时间：2023-08-30 16:32:11
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【关键词】档案管理；改革；创新；社会主义核心价值体系
随着我国市场经济的飞速发展，其档案管理水平有了一定的提高，这些档案对社会的进步、经济的发展起到了至关重要的作用。而档案分类指的是按照形式、内容、来源以及时间的不同将全归档文件进行实体分类，分成若干类别和层次，从而形成有机的体系。在我国档案管理发展过程中，档案的分类管理与创新一直是重头戏。相较于过去，各种归档的材料在档案内容性质、形式、载体以及数量等方面都有一定的变化，在这种情况下固定案卷位置依然采用案卷号、案卷目录号、全宗号等编号方法显然存在诸多的不足，不利于对档案信息资源的开发和利用，因此，对档案分类管理进行改革和创新就显得尤为必要了。
一、档案工作存在的主要问题
1.档案管理人员不能满足新时期档案管理的要求
首先，人员配置缺乏专业性。档案管理工作人员存在兼职多、专职少的现象，甚至身兼数职的情况也时有发生。此外，档案管理人员工作变动频繁，且不能及时的进行全面的移交工作，这就增加了确定档案管理责任归属的难度系数。这些都不利于提高档案管理人员的职业技能，对改进档案工作质量产生不利的影响。
其次，档案人员的专业素养欠佳。其具体表现主要为：一是从事档案管理工作的专业人才比较少，从事该岗位人员很少有专业技术职称。二是档案人员缺乏创新意识，由于缺乏专业的知识和技能，只能满足于根据要求做好档案管理工作，不能充分掌握现代管理技术，从而导致现阶段大多数档案管理人员创新意识不足。三是缺乏提高档案管理人员业务素质的培训机制，从而影响了人员的综合素质。
2.相关的规章制度不够完善
现阶段部分档案管理的规章制度没有明确细节的要求，其归档的效果只是笼统的说明。在归档的实际过程中，大多数只会归档纸质文件而已。尤其是在电子档案管理等方面，缺乏相关制度的规范指导，电子归档会出现一些混乱。如果只是将手工记录通过扫描存入系统，这实际上并不是真正的电子归档。此外，在档案管理制度没有建立健全，在档案管理人员职责没有明确规定的情况下，电子档案的修改变得更加容易。因此，难以真正的避免人为破坏情况的出现。
3.档案管理条件比较简陋
档案室简陋已经严重影响档案工作的正常进行，甚至个别单位还存在没有建立档案室的情况。部分单位尽管有档案室，但是阴湿狭窄，缺乏与之相配套的设备，档案材料霉变或虫蛀的情况时有发生，严重影响了档案的外观和整洁。
二、档案分类管理的创新改革思路
档案归档整理工作的关键就是建立档案分类表，做到清晰、简化合规、层级分明，这是提高档案管理水平的重要保障。因此，在开展档案分类管理工作中，应该注重以下几个方面：
1.档案分类的采标
就档案分类而言，有诸多的标准可以指导其分类，不同的分类标准，其逻辑架构也不尽相同，所以档案分类管理中起步工作就是做好采标工作。假设某个单位或者部门在档案分类的过程中，要遵守档案行业的分类标准，亦或者是所属行业的档案分类标准，或者兼顾两种档案分类的标准，这需要慎重的考虑和决定。选择任何一种标准都要以实际情况出发，杜绝盲目照搬照抄的可能性。有的时候个别部门或单位往往没有充分分析和调研其所选择的档案分类标准，这样即便档案分类表已经做好，实际上也无法满足现实工作的需求。
2.档案分类的完善
在采标慎重选择之后，基本上初步形成了档案分类的框架，需要根据单位属性、部门属性进行适当的完善和调整。在档案分类表调整之前，要对各个部门、各个机构的职责有一定的了解和掌握，各部门建立的文件收发登记制度要事实监督，文件收发登记表要以充分的职责分析、业务调研为基础，进而对其所产生的文档类型做到心中有数，这是档案分类管理的基础工作。实际上需要花费较多的经历和时间来酝酿、熟悉、了解档案分类表的调整工作，这样才能够确保系统的、准确的、完整的档案分类管理。
3.档案分类的简化
在档案分类进行调整和完善的过程中，应该秉持归档管理工作简化的原则，对内容分类的过分追求反而使得档案分类管理本末倒置。自“DA/T22-2000归档文件整理规则”的颁布和执行，在一定程度上对文书立卷的归档方法进行了变革，按件整理的方法实际上将很多复杂的分类工作都省去了。再加上现阶段，较高的档案管理现代化水平，使得档案信息网上查询和计算机检索成为了可能，文书档案的分类工作应该财务文书文档按件管理的方法来起到简化的作用。此外，档案分类管理的工作人员，应该重视文档管理的核心理论，即来源原则，强调在档案分类整理工作简化的过程中，在整理馆藏档案的过程中，要以文件的形成机关来源为基础。
4.依法科学管理
提高档案工作总体水平的关键就是提高依法科学的管理水平。管理方式要不断地完善和改进，在全国档案信息通用数据库的建立健全当中充分运用创新的管理手段。随着我国档案制度不断深入的改革步伐，人员逐渐实现了转变，从单位人过渡到社会人，日渐频繁的人员流动在一定程度上证明了档案信息库建立健全的重要性，尤其是确保档案资料的可靠性、适用性、先进性和标准性，为后期实现数字化、网络化的信息资源、自动化的管理流程、多样化的信息载体以及整体化的信息共享等奠定良好的基础。但是由于不同的单位具备不同的特点，在开展档案资源信息化工作的过程中要充分考虑到其自身的特点，尽可能的避免软件不兼容、单位自行设计、硬件配置不统一等做法。
5.建设高质量的档案工作队伍
档案分类管理工作具有较强的科学性，这就对档案分类管理工作人员有较高的要求，具备系统的档案管理学知识只是其中最基础的部分，此外要具备良好的思维能力，这样才能够有条理性、科学性的开展档案的分类管理工作，增强档案框架管理的清晰度，为后期的保管、查找以及开发利用提供便利的条件，从而实现系统化、标准化、规范化的档案管理。因此，就现阶段而言，着重培养年轻的档案干部成为了亟待解决的问题，使这些人的能力不断的提高直至其具备担任档案事业主力军的能力和素质；对专职、兼职的档案工作人员，要加强对其知识体系的更新工作，在上岗之前确保岗前培训工作落实到位，尤其是在计算机应用方面，是培训的重点内容，这是现代社会的必然要求。同时，要积极的创造良好的内外部环境，吸收、引进、聘用高级人才。
三、档案分类管理的意义
首先，无论是社会、城市、企业、个人的生存和发展，档案都起到了至关重要的作用，尤其是档案可以记录人、物过去的状态和具体的情况，为后续的调查和利用奠定了良好的基础，而档案分类管理正是对这些信息进行筛选，并对有效信息进行充分利用，这才是信息化时代对档案的要求。
其次，时代的发展和社会的进步，社会公众对档案的意识逐渐培养起来，原先人们对档案莫不关系、毫不在意的时代已经过去了，现如今人们开始重视档案的作用，并尽可能的利用档案带来的积极效果，而档案分类正是帮助人们高效的、快速的筛选出对自己有用的信息，这是社会现代化的具体表现。
最后，我国是一个人口众多的国家，因此，就业问题一直是值得考虑的民生问题，而档案分类管理这种档案细化的分支，有助于该专业的学生向更深层次的方向学习和研究，有助于培养该方面的专业性人才，以此来满足社会对档案分类管理人才的需求，在缓解现阶段就业压力中有一定的贡献。
四、结语
档案管理工作并不是一蹴而就就可以实现的，这是一个复杂性的、系统性的问题，在开展档案分类管理工作的过程中，既要保持其内在的联系，同时也要遵守客观规律和自然形成规律。只有不断地扩充自己的知识领域，在调查研究的时候做到深入细致，就一定可以实现科学化的档案分类管理，尽可能的加快其转变为生产力的速度，从而促进我国社会经济的发展。
参考文献：
[1]陈慧.试论煤化工项目档案分类与档号编制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.
[2]朱雯.妇幼保健院档案分类与档号编制[J].医学信息，2013，（29）：35-35.
在个人信息法领域中，对人事档案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式编排的个人信息的集合”[1]。法学界在现代隐私权的基础上，建构个人对其人事档案的合法利益的救济框架，完成该合法利益的权利化。按照侵权责任法的原理，对于作为人格权的隐私权的损害主要是给予精神损害赔偿的救济，也不排除对经济损失的赔偿。根据我国人事档案制度的规定，本人是根本无法知悉档案记载的内容为何、档案记载是否有错误、被提供给何人查阅等。不少学者提出在人事档案的管理中应尊重个人信息自决权，给予当事人请求复核、更正、删除等权利[2]，即个人的知情与参与等权利[3]。
从个人信息保护的角度而言，与以传统隐私权保护为基点的隐私权保护机制不同，现代隐私权在权利配置上，要求按照个人信息处理的不同阶段进行权利增设与重置，在保护机制上，要求建立个人信息保护所要求的公共监管机制[4]。在目前，我国隐私权保护法制无法完成现代隐私权，特别是个人信息保护所需要的保护架构。
笔者认为，在分析人事档案制度中，OECD所提出的八项著名指导原则（汇集限制原则、资料内容正确性原则、目的明确化原则、利用限制原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则[5]），既可以作为制度分析的工具，也可以作为制度改革的借鉴。本文以我国司法实践中关于人事档案管理侵权的判决文书为基础，结合上述指导原则，以类型化的方式，分析我国司法实践的现状，为人事档案制度改革奠定必要的实证基础。
二、经验材料
在我国有关人事档案管理侵权纠纷的司法实践中，可以将有关的纠纷归纳为以下几个类型：
（一）人事档案因记载不完全导致的侵权责任
该类侵权责任，主要发生于用人单位在档案信息收集与档案材料制作中因所记载的事项不完全的情形中，体现为应当记载的而没有记载，还包括记载错误等其他情形。
在“某制药厂与李某财产损害赔偿纠纷上诉案”[6]中，法院认为：“本案中,李某的《企业职工档案》中只记载了李某自1986年到新疆维吾尔自治区商运司参加工作、工资审批及退休的一些情况,对1985年以前李某参加工作及调动工作的情况均未记载,致使李某1985年之前参加工作的工龄无法认定,故制药厂应对其记载档案不全承担一定的民事责任”。在该案中，法院是把该类侵权纠纷作为财产损害赔偿纠纷，而非作为人格权侵权纠纷予以处理的，而且在判决处理上，也没有给予受害人以任何物质性或者精神性的损害赔偿，而是判决加害人承担补建相应的人事档案的责任。
在“韩某与某公司财产损害赔偿纠纷上诉案”[7]中，法院也认为：“某公司作为代为保管韩某人事档案的单位理应对韩某的相关人事档案信息妥善保管，某公司提供的《企业职工档案》只记载了韩某1985年开始工资套改及退休情况，对1985年之前韩某参加工作的情况均未记载，且某公司对韩某1978年参加工作认可，故对韩某要求某公司赔偿其工资损失的诉讼请求，本院予以支持”。
在“吴耀荣诉广州鹰金钱企业集团公司劳动合同纠纷案”[8]中，法院确认：“由于原告档案没有反映原告辞职的有关情况记载，在这阶段的职工花名册也丢失，以致社会保障局无法取得能够证明原告工作经历的原始资料，造成原告无法享受视同缴费26年1个月年限的养老待遇，并因此无法享受视同养老保险缴费年限满25年由政府专项资金全额资助缴纳过渡性基本医疗保险费，责任在于广州市穗光食品厂”。
本部分所研究的后两个案件判决的重要意义在于，对因人事档案记载不全而给当事人造成的物质损害（工资损失、过渡性基本医疗保险费损失等）给予了赔偿，并没有给予档案关系人以精神损害赔偿。
（二）人事档案因保管不善遗失导致的侵权责任
该类侵权案件，可能发生在公共性档案保管机构（国家机关、事业单位等所属的档案部门）与档案关系人之间，也可能发生在商业性档案保管机构（企业、职业介绍服务中心、职业介绍所等）与档案关系人之间，是一种比较多发的人事档案侵权纠纷类型，而且在是否具有可诉性的问题上，司法机关对行政部门所保管的人事档案遗失与企业、事业单位所保管的人事档案遗失，具有二元化的倾向。司法实践往往对前者持不具有可诉性的立场[9]，而对后者持具有可诉性的立场[10]。
值得注意的是，该类民事案件在纠纷定性上比较复杂，主要是被作为侵权案件予以处理的，且主要赔偿的是当事人的经济损失，但在少数案件中对当事人的精神损害给予了赔偿[11]。只有在双方当事人之间有明确的档案保管约定的情况下，才可能是被作为违约案件予以处理的。
在“刘岩与北京市朝阳区职业介绍服务中心保管合同纠纷上诉案”[12]中，终审法院认为：“职业介绍中心作为保管人没有履行合同的义务将刘岩档案丢失，职业介绍中心具有过错，其违约行为必然影响刘岩今后就业及享受相关待遇，因此，应对其违约行为承担相应的责任，赔偿刘岩相应的损失，对于损失数额，本院依据刘岩提供的证据结合日常生活经验，酌定为30000元”。在该案中，在当事人之间存在着明确的人事档案保管合同（委托存档协议），所以法院将该案作为违约案件予以处理。
在“李蔚萍诉长葛市归侨侨眷联合会劳动争议纠纷案”[13]中，法院认为：“在原告达到退休年龄时因档案丢失而无法办理，对此被告长葛市侨联应负保管不善的责任，具有过错。由于无原告档案材料，造成原告不能及时办理养老退休手续，给原告的利益已造成一定程度的损失。对原告主张的损失，被告应予赔偿”。
在“安阳市北关区彰北街道办事处与陈建设劳动争议纠纷上诉案”[14]中，法院支持了初审法院的观点：“上诉人将被上诉人档案遗失，影响了被上诉人享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，故原审判决根据安阳市的人均生活水平，酌定一次性赔偿被上诉人遗失档案损失并无不当，本院予以维持”。更为重要的是，在该案中，终审法院提出了人事档案遗失侵权之诉与劳动关系纠纷之诉的相互独立性问题，即“关于陈建设的身份及双方是否形成劳动关系的问题。因该纠纷同档案遗失引起的侵权之诉不属同一法律关系，本院不予审查，应另行处理”。
在“李传雅与广州钢管厂有限公司劳动争议纠纷上诉案”[15]中，终审法院认为：“钢管厂遗失李传雅档案造成李传雅办理退休手续的延误，以致于李传雅未能享受到从2006年7月起每月增加基本养老金100元的调整，该损失应由遗失李传雅档案的钢管厂承担责任。钢管厂应按每月100元从2006年7月起计算至本判决生效之日一次性支付给李传雅，以后每月于当月30日前支付100元给李传雅至其死亡时止”。该判决将不能办理退休手续的损失用一次性支付和终身定期金的方式予以赔偿，其大胆与创新，令人耳目一新。
在上述案件的损害救济上，对人事档案关系人主要是给予了损害赔偿的救济，但是并未言明是对物质利益的损害赔偿，还是精神损害的赔偿。从合同法和侵权责任法的理论而言，似乎该损害赔偿主要是针对物质损害而做出的，均未对档案关系人的精神损害予以救济。
（三）人事档案在劳动关系终止时未及时移转导致的侵权责任
该类侵权责任，体现为用人单位在劳动合同终止后未能及时移转劳动者的人事档案而产生，主要产生于劳动争议纠纷领域中，而且往往是被作为劳动争议纠纷予以审理的。
在“青岛晶华玻璃有限公司与王政智劳动争议纠纷上诉案”[16]中，法院进一步阐明：“本案中，晶华玻璃公司在与王政智终止劳动关系后至今未给其办理档案转移手续的事实清楚，故原审法院依据劳动合同法的有关规定，判令晶华玻璃公司为王政智转移档案正确，本院予以确认”。在该案中，尽管被告用人单位在相当长的时间内没有给劳动者转移人事档案，但是法院并没有因此给予劳动者损害赔偿的救济，而仅仅是判决用人单位继续履行相应的移转义务。
在“袁媛诉重庆银行股份有限公司劳动争议纠纷案”[17]中，法院认定了用人单位未为及时移转劳动者人事档案的违法性，即“双方的劳动关系在1994年已解除，重庆银行未即时为袁媛转移档案资料，不符合相关规定”，而且还进一步明确了劳动者诉请用人单位及时移转人事档案的权利属于用人单位的在劳动合同解除后的附随义务（后合同义务）且不适用诉讼时效的规定，即“由于原告该诉请系劳动关系解除后用人单位的附随义务，该请求不适用诉讼时效期间的规定”。以此保护劳动者对自己人事档案的合法利益。
（四）人事档案去向信息告知义务不履行而造成的侵权责任
该类侵权案件，体现为用人单位在劳动者的劳动合同中终止后，长期不告知劳动者的人事档案的去向，给人事档案关系人（劳动者）造成损害的情形。在司法实践中，该类案件相对较为少见，而且也是被作为劳动争议纠纷予以处理的。
在“华某某与上海汽车电器总厂劳工合同纠纷上诉案”[18]中，法院确认：“职工档案记录职工的生活、工龄、工作经历等，用人单位应当妥善保管并在职工离职后及时办理移交手续且告知档案的去处以便职工享受其应得的各项政策待遇。上海汽车电器总厂虽然在1993年12月履行了档案转移手续，但直至2008年6月才告知华某某，亦有不当之处。原审法院据此酌情判令上海汽车电器总厂赔偿华某某养老退休金损失15,000元亦无不当”。
在该案中，法院不仅确认了用人单位对劳动者的人事档案的基本义务，即在劳动关系存续期间的妥善保管义务和在劳动关系终止后的及时移转义务，而且还确认了用人单位在劳动关系终止时及时履行档案移转义务后及时告知档案去向的义务，以此保护劳动者的权益。诚为司法能动主义的一大进步。
三、对司法实践的反思
与对人事档案制度改革的思考
从对上述人事档案管理侵权纠纷司法判决材料的整理归纳与初步分析，可以得出如下结论：
首先，在纠纷的性质定位上，有关人事档案管理中的侵权纠纷的归类，较为复杂，且多种多样。既有作为财产损害纠纷，也有作为违约责任纠纷，还有作为劳动争议纠纷予以审理的。在司法实践中，还有法院敏锐地提出了人事档案侵权之诉的独立性问题。这一点主要是跟目前我国立法上关于人事档案关系人对其人事档案的合法利益是否权利化以及如何权利化的规范之阙失有极大的关联。
其次，在损害赔偿的性质和范围上，在我国有关人事档案管理中的侵权纠纷的案件中，司法机关普遍倾向于而且也实践了对给予当事人造成的物质损害应当给予救济的主张，而对前述各类型侵权行为造成的精神损害，则根本就没有或者较少给予赔偿。此外，在司法救济中，还普遍使用了非损害赔偿的救济方式，如继续履行（及时移转）、恢复原状（补充建档）等措施。这是因为在我国司法实践中，被司法机关所看重的是人事档案在记载不完全、遗失、不及时转递以及去向不明等情形中给人事档案关系人在就业待遇、缴纳社会保险、办理养老退休等方面造成的经济损失，忽略了人事档案管理中的侵权行为对人事档案关系人所造成的精神损害。可以说，存在着严重的将人事档案关系人对其人事档案的合法利益财产权化的倾向。这一点与法学理论界将人事档案关系人对其人事档案的合法利益人格权化（隐私权化）的基本观点大相径庭。
最后，在损害赔偿的数额与方式上，法官的自由裁量权起到了主要作用，法官通常会根据当事人提供的证据和日常生活经验相结合予以认定，既有一次性支付的损害赔偿金，也有终生定期支付的损害赔偿金。
综上可以说，从OECD的指导原则而言，人事档案管理中的侵权行为主要体现为对资料内容正确性原则、安全保护原则和个人参与原则等三大原则的违反。
从法律规范的创制而言，对人事档案关系人对其人事档案的合法利益的保护，应当将该合法利益规定为法律上的人格权位阶，特别是隐私权的范畴，为了彰显个人信息主体对其个人信息的权利与传统隐私权的差异，可以称之为个人信息自决权。从司法实践的改善而言，应当注意人事档案关系人对其人事档案的合法利益中的人格权因素，在司法救济上，不仅要给予受害人因人事档案管理中的侵权行为导致的经济损失的救济，而且也要给予受害人因该侵权行为而导致的精神损害的救济。
注释：
[1]齐爱民.拯救信息社会中的人格:个人信息保护法总论,北京:北京大学出版社,2009年版,第81页.
[2]王秀哲.隐私权的宪法保护,北京:社会科学文献出版社,2007年版,第243页.
[3]张建文.论人事档案遗失的权利救济,北京档案.2009年第10期,第19页.
[4]张建文.基因隐私权的民法保护,河北法学.2010年第6期,第11页.
[5]刘怡君.资讯化社会隐私权之研究――以日本个人资讯保护为中心，淡江大学日本研究所硕士班硕士论文,2005年6月,第84-86页.
[6]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第1059号民事判决书.
[7]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第912号民事判决书.
[8]广东省广州市天河区人民法院(2009)天法民一初字第3137号民事判决书.
[9]许昌县人民法院(2010)许县法行初字第36号行政裁定书.在该案中,法院认为:原告所诉被告因保管不善将档案丢失不属于人民法院受案范围，原告可以向被告或其上级机关及有关部门反映解决.
[10]张建文.行政部门所保管的人事档案遗失的权利救济,北京档案.2011年第7期,第17页.
[11]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第55号民事判决书.
[12]北京市第二中级人民法院(2011)二中民终字第9927号民事判决书.
[13]长葛市人民法院(2009)长民初字第00699号民事判决书.
[14]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第304号民事判决书.
[15]广东省广州市中级人民法院(2007)穗中法民一终字第2563号民事判决书.
[16]山东省青岛市中级人民法院(2011)青民一终字第385号民事判决书.
[17]重庆市渝中区人民法院（2009）中区民初字第6132号民事判决书.
[18]上海市第二中级人民法院(2010)沪二中民三(民)终字第1315号民事判决书.
在企业的生产活动过程中，合同已经突显出其关键而重要的地位，合同在企业运营过程中扮演了重要的角色，随着企业经济发展层次的不断上升，企业合同档案的管理也提上了日程，由于企业的合同档案数量不断增加，为了科学、规范、有效地管理好企业合同档案，为需求者提供便捷准确的服务，需要对企业的合同档案进行科学合理的分类管理，要采用科学有效的策略和方法，实现对企业合同档案管理的分类管理、集中管理。
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
在分类表的分类归档整理过程中，年度、分类号、件号是合同档案分类表中的重要元素，其中：年度是合同签订的年份，合同对应的分类号码为分类号，件号是在同类的合同档案分类中的流水号。这三个要素可以用于企业合同档案分类管理中，便于实现对企业合同档案管理的统一收集、整理和保管。在这种优化的合同档案分类管理方式下，可以实现同库保管，利于整理和查阅，实现科学有效的合同档案管理。
关键词：教学档案；分类标准；管理系统
一、教学档案研究的现状
目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。
二、教学档案管理研究的方法
本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。
三、教学档案管理系统研究的结论与对策
（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。
参考文献：
[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.
关键词：高校档案 规范化 新途径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0223-01
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成拥有一定保存价值的文字、声音、影像资料。档案工作是高校重要的基础工作，从1987年国家教委下发的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》，到2008年国家教育部下发的《高等学校档案管理办法》，都体现出国家对高等教育档案管理工作的重视程度。从学校自身看，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。
1 新时期高校档案管理工作规范化的意义
档案的规范化管理是指注重档案管理不同阶段的相互关联、配合，形成档案管理合力，通过“合规”操作，体现出档案在收集、分类、保管、利用等方面的层层衔接与递进关系，以便于更好的提高高校档案管理效率。一方面，实现高校档案规范化管理，可明确档案管理的工作流程。档案管理是一个系统工程，在“收集、分类、保管、利用”等每个环节都有特定的任务，只要某一个环节出现了纰漏，就会影响到整个档案系统的准确性。而规范化管理，通过明确每个环节的工作重点和工作任务，能够从细节抓起，通过强制性的合规操作，实现“依法治档”，促进整个档案系统的科学性和完整性，推进高校档案管理的信息化、现代化和档案利用知识化进程。另一方面，实施规范化管理，可以提高档案管理人员工作的工作主动性。档案的规范化管理，能够明确每个部门、每个档案管理人员的工作责任，通过明确某一环节的目标，使得每个部门、每位工作人员能够各尽其职，工作职能上没有没有重叠和交叉，防止在档案管理过程中的各部门间“推诿”、“扯皮”、“不作为”和“齐抓不共管”的现象发生。
2 高校档案管理工作规范化的新途径
高校档案的规范化管理渗透到档案的收集、分类、保存、应用等四大环节，只有做到每个环节既相互独立又互相联系，才能够体现出规范化的集约与高效。
2.1 高校档案的收集阶段
收集阶段是高校规范化档案管理的第一步，在收集过程中，需要对高校在教学、学术研究、学生工作、招生就业等方面的工作内容进行系统的分析与严格的把关鉴定，并能够及时的收集有保存价值的资料。在实际工作中，首先要明确相关部门的职责，依法治档、依法管档、“应收尽收”，使高校档案工作有章可循，为档案的收集提供质量保障。当前，高校普通在学生档案收集方面较为薄弱，而在档案收集过程中将重点放到教学与学术研究、教师档案等方面。高校档案必须以师生为本作为自己的发展方向，以“使用者至上，服务第一”的原则，收集、开发档案，以为使用者提供提档便利条件作为最终目标，在档案的收集中体现人文关怀，树立“全纳”和“大档案”的服务理念，使档案收集工作服务于学生。
2.2 高校档案的分类整理阶段
档案的分类是高校档案管理系统的第二阶段工作，在这一环节中，要求高校档案管理部门将收集的各类档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统编目，明确档案层级及信息间的逻辑关系。在分类阶段，做好过程控制与监督检查，实现程序化分类控制是关键因素。要明确高校档案分析的“分类前—分类中—分类后”的标准，做到事前有依据、计划与布置，事中有检查、监督，事后有验收、总结。要摒弃传统的根据“归档时间”进行分类的方法，大力实施“复合型”分类法。
2.3 高校档案的保管阶段
档案的保存与管理是档案工作最重要的环节，高校要尽最大的努力实现档案的“无破损”、“零丢失”管理，延长档案保存的周期。对于数字化档案，要引入稳定度高、集成性高的软硬件档案管理系统，推进档案数据库资源的数字化、信息化进程，做好日常的数据库更新与维护，高校要指定专人进行系统软件硬件升级，建立相关的数据备份与保密制度，购置有效的防火墙，加强网络安全，为数字档案的管理与利用提供可靠的运行平台。要进一步落实好档案管理的相关“标准化”建设，根据学校自身实际，出台《档案标准化保管办法》以及《档案标准化管理实施细则》、《档案标准化保管考核规定》等规章制度，推进档案的“标准化”进程。
2.4 高校档案的利用阶段
“以人为本”是科学发展观的要求，以档案的使用者为本位更是现代档案管理的核心理念。高校档案的收集、分类、保管等前三个环节能够确保档案的“应保尽保”和合理编排、安全保存，那么高校档案的利用则是档案管理工作的最终目标。高校档案管理部门要在合理设置密级，保证安全性的前提下，广泛创新档案利用手段，通过阅览、借出、交流、咨询等方式，使高校档案得到有效的利用，扩大档案利用的覆盖面，增强档案利用的服务效能。档案管理部门可根据用户的要求，为每个用户建立“档案数据包”，为其提供阅读和提档咨询服务，主动建立与档案使用者的联络纽带，为其查询和导航档案资料，使档案管理工作服务于学校的各个部门，为学术研究提供资源库，为学生的成长与发展提供参照物，为学校领导的重大决策做好参谋。
总之，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。实现高校档案规范化管理，可集约化档案管理的工作流程、提高档案管理人员工作的工作主动性。在未来的发展中，档案的收集阶段，要明确部门的职责，做到“应收尽收”，进一步完善档案管理结构；在档案的分类阶段，要实现程序化分类控制；在档案的保管阶段，要整章建制，做好数据库维护；在档案的利用阶段，要体现人本理念与个性人服务；最终才能够更好的实现高校档案管理工作的规范化。
参考文献
[1] 严小蕾.高校档案工作规范化管理刍议[J].四川档案，2012（4）.
电子文件分类的优越性
（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。
（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。
制定合理的电子档案的存储与备份策略
（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。
（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。
（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。
档案部门应积极参与电
子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。
（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。
（二）积极参与系统实施方案的讨论。城建档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证工作，完成对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的城建档案存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。
关键词：城管档案；档案管理；档案整理
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。
1 城管档案的重要性
城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。
2 城管档案归档整理工作中存在的问题
目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。
归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。
3 归档整理问题的成因分析
任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。
档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。
城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。
4 提高城管档案归档整理工作成效的方法
4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进
专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。
4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训
加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。
4.3 制定科学合理的档案分类方案
档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。
科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。
5 结束语
档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。
参考文献
1、编制要求
根据拉西瓦水电站工程建设情况，原《水电厂企业档案分类表（6～9大类）》（简称6～9类）中的类目设置不能满足工程档案分类的需要。因此，为能准确的反映工程科技活动，管理工程档案，以“类别划分明确，分类层次清楚、类别设置灵活、适应计算机管理，能够准确地反映本工程的性质和特点。”为编制要求，对类目做了相应的设置和调整。
2、编制过程及分类依据
2.1编制过程
为了使档案分类大纲编制的具有科学性和完整性，达到既贴近施工过程中的收集、方便组卷，同时能满足水电厂在生产运行中的档案管理需要，编制工作从两个方面入手，一是针对拉西瓦工程施工过程中管理的特性；二是根据科技档案管理的原则，进行了科技档案分类大纲的编制工作。
2.2主要依据
根据黄河水电公司科技信息标准化管理目标，使科技档案更好地为工程建设、生产运行以及未来发展服务，考虑到公伯峡、苏只水电站已经形成了统一的科技档案分类大纲基本模式，故将《拉西瓦水电站科技档案分类大纲》中的档号结构形式确定为“目录号（代号）+分类号（一）+分类号（二）+案卷号”。
3、档号组成说明
依照拉西瓦水电站工程档案分类的需要，科技档案号由目录号和分类号（一）、分类号（二）搭配与案卷号一并组成，各号之间用“―”分隔。
档号结构形式：4段16位，用0～9标识。
目录号（代号）+分类号（一）+分类号（二）+案卷号
既1021―0000-0000-0000
案卷号
分类号（二）
分类号（一）
目录号（代号）
4、各大类档案号形式
4.1 6大类：产品（生产）类
档号为：1021+6大类+年度+案卷号
4.2 7大类：科学技术研究类
档号为：1021+7大类+课题号+案卷号
4.3 8、9大类：8大类“基本建设类”，9大类“设备仪器类”
例如：8022施工图（按合同标段组卷）
档号为：1021+8022+（单位工程+分部工程）+案卷号（四位号均为案卷顺序号）。
[关键词] 复式分类法；多级目录；档案分类
[中图分类号] G27 [文献标识码] A 文章编号：1671-0037（2014）01-42-2
档案分类是档案管理工作中的重要环节，既是上承档案收集的基础工作，又是下启档案整理的关键程序，是资料组织从无序到有序、从原始到科学的第一步；影响档案管理人员选择档案分类方法的因素复杂多变，能恰当运用科学的方法将档案分类，有助于实现档案便于利用的目标，值得每一位档案员深入了解，认真学习。本文将介绍一般的档案分类方法及其使用过程中的常见问题，逐步深入了解目前档案分类中的复式分类法及多级目录结构编制之间的关系，探索复式分类法与多级目录配合使用的妙处。
1 档案分类方法
1.1 常用的三种档案分类法
1.1.1 年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。
1.1.2 组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构头绪不多的单位。
1.1.3 问题分类法。问题分类法是以文件内容所设计的问题为标准，将档案分成各个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的终结全宗。
2 档案分类法使用过程中的常见问题
2.1 使用年度分类法时难以正确区分文件年度
由于文件产生过程的成文日期、签署日期、日期等不尽相同，因此档案员在鉴定文件所属年份时需多动脑筋、细心思考。以下的文件值得档案管理员认真思考，区分归档的所属年度：
《**公司2013年工作计划》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作总结》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年发展规划》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三届科研成果交流会》（该会议于2012年12月16日召开，2013年1月4日闭幕，会议材料需归档的包括会议通知、会议议程、开幕词、交流的科研论文、获奖名单等）
以上文件的年度划分，没有一成不变的参考标准，必须从文体种类入手，细心分析，遵循原则，正确处理：
2.1.1 法规性的文件以批准日期为依据；
2.1.2 指导性的文件以签署日期为依据；
2.1.3 会议记录以开会日期为依据；
2.1.4 计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件内容针对的时间为依据；
2.1.5 跨年度计划以开始年度为依据；
2.1.6 跨年度总结以最后年度为依据。
2.2 在使用组织机构分类法时，文件属于多个组织机构（部门）的或为多个组织机构（部门）所利用的，档案管理员往往为图工作简便，只在其中一个组织机构（部门）的档案中保管该份文件。这有悖于档案管理便于利用的最终目的。正确的做法应该是在各组织机构（部门）分别备份。
2.3 问题分类法常见的类别设置，档案工作者在为立档单位设类之前，用通过调研，对立档单位的主要职能、内部机构设置等情况有深入了解，根据实际情况拟定类别，试以某公司为例：
问题分类法容易遇到年度跨度大、涉及部门多的情况，可归入“综合管理类”或设“总类”。
档案管理员应注意在档案管理过程中不断完善类目，其体系应为逐渐完善的动态过程，对不尽合理之处或实际工作有变动的情况需及时调整改良。
因此，单一的档案分类方法在现实情况下是无法满足实际工作需求的，将上述三种单一的档案分类方法综合使用，能使档案分类呈多维立体的态势，最终服务于检索与利用，这就是档案分类中普遍运用到的复式分类法。
3 多级目录
多级目录在电子档案出现以后发展迅速，该目录结构也称为树形结构。在多级目录结构中，每一个根目录包含若干子目录，在子目录中又包含下一级子目录，这样类推下去就构成了多级目录结构。采用多级目录结构的优点是建档单位可以将不同类型和不同功能的文件分类储存，方便档案的管理和查找。如果仅仅依据以上的档案分类方法，可将档案目录平面铺开，形成多级目录。然而，这种单一、扁平的结构在工作中是无法满足实际需求的。只有将多级目录与复式分类法的巧妙结合结合，使扁平的结构立体起来。
4 复式分类法
以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成的档案分类方法叫复式分类方法：
4.1 复式分类法的常见类型：
4.1.1 年度-组织机构分类法。
即先将立档单位内的档案按年度分类，然后在每个年度类下再按组织结构（部门）进行分类。适用于内部组织机构经常变化但不复杂的立档单位，适合现行机关的档案使用。
4.1.2 组织机构-年度分类法。
即先将立档单位内的档案按照组织机构分类，然后在每个组织机构（部门）下按年度分类。适合内部组织机构稳定的立档单位，一般多用于撤销机关的档案分类。
4.1.3 年度-问题分类法。
即先将立档单位内的档案按照年度分类，然后在每个年度下按问题分类。适用于立档单位内部组织机构变化复杂，或由于组织机构间分工不明确、文书工作不正规等难以区分文件所属机构、没有内部机构或内部机构简单的立档单位。
4.1.4 问题-年度分类法。
即先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题下按年度分类。适用于撤销机关档案和历史档案。
档案管理员能根据上述四种复式分类法，编制多级目录，如图所示：
如此，复式分类法的立体维度结构形成。
4.2 使用复式分类方法应以立档单位的实际情况灵活设置，适当变动。试看以下例子：
某公司在成立之初由办公室、生产车间、采购部、销售部和研发部五个部门组成，由于该公司主要经营范围是加工生产，档案管理人员按组织机构-年度分类法来分类整理档案；其后几年内，企业人员变动较大，因为加工订单充裕，公司领导层决定增设生产线，提高盈利效率，生产车间增加到3个，撤并研发部，办公室分立成行政办公室和总务后勤两个部门。这样的例子在企业档案管理中是颇为常见的，档案管理人员应及时作出灵活的应对，对企业档案的分类方法做出调整，以免影响档案的利用效率，甚至导致档案管理混乱。该单位可将原先的组织机构-年度分类法调整为年度-组织机构实现档案的科学管理。
4.3 在以上复式分类法的基本模式下，按照档案管理的实际情况与保管年限结合使用，组合成以下的复式分类方法，使档案管理更趋条理化：
小结：档案管理的分类方法是将档案资料从内容到形式理出立体层次、纵横维度的过程。是一门充满理趣的学科，需要档案管理员用心用脑关注本单位的实际情况，用耐心和恒心去构筑适用好用的框架，在此过程中，多级目录的使用千变万化，但万变万变不离其宗，把握好根目录和二级目录的维度是关键，不少档案管理员将多级目录编成简单的序列，抹杀了多级目录的价值，实在可惜。在二者的完美配合下，实在不难建立合理的档案实体管理体系，更好地对档案实行科学管理与信息资源的开发利用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案法实施办法[S].
[2]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].中国人民大学出版社，2008.
