时间：2023-08-31 16:30:54
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关键词:采购;物流管理;成本控制
现代企业的采购物流管理是为确保企业在生产过程中可以正常运行的一种行为，是企业采购活动整体为对象而发生的协调、组织、计划与管理控制行为［1］，企业的采购物流管理是企业在实现生产和物资供应协调方面的重要保证，直接关系到企业的经济效益和正常运营，因此本文将对企业采购物流管理及成本的控制方法做以下探讨。
1采购物流与采购物流管理
在企业生产行为活动中，物流活动是采购物流、销售物流、生产物流、回收物流的总称，采购物流包括企业从供应商那里购买物资到实现生产活动的过程。以生产企业、流通企业和供应商的角度来看，采购物流都是企业物流的重要起点，是企业物流管理的主要环节，总之采购是企业经济利润的关键，是产品质量、品牌质量和生产环节的重要保障［2］。因此，企业采购物流的良性循环必须引起管理者的足够重视，科学系统地制订采购物流管理的规章制度［3］，全面合理地考虑各个环节的运行成本，进而有效地控制企业的一切成本开销。采购管理最终是以确保企业生产物资供应为目标的，所以采购管理应该具备:(1)确保物资质量的前提下，价格降低，选择价格低廉、质量稳定、信誉良好的供应商合作。(2)良好的采购管理是降低成本有效方法，采购物流管理的有效进行是对整个物流费用能否降低，物流经营效率能否提高，乃至整个企业的经营成本能否合理配置有着非常重要的影响。现将采购管理基本内容制图如图1。
2采购物流管理分析
根据艾文，王冠博［4］研究分析，我国现阶段物资采购总成本占企业总的售额的60%以上，由此可知我国目前企业中采购物流成本的控制是一项非常棘手的问题，已经成为企业运营总成本中所占比重最大的一部分，直接影响了企业正常运营中经济利润的控制，对企业适应市场竞争能力方面有着极大的影响，综合国内外成功的采购物流管理经验来看，采购物流管理分为制造行业企业内部业务整合、企业社区建立和从供货物资到销售终端所有环节协同的三个阶段。目前，我国采购物流管理仍处于初始阶段，本土企业在国际竞争中整体能力不够，部分企业虽然很注重产品质量和品牌质量但是采购物流管理方面流程和机制都不健全，我国企业在采购物流管理过程中还存在着很多问题，如采购人员责任不明确、专业素质较低、缺乏考评制度、企业与供应商之间关系不稳定等，这些因素造成了企业采购物流成本加大、物资浪费现象严重和企业经营压力加大等现象。
3采购物流成本控制措施
3．1规范采购物流管理方法
采购物流应该向着专业化、智能化、责任明确化和中心集成化方向发展，将企业采购能力集中化，使其在采购过程中占据主动地位，实现成本的有效控制，采购物流的职能可以使企业对内行政职能发生改变，企业相关管理者应对其详细了解并明确制定出管理办法，给企业的发展以正确的导向，采购物流的专业化和智能化是对从事采购的相关人员提出的要求，采购人员不经要具备专业知识和技能还应该对现代企业智能化管理有一定的掌握，不仅熟练应用计划指标的预算法、定额法等专业方法还要熟练使用计算机、英语、法律常识等专业知识。
3．2制订采购物流绩效评估办法
在采购物流成本控制的过程中，制订行之有效的绩效评估办法是十分必要的，绩效评估办法可以有效提升成本控制水平，结合本年度企业人事考核管理办法来对企业采购物流人员实行绩效评估办法，是采购物流管理人员从根本上提高对成本控制的重视程度，明确成本控制的侧重点，很多企业的绩效评估都取得了良好的效果，采购物流人员在物资的管理与储存、采购预算、采购计划制定和采购合同保管方面均有很大程度上的提高。
3．3维护企业与供应商的关系
企业与供应商之间的关系是企业能否生存下去的重要因素，在选择供应商时应该考虑有良好信誉、同行口碑较好的供应商，原材料的质量决定了企业产品的质量，供应商能否提供持续稳定的原材料非常重要［5］。另外，供应商所在地是否可以最大限度的节约运输成本也是企业应该考虑的问题。企业应该选择3－4家长期稳定的供应商，定期对其原料来源、原料质量进行实地考察，以保证企业生产持续有效的进行。总之，通过以上三方面的分析，我国目前阶段企业在自身发展过程中已经越来越重视对采购物流成本的控制，已经意识到了采购物流成本的控制可以直接的转化为企业的经济利润，为保证企业能够正常运行并且在同行业中利于不败之地，采购物流成本控制就必须要彻底、全面、认真地贯彻下去。
参考文献:
［1］王江喜，陶京．采购物流管理及成本控制［J］．环球市场信息导报，2015(11):275．
［2］林默默，陈曦．药企采购物流管理现存问题与发展对策研究［D］．北京:对外经济贸易大学，2015(20):234～236．
［3］付丽娟，许艳．采购物流管理及成本控制方法探讨［J］．工程技术:文摘版，2016(8):237．
［4］艾文，王冠博．采购物流管理与企业成本控制［J］．商品与质量，2016(31):345～347．
随着城市化进程的加快，我国餐饮业发展迅速，餐饮行业的市场竞争已经进入了白热化阶段。面对愈演愈烈的市场竞争，很多餐饮企业都面临着巨大的压力，需要将有限的资源高效地利用，使其效益最大化，达到既控制成本又获取更高利润的效果。成本是餐饮企业管理中最重要，难度最大的问题。餐饮企业大部分的支出用于物资的采购，根据中国烹饪协会公布的相关数据，2010 年我国餐饮百强中，原材料占全部成 本费用中的比例约为50%，人工费用为20%，租金费用为15%，其他为水电燃料、广告宣传等费用。因此要做好成本控制管理工作，首先就是要从物资采购方面着手，建立清晰明确的采购流程，这也是为成本控制打下基础。笔者所在的公司为母公司在北京地区的各写字楼提供餐饮服务，不考虑使用自有房屋的租金的话，原材料采购成本所占比重更大，对成本的影响更为直接和重要。
1 餐饮企业采购流程设计
1.1 市场调研
餐饮企业的物资采购涉及多方面的问题，主要包括物资产品的种类、质量、价格、信誉、售后服务等因素，餐饮企业要设立专门的采购部门，并派遣专职的市场调研人员对要采购物资的市场状况进行全面、系统的调研：第一，对要采购的物资根据物资的基本性质、库存情况以及采购需求来划分种类，以对市场中的物资产品按照不同类别进行调研。第二，了解过去企业物资采购的价格信息，以此为参照走到市场当中调研实际的物资价格，并对不同供应商的报价信息进行汇总和对比，以此作为采购定价的参考依据。第三，整理现有的供应商资料，走到市场中间广泛调研供应商的资料，尤其是对产品的质量和价格，尽可能多方面地了解供应商的信息并进行对比分析。
1.2 供应商管理
为了保证企业所采购的物资具有良好的安全性、可靠性而且价格方面有优势，就要选择好的供应商，这就需要对供应商的资质进行全方面的审核，并对供应商进行规范有效的管理。可在物资分类的基础上对供应商的等级进行分类，将供应资质、食品质量、价格等因素作为对供应商选择的参考依据，择优选择。尽可能地选择大企业作为供应商，减少中间环节，从源头上控制质量。
1.3 制订采购计划
为了使物资采购更具有目的性，更有计划地进行，防止盲目采购带来的成本浪费，就要预先制订出合理的采购计划。首先在物料需求方面制订计划，在企业各部门的配合下，对餐饮用料情况进行了解，依据实际用料需求和库存情况制订出用料计划，既保证满足企业经营的需要，又最大限度地减少过度采购造成的物料浪费。其次指定采购计划。根据物料需求计划，加上参考过去的采购记录，进一步确定物料供应商以及采购方式，报告给财务及上级部门审批。
1.4 采购活动的实施
采购前的所有计划都是为采购活动的具体实施做准备的，在采购过程中，不同种类的物资采购要有不同的采购方式。对于鲜蔬食品的采购，要保证其新鲜性和及时性，采购人员要根据采购计划对费用额度进行合理的预算，由财务部门审核后预支货款，以采取现金采购的方式来购买生鲜物资。与供应商协商价格达成交易后即时支付货款并开具发票。对于粮油、副食品等大牌采购的物资，往往采取批量订购的方式，采购人员选择好供应商后发出订单，供应商在约定期限内交货，库管人员核对订单，点清数量。
1.5 验收入库
采购人员与库管员配合接收货物，清点数量，检查质量。如其中存在问题，与供应商协商进行妥善的处理。货物质量检验合格入库，对各项单据进行核对，确定无误后进行采购结算。
2 餐饮企业成本控制与管理
2.1 严格控制采购定价，确保物美价廉
对于餐饮企业采购部门来说，要根据企业经营的特点和采购需求，制订科学合理的采购计划。对于每天应用率高的原料可根据当日的经营状况和库存情况来制定次日的采购量。减少盲目采购，对于采购计划外的大件物资，必须报给企业高级管理层来进行审批。建立周期性询价报价制度并严格贯彻执行，定价周期的长短依据企业经营情况和厨房原料需求而定，对于价格相对稳定的物资，可适当延长定价周期。餐饮采购部实行周期性市场询价制度，便于及时了解市场价格的变化，从而对采购计划进行恰当的调整。定价方案的制订要具有可行性并严格执行，餐饮企业不同的部门，如采购部、财务部、收货部、餐饮部等多个部门可定期派出专职人员一同走进市场进行市场价格调查。各部门之间要明确职责，共同负有成本控制的责任。部门之间要做好协调配合工作，共同对原材料的价格进行比对，根据综合情况来制定合理的定价。采购部门在进行原料采购的过程中，要货比三家，全面了解产品的市场价格，争取以最低的价格成本采购到更优质的原材料。此外，也可以采用通过综合选定一两家供应商签订长期合作协议，形成利益共同体，争取最大的价格折扣，同时根据市场行情定期对价格进行调整。
2.2 加强入库验收，保证采购物资质量
首先，要制定明确的物资验收标准。对于餐饮企业来说，行政总厨要根据本餐饮企业的菜肴情况，制定符合要求并且适应市场的原材料标准。对于入库的材料，要派遣专门的验收人员对货品进行严格的质量把关，核对好数量、质量和订单报价，对于超量的、质量不合格的物资要进行退回处理，既保证数量又保证质量。其次，明确职责，将验收工作责任落实到个人，由专门的验收人员来负责物资的验收并承担责任。验收人员要对原材料质量熟练掌握，具有良好的鉴别能力，定期到市场中走访，了解市场信息。如产品发生质量问题，相关人员及第一责任人要承担责任。最后，每日采购人员都要填写采购报表，验收人员填写验收报表，对原材料的采购和入库情况进行准确的记录，并对供应商的服务和信誉进行评价，上交上级管理部门。
2.3 严格控制原料使用，杜绝浪费情况
原料在粗加工过程中的成本控制主要是原料的净料率的控制，要对净料率准确地把握。切配对原料成本控制具有重要意义。在切配的过程中，要根据原材料的实际情况，遵循“整料整用，大料大用，小料小用，下脚料综合利用”的基本原则，从多方面控制食品加工的成本。对于餐饮厨房的厨师来说，要努力提供烹饪技能，做好菜品的设计，投料要合理，尽可能地减少辅料的浪费，减少废品，从而达到控制烹饪成本的目的。
关键词：采购物流管理；成本控制；方法
采购物流管理即企业为保证正常运行中所需的物资供应，以企业采购活动整体为对象而发生的计划、组织、协调、智慧、控制等行为，可见采购物流管理在企业物资供应和生产实现协调的重要保证，直接关系到企业运行所获取的经济效益，所以对采购物流管理及其成本控制方法展开研究具有重要的现实意义。
一、采购物流管理分析
据资料显示，现阶段物资采购总成本通常占我国企业销售成本的70%以上，可见现阶段采购物流成本控制已经成为我国企业成本控制的重要部分，直接关系到企业正常运行过程中的销售利润，对企业适应市场竞争的能力等方面也具有重要的影响，结合发达国家在采购物流管理方面的成功经验可以发现，采购物流管理可以分为制造行业企业内部业务整合、企业社区的建立和从生产原材料到客户的所有业务流程协同三个阶段，而我国现在采购物流管理处于第一阶段，使我国企业在国际竞争中的整体能力受到严重的制约，部分企业虽然在自主品牌、产品质量等方面占有一定的优势，但受采购物流管理流程、采购机制等因素的限制，整体发展状况仍不理想，可见，企业重视采购物流管理已经成为现代企业实现持续发展的必然选择。但现阶段我国企业在采购物流管理的过程中仍存在诸多问题，如采购队伍的整体素质有待加强、缺少全面有效的采购绩效评估制度、采购过程中建立供求关系的供应商不稳定等，使我国企业采购物流成本不断加大，企业经营压力也随之增加，严重削弱了企业应对市场风险的能力，所以现阶段进行采购物流的成本控制已经成为企业发展急需解决的问题。
二、采购物流成本控制方法分析
（一）推动采购物流管理向职能化、专业化、中心化方向发展
采购物流中心化即将企业内部采购能力集中化，使企业在采购物流过程中处于主动地位，以此实现成本的缩减；而采购物流职能化即扭转采购的对内行政职能，要通过管理战略的明确和管理队伍的专业化建设，使采购物流管理得到全面落实，将采购物流成本控制落实到具体的职能范围内；采购物流专业化，即要求从事采购物流管理的人员不仅要具有采购方面的专业知识和技能，如企业采购物流管理人员在成本控制的过程中应灵活的应用计划指标分解法、预算法、定额法等，而且对相关专业也要产生较全面的认识，并灵活的应用，如法律、计算机、会计、英语等专业，以此提升企业在大范围的市场竞争中的优势地位，成本控制的实现要以采购物流规范化管理为前提，所以当采购物流深化发展的同时，成本控制水平必然会随之得到优化和提升。
（二）落实采购绩效评估
在采购物流成本控制的过程中，通过有计划地对采购部门绩效进行有效的评估，对提升成本控制的水平具有积极的作用，例如结合企业的年度人事考核机制对采购管理人员进行绩效评估，使采购物流管理人员认识到采购物流成本控制的重要性，并认识到成本控制过程中的侧重点，实践证明在采购物流成本控制方面落实绩效评估，可以使管理人员有意识地针对采购过程中各环节加大成本控制的力度，如采购预算、采购合同管理、采购洽商、存储管理、运输管理等环节，通过直接和间接两种有效手段实现采购物流成本控制的总体目标[2]。
（三）注重采购物流涉及供应商关系的管理
现阶段企业采购物流管理过程中对供应商的选择主要考虑其是否与本公司在历史中产生过较理想的合作关系；供应的产品质量、服务质量是否满足自身需求；供应商所在地理位置是否可以最大程度的缩减运输成本，是否可以满足按时送货的需要，以及供应商自身的商誉、市场竞争力等，在综合评价供应商的基础上，企业要实现采购物流管理成本控制的目标，需要针对不同的供应商建立针对性的资料档案数据库，并进行分类管理，结合各供应商的发展状况进行动态的分级，在供应商管理的过程中应积极寻求与满足企业发展要求的供应商建立合作伙伴关系的机会，以此保证企业发展过程中对采购方案的调整、市场价格波动等不会对企业的正常经营构成较大的影响，实现采购物流成本的有效控制。
（四）落实以人为本的控制理念
在采购物流成本管理的过程中如果单纯地追求从采购物流方面进行成本的控制，很可能对采购物流的实现水平构成消极的影响，这要求企业在成本控制的过程中认识到采购物流管理水平的高度很大程度上取决于管理人员的专业技能和管理方法，高超的技能和优质的管理方法，可调动参与采购物流环节的人员进行成本控制的积极性，有意识地避免采购物流成本的浪费，例如在采购产品装载的过程中，选用更加科学的装载方式，有意识地优化运输过程中的车载温度，缩减采购产品的腐败率等。只有全面地落实采购物流人性化管理，才能有效地缩减采购物流成本浪费的空间，推动企业采购物流管理水平的持续升高
三、结论
通过上述分析可以发现，现阶段企业在发展的过程中已经认识到采购物流管理在缩减企业经营风险，保证企业正常运行等方面的重要意义，并在实践中有意识地进行成本控制，但现阶段其在成本控制的过程中仍存在诸多问题需要针对性的完善和优化。
作者:曹健锟 单位:中国人民军事经济学院
参考文献：
[1]梁婵卓.浅谈我国中小型企业物流管理成本现状及其控制方法[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2013,07：6-7．
一、会计信息化时代高校绩效财务会计目标的界定
一直以来，关于高校财务管理目标的研究一直没有定论。在现有财务管理的目标研究中，现代企业财务管理理论的发展将企业财务管理的目标逐步趋向于“企业价值最大化”，将企业资金使用的效用化即资本提供人所获得投入资本回报的最大化作为可衡量的目标。而高校由于“所有者缺位”这一本质区别于企业的特性使得对于高校财务目标的确立长期处于模糊缺位的状态，仅将“不以盈利为目标，精确预算，收支相抵”作为高校财务工作的基本准则。但随着高校教育改革的不断深入，高校办学自的进一步扩大，高校得到了快速发展，高校办学模式逐步呈现出灵活性、多样化的特征，教育经费投入不足与办学规模不断扩大之间的矛盾日益凸显，高校在满足社会效益的同时，经济效益也成为制约其生存和发展的关键性指标，高校的财务管理目标由“预算―支出”向“预算―支出―业绩考核”的组织价值最大化转化为大势所趋。
从理论探究的角度，高校的财务管理范畴内的组织价值最大化将主要体现在高校全面预算管理体系下，各项资金的预算、下拨、执行和监督过程中，目标的量化由“决策有用”逐步取代单一的“财务信息汇报”功能，更多地体现出资源配置的功能。通过资金的有效配置带动学校有限的教育资源的高效配置，进一步实现高校各个利益相关者的利益最大化。同时，由于高校是“非赢利单位”，高校财务“绩效”主要体现在经费预算是否准确合理，能否体现出高校战略发展的方向，是否依据做出有效决策等。基于以上分析，高校绩效预算的会计目标应当是准确预算、适当控制，将考核纳入到预算管理体系中，真正实现“预算支出，计划支出、计划考核”绩效财务管理体系。
二、会计信息化下高校财务绩效管理的业务模型
根据会计信息化下高校绩效财务管理的目标，高校财务应当以预算管理为核心。我国高校目前的预算体制是统一领导、集中管理或分集管理。无论是集中管理还是分级管理，大都未将各级管理的非财务业绩考核指标纳入到财务管理指标中去，还单纯停留在利用财务数字考核财务数字的业务模式中。如上级财务主管部门仅将高校财务的预决算指标的一致性，控制各种经费（如专项经费、公用经费）的预算内外资金的支出比例作为高校财务工作的考核指标，预决算指标数字越趋同，各项经费的使用总额在要求范围之内，则完成了工作要求。高校财务工作的目标更多的停留在数字上，没有实际的非财务指标做支撑，这必然使得考核虚设，导致找票报账套取现金，有预算之名却无预算之实的不良现象屡屡出现。
为了契合会计信息化下新的财务目标，真正实现高校财务的决策有用化和组织效用最大化。由于涉及非财务的考核指标，这就需要在校内各个部门间形成即时信息互动，将原有的预算管理体系进行绩效性扩展，全面采用会计信息化工具。
由图1所示，高校财务的绩效管理模型将绩效考核模块纳入整个财务管理体系中，突出了财务指标和非财务指标的综合考核的作用，将资金使用的绩效性提到了重要的位置，同时进一步扩大了各二级单位在资金使用上的全局观念，可以提升二级单位的工作能效性，对资金的使用效率进行控制。在下个年度开始前，高校内的各二级单位将未来学科建设、人才引进、开展各项活动需要的资金使用预算和执行计划交财务处汇总，人员经费由人事部门核定后统交学校最高决策机构进行总盘决策后编制学校总体的预算方案，按照经费的使用性质依次分为人员经费、公用经费、学生经费和专项经费，并按照各经费的使用方案分次分别划拨入主管经费使用的各二级单位项目，预算年度开始后，各二级单位按照批复计划进行使用，使用情况将进行月度或季度汇总分析，分析数据进入绩效考核模块，按照不同单位的绩效实施情况，进行预算调整，年终总结后作为下一年度的预算编制的参考，提交学校最高决策部门，还可作为年终考核的财务依据。这一绩效流程模型的存在依据为信息化的系统架构，实现不同项目间、不同资金性质间的适时控制，如图2所示。
学校最高决策部门确定总的预算划拨方案后，按照高校的经费管理办法和部门设置的管理权限分配至不同部门的不同项目中，由学校所有单位根据开展活动的性质和要求在不同的项目中进行支出，支出资金的性质比例与预算的实施计划相契合，支出结果进入考核体系至年末与各二级单位的非财务指标结合后作为综合考核指标，综合考核结果作为下年度预算分配的基础，实现财务绩效化的目标。上述各个模块间通过系统勾稽关系结合在一起，并通过信息化的工具实现适时的监控，各模块数据随绩效的考核变化适时变化。
三、会计信息化下高校财务绩效管理的信息化实施流程
会计信息化背景下的高校财务绩效管理流程应按照全面预算管理“预算编制、预算下达、预算执行、预算调整与反馈及预算考核”为实施流程。具体如图3所示。
由图3可知，在年度预算开始之前，二级单位根据下年度的各项工作的安排向财务部门提交各项预算，由财务部门汇总后交学校最高决策机构根据学校整体的发展战略进行的调整和决策后交财务部门按照人员经费、公用经费、学校经费和专项经费类别编制校级预算并依次划拨。划拨的方法可采取一次性划拨也可财务分次划拨的方法，划拨后进入核算模块，各经费使用单位根据预算计划进行经费的使用，财务部门根据各单位的预算计划进行预算控制，必要时进行预算调整，年终时将各单位资金执行情况的报告结合各单位的非财务指标提交学校最高决策机构，进行综合绩效考核作为下年度预算各部门预算审议的基础资料，依次循环。其信息化的实现模块如图4所示。
由图4可知，高校财务绩效管理平台仍将遵循“收支相抵”的预算管理办法和管理模式，财务管理平台包括收入管理模块、计划管理模块、部门预算模块、校内预算模块、校内核算模块，部门决算与校内考核模块七个部分。各个模块都集成了录入、审核、报表输出等基本功能。具体来说，
收入管理模块由收入中心进行录入、审核并提交报表；计划管理模块由各二级单位输入下一年度的执行计划，由人事部门导入在职和离退休人员信息，由国资处输入资产信息。计划管理模块由财务部门预算管理中心进行汇总审核，并赋予修改权限，待将汇总表格交由校级决策部门决策后进行调整和修改。
收入管理模块和计划管理模块的报表输出功能为预算中心编制省级部门预算提供了基础数据，结合往年不同经费类别使用的具体情况，进入部门预算模块进行部门预算数据的编制和录入，并可进行报表输出。由于省级部门预算编制系统由省级部门选择，此模块为高校备份模块，为省级预算年中调整做信息化辅助工作。
部门预算确定以后，根据部门预算的收支情况，由财务部门的预算中心进行校内预算的编制和录入工作。校内预算模块涵盖了计划管理模块，可以直接通过计划管理模块生成数据，不同实施计划不同类别经费的总额直接进入账务系统项目下的子科目中，预算中心可根据输出报表进行相应账务处理即预算划拨。
预算划拨工作结束以后，随着高校各项事务的开展，校内二级单位可在计划指引下通过报账核算模块进行资金的开支，若出现未预计资金使用情况，可向预算中心提出申请，经校决策部门决策后由预算中心在校内预算模块内进行调整后支出。每月或每季度轧账后预算中心可通过模块进行报表的输出，即为预算执行情况的分析进入考核模块控制，控制的方式主要有分期划拨、调增调减经费等。
年终，经费核算模块可直接生成报表，根据报表内容预算中心编制决算报表上报，各单位各项目的使用情况将作为财务考核指标进入综合绩效考核体系，由校决策部门对二级单位进行考核，考核结果作为下一年度的经费控制的依据。
四、结论
综上所述，要满足会计信息化背景下对高校财务绩效管理的要求，就要从高校绩效财务管理目标重塑入手，重建高校财务业务模块，通过立足于数据交换、数据挖掘和子系统重叠的会计信息化工具高校财务信息化管理平台重塑高校财务管理的流程和机制，进一步将学校内的各个部门有机的结合在一起，做到数出有因，数出一门，大幅提升高校财务管理水平，为学校的健康有序发展提供保障。
为解决目前采购存在的问题，实现高质量、低成本的采购，本文在深入分析原有采购管理模式的基础上，对采购管理方式进行了全面优化，增加了采购计划功能，梳理了采购申请审批流程，并通过我所实验室管理系统开发平台，以JAVA为开发语言，对设计并优化的功能全部进行代码实现，实践证明优化后的采购流程提高了我所采购效率，满足了实际应用需求。
［关键词］
采购管理；流程优化；实验室管理系统
1研究问题的提出
当前企业信息化程度日益提高，我所内部已经运行实验室管理系统，该系统的设备采购模块集成了采购申请的审批、询价比价单审批、合同的审批、付款的审批。但是采购计划的填报与、供应商管理等功能未实现集成，信息化建设还需要加强。另一方面，计量课题的研究周期越来越短，往常5年的研究周期，现如今一个课题项目从立项到验收，通常为2～3年的时间，因此采购周期也进行了缩短。同样，航天产品研发速度越来越快，以往十几年研发一型产品，现在研发周期也大大缩短。由于研制周期的降低，有时甚至要求采购周期缩短为原来周期的十分之一。我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，效率较低，无法满足采购周期急剧缩短的现状。
2存在的主要问题
2．1采购作业信息化覆盖面不全
随着对采购管理要求的提高，采购作业规范性要求也越来越高。原有的采购模块没有采购计划填报和询价比价单功能，实际工作中的采购计划填报和比价询价审批环节仍然通过纸质或电子表格形式进行处理，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢、有效信息无法保存和重复利用等问题。
2．2采购审批时间过长
我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，而且不区分是计划内采购还是计划外采购。该采购审批是对申请部门提交的采购信息进行初审，主要考查的是采购需求是否已经列入了年度采购计划，采购信息的内容是否符合计划要求，比如采购需求是否是在项目中列支的，预算是否在项目的规定经费中，填报的型号是否符合项目要求，采购人员进行初步询价和采购需求的核对。
3设备采购管理流程的优化措施
针对采购管理中存在的两个主要问题，对其产生的成因进行分析，我们给出了以下解决方案，促进采购管理水平不断提升。
3．1加强采购全过程的信息化和规范化
3．1．1采购全过程信息化和规范化设计
原有的采购模块没有采购计划管理功能，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢的问题，针对这些问题，我们在实验室管理平台上新增了采购计划填报、采购计划功能。
3．1．2采购模块信息化和规范化设计效果
首先，在实验室管理系统的采购流程中增加采购计划填报和采购计划表单。将采购计划的填报实现网上填报，流程审批结束后由采购管理员进行初步汇总。最终确定年度的采购计划。有助于企业内控及资产的合理利用，降低成本。采购计划的填报在准确性、统一性、及时性都有很大的提高，增加了归口部门的职责，对采购计划的填报进行了初审，大大提高了采购计划的准时性及准确性，为后续采购工作的开展打下了坚实的基础。其次，增加了计划内采购备选库对后续的采购申请流程优化提供了数据来源基础，不需要重复录入。
3．2优化采购申请流程
3．2．1采购申请流程设计
采购申请中约80％以上的申请是计划内采购，其他是计划外采购。因此我们把原采购流程区分为计划内和计划外两种类型。对于计划内采购流程步骤重新设计，精简冗杂的审批过程，缩短审批时间，同时计划外采购审批流程不变。由程序根据申请人选择的计划类型来判断后续流程步骤。
3．2．2优化后的采购申请流程的效果
通过此流程的优化，可减少审批的环节，避免了领导因工作忙碌或不在，而导致无法及时审批通过的情况发生，以及重复审批的过程，使采购申请平均审批周期缩短30％以上，大幅加快了审批速度。另外，对可以并行审批的部门实现会签，节省审批时间，缩短了串行审批的时间，缩短采购管理周期，提高采购效率。
4结语
本文在深入分析原有采购流程的基础上，增加了采购计划填报、采购计划、计划内采购备选库，同时优化了原有采购申请流程，把采购申请流程区分为计划内采购和计划外采购，并精简了计划内采购流程。实践证明优化后的采购管理方式使我所的采购业务工作流程更加科学、更加规范，并且大大缩短了审批时间，提高了我所采购效率和规范化，满足了实际应用需求。
作者：郭根 琚小琳 单位：北京无线电计量测试技术研究所
主要参考文献
［1］中央企业管理提升活动领导小组．企业采购管理辅导手册［M］．北京：北京教育出版社，2012．
［2］徐杰，鞠颂东．采购管理［M］．北京：机械工业出版社，2009．
(1)持续改善原则
用户需求、市场环境是不断变化的，采购管理要营造一种持续改进、不断完善的氛围去顺应这种变化。通过跟踪业务先进的理论和实践，评估自身的实际运营成效，制定改善计划，并组织实施。
(2)最小成本获得高质量原则
最小成本获得高质量原则是采购管理优化中应用最为广泛和有效的一种优化原则。最小成本获得高质量原则是以标准成本为基础，将实际工作中产生的成本与标准成本进行比较，找到引起成本差异的最终原因和责任，并采取相应措施，实现对采购管理成本的有效控制。最小成本获得高质量原则的运用，需要采购中心严把成本关，将成本控制最少来获得期望的高质量物资及服务等。
二、高校采购管理优化
（一）策略优化
在采购管理的优化中，主要将物资划分以下几种来进行，根据不能的物资划分，采取不同的优化策略。采购物资主要可以划分为以下几种：重要物资、瓶颈物资、普通物资、一般物资。
（二）流程优化
综合运用现代物流优化方法及整体优化的理念，在传统的采购流程基础上进行整体优化，建立相对合理化的采购方案。通过优化后的采购流程，虽然采购环节略有增加，暂不能解决现存在的全部问题，但在制度上、管理上可以填补很多不足之处，在管理上可以实现信息公开化，促使采购中心信息获取更加及时准确，管理更加方便，功能更全面。
（三）供应系统流程优化
针对采购管理的现状及现阶段存在的问题，结合现代物流的思想，这里引进类超市化的供应模式，其主要思想是将需求物资分类别，分部门，按照需求程度来进行超市化的布置，建立物资需求超市。
首先，将采购好的物资整合、归类。将战略性物资、瓶颈物资、重要物资及一般物资分类别存储，在不同类别的物资划分中，在具体的将每种物资标号，并记录库存信息，以此来方便工作人员的拣选工作。
再次，需求部门可以直接到物资超市来获取物资，如果是小量、单一物资可以直接拣选；如果是需求量大的物资，物资超市可以在预订的时间内送达到指定的地点。物资超市的工作人员都要在计算机系统中做好记录，记录每次拣选信息及其需求部门等信息，同时更新库存数据。
最后，物资及时获取、更新物资需求信息及库存信息，保障校内工作的顺利进行，做好师生的服务工作。
三、结论
由于我国高校采购管理改革起步较晚，我国高校物流采购管理建设从整体上来说还落后于国外高校的平均水平，特别是当前高校社会化举步维艰和现代物流概念还未能具体引入到高校工作实际中。综合运用现代物流理论知识及整体优化方法的基础上，对采购管理进行全面的优化。主要针对现阶段采购管理现状出发，引入信息化优化理念，在原有的采购及供应流程的基础上提出优化方案，
(1)信息化方面：采购管理信息获取更加准确、及时，信息处理能力有很大的改善。
(2)采购工作方面：采购信息更加具体，引入信息技术，采购工作更加准确、可靠；类超市化供应模式的有效运用方便需求部门及时获取物资信息；
(3)制度建设方面：建立采购管理基本工作手册，定期的对采购管理测评，学校管理层以监管者身份出现，制订规章制度时更具合理性与公正性。
关键词：招标采购 B/S 管理系统 信息化
随着高等教育事业的不断发展、国家投入经费大幅增加，办学条件不断完善，高等学校在教学、科研及学科建设等领域对各种仪器设备的需求越来越大，加之高等学校对仪器设备的需求面宽、差异大、采购特点鲜明以及有越来越多的国内外设备厂商参与到高校仪器设备采购的竞争中[1]，使得高校的招标采购工作任务不断加重、工作环境日趋复杂，高校对招标采购的管理工作也急需完善。传统的人工纸质化数据处理方式难以适应采购过程，给采购管理工作带来困难，严重影响了招标采购的工作效率[2]。
在信息化建设日益发达的现代社会中，信息化管理已成为管理工作的重要组成部分，它能够在极短的时间内以最低廉的费用和最准确的结果处理和传递大量复杂的信息[3]，信息技术的发展为管理工作带来了极大方便。以往基于C/S架构的管理系统通常用于局域网，适用面窄，程序需要安装才可使用，并且维护成本高，每次升级，所有客户端的程序都需要改变。笔者基于B/S模式，将招标采购管理工作与信息化建设相结合，开发出一套满足用户需求的招标采购管理系统。系统解决了C/S架构带来的弊端，并且让用户可以随时随地通过管理系统查询采购工作情况，统计各类数据，实现信息共享。这样不但能够充分提高工作效率、调动工作积极性，也可方便领导通过管理系统随时查看各类采购信息数据、掌握采购工作进度。
1 高校招标采购管理工作难点及问题
近年来随着我国教育事业的高速发展，高校招标采购管理工作任务也不断加重，工作中存在的问题随之显现出来。但是高校作为非盈利单位，其招标采购工作存在的问题具有一定的特殊性。譬如：
1.1 资金来源渠道多
高校的资金来源除政府财政拨款和事业性收费外，还包括其他资金渠道，如纵向、横向科研经费，211经费，修购款，捐赠款等[4]。多渠道的经费来源，加重了经费使用情况的统计工作，若使用纸质形式进行统计，缺乏实时统计的动态工作效果，不能及时准确地掌握经费的使用情况，不利于对设备采购经费的充分利用。
1.2 招标采购工作周期长，工作计划性需要加强[5]
招标采购的过程需要先提交采购申请再执行，工作周期较长，个别用户为减少采购流程，采取先采购后提交计划的做法，这种不经批准自行采购的行为，不仅不利于对采购工作的监督，且容易导致设备的重复购置或超预算等现象，影响了学校采购工作的计划性。
1.3 招标采购档案管理繁杂
招标档案包括：招标提请文件、招标申请、招标文件、投标文件、评标纪实、中标公告、合同文本及其他相关文件。管理并妥善保存这些数目种类繁杂的文件，具有特殊性和复杂性，是一项细致的工作，需要花费大量的人力。
2 针对招标采购管理工作需求完成系统设计
传统管理模式的招标采购工作流程、数据处理方式均为纸质化处理，工作进度慢且没有条理性，不易于领导进行监督和指导。
针对招标采购工作的特点和难点，招标采购管理系统的建设目标为：
2.1 方便不同资金来源统计，掌握资金使用情况
系统根据采购资金的来源，对各环节资金使用情况，如：中标价格，节约金额等，进行分类统计。既方便了资金统计工作，用户又可准确掌握不同种类的经费使用情况，并根据实际情况制定采购计划，实现设备采购资金的充分利用。
2.2 提高计划申请速度，节约采购时间，加强采购工作的计划性
招标采购系统可设置计划管理区，按照招标采购工作要求规范审核并完成招标采购工作，可提高申请审批速度，缩短采购周期。用户可在计划管理区快速查询已提交的采购计划，查看已经申购的设备，避免出现设备的重复采购，加强采购工作的计划性。
2.3 严格按照流程设计招标采购执行功能区，实现无纸化办公，降低招标采购档案的管理难度
招标采购工作需严格按照规定流程在管理系统中逐步完成，其中包括招投标、签订合同、付款验收等。工作人员在签订合同后，可以上传招投标文件、合同、发票等需要存档的相关文件，将纸质文档转换成电子文档。招标采购管理系统可准确记录下招标采购的操作过程，每一笔业务的相关数据，文档可以有序保存，供用户业务需要使用，实现无纸化办公，方便了招标采购的档案管理工作。
3 系统体系结构及功能结构
3.1 系统体系结构及开发工具
招标采购管理系统采用B/S（浏览器/服务器）结构。服务器主要任务是承担网络监听和实现客户端链接、数据库管理、数据存取和数据传输功能。浏览器作为客户端面向用户，承担着招标采购管理系统的管理和服务。开发工具是Microsoft Visual Studio 2008。
3.2 系统工作环境及支撑软件
3.2.1 服务器端的工作环境要求及支撑软件
操作系统：Windows Server 2008高级服务器版
数据库管理系统：SQL Server 2005企业版
3.2.2 客户端的工作环境要求及支撑软件
操作系统：Windows 98或更高
开发环境与语言：基于.NET开发框架和C#程序设计语言
浏览器要求：用户可以通过IE或者兼容IE的浏览器直接访问
3.3 系统功能及结构
招标采购工作的具体流程可概括为：一般用户根据实际工作需要向学校相关管理部门提交设备购置计划表，管理部门对计划单进行审核，并依据学校制定的设备招标采购工作制度，完成设备招标采购工作。其中，可把招标采购流程细化，首先将设备分为自制设备、一般设备、免税设备3类，根据设备类型，学校制定相应的采购管理办法；参照采购管理办法，实施具体采购方案。工作流程如图1所示：
图1 采购工作流程图
根据招标采购工作流程，设计招标采购管理系统的功能结构（如图2所示）。
图2 系统功能结构图
3.3.1 浏览器客户端
系统采用B/S结构，浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互，用户查询、录入、修改等对数据进行的操作，均通过浏览器传输到服务器端。
3.3.2 一般用户
用户可通过浏览器访问招标采购管理系统，查阅招投标公示及网站公布的相关规章制度；可在浏览器申请页面上直接填写设备购置申请表，方便快捷；首页设置了用户登录模块，根据用户名和密码决定用户权限，根据实际招标采购工作流程，系统将后台管理功能区设计划分成如图2所示的不同的管理功能区。
3.3.3 管理用户
管理用户可分为超级管理员、一级管理员、二级管理员。超级管理员为系统维护人员，具有最大管理权限；一级管理员为招标采购工作执行人员，负责完成具体招标采购工作；二级管理员为提交计划的一般用户，提出具体的采购计划。超级管理员根据一级管理员所负责的招标采购工作内容，将后台系统维护区、前台管理区、计划管理区、执行管理区、报表统计区等功能模块分配给相应管理人员，实现动态分配管理权限；而对二级管理员仅提供查阅已提交购置计划单的情况，以便提高购置设备的计划性。一级管理用户在执行管理区完成采购流程，但是招标采购管理系统要根据自制设备、一般设备、免税设备等不同类型的设备采购方式制定不同的系统功能区。如图3所示。
图3
4 系统功能实现及优缺点
4.1 根据系统的功能结构，编写程序，实现其功能
系统程序结构框架如图4所示：
图4 系统程序结构
4.2 管理系统优势
招标采购管理系统主要分为前台呈现部分、后台管理部分。一般用户可通过浏览器直接访问前台，根据需求填写并提交购置申请。后台管理实行动态权限分布模式，将不同的管理权限分配给相应的采购管理负责人，每个管理人员只能浏览、操作自己职责范围内的管理模块，可独立完成其本职工作；采购工作流程中的每个环节是不可逆的，各采购环节负责人将采购信息提交保存到下一环节，只能由下一个管理负责人进行采购项目的跟进，体现了采购工作的进度及连续不可逆性。另外，为方便掌握招标采购工作的进度及完成情况，了解多渠道资金的使用情况，系统实现了信息数据实时统计功能，并在每个工作环节设置了查询功能，方便用户及时查询、了解情况。
招标采购管理系统在记录不同工作过程信息的同时还可提供数据查询及统计功能，及时查询招标采购计划、招标工作进度、采购设备状态以及查看招标采购合同信息，这样可以提高招标采购工作的计划性，增加招标采购工作的透明度，为监督工作提供方便快捷的信息资源[6]。
4.3 应重视的问题
信息化管理在招标采购工作中的应用也存在一定的问题。招标采购工作人员要接受信息化管理工作的培训，对信息化管理有一定的认识并且接受其管理模
式，愿意主动分析新的管理方法与手段，提高自身的业务素质[7]。
信息化管理对基本硬件设备有一定的要求，要保证数据的安全性[8，9]，应采用备份机，及时备份数据，形成安全可靠的系统数据管理模式。
5 结束语
根据招标采购管理工作的特点，设计招标采购管理系统是一项开拓创新的工作，我们在摸索中前进。在信息化高速发展的今天，将招标采购管理工作与信息化建设相结合，得到越来越多用户的认可，促使招标采购管理工作更加成熟，同时体现了招标采购管理工作的发展与进步。
参考文献
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[6] 杨春明.高校仪器设备采购过程管理系统开发[J].实验室研究与探索，2010，29（6）：188-191.
[7] 王加元，王鸿宇.应用信息化建设技术实现高效快捷管理[J].山西建筑业，2010（10）：37-38.
摘要：采购管理是连锁企业经营管理中的核心环节，贯穿了连锁企业经营的全过程，现阶段，我国连锁企业在采购管理中还存在诸多问题，制约了我国连锁企业的进一步发展，本文对连锁企业采购管理中出现的问题进行了理论分析，并有针对性地提出了相关对策，为我国连锁企业采购管理提供理论参考。
关键词：连锁；采购；管理；问题；对策
连锁商业自上世纪80年代引入我国，在短短的二三十年时间，呈现出强大的生命力和良好的发展态势，但是随着连锁业内竞争的激烈，各种问题也不断涌现，采购管理中的问题尤为突出，采购管理水平不高，成本居高不下已成为普遍现象，直接影响了连锁企业集中化采购优势的发挥，严重制约了连锁企业的进一步发展壮大，提高采购管理水平已成为现阶段我国连锁企业迫切需要解决的问题。
一、我国连锁企业采购管理中存在的主要问题
（一）采购管理理念落后
我国连锁商业的起步较晚，无论在理论还是实践方面与西方发达资本主义国家连锁企业还存在相当大的差距。从客观上来讲，国内连锁企业受资金、政策环境等因素影响，规模普遍偏小，管理的现代化、规范化程度不高。从主观方面而言，我国连锁企业采购管理的理念落后，主要表现为：采购管理的学术研究价值还没有得到人们的足够重视，相关的基础理论研究缺乏，不能为连锁企业的采购实践提供必需的理论指导，对供应商的地位及认识上还存在误区，目前，国内许多连锁企业仍将供应商视为企业的竞争者，连锁企业与供应商在采购价格的博弈中常常处于对立的状态之中，侵害供应商利益的行为多有发生，甚至直接导致供应商与连锁企业关系的恶化，也损害了企业自身利益，而大型外资连锁企业则非常注重对供应商的筛选，视供应商为长久的合作伙伴，引导供应商参与到企业商品销售管理过程中来，从而达到“互利互惠、合作双赢”的目的。
（二）供应商管理不到位
供应商管理是供应链采购管理中一个很重要的问题，它在实现连锁企业标准化采购中起重要作用。现阶段我国连锁企业对供应商的管理上存在诸多问题：企业未能通过网络等渠道有针对性地进行供应商选择，导致供应商资质及产品质量等一系列问题的出现，并使自身在日后的合作中遭受损失；与供应商的联系不紧密，连锁企业与供应商的沟通仅限于价格谈判及货物催交付，没有与供应商之间建立相互信任，合作双赢的良好关系；缺乏对供应商的考核、评价、激励，例如，很多连锁企业没有全面的供应商评价指标，即使采用招标制，评估标准也局限于价格，在采购过程中，连锁企业对供应商的合作状况没有记录和评估，对于供应商的不良行为未有相关的处理制度，对信誉好的供应商未建立相关的激励机制等，因而，国内连锁企业无法调动供应商的积极性，也加大了连锁企业采购过程中的风险。
（三）信息化程度不高
现代网络信息技术的应用与普及对企业管理水平的提升起到非常关键的作用，然而，连锁企业总部与门店职能的分工，在一定程度上实现了企业管理的现代化、专业化，但是也增加了企业内部信息沟通的难度，我国连锁企业受资金及技术等因素的制约，信息化程度普遍不高，一方面，企业内部信息平台建设落后，总部与门店及门店之间的信息沟通不畅通、不及时，门店销售情况难以及时反馈到总部的采购部门，往往造成产品品类、数量、质量等方面采购的不准确性，总部的采购不能真实地反映消费者需求，门店之间内部需求调济也不能及时有效进行，直接影响企业库存的合理化及资金的周转。另一方面，企业与外部的信息化平台建设滞后，企业无法及时获得产品及市场信息，在新产品的引进及优质供应商选择上显得十分被动，同时，企业与供应商之间没有建立信息沟通平台，也无法实现与供应商之间进行快速进货、补货、退货等采购流程操作，信息化程度不高已严重影响了我国连锁企业采购管理水平的提高。
（四）流程管理不规范
采购流程是一个庞大的系统，一般包括：收集信息，询价、比价、议价、评估、索样、决定、请购、订购、协调与沟通、催交、进货检收、整理付款等环节，每一个流程对企业来说都是非常重要，但是，采购流程管理也是连锁企业采购管理中最薄弱的一环，只有对采购各流程进行有效监控，才能实现采购的低成本运作。然而，连锁企业采购的大规模、集中化特点增加了采购环节的不可控性，也加大了采购流程管理的难度，目前，我国连锁企业采购流程监管理不力的现象普遍存在：一些企业没有制定采购各环节详细的操作手册及操作规范，加大了人为操作失误的可能，对采购人员的行为也缺乏全面的考核与监督，一些采购管理人员在在采购的过程中往往经不住外界的诱惑，与供应商进行暗箱操作，弄虚作假、收受回扣等，极大损害了企业的利益。
二、提高我国连锁企业采购管理水平的对策
（一）树立现代连锁企业采购管理理念
企业采购管理理念决定了其采购的形式与方法，积极转变自身经营管理理念是连锁企业提升采购管理水平的前提和基础。连锁企业应积极转变观念，从主观认识上重视采购管理，在此基础上不断提高采购执行能力，根据自身企业的特点和优点尽快建立起一支专业、高效的采购团队，通过对采购人员的岗位技能培训，学习国外连锁企业采购的先进理念及技术，促使采购人员不断提高专业化水平，注重建立由采购部门牵引、以组织需求为导向、各级管理者全部人员参与的采购管理组织体系，处理好采购管理部与总部各职能部门及与门店之间的关系，同时，充分认识到供应商管理在采购管理当中的作用，建立与供应商之间的良好合作氛围，加强信息沟通，吸引供应商参与到连锁企业库存控制、质量跟踪管理中来。
（二）加强对供应商的管理
连锁企业因多门店统一采购，商品的采购需求量较大，要在保证商品“量”的基础上保障商品的“质”，供应商的管理显得更为重要。一方面，企业应根据自身需要及产品特点来选择合适的供应商，在选择供应商时应对其相关经营情况进行详细地调查了解，包括经营资质、产品渠道、品类、质量等，建立相关的供应商管理档案，进行分类管理，定期收集、更新供应商的资料；另一方面，要加强对供应商的考核与评价，如供应商在供货过程中存在数量、质量、交货时间等方面的违约、欺诈行为，连锁企业应进行记录，及时处理，严重者终止其业务往来，并追究其法律责任，根据供应商的合作行为记录及产品销售情况等，对其进行综合考核与评价，促使供应商不断规范企业行为；再者，引入合理的供应商激励机制，促使供应商不断提升自身专业化水平，对于信誉良好的优质供应商，连锁企业可以在平等互利的基础上与其建立长期稳定的合作关系，如签订长期的、有信任保证的订货合同，给予供应商价格折扣和柔性合同，减少产品检查环节等，从而减少企业购过程中的风险，降低采购成本。
（三）提高采购管理信息化水平
连锁企业要实现采购的规模化与专业化，必须充分采用现代信息技术进行采购。通过内部信息化平台，加强连锁企业总部与门店之间及企业内部各门店之间的信息沟通，采购部门可以通过内部信息平台及时了解门店的销售及库存情况，及时调整理采购计划，减少不合理采购所造成的损耗；连锁企业应利用互联网，积极搭建企业外部电子商务平台，这也是现代连锁企业采购发展的必然趋势，通过电子商务平台，连锁企业可以采购信息，也能了解商品供给信息，包括产品供给的数量、质量、价格等相关信息，通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货，并网上支付货款，最后通过网上的物流过程进行货物的配送，完成整个交易过程，不仅提高了采购的速度和效率，也使得采购的流程更加规范透明，有利于采购过程的监管；加强与供应商之间信息平台的建设，通过企业间的信息平台及时传递产品采购信息，实现采购的快速、高效运作，达到双赢的目的。
（四）规范采购管理流程
目前，随着经济的不断进步和信息技术的发展，国内外买方市场已经形成，连锁企业采购部门对采购业务的各环节的内部控制就显得尤为重要。连锁企业要从自身的特点出发，建立严格的采购管理制度和采购信息库，采用一套科学、系统、有效的物流采购管理操作平台去指导、改善和实施物流采购运作，形成企业独有的物流采购优势：对于采购链上的各个环节，进行严格规范和约束，制定相关操作流程及标准；明确各部门的责、权、利，使采购人员在采购过程中做到有章可循；加强对请购、审批、签约、执行、检验等多种环节方面的管理；制定好采购计划，严格按照采购计划实施采购；加强对供应商的考核、分析和评价；建立供应商管理档案，定期收集相关的资料信息；建立规范的商品进货、验收、入库、退货、补货等操作规程；加强对企业采购人员采购行为的考核，把采购业绩作为考核部门人员的重要指标，减少暗箱操作，杜绝采购中的腐败现象的产生。（作者单位：长沙理工大学；湖南化工职业技术学院）
参考文献：
[1]司银霞.采购与供应管理实务[M]北京：人民邮电出版社，2011，（10）.
关键词：用友；ERP-U8；购销业务；流程图
中图分类号：F234 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-0000-02
用友ERP-U8软件能将财务链和供应链系统有机结合进行购销业务进行核算及处理，但由于相关核算及处理涉及操作子系统及操作步骤较多，对初学者来说，想快速掌握是有不少难度的。使用图表会有助于操作者认识财务链与供应链系统子系统的操作交互性，增加对购销业务处理流程的宏观认识。但是，目前许多关于用友ERP-U8购销业务的图表往往综合性强、复杂度高且拓展性低，对于想实现快速理解和记忆的目标，并不具备优势。因此，笔者尝试整合实际工作岗位和用友ERP-U8软件财务链与供应链购销存系统，构建简明易懂并具备拓展性的购销业务流程图，以帮助初学者迅速掌握在用友U8供应链中购销业务处理的操作。
一、购销业务简明流程图的构建基础
购销业务流程及供应链子系统关系图是购销业务简明流程图的构建基础，简单清晰地反映了采购、销售业务流程及涉及的操作子系统。如图1所示。
从图1可以看出，ERP-U8购销业务处理流程具有对称性特征。该特征表现为购销业务处理操作涉及“两条流向，四个系统”。
“两条流向”指的是采购、销售业务处理过程包含资金流和实物流处理。其中资金流即购销的货款资金流转，表现为从采购、销售管理至应付、应收款管理系统；实物流即存货实物的流转，表现为从采购、销售管理经库存管理、再到存货核算系统。
“四个系统”指的是购销业务处理流程基本上各自关联到采购（销售）管理、库存管理、存货管理及应付（收）款管理四个子系统，然后凭证传递至总账系统。在实际工作中，四个子系统由对应的业务部门或岗位具有相应权责的人员进行操作。
二、购销业务简明流程图的构建
1.普通采购业务简明流程图
（1）图示说明
下面根据ERP-U8采购业务处理流程特征、财务链及应链系统与业务部门或岗位对应关系和业务主要步骤构建普通采购简明流程图，如图2所示。
该图使用横虚线间隔出四个子系统，也代表相应的业务部门或岗位。图中的矩形框表示采购业务需要操作的主要步骤，矩形框置于哪个子系统范围，表明该步骤由相应的部门或岗位人员在此子系统进行操作。图中的数字体现普通采购业务主要步骤的顺序。
（2）业务流程步骤
从图2看出，普通采购业务流程主要有六个主要步骤，具体
如下：
步骤①――在“采购管理”下填制采购订单。采购人员与供应商签订合同或下订单后，在“采购管理”子系统下填制采购订单。操作路径为：供应链-采购管理-采购订货-采购订单。
步骤②――在“采购管理”下生成到货单以及采购发票。采购部收到采购的物资及采购发票，在“采购管理”子系统下参照订单生成到货单以及采购发票，发生的现付处理在采购发票里操作。填制到货单的操作路径为：供应链-采购管理-采购到货-到货单；填制采购发票的操作路径为：供应链-采购管理-采购发票-专业采购发票/普通采购发票/运费发票。
步骤③――在“库存管理”下生成采购入库单。仓储部门人员对采购的物资进行验收入库后，在 “库存管理”子系统填写采购入库单。操作路径为：供应链-库存管理-入库业务-采购入库单。
步骤④――在“采购管理”下进行采购结算。采购结算是为了核算采购入库成本，根据采购入库单上的数量和采购发票上的金额计算出外购存货的入库成本单价，并回填至采购入库单里。采购结算在 “采购管理”子系统里进行。操作路径为：供应链-采购管理--采购结算- 自动结算/手工结算。运费分摊应采用手工结算。
步骤⑤――在“应付款管理”下确认应付账款、付款及采购制单处理。财务部门在应付款管理系统中审核采购结算后的采购发票，生成应付账款。出纳人员支付货款后（且没有进行现付处理）在应付款管理系统中录入付款单。付款单经审核及核销后，会计人员进行制单处理。确认应付账款操作路径为：财务链-应付款管理-应付款单据处理-应付款单据审核；付款处理操作路径为：财务链-应付款管理-付款单据处理-付款单据录入-付款单据审核；核销处理操作路径为：财务链-应付款管理-核销处理-手工核销/自动核销；采购制单处理操作路径：财务链-应付款管理-制单处理。
步骤⑥――在“存货核算”下存货入库成本记账及入库制单处理。财务部根据已进行采购结算的采购入库单进行记账，然后进行采购入库制单处理，操作在ERP-U8中的“存货核算”子系统里进行。入库成本记账操作路径为：供应链-存货核算-业务核算-正常单据记账（过滤选单-记账）；入库制单处理操作路径为：供应链-存货核算-财务核算-制单处理。
2.普通销售业务流程图的构建
销售业务与采购业务的ERP-U8处理流程具有对称性，因此可以参照采购业务的流程图设计普通销售简明流程图，如图3所示。
比照图2和图3看出，销售业务与采购业务的处理流程相似，但销售业务无结算处理。购销业务处理流程具体见表1。
三、基于购销业务简明流程图的拓展应用
上述简明流程图不仅使ERP-U8操作者容易掌握和记忆普通购销业务处理，还可以拓展应用到其他购销业务处理。
1.单到回冲的暂估业务处理
暂估业务指的是货到票未到采购业务，即外购存货到货，但发票未到的情形。暂估业务在ERP-U8下操作步骤比较多，在上述普通采购业务流程图基础上进行拓展就比较容易理解。
下面根据普通采购简明流程图认识暂估处理。暂估业务初始处理上由于发票未到，与发票相关步骤暂不处理，只处理与实物有关业务，如图4步骤①至④所示。收到采购发票后，进行暂估业务后续资金流处理，补充采购业务中与采购发票有关操作，如图4步骤⑤至⑦所示；最后通过“存货核算”子系统进行后续实物流调整处理，如图4步骤⑧至⑨所示。
暂估业务由于采购发票延迟到位，从而其处理比普通采购业务更为复杂，但是从上述图示可以看出，暂估业务处理流程与普通采购业务基本相同，顺序略有不同，所以利用普通采购简明流程图掌握单到回冲暂估业务处理可以事半功倍。
2.销售退货业务处理
销售退货业务与销售业务的处理流程基本一致，只是具体单据是使用销售业务的反向单据或红字单据。因此，比照销售业务流程图容易描画出相应销售退货业务流程图，如图5所示。
四、结束语
购销业务处理是企业重要而繁复的工作，利用信息化软件能更有效地进行管理，因此掌握好相关操作是企业供应链与财务岗位工作人员应备素质。
参考文献：
