时间：2023-07-16 08:30:01
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[关键词]ERP；企业采购系统；采购管理
计算机信息技术早已渗透到社会的各个领域之中，极大的促进了社会经济的快速发展，尤其是ERP系统的出现，更是大大的提高了企业各个方面的协调能力、采购管理能力，进而为企业创造了更大的经济利益。做好ERP系统在企业采购管理中的运用已经成为现如今企业所面临的重要课题。
一、ERP在企业采购管理中的作用与效益
(一)ERP在企业采购管理中的作用
对于企业而言，采购工作往往是繁琐且十分重要的，而由于采购环节出现问题而对整个企业的运行流程产生影响的现象也是屡见不鲜。尤其是传统的采购模式，仅仅是通过电话对供应商的价格进行询问，根本无法及时保留相关的信息记录，也更无法真实的展现出供应商的基本信息，进而给后续的采购活动遗留下诸多安全隐患。而ERP出现则有效的帮助企业实现了采购办公自动化，这一重要作用主要体现在核价细部化、物量及订单管理流程化、原价节俭和供应商选定规范化几个方面之上，而其中原价管理恰恰构成了企业的核心竞争力，是现如今企业制定经营战略过程中重点分析的对象。同时，ERP系统也将供应商的所有信息、评价真实的展现出来，通过整个供应商、客户、销售网络，将企业的销售、供应、生产环节紧密的结合在一起，进而达到及时、快速生产与经济的根本目的，大大的提高了企业自身的核心竞争力。
(二)ERP在企业采购管理中的效益
ERP系统应用在企业采购管理中，可为企业带来了巨大的经济效益，具体表现在以下几个方面：1.进一步提高了企业的采购速度，并且降低了日常清点库存的巨大工作量。2.进一步增大了流程效益。使用ERP系统后可以更为直观的看到企业各个部门的实际运转情况，可以使货物验收、录入工作变得更加便捷，进而增大流程效益。3.进一步加快了信息的处理速度。ERP系统的应用使各个部门能够共享公共信息，省去了流程文件的中转时间，加快了采购信息的实际运转速度。4.进一步提高了企业的采购管理水平。使用ERP系统以后极大的降低了采购管理人员的工作量，加快了采购管理人员的工作效率，使其能够有更多的精力、时间去进行管理，挖掘更优质的供应商。
二、在企业采购管理中做好ERP应用的准备工作
(一)做好思想工作的准备
要想做好ERP系统的应用，不仅要有快、准、狠的干劲，还要做好ERP系统转化工作所带来的思想变化。尤其是企业领导决策层，作为ERP系统实施的重要决策者，提高他们对ERP系统重要性的正确认识，使其充分的认识到ERP系统是一项十分宏大的工程则尤为重要。此外，还要注重ERP系统在企业采购管理中测试阶段与实际应用阶段存在的差异性，做好新旧系统软件的过渡，注重对ERP系统维护人员的培训工作，尽可能的避免一些不可抗拒的非技术因素，从而促进ERP系统的良好应用。
(二)做好技术工作的准备
在使用ERP系统前，企业就要对全体员工进行全方位的软件技术培训，并且成立相应的专家小组对企业下达任务，以此锻炼企业员工对各项信息的重新组合与及时完成能力。此外，有条件的企业还应该建立属于自己的网管中心，以便加强对网络规划等基础性工作的安全管理。
(三)做好资金工作的准备
ERP系统在企业采购管理中的应用，不仅仅是对传统采购模式的一种改造，更是将先进的技术引入到了企业管理之中，为企业的现代自动化管理奠定了坚实的基础。尤其是ERP系统其本身就是一项十分宏大的工程，所以就需要企业提供充足的资金支持。因此，企业应该为ERP系统做出合理的资金预算，具体包括：硬件、培训、场地、软件、顾问等在内的多方面资金，在ERP系统的实施与应用过程中要尽可能避免挪用企业的流动资金。
(四)做好物资工作的准备
企业应该根据实际的生产布局设置ERP系统的主要办公场所，节约光缆光纤等昂贵价位物资的使用。同时，从整体布局结构出发，考虑场地、管线的实际布局，对于原有的旧设备要进行适当的处理，从而最大限度的降低企业生产成本。
三、ERP在企业采购管理中的具体应用
(一)对供应链的有效建立
将ERP应用到企业采购管理中后，企业能够建立起供应商信息档案，并且能够根据供应商所提供的资源进行主次分类。企业还可以根据供应商所提供的产品建立相应的产品目录，严格监督供应商提供的产品，对合格产品与不合格产品进行分别记录。同时，正是因为ERP系统能够完整的保留下企业对供应商的历史评价，所以，在制定采购计划前，企业应该结合供应商的历史记录，对供应商的基本资料进行分析，对需要采购的商品信息进行分析，将采购商品范围设定在合格商品之内，也只有这样才能够制定出科学、合理的采购方案。
(二)对采购计划的有效生成
结合ERP物料的实际需求可以为企业制定出行之有效的采购计划。特别是在实施采购前，企业应该充分考虑到采购商品的订货量、储存方式、运输方式等方面的问题，并且利用ERP对物料进行合理的分类与合并。假如企业所采购物料的实际采购周期较长，那么牛鞭效应就进一步增大了供应商在生产、供应、库存管理、市场营销等方面的不稳定性。而ERP系统则可以根据自身在数据分析上的巨大优势，对物量变化进行及时的反映，进而帮助企业制定出科学有效的采购计划。
(三)对供应商的合理选择
企业采购部门在选择供应商的过程中可以充分利用ERP系统，对供应商的基本信息进行分类、对比，使供应商们的不良率、价格、纳期等方面指标被更为直观的展现出来，以此作为采购部门进行量化的重要考核依据，从而选择出最为优秀的供应商，制定采购经营战略计划。
(四)对生产采购用款的制定
当企业制定出合理的采购计划以后，就可以利用ERP系统对采购总款进行自动生成，并且制定出相应的用款计划。同时，企业的采购部门即可通过ERP系统将采购用款计划直接上报给财务部门，财务部门确定以后直接向采购部门发送反馈信息，最终经过两个部门的共同认可之后，即可实施采购付款。
(五)对采购订单进行自动生成
ERP系统能够结合企业实际采购产品的总储存量，采购时间、采购总量、商品运输方式、采购用款计划以及计划外的额外费用等信息自动生成采购订单，每日订单的发送也可以根据ERP系统中的最新物量进行及时调整，对长期库存或者产能不足等情况提前管理，有效减少因为供货不足而导致停线情况的发生。
(六)对采购定金进行跟催
利用ERP系统设置订单追踪周期以及时期，从而形成跟随计划。采购部门可以依据ERP系统所给出的计划对供应商开展跟催活动，在跟催订单的过程中，ERP系统能够给采购部门提供供应商的商品质量情况以及生产、运输进度等信息。
(七)对商品进行验收
在商品的验收过程中，采购部门可以对供应商所提供发票以及订单进行详细的检验，并将发票以及收货单信息录入到ERP系统当中。同时，ERP系统可以依据企业的实际流程以及集成特点，从资材管理员手中将货物按照订单进行验收。
(八)对采购总费用进行结算
在商品的验收完成之后，采购部门需要配合财务部门对整个采购活动进行费用的整体结算，并且依据采购结算单以及计划外费用的实际情况，计划出采购活动整体的投入成本数量。
(九)对采购订单进行结算
ERP系统能够自动结算采购订单。在上诉所有步骤均完成之后，便可以利用ERP系统对采购清单进行分析，并依据订单进行采购活动的整体费用结算，最终由ERP系统按照付款结算的方式进行费用结算。
(十)对ERP系统数据进行维护
ERP采购系统经过一系列的采购活动之后，会产生采购信息、供应商信息以及商品信息等基本数据，对于这些数据，ERP系统能够自动的进行储存、备份，从而防止数据意外丢失，保障数据的可靠性。
四、结束语
要想更好的将ERP系统应用在企业采购管理工作之中，就必须要明确掌握ERP系统在企业采购管理工作中的作用，清楚其在企业采购管理工作中的具体应用，从而为ERP系统的运用做好相应的准备工作。也只有如此，才能够发挥出ERP系统的最大效用，更好的协助企业完成采购工作，使企业的采购管理工作更加的规范化、流程化、自动化，为企业的决策提供有力的数据支撑，并且有效改善企业的采购模式，给企业带来巨大的经济效益。所以，在今后的工作中企业应该更加完善ERP技术，将其更好的深入到企业各个环节之中，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。
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[关键词]备件采购管理；钻机备件采购；计划；库存；编码
[中图分类号]F251 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）30-0096-03
1 备件采购及钻机备件采购概述
1.1 备件管理及备件采购管理概述
备件管理，是为了能够按计划进行设备检修，尽量缩短故障停机时间，减少修理费用；在保证备件品种的质量和数量、供应及时、经济合理的原则指导下，对备件的计划、制造、采购、储备、供应等方面所进行的管理工作。备件管理的主要内容包括四个方面：计划管理、库存管理、技术管理、经济管理。计划管理是指从提出订购和制造计划开始，直到备件入库为止这一段时间的工作，包括计划的编制和组织实施。库存管理是指备件验收入库、正确发放、科学保管等工作。本文探讨的钻机备件采购主要涉及计划管理、库存管理。
备件采购管理是备件管理的重要组成部分，包括备件的计划、采购、储备的组织与管理。在一个完整的备件采购过程中，不仅需要完成产品的订购与交货，前期的准备与后期的保障同样重要，其完成的好坏直接决定了采购效果。
1.2 钻机备件采购概述
石油钻机备件种类多、各部件金额小、有一定的技术要求等特点，决定了钻机备件的采购需要采用特定的方式。根据我们多年从事备件，尤其是钻机备件采购的工作经验，对钻机备件采购的特点总结如下：
（1）备件产品品种繁多，性能差异大。以一套70DB成套钻机为例，该钻机备件可达1000余种，占成套钻机金额的百分之十多。既有适于钻井系统的压缩机、维修包，又有钻机主机配套的接头、转向阀，既有适用于钻井地面安全控制的调节阀、溢流阀，又有钻井泥浆泵配套的液缸、活塞等。
（2）供应商数量多，且地域分散。据原“中国石油钻采配件一级网络”统计，截至2008年年底，具备生产钻机备件的合格成员企业超过350家，逐渐形成了东部以盐城、建湖为中心的采油（气）井口、三吊一卡等备件基地；西北地区以宝鸡、兰州为中心的泥浆泵、钻机主机、等设备的备件基地；中部及西南地区形成以濮阳、成都为中心的PDC钻头、螺杆钻具等备件基地。
（3）备件采购的技术要求依赖于成套钻机的技术标准。钻机各备件需满足的技术要求，除其原材料要达到相关的国家、行业等标准规定外，还需执行相应钻机部件的行业标准。例如，顶驱备件的采购，既要符合原材料API标准，同时还需执行《中国石油天然气顶部驱动钻井装置行业标准》。
（4）钻机备件体积、重量差异大，物流选择具有灵活性。例如，一根4in×35MPa的水龙带，净重可达605kg，而一个普通的升降器总成净重仅为1kg，根据产品特性可灵活选择物流方式。
2 备件采购管理在钻机备件采购中的应用
2.1 计划管理
备件的计划管理是备件的一项全面、综合性的管理工作，它是根据企业检修计划、设备改造、维修需求等情况对备件计划进行需求计划申报、采购计划编制、到备件消耗情况的信息跟踪、统计分析、改进的过程。
我们根据石油钻机备件的特性，从专业化采购部门的视角出发，进行计划调研、提报及后续的管理工作。主要包括以下方面：掌握钻机设备的新增需求量、投产时间、计划年工时、计划钻井进尺等。同时，以往年成套钻机备件采购的产品目录清单为基础资料，与供应商进行沟通，确定此清单选型更新情况，制作出一份详细的“两年钻机备件采购推荐清单”，以供用户确定产品的供货范围。
计划管理主要有三个优点：
（1）掌握了采购的主动权。整个过程可称之为主动供货。由于从事的是专业的备件采购，我们已形成较为完善的钻机备件管理体系，同时长期与备件供应商进行合作，能够拿到较好的折扣，因此有能力为用户提供一个较好的选择。
（2）提供合理的推荐采购备件目录。由于单套钻机的备件数量多、料性差异大，进行一单一采，不仅影响了生产而且增加了采购中各项成本。我们提出的推荐目录，是在综合了以往采购产品及该项目差异化的情况下做出的，具有可参考性。
（3）便于库存管理，降低采购成本。根据钻机在使用中消耗情况和资金条件，制定备件消耗定额和储备定额，编制出符合实际消耗的推荐清单即推荐采购计划。增加通用备件储备，起到保供增效、降低成本的作用。
可见，周密的部署、专业化的采购队伍、科学的工作方法在前期调研、提报计划方面起到重要的作用。
2.2 采购过程管理
2.2.1 石油钻机备件的分类
根据钻机备件的特点，我们可对钻机备件采购进行相应的分类：
（1）按钻机结构对钻机备件进行分类。上文中提到“备件采购的技术要求依赖于成套钻机的技术标准”，我们以钻机结构的系统为切入点，对备件进行划分。以下是一个钻机系统的主要设备与主要备件的对照表：
这样的分类有如下优点：遇到设备运行故障时，作业现场人员根据钻机故障的位置，查找原因，可从信息系统中，第一时间调出损坏位置所需的备件，并迅速获得相应供应商的支持，及时更换钻机备件排除故障，同时便于库存管理。
（2）按钻机备件的维护对象及重要性分类。分为：计划件、易损件、事故件。计划件是指按设备的维修周期进行采购和储备的备件。与汽车定期保养相似，钻机也需要进行定期保养，如燃油滤清器（每1000小时更换或提早更换）、空压机油（每300小时更换或提早更换）等。对这部分备件可按维修周期进行采购。易损件是指那些量大面广，损坏无规律，但又具备更换条件的备件。如油路、气路中的密封件。采购部门应根据采购计划的提报，优先较多储备易损件，以保障钻机的正常的运转。事故件，是指那些平时无法更换，难以预测更换周期，一旦发生损坏又对生产危害较大的备件。如井控装置中的重要备件，因此该类备件应做好充足的储备，不允许缺货。
2.2.2 石油钻机备件的编码管理
钻机备件品种繁多，采购方在订购时往往难以简单、准确的将其描述清楚。为提高工作效率，供应商的出厂备件编码、采购方的订单物料编码、最终用户的现场使用编码，应满足一一对应且和实物相符的要求。下面就统一备件编码并进行编制做如下阐述：
备件编码的编制可采用“主设备编码+零部件编码”的方法。由于采购不同型号的钻机，可配备的主设备的方案较多，影响钻机备件的选用主要是主设备的选用，因此有必要首先限定主设备的编码。给主设备添加编码相对简单，就是将不同的主设备单元设定4位编码，说明是什么设备。当设计零部件编码时，前2位对这一备件的物流特性进行分类，比如易损件、事故件等；第3、第4位来匹配备件的功能分类，如属于密封还是承重，传动或者固定等；后4位是流水编号，因备件数量庞大，很可能一个主设备有上千种零备件。
当备件号形成时，采购人员通过查看备件编码，就能知道该备件物流组合、仓储管理属性。具体编制见下图。
钻机备件编码图
备件编码管理作为备件管理中物流和信息流同步载体的方法，具有成本低、能有效进行分类、传达众多物品信息等优点，同时减少了供应商、采购方、最终用户反复沟通，极大地提高了工作效率。通过编码唯一性的特点能对单个备件作追溯及全生命周期的管理。
2.3 备件采购后续保障管理
后续保障管理是为了满足最优交货时间，最优货运价格，采购方依据备件料性，排出物流运送计划，全程跟踪直到送达验收的过程。钻机备件的后续保障管理包括运输方式、包装方式、交货时限、保险等级、分批发货等的选择。以下是将备件按料性分类，根据其交货周期制作的物流配送表。
表2 钻机备件物流配送表
产品订单种类需求描述[]交货期要求[]物流选择
保养维护包[]每隔5000小时保养[]紧急[]空运
紧急替代总成[]紧急情况使用[]两到三天到货[]空运
维修包[]维修使用[]一周内到货[]铁路或公路
大批库存储备[]不定期[]长期到货[]海运、铁路、公路[BG）F]
3 石油钻机备件采购的建议
3.1 与备件供应商建立长期稳定的合作关系
与筛选、优化过后的供应商签订框架协议，明确产品标准及质量要求、交货期、价格优惠幅度及调整机制等关键要素。该协议一方面有利于供应商熟悉用户的需求，供应商能够提供更优质的产品，争取到更大的订货量；另一方面也便于用户了解供应商的生产与管理。
3.2 根据料性，探讨应用科学、合理的备件存储
钻机备件的存储面临的矛盾是：既要尽可能减少或者避免钻机更换备件而影响生产的等待时间又要减少库存增加而带来的资金压力，合理、科学的存储很有意义，值得探讨。例如：管理学家哈里斯（Harris）对商业中的库存问题建立了一个“经济订购批量模型”。该模型适用于整批间隔进货、不允许缺货的存储问题。根据备件采购经验，当市场货源充足时不考虑备件存储；当备件为订货周期较长时应提前做好备件存储；当产品使用频繁且价格较低时，为减少重复订货的成本应增加备件存储。
3.3 钻机备件采购满足钻机设备全寿命周期最经济
设备全寿命周期理论要求采购方具有设备全系统、全寿命、全费用管理理念，把设备和保障其使用、维修的所有因素作为一个系统综合起来全面考虑。适当采购关键备件和易损件储备，其总体费用要远低于在设备使用过程中因设备维修临时采购备件的费用，同时避免了因备件不足导致误工而带来的巨大损失。
4 结 论
本文对备件采购管理在钻机保障工作中的应用做了探讨，以备件的合理分类、编码的科学编制、物流的标准化配送等为实例，说明该管理理论具备实际应用价值，可以达到节省备件采购成本、优化库存储备的目的，从而进一步提高石油钻机备件采购效率，保障钻机作业的生产。同时，该应用对其他行业备件的采购有一定的借鉴意义。
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【 关键词 】 管理系统；药品采购；流程再造；组件式开发
Design and Application of Management System of Hospital Drug Purchase
Tang Long-kai Zhang Xin Pan Da-zhao
（The 98th Chinese PLA Hospital ZhejiangHuzhou 313000）
【 Abstract 】 To strengthen the supervision and management of drug stock in hospital management process， improve work efficiency， reduce human error， saving costs， from business process optimization， convenient management， strengthen the use of information and keep the system stable start， "No. 1 Military" database as the foundation， uses the object-oriented component development method， the management system of drug stock in hospital design. The application of the system has achieved good results， which can meet the need of medicine purchasing management of the hospital， and can realize the transmission and management of drug procurement， information sharing， provides a powerful support for the management of drug stock in hospital.
【 Keywords 】 management system； drug purchase； business process reengineering； component based software development
1 引言
随着计算机科学技术的发展和医疗水平的不断提高，利用信息化手段对医院药品采购流程进行全面有效的规范化管理已成为现代化医院管理的重要标志之一。医院药品采购是为了保证医疗活动正常开展而进行的一项必不可少的工作，是医院资产的重要组成部分，同时药品质量的优劣，也直接关系到患者的身体健康乃至生命安全，影响到医院的经济效益及健康发展，并且加强药品采购管理，规范药品采购流程，也是保证药品质量安全有效的重要前提。然而，一直以来人们都是采用传统人工的方式管理药品采购流程，这种管理模式存在着许多缺点，如工作效率低、信息保密性差、运行成本高、监管力度弱等问题，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于保存、查找和统计分析都带来了不少的困难。
2 设计思想
2.1 总体规划
医院药品采购管理系统研制的总体任务是实现医院药品采购管理全过程的系统化、规范化和自动化，以及与“军字一号”系统信息的高度集成和信息共享，在人机对话界面上尽量做到人性化，操作简单；同时尽量节约系统资源，提高系统运行效率。
2.2 业务流程
该系统在原有药品采购工作流程的基础上，根据医院药品采购管理规定，进行了业务流程再造，实现了闭环管理的新模式，加强了对每一个工作环节的有效管控。如图1所示。
2.3 开发方法
本系统采用了面向对象的组件式程序开发方法，该方法是尽可能模拟人类习惯的思维方式，使开发软件的方法与过程尽可能接近人类认识世界、解决问题的方法与过程。运用平台化和构件化的思想，封装成组抽象类，定义类协作标准途径，整合各种技术与资源，以通用组件构成系统支撑平台，公用组件构成业务支撑平台，专用组件构成操作界面，实现软件开发的工艺化生产和一体化管理，极大地提高系统的开发效率与软件质量。
3 功能作用
医院药品采购管理系统可分为六大功能，分别是采购目录管理、采购计划管理、采购订单管理、采购入库管理、系统查询统计和系统设置维护。如图2所示。
3.1 采购目录管理
药品采购目录管理主要是对医院药品的中标目录、采购目录和供应商目录进行维护与管理，是整个软件系统的基础。根据医院药品采购管理规定，所有需要采购的药品都应该在中标目录范围内，同时结合医院临床实际使用情况，对每一种药品的名称、规格、单位、供货商以及采购方式进行定义，从而产生医院药品采购目录。该目录是整个医院药品采购管理流程的基础，通过对该目录的有效管理，避免了目录外药品违规采购现象，杜绝了目录内采购药品属性的随意更改问题，实现了对药品采购范围与采购途径的有效管控。
3.2 采购计划管理
该模块主要包含药品采购计划申请与药品采购计划审批两大功能。根据临床科室的药品实际使用情况，对采购目录范围内的药品库存量进行上下限定义，使药品采购人员能够快速、准确的制定出计划内药品采购计划单，同时还可以因突况紧急制定出临时采购计划单，从而大大提高了采购员的工作效率，降低了采购数量的差错率。确认无误并提交后的计划单通过信息提醒的方式自动流转到主管部门负责人或院领导的计划审批功能中。通过逐级定向审批，使主管部门负责人或院领导对计划单中所需采购的药品一目了然，快速区分出哪些药品属于常规采购，哪些药品属于计划外新增采购，哪些药品属于供应商调整采购等，同时还可以根据审批级别权限查看计划单当前处于何种状态或计划单已审批至什么程度，实现了药品采购计划审批的流程化与自动化。
3.3 采购订单管理
该功能模块主要是将审批完成后的采购计划按供应商进行自动归类生成采购订单，并借助手机短信平台或网络电子邮件服务将采购订单信息分发给每一位药品供应商，使其能够及时、准确的掌握所需采购药品的所有信息，并做出快速响应及回复。改变了以往靠打电话或邮寄订单的传统模式，即节约了电话费、纸张等办公成本也提高了工作效率与准确率，同时还可以追溯采购订单分发时的供应商回复情况，避免了双方因沟通不畅而相互推卸责任的现象发生。
3.4 采购入库管理
当供应商将药品组织完成并送达至医院后，药品库管员根据送货单或发票信息将所有采购来的药品，包括名称、规格、单位、批次、数量等信息手工录入到药品库房管理系统中，由于工作量大、责任心不强，导致药品库存信息更新不及时，严重影响了病人的临床用药，特别是因采购员与库管员的分工不同而无法核对入库药品与采购订单内容的一致性，产生了“答非所问、张官李戴”的现象。该模块就是针对上述问题，通过由库管员核对并确认送货单与采购订单一致后，将订单自动转成采购入库单进行入库处理，同时更新药品库存信息，解决了药品库房系统中采购入库手工录入的弊端，实现了与“军字一号”系统的无缝连接。
3.5 系统查询统计
该模块主要提供药品采购、供应商目录查询，药品库存、上下限量查询，药品采购计划申请单、审批单、订购单状态查询，以及药品入、出库单据查询等功能。各级用户可以根据相应的权限设置进行信息浏览和数据查询，同时系统还根据不同的用户与医院管理者的需要自动定期生成各类统计报表，将各类错综复杂的数据通过汇总、筛选、透视的方式展现在用户面前。
3.6 系统设置维护
为了提高系统的可维护性和可扩展性，以及便于用户的操作使用，该模块设置了用户权限分配、公共字典维护、系统参数设置、数据结构管理以及数据备份与恢复等功能。通过使用该模块可以使用户快速完成系统初始设置与日常运行维护工作。
4 系统特点
4.1 设计理念与管理思想相结合
医院领导高度重视药品采购管理的各个环节，明确人员岗位职责、权限，加强制约和监督机制，尽可能减少一切手工干预环节，同时强化药品从采购到入库整个流程的闭环式管理，确保了数据真实有效，信息流转方便快捷，建立了规范合理的药品采购管理机制。
4.2 数据独立与信息共享相结合
采用独立的数据库管理模式，数据结构的设计遵循“军字一号”数据库的总体设计理念，脉络清晰，命名规范，结构严谨。并且与“军字一号”系统采用数据库链路技术进行相互访问，充分保证了数据的一致性和独立性，实现了与“军字一号”系统的无缝连接。
4.3 开发技术与工艺化生产相结合
运用面向对象和业务建模的组件式程序开发方法，结合完善的业务理念和先进的技术驱动，集“设计、生产、测试、应用、服务”于一体的管理思想，充分整合各种技术、各种资源，实现了软件开发的工艺化生产，提高了系统的开发效率与软件质量。
4.4 系统发展与应用效果相结合
从开始研发到正式使用以来，得到了医院各级领导和专家的关心和指导，并多次组织召开技术研讨会，完善系统中存在的不足，同时根据我院的药品采购管理模式对系统的下一步发展提出新的意见和要求，使系统更具有实用性和科学性，更好地为医院管理服务。
5 结束语
医院药品采购管理是医院物资管理的重要组成部分，是医院正常开展医疗工作的物质基础，管理好药品采购的“计划、审批与采购”的各个环节对于医院提高社会效益和经济效益起着十分重要的作用[4]。该系统在我院正式使用以来，彻底改变了以往传统人工管理药品采购的老模式，增强了管理措施，提高了工作效率，降低了成本开支，实现了医院管理从传统模式向“以人为本”转变，从投入驱动向科技推动转变，从而为数字化医院建设起到了积极的推动作用。
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关键词：ERP系统；企业发展；物流管理；采购管理；石化产业
ERP技术合理正确运用能极大程度的提升企业自身的效率，能使企业各个方面都得到有效的提升，我国运用ERP技术的企业不再少数，可真正使用ERP系统达成实用效率最优的企业却少之又少。石化产业的专业化，精细化程度较高，能否正确的使用ERP系统是一个石化公司能否提升物流管理效果，实现现代化运作，面向世界的一个直观重要的因素。企业对于ERP系统的运作效果好坏，直接影响到企业能否达到创造效益的新高度。
1ERP系统概述及其辅助层面
ERP源于英文首字母缩写，汉化意义为企业资源计划，作为21世纪最为优秀的企业管理系统，很多企业都运用该系统，但是运作程度未能达到预期的效果，首先是因为ERP系统本身相当复杂，实施难度较大。其次就是很多公司根本没有透彻的了解ERP系统以及它和所辅助的层面的关系。合理的运作ERP系统，才能使企业效益最大化。ERP系统的辅助层面，主要包括两个方面，首先是与企业内部的集成。ERP系统以最优化企业利益为基础，采购管理层面为原点，深度调动各部门积极性，提高部门之间的协调能力，在此前提下，整合各部门信息资源，通过宏观资源的筛选，选择企业达成最优化利益效果的有效最短途径。从而使企业选取最为有效的资源配置模式，获取优良的经济效益。在此过程中，ERP系统潜移默化的改变了公司员工的工作方式，以及企业的运作流程，继而推动企业上下通过最优路径达成企业利益的最大化。其次就是ERP系统与企业外部的集成。ERP系统通过对已有企业外资源的整合，通过数据分析得出最优社会资源，极大程度的改善了传统企业模块运行较慢的问题。例如ERP系统在企业供应链模块的集成方面，从市场竞争，社会需求等多方面出发，从供应商出货，信誉度等多个模块，排选合作关系。有力的增加了供应方的竞争，最后使企业得到最优供货利益，同时也加强了企业与供应商之间的协调配合能力，优化了企业与供应商之间的关系，为企业的后续发展创造了良好的，与供应端合作共赢的经济环境。
2ERP在石化物流采购管理中的应用
在传统的石化物流管理和采购管理当中，物料的采购、运送等需要通过复杂繁琐的各部门协同调度工作，如果部门间协调力不足，很容易出现责权分配不清等复杂问题。利用ERP系统很轻松就能解决这个问题，将ERP系统统一规划入物资装备部门，通过该部门统筹帷幄的现代化管理办法，进行有效的责任划分，明确责任的主体。ERP系统在采购管理模块(MM)有着极为重要的意义，首先石化产业的此模块大致包含三个小模块：一是预配购物料信息模块；二是采购管理；三是供应商管理。在前文已经讲到ERP系统在供应商选择式优化，然而在预配购计划与采购计划中，其作用也是相当显著的，可以有效集成MM模块内的生产计划，财务管理等多方面内容，以明确的数据分析得出最为优越的预采购计划或是采购计划，有效的调动了可用资源，降低了库存并压缩了成本。与此同时也进一步实现了价格的透明化管理，减少了传统购置中的人为性及随意性，确保增值环节处于受控状态。这样一来不仅高效的整合了可用资源，使其达到最大化的利用率，并且通过物料需求综合平衡的功能，宏观控制了各业务需求计划平衡统一且科学的采购决策，规范了采购模块框架，运用强有力的计划力及内部控制力，实现了对预选供应商的控制，有效的强化了石化采购管理的有效性，高效性。
3结语
ERP系统是企业发展必不可少的技术，因此详细了解其运作流程及其与企业各个层面的运作关系，才能够更好的达成ERP系统同企业内外层面的整合，为企业的利益体现其应有的价值。当然ERP系统毕竟只是辅助系统，人为的干涉对其运作效率有极大的影响，因而在运用类似ERP这样的高质高效的管理系统时，也要注意培养企业员工实际的操作力及执行力，确保ERP系统数据的准确性，及时性，从而有效的提升企业的协调运作力，进而达成增长企业利益的目标。
作者:董艳普 单位:中国石油化工股份有限公司天津分公司物资装备部
参考文献：
[1]张能.基于ERP的企业成本控制研究[D].山西财经大学，2012.
关键词：项目采购；采购管理；供应商管理
Abstract: This paper presents the content, development and application of procurement management by analyzing the business activity, supporting activity and developing activities in offshore work ship project procurement.
Key words: Project procurement; Procurement management; Supplier management
全球经济的快速发展，带动了对能源的开发和生产要求，亦相应带动了对海洋平台工程船建造的要求，目前国内外越来越多的船舶企业进入海洋平台工程船建造的市场竞争中。随着竞争的加剧，船舶建造企业需尽快根据自身的情况调整管理模式，采购管理作为其中非常重要的一项，直接影响着船舶建造的进度以及建造成本。而现代项目采购管理中的业务活动、支持性活动和拓展性活动的理解分析将对海洋工程船项目的采购工作有着重要的指导意义。
1 采购管理内容与发展
采购管理是企业为了满足生产和销售的需要，从适当的供应商，在适当的品质下，以合适的价格，在适当的时间，购入适当数量的物品或服务而采取的一切管理活动。
采购管理是研究在采购物资或服务的过程中，统筹兼顾事前规划、事中执行和事后控制，以达到维持正常的产销活动，降低承包的目的的各种管理活动。采购规划包括设定目标、建立制度和组织、划分职责和权限、设计作业流程等内容。采购执行包括为达到采购目标而采取的各种行动方案，包括供应商的评选、采购合同的签订、交货验收管理等内容。采购控制是为了达到企业要求而对采购行为进行内部评价、调控等，包括采购行为规范，拟定采购绩效评估的指标、供应商考核和调整，以及内部、外部关系的协调等内容。
采购管理应包括三方面的内容：一是采购管理的业务活动，即计划、采购、储存以及供料等；二是采购管理的支持性活动，即采购环节中的人员管理、资金管理、信息管理等；三是采购管理的拓展性活动，即供应商管理。如图1所示。
图1 企业采购管理图
2 采购管理应用分析
2.1 采购管理的业务活动
根据项目建造合同工作内容的描述，采购的主要工作有：① 根据和船东签订的厂商表和技术规格书的要求，负责所有的进口设备采购；由市场部负责②负责国内所有设备材料的采购工作；由资材部负责③采购合同中建立技术服务及质量保证的条款；④ 负责所有设备材料的付款、检验和清关工作。
采购初期，拟定项目范围说明书，提出项目采购名称及描述、项目采购目标、项目采购的产品或服务描述、可交付成果清单、制约因素及假设前提等；在采购过程中，项目范围也需要应对各种变化从而对成本、进度、质量或其它目标进行调整或变更。
在此基础上，制订出项目采购计划表，包括制订预算与成本估计、询价计划、采购方式选择、合同管理；以质量、进度、费用为三大控制目标，并对实际采购进度进行控制，以确保采购工作能够按照预先的计划顺利完成。从项目采购的前期考察、招投标工作的具体实施，到合同的签署及供货、设备安装调试验收，整体的时间安排和各个阶段的具体进度计划都将对项目采购活动产生重要影响。在安排采购进度计划表的时候必须考虑现有的资源、日历以及项目的制约因素等。合理的进度计划和有效的进度控制措施对于项目采购管理尤为重要。
2.2 采购管理的支持性活动
1）人员管理
项目采购活动的实施必须通过项目团队来完成，人是项目采购所有因素中最具灵活性的，因此对人力资源的管理程度将直接影响到采购活动的效果。高效的项目团队应有明确的目标与共同的价值观，具有清晰的分工与真诚的协作，拥有融洽的关系和通常的沟通，还有高昂的士其与高效的生产力。采购人员不仅要了解自己企业的情况，而且要了解供应商的情况；不仅要适时、适质、适量地采购到所需物料，而且要千方百计寻找降低采购成本的途径；不仅要做好采购工作，而且要参与产品设计中的材料、设备选型和价值分析等。
2）资金管理
采购过程中，与财务部门配合，分析主要国际货币的市场汇率价格走势，结合对汇率变化预测，与银行签订购汇锁汇等协议，避免汇率损失；分析主要材料和零部件的市场长期价格走势，例如通过对钢材、不锈钢、管材等原材料市场分析，确定这些原材料的长期价格走势，针对价格波动较大的产品，与供应商签订跨年度长期定购合同，旨在减少产品价格波动的影响，稳定采购价格，降低采购成本。
3）信息管理
采购工作分市场部与资材部两个部门完成，加强了部门直接信息沟通，得到市场需求的准确信息；通过与生产部门的信息沟通，进一步了解企业的生产计划，通过这些措施确定一定时期内的采购需求量，然后根据预测的采购需求量，整合采购订单、分期交货来代替经常性的小批量采购，以形成产品的经济采购批量，降低产品采购成本。
2.3 采购管理的拓展性活动
采购管理的一个重点工作，就是要搞好供应商管理。供应商管理的目的就是要建立起一个稳定可靠的供应商队伍，为企业生产提供可靠的物资供应。目前对采购管理模式的研究现状主要是由传统采购方式向现代采购方式转变。传统的采购方式基本是一般的买卖关系，而传统采购方式已经日益凸现出它不能满足目前的市场需要。企业必须完成由传统采购方式向现代采购方式的转变，而转变的关键在于从一般买卖关系向长期合作伙伴关系转变。在供应链环境下，双方应当建立协助伙伴关系，共享库存数据降低库存成本，共同解决产品质量、成本问题、降低采购成本。
供应商合作伙伴关系是指企业和供应商之间达成的高层次的合作关系，它是指在互相信任的基础上，由双方为着共同明确的目标而建立起来的一种长期合作关系。其具有以下特点：① 双方之间是一种长期的、相互依存的关系；② 以合约的形式确定的，且各个层次都有相应的沟通；③ 交易双方有着共同目标；④ 相互信任、公开的配合，共担风险。
3 总结
高效的采购管理有利于增加企业的竞争优势，企业通过三方面管理协调了内部外部关系，不断提高采购管理水平，提高自身竞争能力。企业致力于与企业的重要供应商建立一种战略合作伙伴关系，建立“双赢“机制，将采购管理纳入企业经营战略的一个重要组成部分，才能在未来的竞争中立于不败之地。
参考文献
[1] 沈小静等.采购管理[M].北京:中国物资出版社,2003.3
物资的采购是企业控制成本的首要环节，采购环节只要节约1%，企业的利润可能增加5%-10%，经验表明，企业要是将一部分质量管理精力花在供应商的产品质量管理上，那么自身的质量水平至少可提高一倍以上，可见采购管理是企业产品质量的基本保障。
一、国有企业物资采购管理的现实状况
2010年某采购发展报告中对当前国有企业的采购管理水平进行了统计分析：企业平均原材料库存周转率为14.5次/年，年周转次数低于5次得接近2/3，超过10次的为22.6%，远低于平均水平，“从收到采购申请到将订单转交供应商的平均周期”指标显示，国有企业这一处理时间明显长于私企和外企，超出平均处理时间2个工作日，这表明国有企业处理订单的时间较长、效率较低，在“准确处理的订单比例”中，国有企业也是最低的，平均为81.6%，“从发出订单到供应商交货平均周期”的平均值为20.1天，超过一半的企业供应商交货周期低于10天，11-20天的为17.9%。就不同的企业看，国有企业依然最差，平均天数近30天，超过私企一倍，通过对采购绩效的考察，国有企业的采购绩效并不占优势，反而在一些关键指标上远远落后于平均水平。
二、国有企业物资采购管理的需求分析
（一）物资多维分类管理薄弱
有些企业只是根据物资成本这一种标准将采购对象划分为A、B、C类，忽视了其他重要的标准。并且未对A、B、C类物资进行进一步分类管理，仅仅是根据物资采购金额大小采取不同的采购方式（招标采购或非招标采购）。
（二）采购周期长，工作效率低
物资采购过程要经过一系列审批程序，涉及计划、生产、工程管理、采购等部门，程序繁琐，一项物资从需求计划到最终形成采购合同（订单）一般要用半个月到一个月时间。甚至时间更长。很多时候因生产单位急需的物资无法按时交货，造成生产使用单位对采购部门怨言极大。而采购人员的工作却极为繁重，花大量的时间和精力去找合适的商品和优秀的供应商。
（三）库存控制困难
一方面，为了保障生产供应，采购部门有时对供应难度较高的物资超量采购，造成库存积压严重；另一方面，因采购物资不能及时到货补充库存，导致生产或工程非计划停工次数增多。
（四）信息孤岛问题严重
物资计划、采购、库存与生产配合不紧密，重复设库和库存已存在现象，不能实现低库存占用和生产保证；采购、仓储、计量、质检、财务等各部门信息不能共享；相同信息重复录入、加工与处理；存货现有上万种以上，人为管理难度比较大，由于不同时期的技术改造，采购过程中也积累了巨大的无用的库存物资，给企业造成了巨大的浪费。
国有企业物资采购管理问题的原因主要是：企业长期实行粗放型管理和传统经验管理，造成物资多维分类管理薄弱；未从物资分类着手进行细分，而是对所有种类的物资采用单一管理方式；信息技术应用薄弱也造成了采购周期长、库存控制困难、信息不对称、工作效率低。
三、国有企业实施物资采购精细化管理的方法
精细管理的本质意义就在于它是一种对战略和目标分解细化和落实的过程。 “精细化”在物资采购管理中的应用也需要细分――物资细分、战略细分、流程细分、供应商管理细分。细分的过程也是由粗放型管理向集约型管理转变的过程，由传统经验管理向科学化管理转变的过程。
（一）细分企业采购战略
对各类物资制定相应的中长期采购战略，可不断压缩采购周期、提高库存管理水平，使采购总成本最低化。
对于战略型物资的采购管理，必须与物质质量可靠的供应商建立长期的、战略伙伴式的关系，保持“双赢”。在具体管理策略上，应进行详细的市场调查和准确需求预测，并进行严格的库存控制。同时，针对供应风险，设置一定量得安全库存。
致力于管理成本最小化。采购部门一方面应在库存管理上多下工夫，尽量减少总库存量；另一方面应制定有竞争力的采购方案，降低此类物资或服务的总成本。
在库存管理上，采用经济批量等优化方法，利用信息技术等手段简化管理程序，提高业务效率。在企业整体运作安排上，应实行标准化管理，使采购流程程序化，并简化采购流程，与供应商进行多种方式的合作，如采购外包、建立供应商管理的存货系统等。
（二）细分企业采购流程
依据每类物资的采购战略，梳理每类物资采购管理的侧重点，遵照采购性价比最优化原则，在采购计划、决策程序、库存管理、供应商管理上区别对待，实行差异化管理，优化流程，提高采购绩效。
1．普通型物资采购流程管理
由于采购支出费用所占比重小、供应风险小，因而不进行重点管理。为了减少交易次数，节省交易费用，应制定合理的采购计划，形成订货批量。采购流程管理应侧重于界定、描述需求、确定价格和采购条件两个环节。
2．杠杆类物资采购流程管理
杠杆型物资是周期性消耗物资。物资需求是稳定的，根据生产消耗定额就可以推算出该类物资在一定时期的需求量，采购流程中需求分析环节并不重要。采取完全竞争的方式来降低采购价格，关注物资检验和接收，付款两个采购流程环节。
关键词：项目管理 烟叶采购 具体应用
烟叶采购实行项目管理在世界范围内已经有了一定的历史，其根本的思路就是在控制烟叶购成本的前提下，确保卷烟生产的质量，提高卷烟生产的效益。目前，烟叶采购的项目管理在我国卷烟生产企业中也已经得到了较为广泛的推行，但由于卷烟行业在我国属于特许经营的垄断行业，项目管理的理念和思维在实践中出现了一定的偏差。然而，要想让项目管理提高烟叶采购的效益，还应当重新构思项目管理思路，运用创新性思维，结合烟叶采购的实践经验，推动烟叶采购项目管理水平得到实质性的提高。因此，如何提高烟叶采购项目管理的水平就变得至关重要了。
一、我国烟叶采购的现状
（一）烟叶采购基本模式
近些年来，卷烟工业公司的烟叶采购基本采用了原烟交接，就地委托复烤企业对采购原烟进行烟叶挑选及打叶加工的烟叶购销模式。这种模式具有节约物流成本的优势，但是在如何确保烟叶采购及烟叶加工的质量中对卷烟企业提出了考验。
（二）烟叶采购流程及其账务处理
1、烟叶采购
由烟叶采购人员在产区对烟叶进行预检并对预检合格的烟叶和供方企业达成采购意向，质检人员对有意向的采购烟叶进行质量确认（按照比例进行抽检，不合格则放弃采购，对合格烟叶填写质量验收单）；同时对合格烟叶进行数量确认（供需双方对合格烟叶进行重量抽磅及点数，填写磅码单）；财务根据质量验收单、磅码单及结算协议进行采购入库、结算及成本核算。
2、烟叶挑选
对采购烟叶进行投料挑选，选后烟叶经质量确认及数量确认后填写投入产出表，财务根据投入产出表进行上下账及成本核算。下账数为投选烟叶对应等级的采购数量，上账数为确认的选后等级数量。
3、烟叶加工
对挑选烟叶进行投料打叶加工，打后烟叶经质量确认及数量确认后填写投入产出表，财务根据投入产出表进行上下账及成本核算。下账数为投打烟叶对应等级的选后入库数量，上账数为确认的打后等级数量。
（三）烟叶采购存在问题
由于烟叶采购、烟叶挑选、烟叶加工均在异地进行，烟叶的质量确认及数量确认均为抽磅进行，受抽检及抽磅比例的影响及人员责任心的影响，采购烟叶的质量及数量存在一定的风险。
三、加强项目管理中烟叶采购的思路及方法
运用烟叶公司和复烤企业是两个不同的利益主体，下工序与上工序是不同的责任主体，管理指标与财务账务处理分离这一思路来解决存在的问题。
（一）制定烟叶采购总体计划
在烟叶采购总体计划下，设定烟叶采购的总目标，以烟叶采购的总目标为基准，合理构建具体的烟叶采购计划。制定科学合理的年度烟叶采购计划，对采购烟叶的等级结构进行控制。由于采购烟叶要经过1.5-2年的自然存放才达到最佳的品质，计划人员根据公司未来3年的卷烟销售趋势和发展规划，结合各品牌烟叶配方和烟叶库存状况，并深入各烟叶产区进行调研，了解当年烟叶产量水平，制定出各产区烟叶采购需求计划。采购人员根据年度烟叶采购计划进行采购，不随意更改采购计划，避免采购配方中未使用烟叶而造成资产浪费损失。烟叶采购的实施范围包括：制定、调整采购标样及烟叶加工的相关标准，加强烟叶采购的标准控制等等。
（二）构建完善的烟叶采购质量监控机制
1、制定烟叶标样和加工标准
在进行烟叶采购之前，由卷烟工业企业根据已有国家标准和行业标准，联合公司内部质检部门、技术中心等部门共同就企业内部标准进行调研，根据调研结果制定公司内部烟叶标样及加工标准。特别注重标准制定的考察过程，应当充分考虑当地的自然气候因素、本公司卷烟的市场需求程度，并参照以往的标准，实施标准的制定。
2、加强采购过程质量监控
将烟叶质量的检验环节前移到烟叶采购过程中，强化烟叶基地的选择，严格淘汰不符合要求的烟叶采购基地。烟叶采购人员应当具备相当的烟叶辨别能力，对采购基地的烟叶进行初步检验，再由质检人员对烟叶实施终检验，对于符合采购质量标准的烟叶严格予以保护，对于不符合相关采购标准的烟叶，坚决予以品质降级。另外，由卷烟企业联合加工企业共同设立检验组，一方面提高检验效率，另一方面避免检验结果产生争议。具体实施监打的打叶加工人员应当具有相当程度的烟叶专业知识，具体负责对打叶复烤工艺流程的质量监控，进一步深化质量监控程度。另外，建立选叶损耗指标，对采购数量进行监督，建立选叶降级指标，对采购质量进行监督；建立打叶投料数量与账面数量差异指标，对采购及挑选的数量进行监督；建立打叶在线踢出不合格烟叶数量指标，对采购质量进行监督，建立打叶出片率指标，对加工过程进行监督。另外，还应当合理安排烟叶的调运和存放，减少运输和存放过程中毁损灭失的风险，特别是加强防止烟叶霉变方面的质量监控。
3、加强烟叶基地建设，确保烟叶质量
烟叶基地是烟叶质量控制的源头，只有在源头将烟叶质量控制做好了，才能够有效的确保烟叶的质量。烟叶采购人员应当加强与全国范围内烟叶基地的联系和合作，加强信息沟通，构建烟叶质量稳定控制制度，坚决运用可持续发展的理念，大胆进行开拓性、创新性思维，着力提出解决烟叶基地质量控制存在的问题，建立稳定可靠地烟叶供应链，不断满足企业对烟叶质量、数量的要求。
（三）加强烟叶采购监督和绩效考核
卷烟企业应当完善内部控制机制和内部审计制度，加强采购人员的自我约束和制度约束，减少烟叶采购过程中的不廉洁行为。内部审计部门应当实施定期或不定期审计，对于采购人员的离任还应当实施离任审计制度，公司法改部门及审计部门应当加强烟叶采购合同、打叶加工合同及烟叶运输合同的审核，提出合理化建议，并实时对合同的执行情况进行跟踪、监督，以更加严格、科学、负责的态度，提高烟叶采购人员的廉洁性。另外，可以预设部门联合采购机制，即烟叶采购人员必要时和相关部门一道进行烟叶采购、加工协议的谈判、签订，避免烟叶采购过程中的不良行为。如果在烟叶联合采购中发现存在不正之风、违反采购廉洁纪律的情况，应当坚决予以审查，对相关责任人员予以惩戒。加强烟叶采购绩效考核，烟叶采购质量与烟叶采购人员绩效密切挂钩，考核标准应当事前严格、科学制定，坚决实施。绩效考核的结果也应当具有适当的激烈性质，对于采购工作出色的人员应当通过绩效考核的方式予以相应的奖励，考核标准应当具体量化到烟叶采购的具体指标上来。例如，合理确定采购合格率、打叶合格率等指标。
通过对相关责任人员全面的评估、考核，以考核结果为激励手段，有效提高烟叶采购人员的积极性和责任心。
四、结束语
综上所述，项目管理在烟叶采购中的应用是当前卷烟企业实施烟叶采购的基本模式。项目管理采购模式目前还存在一些问题，但通过烟叶采购总体计划、烟叶采购质量监控机制以及烟叶采购绩效考核的实施，可以有效地确保烟叶采购质量，提升项目管理的水平，促进卷烟企业的稳定发展。
参考文献：
[1]刘勇.浅论精益管理在烟叶商业企业中的应用[J].科技创新导报，2013
关键词：办公自动化 高校采购 管理应用
随着教育投入的增加，高校仪器设备采购任务量及项目管理信息量也在增大。在高校采购管理工作中，每个采购项目从申报、审批到执行，要形成申报、批复、采购立项、招标需求、采购合同等多种文档。每个文档分别包含技术参数、项目经费、商务等数据信息，要求制作准确、完整、统一。而这些文档制作一般是根据规范化的模板修改成个性化的文档，一方面要保持框架式的文档结构，另一方面又需要重复输入多个同样、关联的信息，极易出现错误。因此急需探究建立系统的电子文档管理模式及制作方法。
Microsoft Office是微软公司为办公自动化而开发的应用软件，应用该系列软件可以进行电子文档处理、数据信息统计、演示文稿制作、邮件接收发送等。随着计算机操作能力和应运水平的提升，管理人员也开始在业务领域追求Microsoft Office的个性化应用。Microsoft Office通过自己强大的功能平台和自带的“宏”等应用程序开发模块以及自带的“VBA”应用程序开发环境，可以实现个性化电子办公文档的开发。在高校政府采购项目管理中，尝试利用Microsoft Office开发办公自动化软件，大大提高了采购项目管理效能和规范化程度。
1 Microsoft Office在采购管理中的个性化应用
1.1 Excel在采购管理中的应用
Excel具有很强的数据信息分析和管理功能，大量的公式函数可以选择应用，使用Excel可以执行数据计算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各种自定义功能，充分挖掘Excel的功能，可使采购人员实现个性化管理。通过综合运用各种Excel公式、函数解决复杂的数据管理问题，运用Excel对不同来源、不同类型的各种数据进行处理和分析，从而可以实现许多功能，给管理者带来方便。
采购信息管理中的选用并不完全是利用它强大的数据信息分析和管理能力，在此所强调的也并非如此，更多的是利用它列数量和数据处理能力的结合。Excel的一个工作表有256列，也就是2的8次方，在高校采购项目的系列文档中，文档数量一般不超过256个，使用它可以将所有信息进行“一条龙”式的整理收集，从而优化采购流程管理。
1.1.1 建立基础表体，优化采购工作流程
在高校采购管理工作中，虽然各高校均有各自的特点，每个管理人员的工作方法方式也有自己的特性，但是采购工作本身有其共性。采购项目通常要经过项目申报、接收批复、项目分析、细化需求、明确方式、政府采购、签署合同、验收支付等主要环节，不妨建立起以此为列内容、以项目为行内容的表体，以便收集整理采购文档并方便记录采购执行过程。表1列出了项目基本信息；表2列出了项目分解信息及采购方式信息；表3列出了供货方基本信息；表4列出了供货及合同基础信息；表5列出了采购合同执行信息；表6列出了项目基础统计信息；而表7将以上各表汇总，形成了完整的项目执行信息。
1.1.2 细化表体内容，充分利用软件功能
各工作流程内容是依据项目执行细化而来，所以在具体工作环境中可以依据自己的细节执行方式进行个性化修改。A1-47列中某些具体的表格可以充分利用Excel的功能，如在A2批复文本、A9分项内容、A25合同文本相应内容中应用Excel的链接功能将相应的文本文件链接到工作电子表格中，使其随见所得，鼠标一点就可以进入相应的文档中。另外，在此工作表中要利用好Excel的数据计算功能以核对数据的准确性，如A6应为每个项目中A10列的数据之和，A6应为A23与A42之和，A23应为A32与A38之和，A43与A44之和应等于1，A29应为A27与A28之和等，以充分利用软件功能。
1.2 Word在采购合同制作中的应用
采购合同标准模板文件长达十余页，如项目名称、采购机构、招标编号、货物名称、买方卖方、交货时间、质保期、采购方式等（如图1所示），有十几项信息需重复录入修改，有些内容甚至要修改三四次。为了避免重复性修改，也为了减少差错率，提高采购合同电子文件制作的效率，可以充分利用Word中自带的“宏”等应用程序开发模块以及自带的“VBA”应用程序开发环境，优化采购合同文档结构，每项信息只需要输入一次，即可将相应的内容修改过来，同时将合同封面重新设计，形成一个可视化的操作界面，暗藏按钮，一键“定天下”。图1中：a政府采购合同首页“BIGC2011”即为上述功能性按钮，是“定天下”的一键；b示例向各文本框输入信息，点击功能性按钮即可将全文档中重复出现该信息全部更改；c为更改后的合同文本，重复出现信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定义语句即可保证相同信息的一致性；d为对采购合同首页“BIGC2011”即CommandButton1，进行功能性定义，当点击时输入文本框的内容定义为变量，同时此变量赋予此文档中出现该内容信息的其他文本标签。
2 结束语
在Microsoft Office软件环境下，可以通过简单的个性化办公自动化应用程序的开发，承担起高校采购项目信息管理的任务。其特点表现在几个方面：Excel软件所需建立的电子表格绝大多数可以根据现有的工作流程制作编写，其表格内的数据等信息，都可以自动生成可视化界面，从而使数据统计及处理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Microsoft Office中应用“宏”进行程序设计，程序编写者具有熟练应用Microsoft Office和基本的软件编程思路就可以了，对编程的技术水平要求相对较低，一般管理人员可以根据工作需要，开发适合于自己的办公自动化应用程序；利用“宏”与“VBA”开发的软件程序直接与Microsoft Office办公软件相嵌套，程序运行不需要第三方控件的参与。所以对办公用计算机设备的配置要求不高，而软件环境中只要安装Microsoft Office就可以了。通过Microsoft Office系列软件的协作，可将电子工作流程表格和相应的文档有效结合起来，实现建立完整的政府采购项目信息管理平台，达到事半功倍的理想效果。
参考文献
关键词：采购战略 管理 企业绩效 应用
前 言
对当前的学术界关于采购战略在企业绩效中的应用进行分析和总结，可以把采购战略在企业中的绩效应用概括为：通过对企业战略目标进行分解，分解成采购的具体目标，并且在此基础上建立绩效评价体系和测量标准等一系列的规范和标准，以这些规范和标准对特定采购活动、特定的采购人员以及供应商等各个主体进行测评，把通过测评得到的结果反馈并且应用于企业日常管理活动中。这个过程中所涉及到的一切活动便可以称之为采购战略管理在企业绩效中的应用。恰当的采购战略管理机制和制度的建立，可以帮助企业进行更加科学和有效的管理，可以帮助企业将资源集中在关键领域。采购战略管理应该围绕企业采购活动的整个过程和相关利益主体来进行。
1.采购战略管理在企业绩效中的意义
通过对国际和国内的企业采购战略管理进行分析和总结发现采购的重要性是不言而喻的。由于企业的采购成本占企业总支出的比例相当巨大,因此对企业实行采购战略管理将会在很大程度上提高企业的采购环节营运效率和企业的采购供应能力。企业实施采购战略管理还可以帮助企业资源进行更加优化的配置以及加强企业各部门之间的沟通。合理规划的采购战略管理机制可以满足企业的激励机制的设置，有效的拟定员工个人的考核目标、员工的发展计划以及奖惩制度等，从而可以更好地对企业实施绩效管理。采购战略管理非常重要，任何企业都应该积极地采取适当的方法对采购绩效进行合理的评价。并且，随着经营环境的不断变化和形势的日益复杂，采购战略管理的内容也要发生变化。对成本的过多关注，将会导致采购过程中出现因盲目压价导致供应商提供的产品质量下降的问题。过多地关注采购本身的时间效率也往往会产生企业的资源得不到有效配置，降低企业的整体绩效的后果。
2.采购战略管理对于现代化的企业管理所做出的巨大贡献
2.1可以帮助企业更好地适应世界经济的开放性和全球化
市场的全球化必然意味着竞争的全球化，这种发展趋势同时也表现为世界范围之内的对于低成本产品的寻求。当今，任何一家企业都会面临着因为没有参与到全球化的竞争市场中而丧失竞争力的风险。中国的企业，特别是某些企业冒着推出全球化竞争的风险，缩小了战略范围，实际结果是企业没有达到最佳的经济效益，在技术和资本上都没有得到长足发展。全球化的进程必然伴随着开放的进程。改革开放三十年以来，中国的对外开放战略和西方企业在全球化的市场中寻找低成本的战略都为中国的工业化进程的顺利推进做出了巨大贡献。
2.2达到最优化的企业采购战略管理是一种极其重要的关系管理
最优化的合作采购管理主要指的是需要采购的企业和供应商以及供应市场之间的关系管理。因此，我们可以说采购方式，必须要对企业之间或者对于企业与政府公共服务部门之间的关系进行充分考虑，明确他们之间的关系，企业应深入思考如何与政府部门建立良好的合作模式。例如在英国，企业通过对私营主导融资方式进行深入改革和探讨，在国家和私有企业之间建立了良好的关系，对推动政府公共部门现代化进程起到了关键作用。
2.3企业采购战略管理可以控制企业费用的支出
实践已经充分证明，采购是企业费用的最大支出源。在专业的采购战略管理的概念之中，企业要求采购人员将每一分钱都花在该花的地方，以经济上的投入确保供货商提供最优质的服务，并能优化企业的采购目标及金额。
3.企业的采购战略管理存在的问题
3.1管理层面出现一定问题
第一，企业的决策和管理层没有给予企业的采购战略管理足够的重视和支持。企业高层领导忽视或者根本没有认识到采购战略管理的重要性和必要性，不能在人员和资源上等方面给予足够的权利的充分的保障，导致采购战略管理活动得不到有力的支持，也得不到很好的运行和发展，影响了采购战略管理在企业绩效中所发挥的作用。第二，企业的采购战略管理仅仅是在采购部门进行实施和集中。现代的企业采购战略管理应该是站在企业战略管理的角度上，是涉及供应商和顾客的整个供应链采购过程的现代化方式，因此，对企业的采购战略管理也必须要站在整个供应链的角度来进行衡量和评价。但是，在目前的很多企业中企业管理层还是局限于这项工作由采购部门单方来负责，因此存在着很大的局限性。第三，企业的采购战略管理相关工作人员缺乏必要的沟通与反馈。整个采购战略管理体系需要大量的信息和数据收集，然而由于企业的有关工作人员之间不能实现很好的信息联系和信息沟通，往往不能使信息数据在第一时间反馈给工作人员，同时采购人员由于时间的滞后性也不能做出更加有效的和更加科学的判断。
3.2企业的采购战略管理所包含的内容界定不清楚
虽然企业采购战略管理的内容是多种多样，既包含了采购部门内部的，又有外部的；既包括定性的，又包含定量的；既有以成本为主要关注内容的，也包括以顾客满意度为主要内容的。但是，具体的内容仍然还很不完善也很不规范，缺乏必要的系统性和针对性。尽管企业对采购战略管理设定的指标很多，但是却缺乏层次和重点，有时会使管理层关注或采用与其他部门或职能相冲突的指标。缺乏一个明确和统一的关于企业采购战略的定义，造成了研究中的混乱。
3.3企业采购战略管理的方式比较滞后
对企业采购战略的研究主要集中在采购部门内部的流程和人员绩效上，但是却很少考虑到供应商方面的绩效、经济环境以及物流和供应链等外部因素对企业绩效的影响。另外，企业采购战略管理大多缺乏工作的细节和具体的指标，这样容易导致错误的绩效行为的产生。同时，企业采购绩效战略管理的方法和手段开发和运用等各个环节都相对滞后。如何开发出适合企业采购战略的新方法、新手段也是一个需要迫切解决的问题。
4.企业采购战略在企业绩效中取得良好运用的措施
21世纪供应链之间的竞争越来越明显，也越来越强烈，由于企业采购部门已经开始将其重心从业务操作向着更多的战略活动转移，采购绩效管理对于判断整体有效性显得更加重要。
4.1采购发展潜力的战略管理
企业采购支出占企业总支出的份额是极其巨大的，采购绩效发展潜力的挖掘是可以对企业经营利润产生强大促进效应的有效方式。企业发展能力的形成是基于企业自身不断提高的销售收入、开支的降低和企业新的利润增长点的控制等各个方面的。采购绩效的提高应该包含努力降低和节约各种采购支出、提高采购质量等各方面的开源与节流的方式综合，它是企业保持可持续发展能力的重要源泉之一。
4.2采购环境绩效管理
近几年，随着人们对环境破坏的日益严重的反省，以及对自然资源过度浪费的认识越来越深刻，绿色供应链的构建已经开始成为供应链的主要问题。一些此方面的专家和学者以及研究机构已经指出应将环保问题作为供应链管理的一个重要部分来考虑。作为供应链重要组成部分的采购环节必然要对环保问题进行充分考虑。
4.3积极开展采购绩效评价模型与方法的研究
采购绩效管理是采购管理中的一项极具综合性和复杂性的活动，涉及采购活动各个方面基本内容。因此，为了充分反映采购绩效的真实面貌和全部过程，需要研究和建立具有科学性的集成化采购管理的层次结构模型，以保证明确采购战略管理的基本内容，设定关系采购战略管理的基本要素。这种方式旨在达到不仅要评价采购活动的整体绩效，还要评价各活动主体的绩效，更要对采购绩效进行综合评价的总体目标。
5.结语
伴随着经济的不断发展以及社会的不断进步，企业采购战略研究将会以更加先进的方式呈现在公众面前，以满足企业采购发展的需要，推动采购绩效管理在企业绩效中获得更好的应用。我们应该加大理论研究和实践探索的步伐，充分的结合企业自身实际情况，解决企业采购战略管理中存在的问题，保证采购战略在企业绩效中更好的发挥作用。
参考文献：
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