时间：2023-07-07 16:16:50
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案整理规范范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.
关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02
高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.
1 高校档案规范整理概述
档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].
高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.
高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.
2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题
2.1 档案管理观念落后
高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.
2.2 工作效率低下
档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.
2.3 现代化装备设施条件差
投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.
2.4 资源无法共享
学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并带来的新问题
近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.
3 有关档案管理工作规范的颁布施行
国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].
4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势
高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.
4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状
当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.
4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足
有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.
高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.
5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施
5.1 实现档案信息的数字化管理
档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].
5.2 高校档案管理模式的优化
当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.
6 结语
当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.
参考文献：
〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.
〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.
〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.
〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.
〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.
〔6〕翁东东,毕尧翔.基于云计算的高校档案管理系统研究[J].电子世界,2014（13）:22+24.
关键词：房屋档案；收集整理；规范化
中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-10-0202-02
房屋权属档案，是指房产行政管理部门在房屋各类权属登记、调查、测绘等房屋权属管理工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是城市房屋权属登记管理工作的重要依据，在房屋权属管理工作中发挥着无可替代的作用，形成了独特的价值。
权属档案的收集与整理，指按照国家的法律规定，遵循文件材料形成的自然规律，依据归档立卷的规范标准，把房屋权属登记形成的各种资料，以及司法、政府行政职能部门等对相关权属的执行文书及文件等各种载体文件材料，有计划地收集起来，经过分类整理，并按一定的归档制度、程序、规范形成档案卷宗，集中保管到档案室。通过对权属档案的收集与整理，能够完整地反映城市房屋权属的现状及其变迁历史，是房屋权属档案管理的基础性工作。
一、房屋权属档案收集工作的要求
1.收集房屋权属档案要完整。房屋权属档案完整包括一是种类齐全，要能全面、真实地反映房地产本来面貌，反映房屋权属的归属、沿革、变动等各种载体；二是材料完整，收集的各类房产档案材料要系列化，能完整地反映房屋权属情况。
2.收集房屋权属档案要准确。房屋权属档案记录的内容要与实况相符，记录的权利人姓名、权利种类、范围、房地面积等要准确，不能有误差。
3.收集产权档案要规范。一是档案内容规范，收集的产权档案达到“十清”，即产权人清、产权来源清、产权性质清、建成年份清、结构层次清、房屋建筑面积清、占地面积清、四邻界址清、房屋用途清、产籍图号清。二是文件材料规范，收集的产权档案要有利于永久保存，有利于装订保管。收集的产权档案一般应为原件。按规定可收复印、复制件的还应由收件人进行核对，并注明核对人及核对日期。复印、复制件必须清晰和规范，原则上采用16K纸复印。三是档案收集规范，立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为房产档案保存的各种介质文件材料，及时移交房地产档案室归档。
二、房屋权属档案收集的内容
（一）房屋权属登记的文件材料
1.房屋产权来源的有关证明文件：房屋买卖合同书、房屋转移（交换、析产、拆迁补偿安置）协议、出售公有住房合同、房产转移的批文、约定、法院判决（调解、裁定）书及协助执行通知书、房产继承（赠与、遗赠）公证书、仲裁文书、购房发票、付款凭证、完税证明、土地使用证或用地证明文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、综合验收证明、房屋所有权证及公有权证、初始登记证、预告登记证明等。
2.房屋权利人身份证明：身份证、军（士）官证、护照、户籍证明、单位的营业执照或组织机构代码证、结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明；工龄、职级或职称证明、授权委托书、委托公证书等。
3.房产测绘报告书：计算书、勘测表、分间平面图、产权证附图、定点图、墙界表等。
4.房屋产权登记中形成的文件：登记申请表、房屋权属登记审核表、房屋登记收件收据、房改售房估价表、联系单等。
5.登记机构认为需要的其他有关证明、报告、说明、批文、文件、决议、章程等材料。
（二）房屋抵押登记的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的证明、房屋权利人身份证明、抵押登记申请书、审批表、收件收据、登记机构认为需要的其他有关证明材料等。
（三）反映房屋权属状况的卡片：房屋栋卡、产权索引卡、地名索引卡等。
（四）反映房屋状况的薄册：发证记录薄、产权清册等。
（五）反映房屋权属状况的信息资料：摄影照片、录像磁带、计算机存储的光、磁盘等。
（六）其它房屋权属资料：法律文书、代管文件、历史形成的各种房屋权属证明等。
（七）登记机构认为需要的其他有关介质材料等。
三、房屋权属档案的整理
（一）组卷要求
1.按照一证一卷的原则进行组卷和立档，非特定情况不并档，每套房屋的产权登记要建立关联索引。
2.房屋他项权利登记形成的有关资料，单独立卷、建档，并与产权登记形成的档案从信息上建立关联及数据索引。
3.房屋拆迁注销登记实行收回房屋权属证书与注销资料单独立卷，并做好查询索引。
（二）档案卷排序
对卷内文件排序的目的是要保持卷内文件之间的有机联系，给每份文件材料以固定的位置，使卷内文件系统化、层次化，以利于查找。一般遵循以房屋权属变化、权属文件形成的时间先后及权属文件的主次关系为序的原则。
1.产权档案的排序：a、房屋权属登记审核表。b、房屋所有权登记申请书。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书：包括购房合同、房屋转让协议、房屋交换协议、出售公有住房合同等。e、估价表。f、测绘成果：包括计算书、勘丈表、分间平面图、产权证附图、定点图等。g、委托书：包括授权委托书、公证的委托书等。h、法律文书：包括协助执行通知书、裁定书、调解书、判决书等。i、公证文书：包括赠与、（接受）遗赠、（放弃）继承、拍卖等公证书。j、申请书或承诺书：包括个人或单位出具的所有申请书和承诺书。k、证明：包括个人或单位出具的所有证明、墙身归属证明、出售公有住房证明和清册。l、约定。m、报告或说明：包括房屋安全鉴定报告、门牌号与合同不一致的说明等。n、联系单。o、董事会决议和章程。p、发票；包括发票、付款凭证、收据、完税证明等。q、建设规划证书：包括规划许可证、竣工验收合格证、建筑执照、立项批文等。r、身份证明：包括个人的身份证、军官证、护照、户籍证明，单位的营业执照或组织机构代码证；结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明：工龄、职级、职称证明。s、土地使用证：包括土地使用证或用地证明文件。t、房产登记证书：包括房屋所有证、共有权证、初始登记证、预告登记证明等。u、上述未列书证。
2.抵押档案的排序：a、他项权利登记审核表。b、他项权利登记申请表。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书。e、抵押物清单。f、委托书。g、承诺书。h、联系单。i、公证文书。j、证明。k、批复。l、评估报告。m、董事会决议和章程。n、建设规划证书。o、身份证明。p、土地使用证。q、上述未列书证。
（三）编号规定
档案编号采用流水号（00000001—N）。该号主要表示了档案在盒中存放的顺序，即盒内顺序排放。
按照档案的类型编排档案属性号。其编号为：类号+库号+列号+组号+层号+盒号，共8位，编号具体规则如下：
1.类号：采用1位数字，该号主要用于区分登记种类，“C”表示转移、变更登记等产生的房产档案，“D”表示他项权利登记产生的抵押档案。另外，根据需要增加档案上架种类。
2.库号：采用1位数字。将各库房统一编号。
3.列号：采用2位数字（01—88）。
4.组号：采用1位数字（1—8组），每列共8组。
5.层号采用1位数字（1—4）。每组固定为4层。
6.盒号：采用2位数字（01—20）。每层规定摆放20盒档案。
（四）整理档案的规定和流程
1.资料整理
a、资料核对：与资料交接清单核对资料份数、证号是否相符，与收件收据核对资料件数是否相符。
b、资料剪贴：按照16K纸张的尺寸，裁剪或粘贴资料，去除金属物。
c、排序编页：根据档案卷排序的要求对资料排序，在档案资料正面右上角用铅笔编写页码。
d、档案移交：将整理完后的档案分类移交到档案编号。
2.档案编号
a、编档案号：按照档案号编号规定，在系统中进行编号。
b、打印目录：按照档案的分类打印卷内目录，对每盒的所有卷打印盒内目录。
c、制作卷盒：制作档案盒，打印盒封面及盒背脊标签并将标签粘贴于档案盒上。
关键词：档案征集；规范化；管理
作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理
随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。
一、档案征集工作的涵义
要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。
二、档案征集工作的流程
在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。
三、档案征集工作流程规范化管理探讨
档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。
1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。
2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。
3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。
四、规范档案征集人员行为
1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。
3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。
五、结语
综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。
参考文献：
[1]李林森.走出档案征集工作的困境[J].山西档案.2007(S2)
[2]菅春梅.档案征集工作的探讨[J].职大学报.2007(03)
自改革开放以来，我党立足于全心全意为人民服务，并加大了服务型政府建设，对行政各项工作进行了调整和优化。办公室作为行政工作的基本部门，主要负责档案管理、信息上传下达等工作，工作内容较多，且占据十分重要的地位。但是当前档案管理工作由于各部门之间缺少沟通和交流，出现了各自为政的现象，无法将资料有机整合到一起，在一定程度上增加了档案工作开展难度，且效率较低，缺乏规范性，不利于行政办公室各项工作的开展。因此加强对办公室档案管理规范化对策的研究具有积极的借鉴意义，能够帮助我们正视该项工作的同时，还能够注重细节工作，提高管理规范化水平。
二、档案管理概念
所谓档案管理，主要是指档案的收集、整理及保管等活动的总和。就本质来看，档案管理工作是一项管理性、服务性及政治性工作，在整个管理过程中，它不生产物质财富，主要负责各个部门历史文件管理工作。同时档案管理并非独立性工作，渗透至社会管理系统中的各个环节，为社会实践工作提供服务和支持，这也是区别于其他工作的主要特点。目前，我国档案管理工作尚处于发展阶段，整体管理水平还有待提升，需要我们给予更多的关注，并加大研究力度，从根本上实现档案管理制度化、规划化发展目标。
三、档案管理规范化的重要意义
加强对档案的规范化管理是一项具有现代意义的工作，特别是在信息时代下，档案中蕴含着的大量资料信息，也是以往工作的总结，能够为行政办公室未来工作提供更多依据和支持。具体来说，规范化管理的意义表现在以下几个方面：
第一，顺应时展趋势。新经济环境下，市场经济、新理念等外部环境发生了根本性变化。而万物发展规律证明了应时而谋、因势而动、顺势而为，才是持续、稳定发展的基本规律，只有顺应时展，反思自身存在的不足，不断革新自身理念、处事方式，才能够获得长足发展。档案管理工作作为行政工作的一部分，记载着行政工作的过往，具有较强的参考意义，落实好该项工作，是行政工作顺应时代的具体表现。
第二，提高服务中心管理水平的具体表现。档案管理是行政办公室的主要内容，具体来说，就是档案人员对以往工作相关的资料等进行整理、归档，并帮助行政工作发现其中存在的不足及问题，采取针对性措施，加以调整和优化，不断提高行政服务质量。同时，档案管理作为行政文化建设的基本内容，对于树立良好政府形象具有积极地推进作用，最为关键的是能够通过对档案资料的充分利用，对职工进行绩效考核，实现对职工的全面、具体化管理，从而真正意义上落实行政现代化管理目标。
第三，有利于行政事业持续发展。管理工作贯穿于行政服务工作全过程，档案管理作为其中的一部分，通过行政工作的历程、经验等资料进行回顾和整理，能够总结其中的经验。尤其是档案中的资料都是部门的精华之所在，任何事物发展过程都并非一帆风顺，通过档案工作这一载体，我们能够进行反思，并结合外部发展趋势，制定科学的发展规划，从而促进服务中心持续发展，为社会主义社会建设奠定坚实的基础，取得公众们的信任和认可，并与我党共同创建美好的未来。
四、提高规范化水平的措施
现阶段，规范化管理是行政服务中心新时期发展的必然要求，其不仅体现在制度、管理等方面，还表现在管理方式及人员培训等更为具体的方面。因此笔者结合多年工作经验，建议该项工作可以从下列方面人手：
（1）重视规划管理，完善管理制度
目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。具体来说，行政部门领导作为―个部门的组织者和引导者，要从自身人手，树立新型管理理念，重视档案管理工作在整个行政服务中心的积极作用的发挥，并经常过问该项工作实施现状，适当增加人力、资金等方面的投入，为该项工作的有序开展保驾护航。同时在部门内部应积极宣传该项工作，并成立专门的管理部门，由领导负责，领导档案人员全面开展档案规划化管理工作，立足于当前工作现状，收集并梳理存在的问题，提出解决对策，提供组织保障。
制度具有根本、长期等特点，是档案规范化管理的关键。因此在档案规划化管理工作中，我们要充分利用制度手段，约束和限制不规范行为。在实践中，要立足于部门发展新目标、新形势，将制度完善工作列入到重点工作列表当中，对现有档案制度中存在的不足和缺陷进行完善，及时取消不合理内容，并在此基础上提出相应的内容，形成系统化制度体系。不仅如此，还应重视对制度的执行，定期对档案人员进行培训，构建相应的激励机制，促使档案管理人员能够在工作中，发挥主观能动性，实现对档案管理的规划化处理，减少档案遗漏、丢失等不良问题。
（2）强化管理体系，保证信息真实性
笔者认为针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及环节全过程，特别是要重视人员能力建设。21世纪，知识更新速度远远超过我们的想象，只有掌握新知识、新技术，才能够更好地担任这份工作，继而实现对档案资源的深度挖掘，提高信息资源利用价值。值得注意的是，不同于其他信息，档案信息资源具有保密性特点，需要我们对管理人员进行保密知识教育，保证管理人员的综合素质能够与时展趋势相契合。
新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一实践收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。
（3）构建网络体系，规范档案利用
现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机飞速发展趋势下，档案网络化将会得到了进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。
档案管理工作的终极目标是发挥其保存及应用价值，为社会实践提供借鉴和参考。只有开发和利用档案的应用价值，才能够为行政工作水平的提升做出更多贡献。因此在行政服务中心内部，我们应在现有档案基础之上举办档案展览等活动，充分发挥档案资源的社会宣传功能，将静态的档案转变为动态的资源，以此来引导职工能够树立正确档案规范化理念。不但如此，还应创新档案利用方式，进一步拓展档案的服务范围，深化其服务功能，逐步朝着电子化、网络化等方向发展，形成一体化档案信息体系，从而激活档案的社会效益。
关键词:文化执法;档案管理;规范化
在信息时代的今天，档案管理工作为了满足新时代背景下的要求，不得不向信息化方向转变。而文化市场行政活动的记录与凭证就是档案信息，因此如何规范管理行政执法档案是我国政府部门需要重点探讨的问题。因此，本文浅谈了规范文化行政执法档案管理的对策。
一、档案管理工作需要从“全”字入手
(一)建档要全面
文化市场管理档案工作牵涉到行业内广大用户，需要构建健全的综合管理建档。行业内有典型行业经营群体和代表性经营业户都需要进行建档。这样，一个区域中的文化市场档案管理工作才能够有效的构建起来。
(二)收全放宽
档案材料不但是收进与发出的红头文件，而且也是一系列记录数据的材料。在文件材料归档拟定过程中，应结合实际情况，扩大归档范围。唯有这样做，才可以将文化市场综合执法的整个过程反映出来。
(三)类别要全面
一个地区的文化市场管理档案要包括很多种，如:影响档案、文书档案、技术档案、专业型档案等。在档案载体上，既需要有传统纸质型的，也有现代录像、照片、视频等类型的。
二、加大力度建设信息安全人才队伍
文化执法档案信息管理工作必须要由专业的人负责，因此确保档案信息整体安全和有效，应强化建设信息安全人才队伍。首先，要吸纳大量的综合型档案管理人才，进而从整体上提高档案信息管理人员的素质素养。其次，要强化档案管理人员安全意识和思想道德素质，进而使档案管理人员可以积极的、主动的进行档案信息管理工作。三是，制定完善的激励机制，进而加强档案管理人员管理档案的水平，并积极的学习各项新技术，从而为档案信息的安全管理奠定坚实基础。
三、档案管理要搞活“用”字
(一)因人利用
结合档案建档管理需求，将各个年份的文化市场经营门户种类、经营状况和行业分布等数据信息，统一的规划入档，便于有关工作人员的有效使用。
(二)严加管理和使用
建立文化市场行政处罚案卷，应结合具体法律条例规定，反复检验，最好咨询相关法制部门，在他们的建议和指导下，真正做到依法建档。若是特殊类型的档案，严加使用，更不允许建档。
(三)用多种形式传递档案信息
将文化市场业户经营信息、行政处罚信息和文化市场信息等以多种形式传递给广大社会公众，形成依法治理、依法行政的格局，规范行政执法档案的管理，从多方面上加强行政档案的管理。
四、档案管理要注重“改”
(一)上下两级共同发力
由政府直接牵头，县乡财政预算中列入档案管理经费，并配置专门的档案管理人员，对文化市场档案集中管理，由专门的人员负责规划、监督文化市场档案工作。
(二)稳定档案干部人员
文化市场档案干部需要结合我国颁布的有关于档案管理法律条例，并尽可能提高档案管理人员的薪资待遇，并拓宽档案管理人员的晋升渠道，由于工作实际需要确实要提拔档案干部，应征得上一级档案行政管理部门的同意后，并适当的补充档案管理干部。
(三)改进档案工作方式
转变以前单一的重指导轻服务的做法，向着强化法治推行监督检查和做好有效转化服务形式工作，向着分析问题与解决问题，加强水平，促进档案管理现代化建设方向转变。并且，应及时转变工作作风，深入进行调查分析，对档案中出现的各种问题及时解决，并深入探索管理文化市场档案的新方法。
五、建立健全的档案信息法制管理加大力度
对档案信息管理进行法制建设，为强化档案信息安全管理做好各方面工作。由于只有在行政执法的状况下，才能减少档案管理中存在的安全隐患。一是，政府应出台与档案信息安全管理相关的法律条例，进而强化建设档案信息管理法制水平。二是，档案信息安全是一个较为复杂的问题，因此还应该在制度与组织上采用一系列的措施。因此，既需要建立健全的管理制度，也需要制定出应急处理档案信息安全保障机制，进而尽量减少威胁档案信息安全的一系列行为，最大程度上做好预防档案新威胁工作。
六、档案管理可以从“收”字着手
(一)大力宣传与推广
要在强化推广与宣传与档案管理有关的法律法规定下，达到提高全民档案管理意识的目的，明确档案管理工作与文化市场管理工作二者的关系。要加大力度宣传利用档案创造的社会与经济效益事例，引起社会公众的广泛注重，激发个人或者部门对管理档案的欲望和热情。在普及档案知识教育下，消除传统档案管理的不足，真正提高档案管理质量。可以说无论对于任何工作的开展，宣传这一环节工作尤为重要，想要切实的提高文化行政执法档案管理水平，势必要加大力度宣传与档案管理有关的理论知识，使更多的档案管理人员真正意识到档案管理的重要性，由此在自身工作中可以负责任的、认真的进行每项工作，最大限度上提高自身的工作能力。
(二)建立完善的档案管理制度
文化市场综合执法应结合单位具体状况构建完善的档案管理制度，最好建立形式多样的档案归档制度，将归档的文件材料面放宽些，规定更加具体些，以达到促进文化市场发展的目的。对于典型的经营群体档案信息、培训记录、综合性材料等等都应保存好，分类进行归档，便于后续的使用。同时，还需要构建完善的奖惩制度，在工作中表现优异的档案管理人员应给予奖励，奖励形式包括物质奖励和精神奖励，以物质奖励为主，进而提高管理人员工作的积极性。反之，对于表现差的职工应给予惩罚，情况严重者应给予开除处分，从而给其他工作人员一个警示的作用。
(三)经常检查和指导
县级档案行政管理部门应该定期或者不定期到文化市场行政执法大队对档案建设管理工作进行监督与指导，主管局也要经常去监督与指导文化市场档案工作，第一时间内发现问题，并采用相应的对策妥善解决问题。同时文化市场行政执法机构中还需要做到明确权责，唯有明确权责，才能扭转权责不清这一局面，才能在出现问题后找到相应的负责人，从整体上加强档案管理质量。
七、确保档案信息管理系统的安全性
为了保证文化执法档案信息的安全有效，应确保档案信息管理系统的有效性与安全性。一方面，应定期或者不定期扫描网络设备，应充分利用黑客扫描工具，保证档案网络信息的有效与安全。而还需要记录下这些扫描的信息，进而便于管理人员监督与检查。另外，在客户端与局域网服务器中安装上查杀病毒的软件，进而保证系统的安全。同时，使用多种网络安全产品来管理系统，进而从根本上消除网络给信息管理系统带来的威胁。
八、做好建设档案信息基础设备工作
想要确保文化执法档案信息的有效与安全，必须要对档案信息管理基础设施进行大力建设。首先，在选择计算机硬件与软件设备中，以高质量为标准，购买和安装硬件设备质量高的产品。而因为文化执法档案信息中有很多数据，因此要结合档案信息的特征来相应具体的存储介质，并备份数据信息。其次，要做好管理和维护档案信息传输设备工作。为了可以更加高效的进行这项工作，应安排专人维护与管理这项设备，并且负责管理设备所处于的环境，进而保证设备可以安全有效的运作。
总而言之，想要提高文化市场行政执法档案管理质量，就必须要对档案信息中的安全问题妥善解决，进而为保障档案信息管理工作顺利进行。想要解决这一问题，既需要建设好档案信息管理基础设备设施，也需要加大力度建设信息安全人才队伍，并健全与档案信息管理有关的法律规定。唯有做好各方面的措施，才能从根本上规范行政执法档案的管理。
［参考文献］
［1］宋启红．档案行政执法工作中存在的问题及对策［J］．黑龙江档案，2015(03)．
【摘要】幼儿园档案是反映幼儿园因地制宜实施素质教育，是进行幼儿保教、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，教育档案管理的目的在于规范幼儿园的教育管理工作，提高保教质量。本文客观分析了我区农村“双语”幼儿园档案管理存在的问题及原因，提出要实现以档案管理促进办园整体水平的提高，应抓住的几个重要环节：①树立规范的幼儿园档案管理意识。②及时收集，确保资料的真实完整，切忌为应付检查弄虚假材料或抄袭。③掌握一定的档案整理和归档的方法。
【关键词】“双语”幼儿园，档案管理
2011年和2012年连续两年，我曾受邀参加了县学前教育办公室对我县农村“双语”幼儿园办园水平的评估检查。我区农村“双语”幼儿园从2010年始如雨后春笋迅速涌现，到2012年，我县已建立了农村“双语”幼儿园88所。截止测查时园龄最长的园所一年多，最短的仅仅几个月。我们除察看实际的办园条件、教育环境及观看现场教学活动外，档案检查是另一项重要的内容。但几乎所有的农村“双语”幼儿园都存在着档案缺失、条理不清、混乱存放等情况。我想这种情况不仅在我县农村“双语”幼儿园，可能在我州甚至我区农村“双语”幼儿园也是普遍存在的。
“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”幼儿园档案反映幼儿园贯彻党的教育方针，因地制宜实施素质教育，促进幼儿体、智、德、美全面发展的真实记录，是进行幼儿保教、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶。幼儿园档案管理工作是幼儿管理工作中的一项基础工作，它的科学化、制度化、规范化，可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。目前农村“双语”幼儿园师资力量和管理水平都很薄弱，我认为，可以规范档案管理为抓手，推动农村幼儿园明了工作任务，稳步发展。因此根据自己的所见所闻，提出自己的一点看法，以供镜鉴。
在检查中，发现当前农村“双语”幼儿园档案管理乱象如下：
（1）档案内容太少。有的幼儿园几乎没有档案。有的园所档案里仅有教职工名单简历、班级幼儿名单以及幼儿园工作行事历。
（2）档案内容芜杂。园长及兼职档案员不知道幼儿园应建立哪些档案，档案里应收集哪些材料。虽然检查前给参加评估的园所发了通知，并给出了一份评估标准及评估方法的详尽材料，但多数幼儿园仍不得要领，许多资料散堆在一起，不能分门别类归档。把上级文件、工作计划、教学计划、规章制度等混乱地放在一个档案盒里，也不装订。有的幼儿园甚至没用档案盒，归档材料只是捆扎在一起堆放。
（3）档案整理粗糙。字体不一（手写体与打印字体都有），纸张不同，档案没有封面，无标注日期。
（4）缺乏专人负责，统一管理。国家对每所农村“双语”幼儿园配一名管理人员和五名教师，每个教师带一个班。有的乡政府为解决园所人手严重不足的实际困难，配备了1-2名保育员。但还做不到设专职的档案人员。有的园长把所有档案工作揽于一身，但由于事务繁忙，力不从心，无法建立完整规范的档案。
如此乱象，究其原因，我认为有如下几点：
一是园领导是非专业出身，人员配置不够。我区农村“双语”幼儿园是国家为我区培养少数民族“双语”兼通人才，开发大西北，富民强边的一项重要的教育扶持项目。由于这个项目的推进迅猛，而我区又缺乏相应的幼儿教育管理及教学人才储备，就招收了很多非专业教师和管理人员。如我县为完成开园任务，就从各中、小学推荐的懂“双语”、有一定工作经验的教师中选拔了一批聘为园长。虽然她们在原先的工作岗位上个个都比较优秀，但中小学教育毕竟不同于幼儿教育，隔行如隔山，她们中大多数人在相当长的时期内无法适应新的工作。新建的幼儿园就如一张白纸，工作千头万绪，幼儿园日常实际工作已让她们疲于应付，诉诸于文字的档案工作更是没时间、没精力，也欠能力去做。这是造成多数农村幼儿园档案不全、不规范的重要原因之一。而这种状况也极大地阻碍了她们进行教育反思与专业的进步成长。
二是规范档案管理的意识淡薄。没有配置必要的档案保管设备，未安排专、兼职档案员。建议在目前人员编制不足的情况下，园长可根据本园教师特点，给每个教师分配一些必要的档案工作，使其成为兼职的档案人员。材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，统一管理。园领导要重视档案工作的日常指导与检查。应督促兼职的档案分管人平时勤于整理记录，避免检查时慌了手脚，从网上或其它园所胡乱抄材料甚至不加修改应付塞责。园领导对此项工作的要求不能仅停留在“资料有人保管，所需材料有人提供”的层面上，不能满足于“资料收放整齐、不丢不损”的档案管理状况。
三是档案管理制度不健全。有定期归档制度，即学年末上交一次归档材料，而鲜有随时归档制度。对归档材料，在归档范围及内容上，重视收集反映幼儿园整体的资料，而忽视班组及教师个人资料的收集。这导致教师个人教学反思、教养笔记、幼儿观察记录等材料由于未归档而散在教师手中，不能发挥应有的作用。
四是档案收集范围不清，档案管理方法欠缺。特别是教育教学档案内容较完整的少，无论是幼儿园整体教育资料还是班组或教师个人资料，结果性材料多，过程性材料少，极大地降低了教学、教研资料的查考、借鉴等使用价值；资料形式以书面文字居多，图片、音像等形式较少；此外，由于方法欠缺，档案管理中还存在档案整理无序、分类不明确的问题。如日常工作计划与各种会议记录、政治、业务学习记录、工会活动计划等混杂其中。
幼儿园档案管理是幼儿园工作的重要内容之一，但要真正实现以档案管理促进教育教学在内的办园整体水平的提高，应该抓住以下几个重要环节。
1.树立规范的幼儿园档案管理意识
要认识到建立健全档案的必要性和价值。幼儿园档案是在幼儿园管理和教育教研中形成的记录和反映教育过程、教育成果、教育水平的重要史料和证据。幼儿园中很多工作具有常规性和重复性。作为工作或活动记录的档案，具有一定的查考、利用、保存价值。如我园每年开展大型的常规教育活动――亲子运动会，每次活动前，我们会参照历年运动会档案，仔细选择经过检验认为较为合适的运动项目；活动中我们对比赛过程进行拍摄拍照；活动后总结反思：哪些项目既有利于发展孩子的运动体能和技能，简单有趣又安全，且有利于裁判认定、家长轻松把握的就予以保留。在开展运动会活动中产生的所有材料，运动项目的研讨、比赛中的照片、总结等等汇集起来就是这个活动的专题档案。
2.及时收集，确保资料的真实完整，切忌为应付检查弄虚假材料或抄袭
档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，最重要的是要注意保存原始的、真实的第一手资料，所以资料收集都是从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起的。首先，在全园教职工中宣传档案的作用，使大家了解和认识到保留档案的重要性。其次，制定各类档案交存的负责制度，要求各相关责任人将平时的原始资料都要保存好，活动结束或每学期末，必须及时将资料上报档案室存档统一管理，从而确保档案收集的完整性。
3.掌握一定的档案整理和归档的方法
现在农村“双语”幼儿园还不具备设置专职档案管理人员的条件，我们可聘请档案局的专业人员对所有的教师进行基本的档案制作整理、装订等方面的专业培训，还可以向正规示范园所求助，请她们就幼儿园档案整理归类给予专门的培训和指导，掌握主要的档案立卷归档的基本功：①案卷的外观要美。厚薄适当，装订齐整，背脊档案名的书写简明、醒目。②卷内文件材料分班装订，尽量减少卷内文件材料之间的磨损。③为便于查阅、复印，案卷装订时，采用活页拉杆夹。④档案包装材料应尽可能一致。⑤分类归档。为便于查阅，可根据档案的性质和内容采取不同的分类方法。如按时间分类或按专题分类。
4.建立健全档案管理制度
明确归档范围与时间。在园务管理、教育教学及教研活动中，凡是具有查考、利用、保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料都属于归档范围。可分别采取随时归档与定期归档的方法。全园各班级开展的教育活动记录，如每年的“三八”主题教育活动、故事大王比赛、国庆节庆祝活动、毕业典礼、运动会、教师技能技巧比赛、玩教具的制作比赛、教师工作能力考核等都是我园的常规活动，在筹备计划之前，我们都要翻阅档案记录，从往年的计划、总结中取往年之长，同时又避免往年活动的不足，精心策划，精心设计。活动的安排，的海报、家长签到表、发言记录、活动总结等文字资料和所拍照片、录像等图片资料及声像资料，要在活动结束后马上整理，随时归档。而每学期的教养笔记、当班记录、周教育计划、区域活动计划及自主性幼儿记录（如自然角植物生长记录表）等资料在学期结束时上交，归档时间按学年度整理，实行定时归档。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起。同时还要明确归档的文件材料要求：凡归档或上报材料应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰并要注明题目、时间，以有利于长期保存和利用；打印材料用纸应可能统一纸张，同时要保存在U盘上。
建立借阅制度并认真执行。配备借阅登记本，凡是借阅者应按要求填好借阅登记表，要求借阅者不得在所阅材料内圈画、拆页、画线；并规定归还日期，逾期不还要及时催要，以防长时间后因遗忘而丢失。
5.幼儿园档案管理内容可参照教育行政及教育主管部门制定的评估标准，结合本园实际，对全园档案进行有特点的建档分类
可参考下列分类：
上级文件类――（不言自明，不必细说）。
园务管理类――园务产生的会议记录、决定等文书档案。
保教档案类（保教档案是幼儿园最主要也是子类较多的档案）――有全园保教计划、各年级组教育计划、园本教研计划及教研记录、教学反思、教师培养计划、师徒结对协议、保育管理、大型教育活动的计划实施及总结等。
家长工作类――家长委员名单、家长会记录、家长问卷、家庭教育讲座、家访记录等材料。
幼儿卫生保健类――幼儿体检表、计划免疫记录本、学期体检单、消毒、卫生检查记录、每周食谱、幼儿膳食营养测算等材料。
后勤工作类――安全、财产、财务管理、幼儿园基本建设、食品安全、食品采购等。
声像档案类――各类活动的图片、照片及音像资料。
关键词：市政管线；工程档案；质量；执法；制度
Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.
Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system
中图分类号：G271文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）
一直以来，由于市政管线工程档案业务难度较大，加上市政管线工程一般不需要办理房地产确权证明，所以工程档案归档过程中存在问题多，困扰多。我市城建档案馆自从成立市政管线科以来，千方百计加大力气做了大量的有针对性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管线工程档案（尤其是利用率高的工程准备阶段文件、勘察文件、测量数据、竣工图等）的归档率以及归档质量大大提高；并且随着地下管线工程档案专项工作的开展，地下管线数据的移交工作也在逐步推进中。但是，与成熟的房屋工程档案归档工作相比拟，依然存在着不尽人意的以下几方面问题：
一、市政工程报建手续不完善的现象相对常见，档案资料遭遇先天不足的问题。
市政工程基本都是政府投资工程，有的由于急于上马，常常未完成正常报建程序就开工建设（大多数工程直至竣工阶段用地手续依然未办理完毕）；有的是边开工边报建；有的甚至是先开工后报建（比如由于台风刮坏海堤而产生的修堤应急工程）。部分代建单位怀有侥幸心理，直到工程完工也并未去补全报建手续，档案资料遭遇先天不足的问题；而市政工程都是关系民生，完工之后不管档案资料齐全与否，工程都将投入使用，档案资料欠账就常常不了了之。
二、部分建设单位对档案工作重视程度不够，未能履行其组织、监督、检查、收集、汇总以及移交档案等职能。
部分建设单位对档案工作重视程度不足，无视《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法律法规的要求，一是在基建过程中，未履行其组织、监督、检查以及汇总勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、收集以及立卷归档工作的职责；二是在工程档案预验收和归档阶段，亦未组织勘察、设计、监理、施工等单位收集以及向城建档案馆移交档案；三是甚至当施工单位到城建档案馆办理工程档案预验收和归档时，还不积极、不配合城建档案馆，找种种理由或者想各种办法，推诿移交本由该司负责移交的工程准备阶段文件以及竣工验收文件，影响工程档案预验收顺利进行，导致档案资料归档不完整。
三、部分管线建设（或产权）单位无视相关法律法规要求，拒绝向城建档案馆移交管线资料。
附属于道路建设的管线工程，如给水、排水、电缆沟、交通视频监控工程，往往能按照有关要求，与道路一起办理工程档案预验收以及档案移交工作，在城建档案馆归档质量良好。单独报建的管线工程，主要是电力、通讯、燃气、有线电视等工程，建设（或产权）单位一直以来，不但未履行其作为建设单位组织、监督、检查、汇总以及移交工程有关各方档案资料的职能，而且本该属于该司向城建档案馆移交的资料，他们却一直以各种理由拖延移交，尽管该档案资料（含测量数据）齐全。而对于这种不移交档案的明显违法行为，地方执法力度又不足；尽管珠海于2008年又出台了地方性法规《珠海市地下管线管理条例》，这种事实依然没有改变，地下管线档案数据的存档依然是老大难问题，导致挖断管线事情常有发生，社会经济损失不断。
四、档案资料员更换频繁，熟手资料员流失情况严重。
经笔者多年工作发现，市政管线工程相关单位，尤其是施工单位，普遍缺乏固定的档案资料员。每逢工程开工之初，随便指派一名工作人员或者在外面找人兼职担任档案资料员，这样的人大多未经过档案专业培训，他们不光缺乏必要的档案理论知识，也不具备一定的档案专业水平；同时，他们由于身兼多项工作或者纯属兼职，所以缺乏足够的时间在工地从事资料收集工作；再遇上施工项目漏测漏验的情况，档案资料员闭门造车编写档案资料数据的情况普遍存在；而数据资料的盖章审查不严格情况普遍，造假的数据资料往往可以蒙混过关，造成了档案与施工过程不同步，档案不真实，不准确、质量不高的现象。
每当新档案资料员完成一到两个工程项目，刚刚对档案工作有一定的认识，往往又被安排去做其他工作，新资料员重新上岗，重新开始学习档案知识，就这样周而复始，没法保证档案资料的质量与稳定。
综上所述，尽管城建档案馆做了大量的工作，档案归档率以及归档质量情况得到根本好转，但是依然有完善与提高的空间，只有开动脑筋，积极行动，联合有关部门，以法律为依据，从机制上、从流程上、从加大违法成本上着手，就能解决目前工作中存在的主要问题，让归档档案更完整、更高质量。具体如下：
一、严格报建手续管理制度，将完善报建手续与工程结算紧密相连。
针对报建手续不完善的问题，一是有关行政管理部门必须严格按照国家法律法规有关规定，加强监管，工程务必满足相关条件才能进行项目报批。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连，市财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善（可由城建档案馆出具档案存档的证明文件），发现有报建未完善的，应停止进行该工程的结算工作，直至建设单位补办相关报建手续后才恢复受理该工程结算工作。
二、做好做大宣传工作、提高档案工作意识。
城建档案馆必须进一步提高工作人员的档案理论知识以及档案工作水平，熟悉有关国家、地方性法律法规及档案专业规范的要求。走向街头，走进相关单位，定期举办大型宣传活动，定期举办座谈会、咨询会，大力宣传国家、地方性法律法规及档案专业规范，转变工作对象的思想观念，为工作顺利开展打基础。日常工作中，遇到不履行职责、不理解档案工作、不愿意移交档案的情况，必须以相关法律法规为依据，晓之以情、动之以理，从大局、长远以及办事对象的角度耐心地进行说服，敦促、提醒该单位转变思想，严格按照有关要求办事。
三、严格执行处罚措施，加大违法成本，让违法单位付出违法代价。
《中华人民共和国城乡规划法》、《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线档案管理办法》等法律法规对建设单位在工程档案竣工验收后向城建档案馆或者有关部门移交档案都有明确的规定；对于未移交档案的行为，也明确了相应的处罚措施。虽然有那么多法律法规保驾护航，但是在我市，多年来，未移交档案的违法行为并未得到应有的追究与惩罚，管线建设（或管理单位）的违法行为不必付出成本与代价，这不光亵渎了法律的尊严，而且助长了这种违法行为的长期发生，最终导致了城建档案馆档案存档数据不完整，给政府决策以及社会发展带来诸多不便。
事实上上，若能做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这种不移交档案的行为就一定能得到有效地遏止。比如我们的临近城市――中山市，为了收集地下管线测量数据，即使该市未出台地下管线法律法规，仅凭借《城市地下管线工程档案管理办法》，该市规划局与城市管理行政执法局联合发文，对于不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的行为，由市城建档案馆将违章建设单位名单同时报送市规划局和市城管执法局，该市规划局马上暂停受理该单位所有建设工程（含管线工程）的报建审批业务，待其按照要求补办工程报建、竣工测量、规划验收、工程档案归档等所有事项后才恢复受理其建设工程案件；另一方面，市城管执法局则按照有关规定对上述违法行为进行处罚，取得显著的成效。
珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，让违法的建设单位付出违法成本，为其违法行为付出代价。
四、必须实行工程档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。
一、工作目标
2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。
二、工作内容及标准
（一）工作内容
脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。
（二）基本原则
规范管理、分级负责、删繁去重。
（三）工作标准
1.整理标准
（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。
（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。
（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。
（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。
（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。
（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。
2.数字化标准
精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。
3.档案装具
按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。
三、工作步骤
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。
（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。
（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。
（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。
（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。
四、工作要求
（一）高度重视，明确职责。主要领导亲自部署，分管领导具体抓，挂片领导督促落实，确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人，驻村工作队全程参与，及时查漏补缺。
关键词：档案管理；规范化；模型
一、公文制发是推进档案工作规范化的基础
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
二、以我为主的立卷归档原则是推进档案工作规范化的重要环节
实现档案工作规范化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和完整化。检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化标准化，乃至现代化的一个重要原则。[1]它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
三、高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
四、档案结构模型
1档案的结构
事物都是以特定的结构形式存在的，每一种事物结构具有结构特性。对于档案结构的认识，档案学教材已有所涉猎，主要从档案的实体构成和档案的构成要素两条途径进行阐述。“文件是档案的因素，档案是文件的组合”[1]属于前者，“档案的信息和载体是构成档案的两个基本要素”属于后者。前者主要的目的在于说明档案馆、室的档案与单份文件的区别，强调档案的实体结构，可以为文件的整理和档案馆(室)藏提供理论依据。后者是对档案或文件自身构成要素的概括，虽然它并不说明文件和档案实体的馆藏意义，但这一认识对档案的信息整理和信息分类提供了理论依据，特别是电子文件的出现，文件信息可以自由地游离于原有的文件载体，使得电子文件的整理几乎完全成为文件的信息整理，所以档案文件的载体和信息的二元划分，为电子文件的整理提供了强有力的理论武器。我国档案学者何嘉荪教授提出主、客体全宗的理论，可以说都是对档案整理理论的探讨。[2]由此可见，F随着档案实践的不断发展和人们对档案实践认识的深化而变化，使之具有新的内涵。文件和档案的整理是档案实践的核心内容，贯穿于文件运动的全过程(单份文件卷类全宗馆藏)，它使散乱的文件具备了有机的结构特征。所以公式中的F不是档案的结构自身，但它是搭建档案结构的基本原则和方法。
2档案的结构数学模型
档案的结构是比较复杂的问题，随着档案实践的发展日趋复杂电子文件的出现，使得档案信息与载体合二为一，又可一分为二，我们可将其归纳为A=F(C+I)，F是一种法则，文件实体和文件信息的有机组合经过F法则变换成为“典型的、科学意义上的”档案。F变换以建立档案文件之间的内在联系、搭建档案文件的有机结构为目的。A=F(C+I)中的C+I对于新的档案实践，尤其是电子文件、档案实践，具有非常重要的意义。在传统的以纸质档案为主导的档案实践活动中，一份文件的载体与信息是不可分的，文件信息相对于它的载体。这一时期，实际上C+I可以用一个字母表示。但自上个世纪80年代中期《中国档案分类法》问世以后，对传统的文件的结构和整理理论提出挑战。《中国档案分类法》虽然名为档案分类法，但它却不能直接用于档案室和档案馆实体的分类，《中国档案分类法》实质上是对档案信息的组织方法，而不是对档案室和档案馆实体档案的分类方法。由此人们第一次认识到，档案实体的整理和档案信息的组织是可以分离的。[3]正是由于这一原因，在上个世纪80年代中后期的档案管理学教材中，提出档案由文件载体和文件信息两大要素构成，顺理成章，将档案的分类也划分为实体分类和信息分类。何嘉荪教授在他主编的教材和与傅荣校博士合作的专著中将档案的实体整理和信息整理称之为“实体控制”和“智能控制”。
A=F(C+I)的异化及其意义。它概括了一般档案室和档案馆的纸质档案的结构关系，它具有普遍的适用性，但它也可以出现以下几种
