时间：2023-07-16 08:29:47
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇电子文件与电子档案管理范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
随着计算机网络的运用，电子文件与电子档案已逐渐运用到各个单位的档案管理中。电子文件及电子档案的管理运用，不仅提高了档案管理的工作效率，同时也为管理人员节省了更多的管理时间，使其能够充分的投入到其他管理中，从而有效的节约了管理成本。此外，电子文件及电子档案的管理运用，还在一定程度上创新了管理模式，提高了管理质量。
一、电子文件与电子档案的特点
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：首先，电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；再次，电子文件的利用不再受时间和距离的影响；最后，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力及发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。
二、电子文件与电子档案的管理
综上所述，电子文件与电子档案管理，不仅提高了管理效率，同时还提高了管理质量。然而，由于多方面因素的影响，以至于电子文件与电子档案管理得不到有效的实施。因而，在完善电子文件与电子档案管理的过程中，本文提出以下几种途径：
1.建立电子文件管理制度
建立完善的电子文件管理制度，是完善电子文件与电子档案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的电子文件管理制度，不仅对电子文件的形成、收集、鉴定及管理等实施了全过程的监控，同时还确保管理工作能有条不紊的进行。其次，在管理制度建立的过程中，通过相关条款的约束，明确文件的归档时间及相关数据信息，同时还能对计算机的相关软件及格式等进行管理，从而在一定程度上保障了电子文件的质量。
2.明确电子文件归档范围及方式
首先，电子文件归档范围是电子文件归档以至今后电子档案管理的关键环节。由此可见，电子文件的产生，离不开电子文件归档范围的支持。其次，在电子文件归档的过程中，主要有两种方式，即：介质移交和网络移交。通过这两种方式，来确保电子文件归档后的质量。最后，在电子文件归档的过程中，还应对其进行相应的病毒检测，以此来确保其安全性。同时也为其他电文文件的安全提供了相应的保障。
3.做好归档电子文件的技术处理
在归档电子文件技术处理的过程中，就需要档案管理人员能够深入了解电子文件的具体来源及其管理过程，从而能够对其进行详细的了解及掌握，以便为今后的管理奠定坚实的基础。其次，在处理的过程中，还应结合着文件选择相应的识别结构，使其能够在使用的过程中，顺利的对其进行查阅。最后，在接受电子文件的同时，还应对其进行严格的病毒检测，从而确保所接收的文件具有安全、可靠的性能。
4.完善电子档案的保存
在电子档案保存的过程中，主要有以下几种方式：首先，在电子档案保存时，要确保其周围的环境及温度，使其符合档案保存的要求。其次，存放档案载体的库房必须按照相应规定进行管理，使其各方面达到所规定的要求。再次，在存放的过程中，必须远离磁场，同时还应远离有毒物质。最后，在管理的过程中，应认真核对每一个档案数据，并及时对其进行更改、调整。
5.电子档案的利用和更改
在电子档案的利用和更改中，主要包括以下两点：首先，为保证档案的安全利用，管理人员可以针对部分档案复制出相应的备份，使其在阅读的过程中，使用所复制的备份资料。其次，在档案更改的过程中，应由设计师填写“更改通知单”，并经批准后，档案人员根据“更改通知单”的要求，复制出修改用盘交设计师以改写的方式进行修改，经评审后以修订版本重新归档，其相同内容的纸质文件也应同时更改。
6.积极培养复合型人才，提高档案管理水平
在电子文件与电子档案管理的过程中，其最终操作者还是人，因而就需要在管理的过程中，能够对档案管理人员进行相应的计算机操作培训。使其能够在管理的过程中，使用正确的操作方法对其进行操作，同时，还应加强管理人员对网络的维护及管理意识，使其能够正确的认识到网络管理的重要性。此外，管理人员也应在原有的基础上，不断更新自己的管理理念与管理模式，只有这样，才能为电子档案的安全管理奠定结实的基础。
关键词： 电子档案； 传统档案； 管理
中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）10-0041-01
电子文件档案与传统档案相同之处，它们都具有档案的基本属性――原始性。对电子的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，但势必埋下安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下，相对纸质文件内容进行增删，改而不留痕迹是不可能的。纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集，积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息，对于以存储载体方式进行收集，积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是以拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因次，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值“的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。二者间的不同之处具体表现为以下几点：
一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同
电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
二、电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。
三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。
四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件相应的分类号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
五、电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录方式，中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。随着档案信息电子化的发展趋势，提高单位电子档案管理水平势在必行，本人认为还应该从以下几个方面入手：
（1）从电子文件的收集、积累基础工作入手。
（2）严格电子文件的归档管理。
（3）健全电子文件的检查审核制度。
（4）规范公文制作和控制程序。
（5）加强电子文件软、硬件设施管理。
关键词： 高校档案管理工作 电子文件归档工作 系统工程
随着信息技术的迅猛发展，计算机网络、多媒体技术已延伸到社会的每一个角落，使世界信息化、网络化；由此产生的大量电子文件，不仅意味着一种新型档案载体的诞生，而且标志着记录、传达、留存信息的方式发生了形式的根本变化，电子文件归档亦成为档案管理工作的必然。做好档案管理的电子文件归档工作，是社会发展的必然要求，也是时代向档案工作者提出的严峻挑战。正确认识电子文件的特点和性能，是档案工作者必备的知识点，采取各种措施确保电子文件档案的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。
一、高校档案管理工作的现状
（一）学校档案应客观完整地记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但由于建设与管理投资原因，档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要；不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件等国家相关标准要求，使得学校档案管理工作的发展受到严重制约。
（二）由于目前档案归档大多数为纸质、实物，管理工作量大，使用查询困难；而人们对档案管理工作重视不够、对档案工作意识不强，以及对档案工作在学校建设中的重要性和必要性认识不到位，造成档案的实际利用率低下。
二、高校档案管理的重要性
如何做好高校档案管理工作，提高高校档案的实际利用效率，对高校的教育、教学、教研活动，有十分重要的作用。档案管理是高校发展与建设历史最真实面貌的反映，是提高教学质量与水平的必要条件；高校档案是学校教育活动、教学管理、学生学习和学校建设等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况；同样，学校电子文件归档也是高校档案管理最基础工作之一，随着办公自动化程度的不断提高，必须高度重视并规范电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，以便更有效地分析利用学校档案，帮助提高教育管理和学校教学水平，更好地为学校的教学管理服务。
三、电子文件归档
（一）体系的建立。
电子文件归档工作的完成，必须建立一个体系，依靠一支队伍，按照一定的流程。在原有档案归档的基础上，形成一整套电子文件归档体系，是一种切合实际的有效途径。
1?郾传统的文件――纸质文件的归档已有很长历史，经过多年实践，已形成相对完善的工作流程和归档制度，有较好的工作基础。开展电子文件归档也必须形成一支队伍来承担此项工作。但现状是：一方面，大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员、档案管理人员具有相对稳定的工作流程和熟练业务水平。另一方面，由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段。为此，必须对现有的计算机与信息管理人员或现有的立卷归档队伍进行必要的相关业务学习的技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化或立卷归档等相关基本知识的技能培训，担负起电子文件归档工作的重任。
2?郾相对于传统的纸质文件，电子文件归档所涉及的业务面更加广泛，受制约的因素更多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，对电子文件最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位，三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文件。
（二）方法与路径。
1?郾选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分散各异转向集中统一，打破子立卷单位的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。可以利用学校网络技术建立校行政信息管理系统，比如可分为教学、科研、人事管理三个子系统。教学管理系统与学生注册中心、财务中心、教务处构成数据交换网，注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；财务中心负责学生交费信息的传递；教务处负责学籍、教学计划、课程、毕业数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
2?郾借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专门网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的，具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何中途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自动从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。已经归档的电子文件一律用光盘保存。
（三）纸质、电子文件归档并举。
1?郾在现有技术条件上，对一些具有至关作用的文件必须以纸质文件保存。由于电子文件的不稳定性和易修改性，有必要将一些重要的电子文件制成拷贝存档，以确保文件的安全。在现有基础上，对一些重要的文件最好采取纸质文件和电子文件一起归档的方法，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以利于参照互补。不仅如此，还要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，在做好纸质文件传统归档工作的同时，依靠计算机和网络技术，将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补，既可完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。另外，在做好纸质文件管理工作的基础上，还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作。
2?郾在磁盘、光盘贮存文件耐久性留存的问题尚未解决之前，电子档案与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储的技术条件进一步提高之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光盘归档为主，纸质归档为辅的做法，而对那些价值高的档案，则采取以纸质归档为主，磁盘、光盘归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，而且能够减小档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种归档方案简化合一，要经过论证后才能实施。
四、结语
档案管理的电子文件归档实质上是一项系统工程，电子文件收集积累和整理归档等工作是一项长期的、艰苦的、细致的、难度较大的系统工作。对高校来说，做好电子文件归档工作，首先要领导重视，并且要亲自抓好这项工作，各有关部门须尽快接受这一新生事物；其次，制定相关的规章制度，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求作出具体的规定。只有电子文件归档，才能保障学校日常工作及教学、科研中产生的大量的电子文件的档案管理，才能真实地保证其原始性、真实性和齐全性。电子文件归档是档案工作的发展趋势，电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好地结合在一起，满足社会的需要。
参考文献：
［1］傅荣校.档案管理现代化.杭州：浙江大学出版社，2004.4.
Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.
关键词:电子文件;档案管理;影响;对策
Key words:electronic document;record management;strategies;significance
中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01
1 电子文件定义及其特点综述
(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2 电子文件对档案业务管理工作的影响
2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。
3 电子文件对档案学理论的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。
4 档案界所应采取的对策
4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。
4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。
4.4 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
【关键词】档案管理；系统设计
随着时间的推进，档案管理的文件也随之越来越多，如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理，增加档案管理工作的效率，满足其他部门工作对档案文件的需要，是现代档案管理部门当下的首要工作内容，更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说，电子文件档案的管理更为复杂、繁琐，建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述，并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。
对于一个国家来说，档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响，也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展，会随着社会经济的发展而发展，内容也会随之不断增多，档案管理的工作经验的增多，促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。一般来说，档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求，对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议，希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。
1.电子文件档案管理工作的概述
随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动，最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲，主要工作内容大同小异，但是从微观上来讲又有许许多多的差别，比如其载体不再是纸质材料，其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统，形式多种多样又较为分散，管理起来具有一定的难度性。
一般档案管理都有一定的保密性要求，尤其是对电子文件档案来说，无论是从收集、储存、保管，还是从服务于档案利用者、交接等方面来说，电子文件档案依附于计算机信息系统，其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高，档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。
总的来说，电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。
2.电子文件档案管理存在的问题
电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，是一种新的文件档案资料形式，由于发展的时间较短，经验相对不足，所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些题有待改善：
1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题，对于其是否是原始的电子文件档案，又是否具有真实性都很难得到判断。
2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体，这些载体的安全性较难掌控，存在一定的安全隐患，比如载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象，所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。
3.电子文件档案管理系统的设计与实现
为了更好地对电子文件档案进行管理，更好地服务于档案利用者，设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出，文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期，电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计：
1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同，所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性，在这一环节中要对其进行严格审核。
2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后，档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统，对收集的电子文档进行合理分类、整理，然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维，才能提高工作效率。
3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份，防止载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。
关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).
[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).
[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).
关键词：电子档案文件；安全管理；风险防范
中图分类号：G275．7文献标识码：A文章编号：1671-7864(2015)06-0195-02
作者简介：夏忠球(1964－)，男，江苏太仓人，苏州健雄职业技术学院工程师，研究方向为网络安全、软件技术、数据库技术及应用。
随着电子政务的迅速发展，电子文档成为政府部门和企事业单位体现数据流的主要表现形式，其流程中的浏览、复制、修改、打印过程中，存在着极大安全隐患。目前国内对于电子文件风险管理研究正在深入，经过，对于电子文件的风险类型和风险识别的研究，最早是在《电子文件物理归档完整性风险检测研究》一文中提出。目前，国内对于信息化平台中电子文件风险管理研究停留在比较初级阶段，在《识别电子政务系统中的文件风险》一文中，分析了电子文件管理平台的特点及各阶段存在的基本风险。根据安全调查机构的数据显示，有超过85%的信息泄密来自于企业内部，追溯源头发现，电子信息的明文存储和无控流转是泄密事件频发的根本。档案管理人员的风险意识薄弱，对电子文件的完整性、可读性、可鉴别性等概念认识不足。电子文档安全管理中具体的保护实施，是广大档案管理工作者亟待研究的课题。。
一、电子档案文件保护的特点
电子文档的使用频率已经超过了纸质文档，给日常办公带来了极大方便。电子文档是由文件内容信息和保存描述信息的元数据二者共同构成，以计算机硬盘、光盘、U盘等物理存储介质为载体的文字、图片、音视频材料。电子文档资料可以通过网络传输，通过计算机系统存取。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子扫描版、记录活动的影音文件等。但与纸质印刷品文档相比较，电子文档具有更易复制、更易修改、更易删除和损坏的特点。电子档案文件具备三个特征：(1)电子文档真实一致性，是指电子文件的内容、结构和背景信息与电子文件形成时的原始状况一致，没有被非法篡改；(2)电子文档完整性，是指文件的结构、内容、数据等无缺损，可以正常打开阅读使用；(3)电子文档有效性，是指电子文件具备法律法规的保障，应用电子签名与数字证书，嵌入国家认证的数字证书中心颁发的证书，实现文件和载体的完好。根据电子档案的特征，应从三个方面加强对应的文件保护措施：(1)从电子文件产生、运行、消亡的整个生命周期，加强电子文件运行环境的保护；(2)从电子文件的载体角度，加强对计算机硬盘、网盘等电子文件的存储介质的保护；(3)从电子文件信息内容的保护出发，加强电子文件信息数据内容的可获得和可读取性保护。
二、电子档案文件管理中的安全风险
当前，电子档案文件在数据的访问控制和存储管理等方面存在诸多问题，其安全风险问题越来越受到重视。
(一)电子档案在网络传输中的安全风险
电子档案的在线利用是通过网络开展，在提供便捷利用的同时，也存在各种安全风险。目前网络上用户管理权限漏洞导致存在许多不可预测的安全风险，网络数据被盗取等诸多安全事件越来越多。
(二)电子档案文件在访问控制中的安全风险
在电子档案利用权限方面，给用户授予的权限过大，导致权限划分不清、越权行为的发生。失去对电子档案的监护控制行为，产生诸如电子档案文件的二次传播问题、非法删除和篡改问题，严重的会导致电子档案的丢失。
(三)电子档案文件在信息存储中的安全风险
电子档案在档案管理信息系统中的存储格式一般以常见的Office办公文档格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此类可编辑格式的电子档案如果未经过严格的加密防范措施，在信息存储和利用过程中就可能存在被篡改的风险。
三、电子档案文件的安全存储管理
(一)电子档案文件的归档要求
实施电子文件登记检验制度，把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集。电子文件拷贝至耐久性的介质载体上，最好一式3份，一份封存保管，一份异地保存，一份供查阅使用。
(二)电子档案文件的安全存储
在电子文件的媒介存储方面，应采用带有备份功能的文件存储服务器、磁带、光盘等。存储电子文件的存储介质及包装盒上要贴上包含编号、保密级别、名称、软硬件环境、保管期限等描述性标签，以方便日常的安全管理。电子档案文件的存储安全管理具体要求。
四、电子档案文件安全管理防范措施
(一)使用档案信息管理系统对电子文件进行安全归档
严格按照我国指定的《信息系统安全等级保护基本要求》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/ti18894－2002)等法规，规范用户角色分配、介质存储管理和文件访问控制等手段对电子文件进行过程控制。在政府机构、企事业单位的档案信息管理系统中，设计系统管理员、安全管理员、安全审计员三种角色，符合三员权限及职责的有效分离，实现三方管理的相互制约机制及监督机制。其归档流程，按照以下步骤：使用用户名登录档案管理系统—在线录入文件归档表—按照目录进行归档分类提交保存—档案部门在线审核办理档案移交手续完成归档。
(二)电子档案文件的加密及跟踪保护
对电子文档提供数字标密，并生成电子标签功能。电子文档拥有者可在电子文档生成时，进行实施审批手续制定秘密等级。标密后的电子文档可识别电子文件的创建者、创建时间、秘密等级等信息，能够记录文件的复制、打印和删除等行为，实现动态跟踪保护。在设置文件的授权访问控制方面，可以按照用户和文件两个维度，建立二维矩阵式的内部权限控制体系，提供文件的标准授权、文件的定向授权和文件的向上授权这三种授权方式，给予用户相应的权限。
(三)电子档案文件的安全传递及文件恢复管理
在电子文档的两个关键阶段：文件定密阶段和文件外发阶段，引入流程审批管理手续，实现对电子文档使用过程行为的全程追踪管理。电子档案传递过程中，引入数字指纹技术和数字水印技术实现的安全传递管理。在数字指纹和水印中通过嵌入的是信息拥有者的信息和传递流向的相关信息，实现跟踪监控，能够防范解密后的电子文档被不明身份的用户非法篡改。另外，不同城市之间的异地存储技术目前正应用于电子文档的保护中，当发生档案数据丢失时，可以使用备份文件完成数据恢复，保障档案文件的安全。
五、结束语
总之，电子文档的安全环境是信息安全范畴的薄弱环节，是防范的重点。在电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档及保管方面，需要从管理人员的安全意识、数字指纹物理技术等有效的物理安全防范措施，确保电子档案文件的真实性、完整性、有效性。
参考文献：
［1］曹文雁．浅析电子文件风险管理的必要性［J］．山西档案，2013(S1)：89－91．
［2］钟奕思．我国档案风险管理研究现状述评［J］．兰台世界，2011(18)：36－38．
［3］杨凤梅．关于电子信息档案管理的风险控制方法探讨［J］．才智，2013(16)：121－123．
［4］金凡。浅谈电子文件之风险管理［J］．科教导刊，2013(8)：22－24．
[关键词] 档案；档案管理；双轨制；措施
[中图分类号] G740
[文献标识码] B
在全球化信息时代的影响下，传统的单一纸质档案已不能适应当今快节奏的传播利用，由以计算机网络为主导的这面旗子占领了档案管理领域，并逐步取代纸质档案。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用，图书馆档案管理近年来也随之由传统的纸质文件逐步向电子文件转化，但这个转化是复杂、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长。不过电子文件的入档比例呈逐年增长态势，形成两者并驾齐驱的局面，所以图书馆档案实行双轨制管理是现代社会发展的要求，是图书馆档案管理发展的必然趋势。
一、档案管理“双轨制”的内涵
从形式上看，电子文件仅是形成最终传统意义上档案实体的过渡性文件。随着信息技术的发展，出现了无纸化办公的情况，电子文件的优势越来越凸显，从而对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战。
电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。总的来说，档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。
二、实施“双轨制”管理的必然性及意义
纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，决定了必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。
电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充。而其中的“可共享性”、“存储的高密度性”以及“信息的可操作性”是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因。根据这些特点，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上。这是信息社会或者说网络社会对档案管理提出的基本要求。这是一个信息爆炸的社会，如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将是不可能的事。
双轨制的管理模式能够适应现代档案网络化、数字化建设的需要，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储，实现档案实体管理和信息化管理相容并有机地结合起来的现代管理模式。这种管理模式既能充分开发、利用档案信息资源，同时也能起到保护档案原件的作用。从而将更加重视知识管理在资源配置、业务流程和人才开发等方面的作用，使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。提高档案管理的水平，发挥档案的更大作用。
三、构建符合现代档案“双轨”管理机制的措施与对策
(一)加强现代化基础设施建设工作
档案工作是“利在当代、功在千秋”的事业。所以要想加快实现双轨制下档案管理高效率，必须增加经费投入，购置实现档案管理现代化所必须的一些设备，如高性能的计算机、扫描仪、数码照相机、数码摄像机、快速刻录机、打印机等，以及维护档案安全的保护设施、配套的软件等，加强基础设施建设。没有坚实的物质基础也就无从谈起档案管理现代化的建设问题。
(二)做好馆(室)藏档案的优化工作
档案馆(室)对所保管的案卷进行全面、认真、细致的普查，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。首先要对馆(室)藏档案进行全面的清查工作，剔除那些重份和无查考利用价值的文件和资料，然后按照管理规范和科学的方法重新进行分类、组卷、编目、撰写案卷标题等，避免在实行计算机管理档案的过程中出现重复工作。同时，在重新整理的过程中还可以对破损、掉页、字迹退变等案卷做一些修复和抢救工作，可以说是一举两得，也避免了工作效率低的情况发生。重新组卷不仅可以优化馆(室)藏、科学保管，而且可以提高计算机管理档案的利用效率。
(三)解决电子档案文件存储问题，加固档案管理的“双轨”构架
电子文件的存储问题是“双轨制”管理的核心问题之一。电子文件的存储包括两个方面的内容，一是海量存储的问题，一是长期保存的问题。解决这两个问题的办法，就目前的科技水平而言，就是通过“在线存储”、“离线存储”和“近线存储”的办法，对海量电子文件加以长期保存和备份。在线存储是指授权用户可以根据需要，随时下载数据，一般用于存储被频繁调用的数据。离线存储，顾名思义，是对“在线”数据的“离线”备份存储，因此又称备份级的存储。这部分数据不经常被调用。“近线”存储是对“在线”和“离线”的折中，适用于存储访问量不是很大，但又有一定需求的数据。
(四)规范管理，统一接口，打通纸质档案与电子文件之间的物理隔阂
融合是时代的主旋律。纸质档案与电子文件并存的管理过程中，必然存在着不相协调的矛盾和冲突。在矛盾处发现一致，在冲突中寻求融合，是档案“双轨制”管理的根本出发点，也是构建其“双轨”管理的理论基础和实践的必然选择。根据时代特征和科研生产的实际需求以及现有的纸质档案的管理模式，构建一套动态的、发展的，多接口、全兼容的电子文件管理体系业已成为现代档案管理者的共识。“双轨制”其实是一种混合管理模式，由于时代的变迁和科学的进步，任何单一的档案管理模式都难以适应现今复杂的档案信息格局。“双轨制”的“双”也不是字面上“两种”的意思，或者可以说是一种“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要从软件上保证纸质档案与电子文件的一一对应，同时也要从硬件发展的角度，对历史和将来的数据进行兼容性维护，保证其电子数据和纸质档案都长期可用，杜绝由于硬件系统的升迁而对历史数据所造成的毁灭性破坏。唯一性是指一定要保证对包含同一信息内容的纸质档案与电子文件的一一对应。
其次，要建立健全管理制度，从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM(PDS)等计设文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，明确从电子文件到纸质档案转换接口的唯一性，以保证电子文件的真实可用及与纸质档案一一对应，打通纸质与电子文件之间的物理隔阂。
再次，运用技术手段，保证纸质与电子文件之间的动态链接，以及纸质与电子文件都真实可用，充分发挥“双轨制”对现代档案管理的作用与职能。数据库和网络技术的结合，可以为海量电子文件以及纸质档案存储条目提供快捷的全文检索或是条目查寻。进一步完善的PDM系统和归档管理软件的无缝对接，为电子文件的适时归档、动态修改提供了可行的渠道，又从技术上确保了电子文件的真实可用及其输出的纸质档案与实物的完全符合。
(五)加强人才队伍建设工作
从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。加之整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，而现有的立卷归档工作队伍尚不适应工作发展的需要，不仅需要档案和计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，必须通过组织业务学习和技术培训，全面提高档案人员队伍素质，提高其综合业务能力，改善档案工作人员的知识结构和学历结构，尽快使他们熟练使用现代化设备，掌握信息管理的基本知识和技能，这样才能担负起电子文件归档工作和双轨制下档案工作的重任。
随着双轨制下档案管理的进一步开展，档案管理将逐步进入电子化、网络化阶段。我们要以档案和计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，按着全国档案信息化建设的目标和任务，认真做好双轨制下的档案管理工作。是一种必然的发展趋势。因而目前我们只有做好纸质文件和电子文件的并存管理——“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现最为理想的档案管理。
[参 考 文 献]
[1]邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999(3)
[2]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2000
[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2003
关键词：企业电子档案；电子档案管理问题；解决措施
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息时代的到来，改变了企业的管理方式，从传统的完全纸质化到如今的电子无纸化，企业档案的管理发生着巨大的变化。企业档案也已经成为企业信息资源和资产的重要组成部分，是企业建设、运营、发展的重要记录，对于企业的发展建设起着至关重要的作用。但是，中国企业对于这方面的应用探索还不长，企业电子档案的实际管理中仍然存在诸多问题，因此笔者结合自己的实际经验，给出一些思考和建议。
一、企业电子档案管理问题
（一）正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善，这主要是由于相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，比如逻辑上的归档问题，信息的分总问题，可以说考虑的范围是相对局限，不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。
（二）文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统，由此导致信息的归类出现一定出入，在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况，在信息的分类上有一定出入，但是模式化的系统分类无法满足现实的需要，对于信息的应用、管理都会有着出入。
（三）电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。
（四）电子档案储存载体安全度无法保证。档案对于公司来说是有一定价值的信息资料，因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种，一类是直接通过硬盘储存器，另一类是利用网络进行储存，比如最近比较热门的云储存，两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦价值意义高的档案资源泄露，甚至丢失，会对公司产生诸多不利影响；如果是通过网络存储，尽管可以通过网络很好的备份存储，但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破，或者遭到病毒影响，在安全性上也有所注意。
（五）相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量，但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理，需要其掌握一定的电脑技能，对于相关软件的应用，自动化办公系统管理达到熟练的程度，同时工作的责任心也是重要的保障。但是，在现实的情况下，一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺，而一些年轻的档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入，甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。
二、针对企业电子档案管理问题的解决措施
（一）电子档案监控严格化。首先，关于电子档案的形成监控问题，工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立，这是一个至关重要的步骤，来保证后期信息利用有价值可言，所以在电子档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果，比如文件管理制度和体系的科学化、严格化，管理内容和执行的有效化等等。
（二）提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想，因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，但是立足具体的措施，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失，以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管，最好把每一项责任落实到个人，确保权责明确，以及采取更加严格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后，其复制变得更为便利，也增加了工作的便利度，但同时也增加了其中的风险，比如关于电子档案真伪的问题，提高其中的甄别技术有着现实的必要，因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施，比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改，危害企业的利益。
（四）优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前，一般需要先进行文件的鉴定，其目的是为了区别文件的价值，根据实际的需要来给出相应的标准，避免统一标准化的分类不利于公司对于信息的应用。在一定有效分类之后，可以方便企业选择应用，方便公司管理，更好地为公司创造价值。
（五）优化电子档案归档。现阶段，电子档案和文件档案处于同步归档的状态，实行“双套制”，但是实际过程中由于电子文件的法律约束力不高、技术问题大导致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在纰漏，因此需要更好地优化电子档案的归档问题，一方面需要着手建立和运用计算机网络环境下的具有多种特征的电子档案，另一方面需要继续发挥实体档案的作用，发挥实体档案和电子档案结合的作用，实现档案信息在现代社会信息平台上的有效运转。
（六）提高相关工作人员的素质。不管外部条件如何改善，软件设施如何改进，相关的工作人员作为工作过程中的主体，需要发挥出主观能动性，因此，提高相关工作人员的素质仍然是重要要求，一方面需要有针对性地对员工进行相关的专业化的培训，另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心，同时结合两者，才能让整个工作更加有效，有价值。
三、结束语
企业电子档案管理需要从理论上有所改善，更要立足其中的各个环节有所改善，不管是工作本身，还是各类的工作人员，发现问题才能更好地解决问题，才能让整个过程在实践中不断改进，让电子无纸化的企业电子档案发挥出现实价值，促进企业的发展。
参考文献：
[1]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.
[2]邹喜玲.浅谈档案办公自动化管理[J].湖北广播电视大学出版社，2003，21（3）：107-109.
