时间：2023-08-03 16:18:16
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关键词：档案信息化；建设；档案管理
档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。
一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
（一）对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
（二）对运用信息资源存在错误观念
对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。
（三）档案部门信息化水平存在差异
由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。
二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
（一）加强电子文件的管理
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
（二）建立网络档案
建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。
参考文献：
[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.
[2]王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010,02(11)：139-140.
摘要：随着时代的发展和社会的进步，信息化技术逐渐深入到我们的工作和生活中，同时也为档案的管理和建设提供了高效化、现代化、科学化的信息技术，提高了档案管理的水平和质量，并保证了档案管理更加完善。本文就档案信息化建设、档案管理中出现的问题以及未来的发展和解决措施进行分析。
关键词 ：档案建设 档案管理 信息化
信息时代的到来，使计算机等通信技术得到快速的发展，目前经济学院的档案建设和管理也迈入信息化发展的时代。对档案进行信息化建设主要是通过信息化技术的使用，将档案中的资料和信息与社会的政治、经济、文化发展相互融合，进而使建设的信息化档案资料和信息能够在社会这个交流的平台中最大限度地传播开来，渗透和融合到社会中去，进而为社会服务。
一、档案信息化建设的有效措施
1.促使工作人员树立档案信息化的理念
目前传统的档案建设中，工作人员并没有对档案建设有足够的重视，工作中只是简单地进行档案记录和保管工作，未能真正认识到档案的重要性，这样既无法满足社会发展的需要，但也预示了档案信息化建设的到来。在进行档案信息化建设的过程中，相关的工作人员是工作的主体，他们要对信息化档案建设有充分的了解，树立正确的信息化档案建设理念，在工作中发挥自己的主观能动性，进而促进档案信息化建设的发展进程。工作人员要对档案信息化建设工作负有足够的责任感和使用感，这样才能推动档案中的信息资料更好地传播和融合到社会中去，提高档案管理的质量。
2.提高信息化档案建设的技术水平
在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。
建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。
3.提高档案信息化管理的水平
在初步完成档案信息化建设的基础上，对档案进行管理时主要采用信息化技术，这样能够有效地提高档案管理的水平和质量，保证档案管理更加科学化和现代化。在档案信息化建设之后的管理中主要采用的信息化系统设备，即扫描机设备、打印机、磁性介质等，这些设备在进行档案资料信息化的过程中，推动了电子文件和信息化的发展，同时也保证档案管理工作更加高效、科学。
在档案信息化建设的发展进程中，国家规定了相关的实施纲要，主要是要相关的部门在进行档案信息化建设的过程中选择合适的管理软件系统，并能够有针对性、有计划性地进行档案资料的录入工作，并针对这些信息进行深入的开发研究和利用。
二、档案信息化管理的发展方向
在档案的信息化建设完成之后，要对档案进行管理，工作人员要有针对性地选择合适的档案管理系统软件，结合经济学院自身以及档案的发展优势，制定严格的档案管理制度，保证档案信息化的发展方向。同时还应该要提高档案信息化管理工作人员的工作技能和整体素质，对工作人员进行相关系统技术和能力的培训、考核，保证工作人员能够熟练掌握基本的计算机知识和技能，并能够积极参与到信息化档案管理系统软件的开发中，在工作中不断充实自己，提高对信息化档案管理的工作认识，在档案管理的过程中提高工作效率，促进档案管理的正常运行。
总而言之，档案的信息化建设和管理工作需要有计算机等技术设备的支持，只有这样才能够通过现代化的技术设备，提高档案建设和管理的工作效率，并能够通过相关的软件系统对档案进行动态管理，节省人力和物力。工作人员在工作中要掌握基本的工作技能，提高计算机的知识水平，进而在工作中对档案进行规范化、科学化的建设和管理工作，保证信息化档案能够有效地为社会和国家服务。
参考文献
[1]孙晓蓉.城建档案信息化建设与工程档案管理的思考[J].城建档案,2012
1档案信息化建设的优势与特点
通常情况下，档案信息化建设便于档案管理的优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的信息化档案，能够更加方便地保存档案资料。相较于以往的通过把档案资料记录在纸张上用于保存，信息化档案只需要占据计算机极小内存，就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案资料的纸张很容易就会发霉变质，而档案资料的也会遭到损坏，档案资料也会因此失去价值。通过建设信息化档案完全不受此影响，能够非常长久有效的保存档案信息。其次，建设信息化档案能够在很大程度上满足阅读者查询档案资料。传统档案管理经过长时间的档案资料积累之后，档案资料会越来越多，在一定程度上加大阅读者查询档案资料的难度，而通过信息化档案阅读者，只需要通过搜索关键字就能够短时间内找到想要的资料，这也在很大程度上的提高档案使用率，发挥档案资料所存在价值。最后通过建设档案信息化彻底改变了传统档案管理模式，以往的档案管理模式大多数都需要通过人工手动完成，相关的资料收集、归类与保存都需要相关操作人员来进行。这种模式极其消耗工作人员的时间与精力，而且工作人员在进行相关工作时难免会出错，导致档案资料的准确性有所降低。通过建设信息化档案能够有效地防止这一问题的产生，相关技术人员只需将档案信息归来在网络平台的相关行列当中就可，这种模式在很大程度上方便了档案管理，确保档案资料的准确性。
2档案管理信息化建设现状
当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。
3档案信息化建设相关介绍
档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。
4改进档案管理的建议与方法
4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养
优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。
4.2提高档案信息管理水平
在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。
4.3加强档案信息管理
在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。
5结语
通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。
作者:兰志芳 单位:内蒙古乌兰察布市中心医院
参考文献:
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关键词：案管理 信息化建设
随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
一、档案管理信息化的现状
社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进
档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的着录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3.档案管理的技术标准
组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、着录标准及有关规定已不能完全适应。
4.档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、加强档案管理信息化建设
1.建立网络档案系统
在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键
2.1电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
2.3做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.4解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制，以防止信息损失。
三、档案管理信息化建设应采取的措施
1.加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。
2.从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型
保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。
摘要随着经济的不断发展，我国城市经济和国家经济发展十分迅速，传统的计划经济被市场经济所替代，因此传统的档案管理方式已经不能适应现代经济发展的需要。从实际情况分析来看，现代档案管理的方向，需要全面建设信息化，并将高新技术逐渐运用在档案管理中。笔者根据自身多年档案管理的工作经验，结合所查询的相应资料，对档案管理信息化建设中的问题进行了全面的分析，并提出了解决这些问题的策略和相应措施。
关键词档案管理信息化建设策略与措施
一、关于档案管理信息化建设的几个认识问题
（一）“档案管理信息化”不等同于“档案资料数字化”
对档案管理的信息化改革首先需要认清信息化的概念，所谓的信息化就是利用信息技术的广阔运用，使信息资源成为核心，并利用信息网络，通过对相应人才的使用和政策对照，实现对信息的全面综合分析和管理。对档案管理的信息化，可以实现对档案管理信息的全面分析和加强。但从目前我国的档案信息化管理情况来看，由于这种管理方式较为新颖，并没有绝对完整的管理理论，导致档案的信息化管理水平较差，甚至有的单位将档案管理信息化和档案资料数字化等同对待。
（二）档案管理信息化建设的效益问题
档案管理信息化建设需要考虑效益的问题，其中首先要考虑的就是这样的改革方式最终对带来多少的GDP增值。利用对档案管理的全面优化，实现长远的巨大经济利益，并全面提升社会的综合经济效益。另外还要将档案管理的信息化建设管理效益考虑在内，并以此节省政府的行政成本，并提高工作效率。在对档案资料进行日积月累整理的时候，要合理的选择合适的方法，最终实现档案管理的信息化，并全面提高对档案管理的规范控制，减少档案管理中的错误。
（三）档案管理信息化建设要与档案管理体制制度创新结合起来
档案管理体制其中包括很多部分，需要各个部门之间的相互规范和协调，才能实现档案管理事业的一体化发展。对于档案管理的不同地区和范围，要进行不同的规划，并确立较为独立的档案馆，确保永久档案的管理范围。作者通过对档案管理信息化建设和档案管理体制制度创新分析发现，在这个改革的过程中，不但需要对市、县进行全面的管理，还要对各级基层档案管理部门进行相应的管理。最终实现全国范围内的自上而下的推动，实现档案的全面统一改革。对档案馆进行体制改革，不但需要兼顾部门和单位的利益，而且要从体制和法制上解决各种问题，确保制度和法律对档案管理的全面支撑。
二、策略与措施建议
（一）要加大档案信息资源整合的力度
档案信息资源管理对于档案管理的影响是一目了然的，档案管理本身就属于对各种信息和资料的不断收集，所以对于档案管理的资源只有实现全面收集和共享，才能真正实现对档案管理资源的不断提升。从计划角度来说，较为理想的资源管理是能够全面收集多方面的信息，并根据社会的现状，分析后实现对社会现状的宏观分析，进而全面的反映出社会的微观生活。通过这种全面的档案信息管理，实现对社会集体的记忆，并反映出社会个体的真实发展情况。档案管理的核心在于统一领导，分级管理，并通过这种方式，实现对档案资源的社会化共享。
（二）要加大投入、增配软、硬件设施
对于档案的管理，在进行信息化改革的时候，需要加大投入，并不断的增加软硬件设施的引进，通过政府财力的不断支持，进而实现对档案管理现代化的适应，实现软件和硬件的全面配置。于此同时，还要和上级档案主管部门做好全面的沟通，并实现和相关部门之间的全面协调，这样在出现问题的时候，可以做好和上级之间的沟通，确保政策符合要求，对于产生的问题可以较快的解决。
（三）要引进和培养现代化管理人才
传统的档案管理方式对人才并不重视，主要是人们认为档案管理对于人才的要求并不高，而且这种认识的误区一直存在。在对档案管理进行全面信息化改革的时候，需要从实际出发，引进和培养现代化的管理人才，其中不但要以专业素质作为重要的选择方向，而且要根据信息化发展的要求，从学历和个人素质多个方面进行人才的引进。档案管理的信息化需要多方面的人才，只有这样才能在进行多方面专业档案进行整理的时候确保档案管理的专业性。如果没有相应的专业人才，就会导致档案管理现代化和信息化工作的开展十分被动，只有真正的改变这种状况，才能实现对档案管理队伍素质的真实改善。
三、结语
档案管理的信息化建设是社会经济和国家经济发展的必然要求，而且从根本上来说，档案管理的信息化建设是系统性的工程建设。只有对我国的档案工作进行现代化、信息化和网络化的全面改革，才能真正实现我国档案管理水平的全面飞跃。在改革的过程中，既要确保政府财政的大力支持，还要确保信息化档案管理平台的建立。
参考文献：
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档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设共七个方面阐述了笔者的建议。
【关键词】档案管理；信息化建设；建议
档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。
一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障
各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。
二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理
传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。
三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力
从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。
四、加强档案网站建设，落实档案信息
公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。
五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用
档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。
六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确
电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。
七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面
数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。
参考文献：
[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).
[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2005,(12).
1 城建档案管理信息化概述
城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容，是城市的发展“日记”（1）。对城建档案进行信息化的建设，主要是包括现有档案的数字化，并收集与整理各方面的电子文档，并将其统一的纳入到信息的数据库中。
2 城建档案信息化建设的必要性
1.使工作效率得到提升。建立一种信息化的档案管理模式，为工作人员的档案建立与查询提供了极大的方面。现阶段纸质档案的建设，使得管理人员工作任务十分的繁重，导致他们工作压力相对加大，极易出现差错。计算机技术在档案管理中的应用，能够帮助工作人员效率的提升，做到轻松处理的效果，同时也节省了档案储存的占地空间。
2.使城建档案管理的服务更加全面。城建档案管理中计算机技术的广泛应用使得档案管理的服务质量更加的优化，同时对档案机构中的人员设置也有了一定的影响，这在整体上更加的完善了档案管理工作的服务性能和操作效果。以计算机技术作为依托的档案管理能?蛉糜没?通过软件单独进行操作，达到资源的最有效整合。档案信息的条理化储存，能够更加的方便用户进行信息查询与操作。
3.操作效率较高。传统的城建档案管理需要在设备维护上投入大量的人力和经费，这对政府来说，是一项重要的支出成本，由于档案的管理人员素质高低不一，也对档案的管理带来了一种潜在的危害，加之部分城市的档案管理制度不够完善，也会导致城建档案管理的危险性。但是计算机技术的使用，能够在很大程度上减少了档案管理的人力工作量，能够直观有效的提高档案的管理和服务水平，同时也优化了资源的高效配置，使得档案的管理更加系统化。
4.持续性更好。传统的城建档案储存和管理方式是将纸质的答案放在固定地点存放，一旦发生意外事件如火灾、水灾等，就会对档案带来毁灭性的损失，这很容易对城建档案带来阻碍，难以保证档案存储的完整性。计算机信息化的档案管理方式是给网络云技术的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类的保存在计算机的服务器中，避免了因为灾害事件造成的档案资料损失，使得档案的保存持续性更加的好。
3 城建档案信息化建设的策略
1.提高对档案进行信息化管理的意识。为了能够保证城建档案的管理问题更好解决，档案组织管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（2），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求，让管理人员明白城建档案的归档和管理都是他们应该完成的工作，打破思想上的局限，更好的为社会服务。
2.建立城建档案信息的数据库。城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容。城建资料原件是档案管理的最原始资料（3），有着不可替代的作用，这种原始资料是建立档案数据库的最重要来源。因此城建档案的管理必须施行多元化、全方位的模式，建立网站是一种沟通政府和民众的重要桥梁。发挥我国政府的主导作用，将城建档案中的重要信息公布到网络上，供相关人员和用户根据实际需要查询（4）。在网站上设置沟通平台，用户可以将自己不明白的问题通过网站来咨询相关人员，方便管理人员及时的了解用户的需要，并通过问题的回答来提高自己的服务质量，做好档案的管理工作，方便群众。
3.提高管理人员的专业素质。城建档案管理的相关人员是连接政府和社会的重要纽带，而档案的管理人员专业素质和服务质量的高低也是影响档案利用效率的直接因素，管理人员的服务影响着政府相关部门在民众心目中的形象。因此，为了能够保证管理人员专业素质的合格，就要加强对档案管理人员的专业素质培训，提高和充实人员的知识体系，更好的为档案管理工作贡献力量。
一、档案管理信息化建设应遵循的原则
1.规范标准化。档案信息标准化是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。档案信息标准化管理成为档案管理现代化的一项重要的工作。通过制定和贯彻各种标准、规范，是技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能有有机的联系起来，并且在档案管理中得到最佳的效果。
2.档案一体化。档案一体化是档案管理信息化建设的前提。将档案信息接收、传递、存储、和提供利用按照统一计划而行动，形成有若干个相互依存相互制约的部分构成整体。一是要求档案工作制度的创新，要力求打破过去自身的条块分割的局限，注重其工作制度的开放性。使档案职能管理部门能够对一定区域的档案事业进行统筹规划、统一布局、组织协调及具体业务指导。二是要求大规模的全面管理模式，我们要把全国范围内的档案信息作为一个信心整体进行管理，在注重实体保管的基础上，更注重档案信息的合理利用与社会信息资源的共享。三是实现数字化管理，档子技术的迅猛发展以及条码技术、网络博客等都为档案数字化提供了理想的网络平台，我们要充分利用与整合科技成果，做到为我所用。
3.归档双轨制。这是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子档案大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质档案的地位。所以，在较长的时期内，纸质档案和电子档案还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子档案必须要与相同版本的纸质文件一同归档。
二、档案信息化建设的内容
档案管理信息化建设内容主要包括基础设施建设、档案信息化资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。
1.档案信息化基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。主要包括计算机、服务器、存储器、交换机、路由器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2.档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键，档案信息资源建设主要内容为：将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。
3.档案信息化标准规范建设。这是档案管理信息化建设快速、有序、健康发展的保障。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导实施的过程。
4.档案管理应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面。各单位档案部门应当依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、使用和可靠的档案管理软件。
5.档案信息化人才队伍建设。这是档案信息化建设的成功之本。在信息时代，档案管理要提供优质高效的档案服务，档案工作者就必须学会使用现代化信息管理设备和技术，适应新的服务需求。现代科学技术的迅速发展，学科之间的交叉和相互渗透，使越来越多的新技术如电子计算机、声像技术、微缩技术、自动化技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的传统的档案管理服务方式已不能适应要求，这就要求我们要培养及引进档案信息化管理高素质人员，加强对计算机网络技术等方面的培训。尽快掌握新知识、新技术，具备运用新设备和开发信息能力，适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。
三、档案管理信息化建设的保障和措施
档案管理信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化以及档案存储环境控制的科学化。要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。
1.加强领导，提高认识。
加快档案信息化的建设，要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新，关键在于管档案的人，使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
2.加大投入，增配软、硬件设施。
档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。
3.引进和培养现代化管理人才。
关键词:新时期;人事档案管理;信息化建设
人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理,当前社会经济以及信息技术快速发展,企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理,认识管理是人力资源管理的重要组成部分,对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天,传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要,因此应积极转变人事档案的管理方法,促进人事档案实现信息化的管理与建设,更好的适应社会以及单位发展的实际需要。
一、人事档案管理信息化建设的意义
当前信息技术发展迅速,人类活动主要通过信息资源来承载,人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载,在人力资源管理中有着十分重要的作用,随着科学技术的快速发展,人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托,不再是传统的纸质管理,将人事档案信息录人到计算机中,利用计算机进行管理,保证人事档案信息的全面、真实,避免出现信息丢失的情况。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性,有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大,利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度,强化信息资源的共享,避免传统纸质管理中复杂的工作环节,减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料,企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况,为人动提供了科学的依据。同时,实现人事档案管理的信息化建设,能够促进人事档案管理效率以及效果的实现,促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的,能够避免破坏原始档案资料,保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工,保证员工的知情权,这样人事档案才有利用的价值,对人事档案进行信息化建设,员工能够通过网络查询了解自己的档案信息,为员工解疑答惑,体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设,促进人力资源管理效果和水平的提高。
二、新时期人事档案管理的信息化建设对策
1.提高对人事档案信息化管理的重视程度
当前信息化建设逐渐推进,人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展,人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设,促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度,了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的,应将人事档案管理信息化建设纳人到日常管理工作中,从企事业单位的实际情况出发,循序渐进,不断提升人事档案信息化的建设效果和水平,对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析,及时发现存在的问题,并积极采取措施加以解决2j[,使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。
2.加强信息化软件的开发力度
人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现,因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用,对各种操作系统进行升级,建立完善的人事档案信息管理数据系统,实现人事档案管理信息化建设的有效推进,在人事档案数据系统建设时,应注重管理系统的功能实现,数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能3j[,在人事档案信息化管理建设中,数据库中包含着大量人员信息,这些信息数据是需要重复利用的,因此要以人事档案管理信息化建设为核心,促进信息资源的利用效率,实现信息的共享,保证信息资源的科学性、安全性,提高人事档案的信息服务质量,促进人事档案管理信息化建设的高效推进。
3.提高档案管理人员的素质能力
人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的,因此在人事档案管理的信息化建设中,应努力提高人事档案管理人员的素质能力,提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中,需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理,实现人事档案信息的数字化存储,并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享,以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础,明确档案管理的相关知识,以高度的责任感投人到人事档案管理信息化建设中,促进人事档案管理水平的提高。
4.做好人事档案的安全管理工作
由于计算机本身的局限性,使得在人事档案管理信息化建设中,应加强对人事档案信息安全的管理,在做好人事档案信息资源共享的同时,也应注重档案信息的安全问题,避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作,做好安全保护措施,保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作,并明确人事档案数据库的使用权限,保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行,实现人事档案的安全管理。
三、结束语
当前社会经济以及信息技术快速发展,计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域,在人事档案管理中,计算机技术也得到了普及,实现了纸质档案向信息化档案管理的转变,促进了人事档案管理效率的提升。
参考文献:
[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析口].科协论坛(下半月),2013.14(11):148一149.
[2]都小红.新时期人事档案管理信息化建设研究田.办公室业务,2012.11(15):142一143.
