时间：2023-09-22 15:32:18
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一、需求分析
桌面云的建设可实现随时、随地、随需、安全、可靠、快速、易管理、弹性扩展、平滑迁移的效果。用户能够有24小时的桌面访问环境；可通过企业单位外网和Internet网络进行访问；可通过电脑、瘦客户机、平板电脑、智能手机等多种方式访问桌面；实现桌面环境的高可靠性、快速上线和部署；管理人员可对整个计算中心环境进行可视化的运维管理。1．网络环境需求分析桌面云通过网络实现用户通过终端对桌面环境的访问，由于企业单位项目存在视频和多媒体的使用，因此统一选择使用具有适用于高延迟网络PCoIP协议，在网络中部署QoS时也更容易制定策略。根据带宽需求，制定不同应用环境实际需求的带宽。其中，采用百兆到桌面的有线局域网；采用千兆部署服务器端；千兆带宽的接入交换机上联；2GB以上的客户端缓存的内存存储。在实训机房现有网络环境中，需要在QoS设计时实现对PCoIP的传输优先级和带宽保障，尤其是在容易出现瓶颈的广域网。2．计算资源需求分析存储资源的需求分析主要来自于IOPS和存储容量两方面的需求。基于存储使用上的差异，结合桌面的技术特点，可采取SSD存储和通用磁盘存储结合的方式来进行设计。按15个桌面模板（每模板20GB空间）规划SSD存储容量，所需的存储容量为300GB，需配置300GSAS（1万转）12块（raid5）。
二、桌面云的建设设计
桌面云的建设设计坚持实用性、先进性、经济性、开放性、标准化、可扩充、可维护等原则。任何云平台信息系统都不能做到绝对的安全，尤其是面临着云计算应用环境的诸多新的变化。在办公信息化桌面云的建设过程中，要折中和平衡安全风险、安全需求和安全成本，安全需求过多必然会导致运行的复杂化和成本的增加。因此，整个桌面云的建设需要注重实效、统筹规划，以确保企业单位资金的合理使用。1．桌面云的构架在桌面云建设时，采用业内最主流的VirtualDesktopInfrastructure（VDI）架构与部署方式。它基于底层的硬件资源和中间层的虚拟化软件，通过上层的桌面虚拟化应用软件，为终端用户提供虚拟桌面交付模式。VDI解决方案中所提供的桌面虚拟化不仅充分利用了服务器端的计算能力，而且提供了强大而灵活的用户PC管理能力，同时具有很强的可扩展性和显著的能源节约优势，消除了传统个人电脑管理模式中的很多缺点。在VDI解决方案中，主要有三类核心组件，它们构成了桌面虚拟化中VDI解决方案的基础。第一，虚拟化服务器和支撑基础资源。通过虚拟化服务器，进行虚拟桌面的创建、删除、迁移等管理功能。底层支撑基础资源是正常运行的虚拟化服务器的基础，是整个VDI解决方案中最底层的组件。虚拟化服务器和底层支撑基础资源共同作为VDI解决方案中一种基础组件为上层提供了基本的计算能力。第二，虚拟桌面实例。它的目标是为用户提供简易、方便的办公和娱乐功能，而不是厚重和强大的应用服务承载能力。第三，ConnectionBroker组件。它是VDI解决方案中非常核心的一个功能组件。它的基本功能是对于终端用户的认证和管理；对于虚拟桌面实例电源状态的管理；对于虚拟桌面实例和终端用户之间的连接管理；对于虚拟桌面实例和终端用户的关系映射管理等。2．网络环境设计桌面云的网络环境设计分为：虚拟化服务器平台与存储间连接、虚拟化基础平台中服务器与服务器间的通讯网络连接和客户端与数据中心虚拟机之间的通讯网络连接三部分。在桌面云的虚拟化服务器平台与存储间连接时，采用1G／10G以太网连接的IPSAN阵列。用户虚拟桌面集中存储在后台存储中，在系统启动、数据拷贝的读写过程中，数据在存储和虚拟化基础服务器间流动，以上班开机高峰时机为例，1G的以太网连接基本可以满足要求。同时，采用双链路冗余机制可以避免服务器与存储间的通讯线路故障而导致所有应用停机的问题。即每台服务器与存储间都有两条独立的链路。在桌面云的虚拟化基础平台中服务器与服务器间的通讯网络连接时，为达到最好的应用效果，可以在虚拟化服务器平台启用“自动负载平衡、HA以及vMotion”等高级特性，在这些特性使用过程中，需要在各虚拟化基础服务器间迁移虚拟机，迁移时网络带宽越大、网络环境越简单则迁移效果越好，因此，可以采用全1000M网络连接用来部署独立的虚拟化基础服务器间的交换网络。在桌面云的客户端与数据中心虚拟机之间的通讯网络连接时，客户端与托管的虚拟桌面间采用PC－over－IP协议连接，采用有线局域网内百兆到桌面、服务器端必须采用千兆部署、接入交换机上联保证千兆带宽、广域网环境各客户端1M出口带宽的方式就可以达到较流畅的效果。3．服务器环境设计桌面云的服务器环境设计分为SSD磁盘和通用磁盘磁盘两部分。在SSD磁盘设计时，采用2块SSD硬盘，两块800GB做RAID1，存放40个20GB的虚拟桌面镜像。在通用磁盘存储设计目的是为用户的桌面数据提供存储空间。未来的扩容可考虑采用纵向扩展和横向扩展两种方式。纵向扩展即增加存储扩展柜，保持整个存储架构的不变。横向扩展则是利用VMware的vSAN技术，充分利用服务器已有的磁盘空间来作为存储空间。
三、桌面云的优势
1．1时展的必然要求高校所应用的数据信息具有来源广泛、需求量大、专业性强等特点，大数据的开发运用为高校信息工作提供新的技术手段，同时，也对高校的信息发展理念、处理模式和运行机制提出更高的要求。高校办公室作为高校综合管理、组织协调工作的核心，在高校信息化建设工作中发挥着至关重要的作用，办公室信息化程度也成为衡量高校管理水平和综合实力的重要指标。因此，顺应信息化发展潮流，更新信息处理方式，加强高校办公室信息化建设，是提升高校教育整体水平的必然要求，也是实现高等教育现代化目标的应有之意。
1．2高校自身发展的迫切需要在现代信息技术的推动下，高等教育领域面对更广泛的需求、更开放的教学模式、更高效的管理要求等新态势，高校在深化管理体制改革的过程中也面临许多新情况新问题。因此，在进行决策时，领导层必须依靠准确、及时、全面的信息材料，才能作出科学的决策。因为大数据时代带来的是信息资源的极度膨胀，不像以往在网络上简单搜索浏览，或从资料库里直接提取就能获得有用信息。高校办公室作为高校重要的行政管理部门和信息中心，承担着对信息进行采集、整理、分析的重任，必须加快信息化建设的步伐，才能满足高校教育事业发展的需要。
1．3高校办公室强化职能的重要手段从高校办公室的现状来看，在原有的基础上进一步强化科学管理，完善服务功能，是高校办公室不断追求的目标。信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的促进作用，不仅体现在效率的提高、成本的节约上，更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理，促进信息处理流程的革新［1］。目前，大数据技术的应用无疑是办公室管理者的一把利剑，它带来的不仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，高校办公室必须开拓信息视野，更新信息观念，以此不断提升办公室的整体工作水平。
2高校办公室信息化建设存在的问题
2．1意识不到位，行政人员素质有待提高在新形势下，高等学校教育事业的发展要求高校领导层、管理部门、行政人员和广大师生进一步增强信息意识。然而在现实中，高校部分领导尚未认识到信息技术在科学管理、民主决策等方面的作用，认为信息技术只是处理日常业务的工具，不愿加大对网络设备、办公系统等建设的投入，使信息化建设难以得到应有的重视。同时，高校办公室人员也未能意识到世界信息技术的迅猛发展对办公自动化等带来的便利，只满足于用传统的办公模式完成工作，导致自身信息技术知识缺乏，知识更新速度慢，减缓了信息化建设的步伐。
2．2基础设施落后，信息管理系统有待完善办公室信息化建设需要一定的硬件设施，而大数据等新技术的产生，需要更先进、更快速的信息处理设备。但实际情况是，有的高校服务器系统网络带宽窄、容量小，有的网络管理虽然联通，但没有真正运转起来，利用率低。另外，校园整体的网络布局一般由信息技术中心负责，主要任务是网络的设计开发、基础设施的配置等，但关于办公室信息化的建设，会存在对整体规划和管理有认识偏差，无法宏观把握信息化建设要求的问题［2］。因此，难以形成一体化的信息处理流程和完善的信息服务系统，未能建立起完整的、高效率、高质量的信息自动化系统。
2．3共享程度低，信息工作制度有待健全高校办公室信息化的建设，应该是一项有机的系统工程，但由于各高校在信息化建设方面的投入无法长期持续，导致建设成果缺乏连贯性和兼容性，体现在缺乏必要的全局规划，没有建立起全校性的信息处理平台，信息资源在学校各部门各院系之间无法共享，信息孤岛现象严重。此外，制度建设上也存在相对滞后的情况。有的高校虽然建立起覆盖全校的信息网络，但是因为制度的不健全，加之行政人员信息化办公意识淡薄或人员出现变动，无法保障信息及时处理，影响了整个办公系统功能的发挥。
3大数据背景下高校办公室信息化应对策略
3．1重视办公室信息化建设，建立完善的信息工作机制一方面，学校领导层应提高对办公室信息化建设重要性、紧迫性的认识，大数据技术的出现，使信息的准确性和关键性的特点更加凸显，为高校领导层把握高等教育发展规律提供了良好条件。另一方面，必须强化办公室行政人员的信息化意识，特别是转变观念、更新知识、不断提高计算机操作水平和互联网等新媒体的应用技能的意识。另外，高校还要建立起健全的规章制度和完善的工作机制，以规范的管理促进信息化建设。首先，需要制定信息收集、整理、传递、反馈等规章制度，明确相关部门工作内容、程序和职责;其次，要建立一个以办公室为中心的，覆盖全校、纵横结合的信息网络，能够迅速、全面地捕捉信息，并能够使信息在各单位顺畅传递;最后，建立信息反馈机制和档案管理机制，实现对信息工作全过程有效的管理和保存。
3．2加快信息化基础设施建设，健全数据信息系统随着计算机和网络技术的不断发展，推进信息工作的自动化、网络化、电子化，是实现高校办公室信息化建设的必然趋势。一方面，应建设安全、可靠、开放、高效的信息网络，引入办公自动化系统，推行电子校务，实现方便快捷的办公信息和查询，使各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化［3］;另一方面，应积极建立全校性的业务数据运行系统，收集学校各项业务基础数据，同时合理采集网络信息资源，充分借助大数据技术对校内外数据资源进行分析，实现信息处理的计算机化、信息分析的精细化、信息存储的有序化和信息检索的自动化，实现教育信息资源的交流与共享。
前言
21网络及移动通讯技术得到了迅猛的发展，同样现代化企业信息平台的建设促使企业办公自动化在技术层面上有了长远的发展。在这样一个时代，纸张似乎是过时的代名词，自动化办公表面上可以减少了纸张的使用，最终形成无纸化办公的理想化模式。但就目前实际情况，无纸化办公在实践当中还存在诸多问题。
1.企业用纸的现状
制造一吨纸，不仅要砍伐20棵大树，还要排放几十吨污水，这就等于间接的破坏环境，增加污染，因此不论是从保护地球的生态环境出发，还是从提升企业办公自动化水平来说，我们都要大力的提倡无纸化办公。某煤化工企业人均每天纸张消耗量大约是9张A4纸。虽然这种状况可以得到一个大幅度的降低。然而在企业信息化平台建设和自动化办公的实施过程中，无纸化办公究竟能否真正实现。
2.某煤化工企业信息化平台建设办及存在的问题
2.1该企业信息化平台建设情况及现状
该企业建设于“十一五”期间，信息化程度相对较高，企业内部有完备的网络硬件和软件平台，办公自动化相当完备，并实现了以下功能。
2.1.1建立了内部信息交流平台
OA系统具备内部电子邮件发送以及支持即时远程对话功能，并有文件定向点对点、点对面传输和提示功能，内部文档资料信息的交换与交流十分便捷，大大减少了复印操作带来的纸张的使用。
2.1.2建立了企业信息的平台
企业的规章制度、公告事项、新闻事件、生产日报等能够通过信息化平台在企业内部有效传达，减少了文件、制度、公告、新闻等的用纸。
2.1.3实现企业内部工作流程的自动化
企业内外部的文件下发、呈批件、档案管理、资料整理、报表传递、会议通知等均可以用电子起草、审批、会签、传阅、签发、归档等网络化流转方式，大大提高了办公效率。减少工作中复杂环节，也减少了纸张的使用。
2.1.4极大提高了后勤系统的办公效率
会务、用餐、车辆、办公用品等管理与各种后勤系统办公通过电子信息的快速流转、记录保存，使得在这一过程中得申请、报表批示等相关用纸也得到了有效地控制。
2.2在节纸方面存在的问题
从上面内容可以看出该企业运用信息化平台提高了办公自动化程度，提高了办公效率。但是通过调查，该企业的办公用纸量还处在一个比较高的水平上，主要有以下几个方面：
2.2.1由于网络信息平台的和计算机普及程度的提高，在企业信息换平台建设和完善过程中各种信息资料在复制粘贴化过程中传递量会出现爆发状况，再加上打印设备的完备便捷，使得使用的办公打印用纸量呈现出一种井喷的状态。
2.2.2信息化平台建设初期由于人员传统的行为习惯使然，一些非必要打印的文件资料觉得打印出来才能更直观，导致无论资料有无必要都要打印成纸质版，增加了办公用纸量。
2.2.3该企业的信息是基于管理人员之间的传递和，对于某些紧急或十分重要的信息要完全通知到每一个职工，则由车间网络管理员借助纸张打印后张贴，从车间到工段再到班组进行有效传达，在此过程中企业大量信息传递在末端依然要借助纸张。
2.2.4目前由于系统的安全性只有管理层员工才拥有OA系统及ERP账号，这就在一定程度上限制了文档管理的自动化，有些材料只能下载后打印才能阅读。
2.2.5企业内部由于缺少有效的规划和管理，一方面对打印纸张的用量没有严格限制，另一方面对打印习惯的养成没有制度性的指导和约束，这就导致许多无端的纸张的浪费。
2.2.6由于企业所处社会相关的企业及政府组织在信息化建设过程中具有一定的差距，像电子签章、电子公文的呈报还无法实现，这样在企业内部也加强了对纸质文件的依赖性。
3.针对信息化建设中无纸化办公的建议
该企业伴随着信息化平台的建设企业信息量出现了井喷的状态，办公用纸快速增长，为此针对信息化平台建设和自动化办公程度提高还要在以下技术和管理中上做出不断的更新和变革。
3.1加强企业内部资源整合
将企业信息化平台的建设和个人移动终端进行整合，通过资源整合，实现企业部分信息、宣传直接由企业传送到个人移动终端平台，在时间、空间、效率上都有很大的提升，而且减少了车间、班组之间的纸质版的资料信息的传递。
3.2通过制度建设规范信息化操作
建立一个紧密、简便易行、可靠的管理制度，通过制度规范和约束养成办公人员良好的办公习惯，并减少因为习惯问题而产生的办公用纸的浪费。事实证明良好的习惯可以有效的减少办公用纸的使用。
3.3加强与外部信息化平台的对接与沟通
在办公信息化建设过程中由于与企业外部单位存在一定的差距，因此可以在采购合同管理、报表等相关方面的交流之间进行沟通，加强与各单位的备忘，通过沟通建立信息化平台的对接，减少报表文献等的用纸。
3.4通过技术强化减少办公用纸
通过不断提升技术细节和管理中的细节来促进自动化办公中的用纸，传阅文件、公告进行一些打印设置，只传阅的文件资料不能进行打印等，另一方面增加电子显示屏等电子设备中，减少此方面的办公用纸。
本文一下主要讨论本局办公自动化系统网络体系的建设和维护。
1 办公自动化的发展
1.1 办公自动化的历史
企业办公自动化的发展现状办公自动化（OA），在我国自20世纪70年代开始发展，到90年代中期大致经历了三个阶段。
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；
第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；这一阶段的主要标志是实现了办公载体从纸质到电子的飞跃。
第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段的标志是网络技术的使用，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。
1.2 新时期办公自动化建设的内涵和外延
在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化是通过技术手段实现对管理及管理业务的深刻积累。
2 电信企业办公自动化的特点和需求
根据省政府办公厅、鄂政办发[2000]186号《省人民政府办公厅关于进一步推进全省政府系统办公自动化建设和应用工作的通知》文件的精神，参考《信息产业部智能化办公信息集成系统综合办公应用总体需求》和《信息产业部智能化办公信息集成系统邮件群件系统实施方案》的要求，参照其他兄弟省市电信综合办公应用系统的经验，我们将此办公自动化系统定位于覆盖公司各职能部门及下属单位的、标准的、开放的、操作简便的智能化办公系统。
武汉电信办公现网结构的有如下特点：下属部门较多，地理位置较分散，分布在城区、市郊各个地方；由于电信企业自身的特点，可以考虑利用公共通讯网的线路。当前需要实现的主要功能有：实现企业内资源共享、无纸办公；提供管理应用系统、实现企业办公自动化；建立企业的网站，提供对外宣传的信息平台以及与客户沟通的门户；部分部门要求网络平台承载外联应用系统（如建设处）。
根据以上特点，全网整体要求如下：
⑴灵活性：随着业务的变动，一个单位的组织架构也会经常进行调整，物理位置只能相对固定。因此在网络的架构上，必须是可以根据实际情况的变动比较方便的改动的
⑵先进性：技术选向方面，选择与世界发展潮流相吻合的技术。技术的标准化程度要高，开放程度要好，方便内部网与internet和外网的连接。
⑶可扩展性：网络组网方式要灵活多变，设计要留有余地，，必须具备规模扩充和功能升级换代的能力，从而保护系统的投资。
⑷安全性：由于办公网的设计和使用牵涉面特别广，在实现各项应用功能的同时，要保证各部门数据的安全。
3 我局办公自动化网络的设计与实施
我局办公自动化的的网络体系主要是基于2部分来具体实现的：
3.1 物理拓扑的设计
武汉电信的生产、办公单位遍布武汉三镇，按武汉电信本地运营网的分布，设立了九个城区局，四个郊区局，每个区局又包括三到七个分支局，每个区局的分布范围基本和武汉行政区划相一致。武汉电信办公自动化系统网络平台建设完成后，约有78家单位，700台终端接入网络，潜在扩容可能达到1000台终端。总的来说，网点多且物理位置上的分布比较分散。
我们考虑了实际情况，充分利用了本局已经建立的数据公网，对不同的网点采取了不同的连接方式，将全网划分为核心层和网络层2层结构。全网所有网点集中通过核心路由器控制路由，并通过核心路由器集中实现与中心服务器群的和internet及外网的联系；近端点采用交换机直接上联，远程点主要利用IPOA提供上联。
全网物理拓扑结构如图所示：
3.1.1 核心层
在洪山综合楼4楼放置所有的应用服务器和1台核心路由交换机，由核心交换机承担所有服务器、汇接层交换机、ADSL接入层及外网和Internet的接入。它主要实现的功能有：为oa各台服务器提供100M连接；提供100M以太接口经光MODEM连到数据公网的ATM/IP承载平台；在Internet的出口设置100M接口的硬件防火墙，为内网系统提供安全保障。
3.1.2 接入层
各OA网点根据所在地点物理位置有3种方式接入：
⑴交换机接入方式：近端点终端由楼层交换机提供接入，并设置汇接交换机汇接楼层交换机，再上联到核心交换机。其中综合楼汇接交换机以100M以太接口直接上连到核心路由交换机；洪山附楼、洪山枢纽楼、鲁巷数码港、营房二枢纽楼、南京路海大总部汇接交换机以100M以太接口经光MODEM上连到数据公网，经ATM/IP平台与核心路由交换机相连。
⑵ADSL实线接入方式：远端点（如分布在武汉市城区和郊区的各单位的终端）由HUB汇接，采用ADSL实线方式接入数据公网的PVC（永久虚电路），经ATM/IP平台，再集中上联到核心交换机。每条PVC的速率为512K。
⑶个别点远程点，采用2m上联的方式（如卫星地球站），通过路由器点到点的方式直接汇接到核心交换机。
网络建立以后，对于网络来说，路由集中，方便管理；对于软件来说，提供的PVC线路（上联512K，下联1M）的带宽基本可以满足应用的需求。
3.2 安全方面的设置
随着办公自动化的实现，企 业大大提高了工作效率，但如何保证数据的安全同时也成为一个很严重的问题。为了确保应用功能的实现，需要考虑办公网的安全问题。电信oa网的安全设置主要体现在3方面：
3.2.1 硬件防火墙
硬件防火墙设置在内外网的出口，它的主要功能为：对外、对内提供100M连接，支持VPN功能；在内外部用户间提供地址转换，将内网用户ip对外屏蔽；满足Internet网上办公的需求，能较好地满足内、外部用户的并发连接，能有效阻止来自Internet的恶意攻击和探测。
硬件防火墙选用的2台Symantec VelociRaptor设备，采用双机Cluster配置。
3.2.2 软件防病毒
软件防病毒主要是对服务器和客户端提供杀毒，实时防护的功能。Oa防病毒软件是采用的Symantec AntiVirus Corporate Edition版。由于Symantec AntiVirus的NAVEX的专利技术，病毒定义码和扫描引擎集成在一个模块，只要更新病毒码，扫描引擎就自动更新，因此在更新设置中只要考虑更新病毒码即可。
对于服务器端来说，我们对服务器安装防病毒软件，对邮件服务器需安装专用防病毒软件，能有效地阻止目前已发现病毒种类的侵袭，同时对服务器的性能消耗在5%范围内。
对客户端来说，我们把整个oa网逻辑上分为2层，建立服务器/客户端的集中管理的结构。病毒定义由服务器自动设置为定时到internet上更新，而客户端则可选择2种方式，即可以通过服务器更新，也可直接通过internet更新。但所有管理方面的策略，则统一由服务器决定，客户端不可自行定义。
3.2.3 网络集成提供较完备的安全管理策略
以上措施主要都是防止来自外网的入侵，与此同时为了保证本网内各个部门的相对独立性，我们在oa网核心交换机上作了基于valn的访问控制技术，将各个不同的部门划分为各个独立的vlan。因此对内网来说，各个部门虽然物理连接是集中在有限的几台汇接交换机上，但逻辑上是严格分开的，不支持跨部门相互访问。
4 办公自动化网络的维护
武汉电信分公司办公自动化系统建设从九七年开始考察和筹备，九八年完成办公自动化业务需求的初稿拟订，九九年投资70万元完成综合布线工程及网络设备的购置。2000年底，办公自动化首期建设于十月二十七日正式启动，首期建设完成了办公自动化业务需求的审订、办公自动化岗位和权限的确定、基层各单位信息点的铺设、OA终端的购置和安装、办公自动化软件开发、系统论证与测试、办公自动化培训等工作，十二月一日系统成功试运行。自此，Oa系统纳入正常的管理系统中，参照公司内其他计算机管理系统的维护管理要求如下：
首先，建立工作流程。加强用户的管理，加强终端的接入和异动的管理，加强用户资料管理，建立相关技术和维护档案，才能保证系统的安全正常的运行。
其次，oa覆盖面广，涉及局内外部门众多，目前其维护组织架构分为3级架构：帐务信息中心为一级维护管理单位，负责oa系统网络设备及相关连线的维护；各单位为二级维护单位，指定有专人负责本单位与公司相关联设备，线路的工作；各办公现场为三级维护单位，主要负责终端，HUB及现场的规范安全操作。
再次，各维护组织的管理职责界面划分。目前划分的基本原则是统一领导，分级管理，分级负责。运行维护部作为职能部门，负责全网的维护管理工作；帐务信息中心作为网络的集中统一管理维护和技术支撑；各单位则具体负责终端的硬件管理和日常维护。
最后，在职责划分清晰的情况下，故障处理的一般流程：先责任段内后责任段外，先本端后对端，先重点后一般，先核心后城域网再局域网；并设立完整的故障受理，登记，处理和统计的流程。
目前，电信办公自动化网络历经建设，扩容改造，正在我局的办公领域发挥着越来越重要的作用。在今后，我局定会以办公自动化为开端，逐步实现本企业信息化的建设。
[参考文献]
[1]CiscoSystems公司，著.《CCNA基础教程》.人民邮电出版社，2004年.
一、上半年完成的主要工作
1、完成县局到税务所广域网络改换工作。县局到各所总共10网点的网络运营网由广电改为电信后，网络通信故障大为减少，局内网络环境得到有效改善，上半年因网络线路故障的原因引起的网络通讯故障仅3起，且都得到了及时有效解决；
2、完成内网与外网的完全隔离，开通机关大楼21个网点光纤上互联网，其余各税也通过adsl方式相继开通互联网，各单位查询资料、获取最新信息的问题得到解决；
3、完成到市局网络双线路改造工程。改造后的网络到市局带宽由由2m增大到8m，运行速度大大提高，且双线路互备份，出现故障后自动切换到另一条线路，确保了到市局网络24小时无故障不间断运行，到市局网络改造后县局上市局网没有出现一次通讯故障；
4、整合机房服务器功能，合理配置机房资源。一是今年以来相继对县局ftp进行分类整理，开设“临时存放”和“全局共享”文件夹，“临时存放”文件夹解决了部门间文件临时传递只能通过办公室周转的问题，避免临时文件（相片等）存放散乱，长期得不到清理，占用大量磁盘空间，影响服务器运行性能；“全局共享”文件夹主要是将全局共用的信息，包括政策法规、各类应用软件及各种软件使用说明及期使用手册集中存放，解决以前此类公用信息分布于各个科室，不利于基层单位甚至本部门使用人查找和使用；二是开通数据备份ftp（单位内部ftp）服务器，解决各单位数据文档的安全存储（备份），作为县局ftp的有效补充； 5、事前预防，加强监控，网络安全管理上新台阶。一是督促全局内网所有电脑安装由市局统一配备的瑞星网络版杀毒软件，不留死角，并加强监控，发生问题机及时通知处理；二是用好市局下发给我局的防火墙、防入侵检测等网络产品，通过每天的数据流量监控、统计分析，实现了网络安全预警、问题及时发现、事故及时处理的网络安全管理体系，我局网络安全环境得到进一步改善，有效减少了安全事故的发生。上半年通过网络监控发现问题计算机10次以上，每次都在安全问题大规模爆发前得到了及时有效处理，避免病毒的大面积感染和网络中断；下半年拟对问题计算机（不关机/杀毒软件报警/异常发包）进行定期通告等方式进一步加强管理工作，实现增多事前管理、减少事后管理；
6、用好市局下发的vpn资源，用vpn方式实现了远程办公。目前已对局领导、人教科、办公室、计财科以等特殊重要岗位通过配备vpn实现了家庭远程办公，为解决西城所运输企业拷盘/写盘今年以来多次发生带病毒到局内网络，由此引起局内网络多次安全事故的问题，拟对西城所运输企业拷盘/写盘采用vpn方式通过互联网进入市局运输发票服务器进行进行拷盘/写盘操作，通过这一方式将有效解决运输企业带病毒的网络安全问题；
7、软件运行维护工作进入正常状态。由于以前搞信息化建设工作分工明确，责任到人，致使去年因人员变动后工作出现脱节，今年以来配合计财科完成了企业所得税和土地增值税预算款编码的更新，以及完成了对煤碳基金、网上办税等程序的升级，保证了ds2.0程序的正常运行；
8、初步完成对信息化建设方面技术知识资料的整理，知识的归类归档，解决了因岗位变化、人员调动等情况引起的技术、管理脱节问题，实现岗位的知识共享。上半年主要完成对县局信息化建设方面的重要服务器资料、网络布线工程、服务器重要参数、软件安装运行技术文档、重要岗位机器数据备份、计算机设备档案等方面的归类存档工作；
9、计算机日常维护模式实现远程维护，极大地提高了工作效率。在目前人员素质参差不齐，各单位计算机管理员兼职的情况下，县局计算机管理人员只有一人的情况下，只要与县局网络保持畅通，就能实现远程对计算机进行维护，这一技术有效解决了以前计算机出现小故障要到现场进行维护的老大难问题，为单位节省费用，为基层计算机使用人员节约了时间，这一点得到基层人员的充分肯定和认可；
10、改变计算机设备管理模式，实现计算机设备“责任到人，机随人走”的管理体制。实行这一管理模式后将大大减少计算机随意调换，不爱护公共财产，以及不注意电脑的日常维护等不良习惯，延长公共财产的使用寿命和提高使用效率；
11、计算机设备管理进入有序轨道。一是上半年对淘汰下来的废旧电脑进行了及时处理变现，程序公开、公平，最大限度的使资产得到有效利用；二是完成对培训室电脑的升级安装，培训室电脑全部更新为奔四机，安装电子教室教学软件，培训室的使用质量和效果得到提高；三是合理配备计算机资源，上半年分别为东、西城所配备两台质量较好的激光打印机，更新局领导打印机，合理调配收回可用的打印机，使资源得到整合利用，提高了资源的利用率。
二、目前存在的主要问题
1、计算机管理人员配备不合理。在信息化建设日显重要的今天，我局计算机管理人员不增反降，县局计算机管理员目前只有一人明显不足；基层单位计算机管理员分配不合理，有的单位有两个或以上的计算机专业人员，而有的单位却很难选出一个合格的计算机管理员，导致计算机维护工作全部依赖局里；
2、计算机专项经费使用不合理，没有发挥出应有的作用。每年县局以每台电脑500元的维护经费拨付给基层单位，但从了解的使用情况看，有的单位计算机专项经费用于计算机维护方面的费用却很少，以各种明目挪作他用，计算机出了本应由基层单位自己解决的故障总是依赖局里来解决等等问题；
3、县局每年没有对计算机相关设备进行统一维护。对县局机房、各税务所机房、网络设备、网点、针式打印机等重要部位、重要设备每年没有进行有计划、有针对性的清洁、检查、维护，往往就是等到出了问题后才去排除解决，造成维护滞后，影响设备的使用寿命和使用质量，甚至造成设备浪费；
4、考核机制不健全，制度执行不力。一是由于没有好的考核机制和责任界定导致网络安全事故频发，今年以来西城所因运输企业拷盘引起的网络安全事故的责任问题无法界定，导致多次发生病毒带到全局网络，影响到全局正常的办公；二是县局制定（转发）的文件没有得到很好的执行，年初征管科转发市局关于内外网完全隔离的文件，并提出了转发意见，但真正在实施时按文件规定在开通互联网之前向征管科报批备案的只有两个所，其余三所有两所已经开通县局没有向县局报批，另一所甚至将内外网接入一台机器没有完全实现物理隔离，且没有向县局作任何说明；
5、部分人员工作缺乏责任心，计算机设备使用不合理，浪费严重。今年以来县局通过对各单位计算机设备的使用情况进监控，发现计算机经常下班不关机，计算机、打印机人为损坏现象屡有发生，打印机随意打印或无用打印导致打印机故障频发，有的税务所打印机未到使用年限却故障频频，多次申请购买或更换新打印机，有的甚至提出过分要求，比如放着好的打印机不用，非要使用双面的打印机不可；
6、培训工作做得不好、计算机基础知识普及力度不够。上半年培训室设备已经更新换代，开通了电子教室，能随时保证30台以上的计算机正常使用，但使用率低，培训质量不高，包括计算机管理员在内的培训今年都还没有进行。由于计算机方面的培训仅限于县局的业务培训，对针对计算机基本操作技术、日常维护的知识没有进行，导致大部分人对工作出现一些简单软硬件故障都无能为力，更不用说借助计算机使用技巧来帮促税收工作了。
7、计算机与征管工作没有很好地结合起来，信息化辅助征管工作成效不大。上半年由于人手及本身信息化建设方面的工作头绪多，任务重，事情杂的情况下，屈指可数的是仅在国地税信息比对中做了一些工作，其它与征管结合的工作基本未涉及，导致与征管工作的结合得不好，未能发挥信息化技术促进税收征管的应有作用。
三、下半年的工作思路
1、对机房线路进行改造，对机关大楼、基层单位机房、网点进行统一维护；
2、对税务所打票用的针式打印机请专业打印机维护人员进行一次统一维护；
3、加强数据备份管理，特别服务器数据的冷热备份、异机备份、异地备份，以及制定应急预案，加强数据安全；
4、修订《计算机设备类管理办法》，明确计算机设备“责任到人，机随人走”的管理体制，增加对移动设备（笔记本电脑、移动硬盘）管理内容，增加县局机关科室计算机管理员和税务所计算机管理员a、b角制度；
5、制定《网络安全管理办法》，界定网络安全事故责任，加强网络安全管理；
6、建立内部交流平台（rtx），丰富职工文化生活，促进内部的交流与协作；
7、开展一期针对基层计算机管理员的计算机日常维护操作培训；
一、上半年完成的主要工作
1、完成县局到税务所广域网络改换工作。县局到各所总共10网点的网络运营网由广电改为电信后，网络通信故障大为减少，局内网络环境得到有效改善，上半年因网络线路故障的原因引起的网络通讯故障仅3起，且都得到了及时有效解决；
2、完成内网与外网的完全隔离，开通机关大楼21个网点光纤上互联网，其余各税也通过adsl方式相继开通互联网，各单位查询资料、获取最新信息的问题得到解决；
3、完成到市局网络双线路改造工程。改造后的网络到市局带宽由由2m增大到8m，运行速度大大提高，且双线路互备份，出现故障后自动切换到另一条线路，确保了到市局网络24小时无故障不间断运行，到市局网络改造后县局上市局网没有出现一次通讯故障；
4、整合机房服务器功能，合理配置机房资源。一是今年以来相继对县局ftp进行分类整理，开设“临时存放”和“全局共享”文件夹，“临时存放”文件夹解决了部门间文件临时传递只能通过办公室周转的问题，避免临时文件（相片等）存放散乱，长期得不到清理，占用大量磁盘空间，影响服务器运行性能；“全局共享”文件夹主要是将全局共用的信息，包括政策法规、各类应用软件及各种软件使用说明及期使用手册集中存放，解决以前此类公用信息分布于各个科室，不利于基层单位甚至本部门使用人查找和使用；二是开通数据备份ftp（单位内部ftp）服务器，解决各单位数据文档的安全存储（备份），作为县局ftp的有效补充； 5、事前预防，加强监控，网络安全管理上新台阶。一是督促全局内网所有电脑安装由市局统一配备的瑞星网络版杀毒软件，不留死角，并加强监控，发生问题机及时通知处理；二是用好市局下发给我局的防火墙、防入侵检测等网络产品，通过每天的数据流量监控、统计分析，实现了网络安全预警、问题及时发现、事故及时处理的网络安全管理体系，我局网络安全环境得到进一步改善，有效减少了安全事故的发生。上半年通过网络监控发现问题计算机10次以上，每次都在安全问题大规模爆发前得到了及时有效处理，避免病毒的大面积感染和网络中断；下半年拟对问题计算机（不关机/杀毒软件报警/异常发包）进行定期通告等方式进一步加强管理工作，实现增多事前管理、减少事后管理；
6、用好市局下发的vpn资源，用vpn方式实现了远程办公。目前已对局领导、人教科、办公室、计财科以等特殊重要岗位通过配备vpn实现了家庭远程办公，为解决西城所运输企业拷盘/写盘今年以来多次发生带病毒到局内网络，由此引起局内网络多次安全事故的问题，拟对西城所运输企业拷盘/写盘采用vpn方式通过互联网进入市局运输发票服务器进行进行拷盘/写盘操作，通过这一方式将有效解决运输企业带病毒的网络安全问题；
7、软件运行维护工作进入正常状态。由于以前搞信息化建设工作分工明确，责任到人，致使去年因人员变动后工作出现脱节，今年以来配合计财科完成了企业所得税和土地增值税预算款编码的更新，以及完成了对煤碳基金、网上办税等程序的升级，保证了ds2.0程序的正常运行；
8、初步完成对信息化建设方面技术知识资料的整理，知识的归类归档，解决了因岗位变化、人员调动等情况引起的技术、管理脱节问题，实现岗位的知识共享。上半年主要完成对县局信息化建设方面的重要服务器资料、网络布线工程、服务器重要参数、软件安装运行技术文档、重要岗位机器数据备份、计算机设备档案等方面的归类存档工作；
9、计算机日常维护模式实现远程维护，极大地提高了工作效率。在目前人员素质参差不齐，各单位计算机管理员兼职的情况下，县局计算机管理人员只有一人的情况下，只要与县局网络保持畅通，就能实现远程对计算机进行维护，这一技术有效解决了以前计算机出现小故障要到现场进行维护的老大难问题，为单位节省费用，为基层计算机使用人员节约了时间，这一点得到基层人员的充分肯定和认可；
10、改变计算机设备管理模式，实现计算机设备“责任到人，机随人走”的管理体制。实行这一管理模式后将大大减少计算机随意调换，不爱护公共财产，以及不注意电脑的日常维护等不良习惯，延长公共财产的使用寿命和提高使用效率；
11、计算机设备管理进入有序轨道。一是上半年对淘汰下来的废旧电脑进行了及时处理变现，程序公开、公平，最大限度的使资产得到有效利用；二是完成对培训室电脑的升级安装，培训室电脑全部更新为奔四机，安装电子教室教学软件，培训室的使用质量和效果得到提高；三是合理配备计算机资源，上半年分别为东、西城所配备两台质量较好的激光打印机，更新局领导打印机，合理调配收回可用的打印机，使资源得到整合利用，提高了资源的利用率。
二、目前存在的主要问题
1、计算机管理人员配备不合理。在信息化建设日显重要的今天，我局计算机管理人员不增反降，县局计算机管理员目前只有一人明显不足；基层单位计算机管理员分配不合理，有的单位有两个或以上的计算机专业人员，而有的单位却很难选出一个合格的计算机管理员，导致计算机维护工作全部依赖局里；
2、计算机专项经费使用不合理，没有发挥出应有的作用。每年县局以每台电脑500元的维护经费拨付给基层单位，但从了解的使用情况看，有的单位计算机专项经费用于计算机维护方面的费用却很少，以各种明目挪作他用，计算机出了本应由基层单位自己解决的故障总是依赖局里来解决等等问题； 1
3、县局每年没有对计算机相关设备进行统一维护。对县局机房、各税务所机房、网络设备、网点、针式打印机等重要部位、重要设备每年没有进行有计划、有针对性的清洁、检查、维护，往往就是等到出了问题后才去排除解决，造成维护滞后，影响设备的使用寿命和使用质量，甚至造成设备浪费；
4、考核机制不健全，制度执行不力。一是由于没有好的考核机制和责任界定导致网络安全事故频发，今年以来西城所因运输企业拷盘引起的网络安全事故的责任问题无法界定，导致多次发生病毒带到全局网络，影响到全局正常的办公；二是县局制定（转发）的文件没有得到很好的执行，年初征管科转发市局关于内外网完全隔离的文件，并提出了转发意见，但真正在实施时按文件规定在开通互联网之前向征管科报批备案的只有两个所，其余三所有两所已经开通县局没有向县局报批，另一所甚至将内外网接入一台机器没有完全实现物理隔离，且没有向县局作任何说明；
5、部分人员工作缺乏责任心，计算机设备使用不合理，浪费严重。今年以来县局通过对各单位计算机设备的使用情况进监控，发现计算机经常下班不关机，计算机、打印机人为损坏现象屡有发生，打印机随意打印或无用打印导致打印机故障频发，有的税务所打印机未到使用年限却故障频频，多次申请购买或更换新打印机，有的甚至提出过分要求，比如放着好的打印机不用，非要使用双面的打印机不可；
6、培训工作做得不好、计算机基础知识普及力度不够。上半年培训室设备已经更新换代，开通了电子教室，能随时保证30台以上的计算机正常使用，但使用率低，培训质量不高，包括计算机管理员在内的培训今年都还没有进行。由于计算机方面的培训仅限于县局的业务培训，对针对计算机基本操作技术、日常维护的知识没有进行，导致大部分人对工作出现一些简单软硬件故障都无能为力，更不用说借助计算机使用技巧来帮促税收工作了。
7、计算机与征管工作没有很好地结合起来，信息化辅助征管工作成效不大。上半年由于人手及本身信息化建设方面的工作头绪多，任务重，事情杂的情况下，屈指可数的是仅在国地税信息比对中做了一些工作，其它与征管结合的工作基本未涉及，导致与征管工作的结合得不好，未能发挥信息化技术促进税收征管的应有作用。
三、下半年的工作思路
1、对机房线路进行改造，对机关大楼、基层单位机房、网点进行统一维护；
2、对税务所打票用的针式打印机请专业打印机维护人员进行一次统一维护；
3、加强数据备份管理，特别服务器数据的冷热备份、异机备份、异地备份，以及制定应急预案，加强数据安全；
4、修订《计算机设备类管理办法》，明确计算机设备“责任到人，机随人走”的管理体制，增加对移动设备（笔记本电脑、移动硬盘）管理内容，增加县局机关科室计算机管理员和税务所计算机管理员a、b角制度；
5、制定《网络安全管理办法》，界定网络安全事故责任，加强网络安全管理；
6、建立内部交流平台（rtx），丰富职工文化生活，促进内部的交流与协作；
7、开展一期针对基层计算机管理员的计算机日常维护操作培训；
一、已开展的工作
强化通信保障，信息化建设水平和通信保障能力进一步提升。支队结合转隶后人员变动情况调整了应急通信保障分队成员，更换完成装备管理系统车辆牌照信息并与灭火救援业务系统车辆信息保持一致，按要求统计核对公安网内目前入网设备情况并上报总队，完成了车辆北斗定位平台第三轮数据治理工作，协调将市应急小平台移交市应急管理局并协助其做好设备使用点名测试工作,完成了国务院2019年度消防工作考核信息化方面迎考工作，督促各单位根按要求配齐配全了各类应急通信设备。
三、下一步重点工作计划
加强信息化建设与应用。一是根据《2020年工作目标任务分解表》配齐前突保障小组各类通信设备；二是根据2020年重点工作目标责任书要求积极以推进城市重大火灾和地质性灾害事故救援应急通信系统建设；三是根据总队统一要求完成电子政务外网和实战指挥平台等项目建设；四是根据总队2020年应急通信训练计划要求积极开展应急通信装备与组网科目训练，加大应急通信保障人员的训练与培训力度，提高应急通信人员保障能力。根据总队通知和年度重点工作目标责任要求，规范了每日消防单兵点名汇报程序和大中队直调直报机制考核程序，辖区中队全部配齐了卫星电话、4G单兵图传、布控球、移动电源等设备，设备配备率100%；将总队新分配的超短波通信频点写入了各级通信设备，辖区60%的中队防爆集四是开展实战指挥平台建设，充分运用云计算、大数据、物联网、人工智能等先进技术实现灭火救援一张图指挥、调度、分析、决策；五是完成图像综合集成管理平台扩容改造，图像综合集成覆盖所有大中队；六是对支队现有应急通信设备进一步进行模块化改造以适应实际通信保障需要；五是机关和所有大中队配齐对讲机及配件；七是进一步升级现有车辆定位系统并将其定位信息实时传输到指挥网。
【关键词】高校；协同办公；信息化
伴随着高等教育的发展，高校的行政管理变得日趋重要，提高日常办公效率就成了高校管理中的重要内容之一。通过使用办公自动化系统来规范日常办公行为，不仅能够加强高校的内部管理，优化配置资源，节约人力财力物力，而且能够简化办公流程，提高行政工作效率。随着网络技术的进步，3G、4G网络时代的到来，移动办公理念随之被人们提出，并迅速被予以应用。移动办公自动化技术更加人性化、智能化、及时化，让管理者的行政办公不受场所的局限，随时随地都可以轻松办公。
一、研究目标
创造一个信息化、系统化的移动办公环境，利用无线化、智能化的技术手段，减少不必要的信息流转环节，为各个部门的教职员工提供日常办公的服务，加速信息传递效率，提高信息传递的稳定性，利用3G网络，使用移动终端APP软件进行移动办公，做到随时随地处理待办事宜，有效地实现工作效率并提高可靠性。
实现全过程的电子化公文流转，代替纸质化文件，从公文的起草、修改、批阅、传阅、、存档、查阅整个过程全部在线完成，或通过手机移动终端完成。
通过短信或微信平台，辅以对公文处理节点的用户进行实时提醒和通知，利用平台向各用户绑定的手机号码推送短消息，节约了时间，提高了效率。
实现移动办公。在手机安装app客户端软件，利用3G、4G无线网络，可直接在智能手机上登陆办公自动化系统，随时随地处理公文等业务工作。在此基础上，实现部门数据信息共享，让数据的查阅更加便捷化。
二、现实情况
面临的一个问题是业务流程问题。高校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程，不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次。另外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一定的随意性。比如合同盖章事宜，经常有教师拿着合同或协议文本来办公室办理合同公章盖章事宜，但按照规定，合同公章需要经过主管院领导审批同意后才能使用，来办理业务的教师需要先找到主管院领导签字，才能办理盖章业务；如果遇到领导外出开会或出差，无法签字的情况下，通过微信、短信或电话的方式确认同意，亦可以先办理盖章业务，再等领导回来补签字，可经常出现忘记补签字的情况；另外，如果遇到无法联系上主管院领导的情况，教师们多跑几次也是常有的事，这必然导致前来办理业务的教师怨言声起。如果能够实现协同办公，进行网上流程管理，领导们无论身处何地，只要能上网，就可以及时查看到待审批事项，教师们也可以随时了解到待办事项的进展情况，避免在多个部门之间跑来跑去，将极大地提高办事效率。
面临的另一个问题就是信息素养问题。撰写学院总结是办公室的重要工作之一，在撰稿时，就需要从相应职能部门搜集很多数据来支撑内容，慢慢地总结发现这类数据是总结稿里的常规项，以人事处为例，经常需要该部门提供专业或专职教师中高级职称比例、海外访学及企业实践情况等方面的数据，多次协作配合后，人事处已按照需求将常规项制作成表格，每次数据异动就及时做好更新，办公室无论什么时候向该部门要这类数据，都可以立等可取、无需等待，而且，人事处也很注重同类数据纵向的保存，这为后续的统计工作带来很大便利，但并不是所有的职能部门都能够及时做好数据归类总结。
高校基层管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题，且大多数人对数据缺乏足够的敏感度。虽然他们每天都在接触各式各样的数据，结构性的、非结构性的，但一般都以被动地完成上级交办的任务为主，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测上，较少具有前瞻性地去收集和整理数据。
面临的第三个问题就是数据信息的共享问题。日常工作中，经常发生当需要某些数据时，部门A说数据不归我们统计，部门B说这个数据应该是部门A掌握。大家不知道该从哪获取数据，数据的归属不清。在高校中，数据分散在不同的部处，哪个部处负责收集，如何快速有效地鉴别有用和无用的数据并加以保存是需要解决的问题之一。
由于信息缺乏有效的共享，经常会出现学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。再比如职称评定和各种科研项目申报中，目前的申报方式是逐人分别向两个部门提交申报材料。而事实上，这两部分至少都会涉及到个人基本信息、个人学术经历和科研成果等相关信息，因为目前尚没有一个统一的平台将这些数据一次性收集并实时更新，所以许多数据形成了一个个“信息孤岛”，浪费大量人力和物力。
三、 解决方案
（一）树立健全的管理理念、培养良好的信息素养。高校要更新管理思想、改变管理观念，通过完善管理机制，促进行政管理人员正确树立“为老师学生服务、为教学科研服务”的管理意识。作为教学科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高质量、低消耗的管理水平与之相适应，而传统意义上具备良好的政治素质、道德素质和业务素质的基层管理者已不能很好地满足大数据时代的要求。良好的信息素养成为大数据时代高校基层管理人员必须具备的重要素质。
高校领导层应首先认识到信息化建设的重要性，其次，结合具w工作让基层管理人员认识到信息素养对其提升履职能力的重要性，以增强基层管理人员收集日常数据的兴趣。
领导层须真正落实优胜劣汰的竞争机制和以岗择人的用人机制，慢慢分流一部分效率不高和富余人员，能者上，庸者下，奖优罚劣。只有这样才能激励基层管理人员的工作热情，避免大锅饭现象。
（二）建立统一的管理和共享平台。首先打破各个部门和各项业务之间的“信息孤岛”，建立统一信息平台，实现海量数据的共享。作为高层次人才聚集地的高校，则应先从责任清、需求清、资源清、对象清等方面出发，出台相应的管理规定，制定业务、数据标准及系统整合方案，规范和约束数据的采集、传输、储存、使用等各个环节，这是高校管理人员有效利用大数据服务教学科研这一中心工作的前提和基础。同时，在规范管理的基础上，从散兵作战型管理向协同共享型管理转型，以尽快盘活各部门以及各项业务流程中涵盖教学、科研、人员信息、资产等方面的数据，从而提升整体管理服务效率。
目前，商务学院里正在使用的信息平台有学院外网，数字校园统一平台（oa网），学院内网，大蚂蚁软件，微信公众号等等，各种文件通知的投放及的渠道太多，比如：邮件、微信、飞信、QQ以及各种APP，渠道多了，必然造成一定的信息困扰，经常会发生某个通知不知是在哪个地方接收的？确定一个官方信息的平台，避免让大家到各个软件程序里去到处找寻信息。
（三）加强数据分析和应用能力。简单的数据收集共享已无法满足高校行政管理信息化的要求，充分利用大数据分析给管理层提供决策支持已是势在必行。进行大数据分析的信息数据不会来自一个数据来源，而是多个数据来源，数据的收集和管理不再是人事部门或信息部门的事情，需要各部处的支持和相互配合，不仅要关注综合性数据和关键数据，而且要关注基础数据，通过加快数据系统的建设、公开和共享，提高对数据的挖掘分析和应用能力。
比如通过对教务系统的成绩跟踪实时掌握一名学生的学习情况并及时帮助补缺漏；通过校园一卡通刷卡数据的监控了解学生的消费习惯并以此作为贫困资助的参考，通过教职工对校园一卡通使用的类别、次数、频率等数据进行分析，可以找出其最需要和最常用的服务是哪些，据此来优化服务布局，把服务做到人的心坎上去，可以实现服务从粗放式管理向精细化管理的转变。
通过图书馆图书借阅检索系统和教职工浏览所形成的非结构化数据等，可以对不同教职工的偏好进行分析，为开展个性化服务提供依据，此外，对相同学科人才的借阅和浏览数据进行汇总，可以分析各学科领域最新的科研动向，为高校人才的科研Q策提供服务。
【关键词】 高校办公室信息化建设优化策略信息化管理
合蛋旃倚畔⒒ㄉ璧母拍罴耙庖?国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020年)明确指出:信息技术对教育发展就有革命性影响,必须予以高度重视。
高校办公室作为学校的一个综合部门,是学校管理机构的重要组成部分,是为学校教学、科研、党政管理、后勤及师生员工服务的综合办事机构,它发挥承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用,因此其自身的建设与发展对学校整体事业影响深远。[1]随着信息化技术的发展以及高等教育事业改革的不断推进,特别是近年来世界一流大学的创建过程之中,信息在高校事业发展中发挥越来越广泛的作用,高校办公室的管理工作面临新的机遇和挑战。如何顺应我国高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化,以“十二五”信息化规划为指导,进一步加强高校办公室的信息化建设,充分发挥其协调资源、科学管理等职能作用,并利用新的信息技术提高决策的科学性和工作效率,已成为办公室人员必须认真思考和努力解决的重大课题。高校信息化的发展,不仅是IT技术的应用和发展,更加是一种新的管理理念的更新和发展,目前,我国高等教育信息化发展正处于教育资源和应用系统建设的大发展时期,应当逐渐的从关注投入和建设向关注应用和服务转变,打破分散封闭的系统、促进融合合作的发展理念,搭建纵横交错的工作系统。
本文通过研究高校办公室信息化工作所具备特点,研究高校办公室信息化工作的策略和方法研究。明确目前高校办公室信息化工作存在的问题,明确高校办公室信息化工作的目标要求、工作内容和职责。提出一套高校办公室信息化建设行之有效的管理模式和工作体系。使得高校办公室信息化工作成为科研和教学需求的支撑体系。为一流大学的建设提供坚强的信息化保障。
2 高校办公室信息化建设的现状分析及存在问题
2.1 对信息化系统的认识和重视度不够
长期以来,高校对于信息化的发展重视度不够,导致大部分高校存在着办公室信息化建设资金短缺、技术瓶颈、网络基础设施落后等比较现实的问题。信息化发展存在着严重漏洞。对资源整合工作的重视度不够,很多高校办公室都建立了独立的网络信息系统,但诸多系统之中,不存在服务接口或者统一的建设,导致了大量的资源浪费,重复开发等问题。
2.2 办公室信息化系统构建亟需完善
高校办公室的工作内容繁多,工作量大。是教学、科研工作的主要服务部门。而且高校办公室往往承担着公文起草和收发、公章管理、会议通知、文件传输、档案管理、来访接待等事务性的工作和大量的沟通联络工作。面对如此纷繁复杂的工作,如果仅仅把高校办公室当做一个后勤部门,或者说杂物室,如果没有一套完善、健全、科学的工作体系,极易造成管理上的混乱和资源浪费。因此建立一套完整的切实可行的规章制度,就可以明确日常工作的办事流程,提高工作效率,同时明确了工作的先后顺序和步骤,在工作中就不会出现疏漏。信息系统的构建,包括自身规范系统的构建以及借用新技术新手段实现信息系统的构建,如何用最有效的办法整合各方面资源,并将两个系统有机结合,有效促进办公室工作,是目前高校办公室亟待解决的主要问题。
2.3 基础设施建设严重不足和落后
由于历史问题,许多高校的主服务器系统信息网络带宽窄、容量小,还只是停留在比较基础的层面,同时仍面临着某些开发系统运行不够稳定、系统间端口不兼容和某些网站容易被黑客袭击、信息泄露等问题。[4]必须通过有效的技术手段加强安全防范,很多办公软件的应用也是停留在基础层面,缺乏专业的技术支持和信息处理知识。从而势必影响办公室为学校决策提供积极服务的作用。
2.4 信息化工作人员队伍参差不齐
高校办公室的工作人员,很少有条件配备专业的信息化工作人员,一般都以兼职信息员为主,而信息化系统需要专人负责,专人维护,建立一支专兼职结合的信息化工作队伍,是高校信息化工作开展的强有力的支撑和保障。[3]
3 高校办公室信息化建设的建议及对策
3.1 规范流程,不断完善信息化工作机构和制度建设
高校办公室要从学校的实际需要和长远建设出发,以学校的信息化规划为指导,制定出与学校整理规划相符合的办公室信息化工作思路,进一步加强领导,加强对信息化各项工作的审核和把关,接受信息中心的业务指导,发挥信息在办公室工作中的主题作用并形成了良好的信息化工作秩序。办公室管理信息系统的实施,借助信息化平台,有效规范了办公流程,使原先繁杂的办公室工作变得有条不紊,确保了信息化工作组织有力、体系健全、职责明确。建立健全办公室的信息报送制度、收发文制度等,通过系统,建立紧密、协调、可靠、简单的管理机制;将具体工作落实到人,使办公室人员能随时查看自己当前的各项任务,以便合理安排工作时间,做到查有所依;有效协调部门内外的沟通,加快信息的流通,实现高效、协同工作,建立融洽的团队关系和文化氛围。在加快信息化建设的同时,实行长效管理,从而更好的从制度上规范本部门信息化建设,逐步完善了办公室信息化工作体系。
3.2 大力促进基础设施的建设
积极加大对信息化建设的投入,由于目前办公室信息系统的信息量越来越大,针对现有的系统硬件支撑平台缺乏容灾备份能力,同时主要服务器容量较小的问题,确定建立一套完整的容灾备份系统方案。寻找条件成熟的软件公司进行合作,要加强软件和硬件的建设,加强适合高校办公室系统的应用软件的开发和使用,从而实现最大程度的信息交换。同时选派具有较强电脑操作能力的同志负责信息化工作的网络管理及日常维护运作。
3.3 门户网站建设打开信息化工作新局面
门户网站是学校的对外窗口,要加大对门户网站的建设,调整栏目,丰富内容,美化界面,使得其能满足教学、科研、管理、宣传、交流、文化传播等需求。对各栏目信息量进行密切关注和规范。对办公网、中文网、英文网站及时进行改版提升,加大主页的信息量,充分发挥信息沟通反馈、宣传监督的作用。完善门户网站的各项功能加强与校友和企业之间的联系，进一步强化办公网的内部纽带作用,对门户网站的版块设置和内容进行严格的审核筛选,对信息管理员进行了规范化培训。
3.4 资源整合,发挥信息系统的主导作用
大力推进办公室办公平台的建设,将分散在各部门的信息汇集起来,通过梳理进行分类存储,同时进行数据的存储,知识的汇集和整理,成为以后办公室内部主要的工作平台,最大程度的解决互不兼容的分离状态,进而打通使用,形成一个系统化的集成数据库。[2]如系统中涉及一些公务资源和公共服务的,如统一身份认证等,要开放一些服务接口或者统一建设,避免重复开发和资源浪费。加大资源整合力度,理顺各部门的职能,积极探索各类信息的共享模式,实现互联互通和资源共享,高度讲求部门间的协同,确定每个部件都是以最高效的方式相互合作并高效运转,不做任何重复的工作。统一所有系统的界面,避免重复建设,建立统一的运行平台和系统构架,集中管理系统平台资源,统一部署管理业务应用,统一运行维护管理,体现标准化、通用化和一体化的特点。明确将加强有关工作人员利用网络实现资源共享和材料交换以提高办公效率为办公室信息化工作的重点。
3.5 切实抓好信息安全工作
办公室全体人员要切实提高安全防范意识,加大对信息安全设备和软件的投入,完善安全防范体系,建立信息化安全运行机制,严格执行落实各项网络、信息安全相关法规、政策,落实信息安全登记保护等有关信息安全措施和责任制。逐步建立健全网络信息管理制度,包括账号安全保密制度、计算机病毒防治制度、操作人员权限等级分配制度、事故和案件及时报告制度等。进一步完善网络运行、网络安全、数据安全等制度和技术保障,加强信息内容管理和网络安全监控,全面启动信息安全风险评估与等级保护制度实施工作,及时发现安全管理上的漏洞,切实加以解决。对计算机进行保密管理,由负责保密工作的专人负责,并严格按照程序操作。
3.5 加强信息化人才队伍建设
要把分布在各部门的信息化人才组织起来形成合力,服务信息化建设,壮大信息化人才队伍,解决人员紧缺问题。一方面积极争取上级业务部门的技术支持,弥补人才技术实力不足,争取选择高素质的复合型人才充实信息化工作队伍;另一方面是要有计划地加强人才培训,提高他们的信息获取能力、信息处理能力和服务能力以及公关能力。信息技术发展日新月异,学习和培训要作为经常性的工作。
4 结语
信息化在当今经济社会发展和管理中的地位、作用越来越凸显,信息化技术的发展也是在日新月异。高校信息化工作的建设把信息化工作水平不断推向新的高度。高校办公室应该用发展的眼光,创造性地开展工作,采取有效措施,不断巩固和提高信息化工作成果,进一步做好信息化工作,使得工作能够更加高效、有序、规范的进行,更好地为学校的发展服务、为学校的信息化工作添光增彩。
参考文献:
[1]张晓丽.《加强办公室工作的素质建设》[J].办公室业务,2011(5).
[2]王卫平.《信息化时代高校办公室工作系统整合初探》[J].中国教育信息化,2007(7).
