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20xx年最新保险公司档案管理办法全文第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用年度业务环节或年度险种业务环节的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为20xx年、30年、50年、120xx年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
(一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;
(二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;
(三) 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的;
(四) 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的;
(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
关键词：社会保险业务；档案管理；误区
社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成，并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系，其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开，社会保险覆盖范围逐渐扩大，参保人数、参保单位不断上升。与此同时，随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增，社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的，还属初始阶段，由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定，各地业务档案管理不尽统一，缺少规范，因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正，会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。
一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”
一讲到“社会保险业务档案”，不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起，因此，把形成的业务资料全部推向办公室，由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上，业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程，是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此，业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档，直至移交档案室，实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度，业务部门可与办公室共同探讨，业务部门有了解业务全过程的特长，办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验，这样各取所长、相辅相成，可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中，业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则，可根据归档范围先分类别，以“参保单位—年度—业务环节（类别）”分类方法，先区分参保单位，再区分年度，第三区分业务环节，同一单位同一年度社会保险文件材料中，件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起，经办机构的材料在前，参保单位提供的材料在后，结论性材料在前，证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表，然后装盒归档，全部实行了“一户一档”的管理办法。这样，业务部门就完成了立卷的任务，并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是，在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合，有序流转，也体现了各自“职能”和“责任”的不同，避免了原始依据的遗失、混杂，方便以后利用。
二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”
目前，计算机在社会保险业务运作中应用广泛，各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值，认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点，但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用，并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前，电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可，所以遇到数据更正、司法公正时，只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家，也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以，首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识，纸质文件要归档，计算机形成的电子文件同样要归档，从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式，对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份，并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻录一次保存。
三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”
在具体操作中，也会遇到这样那样的实际问题，也需要有一个协调统一的过程。
1.归档范围
有的同志认为，凡是业务工作中形成的所有资料都要归档，实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定，实行优化收集，在保管期限上也可以区分一下。同时，也要防止重复劳动。例如：社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”，因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证，并按规定移交档案室，这样基金征缴（下转第75页）（上接第93页）部门产生的一联存放于本部门保管就可以了，因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费，应根据需要确定归档内容。
2.业务档案形成也要有“收支两条线”的观念
社会保险主要有征收和支付两块工作，征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容，即使是以一个单位，也要分清“收”与“支”分作两类归档。
3.案卷排序问题
既要贯彻档案集中统一管理的原则，又要兼顾不同档案的各自特点，分别排序，同一类别的案卷流水号从上到下，从左到右的顺序排列上架，不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后，对各架编制档案存放示意图，便于查寻。
社会保险业务档案规范管理是社会保险工作的一个重要内容，也是社会保险管理最基础的工作之一，它全面反映了参保人员履行社保缴费义务、享受养老待遇的最原始最真实记录，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。随着社会保险制度改革的不断深化和《社会保险法》的颁布实施，社会保险的覆盖面越来越广，参保人数越来越多，社保经办机构的业务量和档案数量也越来越大，加强社保业务档案的规范管理，实现社保业务档案管理的科学化、规范化已成为社会保险经办机构的一项重要任务。
社会保险业务档案规范管理概况
社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和，它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中，社保业务档案的收集、整理与保存管理内容，也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”：
一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化，特别是近几年新农合、新农保制度的推行，我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民，并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。
二是动态性。每个社会成员参与社会保险后，社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移，各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化，这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。
三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是维护参保对象个人权益的重要依据，因此具有明显的权益性。
四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的，即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料必须具有很强的规范性。
五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行，社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息，完成各类报表生成和管理。
社会保险业务档案规范管理存在的问题
（一）思想不够重视。长期以来，相当部分社保经办机构领导“重业务经办，轻档案管理”现象较为突出，总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位增形象、创效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。
（二）机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理等问题，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。
（三）管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看，目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少，且多数人员没有经过专业的档案知识培训，对社保业务档案管理的重要性认识不足，对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉，日常档案收集整理意识比较薄弱，存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况，没有按《规定》要求及时规范整理归档，严重影响了档案归档质量。
（四）设施不够完善。受经费与场地等条件限制，许多社保经办机构无法配备专用的档案室，导致“七防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光）措施跟不上，时间一久，不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生，而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。
加强社会保险业务档案管理的对策建议
（一）提高认识，加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》为契机，加大社会保险业务档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性，提高全社会的社会保险意识。
（二）加强培训，提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作，其质量的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。
（三）健全制度，规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受，与他们的切身利益密切相关。因此，各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的相关要求，本着既方便归档管理，又方便检索利用的原则，建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，严格分类方法，合理划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范，实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。
（四）夯实基础，完善设施。要把社保业务档案管理工作作为一项基础性系统性工程，纳入社会保障工作体系和社会保险经办能力建设全局之中统筹考虑和安排。通过积极争取人力资源和社会保障行政部门及同级政府相关综合管理部门的支持，着力解决档案库房、基础设备、人员配备、经费保障等基础建设中存在的不足问题，逐步改善工作环境和工作条件。
关键词：养老保险；社保业务；档案管理
一、维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1984年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。胶州市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
二、社会保险业务规范化管理
在胶州市，类似杨丽的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，胶州市社保经办机构通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，胶州市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为全局管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。胶州市纺织厂等11家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
三、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。
（一）统一业务档案管理工作制度
根据我市社保经办机构下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我市业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
（二）统一档案室标准
档案室是社保业务档案的"家"，统一档案室的标准至关重要。为此，胶州市社保经办机构建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等"八防"功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
（三）统一规范整档
根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
首先对现存全部业务档案进行重新整理、科学分类，按照省、市要求，结合我县实际情况，对业务档案材料按照管理类、征缴类、待遇类分类管理，进行组卷，各种门类的保管期限按永久、100年、50年、30年、10年准确划分，由档案室统一管理。其次，运用档案查询系统软件，结合传统查询方式，建立电脑检索和手工查询双重模式，以方便各类查询需求。截至目前，平均每年提供各类查询3000余人次。
二、注重加强硬件设备的科学配备
在我局办公楼内配备面积约30平方米的业务档案管理专用库房一间，能满足我局档案库存需求；购置配备密集型档案柜8组；安装了灭火器、温度计、湿度计，配备了专用计算机、打印机等，档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合国家要求。
三、注重日常科学管理
加强档案库房日常管理，严格按照防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防措施进行日常管理，定期施放防虫剂，防止虫害发生，定期检查库房温湿度，定期检查业务档案受损情况，并作详细记录，对受损的档案按时检查、修补，确保不存在安全隐患问题。档案管理员严守档案保密制度，严格履行岗位责任制度，建立借阅登记薄，认真落实借阅登记制度，我局历届档案管理员未发生过违反规定行为。严格保管，做到档案进出登记，编写全宗指南、移交清册、销毁清册、业务档案查询申请表、案卷定期检查情况记录、档案保管期限表、档案数量利用情况统计表。
四、加强档案工作的组织领导
业务档案管理工作纳入单位年度计划之中，制定了档案管理工作计划。档案管理员定时对档案达标工作进度和存在的问题专门进行汇报，及时解决档案中存在的问题。分管领导不定时对业务档案工作进行督导检查，使档案工作在我局的各项业务工作、精神文明建设中发挥了积极的作用。
五、加强档案管理员的业务素能培养
我局配备了专职档案管理人员，现任档案工作人员具有大专文化程度、较强的业务素质和文字表达能力。同时，我局高度重视档案管理员业务培训，每年都定期或不定期地组织本单位档案员参加专业培训，并进行《档案法》《社会保险法》等法律法规学习。
六、加强档案管理的制度建设
关键词：社会保险；保险业务档案；档案管理工作
社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度改革的深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案工作，已成为社保部门的一项重要任务。本文结合自己的实践，就如何做好社保档案工作谈一些浅显的见解。
一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义
1. 加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。
随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
2. 加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。
一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
（1）建立形成的业务档案资料不齐、不健全。不齐表现在有些缺身份证、户口卡复印件，补收（补缴）历年缴费维护明细表、个体人员参保委托申报协议书、参保单位信息采集表等资料；不健全：一方面申报单位或个人报来的参保资料未填写申报时间、姓名、单位名称和盖公章；另一方面审核单位在办理各种参保业务时，建立形成的档案资料没有按要求一式几份填写留存，并且未填写办理、审核时间，无经办人、负责人或领导的签字，未加盖审核章或公章；有些交来存档的参保资料不是审核单位建立形成的原始纸质件，而是留存的业务资料复印件（并且未加盖鲜章），如今后有争议事件发生，这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。
（2）社会养老保险业务存档资料不规范。表现在书写不规范，存档材料不规范。一方面交来的业务存档资料中姓名、身份证号与户口卡、身份证复印件上的不一致，有写错、录入打印错的，有填写不完整等；有的用红色、圆珠笔填写的，并且在业务存档资料中划减、修改处未加盖审报单位、审核单位（或经办人员）的校对章；另一方面留存建立形成的业务档案资料被剪得长的长、方的方，小的手这么点大；有些存档资料是用打印废的表格、文件来复印、打印形成的业务存档资料，并且在废页面不划掉，使人容易误解难利用。问题突出的是建立的参保业务档案中，出现补收（补缴）历年缴费明细表打印不现，把空白表格或部分打印清楚的业务资料上交档案室存档。这些不规范、不符合要求业务存档资料不现、不清楚、不确定，今后就难准确利用档案来核实缴费等情况，就没有利用价值。
（3）业务存档资料移交不规范。一方面把一些没办结完的业务资料和审核中有明显错误不符合规定参保的资料交档案室存档；另一方面养老保险业务经办部门移交业务存档资料时，不按业务档案建立形成的先后顺序移交，跨年度或间隔着、倒着移交。这给业务档案管理工作的保管存放、整理、编目、查找利用等工作带来极大的困难和麻烦。
三、如何提高社会保险业务档案管理的对策
（1）提高认识，把社会保险业务档案管理摆在重要位置。随着社会保险在保障民生、服务民生和构建和谐社会中的作用日益凸显，加强社会保险业务档案管理工作显得更为重要。各级社会保险业务经办机构，要提高认识，切实加强对社会保险业务档案管理工作的领导，以对现实负责、对历史负责、对参保群众负责的高度责任感，切实把社会保险业务档案管理工作，纳入社会保险工作的重要议事日程，纳入年度计划，长远规划和目标管理责任制考核之中，使档案管理工作与社会保险业务工作同步发展。主要领导要亲自抓，分管领导要主动抓，上下业务经办部门要配合抓，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。
（2）加强管理，确保社会保险业务档案积累到位。要从社会保险档案的源头抓起：一是抓好文件处理关。重点做好办公室收发文件过程中积累的各种文件、函、请示、批复以及与企业签订的各种协议等资料收集工作。做到及时处理、及时归档案。二是抓业务经办关。做好参保登记、缴费申报、基金征缴、账户管理、退休审批、企业退休人员社会化管理和稽核等具体业务经办过程中形成的各种文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和统计报表关。重点是基金管理过程中形成的财务管理凭证和各科室具体负责的统计报表、统计分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及时整理、随时立卷，按时归档。
综上所述，我们要建立了比较完善的社保业务档案管理制度与流程，还拓展业务档案收集渠道，改善了业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，确保业务档案的完整和安全，基本实现业务档案信息化管理。
参考文献：
1.相关的宣传较为滞后，有关人员没有认识到工作的重要。一方面是企业领导没有认识到相关问题的重要性。计划经济思想在相关企业管理者的头脑中根深蒂固，进而不重视相关的企业社会保险工作。第二方面，员工没有认识到社会保险工作的优势，思想上依附严重，对社会保险制度考虑重重。第三方面，相关的社会保险核对审计人员由于自身素质的限制，没有认识到自身工作的重要性，工作散漫，效率低下，甚至出现挪用费用等诸多现象。这这些因素都对社会化管理工作的推进带来了众多的难度。
2.新制度的有效性不高，没有对公平和效率进行协调和统一。社会保险制度的一个最主要的弊端就是不能很好的处理公平和效率之间的关系，过多的重视公平，而对效率没有给予更多的重视，这在一定程度上削减了效率的作用，具体表现在两个方面：一是社会保险制度本身特点导致的低效率，包括具体有浪费和流失两个方面。二是不能充分调动人们的工作积极性，进而在一定程度上对社会经济的发展产生影响。而设计新的社会保险制度过程时候，应该将公平和效率摆在重要的位置，做到公平与效率的统一。
3.相关资金配置短缺，没有配套的相关服务条件。区域分布不对称，结构类型方面，缺少大量一方面能够提供生活照料，另一方面护理的相关服务机构，远远不能满足社会化管理的相关要求。同时社会保险属于微利的产业，在前期基础建设过程中需要大量的投入，因此如果没有配套的相关优惠政策，很难解决众多建设资金缺口大，相关服务质量不达标，以及设施结构不合理的众多问题。
二、加强企业保险管理的对策
随着我国社会保险制度改革的不断深入，企业的众多社会保险，例如养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险以及工伤保险等都实现了社会化的统筹管理。同时企业为了加强对于保障体系的管理和服务工作，有效增强企业以及员工的合法利益，建立了相关的社会保险工作机构。同时面对新的工作，新的工作内容，同时为了适应内容庞杂，涉及面广泛的专业化管理要求，企业需要做好以下的几个方面工作。
1.加强对于社会保险的宣传工作。社会保制度由国家立法强制实行的，相应的保险基金由劳动者、企业与国家三方共同筹资，对由于某些劳动者由于一系列原因丧失相应的劳动能力时，能够给予的物质帮助。这种社会保障制度的作用旨在实现老有所养、生有所保、病有所医、伤有所疗、失有所得，充分有效保障劳动者的基本生活质量，有效地分散风险。我国社会保险事业的发展能够对我国社会保障体的建设与完善起到良好的促进作用，能够有效提高国民地生活质量，提高我国的社会福利整体水平。社会保险制度的水平能够有效体现我国社会和经济的综合实力以及发展水平。同时反映我国政治文明和社会的进步的水平。社会保险工作关系到国计民生，能够促进现代社会的安全与稳定，有效地构建和谐社会。企业要加强相关的宣传教育工作。积极开展形式多样的保险政策以及实例的宣讲活动，同时形成相关的制度，积极促进有关的企业领导和职工理解社会保险具有的作用和意义。
2.加强社会保险管理人员队伍的建设。企业的社会保险管理工作可以三个不同的层面，这三个不同的层面分别为操作层面、管理层面和领导层面。这三个层面的工作会对企业的社会保险管理工作产生直接的影响作用。因此企业在进行保险管理人员队伍的建设过程中，应该着重抓好以下的几个环节。
2.1设置较为合理的工作岗位。在进行社会保险管理过程中，首先要设置较为合理的工作岗位和工作机构，这样社会保险部门有关的负责人能够参与直接参与到企业的决策中来，进而更好地贯彻相关的国家社会保险政策制度，对企业有关的保险费的缴纳以及相关待遇的落实进行统筹和管理。然后要制定较为科学合理的保险管理岗位。在进行岗位划分时候要根据具体的工作内容来进行划分，可以划分为业务人员、财务人员和相关的规划监管人员三种类。其中业务人员的职责为认真执行有关的保险政策，办理相关的保险业务、进行工作计划的组织和落实，建立以及维相关的保险信息系统;财务人员的主要职责是充分保障基金的运行，很好的处理有关的业务;规划监管人员的主要职责是对企业各项社会保险的工作进行计划、运行、决策以及监管。这些职员在工作中承担不同的角色，工作内容也不同。
2.2严格遵循相关的国家有关从业资质的有关要求进行岗位人员的选拔和任用。企业在选拔相关的社会保险从业人员时候，需要对职工的专业知识与管理能力进行衡量，工作人员要具备相关的知识，诸如，人力资源管理、劳动经济学、财务会计、社会保障理论和计算机应用等，同时职工还要掌握有关的政策法规以及运行模式，此外职工还需要具有良好的责任心，表达能力、沟通能力以及协调能力。根据国家对于相关的资质要求，企业社会保险管理人员需要通过相关的资格考核。这样做的目的一是为了保证在相关的管理岗位上具有一批高素质，懂得相关政策同时管理能力优秀的人员，这样能够有效维护企业以及员工的利益;二是实行管理人员的资格考核制度能够充分实现整个管理系统人员任用过程中的科学性、严肃性以及公平性。
2.3注重企业的社会保险的管理人员以及经办人员的培训工作为了促进企业社会保险工作的改革和发展，在执行相关的社会保险政策和规定时，要根据社会保险的具体情况，对相关的分析培训需求、进而制定相应的培训计划、培训方案，同时还要计算相应的培训成本以及培训收益，将社会保险专业的培训增加到企业的常规培训项目中来。企业在进行社会保险管理人员的培训工作时候，要将有关的流程进行制度化和规范化，这样能够保证有关的社会保险从业人员，能够及时更新和提高有关的知识和素质，充分保障企业社会保险工作的顺利进行。
3.加强对在职员工的社会保险基金的征缴以及核对工作。为了能够充分保证企业能够足额进行社会保险的支付，企业需要按时足额进行社会保险费用的缴纳，因此对于对社会保险基金的征缴以及管理工作应该采取相关的措施，具体方法有：
（1）将社会保险的缴纳情况作为考核单位的责任目标，作为相关人员工作绩效的考核项目对于不能按时进行社会保险缴纳的员工可以及时进行提醒，告知，并且申明利害关系，切实加强对社会保险的管理。
（2）相关人员要定期做好社会保险征缴情况的核对，审查，定期进行总结，同时上交有关的监察部门进行审核，切实保证核对工作的有效公开进行。
（3）加强对相关在职员工的管理，严禁相关人员进行社会保险的挪用，切实加强相关的管理和检查工作，相关人员要定期向企业报告社保的收缴。管理以及核对情况。
（4）压缩相应的服务环节，前移相应的社会保险服务。在相关条件成熟的情况下，可以设置相应的服务大厅，用来开展相应的联合服务，为企业员工提供集中、规范、方便的服务。设置相应的服务大厅，能够随时进行相关社会保险的政策和制度的宣传，同时进行相关制度和政策的解释答疑，另一方面还可以接受职工人员的监督。只有充分听取员工的意见，才可以积极有效对相关的社会保险服务形式进行完善，进而扩大相应的覆盖面。
三、结语
一、加强社会保险档案管理的重要意义
1.加强社会保险业务档案管理，有利于保障参保对象的合法权益
社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。
2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率
档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。
3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展
由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
1.重视度不够，观念陈旧
由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。
2.缺乏科学性，手段落后
近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。
3.管理不统一，多头管理
社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。
4.缺乏规范性，管理随意
社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。
5.综合素质差，有待提高
随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。
三、进一步规范社会保险业务档案管理
1.加强领导，提高档案管理意识
加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。
2.整章建制，构建科学管理长效机制
依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。
3.科学管理，强化档案基础设施建设
社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。
4.提升素质，加强队伍建设
