时间：2023-09-12 17:04:12
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1医院档案管理工作的现状
1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高
在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。
1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明
到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
1.3档案意识不强，档案利用率较低
对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全
各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。
1.5 档案管理人员业务水平不高，
档案知识欠缺在医院人本文由收集整理才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
1.6档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高
有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
2加强医院档案管理工作的对策
2.1加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性
大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。
2.2档案只能集中统一管理，不能分散管理
运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。
2.3建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度
促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
2.4加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质
档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。
2.5加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理
加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
2.6建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据
由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理
应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。
关键词：中医；医药档案；管理；作用；意义
中医是我国传统医学的精华，中医治疗在我国拥有悠久的历史和广泛的群众基础。医药档案是医药事业发展的必要条件和根据。随着医疗事业的进步和发展，中医在医疗活动中，担负着重要的任务。中医医药档案管理是中医诊疗活动中一项基础性的工作。医药档案是医院具有真实性和准确性的历史记载，是医药历史的保存和反映。医药档案是指各级医药管理部门、医药企事业单位、团体或个人从事药品、医疗器械、制药机械、医药包装、卫生材料的生产、经营、科研、教育、设计、情报、外事活动和医药党、政、群管理工作以及其它各项活动直接形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声象以及实物等不同形式的历史记录。中医医药档案除了具有医药档案的一般特点外，还具有中医医学的特殊性。因此，中医医药档案管理必须要结合中医医学的发展历史和发展趋势，以中医学的特征为医药档案管理的重心，在管理中形成直接的有效的档案管理模式。
1 中医医药档案管理的作用
1.1 中医医药档案管理为中医诊疗活动提供信息化服务
中医是我国医学活动的主要组成部分。虽然西方医学的传入，对我国医学发展有重要的推动作用，但是，中医仍然占据我国医学诊疗活动的主体。在中医诊疗过程中，医生会根据病患的需要给予相应的处方，在中医处方中，中药是主体。我国中药发展的历史是非常久远的，90%的中药理论都源于古老的医书。例如《本草纲目》、《伤寒杂病论》、《黄帝内经素问》、《医林改错》、《古今图书集成医部全录》、《圣济总录》等等上百部医学著作。这些理论在不同的时代，由不同的医学泰斗创立，是我国现代中医学的基础。中药的特性、品质、作用在这些著作里都有明确的记载。随着时代的进步，医药信息也发生着明显的变化，在多方面增加了种类和用途。医药档案管理将这些珍贵的信息进行了整理和分类，把医药档案形成了一个系统化的信息库，为整个中医诊疗服务提供了全面的信息依据。
1.2 中医医药档案管理对学术研究有参考作用
我国是中医学起源和发展的国家。中医学在全球经济合作的前提下，已经得到世界各国的认同。在很多中医院都有国外的专家和留学生进行中医学习。早在1995年，我国的中医学就得到新加坡医学界的广泛重视，新加坡先后选派了多名医生来我国学习中医学，并进行学术交流活动。医药档案中记载的中医医药使用过程的数据和资料，对学术研究起到重要的作用。医学学术研究是严格和谨慎的，在具体药品的性能和使用上，都要有明确的使用效果和优势。中医医药档案在这方面有明确的记载，这些记载为医学学术研究提供了重要的参考，避免了研究时对医药问题的怀疑和忽视。加强中医档案管理对于医学学术研究和交流具有重要的作用。
1.3 中医医药档案管理是中医文化积累和沉淀的途径
我国中医院在各级城市都占据着医疗事业的主体地位。每一个中医院都以中医治疗的稳定性为优势。中医医院的文化建设是中医医自身提升的主要内容。中医医院与西医医院处于一定意义的对抗局面。要突出中医医院的优势必须要积累中医医院的文化底蕴。中医医药档案管理在医院文化建设上具有重要作用。中医医药档案管理注重药品的制作过程记载，使用情况记录，正负面的影响作用，这与中医医学理念是必然的吻合。中医医院要想在激烈的市场竞争中处于优势地位，必须要建立一种符合人们医疗需要，符合人们心理需要的医院文化，让人们对中医医学充满信心。中医医药档案管理是积累中医文化的重要途径。
2 中医医药档案管理的重要意义
2.1 保障了中医诊疗事业发展的丰厚基础
中医医药档案管理涵盖的内容是非常丰富的。中医医药档案记录了中医方法诊治病患的总的过程。记录的内容包含了中医应用过程、应用理论、应用结果。同时，记录了不同的病患在不同的阶段的病情反映。这些记录有的用文字表明，有的特殊病例用影像表明。中医诊疗活动具有长期性和稳定性。中医治疗活动必须要依靠丰富的医学常识。随着自然环境的变化，很多新的病种发生在人类群体中，中医治疗也必然要根据新的病情调整治疗方案。在调整的过程中，要追溯历史和发展具体方法。中国医药档案在诊疗技术开发上具有指导性作用。医生可以根据既往的记载找寻病种的规律，从而探求一套新的治疗方法。
2.2 建立中医医药使用制度的需要
医药档案管理涉及的部门有医药管理部门、医药企事业单位、从事药品制作、研究、设计的部门等多个单位。医药档案必须要保证记录的准确性、系统的完整性和安全性。医药档案管理由国家档案行政部门负责，统筹规划、组织协调。医院的规章制度建设是一项长期的复杂的工程。对于中医院来讲，医药使用制度建设是一个新的课题。因为，中医医药不同于其他医药种类，中医医药的使用非常考究。中医医药注重质量、成色、年限等等。在药品的制作工艺、使用方法、保存方法上具有严格的要求。中医医院的医药使用制度是维护中医医药使用理论的重要保障。医药档案管理的效果决定了医药使用制度的程度。中医医药档案管理是中药在诊疗方面的中医体现，在医疗理念上，医学方法选择上，医疗过程上都具有重要的意义。做好医药档案的检查和监测，是建立医药使用规范化、科学化的基础。
2.3 传承祖国医学思想的重要反映
中医是我国古代文化中一颗璀璨的明珠。我国医学思想在几千年中都受中医思想的领导。在新的时代，中医治疗在救治病患中，起到重要的作用。中医医药档案管理是保存中医文明成果的重要举措，对于提高中医理论与实践的结合具有重要的推动作用。中医医药档案的管理，可以在很大程度上集中反映中医医药对人类健康的促进作用，对人类生命学研究发展的作用。中医医药体现了中华医学的文化精髓。对医学思想的发展有重要的指导意义。
总之，医药档案管理是我国医疗卫生事业的基础性工作。医药档案是否科学规范影响到医疗卫生工作的效果。加强医药档案管理工作，提高医药档案的管理水平，是社会主义医药事业的必然要求。中医作为我国医学发展的根源，中医医药管理是中医发展的重点工作。做好中医医药档案管理工作，就是为我国传统医学奠定坚实的基础，为实现祖国医药事业的全面发展提供文化层面的保障。
参考文献
[1]陈晖，等级医院评审对医院档案建设的促进作用[J]，中医药管理杂志，2006年第11期。
[2]张玥，浅析医院档案管理工作的重要性[J]，行政事业资产与财务，2011年06期。
高校人事档案的主要内容记录了高校教职工工作、生活、所在部门和在校情感经历，教职工的各项信息都可以在人事档案中得到体现，不但关系到教职工教学评定、提升职位和人才选拔，而且还从客观的角度反映了高校整个教学质量的水平和效率。此外，还可以从人事档案中看到教职工的在校成长经历，反映教师在整个教学过程中的历史记录。因此，高校认真做好人事档案管理工作是非常有意义的。在管理工作的过程中，应该严格执行国家政府部门的相关规定，将人事档案管理工作纳入高校工作的主要内容，增强人事档案管理人员的领导能力和技能水平，提升人事档案管理工作在高校内的地位。
二、高校人事档案管理工作中存在的问题
（一）高校人事档案管理工作的重要性难以体现出来
长时间以来，高校人事干部都只是注重高校的学习和建设工作，对高校的人事档案管理工作往往采取忽略的态度，再加上人事档案管理工作的资金不足，人事档案工作自然就不全面，工作漏洞频出。高校管理层对人事档案管理工作的忽视，从而致使人事档案管理工作人员缺乏专业的管理技能、高效的工作方式和积极的工作态度，管理工作人员对高校人事档案的重视度就自然较低。对于要及时归档的人事资料，高校基层的档案员不能在第一时间送递高校档案室，对高校人事档案统一管理工作造成很多不稳定因素。正是这些不稳定因素的存在，从而导致很多人事归档工作不能做好做全，甚至是严重违反了高校的相关规定，给后续的管理工作埋下不小的隐患。此外，我国多数高校管理层还没有将人事档案管理工作纳入高校的主要工作范围内，难以体现出其工作的重要性，让管理工作常常处于被动状态，阻碍了高校人事档案管理工作的发展和建设。
（二）现代化信息技术的融入力度和使用力度不足
据不完全统计调查，我国多数的高校人事档案管理工作还处于传统管理的阶段，管理方式多以手工管理为主，繁琐的文件整理程序和低效率的归档流程，再加上各类学历变化、职位晋升、业务进修、评级表彰等人事档案的更新，现代化信息技术的融入和使用力度的不足，从而致使高校人事档案管理工作不能跟上高校建设和发展的需求。目前，高校管理层所引进的现代化信息技术和设备，往往只是用于高校科研和教学方面，就算用于档案部门，人事档案的信息资源也不能得到充分的共享和分享，无法满足高校人事档案信息开发与利用工作的需求。
（三）高校缺乏人事档案的专业管理人才
专业性强是高效人事档案管理工作的特点，这就要求管理工作人员具有较强的专业技能和较高的知识水平，同时还应该根据工作实情进行相应的培训工作，让工作人员及时掌握最新的管理方式和技术，通过专业的考核来评定工作人员的能力等级。但是，从我国高校人事档案管理工作的实际情况来看，很多管理工作人员都没有接受过专业的培训。这些工作人员的年龄往往很大，平均学历水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教职工来兼职的，这就导致了管理工作不严谨和不稳定。档案管理人员缺乏专业的知识，工作业务水平不高，致使档案管理队伍的职业素质不高，这对高校的人事档案管理队伍的建设和发展极为不利。
三、实践“以人为本”理论，规范高校人事档案
管理工作（一）充分认识人本性质以人为本，是将人的生存和发展作为最终工作目标，将人的核心价值作为工作的框架，一切以规范化的工作出发。在高校人事档案管理工作当中融入“以人为本”理念，应该从以下三个方面入手：
1.以每本人事档案为本。每一本人事档案都是管理工作的主体要素，记录了高校教职工在校的各种经历，是人生阶段发展的真实写照。
2.以管理员工作为本。提升档案管理员的工作地位，为管理工作人员营造一个良好的工作环境，提升工作人员的技能水平和职业素质，将人事档案管理工作作为高校各项工作的前提条件，从在校教职工的基本利益出发。
3.以档案利用原则为本。人事档案管理工作的最终目的就是服务于高校各项管理工作，为信息查阅者提供相应的信息资料。全面优化高校人事档案的服务形象，充分体现出人事档案信息的价值。
（二）“以人为本”是实现高校人事档案管理工作规范化的基础
全面贯彻以人为本的科学发展观，从人事档案信息开发利用的角度出发，着力创新高校人事档案管理的工作方式，并最终实现规范化的管理模式，同时这也是高校人事档案管理工作未来发展的趋势。从以人为本的理念出发，鼓励档案管理人员积极参加相关培训活动，提升工作的效率和服务的质量，只有通过这种规范化的管理模式，全面推动高校事业的发展，才能让高校在激烈的人才竞争中站稳脚跟。
四、创新管理体系，提升管理水平
（一）增强管理意识，创新管理模式
强烈的管理意识是做好人事档案管理工作的前提条件。因此，高校的人事档案管理工作人员应该增强自己的工作意识，加强自身在工作当中的觉悟。此外，高校人事部门还应该严格实行工作岗位选拔机制，将能力好、觉悟高的人放在人事档案管理岗位上，才能够从根源降低管理漏洞。同时，还应该在现有管理模式的基础上，结合管理工作的实际情况，不断创造出新的管理模式。
（二）培养专业性人才，完善人事档案管理机制
根据人事档案管理工作未来发展的趋势，培养专业性强的管理人员，完善管理机制，是提升高校人事档案管理工作的主要途径。为高校人事档案管理工作培养出一批擅长计算机技术又精通档案管理业务的复合型人才，能够从各个角度弥补以前留下的技术性漏洞。
五、结束语
中图分类号：g47文献标识码：a
significance of poor college students' archives administration
——take shihezi university as an example
liu xiaolin, chen feng中国
(school of information science and technology, shihezi university, shihezi, xinjiang 832000)
abstractthis paper takes shihezi university an example to analyse the significance of poor college students' archives administration from aspects of its necessity, collection, management and significance.
key wordscolleges and universities; poor students' achievement; management
1 建立贫困生档案的必要性
我们通常所说的贫困生是指大学生在经济上仅靠家庭的资助完不成学业者，经所在地民政部门出具相关的证明，并由学生本人提出申请，最后经过学校考核认证的学生。据调查显示，目前，石河子大学在校学生中，贫困生的人数约占总人数的25%，特困生人数的比例在15%左右；农、林类专业贫困生人数的比例超过30% ，特困生人数比例超过15%。尽管石河子大学在学费的收费标准上，不同的学院、不同的专业，其收费标准各有所不同，但学生人均学费大都在 3100-3500 元，部分专业如艺术类则高达6000元，再加上住宿费、书本费、生活费等各种日常开销，这样一个大学生年平均费用为1万元左右。这笔教育费用的支出对于一般家庭都已经很难承担，更不用说贫困家庭了，高校扩招为广大学子提供了上学的机会，同时高校贫困生的比重也在逐年增加。
贫困问题已经严重影响贫困生的生活、学业，并损害着其身心的健康发展。有的贫困生基本生活难以保障，个别贫困生吃饭穿衣问题都甚为严重，到了大学，学校首先要帮助学生解决的是吃饭问题。这些学生因为经济上的负担重，也导致了其心理上同样承受着巨大的精神压力，由此他们比其他人更容易产生自卑、抑郁、焦虑、孤僻等心理问题，因此部分学生便成为“双困生”。这种困难影响他们的身心健康，甚至可能会对他们的人生观、价值观产生严重影响，在以后的人生道路上存在隐患。我们要积极建立健全贫困生的档案，为对贫困生进行关心、爱护、帮助、教育和引导，提供更便捷、更有效、更有针对性的依据。
2 贫困生档案的收集和管理
2.1 贫困生档案的收集
对于刚刚被录取的大学生，在收到通知书的同时还会收到一份家庭情况调查表，用于调查学生的家庭情况，在表的最后必须附加街道和乡镇级以上民政部门的盖章方才有效，如有特殊情况可以附加其他相关的证明材料。对于已经入校的学生，通过学生本人和所在班级收集学生及家庭方面的有关证明材料，如学生每学期的学习成绩、是否有挂科情况、每个月生活的平均消费水平、获得资助情况、其家庭成员和经济收入以及家庭开支、 是否孤残、 是否单亲、学生所在生源地乡镇或街道民政部门的有关证明材料等材料。由学校学工部门和各学院的学生工作办公室收集学生的心理健康状况方面的资料，进行心理测试并整理汇总上报送助贷中心和心理咨询中心。贫困生档案中入库学生情况也在随时间变化要不断的更新，如因特殊事故导致家庭经济困难的学生，在出具相关证明材料后可以进入贫困生库，家庭情况好转的学生就要退出贫困生库。所以，在收集材料的方法上要采取来源定向收集和跟踪收集相结合的办法。
2.2 贫困生档案的管理
（1）资格条件复查。贫困生档案的管理不是固定不变的过程，每学期应该定期对全部家庭经济困难学生进行一次审查，看看其家庭情况是否有好转，是否有其他特殊情况等，有条件的话，还要不定期地进行随机抽选，随机抽出一定比例的贫困生，再通过信件、 电话、 实地走访以及网络调查等方式进行核实。如发现有欺诈行为的，一经核实，立即取消其所取得资助资格，并收回资助资金。若情节比较严重，学校应依据有关的管理规定进行严肃处理，并在全校范围进行通报批评。
（2）尊重学生的隐私。贫困大学生是一个比较特殊、敏感的群体，经济上的压力，往往会造成心理上的自卑和压抑，他们通常不愿意让别人知道自己的真实情况，即使自己再艰难，也不愿意轻易向别人表露，用以获得资助，同时又非常敏感和多疑。因此，为了给贫困生健康的成长的环境，贫困生档案的管理就要在一定范围内就个人隐私等相关方面情况进行保密，尽量不要给贫困生带来不必要的伤害。
（3）建立心理咨询机构。不仅要在经济提供资助，心理上提供关怀的同时，更不能忽视贫困生的人格成长。由于贫困生被贫困所困扰，有的人能经历住贫困的考验，在各种磨难中使自己的人格更加成熟，更加有毅力，有的人却在艰难困苦面前出现了人格的畸变、分裂，这是令我们担心的。应建立相应心理咨询室，帮助贫困生建立正确的世界观、人生观、价值观、民族观、发展观，借助心理健康教育和咨询的平台引导贫困生健康茁壮成长。
转贴于中国
3 建立贫困生档案的意义
（1）建立贫困生档案可以为资助贫困生提供重要的参考价值。贫困生档案的建立最关键的一点就是生活条件是否真正贫困。在贫困生档案库里，要有贫困学生个人的家庭收支情况介绍，要有个人申请材料，要有学生所在班级的同学、班委和相关负责老师的贫困等级认定，要有学生生源所在地的乡镇或街道民政部门的有关贫困情况的证明材料，有贫困生的资格复查报告。这些材料能够在某种程度上证实贫困生档案的真实性和可靠性。以材料为依据，在相当大的情度上能够使家庭真正困难的学生得到资助。中国
（2）建立贫困生档案能够为帮助有心理问题的贫困生提供参考。在贫困生档案里的心理方面的部分资料，可以使老师在较短的时间内了解学生的心理情况，并根据不同的情况，对不同的学生遇到同样的问题采取不同的处理方式，这样会达到事半功倍的效果。能够更好的帮助品学兼优的贫困生顺利完成学业是高校办学过程中的一项重要任务。通过采用不同的激励方法使贫困生客观的认识自我、积极悦纳自我、增强自我调节能力，使贫困大学生走上自我发展的良性心理历程。
（3）建立高水平、高质量的贫困生档案，对于提高贫困生得就业机会有重要的意义。当前，大学生就业竞争十分激烈，许多用人单位要审阅学生档案。贫困生档案的建立，就是通过从学生经济困难、接受学校和社会帮助、接收爱心人士捐助后，综合素质全面提升的全过程反映，而学生思想和心理的飞越过程是用人单位最为重视的，因此，一份客观、公正的高水平、高质量的贫困生档案，有助于用人单位全面了解学生，对贫困生本人应聘也有很强的推荐作用。
4 结语
建立高校贫困生档案，可有效地全面了解，准确掌握在校贫困生的学习、生活状况、激励他们刻苦学习，提高综合素质，促使他们在德智体美等方面得到全面的发展，帮助他们顺利完成学业。中国
参考文献
[1]王平.高校贫困生档案的建立、管理与作用[j].兰台世界,2008(1).
关键词：高校；教学档案管理；管理意义；科学管理
中图分类号：G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）030-000-01
引言
高校教育改革的深化，包括高校的教学方向、教育模式和教育理念都朝着多元化的方向发展，因此导致教学档案多样化，种类也不断增多。由于n案的内容逐渐复杂，高校为了更好地展开工作，对教学档案管理提出了更高的要求。当高校在进行教学档案管理的时候，要按照教学规律展开，在管理档案的同时，还能够对教育档案加以充分利用。
一、高校教学档案管理的意义
高校教学档案的形成方式源自于教学实践活动和科研活动，而档案则是教学资料的积累方式，也是高校教职员工劳动的结晶。高校教学档案是基于长期应用的教学规范而逐渐形成的。在高校的教学管理中，教务处发挥着统一领导和教学指导的作用，其所开展的各项教务活动过程中都会有大量的教务管理资料产生[1]。教学单位在完成各项教学任务的过程中，也会产生大量的教学信息而形成档案资料。高校的教学档案资料是高校的宝贵资源，特别是其中所涵盖的教学大纲、教学计划、教学总结、考试安排、课程安排、学生的学习成绩以及各项规章制度等等。高校教学档案包括了所有的教学工作记录。
二、高校教学档案的科学管理
（一）对高校教学档案实施规范化管理
1.建立高校教学档案制度
将高校教学档案制度建立起来，档案立卷归档制度是基础。学校在教学的过程中，会产生很多的教学资料，包括高校的学科建设、教学大纲、教师的工作量、教学校历，以及学生的学习成绩、考试安排、学生的学籍、教学课程表等等，都要对这些资料进行归档处理，并对教师的学术研究成果等等进行收集和归档处理。当这些资料处理完毕之后，就要对这些资料按照规范进行装订、排列，之后对这些档案技能编号、编目，最后对这些档案进行装盒处理。
2.做好教学档案保护工作
要做好档案保护工作。档案管理人员对各种教学文件进行归档的时候，要保证档案资料完整，对于已经存在破损的文件，就要对这些资料进行修整。如果档案资料的内容已经出现了字迹不清晰的现象，就要对这些文件进行复制，并做好恢复处理工作。
3.加大教学档案管理的资金投入
高校的管理工作中，档案管理是重要的工作内容，需要给予高度重视，并进行规范管理。这就需要高校的管理人员要对教学档案予以资金投入，引进先进的基础设施，特别是档案资料存储所需要的库房和柜架等等都要齐全，同时还要配备专业的教学档案管理人员承担管理职责。对于档案管理人员，还要定期地组织培训，以提高他们的专业水平，进而提高教学档案管理质量。
（二）将高校教学档案管理责任制建立起来
对于高校教学档案管理人员，要将管理责任制建立起来，包括档案管理人员需要履行的职责、管理权限、所承担的管理任务等等都要明确到位。教学档案管理人员要对自己的工作认真履行，并注重尊重职业操作[2]。从职业素质的角度而言，教学档案管理人员要对所收藏的档案资料熟悉，对高校展开工作中对档案资料的需求充分掌握。还要注重开发教学档案的信息资源，对相关的资源充分利用。
高校教学档案管理的目的是服务，因此，教学档案管理人员要做好档案管理工作，诸如档案文件的借阅登记、督促档案归还等等，以避免档案资料借出后丢失。
（三）注重培养高校教学档案管理人员的职业素质
1.注重教学档案管理人员政治素质的要求
注重培养教学档案管理人员的政治素质。档案具有政治性，所以，教学档案管理人员在工作中，要坚持按照党的各项方针政策展开工作，坚持四项基本原则，对社会主义制度要坚决拥护。同时，学校的规章制度都要遵守，无论是思想上，还是行动上，都要以正确的态度和行为展开工作。教学档案管理人员在履行工作职责的时候，要从服从学校各项工作的角度出发，还要适应国家的政策形势而为学校的教育事业提供服务，以确保学校的各项工作能够顺利展开。
2.注重教学档案管理人员的职业道德素质的要求
档案管理具有服务性质，高校教学档案管理人员的工作就是为高校的教师和学生服务。本着服务的态度开展工作，就会以高度的责任感忠于职守，在工作中认真负责，而且能够在工作中做到对每一个人都处事公道。只有在教学档案管理中做到脚踏实地，才能够做到档案管理准确无误[3]。比如，在进行学籍档案管理工作中，教师要以公平的态度对学生进行考虑，而且还要做到公正，才能够严格考试纪律。当考试成绩上报的时候，不会出现失误。教学档案管理人员要及时地收集考试信息，并将所有与学籍相关的资料进行统计、分析、分类，并做好归档工作。教学档案管理人员工作中要按照规定执行，才能保证学籍管理材料内容真实，不会出现材料丢失的现象。
三、结语
综上所述，高校教学档案管理工作中，面对档案内容日趋多样化，就意味着着教学档案的种类增加，相应地，管理工作的质量要求也会越来越高。这就需要将高校教学档案管理工作准确把握，并实施科学管理，以提高管理效率。
参考文献：
[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12）：150-151.
关键词：基建工程;档案管理;重要意义
Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.
Keywords: construction project; file management; importance
中图分类号:G271文献标识码：A文章编号：
引言
在城市建设、规划以及管理活动中，需要将发展的历程记录下来，作为详尽的发展资料，对我国社会经济的发展具有深远的意义。这就是基建工程档案的作用体现，是城市历史的见证者，也是城市发展的原始珍贵资料和未来参考的宝贵资源。可以看作是城市知识财富以及社会的有效资源。其可以是文字形式、图纸图标形式以及依托于现代化技术的声像文件资料等。如果对此进行充分的研究、探讨以及开发利用，将会成为城市现代化发展的有力保障，产生不可估量的社会价值以及社会效应，具有深远的意义。
1 工程档案是建设工程的有机组成部分
1.1工程前期档案
一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。
1.2工程施工过程档案
文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中。应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施中还有监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。可以说，贯穿建设工程过程一直有两根线条，一条是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征；另一条是操作性的，是实体的，以工程物理结果为体现。技术性线条还要先产生，还要更长远在施工阶段，二者又是交织在一起的。但无论如何，技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。
2 加强基建工程档案管理的重要意义
2.1改善人民生活，促进经济发展
经济发展的重要表征即体现在城市发展和建设领域，其中有一个隐含的因素表现为城市是人们生存的空间，它的改善和进步一方面可以显著的感受到，同时可以深远的影响着人们的生活和工作，所以城市发展、建设和规划是经济发展的主要构成体。城市的建设内涵丰富，领域众多，而所有的工程项目建设均是由各个基本工程建设组成，在具体的建设中需要进行文档材料的收集、记录和整体，包括工程前期准备，施工的详细流程以及竣工后的验收和维护等操作，其也构成基建工程管理工作的主要内容，对后续工程建设具有深远的指导意义。所以需要考量以下几个方面：其一是加强管理，规范操作流程，其二是完善现有的保存方式，其三是它的记录体现着城市发展的进程，其四表现在它是城建和城管的重要参考资料，其五，它是提升城市建设的有效途径，其六是预防和应对某些不可抗拒灾难的指导性资料。
2.2防止和降低自然灾害造成的经济损失
城市发展中一个不可回避的问题体现在城市自然灾害的防范以及造成损失之后的恢复性建设。在此环节之中基建工程档案的作用和价值功不可没，一方面可以真实的记录产生的灾害，同时也能够通过客观的了解寻找到本质的规律以及城市建设过程中存在的不足，包括管理和运作方面的相关事宜考虑，对未来城市发展起到有效的保护作用。从以下三个方面进行探讨：首先，基建工程档案和相应的管理关系密切，其次是基建工程档案具有指导效用，最后是基建工程档案的建立对相关领域的学术研究起到积极促进的作用。
3 加强基建工程档案的管理工作的措施
3.1做好基建工程档案的服务工作
城市经济发展包含着城市化建设，建设的很多工程又可以作为发展的有效保障，譬如道路、公共设施的建设等。正是这些方面的综合性考量才会更有效果的促进城市发展。从工程开展的角度进行分析，城市工程建设是需要通过基建工程的模式达成。从这个角度分析，基建工程建设项目是城市发展的基本构成要素，从微观的领域分析，对居民生活的影响十分密切，从宏观层面分析，它是国家经济发展的细胞，能够体现出现阶段我国城市化建设发展的程度和水平。通过上面的分析得到结论，非常有必要、有针对性的完善现阶段我国基建工程档案的服务水准，进而保障基建工程档案工作的顺利展开。
3.2提高档案管理水平
城市化发展进程是人类文明的外在延拓，现代化城市发展具有时代特点，需要相关的工作人员不断加强自身素质。基建工程管理者以及员工要掌握专业基础知识，掌握先进的经验和技术，不断的从观念上进行转变和深化。现阶段相关工作者需要定期学习、并且在实践过程中不断加强员工的内在素质，促成相关工作能够达到见效快、范围广等特点。在此过程之中需要加强职业道德的培养，并且杜绝不良现象的产生，包括严格执行工作的要求，客观上也起到了基建工作的规划化、标准化的促进效果作为工程建设的组成部分，做好各个环节的沟通以及信息的交流，既达到良好的保障效果，同时为后续的工程项目建设提供优良的基础。
3.3工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作相结合
工程建设项目最后一个环节体现在工程项目竣工的操作方面，包括工程竣工验收备案。其基建工程管理的效用充分的发挥出来。也是各级部门管理的重要内容。工程档案管理以及工程备案是一个进程中两个环节的体现，可以相互借鉴。从总体的效应分析，在项目竣工环节中不断完善现有的基建工程管理工作，进而可以起到显著的监督效果。
4 结语
现代化城市建设是国家经济发展的重要构成，作为城市建设以及城市规划的有机组成部分，建设工程项目的质量以及效用发挥着巨大的作用，其中基建工程档案管理工作是其工作环节中不可忽视的内容。务必要在现有的工作环境下，不断的深化基建工程管理工作的理念，同时需要加强相关工作者的业务技能，接受先进的基建工程项目管理的模式，贯彻党和政府的相关规章法律政策，不断完善现有的机制，使基建工程管理工作成为城市化发展的有力保障。
参考文献
[1]黄娟.浅谈企业基建工程档案的收集与整理[J].经营管理者.2011（18）.
[2]刘岩岩.基建档案建设与管理工作的探讨[J].四川有色金属.2011（04）.
业务单位的大难管理一直是薄弱环节，也正因为对档案管理工作的不重视，导致发生了许多人为的问题，给机关业务工作造成了很多困惑。国家档案局于2006年12月、2011年11月、2012年12月分别出台了8号令、9号令、10号令。8号令明确了《机关文件资料档案范围和文书档案保管期限规定》，9号令明确了《各级各类档案管收集档案范围的规定》，10号令明确了《企业文化材料归档范围的规定》。三个号令分别对各级各类档案管理都做了详细规定，是促进经济发展、维护社会稳定的重要组成部分。对实施档案管理产生了很大影响。这标志着我国档案管理工作进入了新的发展阶段。
近年来尤其是三个号令以后我们人口和妇幼院在院领导的亲自带领下逐步从以前档案工作的不被重视到现在院领导及全院职工的高度重视体现了档案工作在业务工作中的重程度。下面就本人结合实际谈谈我院分别做了以下几方面工作：
一、在院领导的亲自带领下，全站职工挤时间认真学习国家档案局出台的8号令、9号令、10号令。在以往以医疗保健为主的妇幼保健院档案工作长期不受重视，自国家三个号令之后，院领导开始认识到档案工作的重要性，自己的工作做起来也顺利多了。具体细则到以下内容：
1、加强档案管理制度化，领导带头，分工明确，责任到人
近几年我院领导非常重视档案工作，院领导亲自带头，专门成立了以院领导主持的档案管理领导组，具体制定了《档案管理制度》、《档案室工作人员岗位责任制》、《档案资料查阅制度》、《归档范围及保管期限表》、《安全与消防制度》等一系列管理制度。责任到人，分工明确。以妇幼保健院副院长兼职档案室主任，专职档案员具体负责，各科室相互配合，积极完成各自的工作任务。
2、转变观念加强对档案管理工作从认识到系统学习和对档案管理人员整体素质的提高
从自身来讲，从2000年领导让我接手档案管理工作的不情愿到现在对档案工作的非常敬业，特别是自国家8号令、9号令、10号令之后，院领导更是认识到档案工作的重要性和必要性。为确保上述三令档案工作更好的贯彻实施，单位多次派专职档案管理员外出学习，现场取经，参加省市各级业务学习培训班，回来后再对各科室兼职人员进行培训学习，并对工作中表现好的进行表彰和奖励，极大的调动了职工的工作积极性。
二、认真贯彻执行国家档案局实施的8号令
1、自8号令施行起，在站领导的亲自带领下分别开展了对本站档案进行归档范围和保管期限等工作的规范化、科学化管理。
（1）对站内主要档案重新进行归类、划分。例如：设备仪器档案、个人业务技术档案、婚前检查档案、新生儿出生缺陷档案、孕产妇系统管理档案、有关妇女儿童保健的法律法规、上级单位及院内重要会议内容记录等较以前进行了详细的划分。
（2）对全部档案进行统一整理，保证了案卷的质量、安全性、完整性，对借阅文件，规定不允许与档案员的监督下进行。对转出转入文件进行登记制册，任何人不得据为己有或拒绝归档，切实做到了管理规范化。
2、认真改革体现档案管理制度化，归档文件必须由档案室管理员统一管理，不归档的另行保存。将原来单位划分为“永久”、“长期”、“短期”，改为现在的“永久”与“定期”，并按年限区分保存分别为10年、30年。
3、以人为本的管理理念：凡是与个人利益有关的档案，大多数规定为永久性保管。
三、9号令重新规定了各级各类档案馆室，事业单位档案馆室的收集范围，从宏观上解决了国家档案资源的科学布局，合理归属，按照统一规划，分级管理原则，依法开展档案收集工作，将属于档案收集范围具有长久保存价值的档案，依法接收保存。使档案管理工作还需做好以下几方面：
1、加强管理，建立更加切合实际、科学有效的档案管理制度。
2、提高专职档案管理人员与基层档案管理人员的业务素质水平。首先是加强档案专业技术人员的技能培训，不但要提高档案专业管理人员的基础理论知识水平，还要加强计算机技术、网络技术、数字化技术等的技能训练和培训。其次是参加各地各种形式的培训，学习、技术交流等培训班和研讨会。
3、提高档案网络信息化水平，便于工作需要时本单位与基层随时随地方便快捷查阅。同时加快推进多媒体信息的多样化。落实国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善适应当地档案信息建设的实施办法。
4、提高档案案卷的质量，便于工作需要时的长久保护和利用。
5、充分认识档案工作的重要性，有力的利用好档案室所有档案的价值所在。
关键词：档案管理 调整 意义 现代化 措施
中图分类号：F 326 文献标识码：A
随着经济的发展和科学技术的进步，社会的环境也发生了改变。企业和事业单位都需要转变自身对于档案管理的工作模式，促使内部档案管理工作能够适应时代的发展。如今，档案管理应该发挥其现代化的意义，促进企事业单位的工作顺利发展。传统的档案管理还具有一定的优势，企事业单位需要将传统管理中比较劣势的部分摒弃，并汲取现代化管理中比较先进的管理理念运用到档案管理当中。档案管理一定能够在企事业单位的经营管理中发挥重要的作用。
一、档案管理基础条件
要实现现代化的档案管理，并不是一朝一夕能够完成的，需要综合考虑各种因素，在这些因素当中，有些还是实现现代化管理必不可少的条件，这些条件的具体内容如下：
（一）经济条件
管理现代化的实现首先就需要进行相关设施的建设，这便会涉及资金的投入问题。不管是所投入的设备，还是改善档案的保管条件，都需要大量的资金作为支撑，特别是建立数字化档案馆，所需要投入的资金更多。
（二）技术条件
实现管理现代化最重要的是先进科学技术的应用，所以也可以说科学技术水平直接影响了档案管理进行现代化的建设。
（三）社会档案意识
所谓档案意识主要是指人们对于档案的认知，也是人们的主观反映，从另一个层面来说也就是人们是否能够认识到档案自身的价值和对社会发展所产生的影响。此外，档案意识还包括社会对其的认识，这其中也包含了档案工作人员。档案意识在档案发展过程中发挥着重要的作用，需要相关工作人员进行档案知识的宣传，以使整个社会都具有档案意识[1]。综上所述，只有为档案管理现代化发展提供良好的基础条件，才能够使其顺利的完成，充分发挥其所具有的作用与意义。
二、现代化档案管理意义
（一）适应社会发展需求
知识经济与传统经济相比较存在很大的不同，主要表现为知识经济是否获得良好的发展并不是由资本、资源、技术等因素决定的，而是在于知识的不断积累与利用。同时，知识经济的发展是以信息产业为基础，其主要强调了信息服务的智能化、信息化[2]。所以，知识经济能够按照人们的需要提供相应的服务。
鉴于知识经济本身的特点，社会在信息方面的需求，信息技术快速发展，其带来了以下两方面的影响：首先，社会能够要求相关的信息部门利用其自身所具有的能力对信息进行处理与控制，并为社会提供更优质的服务；其次，相关技术的发展在一定程度上使信息发生了重大变革，这给信息部门带来了重大挑战。档案部门作为信息部门的一部分，应当采取有效的措施以面对所要到来的挑战。其应当采取现代化的管理方式，使档案信息转变成数字化信息，使其能够更好地为知识经济服务。如果档案管理工作不能够适应当今社会的发展，便不能够充分发挥自身的作用，档案管理工作也就变得没有任何意义。
（二）增强可持续发展动力
我国党和政府在进入21世纪以后，很快就提出了可持续发展战略，在一定程度上体现了人们生态和环境保护意识。该战略的提出是在不影响后代的发展的前提下，获得所需要的物质，其还强调了经济同环境的协调发展，使人类生存能够与自然达到和谐发展的目的，并让现实同未来之间相统一。
档案管理工作的可持续发展也是可持续发展战略的延伸。在档案管理方面落实可持续发展战略是很有的必要的，主要体现在以下两个方面：首先，其是人类在发展过程中新的构成部门，人们总体发展情况决定了档案管理的发展，并利用档案中的相关信息为人类提供相应的信息服务，为促进人类发展做出一定的贡献。其次，进行档案管理工作的主体主要是档案室，现阶段在档案管理主体方面存在很多问题，例如档案室内部结构过于单一、档案信息的不充足与社会需求之间所存在的问题、先进的设备、技术与低工作水平之间所存在的问题等，这些都是制约我国档案管理工作发展的主要问题与原因[3]。所以，如果在其现代化发展过程中只是借鉴国外的发展模式和经验，没有先进的设备与技术作为支撑，将会使我国档案事业完全落后于我国社会的发展。
（三）带动国民经济发展
我国经济与社会两者之间的发展是一个整体，在这个整体当中，虽然每一个环节之间都会互相产生影响，互相制约，但也是不可分开的，形成了一个统一的整体。档案管理工作在我国社会与经济两者发展过程中具有重要的意义与作用，是其发展过程中不可或缺的重要组成部分，档案管理工作的发展也会在一定程度上受到其中各个环节的制约，其也会对我国社会与经济发展产生一定的影响。这种互相影响、互相制约不仅是确保我国档案管理不断发展的重要保障，也是其同我国社会、经济和谐发展的重要依据[4]。
自从实施了改革开放政策，我国在现代化建设方面得到快速的发展，使我国经济得到了崛起，社会不断进步。档案管理工作是同其他事业共同发展的，如果不在现代化建设过程中注重自身的建设，那么便会失去发展的动力，远远落后于社会的整体发展。因此，应当加强档案管理工作的现代化建设，为社会提供所需要的相关档案信息，促进经济的发展。此外，档案管理与我国社会的协调发展，充分发挥档案管理工作的促进作用，以便使社会经济达到理想水平。
三、优化档案管理工作的措施
（一）创新档案管理观念
为了最大限度地发挥档案管理的作用，档案管理部门需要转变自身的传统思想。档案管理人员在解放自身思想的同时，要学习先进的档案管理理念，重新认识到档案管理对于企事业单位的意义所在[5]。现代化的企业管理注重科学发展观，其应该符合国家的战略要求。档案管理工作当中也应该将为人民服务作为工作的核心内容，并从人民的角度来进行档案的信息管理工作。档案管理的创新也需要走为人民服务的路线。人们能够从档案管理部门查询企事业单位的公开信息，了解政府的最新动向和政策变化。新的时代造就了新的科学技术，信息化技术的出现正符合了档案管理的创新发展。档案管理应该与信息化技术相结合，以现代化的管理手段来保存信息，促使信息的完整。档案管理部门需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系统，并将档案管理所收录的信息进行有效的利用，充分发挥其价值。档案管理人员在工作当中就能够了解怎样才能高效利用档案信息，促使档案管理工作更加完善。
（二）规范档案管理工作
目前状态下，档案管理工作并不乐观。档案管理部门的工作人员经常会出现工作中的失误，造成档案的重复收录或者对档案的整理较为杂乱[6]。为了使档案能够实现其现实意义，档案管理部门需要规范自身的管理工作，促使档案管理更加标准。首先，档案管理部门需要保障案卷的完整性，在收录档案信息的过程中，管理人员要检查好卷宗的数量以及质量，并按照规定的标准来收录档案信息。管理人员还应该为卷宗进行明确的编码，以便于工作人员的后期查询。其次，档案管理人员需要利用现代化的管理技术，将纸质版的档案尽量转化为电子档案。在电子档案的管理过程中，将电子信息按照一定的检索系统归纳起来，以便于在查询档案信息的过程中，只需要输入简单的关键字，就能够找到相关的档案。最后，档案管理部门所确立的档案一定要符合国家的规定和要求。我国已经对档案管理工作作出了具体的要求，并明确指出了一些比较重要的、但不需要归档的文件处理办法。规定中指出，对于该类文件需要立即销毁，并不准档案管理人员透漏关于文件的任何信息。
（三）增强档案管理功能
档案管理部门的领导者需要重视档案管理工作，并在选择档案管理人员的过程中提高标准。提高了档案管理人员的素质，才能够更好地优化管理人员的结构。档案管理工作应该设置专门的管理人员，每个人需要负责的档案功能不同，其所执行的义务也不同。档案管理人员要学习先进的服务意识，并将为人民服务这一理念贯穿整个工作流程当中，就能够提升档案管理的工作质量。除此之外，档案管理部门需要为管理人员提供培训的机会。良好的学习培训机会能够使档案管理人员接触到更加先进的管理理念和管理模式。管理人员学习了更加专业的技能以后，就能够提升自身的专业素质。对于管理人员素质的培养也是为了转变其服务意识，树立起工作的责任心。
如今，档案管理已经被赋予了非常重要的责任和地位，其所具有的意义也受到广大人民的热切关注。档案管理部门需要做好管理工作，并加强对档案管理体系的建设。档案管理部门的管理水平提升直接关乎到档案是否能够发挥其巨大的效用。总而言之，我国的档案管理部门需要加强对于档案的管理力度，并提升管理人员的素质，促使档案管理的工作效率和工作质量都能够稳步提升，使档案实现其真正的社会价值。
参考文献：
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[3] 陈艳平.关于档案管理现代化的思考[J].黑龙江档案，2015，01（03）：77.
[4] 王剑.试论档案现代化管理的意义及措施[J].黑龙江史志，2014，01（03）：116.
关键词：档案管理现代化、数据采集、高水平的咨询服务
什么是档案的现代化管理？如何研究开发档案现代化管理？如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验，谈谈本人的见解。
（一）
档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目 、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。
总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。
档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。要完成档案现代化管理的最终目标，必须做好三件事：一是在保证电子档案质量的基础上延长档案寿命；二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界提供高水平的咨询服务；三是对档案数据文件的采集、整理，形成电子档案，丰富资源。这三件事不是各自孤立的，而是相互依赖、相互制约。延长档案的寿命是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发；不能为社会提供相应的咨询服务，延长档案寿命就失去它应有的意义，即提供高水平的咨询服务要靠高质量的档案资源为基础，延长档案寿命的意义要靠提供高质量的咨询服务来体现。如果没有源源不断的档案数据采集，在电子时代，档案就失去了继续丰富档案资源的源泉，其后果不堪设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人员科技素质的提高，显得尤为重要。
（二）
能否有效的进行数据的采集和整理，将直接影响到档案的现代化管理，并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。
由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。
要实现档案数据采集与整理的高效化，应从以下几个方面确定中心档案数据采集的范围和数据采集的渠道：
档案资料数据采集的范围
档案资料目录中心数据采集范围为:反映该地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。
档案资料数据采集的渠道
档案目录信息齐全、数据准确是档案管理现代化建设的基础,而高效的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。档案数据的采集人员应主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富档案数据资源的信息含量。在档案数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集数据、采集数据数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。
（三）
现代档案咨询服务是随着档案中介结构的产生而发展起来的，它要求档案界人士充分认识到服务是档案赖以生存和发展的基础，使档案人员主动积极地参与到社会生活当中，将档案融入生活，发挥档案工作的重要社会功能，高水平的咨询服务是依托档案人员有效的数据采集完成的。
一般说来，档案咨询服务除了具有独立自主性，复杂综合性等咨询服务的共性外，还具有社会服务性、专业针对性、层次实用性、真实可靠性等特点。我国档案咨询服务的社会服务性决定了其必然分为多个种类，我们不妨试从以下几个角度来分析：（1）按档案咨询的形式，可分为口头咨询、书面咨询、网络咨询;（2）按咨询服务的难易性来分，可分为一般性咨询和专门性咨询；（3）按内容性质分，可分为事实性咨询、指导性咨询、管理性咨询、专业性咨询、科研咨询及委托咨询。
档案咨询服务的形式众多，由此而来的是近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善;(2)公私服务机构间矛盾日益突出；（3）咨询人员素质普遍过低；（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。
针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：
从根本上提高档案工作者的总体素质
档案资源管理人才是知识型的管理人才，档案信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人类科学文化的发展必然产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不能完全取代纸张载体，但纸质文件载体形式必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。即为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求档案工作者必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。在电子技术逐渐普及的时代，档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。
加大档案现代化管理的投入
制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、技术、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，缺少资金，应想方设法创造条件吸收资金；缺少设备，应千方百计配备先进设备；缺少管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才，以解决规模效应小、人员素质低等问题。其次，各部门领导，尤其是主管档案工作的领导，要经常了解过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，解决公私服务机构间的矛盾，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段，这些都对档案事业的发展具有重要的意义。
由此可见，电子信息化是当代档案事业发展的重要方向，档案资源是社会发展和经济发展的重要保证，档案资源系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案的现代化管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有重要的意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。档案中蕴藏的丰富信息将在当今时代的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程，建设一个完善的档案现代化管理系统。
[参考文献]
罗秀梅《浅谈档案管理现代化》黑龙江科技信息 2009年19期
刘忠浅《谈如何实现艺术档案的现代化管理》.江西图书馆学刊 2007年01期
