时间：2022-02-14 09:04:38
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1.项目概况。2010年，我县新综合档案馆建设项目列入国家发改委“十二五”中央补助投资项目规划，享受西部大开发相关政策的扶持。项目建设规模：占地面积22亩，建筑面积约4080平方米的二类标准4层楼房，其中档案库房1491平方米、对外服务用房1000平方米、档案馆业务和技术用房800平方米、办公用房400平方米、附属用房389平方米。设计应符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，项目建成后将具有档案保管基地、爱国主义教育基地、政府信息公开查阅中心、档案信息利用中心、电子文件管理中心“五位一体”的功能，将极大地提升我县档案工作公共服务能力，更好地为全县各项事业服务。所有列入项目建设必须在“十二五”（2015年）之前完成。
2.资金来源。项目概算投资775万元。资金来源：国家投资469万（每平米1900元），省档案局补助设备购置资金80—140万，其余由县财政负担。项目资金由国家发改委分年度拨付，优先考虑已经申报立项、落实了项目用地和配套资金，前期准备工作充分并已在建的县（市区）。
3.项目立项情况。2009年，我县完成了县级综合档案馆建设规划编制工作。2010年编制了《县综合档案馆建设项目可行性研究报告》，取得了建设项目选址意见书、建设项目用地的预审意见、建设项目环境影响登记表等材料，完成了首次向市发改委申报的材料呈送工作。2011年委托县城乡规划设计院完成了图纸设计，并通过了省档案局对项目建筑设计方案的审查，再次向市发改委呈送了申报材料。2012年，市发改委已向省发改委申报列入2013年中央预算内投资计划项目，省发改委已经将项目上报至国家发改委，从省档案局答复情况来看，2013年市只上报了我县1个新建项目（还有1个是兴国县的已建追加资金项目），按照惯例一定能顺利获得国建发改委批准，项目资金在2013年全国“两会”召开后可下拨。
三、下一步工作建议
关键词：档案；管理；数据现代化；信息化
Abstract: The management of personnel files to conform the requirements of the times, update the content, scope of personnel file management, file collection way, method and personnel files of service object is our personnel file managers need to face and think seriously of the problem. The personnel file management present situation and the existence question, proposed for the archives management of modernization and informatization construction of data.
Key words: file management; data; modernization; information technology
中图分类号：[C8] 文献标识码：A文章编号
一、档案管理现状及问题分析
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、促进档案数据现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
三、加强档案管理信息化建设
从2013年7月开始，中央决定在全党开展党的群众路线教育实践活动，这是我党历史上一次非常重大而又重要的党员教育实践活动。
群众路线教育实践活动档案，是群众路线教育实践活动的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分, 是我党加强思想、组织、作风和制度建设的履历，是党建工作的珍贵资料，对于今后工作查考、历史研究、经验借鉴具有十分重要的意义。因此，各单位、各部门，尤其是档案行政部门、档案馆（室），要充分认识建立群众路线教育实践活动档案的意义和重要性，必须建立起一套完整的档案。
一、建立群众路线教育实践活动档案存在的问题
一是对群众路线教育实践活动档案的重要性认识不足。在建立群众路线教育实践活动档案的重要性认识上，有的单位未把其列入重大、重要活动档案的范围，仅当作一般性工作档案；有的单位没有从思想上充分认识到群众路线教育实践活动档案的重要性，没有把它当作党建工作的珍贵史料；有的单位责任感和历史感不强，更没有认识到它对今后工作查考、经验借鉴、党史研究的重要作用。
二是对群众路线教育实践活动档案建立得不完整、不系统。对深入开展群众路线教育实践活动，有的单位没>！
三是没有明确群众路线教育实践活动档案的规定与要求。在收集群众路线教育实践活动工作中，有的单位没有明确归档范围、保存期限、归档时间和收集此项活动材料的方法、步骤，没有提出明确的规定和要求，致使所属部门形成的群众路线教育实践活动档案不规范，甚至有的单位根本没有建档立档。
二、群众路线教育实践活动档案建立的基本要求
一是加强对建立群众路线教育实践活动档案的领导。各级机关、企事业单位和农村都要从讲政治的高度，以对党、对人民、对历史高度负责的精神，加强对群众路线教育实践活动档案工作的领导，依法履行对档案工作的监督、检查和指导职能，把建立群众路线教育实践活动档案纳入本单位教育实践活动的工作范围，指定专人负责建立群众路线教育实践活动档案。各单位群众路线教育实践活动领导小组及办公室撤销后，要将整理好的档案向本单位档案室或当地国家档案馆移交。
二是加强对建立群众路线教育实践活动档案的指导。档案部门要抽调精干业务人员，深入群众路线教育实践活动办公室指导建立档案，把群众路线教育实践活动形成的材料整理归档。要为群众路线教育实践活动档案设立单独全宗，实行“四同步”的管理方式，即同步归档、同步整理、同步著录、同步利用；纸质档案和电子文档并存，声像档案和照片档案并重，最大限度地确保群众路线教育实践活动档案的齐全、完整、规范。要按《归档文件整理规则》进行整理，主要文件材料保管期限应定为长期。
三是加强对群众路线教育实践活动档案的服务与监管。档案行政管理部门要及时介入，主动提供服务。要以群众路线教育实践活动的成果促进档案业务建设，为群众路线教育实践活动存史留档。教育实践活动期间，各单位要努力挖掘教育活动题材与内容，积极利用现有档案为群众路线教育实践活动提供优质服务，充分发挥档案资源的作用。要进一步体现档案行政管理职能，认真研究制定群众路线教育实践活动形成档案的管理办法，加大监督力度，做到事前有安排、事中有指导、事后有检查，切实将此次教育实践活动形成的材料规范建档。
四是明确对群众路线教育实践活动的归档要求。群众路线教育实践活动档案建立与归档总的原则是：按照群众路线教育实践活动开展的时间、环节、方式方法、目的要求、成果等进行整理归档。要把群众路线教育实践活动档案按单位或部门进行分类整理，一些与其他类别有交叉或不可分的，要视具体情况灵活掌握，并在备考表、分类说明等项目中注明。也可按照已经制定的分类方案，按问题类或机构类进行归档，但应在本年度的整理说明中加以说明。材料整理完毕后，连同电子文件及归档文件目录U盘向有关部门移交。
三、群众路线教育实践活动文件材料的归档范围
根据档案法规的相关规定，结合工作实际，笔者认为，群众路线教育实践活动的归档范围：
一是关于开展党的群众路线教育实践活动的会议文件材料。二是关于开展党的群众路线教育实践活动的领导机构、工作职责、成员分工，建立领导干部联系点的材料以及制定的工作计划、安排、总结、整改措施以及向上级报送的相关文件材料。三是上级领导（含督导组）检查指导工作的讲话等材料。四是开展党的群众路线教育实践活动领导小组办公室形成的情况反映、工作简报、学习材料、媒体宣传报道及表彰工作文件材料。五是开展党的群众路线教育实践活动的各种照片、录音带、录像带、光盘、U盘等特殊载体材料。六是召开各类座谈会、征求党内外群众意见所形成的材料以及进行对党员队伍基本状况调查摸底形成的材料。七是举办骨干培训班和采取多种方式组织党员干部学习形成的材料。八是党员干 部形成的自我剖析材料、领导班子谈心记录、领导班子专题民主生活会记录。九是整改和建章立制形成的材料。十是党的群众路线教育实践活动各环节情况统计表及情况汇总材料、成果材料、经验交流材料和检查验收材料等。
四、群众路线教育实践活动档案的保管期限
根据《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》，结合实际工作，笔者认为，党的群众路线教育实践活动档案的保管期限，按内容作以下划分：
（一）永久保存的内容。一是党的群众路线教育实践活动的组织机构及工作计划、总结类：包括成立领导小组及工作机构文件、总体工作方案、各环节工作计划、总结等。二是会议记录类：包括党组会、领导小组会、党委（党总支、党支部）会、党员大会、党小组会以及党课记录簿等。三是建章立制类：包括党的群众路线教育实践活动的长效机制、整改方案和措施等。四是基本情况类：参加党的群众路线教育实践活动党员干部花名册及党员变动情况。五是领导讲话材料及党课讲稿类等（永久或长期）。
（二）长期保存的内容。一是考勤考核记录类：包括学习考勤考核记录、群众代表名单及监督记录。二是好人好事记录、教育实践活动记录、读书笔记类等。三是心得体会、班子和个人剖析材料、先进典型事迹、征求意见（问卷调查表）、查摆问题台账、问题公示类、简报信息、活动情况统计表、党的群众路线教育实践活动基本要求和标准等。
（三）短期保存的内容。主要包括：上级单位下发的相关文件、材料，本单位群众路线教育实践活动的一般事务性材料，下级单位上报的相关文件材料，声像、实物等特种载体类等。
五、开发利用群众路线教育实践活动档案的几点建议
一是搞好档案编研。党的群众路线教育实践活动档案的编研，要遵循“宁缺勿滥、去粗取精”的原则，以求达到 “专而精”的目的。党的群众路线教育实践活动档案要从多角度、多侧面、多课题的研究层面进行编研。要对教育实践活动每个环节的重点内容进行横向剖析和纵向研究，挖掘和展示教育实践活动的脉络和实践历程。要利用多种方式方法开展多种载体的档案编研，如摄影、录像档案编研，照片档案编研以及党建研究等专题性档案编研。档案部门既可以单独编研，也可以与本单位机关党委等相关业务部门，以及外单位进行联合编研，最大限度地挖掘档案资源的价值。
