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中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校数字档案馆建设的必要性
(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。
二、高校数字档案馆建设的任务
(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。
作者单位:湖南人文科技学院
作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。
参考文献:
[1]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案,2007(2)
关键词：档案馆数字化信息化高校
一、档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
1、观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
四、相关策略建议
1、加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
2、重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3、安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4、重视档案信息化人才队伍的建设
【关键词】高校；数字档案馆；建设；问题；对策研究
伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用，信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一，而档案馆作为社会各种本源性信息源，其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分。我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势，已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一。面对这一发展趋势，本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上，总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题，进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴。
一、高校数字档案馆的概念
数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国，此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆。数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆，它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上，对分散的相关档案资源进行数字化处理，并且将其以网络化的方式进行连接，从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制，更好地实现档案资源的网络共享。高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责。
二、高校数字档案馆的特点
（一）共享性。高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体，从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务，可以打破时空对于档案资源利用的限制，从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享。
（二）再生性。新形势下，我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主，而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力，可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使一个数字化档案因为发生意外而损坏，也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来，从而保证档案信息资源的永久性保存。
（三）现代性。高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量，如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后，就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理，从而实现档案管理工作的现代化，可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力。
三、当前我国高校数字档案馆建设存在的问题
（一）相关部门对数字档案馆建设不够重视。高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作，本身难以产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视。目前，虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作，但由于没有得到足够的重视和支持，使得相应的管理制度规章难以得到落实。另外，高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门，但相关部门的参与意识普遍都不高，在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持。
（二）高校复合型档案人才较为缺乏。伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高，对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高，不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术。然而，目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的复合型档案优秀人才，尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备，也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用，进而影响到高校数字档案馆建设进程。
（三）高校数字档案馆建设经费短缺。专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持，如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话，必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展。然而，在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作，相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求，使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。
（四）高校数字档案信息不能共享。目前，许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用，纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统。然而各个系统之间却是孤立存在的，没有实现互联互通，再加上由于没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现，直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展。
四、高校建立数字档案馆的可行性分析
关键词：信息资源；档案；建设
中图分类号：G7 文献标识码：A 文章编号：1006-026X（2013）09-0000-01
随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的高校相关档案将以电子文件出现，但现阶段却没有对应的系统管理制度，高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。
1.数字档案馆的概念
“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关，它是基于现代信息技术的数字手段，进行网络电子档案信息资源的分布式连接，利用档案信息不受时间和空间的限制，大规模，分布式的数字信息系统，实现资源共享。
2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性
随着信息时代的到来，现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域，电子信息传输，电子文件，各种管理系统，应用程序和档案数字化建设的需要，使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大，高校档案的数量不断增加，高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理，文件鉴定，整理。而科学，规范的电子文件管理流程，档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。
3.高校数字档案馆建设的必要性
高校档案的数量不断增加，存储空间则没有变化，数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增，然而，文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题，档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架，仓库管理，这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设，从长远的角度来看，可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来，而且还可以大大减少档案的占地面积。同时，多媒体教学文件，CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集，整理和利用的发展，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。
4.高校档案数字化建设中存在的问题
4.1高校档案管理意识薄弱
高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案，开发出了多种档案法规，但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足，同时，一些档案部门的管理人员档案意识淡薄，备案业务监督不力，指导不足。
4.2 专业人员的缺乏
数字档案馆的理论体系还未形成，目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施，数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前，具备这个能力的档案人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设面临的一个重大问题。另一方面高校档案管理人员承担的档案管理职责，其工作水平和业务能力直接影响着学校的档案和档案管理水平。档案管理工作是具有高度专业化的工作，但在现实中，高校档案管理人员基本上都是身兼数职，更不具备专业的知识和技能，能提高业务水平的培训不多，档案专业技术人员数量、业务水平参差不齐，且岗位经常发生变化，导致档案管理队伍不稳定。
4.3安全问题
高校数字档案馆建设的目的是实现档案信息资源共享，在局域网或广域网的数字档案信息的传输，安全问题变得尤为重要，传递数字化档案信息的基础是通信网络，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前我国互联网的传输速度较慢，用户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
4.4 工作标准、工作制度的缺乏
规范化，制度化和档案材料的标准化是 档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下的计算机数据处理对高校档案的建设标准和规范提出了更高的要求。但高校更偏好教学管理软件的购买，但许多高校都有自己管理的实际情况，所以在实用性等方面存在一些不足，再加上计算机软件及相关设备的硬件差异，这些问题和差异是影响电子数据标准和共享，并制约着信息交换的范围，直接影响着档案信息化建设步伐。
5.如何有效建设高校数字化档案馆
5.1转变观念，整合信息资源
档案工作是一项非常重要的工作，涉及部门多、范围广，领导干部和工作人员要高度重视，统一思想，增强档案意识。在提高认识的基础上，转变观念，以科学发展观为指导，把档案工作纳入学校的发展规划。完善学校的管理制度，定期组织学校中层干部学习档案法规，并通过学校办公自动化系统，校园网络等载体，大力宣传档案法和档案工作的重要性。建立统一的档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，制定本校档案工作发展目标和每年的年度计划。学校本身就是一个非常丰富的信息资源，所有部门都有自己的信息系统和网站，每年生产大量的数字文件。这些教学，研究，管理的相关文件，需要进行整合，统一管理。
5.2完善基础设施建设
完备的基础设施是数字档案馆建设的先决条件。根据数字档案馆的功能要求，硬件主要包括：计算机网络设备，文件系统管理软件，服务器，文件处理设备，存储设备，数码设备，照相机，和捕获设备，光盘记录设备等。此外，还将建立一个满足适应档案信息系统集成平台和管理和时展需要网络结构。
5.3解决信息安全问题
针对高校数字档案馆建设中存在的安全问题，我们必须解决以下几个方面的内容：一是使网络安全尽快立法，保证网络信息安全体系；二是档案的真实性，安全系统的建立，建立一个可靠的备份系统；三是要找到可靠的载体，研发寿命长的电子档案；四是采用传统与现代相结合的电子文件档案管理，确保档案的真实性。
5.4加强数字化档案的工作质量检查
《高等学校档案管理办法》的第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。
6.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献：
[1] 张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001：94-99
关键词：高校；档案馆；数字化；建设
高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。
一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。
二、高校图书馆档案数字化建设的原则
（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。
（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。
三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施
（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。
（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。
（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。
（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力
（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。
参考文献
[1]张强.高校档案数字化建设探究[J].档案天地.2016，（10）.
关键词：高校；图书档案；数字化建设
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0199-03
图书档案是在图书管理工作中形成的一项专门档案，对于保护图书、合理开发利用及有效配置图书档案资源具有现实意义和作用。既是图书管理的一项重要的基础性工作，也是高校档案系统中的一个要素，同时也是学校数字信息系统的重要组成部分。如何建设科学合理、实用方便的图书档案数字化系统，加强对图书档案的管理和利用，提高图书管理工作效率和工作质量，是高校图书档案适应数字信息化所面临的一个重要课题，
一、高校图书档案管理的现状
1.图书档案涉及的范围、种类和数量急剧增加。目前，高校图书档案是以文本档案为主，并有部分电子数据档案，随着图书管理工作的快速发展，图书档案的服务范围不断扩大，大量的图书资源均需要归档，且档案形式繁多，有纸质图书、数字图书、课件、音像、影像等，每年归档数量达数十万卷，日趋增长的图书档案数量与存放空间的矛盾日益突出，传统的图书档案管理方式与图书管理工作对相关信息需求的矛盾逐渐显现。
2.图书档案的利用频率和数量日趋增长。随着高校招生规模的快速发展，与图书有关的业务，特别是数字化图书资源，其利用率日趋增长，据高校各年度图书档案利用情况统计数据表明，前来咨询、查询、调阅、下载数字图书档案的人次、卷次逐年增加，复制图书、期刊等数字化档案资料的数量也在快速增长。
3.图书档案应用的范围和覆盖面不断扩大。长期以来，图书档案管理工作的重点是服务于高校的学生和教职工，以及为高校相关部门的科研服务等，随着高校教学改革和发展的需要，图书管理工作的范围也不断延伸，图书档案的利用范围和覆盖面也不断扩大。特别是近年来，图书档案资源不仅为本校学生和教职工服务，也逐渐向其他高校学生提供服务，甚至延伸到相邻社区，更多的为社会以及家庭个人服务，如我校的“学习在线”，主要面向社区的广大人群提供必要的学习等信息档案资源。
二、当前图书档案管理信息化建设中存在的问题
为了适应形势的发展，高校图书管理部门加大了对图书档案管理的力度，并采取了一系列措施，推进图书档案的信息化管理，但仍然不能满足社会各方面对图书档案信息的需求，依然存在着一些亟待解决的问题。
1.传统的图书档案管理理念，难以满足信息化的发展需求。传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固，部分领导的图书档案管理意识薄弱，认为图书档案管理不能直接产生经济效益，而且占用学校的人力、物力、财力等资源，往往忽视图书档案管理的社会价值和作用，尤其是图书档案的数字化建设，不但需要硬件、软件的投入，还需要专业人才和资金的投入。因此，摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念，重视图书档案的社会价值和作用，才能转变观念，推动图书档案的数字化建设，满足信息化发展的需求。
2.建设管理资金不足，导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺。图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金，建设相应的基础设施，包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前高校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大，软件资源的开发和应用相对滞后，尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要，目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理，忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能，这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难；基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此，高校图书部门应改变观念，加大对图书档案数字化建设的资金投入，购置相应的高性能服务器和计算机终端设备，开发与之相适应的图书档案信息化管理软件，充分利用图书档案资源信息为高校师生服务、为社会服务。
3.图书档案开发利用率不高。多年来，高校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料，除了本校师生的需求外，社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加，但高校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象，很重视图书档案归档立卷工作，造成图书档案长期存放不动，变成了“死档案”，实际工作中也不注重图书档案的开发利用，缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用，我们图书档案管理工作的目标也在于利用，如果不能充分利用图书档案的信息资源，为社会大众服务、经济发展服务，那么图书档案也就失去了存在的价值。
4.图书档案的管理干部和专业技术人员的素质有待提高。图书档案的管理面广、量大，涉及到高校图书管理部门和其他相关部门，具有系统性和专业性，图书档案工作人员不仅要具有一定的图书管理知识还应具备档案专业技术知识，以及相应的计算机和网络管理能力，掌握数字化信息的存储、检索技术，对图书档案的数字化网络资源进行有效地管理。但是，高校现有的图书档案管理干部和专业技术人员缺乏，与师生对图书档案资源信息化的需求不相适应，已不能适应新形势的发展需要。既懂管理又懂技术的干部和一专多能的专业技术人员更是缺乏，这些因素制约了图书档案的数字化建设和发展。
三、图书档案数字化建设的原则
高校图书档案的数字化建设对学校的资源建设和发展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用图书档案为师生的学习和科研工作尤为紧迫，新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求，图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式，都要求我们改变图书档案管理模式，借助现代信息技术来实现。
高校图书档案的数字化建设，应根据各地区高校总体发展规划和图书管理的实际需要，坚持以下原则。
1.标准规范原则。高校图书档案数字化建设必须遵循标准化和规范化原则，这是实现图书档案服务自动化和信息共享网络化的前提。图书档案数量、种类繁多，在数字化建设过程中存在着一系列数字化资源的数据存储标准和规范问题，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》以及《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施，为图书档案的数字化建设的标准和规范从技术和管理层面提供了具体的指导，如：它规定纸质档案采用黑白模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储、采用彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式等。除图像存储格式外，扫描的色彩模式、分辨率以及数据库模式等，图书档案的数字化标准和规范应贯穿于图书档案数字化建设管理的全过程，如案卷目录的标引格式标准、著录项目标准、目录与图像的链接技术以及网络传输、共享模式标准等，从而规范图书档案的数字化建设，确保图书档案数字化建设目标的实现，全面提升图书档案的数字化管理水平。
2.开放共享原则。高校图书档案数字化的目标之一是使档案信息资源准确方便快捷地提供给需要的师生，使图书档案信息资源数据实现共享，以满足师生和社会对图书档案利用的需求。树立服务意识，充分利用图书档案的完整性、长效性，为师生服务、为高校的科研服务；在图书档案数字化过程中，做好图书档案的梳理、鉴别工作，除需要保密的档案外，能够对师生和社会开放的档案做好解密、降密工作，对形成的图书档案数字化资源及时上传到相关网站并适时更新，真正做到向师生和社会开放，通过局域网，实现省校和市校、县校甚至是乡镇成教中心的图书档案信息资源共享；在门户网站建立方便快捷的查询、下载系统，方便师生和社会公众足不出户查询、复制图书档案信息资源等。
3.安全可靠原则。高校图书档案数字化建设是一项长期性、持续性的基础工作，大量的数字图书信息资料如果泄密或灭失、毁损，则可能对图书档案的数字化建设和管理工作带来无可挽回的损失，因此，在数字化建设过程中，不但要考虑到档案资料的保密要求，而且要考虑其安全性和可靠性需要。一是硬件设备设施的安全可靠，如建设符合标准的、规范的图书档案存储建筑和设施、购置高性能且能满足需要的服务器以及网络终端设备、数据信息传输、存储设备等；二是相关软件的安全可靠，根据高校图书管理部门的实际需要，购置或者开发相应的软件管理系统；三是数字化信息管理的安全可靠，如档案信息资源的自动备份管理、网络安全环境、操作人员权限授予和远程访问、图书档案信息保密级别、数据库之间的链接和数据交换等安全防范体系，从而建立健全相关的安全可靠性控制机制，保证档案信息数字化建设安全可靠运行，满足师生和社会的各种需要。
4.成本效益原则。数字化建设使得图书档案信息的收集、归档、存储和查询变得更加高效、方便和快捷，这是高校图书管理部门对档案信息数字化管理和建设的趋势，而且需要投入相应的财力、物力和人力，高校图书管理部门在数字化建设过程中应该坚持成本效益的原则，既要保证数字化建设成功运行，该投入的资金要有保障，也要考虑到建设成本，统筹规划，避免浪费，做到经济适用、满足需要；在兼顾成本的同时，坚持效益优先，图书档案的数字化建设最终目的还是为了师生学习、研究的需要，向信息需求者提供服务，体现图书档案的存在价值，在保障图书档案满足管理、需要和社会需求，充分发挥其社会效益的基础上，兼顾图书档案数字化建设的经济效益和成本，实现效益最大化。
5.协调统一原则。高校图书档案数字化建设是一项复杂的系统工程，在图书管理的日常管理工作中，形成了种类繁多、形式各异、数量巨大的图书档案，涉及到各职能部门以及相关的管理人员和专业技术人员；数字化建设需要相应的人力、物力和财力，包括管理人员和专业技术人员的调配、硬件设备的采购、软件系统的开发、网络信息资源的利用等；省校图书管理部门与市、县校图书管理部门相关资源的整合，如图书档案管理信息系统与系统软件数据的相互链接、转换，实现图书信息共享使用。因此，图书档案数字化建设应统一领导，建立相应的宏观调控机制和管理协调机制，各职能部门和相关人员做到分工协作、相互配合、协调一致，积极参与数字化建设，全面提升图书档案数字化管理水平。
四、图书档案数字化建设的探索
数字化和信息化是当今社会经济发展的趋势，传统的图书档案管理已难以适应图书管理工作，数字化、网络化建设和应用，彻底改变了图书档案管理模式，极大地提高了图书管理的效率，因此，必须多角度、全方位考虑图书档案的数字化建设工作。
1.加强制度建设，规范档案管理。制定相应的图书档案管理制度，如图书档案的立卷管理、归档管理、安全保密管理、查询调阅、存储备份、鉴定销毁等一系列管理制度；以及图书档案工作人员管理制度，如图书档案人员岗位职责、考核监督管理办法、档案管理量化考核指标等；规范图书档案流程管理，从图书初始信息获取、上报、审批、纸质档案的归档；与此同时，档案的数字化信息的导入、网上审批流转、归档同步进行，以提高工作效率，规范档案管理。
2.明确数字化建设目标，统筹安排数字化档案进程。高校图书档案数字化建设的目的是通过提供数字化图书档案信息为师生和社会实践服务，长期以来形成的图书档案如何合理利用、充分发挥其使用价值，需要从广大师生和社会公众需要的角度对图书档案数字化建设进行投入产出效益分析，分轻重缓急、统筹安排。首先，对经过甄别、鉴定的具有重要保存价值的濒危图书档案进行数字化；二是对需要永久保存的图书档案进行数字化；三是对利用、咨询频率较高的图书档案进行数字化；四是对具有地方特色的、珍贵的图书档案进行数字化，有目的、有重点地推进图书档案的数字化工作，加快实现数字化建设目标。
3.树立服务意识、转变服务理念，发挥图书档案的使用价值。传统的图书档案管理是“重保管、轻利用”，图书档案信息处于被动利用状态，咨询、利用率不高，实现图书档案数字化信息管理后，从根本上改变了档案信息的利用方式，社会公众利用图书档案信息变得更加方便、快捷。图书档案管理部门和管理人员应适应数字化管理的需要，改变服务意识和观念，从被动服务变为主动服务；根据不同用户的特点，开发用户需求导向的数字信息资源，通过计算机网络将图书档案资源信息以及网络数据库中的相关信息进行查询、筛选、整合在线推送到用户终端；对图书档案进行科学化管理，整合不同类型、不同载体的数字化资源，为实现图书的优化配置提供信息依据，提高图书档案利用率和使用价值。
4.建立风险安全控制机制。图书档案的数字化建设需要持续的资金投入、相关人员的调配以及网络数字化资源的保障，在此过程中，因政策、人员变动、资金安排等因素，会产生一定的风险，如：组织管理人员或专业技术人员的变动导致软件系统开发的中断；资金预算不足或超支导致相关硬件购置不能如期举行；的图书档案资源在数字化信息转换过程中的泄密风险；图书档案数字化资源在查询下载、网络共享和在线传播等可能产生的知识产权侵权风险等。因此，必须分别建立安全风险控制机制，如协调财务、政府采购、技术保障等部门共同论证项目资金预算，保障数字化建设的持续性运行；通过确定相关协议、合同、购买版权资源等，控制知识产权风险。为了保障图书档案资源网络信息安全，必须采取相应的安全管理控制措施，如权限管理，对管理人员和访问用户，根据不同级别赋予相应的管理权限和访问权限，从而在后台和前端降低图书档案资源信息安全风险，此外，结合身份证识别技术和信息加密技术等网络安全技术，实现对网络安全风险的控制。
五、结语
在信息社会条件下，图书档案已经步入信息网络化、存储数字化和服务自动化时代。但是，高校图书管理部门在图书档案数字化建设过程中，往往各自为政，从局部管理需求出发进行数字化建设，忽略了图书档案为社会服务的功能以及数字化的网络共享、开放便捷等特征以及网络风险、安全因素等，因此，各地图书管理部门应根据图书的总体规划以及各地图书管理的实际情况和需要，统筹兼顾，快捷高效地实现图书档案数字化建设目标。
参考文献：
[1]吴建中.战略思考―图书馆管理的10个热门话题[M].上海科学技术文献出版社，2005：21.
[2]钟伯英.论图书档案为社会经济服务的重要性[J].南方论刊，2013，（3）.
[3]丁恩多.我国数字档案馆研究综述[J].科技情报开发与经济，2005，（21）.
[4]陈瑞萍.土地档案管理中的信息化建设[J].科技传播，2012，（3）.
关键词： 高校 学籍档案 数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。
再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
[1]秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究[J].兰台世界，2015（23）.
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
二十一世纪是信息社会，任何一个领域都离不开信息。信息产业的发展已经是世界可以发展的最前沿。近几年大数据，物联网等信息产业的不断兴起，使信息产业的发展进入了一个新的时代。图书馆和档案馆的发展更离不开信息产业支持，将信息产业引入到图书馆和档案馆的建设中，是最近几年的一个新的课题，本文探讨了数字化建设在高校馆藏图书档案的原则分析，期望此文可以使信息技术能够引入高校馆藏图书馆的建设当中，为我国的图书馆和档案馆的发展提供一些新的发展思路。
1图书馆建设数字化的基本原则
当今知识经济飞速发展的时代，便捷、高效是人们对于信息的要求，当然图书馆和档案馆的信息查询更是要便捷，高效，方便读者查询。在大数据时代，将图书馆的资料电子化是信息化社会的发展趋势，电子化的资源人们可以快速的利用。但是在数字化的过程中对于数据我们要坚持以下原则：
1.1效益的原则
将所有的图书和档案运用信息化的技术保存起来就是要将这些资料扫描后保存在电脑当中，利用电脑的系统将这些资料归档后方便查阅，这样会使信息从收藏、整理、存储、查阅等各个方面都更加的便捷。但是在数字化系统的建设当中，效益是放在第一位的，利用最少的资金建设最为完善、合理资料库，将有限的资金合理运用，确保可以在有限的资金支持下建成一个合理的数字图书馆，让老师和同学都能够使用。
1.2 一致性原则
我国有众多的高效，将这些高校的图书馆资源数字化是一项庞大的工程，它涉及到所有学科、所有门类，要将这些资源众多，形式多样，内容庞杂的数据整合在一起是一项非常复杂的工程，这些资源涉及到了所有学科、所有门类的技术人员及与其相关的管理人员，若要实现所有这些数据的数字化，则所有的这些人员必须统一起来，联合起来，根据相关的标准，所有人联合起来进行数字化建设。从上层的国家图书馆、国家档案馆、到乡镇的村上的图书室、档案室，彻底将这些所有的资源全部共享起来，并且所有的共享资源要与高校图书馆的数据保持一致。因此图书馆的数字化建设当中必须建立起统一的领导机构进行协调，领导机构制定出合理的规划和具体的建设步骤，由该领导机构进行规范化建设。
1.3 安全性原则
数字化图书馆的建设是一项复杂的，持久的，基础性建设工程，而且是最近几年新兴的一项系统工程，它并没有以前的建设经验可以应该，在建设时只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能将数字图书馆建设好。但是在建设时，由于建设人员的不小心，就很有可能造成大量的数据丢失、甚至泄密，这将对于?底只?图书馆的建设造成毁灭性的打击，损失是没有办法估算的。因此在建设数字化图书馆时，安全性是第一位的。在建设的过程当中，（1）要考虑资料的保密，确保任何资料不能外泄。（2）需要考虑数字化图书档案的安全，这就包括了计算机软硬件系统的安全，其中计算机硬件系统的安全包括计算机存储设备，服务器，网络系统终端，移动终端等安全，软件系统安全则包括服务软件，数据库系统的安全，在整个档案数字化管理后，要注意所有档案的安全。
2高校图书馆图书档案数字化建设思路
当今社会是信息时代，在传统的档案管理中，档案保存，借还已经无法满足当前社会对于档案的管理要求，图书馆、档案馆的数字化建设是当今社会信息化建设的必然发展形态，利用数字化的管理档案即实现了档案的管理的效率的提升，也实现了管理的责任更加明确，因此，档案馆和图书馆作为一个服务单位，为使这些单位能够更加发挥出自身的服务作用，建设数字化的档案馆和图书馆就非常有必要，在建设时我们要从多个角度进行考虑。
（1）建立健全相关的高校图书馆档案馆的风险控制制度。在建设时首先需要大量的资金作为保障，在数字化图书馆的建设过程中，国家政策、资金的调整、人员的调整等各类因素当中都会出现相应的风险，这些风险主要包括： 计算机软硬件开发人员的变化可能造成软件项目突然中止。 上级拨付的资金不到位，或者由于资金问题造成了设备保障不到位，在一些专业设备的购置上造成了一定延迟。 图书馆内部一些机密级资料泄露，这就造成了不可估量的损失。 在将资料进行数字化建设的过程当中，因为一些特殊原因造成的知识产权的纠纷等问题。基于以上原因，我们必须建立相应的风险控制制度，确保资源的安全。
（2）加快转变图书馆服务读者的理念上的转变，增强工作人员的责任意识，确保图书馆资源的利用率发挥到最大。在数字化图书馆和档案馆建成以后，学校内任何一名师生，都可以通过任何一个无限终端轻松的访问到图书馆的数字化资源，迅速、方便将是数字化图书馆今后的一个最为重要的特征。因此转变图书馆的服务理念，在数字馆建成以后，管理人员应根据读者需求，切实满足读者的需求，根据需求定制服务，这样数字图书馆的服务功能才能彻底的发挥。
（3）合理的对于图书馆的档案的数字化建设进行规划，全面推动学校数字化图书馆和档案馆的建设，数字化馆的建设可以彻底发挥出对于学校师生的服务功能，且真正的让学校的师生体验到数字馆的好处。图书馆还必须要根据图书馆的数字化建设需求对图书馆的未来的发展合理的部署。 对于濒危的，具有很强收藏价值的图书进行数字化转移工作 对于永久性档案及处于长期保存的秘密档案进行数字化。 使用频率较高的档案和书籍加紧进行数字化。 对于一些有特色的资料要加快数字化。
