的反思，对学生评价、教师评价、同事评价、学校评价等的反思，对自己所参加的学习培训进行反思，以及对工作学习中出现的问题的反思等等。
3 机房管理员专业成长档案袋的意义
机房管理员专业成长档案袋是描述机房管理员工作生涯中专业发展的有效工具，有利于机房管理员专业知识的积累，专业能力的拓展和深化，有利于整个机房管理队伍专业素质的提高。
3.1 从日常教学工作来说
机房管理员专业成长档案袋集中了机房管理员日常教学工作中的各种教学计划、教学资料，及教学视音频，学生的作品，学生和教师的反馈意见等，生动、直接、形象地记录了整个教学的过程。通过定期查询和反思，可以让及时发现教学中存在的问题，调整教学方法和策略，在教学中做到精益求精。
3.2 从日常管理工作来说
机房管理员专业成长档案袋记录了机房管理员日常管理工作的轨迹。如哪个机房哪台计算机的维修情况、更新情况；哪台计算机出现了以前没有遇到过的问题，但是得到了解决，以及解决的方法；哪个机房新增了计算机，配置如何，性能如何，学生和教师的反映如何，等等。长此以往，这些记录，将成为一本珍贵的工作指南、经验宝典。
3.3 从日常学习生活中来说
机房管理员专业成长档案袋作为一种反思工具，它集中了机房管理员日常学习生活、科研工作中的各种学习资料、培训心得等，管理员个人对一段时间内的学习和培训心得进行整理与反思，从而确定下一个阶段的学习目标和努力方向，规划下一个学习方案，然后在以后的过程中不断反思，不断进步，促进机房管理员专业化发展。
机房管理是一个技术性很强的工作。[4]对于高校的机房来说，由于学校经费等问题，计算机不可能每年更新，因而部分计算机的配置过于落后，无法适应不断更新的新软件、新技术，即使勉强装上，在使用过程中也易出现问题。同时，公共机房的病毒问题也是无孔不入，有时甚至导致整个机房的计算机都无法正常运行。所以，管理员要有丰富的专业知识才能胜任此项工作。管理员不但要对机房内设备的技术性能了如指掌，还要对各种维修技能融会贯通，做到适时而用，从而减少故障，提高设备使用寿命，同时，还要不断更新自己的专业知识结构，经常从各种媒体实时地跟踪电脑软硬件的升级换代情况，向周围同行同事学习，不断提升自身的业务水平。电子档案袋的出现，使得各种资料信息电子化，不仅呈现方式多样化，可以以文本、图像、声音等多媒体方式收集与呈现，而且查询非常方便，同时，电子档案袋作为个性化的网络空间，可以让机房管理员在同行之间进行切磋、交流和相互学习，可以虚心听取教师及同行意见和建议，可以充分展示个人的信息、教学资料、管理工作经验、科研成果等，形式多样，是机房管理员的专业化发展的重要工具、途径和依据。
4 结束语
机房管理员专业成长档案袋，目前的研究甚少，可以说没有，但是，它具有很大的研究和应用价值。首先，它是促进机房管理员进行专业学习、促进技术成熟的工具；其次，它也是一种与同行、与其他学科教师进行沟通、交流与切磋的工具，同时，它也是机房管理员工作评价中的一个最重要最直观最真实的依据。机房管理员专业成长档案袋记录了机房管理员从业后专业成长的轨迹，是自我反省自我升华的重要途径，同时便于管理者及时了解机房管理员专业化发展的动态，以提供更好的培训或深造机会，促进整个机房管理员队伍的专业化发展。
参考文献：
[1] 李艳华.新形势下高校实验技术人员的专业发展[J].高校实验室工作研究.2008(4):104-121.
[2] 张玉荣.电子档案袋在中职学校教师发展性评价中的应用研究[D].北京:首都师范大学,2007.
【摘要】
在信息化迅速发展的当今社会，越来越多的电子文件格式被广泛应用，档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化，目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式，由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失，无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。
【关键词】
现代化档案；管理水平；管理方法
为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向，只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善，利用先进的管理制度，保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此，在档案管理方法的提高上，要通过科学管理理论和先进管理制度的运用，将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类，利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法，不断提高档案的利用率。
1 档案管理现代化的含义
我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上，不断更新档案形式，发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式，因此需要同时改进传统档案管理制度，才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新，对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展，而对这些现代化的档案信息进行的管理工作，若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理，无法将档案资料的系统性和多样性有效整合，只有针对现代化档案的形式特点和性质，利用科学档案管理理论，成立针对现代化档案管理的新型管理模式，才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。
2 进程中存在的问题
2.1档案标准化程度低
随着国家经济的不断发展，我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高，在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响，因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中，人员管理普遍比较松散，对档案应有的重视程度得不到保障，在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制，而且在对档案资料进行编排和利用的过程中，存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面，如果不进行合理的、科学的改进和完善，在工作中仍然用传统的档案管理方式，必定无法完成现代化档案资料的管理工作。
2.2缺乏档案管理专业人才
档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作，因此在对管理人员的安排上，需要合理计划、科学分工，首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行，了解新型的电子资料的特点，有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中，对档案管理人员的设置具有很大的非专业性，对档案管理工作的有效性受到很大的影响，如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作，那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善，但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现，只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状，除了工作人员数量不足，管理水平不专业之外，更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持，想要改变传统的档案管理体制，还需要从加强领导介入，提高对工作的支持和资金支持做起，将档案管理工作更加完善的进行。
3 提高档案管理现代化水平
传统的档案管理模式专业水平低，没有足够的技术和资金支持，要想改变这样的档案管理现状，为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持，就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状，应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上，应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训，根本上提高档案管理的专业水平。再次，还应改变对档案管理工作的态度，将专业人员和资金投入结合，使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。
4 结束语
经过对传统的档案管理方式的分析，只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用，将目前的管理机制进行革新，才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合，用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。
参考文献：
［1］杨培花，杨德雄.提高档案管理现代化水平的措施［J］.现代妇女：理论前沿，2014（1）：206
［2］薛红艳.如何提高档案管理现代化水平［J］.黑龙江科技信息，2013（9）：121
