时间：2023-09-15 17:13:19
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抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。
2．档案信息化，纸质档案数字化
我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。
3．档案管理信息化的优势
提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。
3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。
传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。
3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。
地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。
3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。
地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。
关键词：煤田地质；地质档案；档案管理；规范化
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）24-0069-02
地质档案是地质信息的重要载体，是开展地质工作、总结工作经验的主要信息源。地质档案是指对地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案有地质原本档案和地质复制本档案两种形式。地质档案一般可划分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案。因此，实现地质档案管理的规范化显得尤为重要，更是加强档案管理的重要方式。
对煤田地质这种国有事业单位而言，档案管理规范化是非常重要的一项内容，是决定着能否做好档案工作的关键所在。地质档案管理工作不仅关系到煤田地质单位每一位员工的切身利益，更是关系到每一位员工工作情绪及积极性的重要工作。在对地质档案进行管理时，应当尽可能地将所有材料及时收集及时整理归档，并注意对档案进行检查整理，保证其完整性，并根据档案中展现的各项信息积极为地质工作的开展进言献策，使其成为煤田地质工作的重要信息来源。地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、信息的载体和成果地质资料，是地质工作不可缺少的重要基础资料。尤其是近几年煤田地质的勘探和开采不断扩大，归档数量也日益增长，怎样解决电子档带来的规范化问题、网络利用安全问题、资料共享和知识产权保护问题，都值得我们进一步探讨。
近年来，由于国家对煤田地质越来越重视，使得地质档案管理得到了较大程度的改变，对档案管理的规范化也随着社会的需求发生了改变，这就使得地质档案管理对象和范围越来越大，同时工作人员对自身的要求也随之提高。我们要将地质档案管理工作定位为一项专业服务性工作，提高工作的主动性，创建实际成效，实现地质档案管理为科研服务、为企业建设服务的目标。结合时代形式加强煤田地质单位的地质档案管理规范化是推进煤田地质单位发展的必然趋势，同时在工作中，应当尽可能地使其更加规范，使地质档案管理工作更加符合发展的需要，具备规范化的特色。
一、建立健全规范的地质档案管理制度
不管是何种岗位，制度必然是有效约束岗位行为的重要法门。我们地质档案管理的归档范围是凡有记录和反映本队勘察、设计、施工活动，具有保存价值的技术资料和技术成果以及以队为名收集的科技资料。由于时代的变化，制度也应当随着新形势、新任务进行及时的调整改革，并围绕地质档案管理工作进行逐步的完善，使地质档案管理工作制度更加规范化、科学化。在对重要的地质档案材料进行收集时，必须做到及时、整齐；同时在对档案材料进行审核时，需严格按照有证有据、真实可靠来开展工作；在进行材料的整理和收集时，要确保档案材料的严谨性；在借阅档案时，应严格按照档案的借阅条例进行，经过负责人批准后再进入查阅，若需借出则应当经过上级领导批准方可外借，并且一定要注意将地质档案的各个部分区分开来，防止出现档案混淆或者不安全情况；管理人员需注意对档案进行随时的更新，多渠道地开展收集工作确保档案的完整性，根据时代对档案材料的新需求，积极主动地对地质档案材料进行补充完善。
二、对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范
首先，在对具体的地质调查研究、矿产勘探等地质档案实施规范化管理的过程中，需要对相关制度进行完善，并且要以实际情况为出发点，例如，文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度地保障地质档案规范化管理的安全程度。加强制度建设，是实现档案规范化的重要前提。最后，在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要加强地质资料归档接收、库房管理、借阅利用等，将档案馆各个区域的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度地防止在转换过程中或者兼容性的问题导致档案文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，每个环节做到有章可循、有记录可查。同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步，最终实现地质档案管理的规范化。
三、加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性
【关键词】基层；地质档案；管理策略
地质档案中包含了地质测绘的相关数据，涉及到国土安全问题，管理中保密要求高。因此，管理人员在地质档案管理中责任重大。而基层地质档案管理中存在很多问题，影响到地质档案的完整性和安全性。因此，地质档案管理人员应积极面对当前基层地质档案管理中存在的问题，探究有效的管理策略。现结合笔者工作经验，简要分析基层地质档案管理现状中存在的问题，并探究相关解决问题的方法。
一、基层地质档案管理存在的问题
（一）地质档案项目实施人员档案汇交意识淡薄。地质工作中，有些项目实施人员缺乏完整汇交原始资料的意识，这就造成相关档案资料的不完整性。在地质档案汇交过程中，口述归纳原始地质资料的情况屡见不鲜。而这类行为说明项目人员在汇交档案方面缺乏严谨的意识，完全属于不负责任的行为，从而造成地质档案原始资料不全或缺乏一定的权威性。
（二）地质档案管理人员专业背景不足。地质档案涉及的内容十分复杂，档案种类繁多。在管理方面，各种资料的归档十分重要。在归档地质资料时，需要根据地质资料的内在联系、形式特征等进行归类整理，形成齐全成套的地质资料。在实际工作中，常常由于管理人员的专业背景不足，缺乏相关的专业知识，导致无法按照相关标准或要求进行资料分类、归档等，造成一些地质资料不齐全、地质档案存放混乱等现象。
（三）地质档案利用不当。地质工程、环境评价、道路桥梁工程等很多工程项目会涉及到地质档案的借阅。大多数工程项目的周期较长，一些地质资料可能长期处于借阅状态，借阅地质档案的人员需要反复翻阅、查看，加快地质档案的耗损。而且长时间的借阅，借阅人员的保密意识及档案保护意识的淡化，常造成档案损坏或丢失等现象。很多工程项目施工环境恶劣，导致地质资料得不到应有的保护，加快了地质资料的损耗速度。
（四）地质档案管理保密措施不当。很多地质档案中都含有保密要求高的数据内容。管理人员在工作中，主要采用以项目作为归档单位进行分类归档。因此，在同一个项目中，管理人员将未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同归档保管，进而使该项目列为保密的档案。虽然采用这一方法可以增加保密性，但实际上由于文件与非文件混合保存，在使用这些地质档案时，很容易出现泄密的问题，反而没有达到保密的目的。
二、基层地质档案管理策略分析
（一）做好地质档案汇交工作。以往地质档案管理部门在地质档案汇交过程中，主要以“交什么就收什么的”的态度接收资料，导致地质档案的汇交工作没有很好地完成，尤其是基层档案管理中，人们在地质档案汇交方面的重视度不够。因此，档案管理部门应制定完善资料汇交的相关制度，运用有效的管理体系确保地质资料的完整性和齐全性。在地质资料汇交的过程中，档案管理人员要认真复核地质工作中各项目的实施方案、技术手段及工作精度等，严格杜绝随意口头汇交资料的行为。
（二）加强地质档案的管理。由于地质资料中的数据多，保密级别也有一定的差异，管理人员在分类归档地质档案时，要严格鉴别文件是否需要保密，并采取相应的归档和保管措施。的地质资料要单独装订和保存，避免与非资料混合保存，造成管理混乱等现象。对于的资料，档案管理部门应制定相应的借阅、归还等制度，制定地质资料丢失、损坏的追责制度。地质资料归档后，档案管理人员要及时做好资料的备份工作。在借阅时，档案管理人员有义务告知借阅者资料的保密性，并签订相应的档案借阅保密协议。资料归还时，档案管理人员要仔细检查其完整性及耗损情况，一旦出现破损，应及时进行修复和复制，以免影响日后使用。
（三）规范化地质档案工作管理。地质档案的归档整理要遵循“从一而终”的原则，也就是由立项者来归档地质资料。项目的负责人要负责立项、勘察到资料汇总整理的过程。项目负责人在勘察过程中获取一系列地质数据，对其进行整理后，编写报告及验收等资料，最后形成一份完整的地质档案，并移交至相应的档案管理部门。档案管理部门的工作人员在接收到地质档案资料后，要严格检查地质资料的完整性、情况等等，做好地质档案的审查工作。地质档案通过审查和入库以后，档案管理人员要对档案进行整理。在整理时，应该按照相关规定标准认真执行，将地质资料做好分类、装订、编目、装盒等工作。在资料的管理过程中，应该加强检查，保证地质档案的完整性。在地质档案变更中，应该做好登记工作，确保库存档案和目录信息相符合。
（四）加强基层档案管理信息化建设。由于纸质、实物等地质档案借阅不便，而且很容易耗损、丢失。现阶段很多基层档案管理部门十分重视档案管理的信息化建设。相比纸质资料，电子资料具有可重复利用、耗损低等优势。基层档案管理应该加强档案管理信息化，建立全文数据库，完整保存原始资料的扫描件和电子元件。地质档案管理人员可以通过计算机将档案进行归类整理，形成一个完整的电子档案。在档案的借阅中，管理人员无需再手工一个个翻阅资料，直接从数据库中提取相应的档案，使地质档案的保存更加安全。而且将地质档案信息化后，能够有效防止档案被篡改，更好地保证了档案的真实性和完整性。目前，虽然在地质档案管理中采用实物和虚拟共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隐患。档案管理部门可以运用大容量存储设备进行资料保存，异地存放，避免所有地质档案存放一处，有效降低地质档案损坏甚至丢失的风险。
（五）加强地质档案相关人员的综合素质。在档案管理过程中，档案管理人员应严格按照相关标准和规范来要求自己，认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作。在地质档案管理信息化的背景下，不断提高自身的计算机能力，并学习地质方面的相关知识，从而提高个人的业务能力。在技术人员借阅地质档案时，管理人员要告知其关于地质档案的情况，做好登记、签订协议等工作，以严格举措来增强借阅人员的保密意识。
（六）构建完善的防抵赖机制。防抵赖机制主要是对借阅地质档案的技术人员起到威慑的作用，防止出现泄密事件。尽管借阅人员与档案管理部门须签订保密协议，但泄密事件依然发生，因此，必须要有完善的防抵赖机制，不仅能够防止出现泄密事件，也有利于在出现泄密事件后进行追查。目前最常用的防抵赖机制是采用数字水印技术，也就是在档案中嵌入水印信息，其内容包括借阅人的姓名、登记信息、用途等等。数字水印具有识别性高、鲁棒性、隐蔽性的特点。嵌入数字水印的地质资料在经过调色、扭曲、剪切等操作处理后，依然留有完整的水印信息，有效防止借阅人员去除水印信息，进而做出泄密的行为。因此，在地质档案中利用数字水印技术，能够有效防止泄密事件，一旦出现泄密事件，可以直接追查到泄密的人员，追究其法律责任。
三、结束语
在地质档案的管理过程中，档案管理人员应充分认识到地质档案的问题。一方面，档案管理人员要从自身做起，提高个人的业务能力，做好地质档案的整理、保管、借阅等工作，保证地质档案的完整性。另一方面，管理人员要加强保密意识，严格把控地质档案管理工作中相关安全措施的实施情况，如按要求落实防抵赖机制等，以确保地质档案的安全性。地质档案的完整性和安全性一直都是地质档案管理工作中的重点，也是难点，需要地质档案管理人员不断寻找有效的管理措施，提高管理水平。
【参考文献】
[1]格日乐.地质档案管理工作思考[J].西部资源,2015（06）:40-43.
[2]何春.地质档案目前管理中存在的问题及建议[J].办公室业务,2016（08）:118.
关键词：地质资料档案;地质档案信息化;新技术;法制建设
中图分类号：F407文献标识码： A
地质档案资料是地质科研工作的真实记录和成果结晶，是国家的宝贵财富。对其加强管理，不仅能更好地保护地质资料，更有利于地质资源的开发利用，为国家经济建设和社会发展服务。
随着国土资源部第七次部务会议通过《地质资料管理条例实施办法》后，矿业开发、国土整治、城市规划建设有序的开展。各级政府、工业部门及相关单位对地质矿产资源信息的需求不断扩大，地质资料档案的服务面越来越开阔。因此，做好地质档案的管理服务系统，更好地为国家现代化建设服务，已成为地质资料管理工作者首要职责。
现今我国的地质资料管理存在管理水平、管理手段、科技发展水平等因素的制约。国家地质档案管理和服务工作目前依然存在人才缺乏和信息化程度不高的问题。影响我国地质资料管理行业的服务水平。
1 我国当前地质资料档案存在的问题。
（1）资料管理工作方面要提高。
单位领导主要考虑其单位的经济效益，对地质档案和资料管理这类不直接产生经济效益的基础工作重视程度不够。相关管理人员变更频繁、缺少专业管理培训。
（2）保管方式要进步。
地质资料管理工作, 主要是以服务为主，现绝大多数地勘单位内部地质资料档案的保管方式较原始。保管状况的问题存在较多，实物资料的库房不按照规范标准执行，甚至就地堆放。有的单位连基本的资料档案存放库房都没有。地质档案资料，按照其载体和记录形式划分，可以分为传统纸质手写地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。纸质手写地质档案资料由于保管时间长，纸质老化发黄退色，文字绘图变模糊导致信息丢失。磁盘标签模糊辨识不清，利用难。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度低，维护条件达不到相关保管要求。加上服务方式较落后，信息化程度较低，手工管理模式仍旧是主流。这样不能把珍贵的地质资料合理利用起来。
（3）硬件设施如何完备。
领导的不重视也表现在对待经费投入上面，产品设备的投入以及员工待遇培训方面。导致设备陈旧落后，人员职业素质和操作技能跟不上，不利于资料管理的发展利用。
（4）汇交归档更快捷。
因为地质资料的特殊性，地质资料的生成和管理工作还不完善。相关法规法律较落后。很多单位的地质成果出于安全责任考虑推迟或者不汇交。这样对于资料的正常互通交流，地质资源开发利用都是很不利的。
（5）原始地质资料归档难。
原始地质资料归档过程中存在很多问题，立卷不明确、分类不准确、归档的文件材料缺少，图表不清晰。这些问题有些是人为因素，有些受到硬件设施局限，导致不符合地质资料立卷归档要求，给相关专业人员查阅利用也带来困难。
2 完善资料管理，切实提高服务水平。
在科学技术日新月异的今天，地质档案资料管理手段也必须更加现代化，要不断更新设备，不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑，以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。
（1）完善地质档案管理工作
首先上级领导要重视地质档案管理工作，要使地质档案管理有良好的工作条件。改善库房，添置档案装备，改善科技档案管理的硬件设施。地质资料管理是一门专业工作，它要求管理人员要有高度的责任感，良好的职业道德，以及扎实的地质专业理论基础、能熟练运用现代化地质管理软件和先进的管理知识，深厚的管理经验。要让管理人员提高自身素质和业务水平。经常派相关人员参与档案资料方面的培训学习。使管理人员明确自己的职责，更加适应现代化资料档案管理要求。
（2）地质档案信息化。
传统的地质档案借阅工作主要通过档案员手工整理归类编目原始资料，编制目录。借阅者到档案部门登记，资料员查阅相关档案序列，这样提供借阅服务。工作效率低，查阅、整理、归还等工作费时费力。随着社会的发展，地质档案信息化呼声越来越高，现代计算机通讯技术日趋成熟，地质资料档案工作越来越朝信息化方向发展。建立安全的档案信息数据库，并且在此基础上把地质档案系统做汇总，通过授权等方式为利用者提供利用权限。这样可以为研究人员创造更方便快捷的借阅方式，提高地质档案的利用率。建立地质档案目录检索数据库，让地质信息资源全社会共享。使地质档案更好的为国民经济和发展服务。利用互联网强大的信息处理能力，来为地质资料档案管理服务。
（3）地质资料管理中的开发应用
地质资料包含地质工作中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、标本、样品、岩矿心、图表、声像、电磁介质等不同形式存在的地质矿产信息和实物资源。这些资料整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。利用现代化手段加以整理，将有价值的资料经过分析、筛选、融合。编制成不同的资料信息成品上传至数据库系统。提高资料利用率，使管理人员摆脱繁重的手工整理工作。进行深层次加工并使其成为国民经济发展宏观决策的重要参考依据，为全社会提供不同层次的服务，实现地质资料信息资源的经济效益和社会效益。
（4）完善法律制度建设
各单位认真贯彻落实《地质资料管理条例》《矿产资源法》《国务院关于加强地质工作的决定》和《档案法》。只有加强档案法制建设，才能使地质档案管理工作有序进行。管理人员依法结合本单位档案管理工作的实际，制定符合各单位实际情况的规章制度,让借阅手续操作更加规范。工作流程按照规章制度,使得计算机网络管理档案信息有安全保障。责任到人,奖罚分明。
随着地质科学研究工作的发展，地质资料档案种类会越来越繁多，管理工作也会更加艰巨、繁重。我们所有参与管理的工作人员都要树立坚定的信心,以科学发展的眼光做好地质档案管理工作,为我国经济社会可持续发展作出更大的贡献。
参考文献：
1、於顺然，郑晓光.江苏省地质资料管理现状与对策[J]. 江苏地矿信息, 2000年12月.
1）档案管理制度有待进一步规范、健全。主要表现为档案管理职责分散、不明确，不同单位的档案管理可谓是各自为政、标准不一，存在着严重的档案资料重复保存且利用率低下问题，需从制度上加以解决。
2）档案管理工作水平有待提高。目前，我国部分地质勘查单位的档案管理水平，还停留在人工收集、整理与检索阶段，可接触和获取的信息量较小，非常不利于档案的二次开发和利用。
3）档案管理工作开展欠缺协调、合作。部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作，没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展，导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”，档案管理工作效果始终不甚明为。
4）档案管理工作未与地勘行业建设实现同步规划、发展。任意一个地勘单位都有自己的近期、远期规划，规划涉及地勘单位的未来规模、发展技术水平、形成何种人员结构等都会做出详细规划；而这些规划中却很少涉及单位的档案管理，导致单位的档案管理工作水平落后于地勘事业发展，势必会影响地勘单位整体管理工作水平的提高。
5）监督、指导工作不到位问题。本级档案管理部门工作离不开上级档案管理部门的监督、指导，起到把关下属单位档案管理的作用。但在实际工作过程中，由于欠缺上级部门的监督、指导，本级档案管理部门不能及时发现、纠正工作过程中存在的问题，导致本级档案管理部门工作水平难以得到有效提高。
6）管理经费不足问题。部分地勘单位由于经济效益不高影响，可用于档案管理的经费严重不足，这样用于档案管理的设施、设备就难以及时得到更新，严重限制单位档案管理工作水平的提高。
7）工作人员队伍素质问题。较高的地勘单位的档案管理工作水平，离不开高素质的档案管理工作人员，特别是工作人员高水平的专业素质支持。存在部分地勘单位档案管理工作由其他工作人员兼职现象，这些“兼职”人员的档案管理专业素质势必不高，加之这些人员的频繁调动、调整也会进一步影响到单位的档案管理工作。
8）不能得到有效开放和利用问题。新时期的我们必须充分发挥档案及其管理工作作用，使档案能真正的为社会主义经济建设、社会发展服务，而这些目标的实现离不开档案的开放和利用。开放恰恰是地勘单位档案管理工作的短板，原因一方面是数字化档案工作相对滞后，不能很好支持档案开入工作，另一方面则是受到管理观念落后影响不能大胆进行档案开放、利用工作。
二、地质勘查单位档案管理工作问题对策与建议
（一）建立、健全档案管理制度，拓展档案归档范围
通过建立科学的档案管理体系来进一步健全地勘单位档案管理工作规章制度，是提高地勘单位档案管理工作水平的关键。伴随社会的转型与发展，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理制度，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理体系。比如，在地勘单位内部建立专门的档案科室，明确档案管理工作职能，以及将档案管理工作与单位其他工作共同纳入到单位发展规划、制度制定和考核范围之中。
（二）做好档案收集、整理、归档工作
文件收集是档案归档的重要环节，收集人员要与各部门定期进行沟通联系，建立良好的协作关系，做到重要文件、材料不分散、遗失，能够完好无缺的归档。
（三）促进档案的科学化、规范化管理
为保证地勘单位档案管理工作的科学化、规范化，首先要增强地勘单位领导、职工的档案管理工作意识，领导干部的档案管理工作意识尤为重要。因为领导重视是地勘单位档案管理工作顺利开展的前提和基础，必须视作为地勘单位重要的工作内容来抓，地勘单位档案管理工作与其他工作同样重要，同样需要制定相关发展规划来促进档案管理工作的科学化、规范化发展。
（四）加强对档案管理工作的监督和指导
上级档案管理部门有责任、有必要对下级部门的档案管理工作进行监督和指导；首先，在做好本级档案管理工作基础上，要加强对下级档案管理工作的监督和指导，工作效果的坚决予以表彰，不符合相关要求、规范的坚决予以通报、批评，并限期整改；其次，逐步扩大对下级档案管理工作的监督、指导范围，除对工作进行成果监督外，还要尝试监督其工作过程，保证档案管理工作的规范化操作。
（五）加大档案管理投入，保证管理质量
各级地勘单位都应该有计划的加大档案管理工作经费投入，目的在于确保地勘单位档案管理工作的顺利开展和工作水平的顺利提高。无论是硬件条件还是软件条件都需要一定经费的投入。档案管理专用设施是档案管理工作的硬件条件，例如档案消毒灭菌机、防磁声像柜、除湿机、移动密集架等对档案具有极强的保护作用，而档案管理系统则是软件条件，它也是档案管理工作逐步实现信息化的关键条件。
（六）加强队伍建设，提高人员专业素质
1 设备档案的内容
建立设备档案的目的是为了从中了解和掌握设备一生全过程的物质形态的运动变化和价值形态的运动变化。什么是反映这两种运动变化的定性和定量的内容呢？如果我们从设备一生的全过程去分析，不难发现设备在使用过程中，设备的技术性能将会越来越差，设备的经济性能也会越来越低。而反映设备技术性能变化的技术性资料和反映设备经济性能变化的经济数据，正好是反映设备物质形态运动和价值形态运动变化过程的内容。所以应该从设备的技术角度和经济角度去收集设备档案的内容。设备一生的全过程，我们可以人为地将其划分为“前半生”和“后半生”两大阶段。设备前半生的大部分档案内容由生产设备的厂家收集完成。厂家在设备出厂时，已经将其设备前半生的大部分技术性资料归纳于设备的说明书及其有关的表格、图册之中；而设备前半生的经济性数据也从设备的价值上得到反映。设备进入使用的后半生是用户收集设备档案内容的主要阶段。
1．1 设备的技术性档案内容
我们把用于分析和评价设备物质形态运动变化的有关定性资料和定量数据称为设备的技术性档案内容。根据设备的前半生和后半生两大时间阶段可把设备技术性档案内容划分为前半生技术性档案内容和后半生技术性档案内容。设备的前半生技术性档案内容主要是指设备在设计、制造、试验及用户购置、运输、安装、试调过程中的有关技术性资料和数据。这类内容列表于表1。设备后半生技术性档案内容是指设备运转、维修直至退役过程中的有关技术性资料和数据。由于设备在后半生运转过程中，设备的零部件有磨损，设备的技术性能将会随着磨损量的增加而下降，当设备的技术性能下降到一定的程度，设备就会被迫停止运转，就得对设备进行维修，以恢复设备的原有技术性能。有时因用户生产任务的变更或生产任务的减少，将会出现设备转让和封存的现象，所以设备在后半生中还存在运转和不运转两种不同状态。根据这两种不同状态，又可将设备后半生的技术档案内容划分为设备的运转技术性资料和非运转技术性资料。这部分内容也分门别类的列入表1中。
1．2 设备的经济性档案内容
设备的经济性档案内容是指设备一生全过程中能反映设备价值形态运动变化的有关定量的经济性数据资料。根据数据资料收集的时间不同，可分为设备的前半生经济性资料和后半生经济性资料。设备前半生经济性资料内容是指设备在使用之前，反映其本身的价值和把设备运输到工作地点以及设备的安装、调试时的经济性费用数据资料。设备后半生经济性资料内容根据经济费用的不同用途，又可分为设备的运转费用、设备的维修费用、设备的间接费用、设备的停机费用和其他费用等。设备的经济性档案内容归纳于表2。
1．3 收集设备档案内容时应具备的有关表格
在企业内部为了使设备档案的内容便于收集、分类、整理、使用，设备管理部门应在企业内，系统地编印一些统一的规范化表格。这些表格应包括如下内容：
（1）设备开箱验收单；
（2）设备安装、移交验收单；
（3）设备运转试验记录单；
（4）设备精度检验单；
（5）随机附件、工具明细表；
（6）设备运转通知单；
（7）设备固定资料卡；
（8）设备封存通知单；
（9）设备启用通知单；
（10）设备内部调拨单；
（11）设备事故报告书；
（12）设备重大事故报告书；
（13）设备运转台时记录书；
（14）设备日常维修、保养等记录书；
（15）设备预测诊断记录书；
（16）设备报废单；
（17）设备档案内容目录。
2 设备档案内容的使用范围
我们建立设备档案的目的是为了让其为生产服务，提高设备在生产过程中的利用率，提高企业的经济效益，提高设备管理工作的理论水平。怎样才能充分地利用设备档案资料呢？要解决这个问题，就得了解设备档案在生产中所发挥的重要作用。设备档案按其使用性质可以划分为技术性使用、经济性使用和综合性使用三大使用范围。
2．1 设备档案的技术性使用
设备档案的技术性使用，就是利用设备档案中技术性资料和信息内容对役龄期内的设备物质形态运动进行分析，借以随时掌握设备物质形态运动的变化状态，了解设备技术性能劣化的原因，从而采取相应的技术性措施和修理手段，及时恢复设备的技术性能。
（1）用于设备利用率的分析。根据设备档案中记录的实际运行台时和设备的日历运行台时的比值来分析设备利用率的高低，并把设备的利用率提高到企业要求的范围内。
（2）用于设备预测诊断的分析。即定期对设备的性能，运行中各部门的现状进行诊断预测。这样既能使用户对设备的运行状态做到心中有数，又能使用户对设备故障的隐患、技术性能变化做到有备无患。
（3）用于设备低劣化程度的分析。即预测设备的大修周期，技术性役龄周期的多少，为设备的大修、更新、报废提供决策的可靠依据。
（4）用于设备可靠性的分析。即对设备各主要运动状态的技术性能、故障及事故的分析，找出故障和事故的原因，随时掌握设备可靠性概率的大小，并根据可靠性分析的结果对可靠性不强的零部件及时采取相应的可靠性措施，以增强设备的可靠度。
（5）用于设备大、中修过程的分析。在设备大、中修期间，先考虑设备档案中的技术性资料内容，对设备进行技术性分析，拟定正确的修理方案，借以保证设备大、中修的修理质量。
（6）用于设备改造过程的分析。当设备的技术性能已不能满足生产的要求时，设备本身还有被利用的价值，这时可根据各方面的资料信息分析，可能做出对设备进行改型的决定。在设备改型之前必须要参考设备的技术性档案资料，对设备进行具体的技术性分析，确定设备哪些技术数据应予改进，哪些应予以保留，从而拟定最佳的改型方案。
（7）用于设备事故率的计算与分析。根据资料记载的设备事故发生的频数和累计时间，就可以计算出设备事故发生的频率（即事故率），从而可以对设备的技术性能、质量加以评定，给今后重新进行同类设备的选型作为参考的依据。
（8）用于设备的维护保养的分析。即对不合理的保养周期和不能达到保养预期目的的保养方法加以改进，拟定新的维护保养周期和保养方法，从而提高设备的运行质量。
2．2 设备档案的经济性使用
设备档案的经济性使用就是指利用设备档案中的经济性资料、数据、信息，对设备后半生的价值形态运动变化进行分析，借此把握设备的价值形态运动变化的状况，洞察设备经济效益的波动趋势。从容拟定合理的投资方案，把设备一生全过程的周期经费控制到最经济状态。
（1）用于设备运转费用的分析。可以使用户正确了解设备运转费用的实际需要量，可以审核用户原预定设备的各个阶段运转费用的指标是否合理，可以使企业对设备今后各阶段的运转费用计划更加切合客观实际。
（2）用于设备维修费用的分析。可以评定设备的维修费用是否在控制的范围内，评定维修费用是否符合维修的原则。从经济的角度对设备的大修期进行预测，断定设备是否有大修的价值，给设备的大修决策提供经济性依据。
（3）用于设备操作人员工资费用的分析。可以了解设备的操作及维修人员的配备是否合理。根据此项维修性分析的结果，可以作为企业增减设备操作人员和维修人员的参考依据。
（4）用于设备产值的经济分析。即对设备役龄期内所获得的产品销售收入的分析，从中可以了解设备的产品销售收入占企业产品销售总收入的比例大小，从而确定设备在企业中的生产地位。
（5）用于设备周期费用的分析。可以了解设备的周期费用占企业全部投资的比例大小，从而为企业的经济决策提供可靠的依据。
（6）用于设备经济效益的分析。可以评价设备一生给企业带来的经济效益，借此来确定设备在企业中的经济地位。
2．3 设备档案的综合性使用
设备档案的综合性使用，是适用设备档案中的技术性资料和经济性资料对设备的一生全过程中的运转、大修理、改造、更新、选型、报废等方面进行技术性和经济性的综合决策分析。
（1）用于设备的大修理综合性决策分析。设备经过几次大修后，又经过一段时间的使用，设备的性能下降，又到了大修期。根据设备档案资料的分析，设备的技术性能还有被修复的可能，即设备的技术寿命周期还没有到期，但修复设备要花费大量的经济费用，即设备的经济寿命周期已经到期了。那么就得从设备的经济效益出发，决策该设备应否大修。
（2）对于设备性能改造的综合性分析。设备经过一段时间的使用，设备的生产效能将会降低，有时因企业选用了高效率的新型设备，使旧设备的技术性能不能满足生产的要求。但根据技术档案的分析，旧设备经过局部的改造，可以达到新型设备的技术性能，可以提高旧设备的生产效率。但我们还不能单凭技术性资料做出设备改造的决策，还得从经济的角度上，根据设备的经济性资料信息，进一步分析，是购新设备的经济效益好，还是改造旧设备的经济效益好，来决策设备是否进行改造。
（3）用于新设备选型时的综合性分析。当设备更新，或企业需要增添新设备时，要根据原同类设备的档案资料，对设备的技术性能经济性能进行综合分析，选择既能满足生产技术性能的要求，又能取得很好的经济效益的综合性最佳机型。
（4）用于设备的报废、更新综合性决策分析。设备的报废不单纯是技术性问题，也不单纯是经济性问题，而是一个有关技术性和经济性的综合问题。如果不对设备进行综合性分析，那么设备一生不可能给企业创造最佳的经济效益，甚至会给企业造成不必要的浪费。因此根据资料信息对设备报废、更新进行综合性分析，选择好设备报废、更新的时间点是很有必要的。
2．4 设备档案的反馈作用
如果把设备档案中反映设备一生全过程的技术性和经济性档案资料，以及这些资料在企业中应用的结果以信息的形式反馈到设备的设计、制造单位，这将对提高新设备的技术性能，完善新设备的结构和制造出高效率、高经济效益的新型设备，具有十分重要的意义。这就是设备档案的反馈作用。
［关键词］石油地质；档案管理；特殊性；管理办法
0引言
从实际角度来看，石油地质档案本身具有着一定的特殊性，这也决定了其管理也与其他领域的档案管理工作有所差异，本文将从石油地质档案的特殊性着手展开分析，并探讨其有效的管理办法。
1石油地质档案管理的特殊性分析
石油地质档案的特殊性是决定其管理工作特殊性的基础，石油地质档案的特殊性主要表现在以下几个方面。
1．1形成过程
石油地质档案一般是在石油开采的整个过程中形成的，其形成过程十分漫长，这与石油开采的特征有着密切联系。石油开采的不同阶段其地质情况与油层动态也有着一定的差异性，要想确保档案齐全完备，必须要随着油层开采时间的推进，不断增加新的材料，阶段性进行归档。
1．2形成材料
石油地质档案是石油企业认识和开发地下油层的重要依据，而石油地质档案的形成材料一般很难直接通过勘探获取，而是由技术人员根据仪器测试的结果及相关数据进行分析与推断获得的，具有间接性的特征。而这些间接性的档案材料，对于石油开采的整个过程又是至关重要的。
1．3反映对象
石油地质档案主要反映的是原油和天然气在地下深处存在的环境条件及其勘探开发过程中与开采中的变化动向等等。这些状况及变化动态只能依据从地下取得的大量测试数据及少量岩芯、岩屑进行分析、推理判断、了解认识。
1．4利用情况
石油地质档案是指导原油生产的重要材料依据，其在原油生产中的利用是十分频繁的，这主要是由原油生产过程中各个环节衔接的紧密性所决定的。原油生产过程中，油气井开发是十分关键的环节，油气井的利用价值判断需要以档案资料作为基础依据，而油气井开发过程中的钻井、勘探、测井、压裂等各个环节也都需要以档案资料作为指导依据，档案资料能否充分有效的运用，影响着原油生产计划及决策制定的科学性与合理性，也决定着原油生产的最终效率与质量。
1．5横向联系
在石油开发的过程中，地质情况与条件的复杂性是石油企业所必须要面对的一个重要问题，尤其在新地块及新地层的开发过程中，很难凭借以往开采经验制定出完全可行的钻井开发方案。这就需要利用新开发区域附近老地块、地层的地质档案资料，来更加科学合理地判断新开发地块地层的地下情况，而同样对于新钻井的认识，也需要以附近已有钻井的档案资料作为参考依据，这也使得石油地质档案的横向联系相对更加密切。
2石油地质档案的管理办法
2．1以专业分类为依据，进行统一化管理
由于石油开发具有很强的专业性与综合性，其中所涉及的专业较多，常规档案管理办法容易产生遗漏，因此，在石油地质档案的管理过程中，可以采取以专业分类为依据，实行分专业的统一化管理的方法，保证档案归类的合理性以及归档的完整性。在实际的石油地质档案管理过程中，应针对勘探、开发、钻井、测井、试油、修井等具体专业进行分类，并制定统一的管理制度章程，配置统一的档案柜、资料盒、文件盒（袋）等，并根据专业不同进行明确的标注，严格按照管理制度章程的要求执行归档、立卷、调用、销毁等管理工作，确保石油地质档案管理的规范化、标准化，并保障档案资料的有效利用与价值的良好发挥。
2．2建立档案资料汇交中心
石油地质档案资料与原油生产有着密切的联系，并且由于其形成过程的特殊性，也使得其在管理中需要建立档案资料汇交中心来提高档案资料报送、获取、积累以及使用的效率。汇交中心的建立，不仅能够满足随时报送的需求，其也为石油地质档案形成的漫长过程中的档案资料积累以及定期立卷提供了有利的条件，从而保障了档案归档及集中管理的时效性。同时，通过汇交中心也能够为与油田开采相关的科研、测井、试油单位的资料获取与利用提供便利的条件，从而提高石油地质档案的利用效率，也能为原油生产技术水平的提高发挥推动作用。
2．3着眼微观，做好石油地质档案管理工作
在实际的管理过程中，还要结合石油地质档案的特殊性，加强微观管理工作，主要可以从档案收集、整理、保管及利用四个方面着手。档案资料收集方面，应具有一定的选择性，对于重要的记录材料，如钻井观察、测井等，应及时完整归档，对于一些较为特殊的原始记录材料，应在统一进行处理后再进行归档，应能够准确反映出真实的油层动态、油气分布等地质情况。在档案的整理方面，要注意结合石油地质档案形成的阶段性特征，分阶段对石油地质档案的相关材料进行及时整理，并根据油田开发以及原油开采的进度与过程，随时收集和积累相关的档案资料，并进行阶段性的立卷以及归档，确保档案的齐全完整。在档案的保管方面，应注重根据石油地质档案的形式、分类以及所对应的井号等，采取相应保管方式，应适应档案的保存形式与档案保管室的空间条件，并要满足后续积累的需求，确保档案保管有序规范。在档案的利用方面，应考虑到石油地质档案利用的频繁性特征，可采用将档案复印分发至各部门资料室或利用计算机管理技术，进行档案资料的拷贝、远程传输等灵活性的方法，以便于档案的有效利用，并避免档案的损坏丢失所造成的不良后果，充分发挥石油地质档案的使用价值。
作者:王琴 单位:延长石油股份有限公司南泥湾采油厂
参考文献
【关键词】地质档案；资料；研究；应用
地质档案部门作为行业信息的重要组成部分，以崭新的面貌服务于地质工作。随着地质工作的广泛开展，生产不断发展，地质档案数量急剧增加，地质档案利用率也不断提高，传统的手工整理档案，手工检索已经越来越不适应现实需要，如何以较少的人力，物力更好地整理加工档案信息，为利用者提供准确.快捷的服务，全面推广计算机在地质档案管理的应用势在必行。
1 计算机在地质档案管理中的应用
运用现代计算机信息处理技术，实现地质档案工作技术现代化、信息传递网络化。地质档案信息传递网络的主要功能和优越性主要表现为有利于档案信息资源共享，实现远距离检索和传递。尽管计算机在地质档案工作的所有领域都有着广泛的应用前景，但从目前的情况来看，在地质档案工作的每一个业务环节和每一个管理项目都应用计算机，似乎没有多大的必要，也不太现实。比方说，每一套地质报告都有十几张、几十张乃至几百张图纸，假设平均每个地勘单位有500卷(件)档案，每卷有50张附图，共有25000张图，每张图规格为40厘米x40厘米，MAPGIS成图每张得5天时间才能完成，且不说计算机容量及文字数量问题，单是把这些图件送进档案数据库，就需要300多人手；有些业务环节和管理项目，采用手工管理的方式还没有遇到很大的困难，还可以胜任，并且更符合效益原则，那就可以暂不采用计算机。这点和我国整个现代化建设既要考虑应用先进技术，又要充分利用丰富的劳动力资源是同样的道理。根据档案工作现代化基本决策目标的要求，先进技术的应用必须具有经济上的合理性。如果用计算机把地质档案工作的一切领域全副武装起来，那么，技术的先进程度虽然提高了，而经济的合理程度却因此而降低了。这不符合档案工作现代化的基本决策目标。笔者认为，档案部门当前应用计算机的重点应放在编目检索及借阅管理上，这是地质档案工作现代化进程中的主要一步，是地质档案部门应用计算机的重点领域。
2 对计算机地质档案管理的研究
2.1 自动编目，地质档案目录，按照一定的原次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质档案。条目组合是地质档案管理检索和报道的工具:每年的报告成千上万，手工编目太慢.而计算机能大大改善档案手要检索工具的质量。
2.2 联机自动检索，是推进地质档案开发利用的主要手段。地质档案是地质工作服务于我厂生产的主要载体。我厂有内部网、可以使档案室和技术部门联网，从而使档案利用者直接通过计算机查到所需的档案信息.有效地发挥档案的价值。
2.3 地质档案的借阅实现自动管理，可随时掌握利用者正在调阅地质档案数量、密级、时间、复制、摘抄等情况.
2.4 地质档案的统计，计算机根据地质档案数据库的信息制作地质档案进库统计，利用统计进行库房的汇总。
2.5 地质档案的保密，计算机可以根据地质档案密级程度设置密码，使具有保密性质档案做到不泄密。
2.6 地质档案的编研，计算机系统根据地质档案数据库。总之后计算机技术的飞速发展为地质档案管理提供了便捷的手段，提高了地质档案管理的工作效率，提高了地质档案查全率，查准率、加快了档案的检索速度，从而使地质档案为我厂的领导决策，经济建设以及地质开发部门的勘探提供了准确、便捷、快速的服务，发挥了地质档案最大的利用价值
3 计算机地质档案管理中的应用
3.1 计算机在地质档案编目检索中的应用
计算机是理想的地质档案资料检素设备，有了它，不仅可以提高查找资料速度，节省时间，还可以提高查全率和准确率，节约劳动力资源。在应用计算机管理地质档案过程中，笔者曾尝试过3种方式:FOXBASE数据库、EXCEL文档、地质档案管理系统软件。考虑到各种检索方式的需要，要从多方面设计库(文档)结构。如:按档案号、资料名称、比例尺、作者、工作时间、工作单位、找矿手段、矿种、地区、地名进行编目。
用FOXBASE数据库进行检索要求很严，半角/全角、大/小写状态、语句、标点不能有一点差错，查找起来很不方便。
用EXCEL文档管理，它的优点是输入文字或数字时可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺点是查找时，只能一下一下地点“查找下一个”，一条一条地查，不能一次显示查到符合条件的所有的内容。
地质档案管理系统软件检索地质档案资料，就解决了一次显示一条的缺陷。而且它有单条件和多条件查询。从利用者的角度上看，检索系统的开发利用解决了查询难的问题。使用地质档案管理系统软件后跨类别检索不再是一个难题，只需输入几个关键词，用鼠标轻松一点就能找到所要的档案资料目录。从管理者的角度上看，地质档案管理系统软件的开发利用为档案管理提供了管理平台，初步实现了信息化，促进了档案管理规范化和现代化的进程，同时也解决了人工统计繁杂、不准确的间题。以往每年做年报统计是一件头痛的事，要每个类别一页一页地统计，既烦琐又容易出错。利用地质档案管理系统软件只需输入统计的时间段，就能得到准确的数据，管理工作也因此上了一个新台阶。从功能上看由可以随时增加模块，具有修改容易、操作简单等特点，为不断持续改进创造了条件。
3.2 计算机在地质档案资料借阅中的应用
应用计算机进行地质资料借阅管理，首选当属地质档案管理系统软件，它的检索系统与借阅管理系统是相互关联的。通过检索查询可以生成借条:点击某一编号，计算机就会自动把这一条内容存到借条中去，并且可随时修改，最后确定，自动打印成借条。通过借阅管理系统，能够进行去向查询--把某一编号输入去向查询，计算机会提示:“这份资料在下列人员手中”。并列出借阅时间、借阅者姓名、档案号、资料名称等。还可以统计使用率--使用某一份资料的人次、回次；已借出的资料有多少份，归还了多少份，未还的多少份。避免了人工一笔一笔地统计，既节约人力，又节省时间，而且非常准确。
参考文献
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[3]李胜华.浅谈勘察设计工作提高计算机技术应用水平的途径[J].科学与管理.2009.（15）
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[关键词]地质档案管理；信息化建设；必要性；问题；对策
中图分类号：G850 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）15-0337-01
1 地质科技档案信息化建设的必要性及内容
1.1 地质科技档案信息化建设的重要意义
目前，我国经济虽然得到了不断发展，并且发展迅速。但是许多方面还是跟不上时代的潮流，许多传统的管理模式已经不能满足目前的发展需求，因此，某些特殊的行业需要进一步更新技术，变换模式，以达到更好地管理效果。就如同档案管理的信息化建设一样，新时代的档案部门也需要向现代化的档案管理迈进。地质勘查单位的档案管理仍然使用着传统的管理模式，这样就导致工作效率不高且跟不上档案生成的速度。因此，实施档案信息化建设是十分必要的。
1.2 地质科技档案信息化建设的主要内容
所谓的地质科技档案信息化建设就是要借助于现代的计算机、扫描仪、电子科技以及网络等现代化科学技术的设备来完善管理模式。档案信息化建设的主要管理体制就是要建立一个更为高效、快捷、健全的系统，使得档案的管理更为科学、系统，在收集或者查找时更为方便快捷，这样还可以使得地质档案的信息能够上传到云端得到共享，并且突破空间与时间的限制，最大限度地实现资源的经济效益和社会效益。
2 地质科技档案信息化建设存在的问题
2.1 目前我国地质科技档案管理现状
在我国，大部分地质勘查单位的档案管理工作都是较为简单的，其主要任务就是做好相关资料的收集，并且将这些资料进行分类整理，做好相应的记录然后保存好。由于目前我国大部分的档案都是传统的纸质档案，这样的管理方式不仅不环保，还有许多弊端：第一，由于档案是纸质的，随着档案的增多，其所占据的空间也会不断加大，工作人员在管理过程中的工作量也会增多，而且检索的难度也随着数量的增多而加大；第二，纸质的档案对于其存放的环境和条件有着较高的要求，不能在潮湿或者阴暗的地方存放档案，对存放文档的地方还要经常进行杀虫防虫工作，除此之外，要做好存放档案地点的消防工作；第三，纸介质容易老化并且容易磨损，因此稍微保管不善就容易造成损失，严重的则会丢失原始数据。由此可见，我国的档案管理现状目前还不能适应经济和社会发展需要。
2.2 地质科技档案信息化建设存在的不足和问题
2.2.1 档案管理人员的观念落后
大部分的管理工作人员都认为信息化建设跟目前的档案管理工作并没有直接关系。无论是领导班子还是普通的管理人员，都不认为信息化管理优于手工管理，甚至有人认为利用现代科学技术的管理模式存在着会将数据丢失的更大风险等弊端，比如在没有保存的情况下断电，黑客入侵导致信息泄露。
2.2.2 部分地质档案的管理人员素质较低
在我国，有许多地质单位中的档案管理人员都不是专业的管理人员，有些是在单位里面身兼二职、或者三职，甚至有些只是兼职。这样就导致了在管理工作上，管理人员的工作热情不高，积极性不强，技术水平也处于低下水平，以至于更增加了传统管理模式带来的弊端，并且管理人员的能力低下阻碍了档案信息化建设的进一步提升。
2.2.3 地质单位的档案管理设备较为落后
由于大部分管理人员都不愿打破传统的管理模式，并不认为信息化管理会优于目前的管理模式，因此，这就导致部分单位的档案管理设备仍是以前陈旧的设备。这些设备并不能满足目前如此大的档案容量，所以某些单位的档案资料堆放杂乱，甚至有些单位直接将档案放在一些陈旧的仓库里，导致了部分档案资料或者数据有所损失。
3 加强地质科技档案信息化管理的对策建议
3.1 各级管理者要重视地质档案信息化建设工作
领导班子和直接管理人员若是不重视档案信息化建设，那么就算引进再多的现代化设备也是不能够解决目前存在的问题。因此，要从档案信息化的优势出发，修正管理人员对信息化建设的错误认识，以改善档案管理模式和工作方式为目标，加强各层管理人员的管理工作并且要求他们必须重视信息化建设。由于人们对档案信息化建设还存在着一些认识误差，因此，在思想观念上还需要进一步地更新和突破。除此之外，还需要对管理人员进行每周一次的再教育，使得他们的技能水平上升一个层次。
3.1.1 更新档案管理观念
一直以来，地质单位档案的管理模式都受我国计划经济管理模式的影响，部分档案工作者的思想观念陈旧，认为一个完整的管理库才是一个最安全的“保险箱”。因此，这些人往往都是不信任现代化的科技管理，要想改变目前的现状，必须要更新档案管理者的陈旧观念。
3.1.2 树立档案信息共享的观点
要想突破目前的区域界限，就要懂得共享资源。要更好地共享资源，就要在保证不泄露自己信息和档案资料的前提下，利用因特网将信息和档案结合起来，这样才能更大限度的发挥档案的自身价值。
3.2 重视引进新设备并加强地质档案管理人员的培养
提升档案管理人员的整体队伍素质是非常必要的，要培养专业的管理人员，提高他们的工作积极性，增强工作热情，这样才能更好地做好档案管理工作。因此，地质单位应投入资金聘请专业的管理人员，培养专门管理档案的管理者，要让其熟悉现代化技术的应用。必要时，应该引进一些新的适合地质工作的设备，这样才能更好地管理资源，达到资源的共享，并能提高档案管理质量，提高工作人员的工作效率。只有与时俱进，才能不被社会淘汰。
4 提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化
对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。
随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要J识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。
5 结语
总之，地质科技档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强地质科技档案管理的信息化工作，是档案部门面临的共同新课题。各事业单位尤其是地质档案管理部门，应从战略高度来重视和加强事业单位档案管理工作，以档案管理信息化促进事业单位管理的科学化、高效化。
参考文献：
