时间：2022-06-29 20:24:09
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1.1保证人事档案的真实性、完整性
个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。
1.2实现人事档案管理的目的
实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。
1.2.1按程序归档
档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。
1.2.2档案规范化整理
档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。
1.2.3建立符合标准的设施
档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。
2增强档案信息化管理水平
提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。
3增强档案管理人员整体素质
1.管理理念滞后。管理观念落后，导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够，没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视，关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依据，有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行，档案管理制度丧失了创新性。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
三、结语
1.人事档案管理对单位的作用
对博物馆来说，人事档案的作用主要体现在为单位提供依据。人事档案是一个工作人员历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解职工的工作轨迹，为领导决策提供重要参考和依据。领导为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面准确地了解职工，通常会将考察现状和查阅人事档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等材料有机结合，而在工作过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会归入个人档案，作为考核依据。因此，在职工考核时，经常会查阅人事档案，考察其德、能勤、绩等方面的情况，从而准确地了解每个人的情况，为单位正确配置人员起到了重要参考作用。
2.人事档案管理对职工的作用
对每个职工来说，在人事档案诸多作用中，主要是人事档案凭证作用，它表现在两个方面：①它是每个职工成长轨迹的真实记载。博物馆人事档案，记载着每个职工的身份、党团组织关系、学历、职称、经历、政审情况等，具有重要的凭证价值和参考价值。个人转正、定级、职称申报、办理养老保险、退休等，都需要人事档案“说话”，它的作用不可被替代，如果没有人事档案，个人的权益无从得以保障，甚至可以说它决定每个职工的命运。②它是每个职工工作表现材料的综合。博物馆人事档案管理工作，是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工作待遇等内容的文件材料。因此，它是职工个人履历、专业技术水平等基本情况真实反映，它能为职工的评价、考察、任免、调动、晋升等提供可靠的第一手材料，是博物馆人力资源管理和开发利用的重要依据。
二、博物馆人事档案管理存在的主要问题
1.对人事档案管理的作用认识不够。
没有真正发挥其作用，人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是保管工作，只要不丢失、不泄密，能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源，既便是利用，也仅限于人员的简历、职称等范围，这种现象的持续，会使得人事档案的利用率降低，其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。
2.对人事档案管理的内容缺乏特性。
博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式，存在单一的现象，不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点，实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员，都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征，从人事档案中很难清楚地了解到每位职工全面的实际情况。
3.对人事档案管理的硬件投入不够，信息化程度比较低。
随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施，既使引入了微机操作，但是仍旧无法达到无纸化办公程度，信息化程度不高，不仅影响了人事档案管理，同时也降低了博物馆工作效率。
三、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施
1.领导重视
领导应增强档案意识，充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划，摆在重要议事议程，定期提出任务要求和听取工作汇报，完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题，对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。
2.完善制度
根据博物馆人事档案工作的实际情况，不断完善博物馆人事档案管理的制度建设，为使人事档案管理工作有章可循，确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理，应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上，更要关注贯彻落实情况，要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料，从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真实的反映事实，保证人事档案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技术
人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是提高档案管理效率，实现人事档案管理现代化必由之路。因此，人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库，利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术，将档案资料整理、录入。通过处理后，原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料，一旦档案发生变化时，可以随时更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
四、小结
基于当前的信息技术水平，人事档案信息化建设工作针对负责人的整体素质水平提出了更高的要求。由整体层面来讲，我国从事档案工作的人员文化素质、专业技能以及实践操作能力存在较大差距，而整体素质以及管理水平较为有限，且人员团队稳定性不强。另外，一些企事业单位欠缺对档案管理专业人才的有效教育培训，尤其是既掌握专业知识又精通网络通信能力的人才更是极为欠缺，无法符合新时期人事档案工作信息化建设快速发展的综合需求。从主观层面来讲，信息安全工作并没能引起各界人员的全面重视，导致工作人员欠缺良好的档案安全以及信息保密工作意识。针对归档以及出来的信息欠缺细致的审核管理，导致实际操作并不规范，信息备份无法及时到位。同传统纸质人事档案数据信息比对，采用现代化、信息化的人事档案管理模式可更加便于数据的移动、更新、复制以及再次编辑，且对于档案工作的规范性操作提出了更高的要求。再者，由于网络系统的开放性导致病毒传播更加便利，而黑客们也为了谋取私利对信息系统展开恶意的攻击。加之电子存储设施或多或少包含技术缺陷，因此对人事档案数据库信息的安全保密性形成了不良威胁。
2人事档案管理信息化工作策略
2.1创建完善的人事档案管理信息化工作机制
持续优化并合理规范的人事档案工作机制以及工作流程，令其同信息化工作的具体需求合理适应。为此，应继续创建优质的内控体制以及责任追究管理制度，做好严格管控，进而确保档案收集、归档管理的高效性以及全面完整性。并可在查阅的阶段中，提升档案资料应用的可靠安全性。针对档案管理工作各个环节存在的问题，可履行问责管理机制，保证人事档案管理工作的可靠有序性。再者，伴随档案信息技术的快速发展，应有效的更新当前管理工作方式以及具体的机制，进而提升人事档案工作的人性化服务水平以及综合控制力。
2.2做好人事档案信息化工作数据库建设
为提升信息化工作水平，应进一步加强数据库建设，以人事机构为信息枢纽，借助安全可靠的计算机系统、扫描装置、缩微技术、多媒体系统，全面发挥技术引导以及职能作用。可借助网络系统的综合优势进行高效的信息录入、合理的档案归档、安全的保管存储、快速的信息搜索、精准的查阅、可靠的备份、及时的维护以及销毁，实现全过程的信息化。实践工作中，各单位应积极创建技术一流、功效明显、便捷人性化的信息化服务网络系统，确保人事档案资源的进一步深入开发应用，以符合不同阶层、不同机构人员应用信息进行统计查询的综合需要，真正提升实践工作效率。
2.3提升人事档案信息化建设可靠安全性，创建完善的人才管理机制
优质的人事档案信息化工作，需要创建合理可靠的安全规定，细化各项执行标准，进一步创建健全的安全保障系统。例如，针对档案信息数据制定合理、操作性强的信息备份以及恢复制度，确保信息储存以及应用的可靠安全性。另外，应做好相关工作人员的安全教育培训，提升他们的信息保密以及安全责任意识。另外，应优先选择操作可靠、通用性较强且可靠稳定，具有良好安全保障机制的人事档案操作系统，选择正版杀毒工具，定期做好系统的备份以及病毒查杀，及时快速的更新软件补丁，营造安全有序的人事档案信息化工作环境。人才始终是信息化建设工作的核心要素。人事档案信息化工作为持续优化、不断完善的过程，因此，应创建完善的人才管理机制，做好相关工作人员的培训教育，使他们形成良好的职业素养，拥有扎实的理论功底，掌握丰富的科技知识，并形成不断开拓创新的精神，真正激发核心潜能，为人事档案工作的信息化建设贡献应有力量。
3结论
一、引言
人事档案是个人身份，工作、学历、人事关系等最真、最直接的记载，是社会和用人单位了解人、使用人的重要载体和依据，直接关系到人事安全和人才利益。流动人员人事档案是人事档案的一个重要的组成部分，在过去的20年里，流动人员人事档案管理对人才合理的配置和有序的流动做出得很大的贡献，但传统的流动人员人事档案的管理模式已无法适应新的形势，而基于网格的流动人员档案管理是一个很好的选择。
二、网格的相关理论
（一）网格的含义
网格（grid）是科学家针对当今的一些科学难题于20世纪90年代初提出的新概念，目前尚无精确定义，但大多数学者认为网格是一个一致、开放、标准的计算环境的信息基础设施，它作为虚拟的整体而使在地理上分散的异构计算资源以达到资源共享，协同工作等目的。
（二）网格的特征
1、集成性与异构性。网格把地理位置上分布的各种资源集中在一起构成一个有机整体，协调分散在不同地理位置的资源使用者。
2、共享性和协商性。网格中的任何资源都能够被共享协商使用，资源请求者和提供者通过协商可以得到不同的服务，满足不同的需要。
3、自治性与统一性。网格资源的拥有者对该资源具有最高管理权限，网格允许资源拥有者对它的资源有自主的管理能力，同时它又需要接受网格统一管理。
（三）网格的系统结构
常见的网格体系结构主要有五种，但目前较为重要的是五层沙漏结构和在五层沙漏的基础上结合WebService提出的开放网格服务结构。五层沙漏体系结构是一种以“协议”为中心的结构，它从底层开始分别为构造层、连接层、资源层、汇聚层和应用层。开放网格服务结构与五层沙漏体系结构一致，但是它符合标准的WebService框架，是强调以服务为中心的“服务结构”。
三、网格在流动人员人事档案管理中的应用探讨
（一）网格技术在流动人员人事档案管理中的可行性分析
1、技术上的可行性。网格技术的研究始于20世纪90年代中期，如今已经成为当今信息技术研究的一大热点，国际上涌现了大批网格研究项目，许多IT企业也积极行动参与相关的技术研究，推出相关支持网格的软、硬件产品。网格标准、网格浏览器、服务器、数据库以及网格操作平台的出现证明网格的应用在技术上已经成为可能。
2、实践上的可行性。网格计算在全球有了许多应用的案例，尤其是企业网格近年来取得了一定的进展。在我国网格技术也已经在生物医药、铁路运输、电子政务、资源勘探以及农、林、水利、航空、金融等行业得到应用。另外，目前我国的人才机构大部分已经拥有了信息化建设的基本设施，其原有的内部技术为网格的应用提供了实践上的可能。
3、经济效应上的可行性。目前，我国各地的人才机构虽都已经开始了信息化建设，但由于没有统一的规划与标准，造成重复建设严重，许多资源无法合理的运用，而网格技术能把已有资源进行整合充分发挥它们的作用，在不增加投资的情况下，有效、高效地使用现有资源，提高服务性能，这在经济效益上为网格技术的应用提供了可行性。
（二）网格技术在流动人员人事档案管理中的必要性分析
1、管理中存在的问题需要网格技术。在过去的20年里，我国流动人员人事档案管理虽然取得了不俗的成绩，但是也存在不少的问题，缺乏统一的战略规划，各个部门的应用软件系统在平台、数据库、网络、接口等各方面千差万别，相对孤立的应用软件体系无法适应需整体协作的管理运作体系，隔离的档案网络形成了档案资源流通的障碍，造成个管理部门档案资源开发分散、综合利用共享程度低、信息孤岛现象严重，而网格技术能很好地解决这些问题。
2、新的管理模式与发展趋势需要网格技术。传统人事档案制度是计划经济体制下的产物，其本质所体现的是个人对国家机关、企业单位的依赖关系，而目前在市场经济条件下，人才正逐步由“单位人”转为“社会人”，社会化、信息化和标准化是流动人员人事档案的管理未来的发展方向，个人诚信体系的建立也将是大势所趋，而相对的人事档案需要整合的资源、服务的种类和需要处理的数据也会急剧增加，由于各机构地理分布广泛，管理域不同，管理策略和安全需求的不同，这就需要一种技术能很好的协调和解决这些问题而网格技术是其最好的选择，它能够很好地适应这种趋势的发展，并为其提供技术基础和标准平台。
（三）网格技术对流动人员人事档案管理的作用
1、引发人事档案管理模式更深层次的变革。传统经济的人事档案是以手工与纸介质管理为主的，档案的更新、传递、查阅都很不方便，而网格环境下档案管理是协作的、开放的，能够方便单位、个人对档案进行及时更新、查阅、适用流动人员的发展趋势，而这必将引发管理模式更深层次地变革。
2、有利于档案资源共享，实现“一点受理，多点服务”。目前由于管理政策不统一、平台系统不统一和数据库结构不统一等造成档案资源难以共享，而网格的共享性、异构性能很好地解决这些问题，实现流动人员的档案委托中心或工作站保管，并可以就近地在任何分中心或工作站开展相关档案的后续服务。
3、有利于管理部门、单位、个人的协作互动、促进人事档案的更新。动态的业绩更新是人事档案的一项重要内容，是提高档案价值的所在，网格技术能够使地理位置不同区域的管理部门、单位、个人拥有不同的权限通过不同的入口对档案进行查阅、及时更新等。
4、有利于档案的利用和开发及个人诚信体系的建立。利用网格技术可实现流动人才的人事服务的跟踪和辐射，拓展档案部门与社会其他部门（如公安、银行等）的信息交换，实现个人诚信档案的建立与更新
四、基于网格的流动人员人事档案管理的实现
（一）流动人员人事档案管理信息网格的整体模式
流动人员人事档案信息网格就是利用计算机网络把地理上广泛分布的、各级流动人员人事档案管理机构拥有的计算资源、存储资源、网络资源、软件资源、信息资源等连成一个逻辑整体，然后像一台超级计算机一样为用户提供一体化的人事档案信息应用服务。
流动人员人事档案信息网格的建设可以与流动人员区域性人事档案建设的结构相同，如图1所示。
可以分为不同的层次，以行政区域为主，辅以地理区域相结合。但从整体上看，它存在一种层级递进的关系，县级联入市级，市级联入省级，最后构成国家级。各级之间以及各隶属关系之间的资源是共享的，其结构如图2所示。
因此，流动人员人事档案信息网格建设可以采取“总体规划、分步实施、循序渐进”的方法，通过试点示范工作逐渐铺开。
通过建立流动人员人事档案信息网格，人事档案管理部门可以充分利用现有的工作基础，整合和管理分散在各个部门的信息资源，建立一个灵活的、富有弹性的人事档案管理信息基础设施，最大限度地减少信息化建设方面的重复投资。
（二）分层的一体化网格信息平台结构
流动人员人事档案信息网格建设是一个广域、长时的动态建设过程，它需要将不同地域、形式各异的资源进行整合，需要兼容各种产品的更新换代。流动人员人事档案管理信息平台是这一建设中最基础的部分，为了最大限度地实现人事档案各部门间的资源共享、协同操作，实现任何操作系统平台上的数据交换和程序连接，进而集成各种新技术和新产品，这种基于网格技术的分层一体化信息平台体系结构由六个部分组成：
1、数据网格与计算网格。它是流动人员人事档案信息平台的基础组成部分。数据网格集成多种异构、分布的数据源，进而为海量数据的存储、传输、处理与融合提供基础框架。计算网格由多个服务器集群构成，通过集群技术将各企业的服务器融合成为一台透明的、强大的高性能计算机，用于提供高性能计算服务。
2、信息资源网格。该层基于数据网格和计算网格构建，对来自数据网格和计算网格的数据与结果进行处理形成信息资源并将信息资源提供给服务网格层。
3、服务网格。提供流动人员人事档案管理系统所支持的各种服务，同时对于各人才机构的应用系统提供支持，这种服务支持包括信息服务、计算服务和智能信息服务等。
4、系统建模与应用模板。根据来自应用系统和个性化服务访问接口的不同要求，相应地生成专有的系统模型和应用模板。服务网格根据其生成的系统模型和应用模板，向应用系统或用户提供符合要求的服务。
5、个性化服务访问接口。针对各企业和个人的不同应用要求，人事档案各个应用系统通过该接口可以很好地与人事档案信息平台进行交互，进而获取量体裁衣的个性化服务，是信息平台通用性、交互性、实用性的重要表现部分。
6、开发规范与控制平台。它是信息服务平台的中央控制中单元，通过该平台的集中统一控制，使得新建的服务网格、信息资源网格、数据网格和计算网格等各个子系统符合统一规范。利用实现系统的互通、互联相互操作，进而在管理控制平台的统一控制、协调下发挥流动人员人事档案管理信息平台的最大优势。超级秘书网
五、结束语
流动人员人事档案管理正逐步走向标准化、信息化、社会化，网格技术作为一新兴的研究领域也正在逐步走向成熟化、开放化、标准化，并逐步进入实际生产应用阶段。将网格技术应用到档案管理，它不但能弥补由因特网的不足而带来的人事档案管理中存在的问题，而且有利于档案的查阅、异地更新以及单位、部门间的互动，为流动人员人事档案管理改革和发展提供新的环境和广阔的前景，为其信息化建设带来新的契机，对促成新的管理模式起着不可估量的作用。
参考文献：
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2、陶碧云.档案异构数据库与网格技术[J].档案与建设,2006(9).
3、裴友泉,马仁杰.运用网格技术解决电子档案关联利用问题的构想[J].档案学通讯,2005(6).
(一)档案分类不明确，查阅受限
高校中的人事档案非常繁多，且存在很多种类，只有进行合理的分类管理，才能够使管理工作更为到位，更方便与查阅和调用。然而，我国许多高校在进行档案管理工作时，由于受到各种条件的限制，未能进行及时地分门别类，即使分类其种类也较为稀少，并且分类不合理，造成了人事档案管理中存在紊乱不清的情况。这种人事档案管理现状，就会导致高校人员在需求查阅档案信息时，就要耗费大量的精力去查找，档案的调用更是困难。严重地影响了高校人事档案的查阅、调用效率。
(二)人事档案管理人员缺乏专业技能
高素质的专业人才是保证一项工作顺利进行的最基础保障。我国高校认识档案管理工作人员普遍存在非专业性，大多数的管理人员学历都不高，并且不具备档案管理的专业技能，甚至有一些管理人员由高校的其他职员兼任，并且有部分人事档案管理人员缺乏高尚的职业道德素质，工作中消极应付。这就降低了高校认识档案管理队伍的整体水平，降低了高校人事档案管理的质量。高校人事档案管理是一项极为重要的工作，从信息的收集、筛选到整理成档案、归档、装订等工作流程要求都非常严格，管理人员缺乏专业的素质，就难以按照档案管理标准进行工作，普遍地存在操作不够规范，工作效率低下的问题。
(三)人事档案的信息来源和资源共享受限
现如今，我国许多高校的人事档案管理工作主要是依靠管理人员的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人员一项一项进行，甚至档案的填写要依靠手写来进行，这样的档案管理模式大大地限制了人事档案的信息来源，导致了信息收集不全面，查阅费时费力。另外，由于人事档案的建档、复制速度慢，就很大程度上限制了人事档案信息共享，当高校中多个部门或多个工作人员同时需要某些档案资料时，就会造成档案资料短缺，无法实现同时共享。而校外人员想要查阅档案资料则更是极为困难。
二、高校人事档案管理的有效对策
(一)强化高校人事档案管理的意识
高校人事档案是保障高校教育工作顺利开展的重要保证，也是我国档案资料中最宝贵的财富。高校应当通过有效的宣传、教育手段，向高校领导、教职工普及人事档案管理的重要性，增强高校全体人员的档案管理意识。从而使高校领导对人事档案管理工作重视起来，通过为人事档案管理工作制定有力的管理制度，来保障管理工作在正常进行;人事档案管理人员应当认识到自身工作的重要性，从内心深处热爱档案管理工作，积极地奉献出自己的力量;高校其他各部门、工作人员积极地配合人事档案管理工作，从而在高校中形成良好的人事档案环境，实现人事档案管理的全面优化。
(二)确立高校人事档案管理目标
高校人事档案管理工作应当有合理的发展目标，才能够不断地进步。制定切实可行的人事档案管理目标，不仅能够为人事档案管理工作人员分配具体的工作内容，使其在档案管理中通过完成自己的工作为高校管理作出贡献，避免无效、偏离高校教育发展的工作，还能够将高校人事档案管理工作进行简化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事档案管理工作的效率。除此之外，还能够提高高校人事档案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的档案管理体系，为查阅、调用高校档案提供便利，增强人事档案的服务职能。
(三)完善高校人事档案管理制度
高校人事档案管理工作是一项较为复杂的工作，需要有一套完善的管理制度进行规范。在合理有效的档案管理制度之下，管理人员才能够按照合理的管理程序来收集信息、整理资料，将信息建档。合理的管理制度还能够使人事档案管理工作走科学化的道路，一方面可以将档案管理工作责任落实到具体的人员身上，使每一位管理人员担负起自己应有的责任，另一方面则能够保证在建立档案、管理档案等过程中不会遗漏重要信息，保障档案信息的完整性和真实性。合理科学的人事档案管理制度能够确保高校人事档案管理工作的顺利开展。
(四)建设专业的高校人事档案管理人才队伍
在高校人事档案管理工作中，管理人员是主体，因此，档案管理人员的素质是关系到人事档案管理质量的最重要因素。高校必须通过一定的手段来强化人事档案管理人才队伍。一是高校应当聘用一定数量的专业人事档案管理工作人员，同时保证在不同档案类型、档案结构等方面人才分配均匀;二是要通过一定的手段来增强档案管理人员的职业道德，形成良好的职业操守;三是高校要为档案管理人员进行定期的培训，增强其档案管理技能，学习先进的科学技术，提高档案管理工作效率。
(五)强化高校人事档案管理的保密性
农业科研单位进行对工作人员的管理也要集中在提升工作人员的生产效率和生产技术。然而，进入新世纪以来，随着科学技术的不断发展和人才思想意识的转变，以往的农业科研单位人事管理机制已经不能够满足人才越来越多样化的需求。虽然建立一套良好的农业科研单位人事管理和档案管理机制对于农业科研单位来说拥有着巨大的好处，但是截至目前，很多农业科研单位并没有意识到农业科研单位人事管理和档案管理机制对农业科研单位发展的巨大作用，并没有设立出一套完善的农业科研单位人事管理和档案管理机制。目前，为了制定一套行之有效的农业科研单位人事管理制度，各个农业科研单位和相关的专家学者都付出了很多艰苦的努力工作。在这个过程之中，也诞生了很多适合某一个农业科研单位或者是适合某一种行业的农业科研单位人事管理和档案管理方案，促进了农业科研单位的发展，发挥了很有效的作用。但是，这些农业科研单位的人事管理方案并不能形成一种放之四海而皆准的全行业的农业科研单位人事管理准则，这就需要对农业科研单位的人事管理制度进行进一步的探讨和研究，寻找出一套切实可行的方案来进行对农业科研单位人事管理机制的研究，切实有效地提升整个农业科研单位的竞争能力。
二、农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路
1.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革要遵循
的主要原则为了保证整个农业科研单位的正常秩序，保证农业科研单位的市场竞争能力，必须要遵循一些基本的农业科研单位人事管理制度原则，并在整个过程之中，受到这些基本原则的约束。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要遵循以下几个方面的设计原则。第一个要考虑的原则是对农业科研单位工作人员的物质性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在基本职位相差无几的情况下，所获得的基本工资数目也是相差无几的，那么农业科研单位人事管理制度所能够提供给的工作效率高的工作人员的额外金钱就成为了农业科研单位工作人员追逐的方向，是可以极大促进农业科研单位工作人员的工作效率的。因此，要进行考虑的首要原则是农业科研单位工作人员的物质性人事管理原则。第二个要考虑的是对农业科研单位工作人员的地位性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在获得职位的晋升之后，不仅仅可以获得更加多的物质性收益，还可以收获来自各方的尊敬，这也是促进农业科研单位工作人员积极工作的源动力之一。但是，由于农业科研单位的管理职位毕竟有限，没有物质性的人事管理的使用广泛。因此，其次考虑的是原则是农业科研单位工作人员的地位性人事管理原则。第三个要考虑的是对农业科研单位工作人员公平性的人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在农业科研单位之中，因为种种原因，总是难以得到自己应有的人事管理。除此之外，在竞争之中，农业科研单位工作人员也难以避免拉客等恶意竞争行为的出现。例如在家族性农业科研单位之中，就很少有工作人员能够真正地晋升到管理层之中去，这就极大地限制了农业科研单位人事管理机制的运行，农业科研单位的人事管理机制也难以激发出农业科研单位工作人员的积极性。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要注重对农业科研单位工作人员公平性的人事管理原则。
2.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路
进入新世纪，在信息化的时代下，传统的农业科研单位人事管理机制已经不能够满足人才的切实需要。针对这样的情况，在农业科研单位推行人事管理机制的时候，一定不能够仅仅考虑到农业科研单位工作人员的经济方面的人事管理，还要注重对农业科研单位工作人员的全方位人事管理。例如，可以在农业科研单位工作人员做出了对农业科研单位巨大的经济贡献的时候，可以考虑为农业科研单位工作人员设立相应的职位，满足农业科研单位工作人员的未来发展。也可以为工作人员去报一些专业技能知识培训班，提升工作人员的综合素质水平，为农业科研单位工作人员以后的发展提供保证。在进行整个农业科研单位的人事管理与人事档案管理制度的评判过程之中，可以随时进行变化，并使用相关的档案管理手段将这些变化记录下来，并根据这些变化改变变量（例如农业科研单位工作人员的性别情况、农业科研单位工作人员的年龄状况、农业科研单位工作人员的学历状况、农业科研单位工作人员的婚姻状况、农业科研单位工作人员的工作时间状况、农业科研单位工作人员的职位状况等变量），就可以得出最合理的模型。通过对这些基本的农业科研单位人事管理制度的基本变量的研究，可以得出各个变量改变之后，农业科研单位工作人员所接收到的农业科研单位人事管理制度的回报，以及农业科研单位工作人员具体的满意程度，制定出符合农业科研单位长远利益、有利于农业科研单位发展的农业科研单位人事管理基本制度，等等，这样就可以拉近农业科研单位和农业科研单位工作人员之间的距离，促进农业科研单位持续健康快速发展。
当前许多单位的人事档案都挂靠在人事部门或者劳动部门上，没有专门的部门和人员对人事档案进行统一的保管和整理，更不对人事档案进行定期更新，而且用人单位对员工的人事档案也没有做严格的鉴定和检查，导致人事档案内容虚假，档案丢失、内容混乱的情况屡见不鲜。
二、人事档案管理问题出现的原因
1.当前人们对人事档案管理工作缺乏正确的认识
有些人认为人事档案的存在是“组织上”任用人才或者是政治运动整人的依据，认为人事档案的重要性只存在于政治运动中，而在市场经济之中没有用处。在这种观念的指导下，对人事档案资料的整理只注重人员的政治状况、家庭背景，忽视对个人能力素质、品质道德的归档，导致内容的不全面；有些人为了给自己的档案“更好看”而伪造材料，没有按照规定严格记录个人情况，导致人事档案内容的不真实。而且人们不重视人事档案在市场经济之中的地位，也就导致对其处理非常随便，为某些人弄虚作假提供契机，而这些弄虚作假的行为又加剧人事档案管理工作的混乱。
2.人事档案管理人员素质参差不齐
有些人事档案管理的工作人员没有接受足够的培训，对相关政策规定了解也不清楚，使之没有能力做好人事档案的管理工作。还有就是对管理工作的相关规定不到位，导致人事档案管理无章可循，无法可依。企业单位都不设置专门的部门和人员去整理、保存人事档案，当人员流动时人事档案也无法及时调整，使得人事档案成为人员流动的绊脚石。
三、人事档案管理问题的解决方法
1.建立系统的人事档案管理体制
政府要根据《中华人民共和国档案法》对所有的机关单位、社会团体、企事业单位进行统一的档案管理，要在省市县等不同层级设立专门的人事档案管理机构，管理所辖区域内的人事档案整理、保管、更新和流动工作，国家要建设统一的人事档案信息网络，对所有的人事档案进行统一归档。系统的人事档案管理部门和统一的人事档案信息网络将为人事档案管理工作提供保障。
2.创新人事档案内容
我们要根据社会的发展不断充实人事档案的内容。计划经济时代人事档案更重视一个人的政治性档案，在当前市场经济体制下人事档案要更多地注重一个人的能力素质、品质道德资料的收集和整理。要根据市场需求和当地社会实际重新对人事档案的收集范围和收集标准进行评定，要由专门的部门对人事档案的准确性进行核对校准，尤其是对个人的诚信进行详细记录。
3.提高人事档案管理人员的素质
公路干部档案记载一个干部在单位工作、学习、活动等方面的真实情况，为公路干部以后提拔、任用、考核提供了重要依据。而在个别干部档案中，存在更改出生日期、更改参加工作时间或连续工龄的。这不仅有悖于诚信档案管理，而且也不利于干部的公平竞争，更有失于公民基本道德要求和做人之本。档案管理不够规范。个别干部档案中，对一些大小不一的纸张，未进行技术加工或处理，对一些过窄或破损纸张未进行加边或裱糊，统一纸张规格，按照档案管理及整理规则要求，打印档案各类材料目录，规范散页材料，打孔装订，统一样式，统一卷盒等，这不但影响了档案整体美观，还对日后档案保护和方便利用带来很大不便。
二、加强公路档案管理人员继续教育途径
档案对公路养护和管理的基础保障作用日益突显，公路干部人事档案管理规范化、制度化和信息化建设，迫切需要通过继续教育培养一支业务素质高、管理能力强、服务意识好的复合型档案人才队伍。
1.建立健全培训管理机构和规章制度。加强继续教育组织领导。领导重视是做好继续教育的前提和基础。单位领导应高度重视此项工作，将其纳入议事日程，要建立继续教育领导小组，定期对教育培训进行检查、指导、督促，发现问题，及时处理解决。健全继续教育相关制度，进一步规范继续教育管理。从继续教育内容、组织、安排及要求上都要制定严格的制度，保证继续教育工作在制度化轨道上顺利开展；其次为了避免继续教育走形式、走过场，必须建立健全继续教育工作目标管理考核制度；对继续教育管理中出现问题，实行责任追究，保证继续教育管理规范有序。
2.拓展继续教育和培训渠道。各单位要采取多种有效方式，对档案人员进行教育培训，进一步增强培训效果。除坚持自学制度以外，采取集中面授、专题讲座、座谈讨论、技术交流、问卷调查等方式；还可以通过参加培训班、研修班或者进修班，到教学、科研、生产单位进行相关继续教育实践活动；参加学术会议、学术讲座、学术访问等方式接受继续教育。今后要逐步推行网络教学和远程教育，通过教育培训，使档案人员在一定期限内（二年内）完成档案的基础知识、档案信息化建设、档案整理实务等相关理论知识、业务技术、专业水平等学习教育，全面提升公路档案人员综合素质和专业能力，努力建设人员专业化、行为规范化、管理科学化的档案管理队伍。
