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档案记载着人类历史的变迁，档案也记录了人类社会财富的积累，其珍贵性不言而喻，而由于档案承载介质的特殊性，使得其容易遭受突发事件的破坏，破坏的后果就是形成不同程度的有形无形的损失。如何应对突发事件，减少突发事件对档案造成的损毁，将影响降低到最低，因此对于档案管理部门继续建立一套科学合理的行之有效的应急预案管理办法，使得档案应急管理工作处于严格的可控状态。
1 档案部门加强应急预案管理的意义
应急预案是否能够达到预期效果决定了管理部门能否有效的处置各类突发事件。档案管理面对的是越来越复杂的社会环境，因此加强应急预案管理，具有十分重大而紧迫的意义。
人类社会的发展史包含着我们承受的自然灾害和战争灾害，因此很多国家、地区都无法躲避突入袭来的自然灾害和战争灾害，在历史上每次自然灾害和人为灾难都会对所在地区的档案造成巨大的难以弥补的损害。严峻的档案突发安全危机，使得档案部门必须要提高认识，有能力应对各种突发事件。危机既然无法避免，我就要时刻准备着，将危机对档案的损失降到最低。
应急预案能够指导相关单位进行应急管理。是应对突发事件的重要管理措施，也是提升档案部门应急管理能力的关键举措。建立健全应急预案体系，就要求所有的部门和人员必须明确在各自的管理岗位上自身的责任，进而形成统一的联动状态，共同应对。建立健全应急预案体系，使所有人具备识别隐患的能力，处置隐患的能力，降低隐患升级的能力。
2015年12月28日全国档案工作暨表彰先进会议在京举行，国家档案局局长李明华在会上指出，要建立应急处置管理体系，从根本降低突发事件的发生的可能性，产生危害的影响面，要进行常规性的应急状态演练，加大应急状态演练投入，进而形成应急预案的可执行性，会议提出的要求，明确了当前档案安全体系建设存在的问题，需要加强的管理的环节，进一步明确了管理者的责任。强调加强应急预案管理工作，确保国家和民族的历史记忆能够有效的保存，构建确保档案安全保密的档案安全体系，提升档案安全保障能力，促进档案事业全面、健康、可持续发展具有重要的现实意义。
2 档案部门应急预案管理存在的主要问题
从目前我国档案管理部门的应急预案建立的现状可以看出，近些年来档案应急管理能力已经大大加强，但是在一些环节上还有待进一步提高。存在的问题多反映在如下几个关键环节。
2.1 应急预案不健全，联动性不强
部分省份及地区没有对突发事件应急管理工作给予足够的重视，没有建立应急预案体系，或是现有体系形式化严重，可执行性差。南方某省在已经建立档案网站的市区，只有不足一半的市区公布了应急预案，其中还包括个别形式化的预案，可见重视程度十分有限；从其内容上来看，多集中在应对自然灾害的应急预案的制定，而对于社会突发事件的应急预案没有给予考虑。
2.2 预案内容形式化，可执行性不强
从前文所述南方某省的多个市区现有应急预案来看，存在着预案内容形式化，机械照搬照抄，内容空洞，严重与实际不符，没有可执行性。从中抽查的五份市级自然灾害应急处置预案中，几乎全部与该省的档案局的预案一样，可见都是直接在省级预案上进行了名称的修改，甚至内容都完全一样，形式主义在应急预案的编制工作上表现尤为突出，甚至存在多个地区市县互相抄袭应急预案的现象。
2.3 应急预案演练效果差，没有形成联动机制
建立了应急预案后，就要根据预案的假设情境进行有目的的演练，例如按照火灾或是爆炸的事故情境，组织进行演习演练，从演练的表现上和结果上来确定火灾应急预案的科学性与有效性。部分档案部门开始定期的进行应急预案的演练，并且从中取得了很好的演练效果，但是部分单位仍然停留在纸上谈兵的阶段，没有实战演练，应急预案的演练与应急联动能力有着直接关系，应急预案演练不足，应急联动能力就弱，由此产生了档案应急处置实践中“不联不动，联而不动，联而乱动，联而慢动”等混乱现象。
2.4 经费保障不足，影响应急保障能力
只有充足的资金保障才能确保档案部门能够顺利的开展应急预案管理工作，进而保证技术和设备的有效性，满足应急预案的需要，确保保证能力的先进性和有效性。很多地区的档案部门缺少充足的资金保障，存在着设备老化，技术落后，难以保证应急预案的顺利实施。对于必要管理设施没有定期进行维修保养，无法在突发事件出现时，按照预案来实施，已经出现过在发生火灾后，由于火灾报警设备和喷淋设备的失效，没能第一时间形成应急预案的第一道防线。因此就要求档案部门要进行多个资金渠道的投入保障，加大资金投入，保证装备和物资的有效性，确保应急保障能力强大稳定。
3 档案部门应急预案管理的基本内容
档案安全是档案管理工作最根本要求。这就要求档案部门积极开展应急预案管理工作的前期规划和后期实施工作。具体来说，主要有如下几个方面的内容。要建立应急管理小组，明确责任，分工，在组织上形成分工明确，互相协作的状态；对所在地区的档案管理风险进行预测与评估，对人为因素和自然因素进行合理的划分，对于档案部门可能出现的安全隐患进行明确。
政府部门加投入，使得应急演练常规化，演练效果具备可执行性，在演练中检查预案的效果，在演练中筛查预案的效果评价条件，讲多次演练的结果进行综合评估，对评估结果进行分析，然后进一步调整预案的可行性。
4 应急预案管理工作的展望
档案部门的应急管理机制是档案安全体系建设的重要环节和主要工作内容。全面、系统的应急管理机制能够确保档案部门的应对反应速度够快，应对反应结果的有效，更好的预防和应对自然和人类社会的灾害，最大限度地保护档案资源的安全，从而保证人类社会历史的延续性与文明的传承性。
参考文献
档案是中华民族珍贵的不可再生的文化遗产，具有清晰确定的原始记录作用。档案资料一旦受到破坏或损毁，将会对我国珍贵的社会记忆产生无法弥补的损失，正是基于此，我国档案界对档案安全保护工作十分重视。当前，我国社会处于突发事件高发期，自然灾害频发，社会矛盾日益突出，使档案馆的档案安全保存工作面临巨大的风险和威胁。加强我国档案馆应对突发事件的应急管理工作，保护我国珍贵的档案资源免受各种突发事件的威胁，是当前我国档案事业持续发展的迫切需要。加强我国档案馆应急管理理论研究，从非常态视角出发，构建我国档案馆应急管理体系，是保护我国档案资源安全，推动我国档案事业持续健康发展的重要内容。
1档案馆应急管理研究基点
1.1档案馆应急管理对象的科学界定探讨档案馆的应急管理的前提是对档案馆应急管理的对象———突发事件加以科学界定。本文将突发事件界定为一切能威胁或破坏档案安全、档案馆工作人员安全和干扰档案馆工作秩序，具有突发性、紧迫性、危害性的事件。根据突发事件的发生原因不同，档案馆突发事件可以分为人为因素造成的档案馆突发事件与自然灾害因素造成的档案馆突发事件。根据事件发生的不确定性大小，可以把档案工作中各种事件分成两类，一类是常规事件，另一类则为突发事件。而在档案馆突发事件中，又根据不确定性的大小依次分为档案馆危机性突发事件（档案馆非常规突发事件）与档案馆常规性突发事件。
1.2档案馆应急管理创新理念档案馆的应急管理应该秉承全程应急管理、协同应急管理与智慧应急管理的创新理念。全程应急管理理念，是档案馆应急管理业务过程所秉承的理念，从纵向拉伸了档案馆应急管理业务流程的“链条”，将档案馆对突发事件的风险管理环节纳入应急管理业务流程中，真正实现“前端控制”。协同应急管理理念从横向扩充了档案馆应急管理涉及的范围，使档案馆系统内外的应急管理相关的人、财、物、信息等实现最优配置，从而使应急管理效果倍增。档案馆智慧应急管理，是全程应急管理和协同应急管理实现的手段和方法，从根本上解决全程管理、协同管理过程中对于资源获取、管理和协调方面的瓶颈问题。三种理念从三个不同维度优化了档案馆传统应急管理观念，三力合一，共同推进档案馆应急管理工作向前迈进。
2档案馆应急管理现状与困境分析
当前，我国档案馆应急管理环境面临“内忧外患”。复杂多变的社会环境，灾害频发多发的自然环境以及日新月异的信息技术与媒体环境等“外患”给档案安全保护带来诸多风险。与此同时，档案馆应急管理环境也存在诸多“内忧”。客体事件频发，严重威胁档案安全；档案馆应急管理主体应急管理能力有待提高，对各种可能破坏档案载体的有害气体不知晓、缺乏突发事件来临时的应急抢救技术、对已经初露端倪的危险源不能感知等等。根据对我国档案馆应急管理实践的调查与访谈，探究其内在原因发现，理论层面，档案馆突发事件应急管理理论支撑力度不够；制度层面———必要的顶层设计缺失；实践层面，档案部门应急管理工作受重视程度有待提高。
3档案馆应急管理体系框架构建
3.1框架构建的理论依据档案馆突发事件的发生发展规律及应急管理周期的变化规律是档案馆应急管理体系构建的理论依据。基于熵理论，档案馆作为开放系统，始终存在着自身熵增加与负熵的引入这样的相互矛盾运动，在不利环境影响下，系统熵值增大到系统无法承受，系统就进入混乱无序状态，从而突发事件全面爆发。档案馆采取应急管理措施，逐渐减少系统的熵值，档案馆系统从混乱无序再次变为井然有序状态，从而达到一个新的平衡。档案馆的突发事件从发生完全结束可以被看做一个完整的生命周期，其中每个阶段突发事件的表现形式、危害各不相同，笔者将其生命周期划分为潜伏期、爆发期、持续期和消退期，而对应于突发事件的生命周期，应急管理周期也对应于应急准备、应急响应、应急处置和应急恢复四个周期，可以明确各阶段的应急任务，为在档案馆应急管理实践工作中开展全程的减灾、备灾提供理论依据。
3.2框架内容应急管理体系是由管理维、技术维、资源保障维组成的三维模型。第一，管理维：“一案三制”的再度认识。刚性的档案馆应急管理体制、灵活的档案馆应急管理机制、健全的档案馆应急管理法制和完备的档案馆应急预案体系共同决定了管理维。第二，技术维：传统与现代的完美结合。档案馆作为保存社会原始记录的“重地”，更需要结合传统的档案安全保护技术与现代的高精尖的信息技术来保证档案馆从突发事件的预防，到突发事件来临时的应急抢救，再到修复还原等全程应急管理的实现。高新信息技术的不断应用，必然会给档案馆带来应急管理创新理念。因此，档案馆应急管理不仅需要“战略”提高，更需要“战术”支持，必须重视相关技术的研究与应用。第三，资源保障维：应急管理能力提高的强大支撑。档案馆的应急资源即人力资源、财政资源、物资资源以及信息资源，是提高档案馆应急管理能力的基本保障和强大支撑。档案馆应对突发事件应急管理能力的提升，最根本的是应急管理体制的深层次改变。首先，完善档案馆应急管理组织结构设计。加强顶层设计，建立“统”“分”有度、“实”“虚”结合的专业独立的档案馆应急管理机构；利用法规制度，明确界定档案馆应急管理机构职能与权力，从制度上保障实践中应急管理工作的高效运行。突发事件应急管理机制是“软件”，通过规范、翔实的工作流程与规范，体现应急管理相关法律制度与应急预案的思想，使档案馆应急管理职能与任务得以实现，使应急管理法制与体制“具体化、动态化与规范化”。预测预警机制、应急决策与抢救机制、信息传播机制、恢复重建机制与激励机制是影响我国档案馆应急管理运行的主要机制。应急管理法律法规是各种强制性的规范、程序，以及各项规定和指南，是应急管理机制和体制实现的保障，保障应急管理机制的有效、有序、有力运行。应急预案是档案馆应急管理纲领性文件，是档案馆应急管理工作的“龙头与抓手”，体现档案馆应急管理秉承原则和理念，档案馆多层次、全方位应急预案体系，为档案馆应急管理体系奠定了坚实的基础。
4基于“五力模型”的档案馆应急管理体系实现策略
从风险管理、知识管理、技术管理、文化管理、差异化管理等五个不同维度提升档案馆应急管理的五种能力———防范力、智慧力、硬实力、软实力与抗逆力，实现档案馆应急管理水平的阶跃式发展，从而达到保护我国珍贵档案资源安全的目标。基于“全程应急管理”理念，需要加强档案馆风险管理，从业务流程角度完善档案馆应急管理工作，提高应对突发事件的“防范力”；基于“协同应急管理”理念，档案馆应加强应急管理知识共享与应用，从资源管理角度提高应对突发事件的“智慧力”；而实现“智慧应急管理”理念，则必须从实现方式与手段角度探讨加强信息技术在档案馆应急管理中的应用，提高“硬实力”；鉴于作为组织的档案馆持续发展的需要，必须从组织文化角度，探讨提高应急管理“软实力”———文化力的途径；基于档案馆应急管理绩效的需求，必须考虑档案馆的应急管理差异化，从而以低成本高效率的提高档案馆的应对突发事件的“抗逆力”。五个途径共同推动档案馆应急管理体系的实现，即“五力模型”。
4.1重视应急风险管理———提升档案馆应急管理“防范力”首先，构建基于脆弱性评价的档案馆风险评估。档案馆的应急管理工作需要真正实现“源头治理”，加强档案馆常态安全工作的“风险管理”，设置档案馆突发事件发生的“安全栅”，阻止危险源向突发事件的转化。通过对档案馆的自然环境危险源、档案馆内生风险源、外生非自然风险源等风险源和“硬件”设备的物理脆弱性、管理脆弱性以及技术脆弱性等综合分析，从而得出档案馆每种风险源的风险值，根据数值顺序确定档案馆自身的各种风险等级顺序，从而利于档案馆对症下药，在有限的安全管理与应急管理经费条件下，合理制定预防规划和策略，优先控制与应对风险等级高的危险源，经济有效的防范档案馆突发事件的发生。
4.2开展应急知识管理———提升档案馆应急管理“智慧力”将知识管理应用到档案馆的应急管理工作中，是提高档案馆应急管理“智慧力”的重要手段。根据野中郁次郎的SECI模型，将档案馆应急管理知识分为常态显性应急知识、常态隐性知识与长非常态显性知识与非常态隐性知识。档案馆的应急知识管理是一个动态过程，是一个不断更新的过程。根据“K9知识链”体系，结合档案馆应对突发事件的应急管理流程，档案馆的应急知识管理也可以划分为9个环节。对档案馆的应急知识的管理是既与档案馆业务流程相融合，又非与业务流程环环对应，是既伴随档案馆的应急管理实践，而又凌驾于实践之上的管理过程，经过“PSCA闭环”，实现了应急知识的增值。档案馆基于知识管理的应急管理信息系统构建，有利于我国档案馆共享应急知识管理成果，协同提高应急管理水平。
4.3加强应急技术管理———提升档案馆应急管理“硬实力”首先，实现应急管理工作“端口前移”，必须加强档案馆突发事件防御技术的研究与应用。以尽早发现各种安全隐患，避免突发事件的发生。一方面，完善档案馆环境安全监控技术；一方面，加强档案馆数字信息容灾技术在档案馆的应用。其次，加强档案馆突发事件应急响应技术的研究与应用，包括模拟介质档案灾后应急抢救技术与数字档案及网络的应急恢复技术。最后，完善档案馆突发事件应急管理平台建设支撑技术也是新的技术环境下档案馆应急管理工作的重要内容，一方面，应用物联网技术助推档案馆应急管理智能化，同时云计算协助档案馆实现应急管理资源共享。
4.4做好应急文化管理———提升档案馆应急管理“软实力”在档案馆应急管理工作中，仅依赖完备的应急法律、制度，完备的应急预案与严格的应急管理程序，会使整个应急管理体系欠缺了弹性，利用文化的力量———“文化力”可作为应急管理制度与技术的重要补充。档案馆应急管理文化是档案馆防灾避险的安全文化的一个分支。档案馆应急文化培育是应急核心价值观念潜移默化的在档案馆工作人员中渗透，逐渐被接受以形成自觉文化的过程，需要自下而上的培育与自上而下的总体规划相结合，并真正成为组织文化的一部分。
4.5强化应急差异化管理———提升档案馆应急管理“抗逆力”我国自然灾害分布区域差异化显著，不同地区面临的自然、社会灾害不同，各个地区的档案馆应该根据各自所在区域的地理、气候特点，分级、分区域有重点的进行灾害的防御，“同中求异”，施行差异化管理是提高档案馆应急管理能力的重要思路，应真正实现应急管理研究差异化、应急管理资源准备差异化、档案馆应急管理能力评估差异化。差异化管理本质上是精致管理，不仅容易调动主体的积极性主动性，而且可以大幅缩减工作成本，提高管理效益，成就各个档案馆的共同价值。
5档案馆应急管理评价体系构建
关键词：突发事件；高校档案；应急管理体系
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：高校档案应急管理体系研究
收录日期：2013年5月30日
突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。
一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战
1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。
2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。
3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。
二、高校档案应急管理应对策略
1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。
2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。
3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。
5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。
主要参考文献：
关键词：突发事件 应急机制 档案局管理 研究
1 档案局管理应急机制介绍
通过查阅国内主要期刊数据库发现，国内关于档案局应急管理方面的研究文献数量相对较少，其中中文文献不足30篇，外文文献也不超过200篇。对这类文献的研究内容来看，针对应对重大突发事件的档案局管理应急机制少之又少，且大多学者将注意力放在了突发事件的预测和演变规律方面，因此档案局应急管理研究理论还存在较大空白，其理论体系急需补充和发展。经过汇总分析，现有文献主要特点如下：
1.1 现有相关研究文献方向十分狭窄，文献作者多为档案局或者档案局基层工作人员，其学术水平相对不高，采用的研究工作和理论基础不足，研究成果缺乏理论指导性。
1.2 大多文献将灾害管理、危机管理、突发事件视为同一个概念，这也是研究初级阶段经常会遇到的问题，而事实上灾害只属于突发事件的一部分，危机事件并不一定就是突发事件，因此，概念混淆容易导致研究方向偏离。
1.3 重大突发事件的发生，往往会给档案局造成毁灭性的损害，也会对档案局内部工作人员和读者造成重大生命威胁，因此，将自然灾害、社会灾害、地质灾害等基础理论融入到重大突发事件研究当中具有十分重要的意义。但是从现有研究文献内容来看，很少有学者关注档案局应急机制的建立和理论研究，更没有针对如何应对突发事件进行深入分析，大多研究文献仅仅停留在比较肤浅的层面。
1.4 研究文献主要为理论分析，缺乏实际案例支撑。这主要与文献作者在实际工作中缺乏应对重大突发事件能力和经验有关，也是当前国内文献主要研究空白之处。
从今后档案局应急管理发展方向来看，结合多学科知识和理论来分析突发事件发生规律和趋势，不断提升档案管理应对突发事件的能力是重点。当前，国内档案局尚没有针对应对重大突发事件建立一套完善的应急管理机制，档案管理预防突发事件的能力较弱。大多数档案局工作人员缺乏应对突发事件的经验能力，安全意识薄弱。在调研过程中发现，不少档案局工作人员对馆内消防应急知识知之甚少，连基本的逃生规则和常识都不了解；档案局也没有针对突发事件建立一套完善的紧急工作组织预案；馆内没有具备良好的紧急避难设施和条件；平时没有重视应对突发事件紧急演练工作，没有指定紧急逃生路线和方案等。现实工作中的空白，也是相关理论研究的主要方向和思路。因此，针对当前档案局应急管理需要，以管理学、社会学、行为学和灾害应急理论为分析工具，来建立一套完善的档案局应急管理体系，不断提高档案局防范重大突发事件的能力，具有十分重要的现实意义。
2 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究方向
根据《中华人民共和国突发事件应对法》对突发事件的定义，是指发生具有较大偶然性，影响面广、会造成重大社会损失和危害、需要全社会联动共同应对的公共自然灾害、社会公共卫生事件和公共安全事件等。档案局所面临的重大突发事件主要有各类自然灾害、公共信息安全威胁以及社会公共安全事故等，这类事件的发生可能会给档案局和内部工作人员、读者造成重大危害，这种危害对人员来说有可能是身体上的，也有可能是心理上的，而对档案局来说，可能是毁灭性的。例如档案局建筑在事故中倒塌，对馆藏文献造成毁灭性的破坏，威胁工作人员、读者生命安全，对档案局的发展产生重大威胁。
综上所述，当前必须要建立一套完善的档案局应急管理体系，为档案局应对重大突发事件提供正确的理论指导。研究目标决定了研究的内容和思路，研究内容要围绕“以人为本”的思想，本着“未雨绸缪、防抗避救相结合”的工作方针，针对如何保护档案、档案局工作人员和读者的安全开展具体研究工作。研究理论能够有效指导档案局建立一套完善地应对重大突发事件的工作机制，不断降低重大突发事故对档案局、工作人员和读者的危害；要指导档案局建立一套完善的重大突发事件预防应对措施，使得在任何重大突发事件发生后，档案局人员能够有条不紊地开展应急自救工作，将事故风险降低到最小程度。概括地说，一套科学合理的应急机制，能够帮助档案局有效规避重大突发事件风险，提高档案资料和馆内人员的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下几方面：
2.1 以重大突发事件预防理论、档案局管理理论为基础，建立档案局重大突发事件应对模型，该模型围绕“以人为本，预防为主”工作方针，不断强化档案局人员安全防范意识，通过未雨绸缪、事先预防来提高公众应对各种突发事件的能力，将事件风险控制在最低范围内。
2.2 重大事件预防理论框架研究。综合各种相关理论，例如自然灾难应急理论、档案局学、信息安全理论、紧急避难理论、社会公共安全理论等，建立一套完善的档案局应对重大突发事件基本理论框架，为指导各地档案局、档案局开展重大突发事件应急工作提供坚实的理论基础和依据。
2.3 重大突发事件预防与应急方案研究，针对如何预防重大突发事件制定一套完善的工作措施和方案，通过评估档案局建筑安全、馆藏档案保管要求以及馆内人员分布特点，不断完善档案局内部重大突发事件管理制度和机构，同时指导日常重大突发事件应急演练，切实提高档案局预防各类重大突发事件的能力。
2.4 选择具体案例深入分析。通过选取有代表性的案例，来分析重大突发事件发生的前因后果，摸出其发生和演变规律，为今天档案局开展重大突发事件预防工作提供可靠的指导依据。
3 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究目标和价值
当前档案局应急机制研究主要集中在预防和应对重大突发事件方面。本着“以人为本，预防为主”的工作原则，围绕提高档案局人员、档案安全来丰富和完善重大突发事件应急管理理论，同时结合档案局管理应急理论和具体经验，不断提高重大突发事件中档案局的应对能力和响应速度。综上所述，本文提出了档案局应对重大突发事件应急理论研究工作的四个图谱。
3.1 针对重大突发事件，制定档案局管理应急机制模型图。该模型能够详细列出档案局在重大突发事件中的管理目标、职责和应对方案，主要强调“以人为本”的应对精神，注重对馆内人员的安全保护，力争将档案局的人员伤亡和档案损失降低到最低限度。
3.2 要针对重大突发事件，编制档案局管理应急机制学科谱。要将涉及到档案局重大突发事件应急相关的理论纳入到档案局应急机制学科图谱中，打造多学科知识理论交叉、综合的档案局应急机制理论体系，不断夯实档案局应对重大突发事件的理论基础。
3.3 要结合当前社会重大突发事件特点，编制档案局管理应急机制内容纲要。要提高档案局应对重大突发事件的能力，必须要编制一套完善的应急机制内容纲要，以提高档案局应急机制中的预案管理能力。预案是帮助档案局提升应对各种突发事件的重要手段，能够针对各种潜在的突发事件做好充足的预防工作，最大程度降低突发事件带来的负面影响和危害。
3.4 典型案例的选择、分析与实用研究。分析具有代表性的重大突发事件管理经验，能够有效提升档案局应对重大突发事件的能力。通过学习具体案例的发生起因、经过和经验教训，能够弥补档案局工作人员应对突发事件实际工作经验不足的缺陷，可以显著提升档案局应对突发事件的总体能力和水平。当前，国内学者在这方面的研究少之又少，理论体系亟待完善和丰富，因此加快这方面的研究具有十分重要的现实意义。经典案例的学习能够为弥补国内重大突发事件档案局应急管理研究模型与基本理论的空白，必须要围绕“以人为本，预防为主”的应急工作方针，不断提高档案局人员安全保护水平，为档案局工作人员和读者创造一个平安的工作和学习环境。
4 结束语
本文深入分析了重大突发事件档案局应急工作特点，并提出了有益指导建议。希望本文的研究成果能够有效指导国内档案局应对各类重大突发事件，不断提高档案局行业应对突发事件的能力，将事故风险控制在最小范围内，促进档案局全面健康发展，为完善和丰富重大突发应急事件做出突出贡献。
参考文献：
[1]石文明.档案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.
关键词：计算机；档案；管理
中图分类号：TP3文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2007)05-11274-01
1 引言
利用计算机实现档案管理。是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势。具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。不仅可使工作人员从繁琐的手工工作中解脱出来，而且工作效率高、质量好。这样，大大减少了人力、物力、财力，本文就计算机应用与档案管理的有关问题进行探讨。
2 我国档案计算机管理目前的状况
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二十世纪中后期计算机技术的成熟和发展，为档案管理提供一种全新的技术手段，使档案作为一种信息逐步在信息时代展露头角。在近二十年的计算机管理过程中，各个档案部门形成了大量的数字化信息，其中既有档案目录信息、档案原文信息，又有档案利用、统计等方面的信息。根据我国档案馆网的规划布局，各档案馆管理、保存的档案以时间、地域和行业进行划分，因而馆藏档案绝大部分是不重复的。目前，保守地估计在各个档案部门存储在计算机中的档案目录数据库多达10亿条，约100TB的数据量。随着数字化档案馆建设工作的展开，数字化的档案信息将成倍增涨，而现有档案计算机理系统只能对这些信息进行检索和简单的统计分析，远远不能满足档案管理工作和档案利用工作的要求，也使得这些档案信息在数字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪费，因此大力加强我国的档案计算机管理工作具有重要的意义。
3 计算机档案管理的实践途径
如前文所述，计算机在现代的档案管理中发挥着重要的作用。而在众多的计算机应用的实现形式中，档案网站和数字化档案馆是最重要也是最先进的两种方式。
(1)档案网站的建设
档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传。它的建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。好的档案网站的内容十分丰富，包括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息和档案利用服务信息等等，因此功能就十分强大，具体来说有以下几个方面：(a)档案网站在档案机构和网上用户之间起到桥梁和沟通的作用。档案网站主页是档案机构的广告牌，具有对档案、档案馆、档案工作、档案事业的宣传功能。利用网站宣传档案工作，具有迅速，及时、直接，极强的交互性、双向性等特点，能取得较好的宣传效果。同时其宣传面较广，反馈渠道多样，及时，灵活，如可通过电子邮件，BBS论坛等方式进行反馈。(b)档案网站的服务功能，其主要表现在两方面，一是为档案工作者的服务，二是为档案用户的服务，即我们通常所说的档案利用工作。(c)交流功能,档案网站的交流功能是指档案网站能够为档案作者之间和档案工作者与用户之间的交流提供了一个平台。
(2)数字档案馆的建设
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，数字档案馆的优势将会越来越明显。在数字化时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，一个人、一个地区、一个国家获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争的能力，因此，需要大力建设数字档案馆。数字档案馆将为21世纪档案馆的发展方向。
数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案馆为基础，传统档案馆的某些管理方法、经验和原则，将会在数字档案馆的管理系统中得以体现，特别是其中本质性的东西不会丢失。数字档案馆的馆藏内容，即各种数据库的内容，将会完全包含传统档案馆原有馆藏内容。从某种意义上说，数字档案馆完全是对传统档案馆的继承。虽然数字档案馆是传统档案馆的发展方向。但在建设数字档案馆的过程中，必须要避免重复建设，在全国范围内，要进行统筹规划，合理布局，最终建成以国家档案局为首，在全国建立几个档案信膝中心为辅的局面。因为数字档案馆最大的便捷之处就是打破了时空的界限，人们可以随时利用档案馆的信息，即远程利用，此时，档案网站上的信息必须集中，才能吸引广人用户，提高点击率。
4 计算机档案管理实施的对策
(1)加快机读档案的建设计算机在档案管理中的普遍应用。使档案的文本、图形、图像、声音等多媒体的信息在计算机上得以综合处理，使处理结果以图、文、声、像并茂的方式提供给用户，并且有不老化、不失真、不褪色的性质。所以在现代化的办公条件下，许多文件和资料从形成直至归档都是在计算机上完成的，必将使档案管理的方式向自动化的档案管理发展。
(2)加速档案信息的网络化建设
上文已述，档案网站和数字档案馆建设是计算机档案管理的重要实践途径。特别是随着计算机技术与现代通讯技术的结合，档案信息可实现联网检索，从而打破地域上的限制，加入到社会化的信息网络中，使计算机相对有限的存贮相互得到补充。各档案管理部门为实现资源共享，都积极把管理手段转向计算机的配置、软件的选用上来，使档案管理又向现代化迈进一步。现在我国只有少数有能力的单位建立起了大型或中小型计算机系统，进行档案信息系统管理。而对于一般单位来说，由于人力、物力、财力等种种因素的制约，想要发展大中小计算机系统困难重重，最好立足于地区现有的经济条件和各单位实际情况，采用当前应用较普及、而且性能与价格比又十分优良的计算机和档案管理软件，逐步建立具有各单位特色的档案管理计算机网络系统。
(3)加强档案工作者自身素质建设
首先主管档案工作的领导应更新观念，提高认识，充分重视计算机的应用工作，计算机作为一个高科技产品，已广泛地应用于社会各行各业中，且发挥着巨大的作用，掌握计算机知识是适应时代适应社会的举措。档案部门抓普及计算机知识正是为了早日实现档案工作的现代化管理进程。为实现这一宏伟目标，就要从现在抓起，把这项工作作为档案部门基础性工作长期来抓。其二要培养一批高素质高水平的新型档案专业人员，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高。逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作.将档案的接收、存储、提供数据和基本情况的报告都利用计算机进行。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识。进而培养和造就一批信息化建设的管理型技术型和复合型人才。
参考文献：
[1]李喜萍，杨吕仓.档案管理自动化现状与发展[M].档案学通讯，2000(5).
[2]项文新，王应海.数字化时代的档案计算机管理[M].档案学通讯，2000(4).
档案管理是党政机关工作中的一项最基本的组成部分，包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、检索、统计、利用等，是机关工作社会信息系统的基石。做好档案工作，不仅对促进本单位工作具有积极的意义，更因其系统性、归纳性、历史性对一个区域或一项工作具有深远的影响。
“6S管理法”起源于日本，被誉为现代企业管理的经典之作，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素（日语罗马拼音均以“S”开头，故简称“6S”）。“6S”管理主要是榱颂岣咝率、保证质量，使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全，本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化，能为其他管理活动提供优质的管理平台。
现阶段，档案管理需要与时俱进，党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”，传统融入现代，二者辩证统一，具有高度契合性，注入新的理念，实现有机融合，必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。
二、党政机关档案管理的意义及存在问题
党政机关档案管理的重要意义，一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”，尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下，随着档案工作越来越被重视，档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备，通过对档案的规范化管理，从而为今后工作留下重要的历史依据，为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理，将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体，加以标准化、制度化，能够衡量出一个单位各项工作的管理水平，提升自身形象。但传统意义上的档案管理，往往存在很多问题和不足。
（一）数量庞杂，分类不清。对于一个单位或一个系统而言，因其工作千枝万节，档案管理往往会形成海纳百川之势，可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法，将大批量的档案简单划分后装箱存档，会对今后的调阅、查询造成巨大的负担，严重影响工作效率。因此，如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化，如何更好地运用信息化手段，如何合理有效保存具有留存价值的实体档案（如纪念章、奖杯、锦旗等），是今后需要认真考虑并加以解决的问题。
（二）制度缺失，流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端，大多数单位的档案工作，因其重视程度、工作力度等问题，只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放，究其原因是没有对档案形成严格成型的制度，没有统一的标准，加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确，很容易造成工作疏漏或遗失，给一个单位造成工作被动。
（三）人才不足、环境滞后。一方面，档案管理是一项专业性较强的工作，需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所，且人员的流动性较强，长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时，基础条件投入不足，且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行，面积过小，环境脏乱，安全隐患较多，缺乏硬件等等，都严重制约了档案管理水平。
三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用
（一）整理――有留有弃、腾出空间，营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此，首先要进一步明确档案室的归档范围，重新清点和归纳所有现存的各类资料，除归档范围之内的必需要件（要物）外，其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉，以此最大程度地腾出空间、用活空间，打造清新舒爽、整洁干净的环境。
（二）整顿――科学布局、标识管理，严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持，保证足量的工作投入；其次要执行标识化管理，将所有文件及物品按照“五定”原则，即：定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管，同时按照“三级”原则，即：以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理，收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录，将有利于档案工作效率的提高。
（三）清扫――清除垃圾、美化环境，务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜，干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除，重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准，作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素，每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行，尤其是电子化存档文件更要慎之又慎，避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。
（四）清洁――建章立制、贯彻到底，保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上，制定严格的工作制度和程序标准，并一以贯之地执行下去，使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实，让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一，从而更加便于档案的管理、查询和借阅，使档案工作能够始终维持良好运转的状态。
（五）安全――高度重视、消除隐患，确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录，信息的安全性至关重要。因此，要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想，务求实现“三个零”目标，即：登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员，尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》，确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准，认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。
（六）素养――养成习惯、明确流程，提高管理水平。档案管理既是精细作业，也是系统工程，因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成，强化精细意识和工作执行力，并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好，形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围；另一方面要明确工作流程，结合工作岗位实际，重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程，以严格的“过程控制”，保证档案管理工作的顺利开展。
四、结语
【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策
由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。
一、纸质档案的特点及缺陷
纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1.档案载体较为单一；2.记载信息的固定性和稳定性；3.信息的隐蔽性和原始性；4.缺乏一定的复用性；5.传输较为繁琐。
二、 纸质档案对档案安全的影响及优势
（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。
（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。
（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。
（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。
三、纸质档案管理的对策研究
（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。
（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。
（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。
（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。
四、结语
虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。
【参考文献】
一、企业电子档案的形成与利用
(一)档案信息数字化
数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。
(二)电子档案管理系统
电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。
(三)实现档案纸质化向电子化的转变
在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。
(四)电子档案的存储与利用
电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。
对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。
二、电子档案在企业档案管理中存在的问题
(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应
历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。
(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视
很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。
(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责
很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。
(四)企业的档案管理的信息化建设滞后
首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。
三、推进电子档案在企业中加快发展的办法
(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构
各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。
(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展
电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。
(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用
企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。
(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识
只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。
综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。
农村经济经营管理工作逐年得到各级党委政府的重视，农村承包土地、农村集体资产、农村财务管理、农民负担监管、农经统计及农业调查等农村经营管理工作越来越受到重视。管好这些档案资料对党的农业工作、农村工作至关重要，因而农经工作的档案资料收集、整理、保管直至移交存档，也就显得越来越重要。改革开放以来，农村经济经营管理工作档案的管理越来越受到重视，档案资料也在越来越趋于完善之中，但依然还正在一些问题。所以，加大对农村经营管理档案管理工作的改进力度，也是进一步推动农经工作和社会事业的发展的重要组成部分。
2农村经济经营管理档案工作存在的问题
由于现实种种原因，农村经营管理档案工作还处于混乱状态，农经工作资料还有不重视、甚至少数人不当回事的现象。
2.1对农经工作档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人员、尤其是一部分老农经人员有不重视农经工作档案资料的惯性心理。甚至有部分农扣部门的领导、干部对档案工作的认识存在误区，一个认识误区是：认为这些资料‘我’要用的，如果‘你’拿去存档了，‘我’要用就不方便，用起来去查档案好麻烦的！认为档案就是保管着就行，自己是领导、是干部就放在自己柜子里，要用时拿出来用一下，过后又自己锁着。要么随便整理一下就可以了，自己认为不要丢失，不要泄密就行了。这种想法和做法使得应该及时存档的资料长久的滞留在其身边，本应存档的资料长时间未入档。另一个认识误区是：对于当年本应该移交存档的材料抱着敷衍的态度，也就是只移交一部分材料，使存档资料收集不齐全。这种现象导致档案管理工作质量下降，即影响了档案管理工作也无形的有影响了工作人员的工作积极性。
2.2档案管理人员专业技能不高
农经工作的档案管理人员往往是兼职的，没有专业的档案管理知识，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案意识有些淡薄。加之自身本职工作事情多，他们（她们）日常的工作往往比档案工作显得更重要，档案工作就是兼着干的，对档案工作的管理显得精力上投入不足，这样就影响了档案管理的质量。管理人员在思想意识上提不起来，档案管理这项工作自身的重视程度就不够。极个别的档案管理人员对日常事务中的资料，只是放人档案盒子里，没有按年度及时整理归类、归档、并装订，这种容易造成遗失情况的现象似乎还未引起重视，同样是严重影响档案管理质量。
2.3档案管理硬件设施差
对农经档案管理必备的硬件设施差，现实工作中农经档案室要么兼用要么偏狭窄空间小。因硬件设施差或设备不配套，时间长了就会引起档案材料霉变、甚至虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，影响保管质量。
3完善农经档案管理工作的对策
3.1健全农经工作档案管理制度
上级部门应对农村经济经营管理的档案管理工作建立对应的档案制度。体现如下的要求：
3.1.1 合理、科学。为适应新需要，建立档案管理制度要符合农村经营管理工作实际和档案管理工作实际。
3.1.2 简明、实用。建立的档案管理制度具有适应农经工作的操作性，分类方便实用、简便易行、可操作性要强，以更好的发挥档案管理的作用。
3.1.3 制度要有约束性。领导对档案工作的重视程度直接影响着档案工作制度的顺利执行，而档案管理人员是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
3.1.4 制度要体现严肃性。农经档案管理工作好坏体现了农经档案管理制度的执行情况，农经档案工作制度在执行的过程中，应该有上级部门的检查和业务指导，应提供交流平台。如果平普拉塔的、抱着不思进取的思想还以老套路管理农经档案，那再有完善的制度也只会是空壳。
3.2加强农经档案化采用信息化管理
探索新的管理模式，使农经档案工作更科学、更实用。信息化是当今社会发展的一大趋势，应尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高农经档案工作的效率和水平。
3.3提高档案管理人员素质
要加强农经档案工作队伍建设。一是让兼职的档案管理人员接受专业知识培训，进一步熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求，真正掌握科学管理档案的原则和方法，这样既提高工作效率又提高工作质量，同时也提升了服务；二是上级部门应创造条件使档案管理人员相互间有交流空间，有切磋工作经验、进行有效沟通的平台。三是领导要注意对农经档案管理人员作正确引导，在工作上应体现关心、理解、支持，以充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，不能听之任之、放任自流、不管不问；四是农经档案管理人员应选择政治思想可靠、作风正派、责任心强的人员，要注重自身政治水平的提高；五是通过参加培训的方式或自学方式提高农经档案管理工作水平、规范档案管理工作、提高服务质量。
3.4强化服务意识，提高管理水平
农经档案管理人员要树立正确的服务性观念。要端正服务态度，吃得苦、耐得气，树立创新意识，提高服务质量。使农经档案资料充分地为农村工作服务，这也是农经档案管理工作者义不容辞的责任。
4结语
