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物业管理,最早运用于写字楼和住宅小区。是指物业管理企业受物业所有人、使用人的委托,按照国家法律和管理标准,依照物业管理委托合同,对投入使用的各类房屋建筑和附属配套设施及场地,运用现代化的管理方法和维修养护技术,提供多方面的综合服务,使物业发挥最大使用价值和经济价值的一种管理活动。图书馆的物业管理实际上是具有物业管理特征的行政后勤管理,其内容主要包括:馆舍的保养和维护,绿化、卫生的管理,房产档案的保存,设备设施的管理、保养、维修,办公用品采购与管理,有关规章制度的制定和执行,等等。
2当前图书馆物业管理存在的问题
2•1缺少足够的物业管理专业人员长期以来,图书馆在人事制度改革方面相对滞后,没有复合型管理人才的储备,现有人员中专业技能与综合素质高又安心物业管理工作的人才十分匮乏。另外,近年新建的图书馆其建筑结构、设施设备都较为先进,科技含量高,也对物业管理提出了更高的要求。它要求管理者不仅要有物业管理专业知识,还要具备图书馆专业知识。现代图书馆的各种设备系统自动化程度高,结构复杂,专业性强,要始终处于良好的工作状态,就要配备足够的专业维护人员对这些现代化设备进行有效的管理、配置、运作以及日常维护和保养,而且还要具备随时处理突发事件的能力。因此图书馆物业管理对专业技术的要求越来越高,而图书馆由于受到各种条件的限制,普遍缺乏这方面的专业技术人员。还有,图书馆的各类基建图纸、各种设备的技术资料分布零散,也缺少专人收集管理,经常出现维修时找不到相应的图纸和技术资料,给维修工作带来极大不便,影响了设备的正常运行。
2•2现有用人机制影响了物业管理人员的工作积极性图书馆的人事制度受计划经济的影响很深,职工无论成绩突出或碌碌无为,其奖金、报酬所差无几,年终奖惩也无关痛痒,难以充分调动职工的积极性和创造性。这就造成了一些图书馆人浮于事,工作量不饱和,办事效率低。物业管理人员会觉得自己是后勤职能部门,不用面对读者,更加不受约束,工作缺乏主动性,遇事相互推诿,职责不清,协调困难。
2•3后勤物业管理经费紧缺作为公益性事业单位,政府下拨给图书馆的经费十分有限,表现在物业管理方面,馆舍维修、管道检修、空调和防火设施的查修等等,所需经费往往不足。但作为图书馆的后勤部门,物业管理在某一件小事上的缺失,都将影响图书馆的服务水平。如何争取更多的经费,以及如何将有限的资金合理运用到后勤工作中,保证图书馆硬件设备的正常运转,是目前图书馆物业部门面临的一大挑战。根据以上存在的问题,图书馆的后勤物业管理就要建立与之相对应的管理体制,采取切实可行的措施,使其更好地发挥服务职能。
3图书馆后勤物业改革的对策
3•1增加配备专业人员
在传统图书馆时代,往往是人少书缺,馆舍窄旧,这样的情况下不可能安排过多的人员来分管物业事务。随着社会的发展,新建、扩建图书馆成了各地精神文明建设和城市文化建设的重要工程,而随着馆舍的扩大和各种设备的增加,配备各种专业的后勤保障工作人员是图书馆正常运转的基本保证。同时,在数量上也要足够,以便安排24小时值班,这样才能对随时发生的电梯、照明、中央空调等设备故障及时排除。另外,还必须加强对后勤物业管理人员的技术技能培训,不断提高他们的业务水平,制定各类设备日常的维护、保养计划并对设备使用情况作详细记录,确保全馆设备运转正常。
3•2建立完备的馆舍房产及基建设备档案
图书馆各类基本建设图纸文件,是日后对设施设备进行维护、维修的重要依据。因此应有专人管理,负责对这些档案资料进行收集、整理、存档,妥善保管,以确保日后使用的需要。
3•3改革用人机制,调动物业管理人员积极性
在图书馆现有人事管理体制下,图书馆职工没有“下岗”的危机,缺少竞争意识,缺少主人翁责任感,更谈不上什么积极性、创造性。所以首先要从改革用人机制入手,实行能上能下、能进能出的岗位聘任制,促进职工转换观念,使得人人都有危机感和责任感。图书馆应加强对物业管理人员职业道德的培养,树立爱岗敬业的精神,认识到即使是后勤人员也应与图书馆一线工作人员一样,通过后勤保障工作间接地为读者提供优质服务。图书馆还应对现有物业管理人员实行培训上岗,并通过招聘物业管理专业毕业生,或从现有馆员中选调乐于从事物业管理的人员,充实图书馆物业管理人员队伍。
3•4建立完善规章制度,规范工作行为
要提高后勤物业管理水平,更好地为全馆各个部门服务,必须建立健全物业管理规章制度,明确各岗位的职责和工作规范,运用制度的手段进行标准化、规范化和科学化管理,做到有章可循,严格按章办事。例如电工班要有电房值班制度、发电机操作规程、机械设备等运行职责,总机房要有话务员岗位责任制、保密制度、机务员岗位责任制、管理制度等等。后勤工作应做到事无论巨细,都有专人负责;事无论缓急,都有办好的期限,急事急办,缓事亦不缓办。要落实岗位责任制措施,做到既分工负责又互相协作,办事有标准,检查有依据。要增加后勤管理的透明度,让全馆职工监督。要坚持原则,严格按各项规章制度进行管理,奖罚分明。
3•5加强公共安全及消防管理
图书馆作为一个重要的公共活动场所,人流量大,人员成分复杂,其公共安全、消防安全在物业管理工作中占有特别重要的位置。图书馆应采用一、二级耐火等级的建筑,书库应作为单独的防火分区,与书库相连的阅览室等建筑必须用防火墙或防火门隔开,书库内采用不燃书架。同时,图书馆的电气设备要符合有关电气设备安装的要求,严禁超负荷用电。全馆各通道应设有“安全出口”指示灯,以便人员紧急疏散。物业管理部门应有足够的人手,定期巡查馆舍,以便及时发现隐患及时予以排除。物业管理部门还应与图书馆保卫部门通力协作,定期邀请消防安全人员到图书馆对全体员工进行安全与消防知识培训,同时做好遇到紧急情况如何疏散读者、安全逃生的宣传。
3•6深化图书馆物业后勤工作改革
过去图书馆后勤工作都是由本馆职工自己做,现在则可以采取购买社会化服务和实行图书馆内承包制管理等方式。凡是社会上现有行业公司能满足图书馆需要的项目,图书馆就可以花钱买服务并对其服务品质进行严格控管。对必须由馆内工作人员从事的某些物业后勤工作,也可实行将任务与人、财、物的投入挂钩承包的管理办法。目前我馆已经试行的项目涉及卫生保洁、绿化美化、机电设备维护及食堂管理等。这项变革的积极意义在于:首先,实行了此项改革,图书馆后勤保障力度和后勤服务质量都有比较明显的提高,图书馆原先投在后勤物业方面的人力可实现大部分转移或裁减。其次,向社会购买服务所需经费基本上可以从原先图书馆投入的后勤人员经费开支及其他开支中支付,并不会大幅增加图书馆经费负担,甚至可节省后勤物业管理费用支出。例如青岛市图书馆就将保洁、绿化等一般后勤物业管理工作委托给社会物业管理公司来操作,使得图书馆的室内外环境、绿化都比以前聘请临时工有明显的改观,面貌焕然一新。
[关健词]图书馆业务外包策略
[分类号]g251[文献标识码]a
一、业务外包的产生及其背景
业务外包（outsourcing）是近几年发展起来的一种新的经营策略。即企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。其实质是企业重新定位，重新配置企业的各种资源，将资源集中于最能反映企业相对优势的领域，塑造和发挥企业自已独特的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务，构筑自已竟争优势，获得使企业持续发展的能力。
业务外包因能促进企业集中有限的资源和能力，专注于自身核心业务，创建和保持长期竟争优势，并能达到降低成本，保证质量的目的，所以在市场经济竟争中日益受到企业瞩目。事实上，许多国际知名品牌企业正是通过这种经营策略，创造了辉煌的业绩。如世界最大的运动品牌耐克的核心竟争力是运动鞋的设计、应用与研发气垫（nikeair）技术，而所有的制造工业外包给世界各地。微软公司的核心竟争力是创造他的软件产品及其他公司发展策略性合作，提供顾客服务和支持，而其他的工作都是外包。据邓百氏公司《1998年全球业务外包研究报告》显示，全球营业额在5000万美元以上的公司当年在业务外包上的开支上升了27％，达到了3250亿美元。
业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心功能通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，提高核心功能的工作。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。
1977年日本东京都一份报告称，93所图书馆中有47所将分编工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日报》报道，在被调查的542所公共图书馆中，警卫外包的占37.7%，清洁外包的占58.5%。1997年在被调查的全美授学士学位以上的117所高校图书馆中，33个正在进行或已进行编目外包，16所正在考虑。1998年秋美国美国图书馆学会（ala）特别成立了一个“外包工作组”来研究业务外包相关的课题，并在ala的冬季会议上设立了公开论坛来讨论业务外包对图书馆的影响等相关问题。在我国，从九十年代以来，业务外包逐渐为图书馆所重视和采用，但业务主要集中在事务性工作和编目工作方面。
二、图书馆业务外包的类型
业务外包在图书馆的应用非常广泛，但是较成功和成效最好的外包业务有下面几种：
1、采访业务外包。采访业务外包主要有两种模式，一种是纲目订购，它实际上是一种图书馆与书商之间的采书合约，书商根据图书馆采访人员圈订的纲目控制范围（如：专业范围、主题控制、出版社控制、阅读水平控制等）和图书馆的经费预算，将选出的图书送到图书馆，图书馆采访人员通过验收将适合的书留下，不需要的图书退回给书商。这种方式可以节约采访人员选书的时间，也能保证所购图书具有针对性。另一种方法是由图书馆采访人员根据征订书目进行圈选，交由书商订购。近几年，地区采编中心和图书公司不断涌现，在市场经济环境下，图书供应商要能发展下去，就必须以客户为中心，满足客户的需求，这种竟争给图书馆带来了更多的优惠和附加服务，其中包括书目数据的配送以及装防盗条、盖馆藏章、贴条形码和书标等手工处理过程，从而达到降低成本、减少人员，并取得一定经济效益的目的。
2、编目外包。编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。早在七、八十年代，美国、日本等国图书馆已开始将编目业务部分外包，1967年oclc成立之后，由于它费用低，质量高，oclc更是成了世界各地图书馆编目外包的服务商。在中国，随着计算机网络的迅猛发展，全国联合编目中心、calls、地区采编中心的建立，从九十年代开始，各图书馆普遍采用了编目外包方式。编目外包，一方面可以减少编目人员的负担，加快文献处理的速度，在不降低质量的前提下节省开支，解决诸如待编积压图书、工作负荷不均、专业人员不足等问题，另一方面，可以减少重复劳动，在一定范围内实现统一编目，图书馆书目数据达到规范化和标准化。
3、书目数据库建设。数据库建设是图书馆自动化工作的重要组成部分，也是图书馆在自动化建设进程中最繁重的一项业务，需要投入大量的人力和物力。由于它耗时耗力，很多图书馆都将此业务外包给建库承包商。图书馆馆藏书目数据库建设外包，包括依据卡片上的信息进行业务外包和到现场依据文献实体上的信息进行业务外包两种形式。前一种方法简便、经济，但卡片信息不全，依此制作出来的书目数据不能达到准确、全面的效果。后一种方法是较为彻底的做法，双方通过签订合约，由承包方派员进驻图书馆，按馆藏文献建库，同时还按照现在的标准全面重新加工。
4、自动化业务外包。自动化业务外包是指在共同签署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用，通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供强径的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。
5、后勤物业管理。大学图书馆的行政和后勤虽然没有公共图书馆复杂，但事务性工作很多。近几年来，图书馆事业发展较快，各地政府都投入巨资建设新图书馆，新建的图书馆面积都较大，如华南师范大学新馆面积为23500平方米，湛江海洋大学图书馆为23000平方米，新馆的各种设施，包括公共卫生、消防、绿化、空调、机电设备的维护和管理任务很重。通过后勤外包可以使管理层从事务性工作中解脱出来，更多精力用于业务建设中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包两种，全部外包可以向社会邀请专业物业公司进行招标的方式，选聘物业管理公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与管理处的联络，深圳南山图书馆即是采用此种形式。较为普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清洁卫生：对于几万平方米馆舍来说，清洁卫生是一项较繁重又不可忽视的业务，在人员不足的情况下，可以外包给保洁公司来完成，图书馆办公室可以建立明确的检查制度进行监督。
绿化保养：图书馆要营造一个舒适、优雅的环境，绿化是不可缺少的摆饰品，而图书馆没有专业的人员来对这些植物进行保养，因此可以委托给学校的绿委会进行托管，以保证图书馆的花木常青常开。
消防安全：消防安全是图书馆领导最为头痛的问题，图书馆是一个公共活动场所，人流量大，人员复杂，图书馆内书籍是易燃物品，同时还保留着大量的文物和古籍，因此图书馆消防安全在后勤管理中占有重要的位置。图书馆可以将此项业务交由消防公司来完成，消防公司派专人进驻图书馆，定期检查和更新消防器材，并可以和图书馆合作，开展消防演习，进行消防宣传，提高全体职工的消防意识。
设备维护：除计算机设备外，图书馆的硬件设施还包括空调、电梯、影印设备、视听设备等，这些也可以通过合约形式进行委外服务。
三、图书馆业务外包评价
业务外包之所以能被图书馆所用并得以发展，是由于这种模式确实能给图书馆带来很大的利益，有着明显的优势：
1、图书馆实行业务外包，可以降低成本，提高质量。专业机构（团体）往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为oclc成员馆后，套录一条书目记录费用是1.5美元（oclc成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，ohio大学图书馆是30美元），委托编目，平均才2－12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目，每种图书约10－15元，而套录每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商，编目是免费。
2、节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的不足的困难。图书馆实施业务外包，一方面，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。又如南海学院图书馆，由于是新建图书馆，专业人员少，因此将采编业务全部交由广东高校信息服务中心完成，该中心拥有一支高素质的专业队伍，生产制作出标准的书目数据，使南海学院图书馆从一开始就建立在较高的起点上，从而保证了数据的标准化和规范化。另一方面，可以节约人员。以联合编目为例，美国ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2.5万种图书，成为oclc成员馆后，编目人员减至5人，每年可处理5万种书，以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录oclc数据也只需花7.5万美元。
3、图书馆实施业务外包，可以专注于自已的核心业务，提高竟争优势。图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程，人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竟争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。
4、缩短工作时间，提高工作效率。以回溯建库为例，如果要完成30多万种中文图书，由图书馆工作人员自已建库，估计要用1－2年时间，而委托建库商，可能只需要2个月时间。
业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率，促进图书馆的重心转移，发挥图书馆的竟争优势，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接购买图书馆管理系统的最大缺馅是使图书馆工作人员产生对外部技术的严重依赖。一般情况下，技术外包可以产生良好的短期回报，但不知不觉中图书馆的技术人员只停留在使用上，而不对技术进行研究开发（包括人才），从而损害图书馆的技术能力，特别是某些技术决窍必须通过开发的过程中才能学会。采购业务外包方面，随着广东经济的快速发展，招生人数增加和学校评估要求，广东高校这几年购书经费增加很快，常常一次拔数百万元，校方限期完成，图书馆将数百万的采购委托给供货商，有的馆甚至要求供货商每种书配5——10册，积压的旧书也配上，从而造成藏书质量的下降。
四、图书馆实施业务外包的策略
业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包服务质量的好坏，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题:
1、决定业务外包考虑因素。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。
2、选择合适的外包商，签定合作协议。外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、培偿问题等。
3、加强对外包商的控制和管理。图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。
4、建立良好的沟通机制，无论是与本馆职工还是外包商。图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务。因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。
五、图书馆业务外包的前景
虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事信息贮藏与处理的人员将减少，从事读者信息服务人员，尤其参考咨询人员将成为图书馆的核心人员，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都应加以重视与重新分配。人力删减、经费紧缩、以及信息时代图书馆服务功能的迅速变化，业务外包在图书馆业务的应用层面日益扩展。委外服务不仅促进图书馆从节省成本及提升效率等方面进行创意思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一项良方。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。
(本文为2001——2002年广东省哲学社会科学规划项目《广东图书馆服务效益与发展政策研究》子项目科研成果)
参考文献：
[1]雷永立，杨成杰.oclc网络化发展道路的启示.中国图书馆学报，2000（2）,
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[2]杨谦.美国图书馆采访业务外包模式与方法研究.情报杂志，2002（5），
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[3]王兵.业务外包－高科技时代集团经济发展的方向．科技管理研究，2002（4），18－20
[4]黎震．南山图书馆物业社会化管理探索．图书馆论坛，2001（5），92―93
[关键词]图书馆关系管理 过程管理 信息管理
[分类号]G251
1 前言
图书馆需要改变管理模式和运行机制以适应网络社会的要求。这主要有三个方面的理由：①图书馆内部组织机构之间以及馆员与服务对象之间的沟通方式发生了很大变化，网络大大缩小了时间和空间距离，数字技术和电子商务广泛使用，使图书馆业务更具有可管性和可控性；②图书馆对外服务的接口界面扩展了很多。除了传统的馆内借阅服务一体化之外，图书馆能够充分利用虚拟的网络环境、丰富的数字资源和先进的终端设备为服务对象提供更加方便的服务；③图书馆服务的内涵和外延在不断延伸和扩展。图书馆的数字化革命将传统的读者(Reader)服务发展到网络环境下的用户(User)服务，或许，图书馆将要进行的知识化革命将带来更深层次的客户(Customer)服务。因此，图书馆中的“人与人”和“人与书”的关系越来越复杂。引入图书馆关系管理思想可以拓展管理模式、优化运行机制、提高服务质量，更好地适应网络时代图书馆管理需求。
图书馆关系管理是一种管理理念，目的是优化“馆藏”、“服务”、“读者”之间关系，其核心思想是将图书馆馆藏及其相关人员，包括馆员和读者，作为图书馆开展各项服务的重要资源，通过准确的服务需求分析和完善的馆藏结构分析，以满足图书馆服务对象的现实需求和潜在需求，实现图书馆服务效益最大化。
图书馆关系管理还是一种管理方法，综合运用最先进的网络技术、数图技术、情报技术，为图书馆服务对象提供信息服务。图书馆关系管理系统要求以读者为中心，以满足读者信息需求为导向，以完善的组织形式和规范的工作流程，建立“人与书”的关系网络，更好地体现“为人找书，为书找人”的图书馆服务理念。
2 图书馆运行机制及其业务过程
多年来，图书馆机构设置没有大的变化，主要包括资源建设部(采访编目部)、读者服务部(流通阅览部)、信息咨询部、系统开发部、后勤保障部、办公室等。此外，有些图书馆设置了科技情报所和科技查新站等机构，还有些图书馆专门设置了数字化部，以适应数字图书馆发展需要。图书馆典型的机构设置与业务流程如图1所示：
图书馆机构设置在信息社会中暴露出越来越多的缺陷，导致服务质量和效率偏低、信息沟通和反馈不畅、管理层级过多、资源浪费严重。网络化的环境影响了图书馆的运行机制，数字化的资源改变了图书馆的服务模式。为了更好地适应网络环境，图书馆需要大胆尝试改革运行机制，调整或者重组内部管理机构，改革人事聘任和分配制度。通过应用图书馆关系管理系统，压缩管理层次，逐步使组织结构扁平化；通过控制图书馆业务过程，克服按照职能划分部门所带来的弊端，更好地发挥图书馆资源组织和信息服务的核心业务职能。
围绕图书馆信息服务中心工作，可以大致将图书馆业务分为两大类：一类是前台业务，面向图书馆各种服务对象开展信息服务；另一类是后台业务，面向图书馆各类文献资源开展信息组织。前台业务主要包括传统读者服务、现代用户服务和发展中的客户服务。读者服务部主要承担读者服务业务，以纸本书刊借阅为主，传承了传统图书馆的业务。信息咨询部主要承担用户服务业务，也可理解为网络环境下的读者服务，以数字的、虚拟的和网络的服务为主，担当了现代图书馆的业务。为了与读者服务和用户服务有所区别，将图书馆开展的非营利性有偿服务视为客户服务。科技查新站和科技情报所承担客户服务业务，以提供信息产品为主，开拓了未来图书馆的业务。
图书馆的后台业务是前台业务的基础和支撑，主要包括自动化管理系统、数字图书馆系统、信息服务与咨询系统、馆际互借系统、网络管理系统、办公自动化系统等。每个系统的运行都为图书馆的发展提供了新的平台，拓展了图书馆的信息服务功能。但是，各个系统之间的业务与数据往往相互独立，自成体系，缺乏信息沟通与利用。
3 图书馆关系管理的结构模型
图书馆关系管理(Library Relationship Manage―ment，LRM)思想来源于客户关系管理(CRM)。它以服务对象为中心，通过计算机网络平台，建立、维护和管理图书馆的人际关系、馆际关系和公共关系，加强管理主客体之间的协调与联系，对图书馆的服务对象、馆藏资源、信息市场、技术支持等进行全面管理，记录服务对象的基本数据、跟踪服务对象的信息需求，优化馆藏结构、控制服务过程、提高服务质量。
LRM系统由界面层、功能层和支持层三层结构组成，如图2所示：
界面层是LRM系统与服务对象进行交互，获取或输出信息的接口。通过提供直观的、简便易用的界面，读者、用户、客户可以方便地提出需求，或者得到所需要的信息；功能层由执行LRM基本功能的若干子系统组成，主要包括公共关系管理、馆际关系管理和人际关系管理等。图书馆通过资源组织、信息服务和技术保障等业务过程，馆藏信息、甄选订购信息、收集需求信息；支持层是图书馆的各个数据库系统、数字图书馆和网络通讯协议。
LRM系统以服务对象的个人信息和需求信息、图书馆的服务信息和馆藏信息为基础，在数字图书馆技术平台上，应用Web 2.0技术，建立、维护和优化现代图书馆的“人与人”和“人与书”关系网络，管理人际关系、馆际关系和公共关系，强调需求信息的收集、订购信息的甄别和馆藏信息的揭示，注重控制资源组织过程、信息服务过程和技术保障过程。其中，馆际关系管理在网络环境下显得尤其重要，实施图书馆联盟和图书馆网络必须基于馆际合作。正确处理和有效维护馆际关系是现代图书馆发展的重要基础。
4 图书馆关系管理的主要功能
图书馆关系管理是一种经营理念，处处从读者的角度来考虑、设计和评价资源建设和信息服务，认同并尊重读者的个体差异，培养与读者的良好互动关系。在此理论指导下开展工作，能够增加服务对象的满意度和忠诚度，并最终实现图书馆和读者的双赢。实施图书馆关系管理需要开展大量的基础性的信息组织工作，健全与服务对象之间的各种关系，逐步建立满足服务对象需求的服务体系。
4.1 人际关系管理
人际关系管理是行为科学的早期理论。人际关系学说突出了企业管理中人的因素，在一定程度上克服了古典管理理论的缺陷，为管理思想发展开辟了新的方向。虽然图书馆不像企业那样追求利润，但一样追求效益，包括社会效益和经济效益，图书馆也需要发展，以适应并满足信息社会需求。
LRM中的人际关系主要包括馆员与读者之间的
服务关系、馆员之间的合作关系、读者之间的交流关系等，其关系模型如图3所示：
网络环境下，信息推送和信息反馈比以往任何时候都做得好，原因是得益于技术的进步。Web2.0技术为馆员合作和读者交流提供了可能性，需要通过LRM进一步规范化，最终实现程序化管理和自动化操作。
4.2 馆际关系管理
美国著名图书馆学家戈曼(Gorman G)曾将馆际合作的优势归纳为扩大资源、系统收集、确保专藏和节省经费四个方面。在网络社会，这种合作意义更大。网络环境下原生数字资源大量涌现，与印刷文献资源和电子文献资源相比具有无可比拟的优势，因而成为图书馆藏的重要组成部分，也是数字图书馆建设的主要内容。要从浩如烟海的网络资源中采集适合图书馆馆藏的原生数字资源，依靠某个或某些图书馆的力量肯定是不行的，馆际之间的合作势在必行。馆际合作工程浩大、影响深远，需要依靠跨国界、跨行业、跨机构的各类人员的参与。加强馆际关系管理，有利于精诚合作，克服来自各个方面的挑战。
LRM中的馆际关系是建立在网络平台上的完全对等关系，其关系模型见图4。
CALIS项目是馆际合作的典范，能够把国家的投资、现代图书馆理念、先进的技术手段、高校丰富的文献资源和人力资源整合起来，实现信息资源共建、共知、共享，以发挥最大的社会效益和经济效益。馆际合作是一种平等互利的合作，这种合作不仅反映在馆藏建设方面，更多的反映在协调服务方面。通过LRM系统，从技术层面上建立统一规范和标准的系统平台，从应用层面上明确组织形式、运行机制和法律关系，最终构建整个网络环境下的图书馆联盟，有学者称之为“网络图书馆”。
4.3 公共关系管理
公共关系管理是指一个组织利用各种手段与其内外各种公众之间建立良好关系，为自身发展创造最佳社会关系环境的活动。传播、管理、交际是公共关系的三个核心要素。图书馆的文献信息资源需要传播，利用这些资源开展服务需要交际。图书馆通过这些活动，将恰当的内容推送给恰当的对象，最大效益地发挥图书馆服务职能。图书馆公共关系是指图书馆有计划地动用各种手段，向上与资源提供商，向下与服务对象双向沟通、相互适应、相互支持、协调发展，实现图书馆工作目标的一种传播活动和管理职能。
LRM中的公共关系是一项管理活动，是由图书馆管理者主导的对于主管部门、合作伙伴、资源提供商和服务对象的公关，其关系模型如图5所示：
中国图书馆学会开展的“新年峰会”、“百县馆长论坛”、“志愿者行动”等主题活动和制定的《图书馆服务宣言》都是效果显著的公关活动。图书馆公共关系包括宣传图书馆的宗旨，争取主管部门的经费；推荐图书馆的馆藏，争取服务对象的满意；联合其他图书馆，争取合作伙伴的支持；制定相关政策，争取资源提供商的合作等。
5 图书馆关系管理的过程控制
有效控制图书馆业务过程是实施图书馆关系管理的关键。网络环境下，图书馆业务过程呈现多样性特点和复杂化趋势，实施图书馆关系管理和业务过程控制具有现实意义。
5.1 图书馆业务过程的定义
过程是现代组织管理最基本的概念之一，是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。过程管理是指：使用一组实践方法、技术和工具来策划(plan)、实施(do)、监测(check)和改进(acl)过程的效果、效率和适应性。一般地，业务过程是利用信息和资源将输入转换为输出，从而达到预定的业务成果的一系列按照一定逻辑关系组织起来的活动。定义中的七个基本关键词：输入、活动、资源、信息、转换、输出和业务成果概括了业务过程的基本要素和特征，利用这七个基本要素可以将业务过程表示为图6所示的元模型：
根据涉及的内容及其作用，图书馆业务过程可分为三类：①管理过程。主要指决策以及交流与沟通活动，此类过程涉及制定馆藏政策、调整图书馆业务、修改发展战略等。②运作过程。图书馆为了组织信息资源和开展信息服务所进行的具体工作。③支持过程。支持运作过程的过程或者说运作过程的使能过程。图书馆中的这类过程主要包括技术(系统)支持、人力资源支持、财务会计支持等。其中，运作过程是图书馆的具体业务工作，包涵了文献信息资源的征订、订购、验收、编目、典藏、分类、聚类、标引、索引、存储、推介、培训、揭示、整合、评价等一系列核心业务，直接能够反映图书馆的工作效率和效益，是图书馆管理工作的重点。
因此，图书馆业务过程管理是以满足图书馆服务对象的需求为目的，采取一定的组织形式。合理调配各种资源，有效控制业务过程，持续改进图书馆绩效的一种系统化的管理方法。
5.2 图书馆业务过程管理的出发点――面向服务对象
图书馆业务过程管理的直接驱动力是为了更好更快地满足服务对象不断变化的信息需求。这种需求表现在两个方面：一是现实需求；二是潜在需求。长期以来，图书馆重视服务对象的潜在需求，而不重视现实需求，缺乏对服务对象需求的实时分析能力，这就直接导致了人们对图书馆的依赖性程度持续下降。在当今数字时代，如何能够对信息环境的急剧变化做出快速反应，有效地提供满意的信息服务是现代图书馆的根本追求。
图书馆业务过程管理与现行的部门管理有着根本的不同。图书馆宣称“读者是上帝”，然而，在以职能部门为单位的组织结构下，馆员工作绩效的评价往往决定于部门领导，因而，馆员不会考虑如何让服务对象满意而是考虑如何让领导满意。业务过程管理是以服务对象的满意程度为唯一绩效测评标准，这一根本性转变是图书馆业务过程管理的本质特征所在。
图书馆业务过程管理的另一个重要思想就是重新认识，并在必要时打破日常操作中一些过时的条条框框和基本假设。随着环境的变化和技术的进步，许多已经成为人们思维方式的假设和限制条件已经不再成立。在这些条件的约束下不可能设计出最有效的业务过程，必须对这些约束条件重新审查和评估，在新的约束条件下考虑达到目标的最有效的业务过程。这反映了图书馆业务过程管理中的柔性特点和理。
5.3
图书馆业务过程管理的落脚点――提高服务水平
提高服务水平是图书馆的当务之急。互联网的快速发展正在改变图书馆的生态环境，或者说图书馆的发展正面临转型：印刷型向数字化转变、藏书楼向学习中心转变、被动服务向主动服务转变……。在此形势下，加强业务过程管理意义重大。通过规范的图书馆业务过程管理，不断增强图书馆的核心竞争力；通过缜密的图书馆业务过程控制，把合适的资源与服务快速、主动、有效地推送给用户。因此，图书馆开展业务过程管理的落脚点就是不断提高信息服务水平，让服务对象真正体会到图书馆的价值。
合理改进业务过程是图书馆提高服务水平的有效方法。在传统图书馆业务分工原则下，职能部门把图书馆业务过程割裂为一段段的环节，馆员关注的焦点是单个的具体任务，而不关心这些任务的最终结果。业务过程合理化包含三层含义：首先，业务过程是高效的。体现在完成特定的业务功能，达到特定的业务目标；其次，业务过程是高效率的。这意味着业务过程要以最为经济的方式(最少的时间、最低的成本等)完成任务；最后，业务过程具有柔性。这意味着业务过程需要能够高效、快速、低成本地进行调整以适应环境的快速变化。
图书馆业务过程管理追求的不仅仅是针对某一个具体业务的局部的合理化，而是与图书馆战略相一致的业务过程合理化，符合图书馆的整体战略布局，具有系统性、结构性、全局性和时效性特征。因此，在图书馆关系管理体系下，加强业务过程控制，有助于增强图书馆在网络环境下的适应能力，提高服务水平。
关键词图书馆；价值网络；业务模式
作者简介？演谢钰荣（1971―），女，南昌大学图书馆副研究馆员；江西高安 330000罗 芳（1982―），女，南昌大学图书馆馆员。江西南昌 330000
基金项目？演江西省艺术科学规划项目“基于价值网络理论的图书馆管理模式研究”课题编号：YG2012154
一、从“网络”到“价值网络”
“网络”一词最初起源于计算机科学，它是指一个由活性节点及节点之间的立体连接方式与信息沟通方式构成的整体系统。随着时间的推移，网络一词逐渐被运用到经济学、社会学、管理学等许多学科当中。早在20世纪30年代，组织行为学家就已经指出非正式关系网络在组织中的重要性。人类学家、社会学家、心理学家等也较早开始关注网络的意义，相比之下管理学者对网络概念关注较晚且应用较少，直到20世纪90年代以后管理学意义上的“网络”研究才逐渐兴起。
近20多年来，随着很多学者展开对网络的研究，形成了“企业网络”、“战略网络”、“商务网络”、“价值网络”等许多类似但又不完全相同的网络概念。例如Jarillo？穴1988？雪将网络理论应用于整体竞争优势的研究，强调“网络”对企业的战略导向作用，提出了“战略网络”的概念并指出构筑网络是组织的有效竞争战略。Todeva？穴2000？雪将网络定义成由相互连接的经济体？穴元素、成员、行为者？雪构成的具有动态边界的结构性组织，网络可以调和每个成员所追求的对立性目标，对网络成员之间的信息、商品、资源、流动以及个体倾向、承诺和信任关系进行协调。国内也有不少学者进行了此类研究。例如，李新春？穴2000？雪将网络看成一种特殊关系（经济活动和利益关系）联结起来的组织。陈守明？穴2002？雪认为网络是由一组自主独立而又相互关联的企业依据专业化分工和协作建立起来的一种具有长期性、指向性的企业间组织联合体。吴思华？穴2002？雪认为“事业网络”是企业基于个别的战略考虑与其他组织所构建的网络关系。李焕荣、林健？穴2004？雪提出战略网络就是指为了共同的愿景，以战略中心企业为核心，以现代信息技术为支撑，不断进化和优化的经济合作关系。
从“网络”到“价值网络”，是2001年波维特、玛撒和克雷默？穴Bovet，Martha，Kramer，2001？雪 在《价值网络？穴Value nets？雪》一书中明确提出来的，它是指以客户价值为出发点，由一组自主、独立而又相互关联的组织机构依据专业化分工和协作建立起来的一种具有长期性、指向性、不断进化和优化的组织联合体。此后，国内外涌现出了大量的学者研究“价值网络”，他们共同丰富和发展了整个“价值网络”的理论体系。比如，D.M.Lambert等认为价值网络是一种以顾客为核心的价值创造体系，它结合了战略思考和进步的供应链管理，取代传统的供应链模式，以满足顾客所要求的便利、速度、可靠与定制服务。Philip P.Andrews认为价值网络是那些可用网络模型描述的企业缩写，依赖于媒体技术，把相互独立的客户联系起来。David Bovet等认为价值网络是一种业务模式，它采用数字化供应链概念，是一种与新的顾客选择系统相连接，并受其驱动的快速可靠的系统。John LMariotti认为价值网络是信息、机器和人的结合体，信息和知识在人的头脑里并通过机器进行存储和转换，需要自愿的合作关系把它们集成为一个整体。迟晓英？穴2003？雪认为价值网络是以客户为中心，对价值链的核心能力集成获得的网络组织。周煊？穴2005？雪把价值网络定义为以客户价值为战略考虑的出发点，运用并购、战略联盟等多种手段构筑的价值创造和价值管理体系。下图可以形象地表明价值网络和价值链的关系。
图1是一个由供应商、生产商、用户等多方共同参与所组成的价值网络模型。当用户产生A需求时，价值网络中的某些成员通过信息网络组合在一起，形成图中曲线所表示的A价值链。当消费者出现B需求时，则一条新的价值链B迅速重新形成。一旦消费者的需求消失，这条价值链也随之解体。形象的来说，价值网络是价值链的集合体，是价值链的网络化。
二、价值网络视角下的图书馆业务与管理
对于图书馆来说，无论是文献采购、编目、流通，还是数据库建设、信息加工、文献传递、研究咨询等业务流程及环节都不可避免的需要与不同的个人、企业、单位、组织相互联系、交织在一起。因此，从宏观上来说，图书馆是复杂网络中的一个成员，它与网络的其它成员一起为用户创造价值，图书馆的生存环境已经逐步变化成为价值网络的环境。在这个巨大的网络中既包括图书馆的上游产业企业（例如文献出版商、数据库提供商、技术服务商等），也包括图书馆图书、各类产品和服务所面向的各类读者和用户，还包括图书馆的知识、信息服务行业内的同行（例如其它图书馆、专家、合作伙伴、情报机构等）。诸方相互联系、共同作用，最终产生出图书馆产业行业的整体价值。刘剑虹对图书馆价值网曾作如下概念界定：即以读者价值战略考虑为出发点，在明确价值定位的基础上，不断寻求有价值的合作伙伴，通过网络技术，将图书馆与读者、供应商？穴合作伙伴？雪等紧密联系在一起，突破原有的组织边界，实现协同运作、信息共享和能量交换，从而实现最大价值的价值创造和价值管理体系。
图2表达了一个图书馆的价值网络模型，在这个模型中，图书馆一方面直接面向用户，以满足用户的需求为出发点和归宿设计产品和服务。另一方面，它联系、协调和整合进入价值生产单元的人员、企业等，使得分工、专业背景、优势特长都互不相同的企业及相关利益体组合在一起成为一个整体，共同为用户创造价值。每一个网络成员创造的价值都是最终价值不可分割的一部分。产品或服务的价值是由每个价值网络的成员创造并由价值网络整合而成的。这个价值网络具有以下三个特点：
1.价值网络讲究以用户价值为出发点和归宿
用户反映了对产品和服务的需求，产品和服务是为了提供给客户，满足其需求和愿望的。只有获得了用户的认可，才有最后的价值实现。在图2中，用户居于整个价值网络的中央位置，是图书馆及文献出版商、技术服务商等所有同网络参与者最终的服务对象和价值来源。
2.价值网络在组成上由价值生产单元和价值实现单元两个部分共同构成
价值实现单元指读者、用户或消费者。价值生产单元则包括图书馆、出版商、数据库商、咨询机构、专家等网络中的价值产生、增长的部门。
3.价值网络有一个价值核心
价值网络不是静态的或预先安排或确定的，而是直接面向实际需要的动态可重构的有机组织，是可以对各种实际资源进行交叉连接和有效利用的合作组织。有效的价值网络需要一个价值核心，它聚集不同的网络成员，协调成员间的关系和联系，负责价值的战略管理，培育整个价值网络。在上述模型中，把图书馆作为价值网络的核心。图书馆一方面直接面向读者和用户，以满足他们的需求为出发点和归宿设计产品和服务。另一方面，它挑选、联系、整合和协调进入某一价值创造过程的各类成员，使得分工、专业背景、优势特长都互不相同的人员、企业及组织等组合在一起成为一个整体，共同为用户创造价值。
参考文献
1Manuel casteils.网络社会的崛起？眼M？演.北京？押社会科学文献出版社2001.
2李焕荣林健.战略网络研究的新进展J.经济管理2004，4.
关键词：知识链；知识链管理；图书馆；业务流程
一、知识链及知识链管理的概念
知识链的概念最初由迈克尔·波特（Michael E·Porter）提出，他从供应链的角度出发提出知识链包括内部意识、内部反应、外部反应、外部意识四个阶段，是形成一个组织创新周期的一系列互动过程。美国学者C.W.HolIsopple和M.Sing从组织内的知识核心竞争力的关系出发，提出了系统的知识链模型。该模型将知识链中的活动分为五个主要活动和四个支持性的辅助活动。其中，主要活动包括知识获取、知识选择、知识生成、知识内化和知识外化，辅助活动包括领导、合作、控制和测量。四个辅助活动促进知识学习，五个主要活动生成知识产出。该模型表明了知识链的“产出”是各个阶段的知识“学习”活动的结果。刘冀生、吴金希从系统的知识管理观出发对上述模型进行了修正，在其基础上增加了外部知识网和反馈环节。他们认为，企业的知识链是一个抽象化了的完整的知识管理系统。知识链是一种知识链条（网络），在这个链条形的网络中，企业对内外知识进行选择、吸收、整理、转化、创新，形成一个无限循环的流动过程。在这个过程中，企业与外部环境之间、企业内各组织之间、人与人之间、人与组织之间被一种无形的知识链条所连接。
在综合各种观点的基础上有学者认为从组织之间的知识流动的角度看，知识链是指以企业为创新核心主体，以实现知识共享和知识创造为目的的，通过知识在参与创新活动的不同组织之间流动而形成的链式结构。而知识链管理（简称KCM）是指核心企业之间的知识流动过程，促进组织之间的交互学习，实现知识共享和知识创造，从而将各成员的知识优势集成为知识链整体知识优势的过程。知识链管理应遵循系统原则、共赢原则、公平原则和共享原则。知识链管理的短期目标是实现知识共享，中期目标是实现知识创造，远期目标是形成知识优势。
二、构建基于业务流程的图书馆知识链
（一）图书馆知识链。陈耀盛教授在分析知识的本质时指出，知识通过知识工作者开展知识活动，将知识传播给用户利用，才得以发挥其效用——为社会、经济、科技作出贡献或创造出新的知识。这种活动过程，称为知识链，实质是知识活动业务流程。图书馆在业务活动中以知识为中心，形成围绕知识获取、知识组织、知识增值、知识服务、知识外化和知识创新的无限循环过程。在这个过程中，组织中所有业务部门和成员都被一条无形的链联系起来，这条无形的链就是图书馆的知识链。它揭示了图书馆的业务活动是以知识流动为中心，围绕知识的创新而展开的。综上所述，我们可以构建一个图书馆知识链模型，如图1所示。（图1）
（二）图书馆工作中知识流过程及其分析。图书馆知识链揭示了图书馆的业务活动是以知识流动为中心，围绕知识的创新而展开的。那么，要将知识链管理应用于图书馆业务活动之中，就要对图书馆知识流过程进行分析。
1、知识获取。知识获取是指确定组织外部环境中的知识并将其转化到组织内部，使之成为能够为组织创新所用的知识过程，它使组织与外部知识环境形成动态沟通，是知识链管理活动的基础和前提。知识获取是图书馆与外部环境交流的桥梁，要保持图书馆知识库的动态更新，就要求图书馆的知识获取过程具备适应能力，能够应对外部环境的变动。知识获取通过对已有传统文献资源、电子资源和网络资源的采集辨识，来获取包括用户读者、出版商、供应商、合作伙伴与竞争对手等的外部信息。
知识获取是知识链管理的第一步，它要求获得尽可能全面的情报信息。图书馆首先要根据馆藏资源信息、服务信息、资源使用信息以及自身定位来制定全面规划配置。还要加强对外部资源的收集、整理和综合，以用户实际需求对图书馆功能定位，创造更多附加价值。
2、知识组织。知识组织是按照知识的内在逻辑联系，运用一定的组织工具、方法和标准，对知识进行整序和存储，最终要提供给用户直观的、可操作性强的系统化知识，知识组织强调的是对图书馆内显性知识和隐性知识的组织。
对显性知识要进行多层描述，由于图书馆传统运用的分类标引法和主题标引法属于揭示文献主题内容的方法，不能反映文献中的具体知识单元。而知识组织对显性知识的多层描述就包括了基本信息描述、对象信息描述、总体信息描述和单元信息描述。知识组织的另一个重要目标是对隐性知识的深入开发，它要求图书馆员根据读者的交流过程中掌握的读者对知识的需求倾向，向读者提供服务。同时，利用数据库技术捕捉和积累咨询的问题与答案，并将这些内容建设成可检索的数据库，这样就将读者与馆员在咨询过程的一些隐性知识显性化。同时，对于馆员隐性知识的开发，可以建立内部局域网，使馆员有一个可以把个人工作经验、心得以及对知识管理活动的理解进行交流探讨的平台。
知识组织的具体过程包括：①图书馆通过书目联机系统（OPAC）馆藏资源和外部资源的知识进行组织；②构建基于概念关系为脉络的知识语义网络，所有的信息资源都组织到概念之下，并通过概念间丰富的语义关系构建知识库；③建立良好的知识导航库，知识导航以知识网络的形式说明知识元的发展变化，它能够为用户提供知识库浏览方式；④创建图书馆知识地图系统，把分散的图书馆知识分布图整合起来，按照逻辑形成图书馆的知识地图系统。知识地图是重要的知识管理技术，能够直观地反映图书馆的重要资源分布；⑤建立专题系统，图书馆通过与用户的沟通，了解其信息需求方向，进而对相关知识进行系统化，再传递给用户，以推动科研工作的前进；⑥建立专家系统，满足更高层次需求。
3、知识服务。知识服务是建立在知识增值的基础上，图书馆运用馆员独特的知识和能力，通过对知识的深层次加工，形成具有独特价值的知识产品，解决用户凭自己知识和能力不能解决的问题。图书馆凭借自己生产的知识信息、拥有的知识资源和知识设备，满足用户的知识需求。知识服务促进知识信息的传播、利用和再生产，使用户掌握知识并使知识创新转化为技术，成为作用于经济社会的生产力。知识服务中要通过先进的网络通信技术、组织协作与交流的环境，实现知识在获取、组织和增值管理基础上满足不同主体对各类知识的需求，最终促进知识外化和知识创新。
知识服务是以资源建设为基础的信息服务的高级阶段，要建立信息资源库作为知识服务的基础。它是个性化的服务，即站在用户的角度，开展个性化定制服务，加强与用户之间的交流；加强网络定题情报服务；提供多元化参考咨询系统开展参考咨询服务；开展馆际互借。
4、知识外化。知识外化是在知识服务的基础上实现知识从图书馆到用户的转移过程。知识只有经过接受者的学习和理解，才能真正转化为接受者自己的知识。显性知识可利用现代信息技术极大地提高转移效率，而隐性知识是个人经验和能力的综合体现，往往很难用编码化和形式化的语言表述，可以通过人与人面对面直接的交流来实现隐性知识的有效转移。这种方式受到知识发送及接受时间和空间的制约，知识转移的难度较大。图书馆可以通过建立友好的用户界面，增加图书馆和用户的互动交流，促使知识更方便地被用户所知晓和利用，实现知识共享和知识交流。
5、知识创新。所谓知识创新，就是指通过科学研究，包括基础研究和应用研究，获得新的基础科学和技术科学知识的过程，它是知识管理的关键所在。图书馆要充分利用现有资源，结合图书馆学、情报学以及现代计算机技术、网络技术等相关技术手段进行二次文献开发和特色数据库建设，充分揭示隐性知识的内涵，减小灰色文献带给人们的副作用。图书馆应该明确自己的地位和作用，在服务观念、规章制度、组织体系上进行更新，实现数字信息技术创新和知识再造创新，提高服务水平和质量，积极为知识创新的顺利进行提供信息保障。
（三）构建基于业务流程的图书馆知识链。知识链管理在图书馆中的应用表现为业务流程与知识链相结合，要求图书馆内的组织结构按照知识链进行功能整合，使之工作内容适应知识链中的相应活动。从上面的分析我们可以看到，图书馆知识链的各个环节不是独立的活动而是相互联系、相互交流的过程。而且知识链中的知识不一定严格按照单向顺序流动，各环节之间都可以进行知识的传递和交流。例如，组织从外部获得的知识，一些高端有序的知识可以直接应用到读者服务中。而知识创新同样是自始至终贯穿于知识链的每个环节，对图书馆进行知识管理，以图书馆组织内外各种知识高效有序的运动为出发点，以知识共享和知识创造为目标，从知识采集加工和存储积累，到知识传播与共享，以及知识的使用和创新都要进行优化。将图书馆的业务流程内嵌于知识链中，脱离以前按智能分工的死板实现业务与知识的整合。使流程节点和知识链的每个环节相对应，知识能够随着流程节点从一个环节进入另一个环节。图书馆的业务流程建设要以知识链模型为参照，按其知识的获取、组织、应用和创新的核心内容进行组织部门的合理重组。建立组织内部的知识反馈系统，增强组织协调性，最终达到优化业务流程、实现知识链管理的目标。通过以上分析，笔者最后构建了一个基于图书馆业务流程的知识链模型，此模型还有待完善，如图2所示。（图2）
三、结语
目前，基于业务流程的图书馆知识链管理研究还不够成熟。关于业务流程与知识链管理的实践还不深入，如何做到提高图书馆知识服务的核心能力，实现基于业务流程的知识链管理，还需要更多研究。
主要参考文献：
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关键词：图书馆 业务管理 虚拟技术 应用研究
随着信息技术和网络技术不断发展和进步，现阶段很多高校的图书馆核心业务数量在不断增多，而业务重的一些关键性的业务对于系统的可靠性来说其要求也越来越高，因此，在管理系统运行过程中，保证系统能够良好的运行下去，确保其不受影响，是图书馆高度关注的一个问题。目前，在系统建设过程中，保证高可靠性系统的方式主要有冷备份技术、双机热备技术、群集技术、负载均衡技术等几种，这些技术在使用过程中都有其各自的优点和缺点，现阶段，在多数的图书业务管理系统中，都采用的始终是双机热备技术，但是这种技术在应用过程中对资源的利用效率较低，需要较长的时间去部署，总体方面的成本较高。进入新世纪以后，随着虚拟技术不断发展和成熟，虚拟化的环境应运而生，图书馆的业务管理系统中的业务也越来越多的迁移到虚拟服务器中，这项技术不仅提高了资源的利用效率，而且其灵活的迁移应用系统以及安全备份、快捷恢复和保证数据应用过程中安全性方面的功能十分强大，在图书馆业务管理系统中应用能够取得不错的效果。
一、虚拟化技术的应用现状分析
当前，在很多高校的图书馆业务管理系统中，多数都采用了汇文系统、ILAS 系统、 北邮 MELINETS 系统等对图书馆的图书文献进行管理。这些系统在运行和应用过程中，一个十分重要的要求就是要保证这些自动化的管理系统联系能够连续和稳定的运行，在应有过程中系统一旦出现问题，将会给图书馆的各个部门和全体师生借阅图书和进行文献查阅带来极大的混乱，并且数据一旦出现丢失现象，将会给图书馆和学校带来巨大的损失和毁灭性的影响。现阶段，很多图书馆都会根据自身运行的实际需求，多数都采用的是单机运行模式或者双机热备运行模式对图书馆业务进行管理，并针对不同的运行模式，从系统的稳定性、安全性等各个方面采取了一系列针对性的措施，保证虚拟化的服务器能够正常的开展服务工作。但是这两个方案在应用过程中都具备一定的优点和缺点，单机运行模式其资源的利用效率较低，出现故障之后，自我修复能力较差。而双机热备运行模式虽然其资源利用效率较高，其系统的稳定性和数据的安全性良好，但是这种系统的整体投资较高，对图书馆的资金提出了更高的要求。
二、以VMware vSphere 平台为例构建虚拟化应用结构
1.VMware vSphere 平台简介
虚拟化技术是一种从逻辑思维角度出发的资源配置技术，其是物理层面的逻辑抽象化。虚拟技术更好的突破了操作系统和计算机硬件之间的相互依赖关系，对硬件平台和系统的动态性、分布性结和异构性进行了有效的屏蔽，同时还能够实现硬件资源的共享和多次重复使用，能够提供很多个独立和隔离的应用环境。VMware vSphere系统平台是目前虚拟化应用过程中比较可靠的一种虚拟化应用平台，其在运行过程中主要是将应用程序和操作系统的从最基本层将硬件全面分离出来，简化了计算机操作的步骤，这个系统主要将服务器和储存系统作为一个整体的资源进行统一的管理，然后为各个应用程序分配相应的数据资源。 VMware vSphere系统应用平台是目前资源整合管理服务器群中最佳的应用技术，其可以全面实现在一台服务器上虚拟多个虚拟机或者对于多台服务器生长一个虚拟服务机，可以满足一台物理服务器完成多种不同的应用业务，这项技术的应用能够切实提高服务器资源的利用效率，能够实现灵活迁移应用系统以及安全备份和进行数据恢复，从而切实保证数据的应用性和安全性。
2.VMware vSphere系统平台的框架构建
从整个系统框架构建过程中，我们可以将其分为三个不同的层次，也就是虚拟化层、管理层和接口层，这三个不同的层面就构成了整个系统平台。首先，对于虚拟化层面来说。这是VMware vSphere系统平台最为基础的一个层面，其主要包括了基础框架服务和应用程序的服务两个方面的内容。其中基础框架服务主要是用来对系统中的硬件资源进行科学分配，中，其主要会涉及到计算机服务、网络服务和储存服务等几个方面的内容。在计算机服务中，可以为虚拟机提供CPU和虚拟化的内存功能，网络服务只是在虚化的环境中，简化并增强网络技术的功能和相应的作用，为虚拟机提供相应的网络资源，而储存服务主要中是在VMware vSphere虚拟环境中提供一个高效的储存技术，这样可以显著提升储存的资源，应用程序的服务主要针对就是虚拟机，其可以保证VMware vSphere系统平台虚拟机正常的运行，使得虚拟机械具有较高的可靠性、安全性和科扩展性等功能;其次，管理层。这是VMware vSphere系统平台十分重要的一个层面，其是虚拟化环境的中央分布点。在VMware vSphere系统平台中，VMware vCenter Server可以显著提升系统平台在虚拟基础框架中每一个级别上的集中控制点和可见性。通过主动积极的管理，切实发挥好VMware vSphere系统平台的应用潜能，其是一个具有广泛应用性和合作体系支持的可伸缩性和可拓展的应用性平台;最后，接口层。在系统运行过程中，学生和教师可以利用是vSphere Client或者vSphere Web Client客户端口的对图书馆的资源在VMware vSphere系统平台的数据中心进行访问。而vSphere Client主要是windows应用系统中的一个应用程序，用他对虚拟平台进行访问还可以进入到命令界面和中SDK自动管理数据中心。 3.VMware vSphere系统平台各个部分的功能分析
在VMware vSphere系统平台中VMware ESXi是这个应用平台中的一个操作系统，其他的各个组建都必须建立在这个操作系统的基础上才能正常的运行下去。VMware ESXi操作系统在通用的换将下分区和对系统的虚拟主机软件进行整合，这个操作系统具备了高级的资源管理作用和高效的的虚拟主机平台，其是运行在物理层面上的虚拟化结构层，这个操作系统将计算机划分成若干个逻辑资源，并将计算机中的而内存、处理器、储存器以及资源虚拟化成为多个虚拟机。VMware vCenter Server提供了一个可以自由伸缩和可以良好进行扩展的服务平台，其集中对系统中物理服务器资源进行管理，是虚拟化基础框架的数据中心。在整个虚拟化系统中各个组成部分的功能主要包括了以下几个方面的内容。首先，VMware vSphere Client。其主要功能是允许用户可以从任何Windows系统设备连接到vCenter Server的相关界面中;其次，vSphere vMotion。其功能主要是可以实现将系统中虚拟机从一个物理服务器转移到到另一个服务器上，同时还能够服务的连续性和可使用性;再次，vSphere Storage vMotion。其主要功能是实现数据储存过程中，将数据迁移到虚拟机文件过程中不需要对服务进行中断;第四，vSphere High Availability(HA)。其主要功能是如果虚拟服务系统出现故障之后，受到影响的虚拟会在其他可以使用的服务器上重新启动使用;最后，Distributed Resource Scheduler(DRS)。其主要功能是通过虚拟机对硬件治疗进行全面的收集，然后将资源进行动态分配，对计算机的容量进行平衡。
4.VMware vSphere系统平台技术优势分析
首先，实现资源的集中管理。VMware vSphere系统平台通过集中资源进行管理，技术人员对虚拟化平台中的所有计算机资源进行全面而有效的管理，其主要包括了服务器、网络、储存和应用部分等，利用系统中的这项功能还可以对设备进行灵活的管理和进行资源配置;其次，强化资源管理。VMware vSphere系统平台中，通过服务器、储存和网络等虚拟化技术将设备设备资源按照不同的标准，组织成不同的资源集团，这样在定义模式过程中会更加的灵活和便利;再次，实现Vmotion 动态迁移虚拟机。当图书馆的业务管理系统实现了虚拟化之后，虚拟机就会以一组文件的状态被封存在储存设备中，系统通过虚拟网络就会将原来虚拟机中的实时封存的内容和相应命令执行的情况快速传递到目的虚拟机中，从而实现了虚拟机的动态迁移，这个作用能够保证整个系统的业务开展不会被终止，真正的实现了不停机运行;第四，DRS 分布式资源调度。在系统应用过程中，系统可以动态的监控和调整虚拟机所需要的资源和设备，根据实现制定好的方案，触发资源的调整功能，从而切实保证有足够的资源实现资源的动态平衡发展。最后，VM HA 高可用性。系统在应用过程中应用了心跳技术，这就使得系统中一个关键性的业务维的物理服务器或者虚拟器发生故障或者灾难之后，故障部位的数据会在其他的服务器上启动自动备份功能，从而能勾起切实降低业务中断过程中所带来的各种损失。
三、应用效果分析
1.系统设计目标分析
首先，切实提高资源的利用效率。这就需要对所有的服务器资源进行全面的整合，将所有的计算机资源整合成为一个整体的资源池，进行统一的管理，并按照相应的需求科学的进行分配，从而切实提高资源的利用效率;其次，提高维护的灵活性。在进行应用时间部署和更新过程中，应该减少服务器重新建设和加载的时间，积极的响应读者的资源需求，当系统出现故障之后，可以使用虚拟机迁移模块功能转移到正常的虚拟机设备上继续进行服务，这样方便对设备及时进行维修;再次，确保服务业务在开展过程中无障碍运行。保证每一个业务都可以进行热备，当业务量增加到一定数值之后，服务器可以采用是迁移功能，将服务转移到其他闲置的设备中，从而保证业务服务具备充足的资源，避免读者的业务受到影响;最后，为进行集中网络储存打下坚实基础。当对物理设备进行全面的整合之后，应该将所有的应用数据全部放入到储存网络中，将分散的数据集中进行收集，为全面备份打下坚持的基础。
2.应用效果分析
首先，高度的整合效果。管理更加的简化。在系统运行过程中，将服务器全面融合到一个系统平台中，并利用VMware vSphere系统平台就能够对所有的应用服务器进行中统一的管理和服务，切实提升了整个系统的管理效率。同时还能够实施监督系统中各个服务器的运行状况，并根据服务器的使用情况，对相应的硬件设备进行更换和调整，切实提高可设备的运行效率;其次，提高了对资源的利用效率，缩小了成本支出。在整个系统中，由于每台高端服务器可以虚拟出 3～5 台虚拟应用服务器，这样虽然初始投资高，一旦平均到单个应用之中，成本就会大幅降低;最后，高可用性。自动从服务器故障中恢复并实时迁移各虚拟机，可随时对物理服务器执行维护，且不会干扰用户或中断各项业务服务。
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近年来，随着图书发行及其销售市场迅速增长，图书在发行销售等环节上的管理难度日益凸现，实现发行、运输、仓储、销售管理中的准确高效成了图书行业物流管理的迫切需要。为此，青岛海尔软件有限公司与摩托罗拉企业移动业务合作，推出了一项专门针对图书行业的条码系统解决方案，并在河南出版物物流中心以及广东新华发行集团两家客户的实际实施中获得了成功。
图书行业物流管理的难点
河南出版物物流中心由河南出版集团、河南省新华书店投资兴建，集、采购、仓储、配送、结算等功能于一体，是河南出版集团精心打造的出版物发行基地，也是和国家新闻出版总署确定的全国十大出版物物流配送基地之一。广东新华发行集团是广东省新华书店和省内外出版发行企业于1999年共同组建的国有发行企业联合体，承担全省新华书店系统的行业建设指导和服务职能，以及广东省行政区域范围内新华书店商标的管理职能。
据相关人士描述，在之前的图书物流管理中存在很多难点，包括：
1.工作量大，需要大量人员配置。以物流盘点为例，传统操作通常是借助手推车，用笔记本加扫描枪的方式进行，每台设备需要2-3人共同操作。
2.信息反馈不及时。物流盘点直接关系到信息的反馈，传统的管理方式对一本书的库存量、日常发货量等信息是没有记录的，多数是靠月末的统计才知道存货情况。
3.收发货订单的处理速度慢。品种繁多是图书行业的显著特点，一个大型仓库的品种数量可能是上百万，每个品种都对应一个数据，采集、反馈这些数据是一项庞大的工作。
4.退货问题。图书的类别不同，退货比例也不同，并且一些还具有很强的季节性，比如教辅类图书。
河南出版物物流中心以及广东新华发行集团在以上四个方面遇到的问题很大程度上降低了工作效率，增加了图书管理人员的日常工作量。因此，他们希望通过实时信息管理，实现物流操作的准确高效。
条码系统解决方案
摩托罗拉企业移动业务与青岛海尔软件有限公司的合作，充分发挥了其各自在无线网络技术、移动终端设备及系统设计方面的优势。在无线网络方面，解决方案采用了“瘦IP”无线网络架构，即所有IP通过一台交换机统一管理，进行数据转发、分配地址、下发安全协议、终端控制，实现了管理简易化。
在硬件方面，图书行业条码系统解决方案采用的摩托罗拉企业移动业务的SymbolMC3000移动数据终端，具有坚固耐用的设计以及符合IP54标准的密封使产品具有很好的防尘、防潮效果，无论是在室内还是室外，都能够连续正常地工作，从而降低了设备的维护成本。MC3000支持802.11b/gWLAN连接，帮助用户实现实时数据交换。更为重要的是，该款产品设计轻便，符合人体工程学，尤其适合图书行业物流管理的高强度扫描应用，降低用户的疲劳度。同时，MC3000可向左、向右、向前旋转的旋转式扫描用户支架方便用户调整扫描位置，有效改善扫描操作的舒适度，提高工作效率。
另外，作为无线局网核心，WS5100交换机及AP5131无线接入点在整个解决方案中也功不可没。WS5100交换机具有安全、可扩展和便于管理的特点。而AP5131无线接入点是摩托罗拉企业移动业务屡获殊荣的无线基础架构全线产品，满足了无线网络的特别需要，确保移动员工接入网络和工作所需的性能和可靠性，保护了数据和设备所需的安全性，同时保证了在满足现状的情况下对今后的网络需求所要求的可扩展性。
LS4008条码扫描枪集诸多优点于一体：条码扫描性能非凡、主机连接灵活多变、用户操作舒适自如。LS4008对100%UPC码型的工作范围广，是各种应用环境下的理想之选。使用其“自适应式逻辑信号处理”功能，还可以对印刷质量极差或有损伤的条形码条码进行解码，扫描工作效率不受丝毫影响。
集合上述产品于一体，摩托罗拉图书行业条码系统解决方案利用现行图书上的条码，借助条码采集器设备和无线移动技术，解决了图书行业的仓库盘点、图书上下架、图书采购、图书物流等图书流通中各个环节的数据实时性、准确性、高效性问题。与传统的管理方式相比，使用移动数据终端还实现了单人操作和及时的信息传递，使效率大幅提高。同时，信息存储方式的改变一方面方便了信息的查询，另一方面也实现了无纸化操作，有利于节约成本。
在摩托罗拉企业移动业务图书行业条码系统解决方案中，移动采集终端整体系统由图书采购模块、图书上下架模块、图书盘点模块、退书模块四部分组成。该系统的主要功能主要包含以下四个方面：
1.系统设置
全面包含了客户所需的所有有关系统方面的设置，其中一项“数据源设置”是必须的，其它的就可以根据客户具体要求而定。
2.样书采购
本功能是提供客户在样本采购时使用。用户通过扫描图书条码，系统就可以通过无线网络的数据库服务器检索出书的ISBN、名称、定价等图书相关信息。
3.盘存
根据不同的用户可以订制不同的图书盘存流程。
4.货架管理
本模块包含图书的上下架管理，具体流程可以根据客户实际自动化程度来实现不同的功能。
图书物流管理中数据的处理，主要是在后台服务器进行的。数据采集终端采集到条码数据，然后通过无线网络将该条码数据信息回传到后台服务器。服务器查询到该条码所关联的信息，再将该信息传输到手持设备。用户通过手持设备显示的信息进行确认，如需更改信息中的数据，如增加、修改、删除信息等，手持设备会将这些修改的信息回传至后台服务器同步，保证数据的实时性，同时保存数据修改记录，保证数据的安全性。
方案实施效果
图书行业在应用条码、无线网络和移动计算技术时，系统设计主要针对两方面：一是图书配送中心的物流管理，包括上架、下架、盘点、货架管理和退货管理，其中的关键点是控制库存量，提高频繁货物流通的可控性，更好地支持流通环节；二是样书采集。在采集过程中，无线采集终端将采集到的条码信息传到后台数据库，以获取此条码代表的书籍信息，在用户确认订购后，无线采集终端再将采集到的信息发回到本地数据库中进行存储，并由后台程序产生订单。采集器发回的信息包括客户代码、单号、设备号、书籍信息(ISBN、书名、出版社、价格)、采购册数。
实施摩托罗拉条码系统项目能有效帮助图书行业实现出入库信息录入的实时性和准确性。通过及时准确的数据反馈，方便的信息查询，极大地缩减了图书物流中心的盘点周期，提高了图书物流配送中心收发货订单的处理速度和准确率。同时，无纸化、少人化的条码系统应用有利于节约企业的运作成本。
每年采取集中培训的方式，通过以下培训途径和内容，从职业素质业务能力等方面提高图档管理人员的整体管理水平"2.1通过企业文化培训加强图档管理人员的职业道德素养企业文化是企业长期发展的精髓，通过邀请有关部门劳模市场管理人员做讲解或报告，使图档管理人员珍惜自己的工作岗位，认识到自身的工作质量与企业信誉和生产经营息息相关，从而提升所从事工作的荣誉度，产生强烈的企业发展有我的自豪感和责任感"。邀请企业标准化部门和设计部门的专家，针对图档管理人员的工作需要，有针对性的对汽车基本知识企业产品平台机械制图知识汽车产品型号和零部件编号规则等进行培训，使图档管理人员了解汽车各大总成的构造和原理，理解设计人员在图纸更改单中所描述的语言，熟练掌握识图改图等基本要领，做到准确校对设计人员更改电子图和底图的内容正确更改蓝图，而不是照猫画虎"经过培训和实践，图档管理人员能发现设计人员疏忽造成的一些错误，提前纠正，确保为工艺检验人员提供的图纸工艺文件少出差错减少废品"。
档案管理知识培训必须定期组织，可以采取外培内培两种方式"外培方面，一是参加每年省档案局定期组织的上岗培训，对缺乏档案管理知识的人员进行轮训，掌握档案学概论文书档案管理科技档案管理电子文件管理与归档档案保管与保护，夯实档案管理理论基础知识;二是参加省级以上档案学会组织的标准宣贯等专业性强的培训，如企业档案工作规范项目建设档案归档整理办法和电子文件和信息化管理办法等;三是组织图档管理人员到档案管理先进单位进行实际考查和学习，当面交流提问，取长补短，对改善工作方法见效较快"内培方面，一是请企业内部档案管理工作中有经验的人员进行培训，介绍工作经验和方法;二是请外出培训回来的人员将所学内容进行分享，一人外出学习，多人受益;三是邀请档案局老师到企业内部进行培训交流和指导检查，这样有的放矢，更有利于对管理方法的改进"内培一般可采用脱产一天的时间集中培训，同时将档案管理系统的文件通知要求宣贯到集团公司所有单位"。计算机和各类信息化软件在公司的普遍应用，不得不对图档管理人员进行计算机操作方面的培训"一是培训计算机软硬件基本知识和办公自动化软件，掌握基本操作技能;二是培训数据库知识，使图档管理人员能积极与程序开发人员沟通，提出开发需求或使用中的改进意见;三是进行pLM(产品生命周期管理)系统操作培训，正确系统任务，熟练查阅系统中的部件图纸和文档版本信息，查阅系统中的工艺路线变更情况以便及时将图纸派发到生产单位"。质量体系文件包括质量手册程序文件和作业文件，包含企业各单位的工作流程和操作方法，由各岗位具有多年工作经验的人员根据标准和工作流程不断修订后编制而成的"组织图档管理人员学习有关体系文件，了解产品从市场调研设计开发试制到生产等流程，便于熟练对技术文件的收集归档和整理"图档管理人员一般都是人员，学习保密知识是必不可少的"掌握保密知识，建立保密台帐，做好保密标识，熟悉对不同权限的人员采取不同的借查阅手续，既维护档案文件的安全，又在合理的范围提供利用，使技术文件借阅发放有法可依"。
经过三年多培训，培训师收到图档管理人员的反馈意见，对培训课件不断完善，使培训效果越来越好"实践证明，全方位培训使图档管理人员整体业务水平普遍提高，能够全面胜任岗位工作;加强培训使图档管理人员在企业里有被重视的认同感，以更加积极的态度和创新的意识实现自我价值，提高了服务效率;有利于互相交流，借鉴工作经验，高效地为企业生产经营服务"。
本文作者：王丰锦工作单位：陕西汽车集团有限责任公司
关键字：数字化档案管理 管理效率 信息化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
基于数字化的档案管理工作是指利用信息技术将档案信息转换为数据信息，并进行存储、传输、共享以及销毁的管理过程。数字化档案管理是档案管理信息化的产物，信息化技术普遍应用的时代促使档案管理要实现信息化，档案信息要实现数字化管理必然要依赖于信息技术的发展。然而，数字化档案管理虽然是科学进步的表现，适合社会发展现状，但是它本身也具有一些缺点。那么，数字档案管理工作应做到扬长避短，即数字档案的优点充分利用，而将电子档案的缺点克服掉。
基于数字化档案管理的优点
提高了档案管理效率
档案的管理工作主要包括归档、验收、保管、提供利用等内容。传统的纸质档案在进行管理时，每一项工作的完成都必须通过人工，手动的查找，然后记录，并手动的归位存档，当领导查阅时，也主要以人工操作为主，档案的管理效率极低。国土资源的业务工作较多，因此，档案的数量的也较多，复杂程度也较多，管理工作就变得异常复杂，因此，传统的档案管理方式具有管理效率低的缺点。而电子档案管理依托与信息技术，无论对档案进行哪些工作，只需要在系统中点击相应的按钮即可，其管理效率大大提高。
丰富的档案管理的类型
传统的档案管理只能保存纸质文档，纸质文档对于信息的存储具有很大的局限性。而基于数字化档案管理系统可以实档案管理类型的多样化。国土资源业务方面的很多档案可以是Word文档，如果再加上图像、图形、音频、视频等类型，信息的保存就更全面了。对于比较重要的国土资源信息，丰富的信息类型所起到记录效果也是不同样的，音频、视频对信息的描述也是不一样，显然比纸质文件保存的信息更具有说服力，更有保存价值。
扩充档案管理的数量
传统的档案管理工作管理的纸质档案，因此，档案的数量受到了局限。国土资源的业务档案一年一年的累积下来，不但要占用较大的空间，同时也查阅、归档工作等也要花费更多的人力，因此，档案管理的数量是十分有限的。而基于数字化的档案管理系统管理的文件都是数据文件，它主要存储到硬件存储器上，可以是硬盘，也可以是光盘，一张小小的光盘就可存储35000万字万字，相当于A4纸的23万张，由此可见电子档案可以有效的减少存储空间。这样，更加全面的、详细的档案管理信息就可以得已保留。
电子档案管理的缺点
存储时间短，容易被破坏
数字档案管理系统存储的都是电子档案信息，而这些电子档案信息存储在存储器上，存储时间与传统的纸质存储时间相比短很多。纸质的档案信息存储，如果不发生火灾等意外事故，注重档案室的防潮、防虫等环境因素，保存期限长达几十年甚至上百年。然而电子存储器中光盘的存储时间理论上只有20年，并且它有存储还会受到磁场等因素的影响，容易被破坏。而存在硬盘存储器上的信息却有可能由于操作的操作不当而被删除。
保密管理的难度加大
档案信息的管理一项的重要职责就是要不能泄露一些档案信息。然而，电子档案有些是存储在电子存储器上，而有些为了使用方便可能只是存在档案管理人员的电脑上。有规范的档案管理系统还可以有效的实现档案的保密工作，如果没有档案管理系统，或者是档案管理系统的权限设置存在问题，那么，档案信息的保密工作就不易实现。对于国土资源的业务信息来说，它是具有一定的保密级别的，这就为基于数字化的管理系统提出了规范、安全管理的更高要求。
依赖于计算机系统实现
基于数字化的档案管理系统是信息技术的产物，它也必须依赖于计算机与网络上才能实现相应的管理。那么，这就意味着它不能脱离计算机与网络来进行工作，这就要求国土资源数字化档案管理系统的实现要具备较好的计算机硬件条件和网络环境，还要有熟练运用计算机技术和网络技术的专业人才，实现档案信息的查询与调阅可以在计算机网络上的管理，因此，计算机系统的性能就必须是可靠的，网络系统的安全性也要符合档案管理的要求。虽然电子档案是借助于计算机技术实现的，但是这种完全依赖于计算机的做法也是它的缺点。
基于数字化的国土资源业务档案管理工作如何扬长避短
基于数字化档案管理中的存储制度应扬长避短
对数字档案进行管理时，要充分的发挥数字电子档案易于存储，可以实现多处类型文件的存储并且存储量大的优点。而要克服掉存储时间短，数据容易被破坏的缺点。可以建立一个完善的数字档案存储制度，将国土资源的业务相关信息的数字档案分成几个存储等级，再按存储等级的不同分别备份多个文件，送交不同部门进行管理。对于已经存储的信息要定期进行检查，如果出现数据读取错误，一定要及时的采取补救方法，建议一些比较重要的档案信息还要保留原有的档案管理方法，就是采用纸质档案备份的方法。数字档案的存放也要定期的进行检查，除了基本的检查外，还要对磁化环境进行检查。
基于数字化的档案管理中的保密管理应避短
数字档案的保密管理是其管理内容的一大难题。由于采用数字档案管理方式，很多单位都会将大量的信息进行存储，大量的、数量繁多的信息进行管理起来十分不方便，如果没有信息管理系统的使用，其保密性必然受到影响。加强电子档案的保密管理，首当其冲的就是建立数字档案信息化管理系统，设置系统访问权限，还地专机专用。其次是要制定严格的查阅制度，对于越权查阅的行为坚决的制止，并根据情节严重与否提高批评建议。
基于数字化的管理档案中的管理内容要适宜
数字档案的管理数量较大，可以管理的文件类型也较多，这是档案管理的优点，但是不能将所有的数据不做甄别与挑选，一股脑的存储在计算机或存储器上。对于国土资源的业务信息而言，如前面所述，存储的内容多、全面有有利的一面，但是也要依据一定的规则，数字档案的管理内容也要做到适宜，既内容要具有存储的价值，数量也要适宜，无论信息社会如何发达，电子存储容量也是不断扩充，但是总不能把所有的过去全部记录下来，总不能把工作中的一切都记录下来。因此，档案内容的选择工作还是必须要进行的环节。
基于数字化的档案管理中档案的销毁工作要规范
数字档案信息如果存储的不好，容易被破坏，或丢失，但是这不能作为一些工作人员工作失误的理由，更不能成为一些人销毁信息的借口。数字档案的销毁工作一定要规范，制定出严格的档案销毁制度。要以档案主管部门的指导性文件和本单位的文件销毁制度，由档案管理部门组成的鉴定小组做成鉴定。
国土资源的档案管理实现数字化是众多单位面临的一个共同的议题，上面分析的数字档案管理的优点与缺点，也是众多档案管理工作中都会遇到的问题。基于数字化的档案管理虽是社会档案管理的必然趋势，但是，适应发展趋势的情况下克服其缺点，才能利用好信息技术，让信息技术为我们的工作与生活服务。
参考文献：
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