时间：2023-08-01 17:05:52
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电子文档在归档前可以进行随意的修改、复制、删除等操作，可以进行多次复制，没有次数的限制，在操作上比纸介文档简单、容易——只需要在计算机上通过相应的软件来对文件内容进行修改、增加，不留任何修改痕迹，其真实性和原始性不会发生改变。电子文档还可以对档案上的小瑕疵进行修复，例如档案因为时间的久远，上面的字迹或者图像不清晰，可以通过软件进行修复，使字迹或图像变得清晰而方便归档、保存，档案经过修复后，保存就不再受到时间的限制了。
而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容，比较耗时，不利于操作，当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时，只能重新抄写或者直接在文档上修改，纸介上就会出现修改痕迹，对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时，纸介文档保管时间长，会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题，需要对档案进行修复或修补，既费时也不利于档案保存和利用。
二、电子文档的储存
电子文档形成后可以存放在多种存储介质，例如磁盘、光盘、移动设备等，而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上，就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存，可以不受时间、空间的限制，但却离不开计算机的软硬件环境，只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。
但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势，即在操作过程中，一旦管理员操作不当或违规进行操作，文件可能会因此出现损坏，甚至会丢失，影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管，需要采取各种专门的技术措施去保护档案，如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案，比较繁琐；在查阅方面，也只能在特定的时间到档案馆去查阅，比较耗时，不利于档案的利用。
三、电子文档的安全与保密
在电子文档案管理的过程中，单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质，如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件；这些存储介质都不受时间和空间的限制，可以在不同的计算机上读取，因此，令到电子文件的安全性大大降低。同时，由于这些介质携带方便，因此亦更容易造成丢失或泄密，造成不可挽回的损失。
所以，我们需要不定时对信息系统进行检查，确保档案信息系统的安全；此外，从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责，实行专人专机使用，确保电子文档的安全与保密；对于保存在电脑里的文档，也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质，如移动硬盘、光盘，防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦，但由于它处于专门的密闭空间，安全性相对比电子文档好。
随着信息技术的发展，档案信息生产、传播和储存的形式发生极大的改变，以数字形式存储的电子会计档案已成为会计档案工作中越来越重要的档案形式。会计档案是会计流程的一个十分重要的组成部分，能有效的记录和反映企业单位财务方面的历史材料等信息。但在会计档案管理长期保存工作中仍然存在一些问题。因此，需要会计人员去认真学习、积极探索，以促进会计档案管理工作，使之更好地为单位的财务工作服务。
1 电子会计档案信息管理的重要性
经济运作是单位存在的生命之源，而财务会计档案管理的质量直接影响着单位的经济运作情况。对于电子会计档案来说，其是单位在长期运营过程中产生的财务资料，代表了本单位财务情况，对后续经济活动的展开和管理均具有重要指导意义。电子会计档案管理工作的有效实施，可以提高信息处理的速率和质量，为各部门下一阶段的经济活动提供财务数据支持，同时新型技术的应用，还可以有效解决劳动力，控制成本投入，提高会计信息的综合利用效果。但是电子会计档案管理、应用以及保存等工作的实现，均需要将计算机网络作为载体，这样就决定了档案信息的不安全性，在任何阶段均有可能会受到外部因素影响而出现问题，造成档案信息损毁或者失真。基于单位运营需求，必须要加强对电子会计档案长期保存的重视，采取措施来避免保存过程中受到的损伤。
2 电子会计档案信息的特点
2.1 信息保存期延长
新法规中规定会计档案定期保管年限更改为10年和30年两类，并对会计档案移交单位档案管理机构年限进行了适当延长。在此背景下，怎样才能实现电子会计档案信息的长期保存，已经成为行业研究要点。在应用各项技术对档案信息进行保存时，还要注意在后期阶段，是否存在系统以及平台来有效读取原有数据档案信息，保证各类档案信息可以充分发挥其所具有的指导信息。
2.2 信息保存要求高
现在计算机信息技术已经被广泛的应用到各个领域，对档案信息管理工作的实施也具有一定推动作用，已经实现了现代化和数字化发展。在此背景下，不存在纸质档案对应的原生电子会计档案持续出现和增加，在一定程度上加大了档案信息保存管理的难度。新《办法》规定单位生成以及外部接收的电子会计档案信息，可以利用电子形式进行保存，需要计算机系统以及专业软件技术作为支持。但是在此过程中，一旦原生电子会计档案保存存在缺陷，势必也会对电子会计档案信息的长期保存产生不良影响。
2.3 信息内容复杂性
想要实现对电子会计档案信息的长期保存，需要对其具有的特点进行分析，因为其会涉及到多方主体，需要科学性高的组织者对各类档案资料进行统筹管理，同时还要求具有较高专业技能水平的工作人员参与管理。另外，基于电子会计档案保存载体特点，还需要已经相对成熟的系统和软硬件作为基础，单位需要与专业系统、软件开发商保持有效联系。假如在此过程中存在任何问题，均会加大会计档案信息保存风险性，导致其在长期保存过程中受到破坏，造成信息失真。
3 电子会计档案信息管理中存在的问题
3.1 配件支持问题
因为电子会计档案信息的长期保存需要有可靠性高的软硬件作为支持，但是就现状来看，很多单位此方面建设不到位。现用档案信息保存和利用载体的服务器、硬件外围设备以及终端均需要进行更换和升级，以及财务管理系统也需要进行更新。
3.2 管理工作问题
虽然对电子会计档案信息管理的重视不断提高，但是因为技术水平限制，目前管理工作在实际开展中还存在较大缺陷。很多具有会计等财经专业学历的财务人员，并没有档案学专业背景，对档案管理工作内容以及要求了解不全面。同时，管理制度缺失也是限制管理工作有效展开的主要因素，导致电子会计档案长期保存中出现丢失、泄密、无法读取等问题，无法作为指导文件应用。
3.3 专业技术问题
电子会计档案信息的长期保存，关键是要保证其完整性和安全性，即在保存阶段不会被篡改、窃取，保证在后期应用中可以顺利读取。但是现在参与财务管理工作的人员，并不具备专业信息背景，无法高效应用各项信息技术，在对财务管理系统以及保存系统进行操作时，经常会因为人为失误加大保存风险。
3 电子会计档案信息管理优化措施
3.1 提高人员综合素质
所有保存管理工作的实施，均需要由专业人员负责，这样单位就需要安排专业素质和职业精神较高的人员负责，降低人为因素对保存工作的影响。对财务人员进行专业培训，使其在掌握财务相关知识的同时，提高信息安全意识，自主学习并掌握信息技术，提高自身信息处理能力，可以根据实际工作要求熟练操作不同电子会计档案系统。同时，还应提高对电子信息档案长期保存工作的重视，应用措施来提高档案保存安全性，并可以根据实际需要快速检索查找所需档案信息，为单位经济活动的展开提供信息支持。
3.2 完善各项规章制度
要针对电子会计档案长期保存工作要求，制定完善管理制度，对管理工作的张开提供保障。与传统会计工作相比，电子会计工作中电子凭证长期保存难度更大，因此必须要有专门的制度对管理行为进行约束，明确管理人员职责，保证各项管理措施的有效落实。并通过奖惩制度的落实，来提高工作人员主观能动性，互动按照要求开展管理作业。
3.3 优化专业技术系统
要建立功能完善的系统，并保证各项配套软硬件的落实，定期对操作系统进行更新。物理方面要做好计算机系统防火、防水、防盗、防震，安排人员对办公区域进行不定期巡查，避免外力对系统产生影响。提高计算机系统、电子档案管理系统以及会计核算系统运行安全性，可以准确快速的读取全部资料信息，并输出符合国家标准归档格式的会计凭证、财务会计报表、会计财薄等会计资料。另外，还要基于电子档案信息长期管理要求，设置经办、审核、审批等审签程序，保证档案信息应用完整性。
关键词：电子档案；高校；影响；策略
在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、电子档案的定义及其特点
所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：
1、电子档案管理的优势
首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。
2、电子档案管理的缺陷
首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。
二、电子档案对高校档案管理的影响
1、档案管理程序的转变
纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。
2、电子档案分类方式的转变
电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。
3、电子档案管理内容与形式的转变
档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。
三、高校电子档案管理策略
1、重视高校电子档案存储设备的检测
电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。
2、做好高校电子档案原始性保护
高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。
3、加强高校电子档案管理员的技术指导
要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。
四、小结
随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。
参考文献
关键词：事业单位；电子档案管理；对策
方便、快捷的电子档案管理模式，已逐步取代传统的纸质档案管理模式，在事业单位的档案管理工作中逐步推广应用。但是，目前事业单位的电子档案管理还处于无序管理的状态，缺少制度规范，存在一些不足。本文从电子档案的优势、不足、对策三个方面进行了阐述，以加快事业单位电子档案管理制度化、规范化进程。
一、电子档案的优越性
1.电子档案能有效降低办公成本
传统的档案管理模式，既需要档案室、档案柜、档案盒、档案袋等大量物资，还需要大量的人力从事收集、整理、分类、汇总、登记、存档等各个环节的工作，工作琐碎、工作量大，基本上每一项工作都需要手动完成，需要大量时间。而使用电子档案，只需要一台计算机、一个网络管理平台和熟悉计算机操作的档案管理人员，就可以完成电子档案管理工作。档案资料在传阅过程中，利用电子档案管理平台就可以快速完成，实现无纸化传阅，降低办公成本，解决档案资料堆积问题。
2.电子档案管理能进一步提高工作效率
电子建档与传统的手动建档相比，用计算机工作代替了人力劳动，直接减少了档案管理人员的劳动强度，能节省大量时间。电子档案管理，把传统的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，遇到需要补充的遗漏的档案，或者删除重复的档案时，传统的立卷方法只能一个一个查询，打开整卷，再重新立卷，非常繁琐，而电子档案可以快速查询，修改一下档案目录就可以了。
3.电子档案保密程度更高
传统的立卷归档，利用者如果需要其中的一份档案，就能看到整卷档案的内容，而使用电子档案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不会看到，大大提高了保密程度。
4.电子档案更有利于发挥档案资料的价值
传统的档案管理模式，利用者需要从堆积如山的档案资料中逐个查找，费时费力，不到万不得已不想去档案馆或者档案室查阅资料，尤其是查阅信息范围比较宽泛时，更需要时间和耐心，最后还不一定能查询到。同时受档案管理人员立卷习惯等因素的影响，传统档案的标准、质量也不尽相同，给档案利用者带来一定麻烦，所以一般都习惯从网络上搜索。而电子档案，一般都用表格形式，标准统一，一目了然，搜索快捷，大大缩短了档案的查询时间，提高了档案利用率。
二、电子档案管理中遇到的问题
1.安全性问题
计算机给人们带来方便、快捷的同时，其安全性不容忽视。机房、计算机、打印机等硬件设备陈旧，杀毒软件等配套软件不到位，档案管理人员安全意识不强，对移动硬盘、U盘、光盘等存储设备重视程度不够，都会直接影响电子档案的安全。同时，电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题。
2.档案管理人员认识问题
目前的档案管理人员还没有完全从纸质立卷的传统模式中解脱出来，只是安于现状，尤其是年龄较大的档案管理人员，不愿意接受新生事物，更不想创新，导致电子档案管理工作停滞不前。电子档案业务知识培训不足，特别是仍在使用纸质档案的事业单位，档案管理人员的时间、精力都用在手动建档上，研究档案管理发展、开展业务知识培训的投入严重不足。
3.电子档案管理制度不健全
目前，已经使用电子档案管理的单位，电子档案管理的收集、整理、归档、审核、检验、调阅等各个环节都缺少统一的标准，归档时间、归档范围、硬件管理、软件升级、技术指导、存储格式、密码设置、监控系统等都缺少制度规范，都还处于起步阶段，处于无序管理的状态。
三、电子档案管理的对策及建议
1.完善电子档案管理软硬件设施，确保电子档案安全
高质量的硬件设备、稳定安全的软件和系统、相对独立的电子档案管理区域，是电子档案能够持续稳定发展的基础。因此要加大软硬件投入，配足配齐设施设备，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，以保障计算机设备的正常运行。设置专门的电子档案管理工作区域，安装电子监控、防盗门窗等设施，确保设施设备安全。
2.培养专业的电子档案管理人员
各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研究创新电子档案管理方法和管理模式，成为电子档案的管理者、宣传者、推广者。
3.建立健全电子档案管理的各项规章制度
电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进岗位职责、硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。
结语：电子档案管理的优势明显，也顺应了时展的需要。但是目前事业单位的电子档案管理还不够成熟，还需档案管理人员深入调研，积极探索，提高业务能力和网络操作技能，还需逐步完善硬件设施设备，建立健全规章制度，推动事业单位电子档案管理工作逐步制度化、规范化，进一步发挥档案资料的利用价值。
参考文献：
[1]吴秀娟，浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理，管理视察，2013年第19期。
[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施，商情，2013年第24期
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
一、电子档案和纸质档案并存的优势
（一）满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存，可以满足社会的预览需求。我国各行政机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案，在进行档案管理时，需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展，电子档案出现，可以实现传统档案的数字模式转换。各行政机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性，有的偏好于纸质档案，没有采用现代化的网络信息技术，成立电子档案系统；有的偏好于电子档案，取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看，电子档案和纸质档案并存，可以满足社会多元化的档案预览需求。
（二）发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存，可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比，电子档案具有如下几个明显优势：第一，电子档案的操作相对简单。第二，电子档案的储存量更大。第三，电子档案可以实现数据共享。当然，电子档案也存在较大的局限性：第一，电子档案的数据管理难度较大。第二，电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷，纸质档案必不可少。从历史发展来看，我国的司法机构一直沿用纸质档案，其权威性得到了社会的普遍认可，与电子档案相比，纸质档案的安全性可以得到保障，因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。
二、电子档案和纸质档案并存的策略
（一）健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家?n案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，制定了电子档案管理的基本条例，随着电子档案使用范围的进一步扩展，档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该对电子档案的制定和编写进行规定，并按照电子数据的不同，形成不同的存储格式。第二，应该做到电子档案的归档工作，并设置专门的电子档案管理部门。第三，应该对纸质档案进行定期维护和审核，避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四，应该对纸质档案进行修缮，并对纸质档案进行集中整理。
（二）实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处，因此应该实现两种档案资源的共享，提高档案内容的价值。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该控制电子档案和纸质档案的归档日期，尽量统一安排归档。第二，应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪，把纸质档案扫描成数据内容，形成电子档案。第三，应该采用人工抄写的办法，把电子档案的内容记录下来。
（三）形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点，为了提高档案管理的水平，需要形成新的档案管理体系。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该加强管理人员对档案信息的重视，赋予档案部门更多的职权。第二，应该加大档案部门的人才队伍建设，引进具备专业信息技能的人才，对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三，应该保障档案管理的外部环境，不断充实馆藏内容。第四，应该对电子档案和纸质档案进行分层管理，并实现管理的交叉。
（四）保障档案信息安全。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该保障档案信息安全。无论是电子档案还是纸质档案，其安全性都会受到威胁，为了对档案信息进行保密，应该加强对档案的保管。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该扩展纸质档案的管理空间，随着事业单位发展年限的延长，纸质档案的数量会不断增加，因此要扩充管理空间，扩大档案管理的专门库房的规模。第二，应该做好档案管理库房的防火防盗工作，并形成网络监测系统，对库房管理进行动态监督。第三，应该引进保险柜等加固设备，对重要档案进行安全防护。
【关键词】医院电子档案管理 实践
医院在工作中通过对护理、医疗、教学、管理活动的总结建立档案，对具有价值的文字、研究、图标与音像等进行记录与保留，对于医院以后的研究与调查提供资料与指导作用。随着经济的发展与社会的不断进步，高新技术与计算机在医院档案管理中得到了广泛的推广与使用，其在提供很大便利的同时也带来了比较多的问题。本文根据医院电子档案优点与缺点，结合医院在管理工作中使用电子档案应该注意的问题，论述在医院档案管理中电子档案的重要性。
1.医院电子档案管理的现状
近年来，国内医院电子档案管理得到了迅速的发展，医院加大资金投入用于档案的管理，充分的运用网络技术，实现了档案管理的网络化与数字化，综合档案信息资源的管理取得了较大成就。然而科室管理还存在着一些问题，这些问题影响了医院技术的提高与发展。
1.1档案管理人员水平与素质缺乏
档案管理并不只是单纯的看管，一些医院在进行档案管理时由于存在认知的错误，对档案管理的重要性不能充分的认识，档案管理人员的选用上大多不是专业人员，这些人员由于对档案管理知识的缺乏，在管理时存在着严重的失误，分类不严密，管理不科学等问题广泛存在，医护人员需要档案进行研究时，不能有效及时的提供，耽搁科研工作的进行。现代社会的发展，许多医院实现了档案管理的信息化管理，原有的管理人员在计算机操作水平上知识欠缺，不利于推动医院电子档案管理的数字化，影响了医院推动信心化、数字化管理的进程。
1.2协调机构的空缺
现代医院各部门的档案管理相互分离，国内虽然医院众多，然而各医院之间的资源相对独立使用，资源获得上来源较少，各医院缺乏交流导致医院资源的浪费，而国内目前尚未出现统一协调的机构来引导医院之间实现资源共享，这导致医院之间交流较少，不利于我国医疗科研结果的创新与发展。
1.3档案管理水平较低，标准不统一
许多医院的档案管理硬件设施并不完善，规模较小的医院没有足够的资金支持，而一些大医院虽然硬件较先进，但是并不能满足医院众多档案管理的需要，且医院不愿意投入更多的资金与人力进行档案的管理，这就造成了档案系统管理的不完善，人力与硬件的缺乏导致在数据输入时出现差错，且资源共享不能有效的实现，标准化较低是医院采用网络对电子档案进行管理时存在的突出问题。
2.电子档案管理的优点
首先电子档案主要采取磁盘以及光盘等能够被计算机读取的介质为载体，当前计算机已经能够达到每秒数亿次的运算速度，从而有效的缩短了档案检索时间，同时方便了工作人员查阅档案。
其次由于电子文本自身也属于网络资源一种方式，因此其也能够采用电子网络来进行有效传输。同时其还拥有传统的传输方式所无法超越的优势，具有比较快的传播速度，能够满足当前人们高传播速度的要求，带来比较大的经济效益。
最后电子档案通过电子文本的方式来储存，可以通过网络来传输，一些相关的部门能够依据网络协议来科学有效的检索电子档案，从而发挥电子档案的优越性。
3.解决电子档案管理问题的对策
3.1加强档案管理教育，增强管理人员的意识
档案管理虽然在医院发展中起着巨大的推进作用，然而医院管理人员意识较淡薄，忽视了档案管理的重要性，不利于档案管理与医院的发展。档案管理者在管理中思想陈旧、单一，档案只是用来收藏而不能得到有效的利用，且档案管理人员的水品不足，导致电子档案管理存在着严重的问题，针对这一现象，可以对管理人员进行专业知识的培训，针对现代社会对档案管理的要求，引进专业而又复合型人才，保证医院电子档案的科学发展。医院要将电子档案管理工作作为重要工作内容，对电子档案管理的职能进行充分的完善，注重收集与使用。
3.2建立良好的规章制度
由于档案工作属于一项比较严肃的工作，尤其医院档案关系到人的生命安全，其权威性是确保档案价值的主要前提与基础。针对这种情况，需要医院构建相关的制度，从而有效规范档案部门的相关作业流程，来保证电子档案真实性。
4.结束语
医院电子档案管理对于医院的科研、提高医院的医疗水平，改善护患关系有着重要的作用，因此，医院在日常工作中要引起足够的重视，提高医院的其他业务水平的同时，加强科室管理，实现二者的共同发展。
参考文献：
[1]吴晓琪.医院档案与医院文化建设[J].江苏卫生事 业管理，2002，13（6）：44-45
1 电子档案管理的作用
电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。
1.1 管理电子化
在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。
1.2 资源扩展智能化
往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。
2 从操作内容分析电子档案管理的优势
2.1 真实性
相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。
2.2 操作性
传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。
3 从操作环节分析电子档案管理的优势
3.1 鉴别整理
传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。
3.2 存贮
传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。
4 信息技术在电子档案管理中的改进
4.1 提高电子档案信息的安全性
将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。
4.2 提高档案信息电子化的覆盖率
目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。
【关键词】档案管理；电子信息化；管理模式
一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性
电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。
二、电子信息化下的新档案管理模式的优势
计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。
（一）档案的共享与办公自动化
在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。
（二）更快的检索档案
电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。
（三）时效性和管理效率
传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。
（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力
档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。
（五）优秀的存储媒介
传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。
三、电子信息化下档案管理的新职责
（一）收集信息
借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。
（二）整理信息
在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。
（三）系统维护
在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。
（四）对档案信息系统的保密
保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。
（五）增加利用环节效率
利用环节是档案管理中的根本环节，利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。总而言之，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代，互联网在给其巨大帮助的同时也对传统档案管理提出了新的要求。复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，建立电子信息化的档案系统是新时代下的必然趋势。而顺应趋势，建立新的顺应时代的电子信息化的档案管理系统是我们行业贡献社会的职责及必然要求。
