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【关键词】 知识管理；档案；信息化建设
一、档案信息化建设的现状及存在问题
1、档案信息化建设的内涵
档案信息化建设是以档案工作现代化为导向，坚持用数据库技术、网络技术等改造传统档案工作，确立传统档案在信息化的环境中得到广泛的应用，不断促进档案管理方式、方法的升级改造。档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设三个方面的内容。
其中，档案信息的数字化是在安全性、规范性的基础上，用扫描、压缩等现代技术将传统文件如纸质文件、音像文件集成为有序的数据结构；档案网站建设主要是面向公众和用户的档案信息公开，主要以档案机构主页的形式广泛传播档案工作、档案资源、档案利用的信息，是档案部门服务大众、宣传政策和联系社会的窗口；数字档案馆建设则着眼于无形的信息利用环境，实现档案资料的网络化，利用信息网络远程获取档案文件的现代化信息存储方式，区别于传统实体档案资料馆不可移动、不可复制的特点，数字档案馆是无形的信息存储库，与实体档案资料馆相辅相成，相互促进。简言之，档案信息化建设就是用现代信息技术装备档案机构，提升档案管理的现代化水平，是信息时代档案管理的特征。
2、档案信息化建设的现状
上世纪90年代以来，随着信息技术在我国各行各业逐步开展应用，一批机读档案迅速产生，作为对实体档案的补充，信息化档案的应用仍只是档案管理的辅助手段。传统的档案管理依然是主流，实体档案资料依然是主流，信息技术对传统的档案管理模式并没有形成根本性的冲击。
上世纪90年代中期以来，各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统，信息化才真正进入到档案管理之中。随着信息技术的广泛应用，信息软件逐渐取代了传统的管理系统，信息资源的处置、管理逐步实现了现代化，档案管理和利用的现代化水平得到了切实提高。2004年国家档案局《全国档案信息建设实施纲要》，明确提出要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。各地区、各行业纷纷制定档案信息化建设实施办法，至此，办公自动化（OA）系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统在机关、企事业单位得到广泛应用。生产、经营、管理过程中的纸质资料文件越来越少，电子文件日益成为主流。
3、当前档案信息化建设存在的问题
（1）电子文件缺乏统一的标准和规范。档案管理部门在进行档案信息化建设中，往往只注重硬件设施的配套和完善，缺少了档案资源的标准化和规范化建设，具体体现在档案分类编码标准一地一样、一行一样，缺乏统一的技术定标配置。电子档案资源难以顺畅流通。
（2）档案管理人员知识结构参差不齐。传统的档案管理人员有着熟练的纸质档案管理技术和方法，且知识更新慢、知识更新主动性不强，新的档案管理人员则过度依赖于信息技术，对档案管理的基础知识掌握不全，尤其是档案的分类管理知识严重欠缺，成为普通的电脑操作工。档案管理的鸿沟在新老管理人员之间难以逾越。
（3）档案信息管理模式有待提升。一些档案管理部门只重视档案管理信息系统的建设，却忽视了档案信息资源的利用。档案信息只能够在单位内、部门间进行简单的信息传输，且大多以单机运行为主，档案资料只限于简单地进行查询。即使进行了简单的数据联网，数据安全的保障也面临着一定的风险。
二、知识管理与档案信息化的理念融合
1、知识管理与档案信息化建设
知识管理是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以适应市场的变迁。
知识管理理论把组织中的知识明确划分为显性知识和隐性知识两个方面的内容。针对档案管理部门的知识管理而言，显性知识是指存在的档案资料，这些资料以纸质、音像、电子形式存在，便于进行分类和整理，能够通过技术手段来进行管理，包括文件、书籍、期刊、情报、报告、资料、规程规范、法律法规等。而隐性知识是指通过对显性知识的分类和规范，能够无形中给予知识受众潜在收获的知识等。隐性知识的存在依赖于精细化的档案管理手段，依赖于员工的专业技能、工作经验等，隐性知识存在于档案管理者的头脑中，并通过相关的档案显性知识传达出来。知识管理的理念就是要把相关的显性传递给受众的同时把成熟的经验、理念等以固化的方式在组织内部传承。档案信息化建设推行知识管理的理念就是使知识的受众能够在最大的限度和范围内获得共享信息资源，并通过促进隐性知识向显性知识的转化实现服务公众共享资源的目标。这既是档案管理部门工作创新的目标，也是档案管理部门服务社会的最终追求。
2、档案管理呼唤知识管理理念
随着信息化时代的到来，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成为信息时代胜负纷争的重要筹码。档案管理工作者作为重要的公共知识存储者应及时把档案资料、数据文件及时、便捷、准确地传播到社会，相应地，档案工作者的角色也要发生变化，正如在上世界90年代，加拿大著名的档案学者特里·库克（Terry Cook ）指出档案工作者应“由实体资料保管员转变为知识提供者”，提出档案工作者不应局限于分类整理知识、保管知识，而应该想办法传播知识、转移知识、探寻知识，并提出要“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”，倡导把知识管理作为档案工作者的重要职责。既然涉及到管理，知识管理的内涵就不仅仅是纸质文档的分类保存，更应该涉及到知识的传播。
同时，另一位档案学者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁档案管理界要紧紧抓住信息时代知识爆炸的特征，把档案工作同知识管理革命紧密联系，要通过档案管理工作为世界各行业的决策者提供有重要参考价值的信息，也即“21世纪档案工作者将在有关的知识管理决策中，承担重要责任。”档案管理本身就是在对知识进行管理。档案管理工作如对档案的收集、整理、统计、检索实质就是对显性知识进行加工和处理以满足公众需求的过程。信息时代的到来要求档案管理从档案实体管理转变为更加关注于通过隐性能力来实现对显性知识的管理，实现档案管理的智能化，形成显性知识和隐性知识的汇集。
三、知识管理背景下档案信息化建设途径
1、推进知识编码化工作
在知识管理中，显性知识通过传统和现代的技术手段均可以获得，而隐性知识助推着显性知识的可辨性。档案信息化建设不仅要求显性知识在更大的范围得到传播，而且要求在更大的广度上有相应的标码认同，同时要求隐性知识能够切实服务于显性知识的传播。在这种情况下，传统的档案收藏中心就需要转变为知识创新中心，而知识编码化工作为这种转变提供了可能。
知识实现编码的核心思想是将所需的知识标准化。知识实现编码后能够提高知识传播的效率，能够使知识在更大的范围得到认可和利用。运用信息化的手段通过知识编码并存储编码化的信息能够把档案知识转变为有条理的显性知识传播方式。编码的过程则成为工作流程，在此基础上，运用信息技术将工作流程规范化、标准化。最后，建立数据库，将编码后的知识放入数据库，这样，知识就可以被更广泛的受众接收，从而使得知识从无序到有序。
2、推动档案工作者实现隐性知识相互传播
档案是社会生产、管理、经营、历史的原始记录，而档案工作者是熟悉并掌握着这些知识资源。档案的特殊性决定了档案工作者的特殊性。在档案信息化建设过程中，如何把档案工作者长期工作的隐性知识作用于档案资料（属于显性知识）的传播是十分重要的任务。在档案信息化建设中，重要的任务是把传统档案工作者的工作经验与新进档案工作者相对娴熟的信息管理技术相结合，形成隐性的知识管理技能。这就要求档案管理部门要采取多种形式的学习如集体学习制度、技术讨论活动、电子论坛形式等，促进档案工作者的经验交流。促进隐性知识的相互传播。
此外，档案管理部门有必要通过专业技术培训来提升档案工作者的整体素质，缩小管理者和普通工作者、不同岗位工作者之间的知识落差，同时要营造平等和谐的沟通环境，档案管理部门有必要建立平等开放的学习机制，建立档案工作者之间平等分享隐性知识的激励机制，使得经验技能在沟通中得到传播，新的经验技能又在传播中得到升华，从而形成新的隐性知识。
3、实现图情档信息资源一体化管理
档案信息化建设的一个目标是在信息化技术的基础上，使档案工作被动的信息服务转变为主动的知识创新服务。图情档作为不同的信息资源，统一于知识管理理念下的信息化建设。图情档资源的人为割裂容易造成资源的浪费，不利于资源实现共享，不符合知识管理关于知识传播共享的信息整合理念。档案是社会的原始记录，包含着原始信息，图书是社会发展规律的认识和集成，记录着人类对社会发展的思考，情报则是对社会新知识的探索和记载。图情档信息资源一体化是数据资源共享的需要，是信息化社会的客观要求。档案信息化建设需要把图情档资源通过信息化技术进行深度整合，能够更好地使受众立体化、全方位地进行知识的学习。
【参考文献】
[1] 国家档案局.全国档案信息化建设实施纲要[R]. 2002-11-25.
[2] 张斌.企业档案管理与知识管理[J].档案学通讯，2002.
[3] 柯平.知识管理学[M].北京：科学出版社，2007.
[4] 徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向[J].档案学研究，2004.
[5] 彭明彧.知识管理背景下档案工作的定位思考[J].湖北档案，2004.
关键词：档案管理；知识管理；关系
1、知识管理提升档案管理
1.1知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动中创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样， 档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。
1.2知识管理可以提升档案管理的价值。传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。知识管理强调借助先进的信息技术，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。档案管理现代化通常指三方面的含义：一是在档案管理中运用现代化的技术和手段；二是档案管理人员掌握了现代科学知识；三是建立起现代化和科学的档案管理机制。计算机时代下，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。[1]档案工作中的人性化管理是指在档案管理过程中，在充分尊重人、信任人、爱护人的基础上实现的以人为本的管理理念。具体体现在三个方面：其一、档案工作人员的人性化管理，包括档案工作人员的专业素质、服务质量、工作环境、奖惩制度等；其二，档案基础工作建设；其三，档案工作环境的改善。[2]
2、档案管理促进知识管理
2.1档案管理有助于沉淀、积累知识。隐性知识占企业知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型，对于隐性知识的管理有两种途径：一是从隐性知识到隐性知识的“社会化”（socialization）；二是从隐性知识到显性知识的“外部化”（externalization）。但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。学者贝克曼就认为，“隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。至于“外部化”，就是我们通常所说的隐性知识显性化，即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中。档案管理强调企业在各项活动过程中产生必要的文件，客观地记录企业各项活动的全部过程和结果，防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题，对员工工作过程和结果进行客观的记录，形成文件，就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来，就实现了组织知识的沉淀。
2.2档案管理有助于传播、交流知识。信息和知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。语言交流的优点是简洁、随意，便于及时对某一问题进行深入探讨，易于激发知识创新。语言交流的缺点在于：第一，受到时间、空间的限制，信息、知识传播的范围较小；第二，信息几经传递以后，容易发生损耗或失真，难以保证信息的真实性；第三，语言交流过程中，时常不会生成相应的书面记录，从而不利于组织记忆的留存、知识的沉淀，已故美国著名档案学家谢伦伯格曾经批评电话是“掠夺历史的大盗”。书面交流的缺点是过于正式、规范，不便于即时对某一问题进行深入探讨；文件所要求的规范统一的格式与处理程序，有时会无形中约束员工的知识创新思维。但是，借助现代信息技术的书面交流（传感技术、计算机技术、通信技术）可以不受时间、空间的限制，信息、知识的传递速度快，传播范围广；减少发生信息损耗或失真；便于及时记录信息、沉淀知识。通过交流，档案管理人员可以及时了解信息需求，推动档案管理开发档案资源，真正实现“开发信息资源，服务四化建筑”；知识管理人员可以针对档案管理人员的需求，积极地向他们提供技术支持，使档案资源的开发更加高效快捷安全。
2.3档案管理有助于理解、挖掘知识。档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则”（Principle of Provenance）。来源原则起源于近代法国，是在逐步否定事由原则（principal of pertinent）的过程中产生的。来源原则在不同国家表现的模式尽管略有差别，但这并不妨碍各国对来源原则核心思想或者说基本内容的理解和认同。来源依据传统的“来源”一般是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等，“即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景，这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在”。对来源的尊重，使得文件、档案在记录“内容知识”之外，还隐含了更深层的“背景知识”。这种“背景知识”可以帮助人们更好地理解“内容知识”，也可以为人们提供寻找知识的线索和评价知识的依据。因此，加拿大著名档案学家特里・库克认为，来源维护了文件、档案的证据价值与相互关系，“这种证据和职能的相互关系是档案人员的特殊权限范围，也是使数据变成信息、信息变成知识的关键”。[3]
结语
档案管理和知识管理工作都是企业内部管理工作中的重要内容，加强企业档案管理和知识管理工作，能够降低企业经营风险，提高企业发展战略的有效性和准确性，不断提升自身的价值，能够为社会提供更好的服务和发挥更大的作用。
参考文献
[1]赵恩玉.我国档案管理智能化发展趋势研究[J].现代商贸工业，2013
[2]徐淑霞.浅谈档案工作中的人性化管理[J].学术园地，2009
[3]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案.2008
摘要医院档案信息化建设的最终目的便是使档案信息得到更好更全面的利用，以此来满足医院各方面的需求，为医院服务病人以及更好的发展创造有力条件。本文通过对知识管理进行概况分析，从知识管理的角度探讨医院档案信息化建设的重要性以及相应的建设措施。
关健词知识管理医院档案信息化建设重要性措施
随着信息化时代的发展，信息化技术对各行各业都产生了深厚的影响，而信息化作为现代医院档案管理的重要考核标准之一，其信息技术直接关系到医院档案管理的效果以及服务水平，现阶段，根据知识管理对医院档案实行信息化建设，不仅有利于医院档案的管理以及信息资源利用，同时对于行业的发展也有一定的促进作用。
一、知识管理的概况
知识管理具体指的是在组织中构建一个量化与质化同时兼备的知识体系，让组织中的资讯与知识，通过获取，创造，分享，整合，记录，存取以及更新等过程，达到知识不断创新的目的，并反馈到知识体系中，使个人与组织的知识得到有效的积累，从系统的角度进行思考，从而有助于组织的智慧资本做出正确的决策，以适应市场的不断变迁[1]。
而根据医院来对知识管理进行分析，就是以人为中心，以信自作为基础，以知识创新作为目标，将知识看成是一种可开发资源的管理思想，简单的分析，就是在人在管理过程中对其集体的知识与技术的捕获与应用的一个过程，其目的就是让信息的处理能力与知识创新能力能够有效的结合，从而找出其结合方式，并在整个信息管理过程中以实现知识共享为目标，以恰当的时间将恰当的知识传递给最恰当的人，从而最终使其做出恰当的决策。
二、医院档案信息化建设的重要性
在如今的互联网时代，医院档案信息化建设不仅可以实现医院自身的档案信息系统化，同时医院也可以通过此平台开展益民工程，树立医院自身的良好形象，提升医院的经济效益，如今随着英特尔网络的崛起发展，使医院的档案工作伴随着发展机遇的同时也面临着更多的挑战，通常情况下档案信息的收集，整理，存储以及利用其本质上就是信息资源的生产加工，是一个完整的信息产业体系，而档案信息作为一种特殊的知识结构，其在人类社会的发展进步中起着不可替代的作用，就医院而言，病人的档案信息准确与否，利用是否全面，直接关系到病人的疹断效果以及治疗情况，因此医院的档案信息化建设是医院档案工作发展之下的必然趋势，同时也是工作重点，其发展建设的情况也势必会影响到医院的现代化管理。
三、基于知识管理下医院档案信息化建设的几点措施
在知识管理的背景下，医院档案信息化建设的措施需要从档案工作的技术层面进行分析，具体如下：
（一）建立电子档案信息库
通常情况下，医院的档案室由于空间狭小，里面许多关于医疗，教学，科研等具有重要价值的活动内容资源没有得到充分的利用，而档案信息化建设实现了档案信息资源的无限储存性，也就意味着可以无限度的收集医疗信息资源而不用担心储存问题，因此首先要建立一支具有专业技术水平的信息管理人才队伍，能够在关健时刻及时找出档案库中需要的信息资源，同时要对档案进行科学的分类，录入并管理，解决传统档案管理中立卷难，工作效率低下等问题，医院档案信息化建设实质上就是建立电子档案信息库，利用电子设备空间的无限性来完成档案息化的建设。
（二）建立与发展声像档案
通过声像档案可以将一些临床，教学，科研活动内容等完好无损的保留下来，一般情况下医院的档案信息具备多层次，多结构以及多视角的特点，为了使这些档案信息的存在意义与价值能够可视化的体现出来，可将最有意义的一个瞬间镜头或者一段画面通过录像的方式记录下来，这样声像的记录方式其价值意义远远大于单纯的文字记录，虽然医院的声像档案较之文字档案要少，但其特过殊的证明作用却是文字档案所不具备的，其可视性以及感观性是文字档案不可替代的，因此建立与发展声像档案也是医院档案信息化建设的重要手段。
（三）利用互联网共享档案信息
随着互联网的发展，大量的网络信息铺天盖般的向着网民冲击而去，而且随着电脑与移动电话的普及，医院的档案信息资源从以前的封闭状态过渡到现在网上资源共享，这就是医院档案信息化建设的有力证明。利用互联网的特性将其作用发挥出来，然后构建医疗信息平台，以此开设信息服务窗口，不仅可以医院单位的服务水平，同时对于医院的声誉也可以相应的得到提升，而且随着医院档案信息化建设的逐步完善，医院档案信息的管理对于医疗改革来说也会起到一定的促进作用。
四、结语
在知识管理的条件，医院的档案信息化建设具有重要意义，不仅关系到医院医疗水平的提高，同时对于医院的健康发展也起到了一定的监督促进作用，而且通过建立电子档案信息库以及声像档案等方式可实现医院档案信息化建设的目标，达到资源信息共享的目的。综上所述，本文通过对知识管理进行概况分析，从知识管理的角度探讨医院档案信息化建设的重要性以及相应的建设措施，以期对我国的医院档案信息化建设提供相应的参考意见。
参考文献：
一、档案管理与知识管理具有一定的相通性
之所以说档案管理与知识管理具有一定的相通性，主要表现在二者在管理的对象、目的、流程和技术等方面体现出来。
（一）管理对象的相通性
各类文件是档案管理的主要对象，知识是知识管理的主要对象。知识的来源主要有两个方面，一方面是通过自身的各种活动收集进而整理而得到的知识，另一方面是通过购买、赠送等各种方式获得的文件、书籍等。从这个意义上来看，各类文件、书籍是属于知识的范畴。由此可见，文件属于知识，而文件又是档案管理的主要对象，因此，文件也就成为了档案管理与知识管理的共同管理对象。所以档案管理与知识管理在管理对象上具有相通性。
（二）管理目的的相通性
档案管理的目的是方便社会的利用，满足用户的需求。知识管理的目的在于让知识实现价值，更好的为企业的发展服务，并把知识传递给其他人。从这一点上来看，档案管理的目的和知识管理的目的在于让人或者社会更好的利用，从而达到一定的目的。因此，档案管理和知识管理的目的具有相通性。
（三）管理流程的相通性
档案管理的流程一般主要为接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用等，知识管理的流程是对文件予以收集存储、加工整理、鉴定评价、实现价值等。通过对比二者的管理流程，发现二者极具相似性，都是从文件的接收开始，到文件的利用实现价值结束，因此，档案管理和知识管理在管理流程想具有相通性。
（四）管理技术的相通性
在信息化环境下，档案管理工作依赖于信息技术的应用，对档案进行有效收集、整理等。而知识管理也是如此，知识管理离不开现代技术条件的支撑，比如网络技术、电子邮件、搜索引擎等，这些都是完成知识管理必不可少的重要条件。由此可见，档案管理与知识管理都需要在信息化的条件下才能完成技术管理工作。因此，档案管理和知识管理在管理技术上具有一定的相通性。
二、档案管理与知识管理具有一定的差异性
之所以说档案管理与知识管理具有一定的差异性，主要体现在管理层面、管理范围、管理特点等几个方面表现出来。
（一）管理层面的差异性
档案管理仅是专业类型的活动，或者管理技术的相关办法。而知识管理并非仅仅如此，还包括价值观层面和管理理念层面上的内容，甚至还包括更高层次的管理体系或者管理的方法论等问题。因此，档案管理与知识管理在管理层面具有一定的差异性。
（二）管理范围的差异性
档案管理的范围主要是文件、档案等，而知识管理涉及到的范围就较为广泛，知识管理不仅要管理到文件、档案，还要管理到图书情报、员工的综合素质和基本要求等各方面。因此，档案管理与知识管理在管理范围方面具有一定的差异性。
（三）管理特点的差异性
档案管理是对文件和档案的管理，更侧重于对文件、档案的规范性、程序化等方面的管理。而知识管理则鼓励运用知识进行较为宽松境遇的管理，二者的侧重点与管理的特点因此也就不同。由此可见，档案管理与知识管理在管理特点上有一定的差异性。
三、档案管理与知识管理相辅相成
之所以说档案管理与知识管理是相辅相成的，主要表现在以下几个方面。
（一）知识管理可以有效提升档案管理
知识管理对档案管理有着一定的促进和提升作用，主要表现在以下两个方面。
一是知识管理可以有效拓宽档案管理的管理范围和管理领域。传统的档案管理强调的是文件和档案的管理，忽略了文件、档案对图书情报等的重大作用，因而限制了档案管理的工作范围。知识管理要求把所有的知识纳入到自己的管辖范围内，并将知识进行有效整合，因此，在知识管理的带动下，档案管理可以有效的参与到图书情报管理或者知识管理中去，因而扩大了自身的管理范围。
二是知识管理可以提升档案管理的重要价值。传统的档案管理就是通过复印、传真等各种形式的方式对档案进行利用，而知识管理则要求运用现代技术进行人性化的运用。因此，在知识管理的带动下，档案管理可以向着更为人性化的方向发展，更好的去完成自身的工作使命，提升档案管理的重要使用价值。
（二）档案管理可以促进知识管理的科学化发展
档案管理可以促进知识管理的科学化发展，主要从以下两个方面表现出来。
一是档案管理的沉淀可以丰富知识管理的内容。目前，传统的档案管理中的很多文件都存放时间较为长久，但是这些并不是古董，科学合理的利用反而会成为巨大价值是知识。因此，正是因为有了档案管理，才有了更为合理的保管这些资料，也更可能为知识管理丰富内容。
二是档案管理有助于知识管理的传播和运用。在档案管理的作用下，很多知识得以保留下来。一般来说，知识的传播主要通过书面和语言的方式进行。而档案管理恰恰具备这两个方面的优势。所以也就能为知识管理的进一步传播和运用做好了前提准备工作。
关键词：知识管理 管理技术 档案管理 数字化
一、档案管理与知识管理相近相通
（一）管理对象重叠
如今，在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中，我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理，而且在进行档案管理和知识管理时，我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式，但是随着科技的发展，这两个不同的方式，都以及相互联系和相互包含。
（二）管理目的相近
档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式，是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理工作中的根本目的和管理模式，也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方，更是能够传递给需要这些知识的人们，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。
（三）管理流程类似
长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别，收集，集中在一起。之后再整理，归纳，辨别。最后使之大众化，可以被所有人利用学习，实现其应有的价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。
（四）管理技术相同
受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。
二、档案管理与知识管理相差相异
1、管理的对象不同
从管理的对象上来看，档案工作的管理对象是对文本文档、文献资料等相关的可记录与记载的信息进行管理，不论是在传统的纸质管理模式中，还是在现代化技术下的档案信息化管理模式中，其所要进行管理与工作的具体对象都是可见、可闻的信息或者数据；但是在知识管理中，它所管理的具体对象有可能是无法用文字或数据经记录于记载的，比如企业员工在生活实践中所领悟出的经验之与知识管理的对象的范围度进行比较，前者是应该被包涵于后者中的，即：信息包含于知识，知识包含信息。
2、管理的具体流程的不同
档案管理工作的具体流程主要有信息资料的收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑研究、提供利用等等，其管理流程中的每一个环节都是极其重要的，这主要是档案信息化管理工作的具体流程，相对较复杂，传统的档案管理工作程序就简单很多了，它只有其中信息资料的收集、整理、馆藏与利用四大环节；而知识管理工作中，它所包括的具体工作主要有：建立知识库；促进员工之间知识的交流；在企业内部建立起尊重知识的良好环境；将知识作为企业的资产进行管理，知识管理需要在企业内部构建一个完整的、量化与质化的知识系统，让企业员工通过不同途径获得相关的知识，并将所获取的知识转化为工作绩效，最后回馈给企业，促进企业的发展
三、档案管理与知识管理相辅相成
（一）知识管理提升档案管理
1.知识管理可以拓展档案管理的领域
传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上，现今的大多数企业档案都只是记录历史，保留已有的文件，其实这些对于企业的发展来说，已经成为过去式，并不能带来太大的利用价值，在当今的时代潮流下，档案管理应该服务于现实，与时俱进，积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息，进而归档研究分析，最大的发挥档案管理的作用，为企业创造更多的价值。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。
2.知识管理可以提升档案管理的价值
传统的企业档案管理重保管轻利用，大部分都是将企业过往的资料保存，所提供的信息自然也都是过时的，不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息，这样一来，知识管理体现了档案管理的意义，进而也提升了档案管理的价值。。
（二）档案管理促进知识管理
1.档案管理有助于沉淀、积累知识
档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。
2.档案管理有助于传播、交流知识
信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。
在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。
3.档案管理有助于理解、挖掘知识
档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则。也就是说文件是在何种条件下被谁用什么方式为达到哪种目的而产生出来的。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。
关键词: 教育实习质量控制档案管理
教育实习是培养合格师资的必由之路,对学生的教师职业意识、教学态度、教学风格、教学方法、教学能力等都会产生深远的影响。教育实习质量既反映学生质量,又反映学校的办学水平,是高等学校本科教学工作水平评估的必查项目[1],因此,搞好教育实习的质量控制与相关档案的规范管理是极其重要的。
一、教育实习的质量控制
教育实习包括课堂教学实习、班主任工作实习、课外活动指导实习等内容,本文主要探讨课堂教学实习的质量控制措施。
(一)教育实习指导老师的遴选。
教育实习指导工作应选派具有讲师以上职称(含讲师)或具有硕士学位、教育教学经验丰富、思想作风好、工作责任心强的教师担任。指导老师应为人师表、教书育人、严格要求学生,重视对学生独立工作能力的培养。
(二)备课会。
备课是教学工作的一个基本而重要的环节。备好课是上好课的前提。对于实习生来说,尽管他们已经学了相关的专业知识和心理学、教育学、教学法等课程,但凭借个人的力量要备好课还是比较困难的,必须借助集体力量、发挥集体智慧。备课会就是集思广益、共同提高的一条有效途径。
在编写教案之前,备课小组在组长的组织下,开一个有指导老师参加的备课会,对教学涉及的一系列问题进行广泛而深入的讨论。备课会上讨论的问题包括:这节课教学内容在整个学科知识体系中的地位和作用;教学目的及达成措施;教学重点、难点各是什么,以及如何突出和突破;应采用哪些教学方法;如何引入新课;如何设计教学过程;应使用哪些教具;如何设计板书;如何理论联系实际;应提出哪些问题让学生思考和讨论;应渗透哪些思想教育以及如何渗透;应培养哪些能力以及如何培养;如何分配课堂时间;如何巩固新课;应布置哪些作业,等等。在备课会上,教师对发言积极的实习生要予以表扬,对有益的看法充分肯定,尤其要鼓励实习生提出创造性意见,对实习生的不当之处也要组织讨论、总结、完善。
(三)教案的撰写、修改与熟悉。
教案是教师实施教学活动的具体方案,优秀的教案是上好课的重要保证,实习教案必须是详案,即教师在课堂上的所有言行均要得以体现。教案一般包括课题、教学目标、教学重点、教学难点、教学用具、教学方法、教学过程、板书设计等内容。
在教案初稿完成后,实习生要根据这节课的教学目的和要求反复修改,直到自己和指导老师满意为止,然后交原任课老师审批。在教案定稿后,实习生要反复熟悉,做到心中有数、运用自如,即使在课堂上遇到突发事件,也能处变不惊。
(四)试教过关。
备好课是不是就等于可以上好课了呢?对于实习生来说,回答是否定的。在备好课和上好课之间还存在一定距离,只有反复演练才能填充。反复演练不仅能使自己熟悉教案,而且能发现原来教案中的一些不足,从而起到检验教案、完善教案的作用,此外,反复演练使自己胸有成竹,能增强自己上好课的自信心。那么,怎样检验实习生的演练效果呢?得力措施莫过于试教过关。
所谓试教过关,就是在上课前两三天,指导老师听实习生试讲,以检验实习生的试讲是否达标。要搞好试教过关,首先必须使实习生清楚试教过关的标准,其次要对实习生严格要求,严格把关。虽然实习生清楚了试教过关的标准,努力有了方向,演练有了目的,但效果到底如何,还受他们自身素质和主观努力程度的影响,所以要真正使实习生达到试教过关的标准,指导老师还须对他们的备课和自我演练提出要求,并进行督促、检查和指导,对试教时出现的问题予以纠正,对达不到要求的试教重试。
试教过关,对实习生既是压力,又是动力。因为要试教过关,实习生就要更加认真地钻研课程标准和教材,更加深入地了解学生和研究教学方法,更加精心地编写教案和修改教案,更加主动地反复演练,这有利于提高教学水平。
(五)上课。
上课是教育实习最基本最重要的环节。实习生一定要精心准备,认真上好每一堂课。在上课时,要精神饱满,全神贯注。在讲课过程中,把注意力集中到学生身上,实现师生之间感情和信息的交流,不低头看教案,不照本宣科,更不东张西望,而要稳重、亲切、耐心、热情、循循善诱,语言简洁、流畅、生动,没有口头禅,声音宏亮、清晰,让所有学生都能轻松入耳。另外,既要尊重教案,又要根据课堂实际灵活调整教学方案。
(六)课后评议与自我小结。
每一次上课后,听课教师与上课教师都要一起召开评议会,评议的项目包括教学内容是否正确,重点是否突出,难点是否突破,教学组织是否恰当,教学方法是否合适,教学语言是否简洁、生动,教学效果如何等。总之,在评议会上,教师既要充分总结实习生的优点,又要指出存在的不足,并探讨改进的措施。实习生要充分听取大家的评议意见,总结自己在教学上的长处,明确自己的不足及今后改进的措施,真正做到一步一个脚印,一课一个台阶。
(七)实习成绩考核。
实习生必须按照实纲的要求,完成实习的全部任务,提高实习报告等实习材料方可参加考核。实习成绩应根据学生的实习态度、出勤与任务完成情况等项目进行综合评分,实习成绩评定应采用“优、高、中、及格、不及格”的五级记分制。实习不及格者需要重修,并经考核合格后方能获得教育实习学分。
二、教育实习的档案管理
每个学生的实习材料装订成册,然后按学号从小到大顺序存档。每个学生的实习材料包括实习手册、一份规范的教案、一份班主任工作计划、一份实结、一份实习论文等内容。实习手册内容包括实习生基本情况、实习学校基本情况、实习班级基本情况、实习班级学生名单、实习日志、听课记录、实习情况汇总表等。每个实习生都要认真填写实习手册,其中的每一项内容都要填全。此外,每个实习队的实习计划、实结与优秀实习生名单也要归档。
建立自我完善、自我约束的教学(包括教育实习)质量监控体系是质量控制的重要保证[2],是高校本科教学工作水平评估的主要目的之一[1],高质量的教育实习和相关档案的规范管理是一个学校办学水平高的重要凭证[3]。因此,教育实习的质量控制与相关档案的规范管理工作,值得每个高校认真对待、积极探索、不断完善。
参考文献:
[1]教高厅[2004]21号.普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)[Z].2004-8-12.
关键词：知识管理；企业档案管理；传统档案管理；困境分析
企业档案管理能够起到稳固企业发展、为企业指明前进方向的作用。通常情况下，企业的档案具有数据庞大、资料繁多的特点，尤其是公司规模较大的企业，档案数量更为庞大[1]。然而，当前大部分企业在进行档案管理时，仍然存在一些问题有待解决。
1 企业档案管理所面临的问题与困境
1.1 传统档案管理技术落后
传统档案管理技术明显与现代信息技术发展程度存在落差，造成企业管理水平较为落后。随着信息技术的不断发展，已经逐渐渗透到我们的日产生活、生产之中。传统的档案管理方法通常是采用人工记录、纸质记录的方式对企业档案进行管理。而这种管理方式很容易造成企业档案丢失或损坏的情况，不利于企业人员进行管理[2]。除此之外，对于具有悠久历史的大型企业而言，长久积累之后，所拥有的档案资料数量巨大。而在管理过程中，当管理人员出现交替时，容易出现交接漏洞，导致某些企业重要档案在此过程中遗失。
1.2 企业档案管理重视度不够
企业领导对档案管理工作的重视度不足，会大大降低档案管理水平。根据调查显示，我国大部分企业对档案管理工作的投入力度均相对较弱，很多企业领导认为档案管理仅仅只是资料的收集与储存，而忽略了档案管理所能带给企业的指向作用。当企业领导对档案管理重视不足时，会影响档案管理工作人员的工作态度。有可能会让档案管理人员出现懈怠的工作情绪，极大的影响了档案管理工作效率。
1.3 企业档案管理人员素质不高
企业在选择档案管理人员时，通常只会关注人才的耐心、细心度，而不会特意选择具有专业档案管理能力的人才。甚至在很多企业，为了节省人力成本，会选择从其他部门，如办公室部门调任或兼任档案管理工作。当档案管理工作人员能力不足时，会降低档案管理工作的所应有的效果，导致企业领导更加不重视档案管理工作，呈现出恶性循环的状态。在档案管理人员管理制度方面，大多数采用同样酬劳雇佣人才。长久下来，会让表现优秀的工作人员慢慢变得失去工作积极性，认为无论做多少工作都会得到相应酬劳，导致工作效率与质量的降低[3]。
1.4 档案管理搜索性差
在传统的档案管理方法中，通常会对所收集的档案资料进行档案盒归纳与整理。当需要寻找某份资料时，即便是档案管理人也很难在短时间内将档案资料快速搜索出来。当资料年份较长时，甚至可能出现“无迹可寻”的状况，极大的降低了档案管理水平。档案管理中，档案资料管理的搜索性较差，在关键时刻无法及时提供必需资料，可能会对企业造成巨大的损失与影响。
2 基于知识管理的企业档案管理模式应用
2.1 构建企业档案文化管理模式
企业档案管理水平需要良好的企业文化背景进行支撑，先进的企业文化背景可以改变企业人员落后的思想观念，让企业员工能够主动学习新知识与新事物。为了更好的建设企业档案文化管理制度，企业应当为档案管理工作人员建立能够进行知识共享的交流平台，还可以将档案管理的相关知识以讲座的形式定期在企业进行宣讲，让档案管理人员能够接触到新信息与新知识，以此来提高企业档案管理水平。
2.2 采用企业档案信息管理模式
为了能够满足知识时代的需求，在基于知识管理的基础上，将企业的档案资料信息进行整理与分类[4]。传统的档案管理模式下，会出现档案信息混乱的状态，导致企业各个部门不能得到良好沟通，档案信息共享实现困难。而构建完全的企业档案信息管理制度，可以为企业的档案资料设立不同类型、专题等进行信息分拣，以求最大程度能够利用企业档案，充分利用知识管理优势，提升企业档案管理质量。
2.3 充分实现企业档案的服务性
企业档案管理的目的之一，就是为了能够满足后续人员对资料的查阅与经验的获取。在所收集的档案资料中，包含人事管理资料、企业经手项目详细资料等很多内容，相当于是企业的成长日记。在企业的成长过程中，通常不会一帆风顺，每一次磕绊、损失都能成为后期发展的借鉴。企业档案管理应当在企业人员需要时提供有用信息，才能充分实现档案管理工作的服务性。而基于知识管理的企业档案管理模式，可以利用现代先进技术，改变传统纸张管理，将档案管理移动依附于计算机技术中。利用计算机技术，能够快速搜索所需资料，还可以对重要档案进行多重备份，避免出现档案的遗失或损坏，确保了档案的完整性。
2.4 提高企业领导对档案管理的重视度
企业领导应当加大对企业档案管理的重视度，改变传统管理观念，充分融合知识管理理念，运用先进信息管理技术，将企业档案管理的效用充分发挥出来。当企业领导对企业档案管理工作具有足够的重视度时，能够给予企业档案管理工作更多支持。首先，在资金投入方面。有足够的资金，档案管理工作人员才能更主动、更积极的开展工作，还能购买足够的工作所需设备，充分满足档案管理工作需求。然后，在影响力方面。当企业领导对企业档案管理工作足够重视时，会感染档案管理工作人员，让档案管理人员能够在工作时感受到自己对企业的贡献，挖掘自身的价值[5]。只有这样，才能显著提升企业档案管理质量。
2.5 加强对企业档案管理人员的培养力度
企业领导在定岗时，为了充分实现企业档案管理的实际作用，不得S意选择档案管理人员。在选择档案管理人员时，应当进行综合性思考，观察招聘人才的档案整理能力、档案收集能力、档案分析能力以及总结归纳能力。优秀的档案管理人才不仅能够将档案进行有序管理，还能在将档案资料有序管理的同时，还能从企业的历史档案资料中，对企业过去的不足进行总结，进而能够帮助企业获得更长远的发展。除了在初始选择需要慎重外，企业领导还应当定期开展基于知识管理的档案管理相关讲座，聘请专家进行定期讲解。知识在不断进步，技术在不断提升，档案管理人员只有不停歇的进行学习，才能保障自己不会处于落后状态，才能更好的完成档案管理工作。同时，对于档案管理能力强，工作质量高的工作人员，企业应当给予适当的精神、物质奖励，以此来激发其他工作人员的积极性，让全体员工能够保持积极向上、努力工作的状态。对于管理能力差、工作状态不良的员工，应当及时进行了解，给予帮助，让员工可以早日恢复状态。
3 结束语
综上所述，传统的档案管理模式已经不能满足我国企业的发展需求。因此，为了能够真正实现档案管理在企业中的作用，应当早日进行改革，选择基于知识管理的企业档案管理模式，以此来提升企业档案管理效果，确保企业能够朝着健康、繁荣方向发展。
参考文献
[1]张晓娟，马瑜，左田原，黄兰.知识经济时代的企业档案管理――一种知识资产观[J].档案学通讯，2012，04（15）：76-79.
[2]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯，2011，02（10）：24-28.
[3]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013，01（16）：31-34.
关键词：数字档案馆；知识管理；知识服务
1档案知识管理的服务方向
知识管理的核心是通过对知识本身的管理（包括显性知识和隐性知识的管理）和对知识过程的管理(包括知识生成、知识积累、知识分类、知识整理、知识组织、知识挖掘、知识开发、知识服务、知识共享、知识交流和知识评估等)，充分挖掘知识的内在潜力，提高创新能力。
2档案知识管理的服务模式
2.1主动式知识服务模式：通过档案用户需求建模，删除与主题无关的知识资源，提高知识资源的筛选效率，为档案用户提供全过程、全智能化的主动式知识服务。2.2交互式知识服务模式：依托信息管理平台，通过跟踪服务，发现和挖掘用户的潜在需求，以主动提问的方式引导用户更有效地利用知识。2.3推送式知识服务模式：充分发挥知识库中知识地图的效用，记录和分析用户以往的检索需求，通过知识单元之间的语义关联自动发现相关需求，定制性地推送急需的知识资源。2.4导航式知识服务模式：面对海量的档案知识资源，需要通过导航式的服务方式为用户提供服务。
3档案知识资源的科学规范管理
各类知识资源的科学规范管理不仅能真实反映企业发展历程，而且对有效保存企业知识，实现企业知识共享，提供有效信息服务，保持企业核心竞争力等方面起到了重要基础保障作用。3.1重视核心知识资源的科学规范管理，保证归档文件的系统完整、安全可靠与长期可读。3.2加强电子档案管理：严格执行国家相关标准和规范《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)，确保电子文件的标准统一，格式一致，数据规范等。同时综合管理信息平台的应用，保证了对电子文件的全程控制。3.3做好纸质档案的数字化工作。首先要进行重新鉴定。根据本单位实际，将永久、长期和短期档案进行一次全面系统鉴定，剔除无保存价值的档案。其次，做好优选工作。把利用率高、价值高、社会需求大的档案优先数字化，进行全文录入。最后，要建立档案目录数据库，方便检索。在数字化工作中，要严格遵循规范性、安全性和效益性原则。
4建立符合用户需求的档案知识管理体系架构
4.1获取与转换：从用户角度进行组织建设，围绕企业生产经营、管理决策等核心工作，尤其是重点项目的需求，先建选题目录数据库，按照主题或专业等多种分类原则；后建选题内容数据库，采集相关数字信息，并按照知识化管理的要求进行加工处理，转换成结构化数字信息，包括信息整理、格式转换、知识分类、知识编码等过程。4.2挖掘与发现：构建档案信息数据库、数据仓库和相关知识链接，实现档案信息资源的整合、组织、存储和更新。同时利用先进的隐性知识挖掘工具，将信息管理系统中的元数据信息、背景数据和用户信息作为一个集合体，从中发现隐含的有规律的信息，应用特定的算法工具，找出相关的知识联系。4.3分类和建模：按照分类标准构建有序化的数字档案信息资源分类体系。充分利用专题数据库的功能优势，立足用户需求建设企业各类知识库，如院史库、文档库、资料库、规章制度库、荣誉库等，成为企业知识资源管理与知识服务平台,实现集成化和智能化管理。在检索方面实现了目录检索，全文检索和空间检索，提高了档案的查全率和查准率。4.4反馈和更新：用户反馈就是判断、评价知识的价值，将有用的知识信息输入知识库。用户可以将知识服务过程中的任何问题提供给档案管理员，并提出意见和建议。这样有助于更好地挖掘用户需求，提供有针对性的服务，将隐性知识显性化，并转化为生产力，具有高边际效益，成为知识服务的重点。
5知识服务的有效应用
5.1专题服务。充分利用数据库技术进行整序和知识重组，将档案的历史价值体现出来，形成知识密集型的服务内容。档案编研员通过对档案用户的需求偏好分析，查阅相关档案资料编撰成为系统性强，参考价值高的专题。利用电子档案举办展览，形式新颖多样，纸质、照片、录音、录像、实物档案等都可以通过数字化后完整地展现其原貌，使展览内容丰富，有身临其境之感。5.2咨询服务。数字档案馆咨询服务是利用现代化服务软件，包括电子邮件、留言表单及在线实时通讯等，解决档案用户在寻找相关信息和知识过程中遇到的各种问题，帮助其更好地利用馆藏资源，找到所需的信息和知识，实现有一定深度和知识含量的服务。
6促进信息共享与知识创新
知识库建设是在数字化前提下，向网络化、合作化和集成化方向发展。创新信息资源建设模式，实现实时通讯、协同工作、共享文件等功能。充分发挥专业用户的作用与积极性，同时加强馆际间的交流与合作，实现网络信息资源共建共享。
7对企业知识管理者的新要求
7.1在知识层面上，要兼备档案学专业知识及相关学科知识。对数量庞大的档案进行科学管理，具备发现和寻找信息的能力；组织和管理信息的能力；评估和传递信息的能力。不仅让用户更有效率地使用档案资源外，还可根据档案提供者的背景资料，找到该主题领域内的知识专家，进一步实现企业知识的交流和共享。7.2在技能层面上，要具备信息管理技能与沟通协调能力。知识库建设是数字档案馆的中枢工程，是成功实施知识管理战略的先决条件之一，其规划、实施、管理、维护、标准建设等都需要相关人员具备较高的综合素质，不仅要熟悉馆藏，还要掌握数据库管理的基本技能和业务流程。加强知识管理的培训和学习，营造合作与研究的环境和氛围。7.3在态度层面上，要具有良好的人格特质。知识管理者具有敬业精神，工作细心、耐心，工作积极主动，乐于学习新知识，有一定的创新能力。总之，在大数据时代晨曦初现的当口，档案部门在创新性地开展知识管理建设工作中，为社会提供了一种全新的服务模式，使档案管理工作真正适应知识经济时代的要求，为企业的发展做出更大更多的贡献，不断开创档案工作的新局面。
参考文献
[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2003:253.
[2]徐欣.浅谈档案馆档案资源的建设[J].档案学通讯,2006(1):82-84.
[3]章小波.基于企业知识管理的档案人员角色研究[J].档案学通讯,2007(1):21-24.
[4]薛匡勇.现代档案观研究[J].档案学通讯,2006(2):17-20.
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
1.领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的人员编制，这样势必影响组织人事部门其他工作的顺利开展。
2.制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
3.信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
4.升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级、二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，档案管理人员的工作任务繁重。
二、解决问题的途径
1.领导高度重视，提高档案管理人员素质
学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。安排在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
2.加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
3.建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。这样可大大提高档案的利用效率。
4.充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
