时间：2023-09-26 17:29:13
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现代化档案数字化管理的特征主要表现为：①以网络化为基础的特征。档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。②数字化管理模式的特征。对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。③档案高效使用的特征。档案管理最终目的是合理应用档案信息。采用数字化管理模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案数字化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案数字化管理的推进有一定的现实意义，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。
2现代档案数字化管理存在的主要问题
结合笔者实践工作经验，认为现代档案数字化管理存在的问题主要有：①档案数字化建设缺乏有力的支持。a.缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案数字化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案数字化建设。b.硬件环境问题。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案数字化建设对硬件设备的要求。②档案数字化建设缺乏统一的标准与规范。片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案数字化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案数字化建设中的资金投入，还没能体现出档案数字化的服务功能。
3加强现代档案数字化管理的措施
（1）建立健全现代档案数字化管理制度。①现代档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。②树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。（2）科学利用相关资源。①保证资源的准确性与完备性。对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此需要避免资源遗漏现象的出现。②统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，其直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。③定期检查和更新。社会的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面有了新要求，对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理数字化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门部门开展档案的更新工作。（3）强化现代档案数字化管理标准化建设。现代档案管理数字建设并不是一项容易的工作，其涉及的环节诸多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。
4结束语
综上所述，长期以来，档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索时浪费很多时间，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误。随着计算机信息技术的发展，现代档案数字化管理已成为必然的趋势。
作者:刘玉俊 单位:海东科技投资有限责任公司
参考文献
[1]邹薇.新常态下谈事业单位档案的数字化管理[J].卷宗，2016（05）.
一、房产档案数字化管理的内容
1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。
2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。
3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。
4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。
5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
档案数字化管理是网络时代的自身基本价值的功能需求，是这个时代档案工作的新使命。档案资源数字化管理因为要结合计算机技术的软硬件环境来实现，在整个管理过程中会凸现出数字化档案管理的种种优势与困境。本文分析了档案资源数字化管理面临的困境，提出了一些对策。
关键词：
网络环境；数字档案管理；优势；困境
现代信息和网络技术的飞速发展，电子政务建设的不断深入，电子文件已不单是一种新型载体，同时也意味着人类记录信息、传达和留存信息的方式已经发生了巨大的变化。在漫长的档案史上是另一次的重大变革。档案信息数字化、档案信息资源数据库、虚拟档案馆等的建设已经提到时代的议程。传统的档案管理模式已经逐步不再适应这个时代。
一、档案资源数字化管理是信息时代的大势所趋
在重视历史积淀的文化传统思想指引下，由于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术飞速发展，这个过程中产生出来的数字化档案信息分散存储于不同载体、不同地理位置，唯有依托于计算机和网络链接的方式才能实现数字档案信息资源的及时共享。档案信息化建设迫在眉睫，首先应以运用为导向。随着社会信息化的扩大深入和政府机构服务社会的数字化需求，电子政务建设在不断地强力推进。这种行政方式的变革必定促使档案资源施行数字化管理。档案数字化管理必须在数据管理的基础上，围绕网络建设这个中心，完善各种业务信息应用系统，然后向纵深的网络化发展。档案资源数字化管理势在必行。
二、档案资源数字化管理的自身优势
一是存储于服务器、磁盘或者光盘等载体上的数字档案资源，受时空限制比较小，脱离实体档案，可以无数次的复制，携带方便。利用者只需获得访问权限，就可以随时实现异地调阅所需的档案信息。数字档案管理系统的运行已经涵盖了收、管、用、存四个阶段，可以实现在线收集，进行目录建库、在线接收、脱机接收、文件格式转换、档案征集等工作；实现在线管理，进行档案整理、编目打印、专题组织、档案鉴定、档案统计等工作；实现在线利用，进行档案检索、全文调阅、视频点播、照片档案浏览、档案出证等工作，无论是收、管、用、存哪个阶段，操作十分简单、便捷。档案管理员通过档案管理系统将数据进行著录、保管、利用就可以涵盖档案管理的全阶段。二是档案资源数字化管理非常有利于开发库存的档案信息资源。实现档案资源数字化管理后，各门各类数字档案信息资源通过系统检索，可以快速实现查找，并且系统自觉对信息进行优化，可以查找到的是相关联的问题或事件的所有数字档案资料，不再是单个的文件。这可解决和缓和档案文献的客观状况与人们实际利用要求之间存在的种种矛盾，极大地满足档案资源深层次查询利用与编研开发。三是确保部门案卷的质量。广东省广州市广播电视大学档案信息化建设初期结束后，各归档部门人员只需要将文件材料数字化后输入网络管理系统。档案室统一接收后，进行立卷编码保存。这样非常有利于收齐收全档案材料。同时也避免了档案室的档案管理员因为未能全面了解各部门的工作，而造成的关于材料准确性方面的断定失误，影响案卷质量。
三、档案资源数字化管理面临的困境
由于数据安全的要求，部署在局域网中的包含着全部档案信息数据的数字档案管理系统一般是与外网隔离的。但在目前普遍技术相对落后的条件下，数字化档案管理还面临着种种困境。一是档案资源数字化管理虽然操作方便、传递快捷、存储空间小，档案装具、档案安保系统却要相应的趋于半智能化或者智能化。一旦性能不稳定，劣势就会凸显，其真实性和保密性难以掌控。此外，存储在计算机里的数字档案信息资料可以在编辑修改时不留任何痕迹，一经修改后真伪难辨，业务操作主体的可信性、可审计性以及不可抵赖性就无法保证，数字档案的可据性就大受质疑。二是数字档案资源对存储载体依赖性相当强。档案资源数字化管理后，档案检索工具必须以计算机作为依托，数字档案信息对软硬件设备的依赖性会很强，不能像纸质文件直接读取。但是计算机更新换代非常快，造成早期形成的电子数据在新的软硬件环境中无法读取，还有的因为应用软件不兼容数据读取不了。档案资源数字化管理的条件必须尽快完备，才能适应外部环境的变化。否则，数据一旦丢失或遭受病毒的侵害，档案数字化管理势必成空。三是数字档案管理系统与其他业务信息管理系统并不兼容。比如广东省广州市广播电视大学教务处使用学籍管理系统和教务管理系统，人事部使用人事管理系统，财务部门使用财务管理系统，总务处使用资产管理系统，机关部室使用OA办公平台等。这些业务信息管理系统各自按照自己部门的工作需求来开发，系统设计单位不同，软件环境差异较大，建设模式与技术架构也不一致，产品接口不合标准，难以兼容，所形成的数据无法转换，无法完成数字档案数据直接在线迁移。文件归档、数据收集和录入由此滞后。四是我国目前采取的是“双轨制”和“双套制”文档管理模式。纸质文件与电子文件同步随业务流程在流转，最终两套归档。虽然这样做法有它自身的优势，但是技术的更新发展，观念也要相应地更新。文件以纸质形式为主的形势将逐步转向以电子形式为主，管理的模式也已经在悄然转型，未来我国势必实现以电子形式为主的档案管理模式。当然，管理模式的转型是一个相当长期的过程。五是档案资源利用率不高给档案数字化管理带来了阻力。档案管理的基本职能就是提供利用，主动为大众服务。这是档案管理应积极努力的方向，也是档案管理应具有的义务和职能。档案资源利用率不高，虽然这些年档案信息化建设有了加强，档案数据管理系统通过档案原件扫描、档案内容录入、档案编研等手段推行档案信息的网络利用。但很多单位档案管理人员信息化水平不高，人工纸质目录检索还是档案查询的主流手段。数字档案资源利用率总是得不到提高。
四、如何解决档案资源数字化管理过程中遇到的困境和难题
基于上文提到的种种情况，参照国内外最先进的技术手段，形成了一些想法，提出以下几点建议：一是优化档案资源数字化管理环境。档案资源数字化管理是一项系统工程，包含顶层设计、系统选型、软件开发、技术规范、全程参与、归档整理、存量纸质档案的扫描录入、增量电子档案的数据管理、多样化的异地备份、利用平台、数据安全等，硬件加软件的系统。通过档案资源数字化管理系统，来涵盖文件从生成、流转、归档到移交、保管、利用和销毁等全过程业务，实现身份统一认证，信息统一分类，权限统一分配，使不同体系的应用系统得以集成到一个统一的框架体系中，实现共享。二是实现互联互通，对接所有的业务信息系统。在目前这种各个业务信息系统各自为政的状况下，要实现现有的档案信息资源多网互联，多系统信息互通，首先必须实现各模块软件的紧密集成，搭建业务应用系统，实现数据的可视化管理和综合分析应用。通过建立业务组件，为各系统扩展提供接口。在档案资源数字化管理系统建设的推进中，建立起相关的制度，尤其是电子档案数据安全管理制度，来强化相应有效的推进机制，促进数字档案的建设。三是加快人才队伍建设。网络时代的档案管理要实现由过去的手工劳动密集型向以办公自动化为依托的技术密集型转型，必须有一支既懂计算机网络技术又懂档案专业的高素质、高技能的复合型档案管理人才队伍。这是实现档案信息化，与国家信息化建设相衔接的关键所在。
综上所述，档案数字化管理终将成为档案管理现代化的必经之道。针对档案管理数字化进程的现状，还需继续深入研究对策，逐步充分实现档案数字化管理的网络共享，早日实现纸质档案的绝大部分功能。
作者：傅永珍 单位：广东省广州市广播电视大学
参考文献：
[1]薛斌,马欢,薛文.我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].科技资讯.2014（25）.
1 照片档案数字化管理的重要性
随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。
首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。
其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。
第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片档案数字化管理现状分析
近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。
2.1 管理制度不完善
国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。
2.2 收集、整理难度大
与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。
与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。
2.3 安全隐患严重
数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。
3 加强照片档案数字化管理的对策
3.1 进一步完善数码照片收集归档制度
数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。
3.2 建立有效的照片归档审核机制
归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。
3.3 加强安全保护
各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。
电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。
（一）档案管理方法更加先进
档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。
（二）档案管理目的更加多元化
数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。
二、档案数字化管理中容易产生的问题
档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。
（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配
现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。
（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免
在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。
（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题
档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。
三、完善档案数字化管理的方法
（一）提高档案管理工作人员的职业能力
要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。
（二）完善档案安全维护体系
应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。
（三）制定标准化档案管理工作规则
目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。
四、结语
新时期的经济发展中，档案事业是非常重要的组成部分，档案管理在各行各业的发展中起着非常重要的作用。随着科学技术不断发展，逐步完善了计算机技术，人们应用到计算机的强大功能。传统的档案管理模式不能满足新时期的需要，档案不再是传统的纸质档案，已经逐步被数字化管理所替代。将计算机技术应用在档案管理的工作中来，数字化管理逐渐的应用在新时期的档案中来。数字化管理有非常多的优点，在档案管理的实际工作中，还有一些新的问题出现，对新时期的档案工作进行了详细的介绍。
关键词：
新时期；数字化管理；档案资源
档案的特点是文字非常多、内容量很大，档案管理工作非常的复杂，档案查找的效率非常的低，严重影响了档案的应用率，档案管理人员对档案保管的安全意识比较薄弱。随着新时代信息的快速发展，档案管理逐渐的信息化，档案信息开始数字化归档，为管理带来了更多的方便，查找资料比较容易，促进档案管理更加高效。但是在应用和推广中也出现一些难题有待解决，计算机有时候很容易受到黑客和病毒的进攻，在新时期针对这样特殊的问题，我们必须采取有效的措施，及时发现问题并有效的解决问题。对档案数字化管理的优点进行了分析，针对出现的实际问题，提出科学、合理、有效的管理措施，使档案的数字管理在新时期充分的发挥作用。
1新时期档案数字化管理的现状
1.1缺乏专业的档案管理人员，其素质有待提高。虽然在我国档案管理工作已经开展了很长的时间，但是档案管理的相关工作人员仍然存在一些问题，档案工作人员的背景和业务水平比较单一，各个职位的负责人员分配的不合理。档案管理人员的老龄化比较严重，大部分年轻人认为档案管理工作没有挑战没有发展，都不愿意从事这项工作，导致了专业的人员段层，虽然有些人的资历比较高但是思路比较保守，对新时代的数字化管理很不适应，比较排斥现代化的技术手段，不能熟练的掌握电脑的操作和应用，对档案工作的创新和改进不主动比较被动，信息意识比较薄弱，档案资源不能得到充分的挖掘。档案管理的数字化，必须将人才、设备和信息有效的融合在一起才能发挥其重要的作用，先进的技术是由人才来应用和推广。
1.2先进的数字化设备比较缺乏。档案数字化管理中的基础建设主要有：软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等系统，由于资金费用不足，直接导致数字化设备十分缺乏，设备的种类在一定程度上也受到了限制，数字化设备的标准也不能达到国家的具体标准要求，计算机系统和程序的陈旧老化，严重的影响了档案工作的效率。计算机设备是档案的载体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，在档案的管理过程中，现代化的设备非常的重要，好人才必须有先进的设备，必须克服困难，对落后的设备、系统、程序等进行更新，这样才能更好的提高档案管理方面的工作效率，必须选择应用符合国家标准的数字化设备，这样才能确保档案资料的真实可靠性，使其能够更加长远的保存，充分发挥档案资料的作用。
2新时期档案数字化管理的必要性
传统的信息管理主要是纸质档案，随着科学技术的快速发展，纸质的档案逐渐被电子信息档案所代替，传统纸质的档案在使用的过程中要反复的复印，会用一定的人力、财力、时间上的支出。但是电子信息档案节约了反复复印过程中浪费，在一定程度上减少了档案的管理经费，更有利于资源的共享。使档案资料的归档也越来越及时，数字化管理方便档案的保存和再次利用。新时代电子信息技术得到了快速的发展，在这个好的平台上，档案数字化管理得以充分的发展，有了这个平台，档案资源为社会提供了好的服务环境。在档案管理工作中，选择一个适合的文件管理系统，使档案信息得到传递、共享和交流。总之档案的数字化可以有效的提高工作效率，档案资源的交流、共享和传统的速度得到了提高。除此之外，档案的数字化管理是社会快速发展的必然成果，随着社会经济的发展，人们生活、工作的节奏越来越快，人们对档案信息的需求越来越大，信息当需要查找档案资料的时候，需要在第一时间得到正确的反馈。但是信息内容非常复杂、信息量非常的大，只有现代化的数字管理才能更有效的应对。传统的档案信息是单独的、区域的、分散的，只有实现数字化管理，才能实现档案资源的系统化、全面化、综合化。
3新时期提高档案数字化管理的有效措施
3.1大力提高档案工作人员的专业素养。档案工作人员的素质高低直接影响着档案数字化管理的实施和推广，熟练掌握专业知识，这样在以后的工作实践中多多练习，掌握的档案数字化技能在实际的工作中能够充分的应用。在新时期的档案工作，工作人员无论是大事小事都要严格要求自己，不断的创新，用新的方法和先进的技术训练自己、提高自己，无论是个人专业素质还是个人的品质都要不断的发展提高，掌握更多的技能和技巧，加强档案资料的保密意识，坚决杜绝因为个人私利而泄密，提升个人的人格魅力，不断的超越自己，为档案数字化管理提供便利的条件。安全意识是档案管理工作的重要组成部分，加强档案人员的安全意识是非常必要的，因为档案人员能够直接的接触档案信息，档案人员要对保存档案资料有强烈的安全意识，能够确保档案管理工作安全有效。
3.2更新设备、加大经费投资。新时期档案数字化管理中，资料的整理工作和管理工作直接受到设备的影响，相关部门一定要高度的重视，加大经费的投资，有组织、有计划的进行设备更新。在软件设备方面，对计算机系统和程序进行更新，档案的相关人员在工作中一定要熟练掌握一套切实可用的管理模式。在硬件设备方面，为了提高档案的工作效率，必须对落后的硬件设施进行更新，平时的使用过程中一定要注意保养，这样可以延长使用的寿命，加强管理。在工作中借鉴先进的经验，有利于资源的共享和转换，建立一套完善的数字化档案管理体系，提高档案的利用率。
4结语
总而言之，在新时期的档案管理中，数字化管理是比较重要的课题，已经得到了广泛的应用，在工作中逐渐的完善和规范。因此，对于新时期的数字化档案管理是非常有意义的，相关的技术人员不要忽视仍然要对其提高重视，因为在数字化管理的实际工作中，仍然有一些问题出现，我们要努力改善不足，扬长避短，充分发挥数字化管理的优势。针对具体情况，档案管理人员提高安全意识，全体工作人员共同努力，建立并完善相应的管理体系，定期做好档案资料系统更新工作和档案资料整理工作，使档案数字化管理更加的科学合理，促进档案管理工作的健康稳步发展，促进社会的发展和进步。
参考文献：
[1]杨昊.新时期档案的数字化管理[J].商场现代化，2014（32）：110-110.
[2]李晓娟.高校新时期档案数字化管理探讨[J].科教导刊：电子版，2013（10）：16-16.
关键词：计算机互联网 网络安全 法制建设
随着计算机技术的普及和发展，互联网技术应用已经遍布我们生活和工作的各个领域。中国互联网信息中心的数据显示，2010年底中国联网用户数量已经超过5亿。McKinsey&Co称中国每月的新增网民数量约为600万，到2015年将增加到7.5亿。数字化、网络化、信息化改变了人们的生产方式、生活方式和思维方式，网络信息的确给人们带来了诸多方便，然而，网络网络安全问题却影响了网络环境建设，并干扰正常秩序，危害社会，稍有不慎造成经济损失难以估量。为了确保档案数字化管理之数据安全，在日常工作中必须高度重视网络安全工作，不断加强管理，加强网络安全技术研究。
众所周知计算机学科分类从研究方向划分基本上可以分为计算机系统结构、计算机应用、计算机软件与理论三个大类，每个分类又划分数十个学科。近年来国内各大专院校在专业设置上几乎没所学校都开设与计算机有关的专业，国家每年通过各种途径培养计算机科技人才数百万人次，1994年经原国家教育委员会(现教育部)批准，由教育部考试中心主办，面向社会，用于考查应试人员计算机应用知识与能力的全国性计算机水平考试体系已经日益完善，全国计算机等级考试(National Computer Raank Examination，简称NCRE)为推动计算机技术普及和提高起到了积极的推动作用。
经常上网的朋友都还记得2006年12月至2007年1月，那段让中国网民遭遇浩劫的日子。“熊猫烧香”在短短两个多月时间时间内席卷整个互联网，病毒不断入侵个人电脑、感染门户网站、击溃数据系统，上千万台次的电脑遭到病毒攻击和破坏，给众多个人用户、网吧及企业局域网用户带来巨大的损失，被《2006年度中国大陆地区电脑病毒疫情和互联网安全报告》评为“毒王”。在那段令人惊心动魄的日子里无数家著名网站遭到攻击，数以万计的计算机相继被植入“熊猫烧香”病毒。由于这些著名网站的日浏览量特别大，致使“熊猫烧香”病毒的感染范围扩散速度快，范围广，许多企业和政府机构相继中招，其中不乏税务、金融、能源等关系到国计民生的重要部门。一个技工学校毕业的中专生，没有受过计算机知识的专门训练的计算机业余爱好者，竟然荼毒了半个中国的互联网。若不是由于当初地震引发海底光缆故障，那只颔首敬香的熊猫，极有可能远涉重洋，荼毒整个互联网。
网络的构成是由无数个终端前的个体构成的小群体，进而够成一个庞大无比的大群体，就个体而言是指每个终端，而终端的操作者通常是一个或者数个人。也就是说，网络社会的构成最基本要素仍然是人。网络技术的日趋进步和完善，网络应用的日渐普及，互联网已经成为很多人生活工作重要的一部分。就象电被发明以前，蜡烛和各种油灯是每户家庭夜晚照明用必须物品。然而，这样一个方便沟通联络的信息渠道，却因为不文明甚至龌龊行为导致变味，甚至与原功效背道而驰。种种现象的发生已经导致了网络的负面影响不断加深，很多家长因为孩子迷恋网络而视网络如大敌，当然，这虽然只是片面的局部的表象，但却在一定程度上反映了客观存在的事实。
当然，也存在一些如“黑客”攻击、骚扰、制作传播网络病毒、流氓软件等等，作为一种对某种元素不满的发泄也好，作为对自身“超凡”本领的无忌惮展现也好，这些行为也给其他用户造成了损失和伤害，也是一种不道德的行为。比如“黑客”可能是由于好奇心使然，也可能是技痒难耐，但却只实施的过程中给受者造成困扰甚至是巨大的经济损失，通常这种行为的后果是损人不利己，相信在现实社会中这种损人不利己的行为发生的概率是相当低的，但为什么在网络上发生率却如此之高?而且屡禁不止?
即使有各种各样的“防火墙”、“防病毒”软件出现并被大规模利用，但这些手段还是不足以防范和控制掌握着更高技巧却用心不良的网络使用者，况且，从来就没有一种真正有效的手段出现过，这是网络应用的一个巨大缺陷。另外，相关互联网管理法律的缺失和不完善导致出现不文明行为以及所产生的负面效应局面难以得到有效且合理的处理，这又在一定程上助长了该行为的日益嚣张。
计算机、互联网作为当代高科技产物，在改变着人们的生产生活方式的同时，也深刻影响着社会文化发展。党的十七届六中全会《决定》指出：“加强网上思想文化阵地建设，是社会主义文化建设的迫切任务。”我们从事计算机技术、网络技术教育要着眼于发展健康向上的网络文化，不断强调依法管理，加强网络法制建设，依法惩处传播有害信息行为。通过依法管理计算机网络，发展健康向上的网络文化，通过积极推进网络法制建设，改变我国现有互联网法律法规还不完善，与网络管理执法工作实际需要不相适应的现状，不断建立健全互联网法规体系，实行依法管网、依法办网、依法上网。要不断加快立法进程，抓紧制定完善有关计算机、互联网方面的法律法规，加强对现有法律法规适用网络管理的延伸和司法解释工作。同时，加大执法力度，壮大执法队伍，健全执法体系，落实执法责任，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。
计算机、互联网给人们带来的便捷的同时面临的最大问题是数据安全问题，档案数字化管理数据安全问题是不容忽视的，必须采取有效措施妥善解决数据的安全问题。做好档案数字化管理数据备份工作，不仅要积极做好本地数据备份，还要根据现有条件做好数据异地备份，只有这样才能在防止本地计算机、互联网故障的同时，做好防地震、洪水等自然灾害造成数字档案数据安全工作。避免像汶川地震、98长江洪水那样的重大自然灾害造成不可挽回的损失。随着电子信息技术的飞速发展计算机、互联网技术日臻成熟，数据库管理，数据集成的成功经验比比皆是，要做好数据集成的软件开发工作，档案数据化管理系统要像第二代居民身份证管理系统那样便于数字化档案录入数据库，便于查询检索，便于实时更新数据库管理数据。
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
关键词：数字化、档案管理、网络化
中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世纪是一个信息技术发展日新月异的时代，信息技术在各个行业各个方面的运用已经越来越普遍，并逐渐成为各个行业竞争的有力技术手段已经各方面进步和发展的不竭动力。而对于信息量巨大，工作量颇高，提供大量信息资源的档案管理工作来说，计算机技术、网络技术等数字化技术的变革的冲击，为其带来了巨大的机遇以及挑战，正确的认识档案管理的数字化发展，并使其向数字化的方向发展，使得档案管理更加的系统、及时、准确和高速，从而实现对资源更加地有效利用和分享。这样能够促进档案管理行业的发展，减小管理工作过程中的工作量及难度。
一、我国档案管理的现状
我国档案管理是以服务社会主义现代化建设档案资源为目的，其主体是依据《档案法》建立的档案馆，档案馆也是集中管理、保存档案的基地，它能实现诸多档案管理功能比如：收藏功能、存储功能、宣传功能以及传播功能。同时在我国这样一个历史悠久，古文化灿烂的国度，档案管理不仅具有重要的意义，并一直得到重视，并取得了巨大的发展。发展到现阶段，随着网络技术、通讯技术等信息技术的进步和发展，对档案管理也产生了极大的影响。近年来，档案管理过程中信息化、数字化技术得到了成功地应用，使得档案管理方面产生了巨大的变革，电子式的文件大批量的产出，以及计算机技术下纸质档案数字化的进步，促进了档案包含信息内容的加速，并逐渐出现档案管理对象档案实体与档案信息管理工发生分离的情况。正如我们所知，档案它是能够被我们传输、表达、感受的，以图像、文件等为载体的一种信息。现阶段，网络信息技术的发展，必然会导致不同区域的使用人员共享档案信息的情况，凭借各种数字化技术，档案管理的工作也将突破地域，形成“移动中的档案馆”，建立起全国乃至全世界范围内的档案管理中心，档案信息将更加容易获取和传播。
二、数字化档案管理的内容及特点
信息化建设的关键是实现信息资源的共享以及高效的利用，无论从哪个方面来说档案都是信息资源的中心，因而对档案规范化以及标准化的管理已受到社会各行各业的广泛关注。正是在这样的背景下，为适应各行业发展的客观需求，数字化档案管理运用计算机网络技术并结合数据库系统对文字档案、图像档案等档案形势进行数字化的管理，全面的管理，并进一步实现档案系统与办公系统的无缝衔接。数字化档案管理是由若干年前西方“数字化图书馆工程”的概念演变而来，是一种利用多种计算机多媒体技术的新型档案管理形式，基于高速网络实现跨库检索并对海量档案信息库群进行管理。
数字化档案管理包括诸多方面的内容，主要可完成以下工作：首先是以计算机网络技术，多媒体技术以及现代通信技术为基础，建立起能过在外部进行信息调整的公共网络系统。其次是将不同时期、不同类别的档案信息库以及多种其他信息库作为基础信息，形成能够将传统档案信息转化，自动生成电子档案的数据库形式。再则是实现智能处理，实现数据库到知识库的转变，并运用自然语言进行全网络的档案搜索，实现档案信息的全网络共享。最后是建立成立体化，全方位一体化的使用体系，及时地处理和提供各类档案信息，并保证信息资源使用过程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
数字化档案管理作为一种基于互联网的分布是档案管理系统，能够根据不同的需求提供各类档案信息服务，数字化档案管理主要有以下几种特点及优势：
1、实现经济效益的提高。
如今，社会经济得到的飞速的发展，造成现实的办公效率难以应付海量的信息，由此形成了尖锐的矛盾，在传统办公方式之下，一直是一种粗狂型的模式。也就是一种单纯的以增加人员和办公用具来解决这些问题的手段，这种方法造成企业管理成本大幅度的增加，相反数字化档案管理一改传统纸质载体的档案信息，将其转化为机读的档案信息，不仅在很大程度上减少了管理费用，节约了大量实体空间，还能有效地方便查询，进而避免了印制纸质资料而造成的浪费和成本的增加。
2、实现办公效率的提升
数字化档案管理能够做到资料的及时归纳和尽早利用。譬如，在企业人事管理的过程中，需要管理对象众多，并且有极大的流动性和负责性，员工调动，退休等都会伴随着档案的移动，要想一丝不苟地准确记录和了解这些动态的信息，按照以往的管理模式必将消耗大量的人力、物力，而且还可能造成延后。但是利用数字化的档案管理方式，通过计算机网络就能轻松准确的统计这些信息，同时回过头来要想查询这些信息也是什么的简单和方便，可以使得相关的工作人员做到对所有信息进行实时的控制和处理。并且，由于计算机技术以及信息都不受物理空间的限制，因而数字化的档案管理更是能实现档案的无界性，由此档案库也由实体的档案馆变为可供随时随地利用的信息处理中心。
3、实现档案的高效利用
传统的档案管理都是在档案室或者档案馆内进行的，而且是以纸质材料为载体的，这样给使用者带来了诸多不便，然而数字化档案管理则能够使人们更加方便和精确的获取所需的档案信息，网络化的档案管理更是能使使用者不受时间以及空间地域的限制，从而大大提高档案信息的利用效率。
三、数字化档案管理建设应注意的问题
数字化档案管理能给我们带来诸多方面的便利，但与此同时也存在着多个方面的问题和有待克服的困难，为了实现全面档案管理的数字化建设在，实践过程中应注意一下几个方面的问题：
1、系统工程的构建
我们必须认识到档案管理数字化建设是一项系统的工程，它包括设计、开发、整理等多个方面的工作，而且日常的记录、保管等工作也具有相当大的工作量，所需要的设备也是多种多样。为了提高管理系统的效率还应管理查询系统的设置以达到资源查询及共享的目的，并进一步开发操作系统、加密系统等已全面提高档案管理的水平。
2、保证档案的安全性及可靠性
运用计算机技术的数字化档案管理最重要的一点就是安全性的保证，全网络资源共享对其安全也提出了更高的要求。现在网络技术发展迅速，应注意及时更新保护系统以保证管理系统的安全运行，防止其被恶意破坏或侵入。
3、注意与办公系统的高效衔接
与办公系统的衔接将有助于企业对自身进行数字化档案管理，实现企业财务管理、人事管理等的有效结合，提高档案管理的效率。实行科学完善的管理规章制度，实现文档一体化，电子档案及纸质档案同步保存，并在两者之间建立有效的衔接通道，做到数字档案管理的有迹可循，提高数字档案的可靠性。
