时间：2022-06-23 02:46:34
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档案信息化管理已经成为档案管理工作发展的必然趋势，信息化管理充分的利用了计算机网络技术，有效的提高了工作效率，能够更加充分的利用档案信息资源，发挥档案管理的潜在价值。档案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改变，以适应档案信息化管理的需求。首先对档案信息化管理的优势进行了分析，然后进一步阐述了做好档案信息化管理的措施，对于提高档案信息化管理工作水平具有重要的意义。
关键词：
档案信息化；优势；管理方法
档案信息化建设是科学技术发展到一定阶段的必然产物，也是档案管理工作的一项创新，对于提高档案管理工作效率具有重要的意义。信息化管理相对于传统的纸质档案具有很多优势，不仅在信息处理方面更加便捷，同时为档案信息资源的开发利用提供了有利的平台，能够更加充分的发挥出档案管理的内在价值，将档案管理工作的服务范围不断拓宽，做到了资源利用最大化，这是实行档案信息化管理的重要意义。
1档案信息化管理的优势
1.1加快检索速度、提高检索准确性
按照传统方式，检索档案需要相关工作人员在案卷及目录中进行手动查找，查找效率不高，也很容易出现差错。通过对档案管理实施信息化管理模式，不但可以极大地提升档案信息的查找效率。而且还能大大地降低出现差错的可能性。除此之外，借助档案信息化管理模式的自动化以及智能化功能，即使是较为复杂的模糊查询也可以顺利实现。
1.2提高档案信息利用率
随着科技的进步，环保理念的加强，无纸化办公受到关注，并得以在各个部门践行，办公自动化程度得以很大提高，这样就出现了办公数字化与纸质档案信息之间的矛盾问题。通过采取档案信息化管理模式，档案信息可以数字化形式呈现，从而直接应用与办公数字化系统之中，不但有效解决了办公数字化与传统纸质档案信息之间的不协调问题，同时还为使用者提供了极大的便利。
1.3方便信息远程传输
按照传统模式，使用档案信息主要有两种途径：一是实际到相关的档案管理部门进行查找；二是发传真或者邮寄，这为使用者带来极大的不便。而档案信息化管理模式的应用，借助信息网络，使用者通过自动检索即可实现与档案管理部门之间的档案信息传输，特别当二者相距较远时，这种便利性则更加突出，在很大程度上节省了人力、物力和财力。
1.4有利于实现资源共享
办公自动化可以与档案信息化管理实现有效衔接，这样可以实现档案信息的收集、整理、管理以及使用过程的一体化，同时可以同步完成档案信息文件的生成、管理和使用，发文、归档以及使用三者同步开展成为可能。
1.5提升档案管理工作效率
档案信息化管理模式下，从生成电子档案开始，之后的信息收集、检验、归档、入库以及使用的各个环节的相关工作都可以依托于自动化工作平台得以实现，这样就实现了档案信息管理相关工作从传统方式向自动化和智能化方式过渡，无论是档案管理还是档案使用，都出现了质的变化，体现了传统工作方式与先进科学技术的结合。
2推进档案信息化管理的策略
2.1转变管理理念
计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是促进档案管理步人现代化的第一步。
2.2创新管理方法
随着时代的发展，社会环境不断的发生变化，由此对于各个单位的发展造成了一定的影响，而档案管理在单位发展过程中发挥了重要的作用，其是单位在长期工作的过程中所产生的具有重要价值的资料记载，对于单位的长期发展具有重要意义。所以在新的历史条件下，档案管理工作需要与时俱进，转变管理理念，创新管理方法，以市场经济发展形势为依托，实行档案信息化管理，能够有效的提高工作效率，更好的为单位的发展创造有利的条件。
2.3完善内部管理
为了推进档案信息化管理工作进程，需要制定完善的内部管理体系，明确档案信息化管理的运作流程，对于系统内部各个环节的运行需要制定详细的规范标准，为信息化管理工作的开展提供有利的依据。加强各个部门之间的协调管理，积极配合档案信息化管理工作的运行。明确岗位职责，制定完善的规章管理制度，并且将其彻底的贯彻落实，为档案信息化管理打下坚实的基础。
2.4要有先进的设备和技术
档案信息化管理工作的高效开展，还需要强大的设备与技术力量的支持。设备是开展档案信息化管理的硬件条件，也是最为基础的需求。所以单位应该给予足够的资金支持，配备先进而齐全的计算机网络设备，为信息化管理工作的开展提供基础保障。技术是档案信息化管理的重要因素，在实行信息化管理模式后，一切工作的开展都需要依靠计算机网络来完成，所以对工作人员有较高的要求。档案管理人员不仅要具有扎实的专业知识，同时对于计算机网络技术还要熟练操作。工作人员在具有一定的技术要求的基础上，还要具有良好的职业道德和认真的工作态度，由于档案管理是一项繁琐的工作，所以需要档案管理人员在开展工作的过程中要认真细致，确保档案信息的真实性和完整性。档案信息具有一定的保密性，所以要求档案管理人员严格遵守职业道德，严禁外泄档案信息。
2.5加强档案信息化管理的安全工作
在实施档案信息化管理工作中，由于网络本身具有开放性的特征，所以在进行档案信息处理时，需要做好安全保护工作，切实保障档案信息的安全性。安全保护工作的开展需要从工作人员以及技术两个方面来实施，工作人员是档案信息的直接接触者，所以要制定严密的规章制度，对档案管理人员进行进行制约，其实最根本的因素还应该从管理人员的职业道德方面去开展，严格遵守工作条例，确保档案信息的安全性。此外，还应该做好充分的安全技术防范措施，通过软件的设置来防止档案信息的失窃和恶意篡改，这些都需要强大的技术支持。对于不同等级的档案信息，要设置管理权限，从而提高档案信息的安全性。
结束语
档案信息化管理有效的提高了工作效率，通过信息化建设，为档案信息资源的开发利用提供了有利的条件。为了推进档案信息化管理进程，需要及时转变管理理念和管理方法，完善内部管理制度，加强先进设备和技术的引进，做好档案信息化管理的安全保护工作，为档案信息化管理工作的顺利实施创造有利的条件。
作者：杨艳梅 单位：黑龙江省松花江林管局林木种子站
参考文献
[1]张琼.档案信息化管理的创新[J].消费导刊,2012(12).
【关键词】档案；档案信息化；措施
1.档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2.档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3.加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十二五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十二五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1 档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2 加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
关键词： 档案管理 网络化 信息自动化 档案工作者
随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理领域。因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。
一、档案信息化管理的重要性
改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种困境，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此，档案信息有其独特优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大效益。提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。
二、提高档案的标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提升。特别是基层的档案馆（室），目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分发挥。它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一项系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
三、提高系统的整体水平
根据系统论思想和集体化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是提高系统的整体水平，只有少数先进节点是不可能组成先进系统的。
四、重点抓好数据库建设，以提高档案管理成效
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学地管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。
五、重视人才管理，推进档案信息自动化
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培养其事业心和奉献精神；有计划地组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长、流动规律，以形成最佳人才结构，这些方面都需要给予重视。
六、客观务实地改进档案管理
档案信息自动化系统的管理体制要使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集体统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是，自建系统，造成信息分割和资源浪费。
七、完善档案信息化标准体系
完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。为此应集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准，做到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、基建档案的设计、底图、工程档案、人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。
八、档案信息服务要网络化管理
网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将工程档案与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成包含各种信息资源在内的“公司信息资源系统”，实现所谓的“信息资源共享”。
九、加强安全防范，采用先进的信息安全技术
实践证明，无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技术手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。要建立完善的安全管理管理制度，电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发现。因此，电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。
随着科技的进步，信息化已不可避免地进入档案管理领域。我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善，使档案工作面临从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提升档案的利用水平，成为需要档案工作者不断探讨和研究的问题。
1 档案信息化所面临的风险问题
馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段，数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险。
数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境，也是引发档案信息安全问题的风险基地。
档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性，以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管，要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份，这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战，若不及时参与继续教育，更新知识结构，了解和研究电子文件及其工作机理，档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险。
2 保证档案管理信息化安全建设的有效措施
2.1 提高档案管理人员的信息化意识，并加强人才队伍建设
档案信息化管理具有一定特殊性，与传统档案管理相比，其通过对计算机技术的有效运用，促进了档案信息的自动登记、归档、查询和传递的实现，有效的提高了档案管理效率。但档案信息化管理对档案管理人员的综合素质和岗位技能都提出了严格的要求，档案管理人员应当全面了解电子文件的特征和电子档案的全程管理模式，熟练运用网络安全防护系统，切实提高档案信息化管理效率，保障档案信息化管理的安全性。档案管理人员应当不断学习新知识和新技术，丰富自己头脑，积极参与单位组织的培训活动，切实提高档案管理人员自身信息化意识和专业能力，切实提高档案管理的有效性。
档案信息化管理过程中，档案管理人员始终是档案管理的主体，是影响档案现代化管理水平的重要因素，因此档案管理人员应党坚持与时俱进，全面提高档案管理人员自身的档案管理意识，加强人才队伍建设，推进档案信息化管理的稳定持续发展。在现代社会经济发展形势下，高素质的档案信息化管理人才应当具备专业的档案管理意识，并具备合理运用现代信息技术的能力，因此相关部门应当定期组织档案管理人员参加档案信息化管理培训，不断提高自身专业素质，增强责任意识和岗位技能，加快推进档案信息化管理的人才队伍建设，推进档案信息化建设的顺利开展。
2.2 建立技术保障体系，保障应用软件安全
为保障档案信息资源的安全，应当对档案管理信息系统进行安全防护，不同类型的信息技术产品的使用，应当从系统保护、信息保存等多个方面入手，建立规范的技术保障体系，为档案信息化管理提供可靠的技术支持。与此同时，应当结合档案信息化管理的实际情况，研发身份识别认证系统，合理设置档案权限，确保只有合法用户才有权限进入系统内查询相关档案信息资源，以保证系统的安全稳定运行，提高档案信息化管理的有效性。一旦出现内部档案管理人员非法操作查看档案信息资源的情况，应当采取有效措施进行处置，并充分做好档案数据信息的加密工作，保证应用软件运行的安全性。
2.3 加强档案信息安全保障体系建设
当前国家层面上对电子文件管理的要求是同时保管纸质文档和电子文档。《电子公文归档管理暂行办法》中指出，电子公文形成单位应当将具有长期保存价值的电子公文制作成纸质公文，并连同电子公文原载体一同归档保存，并建立有效的联系，便于后期查询和利用。电子档案是信息时代的产物，为提高其保存和管理效率，应当加强档案信息安全保障体系建设，积极采取有效技术措施保障信息安全。当前档案信息化管理中比较常用的安全技术主要有密钥技术、签署技术、身份验证、防火以及水印等技术，而在管理方面，主要以异地备份和存用分离的方式加强对档案信息资源的安全管理，全面提高档案信息化管理的安全性和可靠性。
档案信息化管理的主体是人，电子文件的制作和管理也是由人来完成的，因此在档案信息化管理过程中，应当对参与电子档案的制作和管理的相关人员加强思想道德教育和素质、资质审查，坚决不允许责任意识差、思想道德品质差的人员参与到电子档案的制作和归档过程中，切实保障电子档案与归档电子文件的真实性和安全性。在日常档案信息化管理工作中，应当定期组织开展活动，培养档案管理人员的思想品质和道德意识，调动其工作积极性，强化档案管理人员的责任意识，提高其档案管理水平，为档案信息化管理工作的顺利开展打下坚实的基础。与此同时，应当积极建立电子档案管理的岗位责任制，坚决落实工作责任，保证档案信息化管理全过程的真实性和有效性。
2.4 加大投入，增配软、硬件设施
高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施。当前的档案管理资金主要来自政府拨款，为了加快改造的步伐，也可以采取收入资金的方式。如果遇到一些阻碍，也可以向上级主管部门沟通，并商榷解决办法，加强档案信息化的发展。
2.5 病毒防范与治理
病毒对档案管理具有一定的威胁，所以信息化档案管理人员应该根据实际情况建立起高级病毒防范网，对不断升级的病毒都提出相应的解决办法。对相关管理人员的信息技术培训十分必要，有利于提高其安全意识。
2.6 建立监督执行体系
对档案信息化管理工作进行监督能够提高档案工作的质量。一方面要强化对整个档案信息化管理工作的过程控制和跟踪，保证每一个步骤都能够有效落实，实现信息化管理的要求和目标。档案管理工作的信息化保障工作通过监督分析和管理，进一步推进相关标准和规范的升级。
在经济迅速发展的今天，房地产业也获得了蓬勃的生命力，得到了迅速的发展。而房产档案管理作为房地产业的重要组成部分，在房地产业蓬勃发展的今天也起到了巨大的作用。
一、对房产档案作用的认识
房产档案主要是指房地产业的管理部门在房地产发证登记、交易买卖、房屋拆迁、建筑用地和租赁用地中，通过收集、整理等过程，按照特定的方法形成的能够直接反映房产产权人、房屋现实状况和土地使用状况的文件材料，这些材料主要以文字、计算材料，图纸，图表，照片，录像带，录音带等各种形式为载体。
在房产档案建立形成之后，当房产的产权以各种不同的形式不断的发生变化时，或者是，当房屋的现有状态发生转移或变更时，房产档案的内容必须不断地被补充一些新的材料，才能够保证其真实性和连续性，防止发生各种不必要的纠纷。
二、房产档案管理的特点分析
（一）具有法律的依据性
房产档案是对产权变化和房屋的现有状态转移或变更的记录，对调解各种纠纷起到了重要的作用，它是确认产权和房屋现有状态的重要依据，是除了产权证书外，另一种被法律所认可的凭证。当前各种房屋交易纠纷纷至沓来，这时，房产档案就起到了重要的作用，成为了重要的法律依据。
（二）具有区域的垄断性
房产管理属于属地管理，而且每个地区都只有一个房产管理部门，因此房产管理就具有了区域的垄断性。因此，房产管理部门的工作效率就决定了该地的房地产业的发展情况。因此，为了该地区房地产业的不断发展，保持市场的秩序化，房产管理部门就必须加大硬件设施，实现信息化管理。
（三）具有社会的信息性
房产档案作为反映房产产权人、房屋现实状况和土地使用状况的文件材料，本身就具有社会的信息性。即使对房产档案进行了信息化管理，但是，它仍是信息传递的载体，具有社会的信息性。
（四）具有动态性
当房产的产权以不同的方式在发生变化时，或者，当房屋的自然状态发生变化时，房产档案的内容就必须进行补充，详细并及时的记录房产的产权、房屋的自然状态变化的具体情况，这就决定了房产档案管理具有动态性。
（五）具有使用的频繁性
房产档案在社会生活中经常会被用到，例如：买卖、继承、抵押房屋时，或者是发生房屋纠纷时，又或者是房屋的自然状态发生变化时。所以房产档案具有使用的频繁性。
三、房产档案管理的缺陷分析
人工的房产档案管理存在着多种缺陷，主要可以分为三类：第一类是房产档案有积攒的现象，房产档案资料因为数量大、种类繁多、房产信息变更快等原因，造成了房产档案不能得到及时的整理和分类，这也就造成了房产档案的堆积现象；第二类是房产档案管理部门的管理水平不高，主要是因为房产档案管理部门的硬件设施简陋，这就造成了房产档案管理部门的工作效率低，管理水平不高；第三类房产档案的动态性给工作带来了一定的难度，因为当买卖、继承、抵押房屋时，或者是发生房屋纠纷时，又或者是房屋的自然状态发生变化时，房产档案的内容就必须进行补充，对发生的各种情况进行最详细的记录，而且因为房地产业的迅速发展，各种变更每天都会发生，并且数量十分巨大，这就给房产档案的管理工作带来了许多的困难。
因为人工的房产档案管理存在着许多的缺陷，所以房产档案的信息化管理就获得了巨大的发展空间，它可以在一定程度上解决大部分的问题。
四、房产档案的信息化管理分析
随着科学技术的不断发展，以计算机为主要核心的房产档案信息化管理也得到了广泛的应用，而且也会逐渐代替复杂的人工房产档案管理。房产档案的信息化管理有利于改变工作模式和工作方法，极大地提高房产档案管理的效率；有利于提高房产档案管理的质量和和水平，保证房产档案得到及时的整理和更新。
房产档案的信息化管理首先可以有效地保护房产档案的原件，满足使用者的各种需要；其次是可以深层次的揭示房产档案的具体内容，进行传统的房产档案服务，主要包括提供目录，进行查询、复制和借阅等服务；然后是可以将繁琐的房产档案进行浓缩，提取其中的精华，去除没有利用价值的房产档案信息，减少房产档案的信息量；最后是可以对房产档案中的原件信息进行综合的分析和研究，提高信息的准确性。
同时在对房产档案进行信息化管理是应该坚持做到：第一，保证做好房产档案信息化过程中的技术处理工作；第二，保证做好信息化房产档案的保存工作；
第三，保证工作人员的综合素质，具有良好的工作效率；第四，保证各部门之间具有清晰的职能分配；第五，采用信息化和纸质文件相互协调的房产档案管理。
【关键词】房产档案；信息化；数字化；科学化
房产档案是指房产管理部门在进行房屋产权登记、调查、变更及转移等房屋权属管理活动中形成的具有保存价值的诸如文字、图表、图纸等文件资料。它具有专业性、动态性、真实性和法律凭据性，一般以分为纸质档案和电子档案。房产档案作为房屋产权登记工作的重要依据和房地产经济信息的重要组成部分，在推动房地产经济发展的进程中具有十分重要的作用。因而，充分认识新时期房产档案管理的特点，做好房产档案信息化管理，满足市场经济条件下的房地产发展的迫切需要，是房产档案工作者义不容辞的职责和义务。
一、房产档案管理信息化的现状
近年来，随着城市化进程的加快和住房保障体系建设的不断完善，房产档案数量激增，利用率也大幅度提高，与此同时，旧的房产档案管理的弊端逐渐暴露出来，如使用效率低、查阅困难、不能共享，已不能适应新时期房产档案工作的发展需要。房产档案管理信息化这一概念提出已经有些年头了，但真正全面落实并不理想。目前，多数房产管理单位都配备了计算机、通信网络等软硬件设备，并不同程度上建立了房产档案管理自动化系统，有的系统仅仅局限于单机简单查阅房产档案，详细查询仍需借助纸质档案，有的档案信息系统只能进行一般性的信息采集。为进一步健全信息化、数字化、自动化的房产档案管理系统，真正建立起房产档案信息采集、整理、利用等一体化的房产档案信息系统，各级房产档案管理部门需要借助快速发展的信息化技术，不断提高房产档案管理的工作效能。
二、房产档案管理信息化体系的优点
房产档案管理信息化是指在房产档案管理过程中利用计算机、扫描仪、网络传输等现代信息技术，对档案信息资源进行采集、存贮、查询和开发利用。随着房产档案管理信息技术的日趋成熟，档案管理信息化模式有以下优势：（一）通过实现房产档案资料的数字化存储。将纸质房产档案信息存贮并转化为数字化电子信息，可以大大降低纸质档案材料的消耗，明显延长档案资料保管的时间。（二）通过建立完善的数字化房产档案数据库，实现房产档案的信息化管理。对档案数据中的全部信息分类快速检索，给房产档案信息的查询、利用带来了极大的便利，提高了房产档案查询的准确率和查速率。（三）实现房产档案资料的信息化共享。房产档案信息化系统借助网络系统进行数字化的信息传递，使市县区各级房产管理部门之间的房产档案信息资源互联互通，极大地提高房产档案利用的范围和效率。
三、房产档案管理信息化建设的几点建议
房产档案管理信息化建设是新时期市场经济条件下房地产发展的迫切需要。房产档案管理的信息化、数字化、自动化，更新了房产档案管理模式，实现了房产档案资源的科学化管理。房产档案管理信息化建设是一个循序渐进的过程，需要在实践中不断地完善和提高，重点抓好以下几项工作：（一）注重决策的科学性和民主化。档案信息化建设的成功与失败，科学的决策至关重要。在实际工作中，要注重行政领导与档案业务、专业技术、后勤等相关部门共同研究，共同谋划，科学制定中长期发展目标，完善阶段性建设规划，体现民主化决策，科学解决信息化系统建设过程中出现的各种困难。（二）选定科学的技术路线。档案信息化建设是一个系统性工作，从最初设计到最后的投入使用，都要经过严格的规划，科学的决策，在快速发展的信息时代背景下，选择科学的档案信息化管理系统，实现系统的高效性、合理性、经济性。（三）建立较为完备的房产档案信息数据系统。现有房产档案主要分为文本档案和图片档案两类。房产档案信息化要对这两类档案进行数字化处理，将文本和图片档案资料自动转换成数字化文本信息系统。在档案管理信息化建设的过程中，开发和建设数据库是一个必不可少的重要环节，只有建立完善的房产档案数据库，才能完成房产档案资源管理的系统化、科学化、高效化。（四）打造素质过硬的房产档案管理队伍。人才建设是档案信息化建设的根本保障，档案信息化建设过程中需要大量的知识型、技术型、创新型、管理型人才，在建设房产档案信息化的过程中，必须重点抓好人才队伍建设；注重岗位人才的继续教育，优化人才培养机制，借助人才竞争机制，构建一支高素质的房产档案管理队伍。
【参考文献】
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[2]邢燕.浅析房产档案信息化管理的优势及策略[J].黑龙江史志,2014-08-08.
关键词：医院 档案信息化 管理
档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践。随着计算机网络技术的广泛应用，使医院档案信息化管理进入了现代化管理的先进行列，传统的医院档案管理方式已无法适应医疗改革的整体需要。为了充分发挥档案管理在医院社会化服务中的巨大作用，医院应积极探索将档案信息化管理技术与方法有机结合，提高医院档案的信息化管理水平。
1.档案信息化管理的基本内容
档案信息化管理是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。医院档案的信息化应包括以下几方面：
1.1档案资源信息化。档案资源信息化是指将档案资源经过信息加工和计算机网络的传输保存，将原有的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序开发，进而实现档案资源的社会共享。
1.2管理流程规范化。为保证文档的一致性，要求医院的办公自动化系统与档案管理系统兼容匹配，以便通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程，确定岗位员工的工作标准，以减少人为调控和干预。
1.3档案检索分级化。档案检索分级化指在施行档案信息检索制度的前提下，通过医院网站和因特网可准确检索到所需要的影像资料、存档文件、原始记录、医疗文献等。
2.医院实现档案信息化管理的必要条件及重要性
2.1实现档案信息化的必要条件
随着计算机技术的不断发展与广泛应用，医院的档案管理已经步入数字化的信息管理轨道。档案的数字化包括档案目录数字化、档案原文数字化以及数字化目录与文件的接收。
2.2医院实现档案信息化管理的重要性
信息时代，随着医院档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断出新，对医院档案数据库建设提出了新的更高的要求。医院档案包括人事档案、管理制度、医疗文件、各类报表、影像资料、设备档案等等，医院档案数据库建设应坚持以用为先的优选原则和目录与全文数据库建设同步的原则，即做到常用先上，重要先上；把医院档案目录与全文数字化同步建设，这样做一方面可以满足一般检索的需要，另一方面可以满足对信息内容查询的需要，有利于文档一体化管理，有利于在网络中实现资源共享，更好地发挥电子档案的作用，实现档案数字化加工与利用同步。
2.2.1医院档案信息化是档案服务社会化的必然要求。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2.2.2医院档案信息化是提升档案管理水平的需要
医院档案信息化是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过档案数字化接收电子文件，使传统介质档案数字化，从而使数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免各自为政，互不兼容，以提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。
2.2.3确保医疗事业可持续发展的需要
传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。
3.医院实现档案信息化管理应做的工作和需解决的问题
医院实现档案的信息化管理有很多优势，是一项比较繁杂的系统工程。但工作量较大，如需对现存档案室的纸质档案进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将其转换成电子文件；还要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，以便于检索利用。同时要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，搞好远程服务。还要采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息安全。同时要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，保证纸质档案与电子文档并存。医院要想彻底实现档案信息化管理，不但需要完成上述工作，还需要大量的资金投入。如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等，还需要进行信息的安全防护，这些都需要很大的经费投入。另外，这些电子产品更新换代速度快，生命周期短，其后续的维修、更换、升级等也必须要有大量的资金投入，同时还需要有满足工作要求的既懂档案管理、又会计算机操作、又通卫生管理的复合型人才的投入。因此，就要求我们必须正视问题所在，尽快完善医院的基础设施。目前大部分医院的局域网建设还不完善，办公自动化系统实施不利，无法形成医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。因此必须加强医院的基础设施建设，包括软硬件方面的设施建设，重视人才的培养，加强档案安全管理。引入科学实用的网络安全应对策略，加强监控，以满足档案信息化建设的需要，保证医院档案信息化管理工作的顺利开展。
参考文献：
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1 当前实行社保档案信息化管理的重要意义
在科学技术飞速发展的今天，社会保险档案管理工作也需要与时俱进，脱离原本的以纸质、光盘以及磁盘等为介质的管理模式，逐渐向以计算机为技术支持的现代化档案管理转型。其中，实现社保档案信息化管理的优势如下：
1.1 减轻管理人员劳动强度，提高管理效率
在我国档案管理事业发展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是传统的管理模式在档案的收集、整理、检索等工序，总会花去档案管理人员大量的时间以及精力，特别是在档案检索环节，管理人员需要对照纸质目录在大量的纸质档案中抽调出所需档案，其效率十分低下。然而在新时期计算机技术的合理运用，相关管理人员可以在掌握必要的计算机技术基础上，依靠相关程序自动生成档案信息，将这些信息汇总起来共同形成社会保险档案数据库。管理人员只要在系统中输入关键词就可以快速而准确的抽调出相关档案信息，极大减轻了管理人员的工作强度。
1.2 纸质档案转化为数字档案，节约档案管理成本
以往传统的社会保险档案通常为纸质材料，不仅成本较高，同时纸质档案在存储、管理以及检索方面都会存在一定难度，这就在一定程度上增加了管理人员的工作量，且管理效率也不理想。而在新形势下，先进的计算机技术已迅速蔓延至人们生活工作的方方面面。相较于其他存储、传递模式，成本低廉以及方便快捷等特点也让计算机技术运用优势大大提高。在社会保险档案管理中，计算机技术的运用让纸质档案逐渐被电子档案所取代，这一方面降低了档案本身的制作成本，节省档案存放占地空间，另一方面也节省了大量的人力资源。
1.3 信息化管理有助于社保档案永久、安全的保存
以往传统的社保档案由于以纸质为主，受自然因素以及人为因素的影响，很多档案信息并不能得到永久、安全的保存，特别是那些年代较为久远的档案，有时会因为人为疏忽或者受潮、灰尘等因素而遭到不同程度的破损，当使用时就会出现档案信息缺失或者字迹模糊等现象，给社保档案的利用造成困难。但是信息化管理则不同，它可以将纸质档案转化为文字、图片、音频等电子形式，在很大程度上减少了档案信息丢失或者字迹模糊等现象的发生。同时，由于电子版档案可进行多次备份，就算计算机硬件本身出现问题，相应的档案管理系统也不会就此崩溃，利用其它硬件依然可以恢复或者重建，进而保证了社保档案的完整性。
2 新时期加强社保档案信息化管理的有效策略
2.1 加大宣传，提高大众对社保档案信息化的正确认识
可以通过电视台、报纸或者网络平台等媒体进行社保档案信息化的宣传，提高社会公众对社保档案信息化的正确认识，并对其有一个深入理解以及支持。提高社会公众的认识不仅仅是因为社保档案的信息化是一项技术手段的革命，更重要的是一场生活方式、管理方式以及思想观念的革命。目前，我国的社保档案事业正处于发展的关键时期，我们需要抓住机遇，积极开拓进取，制定和执行科学的战略方针，来为今后社保档案事业创造新的契机。另外，作为社保档案信息化工作的领导者，也需要深切了解到档案信息化的内涵、目标以及目的，并且对社保档案信息化的内容以及具体实现过程等有一个清楚的认识。意识决定行为。在相关领导的带领下，进一步加大对社保档案信息化建设的投入力度，从而为实现社保档案的信息化管理提供必要的设备以及人才支持。
2.2 构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系
第一，加强设备部门、系统开发部门以及网络运营部门之间的交流、合作，且社保单位应该对自己的发展要求有一个充分掌握，并将信息化管理作为发展载体，依照相关发展需求研发符合自身需求且运行稳定的信息管理系统。
第二，就目前来看，我国多地社保单位的统筹程度都不容乐观，并没有积极构建以档案信息化管理为基础的发展格局，进而给社会保险档案的信息化发展造成了极大阻碍。所以，我们需要切实提高社保档案管理统筹程度。
第三，建立健全社保档案管理制度。在新时期，为了进一步完善社保档案信息化管理配套体系，提高信息化管理水平，需要建立相应的个人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此来为约束和管制管理人员的行为，避免因??人私欲而随意更改他人的档案信息。
2.3 提高社保档案信息化管理水平
第一，各社保单位需要设立人才培养的专项资金，积极加强对社保档案管理人员信息化技能以及职业素养的培养。具体来说，相关单位需要根据本单位的信息化管理建设程度，定期或不定期的组织档案管理人员进行必要的强化训练与教育培训，将其培养成符合本单位发展需求的复合型人才，这也是保证社保档案信息化管理效率的前提。
第二，不断扩展和延伸社保档案的功能。相关社保单位可以根据社保发展的基本要求，对社保档案信息化管理中所包含的信息进行深入分析研究，分析信息的变化趋势，积极探索其中存在的问题，并提出有建设性的建议。举例来说，我们可以通过分析参保人员的年龄变化趋势，来对未来社保资金支出的压力信息进行分析，为今后社保单位的健康发展做好各项资金安排。
2.4 规范档案经办队伍，提高档案的准确性、完整性
在以往的社保档案信息化管理中，由于当时操作人员录入信息的不规范，使得很多参保人的姓名或者身份证号码等存在错误，再加上参保人地址录入不详细以及电话号码错误等，都给社保档案管理带来的诸多不便。为有效避免这一问题，相关社保单位可以组建一支三人以上的工作小组，主要负责修改参保人员的各项信息。与此同时，还需相关部门提供参保人员的二代身份证复印件及相关证明资料，以此来确保参保人员的信息完整以及准确。
