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一、血站业务档案的基本特点
(一)记录种类繁多
血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等环节。包括献血者个人资料，献血者健康征询、体检记录，采血情况记录，血液初检、复检记录，血液成分分离制备记录，血液入库、发放记录、血液保存记录、血液制品质控抽检记录，采供血工作环境消毒记录，采供血工作环境工艺卫生质控抽检记录，储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录，采血袋等一次性医疗用品及试剂等的生产厂家资质证明材料及质量检测记录，报废血、医疗废物的处理记录等。
(二)记录量大、面广
随着无偿献血的深入，临床用血量及成分血品种的增多，以及对采供血工作质量要求提高，原始记录越来越多，越来越细。献血信息被各个环节反复利用，每份血液或血液成分经过多个部门互相交接、配合完成，工作流程长、材料形成分散、数量大，使用频率高。
(三)记录存在高污染的隐患
原始记录可能被污染有以下几种情况：
1.来自工作环境的污染。带有各种病原体的血液长时间接触仪器、工作台面和工作人员，而工作人员穿着防护衣，戴着手套进行工作，随时随手登记的原始记录却完露摆放在这些开放的环境中。
2.工作过程中的污染。由于穿刺、试管破损，血袋离心破裂飞溅等，造成原始记录沾有血迹的情况时有发生，通过消毒液浸泡、酒精擦拭可以解决仪器或工作台面上的血液污染，却不能适用于纸质的原始档案。
3.医疗废物记录是最大的污染源。按照卫生部质量管理规范要求，采供血过程中的医疗废物记录至少保存10年以上，这些记录包括采血用一次性针头、一次性吸头、报废血液、含血液样本的试管、一次性用品等。医疗废物本身就是高危的感染源，在集中处置过程中，记录需要登记、反复核对并保存，这些都形成对业务档案工作者的隐性污染。
业务档案工作人员长期接触这些存在隐患的原始记录，如果黏膜和皮肤有破损，加上档案室库房相对密封，容易形成职业上的损害风险。
二、加强对经血液传播疾病的认识及防范
血站常规检测项目是经血传播的病毒，HBV(乙肝免疫球蛋白／乙肝病毒)、HCV(丙型肝炎病毒)、HIV(人类免疫缺陷病毒)以及TP(梅毒螺旋体)等。这些病毒潜伏期通常在14天以上，多见于输血、注射、伤口接触等。没有破损的皮肤和黏膜接触血液被传染的机会是很少的。
(一)乙肝
HBV存在于血液、体液及各种分泌液中，主要通过血液和日常生活的密切接触而传播。我国是乙肝高发区，被乙肝病毒感染的人高达lO％。乙肝病毒在常温下存活期非常长，没有特殊原因不会自行消失，在血清中30℃～32℃可保存6个月，-20℃中可保存15年。其抵抗力很强，能耐受60℃4小时及一般浓度的消毒剂。经过100℃煮沸10分钟、65℃10小时或高压蒸汽消毒可以将HBV灭活。
(二)丙肝
HCV是通过输血或血制品、血透析、单采血浆还输血球、肾移植、静脉注射、性传播、母婴传播和家庭日常接触等传染引起的。丙肝分布较广，更容易演变为慢性、肝硬化和肝癌。国外30％～90％输血后肝炎为丙型肝炎，我国输血后肝炎中丙型肝炎占1/3。对献血者进行抗HCV筛查，可排除85％具有传染性的献血员，从而降低输血后丙型肝炎的发病率。
HCV对一般化学消毒剂敏感，100℃5分钟或60℃10小时、高压蒸汽和甲醛熏蒸等均可灭活病毒。
(三)梅毒
TP通过性途径传播约占95％以上，也可以通过输注血液、接吻、哺乳和接触患者日常用品间接传染，梅毒是人类独有的疾病，这种厌氧菌，在体内可长期生存繁殖，在体外却不易生存，煮沸、干燥、肥皂水和一般的消毒剂(如升汞、石碳酸、酒精等)很容易将它杀死。
(四)艾滋病
艾滋病病毒非常脆弱，离开人体，如果暴露在空气中，几分钟就会死亡。HIV不能通过空气、一般的社交接触或公共设施传播。在室温下，液体环境中的HIV可以存活15天，被HIV污染的物品至少在3天内有传染性。近年来，一些研究机构证明，离体血液中HIV病毒的存活时间决定于离体血液中病毒的含量，病毒含量高的血液，在未干的情况下，即使在室温中放置96小时，仍然具有活力。即使是针尖大小的一滴血，如果遇到新鲜的淋巴细胞，艾滋病病毒仍可在其中不断复制，仍可以传播。病毒含量低的血液，经过自然干涸2小时后，活力才丧失；而病毒含量高的血液，即使干涸2～4小时，一旦放入培养液中，遇到淋巴细胞，仍然可以进入其中，继续复制。所以，含有HIV的离体血液可以造成感染。尽管艾滋病病毒见缝就钻，但是它们只能在血液和体液中活的细胞中生存，不能在空气中、水中和食物中存活，离开了这些血液和体液，这些病毒会很快死亡。只有带病毒的血液或体液从一个人体内直接进入到另一个人体内时才能传播。在窗口期，艾滋病病毒感染者的血液检测查不到艾滋病病毒抗体，结果呈阴性。窗口期的长短个体有差异，一般6周到6个月，平均为3个月。
HIV非常脆弱，液体中的HIV加热到56度10分钟即可灭活。如果煮沸，可以迅速灭活；37度时，用70％的酒精、10％漂白粉、2％戊二醛、4％福尔马林、35％异丙醇、0.5％来苏水和0.3％过氧化氢等消毒剂处理10分钟，即可灭活HIV。
三、加强血站档案工作人员的职业暴露预防的有关措施
血站采供血业务人员存在着经血液传播疾病的危险性被普遍认同。国内有报道对2002-2007年313328名献血者ALT、HBsAg、抗-HGV、抗-HIV、梅毒血液检测阳性率平均值为1.86％，0.94％、0.77％、0.37％和0.86％，几项总不合格率4.80％。这一数据表明，在一百名献血者人群中，就有5人属于经血液传播疾病的高危人群。而采血记录、实验室检测记录、成分制备记录等均来源于采供血一线，收集和整理原始记录的档案人员同样面临着污染。以上任何灭活病毒的物理和化学方法，适用于物表而非纸张，档案人员长期接触受
污染的记录，存在着职业暴露危险不容忽视。
(一)树立自我防护意识
广东属潮湿、闷热气候，容易滋生细菌，特别是通风不畅的环境，室内容易忽视的污染源。室内流感、霉菌、尘螨等细菌病菌引起的交叉感染。虫、霉接触，导致皮肤过敏和呼吸道疾病。国家档案局于2007年7月1日实施的《中华人民共和国档案行业标准(档案虫霉防治一般规则)》(DA/T35-2007)，提出了对档案虫、霉预防除治工作规范及技术指标。作为从事采供血业务档案的工作人员，积极参加生物安全培训，加强防范意识，不仅要了解虫、霉对档案实体和人体的影响，更要正确认识经血液传播疾病病毒的可防可控。
(二)不断改善档案库内的环境条件
档案库房内建筑、装饰材料，如油漆涂料、黏合剂、人造板、水泥以及印刷油墨中，含二氧化硫、氮氧化物、甲醛、苯、甲苯、氡、臭氧、二氧化碳等有害物质，若甲醛、苯等挥发性含量低于0.08mg／立方，严重的情况可以导致白血病。因此，库房应保持清洁卫生，温湿度稳定，在室外空气质量较好的天气尽量给档案库房通风换气，保证库房内的环境质量。
(三)养成良好习惯
平常加强自身的锻炼，定期体检。减少职业暴露危险，工作期间尽量穿工作服；勤洗手；接触高危记录时不要揉眼睛；皮肤有伤口时，戴一次性手套操作。
(四)建立专业档案进库前的消毒处理制度
目前，血站实验室还没有办法检测出原始记录纸张上是否存在经血液传播病毒的依据。专业档案进人库房前应该进行彻底消毒，高温、低温以及化学方法都会严重影响原始记录的纸张和字迹。除接触相关档案时采取戴手套等保护措施外，还可以使用物理微波和放射线辐照方法解决病毒和病菌的灭活。如安装臭氧消毒机进行消毒处理，或者在专业科室通过紫外线照射(保持在3米的有效范围内)对档案进行消毒后，再进行移交。
摘 要：档案管理是医院管理工作的重要组成部分，如何加快步伐为医院的发展提供迅速、准确的信息服务是档案管理人员面临的一个关键问题。随着现代信息技术的快速发展，对档案管理人员的综合素质提出了新的要求，档案管理人员自身建设也成为了主要课题。本文总结了当前医院档案管理人员的素质现状，归纳了档案管理人员应具备的基本素质要求，并提出了增强档案管理人员素质的主要途径。
关键词：档案管理 档案管理人员 综合素质 信息化
医院档案是医院的宝贵财富，能为医院领导的决策提供重要的支持，既是学科建设和医疗、科研的管理依据，也是资源配置、基建的信息资料。档案管理人员是档案工作的主导因素，档案管理人员的综合素质决定了档案工作的质量。随着现代科学技术的发展，新时代对医院档案管理人员的综合素质提出了更新、更高的要求。
一、档案管理人员的素质现状
1.思想陈旧，观念落后
由于档案管理部门长期处在封闭和局限的空间中，一些档案管理人员对档案工作岗位的价值缺乏认知，再加上个别人乐于攀比，造成心理失衡、思想懈怠、不思进取，奉献意识和敬业精神淡薄，不能把档案工作作为一项事业来做，使命感、责任感和服务意识有待增强。
2. 缺乏较全面的专业理论知识
一些工作人员仅停留在现有的专业知识，有些对有关档案工作的法律法规、政策和规章制度等知识较为淡薄。专业知识老化、知识面狭窄、知识结构已远远不能适应新时代档案工作的要求。由于接受相关学科的新知识热情不够，极大地影响了工作人员自身素质的提高。
3.计算机运用能力薄弱
档案信息化离不开计算机的应用，档案管理人员仅满足计算机的基础应用，对运用计算机新技术实现档案数据库管理及网络维护等能力比较薄弱。如果档案管理人员还不能尽快地适应计算机信息化的环境，不仅影响自身综合素质，也不能创造性地实现档案现代化管理。
4.档案工作长期被边缘化
档案工作的实际地位没有得到应有的重视，单位在预算安排中，对档案管理经费投入较少，档案工作长期被边缘化。在实际工作中，档案管理的成效没有得到充分的肯定，档案管理人员的能力没有得到充分认可，档案自身价值没有得到充分体现。
二、档案管理人员应具备的基本素质
1.要有一定的创新精神，包括以下几个方面：一是档案管理理念的创新。档案工作从过去的封闭管理到今天的开放利用有了质的变化，新的形势下，档案事业要实现科学发展，必须坚决破除安于现状、封闭自守的思想，树立档案工作与时俱进的理念，开辟档案管理新途径。二是档案专业知识的更新。计算机技术的发展带来了许多崭新的档案形式和档案课题，档案管理人员要强化知识更新的主动性和自觉性，在工作中掌握新的知识。事实证明，隐性的知识是在专业实践中产生的。档案管理人员在新知识的了解过程中，应主动发现问题、解决问题、大胆创新，使自身素|和知识得到充实和完善，从而提高内在的动力。三是档案服务观念的更新。档案管理人员要更新服务观念，强化主动服务意识，将被动的服务变为更有效的主动服务。
2.要具备专业知识和熟练的业务技能。较高的档案专业水平是知识、技能和综合素质的总和，是档案理论和现代化技术相结合的体现。档案管理人员只有具备了较高的业务水平，利用掌握的档案管理技巧，对档案的信息进行分析、研究，进而采取现代化管理技术对档案进行加工和处理，才能创新档案管理的方式与方法，体现出较高的档案专业水平和管理能力。
3.要有掌握运用新技术的能力。档案的载体和形式越来越多样化，已从过去以实物为载体转为以电子文件为载体。因此，合格的档案管理人员应努力掌握相应的计算机科学知识以及信息管理能力，利用计算机信息化实现档案数字化管理、网络化管理，从而适应新时代医院发展的需求。
三、提高档案管理人员综合素质的途径
1.培养良好的政治思想素质和爱岗敬业精神
良好的政治素质是档案管理人员的内在要求，也是爱岗敬业的基础。档案管理人员必须具备较高的政治觉悟水平，认真学习《档案法》等有关法律和政策，热爱档案专业，作风严谨，坚持专业道德准则，始终以强烈的事业心、高度的责任感、良好的服务意识和法律意识，把新时期档案管理工作做好。
2.树立档案管理出效益的理念
档案工作并不是体现在直接经济效益中，而是包含在医院整体成果中，档案管理人员应树立档案管理工作也能出效益的观念。档案管理人员应建立与各科室联系，加强协调能力和沟通能力，充分挖掘档案资源的利用价值，释放档案能量，更好地为医疗、教学、科研服务。从而改变对档案管理部门的认识，并将其置于与医院其他科室同等重要的地位，使自己的工作成绩得到充分肯定。
3.优化知识结构、优化个人技能
档案管理人员知识结构和个人技能的优化，是档案管理现代化的要求。在职培训和继续教育是提高档案管理人员知识和档案管理技术的重要形式，档案管理人员要定期参加档案专业知识、网络技术、数据库技术、缩印、录像、照相等多媒体技术培训，定期到其他单位学习、进修、交流。
4.加强档案工作绩效考核
为了进一步提高档案管理人员的工作效率和工作质量，激发工作热情，档案管理部门应科学、合理地制定绩效考核内容，将档案工作目标任务以及年度重点工作纳入考核范围，将年度考核和日常考核结合起来，强化日常考核，并将考核结果作为档案管理人员评先评优的重要依据。
结语：
新时代的档案管理工作面临着新挑战，也对档案管理人员提出新的素质要求。信息化促使档案管理人员必须全面提高自身专业知识、业务能力和综合素质，档案管理人员只有提升自身的素质，才能适应现代化档案管理发展的需要，才能更好地为医院建设服务。
参考文献：
[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理人员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育， 2010，8（12）： 156-157.
[2]纪少玲.浅谈如何提高学校档案管理人员综合素质[J].黑龙江科技信息， 2010（23）： 94.
关键词：学生档案管理；人才的培养
引言
作为高校事业发展不可缺少的一个组成部分，在进行科学研究、社会服务等功能时，高校档案管理一直扮演着极为重要的角色，我国高等教育事业发展迅速，许多高校都对自身规模进行了扩建，这使得档案管理这项工作在高校管理中显得更加重要，而管理中的问题也是更加明显。因此，工作人员应当寻求新的道路，改进管理手段，利用新的技术，对高校学生档案进行管理，如何加强高校档案管理工作质量，提高管理者素质水平，笔者对此有着自己的一些见解和看法。
1、未来高校档案管理的发展趋势
随着社会现代化的发展，尤其是近年来大学生规模的不断扩展以及高校教学评估以及高校管理向精细化、规范化、科学化的日益推进，作为高校教育教学管理重要内容的档案管理
显得愈来愈重要，高校档案管理呈现出新的趋势。具体表现在如下方面：
1.1 档案管理现代化
档案工作现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化问题，涉及档案管理队伍素质的现代化以及档案工作的标准化等几乎档案管理方方面面的问题。
档案管理现代化其主要特征表现为：一是档案管理的系统化，即将整个管理工作视为一个相互密切联系的整体系统，注重管理思想的现代化、管理方法的科学化、管理行为的制度化与规范化。二是信息化，广泛运用计算机技术，缩微复制技术、声像技术及相关信息技术等实现档案工作管理技术手段的现代化。三是定量化，通过统计与计量的方法实现档案的量化管理，把定性与定量管理有机结合起来。四是智力化，注重人在管理工作中的作用，注重管理队伍的知识化、专业化，注重管理效率的提高。此外，与传统的档案管理相比，档案管理现代化还有一个突出特点，就是尤其注重档案的动态管理，将档案的开发与利用有机结合起来。
1.2 档案管理专业化
专业化是社会发展的规律。档案管理的专业化趋势首先体现在档案管理队伍的专业化，即高校档案管理工作逐步实现由受过系统档案管理专业教育与培训的人员来担当。档案管理的专业化趋势不仅仅体现在档案管理队伍的专业性，更体现在档案管理组织、手段与技术的专业化。目前，越来越多的高校及相关机构与教学部门顺应这一发展趋势，将学生档案管理视为一个专门的管理部门，强化对学生档案管理的组织、领导与监控，力求实现其专业化管理。
1.3 档案管理规范化
从2003年起，我国开始实行五年一轮的普通高等学校评估制度。档案是高校评估工作的基础，高校评估制度的推行对高校档案管理工作提出了崭新的挑战，要求高校档案管理工
作无论在管理体制、管理程序、管理方法等各方面尽快走上程序化、规范化、科学化管理的轨道。在今后长期的工作中，高校档案管理的规范化必然作为评估高校整个管理工作的重要
内容而受到普遍重视。同时，从档案管理现代化趋势及档案本身的内在要求来看，档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其他文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。档案管理的规范化要求，实际上也就是档案管理的标准化要求。这就势必要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范
化，使得档案信息资源得以共享。
2、新形势下高校学生档案管理工作者的素质要求
档案管理新的发展态势无疑对高校学生档案管理工作者提出了新的要求。结合工作实际，笔者认为，作为高校学生档案管理工作者，应该努力提高如下方面的素质。
2.1 系统、创新的专业素质
档案管理是一项专业性很强的工作。高校本身是知识与人才聚集的地方，档案管理专业化发展对高校学生档案管理工作者专业化素质的要求相对更高些。档案管理专业化的发展趋
势不仅仅要求高校学生档案管理工作者学历结构上实现向专业化的转变，要求高校学生档案管理工作者具有系统化、理论化的档案专业知识体系，有扎实的档案专业工作能力，同时还
要求高校学生档案管理工作者确保在专业知识上不断更新，创新性地学习与运用所学的专业知识，拓宽专业知识面、优化专业知识结构，这样才能适应社会日益更新与高校档案管理现
代化发展的客观要求。这需要高校学生档案管理工作者通过不断学习、进修、研讨等多种方式定期强化专业知识与专业技能的培训，以确保其专业素质的提高。同时，新的时代下高校
学生与高校管理不断呈现出新的特征，要求高校学生档案管理工作者适应新的形势，在专业知识基础上不断创新。
2.2 全面、高效的业务素质
档案管理现代化的发展趋势要求高校学生档案管理工作者具备全面、综合的业务素质。档案管理工作涉及到方方面面，档案管理工作者仅仅具备专业知识往往是远远不够的。除必
需的档案管理专业知识与能力外，还要求在知识结构上向综合化、全面化转变。一是需要具有丰富的文史知识。二是需要具有丰富的档案相关学科知识及管理科学与相关法律知识。三是需要具备一系列现代化的档案管理技术和方法。
2.3 人本、务实的服务能力
科学发展的核心是以人为本，这是一切工作的前提。档案管理中的人本化趋势其核心也是要求在整个档案管理活动中坚持以人为中心，把人作为档案工作服务的主体和第一资源来实施。这不仅要求高校切实关心档案管理工作者的切身需要与利益，充分调动高校档案管理工作者的工作积极性、服务热情与奉献精神，同时也要求高校学生档案管理工作者切实以学生及档案利用者为本，努力提高人本、务实的服务能力。
首先是良好的敬业、爱岗意识。档案管理工作本身是一项枯燥的工作，高校学生档案管理所涉及的内容与工作量甚至还要远超过其他档案管理，这尤其需要档案管理工作者树立良好的具有爱岗敬业、无私奉献、埋头苦干、存真求实、默默无闻的奉献精神和高尚情操，在工作中努力培养和磨练自己的心理素质和意志力，这样才能在平凡岗位的工作中创造出有值的工作业绩来。其次是尊重、帮助档案服务主体的能力。
结束语
总之，随着社会主义中国的快速发展，高校档案管理工作也应该进入一个全新的阶段，与时俱进，紧跟时代的步伐。利用现代化、信息化技术来对档案管理工作进行质的提高，使其更好的服务与学校，服务于社会。（作者单位：西安医学院）
参考文献
[1]金鑫.从大学生就业谈高校学生档案的管理[J].办公室业务.2004.
【关键词】档案管理岗位人员素质培养
【中图分类号】R73-35+1 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484(2010)09-0-01
档案管理是一个单位工作的重要组成部分,档案管理岗位看似“清闲”,其实意义重大。一个单位的发展成果能不能被很好地收集整理、保管传承,原有的历史资料能不能充分地被开发利用、创造价值,都与档案管理工作息息相关。因此,档案管理人员的素质高低,在很大程度上决定着一个单位档案管理工作水平的高低。
1 新时期档案管理人员应具备的几种素质
1.1 思想政治素质
档案管理岗位因为程度高,所以对档案管理人员的政治素质要求较高。要求工作人员必须具备高度的政治责任感,讲政治,大局意识强,敏于行而慎于言,思想态度端正,政治素质过硬,能够以强烈的事业心和工作责任感扎扎实实地从事本职工作。
1.2 职业道德素质
档案管理岗位工作单调、枯燥,要求档案管理人员必须耐得了清贫,受得了寂寞,干一行,爱一行。切不可当一天和尚撞一天钟,不思进取,得过且过。因为归档材料保密程度高,工作人员还必须有高度的保密意识,不该说的话不说,不该外传的信息不传,切实防范失泄秘事件的发生。
1.3 专业知识素质
一个合格的档案管理人员必须具备丰富的专业知识素养,否则无法胜任专业性、学术性特点日益突出的档案管理工作需要。这种专业知识,除了包括档案管理基本技能之外,还应包括熟练的外语运用知识、计算机应用知识,以及与各自单位主要工作职能相关的专业知识。只有这样,档案管理人员才能在做好日常档案管理工作的同时,主动配合其他部门需要,积极有效地开展档案信息提供、开发、利用等工作。
但是,目前档案管理人员队伍存在的普遍问题是,人员编制不足,文化素质偏低,专业结构不合理。特别是有的单位领导,认为档案管理工作无足轻重,对档案管理岗位未给予足够重视,把一些无法胜任其他岗位工作需要的老弱病残或者是需要照顾的关系户安排到档案管理工作岗位,导致档案管理人员素质参差不齐,难以适应工作需要。
进入新的世纪,科技发展日新月异。档案管理事业也面临着新的挑战,需要档案管理人员运用高、新、尖的管理手段,实现档案管理的自动化、科学化、规范化和服务手段的现代化。为了适应形势需要,必须加强档案管理人员的素质教育和培养,使他们跟上时展步伐,更好地胜任本职工作。
2 档案管理人员素质培养的主要内容
2.1 加强职业道德素质教育
档案管理是服务性工作,档案管理工作人员应当具备的基本职业素质是爱岗敬业,精通业务,服务热情,主动周到。其中爱岗敬业是做好一切工作的基础和前提,不热爱本职岗位,不热爱自己所从事的工作,什么事情也做不好。同时要加强事业心和责任感教育,对待档案查询及借阅人员,要不分其身份高低,不论其查询问题的疑难繁琐,均能耐心细致、不厌其烦地提供帮助,尽量满足其要求,主动热情地做好服务工作。
2.2 强化专业知识与服务技能培养
当代档案管理工作是一个把现代化的信息技术与传统档案管理技术紧密联系在一起的学术体系。为了更好地适应工作需要,档案管理人员必须精通现代档案管理知识,打好扎实的理论功底,熟悉本专业的工作程序,掌握基本的工作方法和基本技能。除此之外,还应具备一定的外语水平,提高对外文资料的利用率,帮助查阅者克服语言障碍,使档案管理工作向更大范围、更大领域拓宽;掌握计算机技术、电子技术、通信技术、网络技术、多媒体技术等现代信息技术,满足现代档案管理自动化、智能化的需求;具有较强的信息反应能力、信息决策能力、信息导航能力和信息调研能力,及时为查阅者提供信息交流、检索和查询服务。
2.3 培养良好的人际协调能力
要做好档案管理工作,档案管理人员必须具有良好的服务意识,这种意识基于良好的人际协调能力之上。一个合格的档案管理人员,既要维护科室的内部团结,努力营造一个同事之间相互尊重、相互信赖、相互支持、相互合作的良好氛围,还要善于与其他科室进行工作交流和信息沟通,注重加强心理学、行为学、公共关系学等知识的学习,提高语言表达能力、组织协调能力,以朴实坦诚、亲和友善的工作态度和作风去感动人、打动人,拉近与同事间的感情距离,与之保持良好的协作关系。
一、档案管理人员应具备的基本素质
（一）政治素质。政治素质是档案管理人员的首要素质。档案管理是一项严肃的政治工作，它要求档案工作人员必须具备较高的思想政治素质。即坚持四项基本原则，坚决执行党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作具有一定的机密性，要求工作人员必须具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素質。另外，档案工作的服务性特点还特别要求档案工作人员自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。
（二）业务素质。档案管理作为综合性较强的工作岗位，专业工作人员必须具备一定的综合文化知识和熟练的业务技能。如要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等方面的基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规、方针政策等，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定；应具备经济、法律、外语等学科的文化知识，熟练掌握现代信息技术；能把档案政策法规和专业知识灵活运用于实际，熟练完成业务工作。
（三）能力素质。一是协调能力。要做好档案工作，档案管理人员要经常与有关部门打交道，这就需要发挥综合协调能力，以达到各部门档案管理的协调统一。二是管理能力。档案工作不仅包括对档案实体的管理，还包括对档案事业的管理，要求档案人员认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理的新技能，特别是高新技术管理手段在档案工作中的具体运用。三是学习能力。档案工作人员只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展知识面，提高学历层次，才能适应档案管理工作新形势、新需求。四是开发能力。当前，档案信息资源的开发和利用是档案管理的一项重要工作，也是档案利用的拓宽与深化。档案工作人员要积极采取现代化的管理手段，及时、准确、高效地开发档案信息资源，以提供更好的档案服务。
二、档案管理人员整体素质存在的主要问题
（一）部分档案工作人员的思想道德素质较低，对工作缺乏事业心和责任心。部分档案工作者自认为经济收入、物质条件和社会地位与一些行业相差甚远，思想上形成极大反差，道德观念也发生了动摇，导致事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重提高职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性，严重影响了档案管理水平的持续提升。
（二）部分档案工作人员专业知识匮乏，业务素质不高。近年来，虽然档案管理队伍中本科以上学历人员在不断增多，但真正具有档案专业学历的人员微乎其微，大多都是半路出家，要通过自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了解，不少单位的档案管理人员中，具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。档案工作人员的素质不高，直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，极大阻碍了档案事业的持续发展。
（三）管理方法陈旧，缺乏创新意识。由于很多单位对档案管理队伍建设的重视程度较低，很少提供外出交流学习的机会，工作人员的档案管理方法无法得到及时更新，服务效率持续低下。有些单位的档案管理人员老化，思想懈怠、因循守旧、不思进取，甚至不能熟练操作计算机，仍然采用手工检索、人工操作等原始手段，使档案管理的工作创新举步维艰。
三、提高档案管理人员综合素质的几点建议
（一）提高思想认识。随着社会事业的快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大，各单位要进一步提高档案管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
关键词：高等职业院校 人事档案 档案管理
高校人事档案管理是高效发展的重要部分，高等职业院校主要以培养技能性人才为办学宗旨，以加强内涵建设，深化校企合作、产学结合为人才培养模式，在这个过程实施中，师资队伍建设是很重要的一部分。人事档案管理作为人事工作中的一部分，在整个师资队伍建设中充当着最基础的信息源头作用。但是，在我国，高等职业院校的人事档案管理工作水平参差不齐，管理模式规范不一，下面我就高等职业院校关于人事档案管理工作的有效性机制谈几点自己的建议。
一、关于人事档案管理工作
人事档案是人力资源信息的重要载体,是记载教职工个人学习、工作和生活等经历的相关情况的原始记录。它准确、真实地呈现了高校教职工德、才、能、绩各方面的表现,能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大信息。因此,人事档案管理工作的好坏优劣,直接影响着人才选拔、任用、职称评审等,关系到学校教学水平的提高和科研层次的提升,制约着高校的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。人事档案管理工作,虽然内容比较复杂,但总体来说,主要是指人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等环节。在工作对象上,它既要与纸质材料打交道,又要服务于教职工；在工作属性上,它既有主动性,要从学校各个部门收集原始材料,又有被动性,要服务于学校发展和教职工的各方面的需要;在工作要求上,它既有传统性的一面,大部分时间要按照《中华人民共和国档案法》的要求和基本流程做好文档的收集、归类和利用,工作枯燥、单一。又要不断学习、与时俱进,引入现代化的管理。
二、目前高等职业院校人事档案管理工作有效性机制分析
1.学校应重视人事档案工作。
高等职业院校的人事档案工作往往不能引起学校的重视，这使得人事档案工作人员工作没有动力和积极性，平时所做的工作也只是应付一下上级部门的检查。要么是学校在人员配置上不科学，导致没有更多的人力资源投入到人事档案管理工作中去。学校在招生的同时也在引进新的师资队伍，这些新来的教职工档案的管理也是一项庞大的工作，怎样把这些档案按照最新标准进行整理、管理，这就要求学校需要更多的档案管理工作人员投入到此项工作中来，但是由于很多学校领导没有顾及人事档案管理工作的重要性，所以档案管理工作人员总的来说比较缺少。特别是专业的档案管理人员，即使有些学校设置专职的人事档案管理人员，也是缺乏一定的专业知识，往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。长期这样，这种躲在角落里工作，始终只能处于一种默默无闻的应付上级部门的检查的工作状态。
2.配备专业的人事档案工作人员。
部分高等职业院校因对人事档案工作重视程度不够，在人员配备上更是能少则少，能兼任就兼任，导致人事档案管理机构人员配备不足，或者没有专业的工作人员，工作人员缺乏档案管理的专业知识，不能清楚的了解自己的工作职责，认为档案管理就是简单保管、整理好全校教职工的档案。甚至有些学校配备的人事档案管理人员要么是临近退休的教职工，要么是其他部门的教职工兼任此项工作，导致人事档案工作人员的工作中心不在此，而是在其他工作上。人员配备的不专业化是导致各高等职业院校人事档案工作不规范，没起色的一个重要原因。因此，在人事档案工作人员配备上，我认为应该根据学校人事档案管理的实际情况，配备充足的工作人员，在工作人员的考核上应该是具有档案管理专业背景的。另外，在平时的工作中加强人事档案工作的业务能力提高，安排专业知识的培训，随时补充和更新人事档案专业知识和其他知识，以便更加熟悉了解人事档案的重要性、归档要求、人事档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，专业填写相关材料，及时补充进档材料，规范用纸规格和书写工具，熟悉装订顺序等专业知识。
3.完善人事档案管理的制度。
高等职业他院校的人事档案种类繁多，内容容量大，传统的档案管理方式已经不能适应目前信息化为主流的工作形态，因此，在档案管理方面，也应与时俱进的引进信息化技术，这样促使人事档案工作便捷性、及时性，也可以增强干部人事档案工作的保密性和安全性，使得人事档案管理工作变更加高效运行。高等职业院校在这方面和其他本科院校比较，还是存在一定的差距，尤其是在信息化技术管理方面，大部分学校都还没有建立建立健全此项制度，大多数是采取的手工制作目录，纸质存档保留的这种纸质化管理模式。为此，我认为高等职业院校应重视此项工作对整个师资队伍建设的重要意义，积极引进先进的信息化技术来管理教职工的人事档案，使得高等职业院校的人事档案能够通过信息化系统进行人事信息的查询和检索，从而提高人事档案管理工作的便捷性和高校性，促进此项工作顺应信息化时代的发展。
4.营造良好人事档案管理工作氛围。
学校应加强人事档案工作的宣传力度，增强教职工的档案意识，这是做好人事档案工作的基本前提和基本保障。人事档案管理机构应编写一些宣传手册，这宣传手册要通俗易懂的把档案的基本知识编写进去，分发给各个部门及教职工，让大家通过这样的方式了解人事档案工作的基本流程和基本要求，提高大家对人事档案工作的认识，形成一个全员管理人事档案的工作氛围，促使每个教职工参与到档案管理工作中来，自觉的收集材料，规范的填写材料，适时的归档材料，文明查阅材料。也可以通过建立人事档案管理网站，通过网站及时对人事档案管理的相关知识进行普及和宣传，以确保干部人事档案管理工作具有一个稳定发展的良好氛围。
参考文献：
[1]陈乃鸿.高校档案管理应用6S管理模式研究[J].科学管理,2015,(19).
【文章编号】0450-9889（2017）04B-0014-02
学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在开展中小学学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证。随着国家学生资助工作的深入开展，学生资助档案已然成为中小学档案中新的组成部分，同时也是重要的组成部分。对中小学学生资助档案管理规范化的研究和探索已成为档案工作者新的研究任务之一。
一、南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理现状
我们设计了“南宁市学生资助档案管理情况调查问卷”，并面向南宁市各县（区）资助管理人员、县（区）教育局及各学校的档案员、兼职档案员开展问卷调查。通过对调查结果的统计和分析，发现南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理有以下几个亟待解决的问题。
（一）缺乏学生资助档案专职管理人员。经调查统计，资助工作中各学段配备专职档案员的占 12.2%，资助工作人员占 53.1%，兼职档案员占 18.6%，其他占16.1%，其中幼儿园没有配备档案员及资助人员。在南宁市，大部分中小学（含中职学校）的资助办设在政教处（学工科）或教务处（科），仅配备 1 名资助工作人员，没有配备专职的资助档案管理人员。资助工作人员只负责资助业务工作，不负责资助档案的整理，将资助档案以散材料的形式移交给档案室，增加了档案室的工作量和工作难度。
（二）缺乏学生资助档案管理意识。主要表现为：学生资助业务工作完成以后，没有将形成的资助档案资料整理后移交档案室。调查结果显示：按年度（学年）整理，次年主动移交的占 34.6%；按年度（学年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在资助办的占 6.2%；未整理，堆放在杂物间的占 5.2%。
由此可见，超过 60% 的中小学在完成资助业务工作后，把学生资助工作材料仅视为“材料”，而不认为是“档案”。通常只是把资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，形成备检材料，以备上级资助办、审计部门验收检查。
（三）缺乏学生资助档案管理专业知识。学生资助档案在形成和管理的过程中一般经由两类人员管理。一是资助工作人员。现有的大部分资助工作人员存在重资助业务、轻档案管理的思想，忽视档案工作。他们多次接受资助工作的培训，熟悉、精通资助业务，但没有经过专门的档案培训，缺乏资助档案管理的专业知识，导致资助档案收集不齐全、整理不规范。二是档案工作人员。档案工作人员具有丰富的档案管理专业知识和工作经验，但对资助业务工作不熟悉甚至不了解。在资助档案管理工作中不能准确鉴定资助业务工作资料是否具备归档价值，不能准确划分资助档案保管期限。同时，由于资助档案出现的时间短，上级档案部门和教育行政主管部门尚未出台专门的资助档案管理细则，在近几年的档案业务培训中，并未涉及资助档案管理的内容。
（四）缺乏统一的学生资助档案管理细则。学生资助档案是学校档案的新类别，出现的时间较短，广西尚未制定统一的管理细则。各中小学校学生资助档案的归档范围及保管期限不一致，整理方法和要求不统一，容易造成档案材料收集不齐全、遗漏，保管期限划分不科学、不规范、杂乱无章，破坏了资助档案材料之间的有机联系，严重阻碍了档案整理工作的顺利开展。
二、学生资助档案管理规范化对策
（一）加强学生资助档案管理工作队伍建设。一个完整的学生资助档案管理工作队伍应该由三类人员构成。一是学生资助业务工作人员。隶属于学校资助办。负责完成资助业务工作后，按照资助业务工作的流程和要求收集资助档案材料，为资助档案管理工作打下良好的基础。并在资助档案管理工作中对档案工作人员提出合理化的建议，如确定分类、保管期限、卷内文件排序等。二是兼职资助档案管理人员。隶属于学校资助办。负责按照?n案整理的工作要求对资助档案进行初步整理，并按年度（学年）向学校综合档案移交资助档案，保证资助档案完整齐全、归档及时，做好资助业务工作人员和学校综合档案员的助手。三是综合档案员。即学校综合档案室的工作人员。主要职责是按照档案管理工作的原则和要求，接收资助档案，并编入学校综合档案，做好资助档案的整理、保管和提供利用工作，充分发挥资助档案的作用。
资助档案管理工作队伍可结合学校的实际进行配备。按照资助工作的内容和特点，学校资助办可设在政教处（学工科）或教务处（科），按照在校生人数配备 1 至 2 名资助业务工作人员。资助种类少、业务工作量小的，可由资助业务工作人员兼任资助档案管理员，同时负责资助业务和资助档案的初步整理工作，如普通中小学等；资助种类多、业务工作量大的，可专设 1 名资助档案管理员，负责对资助档案进行初步整理，协助资助业务工作人员和学校综合档案员的工作。
（二）加强资助档案管理专业知识培训。普及和强化资助档案管理专业知识的有效方法是加强资助档案管理专业知识培训。通过培训，增强资助档案管理意识，强化资助档案管理专业知识，提升资助档案管理水平。
资助档案管理专业知识培训的最好方法是由上级档案部门和资助业务部门联合举办，如南宁市档案局和南宁市中小学资助管理办公室联合举办，也可以由南宁市教育局主办，邀请南宁市档案局的专家做讲座和指导。
培训内容要以资助档案管理专业知识为主，辅以资助业务知识。通过介绍资助业务知识，帮助档案工作人员理清思路，理解领会资助档案管理专业知识。培训要把理论知识培训和实地参观交流结合在一起，每次培训可安排一次优秀档案馆（室）的参观交流，邀请优秀档案馆（室）的馆员来进行交流，传授经验，以提高档案工作人员的实践操作水平。
培训时间应保持每学年（年度）一次，这样既能保证资助档案管理专业知识随时更新，又能解决资助档案管理工作队伍因更换人员引起的业务交接不到位问题。
（三）制定统一的?Y助档案管理细则。具体如下：
1.确定收集范围。学生资助有免学费、国家助学金、自治区政府教育奖学金、南宁市政府教育奖学金、大学新生资助、师范生生活补助等几类，不同的资助形成的档案材料不同。学生资助档案的收集范围应该根据资助种类确定，不同的资助项目确定不同的收集范围。收集范围主要有各项学生资助业务的政策文件、学生申请及各种证明材料、公示材料、审批文件、资助业务工作各环节的报表、账册等。
2.划分保管期限。学生资助工作是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及国家财政资金的使用和管理，因此，学生资助档案的保管期限应设定为永久和 30 年两种。在对资助档案材料划分保管期限的过程中，应结合学生资助工作的要求，根据资助工作环节来划分。学生申请及各种证明材料、审批文件、各种报表、账册等重要的资助档案划分为永久；公示材料划分为 30 年；上级下达的政策文件因是普发性文件，建议划分为 30 年。
3.明确整理要求。学生资助档案每学年（年度）移交一次，应在本学年（年度）结束后 3 个月内归档。
采用“学年度（年度）―资助业务种类”分类法进行分类、整理。每一类资助业务档案的卷内文件按照“业务工作环节―材料形成时间”方式进行排序。
以件为单位进行整理，一份文件、材料为一件。每件档案的装订顺序、装订方法和要求与文书档案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前、复印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文种版本在后（特殊规定除外）。使用棉线装订，卷内材料装订时要去掉金属物。采用“三孔一线”的装订方法。
关键词：水利档案管理；素质；责任感
档案作为记录历史事实的载体，是一种非常珍贵的信息资源，档案工作是一项既有着极其纵深的历史，又有着广阔发展空间和旺盛生命力的事业。随着社会经济的发展和科学技术的进步，档案管理工作发生着重大的变革，其管理方式由传统的以档案实体管理为中心向档案信息管理为中心向档案信息管理为中心转变，新时期的档案资料为档案信息化和数字化。而水利档案作为水利系统的重要信息资源，更有着自身的特点：①科技档案数量急剧增多；②科技档案查找困难；③各种新型档案载体的不断出现。面对这新的课题，作为档案管理人员必须具有；⑴档案的专业知识与相关法律知识；⑵具有现代化的计算机知识和应用的技术；⑶具有良好的职业道德素质。只有这样，才能担当起水利档案管理人员的责任和适应档案事业发展的新要求。
1 具有专业知识与相关法律知识的素质
档案作为实践活动的原始记录，是客观事物存在发展变化的反映，通过它可以了解事物发展变化状况和过程，可以作为处理、解决问题的依据，因而档案信息具有最直接、最真实、最原始的特点。作为档案管理人员要有敏锐的信息意识，利用档案资料广泛收集信息，充分利用，准确提供，快速传递，以适应领导决策和社会发展的客观要求。
档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，在多年的实践中已经形成了一整套专业的理论，原则技术和方法，成为了一门独立的学科。
作为档案管理人员要精通档案专业的理论知识，并能够将其熟练的应用到实际工作中，在实践中不断总结、研究档案专业的理论和技术。同时，由于档案工作涉及面非常广泛，档案管理人员除了熟悉和掌握水利专业知识、施和验收规范规程外，还要学习相关的原材料和成品检验的技术标准，在熟悉和了解本单位档案形成规律的同时，根据水利工程建设周期长、工程涉及专业面广、专业性强等特点，认真研究本单位档案的分类、组卷、利用、保护等问题，成为“通才”基础上的专才。
“没有规矩，不成方圆”。法律和各种规章制度是档案工作正确方向发展的有力保证，也是档案管理人员的工作准则，作为档案管理人员要掌握相关法律知识，包括党和国家有关档案工作的方针政策和档案工作法规、标准制度等，在日常工作中依法办事，这就可以使档案工作在正确的轨道中运行。
2 要具有现代化的计算机知识和技术应用的素质
随着现代科学技术的发展，特别是计算机、数据库技术以及复印机、光盘机、扫描仪等办公自动化设备的应用，档案管理工作的方法和手段也随之发生了变革，从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。例如：档案的载体，记录方式的多样化发展趋势，利用者要求更准确，更及时，或者利用网络查阅所需档案，也使得档案部门提供利用方式发生了根本性的变化，这就使档案部门面临着许多新的课题。因此，水利档案管理人员必须学习和掌握现代水利科学技术知识，特别是与计算机相关的技术人员，只有利用科学的方法和手段，才能更好的管理和利用档案信息资源，实现档案工作的现代化。
电子计算机及现代通信技术在档案领域的广泛应用，必然对档案管理人员的能力提出更高的要求，只有更新观念，学会新的思维方法，使用新的管理模式和技术手段，在实际工作中，具备计算机等现代化办公设备的操作能力，充分发挥它们的功能，实现档案信息的现代化储存、检索、提取和交流，紧密结合专业知识，提高工作效率和质量。
3 应具有的政治思想职业素质与强烈的责任感
水利档案管理人员的政治思想和职业素质首先是指档案管理人员在从事档案归集管理、保管和利用等活动时，应当遵守的基本行为准则，它是对档案管理人员行为的基本要求。
1.忠于和热爱档案事业
默默无闻、无私奉献是档案工作的突出特点，没有很高的政治素质和强烈的责任感是无法担当此项责任的。档案管理人员对自身职业的热爱，来源于对这一职业的深刻理解，只有这样才能够坚定正确的政治方向，树立正确的人身观、价值观，在工作中，兢兢业业，不计个人得失，乐于在平凡的岗位上默默奉献，实现自己的人生价值。
2、以科学的态度，维护档案内容的真实性
水利档案是施工过程的真实记录，也是进行同类型工程建设的参考依据和水利科研的可靠资料，它不仅具有原始的记录性，而且作为历史的见证，具有真实性的特点，因而它是后人认识和了解历史本来面貌的重要依据，它是一项严谨的科学管理工作，它要求按照档案的形成规律，工作程序、标准办事，不能有半点马虎和粗心大意。因此，水利档案管理人员的工作作风是非常重要的，它关系到本职任务能够很好地完成，关系到档案的作用能够得到充分发挥，这就要求档案管理人员具有高度负责的精神，不允许粗枝大叶，敷衍行事，要以科学的态度对待档案管理工作，维护档案内容的真实性和可靠性以及维护档案的真实面貌。
3.锐意创新，全心全意为人民服务
近年来，档案管理水平逐步提高，尤其随着科技的发展，档案工作存储的缩微化，激光光盘技术、静电复印技术、声像技术的应用，使得原始的实体档案出现多样化的变化趋势，因此需要水利档案工作者勇于面对新时期档案工作技术现代化的变革，在思路上创新，在工作方法上创新，努力的适应时代潮流，吸取西方先进的系统论、信息论，控制论等管理理论的精髓。善于在工作中发现问题，分析问题，解决问题，在新时期的档案工作发展中发挥应有的作用。
随着知识经济时代的到来，对信息的存储、 类、查询等各方面提出了越来越高的要求。高校的档案管理工作更好的朝着规范化、现代化的趋势发展，以及使档案信息开发、收集、传播和资源共享的数字化、网络化发展的更加完善，对档案的管理者的素质也提出了新的、更高的要求。档案工作者积极提高自身素质，拓宽知识层次，努力增强服务意识，才能提高高校档案管理水平和档案服务质量。
1.当前高校档案人员的素质状况
档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。然而，如今很多高校的档案人员素质达不到要求。
1.1 业务水平不高，专业知识贫乏
档案工作是一项专业性很强的工作，档案人员应接受专业的教育培训，掌握专业知识，才能胜任此项工作。但目前大部分高校档案人员实际情况是业务水平不高，专业知识贫乏。高校专职档案人员中，很多都未接受过任何档案专业教育或培训。另外，很大一部分更是非专业学历人员较多，他们多半路出家，来自其它专业，这就使得他们的档案专业知识贫乏，业务水平不高，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展，严重制约着高校档案各项工作的顺利开展。
1.2职业情感淡薄，主观能动性不强
当前，在高校中有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。加之档案工作的性质要求是细致、严谨、环节多、程序多、耗时多，所以在完成工作的过程中时间的弹性非常大，使原本工作的思想会在很大程度上造成是“干良心活”的阴影，档案管理工作者特有的工作性质和工作环境给从业人员的“惰性”提供了生存的温床。原因是高校专职档案工作人员不多，而且工作环境相对封闭，在完成档案收集工作这一环节后，和外面人员接触的时间大大减少，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”这是档案工作者真实工作状况。
1.3 制度的不统一，档案人员素质低
某些高校没有制定统一的立卷归档制度，对纳入档案管理的内容也没有明确的要求和统一的管理标准和模式，仅仅是根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，同时，还有些高校在目标管理考核方案中，尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。另外， 档案管理人员学历偏低、知识面较窄、不具备专业技能等因素也是影响档案管理工作效率低、缺乏创新与活力的重要因素
2.高校档案人员的素质要求
2.1 要有较高的专业素质
档案工作人员应该安心奉职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉高校内部自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
2.2 要有较高的职业道德修养
档案人员的职业道德在档案领域中的具体体现，主要包括以下几个方面。不为名利，甘为人梯、热心服务。档案工作的职业活动，社会职责，工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性，条件性的工作。其出发点和最终目的在于为社会主义现代化服务，为社会广义物质文明和精神文明服务，此外，档案工作是为各项工作提供条件的。 因此，要求档案专业人员必须具有为“人梯”，热心服务的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百计为利用者提供报务。
2.3 计算机的基本知识和操作技能
随着计算机网络技术在行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，使电子档案在档案管理工作中的地位与重要性日益显现。档案工作者如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很能难有所突破。为了提高档案信息工作的工作效率和工作质量，提高档案信息工作的现代化水平，高校的档案信息部门基本上都已应用了计算机管理，并且正在向着更深层次的应用方向发展，如光盘技术、多媒体技术等等。这些都要求高校档案信息管理人员必须掌握必要的计算机知识和熟练的操作技能。
2.4 具备高度的法治观念
档案管理工作，要求工作人员必须严格遵纪守法。而严格执行法律的规定，必须严格遵守国家法律和档案法规，严明党的纪律，严格规范自己的行为。必须牢固树立法律意识，全面提高法律知识水平，并把法律的规定运用到日常业务中去，时刻依照法律规范自身的行为，自觉接受社会监督和法律的约束。许多档案记载着学校、老师或学生的机密。因此，档案专业人员必须具有严格的保密观念和良好的习惯。正确处理好保密与利用的关系。以确保学校档案的安全。
2.5 要努力培养自己的综合性知识
目前，随着高校的发展，具有综合性水平的档案人员十分紧缺。对高校档案管理人员来说，其综合性已超越了以往任何时期，除具有熟悉档案信息管理专业知识和计算机应用能力外，还必须具有对档案信息资源进行扫描加工、数量控制、质量监控、数据录入以及拥有档案信息化所需人、财、物的统筹兼顾管理等能力。因此，档案人员要努力培养自己的综合性知识与业务技能，才能适应和满足当今学校发展的需求。
