时间：2023-07-24 16:25:42
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一、工作平台创新
建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统在企业办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大、参与应用岗位人员众多、数据库功能强大、信息传递迅速、易于交流、信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台。同时，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上了一个新的台阶。
二、流程创新
在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成的过程，它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台。企业档案载体的转变，使企业在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如，生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。
流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。
三、管理创新
应有适应时展的管理手段，对于企业档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
信息管理通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。信息工作人员管理主要是加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”。
四、制度创新
如何保证信息系统在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理密不可分。
从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。
五、服务创新
信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。
创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此档案工作人员首先要树立信息服务的理念。
信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。
六、企业档案管理创新
1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。
1.企业档案管理的主要内容
企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案，而服务的目标就是这些提供档案的各类成员，档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理，将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档，无相关性的文件档案进行分类归档，这就是企业档案管理工作的主要内容。
2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题
2.1.企业档案的收集存在的一定难度
由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。
2.2 企业档案的信息缺乏系统管理
目前，企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理，不利于信息的有效整合和资源共享，不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革，企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此，面对这一现象，许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革，以知识指导思想为导向，建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求，更使其满足现代企业的发展步伐。
2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展
随着信息技术的不断发展，很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中，因企业的各项活动产生的数字信息不断增多，而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求，另一方面，企业信息技术的不断发展，致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程，致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。
2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高
档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。
3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平
3.1企业需加大档案管理新技术的应用
当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。
3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享
对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。
3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平
为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。
关键词：档案；管理；供水企业；问题；改进措施
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
在供水企业中每一天都在产生大量的需存档的档案，如何对这些档案进行管理工作是供水企业的一个非常重要的工作。随着科学的进步，档案管理系统也在不断开发，供水企业的档案管理工作也逐渐有了一套自成体系的办法，但是在使用过程中，仍旧存在一些问题。
一、供水企业在档案管理工作面临的问题
一是没有认识到供水档案管理工作的重要性，缺乏有效的机制来对档案实施管理工作。部分企业重视供水安全及优质的服务，但却忽略了档案管理工作，没有从长远发展的眼光去对档案进行现代化管理，甚至有些档案管理员本身也忽略了工作的重要性，对工作不上心。
二是没有严格规范档案管理工作，档案的收集也缺乏力度。一方面，档案的收集归档制度不健全，在执行工作时要求也不够严格，收集档案人员处于被动收集的状态，通常是移交过来什么档案就直接接收，导致有些不必要的资料被接收，而重要资料却散失在外；另一方面，归档工作也没有按照规范执行，经常存在案卷标题与档号不规范，甚至大量的案卷缺少卷内目录及组卷非常混乱的现象。
三是缺乏硬件投入。部分供水单位为档案管理提供的面积比较狭小，甚至将仓库、办公及阅档三个区域放在同一间办公室，没有设置铁门铁窗等档案室的基础设施，也没设置其他有效的防护设备，不具备档案保管的设施要求。
四是管理人员缺乏，专业素质不达标。很大一部分的供水企业的档案管理工作人员是兼职做这份工作，在工作前并无得到系统性的训练，从专业程度上来说并不具备应有的知识。在对人才进行培养的过程中也没有将档案管理人员的素质提高纳入计划和提出要求，使供水企业中的档案管理人员仅依靠以往的工作经验来执行管理工作，思想及管理水平都无法与时代的发展接轨。
五是比较落后的管理方式导致供水企业的档案现代化管理水平偏低。科技的进步为供水企业带来了生机，供水企业已经广泛将网络技术及计算机技术应用与供水工作中，但却很少企业将这种技术应用在档案管理工作上，许多企业的档案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，这种操作方式直接导致了档案越来越残缺，安全性也无法保证。
二、供水企业档案管理工作的改进措施
（一）提高领导对档案管理工作的重视程度并明确管理目标
大部分供水企业档案管理工作的完善程度取决于该单位领导对这项工作的重视程度。提高企业领导对供水档案管理工作的重视程度，定期检查、指导、监督档案管理工作的进度，及时发现问题解决问题。与此同时也要根据《档案规范化管理办法》的要求，结合实际来制定管理目标并执行，以此来促进及推动供水企业档案管理工作的健康发展。
（二）完善管理制度，提高管理水平
档案管理工作对严肃性及条理性的要求非常高。完善的管理制度可以减少工作人员对档案管理工作的随意性，以此来保证移交资料的正确、齐全及完整度。供水企业也要结合实际，逐步地将归档、保管、坚定及利用制度完善起来，明确各个工作岗位的责任，完善档案的工作程序，逐步把档案工作统一综合管理起来，使档案管理工作的每一方面每一环节都规范起来。
（三）建立供水企业档案管理网络，规范管理行为
档案的管理工作由形成到归档等多个环节组成，供水企业应建立完善的管理体制，除了设立专门的管理部门及专职的档案管理人员之外，还应当在各个管理部门、安装及维修单位、水厂中指定专门的档案管理人员，组成完整全面的档案管理网络，并将这项工作纳入个人的工作职责范围之内，对之进行严格的考核，以此来确保各个工作环节的档案资料不散失，不疏漏。
（四）通过专业培训来提高档案管理人员综合素质
随着供水事业的快速发展，新兴的供水技术被广泛使用，对供水档案的使用也越来越频繁。要做好档案管理工作，除了档案管理的专业知识，还要相应学习一些相关的工程知识、人事、财务知识，以此来对供水企业所在地的道路分布情况进行了解，并根据这些情况对档案进行科学的分类及管理。为此，供水企业应当加强档案管理工作人员的相关技能培训及学习，从整体上提高其专业的素养，同时调动工作人员对档案管理工作的积极性及创造性，以此来推动档案管理工作的发展。
（五）加大档案室硬件的资金投入
资金投入不足是阻碍供水企业档案管理工作发展的一个重要原因。为促进其发展，企业应当将档案室硬件设施纳入每年的投资预案算当中，是档案室的管理设施得到及时的更新。
三、结束语
供水企业的档案管理工作发展能够使城市供水事业及城市经济得到更好的发展。提高档案管理工作水平在促进这些发展的同时也为城市居民用水带来了更大的方便。
参考文献：
一个企业的良性发展不但要归结于企业的工作管理，还要考虑到整个企业各个方面的管理状况，有效的档案管理是提高企业经济效益的基本保证。换句话说，档案管理工作的有效进行是上市公司在对外服务中发挥企业经济效益的重要保证。有效的档案管理工作是一个上市公司能够实行时代化发展趋势的关键保证。对于企业来说，档案管理能够对企业的信息进行整理与收集，同时能够根据时代的最新发展来对企业的发展提供发展方向，是企业紧跟时展的脚步。企业的工作水平与企业的经济效益成正比，而企业的工作水平也是需要良好的工作环境来保证的，档案管理不但可以保证企业信息的留存与整理，还能够保证企业内制度的稳定，有利于提高企业的工作水平。
2当前企业档案管理创新现状
2.1企业高层档案管理创新意识不强
我国上市企业的档案管理工作中，有些工作人员大局观念不强，对于档案管理的工作不够重视，认为档案管理只需要档案部门的人来完成即可。但是在企业的实际档案记录的工作中，由于的档案部门的人无法将企业的经济发展情况与档案本身结合在一起，无法将记录的企业档案与企业的建设结合在一起。很多企业都不能正确认识这一问题，相关部门的的工作在企业中得不到关注。
2.2企业高层对新时期档案工作的本质属性缺乏全面的认识
档案部门的工作人员对于新时期档案部门的工作本质和属性缺乏全面的认识，就会造成对企业的各类信息编排不合理，使信息混淆性增大，给企业造成不必要的损失。另一方面，由于企业员工的职业素养不够，档案工作创新发生停滞，造成企业设置的档案管理窗口作用弱化。对于企业来说，高层对于档案管理的重视程度是管理人员能否对档案工作进行有效创新和管理的基本出发点，但当前我国企业在这方面的发展还存在欠缺。
2.3企业档案管理机制及体系不完善
不能适应新时期的需要我国企业的档案管理功能工作还处于初级阶段，对于一些企业来说，虽然企业设置了档案管理，但是企业的档案管理体系还不够健全，制度还不够完善，并且对于企业来说，现拥有的档案管理工作并不能满足企业日益发展的信息要求，对于企业的内部信息以及指标来说，由于企业对档案管理工作创新没有具备一定的发展潜力，没有对档案管理的发展提供足够的支持，导致档案管理工作停滞不前，无法达到企业的与市场进行及时沟通，制约了企业的进一步发展，因此传统的档案管理制度早已无法适应于新时期的需求。
2.4企业员工档案管理责任心不强
企业内部人员对企业的档案管理工作并不重视，认为档案管理无非就是记录本企业日常发展的各项信息，毫无技术性可言。企业内部出现人员不够重视的现象，对于企业工作，没有按照上级指示或者要求去做，绝大多数对其自己的工作态度就是干完自己的就行，安于现状，小富即安，毫无进取心。特别是一些档案工作人员认为自己的工作就是公司中边缘部分的工作，自认为档案部分比其他部门低一等级，缺乏自信心，更是一种没有责任心的表现。
3档案管理工作的创新对策
3.1企业高层要在思想上创新
增强档案意识档案管理要想改变上市公司档案管理创新意识不够的现状，就必须要在思想上进行创新，首先要拥有一个新颖的具体想法，即档案管理工作要怎么样展开新的改革，要发展什么样的创新。对于我国上市公司档案管理方案来说，可以引用同行业企业的档案管理方式或者引入国外的先进档案管理工作，从上市公司的实际情况出发，进行先思想上创新，带动实绩。再进行档案管理工作的创新，在企业内部增强员工的档案管理意识。企业员工培养思想创新能力，增强档案意识是企业有效进行档案管理创新工作的重要对策。
3.2企业高层要普及档案工作创新的本质属性认识
档案管理的主要工作人员是档案部门的管理人员。因此，增强档案管理人员对档案管理创新工作的本质认识和重要性是解决档案管理人员对档案管理创新基本技能不了解的重要方法。档案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比较有责任心的员工来进行开展。对于上市公司开说，要想将本上市公司的档案管理工作顺利稳定有效的进行开展，普及档案管理相关的知识是不可或缺的工作环节，一方面，工作人员要对档案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司该领域相关人员要对这份工作进行熟练地掌握，给档案管理工作的创新提供扎实的基础。
3.3企业要建立新的管理机制和管理体系
档案管理工作需要一个科学的管理环境，这就需要上市公司为档案管理工作制定一套有效的监督机制和完整的管理体系，只有在一个整体体系中档案管理工作人员才会充分发挥该领域人员的热情和创新意识，档案管理工作才会更有效率的进行，才会适应连续以及快速的指标。
3.4员工要强化责任意识，提高自身素质
档案管理工作是一个上市公司总体管理情况甚至上市公司的经济发展情况的一个缩影。因此，高效档案管理工作对整个上市公司的运营来说具有十分关键的作用。首先，管档案管理工作既需要特定的工作程序和科学的管理方式，同时还需要企业员工树立起社会意识，档案管理工作需要摆脱思想保守、的态度；同时还需要工作人员强化对档案管理工作的训练，掌握基本的档案管理工作技能，做到观念意识和自身工作素质同时提高。对于档案管理来说，员工增强责任意识，提高自身素质是档案管理创新工作的重中之重。
4结束语
[关键词]国有企业档案；管理；对策
人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
一、当前企业人事档案管理存在的问题
企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为：
（一）僵化的国有企业人事档案管理体制与国有企业灵活的用人机制不适应
随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地注重个人的能力，国有企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为谋求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、 “虚假档案”的情况。加之国有企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。
（二）国有企业人事档案单一的管理模式与国有企业职工层次的多样性不适应
目前，我国国有企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。国有企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。国有企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。
（三）国有企业人事档案的内容不够完备
现代国有企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、成长、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合国有企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整国有企业人事档案的内容构成，才能形成具有国有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。
（四）档案利用价值不高
有些企业管理本来就不是很规范，人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大，甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象，使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范，产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人经历的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
（五）档案管理人员素质薄弱
由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，工作不熟练难以胜任档案工作。随着当前国有企业规模不断发展，员工数量不断增加，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施跟不上。
二、适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策
（一）建立健全科学合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
（二）建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容
人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。
（三）加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程
人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以国有企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。
（四）引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质
人才是国有企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。
（五）增强服务意识，积极主动的提供利用
人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进国家企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。
（六）建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务
转变观念。解决好思想认识问题
科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料。是企业全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。科技档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业管理者认识到科技档案是一种非常重要的资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产。加强科技档案的开发和运用，有利于提高企业核心竞争力，有利于企业以最小的资源消耗去换取较大的经济效益：有利于企业开发新产品、新工艺、提高产品在市场上的竞争力。同时，强化科技档案的开发和运用，也是一种潜在的经济效益。为此，要解放思想，更新观念，进一步统一企业管理者及广大职工群众的思想认识，把科技档案管理工作列入企业管理的议事日程，并入财力、物力和人力，使其发挥出应有的作用，推动企业管理，推动企业的快速发展。
加强科技档案的管理
企业要设置专门的科技档案室，配备专职档案工作人员建立健全档案工作规章制度，要将科技档案管理作为一项重要内容抓好。在科技档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才。
企业科技档案管理部门要负责对各职能部门的监督、检查和指导，避免科技档案由部门或个人分散保存，要确保科技档案的完整、准确和齐全。要实行总经理负责、档案部门和技术部门齐抓共管的机制。
要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案管理模式，逐步转变为现代化的管理。
严格执行档案管理规程，做好科技档案收集、整理、保管工作
国务院科学技术档案工作条例？明确了科技档案人员的职责、职权和工作规程，为科技档案管理提供了法定的依据。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。及时收集、整理科技档案是档案人员的重要工作，所以，企业领导应支持科技档案人员依法履行职责，企业各职能部门应积极支持和配合科技档案部门工作。科技档案管理人员要本着对事业认真负责的精神，根据各单位工作情况，把握时机，不断调整，既保证科技档案的正常使用，又能及时、完整、准确的把需要归档的科技档案集中到档案部门，实现科技档案的集中统一管理。
做好科技电子文档资料的收集、整理和保管
目前，计算机技术越发展、应用越普及，许多产品研发、工程技术、基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的，产生的电子文档就越来越多。目前电子文件归档的类型有磁盘、光盘等，对于它的完整性、真实性、版本等从外观上看不出来，它的信息内容“出错”的概率和机会远高于纸质档案，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。因此，在产品、工程设计资料交接时，除了要注重纸质文件资料的交接，还要注重电子文档的交接，而且档案部门要有专门的设备、专门的人员负责收集电子文件。
搞好科技档案信息化及网络综合应用系统
企业要建立科技档案数字化、网络化信息管理中心，一要正确选用企业科技档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。二要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步建成科技档案数字化、网络化信息管理平台。
加强学习培训，提高管理人员的素质，调动档案管理人员工作积极性
知识经济，信息时代为科技档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。随着现代化科学技术的发展，特别是电脑、数据库等技术以及办公自动化设备等应用于科技档案工作，科技档案管理工作的方法和手段也发生了深刻的变革，正在从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。首先企业领导者要做好科技档案管理工作的宣传和教育工作，使档案人员明白科技档案工作的重要性，对工作有积极的认识。其次科技档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使科技档案工作者清楚的认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度的发挥个人潜力，使科技档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
关键词：企业合同；合同档案；档案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。
2 企业合同档案建立的必要性
企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部环境的影响
随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。
2.2 内部发展的需求
企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。
3 企业合同档案管理中存在的问题
3.1 合同收集归档不及时
目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。
3.2 合同档案的管理不规范
现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。
3.3 合同档案质量有待加强
现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。
4 深化企业合同档案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同档案管理制度
企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。
按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。
4.2 规范企业合同档案科学管理
现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。
在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平
“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。
企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识
近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。
4.5 处理好合同档案利用与保密的关系
《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。
5 结束语
在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。
参考文献
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[10]袁俊玲 《关于合同档案管理的若干思考》 山东档案 2000（04）
社会化管理是指企业把本单位所形成的档案的全部或部分交由社会上成立的专业或非专业档案管理机构进行管理，管理的内容一般包括：档案的实体管理、档案数字化加工、档案管理软件的开发或是档案库房的建设等③。目前常见的有：档案寄存中心、档案事务所及商业性文件中心等。选择社会化的管理模式可以帮助企业减少投资成本，使企业有更多的精力和时间去投入到其它建设中去，从而间接地提高了企业的经济效益，增强企业的竞争力，而且将本企业档案存放在中介机构，既不影响本企业业务的正常运行，又能够使企业档案得到很好的保管，可谓“一举多得”。但社会化管理模式也存在一定的风险，比如中介机构的管理不规范、操作不当，可能会威胁到档案内容与实体的安全，其次，档案的利用程序也会较存放在本单位更繁琐更复杂，这点尤其体现在急需档案的利用上。
二、坚持因企制宜、自主选择
（一）重要性
由于规模、所属行业、所有制结构等的不同，企业可以分为多种类型。比如：按规模可分为：特大型企业、大型企业、中型企业、小型企业和微型企业；按所有制结构可分为：全民所有制企业、集体所有制和私营企业和外资。一般来说大型企业、国有企业在技术水平和资金能力等方面较强，而中小型企业、私营企业则相对较弱。不同类型的企业有其不同的特点，但他们的共同的目的都是一样的，为了盈利，所以企业所做的一切都是为了使成本最低化、利益最大化，在档案管理方面亦是如此。通过前面的学习，我们知道不同的档案管理模式有其不同的特征，而企业应该根据自己的实际情况，选择适合自己发展的管理模式，提倡有能力的大中型企业建立专门的档案管理部门，而针对那些小型企业则建议选择档案寄存中心等档案中介机构，为了节约成本而忽视档案工作，或是为了跟风而过于追求高标准的档案建设，都只会取得适得其反的效果。
（二）必然性
企业规模小，形成的档案数量少，没有必要建立专门的档案管理部门，那企业就可以选择分散式管理，即将档案分散保存在各个形成部门，而各职能部门对本部门形成的档案进行收集保管；或是选择社会化管理，即将本单位形成的档案存放在档案寄存中心等中介结构进行管理；企业资金不足，技术水平不够，没有能力建立属于自己的档案部门，也可以采用社会化管理模式，比如把档案的一些业务活动，特别是技术方面的活动交由专业外包机构进行处理，既节省了人、物、财力，又能在一定程度上保证档案管理的进程和质量。所以说企业档案管理模式不一定非得按照某种固定不变的套路，选择最适合本企业发展的档案管理模式才是最佳的。一些企业，尤其是那些处在起步阶段的中小企业，在企业管理方面尚处于摸索阶段，如果不顾及人、财、物力的限制而盲目跟风，一开始在缺乏档案实体等基础管理的情况下就建立图书档案情报一体化平台，只会造成资源的浪费。
（三）自主选择是相对的
1.构建信息开放中心随着信息社会的日益发展，网络信息资源的日益丰富，以人力和传统的“实体保管”的档案管理方式已不适应今天档案资源的管理与服务构建基于WEB平台构建太钢档案管理服务模式，提供全方位开发利用开展企业档案的开发利用工作，是提高档案资源效率的重要手段针对档案资源的开放利用和回收，越来越多的企业通过构建信息开放中心的方式来推动企业适应时代的发展为优化传统档案服务方式，利用信息化手段发挥新的服务方式，企业档案开发可以积极地探索档案宣传的内容、重点和方式上的问题而实现信息开放的多元化有多种途径:首先，需要通过网络资源的形式建立支持用户通过登录系统的信息查询方式其次，针对客户的实际需要，企业在对档案信息管理的问题，可以通过电子邮件等多媒体方式进行远程服务与此同时，为延伸档案资料的服务时间和空间，企业应该适应时代的发展，建立高效的信息系统最后，为方便用户检索信息资料，利用资源网定期档案服务数据包、构建档案数据库当然，我们不能忽视对企业档案资源的编研与利用而针对这一方面所出现的问题，信息开放中心还可以在分析档案原始信息的基础之上，为形成信息含量高、具备针对性的档案产品，以保证企业得到充分发展，对档案原件的价值进行开发。
2.进行深化层次编研充分优化档案原始信息，是档案资料的编研工作的重要内容同时，我们必须要注意到的是档案资料主要是针对企业的日常工作以及实际的数据和运行需要等诸多方面，必须对原有数据进行整理，根据现实工作的实际需要，对所需信息进行处理而出来的工程是根据企业现有馆藏经所需信息根据实际工作种类和企业运行的各个阶段，进行分类处理但同时，要保证信息的真实性，对于有价值的信息进行汇总而这些步骤都是为保障企业的档案编研符合企业的利益需要可以为企业良好、稳定的发展提供有力的依据在实际操作中，企业倘若要想改善其档案信息资料管理必须要注意以下事项:第一，针对档案数量繁多，种类多样的信息的实际需求情况，档案资料的处理要以优先级的方式有序进行第二，因为企业档案资料对于企业自身利益密切相关，在其编研的工程中，我们必须请要具备丰富经验的档案专家来进行，以保证其档案资料处理的合理性与科学性第三，在档案资料内容处理上，对于来自企业管理部门或者国家行业协会的指导性文件档案，应定期编研汇总第四，档案资料处理的过程中，充分发挥档案资料的价值，必须保障编研资料能够及时提交，档案资料也必须按照周密的时间流程来进行，保证编研资料的全面性和概括性，而对于涉及企业生产具体细节的资料，则编研时更应注重其细致性和完整性。
3.强化规范化制度化建设，建立工程档案检查考核制度项目前期预知管理，项目开工统一档案管理标准，项目实施阶段实时监控，项目交工阶段总结反馈的各个阶段等都所属于企业项目工程全过程管理的主要内容针对项目档案的分散管理，制度不完善，业务监督、指导力度不足;工程档案残缺、不完整、不能准确地移交归档的现状首先，为保证归档资料及图纸的准确、完整，必须建立健全档案各项规章制度其次，建立健全档案资料保证金制度，在项目工程的初期阶段抓起，档案人员参加重要设备的开箱验收，及时做好传递和变更记录其次，大力推行对电子文件档案在工程档案中运用做到企业档案为企业文化建设服务，为企业的文化建设提供详实的素材同时，为保障基建档案管理工作流程与优化，文书档案管理工作流程与优化，会计档案管理工作流程与优化，经营档案管理工作流程与优化，必须建立工程档案检查考核制度针对档案管理的实际情况，对于有价值的信息资料，进行定期的汇总和检查对于那些对于企业发展没有借鉴意义的资料进行处理，合理分类和汇总。
二、结束语
