时间：2023-12-29 10:41:34
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关键词：工商企业；信用档案管理；建设
在市场经济的发展浪潮中，信用是一切经济活动的前提和基础，而工商企业是市场经济下各种活动中最重要、最活跃的主体，企业在市场活动中形成的信用档案，对我国的社会主义市场经济的发展以及各项经济制度的完善起着至关重要的作用。工商企业建立信用档案是企业加强管理的需要，是维护合法权益的需要，是参与市场竞争的需要。把工商企业形成的对国家和社会具有保存利用价值和应当保密的档案完整地保留下来，是工商企业应依法履行的义务。
工商企业信用档案是指和企业及其法人的基本情况、企业的信用状况相关的文件材料的总和，集中体现出企业在市场行为过程中的可信度、公信度和诚实信用的综合竞争力，是证实企业是否诚实守信、遵纪守法或有无违法违约、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据。工商企业信用档案是企业信用最直接的证明，有了它不但可以依法规范企业的行为，也可以使信用企业赢得其应有的经济利润。如果企业抢先一步，早日建立企业信用档案，就有可能在激烈的市场竞争中胜出一筹，占得先机。因此，工商企业建立档案，特别是建立信用档案是档案工作的一个新领域，也是一个社会系统工程，加强工商企业信用档案的创建工作，对建设社会诚信环境、规范企业经营行为、促进企业健康有序发展都具有积极的意义。
1 工商企业建立信用档案的必要性
1.1 工商企业信用档案的建立有利于企业信用体系的建设和完善。建立健全企业信用体系，关系到社会主义市场经济体系的完善，关系到经济社会的健康持续发展。企业信用体系的建设，在很大程度上依赖于企业信用档案的建立与完善。完整、齐全、真实的企业经济行为材料，是判断和评价企业信用状况的第一手材料。企业信用评价、信用监督、信用约束、信用担保等配套体系的建立，都要依赖于企业信用档案。
1.2 工商企业信用档案的建立有助于组织了解企业的有关情况，帮助企业获得更多的发展机会。对与企业有来往的组织或个人而言，建立企业信用档案有利于组织或个人了解企业的有关情况。通过企业信用档案，了解企业的经营资质、业绩、历史、诚信状况等，有助于消除市场上信息不对等的状况，保护组织或个人的合法权益。与一些组织或个人合作过程中，相互之间如果没有诚信基础，合作就很难进行下去。因此，企业信用档案在信用大环境下对企业来说至关重要，主要表现在以下几个方面：第一，企业信用档案准确记载企业生产产品状况，为企业赢得市场商机；第二，企业信用档案的建立是提升企业形象和产品品牌形象的需要；第三，企业信用档案是提升企业经营者社会形象，扩大企业知名度的需要；第四，企业信用档案有利于提高企业经营管理水平、企业整体素质和综合竞争能力，对促进企业健康发展能起到非常重要的作用。[1]
1.3 工商企业信用档案的建立，有利于上级主管部门对工商企业的规范化管理。企业信用档案可以帮助企业主管部门对市场主体进行监督管理，褒奖遵守诚信的企业，处罚不守诚信的企业，从而规范企业的经营行为。工商部门的企业信用档案在其利用过程中，因与其他档案性质不同，展现出了一些特性，主要包括以下几方面：
1.3.1 针对性强。从企业信用档案利用过程中所服务的对象来看，工商部门企业信用档案具有较强的针对性。由名称可以看出，工商部门企业信用档案的性质就是为了反映企业的信用状况，工商部门的职能一方面决定了它管辖和治理的范围限于在市场中进行经营活动的企业和个体户，而另一方面却也形成了其在规范企业行为、治理市场活动方面的专业优势。
1.3.2 影响范围广。从企业信用档案在其利用过程中所服务的对象看，工商部门企业信用档案具有广泛的影响力。工商部门企业信用档案与社会的每一方面都息息相关，影响着处在市场经济中的每一个活动主体。
1.3.3 资源共享的同时能够保护工商企业的商业机密。从企业信用档案的利用方式来看，在利用企业信用档案的过程中具有共享性和保护性的特征。一方面，社会上任何组织或个人都能获取企业的基本信息，在法定的规范程序下还可获得相关的信用信息，并以此作出信用决策，可有效防范信用风险；另一方面，企业信用档案中的某些内容又涉及商业秘密和个人隐私，如企业资产状况、企业的交易活动、法人的个人资料等，具有一定的机密性，不宜对外公布利用。[2]
2 工商企业信用档案的基本内容
企业信用档案从形成渠道看，可分为直接信息与间接信息。直接信息是指企业自身活动中形成的信用材料，如企业基本情况、资产状况、借还贷记录、纳税记录、会计报表等；间接信息是与企业相关的单位形成的反映企业信用状况的材料，如工商、税务、金融、质量认证等部门关于企业经营、纳税、贷款产品质量等记录以及来自客户或消费者的评价。
从具体内涵看，主要包括企业资本信用档案、商业信用档案、管理信用档案等三个方面的内容。第一，企业资本信用档案，主要指企业按照公司章程的规定缴纳投资款，按期归还各种借款本息，按公司章程向投资者分配股利；企业的贷款记录，贷款方式、作用，还款情况；担保单位、金额、期限等情况记录等。第二，商业信用档案，主要指企业在生产经营过程中不生产销售假冒伪劣产品，不进行商业欺诈，按时向购货方供货，以及产品质量记录，产品质量标准、状况等。第三，管理信用档案，主要指企业向外提供真实合法的财务会计报告，严格执行各项合同、协议，按期交税等记录。[3]
3 工商企业信用档案管理体系建设的具体举措
3.1 加大宣传力度，重视工商企业信用档案的建设。工商企业作为经济实体，应该更加重视信用问题。只有充分在思想上重视，转变单纯追求经济利益、无视信用的落后观念，才能在目前的市场竞争中占据有利地位，形成规范的企业信用档案体系，达到国家强调的可持续发展要求。企业信用档案体系建设既是一项长期而复杂的系统工程，又是一项当前亟待加强的重要工作。各企业要高度重视企业信用档案的建立工作，切实加强组织领导，指定专门的职能部门和人员负责此项工作，做到科学筹划，精心组织，以推动企业信用体系建设的规范有序进行。现阶段，我国企业的信用档案意识淡薄，不利于企业发展，所以，我们要通过企业报刊、宣传栏、各种会议和培训，加强宣传，营造重信用、讲信用、守信用的舆论氛围。努力增强职工的“信用档案”意识，促使企业珍惜自己的信用记录，这也是建立企业信用档案的基础和切入点。[4]
3.2 工商企业信用档案可与业务档案统一管理，做到及时更新和完善。收集是档案工作的首要环节。由于信用档案的来源广泛，它不完全由企业自主产生，因而一定要把好“收集关”，收集时要注意以下几个方面：1.注意内部收集与外部收集相结合，使来自政府管理机关、银行、税务、审计等外部生成的信用档案不至于流失；2.注意集中收集和随时收集相结合，强调随时收集；3.注意专职档案员和兼职档案员相结合，特别注意发挥企业兼职档案员的作用。
3.3 完善规章制度，建立工商企业信用档案管理制度。建立工商企业信用档案，首先要建立企业信用档案的管理制度，以此促进企业信用档案有序管理和依法移交。制度制定要在国家有关法律法规的基础上，对信用档案管理原则、信用档案的形成和归档、信用档案的开发、信用档案的利用等作出规定。培育良好市场信用体系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罚的制约机制，确保契约主体权利不受侵害。各有关企业要按照建立企业信用档案的要求，建立和完善相关的规章制度，为企业信用档案建设提供制度保障。
3.4 工商企业信用档案的安全维护。工商企业信用档案中，有些内容涉及商业秘密和国家安全法保护范畴，因此在提供信用档案利用时，注意保护好商业秘密和国家安全利益。只有经过授权的机构，才可以利用信用档案，同时，根据各个授权机构的不同权限和特定需求，提供不同内容层次的信用档案。要在保护好隐私权的前提下，开发利用好企业信用档案信息。企业信用档案建立后就要依照法律的各项规定合理公开。当前，企业信用档案的利用过程中公众最主要的疑问聚集在企业信用档案利用是否会侵犯隐私权。企业信用档案中披露的信息主要是针对企业的财务收入信息和名誉内容，记录企业的优良行为和不良行为，而这些信息通常被人们视为隐私不愿意公开，我们有必要弄清楚隐私权的法律规定，根据法律规定合理披露企业信用档案，在保护好隐私权的前提下，最大限度地发挥企业信用档案应有的作用。 [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一专业档案管理论文，欢迎光临dYLW.neT]
参考文献：
[1]夏凤娟，白爽.对加强民营企业信用档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2008（2）.
[2]赵惠，尚珊.论工商行政管理部门企业信用档案的利用[J].科技情报开发与经济，2014（6）.
中小企业是社会经济活动的重要组成部分，在国民经济中起着越来越重要的作用。但由于各种原因，中小企业的企业信用信息异常缺失，成为中小企业进一步发展的瓶颈。因此，在当今信用社会、网络社会的时代背景下，完善中小企业信用信息档案化管理，成为促进中小企业发展的战略机遇。
企业信用信息与企业信用信息档案化管理
企业信用是指一个企业履行自身承诺的意愿与能力，它的基本载体应该是企业履行承诺的历史记录。具体而言，企业信用涉及到企业与企业之间、企业与政府主管或者相关部门之间、企业与银行之间以及企业与消费者和内部职工之间的相互信用行为。现代企业信用应该是指企业能够履行与客户、员工、消费者以及社会约定的职责而取得的信任。企业信用不仅仅包括狭义的借贷信用，应更广泛地包括企业的生产经营质量信用、服务道德信用、贸易合同信用、内部管理信用等诸方面。而所谓企业信用信息档案化管理是指先形成企业信用信息档案，然后再进行日常动态管理。企业信用档案是指对企业信用信息通过运用档案学的原理、方法对其在生产过程中产生的各种信用信息，包括产品质量信用信息、服务道德信用信息、贸易合同信用信息、内部管理信用信息等各种信用，按一定原则进行收集、整理并储存形成该企业相应的包括文字、图像、声音及其他各种方式和载体在内的文件汇总。企业信用档案动态管理是指通过对企业信用档案进行动态更新，即建立以企业信用的举报核销机制为中心的动态管理模式，确保企业信用信息的时效性、真实性、准确性、可靠性和合法性，达到社会认可并最终实现信息共享，产生良好的经济效益和社会效益。
著名经济学家厉无畏曾经指出：建立社会信用体系，首先要建立一个完整的信用档案，全过程地记录市场经济主体的交易行为，并实行信息联网。企业作为市场经济主体，在其经营活动的各个阶段和各个方面都会留下其特定的信息记录，是社会信用体系建设的重要基石。因此，随着市场经济的发展，加强企业信用的档案化管理刻不容缓。大企业由于影响大，受到社会方方面面的关注，因而大企业信用信息的征集、运用比较方便。而中小企业由于知名度不大，不太受社会关注，可能相应的信用信息难于征集、运用。但中小企业是社会经济活动的重要组成部分，在扩大就业、活跃市场、增加收入、稳定社会以及形成合理的国民经济结构方面起着难以替代的作用。因此，在企业信用管理中要尤其重视对中小企业信用信用的档案化管理工作。
中小企业信用信息档案化管理的必要性
对中小企业信用信息进行专门的档案化管理，可以将中小企业完全置于社会各界的监督之下，对促进中小企业的发展产生具有极大的推动作用。
1、信用信息档案化管理有利于政府加强对中小企业的市场监管
企业信用档案是企业的重要资产，关系到企业的生存和发展，在企业改制上市、申报驰名商标、开拓市场以及在政府管理部门及其他有关部门对企业信用的评估和监督中都发挥着重要的作用。相关政府部门通过对中小企业信用信息档案的调阅、公示、使用，能更好地对企业进行市场监管。如上海启动的企业信用警示系统，其重要功能之一就是将关于企业信用的不良信息(包括法人代表)记录在案，锁进“黑名单”，使失信者付出沉重的代价；而出现在“红名单”里的优良信息，表明该企业具有良好的信誉，是值得依赖的优质企业，从而使该企业得到更好的发展。
2、信用信息档案化管理有利于维护广大消费者的切身利益
目前，由于中小企业信用信息档案管理不完善，某些中小企业为了暂时的利益，不惜以假乱真、以劣充优，严重地损害了广大消费者的利益。以至于“瘦肉精”事件、“三聚氰胺”事件、“仿瓷餐具”诸如此类的恶性事件频发。如果有了一个完善健全的具有权威的中小企业信用信息档案的超然存在，凡是这些损害消费者利益的事件发生，都会在该企业档案内记下不光彩的一笔，从而影响该企业的声誉，这样将形成极大的震摄力，无须司法介入，就能对企业形成强有力的约束。
3、信用信息档案化管理有利于加大金融机构对中小企业的融资支持
目前，金融机构对中小企业发放贷款时，十分重视中小企业信用信息的调阅、使用，并以此作为是否对中小企业发放贷款的依据。而中小企业信用信息的异常缺失，往往造成中小企业融资困难。因而，借助于完善的中小企业信用档案，金融机构可以大大简化在贷款审核、审批环节的程序，从而加大金融机构对中小企业的融资支持力度。
4、信用信息档案化管理有利于中小企业提高信用自律意识
当今社会是开放性社会，网络系统异常发达，只要中小企业信用信息档案管理完善、具有权威性，那么只要有企业敢涉及坑蒙拐骗事件，那么利用强大的网络，定会让该企业在市场竞争中黯然退场。为了在市场竞争中赢得客户信任和提高企业自身的美誉度，中小企业就会强化自我约束，提高信用自律意识。
中小企业信用信息缺失及其成因
当前，制约中小企业信用信息档案化管理的突出问题是中小企业信用信息异常缺失，对一个中小企业，相关政府机关、金融机构或客户很难系统地得到其详细的信用信息。信用信息缺失的原因包括：
1、信息的完整性与准确性有待提高
中小企业的信用信息包括企业概况、注册资本、对外投资、高管人员情况、主要财务指标、企业经营以及其他重要信息等lOO多项指标。这些指标在目前征信体系下很难如实地体现在信用记录中去。
2、中小企业重视程度不够
企业缺乏积累信用的意识是中小企业信用体系建设的最大障碍，尽管采取多种措施开展宣传教育，但是中小企业相关人员对建立信用信息档案的认识不高，参与和配合中小企业信用档案建设的积极性较低。
3、行政规章，法律不健全
由于目前相关配套的法律法规尚未建立，中小企业并没有向金融机构、消费者等提供信用信息的义务，而仅仅依靠宣传和上门说服来推动中小企业信用体系建设，一时很难达到预期目标。
中小企业信用信息档案化管理的对策
强化立法建设，充分保证社会各界对中小企业的失信行为的举报权，同时也应保证受举报企业对失信行为进行补救纠错后的核销权。目前在我国中小企业信用信息的相关行政规章、法律尚未健全的情况下，在尽陕制定《信用信息征集法》、《信用公示法》的基础上，要尤其注意要制定《企业信用举报核销法》，社会各界对企业(包括中小企业)应对其不信守承诺的不诚信行为有举报权，中小企业信用信息管理机构在基本事实清晰、证据确凿的情况下就应把这些信息记录下来。当然，对于被举报企业只要在规定的时限内进行了相应的整改，应有相应的申请把其不良记录进行核销的权利。这样，动态进行中小企业信用档案管理就做到了有法可依。
合理整合机构，组建高效的能满足社会需求的中小企业信用信息管理机构。凡是涉及到企业信用信息的包括工商、海关、税务、银行、质检、统计、环保、劳动等诸多相关政府部门应相互配合，为中小企业信用信息档案化管理工作群策群力。根据我国实际，结合国际经验，可以考虑建立专门负责中小企业信用信息的国家级主管部门――中小企业信用管理局。该机构由中国人民银行、国家工商行政管理总局、国家税务总局等部门相关负责人组成，它直接隶属于国务院，全面负责中小企业信用信息档案化管理工作。
一、燃气企业深化档案管理信息平台建设的必要性
在燃气企业深化档案管理信息平台建设的意义主要体现在三个方面。首先，档案管理信息平台能够切实的保证企业档案信息管理的真实性、实效性、完整性以及可用性，与传统的档案管理手段相比，档案管理信息平台的建设能够更好地实现档案管理的这四种功能，这对提高企业档案管理工作效率和效能具有十分积极的意义。其次，档案管理信息平台强化了档案的实用性，通过信息管理平台，档案使用者能够快速的查找和检索到自己需要的档案信息，能够在企业海量的档案资料中迅速的定位自身的需要，而且还能够检索出其他相关的资料，与传统手工检索相比，定位更精确、迅速，内容也更加丰富。最后，作为一个一体化的综合信息管理平台，能够促使企业档案信息在纵向上实现贯通，横向上实现信息集成，并且能够实现高度的信息共享，企业建立档案管理信息平台之后，能够通过网络实现档案信息传输、档案管理自动化，实现档案信息利用在线化，这在一定程度上来说扩宽了档案信息的使用时间和空间，能够为企业战略决策、企业管理提供更加及时的服务和参考。
二、档案管理信息平台在燃气企业中的建设探究和分析
1.确立档案管理信息平台建设目标
燃气企业建立档案管理信息平台的建设目标是为企业档案管理提供一个管理科学、功能齐全和优质服务的现代化管理网络平台。根据燃气企业档案管理工作的实际，档案管理信息平台建设的具体目标可以分为三个主要方面。首先，要在企业内部建立一个综合档案综合管理平台，开展燃气企业档案管理工作，并且能够在横向和纵向上为档案管理工作提供服务，另外，还要建立一个对外统一的档案系统数据接口，能够燃气企业管理中常用的OA办公系统、GIS系统等数据轻松导入到档案信息管理平台上。其次，要根据燃气企业的业务范围和规模等建立档案信息数据查询中心，一般情况下，要包括档案信息管理中心和现行文件查阅中心两个主要的数据查询中心，这样能够方面各个部门通过统一的数据方式进行档案目录管理和相关文件查询。另外，为了确保档案管理信息平台的正常运转，还要在燃气企业公司内部建立一支专业化的档案信息业务管理队伍，对档案管理工作人员进行专业培训和相关的计算机性能培训，为档案管理信息平台的建设提供有力的人力资源支持。
2.燃气企业档案管理信息平台建设的方案和实施
在确定了档案管理信息平台建设的目标之后，要针对燃气企业的实际建设档案管理信息平台的实施方案。为了更好地将档案信息管理工作与企业其他经营活动紧密地结合在一起，可以采用以OA办公平台为基础，分两期建设的实施方案。其中，一期建设的内容是实现档案管理信息平台与OA办公平台的数据链接，二期平台建设的内容是实现档案管理信息平台与GIS系统的数据链接，通过两期建设能够实现燃气企业档案管理信息平台数据收集的网络化和全面化、档案业务管理的高效性、管理工作的规范性以及查询检索的共享性。在人员建设方面，需要建立以企业内部档案管理办公室为核心的，以各相关办公室组成专、兼职档案管理网络队伍。在组织实施的过程中，要注意以下几个方面的问题。首先，要明确企业统一组织、统一规划和统一实施的工作方式，要对企业内部各个单位和部门的档案管理理念和经验进行总结和分析，统一档案管理信息平台的建设规范、建设标准以及后期的档案管理信息平台操作标准。其次，要成立一个专门的工作小组来负责档案管理信息平台的建设工作，负责整个建设过程的组织协调和项目建设情况，并且要配备相关的业务小组和技术小组，明确各个小组的工作任务，其中业务小组的主要任务是编制档案管理信息平台需求说明书，为档案管理信息平台建设提供方向和内容指导，而技术小组的主要任务是完成档案管理信息平台的总体设计方案，对其提供技术指导和监督，确保平台建设工作的人力支持。
三、燃气企业档案管理信息平台的技术优势分析
1.管理信息平台实现了档案电子文件的前段控制
所谓的前段控制就是将企业档案管理工作中的某些环节能够提到文件管理阶段来进行，这样能够提高档案管理工作的效率。在平台建设的过程中，可以将综合的档案管理做法和经验融入到管理系统中，在档案文件材料的形成过程、流转过程中就考虑到档案的归档和保存要求，这样能够在电子档案文件的源头对电子文件进行控制，在归档过程中能够保证电子档案的各个属性得到妥善和准确的保存，确保归档工作质量，通过档案管理信息平台能够实现档案数据的一次性采集和终身使用功能。
2.管理信息平台实现了档案电子文件的集成管理
所谓的集成管理就是将档案管理的各个环节如著录、坚定、录入、保存和管理等与电子档案文件的形成、流转、整理、签发、归档和保存各个使用功能紧密地结合起来，例如在电子文件流转的过程中就对预归档文件进行归档标记，这样在档案管理人员进行文档鉴定的时候，就能够做到有的放矢，既保证了文档坚定质量，又提高了档案鉴定工作效率。电子档案的集成管理能够极大地减少人为因素对档案管理工作的干扰，降低档案接收和保管的复杂性，规范了档案归档的过程和程序，确保了档案管理的安全性，对提高企业档案管理工作效能具有十分积极的意义。
四、燃气工程中档案管理信息平台的实际应用
燃气工程文件材料在档案管理信息平台一期工程中可以得到更好的控制，档案管理信息平台可以对燃气工程项目施工中的立项审批、环评工作、安全性评估、设计和工程管理、设备采购等环节的信息全部实施管理，并构建完善的燃气工程的档案管理目录，通过档案管理平台可以对详细信息进行查询。档案管理信息平台二期工程能够和GIS联系，因此GIS数据可以和档案目录信息进行一一对应，对于燃气管道的属性资料可以方便快捷的在档案管理信息平台中进行查询，可以使人员物力大大减少，提升工作的效率，为燃气工程项目施工提高具体的信息。
五、结语
关键词：企业档案管理；技术；网络信息化；建设
档案是企业、政府机关单位、事业单位等多个组织机构的重要历史记录，其主要以图表、数据、文献等多种形式作为载体。而网络信息化下的档案主要是一种信息资源，即能够实现网络共享，并以信息和多种载体形式一同呈现出来，即这种档案信息包括与档案载体有关的信息资源，能够使档案内容更加真实完整及可靠。而随着我国社会形态，经济与科技的迅猛发展，档案管理模式逐步走向了信息化、网络化、数字化等的多种档案管理形态，使得档案资源能够充分开发，便于企业等多种组织机构办公作业。
一、档案管理实现网络信息化的现实意义与重要价值体现
档案管理实现网络信息化必须要以信息产业技术作为主要媒介，通过计算机、网络硬件平台等多种设备或渠道体现出来。简单来说，它最为重要的现实意义与价值就是使得档案管理由纸质管理走向了信息化形态下的整合管理模式，使其实用性与可靠程度大有提高。具体体现在以下几个方面：
（一）工作效率大幅度提升
档案管理由纸质管理时代过渡为微机网络化形式后，能够轻松的将过去以立卷形式为主的档案管理转变为实时文件归档管理形式。这样不仅使得以往的工作量大幅度降低，同时还能随时查缺补漏，将遗漏之处或整合管理不足之处加以弥补，如可以随时插入办公所需的其他信息文件，从而能够满足现代化档案管理办公所需，提高工作效率与质量。同时，网络信息化形态下的检索功能的体现也能够使得办公作业更加方便与实用。
（二）档案能够实现可靠与完整
网络信息化下的档案管理能够利用现代办公作业自动化所需的扫描仪与数码影像等设备进行扫描，扫描后的图片还能与原档案进行对比，从而起到了完善档案文件内容这一目的，而不会向传统纸质档案管理时那样繁缛，即整理不好或工作疏漏时造成档案文件腐烂与丢失等。
（三）调用档案文件更加实用与方便
以往在使用办公所需的档案文件时，要先查阅档案记录簿以找出档案文件所在区间，从而才能调出档案。而网络信息化形态下的档案调用，可以利用模糊搜索、结果查找、以及高级检索等功能去筛选档案信息。这样不仅使得档案使用更加实用与方便，还利于异地查阅相关档案文件，即实现了档案远程管理与调用，能够更为充分地体现档案的使用价值。
（四）分级管理与权限设置能够保障档案保密程度
网络信息化形态下的档案查阅可以设置登陆查阅权限。这种权限设置，一是明确了使用者自身可查阅文献资料的权限级别，二是能够将使用者的登陆情况与调取文献资源情况进行在案。也就是说，使用者通过查阅权限等级的设定，能够保障文献资源的保密性及完整性，在其使用文献资源的基础上，将使用情况及时反馈给档案库相关工作人员，以便利于掌握档案工作的执行情况。
二、档案管理网络信息化建设进程中存在的主要问题
网络信息化形态下，档案文件的相关数据与信息资源等能够存储于光盘、磁盘、优盘等多种媒介中；即以数字化代码形式载体依赖于存储媒介、计算机软件、网络硬件平台等，从而真正体现其重要价值。所以，档案管理实现网络信息化有着它实用方便的特性的同时，还存在着自然因素与人为因素影响着它的操作安全程度。另外，信息产业技术下的档案信息资源或电子数据等，对操作设备与操作环境的依赖程度较高，所以在档案网络信息化管理形态下的档案安全为之重要。相比档案纸质管理时，档案管理网络信息化的实现更加方便实用，而传统纸质档案管理时可能会出现自然耗损与人为管理不当造成的档案资料、重要文献的损失与破坏。由此看来，档案网络信息化管理更加看重于信息资源的绝对安全。尤其是在当前信息产业技术盛行的年代，网络黑客也应运而生，他们的破坏手段无所不在，可以利用电脑病毒、木马程度等实现远程攻击计算机系统，从而有很大可能会导致档案重要文献、电子文件的灾难性后果发生。除此之外，档案管理办公人员的操作不当或相关计算机应用体系知识欠佳，也会造成重要文件资源的损坏，即安全性或者说是档案可靠程度难以保证。
三、档案管理网络信息化的必要实行举措
（一）提高档案信息安全程度
档案信息安全程度必须得以保证，以此才能实现档案使用阶段的充分价值，且使得网络信息化建设进程的开发效率与质量更进一步。所以，档案管理工作必须要做好杀毒软件的安装以及防火墙的安全设置与维护。利用杀毒软件和防火墙定期对电脑进行安全检查，尽量防止病毒的入侵。而对于数据载体的物理故障和设备的技术故障，就必须要管理人员在管理的过程中定期对数据载体和设备进行检查，从而避免发生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，还应该加强档案数据资源与重要文献信息等的保密工作；在管理时应该制定管理制度，使档案管理网络信息化建设工作进程能够有章可循；为了防止人为的破坏，可以采用进入系统时输入密码的方式对网络进行管理，让登陆系统的人都进行身份验证，预防了一些蓄意破坏资料的人入侵系统。
（二）开发自身单位所需的档案管理软、硬件设施
要加快档案信息化的建设，就要配置与档案管理信息化相适应的软、硬件调教，从而使企业档案信息化建设加快发展。企业等组织机构要开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件。企业实现档案信息化管理的主要软、硬件设施包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，如信息高速公路和宽带网，各种通信子网，内部局域网及与之配套的软硬件设备如交换器、路由器、大容量储存设备、高性能服务器，以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。
（三）打造一支技术团队
任何行业都需要人才作为先进技术生产力，尤其是当前竞争异常激烈的知识经济时代。同样，档案管理由以往纸质时代过渡为信息网络化应用进程时代，档案管理工作的技术含量也大幅度提升
。另外，当前网络信息化档案管理的人才也很金贵，人力资源稀缺程度较高。这是因为档案信息化管理需要大量的信息处理、技术研发、计算机语言编程人员、数据维护人员等多种岗位工作人员，并且需求这帮人才的专业知识储备程度够强，能够满足现代化档案工作所需。为此，企业应当打造一支专业技术与自身素质水准较高的工作团队。要求其能够熟练操作计算机信息管理系统与做好档案管理工作的基础上，树立起责任意识及保持好健康工作心态，以此才能满足网络信息化档案管理工作所需的各项要求。
结 语：
总之，档案信息管理的工作任务在现代企业管理角度看来十分艰巨，并且责任重大。这是因为当前信息产业技术盛行，企业必须在满足市场需求的前提下，还要兼具满足自身所处发展环境下的各项建设作业进程的开发技术需求，以此才能实现稳定经营与健康发展。
参考文献：
[1] 王瑶. 档案信息自动化系统管理问题的思考[J]. 黑龙江科技信息, 2007,(21) .
[2] 郭志敏. 档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J]. 山东档案, 2008,(05) .
（广东电网有限责任公司江门鹤山供电局，广东 鹤山 529700）
摘 要：本文分析了供电企业文书档案信息化管理中的意义，并提出了信息化管理的有效途径。
关键词 ：供电企业；文书档案；管理；利用
中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1000-8772（2015）19-0087-02
收稿日期：2015-06-12
作者简介：吕红怡（1972-），女，广东鹤山人，本科，馆员。研究方向：档案管理。
一、供电企业文书档案的信息化管理的意义
1、全面提高企业文书档案管理水平
大数据时代背景下，现代化信息技术、智能技术、现代科技持续发展。随着供电企业业务量的不断上升，其文书档案的信息量、数字量也持续累积，在数字信息技术的辅助支持下，能够极大地提高文书档案管理效率，方便信息的快速搜索、查询，从而实现档案资源的高效利用，推动企业文书档案管理的积极创新。所以，创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统，对其管理水平的提高具有十分积极的意义。
2、推动企业文书档案管理的数字化、网络化
在大数据背景下，网络技术、信息技术都体现出超强的数据计算、检索、查询、储存等功能，也能够实现数据信息的远距离传输、转译等。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径，实现了规范化、准确化、高效化管理，这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理，从而确保信息安全。相反，企业文书档案的数字化管理又推动了其网络化管理的实现。
因为在数字信息技术的支持下，一些档案资料可以以数据、信息的形式被输入网络系统，通过网络系统登录能够实现信息的查询、更新与咨询等功能。
3、促进文书档案的利用与共享
在现代化数字信息系统的有效支持下，供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用，具体体现在：为企业各个部门、各个阶层、各个岗位的工作人员提供及时、快速、有效的信息咨询与查询服务。网络信息数据背景下，供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统，就能够实现检索、查询、查找、分析与保存等操作，这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限，同时，也维护了企业档案信息资源的安全，通过数字信息系统、网络系统能够实现档案信息资源的不同层次、不同地域间的有效共享。
4、促进文书档案管理走向现代化
现代化的社会是数据信息社会，大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发展任务，供电企业必须紧跟时展步伐，其各项管理工作要迈向数字化、智能化、信息化行列，要融入计算机技术、网络技术、通讯技术等行列，善于利用这些技术来武装自身，文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨，才能加快文书档案管理的现代化步伐，才能更加适应现代社会，才能实现同其他行业的有效对接，也才能为客户提供更加满意的服务。
二、供电企业文书档案的信息化管理及利用
1、创建并完善档案数字化管理制度
健全的制度是档案数字化管理的有效依据，因为只有创建规范、完善的档案管理制度，才能实现档案数字化管理的规范化、制度化、正规化。因此，供电企业必须意识到制度的重要性，建立健全一套科学合理的档案管理制度，并严格要求相关人员依照制度开展工作，围绕制度进行管理，利用制度来规范管理人员行为，以此达到文书档案的规范化、正规化管理。
2、文书档案的数字化管理
以往的文书档案管理形式为纸张管理，其特征为：繁杂、工作量大、占用空间大、查询不灵活等。数字时代的来临，数字信息技术的使用则化解了其中的矛盾和问题，通过借助现代信息技术、数字化软件、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量、控制工作强度。供电企业必须推动文书档案的数字化管理，创建电子数据库，从旧式的纸张式管理上升为电子化、数字化管理，形成电子档案系统，使供电企业档案文书管理纳入数字化管理行列，以此来推动档案的信息化管理。
3、强化文书档案的网络化管理
供电企业文书档案走向数字化管理后，依然要朝着网络化管理方向发展，这是因为只有通过现代网络系统进行联网，依托于网络系统来加强各个区域间的联系，才能实现各个地域、网络系统中用户之间的信息资源共享，可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势，具体的网络化管理包括：文书档案的网络分类、归档、组卷、借阅、查询、检索、传输、下载、读取、保存等。借助网络数据信息系统能够进一步扩大文书档案资源的普及范围，加大文书档案资源的开发和使用力度，以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥。
4、企业文书档案的安全化管理
企业文书档案的信息化管理与利用是利弊并存的，其优势方面不言而喻，然而，其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁。安全问题也是大数据背景下所普遍面临的问题，信息能否被安全、合理地传输和利用是供电企业非常关心的问题，因为它关系到企业秘密信息的安全度，关系到企业的经济利益。
供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进、更新、维护与升级管理力度，做好保密工作，维护系统安全，确保信息安全，具体可以从以下方面做起：
第一，加强安全防护。提高工作人员的业务素质与工作能力，控制其失误操作，及时排除系统故障，定期清理系统病毒、增设网络安全防护系统，防止黑客、病毒等的非法（下转124页）（上接87页）攻击，彻底维护文书档案信息的安全性、保密性。
第二，做好安全密保工作。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数，一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置，这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性。
5、推进文书档案的信息化利用
现代社会是信息化智能社会，信息技术已经渗透到各行业，为各行业的经营、运营与管理提供了全新的动力，创造出了可观的效率和效益。
电力行业文书档案管理作为一项复杂性、繁琐性的工作，也必须借助现代信息技术的大力支持，供电企业必须加大力度推进文书档案的信息化利用。
首先，供电企业必须积极引进、推广并使用现代化档案信息管理软件，例如：易度资料管理软件，等。招纳优秀的信息技术人才，为企业编制专门的文档管理信息系统，并做好信息系统的定期检查与维护工作，维护系统的安全、常规运转，推动企业逐步走向文书档案的电子化管理。
其次，档案部门要强化信息服务理念与敏感度。档案管理人员必须具备较强的信息意识，根据信息的源头来收集、储存信息，必须对公开的信息保持高度警惕意识。同时，能够根据已有的用户信息，进行深入、系统的分析，从而掌握客户需求，再围绕客户需求来规划出一套有针对性、有层次的服务策略，不断提升对文书档案信息资源的开发、整理、分析与转化能力，充分挖掘电子文书档案的信息功能价值，发挥对企业的信息服务功能，从而支持供电企业的高效运转。
供电企业文书档案的信息化管理，是电子信息与纸质文件管理同步进行的过程，企业既要加大电子信息系统的开发和利用力度，同时，也要加大对纸质信息资源的管理力度，只有这样才能有效控制对电子信息系统的依赖，也能为文书档案信息资源提供有效依据。
再次，拓展文书档案的信息化利用与服务。供电企业文书档案应该在企业的整个生产、研究、管理、运营各个方面发挥信息服务功能与作用，为供电企业决策的制定、发展目标的确立、未来发展规划等提供参考依据和信息咨询，体现出信息化管理模式下，档案资源信息服务的智能化、现代化、便捷化，例如：通过E-mail，网络对话系统、短信息通讯等模式来实现信息的传输与传送，以此来实现对企业内部人员的信息服务，启动网络硬盘、电子邮件系统等来为用户提供远距离的信息传输服务，确保企业员工能够通过下载、保存等形式来获得信息。供电企业还可以依靠信息系统面向广大服务对象来公开信息，以此来拓展服务范围，提高供电服务水平，确保用户能获得及时、有效的信息咨询服务。
三、总结
供电企业文书档案信息化管理工作关系到供电企业经济决策、发展目标、工作规划等的制定，必须加大对文书档案管理工作的重视力度，积极培养专业的行业人才，加大培训力度，加大资金投入力度，推动文书档案管理的信息化、现代化，从而为企业的发展提供信息性支持。
参考文献：
[1] 赵林峰.当前我国电力企业管理体制问题研究[J].华中师范大学，2012.9.
[2] 段文泉.水电工程可视化动态信息管理与控制理论方法及其应用[J].天津大学，2011.13.
论文摘要：信息产业化的快速发展，给企业档案管理工作带来了巨大影响。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍的效果。
档案，可以说是人类文化与知识的结晶，对其进行合理的开发、利用，实现档案信息化，对各类信息资源进行分类、分析，加以提取并利用，既能提高档案的利用效率，又能降低档案管理的成本，还能为企业和社会提供优质的服务，可谓一举多得。
1对档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障
我们所说档案的价值可以从两个方面来理解，一个是档案对于本单位的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面我们就可以看出对档案进行管理的重要性以及档案的可利用价值。开发与利用档案信息是企业求生存、求发展的需要。在市场经济的法则下，适者才能得到生存，与时俱进的强者才能得到发展，这就好比逆水行舟，不进则退。所以，高明的智者或聪慧的企业家都能做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，为企业的发展提供决策依据。
1.1档案信息的生命力源于开发与利用
首先，要重视推广交流以及服务环节的紧密连接。为适应市场经济发展的规律，企业就要重视档案信息的开发与利用，这是保障企业与时俱进的需要。因此要立足于广泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息持有，并从中进行科学地整理、分类归档以及动用网络平台进行录入，为企业的发展提供可靠性、科学性和前瞻性的信息。
其次，在信息的开发与利用的时候，要注意用科学的方法，加以甄别和求证，不断提高分析、整理的能力，使其信息开发与利用功能得以释放，进而提高信息开发与利用的工作价值。因为你提供的信息有吸引力、现实性强、参考价值大，就必然会引起领导者的注意和研究，这也是信息开发利用重要性的一个方面。
1.2 提供的档案信息要及时准确
信息重要性具有可采用性和价值性。为此，档案工作者要在浩瀚的信息之海中，应以猎人般的敏锐嗅觉、科学工作者般的缜密思维去汇集有用的信息，还要善于用档案管理系统的网络进行收集。为了确保信息的及时与准确就要定期举办各单位兼职档案员培训班，着力宣讲档案信息开发与利用的重要性、信息收集及时准确的必要性、档案信息申报标准及要求。以此来提高信息提供者的素质，力求信息提供的质量高、可信度强，从而保证信息提供的时效性。
2 建立企业档案信息网络平台的重要性
2.1 建立信息网络为企业发展提供信息共享平台
建立档案信息网络平台是适应市场经济高速发展、新科学、新技术不断涌现的需要。因为任何一个企业不能做到与时俱进，就有可能被时展的大潮所淘汰；只有跟上时代的速度，适应时展的步伐，才能积淀发展的实力。为什么有的企业发展到一定程度就停滞不前了，而有的企业可以发展到跨国公司的高度？其中一个重要问题就在于企业领导者重视信息开发利用的程度。运用网络平台资源共享，其效能是显而易见的。
2.2 建立档案信息网络，做到信息共享，共同开发与利用
企业档案信息开发与利用工作有其独到的地位与作用。为了使企业领导者在制定发展战略规划时体现其科学性，可行性，就必须发挥档案信息开发与利用的功能作用。档案信息系统在大范围集成化、凝聚信息量，利用计算机管理就能使档案管理实现现代化，因为随着社会经济、科技、文化的发展，档案信息的总量也出现了惊人的增长速度。所以运用计算机的管理功能，就能使档案信息达到图、文、声一体化，并在视觉和心理上，引起了领导者的关注。同时也体现出了档案信息存储量巨大、保管时限长、存储成本低和调用与参考及时的显著优势。
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2.3 建立信息网络平台强化档案管理功能的需要
作为档案管理部门有着得天独厚的条件与优势，这就是掌控大量的资料，存储相当多的信息。因此，要把信息的开发与利用纳入现代化管理工作之中，并不断强化档案管理的功能，提升档案信息管理的质量。企业建立档案信息网络，就为企业档案信息开发与利用提供一个平台。档案管理者利用网络获得大量信息，对信息及时进行分类开发编著。把企业内部网络与档案管理信息系统建立相关公开信息的链接就可以共享资源，在节约资源的同时，把信息公开职能逐渐迁移到档案管理信息网络中，让档案信息利用者形成一种意识，有利于档案管理其他资源的开发利用。企业各职能部门就可以通过网络平台对档案信息进行有效的利用与开发，从此提高其工作效率，为企业可持续发展发挥职能部门的作用，为企业增创效益。档案管理部门要精心地做好档案的收集工作，依据企业生产特点，切实搞好跟踪服务。对企业的基建、技改措施、科研等项工作。需要档案管理部门主动上门服务，以保障档案收集信息齐全，这样才能保证及时了解需求，提供必要的资料。例如：一个大型基建项目，从项目立项开始，档案管理人员就要事先编制归档工作计划、标准及要求，事中进行跟踪管理，参与计划与鉴定，事后进行归档资料的审查与验收。凡是对企业有价值的信息都应为档案收集的内容，以保证馆藏质量。以此享有丰富的信息量，开发才会有丰富可采用的信息，利用才满足企业可持续发展的要求。档案管理工作职能的加强，就在于把档案开发利用的价值植于生产，科研的建设之中，从而将档案知识财富及其潜在的生产力转化为直接的生产力，从而获得新的效益。
3着力提高档案工作者的素质及信息开发与利用的能力
档案的管理部门在认清企业档案信息管理开发利用的重要性同时，也理应加强对档案管理的科学性，信息开发与利用的价值性和独特性进入深入研究，在保管好大量信息的前提下，应及时地进行分类、鉴别及收录，为企业的发展提供科学有价值的信息。这就要求档案工作者要注重提高自身素质与能力，以适应现代化档案管理工作。为此，要强化五种意识：
3.1 强化学习与运用现代化管理知识的意识，提升档案管理的能力
档案工作者有别于其他专业，不仅专业性强，也要求其涉猎现代化管理知识，科学技术知识以及与档案管理相关的法律知识等。应当提供档案管理工作人员进修提高的机会，以不断提高自身素养。其作用是活用档案信息开发与利用，让档案信息所具有的功利性能有效地激活并开发与利用，为企业发展服务。同时也要在电子档案管理上有所创新。
3.2 强化超前意识，丰富档案信息
档案管理人员要了解和熟悉本企业的生产经营流程，掌握企业基本的生产属性，了解企业产品更新与发展的动态，以便随时地介入，以获取更加丰富的信息。要坚持做到三优化：第一，优化档案材料的征集范围，制定详实的工作标准。第二，要优化接收征集工作程序，明确重点、解决疑点、理顺难点。第三，要优化整理归档分类登录等工作，做到精化，细化和量化，使档案信息及时有效地传递企业相关部门，为理顺企业管理服务。
3.3 强化精通业务意识，不断吸纳新的管理工作标准与要求
业务学习要融会贯通，善于捕捉新的相关知识并适时地补充，以此来提高档案信息管理能力，有效地盘活档案信息的开发与利用工作。
4总之，企业档案信息开发与利用工作是现代化管理企业的一个重要环节，为此要在工作的实践过程中，不断修正管理工作标准，提高管理质量。因为这是档案管理现代化的一个显著标志，也是提高企业管理效益和经济效益的重要手段。所以企业档案管理人员要认真围绕管理，生产和效益这三个基准点，审时度势地进行档案信息开发与利用，以此推动企业管理在质与量上有一定的提升，进而使企业管理效益和经济效益得到显著的提高。
参考文献
[1]聂云霞. 信息公开环境中信息服务之对策思考[J]. 档案学通讯，2007（6）：37-39.
[2]李金峰.档案利用信息反馈工作的问题与对策探讨[J]. 档案学通讯，2007（3）：27-29.
[3]周毅. 档案信息化中的信息技术外包策略[J]. 档案学研究 ，2004（1）：54-56.
论文摘要：信息产业化的快速发展，给企业档案管理工作带来了巨大影响。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍的效果。
档案，可以说是人类文化与知识的结晶，对其进行合理的开发、利用，实现档案信息化，对各类信息资源进行分类、分析，加以提取并利用，既能提高档案的利用效率，又能降低档案管理的成本，还能为企业和社会提供优质的服务，可谓一举多得。
1对档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障
我们所说档案的价值可以从两个方面来理解，一个是档案对于本单位的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面我们就可以看出对档案进行管理的重要性以及档案的可利用价值。开发与利用档案信息是企业求生存、求发展的需要。在市场经济的法则下，适者才能得到生存，与时俱进的强者才能得到发展，这就好比逆水行舟，不进则退。所以，高明的智者或聪慧的企业家都能做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，为企业的发展提供决策依据。
1.1档案信息的生命力源于开发与利用
首先，要重视推广交流以及服务环节的紧密连接。为适应市场经济发展的规律，企业就要重视档案信息的开发与利用，这是保障企业与时俱进的需要。因此要立足于广泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息持有，并从中进行科学地整理、分类归档以及动用网络平台进行录入，为企业的发展提供可靠性、科学性和前瞻性的信息。
其次，在信息的开发与利用的时候，要注意用科学的方法，加以甄别和求证，不断提高分析、整理的能力，使其信息开发与利用功能得以释放，进而提高信息开发与利用的工作价值。因为你提供的信息有吸引力、现实性强、参考价值大，就必然会引起领导者的注意和研究，这也是信息开发利用重要性的一个方面。
1.2 提供的档案信息要及时准确
信息重要性具有可采用性和价值性。为此，档案工作者要在浩瀚的信息之海中，应以猎人般的敏锐嗅觉、科学工作者般的缜密思维去汇集有用的信息，还要善于用档案管理系统的网络进行收集。为了确保信息的及时与准确就要定期举办各单位兼职档案员培训班，着力宣讲档案信息开发与利用的重要性、信息收集及时准确的必要性、档案信息申报标准及要求。以此来提高信息提供者的素质，力求信息提供的质量高、可信度强，从而保证信息提供的时效性。
2 建立企业档案信息网络平台的重要性
2.1 建立信息网络为企业发展提供信息共享平台
建立档案信息网络平台是适应市场经济高速发展、新科学、新技术不断涌现的需要。因为任何一个企业不能做到与时俱进，就有可能被时展的大潮所淘汰；只有跟上时代的速度，适应时展的步伐，才能积淀发展的实力。为什么有的企业发展到一定程度就停滞不前了，而有的企业可以发展到跨国公司的高度？其中一个重要问题就在于企业领导者重视信息开发利用的程度。运用网络平台资源共享，其效能是显而易见的。
2.2 建立档案信息网络，做到信息共享，共同开发与利用
企业档案信息开发与利用工作有其独到的地位与作用。为了使企业领导者在制定发展战略规划时体现其科学性，可行性，就必须发挥档案信息开发与利用的功能作用。档案信息系统在大范围集成化、凝聚信息量，利用计算机管理就能使档案管理实现现代化，因为随着社会经济、科技、文化的发展，档案信息的总量也出现了惊人的增长速度。所以运用计算机的管理功能，就能使档案信息达到图、文、声一体化，并在视觉和心理上，引起了领导者的关注。同时也体现出了档案信息存储量巨大、保管时限长、存储成本低和调用与参考及时的显著优势。
2.3 建立信息网络平台强化档案管理功能的需要
作为档案管理部门有着得天独厚的条件与优势，这就是掌控大量的资料，存储相当多的信息。因此，要把信息的开发与利用纳入现代化管理工作之中，并不断强化档案管理的功能，提升档案信息管理的质量。企业建立档案信息网络，就为企业档案信息开发与利用提供一个平台。档案管理者利用网络获得大量信息，对信息及时进行分类开发编著。把企业内部网络与档案管理信息系统建立相关公开信息的链接就可以共享资源，在节约资源的同时，把信息公开职能逐渐迁移到档案管理信息网络中，让档案信息利用者形成一种意识，有利于档案管理其他资源的开发利用。企业各职能部门就可以通过网络平台对档案信息进行有效的利用与开发，从此提高其工作效率，为企业可持续发展发挥职能部门的作用，为企业增创效益。档案管理部门要精心地做好档案的收集工作，依据企业生产特点，切实搞好跟踪服务。对企业的基建、技改措施、科研等项工作。需要档案管理部门主动上门服务，以保障档案收集信息齐全，这样才能保证及时了解需求，提供必要的资料。例如：一个大型基建项目，从项目立项开始，档案管理人员就要事先编制归档工作计划、标准及要求，事中进行跟踪管理，参与计划与鉴定，事后进行归档资料的审查与验收。凡是对企业有价值的信息都应为档案收集的内容，以保证馆藏质量。以此享有丰富的信息量，开发才会有丰富可采用的信息，利用才满足企业可持续发展的要求。档案管理工作职能的加强，就在于把档案开发利用的价值植于生产，科研的建设之中，从而将档案知识财富及其潜在的生产力转化为直接的生产力，从而获得新的效益。
3着力提高档案工作者的素质及信息开发与利用的能力
档案的管理部门在认清企业档案信息管理开发利用的重要性同时，也理应加强对档案管理的科学性，信息开发与利用的价值性和独特性进入深入研究，在保管好大量信息的前提下，应及时地进行分类、鉴别及收录，为企业的发展提供科学有价值的信息。这就要求档案工作者要注重提高自身素质与能力，以适应现代化档案管理工作。为此，要强化五种意识：
3.1 强化学习与运用现代化管理知识的意识，提升档案管理的能力
档案工作者有别于其他专业，不仅专业性强，也要求其涉猎现代化管理知识，科学技术知识以及与档案管理相关的法律知识等。应当提供档案管理工作人员进修提高的机会，以不断提高自身素养。其作用是活用档案信息开发与利用，让档案信息所具有的功利性能有效地激活并开发与利用，为企业发展服务。同时也要在电子档案管理上有所创新。
3.2 强化超前意识，丰富档案信息
档案管理人员要了解和熟悉本企业的生产经营流程，掌握企业基本的生产属性，了解企业产品更新与发展的动态，以便随时地介入，以获取更加丰富的信息。要坚持做到三优化：第一，优化档案材料的征集范围，制定详实的工作标准。第二，要优化接收征集工作程序，明确重点、解决疑点、理顺难点。第三，要优化整理归档分类登录等工作，做到精化，细化和量化，使档案信息及时有效地传递企业相关部门，为理顺企业管理服务。
3.3 强化精通业务意识，不断吸纳新的管理工作标准与要求
业务学习要融会贯通，善于捕捉新的相关知识并适时地补充，以此来提高档案信息管理能力，有效地盘活档案信息的开发与利用工作。
4总之，企业档案信息开发与利用工作是现代化管理企业的一个重要环节，为此要在工作的实践过程中，不断修正管理工作标准，提高管理质量。因为这是档案管理现代化的一个显著标志，也是提高企业管理效益和经济效益的重要手段。所以企业档案管理人员要认真围绕管理，生产和效益这三个基准点，审时度势地进行档案信息开发与利用，以此推动企业管理在质与量上有一定的提升，进而使企业管理效益和经济效益得到显著的提高。
参考文献
[1]聂云霞. 信息公开环境中信息服务之对策思考[j]. 档案学通讯，2007（6）：37-39.
[2]李金峰.档案利用信息反馈工作的问题与对策探讨[j]. 档案学通讯，2007（3）：27-29.
[3]周毅. 档案信息化中的信息技术外包策略[j]. 档案学研究 ，2004（1）：54-56.
关键词：信息技术企业管理人事档案
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）34-7936-03
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。是企业选拔、任用、考核的主要依据。随着我国人事管理制度改革不断深化，对企业人事档案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事档案信息化管理，是目前企业人事档案管理工作中急需考虑的问题，如何使用信息化手段管理人事档案是当前企业人事档案管理的重要任务。
1 企业人事档案管理信息化的基本内容
企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对人事档案信息资源进行管理，因此企业人事档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
1）实现人事档案信息的数字化
人事档案信息的数字化是整个人事档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。人事档案数字化管理是人事档案的管理由传统介质档案和纸质档案管理为主向数字化人事档案管理为主转变。企业首先要做好室藏档案的数字化进程，把以前形成的传统档案通过扫描、拍照等途径转化为数字文件，以便通过计算机直接利用。
2）实现档案查借阅的网络化
人事档案服务由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。人事档案信息化管理中，借阅者通过网络提交借阅申请，经相关人员批准后，档案管理人员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，方便借阅工作和开展，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
3）实现信息检索的自动化
计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索的特点，是传统档案管理检索工具所不具备的。尤其当档案的数量较大时，传统检索工具的检索效率远远低于计算机检索。同时，计算机检索还可以通过网络实现。
2 人事档案管理信息化设计
人事档案信息化管理的实现，必须考虑到人事管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。
2.1 功能设计
人事档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。
2.1.1人事档案室基础设施管理
包括基础设施名称、数量等。以便于对照标准核对及上级检查工作
2.1.2人员信息管理
这里指人员的基本信息。主要包括姓名、个人身份（干部、工人）、性别、出生日期、身份证号、档案编号、人员状态（在职、退休、死亡）等。
2.1.3组织机构管理
组织机构管理根据企业具体情况设定。对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业，需要对组织机构进行分级别管理。对于一般的企业仅需具有部门管理即可，为了直观和方便一般和公司人力资源管理系统一致。
2.1.4人事档案目录管理
目录管理是人事档案管理的主要内容。主要包括档案材料类号、序号，形成材料时间、份数、页数、备注等。这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来。
2.1.5人事档案的转递管理
转递管理应包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等。
2.1.6人事档案的查（借）阅管理
查（借）阅管理是做查（借）阅记录。包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期。系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作。主要内容可以与档案目录管理内容合并记录。零散材料转递应具有专门记录。
2.1.8档案整理记录及缺失材料登记管理
人事档案应定期整理。在整理过程中档案目录可能会有所变化。整理记录应当包括整理时间、整理人。同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集。
2.1.9相关统计查询管理
查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查（借）阅统计等功能。
2.1.10数据的导入导出管理
包括建立系统初期数据的迁移功能，日常维护的数据备份和数据恢复。
2.2 系统设计要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企业人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少企业培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。增加汇表工具提高数据的汇总的速度。
2.2.2兼容性要强、资源能共享
当前大部分企业建立了企业人事管理系统（HR-ERP），人事档案管理系统要和前期开发的企业人事管理系统（HR-ERP）功能兼容。企业的组织机构和人员信息等关键词段的兼容，使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能，汇表工具导出的数据以Ecxel、Access等格式保存，与办公系统软件兼容。同时，人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。
2.2.3克服工作矛盾，增强工作连续性
人事档案管理系统的建立，使企业人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。但是，系统在实施过程中并不是一帆风顺的，也存在着许多困难和矛盾，如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的，有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况，但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势，结合现代计算机技术，沿着人事档案管理的电子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向发展，人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用。
3 企业档案管理信息化必须解决的几个问题
3.1 企业领导的高度重视和大力推动
领导的重视和支持是人事档案管理的信息化建设的根本，领导的意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。企业的领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作人事档案管理现状，提出人事档案管理要求，指导人事档案管理部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。
3.2 档案管理人员的培训教育
人事档案人员素质的提升，是档案管理信息化是不断完善、优化的基础。作为应用性很强的人事档案管理工作，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能。计算机技术的应用是人事档案信息化管理的主要内容和核心。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，人事档案管理者必须学会利用计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作
3.3 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变
任何管理方是的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个长期的过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不能出现因为过渡影响档案的保存和利用的问题，在一段时间内，可以采取信息化管理和手工管理双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。
3.4 安全问题
档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全，还包括人事档案信息传播过程中信息的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度。通过技术手段的提高和规章制度的建设，并把两者结合在一起，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免机密信息的泄漏。
参考文献：
[1] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.
[2] 刘家真.电子文件管理导论[M].武汉：武汉大学出版社，1999.
关键词：人事档案；信息化管理
一、企业干部人事档案管理的现状
目前，大部分企业都能够按照《干部档案工作条例》，加强企业干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案。特别是2014年《干部人事档案专项审核工作实施方案》文件下发后，对干部“三龄两历一身份”、家庭主要成员及重要社会关系等信息进行审核，注重审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范，通过这项工作的开展，企业的干部人事档案规范化、制度化等方面均得到了进一步加强，有效地对原有干部档案管理松懈、人事年龄信息不准确、档案涂改等乱像进行了整改和治理。个别单位以干部人事档案信息数据化平台为基础，建设了档案编码管理系统，实现干部人事档案信息化、规范化、动态化管理，集制度查询、编码信息、统计分析、预报提醒、查借阅管理等工作内容和服务功能为一体的全新系统，减少了查找时间和档案原件的使用率，为干部工作提供优质高效的档案信息服务，保护档案原件、提升工作效率。
二、档案管理信息化平台建设的必要性
（一）档案管理信息平台是综合平台，能够使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。
（二）面对档案工作的新形势，企业干部人事档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，档案管理信息化平台建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。
（三）企业干部人事档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求。传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。
三、制约档案管理信息化平台建设的主要因素分析
（一）档案的本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。
（二）缺乏统一标准和规范，法律法规不完善。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
（三）在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
四、档案管理信息化建设的几点对策
档案信息化平台建设需要制定企业干部人事档案信息化管理的有关标准，统一档案管理应用软件；做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：
（一）组织人员研究建设企业干部人事档案信息化统一平台，规范企业各单位在硬件设施的投入和建设、做到硬件配套、数据导入导出格式统一，内容上要包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。
（二）建立电子文件管理的图文记录系统，保证档案的真实性可靠性。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大多可以进行数字化处理，并按数字化手稿进行管理，以磁盘、光盘存贮量，已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，在新建档案或整理原始档案的过程中，要注意图文扫描收集，通过密钥、口令等手段控制图文修改权限，做到收集、扫描、存档三同时，做到纸制材料与图片资料的一致，保证档案的真实性可靠性。
