时间：2023-10-10 15:58:06
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关键词：科技档案；归档；整理；组卷；电子图纸
随着同煤集团的扩容及企业的做大做强，以及基本建设规模的不断扩大，对同煤的科技档案管理提出了前所未有的挑战。如何对科技档案进行有效管理，是档案工作的重要研究内容，科技档案工作的根本目的，就是以各种方式、方法、开展和推进科技档案的利用工作，使科技档案在企业建设中产生更好的经济效益和社会效益。实现科技档案价值，使科技档案更好地满足社会需要。
1 领导十分重视档案管理工作，认真抓好机构建设
有独立的档案处，同煤的各二级单位也分别设立档案科，建成了，由集团公司分管领导领导的，以档案处为中心，各二级单位的档案科为主的档案管理体系。档案处承担全局档案工作的规划、组织、协调、管理、指导。使档案管理工作向科学化.标准化.规范化和管理现代化的方向发展。为保证档案管理工作资金的需求各二级单位把档案工作列入了年度财务计划，纳入了发展的总体规划，这样一来既保证了档案管理工作的发展，又为做好档案收集整理工作打下坚实的基础。为确保档案管理的质量，更好地为生产经营和设备管理各项工作服务，制定了有关档案管理制度，抓好档案材料的收集.整理.归档等环节的工作。
2 科技档案的管理
1科技文件材料的归档：要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。
2科技档案的整理：对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。整理程序，1、分类2、组卷3、卷内文件排列4、拟写案卷标题5、复查定卷6、编页号7、填写卷内文件目录8、填写卷内备考表9、填写案卷封面10、案卷装订11、案卷排列与档号编制12、填写卷盒、装盒排架13、编制检索工具
2.1科技档案的分类，（一）基建档案（二）设备档案（三）科研档案分类（四）产品档案
2.2组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。
组卷方法.基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷.（1）大中型建设项目a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。（2）小型建设项目a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。
设备档案：（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2―3台组1卷。
科研档案：（1）科研成果档案a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。b、小型：按单独课题项目直接组卷。（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。
产品档案：（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。
2.3复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。
2.4编制卷内文件页号：除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。用铅笔编写阿拉伯数字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文档相反。
2.5填写卷内文件目录
2.6填写卷内备考表
2.7案卷装订：拆掉金属物，用棉线三孔一线（8字装订法），图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。
2.8加盖归档章：卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，
2.9对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。
2.10编制检案工具。
3 科技档案的数字化加工
包括图像扫描；扫描件整理；数据压缩，从扫描的文件中识别出相应的著录信息；批量挂接，使文件名与条目的字段相关联，自动挂接到条目下；光盘制作，将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上，使光盘能脱机浏览。把这些纸质文档通过数字化加工后后，扫成可检索的图像文件，采用文档管理系统进行管理，极方便查询和利用，
4 科技档案保管
选择正确的保管方法，创造良好的保管环境。要最大限度地延长科技档案的寿命，必须注意档案保管室的管理条件，为科技档案创造适宜的保管环境。档案库房管理，要做到七防；防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防高温、防光 ，并且坚固安全。远离易燃易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、阅览室、晒图室分开；应具备安置空调、去湿机等有关设备的条件。除此外库房管理还包括档案的入库管理、出库管理、档案归还和档案库房的温湿度度等。负责对档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料室内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘.消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，不出现任何事故。
5 科技档案的利用
利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。
1、积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。
2、应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。
3、确通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。 图、实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：―以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题保对电子图纸有效地进行动态管理。
4、认真做好查（借）阅登记工作，按要求按项目一一填写清楚，便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
【关键词】高校资产公司；档案管理；思考
改革开放以来，我国高校科技企业取得了飞跃发展，形成了独具中国特色的高校科技产业，成为国家创新体系的有机组成部分。组建高校资产公司，这是按照党的十六届三中全会关于建立和完善社会主义市场经济体制的要求，按照教育部关于高校尽快建立以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型高校企业管理体制和运行机制的要求，在新的历史条件下提出的新任务。作为高校科技产业档案工作者，我们应当抓住这个新的契机，在一个新的起点上共同努力团结一致，开创高校科技产业档案建设的新局面。仅此本文拟对高校资产公司档案管理作如下探讨。
一、契机
2005年7月，全国高校科技产业工作会议召开以来，按照《教育部关于积极发展、规范管理高校科技产业的指导意见》第六条规定“高校要依法组建国有独资性质的资产经营有限公司或从现有校办企业中选择一个产权清晰、管理规范的独资企业（以下统称高校资产公司），将学校所有经营性资产划转到高校资产公司，由其代表学校持有对企业投资所形成的股权。高校以投入到高校资产公司的财产承担有限责任。”即明确指出学校（国家）是高校资产公司的唯一出资人，股东仅学校（国家）一人的国有独资性质。目标是规范高校产业管理与经营工作。在高校与校办企业之间建立一道“防火墙”，避免因校办企业经营问题冲击高校正常的教学与科研秩序，规避高校的风险。
随着计划经济向市场经济的转变，高校必须建立新兴高校科技产业理念，以科学发展观为指导，以大学教育与社会发展的矛盾和需要为切入点，以适应、服务和推动社会发展目标为导向，以尊重大学教育外部关系规律为前提，以实现高校产业功能任务为价值取向。因此，高校校办企业必须适应社会发展，一方面，遵循市场经济规律，高校校办企业由是学校教学的一个环节，有很强的教学性与计划性的非独立法人的学校附属单位，转变为独立享有民事权利、承担民事责任，依法自主经营、独立核算、依法纳税、自负盈亏的法人实体，通过向客户提品和服务获取利润。即校办企业使理论研究转向了生产力的再现，对推动国家高新技术产业发展、提升传统产业结构升级换代、增加国家税收、促进社会就业等方面做出了重要的贡献；另一方面，还要为高校教学，培养高素质的人才服务。即对提高高校科研实力、促进高校科技成果转化、培养创新型人才、弥补高校办学经费等做出了很大的贡献。
随着高校资产公司的组建，使高校科技产业体制个运行机制发生了根本性的变化，规范了高校投资和经营活动。高校所有投资和经营活动统一由高校资产公司代表学校，以出资人身份进行。高校资产公司普遍建立产权清晰、权责分明、校企分开、管理科学的现代企业制度，依法行使高校企业股东的权利，并履行相应的义务，加强对所投资企业的监管，以促进科技成果转化和产业化、实现国有经营性资产保值增值为主要任务。
由此可见，上述两个根本性转变，将高校资产公司全面推向市场。这对高校科技产业档案工作而言，是一个与时俱进，不断提高档案服务质量及现代化企业档案管理水平，充分满足高校资产公司各方面需求，真正实现档案开发、开放与利用价值的关键的发展契机。
二、创新
（一）机构创新——档案管理由不完全独立性转向独立性
众所周知，档案工作既是高校资产公司经营与管理的重要组成部分，也是提高高校资产公司经营与管理水平、工作效率与工作质量的必要条件。
高校资产公司组建前，科技产业系统是作为学校的一级机构或部门，则科技产业档案管理必然受制于学校档案馆（室）。这不仅体现在组织架构上，更体现在业务职能上。学校档案馆（室）通过下发文件、指导培训、检查评比、经验推广等有组织、有计划、有步骤地的活动，强有力地推动着高校科技产业档案工作的开展。这就必然导致高校科技产业档案的管理观念、管理体制、管理模式以及资源建设诸方面，难以实现与现代企业相适应的、个性化的的档案工作运行机制的变革与创新。当然，高校科技科技产业档案也就很难达到的完整性、系统性，更不用说全方位性了。由于高校科技产业档案管理的不完全独立性，必然决定了在其工作发展过程中没有应有的自。
高校资产公司的组建，是建立在以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开（学校出资人与高校资产公司经营者之间相互制衡关系），以法人治理为核心的现代企业制度的基础上。作为企业法人，高校资产公司“应当具备依法成立、有必要的财产或者经费、能够独立承担民事责任、有自己的名称和组织机构以及场所四个条件。”（《中华人民共和国公司法》P4）依法独立享有决定企业组织机构的权利。高校科技产业体制的创新，使高校资产公司拥有档案终极所有权。档案管理同其他管理一样，档案权属决定了档案的管理思想与管理方式。即谁拥有档案的所有权，则谁就拥有档案管理的控制权与自。因此，高校资产公司的组建，可以促进高校科技产业档案管理深层次的变革，改变原有高校科技产业档案所固有不相适应的行政管性理模式，转向适应市场经济、适合本企业特点的经营性管理模式。所以，高校资产公司在组建过程中应当充分根据企业自身的特点开展其档案管理机构调整与创新，将新制订的高校科技产业档案规章制度及时提交董事会审议通过，并纳入公司章程中，以适应高校资产公司在激烈的竞争市场条件下，在高校科技产业体制和运行机制转型的过渡时期，在获取最大经济效益与社会效益的统一的过程中对信息的需求，确保高校科技产业档案工作协调持续发展。
（二）管理创新——档案管理由行政管理性转向市场经营
性
利用价值是档案工作出发点与根本目的。随着现代企业制度的建立和市场经济的发展，高校资产公司作为市场的主体，以实现一定的经济目的。其档案工作亦必须围绕公司的经济目的创造一个良好的管理与经营环境，为其科技企业的成长与发展保驾护航，为社会提供最好的服务。
高校资产公司组建前，在管理体制上，大多数高校科技产业仍是学校的一级机构或部门，或是一套班子两块牌子，且以行政管理为主，经营与管理权基本在学校，或是学校直接干预。一方面，高校科技产业部门或机构因为没有属于自己的资产，自然而然也就缺少承担经营风险和资产增殖的责任。另一方面，学校从来不是也不可能是一个完全等同于其他资产主体，以追逐利润为唯一的纯粹市场主体。即学校在追求经济目标外，更关心其政治目标与教育目标。所以，学校的政治性身份必然决定在其经营与管理中具有政治性目标，追求经济效益并非首要价值目标。毫无疑问，高校科技产业有着三重目标：一个是政治目标；一个是经济目标，还有一个是学校自身的教育目标。
高校资产公司的组建，其作为市场的主体，以实现一定的经济目的，因此，必须遵循社会主义市场经济的客观规律。幸运的是，高校资产公司的组建者从一开始便牢牢地抓住了那只神秘的被经济学家称为看不见的手——市场规律，运筹帷幄。本着“资产管住、经营放开、促进发展、加大回报”的原则，建立的是以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型的高校企业管理体制和运行机制，在市场环境中求生存、求发展，推动公司的经营由学校事业计划型向市场经济自给型，将公司的一切活动都以“利益最大化”原则发展壮大进行。这不仅是市场经济规律和市场规律的要求，也是今后高校资产公司的发展方向。
（三）档案管理由兼职性转向专业化
档案工作的任务既是是一项艰巨的光荣的复杂细致的平凡清苦的事务性与基础性工作，也是一项政治性、政策性很强的工作，还是一项技术性和专业性较强的工作，具有自身严格的操作规范和流程，对人员的业务素质提出了较高要求。从法律的视角看，契约是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。随着我国法律制度的健全，企业在生产经营管理活动中，契约关系是市场经济社会里最基本的法律关系，契约管理的具体内容及合同关系自始至终是一种法律关系。所以，在市场经济条件下，高校资产公司档案管理必须从过去重点为政治服务、领导服务、人事服务转向为生产、经营、管理、法律等活动服务。
关键词 档案管理 理念 建设 能力
“十三五”开局之年，公司档案工作有新的要求和规定，要求档案管理工作上台阶、上水平，达到国家A级标准，是公司档案发展的新起点。公司已先后将档案工作纳入到企业“十三五”发展规划，纳入各经营单位第一责任人的绩效考核当中，列入公司年度工作计划并进行了布置。可见，档案工作服务于公司经营管理的重要作用越来越明显。如何适应公司规模发展的需要，找准档案工作的着力点，需要不断思考和探讨。
一、档案工作要坚持四种理念
随着公司经营规模的快速发展，加强企业基础管理和制度化建设已成为“十三五”发展规划的目标和工作重点。档案工作必须与时俱进，坚持科学的理念，努力把握工作的主动权。
一是坚持首要抓好抓紧公司档案资源建设的理念。档案资源建设是档案工作基础中的基础，是一切档案利用、服务、开发及数字化工作的前提，是企业信息资源的重要组成部分。当前，档案工作应遵循公司各类档案资料形成的基本规律，结合公司经营管理的实际需要积极向前推进。一方面要按照“抓重点市场和重大项目、注重实效”原则，对近期或正在形成的档案的进行有效管理和利用；另一方可采取档案征集、对历史档案资料进行专项抢救等有效措施，开展档案资源建设，丰富公司档案室藏。只有通过将凡是涉及企业需要利用的档案、凡是对公司经营发展有利的资料，都纳入档案资源建设管理体系，才能真正做到“拿得出、用得上、不误事”。
二是坚持科技促进的理念。当今时代，信息先导，传统工作经过信息化的重塑已经展示出更大的活力，档案资源建设与管理在信息化浪潮中必将拓展出更达的应用空间。要通过进一步推动档案存储数字化、管理自动化及利用网络化等科技手段，将传统的档案信息转化成电子信息，才能进一步推动公司档案工作的开展。
三是强化服务公司经营管理的理念。要从践行科学发展的高度出发，主动增强服务意识，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，充分发挥档案工作优势，为完成公司的中心任务提供档案支撑，在服务企业大局中发挥独特作用；不断拓展档案的服务功能，使档案成为公司经营管理的得力助手；通过对档案的整合、加工、编研，从大量的档案信息汇总筛选出最有价值的资料，为企业需求提供更多的“增值服务”。
四是加强着眼于未来的理念。当前档案工作处于建立完善阶段，许多发展过程中形成的问题没有得到良好的解决，档案工作由于受主观及客观条件制约而发展不够完美，因此创新档案工作要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在做好现实工作的基础上力求完美发展和新的突破。
二、档案工作要推进“三化”建设
遵循档案形成规律，发挥档案的证据和凭证作用，积极开展档案管理规范化、数字化、分类化工作，主动服务公司经营发展，提高服务效率和服务水平。
一是要加强规范化管理。随着公司档案资源建设步伐的加快，各单位档案工作即将陆续开展，按照标准、规范整理公司各类档案，是提高公司基础管理的需要，是贯彻执行国家、股份公司档案规范性文件的需要，也是优化档案工作目标考核，促进档案工作健康开展的需要。要在结合公司主营业务和企业管理的前提下，尽快完善、健全档案工作的各项规章制度和管理办法，严格按照标准收集、整理公司的各类档案，才能切实提高公司的档案管理质量，促进公司档案工作健康、持续开展。
二是推进档案数字化工作。数字化档案较传统的纸质档案具有自动采集、存储安全、管理科学、利用便捷等优势。要在公司机关室藏档案已全部实现目录检索、部分文书档案全数字化的前提下，根据公司信息化建设的总体安排，按照逐步推进的原则，尽快在“十二五”期间达到文书档案和声像档案的全数字化、部分重要基建档案全文数字化。
三是提高档案细致分类化工作。分类化档案具有分类清晰、便于查阅、细化管理等特点。要在公司档案室形成公司各个方面成果的系列档案。例如，科技开发、安全质量、物资设备、法律成果、人力资源、社会荣誉等。要每五年形成系列成果档案，提高公司的基础管理能力。
三、档案管理人员队伍要加强三个建设
一是完善职能，形成专兼结合的档案管理人员网络。对机关和所属各项目，应按照“精干、高效、有利于工作开展”的原则，结合各项目的实际情况，健全或完善档案工作机构，明确相应的专兼职档案人员岗位职责，负责定期或即时向档案机构移交声像材料。档案机构要定期到各有关业务部门和各项目进行检查指导，督促其把本部门、本单位形成的各类档案材料移交到档案机构，保证档案管理工作的顺利开展。
二是保持专兼职档案管理人员队伍的稳定。专业档案人员是开展档案工作的根本，稳定的专兼职档案人员是推动档案工作的保证。所属各项目应结合本项目经营管理需要，配齐配强专兼职档案管理人员，保证档案收集、整理、归档工作顺利完成。
三是开展业务培训，提高档案管理人员的工作技能。抓好专兼职档案业务学习和培训，是提高管理水平的基本环节。要组织在岗的专兼职人员学习档案的基本知识、基础理论，组织学习档案的管理知识等，有效提高档案的归档质量。
四、档案人员要提高四种能力
档案工作是为时历史、为企业文明传薪火的崇高事业。专（兼）职档案人员除应具备基本的职业道德之外，应努力成为档案工作的行家里手。要围绕“收齐、管好、用活”档案资源，不断提高专（兼）职档案人员的职业素养。
一是提高对档案的鉴别能力。档案的本质表现为人类有意识控制的凭证信息。提高专兼职档案人员对各类档案的鉴别能力，是档案专兼职档案人员最基本、最重要的能力要求。一方面，何为档案，必须经过鉴定后才能接收、收齐。另一方面如何优先提供利用，也需要鉴别，才能及时提供有效服务。只有具备较高的档案鉴别能力，才能收好、用好、管好档案。
二是提高管控能力。管好档案，是各单位专兼职档案人员的重要职责。对本单位、部门的各类档案进行有效管理，要求专兼职档案人员必须养成细致的工作习惯，对于经本人鉴别、收集、借阅的档案，应当做到心中有数，增强安全管理档案的警惕性，确保档案的使用和保管安全。
三是提高档案管理的科研能力。用好、用活档案，是档案工作的主要目的。要着力把蕴藏在公司档案资源中的管理、决策、技术和文化等潜在的价值开发、利用出来，才能切实增强服务企业的效能，才能实现档案的增值作用。
四是提高沟通协调能力。档案工作具有工作环境相对封闭性，工作位置后端性和档案作用渐显性的特点。专兼职档案人员不但要耐得住寂寞，还应主动走出来，通过与系统内档案工作搞得好的单位交流，学习人家的先进经验；通过参加档案业务培训，增强与系统外专业人员的联系，了解档案工作的新方法、新趋势；通过主动征集本单位、部门的档案资料，提高沟通协调能力，从而走出封闭的工作环境，使档案工作变末端为前沿，更好地服务于公司的中心工作。
（作者单位为中铁建大桥局集团电气化工程有限公司）
一、公司档案信息化管理的意义
企业档案信息化管理是企业基础管理工作的一个重要组成部分，不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。
首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。
二、档案管理信息化的基本内容
所谓档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，用计算机对档案信息进行收集、筛选和相应的加工，使之转化为数字化形式的二次文献信息供人们参考和利用的过程。
公司在生产运营的过程中每年都会产生大量的档案资料，内容涉及文书、科技、合同、工程等等各种各样的重要信息，这些信息真实地记录了单位的发展历史，利用计算机将这些信息转化为数字化信息分类、存储在计算机中，以方便公司进行管理。这就是公司的档案管理信息化，实行档案信息化管理，必将更好服务于企业的规划与发展。
三、当前档案管理信息化建设存在的问题及解决方案
（一）当前档案管理信息化建设存在的问题。1.企业对档案管理信息化的意识比较淡薄。企业档案管理信息化是一项复杂的系统工程，投资比较高。有些企业会错误地认为档案不能直接为企业产生经济效益，他们将资金投入到设备改造、工程建设和产品销售上，但对于为企业发展服务的档案事业却疏于管理和建设，对档案信息数字化所需的设备不予配备或配备不齐，电子文件的整理和归档较为混乱。2.企业档案管理人员水平有限。很多企业的现代管理理念不强。它们不注重档案管理人员的业务培训，导致了档案管理人员的经验不够、服务意识不强，使他们的档案管理水平、业务能力难以适应新时期档案管理的要求。3.档案信息安全保障体系不够健全。如设备损坏、病毒危害、恶意攻击和入侵、应用软件漏洞等都属于信息化安全范畴，在提供人事档案信息服务以满足利用需求时，非法用户的进入人事档案信息管理系统和传输过程中的信息被窃听是常见的安全问题。
（二）加强企业档案管理信息化建设的措施。1.转变企业领导的思想观念。企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。为促进企业档案信息化建设，作为企业的领导者，应把企业档案信息化的概念和愿望变为实践和现实，意识到企业档案管理信息化将来的影响和效益，正视其复杂性和艰巨性，并关心和支持这一事业，积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。2.增强档案管理意识，提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干、高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。3.建立档案信息安全保障体系。档案部门要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。制定严格的权限管理制度，严格执行上网利用档案信息审核制度，防止档案信息失密情况的发生。
关键词：自来水公司；档案管理
一、自来水公司档案管理存在的问题
1.档案资料内容不全甚至弄虚作假。现有的档案资料多数来源于基层部门，很多基层操作者为了图方便，在工作中不按照公司要求填写工作记录，形成原始档案基础数据缺失。例如，施工阶段的工程监理资料包括项目合同、设计文件、监理规划及实施细则、技术交底与会审纪要、施工组织计划表、工程开工（复工）审报表及工程暂停令、设备核验资料、工程进度计划、施工阶段质量评估等专题报告、工作总结等方面的资料，由于相关责任人责任意识淡薄和档案管理意识淡薄，不能及时的填写和收集档案，造成很多工作虽然完成，但是没有参考依据，一旦当事人离开后新的工作人员接手还要重头开始，给工作造成极大不便，甚至有部分人员在档案中勾勾抹抹，乱涂乱改，编造数据，掩盖质量问题，严重的甚至给公司造成巨额损失。
2.档案管理信息化程度低。自来水公司业务繁杂，事无巨细，管理着全市范围内纵横交错的地下管网和大量设备，关系着着千家万户的用水需求，档案管理必须要以为用户服务为宗旨，提高管理效率和服务水平。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤繁琐，档案管理部门很难对其进行归纳总结和加工，提取重要要素，很多档案资源被束之高阁，没有得到充分利用。有些自来水公司有大量的纸质档案，有些资料具有较高的使用价值，如给水管道施工图、竣工图等，受当时技术条件限制，图纸资料大部份由手工绘制，随着时间的推移，纸质资料正在慢慢老化，保管越来越难，保管成本越来越高，同时随着地形变化，其使用效率越来越低。如供水企业管网资料的修订需要消耗大量人力、物力与时间，其修订往往要数年时间，更新较慢，而现在城市发展日新月异，待管网图档修订后，实际管网已发生了变化，造成管线资料现势性较差，因而管网图档的修订往往跟不上生产的需要。这就要求自来水公司必须以整体信息化为出发点，提高档案管理水平。
3.档案管理多个归口缺少统一管理平台。现有的自来水公司档案多分散管理，会议等资料多集中在行政部门，工程文件多集中在施工部门，这些部门信息的处理和流转只局限于本部门和本地区，不能在整个公司进行很好的共享，信息孤岛现象严重。公司要将重要数据进行集中管理，统一规划，构建生产调度、管网运行、营业收费、用户服务等专业应用系统，形成自来水综合管理信息平台。
二、加强自来水公司档案管理的措施
1.加强对自来水公司档案管理的重视程度。自来水公司领导和员工要高度重视档案管理工作，制定档案管理责任制，明确实施步骤、工作任务、责任分工、同时要加大档案管理的投入，实现软件、硬件双重保障。在软件方面，运用电子文档管理系统软件，完善目录检索体系，建立总目录、全引目录、案卷目录、分类目录和卷内目录，确保档案借阅的快速、准确。在硬件方面，公司按照标准管理要求，对现有档案管理设备进行清理，配置扫描仪、防磁柜、电脑等档案管理设备，还对档案库房管理实施防火、防水、防潮措施，强化了档案室硬件建设。保管纸质档案时采用新型材料，包括新型千部档案夹、千部档案盒、人事档案盒、科技档案盒、档案袋、照片档案、光盘档案、期刊夹和各种PP料档案盒、文件夹及塑料证件等，所有产品均采用国产无酸纸和进口纸等优质材料，使档案能在长期保存中，不变质、不褪色、具有防虫、防霉等特点。
2.加强档案信息化管理。档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。自来水公司档案管理系统设计思路较先进，功能基本齐全，性能稳定，界面友好，操作方便，经过对科技档案整理入库的实践，实现了档案资料管理无纸化、网络化办公的目的，提高了档案管理工作效率。例如，公司可以为每台供水机电设备建立一份电子档案，将其运行状况、技术参数、换油保养情况等常规资料登记后输入电脑，以电子档案的形式方便资料查阅和长久保存，让设备的“健康状况”一目了然，为检修、技改提供有效依据。
3.提高档案管理的使用效率管好基建档案发挥职能作用。城市自来水厂和供水管网是供水企业基建科技档案的主体，对指导和管理供水生产具有特殊的重要意义。随着城市的不断发展，面积的扩大，人口的增长，相应的城市供水规模也在不断扩大，档案管理工作也发挥了极其重要的作用。某些典型工程积累了完整全面的档案资料，在城市供水规模扩大再生产中发挥了积极的作用。这些可靠的技术参数在工程中得到扩展性应用.缩短了工期，提高了工效，充分体现了公司归档资料的价值。这些都得益于多年来档案工作的不断积累和扎实的基础以及档案管理人员的辛勤付出。
4.加强自来水公司的档案安全管理。提高档案网络管理的安全性，网络与应用系统建设中产生的规划，实施方案，网络结构拓扑图，设备配置清单，软件需求设计书，流程图，源程序，数据库配置与权限设置，用户登录名册与权限设置等文档必须按内部文件资料进行归档，公司的业务如果对外实行外包，项目承建单位应按安全协议规定.系统验收后移交清理.不得对第三方泄露，为提高档案信息系统总数据库的安全，档案数字化成果必须先通过技术检验，确定无病毒与数据的真实有效性后.才能进入档案信息系统接收模块的数据处理.合格数据才能并入档案信息系统总库，由专人负责档案信息数据库的管理工作，建立数据库日常维护管理与安全检查备份制度，采取数据库加密，存取控制，备份恢复与数据库审计日志等相应的安全保护措施.严禁非数据库管理员绕过应用系统直接进入数据库操作.
5.加强对档案数据的整理和挖掘程。现有的档案管理侧重点在数据收集整理，对于数据的归纳和分析有限，这在一定程度上影响了信息的使用，对于档案管理人员而言，由于受专业的限制，多数只能收集整理数据，而档案管理工作是一项专业性很强的工作。公司有必要对档案从业人员提供业务培训，理顺档案管理工作流程，确保档案管理人员进行档案整理时能够科学分类和保管。
三、结语
综上所述，自来水公司档案管理是公司管理工作的重要组成部分，随着现代社会人民生活质量的提高，居民对用水的需求也不断提高，因此，自来水公司应重视档案管理工作，采用现代电子信息管理手段，提高档案利用率，增强档案应用价值。
参考文献：
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一、问题：企业档案工作面临的挑战
当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几个方面：
?穴一）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识
现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。
（二）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从
当前，许多企业实行组织结构扁平化，精简机构，削减管理层次，从而提高企业运转效率。企业推行组织结构扁平化后，企业档案机构如果发挥不了应有的作用，没有独特的价值，就会成为被精简的对象。甚至一些企业干脆撤销了专门的档案机构。档案机构在企业组织体系中的地位下降，制约了企业档案工作的发展，也影响了档案工作人员的工作热情。在新形势下，如何明确档案机构在企业中的定位和角色，成为我们必须思考的问题。
（三）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继
现在，绝大多数企业都认识到了信息化的意义和价值，并且不断通过建立办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、企业资源计划（ERP）等应用系统加快企业信息化进程。企业在各项活动过程越来越多地形成数字化的信息，传统的企业档案“实体保管模式”难以为继。而在很多企业中，由于没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
（四）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务
随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公司的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。
自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。
二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革
对于传统的企业档案工作进行细枝末节的改进，已经于事无补，只有对其进行根本性的变革，才能适应形势发展的要求。任何改革实践都需要一种先进的理论作为指导。在知识经济时代，指导企业档案工作改革的理论应该是知识管理思想。
知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。
知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。知识技术管理侧重于现代信息技术，如数据仓库技术、知识挖掘技术等的应用，为整个知识管理提供技术支撑。知识员工管理，侧重于激发知识型员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励他们向企业贡献个人的隐性知识，提高他们的知识创新能力，为整个知识管理提供人员保障。其中知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理一般从知识资源管理起步。
⒈ 企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容
根据1996年联合国经济合作与发展组织?穴OECD?雪的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：“知道是什么”的事实知识（know－what）；“知道为什么”的原理知识（know－why）；“知道怎样做”的技能知识（know－how）；“知道是谁”的人际知识（know－who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（Explicit Knowledge）和“隐性知识”（Tacit Knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于在一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎样做”和“知道是谁”的知识，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于表达的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。
企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。正如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。” 美国Delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。
企业的显性知识实际上主要包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案，二是从企业外部收集而来的图书、情报。图书、情报是公开的，可以为所有企业利用，而文件、档案是本企业自身产生的，是企业所特有的，其他企业无法获取。因而文件、档案构成企业具有竞争价值的核心显性知识。企业的隐性知识存在于员工个人的大脑之中，只有固化为文件、档案形式的显性知识，才能被有效地管理。可见，某种意义上，企业档案是企业最重要的知识资源。
既然企业文件、档案是企业最重要的知识资源，那么，企业档案管理实质上是一种重要的企业知识资源管理活动，企业档案管理应该成为整个企业知识资源管理重要的有机组成部分。
⒉ 档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容
一方面，档案管理是知识资源管理的重要内容，使得档案管理以知识资源管理为发展方向成为可能；另一方面，知识管理是21世纪的企业管理模式，作为企业重要管理工作之一的档案管理，以知识资源管理为发展方向是其必然的选择。
知识资源管理是一项长期的、艰巨的系统工程，必须从易到难、有步骤地开展。当前，许多企业的档案管理已经具有良好基础，特别是一些企业已经开始档案数字化建设。因此，知识资源管理可以从档案管理入手来逐步开展。企业档案是企业最重要的知识资源，档案管理是企业知识资源管理的重要内容，因此，知识资源管理也应以档案管理为核心内容。
综上所述，企业档案工作改革的方向就是实行知识资源管理。
三、对策：构建知识资源管理平台
实行知识资源管理的基础和前提是构建一个“知识资源管理平台”。
（一）知识资源管理平台的功能
“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。
（二）知识资源管理平台的结构
“知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”、“知识资源服务系统”三个部分组成：
⒈知识资源库。“知识资源库”是集中存储企业各种信息、知识的数据库。数据来源于三个方面：
―――企业内部的显性知识，主要是企业各部门形成的各种文件、档案；
―――企业外部的显性知识，主要是企业各部门购买、收集而来的各种图书、情报、资料；
―――企业内部的隐性知识，主要是企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等，以及企业的精神文化，这些隐性知识需要借助于一定的制度和技术，固化为文件、档案形式的显性知识，才能进入“知识资源库”，被有效管理。
⒉知识资源整合系统。“知识资源整合系统”的功能是：
―――及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；
―――对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；
―――将加工整理后的企业知识资源存入知识资源库。
⒊知识资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是：为企业各部门利用“知识资源库”中各种的信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。
（三）管理机构
⒈机构设置。“知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。在建设之初，根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，“知识资源管理中心”既可成为企业下设的单独的二级机构，以充分发挥其积极性，也可以挂靠总经理办公室下，以充分利用办公室作为一个综合性、协调性部门的优势。在知识资源管理实施一段时间之后，“知识资源管理中心”以独立为二级机构为宜。
⒉ 基本职能。该管理机构的基本职能是：
―――知识资源整体规划，即根据企业对信息、知识的利用需求，对企业知识资源管理进行整体规划；
―――知识资源建设，即全面收集企业内外的各种信息、知识，对其进行加工、组织、整合，以规范的形式存入企业知识资源库。
―――知识服务，即基于知识资源库，通过知识资源服务系统，提供增值信息、知识服务。
（四）构建知识资源管理平台的条件
更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。
[关键词]知识管理 档案 信息资源
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0266-01
一、提供档案信息与“知识产品”服务
档案信息服务是指为利用者提供档案信息服务所进行的各项业务活动，促进档案信息流通。地铁公司档案部门最大化的开发档案价值为公司的经济发展提供服务，把隐藏于实体中的档案信息转化为“知识产品”提供对内服务。而在知识管理的背景条件下，档案信息服务将不拘泥于传统的、单一的方式，将所有创新并趋于多元化的发展。由传统的被动提供服务向主动提供“知识产品”服务模式转化。利用专业知识和技能在转化服务过程中提供更多的潜在信息。另外，服务内容由单一向多元化发展，形成数字化档案信息，通过网络和数字载体，提供多元化的档案内容的服务。
二、进行档案信息资源的开发
档案信息资源开发活动是为了获取档案信息资源的价值，提升档案信息资源的价值。地铁公司档案信息资源的开发是为了公司重要经营活动服务，促进地铁公司整体发展。地铁公司档案部门是不直接参与公司的生产经营活动，但是在促进公司生产发展中的作用与实践价值是有目共睹的，有其重要的作用。地铁公司档案信息资源开发，就是“公司档案部门及其合作伙伴，为保证公司内部或社会的利用需求，而通过编目、编研和提供利用等形式，将其有关档案信息挖掘出来，以充分实现公司档案价值的过程。”地铁公司档案信息资源开发的主体主要就是通过公司档案管理部门与其他部门之间合作、沟通，做好开发利用工作。地铁公司档案信息资源开发可以实现地铁公司档案信息资源的价值作用。档案信息资源作为一种信息资源，与其他物质资源相比，有一种特别的价值，即有用性。它需要与其它资源相结合才能发挥其重要的作用，而这种价值可以放大档案资源本身的价值。在开发利用档案信息资源给用户利用的过程中，档案信息资源本身的价值也得到提升。档案信息资源的开发，为地铁公司经营决策提供科学依据，经营决策的过程中，可以利用档案资源，并运用科学系统的交流，可以提高正确决策的科学化和准确度。总之，对地铁公司档案信息资源进行开发利用，可以最大化的利用档案信息为地铁公司经营决策服务，提升地铁公司档案管理的整体水平，进而提升地铁公司的整体竞争优势。
三、构建地铁公司知识库
地铁公司知识库即包括公司人力资源的现状、每个岗位需要的掌握的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。在建立地铁公司知识库以后，应当采取措施将日常文档的电子化作为公司制度固定下来，使各部门业务中新产生的知识在知识库中得到积累。地铁公司与外部机构合作或交易而产生及获得的数据库也链接到知识库中。这样的知识库与以往的数据库不同之处在于，它不仅包含了专业知识和业务数据，也成为管理流程的一部分而容纳了管理过程文档，由于鼓励个人隐性知识的分享而容纳了有针对性的技巧建议，知识库的层次更丰富。地铁公司知识库的建立是实现知识共享与创新的要求，也是为地铁公司提供科学决策和高效管理的需要，也为地铁公司给各个部门同时提供知识服务提供了信息资源库。地铁公司知识库是地铁公司各类信息的有序整合的整体，包括与公司生产经营活动有关的信息知识，是把信息组合起来的有序集合，是人们获取信息的有效渠道之一，在地铁公司的日常活动中起着非常重要的作用。
四、公司知识管理的关键是对地铁公司档案信息的知识的收集与管理
以知识管理为导向进行创新拓展，实现从公司知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这是地铁公司知识管理的发展的关键所在。公司知识管理过程中的档案信息资源收集与整理，即公司档案部门及有关部门对知识信息进行的收集与管理的环节。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，是地铁公司从实现知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这也是公司知识管理的发展的关键所在。地铁公司档案管理的对象是对公司内部的显性知识记录的载体一文件、档案进行管理。公司知识管理强调信息、知识资源的集成与整合，共享共建信息资源化平台对地铁公司业务管理活动服务。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，实现公司档案信息知识的收集与管理，要求公司档案工作人员重新审视传统的文件归档和档案收集的范围，拓宽档案收集整理的范围，把隐含信息资源作为归档范围进行有效地管理。地铁公司知识管理要求整合公司生产经营过程中产生的全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享与开发利用。通常意义而言，隐性知识比显性知识价值重要，包含的信息量大，对公司经济发展能提供更有效地帮助。但是隐性知识的隐蔽性、不稳定性使它难以被公司获取、传播与利用。隐性知识管理强调是隐性知识显性化的过程，即将隐性知识“编码化”或“固化”于文件资料之中，使之转化成为可供使用的显性知识，通过文件的传递与利用实现显性知识的传播与利用，实现隐性知识的价值。以知识管理为发展方向档案管理，是档案管理发展的必然趋势。从地铁公司档案信息知识的收集与管理创新拓展成为知识积累，固化隐性知识；扩大文件归档范围，控制内源显性知识；收集外部信息，获取外源显性知识。现在越来越多的学者清楚地认识到，知识管理是档案管理未来发展的必然方向，应该“以知识管理为导向创新拓展档案管理”。
结论
把知识管理这一系统的管理与方法应用到地铁公司档案工作中，能够有效地开发利用档案信息资源，达到档案信息资源的共享和提供利用服务。探讨分析知识管理在地铁公司档案工作中的应用，对公司组织能力的提升起到重要的作用。
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一、报社档案管理工作中的突出问题
报社档案管理工作的内容从方方面面记录了本单位及本地历史，特别是报纸业务档案，囊括了本地历史、政治、经济、科技、文化、社会发展等，反映着人民生活及当地发展面貌，具有较高的研究与参考价值，是国家档案的一部分[1]，对国家、社会、本单位都具有十分重要的保存价值。在实际工作中，报社档案管理工作也突显出一些问题。
1、欠缺科学化管理的意识
随着竞争越来越激烈，报社对增加经济收入、扩大社会宣传等方面投入较多精力，在档案管理工作上往往重视度不高，对于档案的保存与整理要求较低，缺乏科学的方法。在整理过程中，档案的价值容易被忽略，留存史料备查的重要性被淡化。特别体现在繁多资料所形成的材料上，归档整理不规范；电子档案与纸质档案不配套，科学化管理的意识薄弱，操作方法落后。若是在保存阶段没有进行科学化的处理，日后会造成报纸档案因保存时间长久而引起的纸张腐蚀、损毁；归档不科学会导致查找时花费大量人力、物力，影响工作效率。从日后使用的层面上看，不加以科学方法归档将大大削弱报社档案的价值和开发利用效果。
2、欠缺信息化管理的硬件投入
如今科学技术迅猛发展，作为报社工作中具有重要意义的档案管理工作更应与时俱进。然而，现实情况中许多新闻单位在档案管理的投入上，无论是硬件还是软件，都呈现出比较缺失的局面。如档案管理设施及场地的条件较差、硬件水平落后、档案信息化管理系统还没有引用到工作中等问题。网络与信息技术手段应用的好坏，已在一定程度上影响了档案的保存、开发和利用。远远落后的技术手段将使档案材料的社会价值黯淡无光。若是保守地一味采用传统的方式进行管理，而不重视信息化的技术手段，在新形势下，将非常限制报社档案管理工作的开展，并会直接影响到整个单位的发展与进步。
3、欠缺档案管理的专业人才
在报社档案管理工作日趋完善和发展的道路上，档案管理人员综合素养的欠缺是影响档案规范化管理的重要因素。在许多新闻单位，档案的整理和保存工作并非是长期固定的专职人员进行操作[2]。由于单位关注点主要都放在新闻采编一线的工作上，对编辑、记者的培养投入力度较大，忽视了对档案管理专业人员的培养和重视，甚至有些档案人员会身兼数职，直接导致了档案人员业务不够精通，工作质量低、效率低，材料收集不全、归档不规范、业务水平不高等问题。若档案管理人员受不到报社的重视，自身也不钻研业务，不精益求精地对待档案管理工作，这将使档案管理工作难以规范化的开展，终会给报社发展带来无法弥补的损失。
二、促进报社档案管理的对策
1、加强档案编研整理，提高报社档案管理的科学性
报社应该加强档案编研整理，更加科学规范地管理档案。首先，档案工作人员要多方宣传报社档案工作的重要性，引起领导层面及部门科室对档案工作的高度重视，提升科学管理意识，自觉主动参与到档案收集和管理工作中，协助提供宝贵资料，注重对平时工作信息的收集，以丰富报社档案内容。健全报社档案管理的规章制度，做到管理有序，有章可循。其次，面对新形势下档案内容繁多，涉及方方面面资源，档案工作人员应合理科学归档，认真进行筛查和归类，准确把握档案保管期限，严格按程序做好档案工作。要保证报社档案管理的全面性，既要做到完整保存，又要突出重点，建设多层次有效的档案体系，以方便日后对档案的管理与利用。
2、加强档案硬件投入，促进报社档案管理的信息化建设
报社应顺应时展，加大对档案硬件设备的投入力度，为实现信息化档案管理而努力。结合网络与信息技术，构建报社档案信息平台，建立一个良性发展的档案信息管理系统。报社档案信息平台不仅可以方便报社自身对档案工作的管理和利用，同时可以面向社会，使档案的开发利用最大化。让科学的技术手段帮助报社更好的开展档案的保存、开发、利用等工作。随着社会的发展进步，从报社的长远发展考虑，加强档案信息化的基础设施建设，促进报社档案管理的有效进行，提供丰富、快捷、便利的信息服务，可使报社实现可持续发展，也会给报社带来一定的社会和经济效益。
3、加强人才队伍培养，完善报社档案管理的规范性
在人才队伍建设方面，报社应重视档案管理人员的培养工作，使其拥有较高的业务能力和专业素养。档案管理人员应具备相关的专业知识，熟悉业务的各个环节和步骤，精准地掌握报社档案管理的方法与技术，科学管理档案。同时，报社档案管理人员应具有强烈的责任感，由于繁多的档案内容决定了管理工作的繁琐，档案管理人员必须严谨认真，不出现丢失或遗漏现象。在当今科学技术不断进步的新形势下，档案管理人员需要与时俱进，具备创新精神，探索出适合自己工作业务的新办法、好办法。新的信息化技术手段的到来，促使报社档案管理工作的技术和方法不断变化。拥有创新精神才能适应档案工作的不断变化和发展，才能开拓解决新问题的途径与方法。
【关键词】加强；公路；工程档案；管理；思考
一、公路工程档案管理的重要性
公路工程施工量的不断扩大使得公路工程相关的管理技术、施工技术、机械设备等方面的水平都得到显著提升，这对于全面提升公路工程的总体质量，不断完善公路工程的监管体系有着重大的意义。公路工程档案所记录的主要是与公路工程建设有关的计算、声像、图纸、图表、文字等相关内容，这些内容不仅有公路工程开展前期的勘测绘测文件、监理文件、设计文件，还有竣工验收文件和施工技术文件等。这些以不同形式记录下来的公路工程文献，将会由公路工程档案管理人员进行统一的整理、核对、分类、归档。公路工程档案不仅具有指导公路工程建设规划和工程决策的重要作用，还能有效地公路工程监督提供相关的参考案例和科学依据。公路工程档案当中可能涉及到工程建设单位的核心资料，采用先进的管理技术和计算机系统、工程档案管理软件等对这些资料进行优化整理，最后实行统一的电子化管理。不仅能有效地提升公路工程档案的管理效率和利用效率，同时还能为企业的发展和领导阶层的决策提供科学、准确、有效、可行的指导，对于工程建设单位的稳定、快速、可持续发展具有重要意义。
二、现阶段公路工程档案管理存在的问题
（一）档案管理观念较为薄弱。随着我国社会主义现代化进程的不断发展，档案管理科学化已经成为我国信息化建设前进不可或缺的一部分。现如今，档案管理在各个领域的地位越来越高，重要性也越来越显著。而在实际的公路工程施工过程当中，大部分的工程单位主要侧重于在工程当中投入大量的资金和人力资源，强调加强施工中的每一个环节，然而对于公路工程档案工作并不重视。有的单位甚至认为工程档案并不能为单位提供直接、有效的经济效益，在公路工程的建设过程当中是可有可无的。从而忽视对公路工程档案管理工作的安排，对管理人员素质和管理水平要求并不高，有的单位甚至不设立公路工程档案管理部门。有的公路工程建设单位设立了档案管理部门，但由于缺乏重视和投入力度的不足，使得公路工程档案管理部门形同虚设。
（二）档案管理方式较为落后。信息技术自发展以来逐步深入到人们的工作生活当中，从而衍生的各种各样的信息，这信息包含了有利用价值和无利用价值的内容，都会对人们的工作和生活产生重大影响。在实际的公路工程当中，由于管理人员管理水平较低，单位投入的经费较少等各种影响因素，使得档案管理部门的管理设备和管理设施相对落后。部分公路工程档案管理还沿袭传统的档案管理方式，没有使用具有科技化的仪器和设备来辅助完成档案管理工作，这使得档案管理工作的效率大幅度降低，同时也增加了档案管理工作人员的工作量。
（三）管理人员素质普遍较低。公路工程档案涉及的内容相对较多，只有拥有一定程度的专业知识、管理经验、管理技能才能有效地完成公路工程档案管理工作。公路工程档案管理工作人员对管理工作的认识不全面，工作上敷衍了事的现象较为严重。自身管理水平的不足使得公路工程档案的整体使用效率大幅度降低，还有可能导致公路工程档案混乱的问题，严重的影响了公路工程档案的管理效率和档案的后期使用效率。然而，公路工程档案管理人员普遍的整体素质不高，有的单位的档案管理人员直接从单位的其他部门选出，这部分员工缺乏专门的档案管理知识，没有档案管理经验。这很容易导致档案管理工作的混乱。特别是在面对较为困难的档案问题时，不是出现较大的失误就是束手无策。
三、有效加强公路工程档案管理的针对措施
（一）引导管理人员转变管理观念。思想决定意识，意识决定行为，良好的档案管理理念是做好档案管理工作的必要条件。想要使工程档案管理工作能够顺利、有效地进行，首先要转变公路工程单位和档案管理人员对公路工程档案管理的认识，只有在正确的管理观念的引导之下，公路工程档案管理工作才能顺利而有效地展开。因此，公路工程单位应加强对档案管理重要性的宣传，通过各种有效的形式在单位内部普及档案管理知识，不断地优化、深化单位内部工作人员和管理人员的档案管理意识，引导工作人员树立正确的档案管理观念。公路工程单位还可以根据宣传的需求和单位内部的情况，通过增加档案管理经费的手段来吸引内部工作人员的注意力，以资金带动管理人员和其他部门的人员深刻了解领导对工程档案管理的重视。公路工程单位还要强化内部其他部门工作人员的档案管理意识，动员其他部门的工作人员更好地配合档案管理部门的工作人员进行档案管理工作。
（二）建立健全工程档案管理系统。信息化的深入发展为公路工程档案的管理提供了更加高效、准确的设备基础，同时也有效提升了公路工程档案管理的科技化水平。公路工程单位可以设立专门的档案管理部门，然后聘请具有较高素质和专业化管理水平的人员来指导档案的管理工作。在对公路工程档案进行管理的过程当中，涉及到管理问题还需要建立档案管理台帐，对于档案的分类管理也应该按照相关规定严格来进行，并定期清查有无过期的公路工程档案。公路工程档案管理工作人员还可以加强对计算机软件的开发，然后根据单位内部的实际需求建立与公路工程相关的电子数据信息库，设立权限的方式为公路工程单位内部的相关工作人员提供相关的工作工程档案参考资料的查阅。将公路工程档案资源共享，从而最大限度地发挥公路工程档案的作用，并不断优化、更新公路工程单位内部的电子档案信息资源库，以达到建立完善的电子档案资源体系的最终目的。
（三）对管理人员进行专业化培训。档案管理人员负责档案管理工作，其素质高低直接影响了档案管理工作的质量。随着科技的进步，档案管理过程中涉及的、与科技相关的事物越来越多，设备的更新、载体的多样化等无一不对档案管理人员素质提出高要求。加强对公路工程档案的管理，不仅要提升相关管理人员的管理水平和自身素质，同时还要对公路工程档案的完整性、有效性、真实性等进行核对，以确保公路工程档案能够有效发挥其自身对公路工程的导向、监管、记录的作用。公路工程单位可以设立专项资金用于为档案管理人员安排具有专业化水平的培训，并聘请专人教授公路工程档案管理人员一定的电子计算机操作技巧，为档案管理人员提供交流学习的机会。通过多方面的培训，能有效地提升公路工程档案管理工作人员的计算机做图能力和做表能力，然后能够熟练地运用相关的仪器和设备来辅助完成档案管理工作。
四、结束语
对于公路工程的建设而言，加强工程档案的管理不仅是一项立足于当下的工程情况的必要工作，同时也是具有长远发展性目光的重要决策。公路工程的管理模式和管理方法，都是随着社会和科技的发展而做出一系列改变的。在信息技术高速发展的当下，有效地利用信息化的手段管理公路工程档案不仅有利于全面提升公路工程档案的管理效率，同时也是保证公路工程质量得以稳定提升的重要环节之一。通过全面的提升档案管理人员的自身素质和档案管理水平，以确保工程档案管理工作能为工程创造更多的经济效益，为公路工程的发展乃至公路行业的发展提供有较高价值的参考。
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