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财务部档案管理优选九篇

时间:2023-08-04 16:59:44

引言:易发表网凭借丰富的文秘实践,为您精心挑选了九篇财务部档案管理范例。如需获取更多原创内容,可随时联系我们的客服老师。

财务部档案管理

第1篇

随着我国农业结构体制的不断深化,由于农机管理部门和其它部门的合并,使农机管理与安全监理的建设体制也在不断地发生变化,各个地区以及行政管理都发生了深刻的改革,农机管理部门在隶属关系上界线不清楚,使农机专业人员大量流失,人员管理混乱,固定资产损失严重,责任不清,产权不明的现象较为突出,档案失去原有的意义,造成固定资产严重流失,给国家造成不可估量的损失。

我们之所以要把农业机械管理部门的财务档案管理工作这一新研究课题进行系统化研究,对加强我国农业机械在新形势下,农业机械推广及安全监理相关部门的流动资金管理以及农业机械管理部门的固定资产管理都有非常重要的现实意义。

1我国农业机械管理的现状

建国以后,我国对农业的现代化发展制定了明确的发展方向,发展科教兴农、农业机械化成为我国农业发展的新课题。20世纪80年代初期,我国农业机械推广和业务监理还处在发展初期,在管理制度以及人员分配上仍十分薄弱。近几年来,农机化管理在建设数量以及专业技术人员上都在成倍增加,由过去的单一技术推广扩大到技术、物资、信息咨询、企业协同发展、技术培训以及经营服务等方面,办公场所在不断地更新、扩大,活动阵地也伸展到农业生产的各个领域。管理范围的扩大,相应农民经济收人也在不断地提高,固定资产和流动资金也初具规模,在一定的时期内形成具有中国特色特定性质的经济实体,为我国城乡建设,特别是在粮食安全上,作出了不可磨灭的贡献。农机化事业的良好发展势头便会相应的需要系统的财务管理制度来维持。但是,由于现阶段发展变化速度较快,财务管理在体制上仍存在与之不相适应的现象。农机管理部门财务人员的专业素质仍然有待提高、管理制度在科学规范上需要进一步的完善,少数单位财产管理、资金运用上仍然存在很多问题,漏洞百出,是发生刑事案件的重灾区。加强农机管理部门的财务档案管理水平,对推动我国农机化事业的健康发展,振兴农业机械化事业都有重要的作用。实践证明,加强财务管理,可以从管理水平、效益上提高农机化建设的质量,不断地增强其管理运作能力,促进地域经济与各项生产活动大踏步的发展,从而加速新技术、新知识的推广,增加农民收人,推动我国农业现代化健康稳步发展。

2农机管理部门财务档案管理工作要点

财务档案管理信息记录包括对农机部门日常工作预算、财务状况、收人与支出、财务管理制度、经济核算信息、农业机械在使用及管理中的费用、流动资产分配方案等,固定资产建档记录对加强国有资产管理、防止资金的流失、完善与监督有着重要的信息参考、管理、方案制定与修改指导价值。其中对农业机械的财务信息管理尤为重要,也是农业化体制、财务管理的主要服务目的,其包含以下几个方面:

2.1财务档案信息管理

农机化管理指的是对农业机械根据其不同的设备种类和设备型号进行分类具体化档案归类管理。每一单一机械以及型号设置单独的数据库,分别记录机械的价值变化、具体使用单位、机械运行情况以及维修信息等。价值变化的记录,应当包括机械的采购信息、机械使用产生的价值损耗以及价值的恢复(维修)。实用参数变动对比记录方式,对机械的具体使用日期、使用的单位信息、机械操作负责人统一录入。对设备修理的具体日期,产生的费用以及修理次数都详细的归档在农业机械信息库中,并定期的根据跟踪信息及时更新,反映出机械的最新使用状况,以合理的分配经济预算并计算经济投人所对应的价值变化。档案信息应做好备份,一份为固定资产明细由会计保管,一份为随机更新资料库,由具体负责人进行信息的跟踪和更新。

2. 2机械保养信息档案管理

机械保养是保证机械完整和延长使用寿命的必要措施。保养工作虽然是机务人员的职责,但是,财会人员应当进行必要的监督。按照机务操作规程,定期考核机务人员的保养记录信息,一方面可以促进机械保养工作,另一方面,通过了解机械保养中的原材料和工时的消耗,有利于促进人力和物力的节约。

2. 3预算财务档案管理

单位预算档案管理是指对农技推广站根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划进行统一档案管理。要根据当地政府、上级业务主管部门的要求和本站肩负的新技术试验、示范、培训、推广以及技术承包、经营服务等工作任务的需要,编制单位预算。财政补助额度一经确定,单位预算规模则由单位根据资金来源、事业发展和工作任务的需要自行确定,并自求预算平衡。预算档案管理对于整合分析农机站的资金投入分配,协助上级单位和农机站本身的整体规划提供了指导分析价值,从而保障农机站能够长期良好的运营。

2. 4资产档案管理

资产档案管理是指对乡镇农技推广站占有或者使用的能以货币计量的经济资源进行信息数据库统一管理,其中包括各种财产、债权和其他权利信息。资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。单位应当根据国家和地方有关规定精神,建立健全现金、存款、存货等流动资产的内部管理制度,并对各种款项及存货进行定期和不定期的清查盘点,保证账实相符。农机站占有和使用的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书等固定资产要计价建账,登记注册,明确权属,加强管理,应当定期和不定期地对固定资产清查盘点,借助计算机信息管理软件,建立信息可检索和分析数据库,监督资产的流人与流出。

2. 5材料及电子归档档案管理

档案一般是完成了文书处理程序,完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此将以上各种档案类型发生在工作中的相关文件、资料、报表、照片、录像、等材料进行整理并且用电子档案归档是以后档案发展的方向。相关文件主要有红头文件请示、报告、申请、通知等,将本单位与相关单位的各类收、发公文分别放置,并做成台账统一管理。本单位工作中的各类工作报表及要求存档的资料包括本县农机购置补贴实施方案、政策公示材料也要分门别类,按时间、类型分别放置。还有国家政策性文件及省、市下发的通知、公告,全县各乡镇购机补贴汇总表、明细表、公示明细表,全年农机化工作内容等,对这些电子信息档案分别建立各自的文件夹,实行专门电脑保存管理,进行备份,确保电子档案的安全。

第2篇

关键词:高校;财务会计;档案管理;内控制度

当前,国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定,高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容,在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用,成为了高校内部控制的重要防控对象。但是,从实际的高校财务会计档案管理的现状来看,内控现状不容乐观,这就要求高校要引起高度重视,要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料,包括各种图表形式、文字形式的资料,能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用,财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制,财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动,全面覆盖了各类经济活动的全过程,无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账,记录都非常详细,并且档案具有严肃性和真实性,不能篡改。因此,会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则,行政事业单位响应国家财务部门的号召,注重内部控制,在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此,在具体的内部控制实施过程中,要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时,要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料,这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下,高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式,例如,在当前信息技术不断发展的背景下,高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变,财务会计档案的记载方式也更加先进和科学,这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定,指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度,建设会计机构,不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能,落实会计人员的岗位责任制度,并对会计的基础工作做出规范,重视会计档案管理工作,并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法,这就要求档案管理要确保质量,保障所有的会计资料都是准确和客观的,这样才能真正落实高校的内部控制。因此,高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用,能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位,可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门,无论是科学研究还是人才培养过程中,财务部门都发挥着非常重要的服务作用,是高校的核心部门之一。但是,从实际的情况来看,大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上,包括财务预算、核算和决算等,但是却没有充分认识到档案管理的重要性,对会计档案的认知程度不够,这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少,没有对会计档案进行有效的管理,领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱,这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来,随着我国高等教育的普及化,导致很多高校都在不断扩招,学生数量越来越多,高校的各种经济活动也越来越多样化。所以,会计档案的资源信息也在日渐增多。当前,高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理,随着信息技术的不断发展和进步,这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足,无法对海量的数据存储进行处理。近年来,内部控制规范建设也在不断进步,财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展,由于信息技术的介入,导致档案信息的储存介质也变得更加多样化,而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容,存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此,高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间,在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定,但是,对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目,当前的高校会计档案管理系统还很难实现,这就要求要采用电子查询系统,发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目,同时还可以调取打印已经成像的原始凭据,并且对于电子档案还能够进行加密,能够确保电子档案的真实性和可靠性,这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前,大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门,但是,由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高,所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式,真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时,一般是以我国的会计档案管理法来开展工作,高校自行制定的会计档案管理的制度比较少,这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性,并非是纯粹的行政性也不是盈利性,所以,高校的会计档案管理在实际的工作中,不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行,陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性,导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定,而很多高校并没有结合自身发展的具体情况,来制定健全的财务会计档案管理的制度,最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高,但是,从实际的情况来看,部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员,并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室,和其他的业务科室相比,会计档案管理受到的重视不够,缺乏专业的会计档案管理人员,很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职,导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来,随着信息技术的不断发展,档案管理也朝着数字化的方向发展,这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是,由于会计档案管理人员的专业化水平比较低,导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现,不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视,深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性,重视预算管理,并在预算管理的过程中做好各项经费预算,结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时,一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去,对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算,确保基本建设有充足的经费,建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范,并建立健全的会计档案管理制度,以制度为导向,让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法,同时,也要结合高校的实际情况来进行调整,详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作,形成系统、规范工作流程,通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强,因此,应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中,可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作,然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据,将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档,归档也应该由专业的人员来进行专管,各个环节的专业管理人员要做好交接工作,交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中,一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作,对于会计档案的管理要制定岗位责任制,对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果,可以建立考核机制,通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识,从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设,在会计档案管理的过程中,如果管理的层级比较多,那么将会导致管理的力量分散,会严重影响管理的效果。当前,高校会计档案在管理过程中,档案职能在业务科室,在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达,这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点,要按照制衡性的原则来进行管理,而会计档案的管理当前功能不独立,没有形成平等的关系,这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响,使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来,影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况,就要求高校会计档案要独立设置科室,由会计管理部门直接领导,会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系,相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中,一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范,尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室,并选择2~3人来做好会计档案管理的专职工作,会计档案保存和查询有专门的人员负责,建立台账,会计档案的查阅都要做好登记备案,建立对应的台账和查阅制度流程,想要查账要先提交申请,经过财务管理部门的人员签字之后才能查账,并且只能在档案室查账和拍照,以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的,一定要经过内部授权审批才能执行,会计管理相关的负责人同样需要签字,并且要约定好归还的时间,使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统,提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制,升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此,会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级,使其和财务核算的平台能够相适应,将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中,以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施,不仅要对传统的纸质档案进行存档,同时还应该利用扫描仪扫描原始单据,并进行存档,这样在档案查阅时就更加便捷,只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外,还应该提升会计档案管理人员的专业素质,加强信息化建设,对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训,不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前,高校财务部门面临着新的挑战,在内部控制制度的背景下,财务部门要加强对会计档案的管理工作,将其当成核心的业务,并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作,让会计档案的管理效率和质量得到显著提升,以此来适应当前社会的需求和环境变化。

参考文献:

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[2]胡苗.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].兰台内外,2019

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[8]孔莉.高校财务会计档案管理的内部控制制度建设分析[J].中国新通信,2020

[9]卿春莉.高校财务会计档案存在的问题及其解决思路探讨[J].现代交际,2020

[10]马明欣.高校财务会计档案信息化建设及应用分析[J].纳税,2020

[11]孔利娟.高校财务会计档案管理的内控制度建设探究[J].卷宗,2020

第3篇

【关键词】会计档案;管理

一、会计档案的内容

1.会计凭证方面。会计凭证包括原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。每月装订一次,在装订之前应分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全,摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小,避开装订线,同时检查凭证序号,看是否有颠倒,发现缺号要查明原因,检查附件是否有漏缺。凭证装订做到整齐、美观、坚固。最后,看凭证上的印章是否齐全。

2.会计账簿方面。会计账簿包括现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐和明细分类帐。属订本式的帐簿,应贴上封面;属活页式的帐簿,应加以整理,将空页抽出,用线绳装订成册,一年装订成一本。使用活页式帐簿,装订后再编写帐页顺序号。应附“启用表”和目录,记明每个帐户的名称和页次。每本帐簿立为一卷。账簿应牢固、平整,封面应齐全、平整,已经实现会计电算化的帐簿,年终必须打印出全套总帐和明细账本,会计主管人员签章后装订。为了防止拆毁已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签,并由会计主管人员签章。

3.会计报表方面。会计报表会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的书面文件,包括会计报表、附表、附注及文字说明、月度增值税纳税申报表、季度年度企业所得税纳税申报表以及汇算清缴表等等。季度和年度会计报表按一、二、三季度和年度分别装订成册,每册为一卷。

4.其他会计档案。(1)文书部分包括各种经济合同、协议及其附件;财务工作计划,财务工作总结,财务决算资料,财务会议文件;财务分析资料;资信证明;工程决算资料等等;(2)报表部分:年度各项经济技术指标完成情况报表;内部审计报告和其他重要会计档案;(3)各类企业证照:包括企业税务登记证,银行开户许可证;各类资格证明;以上这些会计资料和报表,由经办人在每一项业务完成时及时整理存档;也可以以年度一次整理,分类装订。

二、会计档案的保管

(1)会计档案由档案保管人员收集归档。存档前,经办人要整理装订,分类填制会计档案目录,写明案卷号,一切手续完备后,保管人员才能接收。(2)会计档案的存放应该做到:防火、防潮、防虫、防盗、防霉烂。保证会计档案完整无损。(3)实现会计电算化的,必须定期对硬盘上的会计数据建立备份。每月备份不得少于一次。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。每年末对所有需备份数据采取刻录光盘的形式备份,统一交档案室编号归档管理。(4)必须妥善保管好会计数据的移动备份硬盘,移动备份硬盘应贴上标签并用印章或封条签封。存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。移动备份硬盘不得随便乱放和外借。(5)会计档案的移交。负责会计档案的保管人员,应相对稳定。如果保管人员有变动,必须办理交接手续后才能离开。(6)会计档案保管年限。会计档案的保管年限,按财政部有关会计档案保管年限执行。一是会计凭证保管15年。二是会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。三是会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。四是发货票保管5年。保管年限期满后方能销毁。(7)会计档案借阅的批准权限。本单位财务部内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部的,经财务部负责人批准后,由档案保管人提供;会计档案存在档案管理部档案库的,经财务部负责人准后,由档案库保管人员提供。查阅过程中档案管理人员不得离开现场。本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部的,要经财务部负责人批准,方能借阅;会计档案存在档案库的,要经档案管理部和财务部负责人批准,方能借阅。(8)会计档案的销毁。公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部对应销毁的会计档案共同进行鉴定,经公司主管领导审查后,编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报批准方能销毁。会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。由档案、审计部门鉴定、审批和监销。会计档案保管期满应销毁时,其中有的原始凭证还有使用价值的,应单独抽出另行立卷保管。直至保管到确无使用价值时再销毁。会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,同时将监销情况写出书面报告,一式两份,一份报本单位领导,一份归档备查。

总之,随着市场经济的不断发展,会计档案管理工作也应不断创新,以适应会计发展的需要。

参 考 文 献

第4篇

关键词:影响 电算化 财会

在财务档案管理工作中,电算化财务档案是一项庞大而复杂的社会工程,随着社会的进步与发展,财务档案和财务档案管理也呈现出许多新特点,电算化财务档案管理系统占据着重要位置。

一、我国电算化财务档案现状

我国电算化财务档案信息管理系统起步较晚,在电算财务档案的管理上还存在着诸多问题。这表现在思想认识滞后,管理、支持力度不够,制度不健全,管理手段落后。财务部门和档案管理部门对于建立完整的财务信息系统及管理系统缺乏强有力的支持力度,没有一个完整的电算化财务档案管理的规范制度。缺乏业务指导,又没有很好的管理措施,导致电算化财务档案管理的归档工作处于无序状态;财务档案管理人员业务素质普遍不高,计算机维护、网络管理人才匮乏。电算化财务档案管理有着极为重要的经济意义与法律意义,电算化财务工作人员,没有认识到电算化财务管理是经济业务的历史记录和重要依据。

针对这些问题,财务部门和档案部门必须要加强电算化档案管理。做到加强财务档案数据和资料的存储与调用,完善各种防范措施,适应新型财务档案管理系统的发展,同时加强保密意识。使用广泛的数据库系统,建立安全保障机制等手段,树立保密意识。在数据库强大的安全体系下,提高处理财务数据的数量和质量,并把电算化财务档案管理工作的网络化建设放在首要位置,提高财务部门和档案部门的整体水平,推动财务软件和更多的领域联系起来,调整财务部门和档案部门的专业知识结构,使电算化财务档案管理工作开展得更顺利通畅。

二、电算化财务档案管理特点

1.电算化财务档案工作的外部特征。

电算化财务档案工作的外部特征包括当前财务档案工作外部的技术特征和社会环境特征,新时期财务档案工作的外部环境呈现出信息化、数字化、网络化的发展态势。信息环境是社会环境的重要组成部分,随着社会信息环境的变迁,现代信息技术作为现代社会活动的技术基础,使档案作为人类社会活动的产物,必然伴随着社会活动运行方式的转变,在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。档案数字化、网络化的发展为档案信息化提供了必要的物质基础和技术基础,也使财务档案的发展突飞猛进。

数字技术就是用二进制编码表达和传输各种信息的技术,它使财务档案工作所处的技术环境更为多变和复杂。它运用数学方法进行信息压缩和传输,把模拟信号转变成数字信号,改变了我们的生活方式。尤其是在财务档案的生成方式上,将传统纸质形式过渡到了数字化形式。网络技术是近年来异军突起的新技术,现代网络技术把信息网络环境中的开放式和互动式融合为一个整体,财务档案工作的开展创造了更为广阔的社会环境空间。

2.电算化财务档案内部特征

电算化财务档案内部特征,是给档案工作带来了前所未有的新发展的财务档案工作的自身领域。数字技术是一种决定性的力量,使财务档案信息要求数字化,使档案发生质的变化,并成为电算化财务档案管理中信息的主要记录形式。

互联网络是计算机技术与通信技术相互结合的产物,随着信息技术的发展,财务档案网络化管理是财务档案信息化的重要标志之一。财务档案网络建设是社会信息网络建设的一个组成部分和子网,为财务档案事业的未来铺平道路,为社会化档案信息的采集和利用提供服务,高效、广泛地实现价值,是档案事业发展的大势所趋。

三、电算化模式对财务档案管理的影响

电算化模式,是指计算机技术在财务档案管理工作中的应用,要使财务档案工作迈入一个新的台阶,就要管好用好电算化财务档案。

电算化模式对财务档案载体形式的影响。电算化财务档案存储于硬盘、磁盘、光盘等具有磁性的媒介当中,因此不具备直观可视性,需要软硬件系统环境。若要读取,必须在特定的计算机,这种特点会使电算化财务档案信息容易被篡改,它要求电算化财务档案的存放,需要注意环境因素,而财务部门的信息经常涉及到各个单位的商业机密,所以安全的电脑系统是电算化财务软件正常运行的基础,这就要求管理人员加强防范,避免财务档案或机密文件外泄,采取各种安全防护手段,建立相应的软硬件系统。

保存受到财务档案本身多因素的影响。电算化管理软件有着众多突出的优点:电算化财务管理软件的数据存储于磁盘介质上,降低了人为的错误因素,电算化财务信息档案的存储所需空间更小,节省了劳动力,避免了重复劳动,节约了资源,减少了浪费现象,大大提升了财务工作的工作效率。但磁性媒介存储财务档案信息涉及到信息安全,它要求档案管理人员做好各种防护工作,必须对重要档案进行备份,防止因环境原因导致的存储设备被破坏,使风险降至最低。

电算化模式对财务档案归档范围的影响。计算机操作系统是一种特殊的程序系统,作为企业管理者,要时时做到不断提高电算化财务档案管理者的素质,应当特别注重对档案管理人员的选拔与培养,高度重视电算化财务档案资料的科学化管理,保证电子财务档案数据的完整性与可读性,做到各项业务产生的票据、账目、报表等由专人进行管理。尽量让存储设备等处于相对安全的环境中,实现财务档案管理的动态化管理,建立相关的电算化财务档案管理的法律法规,使电算化财务档案的管理工作都有法可依,有法可循。

第5篇

一、加强组织领导

高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组,将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作;结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作,制作岗位说明书,将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围;依据《档案法》的要求,建立健全适合本校实际的规章制度,如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例,会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外,未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存,其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,需要保留的要抽出单独装订存放,并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准,分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点,防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外,还要有审计部门人员参加监督,保证会计档案销毁制度的严肃性。

二、完善归档流程

高校档案机构应根据本校实际,结合财务工作特点,制定会计档案归档流程和规范,在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系,并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校(可以设置档案馆的)财务部门应设立会计档案人员协同财务总监(财务负责人)监督校、院二级管理的财务活动运转状况,严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前,应改变目前直接归档的模式,先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先,记账凭证的整理。审查核对、排序,确保不遗失、不缺号、不漏号,按月整理齐全后,装订、粘贴封面,并把封面上要求填写的内容填写完整,加盖印章。其次,会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容,按不同类别装订成册;会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷;工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理,按月装订成册;银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。

三、建立会计档案信息公开机制

学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告,就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见;对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布;对会计档案利用者的异议,档案部门应高度重视,逐件落实,通过相关的利用监督机制,确保会计档案信息不泄露。

四、加大监管力度

档案部门和财务部门应联手,共同加大对会计档案的监管,将会计档案规范化管理要求具体化,档案部门、财务部门要与审计部门加强合作,在审计和专项检查中进行突击检查,同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用,依法加强高校财务检查和审计监督,对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理,构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。

五、加强电算化会计档案管理

传统会计的信息载体是纸介质,对存储在磁盘、光盘等磁介质计算机环境中形成的电算化会计档案,高校还应制定专门的管理制度,推行电子档案与纸质档案双套管理制度,根据各自载体形态和保护要求分别整理保存。由于电算化会计档案数据保存期长,易受到人为或自然破坏且难留痕迹的特点,因此,要建立电算化会计档案收集制度,按时将计算机处理的会计信息进行双备份,脱离原计算机系统环境,分别存放在不同的地点,以确保会计档案资料的安全。另外,由于软盘易受质量、温度、湿度、磁场等因素影响,应采用光盘存放,并定期检查、定期复制。所有备份的会计档案数据应采用质地优良的光盘刻录,以保证数据信息的安全。年终要将全年的会计档案信息整理归档并进行编号,标明日期、目录、备份人员姓名等内容。

第6篇

1.1会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作,它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料,这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标,是会计档案工作的基础。因此,在此阶段,档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围,根据会计档案工作要求,规整重要档案,以备后用。

1.2会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后,要对会计档案进行整理立卷,并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年,期满后,由财务资产部编制移交清册,然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,此外,还要注意防虫蛀,保持清洁卫生。

1.3会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定:“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门,不得自行封闭保存。”因此,档案部门要严格遵照国家法律规定,按期点收,不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门,并做好交接手续,及时编制好会计档案移交清册。

1.4会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定:“当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理,避免出现会计档案丢失的现象。因此,财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准:内部人员查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理有关规定,办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表,注明借阅人姓名、时间和会计档案名称,经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字,可提供复印件,并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时,除执行内部借阅条款外,还要借阅单位出据介绍信,并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时,会计档案管理人员要认真检查档案的完好性,仔细核实有无涂改、损坏情况,防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁,确保会计档案的安全性和完整性,避免秘密文件丢失、泄密。

1.5会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段,企业要按照一定原则和标准,对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求,对过期的会计档案进行价值估算,并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见,和财务部门共同组成鉴定工作小组,对档案逐册、逐页进行鉴定,对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2会计档案的管理策略

第一,结合财务管理实际需求,建立完善的会计管理机制,以全面规制会计工作内容,从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二,把所有经济活动都归入会计监督管控的范围,按照制度要求,保持会计档案工作特色,实施精细化、电子化管理模式,严控会计档案归口,确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三,企业要做好教育和专业培训工作,努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平,以保证会计管理工作有效进行。

3会计档案管理创新实践

3.1会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体,但是,随着电算化的跨跃,财务系统软件从远光到FMIS,再到ERP、财务管控系统等多系统并行,将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求,2014年,财务资产部协同财务管控组,将成立以来的全部账目编制成电子档案,以电子档案盒为载体,设立内部局域网管理,对电子档案进行专项管理,满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下,实现对以前年度会计信息进行电子查询,为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2优化人员配置,确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位,配备专业财务人员负责会计档案管理,在保证会计档案质量的同时,提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平,要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书,大学专科及以上学历,且有5年以上会计工作经验,政治表现好,具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制,采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行,工作衔接流畅,财务管理职能进一步强化。

3.3重视业务水平,加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外,还要具备计算机方面的专业知识。因此,对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训,提高其业务能力和道德素质,使其能胜任档案管理工作。

4未来的设想和发展方向

第7篇

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责,会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

××1基本任务

×××1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案,做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

×××做好会计档案的查阅、复制利用工作,为全局经营管理工作服务。

×××负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

×××负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见,并监销经批

准销毁的会计档案。

××2归档范围

×××1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据,具体包括:

1)会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

2)会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡,辅助帐簿,其他会计帐簿。

3)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其

他财务报告。

4)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

×××2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料,除应当归档打印出的纸质会计档

案外,还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

×××会计档案具体归档范围详见本局标准:《文件材料归档管理规定》。

××3归档要求和时间

×××1本局每年形成的会计档案,应由局财务部按照归档要求,负责整理立卷,装订成

册(做到卷内无装订金属物,纸张无破损),并编制会计档案保管清册。

×××2当年形成的会计档案,在会计年度终了后,暂由局财务部保管一年,期满之后,

第二年由局财务部编制移交清册,向局档案馆移交。

×××3编制会计档案移清册时,应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等

内容。

×××会计档案人员接收会计档案时,须按照移交清册所列容逐项交接,交接完毕后,

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

×××已归档的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理,以分清责任。

××4会计档案的管理

×××1会计档案管理人员对已归档的会计档案,按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

×××2根据计算机档案管理程序的要求,对已归档的会计档案,按会计名称、案卷号的

顺序,逐卷、逐个字段地输入微机。

×××3使用标准档案装具装盒,填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后,按“年度—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

××会计档案的鉴定与销毁

×××1会计档案的保管期限分为永久、定期两类,定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

×××2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等,定为永久保管。

×××3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片,其保管期限定为25年。

×××4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等,其保管期限为15年。

×××5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

×××主要财务指标快报(包括文字分析),其保管期限定为3年。

×××本规定确保的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

×××保管期满的会计档案,由局档案馆会同局财务部提出段意见,编制会计档案销毁

清册,列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

×××局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

×××销毁会计档案时,会计档案人员和局财务部派员共同监销,监销人在销毁会计档案前,按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,须在会计档

案销毁清册上签字盖章,并将监销情况向局分管领导报告。

×××保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得

销毁,须单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止;单独抽出立卷的会计档案,需在会计档

案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

××会计档案的利用

×××1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具,积极主动地提供档案,为全局经济工作服务。

×××2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅,不得外借;如有特殊需要,经局分

管领导批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。

×××3查阅或复制会计档案的人员,不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

×××4本局的会计档案任何人不得携带出境。

××会计档案的保管

×××1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度,即:温度控制在14℃~24℃之间

,湿度控制在×××~×××之间。

×××2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒),以防治害虫对库存档案的侵蚀

5检查与考核

第8篇

现实情况是财务管理部门没有专职的档案管理人员,学校档案管理部门没有专门的熟悉财会业务的档案管理人员。作为学校档案数量最大的部门,在会计管理机构由于兼职人员仅做到一般性的收集整理工作,在学校档案管理部门也仅仅起到保管的作用。没有做到对档案的合理开发利用。

二、加强学校会计档案管理应采取的对策

1.加强组织领导,建立健全各项规章制度。根据国家会计法律法规的要求,各学校必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。要使学校会计档案规范化,必须将会计档案工作作为学校档案工作的重要内容,制定相应的会计档案工作管理目标,明确责任,并建立健全档案管理制度,如《会计档案管理工作人员职责》、《会计档案移交、销毁制度》、《会计档案查阅制度》等,制定档案资料的收集、整理、归档、保存、利用和销毁等各项工作程序。使会计档案管理工作有章可循,促进会计档案工作规范化。

2.加强会计档案人员上岗培训。建议进一步明确会计档案管理兼职人员。会计档案管理人员既要有丰富的会计专业知识,又要有档案管理专业知识。因此,业务主管单位要加强对会计档案管理人员尤其是首次接触会计档案管理的人员培训工作,使他们认识到档案的价值,只有当他们认识到档案管理有价值,才能引起他们对档案管理工作的重视,以为学校决策者提供决策有用信息为主导,主动服务,让使用者在使用中充分体会到档案的价值,从而强化对会计档案的管理,提升档案管理的力度。

3.加强日常会计资料收集,保证会计资料完整。除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外,还有大量的与会计核算业务密切相关的资料,这部分资料是会计核算、财务管理、内部审计等所需的资料,人员的调入调出产生的工资变更,公积金、社保基数调整,职务晋升、薪级工资调整,年度预算追加等发生的会计资料。为保证会计资料的完整性,应按业务内容整理归集为财务报告类和其他会计资料,为日后会计核算、查询和检查提供真实的原始依据。

4.加强财会部门与档案管理部门的沟通。财会部门与档案管理部门的交流沟通,不仅有利于档案价值的开发,而且沟通对于档案资料收集整理移交范围及时调整确定具有不可估量的作用,只有沟通了,财会部门才能及时收集应收集的资料,只有沟通了,档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全,从而做好监督工作。在各项业务检查中,应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容之一。业务主管部门应根据年度工作安排,根据国家有关会计法规对学校的会计档案管理工作进行考核,通过评优争先促进学校会计档案管理逐步走向规范化、科学化管理的轨道。

5.强化对电子会计档案的管理工作。要提高单位领导对电子会计档案开发利用工作重要性的认识,单位领导的重视是基础和关键,只有建立和落实工作责任制,明确每个人的工作职责,才能保证此项工作的落实。积极组织有关人员认真学习档案管理的法规,才能提高档案管理人员对电子档案开发利用工作重要性的认识,通过提高业务素质,保证电子会计档案管理工作具有较高的工作效率和工作质量。

6.以人为本、提高开发利用能力。要选拔专职的电子会计档案管理人员,对管理人员进行专业培训。电子会计档案管理人员要懂得档案管理的基本知识,掌握会计学、管理学以及计算机相关知识,熟练使用相关的财务会计软件。在专职人员的使用过程中,要建立定期考核制度,确保工作人员有良好的会计职业道德和业务技能,保证电子档案开发利用工作的顺利开展。

7.改善硬件设施。良好的硬件设施,是顺利开展电子会计档案开发利用工作的重要物质保障。对电子信息的分析、加工、整理,需要配

备专门的电子计算机以及适配的软件系统;会计信息的网上查询、对账等功能的实现,需要配置大容量的服务器;为保证电子会计档案信息的安全,安装最新的防毒杀毒软件并做到及时升级。

8.按规定及时移交会计档案。《会计法》规定,上一年度的会计档案可由财务部门保存一年后再移交档案室。会计档案由财务部门向档案管理部门移交时,交接双方按财务部门编制的移交清册进行清点核对,无误后在移交清册单据上签字盖章,各存一份备查。移交清册保管期限为15年,会计档案保管清册为25年。

第9篇

【关键词】 高校;基建会计;档案管理

高校的基建会计档案,是会计档案和基建档案的重要组成部分,但两者又有所区别,基建档案是指记录和反映高校在基建活动过程中形成的重要历史资料和证据,包括基建会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料。是高校档案卷宗的重要组成部分,基建会计档案由于具有信息量大、时效性强、查阅频繁等的特点,利用传统的会计档案管理手段和方法很难满足所有高校基建财务信息使用者的要求,加上电子档案的出现也给基建会计档案的管理提出了新的挑战。

一、高校基建会计档案收集范围

一是基建会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。二是基建会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其它会计账簿。三是财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括资金平衡表、待摊投资明细表、基建借款情况表、基建投资表和交付使用资产明细表等。四是其它类:银行存款余额调节表、银行账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

二、高校基建财务档案管理的现状及存在问题。

(一)高校专职档案管理人员,只注重学校文书档案管理而不重视会计档案保管

会计档案的使用和查阅往往只是局限于会计人员和审计人员,档案管理人员以不熟悉会计业务为由,认为会计档案保管就是会计人员的工作,会计档案移交后,虽然集中于高校档案管理部门集中保管,但却置之一旁,无人问津,时有散落现象。会计档案不同于普通文书档案保管,高校在文书档案管理制度上已相对完善,会计档案在移交时,虽然有移交清单,基建财务人员也按正常要求装订会计凭证,但是不可能清点凭证张数,档案盒没有封条,出现档案遗失问题后,会计人员和档案管理人员责任相互推诿,加大了会计档案管理的难度,这也是专职档案管理人员不愿接手会计档案原因之一。

(二)高校基本建设周期长,难以即时移交基建会计档案

按照《会计档案管理办法》规定会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构统一保管。由于目前高校基建单独建账,与高校事业账实行的是不同的财务制度,事业和基建会计人员按照岗位设置分工,相互独立,基建项目没有竣工结算进行资产移交前,一般不进行合账处理。再者,由于供应商往来、项目费用查询、工程预决算审计、项目审计等原因经常需要调阅基建会计档案,事业档案会计人员不愿接手基建会计档案进行编号入档,增加了中间移交环节,导致基建会计档案移交不及时。

(三)基建会计档案保管人员缺乏相应的长期档案管理经验,严重影响会计档案保管质量和寿命

财务人员虽然熟悉账务处理,但是缺乏会计档案管理常识,加上有些高校领导意识不到财务档案管理的重要性,不重视财务人员档案管理的培训。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点。由于保管环境不当,造成基建会计档案霉变、毁坏甚至遗失,加大高校财务管理风险。档案借出不履行相关手续,不经单位负责人批准,随意查阅或者复印,致使基建会计档案可能被涂画、拆封和抽换。

(四)基建会计人员不熟悉基建业务和会计档案的分类,致使基建会计档案查找困难,甚至会造成工程款超付现象

《会计法》规定除结账和更正错误的记账凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。有些会计人员却不清楚附哪些原始凭证,由于施工合同、验收报告、工程变更单等原始凭证较厚,难以订本包装,会计人员不对这些凭证进行单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。不便于工程付款记录的查对和竣工结算审计等。会计档案有不同的保管期限,一味笼统将基建财务管理档案全部作为原始凭证放之于记账凭证后装订,后继人员因不了解经济事项的来龙去脉,增加后继工作量。

(五)会计电算化高校基建财务人员安全意识淡薄

许多高校基建账务处理采用电算化形式,有些会计人员用电算化上网,在防火墙有漏洞的情况下,易遭黑客攻击,导致系统瘫痪,数据泄露和丢失。日常工作中,不做好电子备份工作;银行存款日记账和现金日记账不采用订本式账簿,不当日打印核对,只是年末一次性打印装订。档案移交时不注重电子档案移交和保管,只将纸质档案移交,不利于高校信息化发展。

三、加强高校基建会计档案管理的措施

(一)在财务部门配置临时档案库房,指定非出纳人员管理基建会计档案

财务部门档案库房门窗要坚固,配备相应的设施做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防腐蚀、防失密。财务部门每年形成的基建会计档案,统一由会计档案管理员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的基建会计档案,会计年度终了后,在财务部门保管不超过一年。期满之后,统一由会计档案管理员编制移交清册,移交学校综合档案室统一保管。移交学校档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,如需要拆封重新整理的,学校综合档案室应当会同基建会计档案经办人员共同拆封整理,以分清责任。见表1:会计档案资料移交清册。

(二)加强基建会计人员岗位培训,提高基建会计档案的案卷质量

高校领导和相关人员应提高对基建会计档案管理的认识,加强和组织基建会计人员认真学习《会计法》、《会计档案管理办法》和《高校档案工作规范》,制定会计档案管理标准,对会计档案进行规范管理,将会计档案管理及操作技能的培训,纳入基建会计人员岗位培训中,要求从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作,为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。同时要求会计人员对基建会计档案在工程的不同阶段进行整理分类,与会计核算同步,可以方便会计人员和审计监督部门人员的频繁利用,达到了基建财务档案立卷整理科学和有效利用的目的。另外基建财会人员不仅要熟悉财务会计专业知识,还要掌握基本建设知识, 通过多渠道多层次提高素质和业务水平,使基建会计工作逐步转向对基本建设投资全过程的决策、控制、核算、反映和监督。基建会计人员熟悉基本建设过程和建设工程方面的知识,便于搜集基建原始凭证和完善基建会计档案建设。

(三)完善基建会计档案管理的各项规章制度,确保基建会计档案的安全与完整

按照相关法律、法规的要求,根据高校自身的特点制定适合本单位的基建会计档案管理制度,制定基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。基建会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,必须经单位负责人批准后,方可查询和复制,并履行登记手续,基建会计人员和借阅人员对基建会计档案内容除单位负责人同意和司法需要不得对外泄露,否则追究相关人员责任。对高校电算化的电脑杜绝上外网,防止档案泄密和被篡改。对基建会计档案的销毁严格履行程序,向单位负责人申请,同意后方可由档案管理部门和会计人员共同参与,销毁档案期满、不存在未了事项和正在建设的项目的基建会计档案,并认真填写基建会计档案销毁清册。见表2:档案借阅(复印)登记表和表3:会计档案销毁申请表。

(四)加强基建会计档案管理的考核和监管力度,促进高校基建会计档案优化科学发展

学校财务部门和档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。不定期组织会计人员到其他高校财务部门和档案部门参观学习,对会计档案管理过程中存在的疑难问题和得力措施进行经验交流。将基建会计档案规范化管理纳入会计常规业务检查中,对基建会计工作的整体性和连续性的检查与监督。对基建会计档案人员,成绩突出的应给予表奖;对不合格的人员应给予批评,限期改进或进行撤换。并对考核的结果记入个人业务档案,与会计人员的职位和职称晋升挂钩,提高基建会计档案人员的主观能动性和责任感,以保证高校基建档案建设的科学可持续发展。

(五)建立高校内部职能部门网络平台,实现基建会计档案管理现代化

在基建会计档案归档和移交时,利用现代化手段将同一份档案的纸质版和电子版同时归档和移交,这也要求档案管理人员具备保管软盘、硬盘和光盘的常识。在高校各职能部门之间按照权限建立内部网络平台,将电子基建会计档案上网,通过网络交流,满足各职能部门日常查询、数据分析和编制报表的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,避免原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量,为高校领导决策层及时做出科学合理的判断提供信息支持。

(六)加强基建会计档案管理的宣传力度,获取各方支持

基建会计档案的管理不仅是会计档案管理人员和基建会计人员的常规工作,还涉及其他各职能部门和施工承建单位,是一项长期艰巨的复杂工作,平时财务和档案管理部门要加强对外部门的基建会计档案管理宣传力度,争取各方面的支持,以便及时、系统地收集到所需的基建会计原始资料。

总之,高校基建会计档案是记录高校基本建设和发展过程中的详细历史资料,是具有参考价值和法律效力的书面证明,必须重视和加强对基建会计档案工作的管理,建立基建会计档案的立卷、归纳、保管、查阅和销毁等管理制度,实现高校会计档案的信息化,保证基建会计档案安全、完整、方便查阅,更好地为高校可持续健康发展服务。

【参考文献】

[1] 钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考[J].湖南科技学院学报,2005 (7).

[2] 王燕燕.规范会计档案管理的重要举措[J].财会通讯,2007(10).

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