时间：2022-08-27 09:57:28
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1.1信息化建设滞后
信息化建设滞后这一问题主要体现在两个方面，一方面，在我国医院档案管理信息化建设中，存在发展不均衡的问题，部分医院还没有开展较好的信息化建设，缺乏相关投入。例如在一些偏远地区的医院档案管理中，由于缺乏较好的资金支持，很多医院档案管理依然是传统的工作模式，没有采购相关计算机设备。另一方面信息化建设滞后问题还体现在相关信息系统不完善等方面，虽然近年来我国大多数医院都对档案管理工作模式进行了改革，加强了信息化建设。然而从实际应用情况来看，在档案信息管理系统应用中，存在功能单一、系统老化、安全措施不完备等问题。部分医院的档案管理由于缺乏较好的安全保障措施，使得其档案管理中存在着很大的安全隐患，可能会造成档案信息的丢失。并且在档案信息管理中，也缺乏较好的网络化应用。
1.2缺乏较好的管理机制
随着计算机技术和信息技术在医院档案管理中的应用，改变了传统的档案管理模式，这也要求在档案管理机制方面进行相应的调整，以适应档案管理模式的改变。当前很多医院的档案管理机制所针对的还是传统的档案管理模式，并没有针对当前档案管理工作的特点进行改变，从而使得这种传统的档案管理机制很难适应当前的档案管理工作需求。例如在档案保管方面，现代档案管理中档案信息主要储存在计算机设备中，为了保证档案管理的信息安全，就需要在档案管理机制中体现出这一特点。如果在档案管理机制中缺失了相关的信息安全保护内容，就会造成一定的信息安全隐患。另一方面，在档案管理机制中，如果不对传统的档案管理机制进行改变，也会影响档案管理的工作效率，无法充分体现出新的档案管理模式对于工作效率提高方面的显著作用。
1.3缺乏高素质的档案管理人才
在档案管理创新中，做好相关的人才保障也是非常重要的一个方面，特别是随着计算机技术、信息技术等在医院档案管理中的应用，人才的重要性开始进一步凸显。事实上，随着近年来医院信息化建设速度的加快，越来越多的医院已经开设了专门的信息技术管理部门，组成了专业的信息技术团队对各种信息技术的应用提供技术支持。对于医院档案管理来说，也是如此，由于缺乏高素质的相关人才，没有充分利用档案管理信息系统的各种功能。同时，很多医院档案管理人员并不具备熟练的计算机操作能力，极大限制了档案管理信息技术的应用。对于档案管理创新来说，人才是创新的基础，由于缺乏相关的高素质人才，无法较好的针对医院档案管理情况进行有效的创新，当前这一人才缺乏问题主要是由于信息技术在医院档案管理中的应用造成的。
2医院档案管理创新策略
2.1构建高效的信息管理系统
在医院档案管理创新中，创新应当构建更加高效的档案信息管理系统，随着医院档案管理信息化建设的推进，应当对于现有的档案信息管理系统进行优化。医院应当针对自身档案管理工作的特点，在信息管理系统功能方面进行相应的调整，丰富档案管理系统的功能，在满足主要功能需求方面应当增加一些辅助，例如在档案管理信息检索方面进行优化。简化档案信息管理系统的步骤环节，提高档案管理工作效率，充分发挥信息技术在档案管理方面的优势。同时，还应当提高档案信息管理系统的安全性，配备完善的安全设备，如防火墙、数据信息备份设备等等，提高档案信息的安全性保障。在构建高效信息管理系统中，还应当充分融入网络技术，在保证信息安全的基础上，实现资源共享、信息共享，这对于提高档案管理的工作效率也有着重要意义。
2.2完善档案管理机制
针对当前档案管理工作的特点，应当建立起更加完善的档案管理机制，例如在档案管理信息化建设方面，由于档案管理的工作方式发生了改变，因而在档案管理机制中也应当进行相应的调整。从档案管理制度、人员配置、责任机制等方面都应当进行调整，使之能够适应新档案管理模式的特点。制定完善的档案信息安全管理制度，由于档案信息都存储在计算机设备中，如果发生计算机安全事故，可能会造成档案信息的损害。因而在档案管理中为了提高档案信息的安全性，应当建立相关的安全制度，制定完善的操作规范，建立数据信息备份制度，规定操作人员定期进行数据信息备份，并且做好保存工作。同时，在档案信息查询方面也应当完善相关制度，设置严密的访问权限，禁止没有权限的人访问档案信息数据库，完善相关责任制度，提高档案管理人员的责任感和使命感。
2.3做好人才保障
1.对每份档案文件进行编号；2.按规范对文件进行顺序排列；3.编写卷内目录：序号、文件号、责任人、文件标题、日期、页码和备注。做完以上工作后，查阅档案只需按类型浏览目录，比如查询某台医疗设备的卷内目录，就可了解该设备的档案具体明细表，为查阅者提供极大方便。当然，随着计算机管理信息系统的普遍应用，纸质档案转化为电子档案，医院档案整理的方法需要管理人员去不断创新，平稳从容地度过由纸质资料转化为电子资料的这一特殊时期。
二、档案管理科学化创新
（一）设备科学化。先进的设备是档案管理必不可少的辅助工具。现代社会的快速发展要求档案管理须改变以往的模式，实现纸质档案模式向电子档案模式的转变，充分利用计算机网络资源的自身优势，进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定等工作，促进档案管理工作的现代化、精确化和高效化。另外，构建网络电子档案服务平台，并组建医院档案查询系统，促进档案信息资源的数据化和网络化，为医学研究者提供更可靠、真实的资料，从而促进现代医学事业的发展进步。
（二）人员分配科学化。档案管理人员的分配是一个系统的工作，需要考虑不同岗位各个环节的情况。科学的档案管理需要合适的人员，只有岗位要求和素质特征有效匹配，才能保障档案工作的有序顺利开展，从而为医院档案事业的发展提供人才支撑。专业知识和技能是档案管理人员完成任务必须具备的任职资格。此外，要掌握档案收集、保管、统计、检索等工作必须的方法与技巧，为档案管理的有效高效实施提供工作方法上的支持。还有，做好档案管理工作得具备自然学科和社会科学的知识，并了解各种物理化学因素及环境变化对档案管理工作的影响，以最大程度地降低因非人为因素而给档案管理带来的损失。现代档案管理一个最显著的特征是计算机网络技术的广泛使用。因此，对档案管理人员来说，掌握好计算机网络应用技术，对做好档案管理工作意义重大。只有熟识计算机网络知识技巧的专业人员才能防止档案的丢失、破坏和篡改。高素质的员工队伍是做好档案管理的一个必须的条件。因此组织专门针对档案管理人员的培训，旨在提高档案管理人员的素质与技能，让其掌握科学管理档案的相关知识与方法，从根本上保障科学的档案管理目标的实现。
三、服务手段创新
随着社会的进步与发展，教育越来越受到重视。高校数量在近几年呈现出迅速增长趋势，学生和教职员工的数量也成倍增长，这为高校档案管理工作带来了机遇和挑战。高校档案除了具有原始记录性、信息性以及价值性等所有档案的共同点外，还有着成套性和专业性等独有特点。一般说来，高校档案管理隶属于学校的一个服务性质科室，其主要职责是为学校服务、配合学校工作，而无决策职能。目前高校档案管理存在资源不足和浪费现象，由于盲目追求全面收藏而忽略应用性所造成的被动服务局面、以及严重缺乏沟通的工作过程，对档案文献等都造成了极大的浪费。尽管档案管理科室收藏有学校大部分的文献资源，但依然无法将全部文献资源收藏齐全，导致使用者在使用过程中感到馆藏资源缺乏。由此可见，封闭的自我收集式档案管理工作方式很难满足用户的信息需求。另外，目前的高校档案管理评价体系相对松散，其严谨程度有待提高，并且通过对管理水平的评价就能够判定档案管理工作质量。结合时展需求，对档案馆管理水平的评价已不仅仅局限于场所、设备及馆藏因素，而应该着重衡量档案科室对资源的开发利用程度以及其服务效果。档案管理队伍中严重缺乏专业人才也是高校档案管理工作的现状之一，目前高校的在职档案工作团队多由非专业人员组成，这就难以打造一支政治过强、业务精锐、作风端正、工作踏实且纪律严明的专业队伍，并且高校对档案干部终身教育体系建设的忽视使现职档案人员在文化和专业素养上的提高也十分缓慢。
2高校档案管理中存在的问题分析
档案管理工作是保证档案记录真实性、连续性和完整性的可靠保证。随着档案管理现代化进程的加速，其管理理念、控制手段以及技术设备等方面都发生了很大变革，但是高校在硬件设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求还有一定差距。
2.1档案管理人员的档案管理意识淡薄，归档质量低
在现实档案建立过程中，由于档案员的档案管理意识较差而使档案存在许多问题。首先，归档文件的内容质量低，其真实性有待商榷，许多材料也不符合归档要求；其次是文件归档材料、纸张大小不统一，甚至所填写的字迹不规范、不够清晰等；再者，档案部门的自我要求不高，未能及时有效地向档案管理人员进行工作约束，造成一些档案管理人员的档案管理意识淡薄，存在“重成效，轻档案”的思想；最后，由于未及时移交资料而造成的资料不完整现象，也对档案归档质量具有一定的影响。
2.2由于缺乏有效管理机制而造成管理偏差
高校建设中，一些项目通常样要经过漫实施过程才能完成，所以导致项目文件资料形成具有涉及单位多、周期长且专业技术性强的特点，这就极大地增加了档案资料搜集和整理难度。由于资料从产生到归档经历了相当长的时间和环节，其中每一环节的差错都会直接影响档案的齐全、完整、准确性，而现实中缺乏有效的管理机制，使高校档案管理工作具有一定的偏差。
3加强高校档案管理工作的重要意义
3.1高校档案管理工作对培养学生起到重要作用
教书育人，为国家培养人才是各高校的根本任务，是一切高校工作的终极目标，档案管理工作也服务于此。高校档案在高校从事招生、教学、科研以及管理等活动中直接形成，它反映了高校的历史发展，是高校优秀文化的积淀，更是宝贵的思想财富和智慧源泉。档案中蕴藏着教学、科研、管理等重要文献，记载着学生各方面的成长过程，由此可见，档案工作能促进学生学习积极性并有效提高其综合素质。
3.2学生档案能够将学生推向市场，起到证明作用
通过将高校学生的专业知识水平、社会实践以及其他优秀综合素质纳入学生档案范畴，并结合社会单位的用人特点来及时调整档案存放形式与内容，实现档案收集与人才培养模式改革，并与就业市场需求及时进行对接。此外，针对学生就业过程中的一些负面现象，招聘单位往往通过对应聘者提出资料证明文件要求，来建立彼此间的信任。这时，档案就能继毕业证、学籍卡等证件之外来帮助毕业生顺利就业。
3.3良好的档案工作能够在宣传学校的同时提高学生就业机会
高校档案通常以学习优势与特色等为依托，协助其他部门做好宣传工作，并通过可靠的事实与准确的数据来协助对外宣传工作，以提高学校社会地位。
4高校档案管理创新方法研究
鉴于档案工作的基础性与服务性作用，应从以下方面来进行管理与改进，从而使高校档案工作能够提升到新高度。
4.1加强档案创新管理意识，提高对档案工作重要性的认识
由于长久以来多数的高校领导对高校档案管理工作重要性认识较浅，而未树立明确的档案意识。随着信息化发展，档案作为重要信息资源在高校的发展中起着重要作用，这就要求档案管理人员要着眼于图书、档案、各种计划总结和报表等显性知识。因此，在提高认识的基础上，通过切实转变观念并强化信息意识，来促进高校档案整体工作的实施。
4.2引进人本管理理念并加强档案管理人员的专业素养
加强人本管理，调动档案管理人员的主观能动性能够推动其改革与创新。强化校内宣传，将高校档案工作推向一个新台阶，优化组合馆藏资料、提高档案利用率、强化信息技术利用以及运用档案管理软件来加强信息资源建设并开展资源整合。另外，实行全员聘任竞争上岗制度，区别岗位工资待遇来调动档案管理者的主观能动性与积极性，以期能够提升整体人员的专业素养。对在职档案管理者进行定期的在职培训与继续教育，保证其专业知识及时更新与扩充，同时还应鼓励管理人员进行相关专业的学习深造，最终使高校档案管理水平得到关键性提高。
4.3加强高校档案系统管理，注重档案设备配置
高校档案管理应采取集中存放、统一管理数据的方式，以达到共享信息安全要求。在数据管理安全方面，录入数据要进行有效性检验，建立完善的数据备份和归档制度、系统管理员责任制度、关键程序的管理制度和服务器机房的管理制度；系统管理安全则通过对信息服务器的网络安全、操作系统安全、数据库安全和应用程序安全等多层安全机制来保证。另外还需注重档案设备配置的更新力度，这能在极大程度上确保档案创新管理工作的质量与效率。
4.4加强高校档案管理的安全意识
新形势下，随着数字化信息化社会进程的不断加速，事业单位档案管理数字化信息化水平不断提升，有效的发挥了数字化信息化事业单位档案管理特点：一方面，数字化信息化事业单位档案管理不但可以有效的促进档案管理工作成本费用的降低，而且对于其工作效率的提升具有积极作用；另一方面，数字化信息化事业单位档案管理工作的开展，有利于与其他相关部门沟通与交流，在一定程度上提高了事业单位档案管理工作质量与效率。事业单位档案管理信息化指的是在事业单位档案管理中，在建立信息技术与现代网络技术平台基础上，实现对事业单位档案虚拟化、数字化及信息化处理，从而促进其服务职能的履行更加深入高效。事业单位档案管理信息化建立与发展具有一定的必要性：首先，随着以物联网、云计算等为典型代表的现代数字化信息化技术的不断完善与优化，其被广泛的应用于各个行业领域之中，尤其是在解决档案管理工作难题方面。因此，事业单位档案管理信息化是顺应时代社会技术发展的必然要求。其次，当前，事业单位体制改革正处于关键时期，其中一个改革关键点即为现代事业单位制度的改革，其改革过程中离不开信息化平台与系统的创建，这为事业单位档案管理数字化信息化建设创造了有利条件。因此，事业单位档案管理信息化是顺应事业单位改革的必然选择；第三，传统档案管理存在着程序复杂、流程繁琐以及信息资料整理难度较大等问题，尤其是在对历史信息或资料查询时，常常遇到信息不全及资料缺失等问题。而事业单位档案管理信息化建设，可有效的解决这一问题。因此，事业单位档案管理信息化是档案管理工作发展趋势需要。
二、事业单位档案管理信息化改革内容
事业单位档案管理工作应遵循一定的制度建设原则，即明确职责、强化灵活化与规范化建设、注重动态与静态相结合等。而事业单位档案管理信息化改革内容则主要包括以下几方面，具体有：
（一）数字化档案管理模式的建设。当前，具有较为典型的数字化技术包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等，而档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充等。作为事业单位的一个重要无形资产，档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件。
（二）自动化档案管理模式的建设。档案管理工作的自动化实现是事业单位档案管理信息化改革的一项重要组成。典型的自动化技术代表包含数码扫描识别、电子标签以及OCR识别等。以自动化技术为基础，档案管理自动化包含信息数据的自动收集、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效的实现档案信息资料的批量处理与自动处理功能。
（三）体系化档案管理模式的建设。事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程，较传统档案管理模式不同，其包含了档案文档一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化等。以数据集成技术、数据库机械、数据融合技术等为基础，有效的增强了信息数据的通用性和兼容性。
（四）互动化档案管理模式的建设。传统档案管理中，各个档案信息仅对应一份信息，缺乏互动性。而事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性，对于提升服务质量和增强系统优化等具有积极作用。
三、事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施
面对当前信息化社会发展需求与事业单位档案管理现状问题，应加强事业单位档案管理创新与服务模式的改革，可通过以下几方面开展，具体有：
（一）加强档案管理人员业务素质能力培训，强化档案管理人员对档案管理工作的责任意识。档案管理人员业务素质能力关系到档案管理工作质量与效率，对档案管理工作开展具有重要基础性作用。档案管理人员对档案管理工作责任意识的提升，对档案工作科学化、规范化发展具有积极作用。
（二）加档案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事业单位发展需求的档案管理制度。不断提升档案管理工作人员档案管理服务水平，增强服务意识和树立档案创新管理，从而提升档案管理质量与效率。
（三）通过对事业单位档案管理业务流程进行优化和业务标准进行制度化。实现事业单位档案管理业务流程的重构；通过不断的拓展事业单位档案管理服务功能范围和服务内容形式等，实现事业单位档案管理服务能力的拓展；通过不断加强事业单位档案管理软硬件建设和各类信息资源的整合，实现事业单位档案管理信息化平台的建设；通过强化事业单位档案管理信息化安全保障措施和引入具有先进性和活力的新生力量，促进事业单位档案管理组织架构的重组。此外，针对事业单位流动人员档案管理，应针对指定信息统计，进行适应性创新。一方面加大优秀流动性人才信息档案的保留工作；另一方面简化单位流动人员管理模式，制定与单位相适应流动人员档案管理方案，以促进流动人员档案管理质量与效率。
四、小结
创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。
1档案工作创新，要解决好四个关系问题
1.1创新与基础的关系
工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。
1.2创新与现实的关系
工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。
1.3创新与学习、借鉴的关系
学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。
1.4创新与实践的关系
创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。
2服务手段创新
2.1建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
2.2建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。
2.3电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
2.4开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
2.5开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。3拓展服务领域
3.1信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
3.2兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
3.3加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。
1.1硬件设施尚不完善
从我国档案管理的发展来看，档案管理的硬件环境、设施尚不完善，存在各个部门档案室规格不一，档案出现霉变、虫蛀等严重问题。档案管理中的检索、查阅等常常受到手工检索的限制，从而影响了档案管理服务的进度，也严重影响了档案管理现代化的建设。
1.2人员素质与工作要求不符
档案管理的创新服务需要有高素质的专业人才作为支撑。从我国目前档案管理的发展来看，档案管理科班出身的人才匮乏，导致现代化的档案管理无法发挥应有的作用。时代的进步对档案管理提出了更高的要求。档案管理的专业人员不仅需要掌握专业的档案管理知识，还需要有跨领域学习的能力和专业素养，需要具有不同的知识体系相结合的能力。随着网络化和数字化的普及，档案管理中的电子信息形式和纸质形式可以实现共存，这就要求档案管理的专业人才还需要具备计算机专业知识支撑档案管理工作，进行专业计算机操作，能够在最短的时间内查询到用户所需要的第一手档案信息资料，提高档案管理的综合利用率。
1.2档案管理方式单一
目前，我国档案管理的方式还是以手工操作为主。如果以人工为主进行档案的整理、查询、检索和归档，不仅浪费了过多的人力、物力和财力，还无法满足即时查阅的需求，更严重阻碍了新形势下档案管理工作的创新服务，与现代化的发展不相适应。
2档案管理的创新服务
2.1树立全局的思想意识
新形势下，档案管理人员应该树立全局的思想意识，顺应时展的潮流，最大限度地发挥档案管理工作本身的价值。加强档案管理的信息共享，提高及时沟通、高速运转的能力，科学、有效地实现资源共享，改善落后、封闭的档案管理模式，不断扩大档案管理工作的影响力。在组织内部，积极宣传档案管理工作的重要性，强化工作模式，建立科学、有效的档案管理新机制，实现档案管理的良性循环。
2.2建立健全档案管理体制
建立健全档案管理的相关体制和机制，借鉴现代化的管理模式，引导专业的档案管理人员创新档案管理的工作和服务，扩大档案管理的覆盖面，规范化地进行档案管理工作的操作，实现档案管理的高效运作。强化档案管理人员的专业知识和现代化的服务意识，将档案管理的重心变成集档案资源、社会信息、社会诚信度于一体的综合档案管理体系，更好地实现档案管理的规范化发展，推进档案管理工作的进度。
2.3提高档案管理工作的专业化水平
要想使我国档案管理工作得到更好的创新，必须有一支专业的人才队伍作为支撑。这支专业的人才队伍不仅需要有专业的知识储备、过硬的专业技能，还需要有较高的综合素质和计算机操作水平。通过运用计算机技术和数字化技术，不断提高档案管理的创新服务能力，多形式、多渠道地对专业人员开展定期技能培训，提高档案管理人员的职业技能，尽可能地引进国外的先进技术或设施设备，加快我国档案管理创新工作的发展。
2.4创新档案管理的服务手段
创新档案管理的服务手段，实现数字化的管理模式，建立电子数据的信息管理中心，改变传统的以纸质档案进行管理的旧模式，改为以电子信息的形式为主，利用网络化的专业特性，满足客户的专业需求；开放在线档案信息查询平台，解决用户的难题，扩大档案网络服务的覆盖面，这既符合时展的新要求，又创新了档案管理模式，更加注重档案管理工作的即时性、服务性、便捷性。
3结论
【摘要】档案信息化实质就是数字化、网络化,是利用电子计算机技术,将大量的档案信息用数字来表达、存贮,再通过网络来传输交流,实现档案资源高度共享的时代。档案信息网络化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求。
【关键词】档案信息网络化
一、档案信息网络化的必要性
作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。
二十一世纪,是一个网络的时代。但随着科学技术的迅猛发展,档案工作始终还处于从属的地位。究其原因,主要有如下三方面:一是档案信息形式多样、年代跨越大、内容宽广,很难把握,同时从事档案工作的人员少、事情杂、整天忙于简单的琐碎的工作之中。而对所藏档案价值也不完全了解,更不可能去研究,所以就无法超前地为社会开发提供服务,利用率就不高;二是档案面对的利用者,是一群要求各异又是及其复杂的需求者。档案人员很难预见利用者的利用意图,显然就不能按需主动提前编辑提供利用,也就只能是被动的要什么找什么的服务方式。就主动而言,也只是简化查阅手续、熟练查阅工具的一种初级形式,而不能象计算机网络那样真正实现档案查阅快捷、准确、高效化;三是档案传统利用方式决定了档案的从属性。档案的价值是早已在经济效益和社会效益中体现出来,但是不被人们所重视,故而人们在档案发展上投入不足,造成人为的制约档案工作的发展。
信息网络时代能够改变这一现状。打开计算机,网上浏览一圈,就知天下事。这是信息网络时代的突出特点。人们在小小的电脑前,可以快捷、准确、高效,远距离地实现自己的愿望,真是方便又明了。这就是信息网络时代对档案利用者带来的优越,也是档案工作的一种变革,更是一种挑战。随着科学技术的迅猛发展,信息网络的连通,档案工作者只有随时代的发展而提高自己,实现网上办公、网上用档,才能准确、高效地为利用者服务,才能让档案信息体现出真正的有效价值。
二、档案信息网络化的必备条件
随着网上政府工程的完善,电子文件的运作将成为办公的主体,作为政府直属的部门来说也不例外,也要积极地响应政府的号召,努力实现档案信息化和办公自动化,把档案信息和网络化融为一体。2001年,重庆市政府已开始利用政府办公网并向区、县政府、市各委局发电子文件,要求上传的文件等均须以电子文件的形式上报。2002年,我区政府也实行了网上办公。实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下:
1.档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。
2.制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有保密性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、保密的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
3.建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。
三、实现档案信息网络化的对策
随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
1.加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。
3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。
4.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此,需要从以下几方面进行规范:(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击。(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)网上查阅档案信息目录的规定。(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。
关键词：文书档案；管理工作；创新
对档案工作而言，文书档案管理工作是其重要的组成部分，而且文书档案管理工作开展的好坏对企业单位而言具有至关重要的影响，因为文书档案通常在企业单位面临的问题与需要作出的决策中扮演着极为重要的参考和指导作用。文书档案管理工作如果不能跟上形势发展的需要就很容易导致问题无法解决，甚至做出错误的决策。因此，在当前时代背景下，文书档案管理工作优化创新显得非常重要，我们需要创新性的开展当前的文书档案管理工作，从而为企业单位发展保驾护航。
1.新时期开展文书档案管理工作创新的必要性与紧迫性
随着改革开放的深入推进，我国的社会经济不向前发展，市场化程度也越来越高，而对企业单位而言，人们对档案工作的要求也变得更高，传统落后的档案管理形势显然已经无法满足时代的需求，而文书档案管理工作同样需要不断创新才能跟得上时代的发展脚步，在新时期，如果文书档案管理工作跟不上时代的步伐，不能创新，一味守旧，只能埋没于历史的尘埃。因此，我们说新时期开展文书档案管理工作创新不仅很重要而且极为紧迫。
2.当前文书档案管理工作面临的问题
2.1 管理机制不健全，不能与时俱进
新形势下，文书档案管理工作面临的问题主要表现在缺乏制度创新，从而无法适应普遍提出的档案科学化管理，而且当前时代背景下，大部分的政府、国企、事业单位都非常注重体制改革和制度创新，通常大的创新都有专门负责的领导干部，而细分到档案管理层面，则几乎无人问津。更为值得注意的是，目前很多档案管理从业者都为兼职，同时在单位还身兼其它职位，档案管理工作处于从属地位，这种形势下，创新工作几乎无从谈起，这不仅与追求高效的时代旋律不协调，而且也极大的阻碍了档案管理工作的与时俱进。
2.2 管理方式落后，工作效率低下
当前社会经济的迅速发展，使得文书档案的数量较之以往有了天壤之别。当前瞬息万变的信息社会，对企业单位的应急反应能力提出了全新的要求，而目前的企业单位在文书档案管理工作方面还依赖于陈旧落后的档案管理手段，最终导致工作效率地下。在当前时代背景下，文化档案和信息的整理收集工作比以往任何一个时候都显得更为迫切和重要，这也必须要求档案部门和档案从业者肩负起时代的使命，真正以创新精神服务于文书档案工作，开创文书档案管理新局面。
2.3 管理人员整体素养亟待提升
现代化文书档案管理工作需要一大批专业技能过硬和工作创新意识强的人才，而纵观当前档案管理人员，很大一部分人都非科班出身，技能水平参差不齐，对计算机互联网的知识了解甚少。还有很多企业单位的文书档案管理人员均为兼职，主要职业不是档案管理，最终使得整个企业的档案管理工作趋于混乱局面，管理人员整体素养亟待提升。
3.创新文书档案管理工作的建议
3.1 推进制度创新，确保执行力度
要想创新文书档案管理工作，首先需要从制度上着力推进，在遵循公司各项规章制度的前提下，依据自身单位档案工作的实际情况，对档案工作相关制度进行修订完善，淘汰与时展不相适应的旧规则，健全新的的档案工作管理制度，同时要设定专门的人员负责监督制度创新的执行力度，制定出本单位文书电子档案管理规划，最终形成全面可行的制度创新体制机制。
3.2 注重技术创新，实现文书档案管理信息化
传统的文书档案管理方式已经无法跟得上信息时代的高节奏，随着计算机和互联网技术的发展，这种不适应现象会越来越明显。因此，文书档案管理工作必须要主动求变，注重创新，积极拥抱现代信息技术，加快实现文书档案管理信息化进程，这样不仅可以节省大量的精力和时间，也能确保在调阅查找档案的时候更为轻松灵活，从而确保高效的开展文书档案管理工作，促进整个企业单位工作效率阔步提升。
3.3 加强人才队伍建设，提升档案从业者综合素养
我们上文谈及的文书档案管理方式与方法陈旧落后，还有另外一个方面的原因，即文书档案从业者综合素养不够，受制于自身的专业化水平，无法更为高效和创新的开展文书档案管理工作，比如一个多年的手工档案管理者，要想短时间通过计算机互联网实现档案管理工作的转型升级，几乎是一件不可能完成的事。因此，必须要加强档案管理队伍的综合素养培训和应用现代化技术的能力，不断提升文书档案管理从业者对工作的认识，从自身单位实际出发，有计划、有重点地充电学习，调整专业知识，提高综合素养。同时，企业单位自身也可以需要重视档案从业者的培养，必要的时候可以开展分支机构和部门之间的档案管理技术交流，推行档案工作岗位乱换，构建起优胜劣汰的档案工作用人机制，从而增强档案人员的工作实力和职业风险意识，最终调动档案从业者的积极性和创造性，实现企业档案工作迈上新台阶。
4.结语
综上所述，对企业单位而言，文书档案管理工作并非一个可有可无的工作项目，而是关系到企业的长期健康可持续发展直接决定了一个企业的办公水平及效率。而针对当前文书档案管理工作陈旧落后的局面，我们必须要积极大胆革新意识，推进文书档案管理工作的创新，只有不断创新才能跟得上时展的步伐，才能更好的为企业管理和发展提供参考借鉴材料，帮助企业更好的做出科学决策，实现企业运转有序，让企业在时代的车轮下阔步前行。
参考文献
[1] 梁军萍. 如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010.
1.加强对档案管理人员的培训
档案管理具有很强的技术性，并不是依照一定的流程进行机械操作就能做好的。当前档案管理工作广泛应用了各种现代化技术，档案管理人员也要不断提高自己的专业技能，既要熟练操作软件，又要提高自己的专业知识。医院在培训人事档案管理人员时，要依据人员的不同，制定不同的培训计划。在完成培训之后，最好举办业务知识竞赛，促使档案管理人员时刻保持竞争意识，以积极提高专业知识和技能。
2.推动档案管理向现代化信息管理的发展创新
档案管理创新需要紧跟时展，不断向现代化信息管理发展，共享各种信息及资源，增加医院内部的沟通和交流，最大程度的展现医院人事档案管理的意识。人事档案在进行信息化管理之后，促使各个部门便捷的传递资料，并且电子信息化管理具有很大的储量、很快的速度以及准确的计算，大大提高了工作效率。医院要完善自身的人事档案管理电子信息化系统，分区管理档案信息，还要分开设置档案室、计算机室以及办公室，通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，最大程度上减少电磁干扰和降低设备发生损坏。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。
3.不断推行医院人事档案管理新模式
随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强，使得医院工作复杂度提升不少，传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来，一些医院开始实施人事档案的制度，这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度，选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作，并在合作过程中不断完善有关内容，确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外，也要保证双方管理网络的畅通，在保证不泄密的前提下，方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。
二、结语
